FÖREDRAGNINGSLISTA. Landstingsstyrelsens sammanträde måndagen den 25 november 2013 kl. 13 Konferenscentrum, Slottsgränd 1, Uppsala

Transkript

1

2

3 FÖREDRAGNINGSLISTA Landstingsstyrelsens sammanträde måndagen den 25 november 2013 kl. 13 Konferenscentrum, Slottsgränd 1, Uppsala Nr Ärende Val av justerare. I tur: Börje Wennberg Tid för justering: fredagen den 29 november 2013 Fastställelse av föredragningslista för sammanträdet Dnr 211 Riks- och regionsjukvård Informationsärende, Lennart Persson och Björn Ragnarsson CK Nationella cancerstrategin Informationsärende, Gunilla Gunnarsson CK Nationell samordning av luftburen ambulanssjukvård CK Investeringsprocessen vid fastighets- och utrustningsinvesteringar i Landstinget i Uppsala län Informationsärende, Björn Larsson CK Finanspolicy för Landstinget i Uppsala län CK Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning för Landstinget i Uppsala län CK Ändring av avtal om kostsamverkan CK Bestämmelser angående omställningsstöd och pensionsvillkor för förtroendevalda CK Ansvarsfull hälso- och sjukvård Remissyttrande till Socialdepartementet CK Regelverk för journal på nätet Remissyttrande till Center för ehälsa i samverkan CK Slopa rundgången av vårdpengar Svar på motion CK Förvaltningarnas ekonomi och verksamhetsrapporter Anmälningsärende CK Inför samverkansnämndens sammanträde i december CK Landstingsdirektörens rapport CK Anmälan av beslut enligt delegation CK Skrivelser för kännedom

4

5 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) 209 Val av justerare Landstingsstyrelsen utser Börje Wennberg (S) att jämte ordförande Erik Weiman (M) justera dagens protokoll. Tid för justering: fredagen den 29 november Fastställande av föredragningslista Landstingsstyrelsen fastställer förslag till föredragningslista för sammanträdet. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6

7 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Riks- och regionsjukvård Informationsärende, Lennart Persson och Björn Ragnarsson Ärendet Sjukhusdirektör Lennart Persson och bitr. sjukhusdirektör Björn Ragnarsson informerar om aktuella frågor rörande riks- och regionsjukvård vid Akademiska sjukhuset. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

8

9 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Nationella cancerstrategin Informationsärende, Gunilla Gunnarsson Ärendet Gunilla Gunnarsson, nationell cancersamordnare vid SKL, informerar om den nationella cancerstrategin och vad den kan innebära för Landstinget i Uppsala län. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

10

11 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Nationell samordning av luftburen ambulanssjukvård Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att ge uppdrag till landstingsdirektören att sluta samverkansavtal med Västerbottens Läns Landsting angående nyttjandet av för verksamheten gemensamma resurser. Ärendet I spåren av den senaste statliga utredningen om luftburen ambulanssjukvård Vård på vingar, togs ett initiativ, via SKL:s hälso- och sjukvårdsdelegation, att bilda en politisk styrgrupp för ett projekt som syftar till att samordna den luftburna ambulanssjukvården i Sverige på huvudmännens egna villkor. Arbetet leds av landstingsstyrelsens ordförande i Uppsala. Det föreligger förslag från den nationella styrgruppen för samordning av luftburen ambulanssjukvård, om att landstingen ska ingå samverkansavtal med Västerbottens läns landsting. Avtalet ska omfatta upphandling av luftburen ambulanssjukvård i flygplan och organiserande av en gemensam koordineringscentral och en gemensam organisation för medicinteknisk utrustning med underhåll och ägande av utrustning samt att Västerbottens läns landsting även ska svara för bemanning med sjukvårdspersonal i planen. Styrgruppen har också givit projektet i uppdrag att utforska lämpliga framtida associationsformer för samverkan kring all luftburen ambulanssjukvård. Huvudalternativet är att bilda ett kommunalförbund vari även den nu aktuella verksamheten kan ingå. Denna utredning är dock inte klar. Några landsting har redan avtal om ambulansflyg men där avtalstiden går ut under 2014, varför man i närtid föreslår lösningen med ett samverkansavtal. Luftburen ambulanssjukvård är vanligast förekommande i de nordligaste länen, följt av Stockholm, Uppsala och Göteborgsområdet. I norr har redan en viss samordning mellan landsting skett som lett till lägre kostnader. Ett fåtal landsting har för närvarande upphandlat tjänsten. Vid ett möte med styrgruppen under februari kom man överens om att landstinget i Västerbotten skulle leda arbetet med att utforma ett förslag till: Hur en riksgemensam beställningscentral kan utformas i egen regi Hur bemanning av vårdpersonal i flygplanen kan arrangeras i egen regi Hur en standardiserad sjukvårdsutrusning i flygplanen kan utformas så att den blir kompatibel med annan utrustning i respektive landsting. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

12 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Ett förverkligande av dessa förslag som styrgruppen ställt sig bakom, förutsätter att landstinget sluter ett samverkansavtal med Västerbottens Läns Landsting. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Kopia till: Mats Friberg Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 ARBETSMATERIAL (4) Utgåva 1.3 AVTAL OM SAMVERKAN RÖRANDE UPPHANDLADE TJÄNSTER AVSEENDE FLYGAMBULANS Avtalsparter Parter i detta avtal är nedan angivna landsting och regioner, hädanefter gemensamt benämnda som Parterna respektive Part. Västerbottens Läns Landsting (VLL) Landstinget Y Landstinget X Landstinget Z 1 Bakgrund och omfattning Ovan angivna landsting och regioner (Parterna) genomför en samordnad upphandling av nationell tjänst för fixed-wing flygambulans, för såväl patient- som organtransporter. Upphandlingen omfattar själva flygtjänsten. I landstingsregi övertas: Drift av nationell koordineringscentral Standardisering, anskaffning, ägande och underhåll av medicinteknisk utrustning Bemanning med sjuksköterska i flygplan Upphandlingen genomförs av VLL med deltagare från övriga Parter. 2 Koordineringscentral I koordineringscentralens uppgifter ingår följande: Mottagning av beställningar av flygtransporter Planering av flygschema Flight planning Planering av marktransporter till och från flygplatser Planering av transporter med särskilda vårdbehov; neonatal, ECMO och IVA Statistik

14 ARBETSMATERIAL (4) Utgåva Medicinteknisk utrustning VLL svarar för anskaffning och underhåll av den medicintekniska utrustning som ska användas i flygplanen. Utrustningen framgår av bilaga 1. Viss utrustning såsom IVA-bårar, ECMO-utrustning och transportkuvöser som idag ägs av andra Parter kan även fortsättningsvis ägas av dessa. I sådant fall svarar den Part som äger utrustningen för drift och underhåll av denna. 4 Bemanning VLL svarar för att flygplanen bemannas med sjukvårdspersonal. Vid normaluppdrag är bemanningen en (1) anestesi/iva-sjuksköterska per flygplan. VLL är vårdgivare. Vid vissa transporter såsom neonatal, ECMO och IVA kan även personal ur sådana team från andra Parter användas. 5 Ekonomi Parterna är överens om att de solidariskt ska finansiera den gemensamma driften av koordineringscentral, anskaffning och underhåll av medicinteknisk utrustning, ordinarie sjuksköterskebemanning i flygplanen samt administration. Kostnaderna ska fördelas mellan Parterna utifrån yta och invånarantal i respektive Part med xx % på vardera kriteriet. Kostnaden utgår som en startavgift per påbörjat flyguppdrag. Startavgiften är dock maximerad till kr per flygtimme. Överskjutande del av startavgiften ska fördelas mellan övriga Parter. Kostnader för organtransporter fördelas helt utifrån antalet faktiska uppdrag och faktureras direkt till beställande Part. Kostnader för särskilda vård-team (neonatal, ECMO och IVA) fördelas utfrån antalet faktiska uppdrag och faktureras från den Part som tillhandahåller teamet till beställande Part. Övriga upphandlade kostnader (flygoperatörens kostnader) är rörliga utifrån utnyttjade timmar. Dessa betalas av respektive Part.

15 ARBETSMATERIAL (4) Utgåva Prisjustering Startavgiften fastställs årligen av Västerbottens Läns Landsting. Den maximala avgiften om kr ska räknas upp årligen med landstingsprisindex. 7 Organisation VLL svarar för organisation och praktisk drift av den landstingsdrivna verksamheten som anges i punkterna 1 4. VLL svarar vidare för avtalsförvaltning och uppföljning gentemot flygoperatören i enlighet med villkoren i upphandlingskontraktet. Minnesanteckningar från möten och annan relevant information ska delges alla Parter. Alla deltagande Parter äger rätt att delta vid uppföljningsmöten med flygoperatören. 8 Fakturering Fakturering sker månadsvis i efterskott. Överskjutande delar av startavgifter enligt punkt 5 sista meningen faktureras en gång årligen. 9 Uppföljning Parterna ska gemensamt löpande följa upp utfallet av den verksamhet som bedrivs inom ramen för detta avtal. VLL är sammankallande för uppföljningsmöten som ska hålla minst två gånger per år. Inom två år från starten av upphandlingskontraktet med flygoperatören startat ska en utvärdering av de verksamhetsmässiga och ekonomiska effekterna av detta avtal utvärderas. 10 Övriga villkor Detta avtal kan överföras till ett av Parterna gemensamt bildat kommunalförbund.

16 ARBETSMATERIAL (4) Utgåva Avtalstid Avtalet gäller från att det har undertecknats av samtliga Parter och under hela den tid som det upphandlade avtalet med flygoperatören är giltigt. Förtida uppsägning, hävning eller förlängning av avtalet med flygoperatören ska även gälla för detta avtal. -o0o- Detta avtal har upprättats i x exemplar av vilka vardera Part tagit var sitt. Bilagor 1. Medicinteknisk utrustning

17 Nationell Luftburen ambulanssjukvård i Sverige Gemensam upphandling av fixed wing för nationell samordning av luftburen ambulanssjukvård med egen regi av nationell koordineringscentral, medicinteknisk utrustning och bemanning med sjuksköterskor i flygplan Augusti 2013

18 Bakgrund och syfte. Landstingsdirektörerna gav 2010 en arbetsgrupp sammansatt av tjänstemän i uppdrag att utreda möjligheterna till en ökad samordning av luftburen ambulanssjukvård samt förslag till hur en sådan kan se ut. Utredningsmaterialet vård på vingar med tillhörande förslag övertogs av den politiska sjukvårdsdelegationen hos SKL som därefter beslöt tillsätta en politisk styrgrupp för vidare hantering och genomförande. Detta gjordes på senhösten Detta är en del av resultatet av arbetet under 2013 som fokuserat på nationell samordning av ambulansflyget Förslag Detta innebär att landstingen inleder ett samarbete i syfte att möjliggöra en nationell upphandling och nationell samordning av ambulansflygplanverksamheten med hantering av ramavtal, gemensam organisation för koordineringscentral för flygtransporter, medicintekisk utrustning, sjukvårdspersonal i ambulansflygplanen, hantering av flygplatser (öppethållande/stängning mm) samt gemensam administration I ett första steg föreslås en samordning av den luftburna ambulanssjukvården nationellt enligt följande: Nationell upphandling Upphandling av nationell tjänst för fixed wing flygambulans, för såväl patientsom organtransporter, genomförs med målsättning att gå ut med förfrågningsunderlag under november Upphandlingen omfattar själva flygtjänsten. I landstingsregi övertas: Drift av nationell koordineringscentral Standardisering, inköp, ägande och underhåll av medicinteknisk utrustning Bemanning med sjuksköterska i flygplan. För upphandling ansvarar Västerbottens läns landsting med deltagare från berörda landsting Ekonomi.

19 Gemensam drift av koordineringscentral, medicinteknisk utrustning, sjuksköterskebemanning samt administration finansieras av landstingen enligt nedanstående modell. Den gemensamma driften enligt ovan fördelas utifrån yta och invånarantal med 50 % på vardera med ett tak på : per flygtimme. De upphandlade kostnader ( operatörens kostnader) är rörliga utifrån utnyttjade timmar. Betalas av respektive landsting. Organisation. Västerbottens läns landsting tar ansvar för praktisk drift av den landstingsdrivna verksamheten (se punkt 1) och avtalsförvaltning gentemot flygoperatören. Ett samverkansavtal tecknas mellan de landsting som beslutat ingå i nationell gemensam upphandling och Västerbottens läns landsting. Avtalstiden för samarbetsavtalet bör följa avtalstiden med flygoperatören. Denna organisationsform utvärderas innan man tar ställning till om lämpligheten att föra över verksamheten till ett kommunalförbund. Om utvärderingen bedömer det lämpligt lyfts ansvaret för avtal och drift in i ett kommunalförbund. Kommunalförbundet får här en viktig uppgift i att även utgöra en samlad kontaktpart med bland annat olika statliga myndigheter såsom sjöfartsverket och andra samarbetsorganisationer. Effekter av samordning Allmänt Huvuddelen av ambulansuppdragen med flygplan är planerade. Normalpatienter är som regel stabila som på grund av långa avstånd transporteras mellan olika sjukhus, inför till exempel cytostatikabehandling, fortsatt behandling av frakturer eller kärlkramp. Transporter sker också från specialistsjukhus till hemsjukhus efter till exempel ryggoperationer. Mellan procent av transporterna avser akutpatienter. I dagsläget finns upphandlade avtal för landstingen i norra regionen och Uppsala medan övriga landsting handlar på s.k. spot marknad vad gäller patienttransporter. Avseende organtransporter hanteras dessa endast via spotmarknaden..

20 Nuvarande avtal för Fixed wing löper ut enligt följande: Norrbottens läns landsting Jämtlands läns landsting Västerbottens läns landsting Landstinget Västernorrland Uppsala läns landsting Det kan synas långt fram med dessa avtalstider, men en så komplicerad tjänst som denna behöver vara klar minst 12 månader före driftsstart för att ge en ny leverantör tid att starta upp verksamheten samt samt för Västerbottens läns landsting möjlighet att organisera för de nya tjänsterna. Fördelningen av dagens antal flygtimmar mellan de olika operatörerna fördelar sig enligt följande, Norra regionen ca 2400 tim (SAA) och övriga Sverige ca 1600 tim (SAA) övriga operatörer ca 200 tim Fler aktörer kan medverka i upphandling då tjänster som flygkoordinering, medicinteknik och sjukvård lyfts bort, vilket även borde öka konkurrensen på marknaden. Kvalite t och logistik Om landstingen äger sjukvårdspersonalen ger det förutsättningar för gemensam grundoch vidareutbildning, övningar och kunskapskontroller, vilket i förlängningen kommer att leda till hög kvalitet och fortlöpande uppgradering av personalens kunskaper. Ensad medicinteknisk utrustning i flygplanen innebär att personalen får ökad mängdträning på de gemensamma produkter som väljs och därigenom ökad förmåga och högre kvalitet i handhavandet. Kostnaderna för medicintekniska produkter bör minska då inköp och service sköts i landstingens egen regi. Landstingsägd koordineringscentral ger rådighet över transportmedlen och möjlighet för landstingen att få full insyn i hur transportmedlen används. Långsiktigt får landstingen en ambulansflygorganisation som inte är beroende av, och som kvarstår även om landstingen byter operatör. Ekonomi De debiterade kostnader från flygoperatören varierar mellan åren. Inhämtade uppgifter från landsting samt från operatörerna visar för 2012 på en kostnadsnivå om 96 mkr. De senaste 10 åren har kostnaderna ökat med ca 20 %. Norra regionens flygtimkostnad är

21 ca : medan övriga Sveriges prisnivå är genomsnittligt ca :, alltså drygt en 15 % skillnad. Finansieringsmodell för organtransporter fördelas helt utifrån antalet faktiska uppdrag med en budgeterad volym som grund för kalkylkostnad. Kostnaderna beräknas årligen till ca 20 mnkr. Den ekonomiska fördelningsmodell innebär att flygoperatörens kostnader fortsätter att vara rörliga och att varje landsting tar kostnaderna för sina nyttjade flygtimmar Driftskostnaderna för det som inte upphandlas av flygoperatören, dvs det som läggs i landsingsdrift beräknas till. (Se kalkyler i Bilaga ) Nationell beställning/flygkoordineringscentral 5 mnkr. Nationell samordning av medicinteknisk utrustning 3 mnkr Sjukvårdspersonal i flygplanen 10 mnkr Gemensam administration 2 mnkr. Totalt ca 20 mnkr i årlig driftkostnad. Denna kostnad fördelas mellan deltagande landsting utifrån yta och invånarantal med 50 % på vardera, och med ett tak på : per flygtimme. I bilaga finns beskrivning per landsting av, Hur fördelningen av den årliga driftskostnaden blir enligt denna modell Ett försök till beräkning av dagens kostander (Del av uppgifter hämtade från landstingen, men eftersom landstingen har dålig uppföljning av dessa kostnader har även uppgifter hämtats från flygoperatörer direkt ). En beräkning av de effekter av operatörskostnadens minskning när landstingsdriften genomförs. Samt en jämförelse mellan dagens kostnad enligt detta förslag OBS! I de ekonomiska beräkningarna har inga effekter av upphandling i konkurrens eller effektivisering av flygkoordinering mm gjorts. I en kommande upphandling kan man förvänta sig att dels att; Driftskostnaderna förutom administration kommer att lyftas bort från operatören motsvarande 18 mnkr. (ca 4000: /flygtimme) Operatörspriset blir enhetligt över landet. Skillnaden mellan övriga Sveriges timpris och norra regionen motsvarar ca 4000: /flygtimme.

22 Med gemensam upphandling får övriga Sverige möjligheter att följa upp omfattningen och kontrollera prisutvecklingen i sina flygtransporter. Fler aktörer kan medverka i upphandling då tjänster som flygkoordinering, medicinteknik och sjukvård lyfts bort, vilket borde öka konkurrensen på marknaden, och därmed finns möjlighet till sänkta kostnader eller åtminstånde reducerad kostnadsökning. Konsekvenser vid eventuell icke medverkan i upphandling mm Landsting/region som inte ingår i den gemensamma upphandlingen för operatörstjänsten för drift av ambulansflyg samt tillhörande tjänster för egen regi lösning enligt ovan, måste göra egen upphandling med tillhörande egen regi tjänster. Man kan INTE avropa från det gemensamma upphandlade avtalet. Inför ett eventuellt bildande av kommunalförbund En utvärdering behöver göras av denna samarbetsform i form av samverkansavtal mellan Västerbottens läns landsting och övriga medverkande landsting. Utifrån den utvärderingen värderas om samverkansformen är optimal eller om beslut skall förberedas för att bilda ett kommunalförbund vad gäller fixed wing och de tjänster som beskrivits ovan. Lämpligheten för en sådan utvärdering bör vara ca 1 år efter driftsstart. Beslutsförslag Styrgruppen föreslås besluta att rekommendera samtliga landsting/regioner att Deltaga i nationell upphandling av fixed wing Ingå samverkansavtal med Västerbottens läns landsting om tjänster för avtalsförvaltning, flygkoordineringstjänst, underhåll och standardisering av medicintekniska produkter samt tjänst för sjuksköterskebemanning i ambulansflyg. Genomföra en utvärdering av avtalslösning inför ett eventuellt bildande av kommunalförbund.

23 Fasta kostnader Flygkoordineringscentral Kostnaden 5 mkr uppskattad utifrån samtal med nuvarande operatör som har en kostnad på ca 4 5 mkr Personal lokaler resor/övrigt Utrustning Avskrivning Drift och underhåll av medicinteknisk utrustning Personal 2 st tekniker Lokal övr köpta tjänster resor/övrigt Avskrivning Utrustning o Pers kostn Sjukvårdspersonal i flygplanen (4 plan) 14 sjuksköterskor a 600 tkr Dygnet runtkostnader Medicinskt ledningsansvar Omkostnader Administration Logistiker/chef Controller Assistent Omkostnader inkl lokaler mm SUMMA

24 Fix Wing fördelningsmodell Landsting Invånare 01- jan % av Fast kostnad fördelad utifrån innevånare Yta km2 50 % Fast kostnad fördelad utifrån SUMMA Fast yta kostnad Justerad fast kostnad efter reducering med takbelopp Nuvarande kostnad (flygtimma á resp 21300) Reducering med dvs driftkostnaderna flyfta bort från leverantören Minskad rörlig kostnad mot leverantören pga egna driftkostnader Differens mellan summerad fast + rörlig kostna jämfört mot nuvarande kostnad (+ök kostn minsk kostn) Stockholms läns landsting Landstinget i Uppsala län Landstinget Sörmland Landstinget i Östergötland Landstinget i Jönköpings län Landstinget Kronoberg Landstinget i Kalmar län Region Gotland Landstinget Blekinge Region Skåne Region Halland Västra Götalandsregionen Landstinget i Värmland Örebro läns landsting Landstinget Västmanland Landstinget Dalarna Landstinget Gävleborg Landstinget Västernorrland Jämtlands läns landsting Västerbottens läns landsting Norrbottens läns landsting Summa

25 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Investeringsprocessen vid fastighets- och utrustningsinvesteringar i Landstinget i Uppsala län Informationsärende, Björn Larsson Ärendet Budgetchef Björn Larsson informerar om investeringsprocessen vid fastighets- och utrustningsinvesteringar i landstinget. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

26

27 Investeringsprocessen vid fastighetsoch utrustningsinvesteringar i Landstinget i Uppsala län

28 1 INLEDNING FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningar för prioriteringar OMFATTNING AV INVESTERINGSPROCESSEN BEGREPPSFÖRKLARING LANDSTINGSPLAN OCH BUDGET PROCESSLEDARSKAP OCH INVESTERINGSRÅDETS ROLL INVESTERINGSPROCESS FASTIGHETER BEHOV Beslut att avsluta eller inleda en behovsanalys Information om att behovsanalys ska inledas BEHOVSANALYS Beslut att avsluta eller inleda en förstudie Information om att förstudie ska inledas FÖRSTUDIE Beslut att avsluta eller inleda programarbete Information om att programarbete ska inledas PROGRAM Beslut att avsluta eller inleda genomförande Information om att genomförande ska inledas GENOMFÖRANDE Beslut Information LEVERANS Beslut Information UPPFÖLJNING INVESTERINGSPROCESS KOMBINATION UTRUSTNING OCH FASTIGHET INVESTERINGSPROCESS UTRUSTNING ÄSKANDE TILLSTYRKANDE BEVILJANDE GODKÄNNANDE AV RAM UPPHANDLING OCH INKÖP FINANSIERING AV INVESTERINGAR (16)

29 1 Inledning Investeringsbeslut är viktiga beslut som tas inom en verksamhet. Investeringar i fastigheter och utrustning tar stora resurser i anspråk och har en långsiktig påverkan på verksamheten. Investeringarna skapar goda förutsättningar för verksamheten genom förbättrade och mer rationella arbets- och vårdmiljöer och lägre miljöpåverkan. Mindre lyckade beslut kan bero på ofullständiga underlag, alternativt ofullständig beredning, analys och prövning och besluten kan få negativa konsekvenser under lång tid. För att skapa så bra förutsättningar som möjligt att kunna ge god vård, trafik och kultur så krävs det att landstinget har ändamålsenliga lokaler och kvalitativ utrustning för respektive verksamhet. En tydlig investeringsprocess ger bra förutsättningar för detta. Syftet med anvisningarna i detta dokument är just att ha tydliga rutiner för arbetet med investeringar för att: ge framförhållning och förutsättningar för väl underbyggda investeringsbeslut bidra till öppenhet, transparens och möjlighet att prioritera och pröva förslagen ha en tydlig och klar struktur för styrning, planering, beslut och uppföljning tydliggöra rollerna mellan förvaltningarna, ledningskontoret och politiken. För att landstinget ska kunna fatta väl underbyggda investeringsbeslut behövs det en strukturerad process kring hanteringen av investeringar. Investeringsprocessen ska ge riktlinjer på hur underlag till investeringarna ska tas fram, hur analys och prövning ska ske samt ge en helhetsbild på landstingets aktuella och kommande investeringsbehov. 1.1 Förutsättningar Med investering avses här anskaffning av anläggningstillgång så som fastigheter, maskiner, inventarier och immateriella anläggningstillgångar. En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav, se ekonomihandbok. Åtgärder som innebär standardförbättringar genom ny- till- och ombyggnad ska bokföras som en investeringsutgift. Gränsen mellan underhållsåtgärder, myndighetsåtgärder och standardförbättrande åtgärder kan vara svår att göra. Åtgärder som bedöms som underhåll ska inte räknas som en investering och inte påverka det bokförda värdet. Den ekonomiska livslängden, avskrivningstiden för investeringen, varierar beroende på vilken typ av investering som avses. Se landstingets ekonomihandbok Förutsättningar för prioriteringar Landstinget investerar årligen stora belopp i fastigheter och utrustning. Med tanke på de stora beloppen måste ibland prioriteringar göras mellan olika investeringar. Följande utgångspunkter gäller vid prioritering mellan olika investeringar: Betydelse för att nå inriktningar och mål i Landstingsplan och budget och strategiska planer Investeringens bidrag till verksamheten Investeringens genomförbarhet Följsamhet mot myndighetskrav 2 (16)

