Plats och tid Sammanträdesrum Högholmen, Kommunhuset, Henån :15-14:30

Transkript

1 1 Plats och tid Sammanträdesrum Högholmen, Kommunhuset, Henån :15-14:30 Beslutande Kerstin Gadde (S), ordförande Lars Larsson (C) Kristina Svensson (MP) Hans Pettersson (M) Veronica Almroth (L) Catharina Bråkenhielm (S), tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Se sidan 2 Utses att justera Hans Pettersson (M) Justeringens plats och tid Administrativa enheten, Kommunhuset, Henån Måndag 17 september klockan 14:00 Sekreterare.. Paragraf Maja-Liisa Odelius Ordförande.. Kerstin Gadde (S) Justerare.. Hans Pettersson (M)

2 2 BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats För protokollet Kommunhuset Henån. Maja-Liisa Odelius

3 3 Övriga deltagare: Catharina Bråkenhielm (S), ej tjänstgörande ersättare Maria Sörkvist (C), ej tjänstgörande ersättare Alexander Hutter (S), ej tjänstgörande ersättare Anders Arnell (M), ej tjänstgörande ersättare Jan Eriksson, kommunchef Maja-Liisa Odelius, kommunsekreterare Carin Persdotter, utskottssekreterare omsorg Aili Larsson, Projektledare 84 Gabriella Glimstedt, upphandlingschef 85 Ann-Christine Westberg, MAS, medicinskt ansvarig sjuksköterska 86 Ingvar Olsson, ekonom 86 Susanne Ekblad, ekonomichef Björn Martinsson, chef affärsdrivande verksamhet 88 Ingela Ehrenholm, ekonom 88 Markus Ekstorm, mark- och exploateringsingenjör 89 Nina Hansson, mark- och exploateringsingenjör 89 Arne Hultgren, miljöchef 93 Simon Sällström, Sektorchef miljö och bygg 93

4 4 84 Information om Orustmodellen - från försörjningsstöd till egen försörjning Dnr KS/2018:214 Lägga informationen till handlingarna. Aili Larsson, projektledare, informerar om Kooperativet Orustmodellen som öppnar upp för allmänheten den 17 september i Svanesund. Kooperativet Orustmodellen är ett arbetsmarknadsprojekt som tar emot personer för arbetsrehabilitering. Verksamheten driver café med bageri, cykelverkstad, återbruk och försäljning av möbler och textilier.

5 5 85 Upphandlings-och inköpspolicy samt riktlinjer för upphandling-och inköp Dnr KS/2018:1162 Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige beslutar att: 1. Anta ny upphandlings- och inköpspolicy 2. Upphäva den tidigare upphandlingspolicyn och Bestämmelser inköp/avrop antagen av kommunfullmäktige Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att: Anta riktlinjer för upphandling- och inköp I Sverige finns ett antal upphandlingslagar som reglerar hur upphandling får ske i offentlig sektor. Lagarna omfattar avtal och inköp över direktupphandlingsgränsen. För de avtal och inköp som är under direktupphandlingsgränsen har Konkurrensverket fram-tagna riktlinjer. Kommunen har även ett antal egna styrdokument som reglerar t.ex. budgetansvar och godkännande av utbetalningar vilka också ska beaktas i inköps-processen. För att tydliggöra de lagar, regelverk och styrdokument för upphandlings - och inköps-området föreslås en uppdaterad upphandlings- och inköpspolicy samt nya riktlinjer för upphandling och inköp. I den befintliga upphandlingspolicyn från 2013 samt i dokument Bestämmelser inköp/ avrop finns inaktuell information samt rutiner och ansvarsområden som är otydliga och svåra att efterleva. I de uppdaterade riktlinjerna förtydligas förhållningssätt, regelverk, ansvarsområden samt rutiner för uppföljning. I kommunens revisionsrapport 2017 avseende granskning av upphandling och inköp sammanställdes ett antal rekommendationer för att utveckla och förbättra verksamheten. En av dessa var att kommunstyrelsen bör revidera Bestämmelserna för inköp och avrop i syfte att anpassa bestämmelserna till upphandlingsenhetens rutin avseende direktupphandlingar. Arbetet med övriga rekommenderade åtgärder bedöms kunna underlättas genom en tydligare ansvarsfördelning där det blir enklare att identifiera och utbilda rätt målgrupp.

