Verksamhetshandbok. Personbilar - Rutin. lnnehåll. Avtalstid. Vad ingår i personalbil och vilka är kostnaderna?...

Transkript

1 Verksamhetshandbok Itupitel Ekonomi Dokumentansvarig (namn och funktion) Carolina Wentzel, controller Dokumentnamn GYF Personbilar - Rutin Avsnitt Öwiea ekonomirutiner Fastställd av (namn och funktion) Joachim Håkansson, ftirbundschef 9lO Kap.nr: Fastställd datum 0t5-t-1 Enhet Gemensamt GYF Sidnr: r(7) Reviderad datum Personbilar - Rutin lnnehåll Syfte... Rätt till porsonalbil... Vad ingår i personalbil och vilka är kostnaderna?... Service och reparationer... Vad?ir bruttolöneav dr ag? Bilmodeller och utrustning... Bilbeställning - steg ftir steg Avtalstid Om anställning upphör under avtalstiden Oavlönad frånvaro Försäkring och garantier... Pension och sjukpenning... Avsluta personalbil Normalt respektive onormalt slitage Service- och reparationsavtal via Svensk Vagnparksftnans, Operationell leasing Avtalet omfattar... Avtalet omfattar inte... J J

2 (7) Syfte Att erbjuda personalbil är en personalftirmån som Kalmarsunds gymnasiefürbund tillhandahåller sina tillsvidareanställda. Syftet är att fü ut fler miljöanpassade fordon i Kalmar kommun. Rätt t ll personalb l Kalmarsunds gymnasiefiirbund tillhandahåller personalbil om så önskas for den anställda som uppfyller nedanstående kriterier :. Ärtillsvidareanställd. o Har minst 40 månader kvar till pension när avtalet tecknas. o Har gtltigt körkort. o Klarar sedvanlig kreditprövning. Vad ingår i personalbil och vilka är kostnaderna? Bilen betalas via ett rörligt bruttolöneavdrag som beråiknas månadsvis utifrån vilka kostnader som har uppkommit for bilen månaden innan. Leasingavgift, service, reparationer samt fiirsåikring och administration debiteras varje månad via bruttolöneavdraget. Service och reparationer Service och reperationer kan utfüras hos samtliga ftir valt bilmärkes auktoriserade märkesverkstäder i Sverige. Den anställde ansvarar själv fiir att boka tid samt ltimna bilen for service enligt servicemanual Övriga bilkostnader (vägtrafikskatt, trängselskatt, däckskifte, däckforvaring, självrisk, ersättningsbil, biltvätt, torkarblad mellan serviceintervallen, spolarvätska etc.) betalas även dessa via det rörliga bruttolöneavdraget om sådana kostnader fiirekommit månaden innan. Man betalar med sitt Servicekort eller Drivmedelskort. Den anställda betalar själv ftir bränsle, parkeringsavgifter samt eventuella felparkeringsavgifter och böter. Om inte p-böter betalas skickas en påminnelse ut till den anställde. Uteblir betalning i alla fall tas det ut en extra avgift om 50 kr. Den anställde får i dessa fall då betala såväl grundboten samt den extra avgift en via nettolöneavdrag. Vad är bruttolöneavdrag? Bruttolön är den lön som betalas ut till den anställde ftire skatteavdrag. Ett bruttolöneavdrag innebär att den anställde accepterar en lägre bruttolön i utbyte mot en fiirmån. I detta fall leasing av en bil. Bruttolöneavdrag ftir personalbil innebär att Kalmarsunds gymnasieforbund betalar din leasingkostnad med att ta bort lön från bruttolönen under en överenskommen period (36 månader i normalfallet). Vilket innebär att kostnaden für bilen betalas med obeskattad lön. Det medftir att du fär en lägre kontant bruttolön och därmed fiirsämras sociala fürmåner när det gäller sjukpenning, pensionen (dock ej tjänstepension), semesterlön och floräldrapenning. För att minska denna effekt så räknas din bruttolön upp med det skattepliktiga fiirmånsvärde som vald bil och extrautrustning har. Detta fiirmånsvärde fastställs av skatteverket och du ser det värdet i din personalbilskalkyl. Kör du mer än 100 tjänstemil per år blir din arbetsgivare berättigad till halvt momsavdrag lor leasingavgiften, vilket sänker ditt rörliga bruttolöneavdrag något. Tvätt och rengöring av bilen sköts av den anställde.

