Handlingar till mötet i Vänersborg med Fastighetsnämnden för Västra Götalandsregionen. 31 oktober 2014

Transkript

1 Handlingar till mötet i Vänersborg med Fastighetsnämnden för Västra Götalandsregionen 31 oktober 2014

2 1 (3) Föredragningslista Sammanträde med fastighetsnämnden den 31 oktober 2014 Plats: Regionens Hus, Vänersborg, lokal Visionen Tid: kl ca Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Fastställande av föredragningslistan Val av justerare Informationsärenden A. Information B. Information från fastighetsdirektören C. Verksamhetsplan D. Life Science E. Neo Snabbspår Beslutsärenden 1. Slutredovisning Skaraborgs sjukhus Lidköping, etapp 3/4 Diarienummer FAST Skaraborgs sjukhus Skas Skövde, om-och tillbyggnad av serviceblocket, Huvudetapp 3, inklusive PCB-sanering etapp 4 Diarienummer FAST Skaraborgs sjukhus Skas Skövde, ombyggnad av mottagningsblocket, huvudetapp 2, inklusive PCB-sanering etapp 3 Diarienummer FAST Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastfastigheter@vgregion.se

3 Föredragningslista från fastighetsnämnden, (3) 4. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Östra sjukhuset, Ny intensivvårdsavdelning, byggnad CK, plan 1 Diarienummer FAST Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska sjukhuset och Östra sjukhuset, Fysisk infrastruktur för IT, datanät och tillhörande tekniska utrymmen Diarienummer FAST Sahlgrenska Universitetssjukhuset Högsbo sjukhus, Ombyggnad för Regiontransporter, Regionpost samt Regiontryckeri, byggnad 5612, plan 01 Diarienummer FAST Västfastigheter Mölndals sjukhus, Nytt parkeringsdäck vid Ågatan Diarienummer FAST Sahlgrenska Universitetssjukhuset Mölndals sjukhus, Ombyggnad huvudentré och akutentré, byggnad 4422, plan 02 Diarienummer FAST Göteborgs Botaniska trädgård Nytt växthus Diarienummer FAST Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska sjukhuset, Ombyggnad av operationssalar för ny sterilhantering 11. Nominering av ram för Energiinvesteringar Diarienummer FAST Energiinvestering Skaraborgs sjukhus Lidköping Delinvestering ombyggnad hus 6 Diarienummer FAST Tillägg till gällande riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen Diarienummer FAST Tillgänglighetsanpassningar (separat utskick) Diarienummer FAST Preliminära sammanträdestider för fastighetsnämnden 2015 Diarienummer FAST Regional jubileumskonferens med anledning av att FN:s barnkonvention fyller 25 år 17. Försäljning av bostadsrätt Diarienummer FAST Delegeringsärenden Diarienummer FAST

4 Föredragningslista från fastighetsnämnden, (3) 19. Anmälningsärenden Diarienummer FAST Övriga frågor Ulla Y Gustafsson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

5 Ärende nr 1 Slutredovisning Skaraborgs sjukhus Lidköping, etapp 3/4

6

7

8

9

10

11 Ärende nr 2 Skaraborgs sjukhus Skas Skövde, om- och tillbyggnad av serviceblocket, huvudetapp 3, inklusive PCB-sanering etapp 4

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 Ärende nr 3 Skaraborgs sjukhus Skas Skövde, ombyggnad av mottagningsblocket, huvudetapp 2, inklusive PCBsanering etapp 3

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31 Ärende nr 4 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Östra sjukhuset, Ny intensivvårdsavdelning, byggnad CK, plan 1

32

33

34

35 Ärende nr 5 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska sjukhuset och Östra sjukhuset, Fysisk infrastruktur för IT, datanät och tillhörande tekniska utrymmen

36

37

38 Ärende nr 6 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Högsbo sjukhus, Ombyggnad för Regiontransporter, Regionpost samt Regiontryckeri, byggnad 5612, plan 01

39

40

41

42 Ärende nr 7 Västfastigheter Mölndals sjukhus, Nytt parkeringsdäck vid Ågatan

43

44

45

46 Ärende nr 8 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Mölndals sjukhus, Ombyggnad huvudentré och akutentré, byggnad 4422, plan 02

47

48

49

50 Ärende nr 9 Göteborgs Botaniska trädgård Nytt växthus

51

52

53

54

55 Ärende nr 10 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska sjukhuset, Ombyggnad av operationssalar för ny sterilhantering

56

57

58 Ärende nr 11 Nominering av ram för Energiinvesteringar

59

60

61 Ärende nr 12 Energiinvestering Skaraborgs sjukhus Lidköping Delinvestering ombyggnad hus 6

62

63 Ärende nr 13 Tillägg till gällande riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen

64 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FAST Västra Götalandsregionen Handläggare: Katarina Grudén Dahlin Telefon: E-post: Till fastighetsnämnden Tillägg till gällande riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut Fastighetsnämnden föreslår att regionstyrelsen beslutar: 1. Gällande riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen, kompletteras med föreslagna två tillägg. Fastighetsnämnden beslutar för egen del: 1. Västfastigheters riktlinjer Västfastigheters arbetssätt vid upphandling av konsulttjänster och entreprenader kompletteras med riktlinjer för direktupphandling enligt förslag. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige fastställde den 30 mars 2004, 57, en inköpspolicy för Västra Götalandsregionen. Regionens policy omfattar samtliga nämnder och styrelser. Inköpspolicyn omfattar även regionens bolag (Bolagspolicy för Västra Götalandsregionen RSK ). Regionstyrelsen beslutade den 16 november 2010, 279, om riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn. Nya regler gällande direktupphandling trädde i kraft 1 juli Med anledning av de nya reglerna behöver regionstyrelsen besluta om förnyade riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen inklusive riktlinjer för direktupphandling. Men anledning av de nya reglerna om direktupphandling föreslår Regionservice område Inköp, två tillägg till gällande riktlinjer för tillämpning av inköpspolicyn, dels under rubriken Bakgrund och dels under rubriken Direktupphandling, som också ändras till Riktlinjer för direktupphandling, enligt följande: Bakgrund Den 1 juli 2014 trädde nya regler ikraft gällande direktupphandling. Förutom en höjd direktupphandlingsgräns och krav på dokumentation av upphandlingar vars värde överstiger kronor, ska en upphandlande myndighet besluta om riktlinjer för användning av direktupphandling. Riktlinjer för direktupphandling En direktupphandling är en upphandling utan krav på anbud i viss form. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastfastigheter@vgregion.se

65 Datum Diarienummer FAST (3) Förutsättningar för direktupphandling En direktupphandling får användas om det som ska upphandlas uppgår till högst 28 procent av det relevanta tröskelvärdet för varor och tjänster. För 2014 uppgår direktupphandlingsgränsen till kronor. Direktupphandling kan även tillämpas när det är möjligt att tillämpa förhandlad upphandling utan föregående annonsering och i de fall då det finns synnerliga skäl, se 15 kap 3 lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Värdet av ett kontrakt ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt kontraktet (options- och förlängningsklausuler ska beaktas som om de utnyttjats). Vid beräkningen av värdet ska direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret beaktas. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna om beloppsgränsen, se 15 kap 3a LOU. Nedanstående punkter ska beaktas vid direktupphandling 1. Kontrollera i beställningssystem, avtalsdatabas eller med någon av regionens upphandlande enheter (Regionservice och Västfastigheter) om det finns existerande kontrakt som kan användas innan en ny direktupphandling genomförs. Finns sådant kontrakt kan direktupphandling inte företas. 2. Om kontrakt inte finns och förutsättningar i övrigt är uppfyllda för direktupphandling ska en kontakt alltid tas med regionens upphandlingsenhet för att kontrollera att värdet av direktupphandlingar av samma slag fortfarande möjliggör att direktupphandling kan företas. 3. Kontrollera i delegeringsordning vem som får företa direktupphandling och till vilka beloppsgränser. Direktupphandlingar ska i första hand företas av regionens upphandlande enheter. I annat fall ska direktupphandling företas i samråd med de upphandlande enheterna. 4. Konkurrensutsättning ska göras när det är möjligt. 5. Överstiger upphandlingens värde kronor, ska upphandlingen dokumenteras. Av dokumentationen ska skälen och annat av betydelse antecknas, se 15 kap 18 LOU. Regionens upphandlande enheter ska tillställas en kopia av dokumentationen för att på så sätt erhålla en överblick över regionens upphandlingar och dess värden. Upphandlingsenheternas blanketter för dokumentation av direktupphandlingar ska användas. Västfastigheters arbetssätt vid upphandling av konsulttjänster och entreprenader Med anledning av att Västfastigheter ansvarar för upphandlingsverksamheten avseende fastighetsförvaltning och byggande har också Västfastigheters riktlinjer Västfastigheters arbetssätt vid upphandling av konsulttjänster och entreprenader kompletteras med förslag till riktlinjer för direktupphandling som baseras på det nya regelverket.

