Upphandling av Konsulter/Coacher inom Affär, Teknik och Organisation för IUC SYD AB

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandling av Konsulter/Coacher inom Affär, Teknik och Organisation för IUC SYD AB Industriellt utvecklingscentrum i Syd AB, IUC Syd AB ( ) inbjuder leverantörer att lämna anbud för upphandling av coacher inom följande verksamhetsområden: Affär, Teknik och Kompetens, inom avtalstiden med förlängning på 2 år. Anbudet ska vara IUC Syd tillhanda senast Om beställaren och upphandlingen Upphandlingsföreskrifter Krav på anbudsgivaren Krav på tjänsten Utvärdering av anbud... 8 Bilaga 1: Avtalsvillkor konsultavtal Sida 1 (av 9)

2 1. Om beställaren och upphandlingen 1.1 IUC IUC bolagen i Sverige arbetar med företagsutveckling i små och medelstora företag, med fokus på industriföretag och tjänstenära industribolag. Vårt övergripande mål är att stimulera näringslivet genom att hjälpa företag att utvecklas, lösa problem och att expandera sin verksamhet. Vi identifierar behov och driver processer som främjar företagsutveckling. Syftet är att verka för industrins utveckling och förnyelse och därmed stärkt konkurrenskraft. IUC är en medlemsorganisation och en mötesplats för industriell utveckling, tillväxt och samverkan. Vi kopplar ihop industri, forskning och akademi och erbjuder projekt, kunskapsintensiva seminarier och nätverk med mycket gemensamt lärande och erfarenhetsutbyte. IUC är ett nätverk vari det ingår 16 Industriella Utvecklingscentra runtom i Sverige. IUC Syd AB gör en upphandling av konsulter för nu- och framtida projekt. Våra projekt främjar utveckling, stöttar förändring och ökar konkurrenskraften hos små och medelstora industribolag. 1.2 Upphandlande organisation IUC Syd AB Anckargripsgatan Malmö 1.3 Avtalsperiod Ramavtalet kommer att gälla med möjlighet till förlängning på 2 år fram till Uppdragsbeskrivning IUC arbetar med företagsutvecklande stöd till små och medelstora industribolag. Stödet består främst av analyser (tillväxt och företagsanalyser), coachning av enskilda företag och grupper av företag, workshops/seminarier/kompetensutveckling och nätverksträffar. IUC:s behov av stöd är inom ovan nämnda områden. Detta innebär kortare insatser gentemot de deltagande företagen tex coachning på 20h, workshops, och/eller seminarier. Insatsen skiljer sig mellan olika projekt därav kommer en förnyad konkurrensutsättning att genomföras inför respektive projekt när vi kan tillhandahålla mer exakt information. Sida 2 (av 9)

3 IUC verkar för att utveckla hela företaget därav behöver man som konsult ha ett företagsutvecklande perspektiv oavsett vilket av nedanstående område som insatserna kommer att ske inom. Vi har valt att dela in våra verksamhetsområden i nedan tre (3) nämnda områden: A Affär En erfaren konsult inom affärsområdet kommer att kunna hjälpa företagen att allmänt utveckla sina affärer genom utveckling av affärsmodeller, försäljning och företagets strategiska arbete. Hen kan stötta företagen att identifiera nya värdekedjor tex genom ett cirkulärt förhållningssätt samt identifiera och stötta företagen utifrån en marknadsföringsaspekt. En framgångsrik coachinsats utgår från företagets övergripande strategi och tar den ned till konkret handling utifrån ett affärsperspektiv. B C Teknik En erfaren konsult inom teknikområdet kan tex hjälpa företagen att effektivisera sin produktion (tex genom lean, automatisering, robotisering eller innovationsdrivande verksamhet). Det kan även handla om att stödja företagen att upphandla olika system som effektiviserar deras vardag (tex administration, produktion, produktutveckling). Ibland behöver konsulten också vara expert och agera rådgivare till företaget utifrån sin expertis. I sällsynta fall kan insatser inom produktutveckling behövas. En framgångsrik coachinsats utgår från företagets övergripande strategi och tar den ned till konkret handling utifrån ett teknik/produktions perspektiv Organisation/Kompetens En erfaren konsult inom kompetensområdet kan hjälpa företagen att utveckla sin förmåga att proaktivt arbeta med kompetensförsörjning och organisationsutveckling. Hen kan tex även stödja företagen med ledningsgruppsutveckling (värdegrund, attitydförändringar, mångfald och förändringsledning). En framgångsrik coachinsats utgår från företagets övergripande strategi och tar den ned till konkret handling utifrån ett kompetensförsörjning/hr perspektiv Upphandlingen syftar till att avtal skall tecknas mellan IUC och tre till fem (3-5) anbudsgivare för konsultinsatser per respektive verksamhetsområde. 1.5 Volym I dagsläget har vi flertalet projekt som startar i början av Alla dessa projekt har olika mål men vår metod finns i grunden hos samtliga. Metoden är uppbyggd med nedanstående 3 viktiga delar: 1. Genomförande av företagsanalys 2. Genomförande av coachinsatser utifrån behovet (uppskattningsvis mellan h/företag) 3. Leda nätverksträffar inom resp verksamhetsområde, samt ha förmåga att utveckla nätverket samt tillföra företagen ett mervärde genom deltagande i nätverket. Sida 3 (av 9)

4 Vårt behov av konsultinsatser är främst inom de tre ovan nämnda områden men kompetensbehovet kommer att se olika ut i respektive projekt. Uppskattad volym IUC Syd: Affär: 300h/år Teknik: 1400h/år Kompetens: 550h/år Ovan volymer är uppskattade utifrån våra tänkta projekt. Volymerna ska betraktas som ett riktmärke och är inte bindande för beställaren 2. Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen sker som en öppen upphandling och enligt ett särskilt inköpsförfarande baserat på principerna i LOU. Principerna är transparens, proportionalitet, ickediskriminering, ömsesidigt erkännande och likabehandling av samtliga leverantörer. Anbud kommer att antas utan förhandling. Anbudsgivare ska därför vid anbudstillfället lämna så förmånligt anbud som möjligt. 2.2 Delar som anbud kan lämnas på Anbud kan lämnas per område (affär, teknik, kompetens). Anbud kan lämnas på ett eller flera områden. En och samma konsult eller företag kan utföra uppdrag inom samtliga tre verksamhetsområden beroende på kompetens. Anbudsgivaren ska i anbudet ange vilken/vilka verksamhetsområden och kategorier som konsultinsatser erbjuds. Tre konsulter per område (dvs. totalt 9 konsulter) får erbjudas i denna upphandling. Under avtalstiden kan fler konsulter erbjudas eller bytas. Kompetens prövas av IUC Syd gentemot ställda krav och kriterier i upphandlingen. 2.3 Antal antagna anbudsgivare Upphandlingen syftar till att IUC Syd AB tecknar avtal med de anbudsgivare som har lämnat de mest fördelaktiga anbuden (3-5 per verksamhetsområde). 2.4 Ställda krav I avsnitt 3 och 4 anges de krav som IUC Syd AB ställer på den anbudsgivare och konsult som ska genomföra uppdraget. Anbudsgivare visar att denne uppfyller de ställda kraven genom att lämna de bevis, intyg och uppgifter som efterfrågas. Ett anbud som inte uppfyller samtliga ovillkorliga krav kommer att uteslutas. Om anbudsgivare avstår från att svara på något av de ställda ovillkorliga kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte uppfylls. Sida 4 (av 9)

5 2.5 Avrop Från samtliga delområden avropas tjänster under avtalsperioden genom förnyad konkurrensutsättning utifrån konsultens kompetens, tillgänglighet och pris. 2.6 Anbudets form Anbud ska lämnas på de villkor som framgår av förfrågningsunderlaget Anbudet ska vara skriftligt och skrivet på svenska Anbudet ska undertecknas av behörig firmatecknare eller av person med fullmakt. Fullmakt ska kunna visas på begäran. Anbudet ska mailas till: Anbudet ska vara tillhanda senast Frågor angående förfrågningsunderlaget Frågor och förtydliganden av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen till: Linda Håkansson Sista dag för frågor är 7 dagar före sista anbudsdag. 2.8 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning kommer att tillämpas. 2.9 Anbudets innehåll Ifyllt anbudsformulär CV:n och referensuppdrag på offererade konsulter Kort företags- och organisationsbeskrivning Regional kännedom och erfarenhet 2.10 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt i fem månader efter sista anbudsdag. Anbudsgivaren accepterar kravet på anbudets giltighet när anbudet undertecknas. 3. Krav på anbudsgivaren 3.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören - är inblandad eller dömt för brott inom organiserad brottslighet, bestickning, bedrägeri, penningtvätt, terroristbrott, eller människohandel enligt 13 kap 1. - inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt 13 kap 2 - är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning, Fler uteslutningsgrunder kan vara aktuella enligt 13 kap 3. Sida 5 (av 9)

6 Anbudsgivare kan också exkluderas om det föreligger ett jävsförhållande mellan företag som lägger anbud och projektansvariga vid IUC Syd AB. Jävsförhållande finns exempelvis mellan make/maka och nära släktingar. Anbudsgivare ska i anbudet intyga att det inte föreligger något jävförhållande mellan företaget som lägger anbud och IUC Syd AB. Anställda inom IUC Syd äger inte rätt att lämna anbud. Anbudsgivare intygar genom undertecknande av anbud att uteslutningsgrund enligt ovan inte föreligger. 3.2 Registrering Anbudsgivare ska vara registrerad hos Bolagsverket (eller motsvarande) för att bedriva sådan verksamhet som upphandlingen avser. Anbudsgivare skall även vara registrerad för F- skatt, moms och arbetsgivaravgift. Beställaren kontrollerar att ovannämnda registreringar föreligger. Utländska anbudsgivare kan verifiera detta med dokumentation från landet där anbudsgivaren är registrerat. 3.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en god och stabil ekonomi under hela kontraktstiden. Anbudsgivare som uppnår en kreditvärdighet som uppgår till lägst riskklass 40 hos Creditsafe eller motsvarande kreditvärdighet enligt annat kreditvärderingsinstitut bedöms klara kravet på en god och stabil ekonomi. Beställaren kan komma att inhämta information från Creditsafe avseende anbudsgivares kreditvärdighet. Anbudsgivare som inte uppfyller riskklass 40 eller motsvarande kan styrka att kravet på en god och stabil ekonomi är uppfyllt genom att lämna en bankgaranti eller likvärdigt dokument som styrker soliditet. Utländsk anbudsgivare ska bifoga bevis från hemlandet som kan styrka att ovanstående krav uppfylls. Bevis får, vid anbudstidens utgång, inte vara äldre än en (1) månad. 3.4 Teknisk och yrkesmässig förmåga Anbudsgivaren ska ha minst tre års erfarenhet av liknande uppdrag i likvärdig omfattning och storlek och ska kunna visa att tidigare uppdrag fullgjorts på ett tillfredsställande sätt. Anbudsgivaren ska ha regional kännedom och erfarenhet Som bevis att ovanstående krav uppfylls ska anbudsgivare till sitt anbud bifoga: Kort företags- och organisationsbeskrivning Information kring regional kännedom och erfarenhet 3.5 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska senast vid tiden för ett eventuellt tecknande av avtal ha en ansvarsförsäkring som inkluderar förmögenhetsskada med ett relevant värde för de tjänster som erbjuds. Sida 6 (av 9)

7 3.6 Underleverantörer Anbudsgivare kan använda underleverantörer efter IUCs godkännande. Samma krav gäller för dessa som för anbudsgivarens egen personal. Om anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för uppdraget ska detta anges i anbud. 4. Krav på tjänsten 4.1 Allmänna krav på konsult - Relevant Universitets- eller högskoleutbildning alt. likvärdig yrkeserfarenhet - Minst 3 års yrkeserfarenhet inom det aktuella området - Erfarenhet av förändringsledning - Erfarenhet av coachning - Erfarenhet av att arbeta med strategiframtagning - Erfarenhet att arbeta utifrån ett företagsutvecklande perspektiv - God affärsmässighet Utöver det ska konsulterna besitta erfarenheter/kompetenser från resp. område som de offereras på. 4.2 Specifika krav på konsult Ett eller fler av följande kompetenser ska uppfyllas inom resp. område som anbudet avser: Erfarenhet/kompetenser inom Affär - Affärsutveckling i små och medelstora industribolag - Affärsmodeller och affärsmodellutveckling - Marknadsföring Erfarenhet/kompetenser inom Teknik - Produktionslyftet och produktionslyftets metodik - Digitalisering - Automation/Robotisering - Additiv tillverkning - Lean - Innovationsutveckling inom industri Erfarenhet/kompetenser inom Kompetens - ARUBA - Arbeta med horisontella kriterier såsom t.ex. likabehandlande, mångfald och värdegrund - Erfarenhet att arbeta med strategiframtagning tillsammans med ledningsgrupp - Erfarenhet av strategisk kompetensförsörjning Som bevis att ovanstående krav uppfylls ska anbudsgivare till sitt anbud bifoga: CV på offererad konsult som hur visar allmänna och specifika krav på konsult uppfylls Sida 7 (av 9)

8 Information om hur konsult passar in i IUCs uppdrag, dvs på vilket sätt är kompetensen och erfarenheten relevant 4.3 Krav på referensuppdrag på konsult Anbudsgivaren ska visa att erbjudna konsulter har erfarenhet av att självständigt i projekt leverera uppdrag inom det efterfrågade upplägget. Anbudsgivaren ska för var och en av konsulterna som omfattas av anbudet beskriva minst ett uppdrag och maximalt två uppdrag som har genomförts självständigt av offererad konsult och som är relevant till det/de efterfrågade områdena. För referensuppdragen ska redovisas: - Företag/offentlig organisation (kund) - Utförlig beskrivning av uppdraget - Tid - Referensperson, titel, tel, e-post 4.4 Arbete på plats Uppdragen genomförs i de flesta fall hos våra deltagande företag (upptagningsområde är hela Skåne). En del möten kan komma att genomföras på plats hos IUC Syd AB i Malmö. 5. Utvärdering av anbud 5.1 Tilldelningsgrund De anbud som har bästa förhållandet mellan pris och kvalitet (ekonomiskt mest fördelaktiga) kommer att antas. 5.2 Anbudsprövning Anbudsprövning genomförs i två steg. Steg 1 Först sker en kvalificeringsfas i enlighet med Krav på anbudsgivare och provning av obligatoriska krav enligt Krav på tjänsten. Steg 2 I steg 2 sker en prövning/utvärdering gentemot uppställda utvärderingskriterier. Anbuden som kvalificerar sig bedöms enligt viktning av nedanstående utvärderingskriterier. Anbuden med högst poäng antas. Anbudsgivare som kvalificerar sig till steg två kan komma att kallas till personlig presentation/intervju för bedömning av kompetens/erfarenhet. 5.3 Utvärderingskriterier Anbud kommer att utvärderas med hänsyn till följande utvärderingskriterier Pris Kompetens och erfarenhet Sida 8 (av 9)

9 5.4 Pris Anbudsgivaren ska erbjuda ett timpris för konsult inom resp. område. Priserna ska vara fasta i 2 år. Erbjudet timpris ska inkludera samtliga kostnader som kan uppstå för anbudsgivaren som en följd av avtalat åtagande till exempel planering, administration, resor och restid. Arbetet kommer att genomföras inom Skåne län. Pris skall lämnas i svenska kronor exkl. moms. 5.5 Kompetens och erfarenhet Kriteriet Kompetens och erfarenhet kommer att bedömas enligt följande skala: Utmärkt. Visar väldigt lång, gedigen och relevant erfarenhet av likande uppdrag, kommer troligen att ge mervärde i uppdrag. Bra. Visar lång, gedigen och relevant erfarenhet av liknande uppdrag, kommer troligen att lite mervärde i uppdrag Acceptabel/godkänd. Visar erfarenhet av liknande uppdrag. Lägsta godtagbara nivå. Visar delvis erfarenhet av liknande uppdrag. 5.6 Utvärderingsmodell Beställaren använder en utvärderingsmodell som prissätter de kvalitativa egenskaper Kompetens och erfarenhet (mervärden) som värdesätts i upphandlingen. Vid utvärderingen justeras utvärderat pris till en jämförelsesumma genom ett procentuellt avdrag från priset. Avdragets storlek är beroende på i vilken mån anbudsgivaren i sitt anbud erbjuder de mervärden Beställaren efterfrågar. Utvärderingsmodellen kan sammanfattningsvis beskrivas enligt följande: Jämförelsesumma = Offererad timpris i anbudet mervärden (%) beräknat på medeltimpris för samtliga kvalificerade anbud. Anbud med lägst jämförelsesumma är det ekonomiskt mest fördelaktiga. För mervärden enligt kriteriet Kompetens och erfarenhet erhålls följande: Utmärkt motsvarar avdrag på 60% Bra motsvarar avdrag på 40% Acceptabelt motsvarar avdrag på 20% Lägsta godtagbara nivå motsvarar avdrag på 0% Sida 9 (av 9)