3 3(7) Du fiirutsätts använda det Servicekort som utfärdas av Svensk Vagnparks-finans. Servicekort får endast användas fiir kostnader som är att hänfiira till uppdrag som omfattas av avtalet mellan den anställde och Kalmarsunds gymnasiefürbund. Kostnader som uppstår på servicekortet tillkommer bruttolöneavdraget månaden eft er inköpen giorts. Typ av Drir medelskort ska väljas i samband med bilbeställning. Den skattefria delen av Reseersättning lor tjåinstemil minskas från 18:50 kr per mil till 9:50 kr. Det samma gäller avdragper mil, for dig som har rätt till Skatteavdrag fiir resor till och fran jobbet. Kostnader som uppstår på drivmedelskortet faktureras hem till den anställde. Bruttolöneavdraget sker månadsvis genom att Svensk Vagnparksfinans sänder uppgifter till lönekontoret dåir ett s.k. rörligt bruttolöneavdrag redovisas. Det rörliga bruttolöneavdraget baserar sig på fordonets verkliga kostnader inklusive arbetsgivaravgifter på fordonets fiirmånsvärde med avdrag ft)r arbetsgivaravgifter, f n3l,4yo. Förmånsvärdet beråiknas efter Skatteverkets regler lor fiirmånsbeskattning av fri bil. Onormalt slitage, vanvård Den anställde ansvarar fiir att bilen sköts normalt. Vid onormalt slitage eller vanvård, debiteras den anställde i form av bruttolöneavdrag vid avtalets utgång. Den anställda fürbinder sig till att sköta bilen enligt tillverkarens rekommendationer. Bilmodeller och utrustning Bilmodeller som är giltiga bilar i Kalmar kommuns miljöbilsprogram ár elbilar, laddhybrider och gasbilar. Samtliga bilar ska ha vinterhjul som obligatorisk utrustning, därutöver kan all annan utrustning väljas. Bilbeställn ng - steg för steg 1. Välj bil Tänk igenom vilken bil i miljöbilsprogrammet som passar dig bäst. Provkör bilen hos återfrirsäljaren innan beslut..begär offert Kontakta återftirsäljaren av den bilmodell som du önskar och begär in offert på bilen. Informera om att du är anställd av Kalmarsunds gymnasieftirbund och att det gäller en personalbil. Offerten bygger på de rabatter som Kalmar kommun fiirhandlat fram med återfiirsäljaren. Offert måste basera sig på en helt ny bil, utan inbytesbil. Du kan dock fiirhandla med återforsäljaren om de kan köpa din nuvarande bil. Not. Du kommer att behövø en undertecknad oílert i PDF-formøt när du víll ønsökø om dín slutgíltiga personliga kølkyl. 3. Personlig bilkalkyl Gå in på Svensk Vagnparksfinans kalkylverktyg fiir att räkna fram bruttolöneavdrag, fürmånsvärde samt din nettokostnad på önskad bil. Inloggningsuppgifter och användarmanual hittar du via Kalmarsunds gymnasiefiirbunds intemsida/personalbil. När du bestämt dig så gör Svensk Vagnparksfinans din slutgiltiga personliga kalkyl, vilken kan ge en lägre nettokostnad åin den som kalkylverktyget ger.