30 1.2 Omfattning av investeringsprocessen Investeringsprocessen är en koncerninstruktion som omfattar alla landstingets förvaltningar samt majoritetsägda dotterbolag. Investeringsprocessen är uppdelad i tre delar vilka beskrivs i dokumentet: Investeringsprocess fastigheter Investeringsprocess kombination utrustning och fastighet Investeringsprocess utrustning inklusive immateriella anläggningstillgångar 1.3 Begreppsförklaring Hyresgäst organisatorisk enhet/ansvar som hyr en lokal Fastighetsägare landstingsfullmäktige Landstingsservice förvaltare av landstingets fastigheter och ansvarig för utförandet av fastighetsinvesteringar Finans- och investeringsutskott landstingsstyrelsens finans- och investeringsutskott består av politiker och adjungerade tjänstemän. Investeringsråd tjänstemannagrupp för beredning och prioritering av investeringar. Rådet utgörs av landstingsdirektör (ordförande), produktionsdirektör, ekonomidirektör, fastighetsdirektör, förvaltningsdirektör landstingsservice och budgetchef. Fastighetsägarinitierad investering (FI investering) investering för att bibehålla, förbättra, förnya och anpassa befintliga byggnader eller deras tekniska system. På uppdrag av fastighetsägaren identifierar Landstingsservice behovet. Hyresgästinitierad investering (HI investering) åtgärder initierade och identifierade av hyresgästen som påverkar hyresgästens verksamhet. Maskiner och inventarier utrustning i form av maskiner och inventarier för att bibehålla, förbättra, förnya landstingets verksamheter Immateriella tillgångar forsknings - och utvecklingsarbeten som kan ge framtida ekonomiska fördelar eller kostnadsminskningar. 2 Landstingsplan och budget Landstingsplan och budget, LPB, är styrande för investeringsprocessen. LPBn görs på våren för nästkommande planperiod. Arbetet med att ta fram investeringsplan- och ram för fastighetsinvesteringar och utrustningsinvesteringar startar på hösten året innan genom att förvaltningarna identifierar nya investeringsbehov. Respektive förvaltning ska vid årets början lämna nya investeringsbehov avseende fastighetsinvesteringar till Landstingsservice. Landstingsservice sammanställer behoven tillsammans med redan beslutade och pågående investeringar. Ramen lämnas vidare till investeringsrådet som gör en första värdering och 3 (16)

31 prioritering vad som ska ingå i investeringsramen. Behov av utrustningsinvesteringar sammanställs av respektive förvaltning och lämnas till investeringsrådet för bedömning (se avsnitt 6) Investeringsrådet ger förslag på investeringsram för fastigheter respektive utrustning till Landstingsstyrelsen och Landstingsfullmäktige utifrån landstingets tillgängliga ekonomiska ram och påverkan på koncernens resultat- och balansräkning. Landstingsfullmäktige fattar beslut om investeringsramen. Investeringsprocessens aktiviteter och tider framgår av bild 1 nedan. Bild 1: Beskrivning fastighetsinvesteringsprocessen och Landstingsplan och budget Avseende fastighetsinvesteringarna så är utgångspunkten för att ett behov ska leda till en investering att behovet finns med i Landstingets investeringsplan och budget. Beslutsprocessen för fastighetsinvesteringar, från identifierat behov till genomförande, är relativt lång. Behoven måste fångas upp i ett tidigt skede i investeringsplanen för att landstinget ska få kontroll på vilka behov som finns samt vilka verksamhetseffekter och ekonomiska konsekvenser investeringsbesluten får för budget kommande år. Av detta skäl innehåller fastighetsinvesteringsramen projekt som befinner sig i olika faser som beskrivs under avsnitt 4 och illustreras i bild 2. 3 Processledarskap och investeringsrådets roll Landstingets budgetchef är processledare för investeringsprocessen. Processledarskapet innebär att löpande bevaka att kvaliteten i processen att processens delar fungerar och länkar ihop till en bra helhet. När brister i processen upptäcks ansvarar processledaren för att vidta förbättringsåtgärder. Investeringsrådets uppgift är att vara ägarens kontrollfunktion för att i ett tidigt skede fånga upp och värdera förvaltningarnas investeringsbehov gällande fastigheter och utrustning. Investeringsrådet bereder och prioriterar äskade investeringar och tar fram ett förslag till investeringsram inför landstingsplanen och budget varje vår. Förslaget lämnas vidare till landstingsstyrelse och landstingsfullmäktige för beslut. Processen illustreras i avsnitt 4, bild 2. 4 (16)

32 4 Investeringsprocess Fastigheter Landstingets planerings- och budgetprocess beskriver hur investeringsbehov årligen fångas upp och bereds. Att behoven blir upptagna i investeringsplanen är normalt en förutsättning för att kunna gå vidare med ärendet i investeringsprocessen. Behov som är upptagna i investeringsplanen innebär inte att behoven är beslutade att genomföras. Varje behov måste beredas och beslutas enligt de faser som beskrivs i investeringsprocessen. Investeringsbehov som uppkommer under löpande år på grund av skador eller haverier går dock inte att undvika. Ersättningsinvesteringar måste i första hand tas om hand genom omprioriteringar inom befintlig investeringsplan. Investeringsprocessen för fastigheter bygger på de faser som beskrivs i Handbok för projektledning av bygginvesteringar och är framtagen av Landstingsservice. Handboken är ett stöd för arbetet med investeringarna. Landstingsservice har ansvar för att instruktion, rutin och mallar gällande underlag och driftkostnadskonsekvenser för fastighetsinvesteringar är uppdaterade och kända inom landstinget. Alla investeringsprojekt har en projektorganisation. Projektorganisationens storlek och roll påverkas av hur omfattande och komplext projektet är. Vid större investeringar upprättas en styrgrupp för att följa projektet. Landstinget i Uppsala läns delegationsordning utgör grunden för hur beslut ska fattas i de olika faserna i investeringsprocessen enligt bild två nedan. Bild 2: Beskrivning av fastighetsinvesteringsprocessen och delegationsordningen 5 (16)

33 4.1 Behov Behov uppstår vid förändring av verksamhet, strategiska beslut, myndighetskrav, skador, åtgärder för att bibehålla fastighetens värde etc. Beroende på typ av åtgärd så initieras behovet av hyresgästen, Landstingsservice eller ägaren. Behovet ska ställas i relation till landstingets strategiska planer, Landstingsplan och budget (LPB), verksamhetsplaner, myndighetsåtgärder och ekonomiskt utrymme. Behovet dokumenteras och undertecknas av respektive förvaltningschef. Behovsdokumentet lämnas till Landstingsservice. Behovsdokumentet utgör underlag för start av behovsanalys Beslut att avsluta eller inleda en behovsanalys Om behovet bedöms vara befogat tas beslut om att inleda en behovsanalys. Beslutet avser kostnaden för behovsanalysen och bygger på en kostnadsuppskattning från Landstingsservice. För hyresgästinitierade investeringar med en behovsanalyskostnad som uppgår till högst 1 miljon kronor tar respektive förvaltningschef beslut om att inleda en förstudie. För fastighetsägarinitierade investeringar med en behovsanalyskostnad som uppgår till högst 1 miljoner kronor tar Landstingservice förvaltningschef beslut om att inleda en förstudie. För fastighetsinvesteringar med en behovsanalyskostnad på över 1 miljon kronor fattar landstingsdirektören beslut om att inleda en förstudie Information om att behovsanalys ska inledas Information om att en behovsanalys ska inledas delges investeringsrådet. Landstingsservice ansvarar för att investeringsrådet blir informerade. Investeringsrådet bedömer när investeringsutskottet ska delges information om behovsanalysen (exempelvis strategiskt viktiga behov som kan leda till investeringar). 4.2 Behovsanalys Behovsanalysen ska klargöra varför en förändring behövs. Behovsanalysen ska beskriva orsakerna till behovet och identifiera, specificera behoven och problemen. Landstingsservice ansvarar för att ta fram behovsanalysen i samråd med beställaren. Behovsanalysen utmynnar i en rapport som beskriver behov, mål, tidplan, budget och organisation för nästa steg, förstudien. 6 (16)

34 Landstingsservice har alltid ett ansvar att värdera behov utifrån sin expertkunskap om fastighetsbeståndet Beslut att avsluta eller inleda en förstudie Behovsanalysen bekostas av beställaren om projektet inte genomförs. Om projektet genomförs ingår kostnaden i projektet. Om resultatet av behovsanalysen visar att projektet bör fortsätta tas beslut om att inleda en förstudie. Beslutet avser förstudiekostnaden och bygger på en kostnadsuppskattning från Landstingsservice. För hyresgästinitierade investeringar med en förstudiekostnad som uppgår till högst 1 miljon kronor tar respektive förvaltningschef beslut om att inleda en förstudie. För fastighetsägarinitierade investeringar med en förstudiekostnad som uppgår till högst 1 miljoner kronor tar Landstingservice förvaltningschef beslut om att inleda en förstudie. För fastighetsinvesteringar med en förstudiekostnad på över 1 miljon kronor fattar landstingsdirektören beslut om att inleda en förstudie. Innan förstudie inleds ska förstudieavtal tecknas mellan beställare och Landstingsservice. I avtalet ska det tydligt framgå vem som finansierar förstudien Information om att förstudie ska inledas Information om att en förstudie ska inledas delges investeringsrådet. Landstingsservice ansvarar för att investeringsrådet blir informerade. Investeringsrådet bedömer när investeringsutskottet ska delges information om förstudien (exempelvis strategiskt viktiga förstudier som kan leda till investeringar). 4.3 Förstudie Förstudiearbetet innebär en presentation av olika handlingsalternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen såsom projektformulering, studier av projektets möjligheter, strategisk utformning, verksamhetsbeskrivning, utrustningsplanering, kartläggning av miljöaspekter av vital betydelse för projektet, tidplan och ekonomiska kalkyler. Förstudien utförs av Landstingsservice i samarbete med beställaren. I förstudien ska beställaren redovisa hur en ökad hyreskostnad ska finansieras och hur förvaltningens resultat påverkas av investeringen Beslut att avsluta eller inleda programarbete Förstudien bekostas av beställaren om projektet inte genomförs. Om projektet genomförs ingår kostnaden i projektet. 7 (16)

35 Om resultatet av förstudien visar att projektet bör fortsätta tas förslag till beslut fram om att påbörja ett programarbete. Landstingsservice ansvarar för att ta fram förslag till programarbete i samråd med beställaren. Beslutet avser den totala projektkostnaden och bygger på en investeringskalkyl inklusive driftskonsekvenser. Investeringar initierade av hyresgästen med en total investeringsutgift på högst 5 miljoner kronor tar respektive förvaltningschef beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Investeringar initierade av fastighetsägaren med en beräknad total investeringsutgift på högst 5 miljoner kronor tar Landstingservice förvaltningschef beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Investeringar med en beräknad total investeringsutgift på mellan 5 och 10 miljoner kronor tar landstingsdirektören beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Investeringar med en total investeringsutgift på över 10 miljoner kronor bereds av landstingsstyrelsens finans- och investeringsutskott. Finans- och investeringsutskottet tar fram förslag till beslut kring investeringen och hanteringen av eventuella driftskostnadskonsekvenser. Finans- och investeringsutskottet kan besluta om att inte gå vidare med en fastighetsinvestering. När total investeringsutgift är mellan 10 och 100 miljoner tar landstingsstyrelsen beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Trots att den totala investeringsutgiften understiger 100 miljoner kronor kan landstingsstyrelsen välja att skicka investeringen vidare för beslut till landstingsfullmäktige. När total investeringsutgift är över 100 miljoner kronor tar landstingsfullmäktige beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Behöriga beslutsfattare ska alltid ta hänsyn till hur investeringen kommer att påverka driftskostnaden och hur den finansieras. Innan programarbete inleds ska programavtal tecknas mellan beställare och Landstingsservice. I avtalet ska det tydligt framgå vem som finansierar programarbetet Information om att programarbete ska inledas För investeringar upp till 5 miljon kronor ansvarar Landstingsservice för att investeringsrådet blir informerade om resultatet av förstudien och vidare gång i processen. För investeringar med en total investeringsutgift mellan 5 och 10 miljoner kronor ska Landstingsdirektören informera finans- och investeringsutskottet om resultatet av förstudien och vidare gång i processen. 8 (16)

36 För investeringar med en total investeringsutgift mellan 10 och 100 miljoner kronor ska landstingsstyrelsen informera landstingsfullmäktige om resultatet av förstudien och vidare gång i processen. 4.4 Program Programarbetet ska definiera och redovisa mål, krav och egenskaper. Ekonomiska ramar tas fram och förutsättningar för projektets genomförande redovisas i programhandlingen. Programarbetet utförs av Landstingsservice och ger underlag för beslut om genomförande och upprättande av ett preliminärt hyresavtal Beslut att avsluta eller inleda genomförande Programarbetet bekostas av beställaren om projektet inte genomförs. Om projektet genomförs ingår kostnaden i projektet. Om resultatet av programarbetet visar att projektet bör fortsätta tas förslag till beslut fram om genomförande. Landstingservice ansvarar för att ta fram förslag till beslut för genomförande i samråd med beställaren. Förslag till beslut avser den totala projektkostnaden och bygger på en mer preciserad investeringskalkyl inklusive driftskonsekvenser. För hyresgästinitierade investeringar med en total investeringsutgift på högst 5 miljoner kronor tar respektive förvaltningschef beslut om att inleda ett genomförande. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. För fastighetsägarinitierade investeringar med en total investeringsutgift på högst 5 miljoner kronor tar Landstingsservice förvaltningschef beslut om att inleda ett genomförande. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. För investeringar med en total investeringsutgift på mellan 5 och 10 miljoner kronor tar landstingsdirektören beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Investeringar med en total investeringsutgift på över 10 miljoner kronor bereds av landstingsstyrelsens finans- och investeringsutskott. Finans- och investeringsutskottet tar fram förslag till beslut kring investeringen och hanteringen av eventuella driftskostnadskonsekvenser. Finans- och investeringsutskottet kan besluta om att inte gå vidare med en fastighetsinvestering. När total investeringsutgift är mellan 10 och 100 miljoner tar landstingsstyrelsen beslut om att inleda genomförandet. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Trots att den totala investeringsutgiften understiger 100 miljoner kronor kan landstingsstyrelsen välja att skicka investeringen vidare för beslut till landstingsfullmäktige. 9 (16)

37 När den totala investeringsutgiften överstiger 100 miljoner kronor ska förslag till beslut tillställas landstingsfullmäktige för beslut om att inleda ett genomförande. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Innan genomförande inleds tecknas ett preliminärt hyresavtal mellan beställare och Landstingsservice Information om att genomförande ska inledas Landstingsservice ansvarar för att investeringsrådet blir informerade om beslut att genomförande ska inledas då den totala investeringsutgiften uppgår till 5 miljoner kronor. Landstingsdirektören ska informera finans- och investeringsutskottet om att genomförande ska inledas för investeringar med en total investeringsutgift mellan 5 och 10 miljoner kronor per investering. Landstingsstyrelsen ansvarar för att landstingsfullmäktige blir informerade om beslut att genomförande ska inledas där investeringen har en total investeringsutgift mellan 10 och 100 miljoner kronor. 4.5 Genomförande Avser produktion utifrån fastställd programhandling och beställning. Beställningen omfattar fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som gjorts mellan Landstingsservice och beställare. Landstingsservice ansvarar för planering, styrning och uppföljning av entreprenadarbeten Beslut Löpande beslut under genomförandeskedet som beror på förändring/anpassning fattas av projektorganisation enligt fastställd delegationsordning Information Landstingsservice ansvarar för att informera investeringsrådet om hur genomförandet fortlöper där investeringen har en total investeringsutgift mellan 5 och 10 miljoner kronor. Landstingsservice ansvarar för att informera investeringsråd och finans- och investeringsutskott om hur genomförandet fortlöper där investeringen har en total investeringsutgift över 10 miljoner kronor. Landstingsstyrelsen ansvarar för att informera landstingsfullmäktige om hur genomförande fortlöper där investeringen har en total investeringsutgift på 100 miljoner kronor. 10 (16)

38 4.6 Leverans Avser överlämning av projekt till driftorganisation och hyresgäst. Projektet avslutas när; Slutuppgörelse och kontraktsavslut har gjorts med entreprenörer. Förvaltningsunderlag, dvs. relationshandlingar, drift- och skötselinstruktioner mm har överlämnats till berörda parter och myndigheter. Projektledaren har gjort ekonomisk slutredovisning och ekonomiskt avslut har skett i ekonomisystemet. En skriftlig slutrapport sammanställs Beslut Slutgiltigt hyresavtal utifrån total investeringskostnad tecknas mellan hyresgäst och Landstingsservice enligt delegation Information Landstingsservice ansvarar för att investeringsrådet ges en sammanfattande information om projektens leverans. Slutrapport för investeringar mellan 1 och 10 miljoner kronor redovisas till investeringsrådet. Slutrapport och efterkalkyl för investeringar över 10 miljoner kronor ska av beställaren tillsammans med Landstingsservice redovisas för investeringsrådet och Landstingsstyrelsen. Slutrapport och efterkalkyl för investeringar över 100 miljoner kronor ska redovisas till Landstingsstyrelsen som i sin tur redovisar för Landstingsfullmäktige. 4.7 Uppföljning En uppföljning mellan beställare och Landstingsservice ska ske efter att investering är färdigställd och tagen i bruk. Uppföljningen ska hantera garantifrågor, dokumentation och även innefatta ett erfarenhetsutbyte mellan parterna. 11 (16)

39 5 Investeringsprocess kombination utrustning och fastighet Vissa typer av investeringar består av både investeringar i utrustning samt i själva fastigheten. Exempel på en sådan investering kan vara investering i en ny röntgenutrustning samt ombyggnation för anpassning av lokalen. Investeringar i utrustning som kan medföra byggnadsanpassning måste inkluderas i både investeringsprocessen för utrustning och i investeringsprocessen för fastighetsinvesteringar. Byggnadens tekniska möjligheter att inrymma den nya utrustningen måste först bedömas. I de fall där ny utrustning som behövs i verksamheten är fastighetspåverkande ska en kontakt tas med Landstingsservice i god tid innan utrustningen äskas för att kunna avgöra lokalens lämplighet gällande tekniska installationer osv. Landstingsservice ska lämna ett första tekniskt utlåtande om lokalen samt en preliminär kostnadskalkyl för ombyggnationen. Fastighetsinvesteringen ska vara budgeterad, tidsplanerad samt beslutad i investeringsplanen innan en utrustning kan beställas. Detta för att undvika oförutsedda kostnader och förseningar. Det är av stor vikt att hålla ihop denna typ av investeringar så att landstinget kan fatta beslut på helheten och därmed undvika att onödiga investeringar genomförs eller att inte alla driftskonsekvenser av investeringen inkluderats i kalkylerna. I äskandedatabasen ska det anges att utrustningen är fastighetspåverkande samt en preliminär kostnad för ombyggnationen. Innan en utrustning kan beställas måste fastighetsinvesteringen vara beslutad, se bild 3 nedan. Utrustningen ska äskas i äskandedatabasen enligt Investeringsprocess utrustning beskriven under avsnitt 6 samt att fastighetsinvesteringen ska tas upp i fastighetsinvesteringsplanen. 13 (16)

40 6 Investeringsprocess utrustning Denna process omfattar maskiner, inventarier, konst och immateriella anläggningstillgångar. I samband med landstingsplan och budget ska förvaltningarna ta fram en investeringsram. Innan en investering kan genomföras så ska den finnas med i förvaltningens investeringsram. Framtagandet av landstingets utrustningsinvesteringsram görs i den gemensamma äskandedatabasen. Syftet med databasen är att förenkla arbetet med äskning av utrustning samt uppföljning av äskad utrustning. Databasen skapar även tydlighet och enhetlighet kring investeringsprocessen samt ger en bra överblick över alla äskanden i landstinget. Bild 3: Från äskande av en utrustningsinvestering till investeringsram 6.1 Äskande I samband med att landstingsplan och budget tas fram sker en äskandeprocess utifrån det behov som finns i verksamheten på respektive förvaltning. När äskande görs ska utrustningen beskrivas och dokumenteras i äskandedatabasen. Följande uppgifter ska fyllas i: Vilken sorts maskin eller inventarie som avses Verksamhetens prioritering hur viktig är investeringen för verksamheten Vilken investeringskategori investeringen avser (ersättning, nyanskaffning, rationalisering eller ny/ändrad teknik) Vid rationaliseringsinvestering ska rationaliseringsvinst anges Uppskattad investeringskostnad Om ombyggnationer krävs samt uppskattad kostnad för detta Utbildningsinsatser och kostnad Årliga driftskostnader 14 (16)

41 Eventuellt ökade intäkter i och med investeringen 6.2 Tillstyrkande När äskandena är gjorda av verksamheten ansvarar verksamhetschef eller särskild utsedd person för att tillstyrka verksamhetens investeringar. En värdering görs av de olika investeringarnas prioritet, investeringskostnad, påverkan på driftkostnaderna och betydelse för verksamheten. När alla investeringar har behandlats på verksamhetsnivå går tillstyrkta investeringar vidare till förvaltningsgemensam nivå för fortsatt hantering. 6.3 Beviljande Tillstyrkta investeringar aggregeras upp till förvaltningsgemensam nivå där en värdering görs av investeringarna. Efter eventuella förhandlingar på förvaltningsgemensam nivå beviljas prioriterade investeringar. Investeringsram meddelas sedan till investeringsrådet för vidare beredning. 6.4 Godkännande av ram Landstingets investeringsråd ansvarar för att bereda förvaltningarnas investeringsramar utifrån de beviljade utrustningsäskandena i äskandedatabasen. Ramarna värderas med utgångspunkt från landstingets tillgängliga investeringsutrymme. Om investeringsrådet anser att den totala ramen för utrustningsinvesteringar är för stor kan rådet återremitera ramarna till respektive förvaltning för omprioritering. Omprioriterad ram meddelas sedan åter till investeringsrådet. Den nivå som investeringsrådet har godkänt läggs in i landstingsplan och budget och bereds sedan politiskt. En förvaltnings investeringsram är beslutad när landstingsplan och budget har tagits i landstingsfullmäktige. 6.5 Upphandling och inköp Upphandling och inköp av utrustning sker enligt landstingets delegationsordning. 6.6 Finansiering av investeringar Alla investeringar i fastigheter eller utrustning ska, oavsett finansieringsform för investeringen, följa investeringsprocessen. Finansieringen av investeringar kan bland annat ske via landstingets egna medel, via leasing eller via offentlig- privat samverkan (OPS). Beslut om annan finansiering än via landstingets egna medel får ej ske utan landstingsstyrelsens medgivande. 15 (16)

42

43 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Finanspolicy för Landstinget i Uppsala län Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige besluta att att att anta ny finanspolicy i enlighet med bilaga, redan ingångna placeringar som bryter mot den nya finanspolicyn avyttras skyndsamt i de fall detta är möjligt och inte medför orimliga kostnader för landstinget, upphäva Finansiella riktlinjer för Landstinget i Uppsala län som fastställdes av landstingsfullmäktige den 15 september Bilaga 215 Ärendet Ledningskontoret har tagit fram förslag till ny finanspolicy. Förslaget innebär en tydligare ansvarsfördelning, angivande av direktiv/riskmått samt en ny struktur för uppföljning och rapportering. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Kopia till: Landstingsfullmäktige Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

44

45 Finanspolicy Beslutad av landstingsfullmäktige CK

46

47 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING OCH SYFTE 1 LANDSTINGETS FINANSVERKSAMHET OCH FINANSIELLA MÅL 1 ANSVARSFÖRDELNING 1 Landstingsfullmäktige 1 Landstingsstyrelsen 1 Finansutskott 1 Ekonomidirektör 2 Finanschef 2 FINANSIERINGSRISK 2 Generella riktlinjer 2 Direktiv och riskmått 3 RÄNTERISK 3 Generella riktlinjer 3 Direktiv och riskmått 3 VALUTARISK 4 Generella riktlinjer 4 Direktiv och riskmått 4 KREDIT- OCH MOTPARTSRISK 4 Generella riktlinjer 4 Direktiv och riskmått 4 LIKVIDITETSHANTERING/CASH MANAGEMENT 5 Generella riktlinjer 5 Direktiv och riskmått 5 ADMINISTRATIVA REGLER 5 Affärsprocesser 6 Tecknande av finansiella avtal 6 RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING 6 Rapportering till landstingsstyrelsen 6

