Användarhandbok EK Admin

Transkript

1 Landstingsstyrelsens förvaltning SLL IT EK Rev (75) Användarhandbok EK Admin Version 5.5

2 REV: (75) Innehåll 1 INTRODUKTION LÄSANVISNINGAR SUPPORT INFORMATION OM EK ANSVAR FÖR SYSTEM OCH INFORMATIONSINNEHÅLL ANVÄNDARE ANVÄNDNINGSOMRÅDEN SÄKRINGSSTEGEN/SÄKRA PERSONPOSTER PA-SYNK FÖR ORGANISATIONER INOM SLL ADMINISTRATÖRSTYPER I EK ADMINISTRATÖRSTYPERNAS BEHÖRIGHETER HANDBOKENS AVSNITT FÖR RESPEKTIVE ADMINISTRATÖRSTYP EK ADMIN GRÄNSSNITTET TILLVÄGAGÅNGSSÄTT I EK INLOGGNING/UTLOGGNING INLOGGNING LOGGA UT LÖSENORD ÅTKOMST TILL NATIONELLA TJÄNSTER VIA ENGÅNGSLÖSENORD (OTP) PORTALEN START TRÄDVY/MINA DELTRÄD SÖK FRAMTIDA ANSTÄLLNINGAR BORTTAG SJÄLVADMINISTRATION ENHET SKAPA ENHET REDIGERA ENHET ÄNDRA NAMN PÅ ENHET FLYTTA ENHET TA BORT ENHET VÅRDGIVARE VÅRDENHET FUNKTION SKAPA FUNKTION REDIGERA FUNKTION ÄNDRA NAMN PÅ FUNKTION FLYTTA FUNKTION TA BORT FUNKTION PERSON SKAPA PERSON REDIGERA PERSON FLYTTA PERSON TA BORT PERSON... 58

3 REV: (75) 9 MEDARBETARUPPDRAG KRAV I EK ADMIN FÖR MEDARBETARUPPDRAG SKAPA MEDARBETARUPPDRAG REDIGERA MEDARBETARUPPDRAG TA BORT MEDARBETARUPPDRAG GODSMOTTAGNING (ANVÄNDS TILL LÄKEMEDELSFÖRSÖRJNING) FAKTURAADRESSAT BESTÄLLARREFERENS GODSMOTTAGARE HANTERING AV ÄRVDA ATTRIBUT E-POSTMEDDELANDE TILL EK-ADMINISTRATÖRER BORTTAG AV BESKRIVNINGSFÄLT ENHET/PERSON BORTTAG AV MANUELLT UPPLAGD PERSONPOST SKAPANDE AV PERSONPOST MED SKYDDADE PERSONUPPGIFTER BORTTAG AV MANUELLT UPPLAGD PERSONPOST MED SKYDDADE PERSONUPPGIFTER FÖRÄNDRINGSINFORMATION PÅ PERSONPOST FRÅN SKATTEVERKET CERTIFIKATSINFORMATION SJÄLVADMINISTRATION FÖR ALLA SOM HAR PERSONPOST I EK INLOGGNING LOGGA UT... 75

4 REV: (75) Revisionshistorik Datum Ändrad av Leverans Ändringar Inger Hård 5.0 Skapad Inger Hård 5.1, 5.2, 5.3 Uppdaterat med info från rättningsleveranser Jenny Sjöblom Uppdaterat länkar Inger Hård Uppdaterat kapitel Inger Hård Kap 2, ändrat till att det bara är Katalogansvarig som kan dela ut administratörsroller. Kap 10.1, behörighetsadministratör kan hantera Fakturaadressat Inger Hård Kap 1.7 säkringsstegen Inger Hård 5.4.2, 5.4.3, 5.4.4, och Kap 2.1 Uppdaterat supportadministratör Kap 2.1 Administratörstypernas behörigheter/huvudadministratör Kap Hjälptexter Kap 5.3 Sök Kap Formulär för enhet/menyval Adm av och historik Kap Avmarkera en enhyet som vårdenhet Kap Skapa utländsk personpost Kap Skapa utländsk person som har fått person- /samordningsnummer Kap Formulär för person/menyval Kontakt Kap 8.3 Flytta person Kap 9.3 Redigera medarbetaruppdrag/menyval medlemmar Kap Namnförändring Kap 9 Medarbetaruppdrag

5 REV: (75) 1 Introduktion Detta kapitel vänder sig till samtliga administratörer 1.1 Läsanvisningar Användarhandboken vänder sig till administratörer som ska använda EK s administratörsgränssnitt (EK Admin). Läsaren rekommenderas att läsa handboken i ordning, avsnitt för avsnitt, men det förekommer även hänvisningar till andra avsnitt i texten för att göra den mer överskådlig samt att det förhindrar upprepningar. I EK Admin finns flera typer av administratörer med olika rättigheter. Varje avsnitt i handboken inleds med en ingress där det framgår vilka administratörstyper som avsnittet vänder sig till. Dessutom finns det en sammanställning under avsnittet Handbokens avsnitt för respektive administratörstyp över vilka avsnitt som berör respektive administratörstyp. Den kan användas som en översikt för de respektive administratörstyperna. 1.2 Support Frågor om katalogen och dess användning, kontakta din Katalogansvarig. En förteckning över samtliga Katalogansvariga med kontaktuppgifter finns på EK:s hemsida. Alternativt kontakta SLL IT Servicedesk, via e-postadress: servicedesk.sllit@sll.se eller via telefon: , alla helgfria vardagar måndag torsdag kl och fredagar kl Information om EK Stockholms Läns Landsting (SLL) införde Elektroniska Katalogen (EK) i maj EK bygger på HSA Nationell Katalogtjänst, som har införts inom svensk vård och omsorg. Mer information om HSA finns att läsa på Flera andra landsting har valt att bygga upp samma katalogstruktur, vilket gör att EK ingår i den gemensamma nationella katalogstrukturen HSA. Bilden till höger visar strukturen för EK EK innehåller information om personer, organisatoriska enheter och funktioner som verkar inom den landstingsfinansierade verksamheten i SLL. Det inbegriper administration, sjukhus, vårdcentraler, specialistläkarmottagningar och övrig vård, men även SL och Waxholms Ångfartygs AB och kommuner innefattas i EK. O=Privata VG För enheter finns kontaktuppgifter som enhetsnamn, adress och telefonnummer, men även information som tjänstetelefonnummer, vägbeskrivningar, mottagningstider och verksamhetsinformation till allmänheten. För personer kan (förutom uppgifter om namn och befattning) också finnas uppgifter om skyddad yrkestitel (motsvarande legitimation), specialistkompetens och mobiltelefonnummer. 1.4 Ansvar för system och informationsinnehåll EK är ett landstingsövergripande system och ägs av Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF). Driften av EK och dess funktionalitet ansvaras av EK-förvaltningen på SLL IT, inom Landstingsstyrelsens förvaltning. Informationen i EK förvaltas av respektive organisation/förvaltning. Varje förvaltning har en Katalogansvarig som formellt utsetts att förvalta informationsinnehållet i det egna delträdet. Katalogansvarig utses av huvudmannen, dvs VD, sjukhusdirektör eller motsvarande. Grupper C=SE L=Stockholms Län O=Stockholms Läns Landsting OU=SLSO Person OU=HSF O=Kommuner

6 REV: (75) 1.5 Användare Alla personer som är uppkopplade mot SLLnet 1 kan söka i EK via det anonyma sökgränssnittet Sök i EK. Det nås från Genom detta kan man söka både på namn, enheter och på mer specifika uppgifter. Som användare kan man även logga in i EK Admin och ändra en del uppgifter, ex besöksadress, telefon på sin egen personpost. 1.6 Användningsområden Information som finns i EK kan sökas och användas av personer inom SLL och HSA men även av olika system (intressenter). Nedan följer några exempel på intressenter. Domino-tjänsten är en landstingsgemensam funktion som erbjuder funktioner för bl a e-post, resurs- och kalenderbokning samt en del tilläggsfunktioner. Domino/Exchange använder EK för att generera e-postadresser, automatgenererade distributionslistor samt få fram kontaktinformation om sina användare. Krav i EK: Att personen har en säker personpost och att kortnamn på enhet finns angivet. Vårdgivarguiden (VGG) fungerar som ett stöd till de som arbetar inom den landstingsfinansierade vården inom SLL. Via Vårdgivarguiden kan vårdgivare som arbetar på uppdrag av SLL hitta information som behövs för att utföra tjänsten. Vårdgivarguiden använder EK för att presentera kontaktinformation till vårdenheter och personal inom vården. Läs mer på Vårdguiden ( är hela Sveriges samlingsplats för information och tjänster inom hälsa och vård. Ger allmänheten möjlighet till sjukvårdsrådgivning, inspiration och e-tjänster. Under Hitta vård finns kontaktuppgifter, öppettider och övrig information om vård- och tandvårdsmottagningar Vårdguiden på telefon (tfn: 1177) är ett nationellt nummer för sjukvårdsrådgivning på telefon. Varje landsting/region driver sin egen sjukvårdsrådning men ingår i ett natioenllt nätverk och följer nationella kvalitetsnormer. Krav i EK: För att komma åt 1177 Vårdguiden krävs att enheten är synlig för Internet samt att de obligatoriska attributen Egennamn, Besöksadress, Telefonnummer, Lokalitet, Vårdtyp, Ägarform och Kartposition är ifyllda. 1 SLLnet är ett kvalitetssäkrat kommunikationsnät som är framtaget och anpassat för vård och omsorg. SLLnet används endast av ett begränsat antal organisationer inom SLL. Höga krav finns på både tillgänglighet och användning av nätet, och flera nationella tjänster är endast tillgängliga via SLLnet.

7 REV: (75) Mina Vårdkontakter är en nationell e-tjänst och erbjuds i landets alla landsting och regioner. Med e-tjänsten kan man kontakta sin mottagning och beställa tid, av- och omboka tid, förnya recept eller be mottagningen kontakta en. Krav i EK: För att komma åt Mina Vårdkontakter krävs att enheten är synlig för Internet samt att de obligatoriska attributen Egennamn, Besöksadress, Telefonnummer, Lokalitet, Vårdtyp, Ägarform och Kartposition är ifyllda. WebCare (WC) syftar till att underlätta och säkerställa informationsöverföringen mellan slutenvård, primärvård och kommun, för att öka säkerheten och kvaliteten för främst äldre patienter när de skrivs ut från slutenvård (sjukhusvård) och ska åka hem eller till kommunalt boende. WC består av en del för informationsöverföring som visar meddelanden om inskrivning, kallelse till samordnad vårdplanering och utskrivning. Den innehåller också en adresskatalog med kontaktinformation till vårdgivarna och de kommunala biståndshandläggarna. I EK styrs behörigheter till WC både på enhets- och användarnivå. WC gör också slagningar direkt i EK för att få fram uppgifter till sin adresskatalog. Krav i EK: Att personen har en säker personpost samt ett etjänstekort eller användar-id, lösenord och mobilnummer för att kunna logga in med engångslösenord via sms. etjänstekort används för inloggning, identifiering och passage och har magnetremsa, chip och sändare (RFI) för trådlös inpassering. Tjänstecertifikatet som finns på kortet lagras i EK. Krav i EK: Att personen har en säker personpost. SLL Navigator SLL Navigator är en klient, som installeras på IT-arbetsplatsen och som med hjälp av autentiserings- och åtkomstkontrolltjänster hanterar anslutna applikationers inloggning med stark autentisering Krav i EK: För att kunna använda SLL Navigator:s tjänster krävs följande grunduppgifter i EK: säker personpost, aktuell anställningstid, giltigt certifikat (etjänstekort), uppdragsroll, autentiseringsmetod, uppdragsområde.

