Formatbeskrivning. Fakturatjänster. Fakturainformation i Falk-format för överföring till banken. Version 1.1

Transkript

1 Fakturatjänster Fakturainformation i Falk-format för överföring till banken Version 1.1

2 Innehållsförteckning 1 ALLMÄN INFORMATION FILBESKRIVNING Köparinformation, transaktionskod Fakturainformation, transaktionskod Summering av fakturainformation, transaktionskod * Obligatoriskt fält... 6 För de fältnamn som är understrukna finns det mer information i avsnitt 3. Instruktioner för fältnamn INSTRUKTIONER FÖR FÄLTNAMN HJÄLP OCH SUPPORT EXEMPEL Fakturatjänster Falk-format Sid 2 (12)

3 1 Allmän information Den här instruktionen vänder sig till dig som ska skapa en fil för att skicka information om fakturor till Handelsbanken Fakturatjänster. Instruktionen beskriver hur din fakturafil måste vara utformad för att den ska kunna tas emot av Fakturatjänster. Fakturafilen sänds via Utkorgen i Internettjänsten, menyval Filhantering Sända fil. Därefter godkänner du filen under menyvalet Filhantering-Godkänna fil Fakturainformation, Fakturatjänster. För att kunna skicka filen via Internettjänsten måste du ha behörighet attskicka filer. Hanterar du själv företagets fullmakter på Internet ordnar du med behörighet, i annat fall kontaktar du ditt bankkontor. För att få en automatiserad hantering av reskontran kan du kan få en fil med information om fakturainbetalningar som har bokförts i din reskontra hos Fakturatjänster. Du kan välja ett av tre olika filformat beroende på vilken information du vill ha. Avprickningsfilen hämtas via Inkorgen i Internettjänsten. Kontakta Fakturatjänsters kundservice för mer information. Fakturatjänster Falk-format Sid 3 (12)

4 2 Filbeskrivning Fakturatjänsters filformat består av följande tre transaktionskoder: 10 Köparinformation 20 Fakturainformation 30 Summering av fakturainformation Recordlängden är 193 positioner för alla tre transaktionskoder. Transaktionskoderna innehåller både numeriska och alfanumeriska fält. Alla numeriska fält ska nollutfyllas till vänster om de angivna siffrorna. Om ett numeriskt fält inte används ska det nollutfyllas helt. Alla alfanumeriska fält ska fyllas i från vänster. Ej utnyttjade positioner lämnas blanka. Alla filer ska skickas in som ascii-filer. Default används ascii code page ISO Önskas annan teckentabell, kontakta Fakturatjänsters kundservice. 2.1 Köparinformation, transaktionskod 10 Transaktionskod 10 innehåller information om din kund (köpare). Fältnamn Antal positioner Positioner Beskrivning Transaktionskod* Transaktionskod =10, numeriskt Produktkod* Alfanumeriskt (FKS eller FLI beroende på vilken tjänst som har tecknats) Kundnummer* Numeriskt Köparnummer* Alfanumeriskt Organisationsnummer Alfanumeriskt Köparens namn 1* Alfanumeriskt Köparens namn 2* Alfanumeriskt Gatuadress Alfanumeriskt Postnummer* Numeriskt Postadress* Alfanumeriskt Landkod* Alfanumeriskt Telefonnummer Alfanumeriskt Språkkod* Alfanumeriskt Region Alfanumeriskt * Obligatoriskt fält För de fältnamn som är understrukna finns det mer information i avsnitt 3. Instruktioner för fältnamn Fakturatjänster Falk-format Sid 4 (12)

5 2.2 Fakturainformation, transaktionskod 20 Transaktionskod 20 innehåller information om fakturan. Fältnamn Antal positioner Positioner Beskrivning Transaktionskod* Transaktionskod 20, numeriskt Produktkod* Alfanumeriskt (FKS eller FLI beroende på vilken tjänst som har tecknats) Kundnummer* Numeriskt Köparnummer* Alfanumeriskt Fakturatyp* Alfanumeriskt Fakturanummer* Numeriskt Fakturans löpnummer* Numeriskt Inscanningsnummer Alfanumeriskt Fakturadatum* Numeriskt Valuta* Alfanumeriskt Valutadatum Numeriskt Referens Alfanumeriskt Används ej Alfanumeriskt Används ej Alfanumeriskt Förfallodatum* Numeriskt Betalningsvillkor* Numeriskt Fakturabelopp* Numeriskt Fri leveransmånad* Alfanumeriskt Ordernummer Numeriskt Används ej Alfanumeriskt * Obligatoriskt fält För de fältnamn som är understrukna finns det mer information i avsnitt 3. Instruktioner för fältnamn Fakturatjänster Falk-format Sid 5 (12)

