Huddinge 5 oktober Förfrågningsunderlag Upphandling fordonsvåg, Ärende nr: Fordonsvåg, D-nr 11/237

Transkript

1 Huddinge 5 oktober 2011 Förfrågningsunderlag Upphandling fordonsvåg, Ärende nr: Fordonsvåg, D-nr 11/237

2 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 2 av ALLMÄN INFORMATION SRV återvinning AB är ett återvinnings- och avfallshanteringsföretag verksamt i och ägt av fem kommuner, Huddinge, Haninge, Botkyrka, Salem och Nynäshamn. Verksamheten omfattar insamling och förädling av återvinningsmaterial samt insamling och deponering av avfall. Omsättningen uppgår till cirka 350 Mkr och bolaget har omkring 150 anställda. Mer information om SRV återvinning finns på Upphandlingsform SRV återvinning AB (nedan kallat SRV) har beslut om att i en förenklad upphandling täcka sitt behov av en fordonsvåg (bilvåg) åt sin återvinningsanläggning Sofielund i Gladö industriområde, Huddinge. Upphandlingen kommer att göras genom en förenklad upphandling, enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091). Vid förenklad upphandling kan anbud komma att antas utan föregående förhandling. Anbudsgivare förutsätts därför vid anbudstillfället lämna så förmånligt anbud som möjligt. 1.2 Förteckning över förfrågningsunderlaget Anbudsgivare är skyldig att själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt förteckning erhållits. Till anbudsinbjudan hör följande: 1. Förfrågningsunderlag (denna skrift) 2. Intyg sanningsförsäkran (bilaga 1) 3. NL 01 Allmänna leveransbestämmelser (Teknikföretagen). Bifogas ej 1.3 Villkor för anbudsgivning Anbud skall vara skriftligt och på svenska Anbud skall vara SRV tillhanda senast den 2 november 2011, kl Postadress: SRV återvinning AB Box Huddinge Besöksadress: Björkholmsvägen 16, Huddinge Anbudet skall skickas/lämnas i två likalydande exemplar (original) i förseglat kuvert märkt Ärende nr: Fordonsvåg, D-nr 11/237. Anbud som lämnas via fax eller godkänns inte. Anbudet skall vara bindande i tre månader efter sista anbudsdagen. Anbud skall lämnas på de villkor som framgår av förfrågningsunderlaget och dess bilagor. Anbud som avviker från dessa villkor kommer att förkastas. Eventuell rättelse av fel, förtydliganden och kompletteringar kan komma att tillåtas samt begäras. För sent inkomna anbud tas inte upp till prövning.

3 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 3 av Sekretess Under upphandlingen råder absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har tagits. Därefter blir anbudsansökningar samt övriga ingående uppgifter normalt offentlig allmän handling. Det faktum att en anbudsgivare har begärt sekretess är ingen garanti för att uppgifterna i fråga vid prövning kommer anses omfattas av sekretess. 1.5 Frågor om underlaget Frågor om underlaget som är av allmän eller principiell karaktär kan ställas till SRV via e- mail till: Mårten Eriksson, marten.eriksson@srvatervinning.se Märk meddelandet Fråga; Fordonsvåg Frågor och svar kommer att publiceras till samtliga inbjudna leverantörer, utan att ange vilken anbudsgivare som ställt frågan, på SRV:s hemsida under Upphandlingar ( Samtliga anbudsgivare är själva skyldiga att kontrollera annonsplatsen för eventuella kompletteringar kring frågor och svar. Sista dagen för frågor är den 25 oktober Anbudsutvärdering Anbudsutvärdering kommer att göras i tre steg; 1. Leverantörskvalificering 2. Kravuppfyllelse 3. Anbudsutvärdering Steg 1 Leverantörskvalificering I steg ett, granskas att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs under avsnitt 2. Krav på leverantören. Om kraven inte uppfylls, upplysningar är felaktiga eller saknas kan anbud komma att uteslutas utan vidare prövning. De anbudsgivare som uppfyller kraven är godkända som presumtiva leverantörer till SRV. Steg 2 Kravuppfyllelse I andra steget kontrolleras att alla skall-krav som ställts i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Det gäller såväl de krav som ställs på varan/tjänsten som de uppställda anbudsoch avtalsvillkoren. Uppfyller inte anbudsgivaren samtliga skall-krav utesluts anbudsgivaren från vidare prövning. Avstår anbudsgivaren från att svara på något av de ställda kraven kommer detta tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte kan accepteras. Steg 3 Anbudsutvärdering Av de anbud som uppfyller de första två stegen kommer det anbud att antas som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn tagen till nedan viktade utvärderingskriterier.

