Genomgång av föredragningslista

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Sammanträdesdatum Sammanträdets plats och tid: Kommunhuset i Märsta Sammanträdeslokal: Skölden Tisdag den 27 mars 2018, kl. 18:30 Förmöte: (M), (L), (KD), (C) och (SfS) träffas i Skölden kl Förmöte: (S) och (V) träffas i Stjärnan kl Justering plats och tid: Justerare: (enligt turordning) Luis Palma Aguirre (S) Kommunhuset i Märsta Torsdag den 29 mars 2018, kl Föredragningslista Ärende Beteckning 1. Upprop 2. Justering av protokoll 3. Genomgång av föredragningslista UAN/2018:1 4. Allmänhetens frågestund UAN/2018:2 5. Information UAN/2018:3 6. Budgetuppföljning februari 2018 UAN/2018:12 7. Internkontrollplan 2018 UAN/2018:13 8. Restaurang- och livsmedelsprogrammet på Arlandagymnasiet UAN/2018:33 9. Meddelanden UAN/2018:4 10. Delegeringsbeslut UAN/2018:5

2 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Malin Hedlund Datum (1) TJÄNSTESKRIVELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Genomgång av föredragningslista Dnr: UAN/2018:1

3 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Malin Hedlund Datum (1) TJÄNSTESKRIVELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Allmänhetens frågestund Dnr: UAN/2018:2

4 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Malin Hedlund Datum (1) TJÄNSTESKRIVELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Information Dnr: UAN/2018:3 Ärendebeskrivning Kommunala aktivitetsansvaret (KAA) Hemlöshet Sök-siffror till Arlandagymnasiet, första omgången Arlandagymnasiets lokala idrottsutbildningar

5 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Mari-Louise Oretun Barosen Datum (2) TJÄNSTESKRIVELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Budgetuppföljning per februari 2018 Dnr: UAN/2018:12 Förslag till beslut 1. Nämnden beslutar att godkänna budgetuppföljningen per februari Ärendebeskrivning Sammanfattning Förvaltningen har upprättat ett förslag till budgetuppföljning per februari Nämndens prognos ligger i nivå med helårsbudgeten för Bakgrund Nämnden fastställer månatligen budgetuppföljningen. Beskrivning av ärendet Utfallet för februari månad visar en nettokostnad om 42,9 mnkr, vilket motsvarar 15 procent av årets budget. Periodens riktmärke är 16,7 procent. Nämndens prognos ligger i nivå med fastställd budget för Förvaltningens rekommendation Förvaltningen rekommenderar att nämnden fastställer budgetuppföljningen per februari Ekonomiska konsekvenser Prognosen visar ingen avvikelse gentemot budgeten. Delgivning Kommunstyrelsen Analys- och supportchef Förvaltningsekonom Verksamhetschef Centrum för vuxenutveckling Gymnasiechef

6 Datum (2) Beslutsunderlag Budgetuppföljningen per februari Mari-Louise Oretun Barosen Tf. förvaltningsekonom Johan Skofteröd Förvaltningschef

7 BILAGA 1 (2) Mari-Louise Oretun Barosen Budgetuppföljning Februari 2018 Utfallet för februari månad visar en nettokostnad om 42,9 mnkr, vilket motsvarar 15 procent av årets budget. Utfallet är lägre än riktvärdet för perioden som uppgår till 16,7 procent. Nämnden prognosticerar ett utfall i enlighet budgeten för verksamhetsåret. Nämndens nettodriftsbudget för 2018 omsluter 293,7 mnkr. Av tabellen nedan framgår hur resurserna fördelats mellan olika verksamhetsområden. SIG2000, v4.0, UTBILDNINGS- OCH ARBETSMARKNADSNÄMNDEN Södergatan 20, Märsta Märsta Telefon vx Fax sigtuna.kommun@sigtuna.se

8 Driftsverksamheter Budget 2018 Utfall Februari 2018 Utfall Prognos vs Verksamhet Kost Int Netto Kost Int netto Procent* budget Nämnd och central administration % Gymnasieverksamhet % varav AGY % varav IKE % Centrum för vuxutveckling % - varav vuxenutbildning inom auktorisation - varav vuxenutbildning utom auktorisation - varav jobbcenter % - varav försörjningsstöd % Summa % 0 Riktvärdet 16,7% UTBILDNINGS- OCH ARBETSMARKNADSNÄMNDEN Södergatan 20, Märsta Märsta Telefon vx Fax sigtuna.kommun@sigtuna.se

