Riktlinjer för sponsring KS2016/894/01

Transkript

1 Datum (5) Riktlinjer för sponsring KS2016/894/01 Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Samhällsbyggnad växel bankgiro 1. Samhällsbyggnad Kvarngatan direkt kommun@sunne.se org.nr Sunne Sunne mobil fax

2 2 (5) Sunne en evenemangskommun Få destinationer har så lång erfarenhet och kompetens av att genomföra arrangemang som Sunne. Detta har gett Sunne en stark position som evenemangsarrangör. En erfarenhet som kommunen kan dra nytta av för att bli ännu starkare som evenemangsaktör. Evenemang har därför en mycket viktig roll som varumärkesförstärkare, men också som marknadsföringskanal för att locka både gamla och nya gäster till Sunne. Det är lätt att tro att det enbart är de stora evenemangen som har betydelse. För Sunne som mötesplats och upplevelsekommun är det viktigt och nödvändigt att arrangemangen sätts in i den kommungemensamma helheten. Detta innebär att alla de evenemang som genomförs av kommunen och av externa aktörer kan betraktas som en samlad resurs. Det övergripande målet är att stärka kommunens attraktionskraft och därmed den lokala ekonomiska tillväxten och samhällsutvecklingen. Innan sponsringsavtal ingås säkerställs att mottagaren eller givaren är en lämplig samarbetspartner. Sponsoravtal ska inte ingås med företag eller organisationer där samarbetet av etiska eller andra skäl kan ifrågasättas. Sökanden/givaren skall dela Sunne kommuns demokratiska grundprinciper och värdegrund. Sunne kommun har rätt att omedelbart avbryta samarbetet om sponsortagaren/givaren bryter mot kraven. Sunne kommuns värdegrund är respekt, utveckling och professionalism. Respekt innebär ärligt och gott bemötande som ger långvarigt förtroende. Utveckling innebär att vi ligger steget före och skall präglas av flexibilitet. Vi har en öppenhet och kreativitet som resulterar i en god arbetsmiljö som är hälsofrämjande och skapar arbetsglädje. Professionalism innebär trovärdighet som vi bygger genom bland annat kvalitet i allt vi gör. För att arrangörer ska välja att genomföra nationella och nordiska arrangemang i Sunne krävs likvärdiga kvalifikationer och kompetens som storstadsregionerna kan erbjuda. Kvalifikationer i enlighet med nationell nivå ger större möjligheter att vara en viktig aktör i regionen och därmed också bli en synlig aktör i Sverige. 1 Riktlinjer för sponsring 1.1 Vad är sponsring Sponsring är när en organisation eller person betalar kostnaderna för hela eller delar av en verksamhet och som i ersättning får möjlighet att göra reklam eller PR i någon form. Sponsring är en affärsmässig överenskommelse till ömsesidig nytta för parterna. Genom att sammankopplas med ett evenemang av stort allmän- eller samhällsintresse stärker sponsorn sin image och trovärdighet. Sponsor kallas den, som ekonomiskt stöder en annan verksamhet där det som motprestation ger ett reklam- och marknadsföringsvärde. Föreningsbidrag är en annan form av stöd som inte kräver någon motprestation av mottagaren. 1.2 Vad sponsrar vi Den sponsrade ska bedriva samhällsnyttig verksamhet och den sponsrade verksamheten, aktiviteten eller evenemanget ska vara tillväxtfrämjande. Det ska stärka kommunens varumärke att kopplas samman med den sponsrade och den verksamhet, aktivitet eller det evenemang som sponsringen avser.