8 REV: (75) 1.7 Säkringsstegen/Säkra personposter Ett krav från många system som använder informationen i EK är att personinformationen ska vara säkrad, d v s att man ska veta att de personer som finns i katalogen är riktiga personer och att de har en anställning eller uppdrag hos landstinget. För att tillgodose dessa krav finns konceptet Säkra personposter (steg 1-4, utländska personposter steg 2-4 är tända). Säkringsstegen av personposten görs i sex steg: De olika siffrornas betydelse: 1: Personnummer/Samordningsnummer (gäller ej utländska personposter) 2: Personnummer/Samordningsnummer är kontrollerade mot Skatteverket (Navet) 2 och namnuppgifter är hämtade därifrån. För utländska personposter är namnuppgifterna intygade manuellt av administratör. 3: HSA-id 4: Anställningsuppgifterna är kontrollerade mot PAsystem eller intygade manuellt av administratör. Personposten är en säker personpost. 5: etjänstekort 6: Legitimerad yrkestitel och förskrivarkod som är hämtat från Socialstyrelsen register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP). Skapas personpost manuellt blir steg 1-3 tända vid skapaläge. Anställningen behöver intygas manuellt av administratör för att steg 4 skall tändas och bli en säker personpost. Skapas personposten via PA-synk, blir personposten automatiskt en säker personpost. En förutsättning för att kunna få etjänstekort är att personposten är tänd till steg 4. Skapas utländsk personpost är endast steg 3 tänd vid skapaläge. Person- och anställningsuppgifter för utländsk personpost behöver intygas manuellt av administratör för att det skall bli en säker personpost. En utländsk personpost har inte 1:an tänd eftersom posten inte har något personnummer. 2 Navet PersonUppgifter är Skatteverkets folkbokföringsuppgifter. Navet innehåller information om alla personer som är folkbokförda i Sverige.

9 REV: (75) 1.8 PA-synk för organisationer inom SLL Varje natt görs en synkronisering mellan Personalsystemen (t ex Heroma) och EK. När personen läggs upp i Personalsystemet kommer den in i EK via synkroniseringen. Informationen som synkroniseras är namn, personnummer, anställningstitel, kostnadsställe, chefskod, och start- och slutdatum för anställningen. I vissa fall synkas även e-postadressen. Kostnadsstället som finns på personen i Personalsystemet matchas med de kostnadsställen som finns i EK och utifrån denna matchning placeras personen på rätt plats i organisationen. För nyskapade personposter genomförs en personuppgiftsförfrågan mot Skatteverket där namn- och personuppgifter kontrolleras mot informationen från PA-filen. Om personen saknas i registret läggs den på en fellogglista som Katalogansvariga får. Det görs även en slagning mot Socialstyrelsens HOSP-register för att hämta personens skyddade yrkestitel och specialistkompetens. Personer som inte längre finns kvar i Personalsystemet men som finns i EK markeras för borttag. Posten döljs och spärras samt visas i borttagslistan.

10 REV: (75) 2 Administratörstyper i EK Detta kapitel vänder sig till samtliga administratörer. För att ändra uppgifter i EK eller för att plocka ut större informationsmängder krävs det att man som användare tilldelas en behörighet och identifierar sig mot katalogen. Administratörer utses av Katalogansvarig. För att kunna vara administratör krävs det att man har en Säker personpost och en e-postadress i EK. I EK finns idag 9 olika administratörstyper med olika nivå av rättigheter. Observera att en administratör, oavsett grupptillhörighet, endast har rättighet att administrera data, i det/de delträd för vilket/vilka man utsetts som administratör. Har man flera olika administratörsbehörigheter är det den högsta behörigheten som visas. 2.1 Administratörstypernas behörigheter Katalogansvarig har det formella ansvaret och kan göra allt i sitt delträd, som t ex skapa/flytta/ta bort enheter/funktioner/personposter/medarbetaruppdrag och intyga personers anställning. Kan även utse administratörer, göra sökningar i hela katalogen och söka på personnummer i sitt delträd. Huvudadministratör har samma rättigheter som Katalogansvarig bortsett från det formella ansvaret. Kan inte skapa/flytta/ ta bort medarbetaruppdrag. Kan inte utse administratörer. Personadministratör kan skapa/flytta/redigera/ta bort personposter, kan redigera enheter/funktioner och göra sökningar i hela katalogen. Lokal administratör kan uppdatera kontaktinformation för enheter/funktioner/personer inom sitt delträd och göra sökningar i hela katalogen. Behörighetsadministratör kan skapa/ta bort medarbetaruppdrag, lägga till/ta bort personposter ur medarbetaruppdrag, lägga till gruppförskrivarkod, tilldela behörigheter till olika system för personposter och byta lösenord. Medlemsadministratör kan lägga till/ta bort personer ur medarbetaruppdrag och lägga till/ta bort gruppförskrivarkod. Supportadministratör kan söka på personnummer. Ser endast menyvalen person (personnummer), accessroller och attribut på personposterna. Administratören syns inte på menyval Adm av. Ser vyn Framtida anställningar. Sök & Datautdragsadministratör kan endast söka information via Sökvyn samt exportera data ur katalogen i Excel, pdf-fil eller adressetiketter. Administratören syns inte på menyval Adm av. EK-rapportör Har inga rättigheter i EK utan är endast en information till övriga administratörer. EK-rapportör rapporterar till den ovanliggande administratören. Administratör av skyddad id Har inga rättigheter i EK utan är endast en administratörsroll för att få information via e-postmeddelande när det har skapats en personpost med skyddad id eller gjorts förändringar på personposten. Administratörsrollen kan endast tilldelas av EK förvaltningen, SLL IT.

11 REV: (75) 2.2 Handbokens avsnitt för respektive administratörstyp Nedan visas vilka avsnitt i användarhandboken som berör respektive administratörstyp. Länkarna i högerkolumn är klickbara för snabbare navigering i dokumentet. Administratörstyper i EK Katalogansvarig Huvudadministratör Personadministratör Lokal administratör Avsnitt i EK Användarhandbok 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 3 EK Admin gränssnittet 4 Inloggning/utloggning 5 Portalen 6 Enhet 7 Funktion 8 Person 9 Medarbetaruppdrag 10 Godsmottagning 11 Hantering av ärvda attribut 12 Epostmeddelande till EK-administratörer 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 3 EK Admin gränssnittet 4 Inloggning/utloggning 5 Portalen 6 Enhet 7 Funktion 8 Person 11 Hantering av ärvda attribut 12 Epostmeddelande till EK-administratörer 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 3 EK Admin gränssnittet 4 Inloggning/utloggning 5 Portalen 6 Enhet 6.2 Redigera enhet 7 Funktion 7.2 Redigera funktion 8 Person 11 Hantering av ärvda attribut 12 Epostmeddelande till EK-administratörer 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK

12 REV: (75) Administratörstyper i EK Behörighetsadministratör Medlemsadministratör Supportadministratör Sök & Datautdragsadministratör Avsnitt i EK Användarhandbok 3 EK Admin gränssnittet 4 Inloggning/utloggning 5 Portalen 6 Enhet 6.2 Redigera enhet 7 Funktion 7.2 Redigera funktion 8 Person 8.2 Redigera person 11 Hantering av ärvda attribut 12 Epostmeddelande till EK-administratörer 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 3 EK Admin gränssnittet 4 Inloggning/utloggning 5 Portalen 6 Enhet 6.6 Vårdgivare 6.7 Vårdenhet 9 Medarbetaruppdrag 10 Godmottagning 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 3 EK Admin gränssnittet 4 Inloggning/utloggning 5 Portalen 8.2 Redigera person 9 Medarbetaruppdrag 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 3 EK Admin gränssnittet 4 Inloggning/utloggning 5 Portalen 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 3 EK Admin gränssnittet 4 Inloggning/utloggning

13 REV: (75) Administratörstyper i EK EK-rapportör Administratör av skyddad id Avsnitt i EK Användarhandbok 5 Portalen 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 13 Självadministration för alla som har personpost i EK 1 Introduktion 2 Administratörstyper i EK 13 Självadministration för alla som har personpost i EK

14 REV: (75) 3 EK Admin gränssnittet Detta kapitel vänder sig till samtliga administratörer (förutom EK-rapportör och administratör av skyddad id). 3.1 Tillvägagångssätt i EK Navigering För att kunna skapa/ändra/ta bort ett objekt ska det aktuella objektet sökas upp. Det kan göras genom att antingen bläddra i vyn Trädvy/Mina delträd, eller genom att söka det aktuella objektet via Sökvyn Ändringsmeny Högerklicka på det valda objektet för att få fram ändringsmenyn. Menyvalen styrs av vilken administratörstyp som är inloggad Spara Efter genomförd ändring på objektet kan följande alternativ utföras: Spara alla ändringar sparas, men fönstret behålls öppet. Spara-Stäng alla ändringar sparas och fönstret stängs. Avbryt fönstret stängs utan att spara. Om ändringar har gjorts innan man klickar på Avbryt visas en dialogruta med frågan om ändringarna ska sparas innan fönstret stängs. Samtliga alternativ visas alltid längst ner till vänster på ett öppnat objekt Hjälptexter Information om respektive ruta finns tillgängligt under frågetecknet. Klicka på ett frågetecken för att få upp förklarande text för den aktuella rutan Ikoner Ikoner som finns i EK för de olika objekttyperna ser ut så här: Organisation/Enhet Behörighetsstyrande organisation/enhet innebär att enheten inte bör/får flyttas eller tas bort. Borttagen enhet Funktion Medarbetaruppdrag Sekretessområde Uppdragsområde Aktiv Person Person med framtida anställning Person med avslutad anställning Spärrad person

15 REV: (75) 4 Inloggning/utloggning Detta kapitel vänder sig till samtliga administratörer (förutom EK-rapportör och administratör av skyddad id). 4.1 Inloggning Åtkomst och krav EK finns tillgängligt via SLLnet och Internet. Det finns två olika inloggningssätt till EK Admin: Med etjänstekort (rekommenderas) Med engångslösenord via SMS (Obs! Det tillkommer en kostnad vid varje inloggning) För att kunna logga in i EK Admin krävs följande i EK: Att personposten är en säker personpost (läs mer i avsnitt Säkringsstegen/Säkra personposter) Att det finns en angiven e-postadress på personposten Att personen tillhör minst en administratörsgrupp För inloggning med etjänstekort behövs dessutom: Att personen har ett etjänstekort En kortläsare till datorn Programvaran Net id installerat för att kunna läsa certifikatet på etjänstekortet. För inloggning med engångslösenord via SMS (Obs! Det tillkommer en kostnad vid varje inloggning) Att personen har ett lösenord angivet i EK Att personen har ett OTP SMS-nummer angivet i EK Om något av dessa villkor inte uppfylls vid de olika inloggningssätten visas ett felmeddelande vid inloggning. Kontakta den lokala Katalogansvariga/Huvudadministratören för hjälp Logga in Ange EK s inloggningsadress: Välj inloggningsmetod: etjänstekort eller engångslösenord via SMS.

