VD:n har ordet POLICY EFTERLEVNAD. Rapportera överträdelser. Rapporteringsprocess och sekretess

Transkript

1 Uppförandekod

2 VD:n har ordet En av Acandos främsta tillgångar är vårt varumärke, som ska vara en garanti för att vi alltid ser till våra klienters bästa och bedriver verksamheten i enlighet med detta. Det är vår plikt att säkerställa att förtroendet för oss och vårt varumärke upprätthålls. Vi säkerställer detta genom att handla korrekt i alla situationer. Vi följer naturligtvis tillämpliga lagar, regler och förordningar, men det räcker inte. Det är därför vi har tagit fram en uppförandekod med riktlinjer för hur vi ska agera och uppföra oss, både internt och i våra kontakter med klienter, samarbetspartner och andra intressenter. Våra klienter måste känna att de kan lita på att vårt arbete grundar sig på sund konkurrens och integritet. Vårt arbete med klienterna ska stödja och utveckla vårt anseende och därmed upprätthålla förtroendet för oss. En uppförandekod kan omöjligen täcka in alla tänkbara situationer som kan uppstå, och därför är det viktigt att alltid rådfråga en chef eller annan ansvarig när det råder minsta tvivel. Som konsultföretag har vi ett extra ansvar för att inte äventyra vare sig arbetet som direkt berör vår egen organisation eller det arbete som utförs av klienternas organisationer. Vårt ansvar innebär att vi, i alla lägen, handlar i enlighet med våra kärnvärderingar. Båda dessa perspektiv ska beaktas när vi efterlever uppförandekoden. Carl-Magnus Månsson VD och Koncernchef POLICY På Acando delar vi tron på betydelsen av att alltid visa prov på ett ärligt och etiskt korrekt uppförande. Vi kan genom att bete oss på det sättet upprätthålla det förtroende som våra klienter, samarbetspartner, medarbetare, aktieägare och andra intressenter har för oss. Alla medarbetare måste följa lagar, bestämmelser, direktiv och bolagets egen uppförandekod och vi har alla ett ansvar för att se till att detta efterlevs. Som medarbetare på Acando är vi alla representanter för bolaget, och det är något vi alltid ska hålla i minnet och låta oss vägledas av. EFTERLEVNAD Alla anställda, inklusive Acandos underentreprenörer, måste följa både uppförandekoden som bolaget har tagit fram, samt tillämpliga lagar, bestämmelser och direktiv. Att inte följa uppförandekoden kan leda till disciplinära åtgärder, och kan även leda till uppsägning. Vi lägger ett extra ansvar på våra chefer. Våra chefer ska genom sitt uppförande visa på betydelsen av att följa uppförandekoden. Att föregå med gott exempel och leva som man lär är en av byggstenarna i våra ledarskapsvärderingar. Alla som arbetar på Acando har ett ansvar för att bekanta sig med, förstå och följa både vår uppförandekod och grunden för uppförandekoden våra kärnvärderingar. Det är också vår skyldighet att rapportera handlingar som vi ser som strider mot uppförandekoden. Rapportera överträdelser Medarbetare och andra än medarbetarna, såsom kunder och samarbetspartner, uppmuntras att till bolagets revisionsutskott rapportera allt som de, i god tro, anser är olagligt eller i strid med uppförandekoden. Medarbetarna ska i första hand rapportera misstänkta lagbrott och överträdelser av uppförandekoden till sin närmaste chef. Om chefen i fråga är inblandad i situationen eller inte kan eller av annan anledning inte tar itu med problemen på ett korrekt sätt, rekommenderas medarbetarna att rapportera till en högre uppsatt chef. Om ingen av de ovannämnda kanalerna finns tillgängliga eller är lämpliga, eller om det misstänkta brottet handlar om korruption, tveksam bokföring eller revisionsfrågor eller på annat vis allvarligt hotar bolagets viktigaste intressen eller personlig hälsa och säkerhet, ska medarbetaren rapportera direkt till revisionsutskottet genom Visselblåsarfunktionen. Brott eller misstanke om brott kan rapporteras antingen via mejl till revisionsutskottets mejladress: reporting.violations@acandogroup.com eller per post till: Revisionsutskottet Acando Box Stockholm Rapporteringsprocess och sekretess Det är önskvärt att rapporten innehåller så många relevanta och specifika uppgifter som möjligt. Ange om du tillåter att någon kontaktar dig för uppföljande frågor eller om du inte vill bli kontaktad eller delta i utredningarna som påbörjas med anledning av din rapport. Acando godtar ingen diskriminering och inga repressalier mot personer som använder sig av visselblåsarfunktionen för att rapportera oegentligheter. Det är inte obligatoriskt att rapportera överträdelser via den här funktionen, och inga enskilda disciplinära åtgärder kommer att vidtas för att någon inte har använt den. Rapporten skickas till en utvald, begränsad grupp personer som har erfarenhet av att hantera den här sortens frågor, och som kommer att säkerställa sekretessen för eventuella personuppgifter som samlas in, särskilt med avseende på din identitet. När du gör en anmälan via e-post eller vanlig post blir du ombedd att uppge din identitet, men anonyma rapporter godtas om du tror att det är enda sättet att hantera din fråga. Din identitet kommer inte att avslöjas för den person/de personer du har anmält, och kommer att förbli hemlig såvida inget annat krävs enligt lag. Revisionsutskottet kommer att ta rapporterna på största allvar och arbeta mot en tillfredställande lösning i linje med bolagets etik och koncernens värderingar, samt i enlighet med landspecifika regler och förordningar. Vi lägger ett extra ansvar på våra chefer. Våra chefer ska genom sitt uppförande visa på betydelsen av att följa uppförandekoden. Att föregå med gott exempel och leva som man lär är en av byggstenarna i våra ledarskapsvärderingar. Alla som arbetar på Acando har ett ansvar för att vara bekanta med, förstå och följa både vår uppförandekod och grunden för uppförandekoden våra kärnvärderingar. Det är också vår skyldighet att rapportera handlingar som vi ser som strider mot uppförandekoden.