4 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 4 av 12 Utvärderingskriterier Viktintervall Efterfrågade priser på produkter och tjänster 60 % Garantier & service 20 % Leveranstid 20 % Metod för utvärdering Anbuden kommer att jämföras med varandra och därefter betygsätts alla bedömningsgrunder. Värdena på respektive utvärderingskriterium kommer sedan att räknas ihop. Utvärdering kommer att gå till på följande sätt inom respektive kriterium: 1. För att värdena ska kunna jämföras och viktas mot varandra sätts betyg inom respektive kriterium samt priser till betyg Högsta betyg är att få betyg När det gäller pris får lägsta pris betyg 5, resterande anbudspriser betygssätts efter kvoten mellan lägsta pris och erbjudet pris multiplicerat med maxbetyg enligt formeln: Lägsta pris x 5 = tilldelat betyg Anbudsgivarens pris 4. Betygen från de olika kriterierna kommer att multipliceras med kriteriets vikt enligt utvärderingskriterierna. 5. Slutligen adderas de viktade värdena. 6. Om fler anbud hamnar på samma poäng kommer det anbud som har lägst pris att vinna utvärderingen. Har anbuden fått samma poäng på detta kriterium fortsätter jämförelsen i turordning efter kriteriernas vikt. 7. Ett viktintervall på 10 procentenheter kan komma att användas för att nå en relevant utvärdering. 1.7 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut kommer att meddelas skriftligen till samtliga anbudsgivare snarast möjligt efter att upphandlingen anses avslutad. Avtal tecknas tidigast tio dagar efter tilldelningsbeslutets offentliggörande.

5 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 5 av KRAV PÅ LEVERANTÖREN För att kvalificera för medverkan i den slutgiltiga anbudsutvärderingen skall anbud innehålla följande obligatoriska uppgifter: Firmatecknares underskrift Kopia på giltigt registreringsbevis från Bolagsverket Intyg från firmatecknare som visar att anbudsgivaren (se bilaga 1): inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförvaltning, inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. inte har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen. Anbudsgivare skall lämna beskrivning på sin verksamhet, resurser, kvalitets- och miljöarbete samt ev. ledningssystem (i förekommande fall bifoga kopior på certifikat eller liknande) både avseende tjänsteutbud samt service. Anbudsgivare skall bifoga en företagspresentation som kortfattat presenterar företagets affärsidé, kundkategorier och tjänsteutbud. SRV förbehåller sig rätten att i sina egna system kontrollera upplysningar angående ovan angivna förhållanden. 2.1 Underleverantör Om anbudsgivaren avser att nyttja underleverantörer för att genomföra vissa tjänster skall dessa anges specificerade i anbudet. Ifylld SKV 4820-blankett skall bifogas för de angivna underleverantörerna. Utbyte av underleverantör får inte ske utan SRV:s skriftliga medgivande. 2.2 Ansvarsförsäkring Dokument som styrker gällande ansvarsförsäkring, med relevant värde för den aktuella tjänsten, skall på begäran kunna bifogas av anbudsgivaren.

6 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 6 av KRAVSPECIFIKATION Kravspecifikationen anger de förutsättningar som SRV har som utgångspunkt för köp av varan/tjänsten samt de krav som SRV ställer. Anbudsgivare skall redovisa sin förmåga att utföra och leva upp till de krav som efterfrågas nedan för uppdraget samt hur man garantera kvalitet, tillgänglighet och service. Kraven är formulerade som skall- och bör-krav och kommer att används som utvärderingskriterier enligt punkt 1.6 Anbudsutvärdering. Samtliga skall-krav måste vara uppfyllda samt tydligt redogöras, för att ett anbud ska vara giltigt. 3.1 Uppdragets omfattning SRV bedriver återvinningsverksamhet vid i Gladö industriområde i Huddinge. Verksamheten är i behov av ytterligare en ca 12 meters fordonsvåg, bilvåg, enligt nedan specifikation. Vågen är avsedd att vara placerad inne på anläggningen för att i första hand underlätta de interna vägningarna. De fordon som huvudsakligen kommer att vägs är lastbilar, bil med släp (samt dumprar. Även hjullastare eller motsvarande maskiner kan komma att nyttja vågen. 3.2 KRAV PÅ VARAN Anbud skall innehålla information om utrustningens tekniska data och standardutrustning. Vågen och dess utrustning skall omfatta; Längd ca. 12 meter Bredd ca. 3,5 meter Avsedd för statisk vägning av fordon med boggeytryck 30 ton max., axeltryck 14 ton Vågen skall monteras på fundament ovan mark och inkludera det som förutsätts för funktionell drift, så som; o ev. gummilister, o skenor, o uppkörsramper, o lastceller, o viktindikatorer, o kablage etc. Förarterminal med stolpe/fundament Kopplas till befintligt nätverk och vägningsklient (idag används Flintab Victoria) Utrustningen skall vara CE-märkt samt följa gällande lagar och förordningar SRV förbereder markarbeten, kabelrör samt framdragning av kablage i enlighet med leverantörens anvisningar.

