Tid och plats för sammanträde Bröderna Ericssonrummet den 24 april 2019 kl

Transkript

1 Till Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Tid och plats för sammanträde Bröderna Ericssonrummet den 24 april 2019 kl Kommunfullmäktigeärende 1. Svar på motion angående omstruktureringsbidrag från Boverket 2. Revidering av Informationssäkerhetspolicy 3. Region Värmland kommunalförbund Årsredovisning för verksamhetsåret 2018 samt likvidatorns förvaltningsberättelse och slutredovisning 4. Ändring/tillägg förbundsordningen för Bergslagens Räddningstjänst Kommunstyrelseärende 5. Redovisning av medelsplacering, lån och likviditetsställning 6. Budgetuppföljning mars Anmälningsärenden

2 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 24 april 2019 Kommunstyrelsens arbetsutskott 9 april Kommunfullmäktige 15 mars Blad Au 30 Ks Kf 2 Dnr 2017/263 Motion angående omstruktureringsbidrag från Boverket Kf 15 mars 2018 I motion inkommen till kommunkansliet 27 december 2017 skriver Ulf Söhrman (M): Boverket har i sin budget numera ett utrymme för omstruktureringsbidrag till mindre bemedlade kommuner, som inte själva kan ställa om sitt bostadsbestånd till en marknadsmässig nivå. I Filipstads kommuns bostadsstiftelse ser vi fortlöpande bevis på att strukturen på bostadsbeståndet inte matchar de behov som de bostadssökande har. Trots att sökandekön som stiftelsen har är på nästan 800 personer som söker bostad, så finns det vid varje månadsslut nästan 30 lägenheter som inte är bebodda på grund av att många lägenhetsinnehavare fortlöpande söker andra alternativ. I bostadsstiftelsens bestånd så är det många lägenheter som är ett rum med kokvrå, ett rum och kök och två rum och kök. Det finns ett fåtal trerumslägenheter och ett mycket begränsat antal fyrarumslägenheter. Detta bestånd stämmer dåligt med de lägenhetssökandes behov. Det finns många exempel på familjer där det nu bor 11 eller fler personer i en normal tvårumslägenhet. Vilket med normalsvenska mått mätt är trångboddhet. Yrkar därför att kommunen snarast ansöker om ett omstruktureringsbidrag från Boverket storleken minst 50 miljoner kronor för att kommunen skall kunna ställa om sitt bostadsprogram till de lägenhetssökandes behov. Omstruktureringsbidraget från Boverken skall användas under en 7 års period enligt Boverkets regler. Ett omstruktureringsbidrag skall i främsta rummet användas till att slå ihop 2 rummare med 2 rummare eller 2 rummare med tre rummare för att beståndet skall kunna anpassas till de verkliga behoven som bostadssökanden har. Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen. Utdragsbestyrkande

3 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 24 april 2019 Kommunstyrelsens arbetsutskott 9 april Au 9 april 2018 Arbetsutskottet beslutar att remittera motionen till kanslifunktionen. Ks 24 april 2019 Teknikutskottet har behandlat motionen 8 april 2019, 23 och man beslutade föreslå att förvaltningens yttrande utgör svar på motionen och därmed anses motionen besvarad. Boverket har av regeringen under 2018 fått nya uppdrag sedan motionen skrevs, varav ett är Statsbidrag till kommuner med svag bostadsmarknad, förordning (2018:111). Förvaltningen jobbar för närvarande med en utredning för att se på möjligheten att söka statsbidrag enligt detta nya stöd. Utdragsbestyrkande

4 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 24 april 2019 Kommunstyrelsens arbetsutskott 8 april Ks Au 23 Dnr 2019/85 Revidering av Informationssäkerhetspolicy Säkerhetssamordnaren Michael Björklund meddelar i tjänsteskrivelse 25 mars 2019 att nuvarande informationssäkerhetspolicy som antogs i Kommunfullmäktige , 57, är anpassad efter dåvarande krav på informationssäkerhet. I och med att uppdraget för informationssäkerhetsarbetet har breddats och det har även kommit en ny EU-dataförordning som ersätter Personuppgiftslagen, så har den nuvarande policyn skrivits om. Informationssäkerhetspolicyn är ett övergripande dokument som redovisar Filipstads kommuns övergripande mål och inriktning med informationssäkerhet samt hur ansvaret i dessa frågor är fördelat. Informationssäkerhet avser all information som hanteras oavsett om den är förmedlad muntligt, pappersbundet eller digitalt. Alla kommunens verksamheter omfattas av denna informationssäkerhetspolicy. Policyn konkretiseras i tillhörande riktlinjer. Förslag på beslut Att anta reviderad informationssäkerhetspolicy för Filipstads kommun. Kanslichef Catrin Marsell kommenterar materialet och besvarar frågor i anslutning härtill. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att fastställa förslaget till ny informationssäkerhetspolicy. Utdragsbestyrkande

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(2) Mottagare: Kommunstyrelsen Diarienummer Revidering av Informationssäkerhetspolicy Bakgrund Nuvarande informationssäkerhetspolicy antogs i KF och är anpassad efter dåvarande krav på informationssäkerhet. I och med att uppdraget för informationssäkerhetsarbetet har breddats och det har även kommit en ny EU-dataförordning som ersätta Personuppgiftslagen, så har den nuvarande policyn skrivits om. Informationssäkerhetspolicyn är ett övergripande dokument som redovisar Filipstads kommuns övergripande mål och inriktning med informationssäkerhet samt hur ansvaret i dessa frågor är fördelat. Informationssäkerhet avser all information som hanteras oavsett om den är förmedlad muntligt, pappersbundet eller digitalt. Alla kommunens verksamheter omfattas av denna informationssäkerhetspolicy. Policyn konkretiseras i tillhörande riktlinjer. Behovet av informationssäkerhet ökar i takt med att kommuninvånarna förväntar sig effektiv kommunikation, dels via självbetjäning med hjälp av olika e-tjänster och dels i sin direktkontakt med kommunen. I allt större utsträckning sker också i verksamheternas användning och utveckling av systemstöd för att leverera tjänster på ett effektivt sätt. Invånarna ska kunna förvänta sig att kommunen hanterar information som rör dem, exempelvis personuppgifter och information om de olika tjänster de använder, på ett säkert sätt. I samband med kriser krävs också effektiv och säker kommunikation med berörda verksamheter och invånare. Informationssäkerhetspolicyn syftar till att ge vår information rätt skydd vad gäller tillgänglighet, riktighet, sekretess och spårbarhet. Konsekvensen av bristande informationssäkerhet kan medföra störningar i samhällsviktiga verksamheter, att information går förlorad, förvanskas eller rent av stjäls. Det kan även medföra ekonomiska förluster och att förtroendet för eller varumärket Filipstads kommun påverkas negativt. Beslutsunderlag Informationssäkerhetspolicy

6 2 Förslag på beslut Kommunstyrelsen arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att anta reviderad informationssäkerhetspolicy för Filipstads kommun. Michael Björklund Säkerhetssamordnare

7 Informationssäkerhets policy Antagen av kommunfullmäktige xxx

8 1(5) Innehållsförteckning 1 OM DENNA INFORMATIONSSÄKERHETSPOLICY BAKGRUND Mål med informationssäkerhet Med informationssäkerhet säkerställs följande Skyddsåtgärder Roller och ansvar Uppföljning och revidera... 5

9 2(5) 1 Om denna Informationssäkerhetspolicy Denna policy innehåller Filipstads kommuns viljeinriktning och övergripande mål för informationssäkerhetsarbetet. Samtliga kommunens verksamheter omfattas av denna informationssäkerhetspolicy. Policyn konkretiseras i tillhörande riktlinjer. Informationssäkerhetspolicyn är ett övergripande dokument som redovisar kommunens övergripande mål och inriktning med informationssäkerhet samt hur ansvaret i dessa frågor är fördelat. Styrdokumentet riktlinjer för informationssäkerhet är mer detaljerat och konkretiserar denna informationssäkerhetspolicy. 2 Bakgrund Behovet av informationssäkerhet ökar i takt med att kommuninvånarna förväntar sig effektiv kommunikation, dels via självbetjäning med hjälp av olika e-tjänster och dels i sin direktkontakt med kommunen. I allt större utsträckning sker också i verksamheternas användning och utveckling av systemstöd för att leverera tjänster på ett effektivt sätt. Invånarna ska kunna förvänta sig att kommunen hanterar information som rör dem, exempelvis personuppgifter och information om de olika tjänster de använder, på ett säkert sätt. I samband med kriser krävs också effektiv och säker kommunikation med berörda verksamheter och invånare. Konsekvensen av bristande informationssäkerhet kan medföra störningar i samhällsviktiga verksamheter 1, att information går förlorad, förvanskas eller rent av stjäls. Det kan även medföra ekonomiska förluster och att förtroendet för eller varumärket Filipstads kommun påverkas negativt. 2.1 Mål med informationssäkerhet Målet med Filipstads kommuns informationssäkerhetsarbete är att skydda informationen inom verksamheten. Skyddet ska vara anpassat till skyddsvärde, risk och lagkrav och därigenom möjliggöra för kommunens verksamheter att uppnå sina mål. Informationsförsörjningen ska vara säker, effektiv och bidra till stöd åt verksamheterna. Informationssäkerhetsarbetet sker enhetligt och systematiskt. Kommunövergripande rutiner, regler och anvisningar ska upprättas. Samtliga informationstillgångar ska vara identifierade och förtecknade. Av förteckning ska framgå vem som är informations/system ägare och förvaltare. Genom klassificering, värdera och prioritera informationstillgångar utifrån verksamhetens krav på riktighet, sekretess, spårbarhet och tillgänglighet. 1 MBS:s föreskrifter för kommuners och landstings (MSBFS 2010:6) och statliga myndigheters (MSBFS 2010:7) redovisning av risk- och sårbarhetsanalyser.