6 2.3 Summering av fakturainformation, transaktionskod 30 Transaktionskod 30 summerar fakturainformationen, dvs informationen som finns i transaktionskod 20. Fältnamn Antal positioner Positioner Beskrivning Transaktionskod* Transaktionskod 30, numeriskt Produktkod* Alfanumeriskt (FKS eller FLI beroende på vilken tjänst) Kundnummer* Numeriskt Valuta* Alfanumeriskt Antal fakturor/kreditfakturor* Numeriskt Nettobelopp* Numeriskt Överlåtelsetext* Alfanumeriskt * Obligatoriskt fält För de fältnamn som är understrukna finns det mer information i avsnitt 3. Instruktioner för fältnamn Fakturatjänster Falk-format Sid 6 (12)

7 3 Instruktioner för fältnamn Betalningsvillkor Ange koden för ditt aktuella betalningsvillkor enligt nedanstående tabell. Om du anger ett värde i fältnamnet Förfallodatum ska 4 nollor anges som Betalningsvillkor. Det går inte att ha värden i båda samtidigt. Betalningsvillkor Kod 10 dagar netto dagar netto dagar netto dagar netto dagar netto dagar netto dagar netto dagar./.2%, 30 dagar netto dagar./.4%, 14 dagar./.2%, 30 dagar netto dagar./.3%, 60 dagar netto dagar./.5%, 30 dagar./.2%, 60 dagar netto 9320 Vänligen kontakta Fakturatjänster om du önskar koder för ytterligare betalningsvillkor. Fakturabelopp Ange plustecken (+) som första post och därefter beloppet med två decimaler utan punkt eller kommatecken. Ex. fakturabelopp kr: Beloppet ska alltid vara positivt (+), även om det är en kreditfaktura. Fakturabeloppet får inte vara noll. Fakturadatum Datum anges utan bindestreck, ååååmmdd. Fakturans löpnr Ange 000 för enskild faktura. Vid två- eller flerdelad faktura körs transaktionskod 20 samma antal gånger som fakturans delbetalningar med angivande av löpnummer. Ex. 3-delad faktura: Transaktionskod 20 tre gånger och löpnummer 001,002 samt 003. Fakturatyp F = faktura K = kreditfaktura D = dröjsmålsräntefaktura Fri leveransmånad J = ja N = nej Fakturatjänster Falk-format Sid 7 (12)

8 Förfallodatum Datum anges utan bindestreck, ååååmmdd. Om du anger ett värde i fältnamnet Betalningsvillkor ska 8 nollor anges som förfallodatum. Det går inte att ha värden i båda samtidigt. På kreditfaktura ska fälten Fakturadatum och Förfallodatum vara identiska. Kundnummer Ange siffrorna i ditt kundnummer hos Fakturatjänster. Ex. Kundnummer FKS 100 = Köparnummer Din köpares kundnummer hos ditt företag. Köparens namn Köparuppgifter består av två fält avseende uppgifter om din köpare. Köparnamn 2 är ett tilläggsfält som kan användas om fältet Köparnamn 1 inte räcker till. Om köparen är en privatperson ska efternamnet komma före förnamnet. Landkod Landkod är en obligatorisk post som måste anges både för svenska och utländska köpare. Ange landkod enligt nedanstående tabell. Tänk på att även land ska anges i fältet Postadress när det gäller utländska köpare. Det räcker inte med att fylla i fältet Landkod. Huvudregel Kod + Land SE = Sverige Kod + Land UT = Övriga länder. Dvs alla länder utom Sverige. I vissa specifika fall Kontakta Fakturatjänster i de fall du har exportfakturor och lokalt konto ska öppnas i utlandet (Norge, Danmark och/eller Finland). I dessa fall ska landkoder enligt nedanstående tabell användas. Kod + Land SE = Sverige AR = Argentina AT = Österrike AU = Australien BE = Belgien BR = Brasilien CA = Canada CH = Schweiz Kod + Land IE = Irland IS = Island IT = Italien JP = Japan LV = Lettland MX = Mexico NL = Nederländerna NO = Norge Fakturatjänster Falk-format Sid 8 (12)