3 3 (5) 1.3 Vem tar beslut Berörda enhetschefer beslutar i sponsringsärenden och ska innan beslut tas göra en avstämning med kommunens kommunikationsstrateg. 1.4 Regler för sponsring Sponsringen ska riktas till en angiven verksamhet, evenemang eller aktivitet som den sponsrade genomför. Den sponsrade ska göra en motprestation i form av en aktiv marknadsförings- och/eller informationsinsats för kommunens räkning. Dessutom kan motprestationen bestå av andra former av åtaganden såsom reklamsammanhang, föreläsningar och olika evenemang middagsarrangemang, friskvårdsarrangemang, representationer m.m. Ansökan om sponsring ska göras på ett särskilt formulär och behandlas vid varje ansökningstillfälle. Sponsring kan ges endast från en kommunal enhet. Den sponsrade ska redovisa hur sponsringsmedlen ska användas och vilken nytta sponsringen kommer att göra. Verksamheten, evenemanget eller aktiviteten som sponsringen är riktad till bör nås av en målgrupp utanför Sunne kommun och den sponsrade ska kunna redovisa uppskattningsvis hur stor denna målgrupp är. När sponsring beviljas tecknas ett skriftligt avtal mellan kommunen (sponsorn) och den sponsrade där respektive parts åtagande konkret ska redovisas. Efter avtalstidens utgång ska den sponsrade på ett särskilt uppföljningsformulär i ord och bild redovisa hur villkoren i ansökningsformulärets punkt 2, 3 och 4 har uppfyllts. 2 Olika typer av sponsring 2.1 Evenemangssponsring Kommunens syfte med att sponsra ett evenemang är att ge arrangören en ökad möjlighet att utveckla och förbättra evenemanget och att göra det tillgängligt för en större publik. Detta kan ge positiva effekter för kommunen genom att antalet besökare ökar. Med det följer ofta det mediala intresset för evenemanget och därmed också intresset för kommunen. Evenemang som kommunen i första hand ska sponsra: bör vara breda och folkliga evenemang ska ha en regional, nationell eller internationell attraktionskraft bör ha stort deltagarantal bör dra mycket publik gärna pågå över längre tid och/eller vara av återkommande karaktär Kommunen ska se den ansökande arrangören som vilken entreprenör som helst. Nivån av sponsringen bedöms utifrån idéns bärighet och arrangörens behov av ekonomiskt stöd. Kommunen ska inte själv ikläda sig arrangörskapet. 2.2 Övrig sponsring Kommunen kan sponsra föreningar/eventbolag med stor dragningskraft och framgång. Dessa kan bidra till att Sunne marknadsförs på ett bra och tydligt sätt utanför kommunens geografiska gränser. Kommunen gör detta för att belysa och lyfta fram de föreningar som aktivt arbetar för att stärka Sunne som varumärke. Representanterna ska agera som goda förebilder för att locka besökare till orten. Föreningar kan efter särskild ansökan sponsras enligt nedanstående:

4 4 (5) Föreningen ska ha en väl fungerande och utbredd ungdomsverksamhet eller ha ett samarbetsavtal med minst en förening som uppfyller detta Föreningen som sponsras av kommunen ska ha ett program för hur man arbetar mot användning av alkohol, droger och förbjudna prestationshöjande preparat Föreningen som sponsras av kommunen ska ha ett program för hur man arbetar med jämställdhetsfrågor Sunne kommun kan välja att sponsra genom exempelvis kontanta medel, lokaler, personella resurser eller utlåning av materiel 2.3 Sponsring i särskilda fall Det som bör genomsyra besluten i särskilda fall är den sponsrade aktivitetens mediala intresse och genomslagskraft. Nedan redovisas några exempel då sådan sponsring kan komma i fråga: Då kommunen ikläder sig rollen som värd för någon del i ett arrangemang Då en individ, organisation eller motsvarande agerar ambassadör för kommunen vid exempelvis utlandsbesök Då kommunen vill öka sin attraktionskraft vid konvent eller liknande på annan ort Då kommunen väljs som inspelningsort av större radio-, tv- eller filmproduktioner Då alla dessa fall är sällan förekommande och svåra att upprätta specifika riktlinjer för måste varje enskilt fall bedömas var för sig. Generellt kan sägas att det bör ske efter noga övervägande och med en försiktighetsprincip. Bedömning och beslut i dessa undantagsfall ska tas av kommunstyrelsen. 3 Syfte med sponsring 3.1 Varför sponsrar kommunen Sunne kommun är en ort vars målsättning är att vara en attraktiv plats för såväl boende, besökare som för företag. Ambitionen är att Sunne ska kunna hävda sig i den nationella konkurrensen om kvalificerad arbetskraft, företag och besökare genom att tillhandahålla goda förutsättningar för boende, företagande och besök. För att ett nationellt såväl som regionalt intresse för Sunne ska kunna bibehållas måste kommunen kontinuerligt utvecklas och marknadsföras. Genom sponsring vill Sunne kommun synas i positiva sammanhang av olika slag för att kunna förmedla den politiska visionen: Sunne är platsen där modet växer, livet är enkelt och allting är möjligt. Syftet är också att göra kommunen känd som en evenemangskommun. 3.2 Vad sponsrar vi inte? Kommunen sponsrar inte företag och kommunalägda bolag. Undantag kan göras om ett företag ikläder sig rollen som evenemangsarrangör med syfte att stärka kommunens varumärke, näringslivet och föreningslivet. 4 När kommunen tar emot sponsring 4.1 Vad sponsras? Huvudprincipen är att Sunne kommun ska vara mycket restriktiv med att ta emot sponsring. Vid mottagande av sponsring ska denna stödja redan planerade verksamheter eller evenemang. Sponsringen ska med andra ord inte påverka den kommunala verksamheten till att genomföra något som annars inte hade genomförts. Inom flertalet kommunala verksamheter bör man vara särskilt restriktiv med att ta emot sponsring, med tanke på kommunens ställning gentemot enskilda. I övrigt hänvisas till kommunens riktlinjer om muta och jäv.

5 5 (5) 4.2 Vem sponsrar? Kommunen kan ta emot sponsring från vilken aktör som helst, privat, ideell eller offentlig, oavsett var den är lokaliserad, förutsatt att intresset för dess verksamhet är knutet till Sunne kommun (2 kap. 1 kommunallagen). Sponsring från företag eller organisationer i tobaks- eller alkoholbranschen får inte förekomma Motprestation All sponsring ska regleras i skriftligt avtal, där det framgår vari sponsringen består och vilken som är kommunens motprestation. Kommunens motprestation bör bestå i att sponsorns varumärke eller produktnamn synliggörs, och/eller att sponsoravtalet synliggörs. Det senare kan vara fallet vid exempelvis evenemang eller trycksaker. 4.4 Avtal och ansvar Vid såväl sponsring som mottagande av sponsring ska ett avtal upprättas mellan Sunne kommun och den andra parten. Avtal upprättas av den verksamhet som sponsrar eller tar emot sponsring. Berörd enhetschef inom kommunen får ingå avtal där sponsringen håller sig inom ramen för enhetens årsbudget. Övriga avtal hänskjuts till kommunchef eller kommunstyrelsen för beslut och undertecknande. Marknadsföringsvärdet ska bedömas så att jämförbara sponsringsaktiviteter behandlas likvärdigt.

6 Bilaga 1 ANSÖKNINGSBLANKETT SPONSRING Innan Ni fyller i ansökan om sponsring uppmanar vi Er att läsa igenom Sunne kommuns riktlinjer för sponsring. Ansökningsdatum: Förening/Organisation: Organisationsnr: Adress: Postnr: Ort: Telefon: Mobil: Kontaktperson: Belopp som ansökan avser kr Inkl. reklamskatt, moms och eventuella tryckkostnader för logo på dräkter etc. 1. Beskriv verksamheten/evenemanget/aktiviteten/föreningen/organisationen med innehåll, seriesystem eller motsvarande som sponsringen riktas till: 2. Beskriv verksamheten/evenemanget/aktiviteten/föreningen/organisationens utvecklingsgrad. Vilka är målen på kort respektive lång sikt? Postadress Besöksadress Telefon Webbadress Sunne kommun Kvarngatan vx Sunne