10 3(5) Personal ska ha kunskap om gällande informationssäkerhetsregler som rör det egna tjänstestället och de informationssystem/rutiner som där används. Händelser i informationssystemen som kan leda till negativa konsekvenser för kommunens åtaganden ska identifieras, åtgärdas och förebyggas. Informationssäkerhetsarbetet ska utgå från standarderna ISO/IEC 27001, ISO/IEC samt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) vägledningar. 2.2 Med informationssäkerhet säkerställs följande Riktighet Att information inte kan förändras av obehöriga, av misstag eller på grund av störningar i funktion/system. Informationen ska vara tillförlitlig, korrekt och fullständig. Sekretess Att information i dokument, system och handlingar etc. med lagkrav om sekretess eller motsvarande inte görs tillgängliga eller avslöjas för obehörig. Spårbarhet Att i efterhand kunna härleda specifika aktiviteter eller händelser till ett identifierat objekt ex. handling, användare, dator, skrivare eller system/program. Tillgänglighet Att information är tillgänglig i skälig och förväntad utsträckning och inom rimlig tid. 2.3 Skyddsåtgärder Kommunens verksamheter ska arbeta med att identifiera informationstillgångar och dess flöden. Informationstillgångarna ska klassificeras utifrån följande skyddsaspekter riktighet, sekretess, tillgänglighet och spårbarhet. Alla informationstillgångar ska ha en ägare som ansvarar för att klassificera informationen samt ställer de säkerhetskrav som behövs för att uppnå önskad säkerhet. Alla verksamhetssystem ska ha en systemägare som ansvarar för att säkerhetskraven på systemet uppfylls. Kommunen ska omvärldsbevaka och utifrån återkommande risk- och sårbarhetsanalyser och inträffade incidenter vidta nödvändiga åtgärder för att se till att vår information har rätt skydd. Kommunen ska vid upphandling, utveckling, användning och avveckling av verksamhetssystem ställa krav på informationssäkerhet och kraven som ställs ska följas upp. Relevanta säkerhetskrav ska gälla vid såväl intern som extern drift av informationssystem. Kommunens verksamheter ska arbeta med kontinuitetsplanering samt ha beredskap för avbrott. Detta gäller även när externa aktörer anlitas för

11 4(5) informationshantering. Samhällsviktiga verksamheter ska kunna upprätthållas på acceptabel nivå vid olika typer av störning och krissituationer. Skyddsåtgärder ska vara kostnadseffektiva och stå i proportion till värdet av informationen och de negativa konsekvenser en otillräcklig säkerhet kan medföra. 2.4 Roller och ansvar Grundprincipen är att ansvaret för informationssäkerheten följer det ordinarie verksamhetsansvaret. Detta gäller från kommunledningen till den enskilde medarbetaren, och innebär att den som är ansvarig för en viss verksamhet också är ansvarig för informationssäkerheten inom verksamhetsområdet. Nedan beskrivs informationssäkerhetsansvaret för ett antal roller. Ansvaret och tillhörande åligganden för respektive roller beskrivs utförligare i riktlinjer för informationssäkerhet. Medarbetare har ett ansvar att följa Filipstads kommuns informationssäkerhetspolicy och riktlinjer för informationssäkerhet. Man har som medarbetare också ansvar att vara uppmärksam på brister och incidenter rörande informationssäkerheten och meddela sådana till IT-supporten och närmsta chef. Ledningar i form av kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder och utskott har det yttersta ansvaret för informationssäkerheten i den verksamhet som bedrivs inom sina respektive verksamhetsområden. Verksamhetsansvariga, oavsett nivå, ansvarar för informationssäkerheten inom sin verksamhet. Det åligger varje verksamhetsansvarig att tillse att sina medarbetare har ett säkerhetsmedvetande och tillräcklig förståelse och kunskap för att en erforderlig informationssäkerhet i verksamheten kan uppnås. Systemägare har övergripande ansvar för respektive system och dess användning. System ska uppfylla informationssäkerhetskraven i förhållande till verksamhetens behov, legala krav och säkerhetskrav. Systemens informationsmängder ska klassificeras. Informationssäkerhetsansvarig har det övergripande och strategiska ansvaret att leda, utveckla och samordna informationssäkerhetsarbetet. IT-chef har det operativa ansvaret för att uppfylla de krav som verksamheten ställer på den tekniska IT-infrastrukturen. Dataskyddsombud utses av kommunstyrelsen och övriga nämnder i kommuner. Dessa är ansvariga för hanteringen av personuppgifter och ska kontrollera att personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt i verksamheten.

12 5(5) 2.5 Uppföljning och revidera Efterlevnaden av informationssäkerhetspolicyn och riktlinjer för informationssäkerhet ska revideras vartannat år eller vid behov. Informationssäkerhetsansvarig ska årligen rapportera läge och status gällande informationssäkerhet till kommunchefen och kommunstyrelsen. Särskilda skäl, som exempelvis allvarliga incidenter, brister eller behov, kan motivera ytterligare rapporteringar.

13 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 24 april 2019 Kommunstyrelsens arbetsutskott 8 april Au 24 Ks Dnr 2019/64 Region Värmland kommunalförbund Årsredovisning för verksamhetsåret 2018 samt likvidatorns förvaltningsberättelse och slutredovisning Region Värmland kommunalförbunds fullmäktige beslutade , efter godkännande av samtliga sjutton medlemmar, att avveckla kommunalförbundet Förbundets uppdrag, verksamhetsansvar och personal överfördes vid årsskiftet till nybildade Region Värmland. Vidare beslutade regionfullmäktige att kommunalförbundet skulle träda i likvidation och att regionstyrelsens arbetsutskotts ordinarie ledamöter skulle utgöra likvidator. Regionfullmäktige beslutade även att kommunalförbundets tillgångar, skulder och övriga åtaganden och förpliktelser i sin helhet skulle överföras till nybildade Region Värmland. Årsredovisning för Region Värmland kommunalförbunds för verksamhetsåret 2018 har upprättats (bilaga 1). Likvidatorn har överlämnat årsredovisningen till medlemmarna för godkännande. Efter hörande av revisionen ska medlemmarna ta ställning till godkännande av årsredovisningen och fråga om ansvarsfrihet för regionstyrelsen och kollektivtrafiknämnden samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ. Revisorerna har granskat årsredovisningen och tillstyrker att årsredovisningen godkänns samt att regionstyrelsen och kollektivtrafiknämnden samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret Revisorernas berättelse och förslag till ställningstagande redovisas i bilaga 2. Likvidatorn har upprättat förvaltningsberättelse och slutredovisning (bilaga 3). Likvidationen omfattar perioden Verksamhetsansvaret och personalansvaret övergick till Region Värmland, aktieinnehav i bolag och anläggningstillgångar i form av inventarier och maskiner överläts till Region Värmland. Vid årsskiftet utestående leverantörsskulder och kundfordringar har reglerats. Tillgångar och skulder samt ansvarsförpliktelser har efter genomförd likvidation överförts till nya, sammanslagna Region Värmland enligt Regionfullmäktiges beslut Kommunalförbundets medlemmar ska slutgiltigt ta ställning till godkännande av likvidationen. Region Värmland kommunalförbund kan efter medlemmarnas godkännande avregistreras. Utdragsbestyrkande

14 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 24 april 2019 Kommunstyrelsens arbetsutskott 8 april Förslag till beslut: Att godkänna årsredovisning för Region Värmland kommunalförbund för verksamhetsåret 2018, Att bevilja regionstyrelsen och kollektivtrafiknämnden samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2018, Att godkänna likvidation av Region Värmland kommunalförbund, org nr Kommunchef Claes Hultgren presenterar ärendet och besvarar frågor i anslutning härtill. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige att godkänna årsredovisning för Region Värmland kommunalförbund för verksamhetsåret 2018, att bevilja regionstyrelsen och kollektivtrafiknämnden samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2018, att godkänna likvidation av Region Värmland kommunalförbund, org nr Utdragsbestyrkande

15 Till Kommunstyrelsen Förteckning över placeringar, lån och likviditetsställning Enligt kommunens placeringsreglemente ska ekonomienheten kontinuerligt redovisa till kommunstyrelsen om likviditetsställning, placeringar och andra transaktioner som löper. Avstämningstidpunkt: 16 April 2019 (13 Mars 2019) Sammanställning: Likvida medel: Swedbank 46,8 mkr (Filipstads kommun 20,0 mkr, Stadshus 26,8 mkr) Ränta inlåning 0,000% (0,000%) Ränta utlåning 0,350% (0,350%) Placeringar: Lånesituation: Belopp mkr Ränta % Räntebindningstid / Förfallodag Svensk upplåning Kommuninvest 25,5 1,93% F kvartalsvis / Kommuninvest 17,8 0,11% R kvartalsvis / Kommuninvest 13,3-0,06% R kvartalsvis / Kommuninvest 15,0-0,08% R kvartalsvis / Kommuninvest 14,0 0,44% F kvartalsvis / Kommuninvest 15,3 0,76% F kvartalsvis / ,8 genomsnittlig ränta 0,66 % (0,64 %) Övertagna lån 12,1 1,01% F kvartalsvis / stiftelsen 6,0 0,10% R kvartalsvis / obestämd tid 4,6 0,29% R kvartalsvis / ,6 genomsnittlig ränta 0,62 % (0,54 %) Total låneskuld 123,4 genomsnittlig ränta 0,66% (0,64 %) Ekonomienheten Britt-Inger Gustafsson O:\Arbetsgrupper\Ekonomi\Ekonomi - CENTRALT\EKONOMI\Lån och skuldebrev\info till KS om likviditet\information till kommunstyrelse avs. placeringar m.m

16 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 24 april 2019 Ks Dnr 2019/87 Budgetuppföljning mars 2019 Ekonomienheten har sammanställt budgetuppföljning per mars månad 2019 för kommunstyrelsens, miljö- och byggnadsnämndens, socialnämndens och barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområden. Utdragsbestyrkande

17 BUDGETUPPFÖLJNING FILIPSTADS KOMMUN Mars 2019

18 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Sammanfattning och bedömning om Filipstads Kommun Prognostiserat resultat för helåret uppgår till -350 tkr mot årsbudget tkr. Budgetavvikelsen, baserat på redovisningen från mars 2019, beräknas till tkr. Se nedanstående uppställning: Budgetavvikelser 2019 tkr Kommunstyrelsen 0 Miljö- och byggnadsnämnd 0 Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd Övriga nämnder Summa verksamheterna Finansiering 930 Total prognosavvikelse Några kommentarer avseende prognos september.. Kommunstyrelsen prognostiserar ett resultat i balans med budget 0 tkr. Alla verksamheter förutom Fastighetsenhet och IT-enhet redovisa en budget i balans. Inom Fastighetsenheten och IT-enheten förväntas underskott med -370 tkr, respektive -50 tkr. Inom Fastighetsenheten förväntas lägre hyresintäkter från Migrationsverket till följd av aviserad uppsägning av lägenheter i Lesjöfors men underskottet kompenseras av ej budgeterad markförsäljning av Björnen 11 till KHF Filipstads äldrebostäder. Miljö- och byggnadsnämnden redovisar ett balanserat resultat. Barn- och utbildningsnämndens prognostiserar ett underskott om tkr. Avvikelserna finns främst inom Grundskola, Gymnasium samt BUN gemensamt. Socialnämnden prognostiserar ett underskott med tkr. Avvikelserna hänför sig främst till individoch familjeomsorg IFO där kostnad för försörjningsstöd ökar och där placeringskostnader ökar. Övriga nämnder prognostiserar ett resultat i balans med budget. Finansieringens totala prognos för 2019 visar ett överskott med 930 tkr. Skatter och generella statsbidrag beräknas öka med tkr medan Schablonintäkten minskar med tkr. Utdelningen från Filipstads Värme AB är 500 tkr högre än budgeterat. 2

19 Finansiering tkr Budget Prognos Avvikelse budget /prognos Skatteintäkter Slutavräkning Mellankommunal utjämning Ink.utjämningsbidrag/avgift Kostn.utjämningsbidrag/avgift Regleringsbidrag/avgift LSS-utjämningsbidrag/avgift Kommunal fastighetsskatt Välfärdsmiljoner Avsatta integrationsmedel Schablonintäkter HVB-hem intäkter kommuners bidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Pensionskostnad Pensionskostnad intern Kapitalkostnad intern Total Finansiering Måluppfyllelse Enligt antagen budget för 2019 skall resultatet vara minst 1,5 % av skatteintäkter och generella bidrag. Undantag för detta görs Enligt prognosen kommer resultatet att uppgå till -0,3 mkr. Resultatmål enligt budget 2019 är 5,1 mkr vilket enligt prognos inte kommer att uppnås. För att uppnå 1,5 % krävs ett resultat på ca 10,0 mkr. En resultatförbättring med 10,3 mkr krävs. Balanskrav Enligt kommunallagen kap 8 5 skall negativt resultat regleras och det redovisade egna kapitalet enligt balansdagen återställas under de närmaste återföljande tre åren. Det finns inget negativt underskott som skall återställas under Prognostiserat resultat för 2019 visar att underskott kommer att uppstå med -350 tkr under 2019, vilket ska återställas

