Kommunstyrelsen. Sammandrag av driftkostnaderna

Transkript

1 Ordförande: Jan-Erik Wallin Förvaltningschef: Gert Norell Andel av nettodriftkostnad Kommunstyrelsen 14,3% 85,7% Drift- och investeringsbudget Tkr och löpande priser Text Bokslut Budget Prognos Budget DRIFTBUDGET Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader varav personalkostnader Nettokostnader Budgetanslag Över-/underskott Balanserat över-/underskott * INVESTERINGSBUDGET Utgifter Inkomster Nettoinvesteringar JÄMFÖRELSETAL Nettodriftkostnad kr per invånare Andel av nettodriftkostnad % 11,9 12,2 12,8 14,32 Samtliga siffror inkluderar f.d. personalnämnden. * I balanserat över-/underskott prognos 2006 är hänsyn taget till att tkr av 2005 års överskott har tilläggsanslag beviljats i driften under Sammandrag av driftkostnaderna Driftkostnad för 2007 (inkl. kapitalkostnader och internhyra.) Avdelning Bruttokostnad Intäkt Nettokostnad Tillväxt och utvecklingsavdelning Kansliavdelning Konserthus Personalavdelning Ekonomiavdelning IT-avdelning Nämnden totalt Enligt ram Ramjustering Intern hyra Kapitalkostnad Nämnden totalt

2 Styrelsens uppgift och nämndsövergripande mål Kommunfullmäktige skall ges förutsättningar att arbeta så att den politiska debatten stimuleras. På kommunfullmäktiges uppdrag har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för kommunens ekonomi, verksamhet och utveckling och skall ge kommunfullmäktige underlag för de ekonomiska ramarna. Kommunstyrelsen är kommunens ledningsorgan. Arbetet kännetecknas av strategisk inriktning och helhetsperspektiv och sker direkt mot nämnderna. Kommunstyrelsens arbetssätt skall präglas av helhet, tydlighet och en öppenhet för förändring och nytänkande. Den enskilde skall på ett snabbt och enkelt sätt kunna få information om kommunens verksamheter. Kommunstyrelsens avdelningar skall stödja kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i dess ledande roll. Det betyder att ta fram väl genomarbetande förslag inför beslut och att effektivt verkställa tagna beslut. Kommunstyrelsens avdelningar skall bistå andra enheter med olika typer av tjänster. De produkter/tjänster som erbjuds skall vara prisvärda och av hög kvalitet och de som utnyttjar tjänsterna skall uppleva att de bemöts på ett positivt sätt. I och med den nya nämndsorganisationen sorterar personalfrågorna under kommunstyrelsen från Styrelsen har som uppgift och övergripande mål att ta ett politiskt samlat grepp över hur strategiska frågor inom områdena lön, rehabilitering/friskvård, personalrekrytering, organisation och arbetsformer skall hanteras i framtiden. Genom policyskapande beslut skall grunden läggas för en framgångsrik personalpolitik som ger förutsättningar för kommunens medarbetare att trivas i sitt arbete, utvecklas i sin yrkesroll och uppleva kommunen som en bra arbetsgivare. Personalen är kommunens viktigaste tillgång. Kommunens personalidé är vägledande för att säkerställa en personalbemanning så att vi kan tillhandahålla en kommunal service av hög kvalitet, idag och i framtiden. Personalidén omfattar alla anställda i kommunens förvaltningar och i de kommunala bolagen. Byggstenarna i kommunens personalidé är kompetens, delaktighet och ledarskap. Ram 2007 Styrelsens ram har räknats upp för genomsnittlig inflation med 2,0% enligt Kommunförbundets bedömning. I ramen ingår centrala medel för personalkostnadsökning på 3% samt anslag om 1% av totala lönekostnaden för personalutveckling. I och med den nya nämndsorganisation har personalnämndens nettobudget har förts över till kommunstyrelsen. Styrelsen föreslår tillskott utöver tilldelad ram med 500 tkr för ökade kostnader för räddningstjänst samt tkr till kompetens och tillväxt. För att samla samtliga arbetsmarknadsåtgärder föreslås 600 tkr avseende feriearbetande ungdomar flyttas från styrelsen till omsorgsnämnden. År 2000 gjordes en ramjustering för barn- och utbildningsnämndens kostnader för IT-support. Efter påpekande från revisionen föreslås att ramen justeras tillbaka med tkr, beloppet har räknats upp i enlighet med ramarna under åren Kostnaderna, 226 tkr, för konsumentvägledningen flyttas från 59

3 kommunstyrelsen till bildningsnämnden. Samliga föreslagna ramjusteringar är inarbetade i siffermaterialet. Personalsituationen Det finns 87 anställda inom styrelsens verksamheter varav 47 kvinnor och 40 män. Medelåldern bland de anställda är 47,7 år. Under perioden kommer cirka 10 anställda gå i pension. Generellt sett är arbetsmiljön god. Investeringar Nettokostnader i tkr Investeringar Bokslut Budget Prognos Budget Gemensamt kommunhus Gemensam administration Kommunstyrelsen övrigt Markexploatering Data utrustning Lärcentra Utsmyckning yttre miljöer Nettoinvesteringar Förvaltning för ledning och administration Samverkan med Falköpings kommun pågår och formerna för fortsatt samverkan utreds. Tillväxt och utvecklingsavdelning Driftbudget Tkr och löpande priser Text Bokslut Budget Prognos Budget DRIFTBUDGET Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Nettokostnader Budgetanslag Under ledningen sorterar den politiska verksamheten kommunfullmäktige, kommunstyrelse och utskott, kommunalt partistöd, planverksamhet, bredbandsutbyggnad, samt de kommungemensamma utvecklingsinsatserna inkl kvalitetsarbetet. Från och med 2006 tillhör även näringslivsverksamheten, internationaliseringen samt kollektivtrafik avdelningen. VERKSAMHETSMÅL Målgrupp Utveckling Alla invånare och företag i Vara kommun samt alla kommunanställda och politiker 60

4 Näringsliv Internationalisering Näringslivsarbetet i kommunen sker i samverkan med representanter för företag, olika branschorganisationer och föreningar. Förvaltningar, resultatenheter, nämnder och styrelser. Näringsliv och medborgare. Inriktningsmål Utveckling Näringsliv Internationalisering Ett systematiskt kvalitetsarbete skall pågå inom kommunens alla verksamheter. Samtliga medarbetare skall vara medvetna om betydelsen och nyttan av kvalitetsarbetet för den enskilde brukaren. Främja utvecklingen av befintligt näringsliv samt skapa förutsättningar för nyetableringar. Kommunens förutsättningar för besöksoch servicenäringen skall utvecklas. Kvinnors möjligheter på den lokala arbetsmarknaden skall förbättras och alla kommuninvånare som står till arbetsmarknadens förfogande skall erbjudas arbete alternativt kompetensutveckling för framtida arbete. Utveckling av former för social ekonomi och lokal utveckling inom ramen för EU-program. Kunskapen kring finansiering för utvecklingsarbete av ordinarie verksamheter via EU:s fonder och program skall öka. Näringslivets behov av kontakter med andra länder och etablerade av nya marknader skall stödjas. Det pågående internationella ungdomsutbytet skall vidareutvecklas. De vänortskontakter som upprättas skall behållas och vidareutvecklas. Samtliga nämnder skall etablera internationella kontakter. Effektmål Utveckling Näringsliv Kompetensen kring kvalitetsutveckling och faktorer som ger nöjda brukare har ökat bland medarbetare, chefer och politiker. Kommunens verksamheter finns tydligt och förståligt beskrivna, tillgängliga för alla kommuninvånare, medarbetare och andra intresserade. De kommunala styrdokumenten finns samlade så att de är lätta att nå för kommunens chefer och politiker. Kvalitetssystem ska finnas i alla verksamheter som ålagts det enligt lagar och förordningar. Verksamheternas kvalitet ska löpande utvärderas och medborgarna ska informeras om kvalitetsnivån i verksamheterna. Skapa ett nära och aktivt samarbete med företagen och tillhandahålla näringslivet en god offentlig service. Främja utvecklingen och differentieringen av kommunens näringsliv. 61

5 Kontinuerliga träffar med branschorganisationer där framtida samarbete och utvecklingsarbete diskuteras. Aktivt deltagande från kommunens sida i näringslivskommitténs arbete. Snabb handläggning vid etableringsförfrågningar och att hålla överenskomna tidsplaner. Utveckla och öka möjligheter till kompetensutveckling (både vidare- och fortbildning) för näringslivet i kommunen. Stödja verksamheter med syfte att uppmuntra till eget företagande via Ung Företagsamhet och nyföretagarverksamhet samt entreprenöriella insatser i skolan och ökat samarbete skola-näringsliv. Medverka till att projektet Västgötalandet turism genomförs enligt handlingsplan och arbeta för en gemensam turistorganisation med näring och grannkommuner fr.o.m Skapa förutsättningar för att öka handelsutbudet och handelsindex för Vara. Planera för att söka fortsättning på Leader via landsbygdsprogrammet. Utveckla samarbetet mellan lokala bygdegrupper, kommunen och övriga. Öka kommunikationen mellan företagen och kommunens tjänstemän och politiker. Internationalisering Öka medvetenheten hos politiker och kommunens anställda om möjligheterna att använda EU:s fonder och program som ett verktyg när det gäller kommunens utvecklingsarbete. Ökad förståelse för internationellt samarbete. Utökat kontaktnät och nya marknader för näringslivet i Vara. Ökat intresse från ungdomarna att delta i internationella utbyten. Större möjligheter för ungdomarna i kommunen att knyta internationella kontakter och till utbyte men andra nationaliteter. Bättre och fördjupande språkkunskaper. Bättre förståelse för andra människor och kulturer vilket i förlängningen kan motverka rasism och främlingsfientlighet. I kontakterna och utbytet med befintliga vänorter tillförs kommunens verksamheter kunskap och idéer till nytta för kommunens utveckling. Ett upparbetat internationellt nätverk som politiker och kommunens anställda har god kännedom om finns när kommunens verksamheter söker efter samarbetspartners för specifika projekt. Tillsammans med vänorterna arbeta fram projektidéer utifrån gemensamma behov. Bidrar till marknadsföring av kommunen. Ökade förutsättningar för internationellt arbete. Samtliga nämnder och dess verksamheter deltar i minst ett EU/internationellt projekt under mandatperioden. 62

6 Tjänstegarantier Näringsliv Förfrågningar inom området näringslivsutveckling skall senast inom två dagar få kontakt med kommunstyrelsens ordförande, kommundirektör eller näringslivssekreteraren. Vid intresse för företagsetablering ska en träff med intressenten initieras omedelbart. Den information som efterfrågas tillhandahållas inom en tidsplan som upprättas i överenskommelse med intressenten. Hålls inte tidsplanen skall personlig kontakt tas för ny överenskommelse. Kommunen skall initiera minst en träff per år med branschorganisationerna. VERKSAMHETSBESKRIVNING Skapa ett nära och aktivt samarbete med företagen och tillhandahålla näringslivet en god offentlig service. Främja utvecklingen och differentieringen av kommunens näringsliv. Samordna det internationella arbetet. Ge stöd i internationella frågor. Ge service vad gäller internationalisering till förvaltningar, resultatenheter, nämnder och styrelser. Stimulera till internationalisering av verksamheterna. Upprätthålla kontakterna med befintliga vänorter och andra internationella kontakter. NYCKELTAL Näringsliv Bokslut 2005 Budget 2006 Prognos 2006 Budget antal hemsändningsbidrag antal nätverk/projekt näringsliv/kommun antal nystartade företag 90 Kansliavdelning Driftbudget Tkr och löpande priser Text Bokslut Budget Prognos Budget DRIFTBUDGET Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Nettokostnader Budgetanslag Kansliavdelningen består 2007 av områdena kansli, upphandling,, information, arkiv, folkhälsa, alkohol- och drogsamordning, växel/reception, posthantering, lokalvård, vaktmästeri, kontorsbutik/kopiering, överförmyndarverksamhet räddningstjänst och krishantering. Det sistnämnda området finns utlokaliserat till barn- och utbildningsförvaltningen. 63

7 VERKSAMHETSMÅL Målgrupp Allmänt Inköp Folkhälsa Politiker, allmänhet, anställda och övriga förvaltningar. De kommunala verksamheterna och bolagen. Barn och ungdomar. Inriktningsmål Arkiv Upphandling Information Folkhälsa Krishantering - Att säkerställa för framtiden att historiskt material finns tillgängligt för arbetets löpande gång, allmänhet och forskning. - Kommunens upphandlingar skall bidra till en god totalekonomi. Kommunen skall ställa miljökrav i sina upphandlingar där så är möjligt/relevant. - Upphandlingar ska utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen - Elektronisk handel ska införas för att underlätta affärstransaktionerna. - Att stödja övriga verksamheter i arbetet med att göra kommunens service känd för kommuninvånarna. - Att underlätta för kommuninvånarna att vara med och påverka kommunens verksamhet. - Att marknadsföra Vara som en attraktiv kommun. - Att skapa arenor för en öppen intern dialog. - Att ge ungdomar kunskap och inflytande i demokrati och samhällsbyggande. - Att alla elever äter lagad skolmat varje dag. - Att ungdomars motionsvanor förbättras. - Att alla ungdomar är rökfria. - Att inga ungdomar nyttjar alkohol eller använder narkotika. - Att höja kunskapen om folkhälsofrågor. - Att kommunen kan hantera extraordinära händelser och svåra påfrestningar i samhället så att innevånarnas behov av värme, vatten, el, vård och omsorg, skola, barnomsorg, räddningstjänst och information kan tillgodoses Effektmål Allmänt - Att ge korrekt och adekvat service, råd, information till politiker, den egna organisationen och allmänhet. - Att skapa kommungemensamma rutiner för ärendehantering och protokollföring. - Att utveckla möjligheten till scanning av handlingar. 64

8 Upphandling Information Krishantering - Att ta initiativ till och genomföra förvaltningsövergripande upphandlingar samt om möjligt göra detta i samverkan med andra kommuner och övriga intressenter inom offentliga sektorn. - Att följa utvecklingen inom upphandlingsområdet för att à-jourhålla kunskaper om leverantörer, varor, tjänster, priser m.m. - Att i samarbete med resultatenheterna svara för löpande avtalsoch leverantörsuppföljning. - Att aktivt medverka till en låg kapitalbindning i varuflödet. - Att medverka till att kunskapen om inköp och inköpsvillkor är tillräckligt hög inom förvaltningarna. - Att handlägga alla upphandlingar/inköp som överstiger gällande tröskelvärden. - Att alla kommuninvånare ska få kommunens information Axet hem i brevlådan sex till tio gånger per år. - Att aktuell information ska alltid finnas tillgänglig via kommunens hemsida. - Att samordna kommunens medverkan vid mässor och andra PRevenemang. - Att tillse att kommunens grafiska profil efterlevs. - Att kommunens information skall finnas tillgänglig på huvudbiblioteket i Vara. - Att alla kommunens anställda fem gånger om året ska få hem Varaktigt i brevlådan. - Att aktuell personalinformation alltid ska finnas tillgänglig på kommunens intranät. - Att inventera och analysera i kommunen förekommande risker som kan skapa extraordinära händelser, bedöma sårbarheten och i planer beskriva erforderliga åtgärder och organisationsstrukturer. - Att i en särskild handlingsplan beskriva alla de förutsättningar kommunen äger för att kunna bedriva ett effektivt krisledningsarbete vid inträffad extraordinär händelse. - Att verka för att det sker en samordning av olika myndigheters såväl förebyggande som operativa insatser vid extraordinära händelser. Tjänstegarantier Kopieringen Allmänt - Inlämnat material ska behandlas inom tre arbetsdagar. - Den som kontaktar kommunen under kontorstid i första hand ska komma fram till sökt person eller till någon annan inom samma funktion för att få sitt ärende uträttat. I andra hand ska information erhållas om när den sökta personen anträffas. - Inkommande brev, e-post och förfrågningar ska besvaras senast inom fem arbetsdagar. Fordras längre handläggningstid skall information om detta ges. - Kallelser till kommunens nämndssammanträden ska publiceras på kommunens hemsida senast fem dagar innan planerat sammanträde. 65

9 - Alla protokoll från kommunens nämndssammanträden skall publiceras på kommunens hemsida och finnas tillgängliga på kommunhuset och huvudbiblioteket i Vara senast två arbetsdagar efter att protokollet justerats. Information - Alla som flyttar till Vara kommun ska, inom sex veckor från folkbokföringsdag, få information om kommunen och dess verksamheter. - Samtliga hushåll i Vara kommun ska få Axet hem i brevlådan upp till sex-tio gånger per år. NYCKELTAL Kansli Bokslut 2005 Budget 2006 Prognos 2006 Budget antal väckta motioner KS sammanträden/ärenden 9/ antal sammanträdstimmar i KS synpunkter/förslag Bättre Vara antal ärenden i KS i diarium antal upphandlingar varav ramavtal varav specifik varav på europamarknad därav i samverkan med andra kommuner och övriga intressenter inom offentlig sektor antal kopior tusentals antal anknytningar i växel Busstrafik -påstigande/vecka, samtliga linjer exkl Kinnekulletåget o Expressbuss -tidtabellskilometer Närtrafik (kompletteringar) -antal resande VERKSAMHETSBESKRIVNING Kansliavdelningen skall stödja i första hand kommunstyrelsen och kommunfullmäktige med allmän ärendeberedning och service. Avdelningen skall vidare vara normbildare för kommunens rutiner för diarieföring, arkivering, protokollsskrivning och annan dokumenthantering samt ansvara för de centrala administrationslokalerna. Vad gäller upphandling svarar avdelningen för samordning och ledning av kommunens upphandlings/inköpsverksamhet och är förvaltningar/resultatenheter/bolag behjälplig med upphandlingsexpertis. På informationsområdet svarar avdelningen för att såväl den interna som den externa kommunikationen fungerar enligt kommunstyrelsens intentioner. På avdelningen finns en folkhälsosamordnare vars arbete bl.a. skall bidra till en kunskapshöjning i folkhälsofrågor i vid mening och de samband som finns mellan samhällets utveckling, ohälsa och utslagning/utanförskap. Krishanteringsverksamheten genomförs via en säkerhetssamordnartjänst, vilken köps av Lidköpings kommun. Säkerhetsorganisationen är dock under utred- 66

10 ning och kommer att bli klar under hösten Avdelningen servar internt förvaltningarna genom kontorsbutiken, central kopieringen, posthanteringen och lokalvården i kommunhuset. Konserthus Driftbudget Tkr och löpande priser Text Bokslut Budget Prognos Budget DRIFTBUDGET Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Nettokostnader Budgetanslag *I budgetanslaget ingår internhyra tkr och kapitalkostnad för inventarier med tkr. VERKSAMHETSMÅL Konserthuset ska befästa sin position genom att: Utveckla Konserthusets unika roll som regional mötesplats och kulturellt kraftverk. Höja utbudets kvalitet genom att prioritera mångfald och internationell spets. Etablera internationella samarbetspartners och producera mångkultur på riktigt. Förverkliga ensemblernas konstnärliga potential och expandera deras antal. Bidra till det livslånga lärandet: barn och ungdomsverksamhet samt nya utbildningar Bygga ihop organisationen, administrationen och ensembler, och utveckla husets funktionalitet. Göra Konserthuset till regionens mest stimulerande arbetsplats. Utveckla marknadsföringen och förstärka publikarbetet. Förstärka egenfinansieringen och driva på utvecklingen mot bolag. VERKSAMHETSBESKRIVNING Konserthusets och ensemblernas övergripande uppdrag är att presentera musik, teater och dans med distinkt personlighet, genremässig mångfald och internationell spetskvalitet för en lokal, regional och internationell publik. Med tradition och nytänkande, mångkulturell och gränsöverskridande samverkan vill vi utmana, beröra och berika vår publik. Artisterna och repertoaren för konserthus och ensembler ska präglas av Genremässig mångfald och internationell spetskvalitet. Mångkulturella, gränsöverskridande produktioner. Unika och samtida satsningar Aktiv samverkan med lokala, regionala, nationella och internationella aktörer. Starkt fokus på barn- och ungdomsverksamhet. 67

11 Konserthusets och ensemblernas utbud ska vara en angelägenhet för både den regionala och lokala publiken. Mångfalden och spetsen ska garantera att det i utbudet finns något för alla: från utmanande nyskapelser till högkvalitativ underhållning. Sett i ett större sammanhang bidrar Konserthuset till att höja livskvaliteten i regionen. Konserthuset är en arena där scenkonsten möter medborgarna och näringslivet. Utbudet levandegör vårt kulturarv och låter samtidigt vår tids alla mångkulturella uttryck komma till tals. Genom speglingen av vår egen tid och dialogen med andra kulturella uttryck tillsammans med en sökande publik, bidrar Konserthuset till medborgarnas behov att forma en identitet i dagens globaliserade värld. Därför ska Konserthuset vidga horisonter, sätta snarare än följa musikaliska trender - stimulera och inte bara tillfredsställa befintliga smakriktningar. Personalavdelningen Driftbudget Tkr och löpande priser Text Bokslut Budget Prognos Budget DRIFTBUDGET Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Nettokostnader Budgetanslag VERKSAMHETSMÅL Målgrupp Personalavdelningen är en intern stödfunktion och kundgruppen består av kommunens förvaltnings- och resultatenhetschefer och övriga medarbetare. Inriktningsmål Kommunens samtliga verksamheter ska bedriva ett systematiskt och förebyggande arbetsmiljö- och friskvårdsarbete som främjar människors utveckling, hälsa och välbefinnande. Samtliga chefer ska vara medvetna om de lagar och förordningar som styr den svenska arbetsmarknaden. Inom avdelningen utförs en effektiv lönehantering. Intensifiera och vidareutveckla arbetet och stödet för att minska sjukskrivningstalen inom Vara kommun som arbetsgivare. Under 2007 slutföra införandet av ett nytt självrapporteringssystem inom lönehantering. Förstudie kring lönehantering inom ramen för samverkan med andra kommun ska ske under

12 Personalnämndens intentioner med att kunna erbjuda önskad sysselsättningsgrad ska resultera i att en modell utarbetas för att kunna erbjuda denna möjlighet från och med Effektmål Kompetensen bland förvaltnings- och resultatenhetschefer kring rehabiliteringsarbete och andra personalområden ska öka. Ett hälsoprojekt har startat under 2006 och pågår under ytterligare 4 år med mål att öka andelen långtidsfriska. Samtliga förvaltningar har en tydlig struktur i sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Styrdokument inom personalområdet är kända och finns samlade så att de är lätta att nå för kommunens chefer och medarbetare. Andelen långtidssjukskrivna fortsätter minska. Implementeringen av resultatet från genomförd arbetsvärdering fortsätter och resultatet används i lönerevisionsarbetet för år Kommunens samverkansavtal är känt på alla arbetsplatser och skapar bra förutsättningar för en aktiv och konstruktiv dialog mellan anställda, fack och kommunen som arbetsgivare. De tjänster och stöd som personalavdelningen utför ska vara väl kända i organisationen och fungera på ett effektivt sätt. VERKSAMHETSBESKRIVNING Personalavdelningens främsta uppgift är stöd till cheferna i deras personal- och arbetsmiljöarbete samt att säkerställa att lagar, avtal och kommunala policys och styrdokument inom personalområdet efterlevs. Personalavdelningens arbetsområde inrymmer frågor kring löne- och pensionshantering, arbetsrätt, rekrytering, rehabilitering, lönerevision, lönekartläggning/arbetsvärdering, jämställdhet/mångfald, arbetsmiljö, bemanning, personalplanering, personalutveckling, hälsa och friskvård. NYCKELTAL Kostnader i löpande priser. Personalavdelningen Bokslut Budget Prognos Budget Antal utbetalda löner Ekonomiavdelningen Driftbudget Tkr och löpande priser Text Bokslut Budget Prognos Budget DRIFTBUDGET Verksamhetens intäkter 18 Verksamhetens kostnader Nettokostnader Budgetanslag

13 VERKSAMHETSMÅL Målgrupp Avdelningen samordnar kommunens strategiska ekonomiarbete samt utför det rent driftsmässiga arbetet gällande betalningar, debitering och transaktioner åt kommunens alla resultatenheter. Debiteringen av alla kommunens avgiftsbelagda tjänster innebär att ekonomiavdelningen i många avseenden är kommunens ansikte mot kunderna. Gentemot kommunstyrelsen och förvaltningsledningen ansvarar avdelningen för att underlag framarbetas för de strategiskt viktiga besluten. Avdelningen skall även tillföra kommunens förvaltningar planeringsförutsättningar ur ett helhetsperspektiv. Inriktningsmål Ekonomiavdelningen ska: Utföra strategiskt ekonomiarbete och löpande redovisning, betalningar, debitera och administrera verksamhet åt kommunala enheter med hög kvalitet, effektivitet och stor ansvarskänsla. Effektmål Ekonomiavdelningen ska Ta fram underlag med hög kvalitet till den politiska ledningen och förvaltningsledningen för strategiska beslut inom ekonomiområdet. Ge en tydlig och bra service till externa och interna kunder. Att utveckla och förenkla de administrativa styr- och stödsystemen vilket skall resultera i ökad effektivitet och produktivitet på ekonomiavdelningen och i verksamheten. Säkerställa ekonomisystemet och försystemens rutiner och flöden. Produktionsmål Övergå från pappershantering till elektronisk hantering av leverantörsfakturor, interna fakturor och bokföringsorder. Av den totala volymen leverantörsfakturor skall minst 10% vara EDI-fakturor. Övergå till direkt registrering av detaljbudget och ekonomisk uppföljning direkt i ekonomisystemet. Påbörja dokumentationen av ekonomisystemet. Tjänstegarantier Eftersom avdelningen till den största delen är en ren utförarverksamhet som utför arbete åt fackförvaltningarnas verksamheter, redovisas nedan några av de tjänstegarantier vi ansvarar för att uppfylla. Ansvarig nämnd anges inom parantes. Ekonomiavdelningen garanterar att alla fakturor registreras och behandlas samma dag de inkommet till ekonomienheten. 70

14 Vi ger er saklig information om våra olika barnomsorgsformer, så att ni därigenom har valmöjlighet (Bildningsnämnden). Vi erbjuder er barnomsorgsplats inom 4 månader efter det att ansökan mottagits (Bildningsnämnden). Alla ska få självavläsningskort minst 10 dagar före de skall vara VA-enheten tillhanda (Service -tekniska nämnden). All behandling av fasta bidrag skall vara klara för utbetalning senast 30 dagar efter sista ansökningsdag under förutsättning att erforderliga handlingar inkommit i tid (KFN). Socialnämndens tjänstegarantier avseende äldre- och handikappomsorg, då inte tjänstegarantierna uppfylls. Reducering av avgiften kan utgå som kompensation, om tjänstegarantin ej uppfylls (Omsorgsnämnden). NYCKELTAL Kostnader i löpande priser. Ekonomiavdelningen Bokslut Budget Prognos Budget Volymmått Antal betalda leverantörsfakturor varav e-handel Nya avgiftsbeslut ÄO, Hkp.oms/månad Antal VA- debiteringar/år Antal BO-debiteringar/år Antal ÄO-hkp. debiteringar/år Antal hyresdebiteringar äldreomsorg Antal allmän debitering/år Antal påminnelser Antal inkassokrav VERKSAMHETSBESKRIVNING Verksamhetsbeskrivning Ekonomiavdelningen består av ett antal specialistkompetenser med syfte att utföra löpande administrativt arbete åt andra enheter i kommunen. Ekonomichef och ekonom arbetar med kommunens övergripande och strategiska ekonomihantering. Det innefattar bl.a. budgetarbete, ekonomisk uppföljning, bokslut med framtagande av årsredovisning inkl koncernbokslut, finansförvaltning, ekonomistyrningsfrågor intern kontroll, redovisning, rådgivning i ekonomiska frågor samt administration av stiftelser. De olika arbetsområdena för övriga medarbetare kan innehållsmässigt delas in i verksamhetsadministration, löpande ekonomihantering samt övrig kommungemensam administration. Verksamhetsadministration kan delas in i fyra delar: Barnomsorgsadministration Äldre- och handikappomsorgsadministration Vatten- och avloppsadministration 71

15 Hyror och allmändebitering (externa) Verksamhetsadministrationens olika delar innebär mycket kundkontakter vilket innebär stora krav på en fungerande service i olika frågor. Barnomsorgsadministrationen innebär hantering av barnomsorgskön, information till föräldrar, kontakter med de olika barnomsorgsenheterna, placering av barn, schemaändringar och produktion av barnomsorgsräkning. Äldre- och handikappomsorgens administration innebär en individuell avgiftsprövning, där såväl omsorgsbehov som inkomst/förmögenhet är viktiga komponenter. Vatten- och avloppsdebiteringen utgår från tekniska nämndens va-taxa. Mätaravläsning är den metod med vilken förbrukningsavgiften regleras. Kundkontakterna är omfattande. Hyror och allmändebitering innebär bl.a. debitering av äldreboende samt övrig debitering som t.ex. avgifter till musikskolan, alkoholtillstånd, bygglovsavgifter, debitering gymnastikhallar. Löpande ekonomihantering Den löpande ekonomihanteringen delas in i leverantörsreskontra, dagbokföring, redovisning, debitering, interndebitering och krav med inkasso. Bland annat ingår avstämningar, löpande redovisnings- och budgetfrågor, sifferbokslut och utredningar i den löpande ekonomihanteringen. Systemansvar av kommunens ekonomisystem (ca 150 användare) och kommunens system för elektronisk handel (ca 40 användare) är också en viktig funktion. Ansvar för anläggningsreskontran och momsredovisning sorterar också under löpande ekonomihantering. Övrig kommungemensam administration Inom denna verksamhet hanteras bland annat kommunens alla bensinkort samt skatt- och försäkringsfrågor. Omvärldsanalys Ekonomiavdelningens arbetsområde präglas av en stor bredd. Snabba förändringar i lagar och övriga regelverk medför att personalen måste vara lyhörda och förändringsbenägna. Framtida teknikutveckling, främst inom IT-området, innebär nya sätt att arbeta. Det är av stor vikt att ekonomiavdelningen bevakar och följer det förändringsarbete inom ekonomiområdet som ständigt pågår i omvärlden. Det är också viktigt att ständigt bevaka information från olika myndigheter, institutioner e.t.c. Utvecklingen inom ekonomiadministrativa system fortsätter och nästa större förändringar är övergång till fullständig hantering av pappersflödet, (i form av t.ex. leverantörsfakturor, interna fakturor, bokföringsorder) till elektroniska fakturor med elektronisk attests samt webbaserad registrering av detaljbudget och rapportering av ekonomisk uppföljning. Även ekonomiska rapporter från ekonomisystemet kommer bli webbaserade. 72

16 Eventuell samverkan mellan Vara kommun och Falköpings kommun inom området ekonomiadministration kommer påverka ekonomiavdelningen. Personal Ekonomiavdelningen består av 12 stycken anställda och 10,55 årsarbetare (i januari 2007). Innehavaren av controllertjänsten slutar sin anställning med anledning av pension den 31 mars Assistenttjänst motsvarande 0,7 årsarbetare är vakant. Den fysiska och psykosociala arbetsmiljön är god och sjukfrånvaron är låg. IT-avdelningen Driftbudget Tkr och löpande priser Text Bokslut Budget Prognos Budget DRIFTBUDGET Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Nettokostnader Budgetanslag VERKSAMHETSMÅL Målgrupp IT-avdelningen är en utpräglad stabs- och specialistfunktion med uppgift att ge intern service åt kommunens resultatenheter och ledning. Inriktningsmål IT-avdelningens inriktning är att skapa, underhålla, utveckla och ansvara för en driftsäker IT-miljö samt att genomföra datautbildningar. Avdelningen tillhandahåller specialistkompetens inom verksamhetsområdena IT och datautbildning. Effektmål Att anpassa och utveckla IT-infrastrukturen som uppfyller de tekniska och driftsäkerhetskrav som ställs. 100% av resultatenhetscheferna ska ha fått erbjudande om IT-utbildning. Tjänstegarantier IT-avdelningen garanterar att Vid driftsstopp på IT-systemen, under kontorstid (8-17), ska användarna/kunderna få personlig kontakt med någon av IT-avdelningens medarbetare via IT-supportnumret Användarna ska ha en 95%-ig tillgänglighet till systemen under kontorstid (8-17). 73

17 NYCKELTAL Kostnader i löpande priser. IT-avdelningen Bokslut Budget Prognos Budget Volymmått Antal IT-användare Antal dataservrar Antal persondatorer Antal IP-telefoner VERKSAMHETSBESKRIVNING IT-avdelningen är en del av Förvaltningen för ledning och administration som består av ett antal specialistkompetenser samlade under samma ledning. Verksamheten innebär en samordning av allt administrativt arbetet för att nå en högre grad av effektivitet, minskad sårbarhet och utvecklat IT-stöd. Avdelningens uppgifter utgörs dels av att bistå resultatenhetscheferna och ledning i sitt dagliga administrativa arbete och dels att även bistå övriga anställda och elever. IT-avdelningens mål är att skapa, underhålla, utveckla och ansvara för en driftsäker datamiljö och att genomföra datautbildningar. Ansvaret omfattar inte fastighetsnäten och de hyrda telefonförbindelserna, som tekniska förvaltningen respektive kansliavdelningen bär ansvaret för. Ansvaret för de telefonförbindelser som går i kommunens egna nät ligger dock på IT-avdelningen. IT-avdelningens ansvar begränsas till att respektive verksamhetssystems hårdvara fungerar och att systemets loginruta kommer fram. För att behörigheter, programfunktioner och funktionaliteten finns ansvarar respektive verksamhetssystems ansvarige. Motsvarande ansvarsfördelning gäller även för telefonväxeln. 74