4 4(7) 4. Undertecknaavtal Om du accepterar din personliga kalkyl godkänner du och beställer bilen i kalkylverktyget. Därefter fyller du i ett avtal om personalbil som reglerar avtalsftirhållandet mellan dig och Kalmarsunds gymnasiefürbund. Använd "Avtal om personalbil - blankett" i verksamhetshandboken. Samtliga handlingar (biloffert, personlig kalkyl, avtal samt kopia på ditt körkort) skickas till bilansvarig hos Kalmar kommun. Bilansvarig kontrollerar att allt är korrekt och godkänner beställning till Svensk Vagnparksfinans. Vem/vilka som är bilansvarig fiir ftirbundet hittar du via länken "kontaktpersoner" på forbundets interna hemsida avseende personalbil. 5. Bilen beställs När Svensk Vagnparksfinans erhållit godkännande från bilansvarig beställer de bilen från vald återfärsäljare. 6. Håimta ut bilen När du fått besked att bilen är klar fiir leverans hämtas den ut hos återfiirsäljaren. Nu börjar löptiden ftir personalbilen. Oavsett när du hämtar ut din bil blir du ftirmånsbeskattad fiir hela månaden, så bäst är att hämta ut bilen i början av månaden. Ägare av bilen är Svensk Vagnparksfinans. Kalmarsunds gymnasiefürbund är leasingtagare. Bilen får brukas av den anställde samt dennes familj. Bilen fíir inte överlåtas eller långvaiglnfrjas av någon annan. Bilen fär endast brukas fiir normal användning, inte tråinings- eller tävlingskörning. Bilen fär inte heller byggas om eller trimmas. Avtalstid Den anställda fürbinder sig till att behålla bilen under hela avtalsperioden, vanligen 36 månader. För ftirare som kör över mil per år blir avtalstiden dock 4 mãnader. Den anställde forbinder sig att ha saûrma bil under hela avtalstiden och kan ej byta bil under den tiden. Den anställde har inte rätt att återlämna bilen fiire 36:e alternativl4:e månadens utgång, utom vid anställningens upphörande. Om anställning upphör under avtalstiden Om anställningen upphör återlämnar den anställde bilen till återlorsäljaren senast samma dag som anställningen upphör. I de fall bilens restvärde överstiger bilens marknadsv?irde finns det en personalbilsftirsäkring. Denna täcker i normalfallet mellanskillnaden mellan restvåirdet och marknadsvärdet upp till max ett basbelopp. För detta erlägger den anställde en självrisk som är l0 Yo av ett basbelopp under månad l-1 och 5 o/o av ett basbelopp under månad Oavlönad frånvaro När bruttolönen inte täcker bruttolöneavdraget vid långtidssjukskrivningar eller annan oavlönad frånvaro, övergår avdrag från bruttolön till en nettoinbetalning till forbundet. Kostnaden vid nettoinbetalning blir betydligt högre per månad. Du ser denna kostnad vid rubrik "Företagets kostnad" i din personalbilskalkyl. Förbundet skickar dig en faktura på detta belopp. Är frånvaron längre än tre månader kan den anställde lämna tillbaka bilen och utnyttja personalbilsfiirsäkringen. Försäkring och garantier Bilen är halvftirsäkrad i Volvia. Tillsammans med biltillverkarens personvagnsgaranti (PVG) utgör detta ett heltäckande skydd, s.k. helftirsäkring. Försäkringsskada ska utan dni ismål anmälas till Volvia. Vid underlåtenhet kan den anställde bli ersättningsskyldig då bilen återlämnas. Bilen omfattas av samtliga de garantier och åtaganden som tillverkaren normalt erbjuder t.ex. assistans, personvagnsgaranti etc.

5 s(7) Pension och sjukpenning Påverkan av den allmänna pensionen är beroende av en mängd faktorer såsom ålder, löneläge och val av bil. Man bör tänka på fiiljande: personalbil (formånsvåirdet) är pensionsgrundande i den allmänna pensionen (upp till 8,07inkomst-basbelopp, ca 457 tkr 013). Den kollektivavtalade tjänstepensionen påverkas inte då Kalmarsunds gymnasielorbund valt att fortsätta använda lönen füre löneavdraget som pensionsgrundande inkomst. Det innebär att premien for inbetalning till tjänstepensionen beräknas på den anställdes lön füre avdrag fär personalbil. Personalbil är inte sjukersättningsgrundande och kan innebäralägre sjukersättning fran och med dag 15 på lön understigan de 7,5 prisbasbelopp (01 5: kr) efter bruttolöneavdraget. Sjukpension och efterlevandepension kan påverkas negativt endast då sjukdom eller dödsfall inträffar under tiden man innehar personalbil. Avsluta personalb l Efter avtalstidens utgång vid 36 månader återlämnar den anställde personalbilen med all utrustning till den återfiirsäljare som levererat bilen. Detta ska ske i anslutning till den sista månaden i avtalet. Du som fiirare ska fylla i ett avslutsformulär som finns på Svensk Vagnparksfinans hemsida klicka på menyn "Förarinformation" och välj undermeny "Bilavslulåterlämnad bil". Fyll i formuläret så noggrant som möjligt. (Har du frågor i samband med avslutet är du välkommen att kontakta Svensk Vagnparksfinans tradingavdelning tfn ) Efter avslut kommer en avstämning av kontrakterad körsträcka gentemot verklig körsträcka att ske. Debitering fiir fler körda mil sker med 7,50 kr per mil exklusive moms, vilket motsvarar,85 kr per mil vid 50 YomargSnalskatt. Kreditering ftir färre körda mil sker med 7,50 kr per mil exklusive moms, vilket motsvarar,85 kr per mil vid 50 o/o margsnalskatt. Kreditering vid lägre körsträcka åin beräknad sker med maximalt mil. Reglering av över- eller undermil sker med automatik genom bruttolöneavdrag alternativt bruttolönetillägg. Tänk även päatt o Servicebok ska vara korrekt ifylld av ãttgdrdande verkstad. o Del I och av registreringsbeviset ska medfolja fordonet. o Fordonet ska vara besiktat enligt gällande bestämmelser. o Samtliga tillhörande verktyg ska finnas i fiir fordonet avsedd verktygslåda. Till dessa hör även domkraft och fälgkors. o Ett besiktningsprotokoll ska upprättas där ev. skador utöver normalt slitage (se tabell nedan) ska redovisas med åtfoljande värdering av dessa. Reduktion av restvärdet kan ske med ett vdrde som motsvarar leverantörens kostnad ftir att utlora reparation. Normalt respektive onormalt slitage Kaross Normølt slítage Ytliga stenskott, rispor och rost som ej gått igenom lacken. Med ytliga stenskott, repor och rost menas skador som kan poleras bort och inte är större än,8 cm (en femkrona). Onormølt slitage Stenskott och/eller rispor där grundfiirgen är synlig eller djupare, där omlackering krävs. Bucklor som kräver fackmannamässig åtgärd. Rost som bildar bubblor i lacken alternativt genomrostning. Dekaler oclr/eller stripningar som sitter kvar, alternativt har avlägsnats och efter-lämnat märken och/eller blekningar.

