ANVISNINGAR FÖR LEVERANTÖRER

Transkript

1 PDF FÖR LEVERANTÖRER 1 ANVISNINGAR FÖR LEVERANTÖRER SKICKA FAKTURR I PDF-FRMAT SEPTEMBER 2018 Leverantörer väljer Anvisningar för leverantörer. förbättrar processen från köp till betalning och gör den mer effektiv. Basware Corporation Copyright Basware Corporation. Med ensamrätt. Fakturorna betalas i tid och du sparar både tid och pengar.

2 PDF FÖR LEVERANTÖRER 2 Innehåll A. Inledning... 3 B. Registreringsprocess Skapa ett konto Aktivera ditt konto Börja skicka läsbara PDF-fakturor... 6 a. Skapa en läsbar PDF-faktura... 7 b. Förbered en bilaga (enligt policyn för bilagor)... 7 c. Skicka den läsbara PDF-fakturan... 9 C. Leverans av fakturor... 9 D. Bevaka fakturor E. Ytterligare hjälp och kontaktinformation Bilaga 1 s e-postadresser Bilaga 2 Krav på obligatoriskt innehåll i läsbara PDF-fakturor Bilaga 3 Verifiering och avvisning av läsbara PDF-fakturor... 16

3 PDF FÖR LEVERANTÖRER 3 A. Inledning strävar efter att erbjuda våra företagspartner bästa möjliga service. ör att kunna åstadkomma detta genomför övergångsarbete i syfte att öka standardiseringen och kontrollen i våra ekonomiska processer, förbättra processen från köp till betalning och effektivisera handläggning och betalning. Denna guide innehåller detaljerade anvisningar om hur du skickar PDF-fakturor till. När du följer dessa anvisningar tar emot elektroniska fakturor i PDF-format. Tjänsten är kostnadsfri för dig som leverantör. Skicka dina läsbara PDF-fakturor i tre enkla steg: Skapa ett konto via registreringslänken Aktivera ditt konto Börja skicka läsbara PDF-fakturor via postlådorna nedan: Land Företagsenhet Momsregistreringsnummer eller annan identifiering E-postadress för PDF-fakturor (kräver registrering) SVERIGE AB SE kone.ab@ .basware.com En fullständig lista med s e-postadresser för PDF-fakturor finns i bilaga 1 i dessa leverantörsanvisningar. Detaljerade anvisningar följer nedan. Läs igenom hela guiden för att få mer information, viktiga upplysningar och tips som hjälper dig att skicka dina fakturor på rätt sätt. Vänliga hälsningar

4 PDF FÖR LEVERANTÖRER 4 B. Registreringsprocess Med denna kostnadsfria PDF-tjänst kan du börja skicka e-fakturor till. Innan du kan komma igång måste du registrera dig för tjänsten via Basware-portalen: 1. Skapa ett konto Klicka på registreringslänken: Ange din e-postadress på startsidan och klicka på Sign Up. Notera e-postadressen, eftersom den fungerar som användarnamn när du loggar in på portalen. Välj ett säkert lösenord och skapa kontot. o Det skickas ett bekräftelsemeddelande till din e-postadress. bservera att bekräftelsemeddelandet skickas från <no.reply@basware.com> och kan hamna i skräppostmappen. Öppna bekräftelsemeddelandet och aktivera ditt konto inom sju dagar (168 timmar). Därefter upphör bekräftelselänken att gälla. Tänk på att e-postadressen måste leda till en övervakad inkorg. Kontakta IT-avdelningen om du skickar fakturorna från ERP-systemet I läsbart PDF-format, så att de kan bekräfta e- postadressen.

5 PDF FÖR LEVERANTÖRER 5 När du har slutfört stegen ovan har du skapat ett konto. Du kan nu logga in med ditt användarnamn och lösenord på portalen. 2. Aktivera ditt konto Därefter måste du ange information om ditt företag för att kunna aktivera Basware-tjänsten för e-fakturering i PDF-format. a. Fyll i dina företagsuppgifter Ange dina företagsuppgifter i avsnittet My rganization: förnamn och efternamn, land, företagets namn och annat. o Lägg till ditt företags-id. Vilket ID du ska välja styrs av lagar och förordningar i det aktuella landet. I Storbritannien ska du exempelvis ange företagets VAT-nummer. Välj Add rganization Identifier under rganization Identifiers. Välj momsalternativet på rullgardinsmenyn och ange företagets ID enligt bilden nedan. Ange i avsnittet rganization s Contact Information företagets namn och kontaktperson samt kontaktpersonens e-postadress och telefonnummer. Till denna adress skickas viktiga meddelanden som avvisade fakturor och annat, så undvik att använda en allmän och oövervakad eller delad postlåda.