7 Bilaga 1 3. Beskriv den sökandes motprestation i form av marknadsföringsinsatser, informationsinsatser eller andra motprestationer t.ex. arbetsinsatser som den sponsrade kan erbjuda kommunen: 4. Hur avses sponsringen att användas och till vilken nytta kommer sponsringen att göra för den sponsrade på kort respektive lång sikt? 5. Vilka målgrupper utanför Sunne kommun når man med den sponsrade verksamheten, evenemanget eller aktiviteten och hur stor beräknas denna målgrupp bli: Vi ser gärna att ni mailar in ansökan för att förenkla handläggningen och spara på miljön. Ansökan mailas till kommun@sunne.se. eller Sunne kommun, Box 100, Sunne. Märk kuvertet Sponsring" Postadress Besöksadress Telefon Webbadress Sunne kommun Kvarngatan vx Sunne

8 Bilaga 2 UPPFÖLJNING AV SPONSORAVTAL Den sponsrades namn: Genomförda marknadsförings- eller informationsinsatser i Sponsringen har använts så här Följande målgrupp/målgrupper utanför kommunen har nåtts av den genomförda verksamheten, evenemanget eller aktiviteten Uppskattad storlek på målgruppen den / 20 Den sponsrades underskrift Postadress Besöksadress Telefon Webbadress Sunne kommun Kvarngatan vx Sunne

9 TJÄNSTESKRIVELSE Datum (2) Kommunstyrelsen Riktlinjer för sponsring KS2016/894/01 Förslag till beslut Riktlinjerna för sponsring antas Sammanfattning av ärendet För närvarande finns inget regelverk att förhålla sig till när det gäller sponsring. Det gör det svårt, och riskerar bli en personlig bedömning i de fall berörda chefer får in ansökningar om sponsring. Vi behöver därför, som många andra kommuner har, riktlinjer för sponsring. Utredning av ärendet Många kommuner har idag insett värdet av att ha riktlinjer för sponsring för att få likvärdig bedömning av dom ansökningar som skickas in. Sunne kommun har haft en arbetsgrupp bestående av kommunchef, fritidschef, kulturchef och näringslivsutvecklare, detta för att få en så bred kunskapsbas som möjligt gällande sponsring, och det är oftast inom dessa enheter/områden ansökningarna hamnar. Vi har tagit fram Riktlinjer för sponsring som bl.a handlar om skillnaden mellan sponsring och bidrag, vilka som tar beslut i sponsringsärenden, och framförallt vilka regler som gäller när Sunne kommun ska sponsra. Ansökan görs på Ansökningsblankett Sponsring, (se bil.1) där omfattande info om evenemang/verksamhet/aktivitet ska beskrivas. Avtal tecknas alltid med den som sponsras där innehållet kan se olika ut beroende på vilket område och vad som sponsras. För att se utfallet av sponsringen så får den sponsrade fylla i en blankett, Uppföljning av sponsoravtal, (se bil. 2) där den sponsrade bl.a beskriver hur sponsringen har använts och vilka målgrupper utanför kommunen som nåtts av det genomförda evenemanget/verksamheten/aktiviteten. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Verksamhetsstöd växel bankgiro 1. Verksamhetsstöd Kvarngatan direkt berit.westergren@sunne.se org.nr Sunne Sunne mobil fax

10 2 (2) Beslutsunderlag Fritidschefens tjänsteskrivelse Riktlinjer för sponsring Henrik Rundqvist Fritidschef Berit Westergren Kommunchef Beslutet skickas till: Fritidschef Kulturchef Näringslivsutvecklaren Verksamhetschefer