48

49 Finanspolicy för Landstinget i Uppsala län Inledning och syfte Landstinget i Uppsala län (landstinget) ska på ett effektivt och säkert sätt förvalta de finansiella medel som landstinget förfogar över (KL 8 kap 2-3a ). Syftet med finanspolicyn är att ange övergripande regler för hur finansverksamheten i landstinget ska bedrivas. Detta inkluderar främst att: ange hur ansvaret för finansiella aktiviteter fördelas definiera och klargöra vilka finansiella risker landstinget är exponerat emot och hur dessa ska hanteras fungera som vägledning i det dagliga arbetet för personal inom finansfunktionen. Förvaltningen av medel avsatta för pensionsåtagandet omfattas inte av finanspolicyn utan regleras av ett separat reglemente. Denna policy ska löpande ses över och minst årligen fastställas av landstingsfullmäktige. Om landstingets finansiella förutsättningar förändras avsevärt ska finanspolicyn omprövas. Avsteg från denna finanspolicy kräver godkännande av landstingsfullmäktige. Landstingets finansverksamhet och finansiella mål Den finansiella hanteringen ska återspegla och stödja landstingets strategiska mål om att ha en god ekonomisk hushållning som ger utrymme för långsiktig utveckling. Landstingets finansiella risker ska begränsas samtidigt som en aktiv finansförvaltning ska eftersträva god avkastning på överskottslikviditet och låg räntekostnad för lånade medel. Målen för finansverksamheten är att: säkerställa landstinget betalningsförmåga på kort och lång sikt säkerställa tillgång till erforderlig finansiering till en acceptabel kostnad genom en aktiv förvaltning uppnå en god avkastning på landstingets överskottslikviditet de finansiella riskerna hålls inom acceptabla nivåer säkerställa riskhanteringen genom kontroll och rapportering. Ansvarsfördelning Ansvaret för finansverksamheten inom landstinget regleras av landstingets delegationsordning. Ansvaret fördelas mellan landstingsfullmäktige, landstingsstyrelse och finansutskott, ekonomidirektör och finanschef enligt nedan. Landstingsfullmäktige har det övergripande ansvaret för finanspolicyn och beslutar om revidering minst en gång per år beslutar om nya låneprogram och utökanden av befintliga låneprogram för innevarande budgetår, till exempel banklån, certifikatprogram och obligationsprogram beslutar om överföring av medel från pensionsförvaltning. Landstingsstyrelsen beslutar om överföring av medel till pensionsförvaltning utser finansutskott. Finansutskott beslutar om utnyttjande av lånefaciliteter beslutar om placeringar med löptid över ett år bereder finansiella ärenden som t.ex. revidering av finanspolicy ger stöd till ekonomidirektören och finanschefen vid taktiska beslut kring finansfrågor. 1 av 6

50 Finanspolicy för Landstinget i Uppsala län Ekonomidirektör Ansvarar för att: vid behov ta initiativ till och föreslå uppdatering av policyn till finansutskottet tillse att landstinget har en väl fungerande finansfunktion limiter och instruktioner finns upprättade för finansfunktionen besluta om placeringar upp till 150 MSEK med löptid under ett år rapportering till landstingsstyrelsen enligt denna policy genomförs. Finanschef Ansvarar för att: sammanställa och analysera landstingets finansiella risker hantera landstingets finansiella risker, t.ex. genom att ingå avtal om finansiella transaktioner med landstingets motparter och att dessa sker inom ramen för finanspolicyn säkerställa tillgång till nödvändig finansiering baserat på landstingsplan och budget upprätthålla goda kontakter och företräda landstinget gentemot banker och finansieringsinstitut sträva efter att uppnå bästa möjliga villkor för upplåning, betalningar och andra finansiella tjänster upprätta beslutsunderlag för finansiella frågor säkerställa kvalitet i finansiella rapporter ta fram likviditetsprognoser och rapporter. Finansieringsrisk Med finansieringsrisk, ibland kallat refinansieringsrisk, avses risken att inte erhålla ny finansiering, att en befintlig finansiering ej kan ersättas med en ny eller att finansiering sker till en ovanligt hög kostnad. Normalt vid upptagande av finansiering gäller att kreditmarginalen ökar med löptiden på finansieringen. Målsättningen är att säkerställa tillgång till det lånekapital som krävs enligt fastställd landstingsplan och budget och samtidigt beakta totalkostnaden för den finansiering och de kreditlöften som krävs för uppfyllande av denna policy. Ansvaret för lånehanteringen fördelas mellan landstingsfullmäktige, finansutskott och finansavdelningen med ekonomidirektören och finanschefen. Landstingsfullmäktige fattar beslut om upprättandet av nya eller förändring av befintliga låneprogram, till exempel obligationsprogram eller lånefaciliteter hos Kommuninvest. Inom ramen för befintliga program fattar finansutskottet sedan beslut om vilka volymer av respektive program och faciliteter som får nyttjas av finansfunktionen. Det operativa ansvaret för att landstingets tillgängliga kassa och låneprogram utnyttjas på bästa sätt, enligt ovan beskrivna ansvarsfördelning, har finanschefen som också utför transaktionerna i marknaden. Generella riktlinjer I syfte att begränsa finansieringsrisken ska landstinget eftersträva krediter med lång löptid och en jämn förfallostruktur av befintliga lån. Merparten av den långsiktiga finansieringen bör ske utanför banksektorn på grund av landstingets goda kreditvärdighet, till exempel genom obligationsprogram på kapitalmarknaden, för att minimera kostnaden. Landstinget bör eftersträva en god diversifiering mellan olika finansieringskällor. Landstinget ska sträva efter att avtal omförhandlas i god tid. Målsättningen är att ersätta utnyttjade krediter och lån senast 6 månader innan förfall. Landstinget bör löpande bevaka förfallostrukturen och proaktivt arbeta med att utvärdera olika strategier för hur förfallen kan hanteras, till exempel att obligationer köps tillbaka och nya emitteras eller att banklån omförhandlas eller förlängs. För att 2 av 6

51 Finanspolicy för Landstinget i Uppsala län ytterligare begränsa finansieringsrisken bör outnyttjade säkerställda kreditlöften (backup-faciliteter) finnas. För att minska kostnaden för finansiering bör landstinget kontinuerligt utvärdera olika finansieringsformer samt hålla en ändamålsenlig volym på backup-faciliteter. Direktiv och riskmått Diversifiering av finansieringskällor Upplåning får ske i form av banklån, certifikat, obligationer och reverser i börsregistrerad eller onoterad form, såväl på den svenska som på den internationella kapital- och/eller kreditmarknaden. För lån upptagna i utländsk valuta, se Valutarisk. Återköp av emitterade värdepapper får ske som en del i landstingets skuldförvaltning. Likviditetsreserv För att begränsa finansieringsrisken, det vill säga täcka upp för förfall och prognostiserade betalningar, ska landstinget upprätthålla en likviditetsreserv, se definition nedan, som ackumulerat ska: för de närmaste 180 dagarna täcka alla kända nettobetalningar och finansiella nettoflöden. Likviditetsreserv definieras som summan av: kassa och bank, outnyttjade backup-faciliteter och kontokrediter samt avvecklingsbara kortfristiga placeringar (exklusive ställda säkerheter för derivatpositioner, så kallade collaterals). Likviditetsreserven ska mätas månadsvis över de närmsta 12 månaderna med beaktande av kommande låneförfall, förväntade investeringar och utdelningar, prognostiserat kassaflöde samt förfall av backup-faciliteter. Diversifiering av låneförfall För att sprida risken för att behöva emittera obligationer, omförhandla lån eller förlänga backupfaciliteter vid ogynnsamma marknadsförhållanden, får vid var tid maximalt: 33 % av befintlig nettoskuld förfalla inom det närmsta året och 50 % av befintlig nettoskuld förfalla inom 2 år. Ränterisk Ränterisk är risken för att räntekostnaden för existerande och framtida finansiering påverkas negativt av förändrat ränteläge. Målsättningen med ränteriskhanteringen är att erhålla en över tid låg räntekostnad samtidigt som ränteprofilen anpassas mot den ekonomiska planen. Generella riktlinjer I syfte att hantera räntekostnaden och ränterisken bör landstinget kontinuerligt utvärdera befintlig skuldportfölj inklusive derivat mot aktuell räntekurva på marknaden. Landstinget bör söka den ränteprofil som anses lämplig med hänsyn till totalkostnad och gällande affärsplan. Finanschefen bör löpande föra diskussion med ekonomidirektören om möjliga och lämpliga förändringar av ränteprofilen och vara överens innan större justeringar av ränteprofilen genomförs. Direktiv och riskmått Det är tillåtet att använda räntederivat för att förändra räntebindningstiden för finansförvaltningen i syfte att anpassa ränteprofilen. Att aktivt gå in och ur positioner enbart i syfte att tjäna pengar, så kallad trading, är dock inte tillåtet. 3 av 6

52 Finanspolicy för Landstinget i Uppsala län Landstingets ränteprofil regleras via avvikelsemandat kopplat till tidsfickor, se diagram nedan, som beskriver den procentuella fördelningen av ränteförfallen i förhållande till den totala finansiella skuldvolymen. Fördelningen ska uttryckas som en nettoposition av de ränteförfall som finns i ränteportföljen, det vill säga räntebindningen i lån inklusive räntederivat. Tidsintervall, månad Min, % Max, % > Utgångspunkten för räntebindningsberäkning bygger på följande principer: Rörlig ränta är klassificerad som bunden till nästa rullningsdag/räntejusteringsdag. Fast ränta i lån eller swap är klassificerad som bunden till förfallodag. Optioner räknas in till sitt deltavärde, t.ex. en köpt cap med delta 0,5 och underliggande 100 MSEK räknas som 0,5*100 = 50 MSEK bundet till aktuell lösenränta. Valutarisk Med valutarisk avses risken för negativ påverkan av resultat-, balansräkning eller kassaflöde på grund av förändringar i valutakurser. Generella riktlinjer Landstingets exponering mot valutarisk uppstår främst vid avtal med internationella aktörer och genom lån eller tillhörande räntebetalningar. Eftersom ingen betydande exponering finns i den underliggande verksamheten bör landstinget enbart låna pengar i utländsk valuta ur totalkostnadseller diversifieringssyfte avseende finansieringskällor. Direktiv och riskmått Nedanstående exponeringar i utländsk valuta ska kurssäkras om de överstiger motvärdet 5 MSEK. Lån och tillhörande räntebetalningar. Betalningar kopplade till andra bekräftade kontrakt. Exponeringar under 5 MSEK kan säkras efter bedömning av riskläge och kostnad för säkring. Med kurssäkring avses användandet av antingen valutaterminer, räntevalutaswappar eller matchning mellan flöden eller tillgångar och skulder (inklusive kontobalanser). Kredit- och motpartsrisk Med kreditrisk och motpartsrisk avses i denna policy enbart risken relaterad till finansiella transaktioner. Kreditrisk definieras som risken för att landstinget ej får tillbaka placerat belopp och upplupen ränta av låntagaren. Kreditrisk kan endast uppstå vid placering av landstingets likviditet. Med motpartsrisk menas att motparten ej kan fullfölja sina åtaganden och uppstår då landstinget har ett icke-säkerställt positivt nettomarknadsvärde i derivat mot en motpart. Generella riktlinjer Inom ramen för landstingets finansförvaltning kan derivatavtal ingås som en naturlig del av den löpande verksamheten. Landstinget bör därför kontinuerligt se över sina exponeringar per motpart och bevaka kreditvärdigheten på dessa för att inte riskera att exponeringen blir oväntat stor mot någon motpart. Direktiv och riskmått Kreditrisker begränsas genom regler för vilka placeringar som är tillåtna, se Likviditetshantering/Cash Management. 4 av 6

53 Finanspolicy för Landstinget i Uppsala län Landstinget ska ha ISDA-avtal med samtliga motparter som derivataffärer görs med. Landstinget kan också, för att ytterligare minska motpartsriske,n ingå CSA-avtal (avtal som reglerar hanteringen av säkerheter ställda för nettomarknadsvärdet). Tillåtna motparter vid ingång av derivat är motparter som innehar rating enligt Standard & Poor s A eller bättre. Om motpartens rating försämras till under BBB+ och det saknas CSA-avtal så ska utestående derivat med motparten snarast möjligt stängas. Beslut om tidpunkt för stängning fattas av ekonomidirektören. Likviditetshantering/Cash Management Cash management handlar i detta sammanhang främst om processer kring interna och externa betalningar men inkluderar också kontohantering och bankadministration. Det övergripande målet för landstingets cash management är att se till att kontostrukturer och betalningslösningar är uppsatta på ett rationellt sätt och att bankadministration hanteras kostnadseffektivt. Generella riktlinjer Landstinget erhåller merparten av sina icke-finansiella inbetalningar i samband med skattebetalningar månadsvis och har löpande utbetalningar, varför kassabalansen följer ett sågtandsmönster. För att minimera kostnaden för nettoskulden bör landstinget sträva efter att kassan balanseras mot existerande skulder så att kassan minimeras. Detta åstadkoms till exempel genom att utnyttja kontokrediter och prognoser på likviditetsutvecklingen. Direktiv och riskmått Finansfunktionen ska säkerställa att landstinget har fungerande kontosystem och att dessa regelbundet ses över utifrån landstingets behov av funktionalitet och kostnadsnivå. Det är tillåtet att göra placeringar av överskottslikviditet. Placeringar, om andra än som säkerhet för derivat, får endast göras i SEK och ska i första hand göras på löptider i syfte att möta planerade utbetalningar eller möjliga tillfällen att lösa externa lån. Placeringar med löptid över ett år ska godkännas av finansutskottet. Placeringar är endast tillåtna i: nordiska banker/bankpapper med lägst rating A enligt Standard & Poor s nordiska säkerställda bostadsobligationer värdepapper utgivna av svenska staten, kommuner eller landsting värdepapper utgivna av svenska statens helägda bolag värdepapper utgivna av kommunalt helägda bolag med antingen rating K-1 eller minst A enligt Standard & Poor s. Landstinget ska investera sitt kapital efter principer som syftar till ett långsiktigt företagande med hänsyn i så stor utsträckning som möjligt till miljökonsekvenser, respekt för medmänniskor och att minimera risken för allmänhetens hälsoproblem. Därför strävar landstinget efter att inte genomföra placeringar i företag vars verksamhet huvudsakligen utgörs av tillverkning, distribution eller marknadsföring avseende vapen, tobak, alkohol eller pornografi. Landstingets kapital bör heller inte investeras i företag som kränker arbetsrättsliga villkor eller likabehandling av arbetskraft på grund av etnisk eller religiös tillhörighet, kön, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder eller könsidentitet/könsuttryck i enlighet med svenska diskrimineringslagstiftningen, Förenta nationernas konventioner eller International Labor Organizations konventioner om bland annat diskriminering av arbetskraft, tvångsarbete, barnarbete, fackligt engagemang och politiska åsikter. 5 av 6

54 Finanspolicy för Landstinget i Uppsala län Administrativa regler Nedan beskrivs ett antal administrativa regler som gäller i samband med finansverksamhetens affärsprocesser, betalningar och tecknande av avtal. Affärsprocesser Affärsavslut gällande lån, placeringar och derivat får göras av finanschefen eller ekonomidirektören. Nödvändig attestering av affärsavslut ska göras av två personer i förening, dock inte av den person som gjort affären. Affären ska därefter stämmas av mot avräkningsnota från motparten av annan person än den som utfört affären. Betalningar kopplade till finansiella transaktioner ska utanordnas av två i förening, dock inte av den person som gjort affären. Tecknande av finansiella avtal Vid upprättande av nya kredit- och derivatramavtal ska landstingets jurist anlitas för att säkerställa dokumentationens juridiska status. Rapportering och uppföljning Syftet med rapportering och uppföljning är att: säkerställa att denna finanspolicy efterlevs kontrollera de finansiella riskerna hålla landstingsstyrelsen uppdaterad om landstingets finansnetto, finansiella risker och finansiella ställning. Rapportering till landstingsstyrelsen Rapportering ska ske utan dröjsmål till finansutskottet om något av givna direktiv eller riskmått i denna policy överskrids. Rapportering ska även ske månadsvis till landstingsstyrelsen enligt vid var tid gällande rapportmall. Samtliga limiter och riskmått enligt denna policy samt uppföljning av räntekostnader och ränteintäkter ska ingå i ovanstående rapport. 6 av 6

55

56

57

58

59

60

61

62

63 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning för Landstinget i Uppsala län Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige besluta att att att anta ny placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i enlighet med bilaga, redan ingångna placeringar som bryter mot den nya placeringspolicyn avyttras skyndsamt i de fall detta är möjligt och inte medför orimliga kostnader för landstinget, upphäva Riktlinjer för pensionsmedelsförvaltning för Landstinget i Uppsala län som fastställdes av landstingsfullmäktige den 15 september Bilaga 216 Ärendet Ledningskontoret har tagit fram förslag till ny placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning. Förslaget innebär en tydligare ansvarsfördelning, angivande av direktiv/riskmått samt en ny struktur för uppföljning och rapportering. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Kopia till: Landstingsfullmäktige Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

64

65 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning Beslutad av landstingsfullmäktige CK

66

67 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ANSVARSFÖRDELNING 1 Landstingsfullmäktige 1 Landstingsstyrelsen 1 Finansutskott 1 Ekonomidirektör 1 Finanschefen 1 PENSIONSMEDELSFÖRVALTNING 2 Bakgrund 2 Mål och syfte med pensionsmedelsförvaltningen 2 Tillåtna tillgångsslag 2 Räntebärande placeringar 2 Aktieplaceringar 2 Alternativa investeringar 3 Riktlinjer för strukturerade produkter 3 Tillgångsfördelning 3 Jämförelseindex 3 Etiska hänsynstaganden 4 Rapportering 4 Motparter 4

68

69 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Landstinget i Uppsala län Ansvarsfördelning Landstingsfullmäktige Det är landstingsfullmäktiges ansvar att: fastställa placeringspolicyn och besluta om revidering besluta om överföring av medel från pensionsförvaltningen. Landstingsstyrelsen Landstingsstyrelsen bär det övergripande ansvaret för att landstingets tillgångar och skulder förvaltas i enlighet med denna policy. Det är landstingsstyrelsen ansvar att: besluta om överföring av medel till pensionsförvaltning utse ett finansutskott Finansutskott Det är finansutskottets ansvara att bistå landstingsstyrelsen i dess ansvarsområden enligt ovan och vad som annars framgår av policyn bereda finansiella ärenden som till exempel revidering av placeringspolicyn ge stöd till ekonomidirektören och finanschefen vid taktiska beslut kring finansfrågor. Ekonomidirektör Det är ekonomidirektörens ansvar att: vid behov ta initiativ till och föreslå uppdatering av policyn till landstingsstyrelsens finansutskott rapportering avseende pensionsmedelsportföljen till landstingsstyrelsen enligt denna policy genomförs tillse att landstinget har en väl fungerande finansfunktion besluta om anlitande av eventuella externa förvaltare besluta om att avveckla förvaltare som inte uppfyller landstingets krav. Finanschefen Det är finanschefens ansvar att: rebalansera den totala portföljen i förvaltningen av pensionsmedlen i de fall gränsvärdena för något av tillgångsslagen under- eller överskrids upprätthålla goda kontakter och företräda landstinget gentemot anlitade externa aktörer upprätta beslutsunderlag i finansiella frågor ombesörja att rapporter avseende pensionsmedelsportföljen produceras säkerställa kvaliteten i rapporteringen bevaka förvaltningen samt föreslå förändringar av aktuell placeringsinriktning och löpande utvärdera utfallet av den externa förvaltningen. 1 (4)

70 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Landstinget i Uppsala län Pensionsmedelsförvaltning Bakgrund Landstingets totala pensionsåtagande består av summan av de nuvärdesberäknade framtida pensionsutbetalningarna, upptaget som ansvarsförbindelse samt avsättningar till pensioner i balansräkningen. Pensionsutbetalningar kommer att utgöra en likviditetsbelastning framöver och varierar år från år. Landstinget har därför avsatt medel för att möta den extra likviditetspåfrestningen som detta innebär. De tillgångar som ingår i dessa medel benämns nedan portföljen. Placeringsreglerna gäller även för övrig långsiktig förvaltning. Mål och syfte med pensionsmedelsförvaltningen Mål och syfte med pensionsmedelsförvaltningen är att långsiktigt ha möjlighet att hantera den extra likviditetsbelastning som utbetalningarna till pensioner kommer att innebära. Tillåtna tillgångsslag Portföljens medel får placeras i följande tillgångsslag: svenska och utländska räntebärande värdepapper svenska och utländska aktier likvida medel alternativa investeringar. Placering får ske i aktie- och räntefonder som står under Finansinspektionens tillsyn eller motsvarande tillsyn i annat land och vars inriktning i allt väsentligt överensstämmer med denna placeringspolicy. Strukturerade produkter är i vissa fall tillåtna och ska hänföras till det tillgångsslag som exponeringen i huvudsak avser. Räntebärande placeringar Med räntebärande värdepapper avses svenska och utländska penningmarknadsinstrument, obligationer eller skuldförbindelser, inklusive depåbevis för sådana värdepapper. Investering får göras i fonder. Ränterisk är ett mått på hur avkastningen på en räntebärande tillgång påverkas av en förändring av marknadsräntan. Ränterisken begränsas genom att durationen i portföljen maximalt får uppgå till 5 år. Med kreditrisk avses risken att en emittent inte kan svara upp mot sina betalningsåtaganden, exempelvis till följd av en betalningsinställelse. Kreditrisken begränsas genom att portföljen endast får investera i väldiversifierade fonder som innehar värdepapper med en genomsnittlig rating motsvarande minst investment grade (fyra högsta ratingkategorierna enligt Standard & Poor s/moody s). Räntebärande placeringar i annan valuta än SEK ska vara valutasäkrade. Aktieplaceringar Med aktier avses svenska och utländska aktier handlade på reglerad marknadsplats samt aktierelaterade instrument, exempelvis svenska och utländska depåbevis, konvertibla skuldebrev samt teckningsrätter. Investeringar i tillgångsslaget aktier får ske genom investeringar i fonder och strukturerade produkter. Vid investeringar i aktier ska allmänt vedertagna principer om diversifiering inom och mellan olika aktiemarknader beaktas. Investeringar i aktier noterade i annan valuta än SEK valutasäkras ej. 2 (4)

71 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Landstinget i Uppsala län Alternativa investeringar Alternativa investeringar definieras i denna policy såsom investeringar som risk- och avkastningsmässigt skiljer sig från traditionella aktie- och ränteplaceringar. Exempel på alternativa tillgångar är hedgefonder, råvaror och private equity. Genom att investera i tillgångar som uppvisar låg korrelation med den befintliga portföljen kan den totala portföljrisken reduceras och avkastningen höjas. Placering i alternativa investeringar sker genom fonder eller strukturerade produkter. Riktlinjer för strukturerade produkter Belopp som placeras i strukturerad produkt ska till 95 procent vara kapitalskyddat. Vald emittent ska ha lägst kreditrating A/A2 enligt Standard & Poor s respektive Moody s. Sammanlagt högst fem procent av portföljen får placeras i strukturer emitterade av en och samma emittent. Tillgångsfördelning Normalfördelningen anger den långsiktiga tillgångsfördelningen. Vid beräkning av portföljens värde och limit ska portföljens tillgångar värderas med ledning av gällande marknadsvärde. Procenttalen i följande tabell anger limiter för lägsta och högsta andel som respektive tillgångsslag får utgöra av portföljens totala marknadsvärde. I tabellen framgår även normalfördelningen. Tillgångsslag Portföljen totalt (%) Min Normalfördelning Max Räntebärande värdepapper Aktier varav svenska aktier varav utländska aktier Alternativa investeringar 0-20 Högsta andelen likvida medel kan vara 20 procent med undantag för tillfällig omallokering. Om limit överskrids ska tillgångar avyttras i motsvarande mån så snart det lämpligen kan ske, dock senast inom 60 dagar efter överträdelsen, varvid skälig hänsyn ska tas till den risk som överskridandet innebär för portföljen som helhet. Motsvarande gäller om limit underskrids, varvid tillgångar anskaffas så snart det lämpligen kan ske. Vidare ska över- respektive underskridandet rapporteras snarast till landstingsstyrelsen. Jämförelseindex Som benchmark för portföljen ska följande index användas: Tillgångsslag Index Andel av portföljens sammanlagda index Räntebärande värdepapper Handelsbanken All Bond eller motsvarande 60 % Svenska aktier SIXPRX eller motsvarande 25 % Utländska aktier MSCI World Net (uttryckt i SEK) eller motsvarande 15 % 3 (4)

