Uppsiktsplikt avseende regionägda bolag 2017

Transkript

1 BESLUTSUNDERLAG 1/4 Ledningsstaben Per Genblad Dnr: RS Regionstyrelsen Uppsiktsplikt avseende regionägda bolag 2017 Inledning Regionstyrelsen ska enligt kommunallagen utöva uppsikt över de regionägda bolagen på samma sätt som styrelsen har tillsyn över den verksamhet som bedrivs inom den egna organisationen. Uppsiktsplikten innebär att regionstyrelsen ska hålla sin informerad om bolagens verksamhet och hur bolagens förhåller sig till gällande styrdokument och lagstiftning. Regionstyrelsen ska även för varje bolag i årliga beslut, bedöma om den verksamhet som bolaget bedrivit under året varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Underlag för bedömning av bolagen utifrån uppsiktsplikten För bedömning av om respektive bolags verksamhet under året, har regionstyrelsen följande information att tillgå: Bolagsordning och ägardirektiv Årsredovisning och delårsrapporter Protokoll från styrelsemöten Årligt avstämningsmöte RS Sober och regionens representanter i bolagsstyrelse, stämmoombud och lekmannarevisorer (ej 2017) Bolagsdialog Rapporter från bolagets revisorer och lekmannarevisorer Bolagsstyrningsrapport Övrig uppföljning Regionstyrelsens beslut om sin bedömning av bolagens verksamhet I sitt årliga beslut ska regionsstyrelsen för varje bolag bedöma om den verksamhet som bolaget bedrivit under året varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Under 2017, har regionen begärt bolagstyrningsrapport från följande bolag:

2 BESLUTSUNDERLAG 2/4 Ledningsstaben Per Genblad Dnr: RS AB Östgötatrafiken TvNo Textilservice AB ALMI Företagspartner Östergötland AB Energikontoret Östra Götaland AB Scenkonstbolaget i Östergötland AB AB Kinda Kanal De besvarande punkterna i bolagsstyrningsrapporterna har ställts samman i en matris. I de fall bolagets svar på en punkt bedöms kräva en kommentar eller lyftas fram, görs detta för respektive bolag nedan. Bolag Punkt AB Östgötatrafiken OK OK OK se nedan OK OK OK OK OK OK ej begärt TvNo Textilservice AB se nedan OK OK se nedan OK OK OK OK OK OK ej begärt ALMI Företagspartner Östergötland AB OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK ej begärt Energikontoret Östra Götaland AB se nedan OK OK se nedan OK OK se nedan OK OK OK ej begärt Scenkonstbolaget i Östergötland AB OK se nedan OK OK OK OK OK OK OK OK ej begärt AB Kinda Kanal se nedan OK OK se nedan OK OK OK OK OK OK ej begärt Östgötatrafiken Punkt 4 Bolaget berör inte tydligt hur de arbetar med den interna kontrollen, t ex genom att upprätta en internkontrollplan alla förekommande arbetsuppgifter utifrån väsentlighet och risk och sedan följa upp dessa mot planen. I övrigt ger bolagsstyrningsrapporten ger tydliga svar på regionens frågor och inte heller upphov till några nya frågeställningar. TvNo Textilservice Punkt 1 Styrelsen gör ingen egen utvärdering av styrelsens eller verkställande direktörens arbete, utvärderingen sker genom auktoriserade revisorer och lekmannarevisorers granskning. Enligt Svensk Kod för Bolagsstyrning (börsnoterade bolag) ska styrelsen årligen utvärdera styrelsearbetet och fortlöpande verkställande direktörens arbete. Punkt 4 Bolaget berör inte tydligt hur de arbetar med den interna kontrollen, t ex genom att upprätta en internkontrollplan alla förekommande arbetsuppgifter utifrån väsentlighet och risk och sedan följa upp dessa mot planen. I övrigt ger bolagsstyrningsrapporten ger tydliga svar på regionens frågor och inte heller upphov till några nya frågeställningar.