16 REV: (75) Med etjänstekort Om en person har flera personposter görs en kontroll av vilka personposter som denne kan logga in med. Om en post är spärrad kommer en rödmarkerad text att visas. Observera att utseendet på rutan Bekräfta certifikat ser olika ut beroende på vilket operativsystem datorn har. Är man redan inloggad med kort på sin dator kommer man direkt till Startsidan. I annat fall anges pinkoden för e-tjänstekort för inloggning och klicka sedan på Jag legitimerar mig Med Engångslösenord (OTP) (Obs! Det tillkommer en kostnad vid varje inloggning med engångslösenord) Ange användarnamn (HSA-id) och lösenord (som finns på personposten i EK), och klicka på Logga in. Ett engångslösenord skickas då till det mobiltelefonnummer som finns angivet i EK under OTP SMS nummer. Skriv in engångslösenordet i rutan och klicka på Logga in Rollväljare En person som har flera personposter med administratörsbehörigheter får upp en rollväljare vid inloggning där man väljer vilken roll man vill logga in med. Därefter klickar man på Logga in Byt roll efter inloggning För att byta till en annan roll än den som valdes vid inloggning, klicka på Inställningar, längst upp till höger på startvyn. Klicka därefter på Välj roll och klicka på administratörsroll i listan Felaktigt lösenord/pinkod Om felaktigt lösenord/pinkod anges tre gånger vid inloggningsförsöket blir lösenordet/pinkoden spärrad. När detta händer måste SLL IT Servicedesk eller den lokala EK-administratören kontaktas för att spärren ska tas bort.

17 REV: (75) 4.2 Logga ut Klicka på ikonen Logga ut längst upp till höger i övre ramen. När du har klickat på Logga ut kommer informationen upp om att du är utloggad. För att Logga in igen, klicka på länken Det går även att logga ut genom att dra ut etjänstekortet ur kortläsaren, då stängs det aktuella fönstret ner automatiskt. Om administratören har varit inaktiv i mer än 30 minuter loggas man ut automatiskt. Två minuter innan det sker visas ett meddelande om varning och har då möjlighet att fortsätta arbeta. 4.3 Lösenord Lösenord är kopplat till Användar-id och används för inloggning mot EK (tillsammans med engångslösenord), WebCare, SAS (läkemedelsstatistik), Lärtorget. Lösenordet ska bestå av 6 12 tecken, varav minst fyra bokstäver (A Ö, a ö) och två siffror Ändra lösenord Leta upp den personpost som lösenordet ska ändras på, se avsnitt Sök. Klicka på menyval Accessroller och skriv in ett nytt lösenord i fältet Generellt lösenord genom att skriva över de åtta tecken som visas i rutan. Det går inte att se det gamla lösenordet utan man kan endast ge ett nytt lösenord. Klicka sedan på Spara eller Spara-Stäng. 4.4 Åtkomst till nationella tjänster via engångslösenord (OTP) Observera att det är förenat med en kostnad att använda engångslösenord. Kostnaden tas ut av HSA. För att få åtkomst/inloggning via engångslösenord krävs att följande är ifyllt på menyval Accessroller på personposten: Accessroll ska anges till Nationell roll. o Detta görs i rutan Välj roller. Välj Nationell roll i Välj domän, bocka i rutan Engångslösenord nationellt (Obs! extern kostnad tillkommer) Inloggningsmetoden ska anges till Engångslösenord och mobiltelefonnummer ska anges. o Detta görs i rutan Inloggningsmetoder genom att klicka i rutan Engångslösenord. o Ange mobiltelefonnummer i fältet för OTP SMS-Telefon Spara ändringarna genom att klicka på Spara eller Spara och stäng längst ner till vänster.

18 REV: (75) 5 Portalen Detta kapitel vänder sig till samtliga administratörer (förutom EK-rapportör och administratör av skyddad id). Portalen är uppdelad i olika ramar/vyer. Övre ramen Visar vyer för Start, Trädvy/Mina delträd, Sök, Framtida anställningar, Borttag och Självadministration. Till höger i den övre ramen finns Inställningar (med Välj roll, Visa dolda enheter) och Logga ut. 5.1 Start Är den vy som visas när man loggat in i EK. Här visas nyheter, länk till användarhandbok, information om SLL IT Servicedesk och möjlighet att skapa ett ärende till SLL IT Servicedesk, information om inloggad person och EK-förvaltningen. Längst till höger på sidan finns ett i som visar information om vilken webserver man är inloggad mot mm.

19 REV: (75) 5.2 Trädvy/Mina delträd Till vänster finns en trädvy där hela organisationsträdet visas, från Stockholms län och nedåt. I trädvyn visas organisationer/enheter/funktioner. I resultatvyn till höger visas objekt som är placerade en nivå under den organisation/enhet som har markerats i trädvyn. I resultatvyn visas både organisationer, enheter, funktioner och personer. För att ta sig ned i trädvyn, klicka på plustecknet framför enhetens namn.

20 REV: (75) 5.3 Sök Används för att hitta enskilda objekt genom att skriva in specifika sökord istället för att bläddra sig fram, t ex om man inte känner till var i trädstrukturen som ett objekt finns. I sökresultatet till höger visas valt sökresultat. Sökresultatet kan exporteras till datautdrag eller sparas.

21 REV: (75) 1. Välj vad som ska sökas: Generell, Enhet, Person, Funktion eller Administratör. 2. Välj varifrån sökningen ska ske genom att klicka på förstoringsglaset vid Sökbas och markera enheten i trädstrukturen. Klicka sedan på Välj. 3. Vill man exkludera enheter som man inte vill få med i sökningen klickar man på den överstrukna enhetsikonen, väljer vilka enheter man inte vill få med och klickar på lägg till. 4. Ange sökvillkor och klicka på Sök. Sökresultatet visas till höger. Endast träffar som direkt matchar det angivna sökordet visas. Ange ett jokertecken (*) före eller efter ordet, t ex karl* visar träff på Karl, Karl-Olov etc. 5. Man kan totalt få ut poster i ett sökresultat. 6. Genom att hålla musen över ett namn i sökresultatet ser man var personposten finns i organisationen. 7. Öppna aktuell post i sökresultatet genom att högerklicka och välj Redigera alternativt dubbelklicka på posten. 8. Sökresultatet kan exporteras till excel eller sparas för senare export. 9. Vid export av sökresultat är det obligatoriskt att välja vilka attribut man vill få med i resultatet. 10. Personnummer visas inte i sökresultat och går inte att exportera. 11. Har man gjort en sökning som inte innehåller några träffar och försöker exportera resultatet får man upp meddelandet Inget sökresultat att exportera. 5.4 Framtida anställningar Visar personer som har en framtida anställning. Dessa personer har ett startdatum på sin anställning som inte har passerats och posten är inaktiv i EK. När startdatum infaller blir personposten aktiv. Det går att redigera en personpost med framtida anställning. Högerklicka på personikonen och välj Redigera för att öppna personposten eller dubbelklicka på personraden. 5.5 Borttag Visar personer som har en avslutad anställning. Dessa personer har ett slutdatum på sin anställning som har passerats. - För att ta bort en person från Borttag, markera person/personer och klicka på knappen Bekräfta borttagning. - För att söka efter en person i borttagslistan, högerklicka på kolumnnamnet man vill söka i. - Det går inte att ta bort den sista personposten för en person på borttagslistan som har certifikatet (etjänstekortet) kvar. En informationsruta kommer upp om att det inte går att plocka bort posten innan certifikatet är borta och att man skall kontakta ORA administratören för borttag av certifikat. - Efter 35 dagar plockas personposter bort automatiskt från borttagslistan. De personer där det är deras sista personpost som finns på borttagslistan och som har certifikat kvar går det ett e- postmeddelande till ORA administratör om att certifikat måste plockas bort innan posten försvinner ur katalogen. När certifikatet är borttaget tas personposten bort från katalogen dagen efter.

22 REV: (75) 5.6 Självadministration Här kan man administrera en del av sina egna uppgifter. Alla som finns i EK, är en säker personpost och har ett etjänstekort eller ett OTP SMS-telefonnummer angett kan logga in till denna vy. Uppgifter som kan ändras är t ex om man vill att sin bild skall vara synlig eller ej (gäller de organisationer som har foto i katalogen), ändra titel, telefonnummer, adress och byta lösenord och OTP SMStelefonnummer. Obs! Har man flera personposter i EK, där man är administratör på en och inte på de andra får man bara upp personposten som man är administratör på.

23 REV: (75) 6 Enhet Detta kapitel vänder sig till Katalogansvarig, Huvudadministratör, Personadministratör, Lokal administratör och Behörighetsadministratör 6.1 Skapa enhet Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Huvudadministratör. Vid skapande av ny enhet skapas automatiskt ett HSA-id för den nyskapade enheten och synligheten sätts till Intranet och Extranet. Skapas en enhet med ett framtida startdatum blir enheten synlig tidigast det datum som angetts. I och med den funktionen kan all information på en enhet förberedas i förväg. Bläddra i trädyn till den plats där en ny enhet ska skapas. Högerklicka på enheten och välj Skapa Enhet. Ange namn på enheten och klicka på Skapa. Alternativet Redigera objekt efter skapande är förkryssat från början, men kan väljas bort. Om det är förkryssat kommer fönstret för den nya enheten öppnas efter att man klickar Skapa, läs mer om det under avsnitt Redigera enhet. Klicka på Avbryt för att ångra skapandet av enhet 6.2 Redigera enhet Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig, Huvudadministratör, Personadministratör och Lokal administratör. Samtliga egenskaper som kan registreras för enheter är uppdelade under olika menyval där olika egenskaper redigeras på olika sätt. De flesta är fält där ett önskat värde skrivs in, medan andra kräver val av ett värde ur en lista. Dessutom finns det några egenskaper som genereras automatiskt av EK och inte kan ändras av administratören, t ex HSA-id. Dessa fält är gråmarkerade. För att redigera en enhet ställer man sig på enheten i träd- eller resultatvyn och högerklickar och väljer redigera.

24 REV: (75) Formulär för enhet Menyval Enhet o Information Visar enhetens namn, kortnamn, HSA-id och Orgnummer. För enheter som har Domino/Exchange krävs att enheterna har ett kortnamn (max sex tecken) t ex LSF för Landstingsstyrelsens förvaltning. HSA-id genereras automatiskt när enhetsposten skapas. Orgnummer anges på organisationens toppenhet. (Kan inte ändras av Lokal administratör) o Publikt egennamn för allmänheten Det namn som visas för enheten på 1177 Vårdguiden. o Organisations-ID Prefix (vilken organisation, PA-system) som enheten tillhör och på numerisk del anger man enhetens kostnadsställe. En enhet kan ha flera organisations- ID, men ett organisations-id kan bara förekomma på en enhet. Organisations-ID avgör var i trädet en personpost som skapas via PA-synk hamnar. (Kan inte ändras av Lokal administratör) o Behörighetsstyrande Genom att markera en enhet som behörighetsstyrande visas det för andra administratörer att denna enhet inte får/bör flyttas eller tas bort. Enheten får då också en särskild symbol ( ) Det går att bocka i rutan Tillåt flytt och borttag, men det rekommenderas inte. Enhetens HSA-id är behörighetsstyrande i bl a WebCare. Kan inte ändras av Lokal administratör) o Vårdgivare Anges på organisationens toppenhet. (kan inte ändras av Lokal administratör) o Egennamn Markeras för att visa Organisationstillhörighet i Sök i EK och adressetiketter. Klicka i lämpliga kryssrutor. Tips: Tänk på hur ett brev skulle adresseras till enheten.

