Intervju: Hans Werner

Transkript

1 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS NR1 INGÅR SOM BILAGA I DAGENS INDUSTRI I MARS 2005 Skynda långsamt Takten avgörande vid outsourcing sid 6 Ingen tvångströja Flexibilitet viktig vid avtal sid 19 Intervju: Hans Werner Outsorcing ökar lönsamheten sid 8 Förändring. Tillväxt. Kostnadsbesparingar. Tidspress. Lugn, IBMs outsourcing kan hjälpa dig med mer än du tror.

2 2 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Öka din lönsamhet och din konkurrenskraft Producerad av Styrmansgatan 1, Stockholm Tel Det var länge sedan outsourcing var en marginell företeelse i svenskt näringsliv. Enbart inom den traditionella IT-sektorn har marknadens värde ökat från miljoner kronor 2003 till miljoner kronor Och att lägga ut sin verksamhet på outsourcing är idag ett begrepp som inte enbart gäller produktion eller stora företag, inte heller enbart för centraliserade och traditionella driftstjänster inom IT. Den nya trenden är s k Business Process Outsourcing (BPO) där hela affärsfunktioner läggs ut på en eller flera partners. Grundtanken är att det egna företaget ska kunna ägna all kraft åt kärnverksamheten och låta specialister sköta områden som visserligen är nödvändiga och viktiga men inte tillför värde affärsmässigt sett. Det kan handla om lönehantering, fakturahantering, logistik, inköp i princip allt som inte är kärnverksamhet. Experterna hävdar generellt att för ett företag med mer än 30 datoranvändare är det lönsamt att outsourca funktionerna för ekonomi, personal, inköp, rapportering med mera. Trenden är också att allt mindre företag väljer outsourcing. De flesta storföretag har redan sett om sitt hus och nu skiftar leverantörerna av outsourcingtjänster fokus mot de mindre och medelstora företagen. Den senaste IT-barometern visar att huvudtrenden är att det fi nns en direkt koppling mellan outsourcing som leverantörsmodell och industriell tillväxt. Rätt använd outsourcing bidrar alltså till ökad lönsamhet. I den här utgåvan av Startegisk Sourcing får du möta både leverantörer och köpare av outsourcing samt flera experter på området. Vårt syfte är att bidra till kunskapen om outsourcing och kanske så ett frö eller två. Och vi blir ganska nöjda om vi kan inspirera fler svenska företag, att med hjälp av outsourcing öka sin lönsamhet och sin konkurrenskraft, att utveckla sina affärsprocesser, skärpa sina strategier, hålla fokus på kärnverksamheten, lättare hantera svängningar i personalbehov och komma fram till nya och mer lönsamma styrmodeller. Redaktionen REDAKTIONSRÅD: Per-Arne Sandegren, analytiker på IDC Hans Werner, affärsområdeschef Exido AB Monique Fredholm, Zalaris Margaretha Rydberg, Inger Ågren, Bea Alm, Provisa Thorbjörn Nordlöf, journalist PROJEKTLEDNING: Margaretha Rydberg PRODUKTIONSLEDARE: Inger Ågren PROD. ASSISTENT: Beatrice Alm TEXTER: Thorbjörn Nordlöf LAYOUT: Kristofer Hall, PrimaForm OMSLAGSFOTO: Magnus Eriksson REPRO: PrimaForm TRYCK: Svenska Tryckcentralen Har du tips eller synpunkter? Mejla till synpunkter@provisa.se För information om framtida bilagor, kontakta Margaretha Rydberg Outsourcing, egen IT-drift...eller IT som funktion? Vi vet att alla företag har olika behov. Vi vet också hur 500 företag i Norden har gjort för att bli nöjda med sitt IT-stöd. Det finns många goda skäl att överväga outsourcing av IT. Större flexibilitet och högre kostnadseffektivitet är två av dem. Vi berättar gärna om andra fördelar. INNEHÅLL Fujitsu & Myresjöhus...sid 4 Personec...sid 4 Leverantörer byter focus...sid 5 Skynda långsamt vid outsourcing...sid 6 Outsourcing ökar lönsamheten...sid 8 IBM...sid 10 Goodyear Dunlop...sid 12 LeasePlan Sverige AB...sid 13 Itella...sid 15 Vi reder ut begreppen...sid 16 Jakten på kostnader...sid 17 Avtal...sid 19 Niklas Gusting, IT-chef på Wihlborgs, har jämfört intern IT-drift med alternativ outsourcing. Sid 8 Sid 6 Sid 19

3

4 4 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Långvarig relation med trygghet och flexibilitet IT-avdelningen på Myresjöhus och Smålandsvillan består av tre personer. De ska serva över 400 personer totalt. För att klara uppgiften utan att överdimensionera avdelningen har Myresjö valt att outsourca centrala delar av ITfunktionen till Fujitsu Services. viktigaste är att man känner trygghet i affärsrelationen. Den -Det är som ett giftermål där man ska leva tillsammans i många år, säger IT-chef Anders Jutebrink. Myresjöhus har säte i Vetlanda, men har drygt 30 försäljningskontor runt om i landet. Företaget omsätter cirka en miljard kronor och sysselsätter 440 personer, inklusive fristående agenter. Vi har våra servrar här i Myresjö och totalt cirka 300 datorer på kontoren runt om i Sverige. Vi sköter mycket själva, men är ganska få på avdelningen och upplever att tjänsterna går att köpa på marknaden i ganska bra konkurrens, säger Ander Jutebrink. Anders Jutebrink har varit med förr. Företaget har tidigare outsourcat delar av ITverksamheten och det var en styrka i upphandlingen och förhandlingarna. Vi visste rätt väl vad vi ville ha. Det kändes tryggt och vi kunde peka med hela handen. Fyraårsavtal Nyligen signerade Myresjöhus och Smålandsvillan ett fyraårsavtal med Fujitsu Services som innehåller: Helpdesk tjänst Antivirus och antispamtjänster Nytt nätverk (med Telia som underleverantör) I-net Access S k på-platsen-service Hårdvara Vi kände att vi hade behov att skaffa oss kompetens inom framför allt virusskydd och antispam, men den kompetensen kändes väl exklusiv för att företag i vår storlek. Istället delar vi den kunskapen som fi nns hos specialister som Fujitsu Services med andra företag som liknar vårt eget, säger Anders Jutebrink. Vid upphandlingen ställde vi många frågor, men en fallgrop är att vi själva inte har det tekniska djupet för att upptäcka fallgropar. Vi har suttit i förhandlingar med flera andra, men Fujitsu Services var duktiga och tog ett helhetsgrepp. De har försökt att uppfylla alla önskemål och det är viktigt. Det handlar totalåtagande och då måste man känna trygghet. En affärsrelation som den här är som ett giftermål där man ska leva med varandra i många år. Vi har ett pris per användare och det ger potential och flexibilitet. Om vi hade gjort allt själva hade vi varit tvungna att ha ett maxtak vilket skulle ha blivit dyrare per enhet. Nu kan vi dimensionera allt efter att vi blir fler eller om vi av någon tråkig anledning skulle dra ned på folk. Fujitsu Services Tel: Outsourcing av ekonomi och lön Välkommen till den nya ekonomi- och HR funktionen! Besök: Maila: support@psprovider.se Tel: Outsourcing växande marknad för Personec Tre nya kunder och flera andra är på väg in. Det går bra för Personec. Outsourcing är en uppåtgående trend. Text & Foto: Jann Lipka Allt fler företag väljer att lägga ut lönehantering och andra delar av HR-arbetet. På kort tid har Personec skrivit avtal med tre nya kunder, Maquet Medicalcare, Euromation och Duni. Staffan Karlsson, personalchef, Duni Norden kommenterar affären: Framför allt vill vi effektivisera men lönehanteringen är inte heller en del av vår kärnverksamhet. Att lägga ut den är en ekonomisk fördel och vi behöver inte binda upp resurser eller ta in vikarier, säger han. Allt fler företag inser värdet av outsourcing, säger Lars Gahnström, koncernchef för Personec Group. Ytterligare ett tiotal andra outsourcingkunder är på väg in, många av dem har själva kontaktat Personec för en offertförfrågan kring lönehantering. Många inser att det är en fördel att lägga ut vissa delar externt. Det handlar främst om att man inte har resurser att klara av till exempel lönehanteringen på egen hand, säger Lasse Wastesson, general manager vid Personec. Genom att lägga ut lönehanteringen får man också en mer flexibel tjänst som lätttare kan anpassas vid tillväxt eller neddragningar. Fram för allt i USA men även i andra delar av Europa är outsourcing betydligt vanligare än i Sverige. I Finland är till exempel Personecs verksamhet tre gånger så stor som här. - Oustourcing av affärsprocesser är en allt större del av vår verksamhet och det är den del som just nu växer mest, säger Lars Gahnström, koncernchef för Personec Group. Värdet av all verksamhet som svenska företag och organisationer lägger ut på externa leverantörer beräknas till 14 miljarder kronor per år och förväntas växa. Enligt en undersökning gjord av IT-barometern kommer den att växa med ytterligare cirka två miljarder de närmaste åren säger Lars Gahnström. Personec Tel:

5 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 5 Leverantörer byter fokus Leverantörerna på outsourcingmarknaden håller på att byta fokus. Tidigare var det storföretagen alla var på jakt efter nu är det framför allt mellansegmentet som växer. Text: Per-Arne Sandgren -De största företagen har redan gjort sina upphandlingar och den marknaden är i mångt och mycket mättad. Därmed skiftar leverantörernas fokus till SMB små och medelstora företag samt den offentliga sektorn, säger Per-Arne Sandegren, Senior Research Analyst på IDC. Den totala marknaden för traditionell IT-outsourcing växte enligt IDC från miljoner kronor 2003 till miljoner kronor Om midmarket, övre delen av SMB, definieras som anställda så bedömer vi att den marknaden växte från miljoner 2003 till miljoner 2004, säger Per-Arne Sandegren. En intressant reflektion när man ser på siffrorna för helåret 2004 är att de stora ser ut att växa lika snabbt som SMB-sektorn, men många av de stora kontrakten slöts under 2003 och det ser därför bara ut som om de växer även under Egentligen är det SMB-sektorn som ökar. Offentliga sektorn växer På den mättade storföretagsmarknaden handlar det nu mest om att försöka ta över kontrakt från konkurrenterna, men då ett typiskt kontrakt löper över fyra år med option på två år, finns det inte så mycket att hämta på den delen av marknaden. Därmed skiftar leverantörernas fokus till SMB och framför allt till midmarknaden. De intressantaste branscherna är tillverkningsindustrin, tjänsteindustrin och den offentliga Per-Arne Sandgren, IDC sektorn. Många kommuner har politiska krav på rationaliseringar och kostnadsbesparingar och vi ser en stor tillväxt där. Många fokuserar på det området nu, menar Per-Arne Sandegren. Även om det är ovanligt att en egen liten kommun gör något själv utan i allmänhet sluter sig samman med grannkommuner, fi nns det ju häpnadsväckande många anställda i kommunerna. De större kommunerna som har resurser är givetvis intressanta som enskilda objekt. Fler paketlösningar Leverantörernas nya fokus har även påverkat deras beteende i övrigt. Företagen och organisationerna i mellansegmentet har sällan samma höga beställarkompetens som storföretagen. Vi kan se hur leverantörerna går mot mer paketering av tjänsterna för att även mindre resursstarka kunder ska kunna se beräkna kostnaderna på ett snabbt och lättöverskådligt sätt. Det blir mindre skräddarsytt och mer paket. Det är främst traditionell IT outsourcing och systemleveranser som efterfrågas. I midmarket har man inte kommit så långt när det gäller BPO, business process outsourcing. Alldeles säkert kommer BPO även i den marknaden. Finans och redovisning börjar redan bli stort. Faktab ger möjlighet att outsourca processer för betalningar I drygt 30 år har våra kunder kunnat erhålla högre kvalité, lägre kostnader och större fokus på sin kärnverksamhet. Med vår omfattande faktureringstjänst i botten kan vi tämligen enkelt anpassa oss efter våra kunders krav. Vi kan även komplettera med försystem/stödsystem, finansiering, inkasso och kundtjänst, för att uppnå en väl fungerande helhetslösning. Exempel på våra tjänster är: Mediation Rating Billing Fakturaservice Reskontraservice Inkassoservice Factoring Kundsystem Kundtjänst Faktab är ett av Finansinspektionen auktoriserat kreditmarknadsbolag med högsta kreditrating AAA. Bolaget grundades 1972 och har i dag kontor i Visby, Stockholm, Oslo, Köpenhamn och Helsingfors. I dag arbetar cirka 600 medarbetare i koncernen och våra tjänster nyttjas av en mängd skiftande företag, stora som små. Bland de mer kända märks Aftonbladet, Apoteket, Bredbandsbolaget, Danske Bank, Expressen, FöreningsSparbanken, Microsoft, Spray och Vattenfall. FAKTAB FINANS AB S:t Hansplan 1, SE Visby Telefon: Fax: E-post: info@faktab.se För mer information om Faktab och våra tjänster besök It Pays!

6 6 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Checklista Skynda långsamt vid outsourcing Vilka är våra kärnkompetenser idag? Hur kommer dessa att behöva utvecklas för att vi ska vara konkurrenskraftiga i framtiden? Vilken IT är strategiskt viktig för oss? Vilken IT är kritisk för vår verksamhet? Hur påverkar outsourcingen de aktiviteter vi valt för vårt utförande av andra aktiviteter? Kärnfrågorna vid upphandling av outsourcing är vad och varför? Men också takten i genomförandet är av avgörande betydelse. anser att det bästa är att ta små steg och noga välja ut de delar som -Jag är lättast att integrera. Den totala outsourcingens tid är förbi. Man kan inte uppnå allt på en gång och går man stegvis håller man incitamentet uppe hos leverantören att ständigt förbättra och utveckla, säger Magdalena Augustson. Magdalena Augustson är ekonomie licentiat och försäljningsdirektör på Microsoft. Hon har tidigare forskat kring outsourcing och är en av författarna till boken Outsourcing av IT-tjänster som gavs ut redan IT och outsourcing var ett hett ämne då och många undrade varför jag forskade kring en tillfällig fluga Men området är lika hett idag. Den stora skillnaden är att kunderna har bättre kunskaper, men leverantörsföretagen har fortfarande ett övertag. Därför är förberedelse- och upphandlingsfasen den kanske viktigaste delen av outsourcing. Definiera kärnkompetens Grunden vid upphandling är att definiera vad som är vår kärnkompetens? Den kompetens som ska göra oss långsiktigt framgångsrika. När man gjort det är den viktigaste frågan Varför? Om det bara är Magdalena Augustson, Microsoft kortsiktiga finansiella effekter man vill uppnå lättnader i balansräkningen ska man ha ett visst upplägg och en viss förväntan på resultatet. Är det istället långsiktiga strategiska effekter man eftersträvar då är designen av outsourcingen en annan. Det är ganska klurigt att räkna på den direkta affärsnyttan i reda pengar. Vinsterna ligger oftast i ökad effektivitet. Vid själva upphandlingen kan man ju jämföra offerter, men till syvende og sist är det svårt och outsourcingbeslut fattas ofta på intuitiva grunder. Och kanske det viktigaste av allt är att komma ihåg att det aldrig går att outsourca ansvaret för en funktion bara utförandet. Finns det ett samband mellan de aktiviteter vi lägger ut och vår kärnverksamhet? Har vi behållit tillräckligt med kompetens internt för att vi ska kunna vara en kompetent köpare/beställare? Vilket är skälet till att vi överväger outsourcingen? Hur kan vi utforma outsourcingen så att den passar våra syften? Hur väl kan vi definiera och specificera det vi outsourcar? Hur passar det valda outsourcingalternativet med vår tradition och kultur? Vilka kriterier bör en leverantör som passar oss uppfylla? Vad säger leverantörens referenter? Källa: Outsourcing av IT-tjänster. Industrilitteratur Outvecklad marknad? I en undersökning från IDC gjort framgår att outsourcingmarknaden är mycket polariserad. I Sverige har 41 procent av företagen outsourcat helt eller delvis. 5 procent av företagen säger sig inte ha outsourcat någon funktion ännu, men att de tittar på möjligheten. Resten, en bit över hälften, säger sig inte ha några planer alls. Källa: IDC Outsourcar helt eller delvis Tittar på möjligheten Inga planer alls Offshore - ett okänt begrepp bland företagen Offshore outsourcing är främst ett begrepp för de som levererar tjänsten. 9 av 10 företag tycker begreppet är ointressant eller har inte hört talas om det. Och av de som känner till eller använder uttrycket är flertalet storföretag. I första hand är det än så länge ett sätt för leverantörerna att spara kostnader och på så sätt kunna offerera ett mer attraktivt pris. Källa: IDC Vi är specialiserade på helhetslösningar och arbetar med alla former av små och stora uppdrag inom media- och reklamproduktion. Våra produktioner inrymmer det mesta inom tryckt media från kontorstrycksaker, broschyrer och prislistor till omfattande annonsbilagor och annonsflöden i dagsoch specialpress. crom Provisa Information AB Strandvägen Stockholm

