Elektronisk fakturahantering (EFH)

Transkript

1 Elektronisk fakturahantering (EFH) Detta dokument används endast under utbildning i MONITOR G5. Det arbetssätt som beskrivs i utbildningen kanske inte stämmer på just ditt företag, så anteckningar behöver göras för att sedan beskrivas i företagets interna arbetsflödesbeskrivningar. För detaljerad information om olika begrepp och områden som beskrivs i utbildningen kan du läsa online-hjälpen till respektive rutin. Online-hjälpen hittar du via hjälpknappen på verktygsmenyn eller via Shift + F1 i rutinen. Du kan också se online-hjälp till ett visst område eller exempelvis en box via F1 i rutinen. Elektronisk fakturahantering som förkortas EFH är en tilläggsfunktion i MONITOR G5. EFH tillhandahåller systemstöd för att scanna in och elektroniskt hantera företagets leverantörsfakturor. Hela flödet från inscanning, ankomstregistrering, elektronisk attestrunda, definitivbokning samt sökning rationaliseras med hjälp av denna funktion. Teknisk beskrivning Till EFH behövs en scanner (manuell eller arkmatad) för att kunna koppla en bild av inkomna pappersfakturor till fakturaregistreringen. Rekommenderad filtyp vid inscanning av fakturor är PDF. Filtypen TIFF hanteras men omvandlas automatiskt till PDF vid inscanning, vilket tar lite längre tid. Data som berör EFH, inklusive inscannade bilder av fakturor, lagras i den ordinarie MONITORdatabasen. Hur fungerar det? Leverantörsfakturor kan hamna i MONITOR G5 på olika sätt: Fakturor i pappersformat som scannas in som PDF-filer och lagras i en fördefinierad mapp. Den mappen fungerar som inkorg för de fakturorna vid ankomstregistreringen. Fakturor som PDF-filer som kommer med e-post och dras direkt från e-postprogrammet och släpps på fakturavisningsfönstret vid ankomstregistreringen. E-fakturor som kommer via MONITOR-till-MONITOR till en särskild inkorg. Den inkorgen används vid ankomstregistreringen. Läs mer om MONITOR-till-MONITOR i online-hjälpen. E-fakturor som kommer via OptoSweden eller Readsoft till en särskild inkorg. Den inkorgen används vid ankomstregistreringen. Funktionen kräver ett tillval (plugin) för OptoSweden eller Readsoft. Läs mer om det nedan. Leverantörsfakturor ankomstregistreras i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Där hämtas fakturorna in från de ovanstående inkorgarna, alternativt att en faktura dras in och släpps på fakturavisningsfönstret i rutinen. I stället för att ankomstregistrera en faktura går det att preliminärboka den. En systeminställning styr om preliminärbokning ska tillämpas eller inte. Sida 1 av 17

2 När en faktura ankomstregistreras/preliminärbokas går det också välja att definitivboka fakturan direkt, om attestanten har rättighet att göra det. Alternativt går det att definitivboka fakturan efter att den är attesterad av en eller flera attestanter. Bilden på nästa sida beskriver fakturaflödet då EFH används. Tillval för OptoSweden och Readsoft Till EFH finns tillvalen OPTO-till-MONITOR och READSOFT-till-MONITOR. Det är en plugin som ger stöd för OptoSwedens tjänst för e-faktura eller Readsofts (numera Lexmarks) motsvarande tjänst. Det fungerar så här: Du behöver skapa ett konto för e-faktura hos tjänsteföretaget OptoSweden eller Lexmark, som sedan tar hand om de leverantörsfakturor ni får i pappersformat. Tjänsteföretaget scannar in och tolkar varje pappersfaktura och omvandlar leverantörsfakturan till en e-faktura, bestående av en PDF-fil och en XML-fil. Tjänsteföretaget exporterar sedan filerna i en mapp som sparas i en särskild inkorg du har satt upp. Inkorgen i sig är en mapp som måste skapas på MONITOR G5-servern och registreras på fliken Sökvägar för inkorgar i rutinen Scanna leverantörsfakturor i MONITOR G5. Inkorgen finns sedan tillgänglig i rutinen Registrera leverantörsfaktura, där fakturorna importeras för ankomstregistrering. PDF-filen används för att kunna se en bild av pappersfakturan. XML-filen används för att importera data från leverantörsfakturan till ankomstregistreringen. Uppgifterna från fakturan matchas i ett importfönster mot rätt inköpsorder och fakturaunderlag. Anteckningar: Sida 2 av 17