9 Kod + Land CL = Chile CN = Kina CZ = Tjeckien DE = Tyskland DK = Danmark EE = Estland EG = Egypten ES = Spanien FI = Finland FR = Frankrike GB = Storbritannien GR = Grekland HK = Hong Kong Kod + Land NZ = Nya Zeeland PL = Polen PT = Portugal RO = Rumänien RU = Ryssland SG = Singapore SK = Slovakien TH = Thailand TR = Turkiet TW = Taiwan US = USA ZA = Sydafrika AX = Åland Kontakta Fakturatjänster om du önskar ytterligare landkoder. Nettobelopp Nettobeloppet avser summan av dina fakturor minskat med kreditfakturorna belopp. Posten inleds alltid med ett (+) eller minus (-). Beloppet anges med två decimaler utan punkt eller kommatecken. Ex. fakturabelopp kr = Fakturabelopp kr = Organisationsnr Finns köparens org.nr/personnr vänligen ange det i filen så att påminnelse och inkassokrav skickas till korrekt företag/person. I annat fall kan en avgift tas ut för att få fram rätt organisationsnummer vid utskick av inkassokrav. Produktkod Avser den fakturatjänst som ditt företag använder: FKS = Fakturakredit FLI = FakturaLink Postadress Vid utländsk köpare ska postnummer, postadress och land anges i detta fält. (Glöm ej land). Postnummer Vid utländsk köpare ska fältet postnummer inte användas utan fältet ska nollutfyllas. Alla uppgifter om utländsk köpare ska istället registreras i fältet Postadress. Referens Uppgiften är inte obligatorisk men underlättar för köparen när denne får exempelvis en påminnelse från Handelsbanken. Exempel på referens är namn på beställaren eller en viss avdelning. Fakturatjänster Falk-format Sid 9 (12)

10 Språkkod Ange koden för det språk som ska användas för betalningspåminnelse. Kod + Språk SE = Svenska EN = Engelska DK = Danska Kod + Språk NO = Norska DE = Tyska Valuta Vid fakturering i flera valutor måste det finnas en summering (bunttotal) samt överlåtelsetext för varje valuta. Det innebär att du måste skapa en summering, transaktionskod 30, per valuta. Ex. SEK: köparposter (10), fakturaposter (20) och en bunttotal av dessa (30), USD: köparposter (10), fakturaposter (20) och en bunttotal av dessa (30) osv. Tillåtna valutor är: Kod + Valuta SEK = Sverige AUD = Australien CAD = Canada CHF = Schweiz DKK = Danmark Kod + Valuta EUR = Euro GBP = Storbritannien JPY = Japan NOK = Norge USD = USA Varje faktureringsvaluta som används måste vara registrerad hos Fakturatjänster, i annat fall kommer hela filen att avvisas. Överlåtelsetext Texten avser överlåtelse/överlämnande av fakturorna till Handelsbanken. Följande text ska skrivas i fältet: Informationstext till fakturamottagaren angående överlåtelse/överlämnande finns på fakturan enligt villkor i respektive avtal Fakturakredit/FakturaLink Observera att texten inte ska avslutas med punkt. Fakturatjänster Falk-format Sid 10 (12)

11 4 Hjälp och support Vid eventuella frågor är du välkommen att kontakta Handelsbanken Fakturatjänster. Öppettider: måndag fredag, klockan Telefon: Fax: E-post: Fakturatjänster Falk-format Sid 11 (12)

12 5 Exempel Exempel på en fakturafil i Falk-format. Observera att recordlängden är 193 positioner, men är här uppdelad på två rader. 10FKS DE KOPARE 1 STRASSE ROTTENDORF BEI WURZBURG DE EN 20FKS F EUR N FKS EUR Informationstext till fakturamottagaren angående överlåtelse/överlämnande finns på fakturan enligt villkor i respektive avtal Fakturakredit/FakturaLink 10FKS GB KOPARE 2 STREET BERKSHIRE RG17 0EH GB EN 20FKS K GBP N FKS GB KOPARE 3 STREET HERTS SG 8 5 JL GB EN 20FKS F GBP N FKS GBP Informationstext till fakturamottagaren angående överlåtelse/överlämnande finns på fakturan enligt villkor i respektive avtal Fakturakredit/FakturaLink 10FKS KOPARE 4 BOX VINSLöV SE SE 20FKS F SEK N FKS KOPARE 5 BOX LUND SE SE 20FKS F SEK N FKS SEK Informationstext till fakturamottagaren angående överlåtelse/överlämnande finns på fakturan enligt villkor i respektive avtal Fakturakredit/FakturaLink Fakturatjänster Falk-format Sid 12 (12)