7 T A N K Siktar ni mot stjärnorna? / Y & R Vi hjälper er att hitta vägen. Coor Service Management gör företag och organisationer till stjärnor. Vi leder, utvecklar och effektiviserar servicefunktioner, så att våra kunder kan fokusera på det de är bäst på. Vi levererar och utför service. Handfast och praktiskt. Men vår främsta styrka är att utveckla och styra verksamheter på nya och bättre sätt. Service management handlar om förbättrade processer, styrning och system, men även om att leda och skapa engagemang. Det handlar, som namnet berättar, om management. Då vi leder och styr kundernas stödfunktioner på ett kostnadseffektivt och professionellt sätt, frigörs resurser som ökar deras lyskraft. Coor Service Management är ett nytt företag men vi har sju års erfarenhet från vår tid under namnet Skanska FM. På vår kundlista hittar du stjärnor som Pfizer Health, Saab, Nokia, Landstinget i Östergötland, Skanska och Sydkraft. Välkommen hit, du också. Läs mer på

8 8 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Intervjun: Outsourcing ökar lönsamheten Siemens Business Services Siemens för att du kan dra nytta av hela kon - cernens kompetens och resurser Business för att det handlar om att utveckla din verksamhet Services för att vi erbjuder leverantörsoberoende tjänster längs hela IT-kedjan Foto: Magnus Eriksson Det finns en direkt koppling mellan outsourcing av IT-verksamhet och industriell tillväxt. Rätt använd outsourcing bidrar till ökad lönsamhet. -Vi har definitiva belägg för detta och huvudtrenden - kopplingen mellan outsourcing av IT-produktion och lönsamhet - är oerhört intressant, säger Hans Werner, affärsområdeschef på Exido AB. Exido är ett branschanalysföretag med 14 anställda och lika många fristående medarbetare. Företaget arbetar inom fyra affärsområden - Bank och Finans, Automotive, Rekrytering och Kompetens samt IT-marknaden. Det sistnämnda är det största affärsområdet och ett av huvudnumren i IT-barometern som publiceras två gånger om året. Det finns företag och verksamheter med mer än 200 anställda i Sverige. Vi arbetar mot den massan samt en kontrollgrupp med ett par hundra företag som har under 200 anställda, säger Hans Werner. Hans Werner är civilingenjör i botten och har bland annat arbetat med Ingvar Kamprad i Ikeas ledningsgrupp i Schweiz, sålt stora JAS-projekt internationellt åt Investor och varit VD i ett antal IT-bolag, bland dem börsnoterade Connecta AB och Adcore AB. Den senaste utgåvan av IT-barometern publicerades i slutet av januari och visar en rad intressanta trender. och ger möjlighet för nya aktörer att ta för sig av marknaden. Det kommer inte längre vara de stora leverantörerna som dominerar marknaden, säger Hans Werner. En trend som också syns tydligt på den svenska marknaden är att kunderna har blivit mer sofistikerade och kunnigare. Det viktigaste kriteriet vid upphandling har skiftat från pris till kompetens. Historiskt sett har det funnits en trend att management valt att outsourca relativt svåra verksamheter, verksamheter som egentligen inte lämpar sig särskilt väl för outsourcing. Det har lett till att kunderna varit relativt missnöjda. Nu har krav på benchmarketing och löpande utvärdering utvecklats. Och det är ju helt riktigt går man in i en fem års affärsrelation måste man löpande kunna kontrollera att det man köper håller ett konkurrenskraftigt pris. Fortsatt tillväxt IT-barometern spår fortsatt kraftig tillväxt av outsourcing. Inom IT är outsourcing av driftskomponenter m a o drift av servrar, nätverk och infrastruktur, det enskilt största området. Ett intressant tillväxtområde är desktop outsourcing - produktförsörjning av dator med mjukvaror och tillbehör till ett fast pris per enhet. Mobilitet är strategiskt prioriterat i Sverige så ett kommande tillväxtområde är mobila lösningar enligt samma produktlösningsmodell som för datorer. Varför fundera på outsourcing? För att det är inne? Absolut inte. För att dina konkurrenter valt det? Kanske. För att det är lönsamt? Bedöm själv... När du överlåter hela, eller delar av, IT-miljön till Siemens Business Services kan du tryggt fokusera på att utveckla din kärnverksamhet. Vi ser till att de riktiga förutsättningarna finns. Som Siemensbolag levererar vi det vi lovar. Vi står för kvalitet, innovation och tillit. Vill du veta mer om vad Siemens Business Services kan göra för dig, ditt företag eller organisation kontakta Mikael Bergentoft eller Joel Rudh på telefon eller via e-post sbsinfo@siemens.se Siemens Business Services leverantörsoberoende lösningar och tjänster från en enda källa. När det handlar om outsourcing och IT-underhåll är Siemens Business Services en av de 10 största leverantörerna i världen. Omsättningen för affärsåret 2004 uppgick till 4,7 miljarder Euro. Företaget har anställda världen över, varav 900 i Skandinavien. Global network of innovation s Ökad lönsamhet Huvudtrenden är att vi kan påvisa att det finns en direkt koppling mellan outsourcing som leverantörsmodell och industriell tillväxt. Rätt använd outsourcing bidrar alltså till ökad lönsamhet, säger Hans Werner. Detta beror inte på de direkta effekterna av outsourcingen utan på de indirekta. De som outsourcat har frigjort kapital i IT-budgeten som investerats i IT till stöd för verksamhet och affär i större omfattning än hos dem som inte outsourcat. Selektiv trend Den andra stora trenden är den selektiva trenden. Historiskt sett har marknaden till stor del bestått av att en leverantör tagit hand om hela IT-området hos kunden. Nu letar köparna efter aktörer som bäst kan hantera enskilda delar. Det är en markant förändring som ger utrymme för köparna att hitta bättre leverantörer på specialområden Business Process Outsourcing Internationellt har vi sett en mycket starkt tillväxt inom Business Process Outsourcing (BPO). Nu börjar BPO växa även i Sverige och det är framför allt inom ekonomiadministration och Human Resources man väljer att outsourca. Men det är fortfarande så i Sverige att för att komma åt kompetens så rekryterar man i 45 procent av fallen, anlitar konsulter i 45 procent av fallen och outsourcar i tio procent av fallen varför BPO tillväxer svagare i Sverige än i vår omvärld. På längre sikt ser IT-barometern en fortsatt gynnsam utveckling för outsourcing inom IT-området i Sverige. Redan idag omsätter traditionell outsourcing av IT miljarder kronor och BPO omkring 4 5 miljarder kronor. Mot bakgrund av att totalvolymen av IT-pengar är cirka 130 miljarder kronor i Sverige är det en betydande del som ligger i försörjningsmodellen outsourcing, säger Hans Werner.