66 Datum Diarienummer FAST (3) Beredning Regionservice har upprättat motsvarande tjänsteutlåtande, för beslut i servicenämnden den 24 oktober 2014, vad gäller tillägg till gällande riktlinjer för tillämpningen av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen. Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Beslutet skickas till Regionstyrelsen regionstyrelsen@vgregion.se Diariet diarium@vgregion.se

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76 33 Västfastigheters arbetssätt vid upphandling av konsulttjänster och entreprenader

77 1 Titel Diarienummer Västfastigheters arbetssätt vid upphandlingar av konsulttjänster och entreprenader Dokumenttyp Dokumentbeteckning Utgåva Ersätter Gallras Bilagenummer Antal bilagor Antal sidor Arbetssätt Författare Granskare Dokumentägare Fastställt av Giltigt från Paul Nordholm Morgan Arvidsson Bengt-Ove Ström Per Åke Andreasson Katarina Grudén Ledningsgruppen Katarina Grudén Dahlin Lars Janson Dahlin 1 Inledning Allmänt Miljö Konkurrens och affärsmässighet Utvärdering Val av upphandlingsform Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Förenklat förfarande Urvalsförfarande Konkurrenspräglad dialog Elektronisk auktion Direktupphandling Ramavtal Formgivningstävling och parallella uppdrag Dokumentation MBL och samverkan Undantag från upphandlingsskyldighet på grund av konstnärliga skäl Upphandling Upprättande av förfrågningsunderlag Kravbeskrivning vid upphandling av konsulter och entreprenörer Anbudsinfordran Anbudsutvärdering/prövning Allmänt om val av utvärderingskriterier Fastställa avvägning av kvalitet mot pris Exempel på allmänna utvärderingskriterier Aktuella tröskelvärden Avtalsspärr Möjlighet att begära ogiltighet av ingångna avtal Olika slags överprövningar olika tidsfrister för ansökan Överprövning av upphandling Begäran om ogiltighet av avtal Överprövning av beslut att avbryta upphandlingen... 12

78 3.8 Upphandlingsskadeavgift på talan av Konkurrensverket Offentlighet och sekretess Sekretess under pågående upphandling Sekretess när upphandlingen är avslutad Vad säger LOU Grundläggande regler för upphandling enligt LOU kapitlet LOU. Lagens innehåll och tillämpningsområde samt allmänna bestämmelser kapitlet LOU. Definitioner kapitlet LOU. Tröskelvärdena kapitlet LOU. Upphandlingsförfarandena kapitlet LOU. Ramavtal a kapitlet LOU. Elektronisk auktion kapitlet LOU. Tekniska specifikationer och 15 kapitlena LOU. Annonsering och 15 kapitlena LOU. Tidsfrister för att inkomma med anbudsansökningar och anbud och 15 kapitlena LOU. Kommunikation och 15 kapitlena LOU. Uteslutning av leverantör kapitlet LOU. Kontroll av leverantörers lämplighet och 15 kapitlena LOU. Tilldelning av kontrakt kapitlet LOU. Byggkoncessioner kapitlet LOU. Projekttävling på tjänsteområdet kapitlet LOU. Upphandlingar som inte omfattas av direktivet kapitlet LOU. Avtalsspärr, överprövning, skadestånd kapitlet LOU. Upphandlingsskadeavgift Bilagor

79 3 1 Inledning Västfastigheter ska inom regionen vara en tydlig och aktiv aktör inom upphandlingsområdet. Västfastigheters agerande kommer härigenom, tillsammans med andra stora upphandlare, att bli normerande och vägledande. Det är därför viktigt att vi framstår som goda exempel med tanke på den exponering som vi är utsatta för. Intentionerna i Västfastigheters verksamhetsplan ska följas vid all upphandling. Detta förutsätter följande förhållningssätt. Professionalitet genom hög kompetens som ständigt utvecklar Affärsmässighet genom upphandling i konkurrens Kvalitet i partnerskap, vilket innebär att vi ställer samma höga krav och förväntningar på våra leverantörer som på oss själva Förmåga att lära av egna erfarenheter och av varandra Ansvarstagande för hela anskaffningsprocessen, där delprocessen upphandling är en viktig del. 2 Allmänt Vid upphandlingar ska följande särskilt iakttas. 2.1 Miljö Vi ska utifrån Västfastigheters miljöpolicy ställa tydliga miljökrav på våra leverantörer för att främja en långsiktigt hållbar utveckling, där hushållning med resurser och kretsloppsanpassning är vägledande. Sedan den juli 2010 står det särskilt angivet i LOU, 1 kap 9 a, att en upphandlande myndighet bör beakta miljöhänsyn om upphandlingens art motiverar detta. 2.2 Konkurrens och affärsmässighet Vi ska vid varje upphandling agera affärsmässigt och utgå från att konkurrens mellan olika företag ger den för oss fördelaktigaste produkten. Med affärsmässighet menas ändamålsenlighet och resurssparande. Alla leverantörer ska behandlas på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Vid upphandlingar ska principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. 2.3 Utvärdering I förfrågningsunderlaget ska tydligt anges uppdragets omfattning samt alla för uppdraget viktiga omständigheter och krav. Endast de kriterier som där redovisas får ligga som grund för utvärdering av anbuden. Priset ingår här som ett av många kriterier.

80 4 2.4 Val av upphandlingsform Att använda sig av rätt upphandlingsform är inte alltid enkelt då regelverken kring offentlig upphandling kan vara snåriga. Varje upphandling är unik och inte sällan kan mallar och riktlinjer inte användas utan anpassning till aktuell upphandling. 1 Vid upphandlingar över tröskelvärdena är öppet eller selektivt förfarande huvudregel medan förhandlat förfarande endast undantagsvis tillämpas. Konkurrenspräglad dialog kan också användas under närmare angivna förutsättningar. Vid upphandlingar som inte omfattas av direktivet (under tröskelvärdet) används förenklat förfarande eller urvalsförfarande. Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till högst 28 procent (ca kr) av det tröskelvärde som avses i 3 kap 1 första stycket 2 och andra stycket inte överstiger kr och får användas endast i undantags fall och då synnerliga skäl föreligger. Vidare får direktupphandling användas i tillämplig omfattning i de fall förutsättningar för förhandlat förfarande utan föregående annonsering (4 kap 5-9 ) är uppfyllda eller om det finns synnerliga skäl. Skälet till att en direktupphandling görs och annat av betydelse ska alltid antecknas om upphandlingens värde överstiger kr Öppet förfarande Med öppet förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud. Vid öppet och selektivt förfarande är det inte tillåtet att uppta förhandlingar med leverantörer och begränsade möjligheter finns att förtydliga respektive komplettera ofullständiga anbud Selektivt förfarande Med selektivt förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta (så kallad kvalificering) men endast anbudssökanden som inbjuds av den upphandlande myndigheten att delta, får lämna anbud. Vid selektivt förfarande ska den upphandlande myndigheten i annonsen ange vilka kriterier eller regler som den kommer att tillämpa vid valet av anbudssökande samt det lägsta antal anbudssökande som kommer att inbjudas och om det är aktuellt högsta antal. Antalet får inte vara färre än fem förutsatt att minst fem har ansökt och kvalificerat sig. Vid öppet och selektivt förfarande är det inte tillåtet att uppta förhandlingar med leverantörer och begränsade möjligheter finns att förtydliga respektive komplettera ofullständiga anbud Förhandlat förfarande Förhandlat förfarande får endast undantagsvis tillämpas. Med ett sådant förfarande avses ett förfarande där den upphandlande enheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Även vid förhandlat förfarande ska den upphandlande myndigheten i annonsen ange vilka kriterier eller regler som den kommer 1 Läs vidare; Offentlig upphandling i praktiken (5, val av upphandlingsförfarande allmänt) Niclas Forsberg Upplaga 3:1 Norstedts Juridik AB

81 5 att tillämpa vid valet av anbudssökande samt det lägsta antalet anbudssökande som kommer att inbjudas och om det är aktuellt högsta antal. Antalet får inte vara färre än tre förutsatt att minst tre har ansökt och kvalificerat sig. Omförhandlat förfarande är tillåtet får den upphandlande myndigheten minska det antal anbud som förhandlingen ska omfatta i successiva steg. En förutsättning för detta är att det angetts i annonsen. Förhandlat förfarande med föregående annonsering får exempelvis tillämpas om det som ska upphandlas är av sådant slag eller förenat med sådana risker att det på grund av särskilda omständigheter inte går att ange något totalpris i förväg. Förhandlat förfarande utan föregående annonsering får användas om ursprungliga kontraktsvillkor inte ändras väsentligt om - samtliga anbud vid öppen eller selektiv upphandling inte motsvarar de krav på föremålet för upphandlingen som ställts, - det vid öppen eller selektiv upphandling inte lämnats några anbud eller lämpliga anbud, - det som ska upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl endast kan utföras av en leverantör eller - synnerligen brådska föreligger orsakad av omständigheter som inte kan förutses av den upphandlande myndigheten. Den förhandlade upphandlingen ska annonseras, om den förhandlande upphandlingen enligt första strecksatsen ovan inte omfattar samtliga korrekt lämnade anbud Förenklat förfarande Upphandling under tröskelvärdena där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare Urvalsförfarande Ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Upphandlingen sker i två steg. I första steget ansöker leverantörerna om att få lämna anbud. I annonsen bör anges hur många leverantörer myndigheten avser att bjuda in att lämna anbud. I steg två bjuds lämpliga leverantörer in att lämna anbud Konkurrenspräglad dialog Upphandlingsförfarandet är ett komplement till övriga former av upphandling. Förfarandet innefattar en möjlighet att föra en dialog med utvalda leverantörer i syfte att identifiera och definiera hur myndighetens behov bäst ska kunna tillgodoses. Får användas när det är omöjligt att utforma någon mer exakt specifikation eller när det inte går att utforma specifikationer som gör det möjligt att värdera alla lösningar som marknaden kan erbjuda Elektronisk auktion Elektronisk auktion är inget upphandlingsförfarande utan får användas som en avslutande del av ett sådant förfarande om förfrågningsunderlaget kan fastställas med tillräcklig grad av exakthet.

82 6 Med elektronisk auktion avses en upprepad process med hjälp av elektroniska medel för att presentera nya lägre priser eller nya värden för vissa delar av anbuden och möjliggör en rangordning på grund av automatiska utvärderingsmetoder. En elektronisk auktion får genomföras efter att en utvärdering av anbuden har gjorts men är alltså inte ett fullständigt upphandlingsförfarande. Ett krav som ska vara uppfyllt för att en elektronisk auktion ska få användas är att kontraktet tilldelas med ledning av resultatet av auktionen Direktupphandling Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till högst Om det finns synnerliga skäl kan upphandlingen ske utan krav på formaliserat anbudsförfarande. Beloppsgränsen vid direktupphandling får inte överstiga 28 procent av det tröskelvärde som avses i 3 kap 1 första stycket 2 och andra stycket. Vidare får direktupphandling användas i tillämplig omfattning i de fall förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering som avses i 4 kap 5-9 är uppfyllda eller om det finns synnerliga skäl kr (motsvaras av 15 % av det tröskelvärde som gäller för upphandling av varor och tjänster) vid såväl byggentreprenader som tjänster. Vid otillåtna direktupphandlingar kan avtal ogiltigförklaras och en upphandlingsskadeavgift kan utdömas. Skälet till att direktupphandling görs och annat av betydelse ska alltid dokumenteras om upphandlingens värde överstiger kr. För detta används blankett framtagen av Konkurrensverket En direktupphandling är en upphandling utan krav på viss form. Den vanligaste förekommande situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som understiger gränsen för direktupphandling. Det är emellertid inte enbart det aktuella köpet som räknas utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret. Även vid direktupphandling är man skyldig att beakta de grundläggande principerna för all EU-rätt och för upphandlingsdirektiven: Principen om likabehandling Proportionalitetsprincipen Principen om öppenhet Principen om icke-diskriminering Principen om ömsesidigt erkännande Under vilka förutsättningar direktupphandling får göras i Västfastigheter beskrivs i Bilaga 2 och 3 till detta dokument Ramavtal Ramavtal ska träffas för sådana konsulttjänster och entreprenader där det är lämpligt och möjligt att redan vid upphandlingen av ramavtal fastställa samtliga villkor för varje senare utnyttjande. Notera skillnaden vid ramavtal med en leverantör och med tre eller flera leverantörer. Huvudregeln är att ett ramavtal inte kan slutas med två leverantörer. Avrop vid ramavtal mot tre eller fler leverantörer ska ske enligt en i kontraktet fastställd fördelningsnyckel. Vid förnyad konkurrensutsättning bland antagna ramavtalsleverantörer