3 FÖR VÅRA KUNDER Vi strävar efter att etablera långsiktiga relationer med våra kunder grundat på tillit och förtroende. Om vi kan uppnå det måste vi hela tiden bedriva verksamheten utifrån kundernas krav för att erbjuda enbart det vi har kompetens att leverera. Vi måste alltid utnyttja hela vår kompetens för att säkerställa att vi erbjuder kunderna optimalt värde. Vi ska som allra minst leverera vad vi har lovat och ska alltid sträva efter att leverera högsta möjliga värde till kunderna. Vi måste följa kundernas regler och riktlinjer i våra uppdrag och projekt. Det innebär att vi ska följa vår egen uppförandekod, och i de fall där kunderna måste följa ytterligare bestämmelser ska vi vara uppmärksamma på och följa dessa. Det ska alltid vara okomplicerat att ha ett samarbete med Acando. Vi ska arbeta nära kunderna och utveckla en serviceinriktad arbetsmetod med gemensamma arbetsmodeller för att projekten ska gå fort framåt. En medarbetare på Acando ska uppfattas som ödmjuk, prestigelös och pålitlig egenskaper som gör samarbetet enkelt och smidigt. Hela vår företagskultur grundar sig på en önskan att hjälpa andra att lyckas. I samarbetet med kunden ser vi oss själva som en medspelare med ständigt fokus på klienten och de förbättringar vi kan åstadkomma genom att arbeta tillsammans. Allt vi gör på Acando kännetecknas av ett brinnande engagemang i vårt arbete. Våra kunder och samarbetspartner ska vara fullt medvetna om att vi inte ger upp förrän vi har åstadkommit verkliga förbättringar och konkreta värden för kunderna i våra projekt. FÖR VÅRA ANSTÄLLDA Alla medarbetare ska behandlas med samma respekt, och få samma möjligheter till utveckling, såsom det anges i Acandos jämlikhetspolicy. Ingen medarbetare ska diskrimineras på grundval av ras, hudfärg, kön, etniskt ursprung, civilstånd, graviditet, familjesituation, nationalitet, socialt ursprung, social status, funktionsnedsättning, ålder, medlemskap i en fackförening, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller politisk övertygelse. Inga former av diskriminering, trakasserier, förolämpningar eller repressalier är tillåtna. Mänskliga rättigheter Acando strävar efter att vara en ansvarstagande samhällsmedborgare i de samhällen där vi bedriver verksamhet. Alla som arbetar för Acando ska ha rätt till sina grundläggande mänskliga rättigheter och ska inte på något sätt tvingas lida fysiskt eller mentalt av sitt arbete. Acando stödjer FNs Global Compact-initiativ (Bilaga 1), som täcker in mänskliga rättigheter, arbetsstandarder, miljö samt arbete mot korruption. Vi är medvetna om betydelsen av FNs vägledande principer gällande affärsverksamhet och mänskliga rättigheter (Bilaga 2). INFORMATION Acando stödjer till fullo yttrandefriheten och allas rätt att uttrycka sin åsikt. Många av Acandos medarbetare är experter inom sina ämnesområden. Deras åsikter och synsätt värderas högt av andra. Därför uppmuntrar vi alla medarbetare som vill delta i och uttrycka sig via sociala nätverk och digitala arenor som forum, bloggar och öppna gemenskaper. Detta gäller även för externa samlingsplatser såsom mässor, seminarier och utställningar. När man deltar i externa forum måste man hålla i minnet att interna omständigheter på Acando eller hos Acandos klienter inte får diskuteras. För en medarbetare på Acando bör det tydligt anges var gränsen går mellan information som återspeglar personliga åsikter och omständigheter, och information som återspeglar omständigheter som rör Acandos uppdrag, klienter, immateriella tillgångar eller Acandos åsikter. Om det råder tveksamhet, rådfråga din närmaste chef, verkställande direktören, kommunikationschefen eller annan ansvarig person. Acandos medarbetare har tillgång till konfidentiell information som ägs av Acando, våra klienter eller samarbetspartner. Sådan information ska alltid skyddas och hanteras på det sätt som föreskrivs. All konfidentiell information som erhålls under ett projekt ska behandlas under sekretess under hela projektets löptid samt under en period om tre år efter att projektet har avslutats, om inget annat anges i avtalet. Det åligger samtliga medarbetare att säkerställa att de följer för arbetsuppgifterna