Idrotts- och ungdomsnämndens anvisningar för ansökan om understöd för ungdomsverksamhet

Transkript

1 0 INNEHÅLL: 1. ALLMÄNT 1 1A. Understödsformer 1 2. VILLKOR FÖR ALLA UNDERSTÖDSFORMER 1 2A. Förutsättningar 1 2C. Definitioner av sammanslutningar som kan få understöd 2 2D. Meddelande om understöd 3 2E. Ansökningsförfarande 3 2F. Beslut och utbetalningsförfarande 4 2G. Återkrav av understöd 4 3. ALLMÄNT UNDERSTÖD 5 3A. Vem kan få understöd? 5 3B. Godtagbara utgifter för allmänt understöd: 5 1. Utbildning 5 2. Läger och utflykter 5 3. Hobby och rekreation 5 4. Internationell verksamhet 5 3C. Hur söker man allmänt understöd? 5 3D. Utredning 6 4. FÖRSKOTT PÅ ALLMÄNT UNDERSTÖD 6 4A. Hur söker man förskott? 6 5. PROJEKTUNDERSTÖD 6 5A. Vem kan få projektunderstöd? 6 5B. För vilket ändamål? 7 5C. Hur söker man projektunderstöd? 7 5D. Utredning och utbetalning 7 6. UNDERSTÖD FÖR REGIONALA ORGANISATIONER 8 6A. Vem kan få understöd för regionala organisationer? 8 6B. Hur söker man understöd för regionala organisationer? 8 6C. Utbetalning 8 6D. Utredning 8

2 1 Idrotts- och ungdomsnämndens anvisningar för ansökan om understöd för ungdomsverksamhet 1. ALLMÄNT Idrotts- och ungdomsnämnden beviljar enligt prövning understöd för ungdomsverksamhet till ungdomsföreningar, ungdomsorganisationer och ungdomsgrupper i Esbo. För projektunderstöd kan särskilt övervägande utnyttjas för ungdomsföreningar från annan ort som har ett betydande antal medlemmar från Esbo och vars verksamhet är förlagd till Esbo. Understöden är avsedda som stöd för ungdomar under 29 år som använder sin tid för att stöda ett aktivt medborgarskap, att förstärka ungdomarna socialt, att stöda ungdomarnas självständighet och att främja drogfrihet. Idrotts- och ungdomsnämnden lägger huvudvikten vid funktioner för unga mellan 7 och 20 år samt andelen verksamhet som riktas till barn i skolåldern. Understöden ska stöda verksamheten, inte upprätthålla den. Varje mottagare av understöd ska också ha egen medelanskaffning för sin verksamhet. 1A. Understödsformer 1. Allmänt understöd (inklusive förskott på allmänt understöd) 2. Projektunderstöd 3. Understöd för regionala organisationer 2. VILLKOR FÖR ALLA UNDERSTÖDSFORMER 2A. Förutsättningar 1. Sökandens hemort är Esbo. För projektunderstöd kan särskilt övervägande utnyttjas för ungdomsföreningar från annan ort som har ett betydande antal medlemmar från Esbo och vars verksamhet är förlagd till Esbo. 2. Minst 2/3 av medlemmarna i ungdomsföreningen eller verksamhetsgruppen är under 29 år. 3. Understödet ska användas för det ändamål som angetts i ansökan. Ändamålet kan ytterligare preciseras i beslutet.