25 REV: (75) Genom att välja Kopiera dessa till person på enheten, ärver alla personposter under denna enhet samma egennamn som är markerat på enheten. Om det skapas nya personposter under enheten får de samma egennamn som enheten ovan om detta attribut är satt på enheten. Om en person flyttas från en enhet till en annan med attributet ärvt egennamn valt får personen ärva detta egennamn. o Synlig för Anger var information om objektet visas. Intranet synlig för anonyma sökningar mot Sök i EK. Extranet synlig för sökningar mot HSA från kommuner och andra landsting WebCare Information om att enheten används i WebCare. Om kryssrutan är markerad blir enheten automatiskt behörighetsstyrande. Internet/Allmänheten synlig för allmänheten via sökningar på 1177 Vårdguiden. Telefonkatalogen visas i telefonkatalogen på EK s hemsida. Mina vårdkontakter information om att enheten används i Mina Vårdkontakter. Om kryssrutan är markerad blir enheten automatiskt behörighetsstyrande. o Avvikande sorteringsordning används för att placera enheterna i en annan ordning än bokstavsordning, t ex om de administrativa enheterna ska komma före de vårdgivande. Skriv in en siffra från Observera att avvikande sorteringsordning är en prioriteringsordning, inte en placeringsordning. Om fyra enheter sätts med sorteringsordning 1 kommer de som nummer 1, 2, 3, och 4 i inbördes bokstavsordning. Enheten under samma enhet med sorteringsordning 2 hamnar då på plats 5. o Webb-länkar om enheten är markerad på rätt sätt för att synas i Sök i EK och 1177 Vårdguiden visas klickbara länkar till respektive sida här. o Datum om ett framtida startdatum sätts på en enhet är den dold fram till startdatum då den tänds upp. Enheter som ska tas bort efter en viss tid, t ex då deras avtal löper ut, finns möjligheten att lägga till ett slutdatum. Två veckor innan slutdatum infaller, skickas ett e-postmeddelande till alla administratör över enheten med information om att den snart kommer att tas bort. Då finns möjligheten att förlänga datumet om så krävs. Om ingenting görs kommer enheten och samtliga underenheter att tas bort (döljas) ur katalogen den dag då slutdatum infaller. Obs! Enheter som är en vårdenhet och som har medarbetaruppdrag kan man inte sätta slutdatum på. (Kan inte ändras av Lokal administratör)

26 REV: (75) Menyval Adress Är uppdelad i tre underflikar, Besöks-, Post- och Fakturaadress. Kartbilden hämtas utifrån vilken besöksadress som anges för enheten. o Besöksadress Besöksadressen ärvs från ovanliggande enhet om inget annat anges. Vill man ha en avvikande adress på en enhet väljer man Ersätt arv här och skriver in adressen som skall gälla för den enheten. Skall adressen gälla härifrån och nedåt i strukturen väljer man Kopiera till underliggande. Vill man att arvet skall stoppas härifrån och nedåt väljer man Stoppa arv här. Postort väljs från dropdownlista. Man kan även skriva in ortnamnet och val visas allteftersom orten skrivs in. Lokalitet ärvs från ovanliggande enhet likadant som besöksadress. Färdväg bör fyllas i med uppgifter om hur man tar sig till enheten (buss, t- bana, bil etc.) Kartbilden styrs av Besöksadressen och visas i Sök i EK och på 1177 Vårdguiden för var en enhet finns. Detaljerad beskrivning av hantering av ärvda attribut finns i avsnitt Hantering av ärvda attribut. o Postadress Postadress fungerar likadant som Besöksadress Internpost ska bockas i om enheten nås via internpost (de bruna internpostkuverten). o Fakturaadress Fakturaadress fungerar likadant som Besöksadress

27 REV: (75) Menyval Kontakt o Nummer här anges vilka olika typer av telefonnummer enheten har. Telefon- och Faxnummer ärvs från ovanliggande enhet om inget annat anges. Detta fungerar likadant som Besöksadress, Se menyval Adress. I Telefonnummerfältet går det att skriva in nationella kortnummer: 112, 1177, 11414, I fältet för Tjänstetelefon och Tjänstefax fylls de hemliga numren i, de nummer som inte får lämnas ut till allmänheten. Observera att dessa uppgifter ska fyllas i så långt det är möjligt eftersom bl a WebCare är helt beroende av dem. Dessa uppgifter visas inte på 1177 Vårdguiden. o Internet här finns uppgifter om e-postadress, internet- och intranätsidor.

28 REV: (75) Menyval Tider o Tid för dropin-besök utan tidsbokning tider då patienter kan komma utan att först boka tid. Fyll i dag från och till, start- och sluttid samt klicka på Lägg till. För att lägga till fler tider, t ex måndag torsdag 8-17 och fredag 8 12 upprepas proceduren. o Öppettider tider då patienter som bokat tid kan komma. o Telefontid tider då patienten kan ringa på det telefonnummer som angivits i fältet telefon. o Besökstid för anhöriga tider då anhöriga kan komma på besök. Menyval Vårdtyp

29 REV: (75) o Hantera vårdtyper Vårdtyperna är sorterade under Alla, Kommun, Landsting och Övriga. De kan även sorteras på respektive begynnelsebokstav. Vårdtyper används för att söka ut den typ av vård man är intresserad av, både på 1177 Vårdguiden och Sök i EK. De styr även behörigheter i WebCare och det är därför viktigt att man följer de regler som finns för vårdtyper och WebCare. WebCare har egna vårdtyper som börjar med Webcare. För att lägga till en vårdtyp väljer man vårdtyp och klickar på Lägg till. Det går att lägga till flera vårdtyper på en och samma enhet. För att ta bort en vårdtyp markerar man den i rutan Valda vårdtyper och sedan klickar man på Ta bort. Menyval Beskrivning o Här kan man presentera information om enheten som inte ryms i något annat attribut. För varje beskrivning går det att styra var informationen ska visas samt om den vid något särskilt datum ska raderas automatiskt. Två veckor innan slutdatum för beskrivningen skickas ett e-postmeddelande till alla administratörer över enheten. Varje beskrivning har en begränsning på 1000 tecken, förutom telefonkatalogen som endast har 175 tecken. Kryssar man i rutan Endast EK-admin blir alla andra rutor gråmarkerade och går inte att välja. Detta beskrivningsfält visas endast i EK admin. Det går inte att kopiera in text från ett Office-dokument till beskrivning. Man kan kopiera in texten t ex i Notepad och sedan in i beskrivningsfältet.

30 REV: (75) För att lägga till en beskrivning, klicka på lägg till. Sedan väljer man var beskrivningen skall vara synlig, skriver sin text och klickar på spara. Skall man ändra en befintlig text, kryssa i rutan före den beskrivningstext man vill ändra och klicka på redigera. När man har ändrat, klicka på spara. Menyval Info o Info visar när enhetsposten skapades, senast ändrades och av vem. o Ägarform talar om i vilken regi en verksamhet bedrivs, Kommun, Landsting/Region, privat, statlig eller övrigt. o Arbetsplatskod enhetens sifferkod hos Apoteket för att bl a följa upp kostnader på läkemedel. Arbetsplatskoder registreras i SLL s kodserver och synkroniseras med EK. Vissa etjänster som t ex Pascal kräver giltig arbetsplatskod för inloggning. o Foto här finns möjlighet att lägga till en bild för enheten, t ex en logotyp. Observera att bilden inte bör vara större än 50 kb. Klicka på Hantera bild och följ instruktionerna.

31 REV: (75) o Kombikakod kan endast editeras av Katalog- och Huvudadministratör. Kombikakod styr behörigheter i WebCare och om en kombikakod anges blir enheten automatiskt behörighetsstyrande. o Chef för enheten här visas vem som är chef för enheten. Möjligheten finns att lägga till och ta bort chef. Menyval Dölj attribut o Dolda attribut Här väljs vilka attribut för enheten som inte ska visas för system som hämtar sin information från EK. T ex kan man välja att dölja mobiltelefonnummer för Intranet. Detta innebär att mobiltelefonnumret inte syns via Sök i EK.

32 REV: (75) Menyval Accessroller o Domänroller Här anger man vilka systembehörigheter som skall vara valbara på enheten. o Valda roller - Här visas vilka systembehörigheter som är valbara på enheten. o Inloggningsmetoder Här anges på vilket sätt man kan logga in med i olika system. Menyval PA Synk Denna meny visas för Katalogansvarig o Undanta skapandet av personpost Här kan man ange om det är någon person, kostnadsställe eller anställningsform som inte skall skapas i EK. o Undanta skapandet av e-postadress Här kan man ange om det är någon person, kostnadsställe, anställningsform som inte skall få e-postadress.

33 REV: (75) Menyval Vårdenhet Vårdenhet anges på enhet som är en vårdenhet och har en verksamhetschef. o Bocka i kryssrutan vårdenhet o Ange vilken vårdgivare vårdenheten tillhör. o Ange vem som är verksamhetschef för vårdenheten. Detta fält kan inte lämnas tomt. o Pascal använder sig av kopplade enheter och kräver arbetsplatskod Menyval Beställarreferens Denna meny visas för Katalogansvarig och Behörighetsadministratör Endast för Läkemedelsförsörjningen o Beställarreferens - anges för enheten om det skall vara samma beställarreferens på alla godsmottagare under vårdenheten. o Fakturaadressat välj ur listan fakturaadress för vårdenheten.

34 REV: (75) Menyval Godsmottagare Denna meny visas för Katalogansvarig och Behörighetsadministratör. Endast för Läkemedelsförsörjningen. o Godsmottagare - anges genom att välja Lägg till. o I rutan Godsmottagare anger man förrådsnamn, GLN kod om enheten har en egen eller hämtar en från SLL s register, anger förrådets adress, postort, telefon, fax och e-post till kontaktperson för förrådet. Väljer typ av förråd, anger beställarreferens om det är en annan en den som är angiven på menyval beställarreferens och välj leveransmottagare. Menyval Adm. av

35 REV: (75) o Administratörer här visas vilka som är administratörer och varifrån personerna är administratörer. o Under rubriken applikationsroller visas vilka system administratörerna har administrations behörighet till. Klickar man på personens namn öppnas personens kontaktkort. Supportadministratörer och administratör av skyddad id visas inte i listan. Menyval Administratörer o Välj admintyp Här väljer man vilken administratörstyp personen skall ha. o Namn/HSA-id Sök upp personposten som skall vara administratör genom att söka på namn eller HSA-id och klicka på Sök. Administratörens namn och organisationstillhörighet visas. Markera namnet på den som skall vara administratör och klicka på Lägg till. Det går att lägga till fler administratörer på en och samma enhet. För att ta bort en administratör markerar man den och klickar på Ta bort.

36 REV: (75) Menyval Attribut o Alla attribut Här visas registrerad information för enheten. Menyval Historik o o o Visar historik på vad som är ändrat på enheten och av vem. Saknas historik visas texten Historik saknas på objektet. Genom att klicka på plustecknet framför namnet på den som har ändrat på posten får man upp information om vad som stod före ändringen och vad det är ändrat till.