tillämpliga lagar. Vi måste säkerställa att vi kan leva upp till våra åtaganden i enlighet med vad vi har avtalat med klienterna. Vi är alla ansvariga för att stödja praxis gällande en korrekt redovisning genom att säkerställa att vi alltid lämnar korrekt och sanningsenlig dokumentation vid överenskomna tidpunkter. Arbete mot korruption Ingen form av utpressning eller mutor, inklusive otillbörliga erbjudanden om betalningar till eller från medarbetarna, eller organisationer, är tillåten. Ingen medarbetare får ge eller ta emot mutor. Gåvor eller tjänster får bara erbjudas eller tas emot inom ramen för lokala lagar och god affärspraxis. Acando följer riktlinjerna i Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet 1 som har utvecklats av Institutet mot mutor. 1.

4 Finansiell kommunikation Acando följer de regler och bestämmelser som anges i Regelbok för emittenter från Nasdaq Stockholm. Finansiell kommunikation och annan offentlig kommunikation måste hanteras av personer som har befogenhet att göra det. Enskilda medarbetare ska hänvisa externa frågor till VD, CFO eller IR-/kommunikationschefen eller annan ansvarig person. (För en mer utförlig beskrivning av processen, se Acandos kommunikationspolicy.) Det som går under benämningen insiderinformation utgörs av bolagsinformation som inte är allmänt spridd och som, om den blev känd, skulle kunna påverka aktiekursen. Samtliga medarbetare måste strikt följa tillämpliga lagar avseende insiderinformation, och ska inte använda sig av sådan information vare sig för egen räkning eller för annan parts räkning. INTRESSEKONFLIKT Intressekonflikter kan uppstå i ett antal olika situationer. Samtliga medarbetare måste identifiera huruvida det har uppstått en intressekonflikt och, om så är fallet, vidta åtgärder genom att exempelvis ta upp frågan med sin närmaste chef eller annan ansvarig person. Intressekonflikter omfattar bland annat: Kommersiella möjligheter Ingen medarbetare får utnyttja en kommersiell situation som har uppkommit genom Acando för egen vinning, om det skulle innebära att det står i konflikt med bolagets bästa intressen. Övriga anställningar Anställning vid sidan om Acando, med eller utan ersättning, är inte tillåtet såvida det inte har godkänts av högsta ledningen eller en HR-ansvarig. Anställning vid sidan om Acando ska inte på något sätt inkräkta på medarbetarens prestationer på Acando, eller på något sätt utgöra en konkurrerande verksamhet. Styrelseposter Styrelseuppdrag är inte tillåtna om de på något sätt innebär en intressekonflikt. Alla sådana ställningar måste godkännas av medarbetarens närmaste chef. Styrelseposter i ideella organisationer kräver inget godkännande såvida de inte ger upphov till en potentiell intressekonflikt. I offentliga sammanhang, där den enskilda medarbetaren agerar som talesman för bolaget, förväntas medarbetaren enbart lägga fram Acandos åsikter och inte sina egna. För att säkerställa våra medarbetares och klienternas integritet, ska medarbetarnas åsikter respekteras såtillvida att de inte tvingas arbeta med uppdrag som, enligt deras synsätt, är i strid med deras personliga etiska övertygelse. Medarbetaren ska ha rätt att avböja att delta i uppdrag för klienter vars verksamhet han eller hon anser strider mot hans eller hennes personliga, etiska övertygelser. HANTERING AV BOLAGETS TILLGÅNGAR Samtliga medarbetare ska skydda och ta ansvar för bolagets tillgångar både materiella och immateriella. Acandos egendom ska inte användas i något annat syfte än för bolagets. Acandos IT-miljö ska användas i arbetsrelaterade syften. Exempel på oacceptabel användning av bolagets IT-miljö omfattar all upptänklig hantering av material som är av olaglig, kränkande, hotfull, rasistisk, politisk eller sexuell art, eller som på annat sätt är oförenligt med ett professionellt beteende. Detsamma gäller för all användning av klienternas IT-miljöer. FÖR VÅRA CHEFER Våra chefer har ett särskilt ansvar inom organisationen genom att föregå med gott exempel. Aktiva chefer Fokus på klienten som chef bör en stor del av din tid tillbringas tillsammans med klienterna, både inom ramen för kommersiella transaktioner och projekt. All