6 6 Förslag till beslut på sammanträdet Hans Pettersson (M) föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att anta ny upphandlings- och inköpspolicy och upphäva den tidigare upphandlingspolicyn och Bestämmelser inköp/avrop antagen av kommunfullmäktige , samt att anta riktlinjer för upphandling och inköp. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Beslutet skickas till Upphandlingsenheten Sektorschefer

7 7 86 Ekonomisk rapport - sektor omsorg Dnr KS/2018:67 Lägga informationen till handlingarna. Sektor omsorg informerar om uppföljning och helårsprognos per augusti månad Helårsprognosen för 2018 visar ett underskott på 23,9 miljoner kronor.

8 8 87 Information om delårsrapport augusti 2018 Dnr KS/2018:303 Lägga informationen till handlingarna. Ekonomichef informerar om uppföljning och helårsprognos per augusti Periodens resultat till och med augusti uppgick till +64,8 miljoner kronor. Det var 30,1 miljoner bättre än budgeterat (+34,7 mkr). Samma period förra året uppgick resultatet till +46,7 miljoner kronor. De största budgetavvikelserna finns bland annat inom sektor omsorg (-14,7 mkr), samhällsutveckling (+22,5 mkr) samt centralt ofördelad budget (+4,4 mkr). Helårsprognosen bedöms till 41,4 miljoner kronor, vilket är 7,8 miljoner kronor bättre än budget (33,6 mkr). Investeringsnivån uppskattas till 88,1 miljoner kronor vid årets slut av budgeterat 187,4 miljoner kronor. Låneskulden minskar till följd av låg investeringsnivå. Stiftelsen Orustbostäder prognosticerar ett positivt resultat om 4,3 miljoner kronor vid årets slut. Budgeterat resultat uppgår till 1,7 miljoner kronor.

9 9 88 Muntlig information om Investeringsbudget Dnr KS/2017:1967 Lägga informationen till handlingarna. Kommunfullmäktige beslutade om budget och investeringsnivå för Kommunfullmäktige beslutade vidare att investeringsbudgeten beslutas av kommunfullmäktige i november I det fortsatta arbetet med investeringsbudgeten lyfter ekonomichefen ett antal frågeställningar kring arbetssätt och prioriteringar. Ekonomichefen informerar om investeringstrenden de senaste åren. Utfallet för investeringar uppgår till ca 50 % av budgeterad nivå under 4 av 6 år. Orsaken är såväl yttre som inre faktorer. Ekonomichefen informerar vidare om hur beräkningen för investeringsutrymmet går till. Den nuvarande investeringsprognosen för de kommande tre åren överstiger investeringsnivån. Det är ett problem som uppstår varje år, trots att trenden visar att vi ändå inte når investeringsnivån i slutändan. Frågan är om vi kan ändra arbetssätt. Ekonomichefen föreslår, med stöd av kommunchef och sektorschefer följande arbetssätt: Kommunfullmäktige fortsätter att besluta om maximala investeringsnivåer per år. Kommunfullmäktige beslutar också om större (över 7 mkr) projekt som ska pågå under planperioden. Projekten sorteras under 4 prioriteringar: 1 Lagkrav, 2 viktiga samhällsfunktioner, 3 strategiska, 4 övriga. Projekten redovisas inte per år och inte heller med en totalram. Dessa beslut hanteras inom projektmodellens beslutspunkter. T.ex. om förstudie ska genomföras (utskottsbeslut), om projektering ska starta och om projektet ska genomföras. De två senare beslutspunkter ska beslutas av kommunstyrelsen och i principiella frågor av kommunfullmäktige. Syftet med arbetssättet är att minimera administration och istället fokusera på uppföljning, prioritering, analyser och underlag. Fördjupad investeringsuppföljning kommer att ges till kommunstyrelsens arbetsutskott.