3 Inställningar för EFH Här beskrivs de olika inställningar som behöver göras innan det går att börja använda EFH i MONITOR G5. Användare I denna rutin gör du inställningar av olika rättigheter på de användare som ska använda EFH. Fliken Roller/Rättigheter Det finns förinställda rättigheter för EFH i de olika rollerna som följer med i systemet, exempelvis rollerna Ekonomichef och Inköpare. I boxen Resulterande rättigheter ser du alla rättigheter en roll har sedan du lagt till rollen på användaren. I de flesta fall räcker det med rollerna som finns för användarna som ska hantera EFH, men du kan vid behov även ställa in olika unika rättigheter för dessa. För EFH ställer du in rättigheterna i sektionerna Scanna leverantörsfaktura, EFH och EFHdokument i boxen Användarunika rättigheter. I bildexemplet ovan har en användare med rollen Ekonomiassistent även fått tillåtelse att öppna radattest, och det visas sedan i Resulterande rättigheter. Attestinställningar EFH I denna rutin gör du inställningar för attest av leverantörsfakturor. Fliken Attestanter Lägg till de användare som ska attestera leverantörsfakturor. Komplettera med inställningar för Attestgränser, Frånvaro från attest, Påminnelser, Vidarebefordra attest och Rättighet visa fakturadokument. Den sista inställningen finns även under knappen EFH i rutinen Användare. Sida 3 av 17

4 Fliken Attestgrupper Skapa attestgrupper om det behövs. I en attestgrupp räcker det att någon av attestanterna gör attesten för att fakturan ska gå vidare i flödet, till skillnad från en attestlista där fakturan måste godkännas av alla attestanter i listan. Fliken Attestlistor Skapa attestlistor om det behövs. En attestlista är en slinga med attestanter som en faktura måste gå igenom innan den kan definitivbokas. Till skillnad från en attestgrupp så ska en faktura som skickas till en attestlista godkännas av alla attestanterna i turordning i listan. En attestlista kan ha Parallell attest. Om den inställningen aktiveras skickas fakturan ut på attest till samtliga attestanter samtidigt, dvs. fakturan behöver inte attesteras i sekventiell ordning. Sida 4 av 17

5 Fliken Undantag attestgränser Lägg till undantag från attestgränser om det behövs. Undantagen kan vara baserade på leverantörskategori, leverantörsgrupp eller leverantör. Fliken Rättighet fakturavisning Skapa rättighetsgrupper för fakturavisning och ställ in villkor per grupp för vilka fakturor som ska få visas eller inte visas. En attestant kan du sedan vid behov knyta till en rättighetsgrupp. Fliken Schemaläggning Aktivera de två tjänsterna Vidarebefordra attest och Påminnelse via e-post och ställ in ett schema eller tidsintervall i boxen Inställningar, som styr när tjänsterna ska köras. Med knappen Kör går det även att köra tjänsterna manuellt. Gör även inställningar i boxen Inställningar för Påminnelse via e- post för tjänsten Påminnelse via e-post. Sida 5 av 17

6 Inställningar för inkommande e-post I denna rutin lägger du till ett e-postkonto knutet till en Exchange eller IMAP e-postserver och sätter typen MONITOR-till-MONITOR på kontot. Syftet är för att inkommande MONITOR-till-MONITOR e- postfakturor ska komma in i EFH-flödet. Med knappen Validera vald adress kan du testa att kontoinställningarna är korrekta. Då visas en grön bock i kolumnen längst till vänster. Är uppgifterna inte korrekta visas en varningssymbol. Inkommande MONITOR-till-MONITOR e-postfakturor kommer sedan automatiskt att hamna i den särskilda inkorgen Inkorg MONITOR-till-MONITOR i rutinen Registrera leverantörsfakturor. Inkorgen finns också som skrivbordskomponent (se längre ned). Inställningar för export/import Om du har installerat tillval för OptoSweden eller Readsoft e-fakturor kan du i denna rutin kontrollera att stödet för detta format finns, genom att välja importtypen Leverantörsfaktura på fliken Import. För OptoSweden visas OPTO-till-MONITOR. För Readsoft visas READSOFT-till-MONITOR. Inställningen Förvald har dock ingen betydelse för denna importtyp. Sida 6 av 17