3 2 4. Den förening som får understöd förbinder sig att hålla sin bokföring och förvaltning tillgängliga för eventuella granskningar av Esbo stad. 5. Föreningen ska lämna in sina gällande stadgar till ungdomsförvaltningen (nya sökande). 6. Om ett stadgeenligt möte fattar beslut om att ändra stadgarna, om en ny styrelse väljs eller nya personer som tecknar föreningens namn, ska förändringarna omedelbart meddelas ungdomstjänsterna. 7. Inga understöd beviljas för vidareutdelning. 8. Om understödsmedel används för annat ändamål än det som angavs i ansökan eller om de villkor som uppställts för användningen inte uppfylls eller om mottagaren har gett ungdomstjänsterna oriktiga eller bristfälliga uppgifter om sådant som gäller understödet, ska understödet på uppmaning återbetalas. 9. Understödet ska användas under det kalenderår för vilket det beviljats. 2B. Vid beviljandet beaktas 1. Verksamhetens omfattning, ändamål och kvalitet (gäller inte projektunderstöd) - antalet aktiviteter - aktiviteternas regelbundenhet 2. Sökandens ekonomiska ställning - sökandens tillgångar (inte investeringar eller utdelningar på kapital) - oproportionellt stora administrativa kostnader jämfört med de totala utgifterna under föregående räkenskapsperiod (sänker understödet, men gäller inte understöd för regionala organisationer) - personalbehov (gäller understöd för regionala organisationer) 2C. Definitioner av sammanslutningar som kan få understöd 1. 1a. i Esbo registrerad ungdomsförening - i Esbo registrerad ungdomsförening där minst 2/3 av medlemmarna är under 29 år - en riksomfattande ungdomsorganisations lokala medlemsförening där minst 2/3 av medlemmarna är under 29 år 1b. i Esbo oregistrerad ungdomsförening eller ungdomsorganisation - där minst 2/3 av medlemmarna är under 29 år - som har stadgar - vars administration, verksamhet och ekonomi är organiserad på samma sätt som i en registrerad förening - där firmatecknarna är myndiga

4 3 - en vuxenorganisations ungdomsgrupp eller -avdelning i Esbo som i huvudorganisationens bokföring och verksamhetsberättelse tydligt kan avskiljas från denna 2. Verksamhetsgrupp för unga i Esbo - en i Esbo organiserad ungdomsgrupp där minst 2/3 av medlemmarna är under 29 år - där firmatecknarna är myndiga 3. Distriktsungdomsorganisation - en i Esbo registrerad ungdomsorganisation med i Esbo underställda lokala ungdomsföreningar, sektioner, avdelningar och/eller verksamhetsgrupper för unga, vars verksamhet förutsätter organisering 4. Aktörerna i ungdomsföreningarna och verksamhetsgrupperna för unga är medlemmar eller jämförbara med medlemmar, som regelbundet deltar i verksamheten, och aktivt deltar i gruppens verksamhet eller organiserar den Understöd beviljas inte kretsorganisationer. 2D. Meddelande om understöd Meddelande med information om när och hur understöden ska sökas publiceras årligen. 2E. Ansökningsförfarande Ansökan kan lämnas in elektroniskt eller på blankett. Sökanden förbinder sig genom sin underskrift att återbetala ett beviljat understöd om beslutet återtas eller om sökanden bryter mot understödsvillkoren. Ansökan ska undertecknas på det sätt som anvisas i föreningens stadgar och föreningslagen. Då någon annan än en registrerad ungdomsförening får understöd är det de som undertecknat ansökan, det vill säga minst två myndiga personer, som ansvarar för hur understödet används. De skriftliga ansökningarna om understöd ska ha inkommit till Esbo stads registratur eller något av stadens samservicekontor senast på utsatt dag före tjänstetidens utgång. Om den sista ansökningsdagen är en lördag eller en helgdag ska ansökan lämnas in senast följande vardag. Då ansökningar skickas in per post bär sändaren ansvaret för att de kommer fram.