9 Handen på hjärtat är det inte så att det man tycker är roligast är det man blir bäst på? Och vice versa. Det andra runtomkring blir mer styvmoderligt behandlat. Nu är det så fiffigt att det är just det, det runtomkring, som vi på Sodexho har specialiserat oss på. De så kallade kringtjänsterna bara namnet! är precis det som vi satsar allt på att utveckla, effektivisera och förfina. Det är just dem som får oss att gå till jobbet varje dag. Vår kärnverksamhet är bland annat måltidsservice, städning, receptions- och vaktmästeriservice, fastighetstjänster och andra servicefunktioner. Ni får en skräddarsydd lösning för just er verksamhet till en lägre kostnad och en högre kvalitet. Och framförallt: Vi får båda möjlighet att fokusera på det som vi är bäst på. Välkommen till Sodexho. SODEXHO ÄR ETT AV SVERIGES LEDANDE SERVICEFÖRETAG MED ANSTÄLLDA. VI INGÅR I SODEXHO ALLIANCE, SOM ÄR VÄRLDSLEDANDE INOM MÅLTIDS- OCH SUPPORTTJÄNSTER. KONTAKTA OSS GÄRNA PÅ ELLER BESÖK Du behöver inte göra allt själv! Vi är Nordens ledande redovisningsbyrå och levererar outsourcingtjänster inom ekonomi och lön. Duktiga medarbetare och ny teknologi gör oss till nr 1 på vår marknad. Det tjänar våra kunder på som därmed kan fokusera på sin kärnverksamhet och bli vinnare inom sitt område. We simplify your business Telefon

10 10 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS IBM ett globalt hårdv transformerats till tjän Många tror att IBM är ett hårdvaruföretag med datorförsäljning som kärnverksamhet. Fel under de senaste tio åren har företaget transformerats och är idag ett av världens ledande tjänste- och IT-företag. IBM säljer fortfarande hårdvara, men den primära tillväxten ligger på tjänstesidan och inte minst inom outsourcing, där IBM erbjuder allt från outsourcing av IT tjänster och administrativa backoffice tjänster till s.k. Business Transformation Outsourcing (BTO). Innovation och affärsnytta för kunderna fokuseras särskilt i samband med outsourcingen. av vår verksamhet i Sverige består av tjänster och -Majoriteten outsourcing är ett av de stora tillväxtområdena. Som marknadsledare i Norden är vi inom IBM redo att dela med oss av våra erfarenheter och kompetens, säger Liselotte Hägertz Engstam, partner och ansvarig för BTO i Norden. Den svenska outsourcingmarknaden domineras av traditionell IT-outsourcing, d v s outsourcing av mer eller mindre enkla IT-funktioner som tjänster, antivirustjänster och drift av servrar, men också outsourcing av total IT drift, applikationsunderhåll eller kompletta IT funktioner. Ett snabbt växande område inom outsourcing är BPO Business Process Outsourcing outsourcing av affärsprocesser som är centrala för ett företag, men ändå bedöms ligga utanför företagets kärnkompetens. IBM tar konceptet ytterligare ett steg med Business Transformation Outsourcing. Åtagandet innefattar inte bara hantering av en viss affärsprocess utan också en transformering, en genomgripande förändring av processen. Egna erfarenheter IBM äter sin egen medicin. Många av erfarenheterna inom BTO-området baseras på IBMs egen transformering de senaste tio åren. Mellan 1994 och 2003 har företagets transformering resulterat i intäkter och kostnadsbesparingar på cirka 17,4 miljarder dollar, baserat på investerade 6,4 miljarder dollar. I företagets årsredovisning för 2004 utgjordes de stora posterna i omsättningen av programvara 16 procent, maskinvara 32 procent och tjänster 51 procent. I Sverige och övriga Norden har utvecklingen på tjänstesidan gått ännu snabbare. Vi har under lång tid systematiskt, både organiskt och genom förvärv, byggt upp en ny struktur och majoriteten av vår verksamhet i Norden och i Sverige består av tjänster, säger Liselotte Hägertz Engstam. Stort förändringsbehov IBMs egen undersökning The Global CEO Study 2004 visar att företagsledningar världen över pekar på att förmågan att förändras är den stora utmaningen i en global miljö med krav på högre tillväxt och minskade kostnader under hårdnande konkurrens. Hela 87 procent anser inte att det egna företaget har god förmåga att svara upp mot förändringskraven. Och tiden är knapp hälften av de tillfrågade bedömer att det egna företaget måste uppnå sina förändringsmål inom två år eller ännu snabbare, 90 procent säger att målen måste uppnås inom max fem år. Alla inser att tillväxt är nödvändigt. Tidigare kunde man antingen gasa eller bromsa. Nu måste man göra bägge delarna samtidigt. Förändringsbehovet är stort och förändringarna måste ske på kort tid. Förändringsprocesser tar lång tid om man ska göra allt själv, därför är det mycket som talar för att man tar en partner till hjälp, säger Liselotte Hägertz Engstam. Business Processes Finance & Administration Human Resources Customer Relationship Management Procurement Service After Sales Example of Industry Specific Cost accounting JE Processing AP/AR Fixed Assets Project accounting Inter-company billing Credit & collections Cash application Internal/external financial reporting General accounting Budget and forecasting Self-service portal and contact center HR process redesign, subject matter experts Staffing, recruiting, benefits, org. dev., training, education Expense acctg., payroll Data and analytics Vendor aggregation and management Customer care Order management ecommerce Warranty service Field service management Billing & payments Customer analytics Call center operations Strategic sourcing Supplier catalog enablement Supplier relationship management Indirect-direct purchasing Contract management End-user support Global Sourcing Parts logistics Inventory planning and management Repair management Customer support Service request support Warranty management Field services Technical support Banking/Fin. Markets Market data mgmt. Account opening/ maintenance Collections & recoveries Banking back office Insurance: Claims management Policy administration Customer care HR administration Government: Traffic congestion toll charging Case & records mgmnt. Education and training Call center Applications Transformation Infrastructure Technology Transformation Flexible Deal Structures & Financing

11 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 11 aruföretag som steföretag Nyckelfrågor IBM har definierat ett antal nyckelfrågor som företag bör ställa sig innan de avgör om outsourcing eller BTO är rätt strategi för tillväxt och förbättring av den egna affärsverksamheten. Definiera affärsstrategin Vilka strategier är viktiga för att företaget ska kunna bibehålla konkurrenskraften inom den egna branschen Vilka är de viktigaste komponenterna i värdekedjan för att företaget ska kunna leverera i enlighet med strategin Utvärdera den organisatoriska förmågan att genomföra strategin Vilken kompetens finns inom den egna organisationen att utföra de komponenter som definierats som viktiga i värdekedjan Om kompetensen och förmågan saknas - behöver den tillföras Hur viktig är tidsaspekten Om förmågan behöver tillföras, hur stort är investeringsbehovet När är ett partnerskap bästa sättet att genomföra strategin Kan den egna organisationen genomföra strategiarbetet, genomföra förändringen och sedan dra nytta av gjorda investeringar Vad är det önskvärda resultatet av ett eventuellt partnerskap? Vilka partners kan vi tänka oss att samarbeta med Vad skulle kunna ingå i ett partnersamarbete, hur skulle de finansiella villkoren se ut och hur säkerställer man att det blir en win-win-situation för båda parter Ett exempel på lyckad BTO är samarbetet mellan IBM och British Petroleum. BP har bl.a. växt genom företagsförvärv och den strategin har underlättats i och med att företaget valt att lägga ut sin finansadministration till IBM. T.ex. har tiden för att integrera nya förvärv minskat till runt fyra månader, vilket är en förbättring med procent. Finansfunktionens totala kostnad har minskat med 30 procent och kvaliteten på beslutsunderlagen har förbättrats samtidigt som de anställda i större utsträckning kan ägna sig åt mer kvalificerade uppgifter än tidigare. I det fallet handlar det om ett storföretag, men jag vill understryka att vi också arbetar tillsammans med mindre och medelstora företag, säger Liselotte Hägertz Engstam. Fullständigt otsourcingutbud Basen är dock fortfarande IT-outsourcing. IDC beräknar att den nordiska marknaden växer från drygt 5,08 miljoner euro till 5,67 miljoner euro under IT-drift börjar mer och mer handla om stordrift, tillgänglighet och säkerhet, och IBM bygger upp fabriker av driftcentraler, för att minska styckkostnaden vilket kommer IBMs kunder till godo. Idag går en alltför stor del av IT-budgeten åt till att underhålla gamla applikationer istället för att stötta nya affärer och tillväxt. IBM har utvecklat metoder och kompetens för att lösa även denna problematik. Outsourcing ger kunderna mer tid och möjlighet att fokusera på kärnverksamheten och att utnyttja IT och sina processer för att öka produktiviteten och därmed skapa tillväxt. Outsourcing ska ses som en möjlighet att förändra och lyfta ett företag. Affärsnyttan måste sitta i högsätet, säger Mats Hanson, ansvarig för Strategi, Affärsutveckling och Marknadsföring, IBM Global Services i Norden. IBM Tel: IBM har skapat lösningar för flera funktioner och kan erbjuda effektiva processer med global leveranskapacitet Foto: Peter Nordahl

