Arbetsordning för Umeå Automobilklubb för verksamhetsåret 2019.

Transkript

1 Arbetsordning för Umeå Automobilklubb 1 Arbetsordning för Umeå Automobilklubb för verksamhetsåret OBS Grön text är inget förslag utan som det står idag däremot ingår denna text i projektgrupp 3:s arbete. Så förslag kan komma från dom om annan skrivning A: Umeå AK:s stadgar jämte såväl Riksidrotts Förbundets, som varje specialförbunds stadgar och därutöver utfärdade bestämmelser lägger grunden för Umeå AK:s verksamhet. Denna arbetsordning är ett komplement till ovan och fastställs årligen på klubbens ordinarie årsmöte. B: Inom Umeå AK accepterar vi inte diskriminering eller kränkande särbehandling oavsett form, kön eller person vi står för en motorsport för alla med respekt för varandras olikheter. C: Klubben utövar sin verksamhet via följande organ: Årsmöte Rådgivande klubbmöte Klubbstyrelse Rådgivande sektionsmöten Sektionsstyrelse Hemsida och sociala medier D: Årsmötet är klubbens högsta beslutande organ. Till årsmötet kallas samtliga medlemmar i enlighet med Umeå AK:s stadgar via hemsida och mail. E: Årsmötet hålles i enlighet med klubbens stadgar, innan mars månads utgång. Såväl avseende tid som vilka frågor som ska behandlas ska framgå av kallelsen. Motioner och förslag, inkomna av såväl sektioner som enskild medlem ska behandlas av årsmötet om de till klubbstyrelsen inkommit inom stipulerad tid, 30 dagar före ordinarie årsmöte. Styrelsens förslag ska redovisas i årsmöteshandlingarna. Personval till ordinarie styrelseledamöter väljs växelvis på 2 år. Suppleanter väljs på 1 år. Studieorganisatör och Stugfogde och Miljöansvarig kan utses inom styrelsen på 1 år.

2 Arbetsordning för Umeå Automobilklubb 2 F: Det åligger styrelsen särskilt att: tillse att för klubben gällande lagar och bindande regler iakttas och följs. verkställa av årsmötet fattade beslut. planera, leda och fördela arbetet inom klubben. ansvara för och förvalta klubbens egendom och medel. tillställa revisionsbyrå och revisorerna klubbens räkenskaper i enlighet med stadgarna samt förbereda och genomföra årsmöte sköta klubbens åtagande som arbetsgivare ansvara för all upphandling och försäljning av principiell karraktär för belopp överstigande 25 % av berörd sektions årsomsättning föregående år :- Ev lån för klubbens räkning söks och tecknas via styrelsen G: Huvudstyrelse Ordförande: Utöver ordförandes roll vilken regleras i stadgarna, gäller nedan om inte annat beslutas av styrelse eller årsmöte: förbereder styrelsens och klubbens möten är klubbens talesperson i principiella frågor gentemot förbund, kommun, myndigheter och media Sekreterare: föra protokoll vid styrelsens möten tillse att handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt tillse att fattade beslut protokollförs om inte ordförande bestämmer annat, underteckna utgående handlingar årligen upprätta verksamhetsberättelse för klubben tillse att protokoll och andra viktiga handlingar läggs ut på klubbens hemsida att en gemensam moln tjänst byggs upp för gemensamma handlingar av vikt Kassör: tjänsten för löpandebokföring, bokslut, balans, resultaträkning, löpande betalning och självdeklaration köps av Idrottsservice enl 1-åravtal och det är kassörens roll att svara för klubbens kontakt med bokföringsbyrån tillse att klubbens företrädare löpande hålls uppdaterade avseende våra ekonomiska rutiner och att ekonomi- och bokföringssystemet är tillgängligt för styrelse och sektioner. Årsmötet fastställer vem eller vilka som ska ha teckningsrätt för klubbens konton, enskilt, i förening två st eller två var för sig. Arbetsutskott: ordförande, sekreterare, kassör och vice ordförande. Anställd kanslist ingår även i AU styrelsen och/eller årsmötet kan delegera arbetsuppgifter till AU Kansliet: ( I det fall Kansliet upphör eller minskar i omfattning/tid ska nedan eller delar av nedan fördelas inom huvudstyrelse och sektioner, på årsmötet året efter ska Arbetsordningen justeras och fördelning skrivas in under rätt rubrik )