6 PDF FÖR LEVERANTÖRER 6 b. Lägg till en eller flera e-postadresser för PDF-fakturor Lägg till de e-postadresser från vilka du kommer att skicka e-fakturor i PDF-format och klicka på Add Address. Du kan endast skicka fakturor från de adresser du anger här. Du kan lägga till upp till 200 e-postadresser: Du blir ombedd att bekräfta varje e-postadress som du lägger till på portalen. Du får ett bekräftelsemeddelande med en länk som du ska klicka på för att bekräfta e-postadresserna som du kommer att använda för att skicka fakturor till. m du inte följer detta steg kommer dina fakturor inte fram. Fakturor som skickas från andra adresser levereras inte till för handläggning och betalning. När du är klar med dessa steg har du aktiverat kontot och kan börja skicka läsbara PDF-fakturor. Så här lägger du till fler e-postadresser vid ett senare tillfälle: Besök Basware-portalen: och logga in. Klicka på fliken Services och sedan på rutan PDF e-invoice. Klicka på View details. Leta reda på avsnittet I send invoices from och klicka på Add an address för e-postadressen för fakturering till. 3. Börja skicka läsbara PDF-fakturor För att tjänsten ska fungera måste fakturorna du skickar ha samma layout som den första fakturan. Eftersom fakturorna läses elektroniskt måste innehållet i fakturan vara i maskinläsbart textformat. Fakturorna får inte vara handskrivna, skannade eller innehålla information i bildformat. Du kan kontrollera att dina PDF-fakturor är maskinläsbara genom att öppna PDF-dokumentet och försöka markera innehållet i ett fält (till exempel fakturanumret). m du kan markera det och klistra in informationen i ett annat dokument är PDF-filen maskinläsbar.

7 PDF FÖR LEVERANTÖRER 7 a. Skapa en läsbar PDF-faktura Du kan skapa en läsbar PDF-faktura på flera sätt: Du kan använda din befintliga redovisningsprogamvara om den innehåller en funktion för att exportera fakturor i maskinläsbart PDF-format. Följ anvisningarna ovan för att ta reda på om fakturan är maskinläsbar. Du kan använda ett ordbehandlings- eller kalkylbladsprogram, till exempel Microsoft ffice, om det innehåller en funktion för att spara dokument i maskinläsbart PDF-format genom att ändra filtypen i fältet Spara som från.xls/.xlsx/.doc/.docx eller liknande till.pdf. PDF*(.pdf) Fakturans filnamn är valfritt men får inte innehålla något av följande ord: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex och liite. Varje PDF-fil får innehålla högst en faktura/kreditnota. Flera fakturor i en och samma PDF-fil tillåts inte. Vissa fält är obligatoriska, till exempel fakturanummer. En fullständig lista finns i bilaga 2. m ett obligatoriskt fält inte syns tydligt skickas fakturan inte vidare för handläggning och betalning och kommer att avvisas. b. Förbered en bilaga (enligt policyn för bilagor) Tänk på att dokument som inte har anknytning till fakturan (till exempel kontoutdrag, påminnelser och liknande) inte ska förberedas och skickas via denna kanal. Sådana dokument ska i stället skickas till: Sverige: ContactAP_SE@kone.com För övriga länder, se listan här Bilagorna till fakturafilen ska vara stöddokument som förtydligar innehållet i den läsbara PDF-fakturan (till exempel följesedlar, detaljerade tidrapporter för fakturerbara projekt och liknande) och får endast vara i läsbart PDF-format. m du behöver lägga till ytterligare bilagor eller stöddokument i e-postmeddelandet, till exempel en följesedel, måste du följa policyn för bilagor nedan: Bilagor identifieras och godtas om de innehåller ordet attachment, anhang, anlage, adjunto, annex eller liite. Exempel: attachment_ pdf. För enstaka PDF-fakturor länkas varje bilaga automatiskt till PDF-filen med fakturan. m du skickar flera bilagor rekommenderar Basware att du skickar en enda faktura per e-postmeddelande.

