ANSLAGSBEVIS anslås på kommunens digitala anslagstavla Protokollet anslås Datum då anslaget sätts upp. 1 Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 1 Sid er Plats och tid Havsörnen 13:00-15:00 ande ledamöter Magnus Ståhl (S) Jennie Engstrand (S) Mikael Palmqvist (S) Ulrika Lindh (C) Stefan Wiberg (V) Eddie Forsman (M) Jörgen Jannerstrand (M) Zissios Reizopoulos (FÖL) Liselott Hovdegård (SD) Övriga närvarande Therese Åhlander, sekreterare Anna Hasselbom Trofast, socialchef Beatrice Solhjort, verksamhetschef IFO och AME My Nilsson, ekonom Agneta Höglund Petersson, enhetschef rehab Catrin Engberg Tukia, enhetschef kommunala hemsjukvården Anna Bladås (S), ersättare Marie Johansson (S), ersättare Marita Kruger Que (FÖL) ersättare Justerare Eddie Forsman Justeringens plats och tid med Ulrika Lindh som ersättare Socialkontoret i Borgholm kl Underskrifter Sekreterare... Therese Åhlander Ordförande... Magnus Ståhl Justerare Eddie Forsman ANSLAGSBEVIS anslås på kommunens digitala anslagstavla Protokollet anslås Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Socialkontoret i Borgholm Datum då anslaget tas ned

2 2 Upprop Innehållsförteckning: Nytillkomna ärenden Godkännande av dagordningen Anmälan om jäv Val av justerare 15 Verksamhetsinformation från enhetschefer till socialnämnden 2019/ Information från socialchef / Budgetuppföljning januari / Sjukfrånvaroanalys tertial / Information; Begäran om utökad budgetram 2019, ändrad boendeform för Åkerbohemmets korttidsboende till särskilt boende. från KF. 20 Redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport avseende ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder. 2018/ / Revidering av delegationsbestämmelser 2019/ Tillsyn av Räddningstjänsten, Soldalen / Dialog med Tommy Nyberg, PwC efter utförd tillsyn av IFO och OFN. 2018/ Redovisning av delegationsärenden till socialnämnden /

3 Dnr 2019/ SN Verksamhetsinformation från enhetschefer till socialnämnden lägga informationen från Agneta Höglund Petersson, enhetschef rehab och Catrin Tukia Engberg, enhetschef för sjuksköterskor och den kommunala hemsjukvården till handlingarna. Socialnämnden kommer under året bjuda in enhetschefer till nämnden för en kort information om verksamheten, utmaningar, nulägesanalys och framtidsplaner. Dagens sammanträde Agneta Höglund Petersson, enhetschef rehab och Catrin Tukia Engberg, enhetschef för sjuksköterskor och den kommunala hemsjukvården informerar om deras verksamheter.

4 Dnr 2019/4 700 SN Information från socialchef 2019 godkänna informationen och lägga till handlingarna. Anna Hasselbom Trofast, socialchef ger följande information: - De nya lokalerna på Ekbacka invigdes i förra veckan. - Många är sjukskrivna på grund av influensa. - Medicinskt ansvarig sjuksköterska avslutar sin anställning. Rekrytering ska påbörjas. - Semesterplanering är igång, vi har ett bra inflöde av sommarvikarier. - Arbetsmarknadseneheten har flyttat in på Höken. - E-handel startar , alla ramavtal finns då på en digital portal, Proceedo.

5 Dnr 2019/ SN Budgetuppföljning januari 2019 godkänna budgetuppföljningen för januari månad 2019 som visar 0,5 mkr. Årsprognosen ligger idag på -4,2 mkr. Budgetuppföljningen för januari är framtagen av enhetschefer, verksamhetschefer och förvaltningschef tillsammans med ekonom. sunderlag Förvaltningen uppvisar en avvikelse på - 0,5 mkr efter perioden. Avvikelsen härleds främst till individ- och familjeomsorgen där kostnaden för externa placeringar är högre än budgeterad ram. Kostnaden för hemmaplansinsatser som genomförs av verksamheten stöd och insatser har också varit betydligt högre under perioden än vad budgeten tillåter. Kostnaden för försörjningsstöd är också högre än budget vilket bidrar till verksamhetens totala avvikelse. Hemtjänsten har haft fler hemtjänsttimmar än budgeterat för månaden. Däremot har särskilt boende haft flertalet tomma platser under månaden vilket, tack vare samarbetet mellan enheterna ökat och extrapersonal kunnat undvikas genererar i en positiv avvikelse för perioden. Omsorgen om funktionsnedsa visar också en positiv avvikelse för januari vilket beror till stor del på de flesta verksamheter anpassats efter behov och budgeterad ram. Arbetsmarknadsenheten tillhör från och med januari 2019 socialförvaltningen, det innebär även integrationsenheten som drivs av arbetsmarknadsenheten har flyttats över. Integrationsenheten bidrar mycket till sänka periodens avvikelse då deras kostnader varit betydligt lägre än utbetalningarna från Migrationsverket. Förvaltningens helårsprognos uppgår till - 4,2 mkr. Prognosen baseras på de åtgärder/ effektiviseringar som förvaltningen listat under punkten åtgärder genomförs. Flertalet av de effektiviseringar som togs i beslut under 2018 ingår i budgeterad ram, utöver dessa ska verksamheterna genomföra ytterligare åtgärder för reducera avvikelsen. Det som trots detta bidrar till den negativa avvikelsen i prognosen är externa placeringar inom individ- och familjeomsorgen, dessa beräknas fortgå under större delen av året. Även antalet hemtjänsttimmar förväntas öka vilket medför en högre kostnad för verksamheten. Kostnaden för hjälpmedel förväntas inte sjunka jämfört med föregående år utan kommer leda till en ökad kostnad. Särskilt boende och integrationsverksamheten förväntas uppvisa ett överskott vilket genererar en lägre avvikelse för förvaltningen totalt.