72 Placeringspolicy för pensionsmedelsförvaltning i Landstinget i Uppsala län Etiska hänsynstaganden Landstinget ska investera sitt kapital efter principer som syftar till ett långsiktigt företagande med hänsyn i så stor utsträckning som möjligt till miljökonsekvenser, respekt för medmänniskor och att minimera risken för allmänhetens hälsoproblem. Därför strävar landstinget efter att inte genomföra placeringar i företag vars verksamhet huvudsakligen utgörs av tillverkning, distribution eller marknadsföring avseende vapen, tobak, alkohol eller pornografi. Landstingets kapital bör heller inte investeras i företag som kränker arbetsrättsliga villkor eller likabehandling av arbetskraft på grund av etnisk eller religiös tillhörighet, kön, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder eller könsidentitet/könsuttryck i enlighet med svenska diskrimineringslagstiftningen, Förenta nationernas konventioner eller International Labor Organizations konventioner om bland annat diskriminering av arbetskraft, tvångsarbete, barnarbete, fackligt engagemang och politiska åsikter. Rapportering Rapporteringens syfte är att informera om portföljens resultat och portföljens exponering i relation till de fastställda limiterna i dessa finansiella riktlinjer. Finansfunktionen ska två gånger per år till finansutskottet lämna rapport som åtminstone ska innehålla uppgift om: avkastning under perioden och under året procentuell exponering av innehav uppdelat på tillgångsslag avkastning för jämförelseindex portföljens risk och riskjusterade avkastning ränteportföljens duration större förändringar under perioden. Senast tio bankdagar efter månadens utgång bör extern förvaltare rapportera till landstingets finansfunktion. Nedanstående punkter är önskvärda inslag i rapporteringen: marknads- och anskaffningsvärden avkastning under månaden, under året samt från portföljens start procentuell fördelning på olika tillgångsslag innehav av värdepapper fördelat per tillgångsslag större förändringar under månaden eventuella avvikelser från placeringspolicyn, avvikelsens orsak samt vidtagen åtgärd/förslag till åtgärd prestation relativt jämförelseindex riskjusterade nyckeltal. Motparter Godkända motparter vid förvaltning av kapital är: bolag som har tillstånd av Finansinspektionen för diskretionär portföljförvaltning avseende finansiella instrument, eller motsvarande tillstånd inom EU bolag som har tillstånd av Finansinspektionen att driva fondverksamhet, eller motsvarande tillstånd inom EU bolag som har tillstånd av Finansinspektionen att förvalta alternativa investeringsfonder, eller motsvarande tillstånd inom EU. Transaktioner ska ske enligt principen betalning mot leverans. Undantag från denna princip är tillåten vid tillfällen då det normala förfarandet är annat, såsom vid nyemissioner och köp av fondandelar. 4 (4)

73

74

75

76

77

78

79

80

81 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) 217 Ändring av avtal om kostsamverkan Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar Dnr CK PS LSU att att uppdra åt landstingsdirektören att omförhandla kostavtalet med Landstinget Västmanland, fortsatt köpa patientmat genom den gemensamma kostnämnden fram till dess egen produktion kan ske. Ärendet Landstinget i Uppsala län har i samarbete med Landstinget Västmanland produktion av patientkost vid produktionsköket i Västerås. Samarbetet regleras i gemensam kostnämnd mellan Landstinget i Uppsala län och Landstinget Västmanland. Landstinget i Uppsala län har beslutat att förändra produktionen av patientmat så att den under nästa mandatperiod kommer att produceras i egna kök, dels vid Lasarettet i Enköping, dels vid Akademiska sjukhuset i Uppsala. Avtalet med Landstinget Västmanland anger att förändringar av innehållet i avtalet ska ske med ett års uppsägningstid. Vidare anges att avtalsförändringar regleras av landstingsstyrelsen. Avtalet är inte längre ändamålsenligt, p.g.a. nya beslut ang. egen kostproduktion, varför avtalslängden bör ändras och avtalet löpa vidare från den 1 januari Förslaget är att ändra avtalslängden så att den stämmer överens med de tidpunkter då de nya köken är klara för produktion av patientmat. Köket vid Lasarettet i Enköping kommer att kunna tas i bruk under hösten 2014 medan det nybyggda köket vid Akademiska sjukhuset kommer att vara klart tidigast i början av Avtalsperioden ska därför förhandlas för att passas till dessa färdigställandetider. Förslaget till förändring innebär att avtalet efter denna mandatperiods utgång enbart omfattar patientkost till Akademiska sjukhuset. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

82 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Avtalslängden föreslås förlängas till med omfattning enligt ovan och därefter med en möjlighet att förlänga i tremånadersperioder. Förlängningen ska bekräftas senast 9 månader före varje avtalstidsperiods utgång. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Kopia till: Gemensamma kostnämnden Produktionsstyrelsen Landstingsservice Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Bestämmelser angående omställningsstöd och pensionsvillkor för förtroendevalda Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige att anta nya regler för omställningsstöd och pensionsvillkor för förtroendevalda enligt bilaga. Bilaga 218 Ärendet Styrelsen i SKL har ställt sig bakom förslaget för en ny modell för omställningsstöd för förtroendevalda inom kommuner, landsting och regioner. Uppdraget som Förhandlingsdelegationen inom SKL arbetat efter var att se över pensionsreglementet med inriktning mot ett omställningsstöd och att undersöka närliggande frågor (bland annat påverkan på de förtroendevaldas ålderspension). Modellen gäller för nya ledamöter som tillträder efter valet Detta innebär att förtroendevalda som omfattas av nuvarande modell även fortsättningsvis kommer att omfattas av denna. I den nya modellen, som kan användas om landstingsfullmäktige väljer att anta dem, ges nya förtroendevalda från och med valet 2014 ett omställningsstöd under tre år efter att de lämnat sina förtroendeuppdrag. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Kopia till: Landstingsfullmäktige Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

108

109 Preliminära bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda

110 Bestämmelser om omställningsstöd för förtroendevalda 1 Tillämpningsområde Bestämmelser om omställningsstöd gäller för förtroendevald som avses i 4 kap. 1 kommunallagen och som fullgör uppdrag hos kommunen eller landstinget/regionen på heltid eller betydande del av heltid, det vill säga med sammanlagt minst 40 procent av heltid. Bestämmelserna tillämpas på förtroendevald som väljs för första gången i samband med valet 2014 eller senare, eller som i tidigare uppdrag inte omfattats av PBF, PRF eller andra omställnings- och pensionsbestämmelser för förtroendevalda. En pensionsmyndighet ska finnas. Med pensionsmyndighet avses den nämnd som enligt fullmäktiges beslut har i uppdrag att tolka och tillämpa dessa bestämmelser. 2 Stöd för återgång till arbete Ett omställningsstöd bör i första hand ses som ett tidbegränsat omställningsstöd och kunna kombineras med aktiva omställningsinsatser för förtroendevald som så önskar, i syfte att underlätta övergången till arbetslivet när en förtroendevald lämnat sitt (sina) uppdrag. Omställningsstöden ska stödja och hjälpa en förtroendevald i hans eller hennes omställning till ett nytt arbete. Det förutsätts att den förtroendevalde själv aktivt verkar för att få ett nytt arbete. 6

111 Omställningsstöd för förtroendevalda 3 Aktiva omställningsinsatser Rätt till aktiva omställningsinsatser har förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid och som lämnat sitt (sina) uppdrag efter minst fyra års sammanhängande uppdragstid och som inte fyllt 65 år när han eller hon lämnar sitt uppdrag. Respektive kommun och landsting/region har att utifrån den förtroendevaldes förutsättningar ta ställning till lämpliga aktiva omställningsinsatser samt vilken kostnadsram som ska gälla. De åtgärder som erbjuds kan exempelvis, som på arbetsmarknaden i övrigt, bestå av rådgivningsinsatser och kompletterande utbildning. Det innebär att omställningsinsatsernas omfattning och innehåll skiljer sig åt mellan olika individer. 4 Ekonomiskt omställningsstöd Ekonomiskt omställningsstöd gäller för förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid och som lämnat sitt (sina) uppdrag efter minst ett års sammanhängande uppdragstid. För varje år i uppdraget utges ett ekonomiskt omställningsstöd på 3 månader. Ekonomiskt omställningsstöd utges i högst tre år. Det ekonomiska omställningsstödet utges med 85 procent under de två första åren och med 60 procent under år tre. Det ekonomiska omställningsstödet beräknas på den förtroendevaldes årsarvode året före avgångstidpunkten. Ekonomiskt omställningsstöd utges av kommunen eller landstinget/regionen som längst till och med kalendermånaden innan den förtroendevalde fyller 65 år. För att uppbära ekonomiskt omställningsstöd krävs egen aktivitet från den förtroendevalde i syfte att hitta annan försörjning. Det första årets utbetalning av ekonomiskt omställningsstöd samordnas inte med förvärvsinkomster. De två följande åren undantas årligen ett prisbasbelopp från samordning. Rätten att erhålla ekonomiskt omställningsstöd upphör om den förtroendevalde på nytt blir innehavare av uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid hos kommunen, landstinget/regionen, Riksdagen eller regering. 7

112 5 Förlängt ekonomiskt omställningsstöd Förlängt ekonomiskt omställningsstöd gäller för förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid och som lämnat sitt uppdrag efter minst åtta års sammanhängande uppdragstid. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd kan utges till förtroendevald tidigast från 61 års ålder och endast i omedelbar anslutning till att ekonomiskt omställningsstöd enligt 4 upphört. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd kan utges för ett år i taget och som längst till och med kalendermånaden innan den förtroendevalde fyller 65 år. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd utges av kommunen eller landstinget/regionen efter årsvis ansökan från den förtroendevalde. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd motsvarar 60 procent av den förtroendevaldes årsarvode året innan avgångstidpunkten. För att uppbära förlängt ekonomiskt omställningsstöd krävs egen aktivitet från den förtroendevalde i syfte att hitta annan försörjning. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd ska samordnas med förvärvsinkomster. Rätten att erhålla förlängt ekonomiskt omställningsstöd upphör om den förtroendevalde på nytt blir innehavare av uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid hos kommunen, landstinget/regionen, Riksdagen eller regering. 6 Ändringar av och tillägg till bestämmelserna Förtroendevald är skyldig att underkasta sig de ändringar av och de tillägg till dessa bestämmelser som fullmäktige beslutar. 7 Samordning Omställningsersättningarna enligt 4 och 5 ska samordnas/minskas med andra förvärvsinkomster om inte annat anges. 8

113 8 Ansökan om omställningsstöd Ansökan om omställningsstöd enligt 3-5 ska göras skriftligt enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten utfärdar. Den förtroendevalde bör få omställningsstöd utbetalad tre månader efter det att pensionsmyndigheten tagit emot sådan ansökan. 9 Uppgiftsskyldighet och återbetalning av omställningsstöd En förtroendevald är skyldig att lämna de uppgifter som pensionsmyndigheten begär för att kunna fastställa rätten till och beräkna omställningsstöd, ekonomiskt omställningsstöd och förlängt ekonomiskt omställningsstöd. Har förtroendevald erhållit omställningsstöd, ekonomiskt omställningsstöd eller förlängt ekonomiskt omställningsstöd obehörigen eller med för högt belopp genom oriktiga uppgifter, underlåtenhet att fullgöra anmälningsskyldighet eller på annat sätt eller har förtroendevald i annat fall bort inse att utbetalningen var oriktig, ska det för mycket utbetalda beloppet återbetalas. Pensionsmyndigheten kan om särskilda skäl föreligger besluta att helt eller delvis avstå från efterkrav. 9

114 Pensionsbestämmelser 1 Tillämpningsområde m.m. Bestämmelser om pension gäller för förtroendevald som avses i 4 kap. 1 kommunallagen och som fullgör uppdrag hos kommunen eller landstinget/regionen. Pensionsbestämmelserna tillämpas på förtroendevald som väljs för första gången i samband med valet 2014 eller senare, eller som i tidigare uppdrag inte omfattats av PBF, PRF-KL eller andra pensionsbestämmelser för förtroendevalda. Pensionsbestämmelserna tillämpas på förtroendevald, oavsett uppdragets omfattning, om inte annat anges. Pensionsbestämmelserna gäller inte för förtroendevald som vid tillträdet av uppdrag har rätt till egenpension på grund av anställning, har rätt till egenpensionsförmåner enligt PBF, PRF-KL eller annat uppdrag eller uppnått 67 års ålder. Med rätt till egenpension inbegrips att den förtroendevalde skulle kunnat få rätt till egenpension om ansökan härom ingivits. Fullmäktige kan för särskilt fall besluta att pensionsbestämmelserna ska gälla och fastställa de villkor i fråga om pensionsrättens omfattning m.m. som kan finnas motiverade. En pensionsmyndighet ska finnas. Med pensionsmyndighet avses den nämnd som enligt fullmäktiges beslut har i uppdrag att tolka och tillämpa pensionsbestämmelserna. 2 Pensionsförmånernas omfattning Pensionsförmåner enligt dessa bestämmelser är: a. avgiftsbestämd ålderspension b. sjukpension c. efterlevandeskydd d. familjeskydd 10

115 3 Avgiftsbestämd ålderspension En förtroendevald har rätt till avgiftsbestämd ålderspension enligt 4 9 i pensionsbestämmelserna. 4 Pensionsgrundande inkomst En förtroendevalds pensionsgrundande inkomst beräknas per kalenderår och begränsas till högst 30 inkomstbasbelopp. Den pensionsgrundande inkomsten beräknas per kalenderår och utgörs av den förtroendevaldes årsarvode, sammanträdesersättningar samt andra i det pensionsgrundande uppdraget (uppdragen) utgivna kontanta ersättningar. För förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid, det vill säga med minst 40 procent av heltid, ingår i den pensionsgrundade inkomsten även det avdrag/bortfall som förtroendevald fått från sitt arvode vid ledighet med sjukpenning, graviditetspenning, föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning samt när han eller hon är ledig enligt föräldraledighetslagen. I den pensionsgrundande inkomsten ska inte ingå ersättning som betalas ut till förtroendevald enligt 4 kap 12 kommunallagen för förlorad arbetsinkomst, semesterförmån eller tjänstepensionsförmån eller ersättning som utgör traktamente eller kostnadsersättning. 5 Pensionsavgifter Pensionsavgiften beräknas i procent på den förtroendevaldes pensionsgrundande inkomst enligt 4. Pensionsavgiften är 4,5 procent på den pensionsgrundande inkomsten upp till och med 7,5 inkomstbasbelopp. Pensionsavgiften är 30 procent på de delar av den pensionsgrundande inkomsten som överstiger 7,5 inkomstbasbelopp, intill dess den förtroendevalde har fyllt i 32 a LAS angiven ålder. Därefter är pensionsavgiften 4,5 procent på hela den pensionsgrundande inkomsten. För förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid, och som får rätt till sjuk- eller aktivitetsersättning enligt socialförsäkringsbalken (SFB) 11

116 och som en följd härav med stöd av 4 kap. 9 kommunallagen befrias från sitt uppdrag före mandatperiodens utgång, ska pensionsavgift tillgodoräknas under tid då den förtroendevalde har rätt till sjuk- eller aktivitetsersättning enligt socialförsäkringsbalken (SFB). Anmärkning Pensionsavgift ska avsättas i förhållande till nedsatt arbetsförmåga i uppdraget (uppdragen). Pensionsavgiften beräknas på den pensionsgrundande inkomsten året före den förtroendevalde beviljas sjuk- eller aktivitetsersättning. Förtroendevald tillgodoräknas pensionsavgift från kommunen, landstinget/regionen endast om den för kalenderåret är högre än 1,5 procent av samma års inkomstbasbelopp. Då förtroendevald inte tillgodoräknas pensionsavgift betalar kommunen och landstinget/regionen ut motsvarande belopp direkt till den förtroendevalde i form av ersättning som inte är pensionsgrundande. 12

117 6 Pensionsbehållning Pensionsavgiften för ett kalenderår avsätts senast den 31 mars följande år till en pensionsbehållning hos respektive kommun eller landsting/region, där den förtroendevalde har innehaft uppdrag. Med pensionsbehållning avses summan av de årliga pensionsavgifter som intjänats hos respektive kommun eller landsting/region. Pensionsbehållningen innehåller ett obligatoriskt efterlevandeskydd enligt Information Pensionsmyndigheten ska lämna information till den förtroendevalde om hans eller hennes avgiftsbestämda pension, pensionsgrundande inkomst och avsättning av pensionsavgift. 8 Utbetalning av avgiftsbestämd ålderspension Utbetalning av avgiftsbestämd ålderspension, dvs pensionsbehållningen enligt 6, sker månadsvis och tidigast från den tidpunkt den förtroendevalde kan få allmän pension utbetalad, och i övrigt enligt överenskommelse mellan den förtroendevalde och fullmäktige. Ansökan om avgiftsbestämd ålderspension ska göras enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten fastställt. Den förtroendevalde bör få pension utbetalad tre månader efter det att pensionsmyndigheten tagit emot sådan ansökan. Avgiftsbestämd ålderspension kan utbetalas som engångsersättning till förtroendevald om värdet av pensionsbehållningen är högst 150 % av inkomstbasbeloppet året innan utbetalning av förmånen börjar. 9 Uppgiftsskyldighet och återbetalning av avgiftsbestämd pension Förtroendevald är skyldig att lämna de uppgifter som pensionsmyndigheten begär för att kunna fastställa rätten till och beräkna avsättning av pensionsavgift. Lämnas inte sådana uppgifter kan pensionsmyndigheten besluta att avsättningen ska minskas i skälig omfattning. 13

118 Om förtroendevald genom att lämna oriktiga uppgifter inte fullgör sin uppgiftsskyldighet eller på annat sätt orsakar att för hög pensionsavgift avsätts, kan detta belopp avräknas på kommande avsättningar av pensionsavgift. Pensionsmyndigheten kan besluta att helt eller delvis efterge beloppet. 10 Sjukpension Sjukpension betalas ut till förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid och som får rätt till sjuk- eller aktivitetsersättning enligt socialförsäkringsbalken och som en följd härav med stöd av 4 kap. 9 kommunallagen befrias från sitt uppdrag före mandatperiodens utgång. Sjukpensionen grundas och beräknas på den pensionsgrundande inkomsten enligt 4 som den förtroendevalde hade året före den tidpunkt då sjuk- eller aktivitetsersättning beviljades. Sjukpensionen motsvarar den månadsersättning som utgår till anställda enligt AGS-KL. Sjukpension betalas ut under tid som den förtroendevalde har rätt till sjuk- eller aktivitetsersättning enligt SFB. Upphör rätten till sjuk- eller aktivitetsersättning upphör också rätten till sjukpension. Fullmäktige kan för särskilt fall besluta att sjukpension ska fortsätta att betalas ut, dock inte för längre tid än då sjuk- och aktivitetsersättning enligt socialförsäkringsbalken lämnas. Anmärkningar 1. Sjukpensionen utges i förhållande till nedsatt arbetsförmåga i uppdraget (uppdragen). 2. Sjukpensionen ska värdesäkras enligt de bestämmelser som gäller för utbetalning av månadsersättning enligt AGS-KL. 11 Efterlevandeskydd Efterlevandeskydd för avgiftsbestämd ålderspension, enligt 6, innebär att pension betalas till efterlevande make/maka, registrerad partner, sambo eller barn vid förtroendevalds dödsfall. 14

119 Vid dödsfall innan avgiftsbestämd ålderspensionen börjat utbetalas till förtroendevald utbetalas värdet av pensionsbehållningen, enligt 6, till förmånsberättigad efterlevande under max fem år. Vid dödsfall efter det att livsvarig avgiftsbestämd ålderspension har börjat utbetalas till den förtroendevalde fortsätter utbetalningarna som ett efterlevandeskydd till efterlevande under maximalt 20 år efter det att ålderspensionen börjat utbetalas. Efterlevandeskydd betalas i första hand till efterlevande make/maka, registrerad partner och sambo. I andra hand betalas efterlevandeskydd till efterlevande barn eller adoptivbarn, dock som längst till och med månaden innan barnet fyller 20 år. Om det finns flera barn med rätt till efterlevandeskydd ska pensionsbehållningen delas lika mellan förmånsberättigade barn. Efterlevandeskydd kan utbetalas som en engångsersättning till efterlevande om värdet av pensionsbehållningen är högst 150 % av inkomstbasbeloppet året före utbetalning av förmånen börjar. 12 Familjeskydd vid förtroendevalds dödsfall Familjeskydd betalas ut till förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid. (Bestämmelser om familjeskydd utarbetas senare efter det att pågående avtalsförhandlingar om AKAP-KL avslutats.) 13 Vissa inskränkningar i rätten till pensionsförmån Angående påföljd i pensionsförmånshänseende för den som uppsåtligen framkallat förtroendevalds arbetsoförmåga eller död ska gälla vad som anges i 18, 19, 20 a och 100 a lagen om försäkringsavtal. 14 Ändringar av och tillägg till bestämmelserna Förtroendevald är skyldig att underkasta sig de ändringar av och de tillägg till pensionsbestämmelserna som fullmäktige beslutar. 15

120 15 Finansiering För utfästelser enligt dessa bestämmelser svarar kommun och landsting/region. 16 Ansökan om och utbetalning av sjukpension, efterlevandeskydd och familjeskydd Utbetalning av sjukpension, efterlevandeskydd och familjeskydd sker månadsvis. Ansökan om sjukpension, efterlevandeskydd och familjeskydd ska göras enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten utfärdar. Den förtroendevalde eller förmånsberättigade bör få pension utbetalad tre månader efter det att pensionsmyndigheten tagit emot sådan ansökan. 17 Uppgiftsskyldighet m.m. Förtroendevald eller hans eller hennes efterlevande är skyldig att lämna de uppgifter som pensionsmyndigheten begär för att fastställa rätten till sjukpension, efterlevandeskydd och familjeskydd. Förtroendevald eller efterlevande som inte fullgör de skyldigheter pensionsmyndigheten fastställt förverkar rätten till förmåner och kan inte genom att senare fullgöra skyldigheten återfå rätten till förverkat belopp mer än sex månader tillbaka. Pensionsmyndigheten kan dock medge undantag. 16

121 Frågor/svar Talepunkter SKL antar ny modell för omställningsstöd Söndag 20 oktober 2013 Varför har ni ändrat? Därför att värderingarna på detta område har ändrats sedan den tidigare modellen antogs under tidigt 2000 tal. Förändringen ligger också i linje med arbetslinjen och de kollektivavtal som SKL nyligen skrivit med fackliga motparter både vad gäller omställningsstöd och pensionsavtal. Vad innebär förslaget? De nya bestämmelserna siktar in sig på tidsbegränsad aktiv omställning. I korthet aktiva omställningsinsatser som syftar till nytt arbete för den som haft ett uppdrag på minst 40 procent i minst fyra år. Det finns också ett ekonomiskt omställningsstöd gällande för en förtroendevald som lämnat sitt uppdrag efter minst ett år. För varje år personen haft sitt uppdrag utges ett stöd på tre månader. Det ekonomiska omställningsstödet utges i högst tre år. Stödet ska samordnas med andra inkomster under år två och tre. Står alla partier bakom modellen? Ja, styrelsen tog beslutet enhälligt. Hur mycket pengar betyder det för en person som får stödet? Det går inte att säga, det blir en procentsats av den ersättning personen haft lokalt. Varför behövs reglerna över huvud taget? Det behövs ett skyddsnät för förtroendevalda. Som politiker kan det vara så att du från en dag till en annan förlorar ditt uppdrag och därför är det viktigt att vi kan ge de personer som vill ta sig an ett omfattande politisk uppdrag en trygghet. Varför inte ändra för alla, detta gäller ju bara nya ledamöter? Avtal som redan finns ska hållas, det är den rättssäkerhetsprincip som gäller i samhället. Det är inte rätt att försöka tvinga igenom förändringar i gällande avtal. Dessutom kan inte SKL göra detta då pensionsavtalen inte skrivs mellan SKL och den förtroendevalde. Detta görs mellan den förtroendevalde och sin kommun/landsting/region varför vi också har många olika sakförhållanden. Att göra förändring för de som är inne i det gamla systemet ger svåröverblickbara konsekvenser för de olika individer som omfattas. Ni säger att det finns ett brett stöd från sektorn för denna förändring, men många vill gå längre? Vi upplever att de flesta av våra medlemmar runt om i landet tycker att detta är en bra förändring. Det kan mycket väl finnas de som vill gå längre och då är de fria att göra det. De modeller för pensionsreglemente som SKL tar fram är inte bindande för våra medlemmar. Har ni styrts av Riksdagen?