12 12 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Oklokt att inte anlita specialister På det världsomspännande däckföretaget Goodyear Dunlop är outsourcing mer regel än undantag. Företaget har valt att outsourca en rad centrala affärsfunktioner, bland annat logistik och inköp. Internt blev det alltså inga protester när personaldirektör Rolf Berg outsourcade lönehanteringen i Norden och Baltikum. har blivit succé här hos oss och den initiala investeringen tjänade vi -Det in på ett år och sju månader, säger Rolf Berg. Fram till helt nyligen var Rolf Berg personaldirektör med ansvar för Goodyears nordiska region som omfattar Norden inklusive Färöarna och de tre baltiska staterna, totalt nio länder. Själva Goodyear har 150 anställda och helägda dotterbolaget Däckia har cirka 350 anställda. Regionen, eller klustret som det heter internt, omsätter 2,3 miljarder kronor och har kontor i alla nordiska huvudstäder samt i Tallinn. Huvudkontoret ligger i Orminge söder om Stockholm. Logistik Vi vill bara syssla med kärnverksamheten och bygga varumärket. En stor del av verksamheten är outsourcad. Vi är den enda däckleverantören som har två så kalllade prime brands Goodyear och Dunlop. Det innebär att vi under högsäsong transporterar däck per dygn. Eftersom en lastvagn tar cirka 200 däck per leverans blir det en del logistik, säger Rolf Berg. Lagerhanteringen har Goodyear Dunlop outsourcat till Green Cargo. Däcken som kommer från fabriker i framför allt östra och västra Europa forslas till centrallagret i Norrköping där Green Cargo sköter ruljangsen ut till de enskilda kunderna med hjälp av Schenker och andra transportföretag. Bara i Danmark är det däckverkstäder som ska servas. I Sverige, där enheterna är större, handlar det om 800. Lön på Internet Goodyear, som har ungefär anställda world wide, har sedan tidigare outsourcat delar av sin verksamhet, och inköpsfunktionen sköter IBM. Rolf Berg hade inte svårt att få gehör när han ville outsourca lönehanteringen i den nordiska regionen. Lönehanteringen är ju en verksamhet som är nödvändig, men den är repetitiv och rullar bara på. Det är oklokt att låsa resurser i bolaget på den typen av verksamhet när det finns specialister. Det viktiga inom HR är ju att utveckla sina medarbetare och organisationen. Goodyear Dunlops centrala affärssystem är SAP. En av de avgörande faktorerna vid upphandlingen var att svenska Zalaris AB kunde integrera med SAP. De hade även utvecklat en Internetplattform och kunde leverera via nätet. Alla våra anställda är ute och reser mycket och nu kan de när som helst och var som helst gå in och kolla lön, skriva reseräkningar och registrera sin tid. Vi har också eliminerat hela det enorma pappersflödet, säger Rolf Berg. Vi har valt att ha allt på lokala språk i portalen, vilket gör det enkelt att kommunicera i systemet och innebär en stor rationalisering. Avtalet har naturligtvis en klausul om leveranssäkerhet och Zalaris har den senaste tiden legat över 99 procent. Det här har blivit Rolf Berg, Goodyear Dunlop Nordic en otrolig succé hos oss. Den initiala investeringen hade vi tjänat in på ett år och sju månader, därefter är det ren vinst. Nytt chefsjobb Rolf Berg har nu gått vidare till nya uppgifter. Nyligen utsågs han till personaldirektör för en region som omfattar Västeuropa, Östeuropa, Mellanöstern och Afrika och har ansvar för anställda i 13 länder. När flyttlasset anlänt till nya basen i Luxemburg är det ganska låga odds på att Goodyears lönehantering för de anställda i Sydafrika, Marocko, Frankrike, Polen och på andra håll i regionen kommer att värderas för outsourcing där det är möjligt. Vissa beslut kan kännas svåra att ta, men självklara när man vet utgången!»lansourcing erbjuder företag och organisationer effektiva och funktionella IT-lösningar till en fast månadskostnad, via höghastighetsförbindelser.«modern OUTSOURCING Vi ger våra kunder möjlighet att koncentrera sina insatser på den egna verksamheten Vi ger våra kunder kontroll över sina IT-kostnader Vi ger våra kunder tillgång till system, säkerhet och kompetens. Vi ger våra kunder möjlighet att snabbt få igång IT-funktioner Besök oss på: Telefon:

13 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 13 Tioåriga LeasePlan störst i Sverige på operationell leasing LeasePlan är Sveriges största aktör inom operationell leasing av bilar till företag och organisationer. Företaget tar ansvar för all praktisk hantering av bilarna och kunden slipper bekymra sig över risken för service, reparationer, däck och restvärde. Samtidigt spar kunden pengar. Lösningen lockar ett snabbt växande antal kunder inom både privat och offentlig sektor. Foto: Per-Åke Persson Text: Clas Lewerentz Från att ha varit något av en doldis på billeasingmarknaden har 10-årsjubilerande LeasePlan Sverige AB vuxit till landets största bilägare med en marknadsledande position inom operationell billeasing resulterade i den största tillväxten hittills i företagets historia. Bland annat skrevs tre stora avtal med Skanska, Fortum och YIT, vilket bidrog till en 30-procentig ökning av LeasePlans vagnpark som i dag omfattar nära bilar. Dessutom lyckades man ta klivet in på den offentliga marknaden genom att skriva avtal med en stor statlig kund med flera hundra bilar. Hos kunder vars bilar vi övertar så minskar vi kostnaderna med mellan 5 och 12 procent, beroende på hur duktig kunden har varit tidigare på att hantera sina bilar. Vi kan göra motsvarande kostnadsminskningar även för den offentliga sektorn, säger Arne Persson, VD för LeasePlan Sverige AB. Störst i Europa LeasePlan Sverige AB är ett helägt dotterbolag i LeasePlan Corporation, Europas största företag inom operationell leasing med huvudkontor i Holland. Den snabba tillväxten på den svenska marknaden innebär nu att företaget utökar sin personalstyrka och flyttar till ett större kontor för att möta den växande efterfrågan på operationell leasing. Vi ser allt eftersom vi växer att fler och fler blir intresserade av vår lösning och tar kontakt med oss, berättar Arne Persson. En av orsakerna bakom tillströmningen av nya kunder är det till vissa delar unika koncept som LeasePlan erbjuder. Det som skiljer operationell leasing från finansiell leasing är vem som tar risken för reparationskostnader, däckkostnader och restvärde. Vid Vi jobbar som ett outsourcingföretag och blir kundens bilavdelning där vi sköter alla kontakter med förarna och leverantörerna säger Arne Persson, VD på LeasePlan Sverige AB. finansiell leasing står det leasande företaget själv för riskerna. Efter leasingperioden tar kunden också själv den eventuella vinsten eller förlusten på skillnaden mellan bilens marknadsvärde och restvärde efter avskrivningar. Vid operationell leasing är det leasinggivaren som tar riskerna. Unikt erbjudande LeasePlan var först med att erbjuda något man kallar Open Calculation och som innebär en fullt transparent lösning gentemot kunden. Om de garanterade kostnaderna blir högre än dem man har budgeterat för kunden så tar LeasePlan risken. Blir kostnaderna lägre så får kunden hela överskottet tillbaka. Det är detta som är unikt i vår produkt Open Calculation, att hela det eventuella överskottet går tillbaka till kunden, förklarar Arne Persson. LeasePlan erbjuder såväl driftsbilar som rena tjänstebilar med leasingupplägg som passar alla kunder. En viktig målgrupp är företag och organisationer med så många bilar i verksamheten att man tvingas ha personal anställd för att hantera bilarna. Det är då Lease- Plan kommer in. Vi jobbar som ett outsourcingföretag och blir kundens bilavdelning där vi sköter alla kontakter med förarna och leverantörerna. Vi har även andra lösningar som passar företag med färre bilar, förklarar Arne Persson vidare. Enkelt att budgetera Två viktiga argument för att välja operationell leasing enligt LeasePlans modell är enkelheten i hanteringen och förutsägbarheten i bokföringen, framhåller Arne Persson. LeasePlan-koncernen hanterar i dag ca 1,2 miljoner bilar åt mer än företag i 26 länder. Vi har därför en mycket stor databas med information om vad varje bilmodell kostar att leasa. Vi kan erbjuda i stort sett alla bilmärken och kan göra exakta kostnadskalkyler för allt som ingår såsom skatt, försäkring, bensin, service, reparationer, avskrivningar, räntor och så vidare. Detta gör det väldigt enkelt för kunden att budgetera då man vet precis vad det kommer att kosta varje månad i tre år framåt. Internettjänster För att öka servicen och minska arbetsbelastningen hos kunderna arbetar LeasePlan också med olika Internettjänster. Vi har bland annat en lösning där förare i företaget kan gå in och själva göra kalkyler på bilarna och se vad månadskostnaden blir i samband med att de ska byta bil. Vi har också rapportsystem där kunderna dygnet runt kan gå in och titta på sina egna vagnparker. På så sätt får kunden snabb, säker och uppdaterad information. Med vår lösning får kunderna mer tid över att ägna sig åt det de är bäst på, sin kärnverksamhet, medan vi gör det vi är bäst på, nämligen att ta hand om deras bilar, avslutar Arne Persson. LeasePlan Sverige AB Tel:

14 Jag vill inte betala för att någon berättar hur svårt informationslogistik är, utan för att någon berättar hur man underlättar arbetet Informationslogistik handlar om hantering av all slags elektronisk och pappersbaserad kommunikation och information i företag. Det är ett mångfacetterat område som utvecklas kontinuerligt. Ofta är ansvaret för informationslogistiken i ett företag fördelat mellan olika personer, och en effektivare informationslogistik innebär därför en stor potential för besparingar som man sällan tänker på. Lyckligtvis kan man lägga ut informationslogistiken. Itella är Östersjöområdets ledande företag inom informationslogistik, en specialiserad operatör som ser informationens olika format och ändamål som en helhet. Posten Finland-koncernens breda kompetens inom informationslogistik i åtta länder samlas under ett gemensamt namn, Itella. I Sverige blir Capella en del av den nya helheten. Samtidigt får Capellas välbekanta tjänster ett nytt namn. Lär mer på webbadressen DIGITALA UTSKRIFTSTJÄNSTER ELEKTRONISK HANDEL INFORMATIONSHANTERINGSTJÄNSTER DIREKTREKLAM making sense of information logistics

15 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 15 På jakt efter den perfekta fakturan Lisa Nordlander, GE Commercial Finance GE Commercial Finance, Equipment Financing skickar ut fakturor i månaden till sina kunder en enorm mängd papper med betalningsinformation. Företaget har nu inlett en förändringsprocess i samarbete med sin partner Itella. Med hjälp av outsourcing ska företaget möjliggöra utskick av elektroniska fakturor, reducera underhållet av interna system, förenkla pappersfakturorna och göra alla fakturor till instrument för kundkommunikation. Foto: Peter Nordahl Danska krav Itella är verksamt inom informationslogistik all hantering av elektronisk och pappersbaserad information i och mellan företag. Företaget har fyra affärsområden digitala utskriftstjänster, elektronisk handel, informationshanteringstjänster och direktreklam. Itella, som tidigare var GE Commercial Finance, Equipment Financing s printshop, har nu tagit över den största delen av företagets fakturahantering. I paketet ingår bl a elektroniska fakturor, direktreklam och ny design av fakturor. Högst upp i prioriteringsordningen stod elektroniska fakturor till Danmark. Den 1 februari införde landet nya regler som innebär att den som vill vara leverantör till den danska staten och de danska kommunerna måste fakturera elektroniskt. Outsourcing i Sverige När luften definitivt gick ur IT bubblan i början av 2000-talet pekade de flesta IT orienterade kurvor nedåt. Men det gällde inte outsourcing. Marknaden har visat tvåsiffriga tillväxttal sedan dess. Kanske är det inte så konstigt. Från att IT budgeten var något man konsekvent ökade år från år, om inte annat för rädsla att inte hänga med så byttes det till ett område man snabbt behövde få kontroll över, och helst skära ner på. IT outsourcing lovade båda dessa saker, kontroll och kostnadsbesparing. Marknaden för IT Outsourcing domineras av ett antal aktörer, även om det totalt sett finns många hundra företag som erbjuder outsourcing som tjänst. Men de 10 största har tillsammans över hälften av marknaden. Men bland de stora fi nns både internationella och mer lokala aktörer. Störst är IBM. Förra året kämpade sig HP till en andraplats, från att varit nummer fyra året innan och passerade därmed WM-data och TietoEnator. Detta berodde till stor del på det gigantiska kontrakt man slöt med Ericsson Ett kontrakt värt flera miljarder som man delade med IBM. Apropå gigantiska kontrakt så slöt IBM ett av Europas största någonsin med Nordea för drygt 1.5 år sedan. IBM byggde upp två Nordiska datacenter dit Nordeas alla IT behov centraliserats. Värdet på affären uppskattas till runt 20 miljarder över 10 år och 900 personer bytte arbetsgivare. IDC s följer marknaden noggrant bl.a. genom kontakter med leverantörerna, och har följande värden och prognoser för IT Outsourcing. Liksom BPO markanden växer även den större IT outsourcingmarknaden hälsosamt, runt 9 procent årligen: IT outsourcing i Sverige MSEK Källa: IDC 2005 GE Commercial Finance, Equipment Financing finns i hela Europa och är en del av GE Commercial Finance, ett affärsområde inom General Electric. Företaget erbjuder utrustningsfinansiering och finansiella lösningar och tjänster till företag i alla storlekar. Projektets första fas var att se över hanteringen av inkommande fakturor. GE vill inte anses som ett företag med dåliga betalningsrutiner och gick igenom hela processen från början till slut. Resultatet blev att hanteringstiden kortades med 50 procent. Nästa steg var fakturorna ut till kund och vi började se över den interna processen. Det interna system vi hade krävde mycket underhåll, skapade problem och frustration och var dessutom en verksamhet som inte tillförde värde, säger Lisa Nordlander, projektledare på GE Commercial Finance, Equipment Financing. Fakturahantering är inte vår kärnverksamhet. Vi fokuserar på finansiering och behöver inte ha den specifi ka kompetensen. Vi vill också ligga längst fram när det gäller teknologi. Därför vände vi oss till en samarbetspartner med rätt kunskap och teknologi. Vårdar varumärket Vi hade kick-off den 10 januari och med Itellas hjälp gick den första elektroniska fakturan till Danmark den 22, berättar Lisa Nordlander. Vi ska nu gå vidare med elektronisk fakturering i Sverige, Norge och Finland. Lisa Nordlander menar att fakturor är en mycket viktig del av företagets ansikte utåt. De nya fakturorna, både de elektroniska och pappersfakturorna, ska spegla detta. Vi ser stora besparingsmöjligheter i detta men det är inte där vinsten ligger. Målet är istället att säkerställa att informationen på fakturan är tydlig och att kunna erbjuda kunden ett mervärde genom olika sätt att ta emot våra fakturor. Samtidigt strävar vi efter en faktura där vi på ett effektivt sätt kan kommunicera med våra kunder. Nu ska vi därför integrera fakturorna i hela vårt kommunikationspaket och på så sätt vårda vårt varumärke. Itella Tel: Delphi är ledande rådgivare i Sverige inom outsourcing Delphi & Co har medverkat i ett flertal större outsourcingprojekt i Sverige och i många som inte var fullt lika stora. Vår erfarenhet består av outsourcing av IT infrastruktur och systemförvaltning samt av olika former av BPO, outsourcing av affärsprocesser. Det har handlat om logistikprocesser, löner & ekonomi, print, fastighetsrelaterade tjänster m m. Bland uppdragsgivarna finns svenska banker, försäkringsbolag och multinationella företag. Delphi är med som strategiska rådgivare i hela outsourcingprocessen. Vid val av leverantörer som ska få lämna offerter. Vid framtagning av offertunderlag och vid utvärderingar av offerter. Vid förhandlingar, avtalsskrivningar och tvister. Erfarenhet ger kunskap. Kontakt: Agne Lindberg agne.lindberg@delphilaw.com Ditt aktiva stöd i affärer och utveckling