83 7 ska tilldelningsbeslut meddelas. Observera att ramavtal upphandlade före lyder under något annorlunda bestämmelser. Ramavtal med alla villkor fastställda som upphandlas enligt 15 kap LOU (d v s det icke direktivstyrda området) får ingås med ett valfritt antal leverantörer, 15 kap Formgivningstävling och parallella uppdrag En formgivningstävling kan vara ett bra alternativ när man vill uppnå hög kvalitet med begränsade resurser och därmed välja utformning och arkitekt eller annan teknisk konsult genom jämförelse mellan olika förslag. Parallella uppdrag är lämpliga när man vill ha bredare underlag för sitt eget fortsatta arbete och inga löften kan ges om fortsatt uppdrag. 2.5 Dokumentation Med hänsyn till senare eventuell granskning och överprövning ska alla ställningstaganden och annat av vikt under upphandlingsprocessen dokumenteras till exempel annons, förfrågningsunderlag, sändlista, öppningsprotokoll, anbudsansökningar, anbud, tjänsteanteckningar avseende kontakter med leverantörer, utvärderingsprotokoll, handlingar som visar motiven för val av anbudsgivare och leverantör, skäl för förkastande av anbudsansökningar och anbud, dokumentation om upplysning om tilldelningsbeslut. Se även 9 kapitlet 12 (krav på protokoll) och 15 kapitlet LOU. 2.6 MBL och samverkan Inköp-Regionservice ansvarar för regionövergripande upphandlingar och beslutar i alla frågor under ärendets gång. I enlighet med överenskommelse i centrala MBL-gruppen sker samverkan i regionövergripande upphandlingsfrågor i en särskild samverkansgrupp, som är direkt kopplad till Inköp-Regionservice. De fackliga organisationerna har även ett berättigat intresse av att ha möjlighet att delta i den lokala upphandlingsprocessen. Upphandlingsfrågorna måste tas upp och diskuteras i förvaltningssamverkansgrupperna och man behöver där komma överens om på vilket sätt och i vilken omfattning samverkan ska ske. Se Västra Götalandsregionens samverkansavtal för sammanställning över informationsoch förhandlingsskyldigheten enligt MBL. 2.7 Undantag från upphandlingsskyldighet på grund av konstnärliga skäl En upphandlande myndighet får under vissa förutsättningar använda sig av förhandlat förfarande utan föregående annonsering (direktupphandling). Det skäl som lagen anger är bland annat konstnärliga skäl. Undantaget innebär att den upphandlande myndigheten kan vända sig till endast en leverantör om bland annat konstnärliga skäl gör att bara denna leverantör kan leverera det som myndigheten vill köpa. Enbart det faktum att det är fråga om en konstnärlig tjänst innebär emellertid inte att undantaget kan tillämpas utan - det krävs att det endast finns en leverantör som kan leverera utifrån en specifik kravbild och - det ska tydligt framgå varför just denna leverantör är den enda som kan utföra uppdraget Undantaget ska tillämpas restriktivt.

84 8 3 Upphandling 3.1 Upprättande av förfrågningsunderlag Att framställa ett väl genomarbetat förfrågningsunderlag är en av de viktigaste uppgifterna i upphandlingsprocessen. Förfrågningsunderlaget ska entydigt fastlägga omfattningen av det som ska upphandlas. En anbudsgivare ska kunna vara säker på att hans anbud i alla avseenden prövas mot i förfrågningsunderlaget uppställda kriterier och utan andra eller ändrade hänsynstaganden. Därför krävs genomtänkta och konsekvent tillämpade urvalskriterier, det vill säga helt enkelt fasta spelregler. För entreprenadupphandlingar används i hög omfattning kravspecifikationer i form av ritningar och beskrivningar och Administrativa föreskrifter som viktiga material för att bestämma uppdragets omfattning. För konsultupphandling blir kraven istället i vissa skeden målformulerade och måste då kombineras med krav på arkitekt- och ingenjörsföretagets erfarenhet, kompetens, organisation m m. Värderingskriterierna måste således väljas härefter. En mall för administrativa föreskrifter för konsultbranschen AF konsult 10 har getts ut av Byggherreföreningen, Arkitekt- och Ingenjörsföretagen och Byggforskningsrådet. AF konsult 10 är ett hjälpmedel för precisering av uppdraget, för formulering av förfrågningsunderlaget och för att i övrigt genomföra upphandlingen. Ju mer bearbetat och därmed ju bättre förfrågningsunderlaget är, ju större är möjligheten för företaget att lämna anbud. För att uppfylla kravet på tydlighet bör förfrågningsunderlaget innehålla: - mål för projektet - viktiga parametrar - arbetsmetoder - arbetssätt - projektdokumentation (ABK, AF, Lokalprogram, planer etc) - krav på redovisning - särskilda kvalitetskrav - särskilda miljökrav - krav på kostnadskalkyler och leveranstider Kravbeskrivning vid upphandling av konsulter och entreprenörer Vid varje upphandling måste man redan i det inledande skedet, vid upprättande av förfrågningsunderlaget, ta ställning till vad man vill att leverantören ska åstadkomma inom ramen för det uppdraget man är på väg att handla upp. Man måste vara medveten om att det är i det här skedet som man har möjlighet att påverka vilka utvärderingskriterier som ska tillämpas i det senare skedet, när anbuden har kommit in och det är dags för utvärdering av anbuden. Det kan därför vara lämpligt att redan i det här skedet tillsätta en utvärderingsgrupp, som ska ha som huvuduppgift att göra en sakkunnig och genomträngande värdering av

85 9 anbuden. Utvärderingsgruppen deltar vid förfrågningsunderlagets upprättande samt särskilt vid val av utvärderingskriterier. Vid utvärderingen är det endast möjligt att ta hänsyn till sådant som man i förfrågningsunderlaget tydligt har talat om att man kommer att fästa avseende vid och utvärdera. Alltså är det så att sådant som man i förfrågningsunderlaget inte frågat efter får man inte heller värdera vid bedömningen. Någon fr prövningsrätt finns alltså inte. Urvalskriterierna ska således anges tydligt och viktat. Tydligt innebär att kraven ska uttryckas på ett sådant sätt att de ska vara lätta att förstå innebörden av och inte kunna missförstås. Svepande och otydliga formuleringar ska inte förekomma. Det är därför nödvändigt att man som upphandlare verkligen vet vad man är ute efter. Vilka krav ur alla olika aspekter ska produkten uppfylla? 3.2 Anbudsinfordran Huvudregeln är att ansökningarna om att lämna anbud (vid selektivt-, förhandlat- eller urvalsförfarande) och anbud (öppet eller förenklat förfarande) infordras genom annons och att den som är intresserad beställer underlaget antingen i form av utskrift eller elektroniskt. Vid upphandlingar över tröskelvärdena och vid ansökan att delta i urvalsförfarande gäller vissa fastställda minimitider. Vid förenklat förfarande gäller skälig anbudsräkningstid, se bilaga Anbudsutvärdering/prövning Allmänt om val av utvärderingskriterier Förfrågningsunderlagets kravspecifikation utgörs dels av relativt enkelt utvärderingsbara kriterier dels av sådana kriterier där jämförelser mellan anbudsgivarna är svåra att göra, eftersom dessa i stor utsträckning handlar om att bedöma egenskaper såsom kreativitet, samarbetsförmåga etc. Här föreligger en allmän skillnad mellan upphandling av entreprenader och konsulter. Det är av den anledningen särskilt viktigt att redan vid utarbetande av förfrågningsunderlaget förbereda och underlätta utvärderingen genom att här fråga om rätt saker och ställa adekvata krav. Anbudsgivarens formella kapacitet i kombination med något slag av prisbedömning är aldrig tillräckligt att enbart bedöma. Att värdera anbudsgivarens förmåga att hantera uppgiften är centralt, i synnerhet vid konsultupphandling. Det som bedöms är ofta anbudsgivarens förmåga att: - ha en helhetssyn på projektet - föreslå rätt tekniskt angreppssätt - föreslå krav och önskemål på funktion - utarbeta en estetisk tilltalande lösning - kalkylera investeringskostnaden - kalkylera årskostnaden alternativt livscykelkostnaden - ge förslag som håller nere underhålls- och driftskostnader - hantera projektets miljökonsekvenser, det vill säga dess miljöpåverkan och de särskilda krav eller önskemål på resurshushållning som kan finnas.