20 Finansiella mål 2019 Resultatet ska vara minst 1,5 % av skatteintäkter och generella statsbidrag. Undantag från detta mål görs Verksamheten ska bedrivas så effektivt att kostnaderna, med bibehållen kvalité, inte överstiger genomsnittliga kostnaden för motsvarande verksamhet med jämförbara kommuner. (Redovisas i årsbokslut 2019) Filipstads kommuns verksamheter skall bedrivas på ett sätt som är förenligt med god ekonomisk hushållning. Med god ekonomisk hushållning menas att vi förvaltar våra resurser så att vi skapar en långsiktig hållbar utveckling. Detta innebära att resultatet ska finansiera normal investeringsnivå och nya pensionsåtaganden. Följande prioriterade områden/insatser och uppdrag/utredningar ska hjälpa kommunen att uppnå en god ekonomisk hushållning av befintliga resurser enligt budget Prioriterade områden/insatser och uppdrag/utredningar enligt budget Barn och Ungas deltagande och inflytande. Att under verksamhetsåret ta ställning till hur vi ska säkerställa barn och ungas rättigheter, deltagande och inflytande enligt Barnkonventionen. Måluppfyllelse: Arbetet pågår. Medarbetare vid kansliet har deltagit i utbildning. I projektgruppen för ny skola finns en representant med från kansliet för att implementera aspekten i processen. Utifrån de erfarenheterna ska metod för framtida arbetssätt skapas. Lågtröskelboende för missbrukare Att utreda möjligheterna för tillskapande och etablering av ett Lågtröskelboende för missbrukare i Filipstads kommun för att reducera kostnaderna för andra placeringar och institutionsvård. Måluppfyllelse: Under våren 2018 startade kommunens eget stödboende upp. Förvaltningen har följt uppstarten och ser nu att nästa steg är att utreda behov av andra boendeformer för personer men missbruks- och beroendeproblematik. En analys är påbörjad. Bredbandsutveckling Fortsatt arbete med att bevaka och påverka en snabb utbyggnad av fiber till såväl tätort som landsbygd. Måluppfyllelse: Förslag på nytt samarbetsavtal med IP-Only har tagits fram för att säkerställa fortsatt utbyggnad på landsbygd under Målet är att hela kommunen ska vara utbyggd Utbyggnaden av Asphyttan återupptas under våren 2019 Rätt till heltid (ersätter tidigare Heltid inom socialförvaltningen ) Uppdrag att ta fram modeller, metoder och kostnader för att förverkliga heltidsanställning inom Kommunals avtalsområde. Se över möjligheter till förvaltnings-övergripande anställningar. Måluppfyllelse: Personalenheten har tillsammans med Socialförvaltningen, Vård och Omsorg gjort analysarbete samt startat upp genomlysning av verksamheten på Älvkullen. Utredning av förskolans dimensionering Utreda behov och dimensionering samt möjlighet att organisera framtida förskoleverksamhet. Måluppfyllelse: Utredningsarbete tillsammans med fastighet och verksamheten sker. Redovisning i nämnd april månad. 4

21 Försörjningsstöd Att utreda organisation och rutiner för försörjningsstöd. I arbetet ska såväl socialförvaltningens som arbetsmarknadsenheten inkluderas och ansvar och samarbete belysas. Förslag på organisation och rutiner för arbetet som kan gälla ska arbetas fram. Måluppfyllelse: Översynen av organisation för försörjningsstöd har pågått under stora delar av Översynen bedöms vara klar under våren AIE och IFO deltar tillsammans i ett utvecklingsprojekt som drivs av SKL där utgångspunkten är att hitta former för att bryta långvarigt bidragsberoende. Stiftelsens Filipstadsbostäder Att genomlysa stiftelsens lägenhetsinnehav och bedöma allmännyttans framtida bostadsbestånd och organisation. Måluppfyllelse: Arbetet pågår, beräknas kunna rapporteras under hösten Kompetensförsörjningsplan En kompetensförsörjningsplan skall upprättas för kommunens verksamheter. Planen skall innefatta bl.a. kartläggning av rekryteringsbehov, strategi och åtgärder. Arbetet leds av personalavdelningen och sker i nära samverkan med respektive förvaltning. Måluppfyllelse: En kompetensförsörjningsplan är framtagen och består av Policy för kompetensförsörjning (fastställd av KF 36/2018) samt Riktlinjer för kompetensförsörjning (fastställd av KS 71/2018). Handlingsplaner upprättas och fastställs av respektive förvaltning och redovisas årligen till personalutskottet. En sammanhållen utveckling av arbetet och strategier pågår. Utveckla vuxenutbildningen Utreda vuxenutbildningens utformning utifrån ett arbetsmarknads- och integrationsperspektiv. Måluppfyllelse: Utredningsarbete tillsammans med SOC och AIE pågår. Redovisning nämnd september. Handlingsplan för integration Att ta fram förslag på förvaltningsövergripande handlingsplan för integrationen. Måluppfyllelse: En början på struktur är framtagen, arbetet pågår. Vision för Filipstads kommun Att under 2019 ta fram en reviderad Vision för Filipstads kommun. Måluppfyllelse: Är ännu ej påbörjat. Kommer ske under året. Handlingsplan för att motverka barnfattigdom Att ta fram en policy/handlingsplan för att motverka barnfattigdom i Filipstad. Måluppfyllelse: Arbetet med att ta fram en handlingsplan för att motverka barnfattigdom ligger under verksamheten IFO. Arbetet är påbörjat så till vida att det innehåll som diskuteras handlar om delar av det som hanteras inom ramen för det SKL-projekt som IFO och AIE deltar i (barnfattigdom ingår), översyn av vilka barnfamiljer som är överskuldsatta i kommunen samt vilket stöd som kan erbjudas dessa och olika former av informationsinsatser it till våra medborgare. Energiutredning Utreda förutsättningarna för ökad etablering av sol-energi i Filipstads kommun och för energiförsörjning av kommunala fastigheter och prövning för anslutning till fjärrvärmenätet. Måluppfyllelse: Arbetet pågå kontinuerligt. Redovisning kring arbetsläget i energieffektiviseringsarbetet kan ske under hösten

22 Trygghet och säkerhet i Filipstads centrum Utreda såväl teknisk som personell förstärkning av trygghet och säkerhet i Filipstads centrum för ökad trygghet för boende och besökare. Denna förstärkning kan bestå i såväl ordningsvakter som kameraövervakning. Måluppfyllelse: Trygghetsfrågorna är en del som succesivt synliggörs i olika sammanhang. I kommunen finns nu en kommunpolis anställd och samverkan har börjat utvecklas för ett gemensamt strategiskt arbete. Boende inom Funktionsstöd (LSS) Socialförvaltningen ges i uppdrag att utreda framtida utveckling av behovet av boende inom Funktionsstöd (LSS). Måluppfyllelse: Arbete pågår, det finns i dagsläget inga ansökningar om boende beviljade som ej kan verkställas. En inventering har genomförts, arbetet försvåras då LSS-lagen är under omarbetning och förslag på nya rättigheter finns. Om lagen ändras så kan ansökningarna framöver se annorlunda ut. Motverka igenväxande vyer vid infarterna Uppdra åt kommunstyrelsen att ta fram en plan för att motverka igenväxande vyer vid infarter. Filipstads kommun och dess olika tätorter erbjuder ofta vackra vyer invid vatten, vilket infarterna mot Nykroppa och Filipstad utmed riksväg 26 kan utgöra exempel på. Vyerna mot vatten tas dock inte tillvara som ett välkomnande sätt att presentera vår hembygd på, därför att infarter, strandkanter och tätortsnära markområden förslyas. Detta behöver åtgärdas och motverkas. Måluppfyllelse: Att under året ta fram en plan för att motverka igenväxande vyer vid infarter till Filipstads kommun och dess olika tätorter, att redovisa under hösten Investeringar Nettoinvesteringar uppgår till tkr varav teknikutskottet svarar för tkr. Totalt för året kommer investeringarna att uppgå till en prognostiserad nivå på tkr. Enligt tidigare erfarenheter är det osäkert om alla investeringar kommer att hinna genomföras under Låneskuld Långfristig skuld per uppgår till ca 120,1 mkr. Under året har inga nya lån tagits upp. Personalredovisning Sjukfrånvaron avseende tillsvidareanställda och visstidsanställda inklusive timanställda uppgick till 6,26 % för (6,55 % ) var nivån på likvärdig statistik 7,35 %. Jämfört med , 6,26 %, är det en ökning av sjukfrånvaron med 1,09 % uppgick sjukfrånvaron till 7,27 %. Under första delen av året ser vi oftast en ökning av sjukfrånvaron till följd av bl.a. influensaperioder. Arbetet med det främjande friskvårdsarbetet (FFA) och med rehabilitering av sjukskrivna har fortsatt hög prioritet. Arbetet med rehabilitering innebär kontinuerlig uppföljning av alla långtidssjukskrivna och att se till att individuella planer och åtgärder tas fram och följs för att personerna skall kunna återgå till lämpligt arbete i någon omfattning. Regelbundna möten med Försäkringskassan och företagshälsovården, eller annan behandlande läkare, och köpta tjänster av fristående, lämpliga företag är en viktig del av arbetet med att finna individuella åtgärder och lösningar i varje enskilt fall. 6

23 Koncerninformation Filipstads kommun En viss andel av Filipstads kommuns verksamhet bedrivs i andra företagsformer. Syftet med informationen är att ge en mer heltäckande kunskap om kommunens ekonomi, vilket också ger ökade möjligheter till effektivare styrning. Koncern Årets resultat före koncernbidrag, bokslutdisp. och skatt tkr Utfall Prognos Filipstads kommun Filipstads Stadshus AB * Filipstads Energinät AB Filipstads Energi AB Vårgårda Fastigheter AB 563 * Novelty AB -517 * Stiftelsen Filipstadsbostäder Filipstads Värme AB (50% ägarandel) * *= prognos saknas 7

24 RESULTATRÄKNING KOMMUNEN Tkr Utfall Budget Utfall Prognos Verksamhetens intäkter därav jämförelsestörande post 0 Verksamhetens kostnader Avskrivningar VERKSAMHETENS NETTOKOSTNADER Skatteintäkter Generella statsbidrag och utjämning Finansiella intäkter Finansiella kostnader RESULTAT FÖRE EXTRAORDINÄRA POSTER Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader ÅRETS RESULTAT

25 SAMMANSTÄLLNING Period: Januari - Mars 2019 Budget Utfall Avvikelse Årsbudget Prognos Avvikelse i perioden i perioden perioden KS MOB BUN SOC ÖVRIGA NÄMNDER TOTALT verksamheterna FINANSIERING TOTALT RESULTAT före extraordinära poster Extraordinära kostnader TOTALT RESULTAT efter extraordinära poster Kommentarer Sammanfattning: Utfall avvikelse: tkr Prognos = -350 tkr Filipstads kommun redovisar sammantaget ett utfall i perioden på tkr. Prognosen förväntas till -350 tkr. En avvikelse mot budget med tkr. 9