37 REV: (75) 6.3 Ändra namn på enhet För att byta namn på en enhet, högerklicka på enheten i resultatvyn och välj Ändra namn. Skriv in det nya namnet och klicka på Fortsätt. 6.4 Flytta enhet Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Huvudadministratör. Observera att objekt endast ska flyttas i undantagsfall. Enheter bör heller inte flyttas eftersom de ofta styr behörigheter av olika slag. För att flytta en enhet, högerklicka på enheten i resultatvyn och välj Flytta. Då öppnas ett nytt fönster med hela organisationsträdet utvecklat till det ställe där objektet finns. Bläddra till den enhet som enheten ska placeras under genom att klicka på plustecknen i trädvyn. Markera den överliggande enheten genom att klicka på den, klicka sedan på knappen Fortsätt. 6.5 Ta bort enhet Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Huvudadministratör. Borttagning av enhet ska endast göras i undantagsfall eftersom de ofta styr behörigheter av olika slag. Ta bort en enhet genom att högerklicka på enheten i resultatvyn och välj Ta bort. För att avbryta borttag klicka på Avbryt. En borttagen enhet hamnar i enhetslimbo och ikonen i EK admin är gråmarkerad. De borttagna enheterna är synliga och modifierbara i EK admin av Katalog- och Huvudadministratör, som också kan återskapa en borttagen enhet vid ett senare tillfälle på samma plats i trädet. Observera att för behörighetsstyrande enheter, delträd (d v s enheter med underliggande objekt) eller enheter med en eller flera administratörsgrupper visas inte valet Ta bort. Om en sådan enhet behöver tas bort måste rutan Tillåt flytt och borttag kryssas i på enhetsposten och alla administratörer tas bort från enheten.

38 REV: (75) 6.6 Vårdgivare Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Behörighetsadministratör. Vårdgivare anges på organisationens toppenhet i trädstrukturen. Detta görs genom att ange organisationsnummer och markera kryssrutan Vårdgivare, på menyval Enhet. Klicka sedan på Spara Avmarkera en enhet som Vårdgivare För att avmarkera en enhet som vårdgivare krävs att ingen enhet under vårdgivaren i trädstrukturen är angiven som vårdenhet tillhörande den aktuella vårdgivaren eller har medarbetaruppdrag skapade.

39 REV: (75) 6.7 Vårdenhet Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Behörighetsadministratör Markera en enhet som vårdenhet För att kunna ange en enhet som vårdenhet måste organisationens toppenhet vara angiven som vårdgivare och ha ett organisationsnummer. Genom att ange en enhet som vårdenhet öppnas möjligheterna att ange tillhörande vårdgivare, verksamhetschef samt eventuella kopplade enheter. En vårdenhet kan endast ha en verksamhetschef (person) men en person kan vara verksamhetschef för flera vårdenheter. - Markera rutan Vårdenhet. - Ange vilken Vårdgivare som vårdenheten tillhör genom att klicka på Ändra. Sök upp enheten som är utsedd som vårdgivare. Sökning kan ske på hela eller delar av enhetens namn eller HSA-id. Markera den aktuella vårdgivaren och klicka på Ok. Klicka på Avbryt för att avsluta utan att ändra vårdgivare. - Välj verksamhetschef genom att klicka på Ändra Sök upp personen som ska anges som verksamhetschef. Verksamhetschefen kan sökas både i EK och i HSA. Markera aktuell person och klicka på Ok. Klicka på Avbryt för att avsluta utan att ändra verksamhetschef. För att ändra till en annan verksamhetschef klicka på Ändra och sök upp en ny person och ange som verksamhetschef. Söker man efter en person som inte

40 REV: (75) finns får man meddelandet Inga pesoner hittade med det sökvillkoret Koppla enheter som tillhör en vårdenhet När en enhet kopplas till en vårdenhet kopplas arbetsplatskoden och vårdenheten samman. Det kan behövas om arbetsplatskoden endast gäller en viss del av vårdenhetens verksamhet och därmed är placerad på en annan enhet. - Koppla enheter till en vårdenhet genom att klicka på Lägg till. Sök bland de enheter som finns under aktuell Vårdgivare. Markera en eller flera enheter och klicka på Lägg till Ta bort kopplad enhet från Vårdenhet Ta bort en kopplad enhet genom att markera enheten i listan bland de kopplade enheterna och klicka på Ta bort. Observera att det endast går att ta bort en enhet i taget Avmarkera en enhet som Vårdenhet För att kunna avmarkera en enhet som vårdenhet krävs att samtliga kopplade enheter har tagits bort från vårdenheten, se avsnitt Ta bort kopplad enhet från Vårdenhet. Dessutom får inte enheten som ska avmarkeras som Vårdenhet ha några medarbetaruppdrag eller godsmottagare.

41 REV: (75) Öppna den aktuella enheten och välj menyval Vårdenhet. Ta bort bocken i rutan för Vårdenhet, klicka sedan på Spara, se bild avsnitt Ta bort kopplad enhet från Vårdenhet.

42 REV: (75) 7 Funktion Detta kapitel vänder sig till Katalogansvarig, Huvudadministratör, Personadministratör och Lokal administratör. 7.1 Skapa funktion Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Huvudadministratör. Bläddra i trädvyn till den plats där en ny funktion ska skapas. Högerklicka på enheten och välj Skapa Funktion. Ange namn på funktionen och klicka på Skapa. Alternativet Redigera objekt efter skapande är förkryssat från början, men kan väljas bort. Om det är förkryssat kommer fönstret för den nya funktionen att öppnas efter att man klickat på Skapa, läs mer om det under avsnitt Redigera funktion. Klicka på Avbryt för att ångra skapandet av funktion. 7.2 Redigera funktion Samtliga egenskaper som kan registreras för funktioner är uppdelade i olika menyval där olika egenskaper redigeras på olika sätt. De flesta är fält där ett önskat värde skrivs in, medan andra kräver att ett värde väljs ur en lista. Dessutom finns det några egenskaper som genereras automatiskt av EK och inte kan ändras av administratören, t ex HSA-id. Dessa fält är gråmarkerade Formulär för funktion Menyval Funktion o Information här visas funktionens namn och HSA-id. HSA-id genereras då funktionen skapas. o Synlig för här anges var information om objektet ska visas. Intranet synlig för anonyma sökningar mot Sök i EK. Extranet synlig för sökningar mot HSA från kommuner och andra landsting. Internet/Allmänheten synlig för allmänheten via sökningar på 1177 Vårdguiden. Observera att funktioner inte visas på Internet. Telefonkatalogen visas i telefonkatalogen på EK s hemsida. o Egennamn för att markera organisationstillhörighet, t ex för att visa i Sök i EK eller i adressetiketter, klickas lämpliga rutor i. Tips: Tänk på hur ett brev skulle adresseras till funktionen. o Avvikande sorteringsordning används för att placera funktionerna i en annan ordning än bokstavsordning, t ex om de administrativa funktionerna ska komma före de vård-

43 REV: (75) givande. Skriv in en siffra från Observera att avvikande sorteringsordning är en prioriteringsordning, inte en placeringsordning. Om fyra funktioner sätts med sorteringsordning 1 kommer de som nummer 1, 2, 3 och 4 i inbördes bokstavsordning. Funktionen under samma enhet med sorteringsordning 2 hamnar då på plats 5. Menyval Adress Besöksadress fungerar likadant som för enhet, se avsnitt Besöksadress. Postadress fungerar likadant som för enhet, se avsnitt Postadress. Menyval Kontakt

44 REV: (75) o Nummer här anges vilka olika typer av telefonnummer funktionen har. I fältet för Tjänstetelefon fylls de hemliga numren i, de nummer som inte får lämnas ut till allmänheten. Observera att dessa uppgifter ska fyllas i så långt det är möjligt eftersom bl a WebCare är helt beroende av dem. Telefon- och Faxnummer ärvs från ovanliggande funktion om inget annat anges. Detta fungerar likadant som Besöksadress, Se Menyval Adress. o Internet - här finns uppgifter om e-postadress, internet- och intranätsidor. o Datum för funktioner som ska tas bort efter en viss tid, t ex då deras avtal löper ut, finns möjligheten att lägga till ett slutdatum. Två veckor innan slutdatum infaller skickas ett e-postmeddelande till alla administratörer över funktionen med information om att den snart kommer att tas bort. Då finns möjligheten att förlänga datumet om så krävs. Om ingenting görs kommer funktionen tas bort ur katalogen den dag då slutdatum infaller. Menyval Info o Info visar när funktionsposten skapades, när den senast ändrades och vilken administratör som gjorde ändringen. o Foto här finns möjlighet att lägga upp en bild för funktionen, t ex en logotyp. Observera att bilden inte bör vara större än 50 kb. Klicka på Hantera bild och följ instruktionerna. Menyval Beskrivning Menyval Beskrivning är densamma som för enhet, se avsnitt Menyval Beskrivning. Menyval Historik Menyval Historik är densamma som för enhet, se avsnitt Menyval Historik. Menyval Attribut Menyval Attribut är densamma som för enhet, se avsnitt Menyval Attribut. Menyval Adm. av Menyval Adm. av är densamma som för enhet, se avsnitt Menyval Adm. av. Menyval Dölj attribut Menyval Dölj attribut är densamma som för enhet, se avsnitt Menyval Dölj attribut.

45 REV: (75) 7.3 Ändra namn på funktion Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Huvudadministratör. För att byta namn på en funktion, högerklicka på funktionen i resultatvyn och välj Ändra namn. Skriv in det nya namnet och klicka på Fortsätt. 7.4 Flytta funktion Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Huvudadministratör. Observera att objekt endast ska flyttas i undantagsfall. För att flytta en funktion, högerklicka på funktionen i resultatvyn och välj Flytta. Då öppnas ett nytt fönster med hela organisationsträdet utvecklat till det ställe där objektet finns. Bläddra till den enhet som funktionen ska placeras under genom att klicka på plustecknen i trädvyn. Markera den överliggande enheten genom att klicka på den, klicka sedan på knappen Fortsätt. 7.5 Ta bort funktion Detta avsnitt vänder sig till Katalogansvarig och Huvudadministratör. Ta bort en funktion genom att högerklicka på funktionen i resultatvyn och välj Ta bort. Klicka på Avbryt för att ångra borttag av funktionen. En borttagen funktion försvinner helt ur katalogen.