86 10 Det som har att göra med att värdera företagets kapacitet och förmåga kan sammanfattande beskrivas som mjuka parametrar. Dessa bör i de flesta fall tillmätas större betydelse än priset vid upphandling av konsult. Priset som urvalskriterium har betydelse i olika upphandlingssituationer. Den vikt som läggs vid priset varierar från upphandling till upphandling. Ju mer standardiserat föremålet för upphandlingen är, desto större betydelse har priset Fastställa avvägning av kvalitet mot pris I upphandlingens tidiga skede, innan upphandlingsformen bestämts och förfrågningsunderlaget upprättats, bör bestämmas hur relationen kvalitet pris ska se ut. Följande viktning av kvalitet och pris kan göras för olika typer av uppdrag. Principen är fullt tillämplig vid upphandling av konsult och till vissa delar vid entreprenadupphandling. Projekttyp Relation kvalitet/pris Programutredning, tidiga studier 90/10 Innovativa nyskapande projekt 80/20 Komplexa projekt 70/30 Enkla okomplicerade projekt 50/50 Upprepningsprojekt 20/80 Efter att ha bestämt relationen mellan kvalitets- och priskriterier ska de projektspecifika kvalitetskriterierna fastställas. Dessa kan indelas i fyra huvudgrupper allmänna kvalitetskriterier med följande förslag till viktning: Allmänna kvalitetskriterier Viktning Företagets kapacitet och erfarenhet % Företagets projektorganisation % Nyckelpersoners erfarenhet och förmåga % Projektutförande % När kvalificeringskriterierna fastställts och viktats kan en kvalitetströskel fastställas, det vill säga ett minsta antal kvalitetspoäng en anbudsgivare måste uppnå för att få vara med i den vidare bedömningen. Man tar alltså inte hänsyn till lämnat pris såvida inte fastställt kvalitetsminimum uppnåtts. För att betona vikten av de värderingsgrunder som inte gäller anbudspriset kan man med fördel använda sig av det så kallade tvåkuvertsystemet Exempel på allmänna utvärderingskriterier Företagets kapacitet och erfarenheter Organisation *) Referenser avseende liknande projekt Erfarenheter av företaget Tekniska hjälpmedel Kvalitetssystem (inklusive miljösystem)

87 11 Servicegrad och inställelsetid Företaget förmåga att hantera uppgiften Redovisning av nyckelpersoner för projektet och dess kvalifikationer Anbudsgivarens angreppssätt Anbudsgivarens arbetssätt (volym-, kvalitets- och funktionspåverkan) Partnerskap-, samarbets- och teamförmåga Innivationsförmåga och estetiska förmåga Pris - *) Organisation kan vara antingen kvalificering eller utvärdering, beroende på hur kraven utformas. För att vara ett utvärderingskriterium måste det ha bäring på utförandet och ett ekonomiskt värde i utvärderingen. 3.4 Aktuella tröskelvärden Tröskelvärden för upphandling varierar över tiden. Aktuella tröskelvärden finns alltid på Konkurrensverkets hemsida, Avtalsspärr När en upphandlande myndighet eller enhet har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid. Avtalsspärren är minst 10 dagar vid elektroniskt meddelande av tilldelningsbeslut och minst 15 dagar på annat sätt. Om en leverantör begär överprövning av en upphandling i förvaltningsrätten innan gällande avtalsspärr har löpt ut, börjar en förlängd avtalsspärr att gälla automatiskt. Den förlängda avtalsspärren gäller under målets handläggning i förvaltningsrätten och upphör att gälla 10 dagar efter att domstolen har avgjort målet. 3.6 Möjlighet att begära ogiltighet av ingångna avtal Avtal mellan en upphandlande myndighet eller enhet och en leverantör ska kunna ogiltigförklaras av domstol efter ansökan av leverantör. En talan om ogiltighet förs i allmän förvaltningsdomstol. Avtal kan ogiltigförklaras - vid otillåtna direktupphandlingar - om avtal har tecknats i strid med en avtalsspärr, förlängd avtalsspärr eller ett interimistiskt beslut. Reglerna om ogiltighet omfattar alla former av ingångna avtal som normalt skulle ha föregåtts av ett upphandlingsförfarande. Följden av att ett avtal ogiltigförklaras blir att alla prestationer som hunnit utbytas mellan avtalsparterna ska återgå. Rätt till skadestånd kan föreligga.

88 12 Undantag från ogiltighet: - genom frivillig förhandsinsyn genom annonsering kan efter en avtalsspärr om 10 eller 15 dagar en direktupphandling inte ogiltigförklaras, -avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning där en motiverad underrättelse om tilldelningsbeslut har skickats till ramavtalsleverantörer kan inte ogiltigförklaras efter det att avtalsspärren har löpt ut, -tvingande hänsyn till allmänintresse som avgörs efter beslut från domstol. 3.7 Olika slags överprövningar olika tidsfrister för ansökan Tre olika överprövningar regleras i upphandlingsförfarandet. Tidsfrister för ansökan om överprövning, avtalsspärr m m som löper ut på lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag Överprövning av upphandling Traditionell överprövning Vid tidpunkten för ansökan om överprövning har upphandlingen inte avslutats. I mål om överprövning av upphandlingen kan domstol vid bifall av en ansökan antingen förordna att upphandlingen ska göras om eller att någon form av rättelse ska göras i upphandlingen. Avtalsspärr inträder En ansökan om överprövning av en upphandling ska ha inkommit till förvaltningsrätten före utgången av avtalsspärren. Ingen avtalsspärr börjar gälla (t ex vid direktupphandlingar och avrop från ramavtal) Ingen överprövning får ske efter att avtal har ingåtts Begäran om ogiltighet av avtal När ett ingånget avtal mellan en upphandlande myndighet eller enhet och leverantör överprövas innebär det vid bifall att avtalet förklaras civilrättsligt ogiltigt. Huvudregel En överprövning om avtalets giltighet ska ske inom 6 månader från det att avtalet slöts. Undantag - om den upphandlande enheten eller myndigheten har skickat en efterannons till EUkommissionen ska en ansökan om överprövning ske 30 dagar från det att annonsen publicerats, - om den upphandlande enheten eller myndigheten har underrättat samtliga anbudssökande och anbudsgivare om att avtal har slutits och skäl för det ska en överprövning av avtalets giltighet ske inom 30 dagar från det att underrättelsen skickats ut Överprövning av beslut att avbryta upphandlingen Domstolen prövar om den upphandlande enheten eller myndigheten har haft sakliga skäl för att avbryta upphandlingen. En ansökan om överprövning ska ske inom 10 respektive

89 13 15 dagar beroende på hur underrättelse av att upphandlingen har avbrutits har skett. Skälet för beslutet att avbryta upphandlingen ska alltid anges i underrättelsen. 3.8 Upphandlingsskadeavgift på talan av Konkurrensverket Konkurrensverket har befogenhet att föra talan i allmän förvaltningsdomstol att en upphandlande myndighet eller enhet ska åläggas att betala en så kallad upphandlingsskadeavgift, som är en sanktionsavgift som tillfaller staten. Upphandlingsskadeavgift kan dömas ut om det har skett en otillåten direktupphandling. Konkurrensverket avgör om en ansökan om utdömande av upphandlingsskadeavgift ska ske. En sådan avgift kan dömas ut även o det fall förvaltningsrätten tillåtit ett avtal att bestå trots att det egentligen skulle ha förklarats ogiltigt eller har slutits i strid med reglerna om avtalsspärr. Upphandlingsskadeavgiften får inte överstiga 10 procent av det aktuella upphandlingskontraktets värde, dock max 10 mnkr. Vid en ansökan om överprövning av direktupphandlat avtals giltighet kan Konkurrensverket ansöka om utdömande av upphandlingsskadeavgift först när 6- månadersfristen respektive 30-dagarsfristen har löpt ut ( se 3.7.2). Om ingen sådan ansökan om ogiltighet av avtal har gjorts har Konkurrensverket 1 år på sig, från det att upphandlingskontraktet slöts, att ansöka om upphandlingsskadeavgift. Upphandlingsskadeavgift ska betalas av den upphandlade myndighetens eller enhetens egna medel. 4 Offentlighet och sekretess 4.1 Sekretess under pågående upphandling Anbudsansökningar och anbud är hemliga under pågående upphandling. Anbud är ovillkorligen hemliga till dess att tilldelningsbeslut fattats, eller vid direktupphandling, att avtal träffats, att alla anbuden offentliggjorts eller enheten på annat sätt avslutat upphandlingen. En upphandlande enhet får inte upplysa om vilka som lämnat anbudsansökningar eller anbud Sekretess när upphandlingen är avslutad Huvudregeln är att när upphandlingen är avslutad eller anbuden offentliggjorts, är all dokumentation rörande upphandlingen offentliga handlingar. Om en leverantör begär att vissa uppgifter ska vara hemliga kan den upphandlande enheten hålla sådana uppgifter hemliga, om det bedöms att det finns särskild anledning att anta att leverantören skulle lida skada om uppgiften röjdes. Lämnar inte en myndighet eller kommunalt bolag ut en handling i ett upphandlingsärende kan beslutet överklagas till kammarrätten. 3 2 Rätt upphandling Arbetsmodell för upphandling av mindre arbeten och tjänste inom fastighetsförvaltning. Författare: Bertil Oresten Utgivare: Sveriges kommuner och landsting ISBN:

90 14 5 Vad säger LOU 5.1 Grundläggande regler för upphandling enligt LOU Här följer en genomgång av innehållet i de viktigaste bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. De aktuella lagrummen återges endast i sammanfattande form. För fullständig lagtext; se lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) kapitlet LOU. Lagens innehåll och tillämpningsområde samt allmänna bestämmelser I första kapitlet finns bland annat en innehållsförteckning över lagens sexton kapitel och dess bilagor. Kapitelindelningen är tänkt att följa upphandlingsprocessen. I 15 kapitlet regleras motsvarigheten till 6 kapitlet i den tidigare lagen, det vill säga upphandlingar under tröskelvärdena och B-tjänster över tröskelvärdena. I 1 kapitlet 9 anges principerna för offentlig upphandling. Principerna är hämtade från upphandlingsdirektivet och innebär att upphandlande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke diskriminerande sätt (likabehandling) samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt (principen om transparens). Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas kapitlet LOU. Definitioner I 2 kapitlet redovisas ett betydande antal definitioner, bland annat ska upphandlingsförfarandena anges som antingen öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande, urvalsförfarande, förenklat förfarande, konkurrenspräglad dialog eller direktupphandling. Ramavtal definieras som ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under given tidsperiod (2 kap 15 ) Regionen är en upphandlande myndighet kapitlet LOU. Tröskelvärdena I 3 kapitlet regleras tröskelvärdena och hur dessa beräknas. aktuella tröskelvärden finns alltid på Konkurrensverkets hemsida Om byggentreprenader delas upp i flera mindre delar, ska varje delvärde ingå i beräkningen av upphandlingsvärdet. För delkontrakt under euro behöver inga andra bestämmelser i kapitel 3 användas, förutsatt att summan av de undantagna delkontrakten inte överstiger 20 % av upphandlingens totala värde. Om kontrakt avseende tjänster delas upp i flera mindre delar ska varje delvärde ingå i beräkningen av upphandlingens värde. För delkontrakt under euro behöver detta kapitel i övrigt inte tillämpas förutsatt att summan av de undantagna delkontrakten inte överstiger 20 % av upphandlingens totala värde. 3 Rätt upphandling Arbetsmodell för upphandling av mindre arbeten och tjänster inom fastighetsförvaltning. Författare: Bertil Oresten Utgivare: Sveriges kommuner och landsting ISBN:

91 15 Vid upphandling av de tjänster som överstiger tröskelvärdet som avses i avdelning B i en bilaga till LOU, tillämpas 15 kapitlet. En upphandling som avser tjänster enligt såväl avdelning A som avdelning B, ska i helhet anses vara en upphandling av tjänster som avses i avdelning A om värdet av sistnämnda tjänster överstiger värdet av tjänster enligt avdelning B. Om motsatsen gäller ska upphandlingen i sin helhet anses vara en upphandling av tjänster som avses i bilaga B (1 kap 2 ). Värdet av en tjänsteupphandling ska beräknas med utgångspunkt i den uppskattade totala ersättningen till leverantören kapitlet LOU. Upphandlingsförfarandena 4 kap 1 - Av fjärde kapitlet framgår att vid upphandlingar över tröskelvärdena (gäller inte B-tjänster över tröskelvärdet för tjänsten) är öppet eller selektivt förfarande huvudregeln medan förhandlat förfarande endast undantagsvis tillämpas. Konkurrenspräglad dialog får användas under bland annat följande förutsättningar - vid tilldelning av särskilt komplicerade kontrakt då öppet eller selektivt förfarande inte medger tilldelning av kontrakt, - måste anges i annonsen att det ska användas -dialog ska föras med de anbudssökande som har valts ut -dialogen ska förklaras avslutad och de deltagande anbudssökandena ska snarast möjligen underrättas om detta skriftligen - efter avslutad dialog ska anbud lämnas. 4 kap 2 - Förhandlat förfarande med föregående annonsering får exempelvis tillämpas om det som ska upphandlas är av sådant slag eller förenat med sådana risker att det på grund av särskilda omständigheter inte går att ange något totalpris i förväg. 4 kap 5 - Förhandlat förfarande utan föregående annonsering får användas om - det vid öppen eller selektiv upphandling inte lämnats några anbud eller lämpliga anbud och om ursprungliga kontraktsvillkor inte ändras väsentligt - det som ska upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl endast kan utföras av en leverantör - synnerligen brådska föreligger orsakad av omständigheter som inte kunde förutses av den upphandlade myndigheten kapitlet LOU. Ramavtal Ramavtal kan ingås på olika sätt. 5 kap 2, 4 - ramavtal kan träffas med en enda leverantör. Avrop måste ske enligt villkoren i ramavtalet. Det är tillåtet att skriftligen samråda med ramavtalsleverantören, och vid behov uppmana leverantören att komplettera sitt anbud, innan avrop sker. Tilldelning av kontrakt som grundar sig på ett ramavtal får emellertid inte väsentligen avvika från villkoren i detta. 5 kap Ramavtal kan träffas med flera leverantörer, dock minst tre* förutsatt att det finns tillräckligt antal. Avrop kan ske antingen mot ramavtalet enligt en i ramavtalet angiven fördelningsnyckel (i första hand den som lämnat det bästa anbudet) eller efter förnyad konkurrensutsättning bland antagna ramavtalsleverantörer. Vid tillämpning av

92 16 förnyad konkurrensutsättning får villkoren i ramavtalet preciseras och kompletteras. Tilldelning av uppdraget efter förnyad konkurrensutsättning kan omprövas om frivillig avtalsspärr tillämpas. Med andra ord ska tilldelningsbeslut meddelas och en tiodagarsfrist löpa innan kontraktet tidigast får träda i kraft. 15 kap 2 - Bestämmelserna i 5 kapitlet gäller även för upphandlingar under tröskelvärdena och för upphandlingar av B-tjänster över tröskelvärdena. 5 kap 3 - Ramavtal kan slutas för högst fyra år. Om särskilda skäl föreligger kan ramavtal löpa under längre tid (gäller ramavtal som upphandlats enligt nya LOU). * Ramavtal med alla villkor fastställda som upphandlas enligt 15 kap LOU (d v s det icke direktivstyrda området) får ingås med ett valfritt antal leverantörer, 15 kap a kapitlet LOU. Elektronisk auktion 5 a kap 1 - En upphandlande myndighet får genomföra en elektronisk auktion vid - öppet förfarande - selektivt förfarande - förhandlat förfarande då de anbud som lämnats vid öppet eller selektivt förfarande är ogiltiga eller inte kan godtas - förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal - förenklat förfarande - urvalsförfarande 5 a kap 5. Innan en upphandlande myndighet inleder en elektronisk auktion ska myndigheten genomföra en fullständig utvärdering av anbuden i enlighet med tilldelningskriterierna och den fastställda viktningen. 5 a kap 6 - Alla anbudsgivare som har lämnat godtagbara anbud ska inbjudas med elektroniska medel att lämna nya priser eller värden kapitlet LOU. Tekniska specifikationer 6 kap 3 - Användandet av tekniska specifikationer och hur dessa ska utformas. En upphandlande myndighet får bland annat ange de tekniska specifikationerna som prestanda- och funktionskrav. I dessa krav kan miljöegenskaper ingå. 6 kap 4 - Om hänvisning sker till visst varumärke, typ, ursprung m m, vilket endast är tillåtet om det annars inte är möjligt att beskriva föremålet tillräckligt preciserat och begripligt för upphandlingen, ska en sådan uppgift eller hänvisning följas av orden eller likvärdigt. 6 kap 5 - Om anbudsgivaren kan visa att hans föreslagna tekniska lösningar på ett likvärdigt sätt uppfyller kraven enligt de av den upphandlande myndigheten uppställda tekniska specifikationer får anbudet inte förkastas enbart på den grunden att anbudet inte överensstämmer med de tekniska specifikationerna. 6 kap 6 - Om den upphandlade myndigheten uppställt prestanda- eller funktionskrav får anbud inte förkastas om anbudsgivaren kan visa att anbudet överensstämmer med någon i 6 kap 6 angiven standard. 6 kap 9 - Om anbudsgivaren får lämna alternativa anbud ska detta anges i annonsen. Tillåts alternativa anbud ska den upphandlande myndigheten i förfrågningsunderlaget

93 17 ange minimikraven och de villkor som gäller för hur sidoanbudet ska presenteras. Alternativa anbud får inte lämnas vid utvärderingskriteriet lägsta pris och 15 kapitlena LOU. Annonsering Huvudregeln är att upphandlingar ska föregås av annonsering. I övrigt hänvisas till punkten och 15 kapitlena LOU. Tidsfrister för att inkomma med anbudsansökningar och anbud 8 kap 1 och 15 kap 9 - Vid bestämmande av tidsfrister ska särskild hänsyn tas till hur komplicerad upphandlingen är och hur lång tid som leverantören kan antas behöva för att utarbeta ett anbud. Minimifristen vid upphandlingar över tröskelvärdena (inte B-tjänster) regleras i kap 8. Huvudregeln är minimitiden för att inkomma med ett anbud är - vid öppet förfarande; 52 dagar från den dagen då annonsen om upphandlingen skickades för publicering - vid selektiv upphandling; dagar (37dagarsfristen räknas från dagen då annonsen om upphandling skickades för publicering), - vid förhandlat förfarande; 37 dagar, - vid konkurrenspräglad dialog; 37 dagar Beträffande förhandsannonsering, elektroniska medel och tidsfrister; se texten i övrigt. 8 kap Om förhandsannonsering skett liksom elektroniska medel använts får tidsfristen förkortas. 7 kap 3 och 15 kap 21 - Den upphandlande myndigheten ska (vid upphandlingar över tröskelvärdena) inom 48 dagar efter det att upphandlingen avslutats genom ett upphandlingskontrakt, sända en annons till EU-kommissionen (så kallad efterannonsering) med information om upphandlingsresultat. Detta gäller även B-tjänster över tröskelvärdet och 15 kapitlena LOU. Kommunikation 9 kap 1 - I denna paragraf regleras hur anbudsansökningar och anbud får lämnas. Huvudregeln är att ansökningar och anbud lämnas skriftligt. Om sekretessen kan garanteras får den upphandlade myndigheten tillåta, alternativt begära, att anbudsansökningar och anbud lämnas genom något elektroniskt medel, till exempel telefax eller e-post, eller på något annat sätt. För elektronisk signatur hänvisas i 9 kap 3 till Lagen (2000:832) om elektronisk signatur. Ovanstående gäller även för upphandlingar enligt 15 kapitlet. 9 kap 8 och 15 kap 12 - Under vissa begränsade förutsättningar får man medge att anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning. Likaså får begäras att anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Observera att förutsättningarna för att tillämpa dessa bestämmelser är ytterst begränsade. 9 kap 9,10 och 15 kap 18,19 - Här regleras tilldelningsbesluten och övriga upplysningar till leverantören om skälen för upphandlande myndighets beslut.

94 18 När beslut om anbud fattas (så kallat tilldelningsbeslut) ska Upplysningar om tilldelningsbeslut lämnas till varje anbudssökande eller anbudsgivare. Det ska innehålla vilket beslut som fattas och skälen för det. Sådana upplysningar ska lämnas genast eller så snart som möjligt till den leverantör som begär det. Bestämmelserna gäller alltid, med undantag för direktupphandlingar. Syftet med bestämmelsen är att en leverantör bättre ska kunna ta tillvara sin rätt att ansöka om överprövning av tilldelningsbeslutet i upphandlingen. I underrättelsen ska myndigheten ange den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr). Anbudssökande/anbudsgivare ska också underrättas om beslut att avbryta eller göra om en upphandling. 9 kap 12 - Den upphandlande myndigheten är skyldig att för varje upphandling upprätta ett protokoll. Vad protokollet ska innehålla framgår av bestämmelsen. Det kan förväntas att regeringen i en särskild förordning kommer att närmare reglera vad protokollet ska innehålla och 15 kapitlena LOU. Uteslutning av leverantör 10 kap 1 - Under vilka förutsättningar som en leverantör måste uteslutas från upphandlingen. 10 kap 2 - Under vilka fall en leverantör får uteslutas från upphandlingen. 10 kap 3 - Vilka bevis som en upphandlande myndighet kan godta för att inte utesluta en leverantör. 10 kap 4 - Myndigheten är skyldig att själv kontrollera att leverantören skött sig avseende skatter m m kapitlet LOU. Kontroll av leverantörers lämplighet 11 kap 2 - En upphandlande myndighet får ställa krav på en lägsta nivå för anbudssökandes och anbudsgivares ekonomiska samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Kraven ska stå i proportion till kontraktsföremålet. 11 kap Vilka krav som får ställas och vilka bevis som får efterfrågas. Notera särskilt 12 som ger leverantör rätt att vid behov åberopa andra företags kapacitet. 11 kap 13 - Särskild vikt får vid till exempel byggentreprenader och tjänster fästas vid yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet. 11 kap 3,4 - Vid selektivt och förhandlat förfarande samt vid konkurrenspräglad dialog ska den upphandlande myndigheten ange urvalskriterier och lägsta antal (fem respektive tre) som kommer att bjudas in att lämna anbud. 11 kap 17 - Under vilka förutsättningar som en upphandlande myndighet får begränsa kontroll av handlingar som rör leverantörs lämplighet och 15 kapitlena LOU. Tilldelning av kontrakt 11 kap 1 - Anbud från leverantörer som inte uteslutits enligt 10 kap och som befunnits vara lämpliga enligt ställda krav enligt 11 kap, ska utvärderas mot de utvärderingskriterier som uppställts. 12 kap 1 och 15 kap 16 - En upphandlande myndighet ska anta antingen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller det anbud som innehåller lägsta pris.