7 Scanna leverantörsfakturor I denna rutin gör du inställningar för scanning av leverantörsfakturor. Dessa inställningar görs i MONITOR G5 på den dator som har scannern installerad. Rutinen kan du även använda för att scanna in nya pappersfakturor. Mer avancerade scannrar har en display där du kan välja var filerna ska sparas. Har du en sådan scanner kan du ställa in i scannern att så att filerna sparas i den mapp som du ställer in som inkorg nedan. Då behöver du inte använda rutinen Scanna leverantörsfakturor för att scanna. Fliken Scanna Gör inställningar för scanner och välj sökväg till inkorgen i boxen Inställningar. Sökvägen måste finnas angiven i boxen PDF-inkorgar i nästa flik. Fliken Sökvägar för inkorgar I boxen PDF-inkorgar på denna flik registrerar du minst en sökväg till en mapp som ska vara PDFinkorg för inscannade pappersfakturor. Det är här som PDF-filerna ska lagras vid inscanningen. Sida 7 av 17

8 Om andra användare av EFH ska ha tillgång till inscannade fakturor i inkorgen, vid ankomstregistrering i rutinen Registrera leverantörsfaktura, ska sökvägen peka på en utdelad mapp på en dator i nätverket. De andra användarna måste ha rättigheten Ändra i Windows för den mappen. Tillval för OptoSweden och Readsoft Om du har installerat ett av tillvalen OPTO-till-MONITOR eller READSOFT-till-MONITOR till EFH, så ska du i boxen XML-inkorgar registrera en sökväg till en mapp som ska vara XML-inkorg för e-fakturor som kommer via OptoSweden respektive Readsoft (Lexmark). Den mappen måste finnas på MONITOR G5- servern. Du ska också registrera en sökväg till en arkivmapp så att dessa e-fakturor som blivit ankomstregistrerade kan arkiveras. Den mappen måste också finnas på MONITOR G5-servern. Tillvalen OPTO-till-MONITOR och READSOFT-till-MONITOR läser av fakturafiler i XML-inkorgen och en nivå ned i underliggande mappstruktur. E-fakturorna består av en XML-fil och PDF-fil som exporteras i en mapp per faktura till XML-inkorgen. Exporten sker via filöverföring och utförs av OptoSweden respektive Readsoft. Sida 8 av 17

9 Fliken Bilagstyper Registrera de bilagstyper som du behöver, förutom Faktura som följer med från start. Bilagstyper är en etikett för andra typer av dokument som kan läggas till scannade fakturor, exempelvis följesedlar, inköpsorder, reseräkningar m.m. När ett sådant dokument läggs till en faktura, med knappen Lägg till dokument i fakturavisningsfönstret, går det att välja en av de bilagstyper som lagts upp här. Leverantörsregister Fliken Inställningar Välj en förvald Attestkod per leverantör om du behöver det. Valbara attestkoder är de attestanter och attestlistor som lagts upp i rutinen Attestinställningar EFH. Vald attestant eller attestlista blir sedan förvald att attestera fakturor från respektive leverantör. Backstage Skrivbord Alla som är attestanter kan lägga till komponenterna Uppgifter EFH och Inkorg MONITOR-till- MONITOR i sin skrivbordskonfiguration. Alternativt kan en administratör lägga in dessa komponenter i en skrivbordsmall som sedan attestanterna kan använda sig av. Sida 9 av 17

10 Att ha dessa två komponenter på sitt skrivbord effektiviserar dels bevakningen av aktiviteter som har att göra med leverantörsfakturor och dels är det smidigt att ankomstregistrera/preliminärboka fakturor. Du kan dubbelklicka på en uppgift på skrivbordet, så länkas du till Uppgifter och kan utföra den uppgift som ligger på dig. Du kan dubbelklicka på en faktura i inkorgen, så länkas du till Registrera leverantörsfaktura med fakturan inläst, för att ankomstregistrera/preliminärboka fakturan. Sida 10 av 17