122 Nej, men naturligtvis har vi tittat på deras förslag men vi arbetade med denna inriktning hela tiden, alltså även innan Riksdagen tog sitt beslut. Det finns också likheter men samtidigt skiljer sig sakförhållandena mellan Riksdagen och våra medlemmar åt. Därför går det inte heller att kopiera något rakt av. Men varför är ni ännu mer generösa än Riksdagen, de har endast två års stöd? För det första stämmer inte det, vi har visserligen ett år längre omställningsstöd i grunden men vi har samtidigt högre åldersgränser för att kvalificera för det förlängda stödet. Treårsgränsen är en bedömning vi gjort efter att ha talat med många och tittat på historien. Det är i vår bedömning lättare att gå vidare från ett riksdagsuppdrag än det kan vara i många kommuner, landsting och regioner där också möjligheterna skiljer sig. Men vi tror att det finns många även inom vår egen grupp som inte kommer att behöva hela omställningsstödet. Har ni tagit bort möjligheten för att stoppa in pensionen i ett bolag och därmed slippa all avräkning hur mycket man än tjänar? Modellen utgår från att man samordnar stödet mot andra inkomster. Ersättning som betalas ut till bolag är enligt lagstiftning inte att likställa med inkomster. Det tidsbegränsade omställningsstödet gör dock att denna fråga blir betydligt mindre aktuell än i den modell som funnits tidigare. OM FRÅGAN KOMMER Varför samordnas inte inkomsterna även år ett? Vi landade på att införa samordningen något senare. Dels kan det finnas skäl att ge personen i fråga möjlighet att prova på någonting annat direkt utan att i det fallet behöva äventyra stödet. Sen finns det också de som väljer att ta en karenstid mellan uppdrag, i vilket fall ett år utan samordning ger den möjligheten på ett bra sätt. OM FRÅGAN KOMMER Handlade det egentligen inte bara om media uppmärksamhet, den ändringen hade ni inte gjort annars? Det kanske man inte kan utesluta men jag tror inte det, en förändring behövdes oavsett vem som lyfte frågan. Men det faktum att frågan lyftes har säkert påverkat tidpunkten. OM FRÅGAN KOMMER Men kan man inte fortfarande sitta och bara ta emot pengarna? Nej, eftersom det gäller ett aktivt omställningsstöd med krav på insatser och aktivitet från den förtroendevalde att hitta annan försörjning. Tidsbegränsningen i den nya modellen medför att det inte är möjligt att passivt luta sig mot dessa ersättningar. Vi skapar ett system som uppmuntrar personer till att gå vidare i sin karriär. Frågan har handlat om hur vi skapar ett skyddsnät för förtroendevalda för att understödja människors möjligheter att ta sig an det politiska uppdraget men samtidigt få stöd att gå vidare när detta uppdrag upphör. Vi tror att det är det man vill göra men kan förstås aldrig helt garantera att så blir fallet.

123 OM FRÅGAN KOMMER har kommuner och landsting själva ändrat sina egna bestämmelser? Vi får det inte rapporterat till oss men enligt en rundringning Ekot gjort för ett tag sedan har två kommuner ändrat sina reglementen under de senaste två åren och ett femtontal till diskuterar förändringar. Vi vet också att det pågår diskussioner om detta på flera platser och att det finns flera kommuner och landsting som avvaktar vad vi kommer fram till. FAKTA OM UPPDRAGET OCH DEN NYA MODELLEN: Uppdraget som Förhandlingsdelegationen inom SKL arbetat efter var att se över pensionsreglementet med inriktning till ett omställningsstöd och att undersöka närliggande frågor (bland annan påverkan på förtroendevaldas ålderspension). Den föreslagna modellen används endast om kommuner, landsting och regioner själva vill. Idag använder inte alla medlemmar den av SKL framtagna modellen PBF (antogs 2003). I september 2011 uppehöll enligt pensionsförvaltarna KPA och SPP ungefär 699 personer visstidspension idag varav 309 i enlighet med PBF modellen (övriga använder en tidigare modell eller egen modell). Inom ramen för de som idag använder PBF KL förekommer också lokala avvikelser. Modellen gäller för nya ledamöter från 2014, beslutet innebär att nuvarande förtroendevalda fortsätter att använda den modell man använder idag. Eventuella förändringar gällande detta måste skötas lokalt om man så vill. Den nya modellen innebär: Alla förtroendevalda som haft sitt uppdrag i minst fyra år och till minst 40 procent ska få ta del av aktiva omställningsinsatser i likhet med övriga arbetsmarknaden (kan vara kompletterande utbildning eller rådgivning). Det är upp till varje kommun/landsting/region att bestämma omfattningen av dessa inklusive vilken kostnadsram som ska gälla. Det ekonomiska omställningsstödet utgår enligt följande. Varje tjänstgöringsår kvalificerar för tre månader. Omställningsstödet betalas ut i maximalt tre års tid och till en nivå av 85 procent av årsarvodet år 1 och 2 och 60 procent år 3. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd kan utgå om en person är över 61 års ålder. I detta fall kan man ansöka om förlängt stöd, ett år i taget till 60 procent av årsarvodet. Detta gäller fram till att personen fyller 65 år. Här krävs minst 40 procent tjänstgöring under 8 års tid och att personen tidigare fått ekonomiskt omställningsstöd. Förändrade villkor för ålderspensionen görs i linje med det helt avgiftsbestämda avtal som SKL nyligen skrev med de fackliga motparterna. Detta baseras på utbetalda arvoden som tjänas in till 67 års ålder. Uppräkning sker med inkomstbasbeloppets förändring och

124 ålderspension utbetalas tidigast från och med 61 års ålder (som de flesta pensionsavtal som erbjuds i samhället). Fakta om den tidigare modellen: PBF modellen var ett förslag till pensionsbestämmelser och avgångsersättning för förtroendevalda i kommuner, landsting och regioner. Kommuner och landsting kan välja att använda PBF om respektive fullmäktigeförsamling väljer att göra det. Det blir då en överenskommelse mellan den förtroendevalde och dess kommun eller landsting. Det är inte ett avtal som förhandlas mellan SKL och förtroendevalda, eller mellan SKL och kommuner eller landsting. Det är inte tvingande och kan förändras lokalt om fullmäktige väljer detta. PBF modellen togs fram år 2001 (för att kunna träda i kraft 2003). Tidigare avtal i korthet: Pensionsreglementen för förtroendevalda har funnits från slutet av 1960 talet. Tidigare reglementen för förtroendevalda är NPRF, KPRF/LKPRF rekommendation fr om 1970 dessa bestämmelser har setts över bl a ny lydelse/rekommendation fr o m 1980, PRF KL fr o m 1988 för kommunerna och fr o m 1986 för landstingen, PBF som gäller fr om förtroendevalda har sedan slutet av 60 talet haft pensionsförmåner där förtroendevald har kunnat avgå ex vid 45 eller 50 års ålder med visstidspension och dessutom med ett intjänandetak för full visstids och ålderspension efter 12 års uppdragstid. I samband med PBF modellen 2003 höjdes den nedre åldergränsen till 50 år. (Tidigare visstidspensionsbestämmelser av mer passiv ekonomisk ersättning utan krav på aktivitet för att hitta ny anställning. Detta dock tveksamt om det ska lyftas fram här. Kanske tona ner det tidigare.)

125 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Ansvarsfull hälso- och sjukvård Remissyttrande till Socialdepartementet Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att lämna bifogat yttrande över slutbetänkandet Ansvarsfull hälso- och sjukvård till Socialdepartementet. Bilaga 219 Ärendet Patientmaktsutredningen har kommit med sitt slutbetänkande Ansvarfull hälso- och sjukvård, SOU 2013:44, vari föreslås att nuvarande hälso- och sjukvårdslag (HSL) upphävs och ersätts av en ny lag; lagen om organisation av hälso- och sjukvårdsverksamhet. Utredningens förslag innebär att vissa bestämmelser från HSL förs över i stort oförändrade till den nya lagen, medan andra bestämmelser endast har omarbetats språkligt och/eller redaktionellt. I begränsad utsträckning förslås nyskrivna bestämmelser. Dessa har i huvudsak tillkommit i förtydligande syfte eller som en konsekvens av utredningens förslag i delbetänkandet Patientlag. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Kopia till: Socialdepartementet Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

126

127 FÖRSLAG Dnr CK Administrativa enheten Mats Holmberg Tfn E-post Socialdepartementet Remissyttrande angående Ansvarsfull hälso- och sjukvård (SOU 2013:44), slutbetänkande av Patientmaktsutredningen Sammanfattning Landstinget ser positivt på att en modernare struktur på lagstiftning nu tas fram, där olika roller tydliggörs och där landstingets huvudmannaansvar tydliggörs. Landstinget ser positivt på att ett antal centrala begrepp inom hälso- och sjukvården definieras. Landstinget vill dock påtala vikten av att definitionerna harmoniseras med definitioner i annan lagstiftning, t.ex. den nya kommunallagen. Principen om att barnets bästa måste vara vägledande vid organisation av hälso- och sjukvård anges i förslag till Patientlagen. Landstinget ser positivt på att detta även införs i organisationslagen för hela vårdkedjan, d.v.s. även vid organisatoriska beslut. Landstinget vill dock påtala att skrivningen i 1 kap 13 inte täcker föräldrar med kognitiv (begåvningsmässig) funktionsnedsättning och föreslår ett tillägg om detta i punkt ett i nämnda paragraf. Motsvarande synsätt gäller även utredningens förslag i avdelning V, Gemensamma bestämmelser för huvudmännen, där förändringar i förslaget bör göras på så sätt att även grupper som ingår i habiliteringsverksamhetens målgrupper omfattas. Landstinget avvisar utredningens förslag att lagen om vissa anställningar som läkare vid upplåtna enheter m.m. upphävs. Landstingets ställningstagande Patientmaktsutredningen har haft i uppdrag att föreslå hur patientens ställning och inflytande över hälso- och sjukvården ska stärkas samt att föreslå en ny lag om hälsooch sjukvårdens organisation. Landstinget har tidigare yttrat sig över utredningens förslag till en ny Patientlag. Utredningens förslag till en ny lag, kallad Lag om organisation av hälso- och sjukvårdsverksamhet, innebär att vissa bestämmelser från HSL förs över i stort sett oförändrade till organisationslagen, medan andra bestämmelser endast har omarbetats språkligt och/eller redaktionellt. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

128 2 (3) Den nya lagen är också strukturerad på ett sätt som ska underlätta läsning och åstadkomma en mer pedagogisk och överblickbar reglering. Vidare har i begränsad utsträckning nyskrivna bestämmelser förts in i organisationslagen, i princip i förtydligande syfte eller som en konsekvens av utredningens förslag i delbetänkandet Patientlag. Ansvar, definitioner, begrepp Landstinget ser positivt på att det i den nya lagen tydliggörs vårdgivarens ansvar för en god och säker hälso- och sjukvård liksom landstingets och kommunernas ansvar som huvudmän. Landstinget vill understryka vikten av att begrepp och definitioner harmoniseras med annan lagstiftning, exempelvis den nya kommunallagen. Särskilt ansvar avseende barn Principen om att barnets bästa måste vara vägledande vid organisation av hälso- och sjukvård anges i patientlagen. Landstinget ser positivt på att detta även införs i organisationslagen, för att betona vikten av att denna princip gäller för hela vårdkedjan, d.v.s. även vid organisatoriska beslut. Att stödet för särskilt utsatta barn också lyfts fram genom en särskild paragraf är positivt. Landstinget framför synpunkter på utredningen som främst handlar om behov hos habiliteringsverksamhetens målgrupper, d.v.s. personer med olika former av funktionsnedsättningar, t.ex. kognitiva sådana. I förslaget Organisation, Avdelning I, under rubriken Särskilt ansvar avseende barn, anges enligt 1 kap 13 punkt grupper som har behov av information, råd och stöd. I punkt anges 1. har en psykisk störning eller en psykisk funktionsnedsättning. Denna skrivning täcker inte föräldrar med kognitiv (begåvningsmässig) funktionsnedsättning. Landstinget föreslår att punkten 1 utformas enligt följande: eller en psykisk eller kognitiv funktionsnedsättning. I Avdelning V, Gemensamma bestämmelser för huvudmännen, 14 kap. 3, är skrivningen Landstinget ska ingå en överenskommelse med kommunen om ett samarbete i fråga om personer med psykisk funktionsnedsättning. Om det är möjligt bör organisationer som företräder dessa personer eller deras närstående ges möjlighet att lämna synpunkter på innehållet i överenskommelsen. Motsvarande skrivning borde enligt landstinget finnas för personer som ingår i habiliteringsverksamhetens målgrupper och inte som nu bara för personer med psykiska

129 3 (3) funktionsnedsättningar, exempelvis utvecklingsstörning och andra grupper med kognitiva svårigheter. I samma kapitels 4 anges ska landstinget tillsammans med kommunen upprätta en individuell plan, Bör stå upprätta en samordnad individuell plan. Därmed följer man SOSFS 2007:10 och de anvisningar och vägledningar som lämnats från Socialstyrelsen. Utredningen föreslår att lagen om vissa anställningar som läkare vid upplåtna enheter m.m. upphävs. Landstinget avvisar förslaget i den del som rör tidsbegränsade anställningar och föreslår att behovet av tidsbegränsade anställningar för ST-läkare och sexårsförordnanden för specialister vid upplåtna enheter utreds särskilt samt att nuvarande bestämmelser behålls tills vidare. De ändringar som föreslås avseende tidsbegränsade anställningar är ganska lite utredda vad avser konsekvenserna för t.ex. kompetensförsörjningen av specialister på sikt Dessutom griper de in i löpande kollektivavtal. De förtjänar en egen utredning. Överväganden jämlik vård Utredningens överväganden under rubriken Överväganden jämlik vård ser landstinget som positiva. Förutom de bedömningar som görs ur ett regionalt respektive systemperspektiv vill landstinget peka på det personliga mötet. Där anges att vårdgivaren bör, genom ökad egenuppföljning, granska vidtagna behandlingsinsatser utifrån bl.a. genus och socioekonomiska faktorer. Landstinget vill särskilt peka på behovet av att frågor om jämlik vård, diskriminering och hur man som vårdpersonal kan arbeta för ett bättre resultat, i ökad utsträckning bör ingå i grundutbildningen till yrken inom hälso- och sjukvården. Utveckling av öppna jämförelser Landstinget instämmer huvudsakligen i utredningens förslag, men vill understryka att stora grupper i befolkningen inte kommer att kunna tillgodogöra sig informationen i Öppna jämförelser och nationella utvärderingar. Dock kan förslaget vara ett komplement till de övriga åtgärder som utredningen föreslår. För Landstinget i Uppsala län Erik Weiman Landstingsstyrelsens ordförande Eva Ljung Landstingsdirektör

130

131

132

133

134

135

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

147

148

149

150

151

152

153

154

155

156

157

158

159 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (21) Dnr CK Regelverk för journal på nätet Remissyttrande till Center för ehälsa i samverkan Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att lämna bifogat yttrande över regelverk för journal på nätet till Center för ehälsa i samverkan. Bilaga 220 Ärendet CeHis driver projektet Journal på nätet. Projektet har formulerat två förslag på regelverk, där det ena avser den enskildes direktåtkomst till sin egen vårddokumentation och det andra avser utlämnande av vårddokumentation till den enskilde via medium för automatiserad databehandling: Rekommendation till regelverk för enskilds direktåtkomst till sin egen vårddokumentation Juridiska hållpunkter för utlämnande och personuppgiftsansvar gällande prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig CeHis önskar få landstingets synpunkter på regelverken. Varje vårdgivare som ansluter sig till någon av e-tjänsterna inom Journal på nätet måste sedan självständigt anta regelverken. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Kopia till: Center för ehälsa i samverkan Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

160

161 FÖRSLAG Dnr CK IT-avdelningen Benny Eklund Tfn E-post CeHis Remissyttrande angående regelverk för journal på nätet Bakgrund Center för ehälsa i samverkan (CeHis) har sänt ut en remiss på regelverk: 1. Rekommendation till regelverk för enskilds direktåtkomst till sin egen vårddokumentation 2. Juridiska hållpunkter för utlämnande och personuppgiftsansvar gällande prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig Det första regelverket baserar sig på en nioårig pilotstudie från sådan verksamhet vid en privat läkarmottagning i Uppsala samt ett års reguljär fullskaledrift för all sammanhållen journalföring i C-län. För prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig, där data från till exempel sjukvårdens vårdsystem skall föras över till ett personligt hälsokonto, finns inte samma erfarenhet och Apotekbolagets upphandling av lagringsplats är inte slutförd. Av naturliga skäl är således regelverken av olika mogenhetsgrad. Synpunkter på Rekommendation till regelverk för enskilds direktåtkomst till sin egen vårddokumentation Regelverket syftar till att ge medborgaren möjligheter att vara delaktig i sin egen vård genom att både inhämta uppgifter, men även lämna uppgifter till vården. Utgångspunkten har varit att i möjligaste mån ge patienten all information som vården förfogar över samma patient. Med en sådan utgångspunkt skapas risker vilka måste hanteras. Riskerna kan vara av olika natur: legala, etiska och praktiska för vårdprocessen. Regelverket är sättet att hantera dessa risker. En viktig del i detta regelverk är att den nationellt tillhandahållna tjänsten, tillämpar delar av regelverket vilket således blir gemensamma över hela landet. Exempel kan vara från vilken ålder en medborgare får egen tillgång till direktåtkomsten. Andra delar i regelverket bestäms av vårdgivaren. Exempel kan vara till vilka enheter inom organisationen man tillåter direktåtkomst. Synpunkter på Juridiska hållpunkter för utlämnande och personuppgiftsansvar gällande prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig I dokumentet står Allt utlämnande måste alltid föregås av en sekretessprövning (se ovan Avgränsningar). Efter sekretessprövningen taggas den information som görs Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

162 2 (2) tekniskt tillgänglig för paketering med resultatet av sekretessprövningen. Regelverket för sekretessprövningen konfigureras i respektive vårdgivares journalsystem eller anslutningspunkt. Vidare skriver man att Detta är inte platsen att beskriva hur utlämnande- och sekretessprövningen ska ske, och vilka legala ramar som finns för dessa moment. Kort kan sägas att frågan berörts i förstudien Din journal på nätet år En rättsligt sett möjlig tolkning av utrymmet att schablonisera och helt automatisera utlämnandet av harmlösa journaluppgifter till den enskilde, har beskrivits i en särskild juridisk promemoria inom den nämnda förstudien. Vem som bestämmer vad patienten skall kunna prenumerera på definieras på följande sätt: Utlämnande vårdgivare ska bara tillgängliggöra information i Prenumerationstjänsten för de informationsmängder och vårdenheter som verksamheten godkänt. Skillnaden av vilken information patienten kan komma åt via direktåtkomst (det första regelverket) jämfört med vilken information patienten kan lagra ner på sitt personliga hälsokonto HälsaFörMig är således, att i det första fallet bestäms det på policynivå i en styrelse eller liknande, medan i det andra fallet är det professionen och verksamheten som bestämmer detta. Slutsats Regelverket för direktåtkomst baserar sig på gjorda erfarenheter efter lång tid. Dock kommer man behöva göra tillägg vartefter nya funktioner och erfarenheter finns i praktiken. Sådana förändringar är naturliga för denna typ av dokument. Regelverket för prenumerationstjänsten behöver vidareutvecklas på det sätt som skrivelsen själv föreslår, men även i syfte att patienten i görligaste mån skall kunna prenumerera på samma information som patienten kan nå via direktåtkomst. En vidareutveckling behöver också göras i avsikt att patienten inte behöver uppleva att informationsmängder väsentligt skiljer sig åt mellan olika vårdgivare. För Landstinget i Uppsala län Erik Weiman Landstingsstyrelsens ordförande Eva Ljung Landstingsdirektör

163 1 (2) Center för ehälsa 2 oktober 2013 i samverkan Center för eflälsa i samverkan Hornsgatan an, 118 Sa Stockholm Val: Tel: Meb: sofiecetlerstrom@cehis.se ssww.cehis.se 1 infa@cehis.se Till registrator i landsting och regioner CeHis strategiska råd för kännedom Missiv till remiss av regelverk för Journal på nätet Bakgrund CeHis driver projektet Journal på nätet, som syftar till att ge landsting och regioner möjlighet att tillgängliggöra journalinformation till invånare och patienter via e-tjänster. Journalinformation kan nås genom direktåtkomst, i så kallade hitta och titta-lösningar, och dessutom utlämnas till det kommande statliga hälsokontot HälsaFörMig, genom prenumerationer som den enskilde hanterar själv. Projektet genomförs av två utförare, Stockholms läns landsting som bland annat utvecklar infrastruktur, e-tjänsten Mitt vårdfiöde, och Prenumerationstjänsten, där den enskilde administrerar sina prenumerationer till HälsaFörMig. Dessutom Landstinget i Uppsala län, som anpassar den befintliga e-tjänsten Min journal till den nationella infrastrukturen, så att övriga landsting och regioner kan ansluta sig till tjänsten. Regelverk Projektet Journal på nätet har formulerat två förslag till regelverk, där det ena avser den enskildes direktåtkomst till sin egen vårddokumentation, och det andra avser utlämnande av vårddokumentation till den enskilde via medium för automatiserad databehandling. Det förstnämnda reglerar den enskildes direktåtkomst till journalinformation via hitta och tittatjänster, och det sistnämnda reglerar utlämnandet till HälsaFörMig. Regelverken finns i fullskaliga versioner av relativt hög detalj nivå, och i sammanfattande form. Kontaktpersoner för frågor kring regelverket är: För regelverket kring direktåtkomst: För ramverk kring utlämnande via ADB: Benny Eklund, Landstinget i Uppsala län Benny.eMundlul.se, Nina Lundberg, Stockholms läns landsting nina.lundbergsllse, Centerfdr ekman i san,eerkan kasrclinerar landsttngens och regtenernas samarbete Sir att förverkliga strategin för Nationell ehälsa tillgänglig och a säker information inom vård och omsorg. Centret ska skapa den llisgsiktighet 1001 kriivs för att atseckla sds införa gemensamma ellälsostäd, infrastruktsr och standarder som förbättrar informattsnstillgäagltghet, kvalitet och patientsäkerhet. Centerjiie el-lä Lao taaaieerkan styrs av representanter frän landsting och regioner, Sveriges Ksesn,sner och Landsting (SKL), komnsuneraa och de privata väedgivarsa.

164 2 (2) Center för ehälsa 2 oktober 2013 i samverkan Remissen CeHis önskar få landstingens och regionernas synpunkter på regelverken, inför färdigställandet av slutversioner. Varje vårdgivare som ansluter sig till någon av e-tjänsterna inom Journal på nätet måste sedan självständigt anta regelverken. Remissvar mejlas till: Sofie Zetterström, CeHis Sofie.zetterstrom@Jcehis.se, Remissvaren måste vara CeHis tillhanda senast den 13 december Åke Rosandher Chef, CeHis

165 1 (11) 30 september 2013 Center för ehälsa i samverkan Hornsgatan 20, Stockholm Vxl: Juridiska hållpunkter för utlämnande och personuppgiftsansvar gällande prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig Center för ehälsa i samverkan koordinerar landstingens och regionernas samarbete för att förverkliga strategin för Nationell ehälsa tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Centret ska skapa den långsiktighet som krävs för att utveckla och införa gemensamma ehälsostöd, infrastruktur och standarder som förbättrar informationstillgänglighet, kvalitet och patientsäkerhet. Center för ehälsa i samverkan styrs av representanter från landsting och regioner, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), kommunerna och de privata vårdgivarna.