26 KS - Kommunstyrelsen Utfall avvikelse: tkr Prognos = 0 tkr KS s bokförda avvikelse efter tre månader uppgår till tkr. Överskott finns inom alla utskott. KS prognostiserar ett resultat i balans med budget, 0 tkr. Alla verksamheter inom Ksau prognostiserar ett resultat i balans med budget, 0 tkr. Underskottet inom AIE/extratjänster förväntas också bli i balans med budget men det förutsätter att det extra statsbidrag som erhölls 2018 kan täcka underskottet. Inom KFU beräknas alla medel förbrukas under året. TU prognostiserar ett resultat i balans med budget, 0 tkr. Inom Fastighetsenheten och IT-enheten förväntas underskott med -370 tkr, respektive -50 tkr. Inom Fastighetsenheten förväntas lägre hyresintäkter från Migrationsverket till följd av aviserad uppsägning av lägenheter i Lesjöfors men underskottet kompenseras av ej budgeterad markförsäljning av Björnen 11 till KHF Filipstads äldrebostäder. Biblioteks-, Kost-, och Gata/parkenhet prognostiserar mindre överskott medan övriga verksamheter prognostiserar ett resultat i balans med budget. MOB _ Miljö- och byggnadsnämnd Utfall avvikelse: 189 tkr Prognos = 0 tkr MOB redovisar sammantaget ett överskott i perioden som uppgår till 189 tkr beroende på att bygglovsintäkter och intäkter på planenheten är högre än budgeterat. MOB beräknar att prognosen är i balans med budget, 0 tkr. BUN Barn- och utbildningsnämnd Utfall avvikelse: tkr Prognos = tkr BUN s bokförda underskott efter mars uppgår till tkr. Underskott finns främst inom grundskolan. BUN prognostiserar ett underskott med tkr. Underskott beräknas främst inom Grundskolan till följd av minskade asylintäkter, tkr. Inom BUN gemensamt beräknas underskott med -900 tkr pga. bl.a. ökade kostnader för friförskolor och inom Ike gymnasiet -700 tkr pga. av fler elever. SOC - Socialnämnd Utfall avvikelse: tkr Prognos = tkr SOC s avvikelse i perioden uppgår till tkr. Avvikelsen beror på ökade kostnader inom försörjningsstöd och placeringar. SOC s prognos visar ett underskott på tkr efter tre månader. Främsta orsaken till försämringen är fler placeringar samt ökat behov av försörjningsstöd. Övriga nämnder Utfall avvikelse: 4 tkr Prognos = 0 tkr Övriga nämnder redovisar sammantaget ett utfall i perioden som är i balans med budget, 4 tkr. Alla enheter förväntar en prognos i balans med budget, 0 tkr vid årets slut. Finansiering Utfall avvikelse: tkr Prognos = 930 tkr Finansieringen redovisar ett utfall i perioden på tkr. Överskott finns främst inom skatteintäkter och generella statsbidrag. Prognosen beräknas till 930 tkr. Skatter och generella statsbidrag ger enligt sista cirkuläret från SKL, 19: , ett överskott med tkr. Schablonintäkter beräknas minska med tkr då antalet personer som erhåller etableringsersättning minskat under de senaste månaderna. Utdelningen från Filipstads Värme AB ger 500 tkr mer än budgeterat, totalt tkr. 10

27 Åtgärder Årets första prognos visar en stor avvikelse för kommunens verksamhet. I Barn- och utbildningsnämndens avvikelse med tkr har inräknats minskade asylintäkter i och med Migrationsverkets avveckling av asylplatser. Utgångspunkten är att minskade asylintäkter måste följas av motsvarande minskning av kostnader. I övrigt har Socialnämnden visat på åtgärder för att minska prognostiserat underskott. Fortfarande känns det dock osäkert över hur IFO s kostnadsutveckling kommer att vara under I övrigt föreslås ingen annan åtgärd i nuläget. Underskrift Claes Hultgren 11

28 KOMMUNSTYRELSEN Period: Januari - Mars 2019 Budget Utfall Avvikelse Årsbudget Prognos Avvikelse i perioden i perioden perioden KSau KFU TU TOTALT Kommentarer Sammanfattning KS: Utfall avvikelse: tkr Prognos = 0 tkr KS redovisar sammantaget ett utfall i perioden på tkr. Överskott finns inom alla utskott. Prognosen förväntas ligga i nivå med budgeterad ram. Avvikelsen kommer att uppgå till 0 tkr. KSau - Kommunstyrelsens arbetsutskott Utfall avvikelse: tkr Prognos = 0 tkr KSau's bokförda avvikelse efter tre månader uppgår till tkr. Överskott finns inom alla enheter förutom AIE/extratjänster. KSau prognostiserar ett resultat i balans med budget, 0 tkr. Alla verksamheter prognostiserar ett resultat i balans med budget. Underskottet inom AIE/extratjänster förväntas också bli i balans med budget men det förutsätter att det extra statsbidrag som erhölls 2018 kan täcka underskottet. KFU - Kultur och föreningsutskott Utfall avvikelse: tkr Prognos = 0 tkr Kfu har en stor positiv bokförd avvikelse, tkr, då de flesta budgeterade bidrag har, enligt budgetkurvan, lagts i januari eftersom det är svårt att fördela över året då utbetalningstillfällena varierar mycket. Kfu prognostiserar ett resultat i balans med budget, 0 tkr. TU - Teknikutskott Utfall avvikelse: tkr Prognos = 0 tkr TU's bokförda överskott efter mars uppgår till tkr. Överskott finns inom de flesta verksamheter. Fastighetsenheten och VA/Avlopp visar negativt utfall. 12

29 TU prognostiserar ett resultat i balans med budget, 0 tkr. Inom Fastighetsenheten och IT-enheten förväntas underskott med -370 tkr, respektive -50 tkr. Inom Fastighetsenheten förväntas lägre hyresintäkter från Migrationsverket till följd av aviserad uppsägning av lägenheter i Lesjöfors men underskottet kompenseras av ej budgeterad markförsäljning av Björnen 11 till KHF Filipstads äldrebostäder. Biblioteks-, Kost-, och Gata/parkenhet prognostiserar mindre överskott medan övriga verksamheter prognostiserar ett resultat i balans med budget. Åtgärder Under förutsättning att inget extraordinärt inträffar och med viss återhållsamhet finns goda möjligheter för KS att uppnå överskott. Medel måste dock ianspråktas för åtgärder i samband med avvecklingen av Migrationsverkets förhyrda lägenheter/ fastigheter. Underskrift Claes Hultgren 13

30 MILJÖ OCH BYGGNADSNÄMND Period: Januari - Mars 2019 Budget Utfall Avvikelse Årsbudget Prognos Avvikelse i perioden i perioden perioden Kommentarer Sammanfattning Miljö- och byggnadsnämnd: Utfall avvikelse: 189 tkr Prognos = 0 tkr MOB redovisar sammantaget ett överskott i perioden som uppgår till 189 tkr beroende på att bygglovsintäkter och intäkter på planenheten är högre än budgterat. MOB beräknar att prognosen är i balans med budget, 0 tkr. Åtgärder Inga åtgärder är planerade. Underskrift Hannes Fellsman 14

31 BARN OCH UTBILDNINGSNÄMND Period: Januari - Mars 2019 Budget Utfall Avvikelse Årsbudget Prognos Avvikelse i perioden i perioden period Kommentarer Sammanfattning BUN: Avvikelse utfall = tkr Prognos = tkr Barn- och utbildningsförvaltningen efter mars visar en negativ budgetavvikelse med tkr. Underskottet finns främst på grundskolan, BUN gemensamt, gymnasiet, vuxenutbildningen samt stödboendet Bergslagaren. Prognos på helår förväntas till tkr. Bun gemensamt Avvikelse utfall = tkr Prognos = -900 tkr Bokförda avvikelsen inom Bun gemensamt efter tre månader uppgår till -252 tkr. Underskottet finns främst på friförskola och intäkter från Migrationsverket. Prognosen uppgår till -900 tkr. Budget gällande Gruvlyckan beräknades på ett snittpris i Värmland då verksamheten bedrevs som dagbarnvårdare. I början av året har verksamheten gjorts om till en friförskola och ett högre bidragsbelopp betalas. Verksamheten har även haft fler barn mot budget. Underskottet beräknas till -500 tkr. Därutöver beräknas minskade intäkter gällande Migrationsverket beror på minskade asylelever på grundskolan -400 tkr. Förskoleverksamhet Avvikelse utfall = 651 tkr Prognos = 0 tkr Förskolan har en positiv avvikelse på 651 tkr. Överskottet beror på minskat barnantal på Villekulla i Lesjöfors och att alla tjänster inte varit tillsatta till 100 %. Verksamheten i Nykroppa fick en försenad start samt att personalstyrkan på 1,5 tj inte nyttjats fullt ut. En ökning av personal kommer att behövas i verksamheter centralt framöver och kommer troligen att medföra ökade kostnader. Förskolan prognosticerar ett nollresultat. Grundskolan Avvikelse utfall = tkr Prognos = tkr Grundskolan totalt har en negativ avvikelse på tkr. I underskottet ligger ökade personalkostnader samt att statsbidragen Likvärdig skola och lågstadiesatsningen inte ingår i utfallet. Prognosen för Grundskolan uppgår totalt till tkr. Grundskola, förskoleklass och fritids årliga prognos beräknas till tkr och Nya elever med tkr. Underskottet beror främst på minskade asylintäkter på cirka tkr samt ökade personalkostnader. Grundsärskolan beräknas få ökade kostnader inom träningsskolan och prognosen beräknas till 320 tkr. 15

