Huddinge kommun behöver stödsystem för planering av vikarier. Lösningen behövs för att:

Transkript

1 inbjuder till anbudsgivning gällande IT-lösning för vikariehantering som en tjänst enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar med. ANBUDSFÖRESKRIFTER Information om myndigheten Den upphandlande myndigheten: Upphandlingsenheten Huddinge Huddinge är en modern storstadskommun med närmare invånare, den näst största kommunen i Stockholms län. Här finns kunskapsstaden Flemingsberg och handelsplatserna Länna och Kungens kurva. Kommunen är den näst största arbetsgivaren i Huddinge med cirka anställda och består av fem förvaltningar: Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) Kommunstyrelsens förvaltning (KSF) Kultur- och fritidsförvaltningen (KUF) Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB) Social- och äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) Läs mer om på Orientering om föremålet för upphandling Bakgrund behöver stödsystem för planering av vikarier. Lösningen behövs för att: Följa arbetstidslagen. Kunna göra LAS-uppföljning. För effektivt nyttjande av vikariers arbetstimmar och att kunna kontrollera att vikarier inte arbetar mer än 165 timmar per månad. Säkerställa att personlig information inte är tillgänglig för obehöriga. Kunna kommunicera beställningar och bekräftelser med vikarier och enheter via SMS. Effektivisera registrering av underlag för löneutbetalningar. Nuvarande system (PAN) kan inte vidareutvecklas enligt nya behov, då systemet är utvecklat av enskild utvecklare och systemet är inte heller kompatibelt med Windows 7 som nu är ITplattform i. 1

2 Syftet med lösningen Syftet är att få en lösning som stödjer effektiv planering av personal/vikarier där behovet hos kunden matchas med kompetensnivå hos personal. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Avtal (denna handling) Svarsbilaga skall-krav Avtalsförslag Bilaga 1 Översiktsbild Bilaga 2 Översiktsbild, integration med Heroma Bilaga 3 Prisformulär Bilaga 4 Anbudsutvärdering Bilaga 5A Beskrivning av test av kvalitativ användarvänlighet Bilaga 5B Protokoll för test av kvalitativ användarvänlighet Bilaga 6 Policy för informationssäkerhet Bilaga 7A Riktlinjer personuppgifter Bilaga 7B Personuppgiftsbiträdesavtal kommer att teckna avtal med en leverantör. Avtalet gäller från och med dagen för undertecknande och i tre (3) år. Avtalet kan därefter skriftligen förlängas av med ytterligare ett (1) år i taget vid tre (3) tillfällen. Maximal avtalstid är sex (6) år. Upphandlingsförfarande Denna upphandling görs i enlighet med reglerna om Öppet förfarande i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbudsgivning Anbud lämnas på hela upphandlingens omfattning. Krav på leverantör Leverantören skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs. Uteslutning av leverantör kommer att göra erfoderliga kontroller att grund för uteslutning inte föreligger. 2

3 Omständigheter som kommer medföra uteslutning Om leverantören är dömd för förhållanden som anges i LOU 10:1, exempelvis ekonomisk brottslighet eller bedrägeri. Omständigheter som kan komma att medföra uteslutning Om leverantören är föremål för omständigheter som anges i LOU 10:2, exempelvis konkurs, ansökan om konkurs eller är dömd för brott avseende yrkesutövning. Registering av leverantör Leverantören skall vara registerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet som upphandlingen avser. Skatter och avgifter. Leverantören skall vara registerad för skatt. kommer att kontrollera att anbudsgivaren betalar föreskrivna skatter och avgifter. Finansiell och ekonomisk ställning Leverantören skall ha en ekonomisk ställning som möjliggör att han kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden. kommer att kontrollera detta via Business Check i Sverige AB:s kreditupplysning. I det fall leverantören uppfyller nivå kreditvärdig eller bättre kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses uppfyllt. Ratingskala enligt Business Check i Sverige AB kreditupplysning: Mycket god kreditvärdighet 10 ratingpoäng God kreditvärdighet 8-9 ratingpoäng Kreditvärdig 5-7 ratingpoäng Svag kreditvärdighet 2-4 ratingpoäng Kredit avrådes 1 ratingpoäng Om leverantören inte uppfyller detta krav, vilket lämpligen kontrolleras av leverantören innan anbudsinlämning, så skall leverantören i anbudet medsända den dokumentation som man önskar åberopa till styrkande av ekonomisk ställning. Sådan dokumentation kan avse exempelvis bankgaranti, fullgörandegaranti, koncerngaranti eller annan ekonomisk dokumentation (se LOU 11 kap 7 ) som kan godkännas av kommunen. I de fall garanti är aktuell skall det av anbudet klart framgå garantins omfattning, giltighetstid och villkor. Garantin skall vara undertecknad av behörig företrädare. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Leverantören skall styrka sin tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Krav för detta finns i dokumentet svarsbilaga skallkrav. Kontroll av att offererade tjänster uppfyller ställda krav Leverantören skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs. Krav för detta finns i dokumentets svarsbilaga skallkrav. Utvärderingsprincip I denna upphandling kommer anbuden att utvärderas utifrån principen ekonomiskt mest fördelaktiga. Utvärdering sker enligt utvärderingskriterierna Kvalitet och Pris. 3