Acandos verksamhet ska grunda sig på klienternas krav, och vad klienten förväntar sig av oss. Vi ska alltid vara medvetna om klienternas situation, krav och beslutsfattarprocesser. Som chef måste du föregå med gott exempel och leva som du lär. Feedback är grunden för all utveckling, både för människor och företag. Acando behöver kontinuerlig feedback från klienternas medarbetare. Alla Acandos medarbetare ska få stöd och bekräftelse genom fortlöpande feedback i form av både positiva och negativa rapporter. Det är särskilt viktigt att kunna ge konstruktiv feedback och även ha modet att göra det. Samarbete Fokusera på att inom organisationen omge dig med bra personer som delar dina värderingar. Skapa motivation i grupper och team. Bjud in andra människor, och dela med dig över gränserna. Bygg upp team med personer från olika discipliner. Hjälp andra att lyckas, både konsulter och andra chefer. Det är genom samarbete och motivation som arbetet blir lustfyllt och meningsfullt. TILLÄMPA GOD AFFÄRSMORAL OCH ETIK Vår uppförandekod kan inte täcka in alla tänkbara situationer. Därför är det extra viktigt att samtliga medarbetare i alla lägen tar ett personligt ansvar för att agera på ett ärligt och lämpligt sätt. Om det råder några tveksamheter om vad som utgör ett korrekt beteende, ska medarbetarna alltid rådfråga sin närmaste chef eller annan ansvarig person. Skulle det kunna få negativa konsekvenser för Acando, klienten och vår samarbetspartner? Är det lagligt? Rent professionellt tycker jag att det känns rätt?

5 MILJÖN ETT VIKTIGT OMRÅDE FÖR OSS Acando bedriver ingen tillståndspliktig verksamhet i miljöhänseende. Acando verkar ändå för att dess verksamhet ska belasta miljön i minsta möjliga mån. Acando arbetar även för att få sina medarbetare att bli mer miljömedvetna och skapa en arbetsmiljö som är naturligt miljövänlig, som till exempel bättre källsortering och prioriteringar av miljövänliga leverantörer och material. Acandos miljöplan revideras inför varje verksamhetsår och avstämningar görs löpande i bolagsledningen. Acando ska: integrera miljöfrågorna i verksamheten så att bolaget uppfyller och överträffar myndig heternas och kundernas krav. tillse att man uppfattas som ett bolag med engagemang i miljöfrågor. visa respekt för naturresurser genom ett sparsamt råvaruuttag och en hög grad av återvinning. använda energi på ett ansvarsfullt och sparsamt sätt. vid inköp säkerställa att produkter och tjänster uppfyller högt ställda miljökrav. Miljö Princip 7: företagen ska vidta försiktighetsåtgärder avseende miljömässiga utmaningar. Princip 8: aktivt bidra till ökad respekt för miljön, och Princip 9: uppmuntra utveckling och användning av miljövänlig teknik. Arbete mot korruption Princip 10: företagen ska stödja och respektera skyddet av internationellt proklamerade mänskliga rättigheter. Bilaga 2 FNs vägledande principer gällande affärsverksamhet och mänskliga rättigheter Bilaga 1 FN:S GLOBAL COMPACTS TIO PRINCIPER FN Global Compacts tio principer avseende mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och arbete mot korruption åtnjuter universellt anseende och baseras på: FNs deklaration om de mänskliga rättigheterna Internationella arbetsorganisationens (ILO) deklaration om grundläggande principer och rättigheter på arbetet Rio-deklarationen avseende miljö och utveckling FNs konvention mot korruption. FN Global Compact uppmanar företagen att ta till sig, stödja och införa, inom sin påverkanssfär, en uppsättning kärnvärderingar avseende mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och arbete mot korruption: Mänskliga rättigheter Princip 1: Företagen ska stödja och respektera skyddet av internationellt proklamerade mänskliga rättigheter, och Princip 1: säkerställa att de inte medverkar i kränkande av mänskliga rättigheter. Princip 3: företagen ska upprätthålla rätten att organisera sig och erkänna rätten till kollektivavtal; Princip 4: avskaffandet av alla former av tvångsarbete; Princip 5: det faktiska avskaffandet av barnarbete, och Princip 6: avskaffandet av diskriminering i fråga om anställning och sysselsättning. MODERN PIONEERS GROUNDED ACHIEVERS PASSIONATE TRANSFORMERS