46 REV: (75) 8 Person Detta kapitel vänder sig till Katalogansvarig, Huvudadministratör, Personadministratör, Behörighetsadministratör, Medlemsadministratör och Lokal administratör. 8.1 Skapa person Detta avsnitt vänder sig endast till Katalogansvarig, Huvudadministratör och Personadministratör. De flesta personposter skapas via PA-systemet och kommer in i EK via en PA-synk. Dock behöver några personer läggas upp manuellt i EK, t ex konsulter och utländska medborgare. Skapande av utländska medborgare finns särskilda rutiner framtagna, se Om en person skapas med ett framtida startdatum blir personposten synlig tidigast det datum man anger. Dock är personposten synlig för behörig administratör omgående. I och med den funktionen kan man förbereda allting på en person i förväg. Oavsett vilken typ av personobjekt som skapas, se avsnitt Skapa person med personnummer/samordningsnummer, är alltid rutan Redigera objekt efter skapande ifylld vilket innebär att detaljkortet för personposten öppnas efter att man klickat på Skapa, läs mer under avsnitt Redigera person. Om redigering av personposten inte ska ske direkt efter skapandet klickas bocken bort. Då stängs det öppna fönstret och resultatvyn visas återigen efter skapandet av personposten. Klicka på Avbryt för att ångra skapandet av person Skapa person med personnummer/samordningsnummer Bläddra i trädvyn till den plats där personposten ska skapas. Högerklicka på den enhet i trädvyn eller resultatvyn där personposten ska skapas och välj Skapa Person. Ange personnummer/samordningsnummer och klicka på Slå upp person. Kontroll mot Skatteverket görs och något av följande alternativ sker: 1. Personens namn, som det står i Skatteverket, visas. Fyll i startdatum (lämna tomt för dagens datum) och slutdatum. Slutdatum måste anges med max 13 månader framåt. Klicka på Skapa. 2. Personnumret är felaktigt. Felmeddelande: Felaktigt person- eller samordningsnummer XXXXXXXXXX visas. 3. Personnumret/samordningsnumret är avregistrerat hos Skatteverket. Felmeddelande: Personen med angivet id är avregistrerad hos skatteverket och kan inte registreras i EK 4. Personnumret/samordningsnumret finns inte i Skatteverket. Felmeddelande: Objekt med SSN xxxxxxxxxxxx finns inte i persondatabasen. 5. Personnumret finns redan i katalogen. En ruta visas med frågan om en kopia ska skapas, se av-

47 REV: (75) snitt Skapa kopia av person Skapa person med skyddade personuppgifter Person med skyddade personuppgifter skapas likadant som vanliga personposter via PA-synk eller manuell hantering. Vid skapandet ser man inte att personen har skyddade personuppgifter. När en person med skyddade personuppgifter har skapats går det ett e-postmeddelande till utsedda administratörer med information om att en person med skyddade personuppgifter har skapats Loggning av personposter med skyddade personuppgifter När en administratör öppnar upp en personpost som har skyddade personuppgifter loggas det i en tabell. Vilken personpost som är öppnad och vilken person som har öppnat upp personposten Skapa utländsk person Bläddra i trädvyn till den plats där personposten ska skapas. Högerklicka på den enhet i trädvyn eller resultatvyn där personposten ska skapas och välj Skapa Person utländsk. Fyll i namnuppgifter, födelsedatum, nationalitet, passnummer, giltighetstid för pass samt start- och slutdatum. Lämna tomt i startdatum för dagens datum. Slutdatum måste anges med max 13 månader framåt. Klicka på Skapa för att skapa personposten. En kontroll av namn och födelsedatum görs mot limbo för att se om personen har funnits tidigare i katalogen. Finns den i limbo återskapas den personposten. Personuppgifter behöver intygas manuellt på utländska personposter genom att klicka i knappen intyga personuppgifter och spara.

48 REV: (75) När personuppgifterna är intygade och sparade har personen fått fullständigt namn. Eftersom att utländska personposter inte är registrerade med personnummer är siffran 1 inte tänd. Fyll i övriga uppgifter och intyga anställning och spara för att posten skall bli en säker personpost Skapa utländsk person som har fått person-/samordningsnummer Utländsk person som har fått person- /samordningsnummer skapas likadant som vanliga personposter. Överensstämmer numret med utländsk personposts födelsedatum, för- och efternamn får man upp ett meddelande som talar om att det finns ett antal utländska personer som matchar det inmatade person- /samordningsnumret. Välj den personpost som överensstämmer och klicka på gå vidare. Då är den befintliga utländska personposter ihopkopplad med den nya personposten. Finns person-/samordningsnummer i limbo sedan tidigare rensas den personposten bort.

49 REV: (75) Ändra namn på utländsk personpost För att ändra namn på en utländsk personpost behöver man avintyga anställning och spara. Då blir fälten Efternamn, mellannamn, initial och tilltalsnamn skrivbara. När man har skrivit in det nya namnet intygar man personuppgifterna igen och sparar Skapa kopia av person När en person skapas med ett personnummer som redan finns någonstans i EK visas meddelandet Det finns ett antal personposter med angivet personnummer i trädet. Vill du skapa en kopia av dessa med samma HSA-id där du står? Klicka på Ja eller Nej beroende på om kopia av personposten ska skapas eller inte. När en kopia skapas kopieras personens namn, personnummer, HSA-id och e-postadress (om kopian är på samma e-postdomän som originalposten) till den nya posten. Övrig information kopieras inte. Länkar (se även) mellan de båda personposterna skapas automatiskt Ta över PA-synkade personposter PA-synkade personposter som har passerat slutdatum kan göras om till manuella personposter. Genom att gå på skapa person på samma enhet som den dolda personposten finns får man upp en dialogruta där man får välja om man vill ta över ansvaret för denna personpost från PA-systemet. 8.2 Redigera person Samtliga egenskaper som kan registreras för personer är uppdelade i olika menyval där olika egenskaper redigeras på olika sätt. De flesta är fält där ett önskat värde skrivs in, medan andra kräver att ett värde väljs ur en lista. Dessutom finns det några egenskaper som genereras automatiskt av EK och inte kan ändras av administratören, t ex HSA-id. Dessa är gråmarkerade.

50 REV: (75) Formulär för person Menyval Person o Personligt - innehåller uppgifter om namn, personnummer, HSA-id. Namnuppgifterna är hämtade från Skatteverket och fullständigt namn är personens samtliga namn som finns hos Skatteverket. Personnummer är det som angavs vid registreringen och HSAid genererades då personposten skapades. Dessa uppgifter är inte möjliga att editera. Statusstegen visar vilken status personposten har och här intygar man anställning för en manuellt skapad personpost. o Se även - om personen finns på andra ställen i katalogen visas det länkar till de andra posterna. o Avvikande sorteringsordning används för att placera personerna i en annan ordning än bokstavsordning. T ex om en avdelningschef som heter Ölund ska stå först i listan eller om sekreterarna skall komma före läkarna. Avvikande sorteringsordning är en prioritetsordning, inte placeringsordning. Skriv in en siffra från 1-99, om fyra personer sätts med sorteringsordning 1 kommer de som nummer 1, 2, 3 och 4 i inbördes bokstavsordning. Personen under samma enhet med sorteringsordning 2 hamnar då på plats 5. o Anställning (kan ej redigeras av Lokal administratör) här visas information om personens anställningstid, organisations-id och anställningsform. Start- och slutdatum läggs till när posten skapas. Dessa värden kan redigeras om personen är manuellt skapad. I annat fall styrs fälten via PA-synk. Organisations-id är det kostnadsställe personen har sin anställning på. Detta kommer via PA-synk. För manuellt skapade personposter kan administratören editera detta fält. Anställningsform anger vilken anställning personen har, t ex tillsvidareanställning. Detta kommer via PA-synk. Manuellt skapade personposter kan administratören redigera med hjälp av en drop-down lista.

51 REV: (75) o Synlig för här anges var information om objektet ska visas Intranet synlig för anonyma sökningar mot Sök i EK. Extranet synlig för sökningar mot HSA från kommuner och andra landsting. Internet/Allmänheten synlig för allmänheten via sökningar på 1177 Vårdguiden. Personer som visas för Internet/Allmänheten ska själva ge sitt samtycke till det och fyller i blanketten Medgivande Publicering personuppgifter på Internet som finns på EK s hemsida. Telefonkatalog visas i telefonkatalogen på EK s hemsida. o Egennamn för att markera organisationstillhörighet, t ex för att visa i Sök i EK eller i adressetiketter, klicka i lämpliga rutor. Tips: Tänk på hur ett formellt brev skulle adresseras till personen. o Närmaste chef visar namnet på personens närmaste chef där namnet är länkat till personposten för närmaste chef. Menyval Titel o Titel beskriver vad en person arbetar med. När en personpost får en anställningstitel via PA-synk eller manuell hantering kopieras anställningstiteln till titelfältet, som sedan är möjligt att redigera. Flera titlar kan anges. o Anställningstitel beskriver vilken titel personen har i sin anställning i PAsystemet t ex Assistent, Sjuksköterska. Anställningstitel kan inte ändras på en PA-synkad post utan måste ändras i PA-systemet. Om personposten är manuellt skapad hämtar man anställningstitel från knappen Ändra och välj titel ur listan. Anställningstiteln kopieras över till titelfältet. Anställningstitel går inte att ändra på en säkrad (intygad anställnig) personpost.

52 REV: (75) o Uppdragsroll används för behörighetsstyrning i PSLL. För personer som kommer via PA-systemet sätts uppdragsroll utifrån uppgifterna i PA. För manuellt säkrade personer sätt uppdragsroll utifrån det val av anställningstitel som görs i rutan Anställningstitel. För att lägga till en uppdragsroll, välj i rullistan och klicka på Lägg till. För att ta bort en uppdragsroll, markera rollen och klicka på Ta bort. Personposten måste vara säkrad (intygad anställning) för att kunna lägga till uppdragsroll. (Kan ej ändras av Lokal administratör) o Chefskod hämtas från PA-systemet. I detta fält kommer det visas om personen har lednings- och funktionsansvar. o Skyddad yrkestitel hämtas från Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP). Skyddad yrkestitel är en sammanslagning av fyra olika nivåer på skydd av yrkestitlar för vårdpersonal som fastslås i lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område (1998:531). Skyddet för yrkestiteln innefattar inte någon har rätt att utöva yrket, utan endast en ensamrätt till de yrkestitlar som omfattas av lagen. Gemensamt för samtliga är att de antingen kräver en legitimation eller en viss utbildning. o Specialistkompetens hämtas från Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP). Beskriver vilken specialistkompetens en läkare har. o Förskrivarkod (kan adm av Medlemsadministratör) hämtas från Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP). Alla legitimerade förskrivare har en personlig förskrivarkod som består av sju siffror. Den visas inte i EK utan det står Personlig förskrivarkod. Saknar personen en personlig förskrivarkod kan man ange en gruppförskrivarkod. Menyval Certifikat o Här visas information om vilka certifikat personen har på sitt/sina etjänstekort och giltighetstid för certifikatet/certifikaten.

53 REV: (75) Menyval Adress Besöksadress fungerar likadant som för enhet, se avsnitt Besöksadress. Postadress fungerar likadant som för enhet, se avsnitt Postadress. Menyval Kontakt

54 REV: (75) o Telefonnummer här anges vilka olika typer av telefonnummer personen har. Ärvda telefonnummer fungerar som ärvda adressuppgifter. I fälten för Tjänstetelefon och Tjänstefax fylls de hemliga numren i, som inte får lämnas ut till allmänheten. Observera att dessa uppgifter ska fyllas i så långt det är möjligt eftersom bland annat WebCare är helt beroende av dem. Dessa uppgifter visas inte på 1177 Vårdguiden. SMS-telefon är inte synlig på menyval Attribut, eller i vid exportera sökning. I sökarfältet går det att skriva in kortnummer. o Internet här finns uppgifter om e-postadress, internet- och intranätsidor. E-postfältet ser olika ut beroende på om enheten använder Dominos/Exchanges e-postsystem eller inte. En person som är administratör kan man inte ta bort e-postadressen på. E-posthantering Domino/Exchange E-postadressen skapas automatiskt när en personpost kommer in via PAsynk och dominoegenskap sätts utifrån inställningar i PA-synk. E-postkontot blir aktivt 10 dagar innan startdatum och inaktivt dagen efter slutdatum på personposten. Skapar man en personpost manuellt skapas e-postadressen när man väljer Webbklient- eller Klientanvändare. Adressen skapas enligt huvudregeln fornamn.efternamn@maildoman.se. Om personen har mellannamn skapas e-postadressen fornamn.mellannamn-efternamn@maildoman.se. Om personen har ändrat namn i Skatteverket uppdateras det automatiskt i EK och det skapas en ny e-postadress. Den gamla adressen flyttas till mailalias och/eller dominolimbo. Har personen flera personposter under samma organisation kan administratören själv ändra vilken av posterna som e-postadressen skall vara aktiv på genom att gå in på personposten som den inte är aktiv på och ändra den till aktiv. När en person har flera personposter och posten som har aktiv e- postadress hamnar på borttagslistan flyttas e-postadressen över till den aktiva personposten. Personposten är dold, men e-postadressen är aktiv. Sedan skapas det en aktiv personpost och då flyttas e-postadressen över till den aktiva posten och den dolda posten blir annan personpost aktiv. När en person är undantagen för skapande av e-postadress, ex via anställningsform, skapas det ingen e-postadress. Sedan får personen ex en ny anställning som inte är undantagen, då skapas det en e-postadress. När en person ex har en anställningsform som inte är undantagen för skapande av e-postadress, skapas det en e-postadress. Sedan får personen ex en ny anställning som är undantagen för skapande av e-postadress, då har personen kvar sin e-postadress. E-posthantering Folktandvården E-postadressen skapas automatiskt när en personpost kommer in via PAsynk. Skapar man en personpost manuellt skapas e-postadressen när man väljer Webbklient- eller Klientanvändare. Adressen skapas enligt huvudregeln fornamn.efternamn@maildoman.se. Om personen har mellannamn skapas e-postadressen fornamn.mellannamn-efternamn@maildoman.se. Om personen har ändrat namn i Skatteverket uppdateras det automatiskt i EK och det skapas en ny e-postadress. Den gamla adressen flyttas till mailalias och/eller dominolimbo. E-posthantering Gotland E-postadressen levereras med i PA-synkfilen. E-posthantering Övriga E-postfältet är skrivbart för att lägga in en e-postadress.