11 Arbetsrutiner med EFH Här beskrivs de olika arbetsrutiner som utförs med EFH. Hämta in leverantörsfakturor i systemet Scanning av pappersfakturor 1. Lägg pappersfakturan/-fakturorna i scannern. 2. Öppna rutinen Scanna leverantörsfakturor. 3. Se till att en Inkorg är vald på fliken Scanna. Den inkorgen ska vara registrerad som PDF-inkorg på fliken Sökvägar för inkorgar. 4. Klicka på knappen Scanna. De inscannade pappersfakturorna visas sedan som bilder i boxen Inscannde bilder i rutinen. Skulle du behöva göra om en scanning bör du först ta bort den scannade fakturan för att inte få dubbletter av fakturan i inkorgen. Du tar bort en scannad faktura genom att markera den och sedan klicka på knappen Ta bort på rutinens verktygsmeny eller trycka Ctrl + F6. Mer avancerade scannrar har en display där du kan välja var de scannade dokumenten ska sparas. Har du en sådan scanner kan du scanna direkt från scannern till den mapp som är registrerad som PDF-inkorg i ovanstående rutin. Då behöver du inte använda den rutinen för att scanna in fakturorna. Hantering av faktura som kommer via e-post Alternativ 1: Spara fakturabilagan (PDF) från e-postprogrammet till den mapp som är registrerad som PDF-inkorg. Fakturan kan sedan ankomstregistreras/preliminärbokas i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Alternativ 2: Dra fakturabilagan direkt från e-postprogrammet till fakturavisningsfönstret i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Fakturavisningsfönstret öppnas automatiskt om du markerar en PDF-inkorg i sektionen Navigation i rutinen. När du släpper fakturan på fakturavisningsfönstret sparas PDF-filen i den PDF-inkorg som du har markerat. Alternativ 3 (MONITOR-till-MONITOR): Fakturan kommer som e-faktura (PDF och XML) till en särskild MONITOR-till-MONITOR-inkorg och kan sedan ankomstregistreras/preliminärbokas. Du kan snabbt hämta upp fakturan i rutinen Registrera leverantörsfaktura genom att dubbelklicka på fakturan i skrivbordskomponenten Inkorg MONITORtill-MONITOR så att den importeras. Alternativ 4 (OptoSweden och Readsoft) (Tillval) Fakturan kommer som e-faktura (PDF och XML), scannad och tolkad av tjänsteföretaget, till en särskild XML-inkorg som du först har skapat på MONITOR G5-servern. Fakturan kan sedan Sida 11 av 17

12 ankomstregistreras/preliminärbokas efter att den importerats i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Ankomstregistrera/Preliminärboka fakturor Dessa åtgärder görs i rutinen Registrera leverantörsfaktura. 1. I sektionen Navigation i rutinen väljer du en inkorg som du vill jobba med. Det räcker med att du markerar en PDF-inkorg. En MONITOR-till-MONITOR-inkorg eller en XML-inkorg (OptoSweden-tillägg) kan du expandera för att välja fakturor att importera. Några steg i beskrivningen nedan skiljer sig lite åt, beroende på vilken inkorg du valt att jobba med av ovanstående. Du kan minimera sektionen Navigation med knappen mer utrymme efter att du har valt eller importerat en faktura. eller trycka Ctrl + E, för att få 2. PDF-inkorg: finns det flera inscannade fakturor i en (antalet visas med en siffra bredvid inkorgen) bläddrar du med knapparna och längst upp i fakturavisningsfönstret, tills du ser den faktura som du ska ankomstregistrera/preliminärboka. 3. PDF-inkorg: om det är en materialfaktura och det finns en inköpsordernummer på fakturan, välj Ordernummer på huvudraden. Mycket av informationen hämtas då automatisk från inköpsordern, som leverantör, orderkoppling m.m. Finns ingen inköpsorder till fakturan väljer du Leverantör på huvudraden. 4. PDF-inkorg: fyll i fakturauppgifter på fliken Leverantörsfaktura. 5. MONITOR-till-MONITOR-inkorg och XML-inkorg: markera den faktura som ska importeras och klicka på knappen Importera. Alternativt, dubbelklicka på fakturan i inkorgen. Fakturauppgifterna hämtas och visas i ett importfönster. En bild av fakturan visas i fakturavisningsfönstret. 6. MONITOR-till-MONITOR-inkorg och XML-inkorg: kontrollera uppgifterna i importfönstret. Det visas en varning om en uppgift på fakturan saknas i databasen, med en förklarande tooltip på varningssymbolen. Sådana varningar går att korrigera senare, om det behövs. Du kan i importfönstret även byta leverantör om den uppgiften är fel samt välja om vårt kundnummer på leverantören ska uppdateras (förvalt). Är uppgifterna ok klickar du på knappen Skapa i fönstret som sedan stängs. Uppgifterna från fakturan är nu ifyllda på fliken Leverantörsfaktura. 7. Välj en Attestkod om det inte redan blivit ifyllt utifrån vald leverantör. 8. Vet du exempelvis inte vilken som ska attestera fakturan kan du lämna Attestkod tomt och istället markera Vänteläge. Vänteläge kan du även använda om du vid registrering av fakturan t.ex. upptäcker att den behöver kompletteras med mer uppgifter före attestrundan eller då du vill invänta att inköpsordern som fakturan avser blivit inlevererad. Dessa fakturor kan du Sida 12 av 17