16 16 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS BPO, Utility Computing och Offshore outsourcing Vi reder ut begreppen Och förresten, vad är egentligen outsourcing? Företag har ju sen många år hyrt personal till receptionen, haft externa företag som skött redovisning eller utbildning, och leasat printrar och bilar. Är det outsourcing? Nja. Text: Per-Arne Sandgren För det första, ett outsourcing-kontrakt innebär som regel att personal byter arbetsgivare och management. Personalen fortsätter dock i allmänhet bedriva sin verksamhet på samma plats som tidigare. Det finns några andra faktorer som skiljer outsourcing från övriga köpta tjänster. Bl.a. så är kontraktslängden i allmänhet lång, säg 3 år eller mer och ofta övergår också maskinpark till leverantören av outsourcing tjänsten. Sammantaget blir därmed också kontraktsvärdena högre, och följaktligen också kostnadsbesparingen kunden gör. Ja, det är i alla fall så det är tänkt. IT outsourcing i sin tur har olika komplexitetsgrader och delas in i olika fack spännande från enklare drift och support av utvalda hård- eller mjukvaror, till komplexa helhetsåtaganden för hela IT- och Telefoniinfrastrukturen. Det fi nns många begrepp som rusar runt affärspressen. Här förklaras några av de vanligaste: Business Process Outsourcing (BPO) Om det som nu kan börjas kalla traditionell outsourcing handlar om drift och utveckling av IT infrastruktur, så är BPO utläggning av en hel affärsprocess som inte i första hand är kopplat till IT. Finance och HR är bra exempel. Management och utveckling av dessa funktioner läggs då ut på leverantören. Inom HR har det länge varit vanligt att lägga ut t.ex. utskrift och utskick av personalens lönebesked. Men BPO inom HR är betydligt mer långtgående. Allt inom HR tas om hand av leverantören, hela kedjan från rekrytering, kompetensutveckling, försäkringar, förmåner osv. Drivkrafterna för BPO är samma som för IT Outsourcing, främst kostnadsbesparingar och kontroll, men också ett sätt för företagets resterande management att kunna fokusera mer på kärnverksamheten. Utility Computing Om fokus för outsourcing sedan tidigare legat på kostnadsbesparingar och kontroll, så har det sedermera också uppstått en önskan att maximera värdet av befintliga investeringar. Dessutom hade många IT lösningar visat sig kräva omfattande och dyra åtgärder vid förändringar i organisationen. Ur dessa behov uppstod begreppet Utility Computing. Begreppet är inte nytt, under sena 90- talets internet hype talades det mycket om on demand computing. Utrycket är generellt snarare än precist och definieras enklast som dynamiska fjärrlevererade datatjänster i en pay-per-usage modell. I praktiken innebär det att serverkraft, lagringsutrymme o.s.v. kan tillhandahållas när det behövs, snarare än att kunden köper ett fi xt paket. Ett fi xt paket har teoretiskt nackdelen att vara irriterande otillräckligt vid hög belastning, och hopplöst överdimensionerat vid låg belastning (onödigt dyrt alltså). IBM s marknadsförare har framgångsrikt lagt beslag på termen On Demand, men de andra leverantörerna har ofta hittat på egna begrepp för att visa att dom kan hantera företag i förändring och med varierande behov. Ett roligt men kanske inte helt typiskt exempel på Utility Computing är då fi lmen Shrek 2 skapades. Att göra en dataanimerad fi lm kräver omfattande datakraft, men bara då och då typiskt fall för on demand. Oftast sitter grafi kerna och bygger sin virtuella värld i trådmodeller och definierar förflyttningar av figurer, ändringar i ansiktsuttryck osv. När trådmodellerna sen ska beklädas och ljusfall och annat ska skapas fordras enorma mängder beräkningar. I detta fall var det HP som stod för datakraften när så behövdes. Offshore Outsourcing I engelskspråkiga länder är det numer inte ovanligt att en röst med indisk brytning svarar när man ringer sin IT helpdesk för att berätta om att mailen vägrar funka. Språkeller kulturförbistring är en faktor som talar mot vissa typer av offshore outsourcing, men samtidigt utvecklas tekniken snabbt och idag finns det inget hinder att en affärskritisk applikation ligger på en server och servas 24h om dygnet fysiskt långt borta från där den används. Ibland mycket långt borta. Omvänt så kan system och applikationer fjärrstyras och enkelt skötas från annan plats än där servern står. Tanken med offshore är att utnyttja kompetens som finns i länder med lägre kostnadsbild, för att på så sätt få bättre lönsamhet och mer attraktiva erbjudanden att visa för den tilltänkta outsourcingkunden. Så här långt har de flesta etableringarna skett i länder som Ryssland, Polen, Indien eller i Baltikum. Där finns hög kompetens tillgänglig till låga löner. Foto: Ellinor Hall

17 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 17 För och mot BPO Jakten på lägre kostnader och bättre resultat Mer än hälften av alla företag i Sverige har valt att outsourca någon del i sin IT-verksamhet. Den offentliga sektorn utgör mellan procent av värdet i detta segment i Sverige. I det korta perspektivet sker en stor del av tillväxten genom ökad efterfrågan hos företag Vad ska outsourcas? Inom vilket/vilka områden avser ditt företag att köpa i outsourcingtjänster med avsevärt IT-innehåll under de kommande 18 månaderna? i segmentet anställda och genom en ökad efterfrågan inom offentlig sektor jämfört med I det längre perspektivet påverkas tillväxten av den ökade efterfrågan hos företag med fler än 1000 anställda. Tillväxten kommer att ligga på cirka 8 procent mellan år 2004 fram till år Orsak till att ni outsourcat? Outsourcing brukar i debatten diskuteras som ett alternativ i jakten på kostnader. Enligt It-barometern så kommer kompetens, mätt som tillgång till expertis, högst upp som orsak medan effektivisering, mätt som samma eller förbättrad funktionalitet till lägre kostnad, ligger som näst starkaste skälet. De företag som i Sverige har valt att outsourca har haft kompetens, kostnads- och effektivitetsfokus när de funnit outsourcing som ett alternativ för att åstadkomma förbättrat IT-stöd. Källa: IT-barometern Vinstpåverkan av outsourcing Företagsledningarna i de större företagen uppskattar effekterna till mer positiva än företagsledningarna i företagen med färre än 1000 anställda. De med erfarenhet från outsourcing och med hela verksamheten i fokus anser alltså att effekterna av outsourcing har haft en positiv vinstpåverkan. BPO marknaden har haft en långsam start. Men nu pekar siffrorna på en accelererande tillväxt. IDC har frågat 600 Nordiska företag om varför dom valt, eller inte valt att ingå BPO avtal: Vanligaste skälen för BPO avtal: Spara kostnader Kunna fokusera på kärnverksamheten Förbättra kvalitén i tjänsten Ett sätt att komma åt expertis på området Vanligaste skälen mot BPO avtal: Ovilja att släppa kontroll över funktionen Erbjudandena uppfyller inte de kvalitetskrav man har Osäkerhet kring ev. kostnadsbesparingar Säkerhet, ovilja att lämna ifrån sig data till extern part Skälen som framkommit är mycket lika de som gäller för traditionell IT Outsourcing. En skillnad är dock att säkerhet kommer upp snabbare som skäl för att undvika outsourcing. Källa: IDC 2005 BPO marknaden BPO delas upp efter funktioner som outsourcas: Human Resources Procurement Finance & Accounting Customer Care Industry Specific Störst av dessa är Finance & Accounting som ensamt står för mer än 1/3 av marknaden. Industry specific kan vara till exempel för energiföretagen som kan utkontrakterar avläsning av elmätare eller fastighetsbolag som utkontrakterar den dagliga fastighetskötseln. Marknaden förväntas ha mycket god tillväxt, runt 18 procent årligen. Svenska totalmarknaden för BPO, prognos Drift av Nätverk 65% Tillgång till expertis 57% Den har försämrats 15,4 % MSEK Drift av Infrastruktur 42% Effektivisering 54% Noll 15,4 % Drift av applikationer 56% Fokusering av företagets resurser 47% 1 3% 16,2% 8000 Arbetsplatsen 22% Besparingar 44% 3 5% 0,0% 6000 Support & Helpdesk 49% Frigörande av resurser 22% 5 7% 0,0% 4000 Affärsprocesser 13% Tillgång till ny teknik 18% 7 9% 0,0% 2000 Förbättra servicenivån externt 11% Förbättra time-to-market 6% >10% 0,0% ingen uppfattning 23,1% källa: IDC 2005 KREDITBESLUT AVISERING PÅMINNELSE INTERNAT. FORDRINGAR INKASSO- BEVAKNING Ett bättre sätt att få betalt. KREDIT- INFORMATION FAKTURA- SERVICE RESKONTRA- BEVAKNING RÄNTE- FAKTURERING INKASSO VAT REFUND Aktiv kreditadministration betyder minskade kreditförluster och ökad lönsamhet. Men var finns den stora potentialen till förbättring i ditt företags rutiner? Vilka tjänster skulle du vinna på att outsourca? Kontakta oss så hjälper vi till att analysera situationen, och föreslå dig ett bättre sätt att få betalt. Intrum Justitia är Europas ledande företag inom kreditadministration, CMS. Intrum Justitia Sverige AB, Stockholm. Tel Fax info@intrum.se