9 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Mikael Brant-Lundin Datum (4) TJÄNSTESKRIVELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Internkontrollplan 2018 Dnr: UAN/2018:13 Förslag till beslut 1. Nämnden beslutar att godkänna bifogad internkontrollplan Ärendebeskrivning Sammanfattning Förvaltningen har upprättat förslag till internkontrollplan 2018 för nämndens verksamhet. Internkontroll syftar ytterst till att kommunens fastställda målsättningar uppfylls genom att säkerställa: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och andra instruktioner Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar 2018 års plan har reviderats baserat på utfallet av internkontrollen Bakgrund I kommunallagens 6 kap. 7 definieras nämndernas ansvar för den interna kontrollen. I Sigtuna kommuns reglemente för internkontroll (antagen av KF ) utvecklas detta genom att nämnderna ges yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Där anges att nämnd ska anta en särskild plan för den interna kontrollen. Beskrivning av ärendet En väl fungerande organisation för internkontroll ska fokusera på nämndens och förvaltningschefens ansvar, men även utformas så att trygghet och säkerhet skapas i verksamheten. Det är därför viktigt att en kultur skapas i organisationen där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. Internkontroll är en integrerad del av kommunens och förvaltningens samtliga rutiner, processer och system. Alla är på olika sätt involverade i arbetet med intern kontroll och i arbetet med att motverka risker som kan hindra att framtida målsättningar uppnås.

10 Datum (4) Internkontrollplanen upprättas utifrån en risk- och konsekvensanalys som baseras på de processer som finns inom kommunens och förvaltningens verksamhetsområden. Riskbedömningen utgår från sannolikheten för att en avvikelse uppstår, medan konsekvensbedömning utgår från de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska effekter som uppstår vid fel. På kommunövergripande nivå har det fastställts att följande processer ska kontrolleras i samtliga internkontrollplaner: attestrutin representation löner och arvoden Inför årets plan för internkontroll har på kommunövergripande nivå fastställts förändringar av processer från tidigare års internkontrollplan. Förändringar enligt följande: Vid tidigare års internkontrollplan har upphandling ingått. Upphandlingsrutin kontrolleras numera månatligt i separat rutin. Därför bedöms det inte vara nödvändigt att göra samma kontroll även i internkontrollen. Vid årets internkontrollplan har representation ersatt rutin representation, kurser, konferenser då aktuella riktlinjer saknas för kurser och konferenser vid upprättande av 2018 års internkontrollplan. I rutin för löner har tillkommit arvoden i internkontrollplan Med dessa förändringar, som fastställts på kommunövergripande nivå, har följande kontrollmoment utgått: Upphandling Att kommunens riktlinjer för upphandling följs ( ) Att kommunens riktlinjer för upphandling följs (> ) Representation, kurser, konferenser Att representationsregler efterföljs Att kommunens riktlinjer representation följs samt att följande kontrollmoment har tillkommit i internkontrollplan Representation Att redovisningen uppfyller riktlinjernas krav Att representation inte bokförs som livsmedel och därmed inte uppfyller redovisningskraven Löner och arvoden Att rätt arvode betalas ut till rätt förtroendevald Internkontrollplanen ska revideras löpande. Vid revideringen ska aktuella granskningsområden omprövas. Områden där avvikelser ej noterats kan undantas från granskning vissa år, medan områden med avvikelser kan granskas mer frekvent.