8 PDF FÖR LEVERANTÖRER 8 E-postmeddelande Faktura/kreditfaktura Attachment 1.pdf Attachment 2.pdf Följ dessa riktlinjer om du måste skicka flera PDF-fakturor och bilagor i samma e-postmeddelande: o Se till att filnamnet för varje faktura innehåller ett av sökorden ovan som identifierar den som en faktura. Bilagornas filnamn måste innehålla e-fakturans/kreditfakturans filnamn (utan filtillägg). Exempelvis länkas document1_attachment.pdf till document1.pdf. E-postmeddelande Invoice01.pdf CreditNote01.pdf Invoice01_attachment 1.pdf Invoice01_attachment 2.pdf CreditNote01_attach ment1.pdf CreditNote01_attach ment2.pdf o Bilagorna är giltiga om e-postmeddelandet innehåller minst en e-faktura/kreditfaktura i läsbart PDF-format. varje extra bilaga är länkad till en e-faktura/kreditfaktura i läsbart PDF-format. Bilagor som inte följer reglerna ovan skickas inte till kunden, vilket leder till försenad handläggning och ytterligare frågor.

9 PDF FÖR LEVERANTÖRER 9 c. Skicka den läsbara PDF-fakturan Skapa ett nytt e-postmeddelande i ditt vanliga e-postprogram (till exempel utlook). Bifoga den läsbara PDF-fakturan som du skapade i steg 3a och som du har sparat på datorn. Du kan bifoga flera fakturor i samma e-postmeddelande. Bifoga eventuella stöddokument. Bilagorna måste alltid skickas tillsammans med PDFfakturan. Anvisningar om hur du ska namnge bilagorna finns i policyn för bilagor i steg 3b. Ange s e-postadress för PDF-fakturor i fältet Receiver. Adressera fakturan till rätt -enhet enligt listan nedan. Land Företagsenhet Momsregistreringsnummer eller annan identifiering E-postadress för PDF-fakturor (kräver registrering) SVERIGE AB SE kone.ab@ .basware.com En fullständig lista med s e-postadresser för PDF-fakturor finns i bilaga 1 i dessa leverantörsanvisningar. Skicka e-postmeddelandet. BASWARES PDF-TJÄNST LEVERERAR ENDAST PDF-FAKTURR TILL SM SKICKAS FRÅN E-PSTADRESSER SM HAR REGISTRERATS I TJÄNSTEN. FAKTURR SM SKICKAS FRÅN REGISTRERADE E-PSTADRESSER AVVISAS AUTMATISKT. C. Leverans av fakturor Basware ställer in konverteringsprocessen när du skickar din första faktura via tjänsten. Du får en bekräftelse via e-post när det första e-postmeddelandet har levererats till. Det kan ta några arbetsdagar innan den första PDF-fakturan har mappats och levererats till. Kom ihåg att bekräftelsemeddelandet skickas från samma e-postadress, <no.reply@basware.com>, och kan råka hamna i skräppostmappen.

10 PDF FÖR LEVERANTÖRER 10 Inga ytterligare bekräftelser skickas såvida det inte inträffar leveransproblem med fakturorna. Tänk på att bekräftelsemeddelandet och alla meddelanden om avvisningskickas till samma e-postadress som fakturan skickades från (enligt steg B2b) och till e-postadressen till företagets kontaktperson som angavs under registreringen (enligt steg B2a). Dessa e-postadresser måste därför vara övervakade postlådor. En lista med de vanligaste anledningarna till avvisning och hur du åtgärdar dem finns i bilaga 3 till detta dokument. D. Bevaka fakturor Du kan kontrollera fakturornas leveransstatus genom att besöka Basware-portalen: och logga in. Klicka på fliken Documents och se översikten över PDFfakturorna som du har skickat. Du behöver inte logga in eller använda portalen för andra ändamål än för att registrera dig och aktivera tjänsten. E. Ytterligare hjälp och kontaktinformation m du har frågor om hur du skickar fakturor till kan du kontakta oss enligt följande: Frågor om fakturainnehåll (till exempel vilken enhet som ska faktureras) Sverige: ContactAP_SE@kone.com Ytterligare kontaktuppgifter finns här Basware Länkar: Frågor om hur du skickar den första PDF-fakturan (till exempel hur du skapar en läsbar PDF-faktura) Information om andra alternativ för e-fakturering Bilaga 1 s e-postadresser Kontaktformulär (på engelska) Använd följande e-postadresser när du skickar PDF-fakturor till : Land Företagsenhet Momsregistrerings nummer eller annan identifiering AUSTRALIEN KEP AU (Australia) GST: E-postadress för PDF-fakturor (kräver registrering) kone.kep.au@ .basware.com NYA ZEELAND KEP NZ (New Zealand) kone.kep.nz@ .basware.com ÖSTERRIKE AG ATU kone.ag@ .basware.com BAHRAIN BAHRAIN Bahrain SPC Elevators SPC Bahrain.SPC@ .basware.com Elevators.SPC@ .basware.com BELGIEN Belgium S.A. BE kone.belgium.sa@ .basware.com

