FRII:s Kvalitetskod. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta

Transkript

1 B i s t å n d s o r g a n i s a t i o n e n Heart to Heart B I S T Å N D S O R G A N I S A T I O N E N FRII:s Kvalitetskod Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta Ideell förening Org nr Fastställd av styrelsen 24 september 2018 A. Ändamål B. Styrelsen C. Styrning D. Internkontroll E. Insamling F. Anställda och volontärer G. Rapportering 1

2 A. ÄNDAMÅL Detta avsnitt beskriver Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta ändamål, som också framgår av föreningens stadgar, vilka finns publicerade på hemsidan tillsammans med årsredovisning mm. A1. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta är en ideell förening med kristen värdegrund. Verksamheten ska ge drivkraft till enskilda individers och samhällens utveckling, förändring och självständighet, samt skapa meningsfullhet i livet. Hjärta till Hjärtas insatser kan vara både direkta, riktade till en mottagare, och indirekta, riktade till en grupp av mottagare. Föreningen ska lindra både akut nöd och verka för förändring på lång sikt av strukturer som leder till nöd och utanförskap, främst i östra Europa. Internationellt ska föreningen verka för ett rättfärdigt samhälle där varje individ ges möjlighet till trygghet och utveckling. Hjärta till Hjärta ska ingå i samarbeten som bidrar till ett ömsesidigt lärande och som leder till en hållbar utveckling med god livskvalitet. Detta är ett citat från stadgarna 3 Ändamål. A2. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta upprättar varje år en årsredovisning inklusive förvaltningsberättelse, som fastställs av styrelsen. Årsredovisningen framläggs och fastställs på ordinarie årsmötet under april månad påföljande år. Såväl årsredovisning som protokoll från årsmötet publiceras på föreningens hemsida. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta innehar 90-konto och därför anses detta krav vara uppfyllt också för FRII:s kvalitetskod. A3. Av Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta stadgar ( 12 Föreningens upplösning) framgår att Upplösning av föreningen ska godkännas i beslut vid två på varandra följande föreningsmöten varav minst ett årsmöte. Mellan de två mötena ska det vara en tidsperiod om minst 6 månader. Beslut om upplösning ska fattas med minst två tredjedels majoritet. I händelse av föreningens upplösning, ska befintliga tillgångar tillfalla Evangeliska Frikyrkan, att användas till liknande insatser som de som föreningen gjort. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta innehar 90-konto och därför anses detta krav vara uppfyllt också för FRII:s kvalitetskod. 2

3 B. STYRELSEN I detta avsnitt beskrivs hur styrelsen tillsätts, krav på ledamöter och styrelsens arbetssätt, samt hur olika beslut ska dokumenteras mm. STYRELSENS TILLSÄTTNING B1. Styrelsen för Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta väljs på föreningens årsmöte i enlighet med stadgarna. Senaste årsmötesprotokoll och stadgar finns publicerad på föreningens hemsida. B2. Valberedningen för Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta lämnar till årsmötet förslag till beslut om tillsättning av styrelseledamöter och revisorer. Inget arvode utgår till styrelseordföranden eller styrelseledamöter. Protokoll från senaste årsmöte finns publicerad på föreningens hemsida. B3. Valberedningens arbete styrs av en valberedningsinstruktion som beskriver kriterier för val av kandidater till styrelsen samt hur rekryteringsprocessen går till. Denna instruktion är antagen av styrelsen den 5 juni 2018, se bilaga B3. B4. Namn på valberedningens ledamöter och kontaktuppgifter finns tillgängliga på föreningens hemsida. B5. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta är en förening och behöver därför inte upprätta ett dokument hur tillsättning av styrelsen går till. KRAV PÅ LEDAMÖTER B6. Styrelsen för Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta består av nio ledamöter som väljs på föreningens årsmöte. En av ledamöterna föreslås av Evangeliska Frikyrkan och en av Ryttargårdskyrkan i Linköping. Ordförande nomineras av Evangeliska Frikyrkan. Mandattiden för ledamöter i styrelsen är normalt två år. Omval kan ske. Av protokoll som publicerats på från senaste årsmöte framgår vilka personer som är valda. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta innehar 90-konto och därför anses detta krav vara uppfyllt också för FRII:s kvalitetskod. 3