11 Datum (4) Vid revidering av internkontrollplan inför 2018 har förvaltningen bedömt att följande områden ej ska granskas inom ramen av internkontrollplan 2018: Verkställande av beslut Genomgång av nämndens fattade beslut. Klagomål och synpunkter Att en synpunkt besvaras inom 5 dagar. Interkommunal ersättning för elever hemmahörande i annan kommun. Avstämning IKE från andra kommuner. Dessa områden har kontrollerats utan avvikelse tidigare år. Bedömning är att inom dessa områden sköter förvaltningens verksamheter sina uppgifter väl och det finns därför inget behov av att årligen granska de aktuella områdena. Samtliga områden ska ändå kontinuerligt granskas inom ramen av verksamheternas egna interna kontroller. Dock bör områdena, eller närliggande områden, åter tas upp till granskning i nämndens plan efter något år. Förvaltningens rekommendation Enligt reglementet för internkontroll har nämnderna en skyldighet att anta en interkontrollplan. Förvaltningen rekommenderar att nämnden antar den av förvaltningen föreslagna internkontrollplan Barnrättsperspektivet Barnperspektivet är en grundläggande del i all verksamhet. Då detta ärende är av administrativ karaktär har barn inte tillfrågats direkt, men barnperspektivet har beaktats, till exempel genom de kontrollpunkter som avser direkta kontroller av barnperspektiv i vissa processer. Ekonomiska konsekvenser Beslutet innebär inte några ekonomiska konsekvenser. Delgivning Gymnasiechefen Verksamhetschefen Centrum för vuxenutveckling Förvaltningsekonom Beslutsunderlag Internkontrollplan 2018 Mikael Brant-Lundin Analys- och supportchef Johan Skofteröd Förvaltningschef

12 Datum (4)

13 INTERNKONTROLLPLAN 2018 UTBILDNINGS- OCH ARBETSMARKNADSNÄMNDEN

14 Internkontrollplan 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 2 (6)

15 Innehållsförteckning Inledning...4 Nämndens internkontrollplan...5 Styrning...5 Externa verksamhetsprocesser...5 Interna verksamhetsprocesser...5 Personal...5 Ekonomi...6 Internkontrollplan 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 3 (6)

16 Inledning Enligt reglementet för intern kontroll har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att en god internkontroll finns. Det yttersta ansvaret för den interna kontrollen har nämnderna inom respektive verksamhetsområde. Nämnderna har också skyldighet att anta en särskild plan, internkontrollplan, för uppföljning av den interna kontrollen. Nämnderna ska senast i samband med årsredovisningen efterföljande år rapportera resultatet av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Internkontroll syftar ytterst till att kommunens fastställda målsättningar uppfylls genom att säkerställa ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och andra instruktioner skydda politiker och personal från oberättigade misstankar Intern kontroll är en integrerad del av kommunens samtliga rutiner, processer och system. Alla, såväl förtroendevalda som tjänstemän, är på olika sätt involverade i arbetet med intern kontroll och arbetet med att hantera risker som kan hindra att framtida målsättningar uppnås. Internkontrollplanen upprättas utifrån en risk- och konsekvensanalys som baseras på de processer/rutiner som finns inom kommunens olika verksamhetsområden. Vid riskbedömningen utgår man från sannolikheten för att fel uppstår, medan konsekvensbedömningen utgår från de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska effekter som uppstår vid fel. Vid bedömning av effekter vid fel vägs följande faktorer in: ekonomiska effekter (såväl förmögenhetsförluster som felaktiga räkenskaper) effekter på den enskilde personen (arbetstagaren eller kommuninvånaren) moraliska, etiska effekter på kommunens rykte effekter på attityder till kontrollkulturen ineffektiva arbetsrutiner Den interna kontrollplanen ska löpande revideras. Vid revidering ska granskningsområden omprövas. I de internkontrollplaner som upprättas för 2018 ska nedanstående kontrollmål ingå inom alla nämnders och kommunstyrelsens plan, attestrutin representation löner Internkontrollplan 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 4 (6)