95 19 Alltså: - är det anbud ska antas som antingen är det mest ekonomiskt fördelaktiga eller - är det anbud som har lägsta anbudspris. Vid bedömning av vilket anbud som är det mest ekonomiskt fördelaktiga ska myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet såsom: - pris - leverans- och genomförande tid - miljöegenskaper - driftskostnader - kostnadseffektivitet - kvalitet - estetiska, funktionella och tekniska egenskaper - service och tekniskt stöd Endast de omständigheter som anges och tillmäts betydelse i förfrågningsunderlaget får tas hänsyn till vid utvärderingen. Det är inte tillåtet att förbehålla sig fri prövningsrätt av inkomna anbud. Detta innebär att man måste tala om vad man kan komma att grunda utvärderingen på så noggrant som möjligt. Vid utvärderingen måste man följa detta och får inte ta hänsyn till något som anbudsgivare tillägger av positivt värde om det inte har efterfrågats. Utvärdering får alltså endast omfatta det som efterfrågats. Vilken modell som den upphandlande myndigheten avser att tillämpa ska vid upphandlingar framgå av annonsen, förfrågningsunderlaget eller i inbjudan att lämna anbud eller att delta i förhandlingar. 12 kap 2 - Om modellen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljs ska den upphandlande myndigheten ange hur kriterier kommer att viktas inbördes. Viktningen får anges som intervall med lämplig största spridning. I undantagsfall får rangordning tillämpas. Vid upphandlingar enligt 15 kap får den upphandlande myndigheten välja mellan rangordning eller viktning. Kriterieviktning får anges som intervall. 12 kap 3 och 15 kap 17 - En upphandlande myndighet får förkasta anbud om den finner att priset är onormalt lågt. Myndigheten måste emellertid först begära en skriftlig förklaring till det låga anbudet och inte fått ett tillfredställande svar kapitlet LOU. Byggkoncessioner Inte aktuellt inom Västfastigheter kapitlet LOU. Projekttävling på tjänsteområdet Läs vidare direkt i lagtexten. Kapitlet reglerar så kallade arkitekttävlingar kapitlet LOU. Upphandlingar som inte omfattas av direktivet 15 kap 2 - Vid upphandlingar som inte omfattas av direktivet tillämpas även 1, 2, 4:22, 5, 6:4, 6:7, 6:13, 8:11-12, 11:6, 13, 16, 17 och 18 kap LOU.

96 20 5 kap avser reglerna om ramavtal. 15 kap 3 - Upphandlingar ska göras genom förenklat förfarande eller genom urvalsförfarande om upphandlingen kan förväntas locka till sig ett stort antal anbud. Direktupphandling får emellertid användas om kontraktets värde uppgår till högst 15 procent av det tröskelvärde som anges i 3 kap 1 eller om det finns synnerliga skäl. Direktupphandling får aldrig användas av det skälet att man av egen förskyllan får bråttom med upphandlingen. Konkurrenspräglad dialog får användas om inte förenklat förfarande eller urvalsförfarande medger tilldelning av kontrakt. 15 kap 4 - Vid förenklad upphandling ska anbud infordras genom annons eller elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller i annan orm som leder till effektiv konkurrens. 15 kap 5 a - En upphandlande myndighet som avser att tilldela ett kontrakt genom direktupphandling får annonsera sin avsikt i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig (förhandsinsyn). 15 kap 8 - Anbud och ansökningar ska som huvudregel lämnas skriftligt. Undantag: - elektroniskt medel - per telefon (anbudsansökningar) Myndigheten ska i en annons ange hur anbudsansökningarna får lämnas och i en annons eller i förfrågningsunderlag ange hur anbud ska lämnas. Läs vidare i 9 kap LOU. 15 kap 9 - Skälig tid ska ges att lämna anbud och ansökningar. Tiden att lämna ansökningar får aldrig vara kortare än 10 dagar räknat från annonsens publicering i elektronisk databas. Observera att vid bestämmande av sista anbudsdag gäller att man inte får sätta ut annat klockslag än Det är alltså tillåtet att lämna in anbud under sista dagens hela dygn. Någon begränsning till annat klockslag är inte tillåtet. Förlängning av anbudstid, som normalt ska övervägas endast efter fleras begäran, ska ske tidigt under anbudstiden för att kunna vara till nytta för alla anbudsgivare. 15 kap 12 - Rättelse av uppenbar felskrivning, felräkning får medges om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Under samma förutsättningar får det begäras att anbud förtydligas eller kompletteras. Observera att förutsättningarna för att tillämpa denna bestämmelse är ytterst begränsade. 15 kap 13 - Krav som ska, respektive får, ställas på leverantören. När en leverantör måste eller får uteslutas och vilka bevis som kan godtas för att inte utesluta leverantör; se kap 10 LOU. 15 kap 13 a - Vid kontroll av om en leverantör har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringar eller skatt i Sverige ska den upphandlande myndigheten inhämta uppgifter om detta från behörig myndighet. 15 kap 13 b - Under vilka förutsättningar som en upphandlande myndighet får begränsa kontroll av handlingar som rör leverantörs lämplighet.

97 21 15 kap 15 - Anbud som kommit in för sent (efter sista anbudsdagen) får inte prövas. Anbud får förkastas om anbudsgivaren låtit bli att lämna sådana upplysningar som anges i kap 15 a - En leverantör får vid behov åberopa andra företags kapacitet. 15 kap 16 - Enheten ska anta antingen: - det anbud som är det mest ekonomiskt fördelaktiga - det anbud som har lägsta anbudspris Vid bedömning av vilket anbud som är det mest fördelaktiga ska myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet såsom: - pris - leverans- eller genomförande tid - miljöegenskaper - driftskostnader - kostnadseffektivitet - kvalitet - estetiska, funktionella och tekniska egenskaper - service och tekniskt stöd. Endast de omständigheter som anges och tillmäts betydelse i förfrågningsunderlaget får tas hänsyn till vid utvärderingen. Omständigheterna ska anges efter angelägenhetsgrad med den viktigaste först eller genom kriterieviktning. Kriterieviktning får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning. Vid upphandling enligt detta kapitel får den upphandlande myndigheten välja mellan rangordning eller viktning. Kriterieviktning får anges som intervall. Om det i ett förfrågningsunderlag inte har talats om vilka omständigheter som det ska tas hänsyn till vid utvärderingen ska, enligt praxis, lägsta pris gälla (efter det så kallade Hebyfallet ). 15 kap 17 - Onormalt lågt anbud får förkastas först sedan man begärt förklaring till det låga anbudet och inte fått tillfredsställande svar. Förklaringen ska begäras skriftligt. Vid bedömning om ett orimligt lågt anbud ska förkastas får det endast tas hänsyn till objektiva grunder. 15 kap 19 - Här regleras tilldelningsbesluten och övriga upplysningar till leverantören om skälen för en upphandlande myndighets beslut. När beslut om anbud fattas (så kallat tilldelningsbeslut) ska Upplysningar om tilldelningsbeslut lämnas till varje anbudssökande eller anbudsgivare. Det ska innehålla vilket beslut som har fattats och skälen för det. Sådana upplysningar ska lämnas genast eller så snart som möjligt till den leverantören som begär det. Detta ska alltid ske skriftligen. Bestämmelserna gäller alltid med undantag för direktupphandlingar. Vid direktupphandlingar ska den upphandlande myndigheten, när beslut om leverantör och anbud fattas, underrätta anbudsgivarna om beslut snarast möjligt. 15 kap 23 - Projekttävling får genomföras. Bestämmelserna i 14 kap 4, 6 9 ska då tillämpas.

98 kapitlet LOU. Avtalsspärr, överprövning, skadestånd 16 kap 5 - Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande principerna eller någon annan bestämmelse i LOU och detta har medfört att leverantören lidit eller kan komma att lida skada, ska rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse har gjorts. 16 kap 6 - Underrättelse om tilldelningsbeslut innebär att den upphandlande myndigheten inte får ingå avtal (avtalsspärr) förrän - 10 dagar har gått från det att underrättelse skickades med ett elektroniskt medel och - 15 dagar om underrättelse har skickats på annat sätt. 16 kap 7 - Undantag från avtalsspärr; läs vidare under denna bestämmelse. 16 kap 9 - Förlängd avtalsspärr; läs vidare under denna bestämmelse. 16 kap 11 - En ansökan om överprövning av en upphandling ska ha kommit till förvaltningsrätten före utgången av sådan avtalsspärr som avses i 6 och kap 12 - En ansökan om överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling ska ha inkommit till förvaltningsrätten innan 10 dagar från det att den upphandlade myndigheten skickat ut en underrättelse om beslutet med ett elektroniskt hjälpmedel. Om en upphandlande myndighet har skickar ut underrättelsen på annat vis ska ansökan om överprövning ha inkommit till förvaltningsrätten innan 15 dagar har gått från utskicket. 16 kap 13 - Överprövning av en upphandling får inte ske sedan avtal slutits mellan den upphandlande myndigheten och en leverantör. 16 kap 14 och 15 - När rätten kan pröva ett avtals giltighet. 16 kap 18 - Tidsfrister för ansökan om överprövning av ett avtals giltighet. 16 kap 5 - Vid beräkning av längden av avtalsspärr samt av övriga tidsfrister ska lagen om beräkning av lagstadgad tid tillämpas. 16 kap 20 - En upphandlande myndighet som inte har följt bestämmelserna i denna lag ska ersätta därigenom uppkommen skada för en leverantör. 16 kap 21 - Talan om skadestånd ska väckas vid allmän domstol inom 1 år från den tidpunkten då avtal har slutits mellan den upphandlande myndigheten och en leverantör eller har förklarats ogiltigt kapitlet LOU. Upphandlingsskadeavgift 17 kap 1 - Allmän förvaltningsdomstol får besluta att en upphandlande myndighet ska betala upphandlingsskadeavgift. 17kap 3 - Konkurrensverket ska hos allmän domstol ansöka om att ett upphandlande myndighet ska betala upphandlingsskadeavgift. 17 kap 4 - Upphandlingsskadeavgiften ska uppgå till lägst kr och högst kr.