11 PDF FÖR LEVERANTÖRER 11 BELGIEN International N.V. BE KANADA Inc. CKE KANADA Inc. CKQ CYPERN Elevators Cyprus Ltd J TJECKIEN a.s. CZ TJECKIEN Industrial - koncern s.r.o. CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com DANMARK Elevator A/S DK kone.elevator.as@ .basware.com EGYPTEN LLC LLC@ .basware.com ESTLAND AS EE as.kone@ .basware.com FINLAND yj FI kone.oyj@ .basware.com FINLAND Industrial y FI kone.industrial.oy@ .basware.com FINLAND Elevators y FI kone.hissit.oy@ .basware.com FINLAND Export y FI kone.export.oy@ .basware.com FRANKRIKE KNÉ S.A. FR kone.sa@ .basware.com TYSKLAND Montage GmbH DE kone.montage.gmbh@ .basware.com TYSKLAND GmbH, (Frontline) DE kone.gmbh@ .basware.com TYSKLAND Holding GmbH DE kone.holding.gmbh@ .basware.com TYSKLAND Escalator SSC Europe GmbH DE kone.escalator.slk.gmbh@ .basware.com TYSKLAND Automatiktüren GmbH DE kone.automatiktueren.gmbh@ .basware.com TYSKLAND HNGKNG Servicezentrale GmbH Elevator (HK) Limited DE kone.servicezentrale.gmbh@ .basware.com kone.elevator.hk@ .basware.com

12 PDF FÖR LEVERANTÖRER 12 HNGKNG HNGKNG UNGERN IRLAND Ben Fung Machineries and Engineering Ltd Shan n Engineering Company Ltd Felvonó Kft Ireland Limited kone.bfm.hk@ .basware.com kone.soec.hk@ .basware.com kone.felvono@ .basware.com IE T kone.ireland.limited@ .basware.com ITALIEN S.p.A. IT kone.spa@ .basware.com ITALIEN Slimpa S.p.A. IT slimpa@ .basware.com ITALIEN Industrial Spa IT kone.industrial.spa@ .basware.com KENYA Kenya Limited A P.Kenya.Limited@ .basware.com LETTLAND SIA Lifti Latvija LV SIA..Lifti.Latvija@ .basware.com LITAUEN UAB LT UAB.@ .basware.com LUXEMBURG Luxembourg S.A.R.L. LU kone.luxembourg@ .basware.com LUXEMBURG LUMIC S A R L B kone.lumico@ .basware.com MALAYSIA NEDERLÄNDERNA Elevator (M) Sdn. Bhd Holland B.V kone.elevator.my@ .basware.com kone.holland@ .basware.com NEDERLÄNDERNA B.V kone.bv@ .basware.com NEDERLÄNDERNA Hissi B.V hissi.bv@ .basware.com NEDERLÄNDERNA NEDERLÄNDERNA NEDERLÄNDERNA NRGE Nederland Holding B.V. Deursystemen B.V. Kone Finance Holding BV Aksjeselskap AS kone.nederland.holding@ .basware.com kone.deursystem@ .basware.com kone.finance.holding@ .basware.com MVA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com

13 PDF FÖR LEVERANTÖRER 13 MAN Assarain LLC PLEN Sp.zo.o. PL PRTUGAL Portugal - Elevadores Lda R3 kone.portugal@ .basware.com QATAR Elevators LLC Elevators.LLC@ .basware.com SAUDIARABIEN Areeco Ltd Areeco.Ltd@ .basware.com SINGAPRE Pte. Ltd N kone.pte.ltd@ .basware.com SLVAKIEN s.r.o. SK kone.sro@ .basware.com SLVAKIEN SSC s.r.o kone.ssc@ .basware.com SLVENIEN d.o.o. SI kone.doo@ .basware.com SYDAFRIKA Elevators South Africa (Pty) Ltd South.Africa.Pty.Ltd@ .basware.com SPANIEN Elevadores S.A. A kone.elevadores@ .basware.com SPANIEN Marvi Ascensores SL B marvi.ascensore@ .basware.com SVERIGE AB SE kone.ab@ .basware.com SCHWEIZ (Schweiz) AG CHE MWST kone.schweiz@ .basware.com UGANDA Uganda Limited Uganda.Limited@ .basware.com Storbritannien Plc. GB kone.plc@ .basware.com Storbritannien (NI) Ltd. GB kone.ni.ltd@ .basware.com FÖRENADE ARABEMIRATEN Middle East LCC Middle.East.LCC@ .basware.com USA Inc kone.inc@ .basware.com USA Marine Elevators LLC marine.elevators.llc@ .basware.com