17 Nämndens internkontrollplan Styrning Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Arbetsplaner Den verksamhet som bedrivs saknar koppling mellan de politiska målen och verksamhetsmål Att verksamheten arbetar med fokus mot felaktiga mål Att samtliga enheter har fullständiga arbetsplaner Delegeringsordning Delegeringsbeslut anmäls inte till nämnd Beslut är inte gällande Att delegeringsbeslut anmälts Barnchecklista Barnperspektivet beaktas inte vid beslut i ärende som gäller barn Beslut tas som inte är förenligt med barns bästa Att barnchecklista använts i beslutsunderlag Externa verksamhetsprocesser Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Uppföljning av skolgång för elever hos annan huvudman. Eleven erhåller inte den utbildning som han/hon har rätt till. Att måluppfyllelsen blir lidande eller att eleven avbryter sin utbildning. Att uppföljning av enskilda elevers utbildning hos annan huvudman sker enligt rutin. Interna verksamhetsprocesser Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Utbetalning av försörjningsstöd Felaktiga utbetalningar av försörjningsstöd Personer får försörjningsstöd på felaktiga grunder Att rätt person får försörjningsstöd med rätt belopp Barnkonsekvensbeskrivning i ärenden gällande försörjningsstöd Att barn far illa Att barn far illa när hushållet inte beviljas försörjningsstöd Att vid beslut om att inte bevilja försörjningsstöd har barnperspektivet beaktats Målgruppstillhörighet till gymnasiesärskola Placering i fel skolform Att den enskilda eleven får sin utbildning inom en skolform som inte är anpassad efter elevens förutsättningar. Att beslut om målgruppstillhörighet har fattats inför mottagande. Uppföljning av Kommunalt aktivitetsansvar Förvaltningen hinner inte kartlägga, erbjuda och följa upp insatser till samtliga som är aktuella för kommunens aktivitetsansvar vilket medför att individer inte får den insats de har rätt till enligt skollagen. En ungdom som aldrig har påbörjat, som har avbrutit eller inte fullföljt sin gymnasieutbildning på ett nationellt program eller motsvarande kan hamna i en situation, där vägen till vidare utbildning eller arbete begränsas. Om insatser fördröjs alternativt inte följs upp finns en risk för framtida utanförskap vilket kan få stora negativa konsekvenser för den enskilde. Att ungdomar som inte är inskrivna i en gymnasieskola deltar i annan åtgärd för den insats de har rätt till Personal Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Löner och arvoden Att lön betalas ut till fel person eller med fel belopp Ekonomiska konsekvenser samt konsekvenser i form av tvister som leder till merarbete och minskat förtroende. Att rätt lön betalas ut till rätt person. Att arvoden till förtroendevalda betalas ut till fel person eller med fel belopp Förtroendemässiga och ekonomiska konsekvenser Att rätt arvode betalas ut till rätt förtroendevald Internkontrollplan 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 5 (6)

18 Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Systematiskt arbetsmiljöarbete Ingen fördelning av arbetsmiljöarbetet Om ingen skriftlig fördelning har tilldelats tjänsteman som har arbetsgivaransvaret för ett fysiskt område och/eller verksamhet så kan det uppstå oklarheter kring ansvaret vid eventuella uppkomna problem som är arbetsmiljörelaterade Att fördelning av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet har skett Ekonomi Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Attestrutin Att beslutsattestering genomförs av icke behörig attestant. Ekonomiska och förtroendemässiga konsekvenser. Att aktuell attestförteckning finns och överensstämmer med ekonomisystemet. Att förtroendekänsliga poster hanteras felaktigt Förtroendemässiga konsekvenser. Att attest av kostnader för representation, kurser och konferenser attesteras av överordnad chef som inte själv deltar. Representation Att otillbörliga kostnader för representation, kurser och konferenser belastar kommunen och att transaktionen inte dokumenteras på ett sätt som överensstämmer med svenska skattemässiga rekommendationer. Ekonomiska och förtroendemässiga konsekvenser. Att redovisningen uppfyller riktlinjernas krav Att representation inte bokförs som livsmedel och därmed inte uppfyller redovisningskraven Återsökning statsbidrag Återsökning av statsbidrag sker inte När inte återsökning sker av statsbidrag för sådan särskild kommunal verksamhet som det finns statliga resurser avsatta för ger det negativa ekonomiska effekter, då den särskilda verksamheten blir enbart kommunalt finansierad Att återsökning av statsbidrag sker Internkontrollplan 2018 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 6 (6)