3 BESLUTSUNDERLAG 3/4 Ledningsstaben Per Genblad Dnr: RS ALMI Företagspartner Östergötland Bolagsstyrningsrapporten ger tydliga svar på regionens frågor och inte heller upphov till några nya frågeställningar. Energikontoret Östra Götaland Punkt 1 Styrelsen har inte gjort någon utvärdering av styrelsens eller verkställande direktörens arbete. Punkt 4 Någon organiserad struktur eller specifikt dokument för ändamålet har inte upprättats, men verkställande direktören och revisor bedömer ändå att den interna kontrollen fungerar bra. Granskningsrapport från PwC styrker att den interna kontrollen fungerar väl. Punkt 7 En utredning om verksamhetens uppdrag och organisationsform har genomförts av regionen under I övrigt ger bolagsstyrningsrapporten ger tydliga svar på regionens frågor och inte heller upphov till några nya frågeställningar. Scenkonstbolaget i Östergötland Punkt 2 Två bostäder hyrs av ett bolag ägt av styrelseledamot, som även sponsrar verksamheten genom att köpa ej sålda biljetter till evenemang som inte har haft full beläggning till rabatterat pris. Samma bolag har stöttat Scenkonstbolaget genom annonsförsäljning. I övrigt ger bolagsstyrningsrapporten ger tydliga svar på regionens frågor och inte heller upphov till några nya frågeställningar. Kinda Kanal Punkt 1 Utvärdering har skett av verkställande direktörens arbete. Någon formell utvärdering av styrelsens arbete har inte skett detta år liksom föregående år. Punkt 4 Den interna kontrollen sker som en löpande del av det ordinarie styrelsearbetet tillsammans med adjungerad ekonomistödsfunktion. Någon

4 BESLUTSUNDERLAG 4/4 Ledningsstaben Per Genblad Dnr: RS organiserad struktur eller specifikt dokument för ändamålet har inte upprättats. I övrigt ger bolagsstyrningsrapporten ger tydliga svar på regionens frågor och inte heller upphov till några nya frågeställningar. Bedömningen av bolagen utifrån uppsiktsplikten Ledningsstaben bedömer att ovan nämnda granskade bolag i huvudsak uppfyller de krav som aktiebolagslagen och kommunallagen ställer upp för kommunala bolag. Bolagen följer även det kommunala ändamål, samt bedriver verksamheten inom de kommunala befogenheter som regionfullmäktige givet respektive bolag och dess verksamhet. Bedömningen grundas i första hand på bolagsstyrningsrapporter och de bolagsdialoger RS Sober genomfört med ett urval av koncernbolagen under året; Almi Företagspartner Östergötland, Scenkonstbolaget i Östergötland och Östgötatrafiken. Regionstyrelsen föreslås BESLUTA a t t godkänna redovisningen av uppsiktsplikten för regionägda bolag 2017 och a t t överlämna redovisningen till regionfullmäktige. Krister Björkegren Regiondirektör Åsa Hedin Karlsson Ekonomidirektör Bilagor: Bolagsstyrningsrapport 2017 RÖ s utskick till bolagen, RS AB Östgötatrafiken Bolagsstyrningsrapport 2017 TvNo Textilservice AB - Bolagsstyrningsrapport 2017 ALMI Företagspartner Östergötland AB Bolagsstyrningsrapport 2017 Energikontoret Östra Götaland AB Bolagsstyrningsrapport 2017 Scenkonstbolaget i Östergötland AB Bolagsstyrningsrapport 2017 AB Kinda Kanal Bolagsstyrningsrapport 2017 Inbjudan med dagordning till bolagsdialoger

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 1 (4) Handläggare Datum Diarienummer Johan Kindén /0499 Bolagsstyrningsrapport för Östgötatrafiken per Utvärdering av styrelsen och vd Av styrelsens arbetsordning framgår att styrelsen årligen skall utvärdera sitt och vd:s arbete. Styrelsen har utvärderat sitt arbete under november månad med hjälp av en enkät som besvarats och sammanställts inför styrelsemötet. Resultatet av styrelseutvärderingen har använts i planeringen av kommande års arbete. Utvärdering av vd har skett under november månad genom att samtliga styrelseledamöter har fått bedöma vd utifrån följande tre perspektiv; överblick, bolagets strategier, affärsförutsättningar, arbetsformer ledarskap kommunikation Styrelsens ordförande har utifrån den samlade bilden återkopplat resultatet till vd i ett utvecklingssamtal. 2. Styrelseledamöter och vd:s uppdrag, andelar och intressen Samtliga styrelseledamöter och vd har tillfrågats om eventuella åtaganden, äganden och andra intressen som kan anses utgöra grund för en jävsituation och det finns inget sådant inrapporterat. 3. Styrelsearbetet 2017 Styrelsearbetet har bedrivits enligt den årscykel som varje styrelseår planeras efter, och utifrån styrelsens arbetsordning. Styrelsen har sammanlagt haft sju (7) stycken protokollförda sammanträden. 4. Intern kontroll Östgötatrafikens styrelse fastställer årligen affärsplanen för bolaget. Affärsplanen bygger på det regionala trafikförsörjningsprogrammet och beskriver hur bolaget tar sig an givna uppdrag och säkerställer att verksamheten bedrivs inom ramen för bolagsordning, ägardirektiv och andra styrande dokument. Affärsplanen följs upp i styrelsen tre gånger per år; efter april, efter augusti samt på helårsbasis, efter beredning av Östgötatrafikens ledningsgrupp. Östgötatrafiken ingår även i Region Östergötlands uppföljning vilket sker i samband med delårsrapportering per april och augusti samt i regionens årsredovisning. AB Östgötatrafiken Box Linköping Telefon ostgotatrafiken.se