4 Pris Kvalitet 70% (kvalitativ mätning av användarvänlighet) Pris 30% Priset värderas utifrån de prisuppgifter som anbudsgivaren lämnar i Bilaga 1 Prisbilaga och som ger anbudssumman som prisutvärderingen baseras på. Anbudspris ska anges svenska kronor exklusive mervärdeskatt och inkludera samtliga kostnader som är förenade med uppdraget (även ev. rese- och traktamentskostnader samt övriga direkta kostnader). Inga tillkommande kostnader accepteras. Anbudspriset i prisbilaga Bilaga 1 redovisas i 3 delsummor enligt nedan: Delsumma 1. Engångskostnader Delsumma 2. Månadskostnad Delsumma 3. Tillkommande tjänster Anbudsgivaren kan även offerera efterfrågad tilläggstjänst som anges i Bilaga 1 Prisbilaga. Tilläggstjänsten kommer inte att utvärderas men kan komma att skrivas in i avtalet. Pris för tilläggstjänst ska anges i svenska kronor exklusive mervärdeskatt och inkludera samtliga kostnader som är förenade med tjänsten (även ev. rese- och traktamentskostnader samt övriga direkta kostnader). Inga tillkommande kostnader accepteras. Kvalitet Kvalitet kommer att utvärderas genom ett test av anbudsgivarens system. Kvalificerade anbudsgivare kommer att bjudas in för test av den kvalitativa användarvänligheten. Observera att systemet ska demonstreras i skarp miljö, dvs. leverantören ska lägga upp en kommunanvändare med offererat system tillgängligt vid utvärderingen. Testet kommer att utföras av en utvärderingsgrupp sammansatt av ca 8 användare inom kommunen. Alla system kommer att bedömas av samma utvärderingsgrupp. Utvärderarna kommer att testa och sätta betyg enligt bilaga 5B Protokoll för test av kvalitativ användarvänlighet. Det är därför viktigt att samtliga moment enligt testprotokollet går att utvärdera. En beskrivning av hur testet kommer att gå till framgår av bilaga 5A Beskrivning av test kvalitativ användarvänlighet. Maximalt totalbetyg för kvalitet - kvalitativ användarvänlighet är 130 poäng. Utvärderingsmodell I denna upphandling kommer uppräkningstalsmodellen att tillämpas. Uppräkningstalsmodellen (%) utgår från varje anbuds anbudssumma och räknar upp denna med ett kvalitetsbristtillägg. Resultatet blir ett jämförpris där anbudet med det lägsta jämförpriset är det vinnande anbudet. Modellen bygger på att anbudsgivarens uppnådda totalbetyg jämförs med maximalt totalbetyg. Skillnaden mellan den maximala poängen som kan erhållas och den erhållna poängen är kvalitetsavvikelse. Kvalitetsavvikelsen i % räknas upp med ett s.k. uppräkningstal. Uppräkningstalet anger hur mycket varje kvalitetsavvikelse i procent är värd. Uppräkningstal = kvalitet/pris I den här upphandlingen tillämpas Kvalitet 70% och pris 30% Uppräkningstalet är 2,33 (70/30). Den anbudsgivare som erhållit den lägsta slutliga utvärderingspoängen kommer att antas. 4