6 Dagens sammanträde Fokusområden för socialnämnden är verksamheterna Individ- och familjeomsorgen och Omsorgen om funktionsnedsa. Förvaltningen arbetar med få fram egna familjehem för minska konsulentstödda familjehem. Även praktikplatser i både det privata och offentliga näringslivet efterfrågas för individer ska komma ut i arbetslivet.

7 Dnr 2018/ SN Sjukfrånvaroanalys tertial Att godkänna informationen och lägga till handlingarna. Socialnämnden får löpande information i form av statistik och analys gällande sjukfrånvaro. Till dagens sammanträde redovisas sjukfrånvaroanalysen i sin helhet för år sunderlag Sammanställning av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete 2018.

8 Dnr 2018/ SN Information; Begäran om utökad budgetram 2019, ändrad boendeform för Åkerbohemmets korttidsboende till särskilt boende. från KF. Att godkänna informationen och lägga till handlingarna. Socialnämnden beslutade hos kommunstyrelsen tilläggsäska 2 mkr för ökad kostnad relaterat till utökade platser i särskilt boende. sunderlag från kommunfullmäktige , 13, där kommunfullmäktige godkänner utökad budgetram för socialnämnden 2019 med 2 mkr.

9 Dnr 2018/ SN Redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport avseende ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder. socialnämnden godkänner redogörelse för åtgärder efter granskningsrapport för verksamhetet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder. överlämna redogörelse för åtgärder kopplade till ovan nämnda granskningsrapport till kommunens revisorer. Revisorerna i Borgholms Kommun har uppdragit PWC granska huruvida socialnämnden säkerställer en ändamålsenlig verksamhet samt en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom funktionshinderverksamheten. Revisorerna har begärt redogörelse för åtgärder med anledning av resultat från granskningsrapporten. Svar ska vara revisorerna tillhanda senast den 31 mars sunderlag - Missivbrev; Granskning av ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder (2018/88-730) - Granskningsrapport, Granskning av ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder (2018/88-730) - Tjänsteskrivelse daterad , av verksamhetschef Johanna Karlsson Bedömning Den sammanfade bedömningen är verksamheten delvis säkerställer en ändamålsmässig myndighetshandläggning som delvis bedrivs ekonomiskt tillfredsställande. Brister finns gällande avsaknad av vissa rutiner och bedömningsstöd saknas i tillräcklig utsträckning i utredningsarbetet. Vidare bedöms väsentliga kontrollmoment gällande områden rörande myndighetshandläggning saknas samt mål i biståndsbeslut och genomförandeplaner behöver individualiseras och tydliggöras. Konsekvensanalys Revisionen rekommenderar socialnämnden ; - Enhetschefer skriver prognoser på utfall för verksamheten varje månad och redovisar årsprognos och eventuell åtgärdsplan skriftligt, vilket bör biläggas officiell prognos till nämnden.