18 18 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Flera års försprång för Indien Inget resultat ingen ersättning Indien var först på marknaden för Off-shore Outsourcing och är den offshore destinationen som ligger längst fram i utvecklingen. 80 procent av tjänster som exporteras är underhåll och support av mjukvara. Leveransformen går ut på att de indiska företagen bygger upp ett ODC Offshore Development Center (kan ha andra benämningar) i Indien. Kompetens och dokumentation förs över till den indiska leverantören, som därmed sköter underhåll och drift av applikationsprogramvaran, som kan vara kundanpassad eller bygga helt på standardsystem. Analytiker spår nu att Indiens dominans kommer att minska eftersom flera länder vill in på marknaden och slåss. Konkurrensen i Off-shore segmentet kommer främst från aktörer från länder som Ryssland, Balticum, Israel, Filipinerna, Sri Lanka, Mexico och Kina. Troligen så kommer ingen av länderna enskilt att kunna konkurrera med Indien som har unika fördelar i form av engelskkunskaper, hög utbildningsnivå och flera års försprång. Källa: Ny Teknik Konsultföretaget Accenture delar riskerna vid outsourcing med sina kunder. Uteblir affärsnyttan, blir Accenture utan ersättning. Accenture utmanar sina konkurrenter med en ny affärsmodell där konsultjätten tar delar av risken. Om förtaget inte klarar att infria den utlovade affärsnyttan i form av lägre kostnader, nöjdare kunder eller ökade intäkter, uteblir pengarna. Konceptet heter Higher Performance och erbjuds både inom utvecklingsprojekt och outsourcing. Affärsidén går ut på att använda Accentures kunskaper inom olika branscher för att göra kunderna ledande inom sina branscher. Det innebär ett nära samarbete, en satsning på mycket stora kontrakt, i kombination med att Accenture gör egna riskanalyser avseende sina åtaganden. Poängen med projektet är att kunna mäta resultatet och Accenture får betalt i den mån företaget gör jobbet. Accentures egen risk varierar mellan procent av kostnaden för ett projekt och upp till procent om allt går snett. Modellen bygger på ett djupt branschkunnande och den stora fördelen är att Accenture och kunden sitter i samma båt. Källa: Computer Sweden Behöver du hjälp med IT-DRIFTEN? Ring en affärsjurist Det är ingen slump att många företag valt att outsourca IT-driften. Mycket finns att vinna på att koncentrera investeringar och kapacitet på det som är företagets kärnverksamhet. Men för att lyckas med ett outsourcingprojekt krävs mer än teknisk expertis. Vilka blir konsekvenserna av en outsourcing och vad finns det för risker? Hur undviker man som kund att bli alltför leverantörsberoende? Vilka tillgångar ska överlåtas till leverantören? Hur ska den personal som tidigare skött IT-driften hanteras? Svåra och i många fall känsliga frågor att ta ställning till. Mannheimer Swartling är tongivande inom svensk affärsjuridik. Våra specialister inom telekom, media och teknologi kan hjälpa dig genom hela projektet. Vi besitter gedigen kunskap avseende de juridiska frågor som kan uppkomma i samband med en outsourcing och har stor erfarenhet av att hantera outsourcingprojekt som omfattar verksamheter i många olika länder.

19 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 19 Flexibla avtal bättre än tvångströja Det viktigaste när man skriver avtal om outsourcing är att det klart och tydligt definierar vad som ska ingå i tjänsten när, var hur och till vilken servicenivå, säger Magnus Daar, specialist på outsourcingavtal. En av mina käpphästar är också att avtalen ska vara flexibla och inga tvångströjor. Foto: Peter Nordahl Checklista vid avtal om outsourcing Definiera tjänsterna som ska levereras och nivåerna dessa ska uppfylla Magnus Daar på Daar Legal AB i Stockholm har hämtat större delen av sin erfarenhet från marknaderna i Storbritannien och USA. Där är kunskapen om outsourcingavtal både större och bredare menar han. Det finns en hel del dåliga avtal ute på den svenska marknaden och tyvärr är det alltför ofta mitt jobb att kallas in när det håller på att gå åt pipan. Det finns väl inga direkta typfall, men det är inte helt ovanligt att kunden inte tycker sig ha fått det han förväntat sig. Sällan till domstol Det är dock ganska sällan tvisterna går till domstol eller skiljedomsförfarande. Eftersom vi talar om avtal där parterna ska arbeta tillsammans under ganska många år är det inte särskilt sannolikt att någon av dem vänder sig till domstol. Istället bygger man in mekanismer i avtalen för att lösa problem som uppkommer. Ofta kan en så enkel sak som en klausul om att eskalera vissa problem i företagshierarkin räcka. Vetskapen om att ett problem eskaleras upp till VD-nivå har ibland en så pass stark psykologisk betydelse att problemen ofta löser sig av sig själva. Förbered nog Magnus Daars råd vid avtalsskrivande är att ägna god tid åt förberedelserna, om möjligt sätta ihop ett team med kunskaper om och erfarenhet av outsourcing. Omfattningen av outsourcingkontraktet måste definieras klart redan från början liksom tidschemat för implementeringen. Förbered genomtänkta öppningspositioner i nyckelfrågor inför förhandlingarna och framför allt förhandla med implementeringen för ögonen! Kontrakt som uppgår till hundratals sidor och försöker inrymma alla eventualiteter visar sig ofta vara ohanterliga och oanvändbara i praktiken. Bygg ett flexibelt regelverk istället för en avtalsmässig tvångströja. Handbok i vår Magnus Daar menar att det är viktigt att avtalsförhandlingen för på samma sätt som vid merger & acquisitions (M & A), vilket Magnus Daar, Daar Legal AB det finns en tendens till ibland. Men en outsourcing är inte en M & A affär och bör inte hanteras som en sådan. Det finns ett inslag av M & A i outsourcingtransaktionen, men det är bara en mindre del och inte ens det inslaget ska hanteras som en regelrätt M & A affär eftersom det fi nns långsiktiga intressen på båda sidor. Var därför noggrann med vilka kunskaper och erfarenheter dina rådgivare har. De ska självfallet ha kunskap om och erfarenheter av outsourcingprocesser. Då Magnus Daar menar att den kunskapen är något tunn i Sverige arbetar han, tillsammans med sin kollega, britten Simon Helm, just nu på en bok med arbetsnamnet Business and Legal Guide to Outsourcing. Boken är planerad att komma ut i vår på förlaget Jure. Hantera misslyckanden att leverera till servicenivåerna Beskriv hur tjänsterna ska implementeras Specificera och tillgodose leverantörens kundberoende Sätt upp ett ramverk av regler för förändring av tjänsterna under avtalstiden Fördela risk och ersättning på ett sätt som parterna kan leva med under hela avtalstiden Etablera en grund för kommunikationskanaler och eskalering av problem och tvistlösning Fastställ ägandeskapet till immateriella rättigheter som skapas under utförandet av tjänsterna Tillåt kundföretaget att verifiera att det erhåller värde för sina pengar, t ex genom benchmarking Tillåt kunden att återupphandla och avsluta kontraktet på ett smidigt sätt

20 ibm.com/ondemand/se INNOVATIVT TÄNKANDE? VI HAR KNAPPT TID ATT TÄNKA ALLS. Innovation. Det har högsta prioritet, men mellan e-post, möten och kriser hinner du aldrig komma igång. Du behöver hjälp att identifiera och fixa det som varje dag får dig att springa i cirklar och som kostar på. Gör det, och du kommer märka att du blir smidigare och mer flexibel. Prova det här: Inget levererar mer värde än innovation. Staka ut vägen och alla vinner. En bra idé skapar oanade möjligheter. IBMs On Demand Innovation Services. Tänk på det som en specialstyrka som har samlat världens skarpaste talanger inom affärsverksamhet och teknologi. IBM sätter ihop ett team med experter som blir din samarbetspartner och tillsammans skapar ni en unik lösning. DET ÄR EN KANONIDÉ. VISST. MEN FÖRSÖK SÄLJA IN DEN IDÉN. HUR SKULLE JAG ENS BÖRJA? Det är inte bara teori. Tusentals företag har förtroende för IBMs djupa expertkunskap i att få just detta att hända. Frestad? Hoppa över ett möte. Ge innovationen en tanke. Och vill du ha fler idéer besöker du ibm.com/ondemand/se IBM erkänner nämnda varumärken och deras ägare. Copyright IBM Corporation 2005.