19 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Jessika Zettervall Dannegård Datum (2) TJÄNSTESKRIVELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Restaurang- och livsmedelsprogrammet på Arlandagymnasiet Dnr: UAN/2018:33 Förslag till beslut 1. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att från och med höstterminen 2018 inte ta in elever till årskurs 1 på Restaurang- och livsmedelsprogrammet på Arlandagymnasiet. Ärendebeskrivning Sammanfattning Den första sökperioden till gymnasieantagningen stängde den 15 februari Då hade Restaurang- och livsmedelsprogrammet på Arlandagymnasiet 6 förstahandssökanden till 16 platser. Bedömningen är att dessa siffror inte kommer förändras nämnvärt i omvalet och att de 16 platserna därför inte kommer att fyllas. Det är ej ekonomiskt försvarbart att genomföra utbildningen med 6 elever i årskurs 1. Bakgrund Sedan flera år tillbaka har antalet sökande till Restaurang- och livsmedelsprogrammet på Arlandagymnasiet varit lågt: Antal sökande samt antal antagna elever till Restaurang- och livsmedelsprogrammet på Arlandagymnasiet år År 1:hand sökande 2:hand sökande Antagna (feb) 6 5 Antagning i juni Det låga antalet sökande till Arlandagymnasiets Restaurang- och livsmedelsprogram har tidigare föranlett en diskussion kring att inte ta in elever till årskurs 1 på programmet. I och med det har man under de senare åren gjort olika insatser för att öka programmets attraktionskraft. Under läsåret 2016/2017 och nuvarande läsår, har man intensifierat arbetet med marknadsföringsinsatser för Restaurang- och livsmedelsprogrammet på Arlandagymnasiet. Trots dessa insatser har inte intresset för programmet ökat i tillräcklig omfattning och antalet sökande är fortfarande för lågt för att fylla programmets platser.

20 Datum (2) Förvaltningens rekommendation Förvaltningens rekommendation är att från och med höstterminen 2018 inte ta in elever till årskurs 1 på Restaurang- och livsmedelsprogrammet på Arlandagymnasiet. Barnrättsperspektivet Förslaget medför inga konsekvenser för barn. Barn som vill studera på Restaurang- och livsmedelsprogrammet kommer att ha möjlighet att söka sig till andra gymnasieskolor i Stockholms län med omnejd som erbjuder programmet. Ekonomiska konsekvenser Det är inte ekonomiskt försvarbart att genomföra utbildningen Restaurang- och livsmedelsprogrammet med 6 elever i årskurs 1. Delgivning Gymnasiechefen Jessika Zettervall Dannegård Gymnasiechef Johan Skofteröd Förvaltningschef

21 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Malin Hedlund Datum (1) TJÄNSTESKRIVELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Meddelanden Dnr: UAN/2018:4 Förslag till beslut 1. Meddelanden läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens beslut den 19 februari 2018, 33. Kommunstyrelsens beslut den 19 februari 2018, 34. Kommunstyrelsens beslut den 12 mars 2018, 48. Malin Hedlund Nämndsekreterare Johan Skofteröd Förvaltningschef

22 Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Malin Hedlund Datum (2) TJÄNSTESKRIVELSE Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Delegeringsbeslut Dnr: UAN/2018:5 Förslag till beslut 1. De redovisade delegeringsbesluten läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Delegat Datum Ärende Marica Löfman, gruppledare försörjningsstöd Magnus Sjöholm, handläggare gymnasieantagning Magnus Sjöholm, handläggare gymnasieantagning Magnus Sjöholm, handläggare gymnasieantagning Magnus Sjöholm, handläggare gymnasieantagning Magnus Sjöholm, handläggare gymnasieantagning Magnus Sjöholm, handläggare gymnasieantagning Magnus Sjöholm, handläggare gymnasieantagning Beslut tagna på delegation av försörjningsstödsgruppen Beslut om mottagande till nationella program i andra hand, 2 st Beslut om mottagande till nationella program i andra hand Yttrande till annan kommun med anledning av mottagande av elev, 44 st Beslut om mottagande till nationella program i andra hand Yttrande till annan kommun med anledning av mottagande av elev, 56 st Yttrande till annan kommun med anledning av mottagande av elev Beslut om mottagande till nationella program i andra hand. Jan Röjestål, rektor Yttrande om tilläggsbelopp till fristående huvudman inom gymnasiesärskolan. Anna-Karin sundmark, rektor Anställning av lärare, visstidsanställning vt Anna-Karin sundmark, rektor Beslut om förlängd undervisning för eleven BB, som följd av åtgärdsprogram.

23 Datum (2) Erik Ryding, rektor Beslut om reducerat program för eleven MP Erik Ryding, rektor Beslut om reducerat program för eleven AA Erik Ryding, rektor Beslut om utredning, skriftlig varning för eleven SR och interimistisk avstängning för eleven YI Erik Ryding, rektor Beslut om reducerat program för eleven LM Malin Hedlund Nämndsekreterare Johan Skofteröd Förvaltningschef