4 B7. Styrelsens samtliga ledamöter är bosatta inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta innehar 90-konto och därför anses detta krav vara uppfyllt också för FRII:s kvalitetskod. B8. Styrelsens ledamöter presenteras i årsredovisningen, där bakgrund, utbildning och tidigare erfarenheter redovisas. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta innehar 90-konto och därför anses detta krav vara uppfyllt också för FRII:s kvalitetskod. STYRELSENS ARBETSSÄTT B9. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument för sitt arbete, styrelsens arbetsordning. Dokumentet innehåller en beskrivning av ordförandens och övriga ledamöters övergripande roll och ansvar samt hur de ska fullgöra sitt ledningsoch kontrollansvar. Av dokument framgår även hur ledamöters jäv och oberoende ska hanteras samt reglerar hur protokoll ska föras och dokumenteras. Nya ledamöter skall erhålla en introduktion i styrelsearbetet. Se bilaga B9 som revideras den 5 juni B10. Styrelsen skall årligen utvärdera sitt arbetssätt. Senast skedde detta i april 2018, då alla fick besvara en enkät. Syftet med utvärderingen var att utveckla både former för och innehållet i styrelsearbetet. Vid styrelsens sammanträde den 4-5 juni 2018 redovisades resultatet av utvärderingen, vilket framgår av styrelsens protokoll. C. STYRNING I detta avsnitt redogörs för hur Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta arbetar med styrning och strategisk ledning, samt instruktion för högste tjänsteman Direktor samt villkor för densamme. 4

5 STRATEGISK LEDNING C1. Styrelsen har fastställt ett styrande dokument som beskriver Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta s ändamål och delmål samt en övergripande beskrivning av hur organisationen avser arbeta för att nå uppsatta mål. Detta dokument har integrerats med utvärdering och uppfyllelsen av målen (dokument C2). C2. Styrelsen ska årligen följa upp och utvärdera måluppfyllelse och vid behov fatta beslut om förändring av inriktningsmål. Detta skedde vid styrelsens sammanträde den 4-5 juni Styrelsen har under året flera gånger fört diskussioner om verksamhetens övergripande mål och arbetsformer. HÖGSTE TJÄNSTEMAN (Direktor) C3. Styrelsen är ansvarig för rekrytering och introduktion av högste tjänsteman - Direktor. Vid rekrytering ska kravspecifikation tas fram i förväg. Senaste rekrytering skedde Från juni 2018 är styrelsens ordförande utsedd att ersätta direktorn som beslutat att avsluta sin tjänst under året. Rekrytering av ny direktor har inletts. C4. Styrelsen har en instruktion som reglerar Direktorns uppgifter, befogenheter och ansvarsområden. Denna instruktion fastställdes senast i juni 2017 och kommer att omarbetas under det kommande året. Se bilaga C4. C5. Styrelsen ska årligen utvärdera Direktorns prestation i förhållande till instruktion och till organisationens mål. Av protokoll som förvaras på kansliet framgår att detta sker. Styrelsens arbetsutskott har i uppdrag att genomföra denna utvärdering. C6. Lön och annan ersättning inklusive pensionsvillkor för Direktor beslutas av styrelsen. Information om ersättning finns i föreningens årsredovisning som publiceras på hemsidan. Av styrelseprotokoll som förvaras på föreningens kansli framgår att styrelsen fattar beslut om Direktors lön och övriga villkor. 5

6 D. INTERNKONTROLL I detta avsnitt redogörs för hur Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta arbetar med olika frågor rörande internkontroll, som finansiering och förvaltning av tillgångar, ekonomiskt ansvar, riskhantering, hur organisationen motverkar oegentligheter och övriga frågor som berör den interna kontrollen, typ attestordning mm. FINANSIERING OCH FÖRVALTNING AV TILLGÅNGAR D1. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument som anger hur verksamheten får finansieras, Insamlingspolicy. Där beskrivs från vilka källor organisationen får sin finansiering. I Hjärta till Hjärta s fall är det genom enskildas gåvomedel och nettoavkastningen från Second Handverksamheten samt anslag från institutioner. Insamlingspolicyn är antagen av styrelsen den 5 juni Se bilaga D1. D2. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument som anger hur föreningens kapital ska placeras, Placeringspolicy. Syftet med placeringspolicyn är att utgöra en grund för en effektiv och ansvarsfull förvaltning av organisationens kapital och tillgångar för att säkerställa långsiktig hållbarhet så att organisationen kan fortsätta insatserna för fattigdomsbekämpning och lindra akut nöd. Placeringspolicyn är antagen av styrelsen den 5 juni Se bilaga D2. D3. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har i sin placeringspolicy beskrivit gränsvärden för organisationens egna kapital. Där framgår vilka åtgärder som skall vidtas vid avvikelser. För verksamhetsåret 2017 var det egna kapitalet lägre än omsättningen för en genomsnittlig månad. En handlingsplan för detta behandlas i styrelsen och kommer att följa det regelverk som finns hos svensk insamlingskontroll. Se bilaga D3. EKONOMISKT ANSVAR D4. Styrelsen godkänner årligen föreningens budget och granskar utfall av intäkter och kostnader i förhållande till budget vid varje styrelsemöte Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta innehar 90-konto och därför anses detta krav vara uppfyllt också för FRII:s kvalitetskod. 6