55 REV: (75) Menyval Tider o Menyval Tider är densamma som för enhet, se avsnitt Redigera enhet. Menyval Beskrivning o Menyval Beskrivning är densamma som för Enhet, se avsnitt Redigera enhet. Menyval Info o Info visar när personposten senast ändrades och vilken administratör som ändrade den. Det finns en del specialanvändare (t ex pu_adm_proc, rem_per_proc) som visar att automatiska förändringar gjorts. o Kombikakod för en personpost används främst för privata vårdgivare. o Språkkompetens anger vilket/vilka språk personen behärskar tillräckligt bra för att kunna ta emot patienter på detta språk. Personen ska ge sitt samtycke till detta. Välj språk och klicka därefter på Lägg till. Möjlighet finns att lägga till flera språkkompetenser. o Foto Här visas fotot som finns på etjänstekortet. Vill en person inte att fotot skall visas, går det att dölja. o Skapad Visar när personposten är skapad och av vem. Menyval Dölj attribut o Menyval Dölj attribut är densamma som för enhet, se avsnitt Redigera enhet. Menyval Förändringsinfo Här visas information om förändringar på personposten som skett via PA-synkprocessen tillsammans med datum då förändringen är gjord. Observera att det endast är de senaste 35 dagarna som visas här.

56 REV: (75) Menyval Adm. Över Menyval visas endast om personposten är administratör i EK och är endast tillgänglig för Katalogansvarig och Huvudadministratör. Här visas vilken/vilka administratörstyper personen har tilldelats och även vilka delträd som personen är behörig att administrera. Menyval Adm. av o Menyval Adm. av är densamma som för enhet, se avsnitt Redigera enhet. Menyval Accessroller o Användare Användar-id består av de fyra sista tecknen i HSA-id. När en personpost skapas sätts Användar-id automatisk och används för att få behörighet till olika system, t ex WebCare, EK och inloggning via engångslösenord. Läs mer om Lösenord under avsnitt Lösenord. Här visas också information om när lösenordet senast ändrades och vem som gjorde det. o Inloggningsmetoder kryssa i rutan för de inloggningsmetoder personen ska ha tillgång till. Flera inloggningsmetoder kan väljas. Vid val av engångslösenord skall även ett mobilnummer anges i fältet OTP SMS-telefon. OTP SMS-numret kopieras över till personens andra personposter. Registrerar man ett utländskt mobilnummer skall det inledas med + före landsnummer. Mobilnummer får max innehålla 32 tecken.

57 REV: (75) o Valda roller visar vilka behörigheter personen har fått, t.ex. Uppdatera vårdinformation i WebCare. För att ändra detta klicka på knappen Ändra. Nytt fönster öppnas. Välj domän och sedan roll personen skall ha t.ex. Web- Care, uppdatera vårdinformation och klicka på stäng. o Info här visas när personen senast var inloggad i något av systemen som använder EK s användar-id, om kontot spärrats av EK-administratör eller blockerats av annat system, när och varför. Det är i denna ruta som EK-administratör spärrar en användare eller häver en blockering och anger orsak till spärren/hävningen av blockeringen. Menyval Attribut o Alla attribut - här visas registrerad information för personen, utom personnummer, accessroller och användar-id. Detta formulär kan ses av alla administratörer, oavsett om de har behörighet över personposten eller inte.

58 REV: (75) 8.3 Flytta person Detta avsnitt vänder sig endast till Katalogansvarig, Huvudadministratör och Personadministratör. Flytta person ska endast göras i undantagsfall och kan endast göras för manuellt skapade poster. Personposter som hanteras via PA-synk flyttas automatiskt då deras kostnadsställe ändras i PA eller sätts på annan enhet i EK. För att flytta en person, högerklicka på personen i resultatvyn och välj Flytta. Då öppnas ett nytt fönster med hela organisationsträdet. Bläddra till den enhet som personen ska placeras under genom att klicka på plustecknen i trädvyn. Markera enheten genom att klicka på den, då visas enhetens namn i rutan vid Flyttas hit. klicka sedan på knappen Fortsätt. För att flytta en personpost mellan olika maildomäner, ex från domino till en enhet som inte har domino måsta man först ta bort e- postadressen innan det går att flytta pesonposten. Är det inte gjort kommer det upp ett meddelande. 8.4 Ta bort person Detta avsnitt vänder sig endast till Katalogansvarig, Huvudadministratör och Personadministratör Det är endast manuellt upplagda personposter som kan tas bort manuellt. Personposter som hanteras via PA-synk går inte att ta bort manuellt. För att en PA-synkad personpost skall tas bort från katalogen får man kontakta personalhandläggare och be att de justerar uppgifterna i PA-systemet Ta bort person från trädstrukturen För att ta bort en personpost söker man upp den i trädstrukturen högerklicka på personen i resultatvyn och välj Ta bort. Bekräfta borttaget genom att klicka på Fortsätt. Då blir personposten dold/spärrad, men finns kvar i katalogen. Personposter som tas bort raderas inte ur katalogen utan finns kvar men: Döljs (endast synlig för behöriga administratörer). Spärras (kan inte logga in i några system som använder EK för behörigheter). Placeras i borttagslistan med namn och datum när posten togs bort.

59 REV: (75) Ta bort person från borttagslistan För att ta bort en personpost permanent från katalogen görs på borttagslistan. Markera den/de personposter som skall tas bort och klicka på Bekräfta borttagning. Obs! - Det går i dagsläget inte att ta bort en utländsk personpost från borttagslistan. - Det går inte att ta bort den sista personposten för en person på borttagslistan som har certifikatet (etjänstekortet) kvar. En informationsruta kommer upp om att det inte går att plocka bort posten innan certifikatet är borta och att man skall kontakta ORA administratören för borttag av certifikat. Efter 35 dagar plockas personposter bort automatiskt från borttagslistan. De personer där det är deras sista personpost som finns på borttagslistan och som har certifikat kvar går det ett e-postmeddelande till ORA administratör om att certifikat måste plockas bort innan posten försvinner ur katalogen. När certifikatet är borttaget tas personposten bort från katalogen dagen efter.

60 REV: (75) 9 Medarbetaruppdrag Detta kapitel vänder sig till Katalogansvarig, Behörighetsadministratör och Medlemsadministratör. Medarbetaruppdrag används för att ge behörighet till olika system. Ett medarbetaruppdrag kan användas till flera tjänster. Flera rättigheter kan läggas in på samma medarbetaruppdrag, så länge syftet och berörda personer är desamma. Medarbetaruppdrag skapas på enhet som är angiven som vårdenhet. Nuvarande etjänster inom SLL använder sig av medarbetaruppdrag: Medarbetaruppdrag Rättigheter Tjänst: Ändamål: Aktivitet: Informationstyp: Omfång: e-dos/pascal Vård och behandling Behöver ej anges Behöver ej anges Behöver ej anges Elektroniskt sjukintyg (e-mu) Vård och behandling Behöver ej anges Behöver ej anges Behöver ej anges Nationell patientöversikt (NPÖ) Vård och behandling Läsa Alla SJF NPÖ/Säkerhetstjänster (spärr- och loggadministratörer) Administration Behöver ej anges Behöver ej anges Behöver ej anges Infektionsverktyget Kvalitetssäkring Behöver ej anges Behöver ej anges Behöver ej anges Läkemedelsbeställning Se särskild manual 9.1 Krav i EK Admin för medarbetaruppdrag Detta avsnitt vänder sig endast till Katalogansvarig och Behörighetsadministratör. För att kunna skapa medarbetaruppdrag i EK måste följande finnas angivet: 1. Vårdgivare - Anges på organisationens/kommunens toppenhet, se avsnitt Redigera enhet. För att kunna pekas ut som en vårdgivare krävs att det finns ett organisationsnummer angivet på enheten i EK. 2. Vårdenhet - En organisation eller en enhet tilldelas rollen vårdenhet, ange vårdgivare, verksamhetschef och ev kopplade enheter, se avsnitt Redigera enhet. 9.2 Skapa medarbetaruppdrag Detta avsnitt vänder sig endast till Katalogansvarig och Behörighetsadministratör. Bläddra i trädvyn till den plats där medarbetaruppdraget ska skapas. Högerklicka på enheten och välj Skapa Medarbetaruppdrag.

61 REV: (75) Ange uppdragsnamn för medarbetaruppdraget i två fält: Ex Vård och behandling i det första fältet. Vårdenhetens namn är automatiskt ifyllt i det andra fältet. Ange ändamål ex Vård och behandling 3 i listan. Klicka på Skapa för att spara medarbetaruppdraget. Klicka på Avbryt för att ångra skapandet av medarbetaruppdrag. Alternativet Redigera objekt efter skapande är förkryssat från början, men kan väljas bort. Om det är förkryssat kommer fönstret för det nya medarbetaruppdraget att öppnas efter att man klickar Skapa, läs mer om det under avsnitt Redigera medarbetaruppdrag. 9.3 Redigera medarbetaruppdrag Detta avsnitt vänder sig endast till Katalogansvarig och Behörighetsadministratör. Menyval Medarbetaruppdrag o Ändamål visar ändamålet med medarbetaruppdraget. Välj ett ändamål från listan med angivna alternativ för att ändra ändamål med medarbetaruppdraget. o Beskrivning här visas information om medarbetaruppdraget. Texten kan användas för eget bruk. o Rättigheter här visas rättigheterna för medarbetaruppdraget. 3 Ändamålet Vård och behandling krävs för bland annat etjänsten Pascal. Ändamålet kan vara annat för andra typer av tjänster.