23 2 (4) Utöver ersättning från ägare och uppdragsgivare utgörs bolagets stora flöden av ersättning till trafikentreprenörer samt biljettintäkter. Östgötatrafiken arbetar aktivt med avtalsuppföljning av trafikavtalen för att säkerställa att rätt ersättning betalas ut till entreprenörerna och att trafiken levereras enligt avtal. Det görs månadsvis uppföljning och vid avvikelser från avtalad trafik eller kvalitet utdöms viten till entreprenören. Biljettintäkter och trafikkostnader fördelas per linje för att kunna följa kostnadstäckningsgrad på ett sätt som kan vara en del i uppföljning av vilken trafik som är mest effektiv. Detta görs månadsvis och ingår som en del i arbetet att fördela Östgötatrafikens resurser mest effektivt. 5. Risker bedömning och uppföljning Östgötatrafikens investerings-, finansierings- och placeringsinstruktion indikerar ett mycket försiktigt risktagande när det gäller de finansiella ställningstaganden som görs. I dagsläget kan följande finansiella risker identifieras: Bolaget har under 2017 sålt av cirka 130 mkr av fondplaceringar för att lösa ett lån. Per har bolaget ett banklånlån på 453 mkr där räntan är låst till och med 2021 vilket minimerar ränterisken under denna period. I rådande ränteläge där Riksbanken har minusränta ökar bankernas benägenhet att debitera stora aktörer för överlikviditet på transaktionskonton. Så gör även Östgötatrafikens banker. Av den anledningen behålles en mindre del i fonder, dessa kan även komma att fyllas på om det utifrån ränteläget bedöms som det mest fördelaktiga för bolaget. Fondplaceringarna är beslutade i enlighet med gällande instruktioner vilket gör riskexponeringen liten. Så länge Östgötatrafiken kan hantera löpande verksamhet utan det placerade kapitalet är risken för bolaget minimal. Entreprenörsavtalen innehåller indexklausuler som kan innebära ökade kostnader utanför Östgötatrafikens kontroll. Detta innebär att avtalens kostnadsutveckling följs månadsvis för att vid behov kunna göra omprioriteringar för att hantera en eventuell betydande kostnadsökning. Östgötatrafiken står inför omfattande trafikupphandlingar de närmaste åren och det finns osäkerhet vad gäller kostnadsnivåer i nya avtal. Detta kan få konsekvenser för verksamheten i det fall ägarna, om behovet uppstår, inte har möjlighet att öka ersättningen till Östgötatrafiken. Kollektivtrafiken får då bedrivas med en lägre ambitionsnivå vilket försämrar möjligheten att uppnå de politiskt uppsatta målen med kollektivtrafiken. Övriga risker för Östgötatrafiken är starkt kopplade till andra aktörers beslut. Kollektivtrafik bedrivs inom en infrastruktur som stat och kommun har ansvar för. Östgötatrafikens möjligheter att erbjuda en kollektivtrafik som motsvarar ägarnas förväntningar är beroende av att det görs satsningar inom till exempel järnväg. Kommunerna är också en viktig aktör för att möjliggöra utveckling av kollektivtrafik genom till exempel infrastrukturåtgärder som främjar kollektivtrafikens framkomlighet. För