166 2 (11) 30 september 2013 Bakgrund Center för ehälsa i samverkan (CeHis) har gjort en utredning av centrala juridiska frågor kopplade till den prenumerationstjänst som den enskilde använder vid överföring av information från vården till individens hälsokonto i tjänsten HälsaFörMig. Inledning Detta dokument presenterar ett juridiskt ramverk gällande prenumerationstjänsten och frågor kopplade till elektroniskt utlämnande av information till hälsokontot HälsaFörMig. Elektroniskt utlämnande från vården är en förutsättning för att invånarna på ett säkert och enkelt sätt ska kunna spara, överblicka och administrera sin information i sitt personliga hälsokonto i tjänsten HälsaFörMig. HälsaFörMig är ett verktyg för individen att kunna spara, överblicka och administrera sin hälsoinformation. Regeringen har tagit initiativ till att utveckla detta verktyg. Tjänsten kommer att kallas HälsaFörMig. Här är det individen som äger sin information och bestämmer vilken information som ska lagras, samt vem som ska ges behörighet att läsa eller hämta information. Information som kommer att samlas kommer exempelvis vara uppgifter kring friskvård, egenvård och kostvanor, information om förskrivna och uthämtade läkemedel, journaluppgifter och vaccinationer. På ett säkert och enkelt sätt kan individen samla all information om sin hälsa på ett och samma ställe. En tjänst som syftar till att föra över information från vårdgivarnas journalsystem till HälsaFörMig har utvecklats. Denna kallas för Prenumerationstjänsten. Via Prenumerationstjänsten kommer individen när som helst kunna välja att föra över vårdinformation som föregåtts av vårdgivarnas sekretessprövning. För att föra över data måste individen ha ett konto i Mina vårdkontakter och tillgång till mobil, surfplatta eller dator. CeHis driver utvecklingen av Prenumerationstjänsten på uppdrag av Apotekens Service AB. Utförarorganisationen för detta arbete är Stockholms läns landsting. Projektet kallas för Journal på Nätet SLL. Arbetet genomförs i nära samarbete med Norrbottens läns landsting, Region Skåne och Landstinget i Uppsala län (LUL). Ursprungligen har CeHis fått uppdraget av statliga Apotekens Service AB som i sin tur fått det av Socialdepartementet. Socialdepartementet har en egen projektledare för tjänsten HälsaFörMig som även arbetar nära projektet Journal på Nätet SLL. Utöver uppdraget från statliga Apotekens Service som Journal på Nätet SLL är utförarorganisation för, enligt ovan, har CeHis kompletterat med ett projekt som kallas Journal på Nätet LUL. Journal på Nätet LUL utvecklar e-tjänsten Sustains till en nationell e-tjänst för invånare.

167 3 (11) 30 september 2013 Avgränsningar Föreliggande ramverk är avgränsat till prenumerationstjänsten och överföringen av information från en vårdgivare, till ett personligt hälsokonto som en tredje part upplåter åt patienten. Ramverket beskriver moment och ansvarsfrågor i överföringsprocessen från vården till invånaren. Fokus ligger på ansvaret för informationssäkerhet och gränsytan mellan vårdens ansvar och Apotekens service ansvar. Ramverket är ingen heltäckande juridisk analys av förutsättningarna att behandla känsliga personuppgifter, tillämpningen av patientdatalagen eller regler för den sekretess- /utlämnandeprövning som ska föregå överföringen, och som varje vårdgivare måste göra, för att uppgifter om personliga förhållanden och hälsa ska kunna lämnas ut. Ramverket Vid införande av tjänsten HälsaFörMig bör vårdgivare förhålla sig till de tolkningar som ramverket presenterar gällande moment och ansvarsfrågor i överföringsprocessen från vården till invånaren. Den tekniska processen i samband med överföring till det personliga hälsokontot ser ut så här: I MVK/API Gateway aktiverar patienten först begäran om att vårdgivarens relevanta journaluppgifter ska paketeras och lämnas ut Paketeringen av informationen görs i API Gateway API Gateway genomför en säker överföring av det elektroniska paketet till Prenumerationstjänsten Prenumerationstjänsten tar emot paketet Prenumerationstjänsten paketerar om den utlämnade informationen till ett format som kan tas emot av hälsokontot (HälsaFörMig), lagrar vissa uppgifter och genomför en säker överföring av det nya paketet till hälsokontot (HälsaFörMig) HälsaFörMig tar emot och lagrar paketet i hälsokontot Enligt patientdatalagen 5 kap 6 får utlämnande av patientuppgifter ske på medium för automatiserad databehandling, it-medium. Allt utlämnande måste alltid föregås av en sekretessprövning (se ovan Avgränsningar). Efter sekretessprövningen taggas den information som görs tekniskt tillgänglig för paketering med resultatet av sekretessprövningen. Regelverket för sekretessprövningen konfigureras i respektive vårdgivares journalsystem eller anslutningspunkt. Förutom regler för sekretessprövning konfigureras vilka vårdenheter som aktiverats för utlämnande via MVK/API Gateway. När Prenumerationstjänsten ställs till den enskildes förfogande uppkommer frågan om vem som är personuppgiftsansvarig och säkerhetsansvarig i utlämnandeprocessen. Följande ställningstaganden har gjorts: 1. Vårdgivare har ansvaret för att den behandling av personuppgifter som sker inför och i samband med att uppgifter görs tillgängliga för avhämtning, dvs. lämnas ut, är laglig. Vårdgivarna är ansvariga för övergripande tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för den personuppgiftsbehandling som sker fram till och med API Gateway.

168 4 (11) 30 september För personuppgifter som paketeras, flödar genom och i viss mån lagras i prenumerationstjänsten görs bedömningen att personuppgiftsansvaret ligger hos Apotekens Service AB. Apotekens Service AB bedöms därmed vara ansvarigt för bl.a. tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder kring prenumerationstjänsten. I bilaga 1 presenteras en kortfattad beskrivning av ramverk för utlämnande och personuppgiftsansvar gällande Prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig. I bilaga 2 kompletteras med ordlista som beskriver termer som används i dokumentet. Om ramverket Ramverket inriktas främst på den enskildes rätt att ta del av information via elektroniskt utlämnande på medium för ADB, och krav på hantering av personuppgifter. Arbetet har genomförts av ett flertal jurister i samverkan med den pågående statliga utredningen Rätt information i vård och omsorg. Detta ramverk förvaltas av CeHis. Relevanta forum för synpunkter, utvärdering och vidareutveckling kommer att upprättas. Förslaget på ramverk baseras på teknik som utvecklats av Journal på Nätet SLL samt de tjänstekontrakt för gemensam informationsförsörjning som huvudmännen ansvarar för att realisera. Teknikförutsättningar De tjänster som behöver finnas för att genomföra en överföring till tjänsten HälsaFörMig är: 1. Tjänster från vilka man kan hitta prenumerationstjänsten (Mitt vårdflöde och Mina appar i MVK) 2. Tjänster från vilka man kan starta en överföring (Prenumerationstjänsten), 3. API Gateway som paketerar och för över informationen från vårdens journalsystem till Prenumerationstjänsten och 4. Prenumerationstjänsten som vidarebefordrar informationen till patientens hälsokonto på ett säkert sätt. Mitt vårdflöde är invånartjänst som är utvecklad tillsammans med vårdgivare från flera landsting och är vårdens guidning och hjälp till patienten. API Gateway är en säkerhetstjänst i Mina vårdkontakter som är utvecklad av det VINNOVA-finansierade programmet Mina vårdflöden. Överföringen till patientens hälsokonto kan genomföras när tjänsten HälsaFörMig är etablerad. Först då kan Prenumerationstjänstens ompaketeringsfunktion anpassas till informationsmodell i HälsaFörMig.

169 5 (11) 30 september 2013 Juridisk granskning Ansvarig för utveckling av ramverket är Robert Larsson, jurist inom Landstingsstyrelsens förvaltning, Stockholms läns landsting. Han har genomfört arbetet tillsammans med andra jurister, men även med vårdanställda från de landsting som ingår i projektet. De jurister som medverkat i arbetet är Josef Driving, Manólis Nymark, Patrik Sundström och Daniel Håkansson. Roberts roll har varit att själv tolka och hjälpa arbetsgruppen utveckla tolkningar gällande elektroniskt utlämnande av information från vården till individen. Vidare har hans roll omfattat styrning av hur ramverket skrivs och presenteras. Olika personer har medverkat vid olika tidpunkter i utvecklingsarbetet beroende på deras erfarenhet och kompetens. Mötena har fokuserats kring olika på förhand framtagna frågeställningar som diskuterats och fördjupats. Frågeställningarna har spänt över ett stort område. De har gällt såväl den specifika överföringen från vården till tjänsten HälsaFörMig som generella frågor kring elektroniskt utlämnande. Öppna frågor, kring exempelvis utlämnandeform, har tagits vidare för avstämning mot referenspersoner utanför arbetsgruppen. Arbetet har genomförts via mail, telefon samt vid möten ca 1-2 ggr/månad. Ingående landsting har utsett olika vårdverksamheter på akutsjukhus och primärvårdsenheter som kommer att vara pionjärer i arbetet med att införa e-tjänsten Mitt vårdflöde. De utvalda vårdverksamheterna kommer via e-tjänsten Mitt vårdflöde eller via Prenumerationstjänsten direkt starta en överföring från vårdgivarnas journalsystem till patienternas hälsokonton i tjänsten HälsaFörMig. Exempel på sådana verksamheter är MamaMia:s mödravårdskliniker, Hematologavdelningen vid Capio Sankt Görans Sjukhus, Björknäs vårdcentral i Norrbottens läns landsting n samt Boo och Forums vårdcentraler i Stockholms läns landsting.

170 6 (11) 30 september 2013 Bilaga 1 Kortfattad beskrivning av ramverk för utlämnande och personuppgiftsansvar gällande Prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig Behandlade områden: 1) Sekretess-/utlämnandeprövning 2) Utlämnandeform 3) Personuppgiftsansvar i olika moment 1) Sekretess-/utlämnandeprövning Sekretess-/utlämnandeprövning har gjorts av berörd vårdgivare i samband med att journaluppgifter görs tekniskt tillgängliga För att kunna avgöra om patientuppgifter kan lämnas ut eller inte måste vårdgivaren först göra en sekretessprövning. Utan en sådan prövning kan inga uppgifter lämnas till patienten. Det finns också exempel på uppgifter som är lämpligare att lämna i direktkontakt mellan den som ansvarar för patientens vård och patienten, t.ex. vissa diagnoser, provsvar och undersökningsresultat. De vårdgivare som ger den enskilde möjlighet att via prenumerationstjänsten ta del av journaluppgifter, ansvarar alltså för att utlämnandet inte hindras av tystnadsplikt/sekretess. En sekretess-/utlämnandeprövning görs redan då uppgifterna tekniskt kan nås av den enskilde, detta oavsett om patienten/privatpersonen aktiverat prenumerationen eller inte. Detta är inte platsen att beskriva hur utlämnande- och sekretessprövningen ska ske, och vilka legala ramar som finns för dessa moment. Kort kan sägas att frågan berörts i förstudien Din journal på nätet år En rättsligt sett möjlig tolkning av utrymmet att schablonisera och helt automatisera utlämnandet av harmlösa journaluppgifter till den enskilde, har beskrivits i en särskild juridisk promemoria inom den nämnda förstudien. 1 Hantering av sekretess-/utlämnandeprövning i e-tjänsten Prenumerationstjänsten Utgångspunkten är som beskrivits att sekretessprövning har gjorts av vårdgivare innan uppgifter tillgängliggörs elektroniskt. Utlämnande vårdgivare ska bara tillgängliggöra information i Prenumerationstjänsten för de informationsmängder och vårdenheter som verksamheten godkänt. Detta är en kravställd funktion till anslutningarna och ett villkor för att få koppla in ett verksamhetssystem till Prenumerationstjänsten. Modellen Mitt Hälsokonto EHR-PHR - Juridisk promemoria om förutsättningar för att utlämna journalhandlingar till ett hälsokonto på nätet, Inera, november 2011

171 7 (11) 30 september 2013 I praktiken sker en anslutning till respektive journalsystem. Allteftersom verksamhetschefer godkänner anslutning till Prenumerationstjänsten, så görs uppgifter från vårdgivarens verksamheter tekniskt nåbara. Det är vanligen journalsystemsförvaltningen som tillgängliggör (flaggar) att en viss enhet ska anslutas/viss informationsmängd ska tillgängliggöras till e-tjänsten enligt uppdrag från verksamhetschefen. Därefter finns informationen tillgänglig för överföring i e- tjänsten Prenumerationstjänsten. Den nationella förvaltningen av e-tjänsten Prenumerationstjänsten kravställer att journalsystemsleverantörerna har etablerad funktionalitet för att hantera respektive vårdenhets tillgängliggörande av sin information. 2) Utlämnandeform (utlämnande på medium för ADB) E-tjänsten Prenumerationstjänsten bygger på att utlämnande sker på medium för ADB Patientdatalagen medger vårdgivare två former av elektroniskt utlämnande; direktåtkomst och annat elektroniskt utlämnande (medium för automatisk databehandling, ADB). Gränsdragningen mellan de båda utlämnandeformerna är inte helt tydlig. En statlig utredning, den s.k. Informationshanteringsutredningen (Ju 2011:11) ska överväga om det finns skäl att behålla skillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande. Ett betänkande väntas i slutet av Eftersom patienten i egenskap av privatperson avses få kontroll över uppgifterna i hälsokontot genom att bestämma vem som kan ta del av dem osv., sammanställs och expedieras i API Gateway ett elektroniskt paket till privatpersonen. Detta sker först när prenumerationen startar. Paketet innehåller tillgängliga informationsmängder från aktuella vårdgivare. Från API Gateway skickas paketen vidare till prenumerationstjänsten. Löpande skickas ev. nytillkomna uppgifter i nya sådana paket. För vårdgivaren innebär det att när informationen hanteras av Prenumerationstjänsten, kan vårdgivaren inte längre förfoga över eller följa informationen. Utlämnandet till hälsokontot bedöms ske på medium för ADB, 5 kap 6 och 2 kap 5 PDL. Dokumentation av utlämnande på medium för ADB Patientdatalagen ställer krav på vårdgivare att dokumentera i patientjournalen om en journalhandling eller en avskrift eller kopia av handlingen har lämnats ut till någon, 3 kap 11 PDL. I patientjournalen ska anges vem som har fått handlingen, avskriften eller kopian och när denna har lämnats ut. Detta dokumentationskrav gäller vid utlämnande på medium för ADB, dock inte vid direktåtkomst. Aktuella vårdgivares journalsystem/it-stöd kopplade till dessa måste alltså kunna förete sådan dokumentation, vid utlämnande på medium för ADB.

172 8 (11) 30 september ) Personuppgiftsansvar i olika moment I samband med att uppgifterna görs potentiellt tillgängliga Ovan har beskrivits att vårdgivare som tillgängliggör/lämnar ut uppgifter för förmedling via prenumerationstjänsten till hälsokontot, flaggar att en viss enhet ska anslutas/viss informationsmängd ska göras tillgänglig. Vårdgivaren har ansvaret för att den behandling av personuppgifter som sker inför och i samband med att uppgifter görs tillgängliga för avhämtning, dvs. lämnas ut, är laglig. Det följer av den allmänna bestämmelsen i patientdatalagen om vårdgivares personuppgiftsansvar (2 kap 6 PDL). Tillgängliggörandet innebär personuppgiftsbehandlingar vid sidan av vårdgivarens primära ( vårdgivarinterna ) ändamål för behandlingen. Dessa bedöms vara förenliga med gällande rätt, förutsatt att bl.a. sekretess-/utlämnandeprövning skett och säkerheten kan garanteras. I 2 kap 5 Patientdatalagen framgår att personuppgifter som behandlas för ändamål som anges i 2 kap 4 ändamål såsom patientdokumentation och administration mm. också får behandlas för att fullgöra uppgiftslämnande som sker i överensstämmelse med lag eller förordning. I samband med den enskildes aktivering av prenumerationstjänsten I prenumerationstjänsten behandlas personuppgifter företrädesvis i följande moment: Journaldokumentation flödar genom tjänsten Paketering av journaldokumentation och viss lagring av loggar sker mm. I tjänsten sker som berörts inte bara ett flöde av personuppgifter, utan också en paketering av dokumentation, vilket innebär att känsliga personuppgifter behandlas i tjänsten. Vissa uppgifter, såsom personpost, tidpunkt för överföring och vilket källsystem uppgifterna kommer från, lagras dessutom i prenumerationstjänsten. 2 Personuppgifterna finns inte längre inom vårdgivarens rådighet och kontroll när de kommer till, och flödar genom prenumerationstjänsten. De bedöms juridiskt sett vara utlämnade redan tidigare. Vårdgivarna bestämmer inte om ändamålen för behandlingen av uppgifterna i själva prenumerationstjänsten på ett sådant sätt som innebär ett personuppgiftsansvar. Deras personuppgiftsansvar bedöms upphöra vid API Gateway. Apotekens Service AB blir då som juridisk person personuppgiftsansvarig, i egenskap av tillhandahållare av Prenumerationstjänsten. Att privatpersonen inte har möjlighet att påverka vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas utan bara kan avstå från att använda tjänsten, är en omständighet som talar för att personuppgiftsbehandlingar i själva prenumerationstjänsten inte Personpost, jämte överföringshistorik med följande uppgifter om varje överförd journalpost: tidpunkt för överföring, dokument-id, källsystemets HSA-id, signeringsdatum, vårdenhet.

173 9 (11) 30 september 2013 ligger inom den enskildes ansvarsområde. 3 Apotekens Service AB bedöms sammantaget vara ansvarigt för bl.a. tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder kring prenumerationstjänsten. I detta ligger bl.a. att åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig, och att inte behandla och bevara fler personuppgifter än nödvändigt. Vidare ska överföring av patientuppgifter göras på ett sådant sätt att ingen obehörig kan ta del av uppgifterna. Den enskildes åtkomst till uppgifter ska föregås av stark autentisering. Hantering av stark autentisering i e-tjänsten Prenumerationstjänsten Elektroniskt utlämnande till den enskilde genom e-tjänsten Prenumerationstjänsten sker genom att patientuppgifter överförs via en krypterad förbindelse. En vedertagen krypteringsmetod för att kryptera förbindelser är SSL (Secure Sockets Layer) som används för att kryptera kommunikationen mellan två punkter som använder internets infrastruktur. SSL kan utnyttja 128-bitars kryptering, vilken i dagsläget är accepterad som en tillräcklig skyddsnivå. För invånare tillgodoses stark autentisering i Prenumerationstjänsten genom certifikat (elegitimation) och lösenord i kombination. Se Högsta Förvaltningsdomstolens dom i målet HFD 2012 ref. 21, ett mål där Försäkringskassan vid tillhandahållande av elektroniska självbetjäningstjänster ansågs personuppgiftsansvarig för behandlingar som sker innan uppgifterna blir tillgängliga för kassan. I analogi med detta fall bör utgångspunkten bli att Apotekens Service AB har/får ett personuppgiftsansvar för den behandling av personuppgifter som sker i själva prenumerationstjänsten, innan uppgifterna blir tillgängliga i hälsokontot. Att behandlingarna också kan betraktas som förberedande led till sådan hantering av rent privat natur som förutsätts ske i hälsokontot torde sakna självständig betydelse.

174 10 (11) 30 september 2013 Bilaga 2 Ordlista Term Beskrivning Referenser API Gateway e-tjänst (inom e-hälsa) HälsaFörMig Mitt vårdflöde Personligt hälsokonto En nationell säkerhetslösning för elektroniskt utlämnande av journalinformation. Man kan likna lösningen vid en brandvägg som patienten själv styr över. Lösningen möjliggör för patienten att ge appar och tjänster åtkomst till den journalinformation som utlämnas elektroniskt på patientens begäran. Lösningen ingår i Mina vårdkontakter och kommunicerar med vårdgivarnas journalsystem via den gemensamma tjänsteplattformen. Lösningen filtrerar bort personuppgifter från strukturerad journalinformation i samband med att information överförs till de appar och tjänster som patienten anvisat. En service tillhandahållen av huvudmän inom vård och omsorg för patienter, vårdgivare och andra aktörer inom e-hälsa. Denna service/tjänst tillhandahålls på elektronisk väg t.ex. med en dator, mobiltelefon eller via avancerad telefonservice. HälsaFörMig är ett personligt hälsokonto som staten ska erbjuda den enskilde för att kunna överblicka och lagra sin egen hälsoinformation. Mitt vårdflöde är en e-tjänst som ger individen insyn i sina vårdkontakter avseende besök, vaccinationer, remisser etc. Tjänsten skapar också möjlighet för enskilda vårdgivare att visa typiska åtgärder framåt i vårdflödet. Syftet är att skapa ökad förståelse kring vad som normalt görs för individer med en viss diagnos. Detta görs för att förbättra informationsspridningen och skapa ökad delaktighet från individen i den egna behandlingen. En kategori av tjänster som erbjuds den API GW och Prenumerationstjänsten - Underlag för juridisk genomlysning Definitionen är en anpassning av den mer allmänt hållna definitionen av offentlig e-tjänst : i/offentliga_e-tjänster Webbplats HälsaFörMig Informationsblad Mitt vårdflöde

175 11 (11) 30 september 2013 Term Beskrivning Referenser Prenumerationstjänst för HälsaFörMig enskilde i syfte att överblicka, lagra och tillgängliggöra sin egen hälsoinformation. En tredjepartsapplikation för HälsaFörMig. Applikationen möjliggör för kontohavaren i HälsaFörMig att automatiskt föra över både strukturerad och ostrukturerad vårddokumentation från vårdgivarnas journalsystem till individens hälsokonto i HälsaFörMig. Applikationens funktion förutsätter att individen (användaren) tillåter utlämning av journalinformation via säkerhetslösningen API Gateway i Mina vårdkontakter. API GW och Prenumerationstjänsten - Underlag för juridisk genomlysning

176

177 1 (5) 30 september 2013 Center för ehälsa i samverkan Hornsgatan 20, Stockholm Vxl: Juridiska hållpunkter för utlämnande och personuppgiftsansvar gällande prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig Center för ehälsa i samverkan koordinerar landstingens och regionernas samarbete för att förverkliga strategin för Nationell ehälsa tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Centret ska skapa den långsiktighet som krävs för att utveckla och införa gemensamma ehälsostöd, infrastruktur och standarder som förbättrar informationstillgänglighet, kvalitet och patientsäkerhet. Center för ehälsa i samverkan styrs av representanter från landsting och regioner, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), kommunerna och de privata vårdgivarna.

178 2 (5) 30 september 2013 Bakgrund Center för ehälsa i samverkan (CeHis) har gjort en utredning av centrala juridiska frågor kopplade till den prenumerationstjänst som den enskilde använder vid överföring av information från vården till individens hälsokonto i tjänsten HälsaFörMig. Inledning Detta dokument presenterar ett juridiskt ramverk gällande prenumerationstjänsten och frågor kopplade till elektroniskt utlämnande av information till hälsokontot HälsaFörMig. Elektroniskt utlämnande från vården är en förutsättning för att invånarna på ett säkert och enkelt sätt ska kunna spara, överblicka och administrera sin information i sitt personliga hälsokonto i tjänsten HälsaFörMig. HälsaFörMig är ett verktyg för individen att kunna spara, överblicka och administrera sin hälsoinformation. Regeringen har tagit initiativ till att utveckla detta verktyg. Tjänsten kommer att kallas HälsaFörMig. Här är det individen som äger sin information och bestämmer vilken information som ska lagras, samt vem som ska ges behörighet att läsa eller hämta information. Information som kommer att samlas kommer exempelvis vara uppgifter kring friskvård, egenvård och kostvanor, information om förskrivna och uthämtade läkemedel, journaluppgifter och vaccinationer. På ett säkert och enkelt sätt kan individen samla all information om sin hälsa på ett och samma ställe. En tjänst som syftar till att föra över information från vårdgivarnas journalsystem till HälsaFörMig har utvecklats. Denna kallas för Prenumerationstjänsten. Via Prenumerationstjänsten kommer individen när som helst kunna välja att föra över vårdinformation som föregåtts av vårdgivarnas sekretessprövning. För att föra över data måste individen ha ett konto i Mina vårdkontakter och tillgång till mobil, surfplatta eller dator. CeHis driver utvecklingen av Prenumerationstjänsten på uppdrag av Apotekens Service AB. Utförarorganisationen för detta arbete är Stockholms läns landsting. Projektet kallas för Journal på Nätet SLL. Arbetet genomförs i nära samarbete med Norrbottens läns landsting, Region Skåne och Landstinget i Uppsala län (LUL). Ursprungligen har CeHis fått uppdraget av statliga Apotekens Service AB som i sin tur fått det av Socialdepartementet. Socialdepartementet har en egen projektledare för tjänsten HälsaFörMig som även arbetar nära projektet Journal på Nätet SLL. Utöver uppdraget från statliga Apotekens Service som Journal på Nätet SLL är utförarorganisation för, enligt ovan, har CeHis kompletterat med ett projekt som kallas Journal på Nätet LUL. Journal på Nätet LUL utvecklar e-tjänsten Sustains till en nationell e-tjänst för invånare.