6 6(7) Motorrum Normølt slitøge Smuts som kan avlägsnas med hjälp av en motortvätt. Onormalt slitage Rost på kaross och/eller motor och härtill hörande teknisk apparatur. Samtliga slangar, lock och skyddshöljen ska vara intakta. Glas Normalt slitøge Enstaka mindre repor, stenskott och/eller rispor. Med mindre skador menas att dessa ej får vara större åin 5 mm. På framruta ska stenskott lagas (med sprickbildning i stenskottet) dock ej ytliga stenskott (ej sprickbildning av rutan) Onormalt slitage Repor, stenskott och/eller rispor som ligger inom radien fiir torkar-bladen på florarsidan av framruta. Övrigt glas som har skador av repor stenskott och/eller rispor av en storlek om 5 mm eller mer oavsett var glaset befinner sig. Samtliga lyktglas ska vara felfria. Blästrad framruta. Däck, fälgar och navkapslar Normalt slitage Mindre repor och gnuggmärken som äir mindre än 4 cm langa. Onormalt slitøge Avsaknad av hjul. Större repor, gnuggmärken samt bucklor på däck och/eller fälg som kan ha fiirkortande brukstid. Inget däck fåtrha mindre än 5 mm mönsterdjup. Inget däck für heller vara reparerat. Kofångare och lister Normult slítøge Ytliga polerbara repor Onormølt slitage Avskrapning där grundlacken syns. I öwigt gäller det samma som ftir karosseri. Interiör (inkluderar bagageutrymme) Normølt slitage Ytlig smuts som gâr att åttgàrda vid rekonditionering. Slitna gummimattor Onormalt slìtage Revor, rispor samt smuts som ej gâr att avlägsna vid en enklare rekonditionering. Hål och/eller montagehål i interiör, panel och/eller säten anses inte vara normalt slitage. Frakt av pälsdjur och/eller att man rökt i bilen är ej normalt slitage. Avsaknad av gummimattor vid ftirar- och passagerarplats/er. Övrigt Normalt slitøge Avsaknad av varningstriangel, en eller båda registreringsskyltar, fälglåsnyckel, reservnycklar och/eller servicebok. Volviafi)retagsþrsrikring (se bilaga sist i detta dokument).

7 7(7) Service- och reparationsavtal via Svensk Vagnparksfinans, Operationell leasing Avtalet omfattar:. Kostnader fiir service-, reparations- och underhållsarbeten samt därtill fabriksinstallerad extrautrustning. Service, reparation och underhållutfìirs enligt fabrikantens/generalagentens rekommendationer. o Materialkostnader uppkomna i arbeten enligt ovan som t ex servicesatser, glödlampor, torkarblad, säkringar, olj or, fr ostskyddsvätskor och bromsklotsar. o Arbets- och materialkostnader hänfiirbara till normal fiirslitning. Hit hör t ex byte av bromsar, stötdämpare, styrleder, hjullager vid behov. Avtalet omfattar inte: o Tvätt och underhåll av kaross, invändig klädselvård samt lack- och plåtskador. o Reparation och underhåll av tillbehör och extrautrustning som ej ingår i leasingavtalet. o Skador på lyktglas, blinkersglas, stänkskydd. Skador på däck och fiilgar. o Byte av glödlampor, Xenon lampor, torkarblad eller påfyllning av oljor och frostskyddsvätska mellan serviceintervallerna. o Kostnader ftir fürsäkringsskador eller fiir reparationer som beror på olyckshåindelse, underlåtenhet, vårdslö shet eller fiirsummat underhåll.

8 *//u F0R$AKR[{G 1l0$ r 0w A Personalbilsautal \TOLI,'.I.éI. I c :rsos[! '$ sttk fu'trg a:arksfit ans r/ Premier och qjälvrisker nedan gäller för personbilar. v/ Obegränsad körsträcka. / Premierna är l ka oavsett bilmodelloch motorstorlek, r Alla prcmier är nettopremier. lhttilrilt Trafikförsäkring Delkasko[õtsäkring: Bra d' Glaúyte Glasrepøatiott Stõld Rcittsshydd Râddting Masþinska d Vagnskadeförs kring Pluspaket inkl. Hybilsftrs:ikring Voþia (lare Självriskeliminerin g Djurkollision,{terlãnmandef örsäkrin g s ImsrEn 0kr I 00kr I 6ü) kr auktoriserad Volvoverlatad 100 kr, anna ve kstad 00 k I $0 hr + (se úl&or) 0 % av kostnaden, minst I 000 kr I 00kr þe rillhor) 300kr (se uilllem) 0kr 0kr (se víilkor) PNETER TüR YOtm & ffiiiiilt rlm tpru n Halvförsäkring (trafik-, delkaskoförsãkring) inkl. Volr.ia Ca e 88 Varav premieskatt 37 Vagn ska def rirsåikring 174 Tillval: Plusp ak et nkl HyùiI sft;røhrin g 44 Sj dhniskeltutnring Dju*.ohßian 8 Àt erhmr an deftirsrikrín g 7S PRUEI Hln öynrca UUmffX üu spnu xr I{alvförsäk;ng (trafik-, delkeskoförs ikring) inkl. Volvia Care 306 Varav premieskatt 38 Vagnskadeförsäkring Oz Til1val: Plxspaka inhl futbilsfi;ßahrtug 48 Sjàlurßkelíminering Djutkollision 8 Ätetüimnardeltinlikring 75 i Om Volvo rersonbilen vid skadetillf illet ä.r yngre ån 5 år råk at &ån fórsta registreringsdagen är sjãlvrisken 0 kr

9 Vnluia i salnarhete med $rye,rlsk Vagn :arksfinans M fursäkrar alla bllmärlten. ' / Snatb skadercderùé ar sætialistsr Éñretagsihr. ø S/erFk \hgparlafnans har HÉâß ü \öñias system och kan wara pàfrågor rürade era skador. v ffiglæt att amnah skador via inbmet eñer telefut / SìtÕldfl,rsãkingen Ulcker extautlustniné till obegrånsat belopp. / En av marlmadens bästa maskinskaderfsäkringar. ø Affiid forsãlcade bilar (via saml ngsbevis hos centrala bihe$sfet). r Ar tomatisk bevakniné av utgâende Personvagnsgaranüer. / Mqlighet att se mîsäkringsinneha4 skador etc ì a nt rnel / hemierna debiteras mànadwis via lìltill Swnsk Vhgnparksfinans, 'z Om du sku[e râka ut tör en ofipka ler Volvia Care t [ÉånÉ üll kvdiflcerad spachlsmrd och rehabl[tering Fõrsãluhgen il[er alla i bilen. Tillval F{*rnpakøti;t lii**åþ'rinkr ïiffi lãnrx'ilrg-f l[r*'.kallisi**t För många ãr tilen ett rcdsl(ap ijobbet ooh ett ovälkommet stopp kan bromsa upp verksamheten. Med Pluspaketet får ni ett mer komplett sk dd:. ltrtlhlrrhbùd.nifårh,rt li upp till 60 daêar ef,er aôrottsersåttning, med 00 lr per dag.. QúHrt b I [r - utspillt kaffe tlver instrumentbrãdan eller en reva i taket frân en bräda behôer hte bll en kostsam historia" Försäkingon crsåtter skador upp till kr ñr olün tsedda olyckshändeher.. tlrfr {ärfttü tsdrét* -om nägon æsihligt skadar bilen är qiålwisken endast 1000k Det kan aldrig bli rlskffitt att hocka med ett dirr. Men det kan bll billigare. ùled derna försåfiring slipper ni hela qiãlwislen úd en kmc* med nâeot rliur. Áïr 'lå r r ane jr f ìir.qiift ri ld Vâr Âtedamnandefðrsäkring kan ersätta skillnaden om restvärdst Werstiger marknadsvãfilet i de fall bilen mâste lilmnas täbaka iftlrtid, t ex om en anstãlkl slutar eller blir $uk en lãnlre tid. Fullständig villkm finns på