32 Gymnasiet Avvikelse utfall = -706 tkr Prognos = 0 tkr Gymnasiet uppvisar en negativ budgetavvikelse på -706 tkr för perioden. Den negativa avvikelsen beror främst på ökade personalkostnader på de nationella programmen samt på Introduktionsprogrammet (IM). Prognosen prognosticerar ett resultat i balans då neddragningar planeras inför HT-19 och att statsbidrag förväntas erhållas. IKE, Inackordering, skolskjutsar, antagning Avvikelse utfall = 115 tkr Prognos = -700 tkr IKE, Inack, Skolskjuts och Antagning visar en positiv avvikelse på 115 tkr. Den positiva avvikelsen beror till störst del på att alla beräknade kostnader på IKE inte är med i resultatet då flera fakturor saknas för perioden. Prognosen beräknas till -700 tkr beroende på ökade kostnader gällande IKE gymnasiesärskola under HT-19 då två nya elever tillkommer, -400 tkr och ökade kostnader för skolskjutsar pga. fler antal elever med -300 tkr. KAA, Kommunalt aktivitetsansvar Avvikelse utfall = -2 tkr Prognos = 0 tkr KAA prognostiserar ett utfall i balans med budget. Vuxenutbildningar SFI Avvikelse utfall = -59 tkr Prognos = 0 tkr Negativ avvikelse med -59 tkr. SFI prognosticerar ett resultat i balans med budget 0 tkr. Vuxenutbildningar Grund- och gyvux Avvikelse utfall = -361 tkr Prognos = -400 tkr Grund- och gyvux har ett negativt utfall på -361 tkr. Grund- och gyvux har haft en ökad kostnad för köp av kurser från externa utbildningsanordnare (IKE). Behörighetsgivande kurser som kan erbjudas omfattas av rätten till Grund- och gyvux. Vux kan inte säga nej till behörighetsgivande kurser enligt skollagen. Distanskurser köper vux från Hermods. Elever som söker yrkeskurser hos externa anordnare kommer inte att beviljas. Köp av ytterligare yrkeskurser är inte möjligt med nuvarande ekonomiska läge. Prognosen beräknas till -400 tkr pga. ökade kurskostnader. Kulturskolan/Fritidsgårdar Avvikelse utfall = 44 tkr Prognos = 0 tkr Kulturskolan och fritidsgårdar har ett positivt utfall totalt på 44 tkr. Överskottet beror på att övriga kostnader i budgeten inte nyttjas fullt ut samt att mindre vakans tjänst under januari och februari inte varit tillsatt. Prognosen beräknas till 0 tkr. Elevhälsan Avvikelse utfall = 243 tkr Prognos = 0 tkr Elevhälsans positiva utfall beror till störst del på personalkostnader. Tjänster har finansierats med hjälp av statsbidrag för perioden samt vakans (skolsköterska) som kommer att tillsättas i maj månad. Verksamheten har även under perioden 1,0 tj (ämnesutvecklare) som är tjänstledig. Elevhälsan prognosticerar ett resultat i balans med budget 0 tkr. Familjecentralen Avvikelse utfall = 58 tkr Prognos = 0 tkr Familjecentralen har en avvikelse på 58 tkr. Positiv avvikelse på personalkostnader, då medarbetare beviljats nedsättning med 20 %. Prognos beräknas till 0 tkr då det är ovisst om tjänstledighet eventuellt kommer att förlängas. Stödboende/Bergslagaren Avvikelse utfall = -68 tkr Prognos = -200 tkr Negativ avvikelse med -68 tkr som beror på ökade personalkostnader. Årsprognosen beräknas till 200 tkr på grund av ökade personalkostnader. 16

33 Åtgärder Gymnasiet; Gymnasiet har under VT-19 minskat med 1,5 tj och ytterligare planeras en markant reducering av IM-organisationen från och med HT-19. Det kommer att innebära en minskning av antalet lärare och övrig personal motsvarande minst 3 heltidstjänster. Detta är en anpassning till minskningen av asylelever. Grundskolan; Personalorganisationen kommer att ses över utifrån asyl-elevantal. På Stålvallaskolan i Lesjöfors kommer förmodligen rena åldersklasser gå mot blandade samt minskande av en klass åk 1. Anpassning till asylminskningen sker i alla delar men mest påtaglig på Stålvallaskolan. Stödboendet; Stödboendet har idag 0,75 mer tjänst relativt budget med hänsyn taget till ungdomarna och stöd. Stödbehovet beräknas minska och stödboendet kan därför minska bemanning med 0,5 tjänst. Underskrift Jan-Erik Andrén 17

34 SOCIALNÄMND Period: Januari - Mars 2019 Budget Utfall Avvikelse Årsbudget Prognos Avvikelse i perioden i perioden perioden Kommentarer Sammanfattning SOC: Utfall avvikelse: tkr Prognos: tkr SOC s avvikelse i perioden uppgår till tkr. Avvikelsen beror på ökade kostnader inom försörjningsstöd och placeringar. Eftersläp av LASS-intäkter från Försäkringskassan på tkr är medräknade i avvikelsen. SOC s prognos visar ett underskott på tkr efter tre månader. Främsta orsaken till försämringen är fler placeringar samt ökat behov av försörjningsstöd. Socialnämndens ordförande Utfall avvikelse: -27 tkr Prognos: 0 tkr Socialnämndens ordförande redovisar en balanserad budget. Förvaltningsledning/färdtjänst Utfall avvikelse: 0 tkr Prognos: tkr Förvaltningsledning redovisar 0 tkr i avvikelse. Förvaltningsledning beräknar en prognos på tkr på grund av utbildningskostnader som bokförts felaktigt tidigare år. Individ- och familjeomsorgen (IFO) inklusive barn och unga Utfall avvikelse: tkr Prognos: tkr IFO visar en avvikelse tkr då kostnader för placeringar och försörjningsstöd har ökat. IFO beräknar en prognos på tkr på grund av att inströmning av hushåll med försörjningsstöd är högre än avsluten samt fler placeringar inom barn och unga än beräknat. Vård och omsorg Utfall avvikelse: tkr Prognos: tkr Vård och omsorg visar en avvikelse på tkr Vård och omsorg beräknar en prognos på tkr på grund av minskat antal ärenden samt minskad vårdtyngd. Flera ärenden med maxinsatser har avslutats. 18

35 Hälso- och sjukvård (HSV) Utfall avvikelse: 330 tkr Prognos: -900 tkr HSV visar en avvikelse på 330 tkr. HSV beräknar en prognos på -900 tkr på grund av att verksamheten har kostnader för två assisterande undersköterskor som inte är budgeterade samt att bemanningsföretag har anlitats och kommer behöva anlitas under året för att klara av bemanningen då verksamheten har flera vakanser. Funktionsstöd (LSS) Utfall avvikelse: 429 tkr Prognos: 0 tkr LSS visar en avvikelse på 429 tkr. LSS beräknar en prognos på 0 tkr. Åtgärder Verksamhetschefen IFO återbesätts inom befintlig ram för staben Minska antalet schemalagda personer i beredskap måndag-fredag (ej röda dagar) Samorganisera öppenvårdsverksamheterna inom IFO (Barn och unga och Vuxen) för att nå samordningsvinster och för att på ett bättre sätt kunna tillgodose insatser på hemmaplan Anhörigsamordnare 0,5 åa återbesätts inom befintlig ram för sinnesträningen Genomföra en översyn av administration IFO med avsikt att reducera 1,0 åa. Samorganisera insatser inom IFO som rör våld i nära relation, VNR Underskrift Åsa Andersson 19

36 ÖVRIGA NÄMNDER Period: Januari - Mars 2019 Budget Utfall Avvikelse Årsbudget Prognos Avvikelse i perioden i perioden perioden Revision Valnämnd Överförmyndare TOTALT Kommentarer Sammanfattning Övriga nämnder: Utfall avvikelse: 4 tkr Prognos = 0 tkr Övriga nämnder redovisar sammantaget ett utfall i perioden som är i balans med budget, 4 tkr. Alla enheter förväntar en prognos i balans med budget, 0 tkr vid årets slut. Åtgärder Underskrift Britt-Inger Gustafsson 20

37 FINANSIERING Period: Januari - Mars 2019 Budget Utfall Avvikelse Årsbudget Prognos Avvikelse i perioden i perioden perioden Skatteintäkter Slutavräkning Mellankommunal utj Generella statsbidrag Integrationsmedel 'Välfärdmiljoner' Avsatta integrationsmedel Schablonintäkter HVB-hem '32-kommuners' bidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Pensionskostnad Pensionskostnad intern Kapitalkostnad intern TOTALT Kommentarer Sammanfattning Finansiering: Utfall avvikelse: tkr Prognos = 930 tkr Finansieringen redovisar ett utfall i perioden på tkr. Överskott finns främst inom skatteintäkter och generella statsbidrag. Prognosen beräknas till 930 tkr. Skatter och generella statsbidrag ger enligt sista cirkuläret från SKL, 19: , ett överskott med tkr. Schablonintäkter beräknas minska med tkr då antalet personer som erhåller etableringsersättning minskat under de senaste månaderna. Utdelningen från Filipstads Värme AB ger 500 tkr mer än budgeterat, totalt tkr. Underskrift Britt-Inger Gustafsson 21

38 INVESTERINGAR Nämnd/ Utgifter Inkomster Netto Netto Netto Förvaltning/ Budget Redovisn. Budget Redovisn. Budget Redovisn. Budget- Prognos Budget- Projekt / / /03 avv avv. Kommunstyrelses au Stab / Ek.stöd /Personalenhet Teknikutskott Biblioteksenhet Inventarier bibliotek IT-enhet IT Inventarier Data IT Utbyggn.infrastruktur IT Mobiltelefoner Serviceenhet Inventarier lokalvård Inventarier kost Fastighetsenhet Investeringsram Investeringsutredningar Markförvärv Projekt under 100 tkr Fönsterbyte Brattfors skola Kylmaskin Wasahallen Rivning Nykroppa skola Bowlinghall - upprustning lokal Tak Ferlinskolan sporthall Tak Spångbergshallen Utemiljö Trasten Skolprojekt Tak Djurgården Lsf Idrotts och fritidsenhet Snöskoter och släde Gräsklippare fotbollsplan Utegym Teknisk enhet skattefin Investeringsram Gata/park övriga maskiner GS Energibesparing Beläggningsinvestering Centgrumåtgärder Lekparker upprustning Hjullastare Enkelt avhjälpta hinder Anläggning av gator Halvars väg Brattfors Jonstorpsvägen Filipstad Kyrkogatan Filipstad Orrenparkeringen Kyrkogatan/Vikgatan Filipstad Staket Skogsryd/Jonstorp mm Piludden Filipstad

39 INVESTERINGAR Nämnd/ Utgifter Inkomster Netto Netto Netto Förvaltning/ Budget Redovisn. Budget Redovisn. Budget Redovisn. Budget- Prognos Budget- Projekt / / /03 avv avv. - Teknisk enhet avgiftsfin Serviser - vatten Serviser - avlopp Utbyte ventiler Vattenverk Renovering av långsamfilter Asfaltering Vattenverk Renovering av vattenreservoar Styrsystem / automatikskåp Ventilationsaggregat RV UV-ljus Brattfors Skrapspel Reningsverket Fsd Pumpstation Sommaro Pumpar förtjockaren Pumpstation Lesjöfors Pumpstation Piludden Investeringsram Ledningsarbete Skolan - Reningsverket Nmark Jonstorpsvägen Filipstad Dubblering vattenledning De Geersgatan Lesjöfors Nordmark-Haborshyttan Piludden Filipstad Renhållning mindre ej spec Kärl matvfall Miljö- och byggnadsnämnd Verksamhetssystem Barn- och utbildningsnämnd Skolmöbler Lärardatorer Kansliet IT- satsning IT - skoluvecklingsprojekt Centralt Grundskola Särskola Ungdomens hus Gr Åsen Nkr Nordmark Gr Strv.skolan Brattfors Ferlinskoln Lesjöfors Frivilliga skolformer Vuxutbildning Kulturskolan Förskoleverksamhet Förebyggande och stöd Socialnämnd Inventarier gemensamt Totalt

40 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 24 april 2019 Ks Anmälningsärenden 1. Delegationsbeslut kanslichefen Dnr 2019/19 2. Delegationsbeslut kommunchefen Dnr 2019/18 3. Redovisning intern kontroll för barn- och utbildningsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden och socialnämnden (bifogas) 4. Beslut Länsstyrelsen Detaljplan för Finnshyttan, Filipstads kommun Dnr 2017/203 (bifogas) Utdragsbestyrkande