5 Så ansökningar skickas in genom det elektroniska ansökningssystemet eller per e- post bär sändaren ansvaret för att de kommer fram. Handlingen inklusive bilagor ska skickas senast på utsatt dag. Om ansökan levererats per e-post ska den kompletteras genom en inskannad, undertecknad blankett. Esbo stads idrottsoch ungdomstjänster meddelar inom vilken tid kompletteringar till ansökningar om understöd eller saknade bilagor ska lämnas in. Efter detta behandlas inte bristfälliga ansökningar. Ansökningsblanketter kan hämtas på adressen Det elektroniska ansökningssystemet finns på adressen 4 2F. Beslut och utbetalningsförfarande Idrotts- och ungdomsnämnden fattar beslut om det allmänna understödet och understödet för regionala organisationer. Idrotts- och ungdomsdirektören eller en person utsedd av denne fattar beslut om förskott på allmänt understöd och projektunderstöd. Ett skriftligt beslut angående ansökan skickas till sökanden. Det är möjligt att lämna in en rättelseyrkan angående beslutet. Beviljade understöd utbetalas på det sätt som nämns i beslutet till det konto som sökanden meddelar. Förskott på allmänt understöd betalas in på sökandens konto så snabbt som möjligt efter att idrottsoch ungdomsdirektören eller en person utsedd av denne fattat beslutet. 2G. Återkrav av understöd Om understödstagaren bryter mot understödsprinciperna, har gett oriktiga uppgifter eller om beslutet på grund av besvär ändras eller hävs kan understödet återkrävas.

6 5 3. ALLMÄNT UNDERSTÖD 3A. Vem kan få understöd? Allmänt understöd beviljas ungdomsföreningar registrerade i Esbo som inlett sin verksamhet senast 1.6 under föregående kalenderår, för allmän verksamhet i enlighet med stadgarna och verksamhetsplanen. Om ungdomsverksamheten anordnas av en vuxenorganisation ska ungdomsverksamheten i bokföringen och verksamhetsberättelsen kunna särskiljas från organisationens övriga verksamhet. 3B. Godtagbara utgifter för allmänt understöd: Det allmänna understödet kan utgöra högst 80 procent av sökandens godtagbara verksamhetskostnader. 1. Utbildning 2. Läger och utflykter 3. Hobby och rekreation 4. Internationell verksamhet 5. Information och hyra 6. Lönekostnader Understödet får inte användas huvudsakligen för löneutgifter, för information eller för administration. 3C. Hur söker man allmänt understöd? Ansökan om allmänt understöd lämnas in under verksamhetsåret senast den 31 mars. Ansökan om allmänt understöd görs med Esbo stads idrottsoch ungdomstjänsters blankett för allmänt understöd eller genom det elektroniska ansökningssystemet. Till ansökan bifogas verksamhetsårets verksamhetsplan och budget och en utredning över hur understödet använts under föregående år: verksamhetsberättelse, bokslut (fullständig resultat- och balansräkning) och verksamhetsgranskning/revision

7 6 3D. Utredning En utredning om hur understödet använts ska lämnas in (verksamhetsberättelsen och bokslutet) också i det fall att man inte ansöker om nytt understöd. Den fullständiga resultaträkningen ska klart och tydligt visa hur både det allmänna understödet och projektunderstödet använts. Om understödstagaren inte lämnar in en godtagbar utredning om användningen före utsatt datum, återkrävs understöden. Nya understöd betalas inte ut förrän en godtagbar utredning har tillställts idrottsoch ungdomstjänsterna inom den av dem uppsatta tidsfristen. 4. FÖRSKOTT PÅ ALLMÄNT UNDERSTÖD Idrotts- och ungdomstjänsterna kan bevilja förskott på allmänt understöd till föreningar som året innan beviljats allmänt understöd. Förskottet är ett förskott på det egentliga understödet. Förskottet kan uppgå till högst 50 procent av föregående års understödsbelopp. En förutsättning för förskottet är att föreningen förbinder sig vid att återbetala förskottet oavkortat om föreningens rätt att få allmänt understöd förändras eller avslås genom ungdomsnämndens slutliga beslut. 4A. Hur söker man förskott? Ansökan om förskott på allmänt understöd lämnas in under verksamhetåret senast den 15 januari. Ansökan görs på Esbo stads idrottsoch ungdomstjänsters blankett för ändamålet eller genom det elektroniska ansökningssystemet. 5. PROJEKTUNDERSTÖD 5A. Vem kan få projektunderstöd? Projektunderstöd beviljas ungdomsföreningar, ungdomsorganisationer och ungdomsgrupper i Esbo. För projektunderstöd kan särskilt övervägande utnyttjas för ungdomsföreningar från annan ort som har ett betydande antal medlemmar från Esbo och vars verksamhet är förlagd till Esbo.