3 Arbetsordning för Umeå Automobilklubb 3 sköter/aministrerar medlemsavgifter och licenser i kontakt med medlem, sektion och förbund bistår styrelsen med delegerade arbetsuppgifter sköter personalredovisning/adm tilllsammans med ordförande har övergripande ansvar för hemsidan bevaka datum för t ex kommunala ansökningar, arrenden, miljöcertifikat, personalredovisning osv tillse att årliga fasta medlemsutgifterutgifter bevakas och betalas är huvudansvarig för Lots & Svemo TA Allmänt för styrelsen/ kansliet att fördela inom sig: bevaka och verkställa att fakturor och avgifter betalas att ekonomi-rutiner byggs upp mellan klubben/sektionerna och Idrottsservice för såväl allmän hantering som tävlingar, projekt och swisch. Upphandling och tecknande av avtal med leverantörer mfl att en fungerande kontoplan för klubben och sektionerna tas fram organisera och samordna bidragsansökningar tillse att föreningens medlemmar i verksamhet, klubbens funktionärer, klubbens anläggningar, byggnader och övriga tillhörigheter är betryggande försäkrade Tillse att upprättad inventarieförteckning hålls uppdaterad Tilse att sponsoravtal samordnas att gälla hela klubben upprätta budget Styrelseledamöter, tillika sammankallande/ordförande/ekonomiansvarig i var sin sektion, fyra st, Rb, Karting, MC/Skoter och Bil: styrelseledamot enligt ovan kan delegera uppgiften som sammankallande/ ordförande i sektionen men inte ekonomiansvaret som är kopplat till styrelseuppdraget. svarar för att fakturor och underlag kontinuerligt lämnas till Idrottsservice föra inventarieförteckning inom sektionen och tillse att handlingar etc förvaras på betryggande sätt tillse att styrelsen i övrigt har uppgifter för försäkring, avgifter och i förekommande fall uppgifter till skattemyndighet eller annan där uppgift ska lämnas. tillser att sektionerna utser miljöansvariga för våra anläggningar och om behov finns, utse även sportgrensansvariga, materialförvaltare, banchefer osv Övrigt: Övriga funktioner i klubben och deras uppgifter fastställs av styrelsen eller i förekommande fall av årsmötet Årsmöte: Klubbens årsmöte stadfäster sektionernas val av sammankallande/ordförande / ekonomiansvarig, tillika ordinarie i klubbstyrelse samt övriga ledamöter i sektionen. Därutöver även sektionens val av ledamot till valberedning i klubben. Klubbens årsmöte utser sammankallande i klubbens valberedning. Jämna år väljs: Sekreterare, Kassör, Radiostyrd bilsport, Udda år väljs: Ordförande, Karting, Bil, MC/Skoter

4 Arbetsordning för Umeå Automobilklubb 4 V ordförande utses av årsmötet varje år, H: Klubbens fyra sektioner, (Bil, Gokart, Mc/Skoter och Radiostyrd bilsport) ansvarar för och genomför verksamhet inom ramen för klubbens stadgar. Därutöver ska sektion svara för att: tillse att i klubben fattade beslut verkställs svara för att bidragsansökningar tillställs styrelsen i god tid tillse att styrelsen får kontinuerliga rapporter om sektionens verksamhet och ekonomi hålla styrelsen informerade om inköp eller förändringar som berör bidrag, försäkringar eller rapporter till myndigheter eller andra Sektionsårsmöten: Sektionsårsmöten ska hållas i enlighet med klubbens stadgar samt avseende styrelseval i enlighet med denna arbetsordning. Sektionsstyrelse utses på mandattid 1 år med undantag för ekonomiansvarig/sammankallande/ordförande som tillika är ordinarie klubbstyrelseledamot. Se punkt G, årsmöte Inför klubbens årsmöte ska sektion: skriftligt till klubbstyrelse redovisa det gångna verksamhetsåret redovisa förslag till budget och verksamhetsplan hålla årsmöte senast den sista februari behandla eventuella motioner för vidare översändande till klubbens årsmöte I. Medlemskap i klubben skall ske via ansökan eller via hemsida/annan medlem/ Inbetalningskort. På inbetalning eller ansökan ska namn, adress och personnummer anges samt ev sektionstillhörighet. Enskild medlem kan sälja NYA medlemskap via överlämnande av inbetalningskort el motsvarande. Tävlingslicenen är kopplad till medlemsskapet och förbundens försäkringar. Allt finns reglerat i respektive förbunds stadgar. Vill man häva medlemsskapet görs detta via nätet eller skriftligt till klubben att inte betala sin avgift ett år är inget utträde. Vi kan som klubb inte bara ta bort någon som medlem utan det klubben kan göra är att spärra licensen. Vill man sedan återuppta sitt tävlande och häva spärren på sin licens uppstår en skuld, på samma sätt blir det om man vill byta klubb. En spärr av licensen i kombination med obetald medlemsavgift får därför konsekvenser vid återupptagande av tävlande eller klubbbyte. 1. Begäran om hävning av spärr 2. Inga obetalda skulder i klubben och allt är klart, spärren hävs. 1. Begäran om övergång till ny klubb. Detta görs till nya klubben som beviljar eller avslår