41 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Barn- och utbildningsnämnden (13) 14 Dnr 2018/21:600 Redovisning av genomförd internkontroll Kontroller har genomförts enligt barn- och utbildningsnämndens fastställda internkontrollplan för Resultat av genomförda kontroller presenteras i bilaga. Kontrollområdet att regler för ekonomistyrning följs föreslås utgå som kontrollområde då underlag för nämndens ekonomi innefattande månadsrapporter, prognoser och bokslut redovisas regelbundet och strukturerat såväl skriftligt som muntligt vid nämndens sammanträden. Övriga kontrollområden föreslås kvarstå även Barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna genomförd internkontroll för 2018 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att redovisa hur registerkontroll av personal (extra tjänster) och vikarier hanteras att därmed godkänna genomförd internkontroll för Redovisningen delges kommunstyrelsen Utdragsbestyrkande

42 Barn- och utbildningsnämnden TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(1) Diarienummer 2018/21:600 Redovisning av genomförd internkontroll Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna genomförd internkontroll för 2018 Redovisningen delges kommunstyrelsen Sammanfattning av ärendet Kontroller har genomförts enligt barn- och utbildningsnämndens fastställda internkontrollplan för Resultat av genomförda kontroller presenteras i bilaga. Kontrollområdet att regler för ekonomistyrning följs föreslås utgå som kontrollområde då underlag för nämndens ekonomi innefattande månadsrapporter, prognoser och bokslut redovisas regelbundet och strukturerat såväl skriftligt som muntligt vid nämndens sammanträden. Övriga kontrollområden föreslås kvarstå även Beslutsunderlag Internkontrollplan 2018 Samlad bild över genomförd kontroll Redovisning av kontrollmomenten Jan-Erik Andrén Förvaltningschef Lena Hammarqvist Nämndadministratör Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen

43 UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLAN 2018 FÖR BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Rutin/System/ Process Kontrollmoment Redovisning av genomförd granskning Kvarstå som kontrollområde Ekonomi Att regler för ekonomistyrning följs Protokollförs vid nämndens sammanträden skriftlig redovisning i bilaga Nej Att inköpsregler och rutiner efterlevs Stickprov Ja Systematiskt arbetsmiljöarbete Att befintlig plan uppdateras Särskild punkt vid sammanträdet Ja Kompetensförsörjning Att personalförsörjningsplan upprättas Kommungemensam plan har upprättats Ja Att rekrytering av behörig personal säkerställs Skriftlig redovisning: grundskolan Ja Riktlinjer för skolskjuts Att nämndens riktlinjer uppdateras Riktlinjer ej uppdaterade Ja Informationssäkerhet och förvaltningens Att styrdokument upprättas Plan ej upprättad, arbete pågår IT-säkerhet /loggranskning Ja Studiehandledning på modersmål Att studiehandledning erbjuds de elever som Skriftlig redovisning: grundskolan behöver handledning och gymnasiet i bilaga Ja Säkerställa elevers rätt till undervisning - att eleverna går i skolan Att rutiner och riktlinjer följs Skriftlig redovisning: grundskolan och gymnasiet i bilaga Ja -rätt antal undervisningstimmar Skolutveckling grundskolan - lovskola- Utveckla en hållbar organisation Skriftlig redovisning i bilaga läxhjälp Ja Registerkontroll Att kontroll sker enligt lag om registerkontroll av Skriftlig redovisning upprättad personal Ja Rätten till förskoleplats Att aktuell kösituation följs upp Rutinmässig uppföljning ej redovisad Ja Kvalitetsmått/nyckeltal Att elevantalet följs upp Rutin upprättad Ja

44 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Miljö- och byggnadsnämnden 20 mars (15) MOB 19 Dnr 2019/ 7 Redovisning intern kontroll 2018 Enligt reglemente för intern kontroll ska miljö- och byggnadsnämnden varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att se till att det finns en god intern kontroll. Respektive nämnd har det yttersta ansvaret för intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Miljö- och byggnadsnämnden beslutade om intern kontrollplan för 2018 den 14 februari Kontroll av arkivering, dokumentplan samt att delegationsordningen följs, sker kontinuerligt av förvaltningschef. Delegationsordningen för både plan- och byggenheten samt miljö- och hälsoskydd aktualiseras och revideras vid behov. Delegationsordningen för förvaltningen reviderades 2016 och Säkerställande av kompetens sker både vid kontinuerlig dialog samt vid medarbetarsamtal då en muntlig överenskommelse av kompetensutvecklingsplan fastställs för året. Nämnden har handlagt samtliga ärenden inom de tidsramar som finns reglerat i lagstiftningen Tillsynsuppföljning enligt verksamhets- och tillsynsplan delges nämnden enligt beslutat intervall. Förvaltningen har även tagit fram en helt ny tillsynsplan, verksamhetsplan och kontrollplan för livsmedelstillsyn vilket medför att miljö- och byggnadsnämnden lättare kan styra och leda förvaltningens arbete. En tydlig målbeskrivning med delvis mätbara mål, samt en uppföljning av verksamheten ingår i planerna. Kommunikation och bemötande i tillsynen diskuteras på arbetsplatsträffar. Inspektörerna har även genom miljösamverkan Värmland gått kurser i ämnet. Arbetsmiljöarbetet har regelbundet belysts, både genom arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, centrala samverkansgruppen framtagande och uppföljning av hot- och våldsplan samt reserutiner. Miljö- och byggnadsnämnden föreslås besluta att godkänna redovisningen av den interna kontrollen 2018 att redovisningen delges kommunstyrelsen. Utdragsbestyrkande

45 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Miljö- och byggnadsnämnden 20 mars (15) MOB 19 (forts) Dnr 2019/ 7 Vid sammanträdet föredras ärendet av förvaltningschef Hannes Fellsman som även besvarar frågor. Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av den interna kontrollen 2018 att redovisningen delges kommunstyrelsen. Utdragsbestyrkande

46 FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden Dnr 2019/17 Internkontroll 2018 Förvaltningen har genomfört kontroller enligt Internkontrollplanen. Resultatet av genomförda kontroller samt förslag till åtgärder presenteras i bilagorna. Punkt 8 i internkontrollplanen gällande avvikelser SoL och LSS redovisas i kvalitetberättelsen 2018 och avvikelser HSL redovisas i patientsäkerhetsberättelsen Socialnämnden förseslås besluta att godkänna genomförd internkontroll att redovisa genomförda kontroller till Kommunstyrelsen Charlotte Sjöberg, TÖS föredrar ärendet och svarar på frågor härtill Socialnämnden beslutar att godkänna genomförd internkontroll att redovisa genomförda kontroller till Kommunstyrelsen Utdragsbestyrkande

47 Socialförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2019/17 Sida 1 Internkontroll 2018 Förslag till beslut att godkänna genomförd internkontroll att redovisa genomförda kontroller till Kommunstyrelsen Sammanfattning av ärendet Förvaltningen har genomfört kontroller enligt Internkontrollplanen. Resultat av genomförda kontroller samt förslag till åtgärder presenteras i bilagorna. Punkt 8 i Internkontrollplanen gällande avvikelser SoL och LSS redovisas i Kvalitetsberättelsen 2018 och avvikelser inom HSL redovisas i Patientsäkerhetsberättelsen Beslutsunderlag Internkontrollplan Redovisning av kontrollmoment Ärendet Förvaltningen har genomfört kontroller enligt Internkontrollplan Resultatet av genomförda kontroller samt förslag till åtgärder presenteras i bilagorna. Åsa Andersson Förvaltningschef Beslutet ska skickas till KS Revisorer Ledningsgrupp Monica Löfgren-Larsson Charlotte Sjöberg Tillsynsteam

48 Sida 1(1) Socialförvaltningen Stickprovskontroll Privata medel äldreomsorg Frekvens 1g/år Kontrollmoment Kontroll av att privata medel följer de riktlinjer och rutiner som är antagna av Socialnämnden. Sammanställning av kontroll Kontroll har skett av: 21 boende på särskilt boende Kontrollen utvisade följande: Kontrollen visar att förvaring av kontanter sker i låsbara kassaskåp samt att varje enskild brukares kontanter förvaras åtskilt på samtliga boenden. Blankett A, samrådsavtal, fanns för sju av granskade ärenden. Blankett B, fickpengar, fanns i fem av granskade ärenden. Blankett C, överenskommelse om förvaring av summor över 1500:- fanns inte i något av granskade ärenden. Blankett D, utsedd kassaansvarig fanns i sju av granskade ärenden. Blankett E, redovisning av verifiering av in- och uttag användes i tjugo ärenden och för sista användes annan blankett. Blankett F, signaturlista för personer som signerar redovisningslista, fanns i tre av granskade ärenden. Att riktlinjer och rutiner fanns för privata medel var delvis känt av personalen på granskade boenden. Förslag på åtgärder: Säkerställa att alla boenden är kända med de riktlinjer och rutiner som är gällande för privata medel. Säkerställa att de blanketter som finns för privata medel används. Stickprov utfört av: Charlotte Sjöberg, tillsyn över socialtjänst Monica Löfgren-Larsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska

49 Socialförvaltningen Stickprovskontroll Verksamhetsuppföljning av kvalitet och mål Kontrollmoment Att antagna riktlinjer följs Frekvens 2 ggr/år Kontroll har skett av: Att kvalitet och mål följs upp i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Kontrollen utvisade följande: Ingen anmärkning, uppföljning har skett. Malin Karlsson Datum: FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: Org.nr: Box 303 Fax: Internet: FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

50 Socialförvaltningen Stickprovskontroll Ekonomisk uppföljning Kontrollmoment Att antagna riktlinjer följs Frekvens 8 ggr/år Kontroll har skett av: Att ekonomisk uppföljning har skett enligt riktlinjerna. Kontrollen utvisade följande: Ingen anmärkning, uppföljning har skett. Malin Karlsson, ekonom Datum: FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: Org.nr: Box 303 Fax: Internet: FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

51 Socialförvaltningen Stickprovskontroll Kontrollmoment Arbetsmiljöarbete ÄoH, HSL, LSS samt IFO Frekvens 4 gång/år Dokumentation kring arbetsmiljöpunkt i protokoll från arbetsplatsträffar. Kontroll har skett av: februari, april, september och november månads protokoll från arbetsplatsträff på samtliga verksamheter inom socialförvaltningen Kontrollen utvisade följande: Vid stickprovskontroll inom samtliga verksamheter framkommer det att samtliga arbetsplatser har en stående punkt gällande arbetsmiljöfrågor på dagordningen. På det protokoll som förs vid varje arbetsplatsträff skall det också föras notering om vilka arbetsmiljöfrågor som avhandlats. Om inga sådana funnits på agendan, skall det framgå av protokollet. Vid samtliga arbetsplatser som granskades framgick det av protokollen att arbetsmiljöfrågor behandlats även om inget ärende fanns på agendan. Stickprovet utfördes av Tillsynsansvarig över socialtjänst- TÖS Charlotte Sjöberg Datum: FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: Org.nr: Box 303 Fax: Internet: FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