179 3 (5) 30 september 2013 Avgränsningar Föreliggande ramverk är avgränsat till prenumerationstjänsten och överföringen av information från en vårdgivare, till ett personligt hälsokonto som en tredje part upplåter åt patienten. Ramverket beskriver moment och ansvarsfrågor i överföringsprocessen från vården till invånaren. Fokus ligger på ansvaret för informationssäkerhet och gränsytan mellan vårdens ansvar och Apotekens service ansvar. Ramverket är ingen heltäckande juridisk analys av förutsättningarna att behandla känsliga personuppgifter, tillämpningen av patientdatalagen eller regler för den sekretess- /utlämnandeprövning som ska föregå överföringen, och som varje vårdgivare måste göra, för att uppgifter om personliga förhållanden och hälsa ska kunna lämnas ut. Ramverket Vid införande av tjänsten HälsaFörMig bör vårdgivare förhålla sig till de tolkningar som ramverket presenterar gällande moment och ansvarsfrågor i överföringsprocessen från vården till invånaren. Den tekniska processen i samband med överföring till det personliga hälsokontot ser ut så här: I MVK/API Gateway aktiverar patienten först begäran om att vårdgivarens relevanta journaluppgifter ska paketeras och lämnas ut Paketeringen av informationen görs i API Gateway API Gateway genomför en säker överföring av det elektroniska paketet till Prenumerationstjänsten Prenumerationstjänsten tar emot paketet Prenumerationstjänsten paketerar om den utlämnade informationen till ett format som kan tas emot av hälsokontot (HälsaFörMig), lagrar vissa uppgifter och genomför en säker överföring av det nya paketet till hälsokontot (HälsaFörMig) HälsaFörMig tar emot och lagrar paketet i hälsokontot Enligt patientdatalagen 5 kap 6 får utlämnande av patientuppgifter ske på medium för automatiserad databehandling, it-medium. Allt utlämnande måste alltid föregås av en sekretessprövning (se ovan Avgränsningar). Efter sekretessprövningen taggas den information som görs tekniskt tillgänglig för paketering med resultatet av sekretessprövningen. Regelverket för sekretessprövningen konfigureras i respektive vårdgivares journalsystem eller anslutningspunkt. Förutom regler för sekretessprövning konfigureras vilka vårdenheter som aktiverats för utlämnande via MVK/API Gateway. När Prenumerationstjänsten ställs till den enskildes förfogande uppkommer frågan om vem som är personuppgiftsansvarig och säkerhetsansvarig i utlämnandeprocessen. Följande ställningstaganden har gjorts: 1. Vårdgivare har ansvaret för att den behandling av personuppgifter som sker inför och i samband med att uppgifter görs tillgängliga för avhämtning, dvs. lämnas ut, är laglig. Vårdgivarna är ansvariga för övergripande tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för den personuppgiftsbehandling som sker fram till och med API Gateway.

180 4 (5) 30 september För personuppgifter som paketeras, flödar genom och i viss mån lagras i prenumerationstjänsten görs bedömningen att personuppgiftsansvaret ligger hos Apotekens Service AB. Apotekens Service AB bedöms därmed vara ansvarigt för bl.a. tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder kring prenumerationstjänsten. I bilaga 1 presenteras en kortfattad beskrivning av ramverk för utlämnande och personuppgiftsansvar gällande Prenumerationstjänsten i tjänsten HälsaFörMig. I bilaga 2 kompletteras med ordlista som beskriver termer som används i dokumentet. Om ramverket Ramverket inriktas främst på den enskildes rätt att ta del av information via elektroniskt utlämnande på medium för ADB, och krav på hantering av personuppgifter. Arbetet har genomförts av ett flertal jurister i samverkan med den pågående statliga utredningen Rätt information i vård och omsorg. Detta ramverk förvaltas av CeHis. Relevanta forum för synpunkter, utvärdering och vidareutveckling kommer att upprättas. Förslaget på ramverk baseras på teknik som utvecklats av Journal på Nätet SLL samt de tjänstekontrakt för gemensam informationsförsörjning som huvudmännen ansvarar för att realisera. Teknikförutsättningar De tjänster som behöver finnas för att genomföra en överföring till tjänsten HälsaFörMig är: 1. Tjänster från vilka man kan hitta prenumerationstjänsten (Mitt vårdflöde och Mina appar i MVK) 2. Tjänster från vilka man kan starta en överföring (Prenumerationstjänsten), 3. API Gateway som paketerar och för över informationen från vårdens journalsystem till Prenumerationstjänsten och 4. Prenumerationstjänsten som vidarebefordrar informationen till patientens hälsokonto på ett säkert sätt. Mitt vårdflöde är invånartjänst som är utvecklad tillsammans med vårdgivare från flera landsting och är vårdens guidning och hjälp till patienten. API Gateway är en säkerhetstjänst i Mina vårdkontakter som är utvecklad av det VINNOVA-finansierade programmet Mina vårdflöden. Överföringen till patientens hälsokonto kan genomföras när tjänsten HälsaFörMig är etablerad. Först då kan Prenumerationstjänstens ompaketeringsfunktion anpassas till informationsmodell i HälsaFörMig.

181 5 (5) 30 september 2013 Juridisk granskning Ansvarig för utveckling av ramverket är Robert Larsson, jurist inom Landstingsstyrelsens förvaltning, Stockholms läns landsting. Han har genomfört arbetet tillsammans med andra jurister, men även med vårdanställda från de landsting som ingår i projektet. De jurister som medverkat i arbetet är Josef Driving, Manólis Nymark, Patrik Sundström och Daniel Håkansson. Roberts roll har varit att själv tolka och hjälpa arbetsgruppen utveckla tolkningar gällande elektroniskt utlämnande av information från vården till individen. Vidare har hans roll omfattat styrning av hur ramverket skrivs och presenteras. Olika personer har medverkat vid olika tidpunkter i utvecklingsarbetet beroende på deras erfarenhet och kompetens. Mötena har fokuserats kring olika på förhand framtagna frågeställningar som diskuterats och fördjupats. Frågeställningarna har spänt över ett stort område. De har gällt såväl den specifika överföringen från vården till tjänsten HälsaFörMig som generella frågor kring elektroniskt utlämnande. Öppna frågor, kring ex.vis utlämnandeform, har tagits vidare för avstämning mot referenspersoner utanför arbetsgruppen. Arbetet har genomförts via mail, telefon samt vid möten ca 1-2 ggr/månad. Ingående landsting har utsett olika vårdverksamheter på akutsjukhus och primärvårdsenheter som kommer att vara pionjärer i arbetet med att införa e-tjänsten Mitt vårdflöde. De utvalda vårdverksamheterna kommer via e-tjänsten Mitt vårdflöde eller via Prenumerationstjänsten direkt starta en överföring från vårdgivarnas journalsystem till patienternas hälsokonton i tjänsten HälsaFörMig. Exempel på sådana verksamheter är MamaMia:s mödravårdskliniker, Hematologavdelningen vid Capio Sankt Görans Sjukhus, Björknäs vårdcentral i Norrbottens läns landsting n samt Boo och Forums vårdcentraler i Stockholms läns landsting.

182

183 1 (22) Center för ehälsa i samverkan Hornsgatan 20, Stockholm Vxl: info@cehis.se Version 1.6 Rekommendation till regelverk för enskilds direktåtkomst till sin egen vårddokumentation Förslag till beslut Center för ehälsa i samverkan (CeHis) rekommenderar landstingen att besluta att regelverk enligt bilaga 1 ska gälla för enskilds direktåtkomst till sin egen vårddokumentation. Bakgrund CeHis driver det nationella projektet Journal på nätet, som utvecklar de tekniska förutsättningarna för att ge invånarna tillgång till sin vårddokumentation via Internet. Utförarorganisationer i projektet är Stockholms läns landsting och Landstinget i Uppsala län. En av projektets leveranser är e-tjänsten Min journal (arbetsnamn), som bygger på en vidareutveckling av den e-tjänst som använts i Uppsala sedan slutet av Inloggning till Min journal sker via Mina vårdkontakter, och ger invånaren direktåtkomst till information från vårdgivarnas journalsystem. Varje landsting och region beslutar om införande av e-tjänsten Min journal, i den takt och omfattning som passar. Vid införande av Min journal måste beslut fattas om att följa det regelverk som e-tjänsten bygger på. Regelverket För att införa e-tjänsten Min journal behöver vårdgivare ha ett fastställt regelverk för enskilds direktåtkomst. Ett enhetligt regelverk för alla vårdgivare är en förutsättning för att patienters tillgång till egen vårddokumentation kan ske utan märkbar skillnad över organisations- och länsgränser. Detta regelverk förvaltas av CeHis. Relevanta fora för synpunktshantering, utvärdering och vidareutveckling kommer att upprättas. Framtagandet av föreliggande förslag baseras på erfarenheter från Sustains-projektet, där e- tjänsten Min journal funnits i drift i Uppsala län sedan september 2012 för en begränsad grupp av patienter (med en anställning inom landstinget). 8 november 2012 öppnades tjänsten för alla personer boende inom C-län, för att därefter 3 december även öppnas för alla som är folkbokförda i Sverige och med en journal från Uppsala län. Antalet personer som loggat in har ökat med ca 109 nya användare per dag, och uppgick till personer. Dessa patienter gjorde under maj månad inloggningar vilket motsvarar 569 inloggningar per dag. Möjligheten att ta del av sin journalinformation via Internet har även inneburit högre ökningstakt av nya användare av Mina vårdkontakter i Uppsala län. Center för ehälsa i samverkan koordinerar landstingens och regionernas samarbete för att förverkliga strategin för Nationell ehälsa tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Centret ska skapa den långsiktighet som krävs för att utveckla och införa gemensamma ehälsostöd, infrastruktur och standarder som förbättrar informationstillgänglighet, kvalitet och patientsäkerhet. Center för ehälsa i samverkan styrs av representanter från landsting och regioner, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), kommunerna och de privata vårdgivarna.

184 2 (22) I bilaga 1 presenteras förslag till Regelverk för patientens direktåtkomst till journalen via Internet, som föreslås gälla för enskilds direktåtkomst till sin egen vårddokumentation. Bilaga 2 kompletteras med ytterligare dokumentation i form av: Information till patienter Exempel från Min journal i Uppsala läns landsting Filtreringsregler Exempel från Min journal i Uppsala läns landsting Kontaktperson för regelverket: Benny Eklund, benny.eklund@lul.se, tel Ansvarig på CeHis: Sofie Zetterström, Sofie.Zetterstrom@cehis.se, tel

185 3 (22) Kortfattad innebörd av regelverket 1.1 Generella regler enligt Patientdatalagens och Socialstyrelsens krav på enskildas direktåtkomst För att ge den enskilde direktåtkomst till vårddokumentation, anger Patentdatalagen att Socialstyrelsen får meddela föreskrifter om krav på säkerhetsåtgärder som ska gälla vid sådan direktåtkomst. 1 I föreskrifterna anges att den enskilde ska ha identifierats genom stark autentisering 2. Socialstyrelsens föreskrifter anger att vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett system för bedömning av de uppgifter som kräver ett särskilt skydd i förhållande till den enskilde och som inte ska kunna lämnas ut genom direktåtkomst. Detta system är detta regelverk. Patienten behöver dels veta vart man vänder sig för att få hjälp att förstå dokumentationen samt i vilken mån informationen är begränsad. 1.2 Särskilda regler för patients elektroniska direktåtkomst till journalinformation genom e-tjänsten Min journal Vem ges möjlighet till direktåtkomst? Vuxna har direktåtkomst till sin journal Vårdnadshavare har direktåtkomst till sina barns journal upp till att de fyllt 13 år Vuxna har direktåtkomst till andra vuxnas journal om denne av patienten utsetts till ombud Vem har inte direktåtkomst? Barn upp till 18 år har inte direktåtkomst till sin journal Patient som förseglat sin egen journal har inte tillgång till sin journal Vilken information visas vid direktåtkomst? Journalanteckningar är tillgängliga för patientens direktåtkomst oavsett om de är signerade eller osignerade 3. I princip visas all information för patienten. Dock med följande undantag: o Anteckningar under sökordet Tidiga hypoteser 4. 1 Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14) 2 Detta sker via tjänsten Mina vårdkontakter. 3 Det vanligaste klagomålet från patienter när ovidimerad eller osignerad information, inte är synlig för patienten 4 Vårdgivaren bestämmer policy för hur detta skall användas

186 4 (22) o Information som är mindre än två veckor gammal för patienter som valt alternativet att bara se äldre information än 14 dagar. o Information från enheter där vårdgivaren genom ett policybeslut har bedömt att informationen behöver prövas manuellt innan utlämning. o Information från yrkeskategorier där vårdgivaren genom ett policybeslut har bedömtatt deras anteckningar behöver prövas manuellt innan utlämning Införande av avvikande mening Möjlighet finns att i e-tjänsten låta patienten själv föra in och avge en avvikande mening i anslutning till en journalanteckning Kontroll av åtkomstlogg Patient ska ges möjlighet att genom e-tjänsten kontrollera vilken vårdpersonal samt eventuellt ombud, som har öppnat journalen. Vårdgivaren bestämmer från vilket datum dessa loggar skall vara synliga. 5 Ett exempel på sådan yrkeskategori kan vara psykiatriker vilka tjänstgör som konsulter åt andra enheter

187 5 (22) Regelverket: 2.1 Generella regler enligt Patientdatalagens och Socialstyrelsens krav på enskildas direktåtkomst För att ge den enskilde direktåtkomst till vårddokumentation, anger Patentdatalagen att Socialstyrelsen kan meddela föreskrifter. I föreskrifterna 6 anges: 2 kap 13 Vårdgivaren ska ansvara för att det i ledningssystemet finns rutiner som säkerställer att en enskilds direktåtkomst till sina patientuppgifter och till dokumentation om åtkomst endast tillåts efter det att den enskilde har identifierats genom stark autentisering. Regelverket Stark autentisering ska hanteras genom att patienten identifierar sig via tjänsten Mina vårdkontakter. 2 kap 14 Den vårdgivare som medger en enskild direktåtkomst till sina patientuppgifter ska även ansvara för att det finns ett system för bedömning av de uppgifter som kräver ett särskilt skydd i förhållande till den enskilde och som inte ska kunna lämnas ut genom direktåtkomst. Regelverket Utgångspunkten för e-tjänsten Min journal, är att manuell och individuell prövning som görs vid vanlig utlämning 7, inte behöver göras vid utlämning via elektronisk direktåtkomstom det finns ett system för bedömning av dessa faktorer. Vid utlämnande av journalanteckningar till patient från till exempel ortopedkliniker föreligger generellt inte men för patienten. I sådana fall kan journalen göras tillgänglig via direktåtkomst utan individuell prövning. Detta regelverk är den praktiska realiseringen av systemet för bedömning enligt 14 av de uppgifter som kräver ett särskilt skydd i förhållande till den enskilde och som inte ska kunna lämnas ut genom direktåtkomst. Prövning när journalhandling görs tillgänglig via nätet sker alltså genom att vissa typer av journaler som kan innehålla mer känslig information undantasfrån direktåtkomst genom centralt policybeslut av vårdgivaren. Dessa journaler behöver därför prövasindividuellt vid vanligt utlämnande. 6 Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14) 7. Enligt 12 kap 1 OSL är huvudregeln att sekretess inte gäller i förhållande till den enskilde själv. Dock kan Dock kan i enlighet med 25 kap 6 OSL sekretess gälla gentemot patienten själv om det med hänsyn till ändamålet med vården eller behandlingen är av synnerlig vikt att uppgiften inte lämnas ut till denne

188 6 (22) kap 15 Om vårdgivaren endast medger den enskilde en begränsad direktåtkomst till sina patientuppgifter, ska vårdgivaren informera honom eller henne om detta. Vårdgivaren ska även informera den enskilde om vart han eller hon kan vända sig för att få hjälp med att förstå dokumentationen. Regelverket Kravet på upplysningar till patienten tillgodoses genom att informera patienten vid inloggning om var ytterligare information kan fås. Dessutom ska patienten få information att det inte är all information som visas för patienten vid denna typ av direktåtkomst. Informationsmängden som ges vid vanlig pappersutlämning kan skilja sig jämfört med direktåtkomst. Patienten ska också upplysas om hur man gör om man önskar ta del av hela handlingen Särskilda regler för patients elektroniska direktåtkomst till journalinformation genom e-tjänsten Min journal Detta regelverk är den praktiska realiseringen av systemet för bedömning enligt SOSFS 2008:14, 2 kap 14 av de uppgifter som kräver ett särskilt skydd i förhållande till den enskilde och som inte ska kunna lämnas ut genom direktåtkomst. Prövning när journalhandling görs tillgänglig via nätet sker alltså genom att vissa typer av journaler som kan innehålla mer känslig information undantas från direktåtkomst. Dessa journaler behöver därför prövas individuellt Vem har direktåtkomst respektive inte direktåtkomst? Vårdnadshavares åtkomst till barns journal Den som har vårdnaden om ett barn 8 har ansvar för barnets personliga förhållanden och ska se till att barnets behov blir tillgodosedda (6 kap. 2 FB). Vårdnadshavaren har rätt och skyldighet att bestämma i frågor som rör barnets personliga angelägenheter (6 kap. 11 FB). Socialstyrelsen frågor och svar om sekretess: Normalt har en vårdnadshavare rätt att ta del av ett underårigt barns patientjournal. I vissa fall kan dock sekretess gälla även mot vårdnadshavaren, nämligen då det kan antas att den underårige lider betydande men om uppgiften röjs för vårdnadshavaren 9. Det kan även finnas uppgifter om andra personer i patientjournalen och dessa uppgifter kan vara skyddade av sekretess. 8 Enligt folkbokföringen 9 12 kap 3 OSL

189 7 (22) Regelverket Vårdnadshavaren har möjlighet att få direktåtkomst till sitt barns journal upp till barnet är 13 år. Vårdnadshavare kan hindras att genom direktåtkomst ta del av barnets journal under vissa omständigheter. I fall som exempelvis barnmisshandel kan barnet lida men om vårdnadshavaren har tillgång till journalen. I sådana fall avgör verksamhetschef inom sjukvården om men föreligger som motiverar att vårdnadshavaren inte ges tillgång till barnets journal. Vårdnadshavaren har inte via direktåtkomst tillgång till sitt barns journaler mellan 13 och 18 års ålder. Skälet till att vårdnadshavaren vid direktåtkomst inte får tillgång till informationen är av integritetsskäl för patienten. Mellan 13 och 18 år sker en gradvis övergång till vuxenlivet med ökat krav på integritet. Under denna tidsperiod ska därför inte vårdnadshavaren ges möjlighet att läsa barnets journal via direktåtkomst. Undantag från regeln att vårdnadshavare inte kan läsa sitt barns journal via direktåtkomst mellan 13 och 18 år, kan prövas av verksamhetschef eller motsvarande för medicinska enheter som hanterar till exempel kroniska tillstånd (cystisk fibros, diabetes etc.) som motiverar ett undantag. I dessa fall görs en individuell prövning huruvida man anser att barnet inte lider men om vårdnadshavaren får direktåtkomst till journalen 10. Med uttrycket lida men menas här att barnets ökade krav på integritet inte tillgodoses. Hantering i systemet Det undantag som prövats av en medicinsk enhet som till exempel hanterar ett kroniskt tillstånd, löses genom att vårdnadshavaren ges tillgång till barnets information från de medicinska enheter som har hand om barnets kroniska tillstånd, men inte övriga enheter. När verksamhetschef har fastställt att risk för men föreligger, tas kontakt med patientkontor eller motsvarande funktionför att i systemet hindra vårdnadshavarens möjlighet till direktåtkomst till barnets journal Barns tillgång till sin egen journal Regelverket anger att barn och ungdomar upp till 18 år inte ges direktåtkomst till sin egen journalinformation. Undantag är att ungdom mellan 13 och 18 år kan beviljas direktåtkomst efter individuell prövning av vårdgivaren. Prövningen ska baseras på samma bedömning av barnets mognad, som när vårdgivaren enligt Patientdatalagen kan ge barnet rätt att spärra sin 10 Vårdgivaren gör denna prövning

190 8 (22) journal vilket annars generellt inte är tillåtet. Det bedöms inte vara något mervärde i att erbjuda barn under 13 år egen direktåtkomst Försegla möjlighet till direktåtkomst För att undvika att patienten tvingas öppna ett konto i Mina vårdkontakter och därmedsin egen journalinformation mot sin vilja, ska en möjlighet finnas att välja försegling av direktåtkomst i tjänsten Min journal. Detta kan särskilt vara aktuellt för patienter i utsatt position. Det kan också användas av den som personligen inte anser att ens myndighetskraven om stark autentisering är tillräckligt säkra för direktåtkomst. Regelverket Patient ska kunna begära försegling av direktåtkomst via systemet. Patient ska kunna begära försegling av direktåtkomst via patientkontor eller motsvarande funktion, eller direkt till sjukvårdspersonal. Detta kan tillämpas av patienter som inte vill kunna logga in i tjänsten över huvud taget. Patient ska kunna begära upplåsning av förseglingen. För detta ska det finnas riktlinjer hos vårdgivaren 11 för bedömning av under vilka förutsättningar det får ske och hur det dokumenteras. I fall där hotsituation finns, bör ett noggrant övervägande göras för att försäkra sig om att begäran om upplåsning inte föranleds av hot. Vårdgivaren behöver ha en av patienter känd funktion som man kan vända sig till samt som kan hantera/administrera försegling respektive upplåsning Utse ombud Patienten ska ha möjlighet att utse ett ombud vilken genom inloggning med ombudets egen e-legitimation kan ta del av patientens konto. Detta ska kunna göras både temporärt och tills vidare. Skälet till att göra det temporärt kan vara att man till exempel vill ha en second opinion från någon som behöver ta del av journalinformation. Skäl till att det göra det tills vidare kan vara att möjliggöra för närstående att följa vården av patienten. En närstående kan begära att få läsa en avliden persons patientjournal. Vid direktåtkomst betraktas ombud som närstående. Av detta följer att ombud har direktåtkomst till avlidens journal. Hantering i systemet För att anpassa till modernt språkbruk kallas detta att dela journal i tjänsten Min journal. Det förutsätter även att ombudet aktivt accepterar eller avvisar möjligheten att ta 11 Riktlinjerna utformas av vårdgivaren

191 9 (22) del av annan persons journal. Det finns även krav på loggning av åtkomst till journalinformation i systemet för ombud. Patienten ska kunna ange vilken information som ombudet får ta del av, som till exempel journalnotat, läkemedel och laboratorieanalyser Vilken information som visas vid direktåtkomst Signerade/osignerade journalanteckningar För patienten kan det vara av värde att kunna ta del av anteckningar så snart de är införda i journalen. Regelverket Journalanteckningar ska vara tillgängliga för patientens direktåtkomst oavsett om de är signerade eller osignerade. Detta innebär att journalanteckningar med status signerade, klar för signering (men inte ej klar för signering ) görs tillgängliga. Det skall dock vara tydligt för patienten vilka anteckningar som ännu inte kontrollerats och signerats av den som dikterat anteckningen. Det samma gäller till exempel svar på laboratorieanalyser oavsett om dessa är vidimerade eller ej Tidiga hypoteser möjlighet till temporär maskering för patienten Tidiga hypoteser avser att vara ett särskilt anteckningsområde (sökord) där journalskrivaren kan göra sådana anteckningar som behöver noteras men inte bedöms som mogna att kommunicera till patienten och därför heller inte bör visas för patienten vid direktåtkomst till journalinformation. Detta för att motverka att man inte skriver in sådan information över huvud taget i journalen eller på annat ställe. Det kan vara viktigt att påpeka att en Tidig hypotes, vilken behöver noteras i journalen men inte anses behöva undanhållas patienten, inte skall noteras på detta särskilda anteckningsområde. Regelverket Vårdgivare ska avgöra i vilka journalmallar som det ska finnas rubrik/sökord tidiga hypoteser och som ska exkluderas från att visas för patient vid direktåtkomst. Patienten kan naturligtvis begära vanligt utlämnande av journalkopia och därmed få tillgång till även dessa uppgifter. Hantering i systemet Genom att vårdgivaren skapar ett speciellt sökord för tidiga hypoteser eller liknande och lägga sådana uppgifter eller journalanteckningar under detta sökord, samt att tillämpa filtreringsregler för detta i tjänstenmin journal, så filtreras den information som visas enligt så att uppgifterna inte exponeras vid direktåtkomst.