10 Åtgärd för detta är vidtaget. From 1 januari 2019 skriver varje enhetchef prognos för året i månadsuppföljningen i Stratsys. Kopplat till prognos redovisar även enhetschefer åtgärder i syfte enheten ska hålla sig inom befintlig budget. Ekonomiavdelningen arbetar just nu med anpassa systemet så enhetschefernas prognoser kan biläggas den officiella prognosen till nämnden. Detta förväntas färdigställas under våren Ta fram bedömningsinstrument för tydlig bedömning av LSS-ärenden. Speciellt viktigt för ärenden som berör barn. Under 2019 kommer IBIC (Individens behov i centrum) implementeras med start i myndighetsutövningen. IBIC är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt som bidrar till ökad likvärdighet och rättssäkerhet, samt gör det lättare följa upp behov och mål. Individ- och familjeomsorgen har påbörjat en kompetensförsörjningsplanering för utredning enligt BBIC (Barns behov i centrum) där nya medarbetare ges utbildning av BBIC utbildare. Även om inte beslut finns idag om (LSS) utredningar gällande barn ska göras enligt BBIC så kommer dock biståndshandläggare medverka vid dessa utbildningstillfällen för ta med sig grundprinciperna för arbetssättet in i utredningsarbetet. - Införa regelbundna kontroller av myndighetsverksamheten vilka bör redovisas till nämnden årligen. From 1 januari 2019 kommer egenkontroller utföras per tertial avseende likvärdighet i beslut. Fokus 2019 är främst rättsäkerhet. År 2020 riktas egenkontrollen till en granskning av innehållet av utredning/ beslutsunderlaget kopplat till beslut och beviljade insatser. Egenkontrollerna kommer utföras gemensamt av socialt ansvarig samordnare, verksamhetschef och biståndshandläggare i syfte öka samsyn och främja ett gemensamt lärande. Vid identifierade kvalitetsavvikelser följer krav på åtgärdsplan, vilket följs upp i kvalitetsledningssystemet i Stratsys. Egenkontrollernas resultat redovisas till nämnden i den årliga kvalitetsrapporten. Då egenkontroller av myndighetsverksamheten kommer ske gemensamt i ett kollegialt lärande, och med socialt ansvarig samordnares deltagande, sker inga ytterligare kontroller under Om egenkontroller i ett senare skede kommer utföras enskilt av respektive enhetschef lyfts myndighetskontroller även in i Internkontrollen. - Myndighetshandläggarna får utbildning i individualisera mål. Genomgående ser förvaltningen arbetet med individualiserade och konkretiserade mål som ett förbättringsarbete inom samtliga verksamhetsdelar. Extern utbildning kommer ske för myndighetshandläggare inom LSS och socialpsykiatri under våren 2019 som ett led i implementeringen av IBIC där kvalitén av mål och uppföljning är av stor vikt. - Årligen kontrollera genomförandeplaner såväl gällande kvalitet som antal, vilket bör redovisas till nämnden årligen.

11 I redovisade nyckeltal för målstyrning säkerställs idag brukares medverkan i genomförandeplaner samt uppföljning av dessa sker. From 1 januari 2019 kompletteras detta med egenkontroller avseende kontroll av genomförandeplaners innehåll med fokus på mål. Egenkontrollerna kommer utföras per tertial och sker liksom egenkontrollerna för myndighetsbeslut gemensamt med socialt ansvarig samordnare, verksamhetschef samt enhetschefer. Vid identifierade kvalitetsavvikelser följer krav på åtgärdsplan, vilket följs upp i kvalitetsledningssystemet i Stratsys. Egenkontrollernas resultat redovisas till nämnden i den årliga kvalitetsrapporten. Skickas till Kommunens revisorer Socialchef Verksamhetschef OFN

12 Dnr 2019/ SN Revidering av delegationsbestämmelser anta reviderade delegationsbestämmelser för ärenden inom socialförvaltningen i Borgholms kommun Delegationsbestämmelserna revideras årligen av socialchef, verksamhetschef och enhetschef. sunderlag Delegationsbestämmelserna för ärenden inom socialförvaltningen i Borgholms kommun. Skickas till Verksamhetschefer.

13 Dnr 2019/ SN Tillsyn av Räddningstjänsten, Soldalen godkänna informationen. Inkommit från Räddningstjänsten Öland kallelse till tillsyn av Soldalen om skydd mot olyckor. Tillsynen kommer genomföras sunderlag Kallelse från Räddningstjänsten Öland.

14 Dnr 2018/ SN Dialogmöte med Tommy Nyberg, PwC efter utförd tillsyn av IFO och OFN. bjuda in Tommy Nyberg, PwC, till socialnämndens arbetsutskott. PwC har under hösten 2018 granskat Individ- och familjeomsorgen (IFO) och Handikappomsorgen (OFN). Utifrån de rapporter som PwC har tagit fram gällande IFO och OFN känns det angeläget ha en dialog med Tommy Nyberg, PwC.

15 Dnr 2019/7 700 SN Redovisning av delegationsärenden till socialnämnden 2019 godkänna redovisade delegationsärenden. Alla beslut som tas genom delegation redovisas månatligen till socialnämnden. sunderlag - Delegationsbeslut IFO, Dnr 2019/7-700 SN - Delegationsbeslut VoO, 2019/7-700 SN