62 REV: (75) Utöka rättigheter för medarbetaruppdrag genom att klicka på knappen Lägg till för att utöka rättigheterna för medarbetaruppdraget. Markera respektive Aktivitet, Informationstyp och Omfång genom att klicka på aktuell rad i fönstret som visas. - Om en enhet saknas i listan för omfång kan den läggas till genom att klicka på knappen Lägg till enhet. Skriv in hela eller delar av namnet eller HSA-id och klicka på knappen Sök. Markera aktuell enhet i listan och klicka sedan på knappen Lägg till. - Klicka på Spara. För att ångra påbörjade ändringar klicka på Avbryt, då stängs fönstret Sätt rättigheter. För att ta bort en angiven rättighet markera den aktuella rättigheten och klicka på Ta bort. Menyval Medlemmar (Kan även administreras av medlemsadministratör) Här visas alla personer som är kopplade till medarbetaruppdraget. I kolumnen ändrad visas om personen har flyttats eller tagits bort ur katalogen, dock undantag om personen är hämtad från den nationella HSA-katalogen. För dessa visas ingen information om posten har flyttats eller tagits bort. En person som läggs till ett medarbetaruppdrag registreras med HSA-id och då en person kan förekomma på fler ställen i katalogen är det inte nödvändigtvis den personposten som en gång lades till medarbetaruppdraget. Administratören för medarbetaruppdraget ansvarar för hanteringen av detta genom att markera personen i listan och klicka på Kvittera markerade.

63 REV: (75) Lägg till medlemmar genom att klicka på Lägg till. Välj sökbas. Om sökningen ska ske inom EK klicka på förstoringsglaset, inom Vårdgivaren klicka på ikonen VG och inom den nationella HSA-katalogen klicka på jordgloben. - Ange ett eller flera av sökkriterierna: - Namn - HSA-id - Titel - Leg yrkesgrupp Klicka på Sök. - Markera vilken/vilka personer som ska läggas till. Håll ner Shift- eller Ctrl-knappen för att markera flera personer i listan. - Ange eventuellt start- och/eller slutdatum. - Klicka på knappen Lägg till. När man skall lägga till medlemmen i uppdraget och personen redan finns i uppdraget får man upp ett meddelande där det står att prsonen redan finns i uppdraget. Observera att om sökningen görs med den nationella HSA-katalogen som sökbas begränsas antalet sökningar till de första 50 posterna och om fler poster finns visas ett meddelande om att förfina sökningen. Om sökningen görs med EK som sökbas visas ett obegränsat sökresultat vilket därför kan vara tidskrävande om ingen förfining av sökningen görs. I listan över medarbetaruppdragets medlemmar visas HSA-id med fetstil för de personer som lagts till från den nationella HSA-katalogen. För Pascal krävs det att personen har förskrivarkod. Saknas det kan man skriva in en gruppförskrivarkod. Det görs på personposten under menyval titel Redigera medlemmar Markera den/de personer som ska redigeras genom att bocka i rutan till vänster och klicka på Editera markerade, se bild ovan under avsnitt Menyval Medlemmar. Ett nytt fönster öppnas och där finns möjligheten att uppdatera datum för personposten i medarbetaruppdraget. Om alla valda personer har samma start- eller slutdatum visas detta i rutorna för datum (Fr o m och T o m). I annat fall är dessa rutor tomma. Båda kan redigeras eller tas bort om så önskas Ta bort medlemmar Ta bort en person från ett medarbetaruppdrag genom att bocka i rutan framför personen, klicka sedan på Ta bort. Se bild avsnitt Menyval Medlemmar. Klicka på Spara eller Spara-Stäng längst ner till vänster för att spara ändringarna i formuläret. Klicka på Avbryt för att stänga formuläret utan att spara dina ändringar.

64 REV: (75) 9.4 Ta bort medarbetaruppdrag Detta avsnitt vänder sig endast till Katalogansvarig och Behörighetsadministratör. Om ett medarbetaruppdrag inte längre är aktuellt att användas ska det tas bort. Observera att samtliga medlemmar måste vara borttagna innan ett medarbetaruppdrag kan tas bort, se avsnitt Ta bort medlemmar. Högerklicka på det aktuella medarbetaruppdraget och välj Ta bort. Bekräfta borttaget genom att klicka på Fortsätt. Klicka på Avbryt för att ångra borttaget av medarbetaruppdrag.

65 REV: (75) 10 Godsmottagning (används till läkemedelsförsörjning) Detta kapitel vänder sig till Katalogansvarig och Behörighetsadministratör. För att kunna skapa en godsmottagning i EK krävs att vårdgivare och vårdenhet finns angivna någonstans ovanför (i EK s trädstruktur) den aktuella enheten. Dessutom ska personer som använder tjänsten ingå i ett medarbetaruppdrag, se avsnitt Medarbetaruppdrag. Det måste även finnas fakturaadressat angivet på vårdgivarobjektet Fakturaadressat Fakturaadressat är obligatoriskt för en vårdgivare och kan användas av flera vårdgivare. Menyval fakturaadressat finns tillgänglig på vårdgivarobjektet. Där visas de fakturaadressater som är anslutna till vårdgivaren. Det kan finnas en fakturaadressat per organisation men beroende på hur organisationen hanterar fakturor kan det även finnas en fakturaadressat per kostnadsställe inom organisationen Lägg till fakturaadressat För att lägga till en fakturaadress, klicka på Lägg till. Då öppnas ett fönster upp med registrerade fakturaadressater. Välj fakturaadress och klicka på Lägg till.

66 REV: (75) Skapa ny fakturaadressat Om den eftersökta adressaten inte finns i listan går det att lägga till nya genom att klicka på Skapa ny i vyn för att lägga till fakturaadressat. Fyll i de fält som beskriver adressaten: Namn GLN-kod 4 Adress Postnr/ort Fakturaformat För att automatisk tilldela en GLN-kod från SLL s serie, klicka i rutan Hämta och då går det inte att fylla i fältet GLN. Klicka på Spara för att lägga till den nya adressaten till listan eller Avbryt för att avbryta utan att spara. Oavsett om en befintlig eller ny adressat har lagts till kommer adressaten att läggas sist i listan över vårdgivarens adressater. Om GLN-koden hämtades automatiskt vid skapande av en ny adressat visas det med status Automatiskt i kolumnen GLN i listan över registrerade fakturaadressater för vårdgivaren Redigera fakturaadressat Det går endast att redigera en fakturaadressat i taget. Markera den fakturaadressat som ska redigeras och klicka på Redigera. Samtliga värden, bortsett från GLN, kan redigeras. Ändra de uppgifter som behöver uppdateras och klicka sedan på Spara. Klicka på Avbryt för att ångra redigering av fakturaadressat. Observera att en fakturaadressat som är ansluten till flera vårdgivare inte kan redigeras. När en sådan fakturaadressat väljs visas ett varningsmeddelande som talar om detta och vilka vårdgivare som den är ansluten till Ta bort fakturaadressat Markera den/de aktuella fakturaadressaterna som ska tas bort och klicka på knappen Ta bort Beställarreferens För att ange var fakturan ska skickas och var kostnaden ska läggas, ska beställarreferens anges. Detta kan antingen registreras för respektive godsmottagning, alternativt på den enhet som är utpekad som vårdenhet och då gälla för samtliga godsmottagningar på den enheten. Om man inte avser att följa upp 4 GLN-kod (Global Location Number), är en internationell standard och används för att på ett entydigt sätt identifiera ett företag eller enorganisation samt dess funktioner och de platser som ska kopplas samman med företaget som t ex leveransplatser, fakturaadresser, godsmottagning mm. SLL har ett eget företagsprefix som kan användas.

67 REV: (75) varje godsmottagare för sig kan man ange beställarreferens på enhetsnivå. Beställarreferens är inte obligatoriskt. Beställarreferens har ett valfritt format och det är mycket viktigt att det anges enligt den aktuella ekonomiavdelningens anvisningar, särskilt om elektronisk faktura med automatisk kontering används Ange beställarreferens På menyval Beställarreferens anges fakturaadressat och/eller beställarreferens för enheten. 1. Ange beställarreferens. 2. Välj fakturaadressat som är angivna till den vårdgivare som den aktuella vårdenheten är ansluten till. 3. Klicka på Spara eller Spara-Stäng. För att ångra val av beställarreferens klicka på Avbryt Godsmottagare Godsmottagare är ett läkemedelsförråd. Det kan vara det lokala förrådet på avdelningen, en läkemedelsautomat eller en vätskevagn. Dessa kan skötas antingen av avdelningens egen personal, eller via avtalad Läkemedelsservice. På menyval Godsmottagare visas en lista över alla godsmottagare d v s läkemedelsförråd som är anslutna till enheten. Observera att det inte går att lägga till ny godsmottagare om det saknas fakturaadressat för enheten på menyval Beställarreferens, se avsnitt Beställarreferens Skapa godsmottagare Klicka på knappen Lägg till. Fyll i de uppgifter som behövs för godsmottagningen, (*obligatoriska fält)

68 REV: (75) Namn* o namnet ska vara tydligt och så unikt som möjligt för att användaren ska kunna identifiera godsmottagaren, t ex Plan 3, västra hörnet. GLN-kod* o Klicka i Hämta för att automatiskt tilldela GLN-kod från SLL:s serie. Observera att om en enhet redan har en GLN-kod för den aktuella godsmottagaren ska denna anges! Adress/Intern adress* o Antingen en gatuadress eller en internadress, t ex Hus 4, plan3. Postnr/ort* o ort anges automatiskt när postnumret anges. Telefon Fax Epost Typ av godsmottagare o välj i listan. Beställarreferens o om det inte angetts för enheten kan det anges för den specifika godsmottagaren. Leveransmottagare* o välj i listan Klicka på Spara. Klicka på avbryt för att stänga formuläret utan att spara dina ändringar Redigera godsmottagare Markera aktuell godsmottagare och välj Redigera. Samma fönster som vid skapande av ny godsmottagning öppnas. Ändra de fält som ska uppdateras, observera att fältet GLN inte kan redigeras. Klicka på Spara för att de redigerade uppgifterna ska sparas på godsmottagaren. Klicka på avbryt för att stänga formuläret utan att spara dina ändringar Ta bort godsmottagare Markera en eller flera godsmottagare i listan och klicka på Ta bort. Godsmottagaren försvinner då från listan.

69 REV: (75) 11 Hantering av ärvda attribut Detta kapitel vänder sig till Katalogansvarig, Huvudadministratör, Personadministratör, Lokal administratör. Enheter: Finns fyra nivåer för hantering av ärvda attribut på enhet: - Ärv från ovanliggande enhet. - Ersätt arv här. - Kopiera till underliggande. - Stoppa arv här. Personposter: Finns två nivåer för hantering av ärvda attribut på personposter: - Ärv från ovanliggande enhet. - Ersätt arv här. Ärv från ovanliggande enhet På Organisationens toppenhet skrivs adressen X in. Adressen ärvs ner i hela organisationens struktur på enheter och personposter. Ersätt arv här På Organisationens toppenhet skrivs adressen X. På Enhet 1 anges Ersätt arv här och adressen Y skrivs. Adressen på Enhet 1 ändras och underliggande enheter/personposter har kvar adress X.

70 REV: (75) Kopiera till underliggande På Organisationens toppenhet skrivs adressen X. På Enhet 4 anges Kopiera till underliggande. Från Enhet 4 och underliggande enheter/personposter får adressen som är angiven på Enhet 4. Stoppa arv här På Organisationens toppenhet skrivs adressen X. På Enhet 4 anges Stoppa arv här. Enhet 4 och underliggande enheter/personposter blir av med all ärvd information. Ersätt arv här (personpost) På Organisationens toppenhet skrivs adressen X. På Personpost under enhet 4 anges Ersätt arv här och adressen W skrivs. Adressen på Personposten ändras.