192 10 (22) Val av fördröjning/ej fördröjning Avvägning behöver göras mellan om den enskilde ska få till tillgång till journalinformation direkt eller med tidsfördröjning, samt vem ska avgöra detta. Tidsfördröjning möjliggör att patienten kan meddelas information på andra sätt än via direktåtkomst till journalinformation via Internet, samtidigt som den försvårar för patienten och betrodda anhöriga att följa en vårdepisod eller ett sjukdomsförlopp under en intensiv period då flera medicinska åtgärder vidtas. Regelverket Regelverket för patientens direktåtkomst till journalen via Internet utgår ifrån att patienten själv ska ta ställning till om man vill se information utan fördröjning, eller med tidsfördröjning. Standardperioden för tidsfördröjning är 14 dagar, baserat på den fördröjningstid vilken rekommenderas i andra sammanhang såsom Läkarförbundets policy 12, Danmarks Sundhet.dk, etc. Starttidpunkt ska räknas från den tidpunkt när informationen förts in i journalen. Huvudregeln är att patienten väljer första gången denne loggar in. Det är dock lämpligt att det under en längre tidsperiod, förslagsvis 1 år från första inloggning, är obligatoriskt att välja vid varje inloggning för att påminna patienten om att seriöst beakta sitt val och vad det innebär. Hantering i systemet Patienten ska göra ett aktivt val. Under första året gör patienten ett val efter varje inloggning och väljer själv om denne föredrar direktåtkomst enligt något av alternativen 1 eller Att få informationen direkt utan fördröjning. Patienten ska då ges information om att vårdgivaren i så fall inte kan ha hunnit ge personlig information om till exempel avvikande laboratorievärden. 2. Att få information där det är exkluderat de senaste 14 dagarnas tillkommande information i journalen. Detta alternativ säkerställer att svåra besked inte ges i denna kanal, utan kan ges med en personlig kontakt med helt andra möjligheter för vården att på samma gång ge förklaringar, exempelvis en översikt av möjliga behandlingsalternativ. Efter 1 år behöver patienten inte längre göra valet efter varje inloggning, utan ändrar själv sina val vid behovvia inställningar i systemet. Patientens val ska sparas tillsammans med tidsmarkör. 12 Läkarförbundets policy Patientens delaktighet i sin vård

193 11 (22) Exkludering av journalinformation från vissa enheter Viss information behöver prövas manuellt. I de fall där manuell prövning krävs, bör ett policybeslut tas inom respektive landsting av vilka kategorier av information som ska exkluderas från direktåtkomst. Regelverket Journalinformation från vissa organisatoriska enheter ska undantas från direktåtkomst via Internet. Vårdgivaren ska avgöra på vilken organisatorisk nivå som undantag ska göras baserat på att man bedömer att det är tillräckligt vanligt att manuell prövning behöver göras. Berörda vårdenheter ska informeras om att manuell prövning krävs. Exempel Kvinnofridsenhet Bör helt undantas från elektronisk direktåtkomst för såväl patient som eventuellt ombud. Klinisk genetik Bör helt undantas från elektronisk direktåtkomst enligt regelverk för exkludering av vissa informationsmängder. Genetiska utredningar - Vid genetiska utredningar görs ofta utredning av hela familjer om exempelvis vilka sjukdomar släktingar haft. Dessa uppgifter är det inte säkert att släktingarna vill att den enskilde patienten ska få veta. Det är i princip omöjligt att inte nämna något om det i journalerna, ty då tappar man spårbarheten till vilken person som tillhör vilken familj.. Ungdomsmottagning Bör helt undantas från elektronisk direktåtkomst för såväl patient som vårdnadshavare. Detta enligt regelverken för barns tillgång till sin egen journal respektive vårdnadshavarens tillgång till barns journal. Detta för att säkerställa att till exempel 12-åring som uppsöker en ungdomsmottagning ska omfattas av samma integritetsskydd som de mellan år. Psykiatri Ställningstagande bör göras till om hela eller delar av journalinformation ska exkluderas från elektronisk direktåtkomst, såsom information från allmänpsykiatri respektive barn- och ungdomspsykiatri. Hantering i systemet - Filtreringsregler För att kunna exkludera information från att visas via direktåtkomst, krävs att man definierar och fastställer och därefter tillämpar filtreringsregler i enlighet med de policiessom respektive vårdgivare beslutar om vilka kategorier av information som ska exkluderas från direktåtkomst.

194 12 (22) Generellt behövs en så kallad black list respektive tillåtandelista för organisatoriska enheter. Om till exempel HSA-id 13 på enhetsnivå saknas så visar man inte journalinformation från den enheten för patienten. Tillåtandelistan möjliggör visning endast för de enheter vilka har ett så kallat HSA-id. Detta för med sig att gamla enheter som har bortfallit genom omorganisation behöver förses med ett HSA-id för att anteckningar därifrån ska kunna visas för patienten. Bilaga 2 beskriver mer exakt de regler som tillämpas för Min journal i Uppsala läns landsting. De anger vilken information som visas för vårdbesök, journalanteckning, diagnoser, läkemedel, provsvar samt remisser. Reglerna handlar bland annat om att vårdbesök inte visas om HSA-id är beskaffat på visst sätt, om det exempelvis avser en exkluderad vårdenhetskategori eller om vårdpersonal har exkluderade yrkesroller. Om det till exempel är preliminärsvar som egenskap på information, och HSA-id är röntgen, så visas inte informationen Exkludering av journalinformation från vissa roller Viss information behöver prövas manuellt. I de fall där manuell prövning krävs, bör ett policybeslut tas inom respektive landsting av vilka kategorier av information som ska exkluderas från direktåtkomst. Regelverket Journalinformation från vissa yrkesroller ska undantas från direktåtkomst via Internet. Vårdgivaren ska avgöra för vilka yrkesroller som undantag ska göras baserat på att man bedömer att det är tillräckligt vanligt att manuell prövning behöver göras för journalanteckningar som dessa roller skriver. Berörda yrkeskategorier bör vara medvetna om att journalinformation som de skriver kan vara exkluderad från direktåtkomst och att manuell prövning kan behöva göras. Exempel Exempel på roller är psykolog, barn- och ungdomspsykolog, BHV/MHV-psykolog. Dessa kan tillhöra en vårdcentral såsom organisatorisk enhet och där journalinformationen generellt inte undantas från elektronisk direktåtkomst. Även journalanteckningar av anteckningstypen konsultation som har ett sökord, typ av konsult, med värdet psykiatrikonsult visas inte. Hantering i systemet Se regelverk för exkludering av journalinformation från vissa enheter. 13 ID från Hälso- och sjukvårdens adressregister som bland annat omfattar enheter inom sjukvården.

195 13 (22) Exkludering av vissa informationsmängder Viss information behöver prövas manuellt. I de fall där manuell prövning krävs, bör ett policybeslut tas inom respektive landsting av vilka kategorier av information som ska exkluderas från direktåtkomst. Exempel på områden som vårdgivare bör ta ställning till Preliminära svar från olika slag av medicinsk service - Detta på grund av att en röntgenavdelning kan ha läkare under utbildning som gör bedömningar innan röntgenrond hållits och som patient inte bör se. Omvårdnadsdokumentation Ingår inte i det som visas för patienten. Anledning är att uttagprogram för NPÖ, vilken utnyttjas för denna funktion, ännu inte omfattar den informationsmängden. Hantering i systemet Se regelverk för exkludering av journalinformation från vissa enheter Stark autentisering Patienten ska identifiera sig genom stark autentisering 14 enligt SOS 2008:14, 2 kap, Vårdgivaren ska ansvara för att det i ledningssystemet finns rutiner som säkerställer att en enskilds direktåtkomst till sina patientuppgifter och till dokumentation om åtkomst endast tillåts efter det att den enskilde har identifierats genom stark autentisering. Regelverket Stark autentisering hanteras genom att patienten identifierar sig via tjänsten Mina vårdkontakter. 2.3 Information till patient Information till patient ska enligt SOSFS 2008:14, 2 kap 15 lämnas. 14 SMS med engångskod till din mobil, BankID, Mobilt BankID, Nordea e-legitimation, eller övriga e- legitimationer 15 Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14)

196 14 (22) Om vårdgivaren endast medger den enskilde en begränsad direktåtkomst till sina patientuppgifter, ska vårdgivaren informera honom eller henne om detta. Vårdgivaren ska även informera den enskilde om vart han eller hon kan vända sig för att få hjälp med att förstå dokumentationen. Regelverket Kravet på upplysningar till patienten tillgodoses genom att informera patienten vid inloggning var ytterligare information kan fås. Patienten ska också upplysas om att det i vissa fall inte är all journalinformation som visas vid direktåtkomst, samt hur man gör om man önskar ta del av all information. Informationsmängden som ges vid vanlig pappersutlämning kan skilja sig jämfört med direktåtkomst. Patienten ska aktivt intyga att denne är medveten om detta. Exempel I bilaga 1 återfinns exempel från Min journal i Uppsala län på den information som ges till patient. Följande områden beskrivs: - Allmänt om vad som visas - Funktioner som finns i systemet, till exempel försegla konto, dela min journal, - Kontaktvägar 2.4 Införande av avvikande mening Patient kan avge avvikande mening enligt PDL 3 kap 8. 8 Om en patient anser att en uppgift i journalen är oriktig eller missvisande, ska det antecknas i journalen. Regelverket Patient ska ges möjlighet att föra in sin avvikande mening per journalnotat i tjänsten Min journal. För dessa uppgifter har vårdgivaren ett personuppgiftsansvar, med skyldigheter att vidta gallring ochrättelser. Detta ansvar innebär även att ta ställning till åtgärder om till exempel nedsättande, kränkande text riktad mot annan person. Hantering i systemet Omfattningen bör begränsas med maximalt antal tecken eller ord. Förslagsvis: 500 tecken, i syfte att undvika för långa skrivningar. Avvikande mening ska tas med vid utskrift av den anteckning där den införts. Flagga till personalen att avvikande mening tillförts i journalen. Patienten informeras även om att Ej förvänta sig svar

197 15 (22) Innehållet ska vara relevant för journalföring (hålla sig till journalnotatets sammanhang). 2.5 Loggfunktioner Loggfunktioner avser att patient ska ges möjlighet att ta del av vilken vårdpersonal samt eventuellt ombud som tagit del av journalinformation enligt 5 kap 5 PDL. Regelverket Följande information om personal som tagit del av journalinformation visas (som ett minimum): Namn, datum, roll. Följande information om ombud som tagit del av journalinformation visas (som ett minimum): Namn, datum, roll (=ombud)

198 16 (22) Bilaga 1: Information till patienter exempel från Min journal i Uppsala län Detta dokument beskriver vilken typ av information som bör ges till patienter som ska få tillgång till sin journalinformation via Internet. Det bygger på exempel på den information som visas i Min journal i Uppsala län. Informationen indelas i tre huvudområden: Allmänt om vad som visas Funktioner i systemet Kontaktinformation Allmänt om vad som visas Här kan du läsa det mesta av din journal från Landstinget i Uppsala län. Dock finns några begränsningar av vilken information som går att se. Den huvudsakliga begränsningen är att du bara kan se journaler i journalsystemet Cosmic. Hos Landstinget i Uppsala län infördes Cosmic under åren , vilket innebär att journaler äldre än så inte kan ses via denna tjänst. Andra delar av din journal som inte visas här är: Bilder. Scannade eller bifogade dokument. Anteckningar från Psykiatridivisionen, Klinisk genetik, Kvinnofridsenheten, Ungdomsmottagningarna, Barnskyddsteamet och Ungdomshälsan. För dessa enheter krävs en manuell granskning (så kallad menprövning) innan anteckningar lämnas ut. Anteckningar från enheter som upphörde genom omorganisation före år De anteckningarna saknas idag av tekniska skäl, men ska visas så fort det är möjligt. Tandvårdens journaler. För att få tillgång till din tandvårdsjournal ska du kontakta din Tandvårdsklinik. Text under sökordet Tidiga hypoteser Du kan beställa komplett utskrift på papper (utan de undantag som gäller för direktåtkomst ovan) eller per telefon till enheten för Patientadministration ( , följt av tonval 1). Vårdbesök Här ser du de uppgifter som finns registrerade i journalen, sorterade per vårdbesök. Som

199 17 (22) vårdbesök räknas till exempel ett läkarbesök, en telefonkontakt med vårdpersonal eller när du varit inlagd på sjukhus. All information som finns under Vårdbesök går också att hitta under respektive flik (Journalanteckningar, Diagnoser etc). Journalanteckningar Här ser du de journalanteckningar som finns registrerade i journalen. Journalanteckningar som är registrerade av vårdgivare som inte är anslutna till Min Journal i Uppsala län visas inte. Remisser Här ser du de remisser som finns registrerade i journalen. Remisser till eller från vårdgivare som inte är anslutna till Min journal i Uppsala län visas inte. Läkemedel Här ser du de läkemedel som ordinerats av vårdgivare anslutna till Min journal i Uppsala län. Listan kan innehålla både läkemedel som tas idag och sådana som tagits tidigare. Provsvar Här ser du de provsvar som finns registrerade i journalen. Prover tagna hos vårdgivare som inte är anslutna till Min Journal i Uppsala län visas inte. Referensvärden för provsvar Svar på inskickade prov till laboratorier kommer att presenteras tillsammans med respektive referensvärde. Referensvärdet anger inom vilket intervall en frisk persons värde normalt hamnar. Observera att av 20 olika analyser tagna vid ett tillfälle kommer ett eller flera av värdena att ligga utanför referensvärdet utan att det har betydelse för hälsotillståndet. Den behandlande läkaren avgör om ett värde utanför referensvärdet har betydelse för din situation. Diagnoser Här ser du de diagnoser som finns registrerade i journalen. Diagnoser registrerade av vårdgivare som inte är anslutna till Min Journal i Uppsala län visas inte. Loggrapport Via loggrapporten kan du själv se vilken personal som har tagit del av din journal eller rent patientadministrativa uppgifter. Olika personalkategorier har behörighet till olika delar av journalen, till exempel själva journaltexten, uppgifter om remisser eller dina personuppgifter. Normalt har mellan 5 och

200 18 (22) personer som du inte har träffat på olika sätt medverkat vid din vård, och i samband med det varit inne i din journal. I Min journal i Uppsala län finns loggrapporter från 23 januari 2013 och framåt tillgängliga. Du kan ställa eventuella frågor om deras utseende och innehåll till Landstinget i Uppsala län (<loggfragor@lul.se>) så kontaktar vi dig via mail eller telefon. I alla personregister, exempelvis journalprogram, finns krav på spårbarhet. Därför har landstinget ett program som loggar vilka som har tagit del av din journal. Loggen ska sparas i minst 10 år och vara så detaljerad att den kan användas för att i efterhand reda ut vilken information som personalen har haft tillgång till, vad som har gjorts och när det har gjorts. Om det finns oklarheter kring vem som varit inne i din journal kommer frågorna att skickas vidare till verksamhetschefen på det aktuella verksamhetsområdet, som får utreda om personalen har haft giltigt skäl att gå in i journalen. Den misstänkte kan mycket väl vara oskyldig till det förmodade intrånget men om man efter verksamhetschefens utredning fortfarande misstänker dataintrång kontaktas landstingsjurist och personalavdelningen. Den misstänkte får då redogöra för varför denne varit inne i journalen. Om misstanken ändå kvarstår ska händelsen polisanmälas. Om du önskar loggrapport från före 23 januari 2013 kan du kontakta CESÅ 16 < via webben eller via telefon till enheten Patientadministration ( , följt av tonval 1). Du får då loggrapporten i pappersutskrift. Personuppgifter Här ser du dina personuppgifter som de ser ut hos dina vårdgivare. De kan omfatta kontaktuppgifter till dig och personuppgifter, uppmärksamhetssignaler och frikort. Funktioner i systemet Detta avsnitt beskriver de olika funktioner eller åtgärder som patienter kan utföra i Min journal på nätet. 16 Journalenheten CESÅ är en landstingsövergripande enhet. CESÅ ansvarar för - hantering och menbedömning av externa beställningar rörande journalkopior - utskick av loggrapporter till patienter - rättning av fel inskannade dokument i KoVis - samordning när det gäller journalförstöringsärenden - spärr av journaler på patienters uppdrag - utskick av journalkopior i forskningsärenden avseende Akademiska sjukhuset

201 19 (22) Försegla konto Du kan välja att försegla ditt konto i Min journal i Uppsala län. Förseglar du kontot kommer du inte kunna logga in i din journal igen. Har du även delat din journal eller mottagit en delning av någon annan så kommer dessa att försvinna. För att kunna öppna ett förseglat konto måste du kontakta landstingets patientadministration på telefonnummer Patientadministrationen är öppet måndag-fredag klockan 09:00-14:30. Dela min journal Här kan du ge någon annan tillgång till dina journaluppgifter i Min journal i Uppsala län. Du kan ge tillgång till utvalda delar eller hela din journal. Gör det bara till personer som du litar på och bara delar som är nödvändiga. En person som har accepterat att se dina journaluppgifter har tillgång till dem tills någon av er väljer att ta bort tillgången. Det kan du göra när som helst under Inställningar i menyn. 1. Välj person 2. Kontrollera namn 3. Välj journaldelar 4. Bekräfta delning I Steg 1: Välj person Skriv in personnumret för den person som ska få se dina journaluppgifter: ååååmmdd-xxxx Cookies (kakfiler) Den 1 juli 2011 förändrades lagen om elektronisk kommunikation (2003:389). Ändringen innebär att du som besöker en webbplats måste samtycka till att webbplatsen använder så kallade cookies. Om du inte vill att cookies används på webbplatsen kan du göra inställningar i din webbläsare som stoppar användningen av cookies. Till höger finns länkar till hur du stänger av cookies i de vanligaste webbläsarna. Kontaktinformation I detta avsnitt beskrivs information om vem man kan kontakta vid medicinska frågor. Om det i samband med att du läser din journal uppkommer medicinska frågor eller funderingar kan du få svar på olika sätt:

202 20 (22) På hittar du fakta och praktiska råd om sjukdomar och besvär, undersökningar, behandlingar och läkemedel. Välj "Fakta och råd". Du kan även skicka en anonym skriftlig fråga via och få svar på denna inom en vecka. Välj "Ställ en anonym fråga". Vid behov av personlig kontakt går det bra att ringa sjukvårdsrådgivningen på telefonnummer 1177 "Råd om vård dygnet runt". Du kan också kontakta din vårdenhet antingen via "Mina vårdkontakter" eller via telefon, på vårdenhetens angivna telefontider. Inställningar för rådrum Här behöver du välja ett av två alternativ för hur du vill se informationen i din journal. Du kan närsomhelst gå in under inställningar i applikationen och göra om ditt val om så önskas. Rådrum innebär att Min journal i Uppsala län döljer journalinformation som är nyare än 14 dagar. Då får vårdpersonalen möjlighet att på annat sätt ge dig eventuella känsliga besked som avvikande laboratorievärden eller andra provresultat samt kontrollera att ny journalinformation stämmer. Här kan du välja om du vill använda rådrum eller inte. Alternativ 1: Jag vill inte få överraskande eller obehagliga besked via Min journal. Jag väljer därför att enbart se äldre och bekräftad information, för att ge vårdpersonal en möjlighet att på annat sätt ge mig sådana besked. Alternativ 2: Jag vill kunna ta del av all information i journalen utan fördröjning. Jag är medveten om att jag därmed kan komma att se information, till exempel provsvar, som vårdpersonalen inte hunnit meddela mig om. Du bör också vara medveten om att det som är skrivet i din journal i första hand är formulerat för att förstås av personal inom vården. Informationen som ges är ibland mycket detaljerad och det kan uppfattas som obehagligt att ta del av, särskilt om det rör sig om ett allvarligt sjukdomstillstånd. Vi ber dig att beakta detta innan du bestämmer dig för att läsa din journal.

203 21 (22) Bilaga 2: Filtreringsregler exempel från Min journal i Uppsala län Detta dokument beskriver filtreringsregler som tillämpas för den information som visas i Min journal på nätet i Uppsala län. Vårdbesök: 1. Vårdbesök visas aldrig om det inte finns någon HSA ID för <ContactAccessZoneUnit> eller <ContactPerformingUnit> definierad i XML en från CCP. 2. Vårdbesök visas aldrig om HSA ID för <ContactAccessZoneUnit> eller <ContactPerformingUnit> finns med i black list. 3. Vårdbesök visas aldrig om den är skriven av vårdpersonal med rollen psykolog, MHV/BHV psykolog eller kurator. Journalanteckning: 1. Journalanteckningen visas aldrig om det inte finns något HSA ID definierat för <AccessZoneUnit> eller <CareUnit>i XML en från CCP. 2. Journalanteckningen visas aldrig om HSA ID för <AccessZoneUnit> eller <CareUnit> finns med i black list. 3. Journalanteckningen visas aldrig om den är skriven av vårdpersonal med rollen psykolog, MHV/BHV psykolog eller kurator. 4. Information i detaljvy för osignerade journalanteckningar visas aldrig. Information i listvy för osignerade anteckningar visas däremot (datum, anteckningstyp, vårdenhet och dokumenterad av) 5. Journalanteckningar med sökordet Tidiga hypoteser eller dylikt visas inte 6. Journalanteckningar av typen konsultation som har ett sökord, typ av konsult, med Diagnoser: värdet psykiatrikonsult visas inte. 1. Diagnoser visas aldrig om det inte finns något HSA ID definierat för <AccessZoneUnit> eller <CareUnit>i XML en från CCP. 2. Diagnoser visas aldrig om HSA ID för <AccessZoneUnit> eller <CareUnit> finns med i black list. 3. Diagnoser visas aldrig om den är skriven av vårdpersonal med rollen psykolog, MHV/BHV psykolog eller kurator. 4. Information i detaljvy för osignerade diagnoser visas aldrig. Information i listvy för osignerade diagnoser visas däremot (datum, diagnostyp, vårdenhet och dokumenterad av) Läkemedel: 1. Läkemedel visas aldrig om det inte finns något HSA ID definierat för <AccessZoneUnit>, <CreationUnit> eller <ResponsibleUnit>i XML en från CCP.

204 22 (22) Läkemedel visas aldrig om HSA ID för <AccessZoneUnit>, <CreationUnit> eller <ResponsibleUnit> finns med i black list. 3. Läkemedel visas aldrig om det är osignerat. Provsvar (klinisk kemi och mikrobiologi): 1. Provsvar visas aldrig om det inte finns något HSA ID för <AccessZoneUnit>, <RequestingUnit> eller <Performingunit> definierad i XML en från CCP. 2. Provsvar visas aldrig om HSA ID för <AccessZoneUnit>, <RequestingUnit> eller <Performingunit> finns med i black list. 3. Analyssvar eller analysresultat som inte blivit vidimerade av vårdpersonal eller inte har något vidimeringsdatum visas inte. Istället visas texten Svar ej vidimerat i resultatkolumnen för klinisk kemi, eller i svarskolumnen för mikrobiologi Remisser (röntgen och konsultationsremiss) 1. Remisser visas aldrig om det inte finns något HSA ID för <AccessZoneUnit>, <RequestingUnit> eller <Performingunit> definierad i XML en. 2. Remisser visas aldrig om HSA ID för <AccessZoneUnit>, <RequestingUnit> eller <Performingunit> finns med i black list. 3. Röntgenremissvar av typen preliminärsvar visas inte. 4. Remissutlåtanden eller remissvar som inte blivit vidimerade av vårdpersonal visas inte. Istället visas texten Svar ej vidimerat i utlåtandefältet för radiologiremisser, eller i svarsfältet för konsultremisser.

205 1 (4) 30 september 2013 Center för ehälsa i samverkan Hornsgatan 20, Stockholm Vxl: info@cehis.se Rekommendation till regelverk för enskilds direktåtkomst till sin egen vårddokumentation Bakgrund Landstinget i Uppsala län (Uppsala) låter sedan slutet av 2012 alla som har sökt vård i Uppsala läsa sina journaler via Internet. I dagsläget har personer, med jämn fördelning i ålder och även över landet, läst sin journal via e-tjänsten Min journal. Ytterligare personer har försökt logga in, utan att ha någon journal i Uppsalas journalsystem. Intresset är stort hos flera andra landsting och regioner att ansluta sig till tjänsten. Uppsala har därför CeHis uppdrag att vidareutveckla tjänsten och ansluta den till den nationella infrastrukturen, så att fler journalsystem och landsting kan anslutas enligt nationella standarder. Vid slutet av året kommer en lösning att finnas på plats som är färdig att återanvändas för resten av landet. Min journal bygger på ett regelverk, som är implementerat i själva tjänsten. De landsting och regioner som ansluter sig till tjänsten måste också acceptera regelverket, som kommer att förvaltas och vidareutvecklas tillsammans med e-tjänsten, på CeHis uppdrag. Målsättningen är att regelverket ska bli nationellt, så att tjänsten fungerar på samma sätt i hela landet. Det kan annars bli svårt för invånare och patienter att förstå varför funktionalitet och tillgång till journalinformation varierar. Det finns dock flera konfigurationsmöjligheter för de enskilda landstingen. Men en förutsättning för att regelverket ska bli nationellt är att varje sjukvårdshuvudman beslutar om att anta det, i samband med att man ansluter sig till tjänsten Min journal. Center för ehälsa i samverkan koordinerar landstingens och regionernas samarbete för att förverkliga strategin för Nationell ehälsa tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Centret ska skapa den långsiktighet som krävs för att utveckla och införa gemensamma ehälsostöd, infrastruktur och standarder som förbättrar informationstillgänglighet, kvalitet och patientsäkerhet. Center för ehälsa i samverkan styrs av representanter från landsting och regioner, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), kommunerna och de privata vårdgivarna.