52 Socialförvaltningen Stickprovskontroll Loggranskning SOL, HSL, LSS Frekvens 1g/mån Kontroll har skett av: Samtliga verksamheter inom SOL, HSL samt LSS Kontrollmoment Tillsynsansvarig över socialtjänst(tös) och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), har genomfört stickprovskontroll av vilka loggningar som förekommer, i journal SOL/LSS, HSL samt Meddix och NPÖ (nationell patientöversikt), hos 2 slumpmässigt utvalda handläggare inom varje verksamhet samt legitimerad personal inom hälso- och sjukvård varje månad under Tillsynsansvarig över socialtjänst och medicinskt ansvarig sjuksköterska rapporterar resultatet till respektive verksamhetschef för ÄoH, handläggning SoL/LSS samt LSS verkställighet, individ- och familjeomsorgen samt hälso- och sjukvårdsansvarig verksamhetschef. Kontrollen utvisade följande: Ingen otillbörlig åtkomst har framkommit vid granskningen. Slutsatser Socialförvaltningen säkerställer på detta sätt, att den information som hämtas ur verksamhetssystemen, baseras på att personalen har en relation/vårdrelation med brukaren/patienten Charlotte Sjöberg Tillsynsansvarig över socialtjänst Monica Löfgren-Larsson Medicinskt ansvarig sjuksköterska FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: Org.nr: Box 303 Fax: Internet: FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

53 Sida 1(2) Socialförvaltningen Stickprovskontroll Ärendegranskning LSS Frekvens 1g/år Kontroll har skett av: 19 ärenden gruppbostad LSS Kontrollmoment handläggning: Att riktlinjer för handläggning följs avseende: - Vem som initierat ärendet - Vilken insats ansökan avser - Samtycke är inhämtat - Utredning är utförd - Målformulering finns angiven - Tillfredsställande underlag för verkställighet finns Sammanställning av kontroll Kontrollen utvisade följande: I samtliga av granskade ärenden följs riktlinjer för utredning. Uppföljning av tillsvidare beslut är inte gjort i något av granskade ärenden. Kontrollmoment verkställighet: Enligt Socialstyrelsens handbok för dokumentation bör det av journalen bl.a. framgå - När insatsen eller olika delar av insatsen påbörjats, - När genomförandeplanen är upprättad och reviderad - På vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över det praktiska genomförandet av insatsen - Om det inträffat omständigheter som medfört att insatsen inte har kunnat genomföras som planerat - Vad som har kommit fram av betydles vid kontakter med den enskilde eller andra som lämnat uppgifter i samband med genomförandet - Om det gjorts en anmälan enligt 14 kap. 1 SoL (Lex Sarah) - När en handling kommit in eller upprättats, och - När insatsen har avslutats och av vilka skäl.

54 2 Kontrollen utvisade följande: Kontrollen visar att verksamheten följer de rutiner för dokumentation som förvaltningen har. Dokumentationen som förs av baspersonal skrivs på ett för brukaren korrekt sätt, inte värderande och har ett gott språkbruk. Granskningen visar att baspersonalens dokumentation har skett kontinuerligt. Förslag åtgärder: Handläggning: Att i de fall gynnande beslut löper tillsvidare säkerställa att uppföljning sker kontinuerligt utifrån gällande riktlinje. Verkställighet: Fortsatt utvecklingsarbete för social dokumentation. Stickproven utfördes av: Charlotte Sjöberg, Tillsyn över socialtjänst Monica Löfgren-Larsson, Medicinskt ansvarig sjuksköterska

55 Sida 1(2) Socialförvaltningen Stickprovskontroll Ärendegranskning SoL Frekvens 1g/år Kontroll har skett av: 35 slumpvis utvalda personärenden inom hemtjänst och särskilt boende Kontrollmoment handläggning: Att riktlinjer för handläggning följs avseende: - Vem som initierat ärendet - Vilken insats ansökan avser - Samtycke är inhämtat - Utredning är utförd - Målformulering finns angiven - Tillfredsställande underlag för verkställighet finns Sammanställning av kontroll Kontrollen utvisade följande: I samtliga ärenden följs riktlinjer för utredning, förutom att samtycke inte är inhämtat i sexton av granskade ärenden. I ett ärenden har beslut förfallit och ingen omprövning är gjord, dock har personerna fått sina insatser utförda under tiden. Kontrollmoment verkställighet: Enligt Socialstyrelsens handbok för dokumentation bör det av journalen bl.a. framgå - När insatsen eller olika delar av insatsen påbörjats, - När genomförandeplanen är upprättad och reviderad - På vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över det praktiska genomförandet av insatsen - Om det inträffat omständigheter som medfört att insatsen inte har kunnat genomföras som planerat - Vad som har kommit fram av betydles vid kontakter med den enskilde eller andra som lämnat uppgifter i samband med genomförandet - Om det gjorts en anmälan enligt 14 kap. 1 SoL (Lex Sarah) - När en handling kommit in eller upprättats, och - När insatsen har avslutats och av vilka skäl.

56 2 Kontrollen utvisade följande: Kontrollen utvisar att dokumentation förekommer kontinuerligt i trettiotvå av trettiofem granskade ärenden. Dokumentation återfinns om påbörjad verkställighet av insatser, upprättande av genomförandeplaner, händelser av vikt, när handlingar inkommit, osv. När insatser avslutats finns dokumenterat men inte skälet till varför. Den kontinuerliga dokumentationen som förs av baspersonal när insatser inte utförts av olika skäl görs utan anmärkning i dessa trettiotvå ärenden. I de övriga två granskade ärenden förekommer endast dokumentation gjord av gruppledare och är överlag väldigt sporadisk i verksamhetssystemet. Förslag åtgärder: Handläggning: Att riktlinje för inhämtande av samtycke följer det som anges i SOSFS 2014:5 och säkerställa att den är känd i verksamheten. Verkställighet: Fortbildning för gruppledare i dokumentationsskyldighet som föreligger utförande verksamhet. Stickproven utfördes av: Charlotte Sjöberg, Tillsyn över socialtjänst Monica Löfgren-Larsson, Medicinskt ansvarig sjuksköterska

57 Socialförvaltningen Stickprovskontroll Kontrollmoment Kontroll av 15 stycken slumpmässigt utvalda hälso- och sjukvårdsjournaler Granskningen utförd enligt framtagen plan Ärendegranskning HSL (journalgranskning) Frekvens 1 gång/år Kontroll har skett av: Medicinskt ansvarig sjuksköterska Kontrollen utvisade följande: Kontaktorsak/bedömning av rätten till hemsjukvård Flertalet av journalerna saknade dokumenterad bedömning av rätten /behovet av hemsjukvård. Samtycke Dokumenterat samtycke gällande våra kvalitetsregister och sammanhållen journalföring fanns i samtliga granskade journaler. Samtycke till att få lämna ut uppgifter till närstående/anhöriga saknas i alla journalerna. I de granskade journalerna fanns samtycke om begränsningsåtgärder. Patientuppgifter/kundbild Flertalet journaler saknade uppgifter om patientansvarig distriktssköterska/sjuksköterska, läkare, arbetsterapeut och sjukgymnast/fysioterapeut. Några saknade uppgifter om kontakt ska ske även nattetid med anhöriga. I en journal fanns inget ifyllt i kundbilden. Läkemedelsansvar Dokumenterat övertagande av läkemedelsansvar saknas i några journaler men läkemedelshantering är i övrigt väl dokumenterat. Riskbedömningar/ Vårdplaner I flertalet journaler framgår det tydligt att bedömningar är gjorda medan det saknas i några. Vissa journaler är föredömligt skrivna med, riskbedömningar, planer och åtgärder medan

58 några är mer otydligt skrivna. Flertalet av journalerna saknar dokumentation gällande resultat av åtgärderna. Språket I samtliga journaler är språket objektivt och tydligt. Sammanfattning Granskningen visar att det är dokumentationen gällande samtycke, kundbild och ansvarsfrågan gällande läkemedel som brister. Resultat av åtgärder som gjort utifrån riskbedömningar är också en dokumentation som inte alltid görs. Planerade åtgärder/förslag till åtgärd: Verksamheten har tagit ett beslut om obligatorisk dokumentationsutbildning för legitimerad personal den ska genomföras två gånger per år. De brister som granskningen visar kommer att redovisas och diskuteras i verksamheten, som ett led i att ytterligare utveckla dokumentationen. Bristerna kommer också att ligga till grund för innehållet i kommande dokumentationsutbildning. Stickprovet utfördes av: Medicinskt ansvarig sjuksköterska Monica Löfgren-Larsson Datum:

59

60 Sida 1(2) Socialförvaltningen Stickprovskontroll Ärendegranskning SoL Individ- och familjeomsorgen Frekvens 1g/år Kontroll har skett av: 20 slumpvis utvalda personärenden inom barn och unga samt vuxengruppen Kontrollmoment handläggning: Att riktlinjer för handläggning följs avseende: - Vem som initierat ärendet - Vilken insats ansökan avser - Samtycke är inhämtat - Utredning är utförd - Målformulering finns angiven - Tillfredsställande underlag för verkställighet finns Sammanställning av kontroll Kontrollen utvisade följande: Barn och unga I samtliga ärenden följs riktlinjer för utredning, förutom att samtycke inte är inhämtat eller är för gammalt i 4 av granskade ärenden. Vuxengruppen I samtliga ärenden finns en aktualisering som uppgift om vem som initierat ärendet. Samtycke finns inhämtat i 6 av 10 granskade ärenden. Utredning återfinns i 7 av 10 granskade ärenden. Kontrollmoment verkställighet: Enligt Socialstyrelsens handbok för dokumentation bör det av journalen bl.a. framgå - När insatsen eller olika delar av insatsen påbörjats, - När genomförandeplanen är upprättad och reviderad - På vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över det praktiska genomförandet av insatsen - Om det inträffat omständigheter som medfört att insatsen inte har kunnat genomföras som planerat - Vad som har kommit fram av betydelse vid kontakter med den enskilde eller andra som lämnat uppgifter i samband med genomförandet

61 2 - Om det gjorts en anmälan enligt 14 kap. 1 SoL (Lex Sarah) - När en handling kommit in eller upprättats, och - När insatsen har avslutats och av vilka skäl. Kontrollen utvisade följande: Barn och unga Kontrollen utvisar att dokumentation förekommer kontinuerligt i samtliga granskade ärenden. I ett av de granskade ärendena förekommer verkställighetens dokumentation i myndighetsutövningen. Dokumentation återfinns om påbörjad verkställighet av insatser, upprättande av genomförandeplaner, händelser av vikt, när handlingar inkommit, osv. Vuxengruppen Kontrollen utvisar att dokumentation förekommer kontinuerligt i 7 av 10 granskade ärenden.. Dokumentation återfinns om påbörjad verkställighet av insatser, upprättande av genomförandeplaner, händelser av vikt, när handlingar inkommit, osv. Förslag åtgärder: Myndighetsutövning: Att riktlinje för inhämtande av samtycke följer det som anges i SOSFS 2014:5 och säkerställa att den är känd i verksamheten. Stickproven utfördes av: Charlotte Sjöberg, Tillsyn över socialtjänst