99 23 6 Bilagor Bilaga 1 Definitioner Över tröskelvärdena Öppet förfarande Upphandling där alla leverantörer får lämna anbud Selektivt förfarande Upphandling där upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud Förhandlat förfarande Upphandling där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandlingar med en eller flera av dessa. Under tröskelvärdena Förenklat förfarande Upphandling där alla leverantörer har rätt att delta och deltagande leverantörer ska lämna skriftligt anbud Urvalsförfarande Upphandling där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud Direktupphandling Upphandling utan krav på skriftligt anbud.

100 24 Bilaga 2. Processer för de vanligaste förekommande upphandlingsformerna Under tröskelvärdena Förenklat förfarande Anbudsinfordran Infordra skriftliga anbud genom annons i allmänt tillgänglig elektronisk databas ex vis Allego eller på annat sätt som leder till effektiv konkurrens. I förfrågningsunderlaget ska anges vilka kriterier som ska ligga till grund för utvärderingen. Antingen antas lägsta anbudspris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska antas ska man ta hänsyn till samtliga omständigheter som man i annons eller förfrågningsunderlag angett att man ska tillmäta betydelse. Omständigheterna ska i förfrågningsunderlaget anges efter angelägenhetsgrad med den viktigaste först eller genom kriterieviktning Ett visst märke eller fabrikat får man bara hänvisa till om det finns särskilda skäl. Det måste anges att även likvärdiga varor kan komma ifråga Ange att anbud som lämnas genom telegram eller telefax ska bekräftas omgående genom egenhändigt undertecknad handling Även den som inte har tillfrågats har rätt att få förfrågningsunderlag på samma villkor som andra Ange i skrivelse eller annons dag då anbud senast ska ha kommit in. Annan tid än kl får inte bestämmas. Ange i underlaget hur länge anbudet ska vara bindande Skicka inbjudan eller annons till diariet för diarieföring och för bevakning av inkommande anbud. Anbudsöppning Två personer ska gemensamt företa anbudsöppning. Anbuden ska förtecknas och förteckningen ska bestyrkas av de två närvarande. För sent inkomna anbud får inte delta vid prövningen. Anbudsprövning (Kvalificering och utvärdering) kontrollera, om det inte är uppenbart onödigt, att leverantören är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter och

101 25 fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter Tala om i annons eller förfrågan vilka uppgifter av ovanstående som kan komma att begäras in senare. Man har rätt att utesluta en leverantör om denne är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord, eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande är dömd för brott avseende yrkesutövning har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen inte har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter. Anbud får även förkastas om leverantören i väsentligt hänseende låtit bli att lämna begärda upplysningar om förhållandena som avses under rubriken Man har rätt att utesluta en leverantör.. Man skall utesluta en leverantör om denne: är dömd för bestickning är dömd för bedrägeri är dömd för penningtvätt tillhör en kriminell organisation Läs mer om detta i LOU kap 10. Man får medge att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning, felräkning eller uppenbart fel i anbudet och man får medge att ett anbud kompletteras eller förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. All korrespondens ska ske skriftligt. Anbudskomplettering får endast göras på vår begäran. Om anbud har orimligt onormalt lågt pris får det förkastas, dock först sedan förklaring begärts och inte tillfredsställande svar lämnats. Förklaringen ska vara skriftlig och endast förklaringar på objektiva grunder få godtas. Anbudsgivaren ska ges tillfälle att yttra sig över myndighetens skäl att förkasta anbudet med beaktande av lämnade förklaringarna. Endast de kriterier som angetts i förfrågningsunderlaget får ligga till grund för utvärderingen. Utvärderingen görs vidare utifrån den i förfrågningsunderlaget givna angelägenhetsgraden mellan olika kriterier. Kriterier kan vara pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan m.m. Dokumentering Dokumentera de skäl som ligger till grund för ett anbuds antagande samt vad som i övrigt förekommit av betydelse vid anbudsprövningen.

102 26 Tilldelningsbeslut upplysning, sekretess När beslut om upphandling (tilldelningsbeslut) fattats ska information om beslut och skälet för detta lämnas till varje anbudsgivare. I underrättelsen ska myndigheten ange den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr). En leverantör har härefter möjlighet att begära överprövning av tilldelningsbeslutet. Efter tilldelningsbeslutet hävs den absoluta sekretessen och huvudregeln är att alla handlingar som rör upphandlingen blir offentliga. Avtalsskrivning När en upphandlande myndighet eller enhet har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid. Avtalsspärren är minst 10 dagar vid elektroniskt meddelande av tilldelningsbeslut och minst 15 dagar på annat sätt. Om en leverantör begär överprövning av en upphandling i förvaltningsrätten innan gällande avtalsspärr har löpt ut, börjar en förlängd avtalsspärr att gälla automatiskt. Den förlängda avtalsspärren gäller under målets handläggning i förvaltningsrätten och upphör att gälla 10 dagar efter att domstolen har avgjort målet. Avtal tecknas med leverantören genom beställningsskrivelse och undertecknat beställningserkännande. Använd Västfastigheters för ändamålet upprättade mallar. Dessa finns tillgängliga via Västfastigheters hemsida. Under tröskelvärdena Direktupphandling När direktupphandling får göras inom Västfastigheter Direktupphandling av konsulttjänster och entreprenader får i Västfastigheter göras om: - värdet av upphandlingen år lågt, dock högst 1 basbelopp???????? - det är fråga om en enstaka upphandling under året - det kan försvaras affärsmässigt och således konkurrensutsättning inte skulle förbättra det ekonomiska resultatet. - inte redan existerande avtal anses lämpliga och därmed inte går att använda Vem fattar beslut om att genomföra en direktupphandling Beslut om direktupphandling fattas av områdeschef upp till 1 basbelopp. Vid högre belopp krävs särskild prövning av fastighetsdirektören. Beslut om direktupphandling fattas inom ramen för gällande delegeringsordning. Samordning av direktupphandling Samordning av direktupphandlingar ska ske för att dels upphandlade avtal ska utnyttjas för Västfastigheters samlade anskaffningsbehov och dels för att säkerställa att beloppsgränsen inte överskrids.

103 27 Inköpsenheten inom område Projekt ska alltid informeras innan ett köp genomförs utanför befintliga avtal och ramavtal. När och hur konkurrensutsättning ska ske Om inte skälen för direktupphandling under rubriken ovan När direktupphandling får göras inom Västfastigheter är uppfyllda ska alltid konkurrensutsättning ske. Konkurrensutsättning inom ramen för direktupphandling behöver inte göras. Kommer man fram till att det är lämpligt att trots allt tillfråga flera leverantörer kan det göras vi e- post, telefonsamtal m m. Hur kommunikation med anbudsgivare/leverantör ska ske Vi tar bort den här rubriken Sekretess Vid direktupphandlingar gäller sedvanlig upphandlingssekretess vilket innebär att sekretess gäller till dess beslut om leverantör har offentliggjorts eller beslut om leverantör har fattats. Vad som ska arkiveras Vad som ska diarieföras och arkiveras framgår av gällande dokumenthanteringsplan som finns på Västfastigheters intranät. Anbudsinfordran Vid direktupphandling finns inte krav på anbudsinfordran men om man tror att köpet blir bättre om man får anbud från flera leverantörer kan man göra en konkurrensutsättning i dess enklaste form. Till exempel genom att fråga ett antal leverantörer via e-post eller telefonsamtal. Utvärdering Kontrollera att anbudsgivaren har F-skattesedel, har fullgjort åligganden beträffande skatter och sociala avgifter, inte är i konkurs eller föremål för ansökan om konkurs. Dokumentering Skälet för att välja direktupphandling ska dokumenteras för upphandlingar som överstiger kr. Använd den blankett som Konkurrensverket har tagit fram för ändamålet Vid direktupphandlingar vars värde inte uppgår till kr ska Dokumentera motivet till att direktupphandlingen används dokumenteras samt de skäl som ligger till grund för ett anbuds antagande samt vad som i övrigt förekommit av betydelse vid anbudsprövningen.

104 28 Avtalsskrivning Avtal tecknas med leverantören genom beställningsskrivelse och undertecknat beställningserkännande. Använd Västfastigheters för ändamålet upprättade mallar. Dessa finns tillgängliga via Västfastigheters hemsida. Vid belopp lägre än ett halvt basbelopp krävs inte beställningsskrivelse, med undantag för direktupphandlingar då beställningsskrivelse alltid ska upprättas. Över tröskelvärdena Öppet förfarande Förhandsannonsering För att förkorta anbudstiden kan förhandsannonsering ske. Anbudsinfordran En annons om upphandling ska på lämpligt sätt sändas till Byrån för europeiska gemenskapernas officiella publikationer. Detta kan ex.vis ske genom Allegos hemsida. Annonsen ska innehålla uppgift om dagen för avsändande Annons i Sverige får inte publiceras före dagen före avsändandet enligt ovan. Annonsen i Sverige får inte innehålla annan information an den avsända annonsen. Tiden för mottagandet av anbud måste vara minst 52 dagar från dag för annonsens avsändande. Om förhandsannonsering skett får tiden förkortas. Den bör vara minst 36 dagar och får aldrig vara kortare än 22 dagar. Minst 52 dagar men högst 12 månader får ha förflutit sedan förhandsannonsen avsändes. Om förfrågningsunderlaget tillhandahålls elektroniskt får tiden förkortas ytterligare. En leverantör ska ha förfrågningsunderlaget inom 6 dagar från att det begärs. Ytterligare information, som begärs inom rimlig tid, ska lämnas senast 6 dagar före anbudstidens utgång. Anbud ska avges skriftligt genom egenhändigt undertecknad handling. Om anbud tillåtits genom telefax etc. får den upphandlande myndigheten kräva att anbudet bekräftas omgående genom egenhändigt undertecknad handling. I förfrågningsunderlaget ska anges alla kriterier som ska ligga till grund för utvärderingen. Man har rätt att utesluta en leverantör om denne är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord, eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande är dömd för brott avseende yrkesutövning har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen inte har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter.