7 D5. Styrelsen ska årligen utvärdera om föreningen använder sina resurser på ett ändamålsenligt sätt och vid behov besluta om förändringar i arbetssätt. För Hjärta till Hjärta s del ingår detta i granskningen i samband med årsbokslutet och finns presenterad i årsredovisning. Se årsredovisningen på D6. Föreningens verksamhet får inte belastas med oskäliga kostnader. Minst 75 % av föreningens totala intäkter ska gå till verksamheten i enlighet med det regelverk som svensk insamlingskontroll har. För verksamhetsåret 2017 var ändamålskostnaderna 107% av de totala intäkterna. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta innehar 90-konto och därför anses detta krav vara uppfyllt också för FRII:s kvalitetskod. D7. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har upprättat ett styrande dokument som reglerar hur inköp skall ske. Syftet med dessa riktlinjer för inköp är att definiera och tydliggöra samspelet mellan beställare och leverantör samt förhållandet inom organisationen. Riktlinjerna utgör ett instrument för styrning vilket är viktigt ur såväl ekonomisk som juridisk synpunkt och är antagna av styrelsen den 24 september Se bilaga D7 D8. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta förmedlar medel till andra organisationer. Därför har styrelsen antagit ett styrande dokument som beskriver hur uppföljning och utvärdering sker så att förmedlade medel används på ett ändamålsenligt sätt. En förteckning över de organisationer till vilka medel förmedlas finns beskriven i det dokument som styrelsen antagit den 5 juni Se bilaga D8 RISKHANTERING D9. Styrelsen ska årligen genomföra en riskanalys och med utgångspunkt i den fastställa en organisationsövergripande riskhanteringsplan. Följande områden skall särskilt belysas när det gäller handlingsplanen för riskhantering. 1) Finansiella risker där det måste säkerställas att det finns en långsiktig och hållbar utveckling av de insatser som görs. 2) Vikten av att bevara givarnas förtroende för vårt arbete. 3) Våra partners och deras agerande så att de omfattar våra grundvärderingar och motverkar korruption. 4) Medarbetares uppförande och beteende. Styrelsen har antagit denna handlingsplan för riskhantering den 24 september Se bilaga D9. 7

8 ÖVRIG INTERN KONTROLL D10. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument som beskriver hur organisationen arbetar för att motverka oegentligheter inom sin verksamhet. Detta dokument är publicerad på vår hemsida och antogs av styrelsen den 5 juni Se bilaga D10. D11. Dokument om anonyma anmälningar om misstänkta oegentligheter gäller enbart större organisationer. D12. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har i sina stadgar angivet att det skall finnas en auktoriserad revisor knuten till ett registrerat revisionsbolag. Detta framgår av föreningens stadgar och protokoll från årsmötet som är publicerade på hemsidan. D13. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har en delegationsordning där behörigheter och befogenheter framgår. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta innehar 90-konto och därför anses detta krav vara uppfyllt också för FRII:s kvalitetskod. D14. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument som beskriver det sätt på vilket kvalitet och tillförlitlighet säkerställs i den finansiella rapporteringen. Detta är den arbetsbeskrivning som gäller för ansvarig för finansiell redovisning och rapportering. Styrelsen har antagit detta dokument den 5 juni Se bilaga D14. D15. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande riktlinjer som reglerar hur potentiella jävsituationer identifieras och hanteras. Dessa finns beskrivna i andra dokument samt i stadgarna ( 6:4). Se bilaga B3 (valberedningens instruktion) och bilaga B9 (styrelsens arbetsordning). D16. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har inte ett styrande dokument för krishantering. Detta krav gäller enbart stora organisationer. Se riskhantering i bilaga D9. D17. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument som beskriver hantering av klagomål på organisationen och / eller dess verksamhet. Där framgår bland annat vilken tidsfrist som utlovas för att besvara klagomål. Dokumentet antogs den 24 september Se bilaga D17. 8