7 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 7 av KRAV PÅ TJÄNSTER Anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla produktnära tjänster inom Tjänsteområden enligt följande: Försäljning och leverans Installation och konfiguration Utbildning Garanti och Underhåll Tjänsteområde Försäljning och Leverans Anbudsgivare skall kunna svara för försäljning och leveranser med installation och konfiguration till SRV:s anläggning för produktion i Gladö Industriområde, Huddinge. Anbudsgivare skall kunna svara för installation av all offererad utrustning. Denna skall utgöras av: Montering/installation av produkten med tillbehör Driftsättning inklusive konfiguration, verifiering Funktionstest (med funktionstest avses test i kundens produktionsmiljö) Leverans fritt SRV anläggning Sofielund vid Gladö industriområde. Vågen skall överlämnas driftsatt, verifierad och krönt. Besiktning av fordonsvågen skall ske av leverantören, tillsammans med beställaren, vid leverans. All berörd dokumentation skall överlämnas vid driftsättning Tjänsteområde Utbildning Anbudsgivare skall erbjuda enkla handhavandeinstruktioner, t.ex. skriftlig lathund, på svenska. Anbudsgivare ska vid behov kunna offerera kundspecifik utbildning inom offererade produktområden till driftpersonal och användare. Anbudsgivare bör kunna erbjuda produktspecifik teknisk utbildning för SRV:s egen personal i syfte att dessa ska kunna hantera del av enklare service. Utbildningen skall hållas hos SRV eller på annan plats enligt överenskommelse med SRV. Samtliga kostnader förenade med utbildning skall specificeras i samband med avrop Funktionsgaranti (vitesgrundande) Anbudsgivaren skall minst erbjuda egen standard funktionsgaranti, omfattande konstruktions-, fabrikations- och materialfel, för de första 12 månaderna. Funktionsgarantin för de första 12 månaderna skall ingå i produktens pris. Anbudsgivaren skall specificera vad funktionsgarantin omfattar i bilaga märkt Funktionsgaranti till anbudet.

8 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 8 av 12 Kan anbudsgivaren erbjuda utökad funktionsgarantin skall omfattning av även denna specificeras i bilagan märkt Funktionsgaranti till anbudet. Anbudsgivaren skall i anbudet kort beskriva sin hantering av servicefrågor, dvs. teknisk support. Omfattning av förlängd funktionsgaranti/serviceavtal (option) ska i så fall minst innefatta; Giltighet - 3 års giltighet fr.o.m. effektiv leveransdag, omfattning; Garanterad åtgärdstid (Fungerande enhet senast andra arbetsdagen efter felanmälan) På-plats (kundens lokaler). Resor vid arbete Systemprogramvara Arbete Material Transport av material Tekniska uppdateringar Rättelser systemprogramvara Återställning till funktionellt skick Funktionskontroll Anbudsgivaren skall ha svensktalande teknik-kundtjänst/support vardagar mellan Anbudsgivaren skall i anbudet specificera hur serviceavtal som offereras i kraven ovan debiteras. Servicetekniker skall vara utbildade på de produkter som konfigureras och underhålls. Reservdelar skall kunna tillhandahållas, t.o.m. tio år efter effektiv leveransdag. 3.4 Pris Anbudet ska innehålla: Offererade priser skall omfatta samtliga kostnader leverans, montering och installation av ovan specificerad vågutrustning, fritt SRV, Gladö industriområde. Offererat pris för serviceavtal ska gälla fast under hela avtalsperioden. Priset skall anges exklusive mervärdesskatt. Anbudsgivare skall klart ange om kostnader kan tillkomma, i så fall skall dessa specificeras och prissättas. Á-prislista för extrautrustning bör bifogas. 3.5 Leveranstidpunkt/avtalsperiod Anbudsgivaren skall i anbudet ange preliminära leveranstider från order. Leveranstider som skall anges är så väl startdatum som datum för övertagande, slutleverans. Exakt leveransdag skall kunna fastställas snarast efter det att upphandlingen avslutats.

9 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 9 av Vite vid leveransförsening Vid leveransförsening är SRV berättigade att av säljaren erhålla vite med ett belopp motsvarande 0,5 % av kontraktssumman för varje påbörjad vecka, varmed leverans av fordonsvågen i dess helhet blivit fördröjt, med maximalt 7,5 % av kontraktssumman. Vite skall utgå oaktat om ekonomisk skada lidits eller ej. 3.6 Referenser Anbudet bör, på förfrågan, kunna kompletteras med minst tre aktuella (senaste två åren) referenser, angivna med namn och telefonnummer där anbudsgivaren utfört uppdrag.

