Kom med i en gemensam, nationell satsning för att etablera en enkel och effektiv e-tjänst!

Transkript

1 Välkommen att ansluta din kommun till fixamingata.se och låt din kommuns invånare få en effektiv e-tjänst för att enkelt kunna föreslå förbättringar i stadsmiljön! Kom med i en gemensam, nationell satsning för att etablera en enkel och effektiv e-tjänst! Din kommun kan ansluta sig till tjänsten utan några tekniska installationer och med begränsad arbetsinsats! Den årliga kostnaden för tjänsten är nästan försumbar för närvarande 30 öre per kommuninvånare (när tjänsten tagits i full drift). Ett projektkonsortium (se nedan) är för närvarande i slutfasen av ett projekt som syftar till att lanserade en svensk version av den engelska ursprungstjänsten FixMyStreet. Förutom översättningar har vi också lagt in information om svenska postnummer och svensk kartdata med Sveriges kommuner. Projektet sponsras också av VINNOVA. Ofta vill man få denna typ av synpunkter och information direkt in i kommunens befintliga ärendehanteringssystem därför pågår just nu konkreta diskussioner med flera systemleverantörer för att också kunna erbjuda integrationer mellan FixaMinGata och vanligt förekommande system. Projektet har nu nått ett stadium där vi vill bjuda in fler kommuner att prova systemet på riktigt, d.v.s. att i nära samverkan med våra utvecklare, testa rapportering av synpunkter kopplade till en verklig karta med geografiska positioner. Pilotversionen av tjänsten är klar för att köras i skarp drift d.v.s. med verkliga adresser och inrapporteringar, men innan vi släpper in alla medborgare vill vi ge din kommun chansen att förhandstesta (utan kostnad eller andra bindande villkor) och bidra med ytterligare synpunkter. Tjänsten nås på I bifogade dokument finns en utförligare beskrivning hur tjänsten fungerar. Intresserad? Kontakta vår projektledare, Rikard Fröberg för mer information om hur din kommuns invånare (och besökare) kan använda fixamingata.se! Med vänliga hälsningar Rikard Fröberg, Projektledare Föreningen FFKP Telefon:

2 Instruktion referenskommun FixaMinGata Tack för att ni visat intresse av att vara med som en av våra referenskommuner i projektet Fixa min gata. Vi behöver din hjälp för att testa tjänsten under utvecklingsfasen, innan vi driftsätter systemet skarpt i början av kvartal 2, Vi har nu kommit så långt att det är dags att sätta igång. Tjänsten är i nuläget i beta-version (test och utvärdering) och för att komma igång med testen för din kommun behöver vi uppgifter och återkoppling från dig. Tjänsten finns att testa och utvärdera på följande adress: Så här fungerar tjänsten: En kommunmedborgare ( användaren ) går in på tjänsten och söker efter sin gata (eller en gata på vilken användaren funnit ett problem att rapportera till kommunen). Detta sker genom att skriva in ett postnummer eller en adress och stad i sökfältet. Fig. 1 -Sökfältet på förstasidan Därefter presenteras användaren med en karta. Problemet, t ex ett hål i gatan, markeras på kartan vilket gör att användaren presenteras med ett kort formulär. I formuläret uppger användaren sitt namn, sin e-postadress och väljer en feltyp ( kategori ) i en rullgardinslista. Fig. 2 - Ett fel är markerat

3 Fig. 3 - Formuläret När formuläret är ifyllt, så skickar systemet automatiskt en rapport till din kommun via e-post. Därför behöver vi en e-postadress dit rapporter ska skickas under testfasen. De kategorier av fel som visas i listan är i nuläget: Avfall och återvinning Cykelställ Gatubelysning Gång- och cykelbana Hållplats Igensatt brunn Klotter Lekplatser Nedskräpning Offentlig toalett Park Parkering Trafiksignaler Träd och buskage Vatten och avlopp Vinterväghållning

4 Vägar Vägmärken och skyltar Övrigt Vi lämnar det upp till er och varje kommun att ange vilka av dessa kategorier som ni anser är lämpliga. När tjänsten går över i skarp drift så kommer ni kunna ha olika e-postadresser som mottagare för varje kategori om behov för detta finns, så att till exempel rapporter som har med snöröjning att göra går till en adress medan rapporter om nedskräpning går till en annan. Det går naturligtvis också bra att även i fortsättningen ha en och samma adress som mottagare av samtliga rapporter. Därför behöver vi en lista på kategorier och respektive e-postadress per kategori från er. Det finns en möjlighet att lägga till, ta bort eller byta namn på kategorier om din kommun skulle ha ett specifikt behov för detta. Vi har dock valt att i ett ursprungsläge erbjuda ovanstående kategorier för att nya kommuner snabbt ska kunna komma igång med tjänsten. Har du synpunkter på denna lista tar vi tacksamt emot detta. Ni har som referenskommun ett gott läge att kunna vara med och aktivt påverka anpassning och utformning av denna tjänst genom att aktivt testa och utvärdera den. Nästa fas, efter att ha givit oss en e-postadress för rapporterna, är att ni själva går in och testar att rapportera fel i kartan, samt provar sökfunktionen. Vi ser gärna att ni testar: Att söka efter gator (eller platser/torg/etc.) från tjänstens förstasida Att söka efter postnummer i kommunen Att anmäla olika typer av fel och ge återkoppling på felrapporten som kommer med e-post till den av er valda e-postadressen Därför behöver vi återkoppling från er över hur adress- och postnummersök fungerar samt hur ni upplever att funktionen rapportera fel via kartan fungerar. Även återkoppling kring själva e- postmeddelandena med felrapporter skulle hjälpa oss förbättra tjänsten. Den mottagaren på kommunen som får en rapport kan gå in på rapporten via den länk som skickas med i brevet och där, genom att logga in med ett användarnamn och lösenord, ändra status på ärendet. Ni kommer således att behöva ett konto som kommunanvändare på Fixa min gata. Detta är för att ni ska kunna gå in på ett ärende och ändra status på detta (t ex från Öppen till Pågående eller Åtgärdat ). Vi kommer skicka inloggningsuppgifter till er när vi skapat dessa kommunkonton. Att ändra ett ärende sker genom att ni går in på ärendet via kartan (klickar på den markör som avser ärendet, eller följer länken i brevet enligt tidigare). Där loggar ni in med ert kommunkonto och ändrar status via formuläret. Det finns naturligtvis olika sätt att göra detta mer automatiserat (utan att behöva gå in via själva webbgränssnittet) och mer om detta kan ni läsa här:

5 Se särskilt stycket 1.3 Integration med kommunens verksamhetssystem Vi kommer även att i dialog med olika leverantörer av verksamhetssystem undersöka och testa integration mot Fixa min gata under början av Vill ni vara med i den dialogen så berätta gärna detta. Skriv till oss och berätta vilka ärendesystem ni använder och hur ni skulle vilja se att processen för anmälda problem såg ut; från mottagande av rapport, registrering/diarieföring, åtgärd och återkoppling (felet är löst eller stängt av andra skäl). Mer information om Fixa min gata för kommuner finns här: Sammanfattningsvis så vill vi att ni hjälper oss med detta: En e-postadress dit felrapporter kan skickas En lista på vilka kategorier ni vill erbjuda era medborgare En lista på e-postadresser per kategori om ni vill ha olika mottagare för olika kategorier Återkoppling på hur ni upplever sök- och anmälningsfunktioner på beta.fixamingata.se Tack på förhand! Hälsningar Rikard Fröberg och Jonas Öberg, FFKP FFKP utvecklar tillsammans med Sambruk och Kivos FixaMinGata för Sverige.