9 E. INSAMLING I detta avsnitt beskriver Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta hur arbetet med insamling av medel till verksamheten går till och hur olika typer av gåvor (värdepapper, fast egendom etc.) hanteras. E1. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument för insamlingsarbetet (insamlingspolicy, dokument D1) antagen den 5 juni 2018 och en policy för hantering av klagomål (dokument D17) som är antagen den 24 september I dokumenten beskrivs bl a hur föreningen hanterar tvistiga gåvor, och de fall där givaren får gåvan tillbaka. Vidare framgår det av dokumenten hur reglering av gåvor i form av värdepapper och fast egendom hanteras. Insamlingspolicyn finns publicerad på föreningens hemsida. Se bilaga D1. E2. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument som beskriver hur föreningen hanterar ändamålsbestämda gåvor. Av detta framgår hur redovisningen är uppbyggd för att visa hur medel används och hur gåvor handhas där givarna på eget initiativ ändamålsbestämt en gåva. Se bilaga D1. E3. Om Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta använder underleverantörer som på föreningens uppdrag samlar in medel från givare, ska skriftliga avtal upprättas. För närvarande finns inga underleverantörer som samlar in medel från givare. E4. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument som beskriver hur föreningen arbetar med bilder och texter i marknadsföringen, så att respekt för givare och mottagare upprätthålls. Detta dokument har antagits av styrelsen den 24 september Se bilaga E4. 9

10 F. ANSTÄLLDA OCH VOLONTÄRER I detta avsnitt beskrivs Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta uppförande kod. Syftet med följande är att säkerställa att organisationen har ett tydligt förhållningssätt till anställda och volontärer samt vilka villkor som gäller för båda dessa grupper. F1. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har ett styrande dokument i form av en uppförandepolicy som bygger på organisationens vision, värderingar, ändamål och mål. Detta dokument beskriver förväntningar på styrelse, anställda och volontärer då de representerar Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta. Detta dokument finns publicerad på hemsida Se bilaga F1. F2. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har antagit en personalpolicy den 24 september 2018 som beskriver grundläggande värderingar och innehåller riktlinjer för alla medarbetares beteende skall vara mot varandra och mot våra kunder. Dessa riktlinjer ska samtliga medarbetare ta del av och tillämpa i det dagliga arbetet. När nya medarbetare börjar på Hjärta till Hjärta ska de som en del av introduktionsprogrammet ta del av denna policy och dess riktlinjer. Det är viktigt att alla medarbetare är införstådda i Hjärta till Hjärtas värderingar och hur vi arbetar enligt dessa. Till detta dokument finns även en lönepolicy. Se bilaga F2a och F2b. F3. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta tillämpar ej provisionsbaserad ersättning. F4. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta har en stor mängd volontärer i sin verksamhet och för dem har ett styrande dokument tagits fram och antagits av styrelsen den 24 september Detta dokument beskriver hur denna verksamhet regleras. Se bilaga F4. 10

11 G. RAPPORTERING I detta avsnitt regleras hur Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta uppfyller FRII:s kvalitetskod vad avser rapportering och offentliggörande på hemsida mm. G1. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta upprättar årligen en effektrapport i enlighet med FRII:s mall för effektrapportering. Denna effektrapport publiceras på hemsidan. G2. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta upprättar årligen en årsredovisning i enlighet med årsredovisningslagen. Årsredovisningen publiceras på hemsidan. G3. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta kommer att minst vartannat år till FRII insända en av organisationens revisor bestyrkt försäkran att samtliga krav i FRII:s kvalitetskod är uppfyllda. Denna försäkran kompletteras med en revisorsrapport i enlighet med av FRII upprättad revisorsinstruktion. G4. Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta publicerar på sin hemsida nedanstående dokumentation kopplad till denna kod: A1 Stadgar B1 Protokoll från senaste årsmöte B4 Namn på ledamöter i valberedningen C6 Information avseende ersättning till högste tjänsteman D2 Styrande dokument som reglerar placering av kapital D10 Styrande dokument som visar hur Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta arbetar för att motverka oegentligheter E1 Styrande dokument som reglerar föreningens insamlingsarbete F1 Uppförandekod G1 Effektrapport G2 Årsredovisning 11