10 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 10 av AVTALSVILLKOR Följande kommersiella avtalsvillkor utgör tillsammans med kraven på leverantören samt de kravspecifikationer för varan/tjänsten (se ovan), underlag till det slutgiltiga avtalet mellan SRV återvinning AB och utvald leverantör. Betydande förändringar av de i förfrågningsunderlaget ställda krav är inte förenligt med lagen om offentlig upphandling (LOU). 4.1 Avtalets omfattning Leverantören förbinder sig att efter beställning från SRV leverera, montera och installera en fordonsvåg i den omfattning och på de villkor som anges nedan Kvalitetssäkring Leverans av fordonsvåg samt tillhandahållandet i övrigt enligt detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor skall genomföras enligt det kvalitetssäkringssystem som parterna enats om. SRV förbehåller sig rätten att under avtalstiden utföra den kvalitetsrevision som SRV finner lämplig Priser och prisjustering SRV har rätt att göra prisavdrag om uppdragstagaren inte fullgör sina åtaganden enligt vad som överenskommits i avtalet. I övrigt se punkt 3.4 Pris. Uppstår under avtalstiden väsentliga ändringar av förutsättningarna för ursprungsavtalet som medför kostnader utöver vad som avtalats, skall detta påtalas i förväg av uppdragstagaren och godkännas av uppdragsgivaren Leveransvillkor Leverans fritt SRV anläggning vid Gladö industriområde. I övrigt se specifikation under punkt 3. Kravspecifikation Leveranstid Leverans sker enligt specifikation punkt 3.5 Leveranstidpunkt/avtalsperiod. 4.2 Betalningsvillkor Faktura i original sänds till SRV återvinning snarast efter slutförd leverans/tjänst, dock senast två veckor efter leverans eller att tjänst utförts. Beställarens namn, leveransadress samt tydlig beskrivning av uppdrag skall alltid anges på fakturan. Leverantörens F-skattebevisnummer skall alltid anges på fakturan. Betalning sker 30 dagar efter utfört uppdrag samt erhållen faktura. Fakturerings- och expeditionsavgifter eller andra liknande avgifter får ej debiteras.

11 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 11 av Personal Leverantören ansvarar för, och åtar sig att tillse, att leverantörens personal som utför arbete som omfattas av detta Avtal innehar erforderlig kunskap och erfarenhet för arbetets genomförande. 4.4 Underleverantör/samarbetspartner Leverantören får, efter skriftligt medgivande från SRV, anlita underleverantör/samarbetspartner för att fullgöra hela eller delar av sina åtaganden enligt avtalet. Leverantören ansvarar för att anlitad underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i avtalet. Leverantören äger rätt att byta underleverantör/samarbetspartner för detta avtal endast efter SRV skriftligen medgivit detta. 4.5 Avtalshandlingar Detta avtal består av följande handlingar: 1. Dessa kommersiella avtalsvillkor 2. Antagen leverantörs anbud 3. Detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 4. NL 01 Allmänna leveransbestämmelser (Teknikföretagen). Bifogas ej Om det i handlingarna förekommer uppgifter som är i strid med varandra gäller de, om omständigheterna inte uppenbart föranleder annat, inbördes i ovan angiven ordning. 4.6 Förtida upphörande Beställaren äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om leverantören inte fullgör sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter trots påpekan från beställaren, om leverantören eller dess ledning enligt lagakraftvunnen dom dömts för ekonomiska brott eller om person i ledande ställning hos leverantören har belagts med näringsförbud. Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med den upphandling som har föregått tecknandet av avtalet och om dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning och tilldelning av avtalet. Beställaren har som en följd av detta rätt att säga upp hela eller del av avtalet om det har ingåtts i förlitan på sådana oriktiga uppgifter. Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om leverantören väsentligen brister i sina åtaganden och om leverantören vid påtalade om detta inte avhjälper felet efter fem arbetsdagar, får beställaren skriftligen ge leverantören en slutlig och skälig frist för avhjälpande. Är felet av väsentlig betydelse för beställarens användning av leveransen och leverantören insåg eller borde ha insett detta har beställaren rätt att efter fristens utgång genom skriftligt meddelande till leverantören häva hela avtalet eller den del av avtalet som hänför sig till grunden för hävningen.

12 Förfrågningsunderlag Fordonsvåg Sidan 12 av Tvist Part skall äga rätt att säga upp avtal med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. Tvist i anledning av ingånget kontrakt skall i första hand lösas genom förhandling mellan parterna i annat fall avgöras enligt svensk rätt av allmän domstol med Södertörns tingsrätt som första instans. Anbudsgivaren får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. Om det efter en tids samarbete visar sig att kriterierna i detta anbudsunderlag inte uppfylls av den valda leverantören, äger SRV rätt att avsluta delar eller hela samarbetet.