105 29 Anbud får även förkastas om leverantören i väsentligt hänseende låtit bli att lämna begärda upplysningar om förhållandena som avses under rubriken Man har rätt att utesluta en leverantör.. Man skall utesluta en leverantör om denne: är dömd för bestickning är dömd för bedrägeri är dömd för penningtvätt tillhör en kriminell organisation Läs mer om detta i LOU kap 10. Man ska i annonsen eller inbjudan ange vilka bevis man vill ha om anbudsgivarens ekonomiska samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Skicka inbjudan eller annons till diariet för diarieföring och för bevakning av inkommande anbud. Anbudsöppning Två personer ska gemensamt företa anbudsöppning. Anbuden ska förtecknas och förteckningen ska bestyrkas av de två närvarande. För sent inkomna anbud får inte delta vid prövningen. Utvärdering Under kvalifikationsfasen sker prövning av det som i annons eller förfrågan angetts beträffande infordrade bevis om anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska förmåga och kapacitet etc. (Se vidare under Anbudsinfordran Man har rätt att utesluta en leverantör.. ) Man får medge att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet och man får medge att ett anbud kompletteras eller förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. All korrespondens ska ske skriftligt. Orimligt lågt anbud får förkastas, dock först sedan det skriftligen begärts förklaring och det inte getts tillfredsställande svar. Förklaringen ska vara skriftlig och endast förklaringar på objektiva grunder få godtas. Endast de kriterier som angetts i förfrågningsunderlaget får ligga till grund för utvärderingen. Utvärderingen görs vidare utifrån den i förfrågningsunderlaget givna angelägenhetsgraden mellan olika kriterier. Kriterier kan vara pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan m.m. Dokumentering Dokumentera de skäl som ligger till grund för ett anbuds antagande samt vad som i övrigt förekommit av betydelse vid anbudsöppningen.

106 30 Tilldelningsbeslut upplysning, sekretess När beslut om upphandling (tilldelningsbeslut) fattats ska information om beslut och skälet för detta lämnas till varje anbudsgivare. I underrättelsen ska myndigheten ange den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr). En leverantör har härefter möjlighet att begära överprövning av tilldelningsbeslutet. Efter tilldelningsbeslutet hävs den absoluta sekretessen och huvudregeln är att alla handlingar som rör upphandlingen blir offentliga. Avtalsskrivning När en upphandlande myndighet eller enhet har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid. Avtalsspärren är minst 10 dagar vid elektroniskt meddelande av tilldelningsbeslut och minst 15 dagar på annat sätt. Om en leverantör begär överprövning av en upphandling i förvaltningsrätten innan gällande avtalsspärr har löpt ut, börjar en förlängd avtalsspärr att gälla automatiskt. Den förlängda avtalsspärren gäller under målets handläggning i förvaltningsrätten och upphör att gälla 10 dagar efter att domstolen har avgjort målet. Avtal tecknas med leverantören genom beställningsskrivelse och undertecknat beställningserkännande. Använd Västfastigheters för ändamålet upprättade mallar. Dessa finns tillgängliga via Västfastigheters hemsida. Inom 48 dagar efter avslutad upphandling ska annons om detta skickas till Byrån för europeiska gemenskapens officiella publikationer. Även detta kan ske via Allegos hemsida. Avrop Ramavtal Ramavtal är avsedda att användas för upphandling av återkommande tjänster och entreprenader som har ett visst typutseende och där man inte har något affärsmässigt att vinna på att göra en separat upphandling. Om man bedömer att anbudslämnaren, på grund av arbetenas omfattning, inte ensam kan genomföra uppdragen, får ytterligare några upphandlas. Särskilda regler gäller om ramavtal slutits med mer än en leverantör (dock minst tre om det finns ett tillräckligt antal) Vid avtal med en enda leverantör gäller: Avrop ska alltid ske enligt villkoren i ramavtalet. Detta gäller även under tröskelvärdena.. Det är tillåtet att skriftligt samråda med leverantören innan avrop sker. Vid avtal med tre eller fler leverantörer gäller: Avrop kan ske enligt ramavtalet enligt en i ramavtalet angiven fördelningsnyckel (i första hand från den som lämnat det bästa anbudet). Avrop kan också ske efter en förnyad konkurrensutsättning bland antagna ramavtalsleverantörer då villkoren i ramavtalet får preciseras och kompletteras *). Tilldelning av uppdrag efter förnyad konkurrensutsättning kan överprövas. Med andra ord skall tilldelningsbeslut meddelas och en tiodagsfrist löpa innan avtal får träda i kraft *).

107 31 Ramavtal kan träffas för högst fyra år om inte särskilda skäl föreligger *). Avtal ska träffas med den anbudslämnare som erbjuder de ekonomiskt fördelaktigaste villkoren med hänsyn till samtliga omständigheter enligt gängse utvärderingsmetoder. Observera dock att man kan upphandla flera konsulter med olika specialiteter. Upphandling av ramavtal ska normalt ske som förenklat förfarande genom annons eller skrivelse riktad till tillräckligt antal leverantörer för att tillgängliga konkurrensmöjligheter ska anses ha utnyttjats. Görs bedömningen att det som kommer att upphandlas inom ramen för ramavtalet under hela avtalsperioden överstiger tröskelvärdet ska naturligtvis därför avsedda upphandlingsformer tillämpas. Enskilda konsult- och entreprenadupphandlingar som beräknas överstiga 10 basbelopp ska prövas av fastighetschefen. Vid höjning av beloppsgränsen därutöver krävs särskild prövning av fastighetsdirektören. Avrop ska dokumenteras genom beställningsskrivelse om beloppet överstiger ett halvt basbelopp. Avrop till lägre belopp skall dokumenteras i journal. Använd Västfastigheters särskilt upprättade mallar för avrop. Dessa finns tillgängliga via Västfastigheters hemsida. *) Gäller enbart för ramavtal som upphandlats efter

108 32 Bilaga 3 Sammanställning av beloppsgränser för upphandlingar i Västfastigheter. Följande maxbelopp gäller vid upphandlingar av konsulttjänster och entreprenader: HL *) FC OC *) FD *) Avrop ramavtal <10 bb < 10 mnkr > 10 mnkr Direktupphandling <1 bb > 1 bb Skriftliga beställningsskrivelser för beställningar > ½ bb. Undantag: Vid direktupphandlingar ska alltid skriftliga beställningsskrivelser upprättas och skälen för användandet av direktupphandling ska alltid dokumenteras. Anteckning förs i beställningsjournal för samtliga beställningar som inte har skriftlig beställningsskrivelse. *) HL = Handläggare för projekt OC = Områdeschef FC = Fastighetschef FD = Fastighetsdirektör Bb = basbelopp

109 Ärende nr 15 Preliminära sammanträdestider för fastighetsnämnden 2015

110 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FAST Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Katarina Grudén Dahlin Telefon: E-post: katarina.gruden.dahlin@vgregion.se Till fastighetsnämnden Preliminära sammanträdestider för fastighetsnämnden 2015 Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar följande: 1. Fastighetsnämnden sammanträder preliminärt den 4-5 februari, 26 mars, 23 april, 4 juni, 28 september, 29 oktober och den 3 december Sammanfattning av ärendet Fastighetsnämnden ska varje år besluta om sina sammanträdesdagar för nästa år. Eftersom en ny nämnd tillträder den 1 januari 2015 beslutas sammanträdesdagarna endast preliminärt. Följande preliminära dagar för sammanträde föreslås: den 4-5 februari, 26 mars, 23 april, 4 juni, 28 september, 29 oktober och den 3 december Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Beslutet skickas till Regionkansliet Regionstyrelsen@vgregion.se Diariet Diarium@vgregion.se Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastfastigheter@vgregion.se

111 Ärende nr 16 Regional jubileumskonferens med anledning av att FN:s barnkonvention fyller 25 år

112

113 Barnkonventionen 25 år Hur möjliggör vi barnets rättigheter i Västra Götalandsregionen? När: 24 november 2014 Plats: Hotel Riverton Göteborg Program 09:00 09:30 Registrering och fika. 09:30 09:45 LarsÅke Carlsson, ledamot i kommittén för rättighetsfrågor, Västra Götalandsregionen hälsar välkomna. 09:45 10:00 Barnrättsutvecklarna ger sin bild av nuläget i Västra Götaland. 10:00 12:00 Barnrätten i ledning och styrning. Elizabeth Englundh, projektledare Barnets rättigheter, Sveriges kommuner och landsting. 12:00 13:00 Lunch. 13:00 13:20 Hur skapar vi förändring utifrån dialog med barn? Ung Röst 2014, en undersökning om barns och ungas uppväxtvillkor. Camilla Nygren, verksamhetsutvecklare med fokus på God samhällsstyrning, Rädda Barnen. 13:20 14:10 Workshop med kortlekar om FN:s konvention om barnets rättigheter. Anna-Karin Bragd, pedagog Utvecklingsenheten för barns hälsa och rättigheter. 14:10 14:30 "Rätt ur barnens perspektiv", Fredrik Löfgren från BRIS. 14:30 15:00 Fika och mingel. 15:00 15:15 Reflektioner från Barnrättsutvecklarna. 15:15 15:45 Från ord till handling. En paneldiskussion med arrangörerna under ledning av moderator Pernilla Warberg. 15:45 16:00 Avslutning med summering av dagen. Elise Norberg Pilhem, ledamot kommittén för rättighetsfrågor, Västra Götalandsregionen. För frågor kontakta Emma Broberg, rättighetskommitténs kansli: epost: emma.broberg@vgregion.se, mobil: Vi arrangerar dagen: