Anbud Upphandling av ekonomitjänster IUC Syd

Transkript

1 Datum: 16 november 2017 Anbud Upphandling av ekonomitjänster IUC Syd Industriellt Utvecklingscentrum Syd AB, IUC Syd AB (organisationsnummer ) inbjuder leverantörer att lämna anbud för upphandling av ekonomitjänster inom bolagets administration. Anbudet skall vara IUC Syd AB tillhanda senast: Information 2. Krav på anbudsgivare 3. Pris 4. Val av leverantör 5. Struktur för anbudet Bilaga 1. Avtalsvillkor Lennart Neander VD, IUC Syd AB

2 1. Information 1.1 IUC Syd IUC Syd är en mötesplats för industriell tillväxt och förnyelse och vi arbetar med industriföretagens utveckling och konkurrenskraft. Det gör vi med aktiviteter som utvecklande projekt, kunskapsintensiva seminarier och workshops, och olika nätverk med mycket gemensamt lärande och erfarenhetsutbyte. Arbetet bedrivs i projektform med bland annat Region Skåne och Tillväxtverket som finansiärer. IUC Syd AB har under det senaste året haft en tillväxt med 100 % och behöver idag en helt annan ekonomisk uppföljning och styrning än tidigare. Vi är idag totalt 15 anställda jämfört med 4-5 personer år Redovisningen sker till största delen i projektform. Förutom redovisning och lönehantering är en stor del av ekonomiarbetet inriktat på rapportering till respektive myndighet per projekt i samband med ansökan om utbetalningar av medel till projektet. För att säkra denna tillväxt och att få en hållbar och kontrollerad tillväxt har vi för avsikt att stärka upp ekonomifunktionen genom att lägga ut denna inkl löneredovisningsarbetet på konsultbasis. I upphandlingen ingår också att hanteringen av leverantörsfakturor skall ske medelst scanning av desamma, där IUC Syd skall ha accessmöjlighet/ digital tillgång till materialet. 1.2 Upphandlingen Upphandlingen syftar till att avtal skall tecknas mellan IUC Syd och en anbudsgivare för utförande av ekonomitjänster enl nedanstående beskrivning. IUC Syd kommer att anta det anbud som sammantaget är mest fördelaktigt för bolaget Avtalsperiod Avtalet gäller under 2 år från undertecknandet med 6 månaders uppsägning Volymer och avrop IUC Syd har för avsikt att handla upp ekonomitjänster enl nedanstående beskrivning och med de krav på genomförande som meddelas nedan. Redovisning och lönehantering Redovisningsarbete - Precisering - Fakturering till kunder efter underlag från IUC SYD - Kundreskontrahantering inklusive kravrutin - Kontering och bokföring av leverantörsfakturor per konto och projekt medelst scanningmetod för tidseffektiv fakturahantering, vilket IUC Syd skall ha tillgång till digitalt dagligen. - Leverantörsreskontrahantering - Avstämning av huvudbokskonton månadsvis (samtliga balanskonton exkl projekt i arbete). - Kontering och bokföring och av övrigt bokföringsmaterial - Momsredovisning

3 - Skattedeklarationer av olika slag - Inkomstdeklarationer, prel deklarationer samt skattekontoinbetalningar. - Underlag lämnas färdigattesterat och i okonterat skick från IUC Syd, och skall dagligen av utföraren avhämtas hos IUC på Anckargripsgatan 3 i Malmö för omgående bearbetning och återdistribution digitalt till IUC Syd. - Månadsbokslut (balans- och resultaträkning inkl kommentarer) inklusive periodiseringar av löpande kostnader enligt instruktion från IUC Syd. Underlaget skall vara klart den 10:e i resp månad. - Årsbokslut inkluderande färdiga specifikationer på bokslutsunderlag digitalt och i pärm, årsredovisning (klar i månadsskiftet februari/mars). - Arkivering av redovisningsmaterial sker hos IUC Syd. IUC Syd använder idag redovisningssystemet Fortnox och avser att använda detta framöver för sin huvudbokföring, varför offererad scanningmetod skall vara kompatibel med detta system. Specifikation av volymer Redovisning - Leverantörsfakturor ca 600 st per år - Bokföringsallegat (inkl betalningsjournaler) ca 1200 st per år. - Kundfakturor ca 300 st per år IUC Syd hanterar periodiseringen av projekten och lämnar färdiga underlag för bokföring. Lönehantering - Precisering - Löneberäkning av fasta månadslöner inkl framtagning av löneavier - Rapportering till Collectum, Fora etc - Kontrolluppgifter och årsavslut - Semesterårsskifte - Personalskatteredovisning - Hantering av avvikelserapportering till lönekörningarna - Underlag för löneberäkning (tidrapporter från IUC Syds anställda) lämnas i okonterat skick från IUC Syd och skall avhämtas den 11:e i månaden på Anckargripsgatan 3 i Malmö (eller första vardag efter den 11:e därest denna infaller på lördag/söndag/- helgdag). Färdigt material (löneavier och utbetalningslistor, skatteredovisningar) skall överlämnas till IUC Syd den 22:a i månaden inkl banklista, konteringsunderlag tillsammans med avstämt underlag för arbetsgivar-/skattedeklaration. Arkivering av lönematerial och löneunderlag skall ske hos IUC Syd. Disponering av konsulttid per projekt ansvarar IUC Syd för Specifikation av volymer Löneredovisning - Antal anställda 15 personer - Reseräkningar hanteras per projekt, ca 600 per år - Avvikelserapportering

4 Rapportering av projekt till uppdragsgivare samt ansökan om utbetalningar Arbetsuppgifterna innefattar - Ekonomisk rapportering projektvis i respektive projekts rapporteringsmall. Detta görs digitalt på myndigheternas rapporteringsportal. - Ansvara för att rapporteringen sker i rätt tid - Ansvara mot myndighet och IUC Syd för att rapporteringen är korrekt och enligt givna direktiv - Ansvara för frågor och korrespondens med myndighet i vad som avser rapporteringar - Läsa in sig på nya projekt - Ta fram och underhålla en tidplan över samtliga rapporteringar - Kontroll av att rapporter sänds in och kontroll av utestående fordringar rörande dessa. - Arbetet skall utföras på arbetsstället IUC Syd eftersom alla projektunderlag finns tillgängliga där hos olika befattningshavare/projektledare. Arbetsplats finns för ändamålet. Specifikation av volymer - Rapportering av projekt till uppdragsgivare samt ansökan om utbetalningar - Antal projekt ca 20 st. Arbetsinsatsen kan variera beroende på vilken fas resp projekt befinner sig i. - Rapporteringsperiodicitet ca 1 ggr/kvartal - Rapporteringsmyndigheter är Tillväxtverket, ERUF, Region Skåne, Interreg och Europeiska Socialfonden. 1.3 Administrativa bestämmelser Upphandlande organisation: IUC Syd AB Anckargripsgatan Malmö Förteckning över förfrågningsunderlaget Anbudsgivare är skyldig att själv kontrollera att denne fått ett fullständigt förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget består av följande: 1. Information 2. Krav på anbudsgivaren 3. Pris 4. Val av anbudsgivare 5. Struktur av anbudet Bilaga 1. Avtalsvillkor Frågor angående förfrågningsunderlaget Frågor och förtydliganden av förfrågningsunderlaget besvaras av:

5 Lennart Neander VD Tel: Upphandlingsform Anbud kommer att antas utan förhandling. Anbudsgivare ska därför vid anbudstillfället lämna så förmånligt anbud som möjligt. Principer om transparens, proportionalitet, ickediskriminering, ömsesidigt erkännande och likabehandling iakttas vid upphandlingen Ovillkorliga krav på anbudet Anbudet ska lämnas på de villkor som framgår av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren ska ha tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet och erforderligt yrkeskunnande för att kunna leverera tjänster motsvarande vad som efterfrågas. Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. Anbudsgivare ska intyga att inget av de i anbudstexten angivna skälen till uteslutning föreligger. Anbudet ska undertecknas av behörig firmatecknare. Anbudet ska lämnas som ett undertecknat original. Anbud som lämnas genom fax eller epost godtas inte. Anbudet ska märkas Anbud - Ekonomitjänster IUC Syd och ställas till: Lennart Leander, IUC Syd AB, Anckargripsgatan 3, Malmö. Anbudet ska vara IUC Syd tillhanda senast För sent inkommit anbud kommer inte att tas upp till prövning. 1.4 Anbudet Ställda krav Anbudsgivare visar att denne uppfyller de ställda kraven genom att lämna de bevis, intyg och uppgifter som vi frågar efter. Ett anbud som inte uppfyller samtliga ovillkorliga krav kommer att uteslutas. Om anbudsgivare avstår från att svara på något av de ställda ovillkorliga kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte uppfylls Sekretess Anbud är sekretessbelagda till dess beslut om tilldelning fattas. 1.5 Anbudsöppning Anbuden öppnas hos IUC Syd den kl Krav på anbudsgivaren Nedan anges de krav som IUC Syd ställer på de anbudsgivare som ska genomföra uppdragen.

6 2.1 Information om anbudsgivaren Namn: Organisationsnummer: Postadress: Kontaktperson: E-post, kontaktperson: Telefonnummer, kontaktperson: 2.2 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt till och med Anbudsgivaren accepterar kravet på anbudets giltighet när anbudet undertecknas. 2.3 Uteslutning av anbudsgivare Anbudsgivare kommer att uteslutas från prövningen av anbuden om det kommer till IUC Syds kännedom att anbudsgivaren eller företrädaren för anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott: Deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Avseende yrkesutövningen. Anbudsgivare kommer vidare att uteslutas från prövningen av anbuden om denne: Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige eller i det egna landet. Anbudsgivare ska visa att ingen av ovanstående omständigheter gäller för anbudsgivaren eller, i förekommande fall, företrädare för anbudsgivaren undertecknar en sanningsförsäkran. Den undertecknas och lämnas i och med att anbudet undertecknas. Anbudsgivare kan också exkluderas om det föreligger ett jävsförhållande mellan företag som lägger anbud och ledningsansvariga vid IUC Syd. Jävsförhållande finns exempelvis mellan make/maka och nära släktingar. Anbudsgivare ska i anbudet intyga att det inte föreligger något jävsförhållande mellan företaget som lägger anbud och IUC Syd. Kontroll att anbudsgivaren betalat föreskrivna skatter och avgifter kontrolleras av beställaren.

7 2.4. Ekonomisk ställning Den anbudsgivare som antas för kontrakt skall vara kreditvärdig motsvarande en kreditbedömning som visar lägst 40 hos Creditsafe, lägst riskklass 3 hos UC, lägst rating A hos Soliditet, Rating 5-7 hos Businesscheck eller motsvarande under tiden för kvalificering/utvärdering. Bolag som ej kan redovisa rating (utländskt företag/ handelsbolag/enskild firma) ombes redovisa ekonomisk stabilitet exempelvis genom bankutlåtande eller annat likvärdigt sätt Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska senast vid tiden för ett eventuellt tecknande av avtal ha en ansvarsförsäkring som inkluderar förmögenhetsskada med ett relevant värde för de tjänster som erbjuds. 2.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet IUC Syd ställer för uppdraget som ovillkorligt krav att anbudsgivare ska uppvisa följande kompetenser och erfarenhet: - Beprövad erfarenhet av redovisningsarbete inkl årsredovisningsarbete, samt löneredovisning och arbete i anslutning till detta enl vad som stipuleras under p Erfarenhet och vana av rapportarbete enl vad som anges under p Leverantörsreskontrahanteringen skall ske med inscanningsmetod kompatibel med redovisningssystemet Fortnox.. Det förväntas att anbudsgivaren kan uppvisa översiktlig beskrivning över hur uppdraget kan genomföras, samt redovisar tidigare erfarenhet och uppdrag hänförliga till anbudet. Handläggande personal förutsätts ha den kunskap och erfarenhet som fordras för uppdraget. CV för dessa skall kunna uppvisas vid anmodan. Den mest meriterade anbudsgivaren, enligt en sammanvägning av urvalskriterierna kommer att väljas ut för att utföra ekonomitjänster åt IUC Syd AB. 2.7 Tidigare uppdrag Anbudsgivaren ska visa att personer som skall utföra arbetet har erfarenhet av att på egen hand leverera de uppdrag som efterfrågas. Redovisa två referensuppdrag, vilka vi kommer att bedömas enl p Pris Ett totalpris lämnas för under p Redovisning och lönehantering baserat på angivna volymer, och med uppgift om timkostnadspris för ev volymer överstigande angivna. För under p Rapportering av projekt till uppdragsgivare samt ansökan om utbetalningar angivna uppgifter lämnas ett timkostnadspris då arbetsinsatsen kan variera. Priserna ska inkludera alla kostnader i samband med uppdraget. Priserna ska vara fasta till och med Pris skall lämnas i svenska kronor exkl. moms.

8 3.2 Underskrift av anbudet Anbudet ska skrivas under av behörig firmatecknare efter att dokumentet har skrivits ut. Om en person som inte är registrerad firmatecknare skriver under anbudet ska en fullmakt som har skrivits under av registrerad firmatecknare bifogas anbudet. Underskrift av anbudet innebär också att anbudsgivaren Uppfyller kravet på anbudets giltighetstid i avsnitt 2.2 Lämnar sanningsförsäkran som innebär att anbudsgivaren intygar att inga av de omständigheter som angivits i avsnitt 2.3 gäller för anbudsgivaren eller, i förekommande fall, företrädare för anbudsgivaren. Accepterar avtalsvillkoren i bilaga 2. 4 Val av anbudsgivare 4.1 Anbudsprövning Granskning och prövning av inkomna anbud sker i två steg. Först prövas att anbuden uppfyller kvalificeringskraven samt att ställda ovillkorliga krav är uppfyllda. De anbud som kvalificerar sig till steg två där anbuden bedöms enligt viktning av nedanstående kriterier. Anbud med högsta poäng antas. Anbudsgivare som kvalificerar sig till steg två kan komma att kallas till personlig presentation för bedömning av kompetens/erfarenhet. Pris viktas till 20%. Den anbudsgivare som har det lägsta priset får 10 poäng. Övriga anbud får lägre poäng enligt en linjär beräkning i förhållande till lägsta pris. Erfarenhet och kompetens inom redovisning och löneregistrering samt rapportarbete viktas till 50%. Vitsord från referensperson enligt referensmall viktas till 30%. Kriterierna för erfarenhet/kompetens resp referenspersoner kommer att bedömas enligt en 5-gradig skala. o 5 Utmärkt o 4 Mycket bra/mycket god o 3 Acceptabel/godkänd o 2 Lägsta godtagbara nivå o 1 Otillräckligt Bedömningen kommer att ske av en beslutsgrupp med relevant kompetens. Tilldelningsbeslut skickas efter att beslut har fattats. 4.2 Tecknande av avtal Efter urvalsprocessen tecknas skriftligt avtal. 5 Struktur av anbudet Eventuellt följebrev Anbudet Referensuppdrag 1 Referensuppdrag 2 Eventuell fullmakt underskriven av registrerad firmatecknare

9 5.1 Information om referensuppdrag IUC Syd väljer vilka referenskunder som ska kontaktas. Även referenskunder som anbudsgivare inte har angett kan komma att kontaktas. Utvalda referenter kommer att ombes bedöma enligt en femgradig skala på respektive fråga: 1. Har leverantören har levererat det ni efterfrågat och avtalat om? 2. Har leverantören klaratuppställda kvalitetsnivåer/resultatnivåer i avtalat uppdrag generellt? 3. Har leverantören kommunicerat med er och är lyhörd för era synpunkter och särskilda förutsättningar på ett föredömligt sätt? 4. Anser ni att leverantören har haft tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet och erforderligt yrkeskunnande för att leverera aktuella tjänster inom redovisning och löneregistreringsarbete samt rapportarbete? 5. Skulle ni kunna tänka er att anlita leverantören igen?