24 3 (4) att minska risken arbetar Östgötatrafiken med att ytterligare utveckla relationerna med andra aktörer, exempelvis kommuner, för att bättre förstå varandras förutsättningar och behov samt att kunna påverka i önskvärd riktning. Under 2017 har bolaget påbörjat nya samarbetsformer med både Linköpings och Norrköpings kommun. 6. Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmannarevisorerna Revisorerna har genomfört en förvaltningsrevision som har återkopplats till ekonomiavdelningen. Dessutom har CFO tillsammans med berörda medarbetare samrått med revisorerna inför granskning av årsbokslut för Lekmannarevisionerna genomförde under 2016 en granskning av Östgötatrafikens hantering av förtroendekänsliga områden. Rapporten från den granskningen levererades i mars 2017 och har behandlats i bolagets styrelse. De åtgärder som bolaget vidtagit med anledning av granskningen har bedömts tillfredsställande av lekmannarevisorerna. 7. Ärenden, som bolaget överlämnat till regionen för att bereda regionfullmäktige tillfälle att ta ställning Under 2017 har inga ärenden överlämnats till regionfullmäktige. Till regionstyrelsen har, enligt gällande regelverk, frågan om inköp av tre nya tåg lämnats. Ärendet behandlades av regionstyrelsen i april Efterlevnad av det fastställda kommunala ändamålet Östgötatrafikens bolagsordning fastställer ändamålet med bolaget samt vilka kommunala principer som skall utgöra ramen för verksamheten. Där framgår att Östgötatrafiken skall utgöra driftsorganisation åt den regionala kollektivtrafikmyndigheten. I uppdraget ingår att verka för en attraktiv och effektiv kollektivtrafik inom Östergötland och angränsande regioner. Östgötatrafiken har inga andra uppdragsgivare än regionen och de kommuner som enligt lag och avtal lämnat över uppdrag till regionen. Verksamheten bedrivs helt enligt uppdragsavtalen och inom ramen för det regionala trafikförsörjningsprogrammet som regionen har fastställt. Därmed säkerställs bolagets efterlevnad av det kommunala ändamålet. 9. Efterlevnad av de kommunala befogenheterna I bolagsordningen framgår att det är lokaliseringsprincipen, likställighetsprincipen och självkostnadsprincipen som styr Östgötatrafikens verksamhet. Lokaliseringsprincipen säkerställs genom att det regionala trafikförsörjningsprogrammet pekar ut ramarna för kollektivtrafiken i Östergötland och trafik- och samhällsplaneringsnämnden sedan gör trafikbeställningar av bolaget. Likställighetsprincipen säkras genom transparenta taxor och biljettpriser där prisdifferentiering endast sker på sakliga skäl (tillexempel avstånd) och genom så kallad social differentiering genom lägre priser för barn/ungdom, studerande och seniorer. Självkostnadsprincipen styr den interna ekonomistyrningen då varje uppdrag

25 4 (4) bolaget har hanteras i separata spår för att säkerställa att varje uppdragsgivare enbart belastas med de kostnader som uppstår på grund av uppdragets utformning. 10. Efterlevnad av ägardirektiv, samt andra direktiv och avtal Östgötatrafiken har i ägardirektivet för 2017 inte haft några särskilda uppdrag utöver vad som anges i uppdragsavtalet som har beslutats av trafik- och samhällsplaneringsnämnden. 11. Efterlevnad av Region Östergötlands övergripande program och policy Östgötatrafiken följer de övergripande program och policys som genom ägardirektiv eller på annat sätt har pekats ut av regionen som aktuella för bolagetsverksamhetsområde. Linköping Sofia Malander VD

26 Bolagsdialog 2017 Regionstyrelsens Samordningsberedning bjuder in till bolagsdialog Tider: Plats: Torsdag 19 oktober kl 08:00 12:00 (sammanträdestid RS Sober) 08:00 AB Östgötatrafiken 09:15 Scenkonstbolaget i Östergötland AB 10:15 Almi Företagspartner Östergötland AB (beräknad tid per bolag, max 45 minuter) Missionskyrkan, lokal Pärlan, Drottninggatan 22, Linköping Målgrupp: Bolagets styrelseordförande samt verkställande direktör, ägarna företräds av ansvariga politiker och tjänstemän. Programpunkter Vad säger kommunallagen beträffande kommunala bolag ägare Genomgång av valda delar i regionens dokument för ägarstyrning ägare Avsikten med ägandet, förväntningar och ambitioner Ägarstyrning VS uppdragsstyrning Frågor där ägarna ska tillfrågas Region-/kommunstyrelsens uppsiktsplikt Bolagsstyrningsrapport Ordningsfrågor, kalenderfrågor 1

27 Möjligheter och utmaningar bolag Bolaget redogör för sin organisation och verksamhet ur ett ägarstyrningsperspektiv: (se RÖ s exempel på uppdelning i ägar- respektive uppdragsstyrning, bifogas) Bolagets förutsättningar för att utföra uppdraget: Omvärldsfrågor; bransch- och bolagspåverkan bolagets situation; ledning, ekonomi, verksamhet och risker Strategiska ägar- och verksamhetsfrågor, finansiella frågor Frågor som bolaget önskar ta upp Översyn av ägardirektiv inför nästa år Övriga frågor Välkomna Mats Johansson Regionstyrelsens ordförande Bilagor: RÖ, Regler för styrning av regionägda aktiebolag, stiftelser och andra associationer RÖ, exempel på uppdelning i ägar- respektive uppdragsstyrning Bolagsordning för respektive bolag, endast till RS Sober Ägardirektiv för respektive bolag, endast till RS Sober 2