10 10 89 Muntlig information om riktlinjer för upplåtelser, förvärv och försäljning av mark Dnr KS/2018:708 Kommunstyrelses arbetsutskotts beslut Lägga informationen till handlingarna. Markus Ekstorm, mark- och exploateringsingenjör, informerar om riktlinjer för upplåtelser, förvärv och försäljning av mark. Syftet är att få riktlinjer för hantering av mark avseende förvärv, försäljning och upplåtelser men även att ska förutsättningar för att nå politiskt uppställda mål.

11 11 90 Finansrapport augusti 2018 Dnr KS/2018:652 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att: Godkänna finansrapporten per augusti Ekonomienheten i kommunförvaltningen har upprättat en finansrapport efter augusti månads utgång 2018 med avstämning mot finanspolicyn. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Finansrapport augusti 2018 Beslutet skickas till Ekonomienheten

12 12 91 Införande av läsplattor Dnr KS/2012:1870 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att: 1. Från och med nästa mandatperiod (med start 2019) införa digital distribution och hantering av samtliga handlingar inför sammanträden i kommunfullmäktige, nämnder och utskott. 2. Ge förvaltningen i uppdrag att införskaffa läsplattor, vilka ska innehålla plats för simkort och abonnemang för mobilt bredband. Redan under 2012 påbörjades en planering av införandet av läsplattor i kommunen. Kommunstyrelsen beslutade under 2015 att påbörja införandet av läsplattor. Detta skulle ske i form av ett pilotprojekt under 2015 för att under 2016 införa det i full skala. Så har inte skett. Det finns flera argument för att fullfölja planerna. Miljöskäl, tidsoptimering, rättssäkerhet och att uppfattas som en kommun i framkant är några. De som hittills arbetat i den digitala lösningen är KSAU:s ledamöter. Administrativ samordnare och kommunsekreterare har via ärendehanteringssystemet LEX mötesmodul hanterat den digitala integrationen med läsplattorna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Beslutet skickas till Administrativ chef Digitaliseringschef

13 13 92 Revidering av samarbetsavtal för gemensam överförmyndarverksamhet - Lilla Edet, Orust, Tjörn och Stenungsunds kommuner Dnr KS/2018:1207 Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige beslutar att: Godkänna det reviderade förslaget till samverkansavtal för gemensam organisation och överförmyndarnämnd för överförmyndarverksamheten i Lilla Edet, Orust, Tjörn och Stenungsunds kommuner. Förslaget till reviderat samarbetsavtal innehåller uppdaterade hänvisningar till paragrafer i nya kommunallagen samt ett tillägg om att samarbetskommunerna bör verka för att revisorernas granskningsinsatser samordnas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Reviderat samarbetsavtal Beslutet skickas till Överförmyndarnämnden

14 14 93 Kommunchefens information Dnr KS/2018:72 Lägga informationen till handlingarna. Statistik på antal tillsynsärenden i sektor miljö- och bygg.

15 15 94 Utskottens information Dnr KS/2018:70 Lägga informationen till handlingarna. Utskottet för lärande informerar om: - Platser inom barnomsorgen. - Statsbidrag. - Drogförebyggande arbete. - Sjöbod Ellös hamn. - Studieresultat grundskolan Förskoleenkät. - Delårsprognosen per augusti. Utskottet för omsorg informerar om: - Delårsprognos för augusti. - Översyn av riktlinjer för biståndsbedömning. - Personalsituation inom verksamheterna. Utskottet för samhällsutveckling informerar om: - Kulturplanen Information från räddningstjänsten angående sommaren Fritidsgårdens aktiviteter under sommaren Ungdomens hus. - Tomtmark för småhusändamål.

16 16 95 Ordförandens information Dnr KS/2018:71 Lägga informationen till handlingarna. - Bron och Bohusbanan. - Kommande Fyrbodalsmöte. - Södra Bohusläns turism. - Soltak.