14 PDF FÖR LEVERANTÖRER 14 Bilaga 2 Krav på obligatoriskt innehåll i läsbara PDF-fakturor Kontrollera att följande information finns med i den läsbara PDF-fakturan innan du skickar e-postmeddelandet. m ett obligatoriskt fält () är tomt avvisas fakturan och returneras. Allmän information Invoice number (fakturanummer) Tax invoice/tax credit note (Debet/kreditfaktura) m det gäller en kreditfaktura ska det finnas en hänvisning till den felaktiga fakturan Doc Date (faktureringsdatum) Fält * 2 Due Date (förfallodatum) * Delivery Date/ Date f Delivery Month (leveransdag/månad) * Currency (valuta) Buyer rder Number (köparens ordernummer) * Buyer Reference (köparens referens) * Contract Number (avtalsnummer) * Delivery Note Number (följesedelsnummer) * Kundinformation Full name of entity (-enhetens fullständiga namn) Full address of the entity (-enhetens fullständiga adress) * entity VAT number (-enhetens momsnummer) * Leverantörsinformation Full name of the sender (leverantörens namn) Full address of the sender (leverantörens adress) Sender Vat ID (leverantörens momsregistreringsnummer) A A A IBAN * SWIFT (BIC) * Supplier ther Bank Account (sekundärt bankkontonummer i IBAN-format) Sender Bank Account (leverantörens bankkontonummer) * Payment Reference (Maksuviite, CR-nummer, KID-nummer) * Översikt Net amount (belopp exklusive moms) Gross amount (belopp inklusive moms) ²

15 PDF FÖR LEVERANTÖRER 15 Freight (frakt) - VAT rates applied (momssatser) * Break-down of the taxable amount (excluding VAT) per VAT rate or exemption (uppdelning av beskattningsbart belopp (exklusive moms) per momssats eller momsundantag) Break-down of the VAT amount per VAT rate or exemption (uppdelning av momsbelopp per momssats eller momsundantag) Total VAT amount payable (totalt momsbelopp) * * Rounding (avrundning) * A 2 * ² Fylls i automatiskt från den information som leverantören uppger i samband med registreringen bligatoriskt. m fältet är tomt avvisas fakturan och returneras via e-post till avsändaren. bligatoriskt. m datumet inte är ett giltigt kalenderdatum avvisas fakturan och returneras via e-post till avsändaren. Registreras om denna uppgift förekommer i den första fakturan som leverantören skickar via tjänsten. Fakturauppgifterna måste anges i fakturan i maskinläsbart format. m bruttobelopp inte motsvarar nettobelopp + totalt momsbelopp (+ frakt) avvisas fakturan och returneras till avsändaren.

16 PDF FÖR LEVERANTÖRER 16 Bilaga 3 Verifiering och avvisning av läsbara PDF-fakturor Basware meddelar dig via e-post om fakturan inte kan levereras. Exempel på detta meddelande: The invoice currency is missing or incorrect format. Exempel på situationer då PDF-fakturan avvisas: Exempel på avvisning Lösning PDF-fakturan är inte maskinläsbar Fakturan skickades från en oregistrerad e- postadress Ett obligatoriskt fält saknar innehåll Namnet på filen med bilagan innehåller inget av följande ord: attachment/anlage/adjunto/annex/liite Kontrollera att PDF-filen är maskinläsbar och skicka den på nytt (se anvisningar här) Lägg till ytterligare e-postadresser (se anvisningar här) och skicka på nytt Kontrollera att alla obligatoriska fält (se denna lista) är ifyllda och skicka på nytt Läs igenom policyn för bilagor här och skicka på nytt. En fullständig lista med vanliga problem och lösningar finns i hjälpdokumentationen här.