8 7 5B. För vilket ändamål? Projektunderstödet är av engångsnatur och beviljas för: - ordnande eller deltagande i ungdomsinriktade projekt, evenemang eller tillställningar - utgifter för uppstart av ungdomsföreningsverksamhet - evenemang som jämfört med den vanliga verksamheten är omfattande, t.ex. jubileumsår, temakampanjer, utbildning, läger eller internationella evenemang 5C. Hur söker man projektunderstöd? Ansökan om projektunderstöd lämnas in på Esbo stads idrottsoch ungdomstjänsters blankett för projektunderstöd eller genom det elektroniska ansökningssystemet. Ansökan ska innehålla en kostnadsberäkning för projektet eller evenemanget samt en närmare beskrivning av det. Minst två myndiga personer ska underteckna ansökan, om inget annat nämns i föreningens stadgar. Om sökanden är en verksamhetsgrupp ska också gruppmedlemmarnas namn, adresser och födelsedatum anges. Ansökningstiderna för projektunderstöd går ut den 15 januari, den 30 april och den 30 september. 5D. Utredning och utbetalning En utredning om hur projektunderstödet använts ska lämnas in till idrottsoch ungdomstjänsterna vid den tidpunkt som nämns i beslutet. Om understödstagaren inte inom utsatt tid lämnat in en godtagbar redogörelse för hur understödet använts, kan understödet annulleras eller återkrävas. Till de föreningar som föregående år eller under verksamhetsåret av idrottsoch ungdomsnämnden beviljats allmänt understöd utbetalas projektunderstöd i sin helhet så snabbt som möjligt efter beslutet. Övriga ungdomsföreningar får understödet då de gett en utredning och godtagbara kvitton (bestyrkta kopior på kvitton).

9 8 6. UNDERSTÖD FÖR REGIONALA ORGANISATIONER 6A. Vem kan få understöd för regionala organisationer? Distriktsungdomsorganisationernas roll är i första hand att koordinera och stöda de underställda lokalföreningarnas, sektionernas, avdelningarnas och ungdomsgruppernas verksamhet. Genom att understöd till distriktsungdomsorganisationerna i Esbo kan idrottsoch ungdomsnämnden stöda långsiktigheten inom den organiserade, frivilliga ungdomsverksamheten och bidra till att verksamhetens kvalitet och volym ökar. 6B. Hur söker man understöd för regionala organisationer? Ansökan om understöd för regionala organisationer lämnas in på Esbo stads idrottsoch ungdomstjänsters blankett för ändamålet eller genom det elektroniska ansökningssystemet. Till ansökan bifogas verksamhetsårets verksamhetsplan och budget samt en utredning över hur understödet använts under föregående år: verksamhetsberättelse, bokslut (fullständig resultat- och balansräkning) och verksamhetsgranskning/revision. Esbo stads idrottsoch ungdomstjänster genomför vart annat år utvärderings- och utvecklingsförhandlingar om ekonomi och verksamhet med dem som erhåller understöd för regionala organisationer. Den som får understöd för regionala organisationer ska sända en representant till mötena för distriktsungdomsorganisationerna som Esbo stads idrottsoch ungdomstjänsters ungdomsförvaltning ordnar och dessutom i sin verksamhet beakta de anvisningar och den information som ges vid dessa möten. 6C. Utbetalning Idrotts- och ungdomsnämnden fattar beslut om understödsbeloppet i december året före verksamhetsåret. Det årliga understödet utbetalas under verksamhetsåret i januari. 6D. Utredning En redogörelse över användningen av understödet för regionala organistioner ska lämnas in senast följande år. En utredning om hur understödet använts ska lämnas in också i det fall att nytt understöd inte söks. Om understödstagaren inte lämnar in en godtagbar utredning om användningen före utsatt datum, återkrävs understödet.