5 I bilaga 4 återfinns en simulerad anbudsutvärdering för 3 anbudsgivare. Anbudsgivarnas erhållna poäng och anbudssummor är endast exempel och används för att illustrera hur anbudsutvärderingen går till. Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och formulerat på svenska samt innehålla efterfrågad information. Möjligheten till att komplettera anbudet är begränsade. Reservationer accepteras inte. Leverantören skall före anbudet inlämnade själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag hämtats från e-avrop. Anbudet skall inlämnas elektroniskt via Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling skall ställas elektroniskt. Frågor måste ställas senast den för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som hämtat förfrågningsunderlaget. Alla frågor och svar kommer att publiceras i upphandlingens annons. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande. Sista anbudsdag Anbud skall vara kommunen tillhanda senast Den upphandlande myndigheten får inte pröva ett anbud som har kommit in efter den dag som angetts som sista dag för lämnande av anbud. Leverantören kan men bör inte lämna anbud för tidigt. Under annonseringstiden kan det ske förändringar på grund av inkomna frågor. Anbud som inkommit innan förändringen måste kompletteras eller inkomma med nytt anbud för att vara giltigt. Av den anledningen bör anbud inte lämnas före en eller ett par dagar före sista anbudsdag. Om anbud lämnats i ett tidigt skede och förfrågningsunderlaget väsentligt förändrats och det innebär att anbudet behöver kompletteras eller att ett nytt anbud behöver lämnas kommer det att meddelas per e-post till leverantörerna. Anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats före sista anbudsdag. Anbudsinlämning Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades. Inlämningsbevis Klicka på knappen Skicka i anbudsinlämningen och ett inlämningsbevis genereras som sammanställer leverantörens insända dokumentation. Inlämningsbeviset har instruktioner hur 5

6 detta ska hanteras under rubriken Underskrift. Läs instuktionen och säkerställ att den följs. Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande till och med Om leverantör begär överprövning av upphandlingen, skall dock anbud vara bindande till och med den senaste av tiderna när avtalsspärr inte längre föreligger, eller dom eller beslut som inte påverkar acceptens innehåll i förhållande till anbudsgivaren har vunnit laga kraft. Anbudsöppning Öppning av anbud kommer att ske Anbudsöppningen är inte offentlig. Om Leverantör så begär, kan en representant utsedd av Handelskammaren på leverantörens bekostnad närvara vid öppningssammanträdet. Prövning och utvärdering av anbud Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av inkomna anbud. Vid prövningen kontrolleras att samtliga ställda krav i enlighet med förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbud som uppfyller ställda krav går vidare till utvärdering. Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Efter det att upphandlingen har avslutats är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. Avbrytande av upphandling äger rätt att avbryta upphandlingen om inlämnade anbud, som uppfyller kraven har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, politiska beslut som förändrar förutsättningarna för upphandlingen eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. Avbryts upphandlingen kommer samtliga leverantörer att underrättas. Leverantörer har ingen rätt att begära ersättning om detta skulle inträffa. Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. Tilldelningsbeslutet går automatiskt till den person som lämnat anbudet. Observera att tilldelningsbeslutet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal. Det vill säga att tilldelning av kontrakt innebär inte att avtal har ingåtts. 6

7 Avtalsspärr Tidpunkten kan påverkas om upphandlingen blir föremål för domstolsprövning. Vare sig tidsförskjutningar eller andra konsekvenser som beror på domstols hantering av eller dom i upphandlingsärende, skall utgöra grund för skadestånd eller annan ersättning. Avtal tecknas inte förrän 10 dagar efter den senare av tidpunkterna när tilldelningsbeslut skickats (avtalsspärr) eller när dom eller beslut som inte påverkar tilldelningsbeslutets innehåll i förhållande till anbudsgivaren vunnit laga kraft. Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. 7