62 Sida 1(1) Socialförvaltningen Stickprovskontroll Genomförandeplaner IFO Frekvens 1g/år Kontrollmoment Kontroll av att genomförandeplaner följer de riktlinjer och rutiner som är antagna av socialnämnd. Sammanställning av kontroll Kontroll har skett av: 20 st ärenden inom barn och unga samt vuxengruppen Kontrollen utvisade följande: Barn och unga Av 10 granskade ärenden finns genomförandeplan upprättad i 6 ärenden. I samtliga ärenden har den enskildes medverkan dokumenterats. Mål med insatsen finns angivet och revidering är gjord vid behov eller inom senast ett år. Vuxengruppen Av 10 granskade ärenden återfinns genomförandeplan i 3 ärenden. Dessa har upprättas i samband med placering. Förslag till åtgärd: Säkerställa att riktlinjer för genomföljandeplan efterlevs. Stickprov utfördes av Charlotte Sjöberg, tillsyn över socialtjänst

63 Sida 1(1) Socialförvaltningen Stickprovskontroll Genomförandeplaner LSS Frekvens 1g/år Kontrollmoment Kontroll av att genomförandeplaner följer de riktlinjer och rutiner som är antagna av socialnämnden. Kontroll har skett av: 18 boende gruppbostad LSS. Sammanställning av kontroll Kontrollen utvisade följande: Av arton boende finns genomförandeplan upprättad för samtliga. Mål med insatserna finns inte beskrivet i fem genomförandeplaner. Nio genomförandeplaner är inte reviderade med angett datum för detta. Sex genomförandeplaner är gjord på gammal blankett. Förslag till åtgärder: Fortsatt fortbildning och genomgång av riktlinjer och rutiner kring upprättande av genomförandeplaner. Säkerställande av att korrekt underlag används vid upprättandet av genomförandeplaner. Stickprovet utfördes av: Charlotte Sjöberg, tillsyn över socialtjänst Monica Löfgren-Larsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska

64 Sida 1(1) Socialförvaltningen Stickprovskontroll Genomförandeplaner ÄoH Frekvens 1g/år Kontrollmoment Kontroll av att genomförandeplaner följer de riktlinjer och rutiner som är antagna av socialnämnd. Sammanställning av kontroll Kontroll har skett av: 60 st ärenden inom hemtjänst och särskilt boende Kontrollen utvisade följande: Av sextio granskade ärenden finns genomförandeplan upprättad i femtioåtta ärenden. De två kvarvarande ärenden var inte aktuella för genomförandeplan. I tre ärenden finns inget hur beskrivet för brukarens insatser. I fyra ärenden var målen mindre bra beskrivna eller saknads helt. I samtliga ärenden har den enskildes medverkan dokumenterad. Tre ärenden har inte en dokumenterad revidering. I två genomförandeplaner har revidering gjorts med tippex och/eller blyerts. Kontaktpersonal finns namngiven på samtliga genomförandeplaner men är inte reviderade om kontaktpersonal bytts ut eller ändrats. Förslag till åtgärd: Säkerställa att genomförandeplanen används i det dagliga arbetet. Stickprov utfördes av Charlotte Sjöberg, tillsyn över socialtjänst Monica Löfgren-Larsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska

65 Socialförvaltningen Stickprovskontroll Anslag Kontrollmoment Kontroll avseende tider och justering av Socialnämndens protokoll Frekvens 1 gång/år Ett protokoll ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet. Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på anslagstavlan. Det ska framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har anslagits. Tiden för anslag är tre veckor + 1 dag och protokollet ska vara anslaget under hela den tiden. Kontroll har skett av: Annika Jansson, kommunkansliet Kontrollen utvisade följande: 2018 års protokoll har granskats och samtliga (10 st) är anslagna enligt regel. Stickprovet utfördes av: Namn: Annika Jansson Datum: FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: Org.nr: Box 303 Fax: Internet: FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

66 Sida 1(1) Socialförvaltningen Stickprovskontroll Privata medel äldreomsorg Frekvens 1g/år Kontrollmoment Kontroll av att avgiftshanteringen följer av socialnämnden antagna riktlinjer. Kontroll har skett utifrån att korrekt rapportering av avgiftsunderlag överensstämmer med debiterade avgifter för hemtjänst, hemsjukvård samt boendestöd. Sammanställning av kontroll Kontroll har skett av: 10 ärenden, hemtjänst 10 ärenden, hemsjukvård 6 ärenden, boendestöd Kontrollen utvisade följande: Nio ärenden med hemtjänst har en korrekt debitering utifrån rapporterat avgiftsunderlag, det sista granskade ärendet har inte korrigerats vid nivåändring. Dock har den uteblivna korrigeringen inte gett någon konsekvens för den enskilde då denne oavsett nivå redan debiteras högsta möjliga taxa. Tio granskade ärenden med enbart hemsjukvård debiteras enligt tillämpningsavgift. Av sex granskade ärenden med insatser beviljade i form av boendestöd, följer endast två riktlinjer för avgift. För övriga fyra granskade ärenden finns ingen avgiftsrapportering från handläggare vilket medfört att ingen avgift debiterats den enskilde. Förslag på åtgärder: Att för boendestöd säkerställa att avgiftsunderlag upprättas av handläggare för vidare hantering av avgiftshandläggaren att beräkna avgift. Stickprov utfört av: Charlotte Sjöberg, tillsyn över socialtjänst

67 Socialförvaltningen Internkontroll Verkställighet av beslut socialnämnden Kontrollmoment Stickprov Frekvens 1 gång/år Kontroll har skett av: Nämndadministratör Granskning av 4 st slumpmässigt utvalda beslut i socialnämnden med frågeställning om socialförvaltningen verkställt besluten. Kontrollen utvisade följande: 1. Att utreda om fattade beslut, medger omprövningar och att biståndet säkerställs/uppdateras utifrån varje individs individuella behov- Rapporterades i socialnämnd samt slutrapport Nämnden delgavs då hur uppdraget fortlöpt då verksamhetschefen träffat samtliga gruppledare för information. 2. Prioritera uppdraget kring organisation och rutiner för försörjningsstöd, inkluderande ansvar och samarbete mellan förvaltningarna- Ärendet rapporterades i socialnämnden samt slutrapporterades i nämnd Uppdraget är prioriterat av kommunfullmäktige och fortgår inom ramen för det ursprungliga uppdraget. 3. Att se på arbetsfördelning och ansvarsfördelning mellan arbetsgrupperna, arbetsledarna och ABC när det gäller vikarieanskaffning- detta uppdrag avvaktas med av socialförvaltningen då personalavdelningen har uppdraget att utreda central bemanningsenhet. 4. Uppdrag samverkan socialförvaltningen och barn-och utbildningsförvaltningen gällande sjukskötersketjänster- Ärendet rapporterade i socialnämnd samt slutrapporterades Uppdraget fortsätter inom förvaltningarna och skolsköterskorna informeras och får erbjudande att samarbete är en möjlighet. Slutsatser Socialförvaltningen har verkställt 3 av 4 slumpmässigt utvalda beslut tagna av socialnämnden. Det 4.e beslutet kan i dagsläget ej redovisas än då personalavdelningen arbetar med centralbemanningsenhet. Stickprovet utfördes av: Marie Eriksson Nämndadministratör FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: Org.nr: Box 303 Fax: Internet: FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

68 Socialförvaltningen Stickprovskontroll Kontinuitet inom hemtjänsten Kontrollmoment Mätning av antalet olika personal hos brukare i hemtjänsten. Frekvens 1 gång/år Kontroll har skett av: TÖS Kontrollen utvisade följande: Samtliga distrikt inom hemtjänsten, inkl. trygghetsboendet Ugglan Lesjöfors, är granskade och omfattar totalt 168 brukare med SoL insatser och HsL uppdrag. De brukare som omfattas av mätningen har minst två eller fler besök av hemtjänsten varje dag (måndag-söndag) mellan klockan under en 14 dagars period. Brukare med dubbelbemanning ingår också i mätningen. Mätningen av personalkontinuiteten visar att medelvärdet d.v.s. antal olika personal som en hemtjänsttagare möter under en 14 dagars period är totalt för områdena, 20. Vid en djupare analys av personalkontinuiteten kan man se att en hemtjänstbrukare med 2 besök/dag får ett resultat på 14 personal under mätperioden. En brukare med 2 besök/dag har oftast ett besök på morgonen och ett på kvällen vilket gör att brukaren den dagen minst träffar 2 personal så ett resultat på 14 personal kan anses godkänt. Den brukare som hade flest besök d.v.s. 7 besök/dag, där även dubbelbemanning kan vara inkluderad träffade 25 personer under mätperioden. En brukare med så stort omvårdnadsbehov och så många besök/dag där dubbelbemanning kan ingå gör att den brukaren minst måste träffa 4 olika personal/dag. Ett resultat på 25 personal kan anses godkänt. Därmed kan utläsas att en brukare med stort omvårdnadsbehov får en bättre kontinuitet än en brukare med litet omvårdnadsbehov. Förslag till åtgärd: Fortsätta arbetet med att försöka minimera antalet personal som en brukare träffar. Stickprovet utfördes av: Tillsynsansvarig över socialtjänst Charlotte Sjöberg Datum:

69 Sida BESLUT 1 (1) Datum Referens Samhällsbyggnad Amanda Bäckström Filipstads kommun Miljö- och stadsarkitektkontoret Box FILIPSTAD Detaljplan för Finnshyttan, Filipstads kommun D42 Ärendet Kommunfullmäktige i Filipstads kommun har den 15 november 2018 beslutat att anta detaljplan för Finnshyttan i Filipstad. Länsstyrelsen beslutade den 13 december 2018 att antagandebeslutet skulle prövas med hänvisning till översvämningsrisk. Filipstads kommun har den 12 februari 2019 begärt förlängning av prövningstiden för att ta fram de kompletteringar som Länsstyrelsen begärde i prövningsbeslutet. Kommunen inkom den 22 februari 2019 med förslag på komplettering och Länsstyrelsen förmedlade ett behov av mindre justeringar. Filipstads kommun inkom den 22 mars 2019 med slutlig komplettering till detaljplanen gällande översvämningsrisk. Detaljplanen har kompletterats med ett av Sweco framtaget PM som redogör för Lersjöns beräknade högsta flöde och hur det förhåller sig till planförslaget. Planbeskrivningen har också förtydligats i avsnittet om översvämning och här redogörs för att den antagna plankartan med befintliga planbestämmelser klarar en översvämning. Då ingen ändring har gjorts på den juridiskt bindande plankartan utan endast redaktionella ändringar i planbeskrivningen behöver inte kommunfullmäktige fatta ett nytt antagandebeslut. Länsstyrelsen bedömer att inkommen komplettering rörande översvämningsrisk inom planområdet är godtagbart. Beslut Länsstyrelsen beslutar med stöd av 11 kap. 10 plan- och bygglagen (PBL 2010:900) att inte pröva kommunens antagandebeslut. Till följd av detta beslut har Länsstyrelsens tidigare prövningsbeslut förfallit. Enhetschef Johan Rosqvist har fattat beslut i detta ärende. Plan- och bostadshandläggare Amanda Bäckström har varit föredragande. I den slutliga handläggningen har också plan- och bostadssamordnare Magnus Ahlstrand och risk och säkerhetshandläggare Anna-Karin Klasa medverkat. Postadress: Länsstyrelsen Värmland, KARLSTAD Besöksadress: Våxnäsgatan 5 Telefon: (växel) Fax: E-post: varmland@lansstyrelsen.se