5 Arbetsordning för Umeå Automobilklubb 5 2. Begäran om utträde görs därefter till gamla klubben om nya klubben beviljat inträde. 3. Har man inga obetalda skulder till gamla klubben är övergången klar. Vid obetald skuld kan spärren komma att ligga kvar i 6 månader Vill man pausa i sitt tävlande är skriftligt utträde det billigaste men då börjar man om på ruta ett om man vill börja tävla igen. Alternativt att man själv spärrar sin licens och fortsätter att betala sin medlemsavgift. K: Medlemsavgift för år 2019 är: 300:- Kr/aktiv medlem, oavsett ålder och sektionstillhörighet. Familjeavgiften är 900:- Avgiften ska vara erlagd 1 mars. Kansliet och/eller styrelsen ombesörjer att inbetalningskort utsänds årligen till samtliga medlemmar L: Ekonomi- och arbetsplan regleras enligt följande: Medlemsavgifter tillfaller huvudkassa vilken redovisar och betalar till Svenska Bilsportförbundet (SBF) och Svenska Motorcykel- och Snöskoterförbundet (SVEMO) efter uppgift från sektion Huvudkassa betalar avgifter till försäkringsbolag för inventarier, anläggningar och funktionärer Huvudkassan betalar kostnaderna för Idrottsservice Kommunala och statliga bidrag tillfaller huvudkassa för löpande anläggningsutgifter. Sektion kan äska medel. Märkta bidrag tillfaller berört projekt eller aktivitet. Uthyrning av anläggningar liksom hyresnivå sköts av klubbstyrelsen. Intäkt tillfaller huvudkassan. Sektionsomsättning kan ligga till underlag för överföring av medel till huvudkassa. Den kan dock inte överstiga 10 % av omsättningen samma år. Vid större investering eller byggnation ska fullgod plan presenteras för klubbens styrelse. Överstiger kostnaden 25 % av sektionens omsättning ska formellt beslut tas av klubbens styrelse. Anställningar, oavsett form fastställs och beslutas av klubbstyrelsen. Ett AU, bestående av klubbordföranden, klubbsekreteraren och berörd sektionsordförande kan besluta om tillfälliga och tidsbegränsade anställningar. Arbetsgivareansvar åligger alltid klubbstyrelsen men administration och kostnad kan tas även från sektion beroende av nyttjande och för vilket ändamål anställning skett. Om sektion misskött sina ekonomiska eller verksamhetsmässiga åtaganden under året kan klubbstyrelsen ta över såväl kassa som andra medel och övriga tillgodohavanden/fordringar. Klubbstyrelsen kan, om starka skäl föreligger göra dispositiva ändringar av ovan angivna punkter rörande klubbens ekonomi. Detta ska i så fall framgå i bokslutet och redovisas på årsmötet. OBS Ovanstående punkt ( L ) diskuterades och en arbetsgrupp är tillsatt för att se över hela punkten inför årsmöte 2020.

6 Arbetsordning för Umeå Automobilklubb 6 M: Mötes/tävlingsplanplan för sektionerna och klubb bör fastställas av årsmöte liksom mötesplan för klubb- och sektionsstyrelserna. Datum för detta ska läggas ut på klubbens hemsida och inte enbart i grupper på Face book. Klubbens verksamhet är öppen och mötes- och verksamhets-informationen ska kunnas nås av alla medlemmar och alla intresserade. Antagen och beslutad för 2019 Årsmöte