13 senare hämta upp i inkorgen Vänteläge under Navigation. Vid nyregistrering sätts också en faktura automatiskt i vänteläge tills en attestkod är vald. 9. Om du tillämpar preliminärbokning kan du även markera Visa preliminärbokning under Kontering, för att se hur fakturan kommer att konteras. 10. Om du inte tillämpar preliminärbokning kan du förkontera fakturan genom välja ett konto under Kontering, som ett kontoförslag till attestanten. 11. Om fakturan ska definitivbokas direkt utan attest markerar du Definitivboka under Kontering. Du måste då också kontera klart fakturan innan du sparar. Läs mer under Definitivboka fakturor nedan. 12. Finns inköpsorder till fakturan öppnar du fliken Koppling av order för att koppla inköpsordern (om du inte tidigare valde ordernummer, i så fall blir ordern automatiskt kopplad till fakturan). Kontrollera även att styckpris på orderrad är samma som på fakturan, om inte så bör du korrigera priset på orderraden. Detta för att inköpsstatistiken ska vara korrekt. Kontrollera även att övrig information på orderrad är korrekt. Annars bör du t.ex. fördela eventuella differenser mellan fakturan och inköpsorder på befintlig orderrad beroende på fel levererat antal, lägga till orderrad för fraktkostnader osv. Du behöver låsa upp antalsfältet först med hänglåsknappen om levererat antal ska korrigeras (nedåt). 13. Behöver du t.ex. ta med en tidigare fakturas kontering på samma leverantör till den nuvarande fakturan, så byter du till fliken Senaste fakturor. Här markerar du den tidigare fakturan i övre boxen och sen markerar du i kolumnen Ta med i nedre boxen de konteringar som ska tas med och klickar sedan på knappen Kopiera kontering. 14. Spara slutligen fakturan i rutinen. 15. PDF-inkorg och MONITOR-till-MONITOR-inkorg: informationen i fönstret nollställs efter spara och rutinen är redo att registrera nästa faktura. Fakturafilerna (PDF och XML) i MONITOR-till- MONITOR-inkorgen tas bort automatiskt när fakturan sparas. 16. XML-inkorg: när fakturan sparas flyttas fakturafilerna (PDF och XML) automatiskt från XMLinkorgen till den arkivmapp som är registrerad för XML-inkorgen. Finns det fler fakturafiler i inkorgen hämtas nästa faktura automatiskt till importfönstret och du kan göra stegen igen från punkt 6 ovan, i det fall du ska ankomstregistrera fler fakturor. Annars klickar du på knappen Avbryt i importfönstret. Om du tillämpar preliminärbokning sätts fakturan som Preliminärbokad när den sparas, annars sätts den som Ankomstregistrerad. Har du valt attestkod får den Status EFH satt till "Ute på attest (Namn)", där attestantens namn visas inom parenteserna bredvid statusen. Om en attestlista är vald visas första attestanten i attestslingan. Om fakturan har Vänteläge markerat får fakturan istället Status EFH satt till "Vänteläge". För att ta upp en redan sparad faktura, välj Valfri faktura under Navigation och välj sen fakturans Löpnummer på huvudraden. Där ser du också senast registrerade fakturas löpnummer. Sida 13 av 17

14 Attestera leverantörsfakturor Om du är en användare som ska attestera en faktura blir du meddelad när det finns en faktura att attestera. Informationen kan du få på följande olika sätt: Meddelande som visas några sekunder nere i högra hörnet efter att du har startat MONITOR G5. Klicka på länken i meddelandet för att komma till Uppgifter i Meddelandecenter. Meddelande som visas med en röd symbol med ett utropstecken på knappen Meddelandecenter. Öppna Uppgifter i meddelandecentret och välj fliken EFH. Här kan du markera en faktura och länka dig inläst. till rutinen Attestera leverantörsfaktura med fakturan Skrivbordskomponenten Uppgifter EFH. Du kan dubbelklicka här på uppgiften för att öppna fakturan i rutinen Attestera leverantörsfaktura. Påminnelse via e-post (schemaläggs i rutinen Attestinställningar EFH). 1. Öppna fakturan i rutinen Attestera leverantörsfaktura. 2. Koppla order/orderrader på fliken Koppling av order om det inte redan är gjort. 3. Kontera fakturan genom att lägga till eller ändra konteringsrader under Kontering på fliken Leverantörsfaktura. 4. Markera kryssrutan A på varje konteringsrad för att sätta att raden är attesterad. Attestant fylls då i på raden. 5. I fakturavisningsfönstret kan du vid behov skriva ett meddelade till nästa person i flödet. 6. Om du gör ändringar på fakturan kan du spara ändringarna, men ändringar sparas också automatiskt då fakturan godkänns. Fakturan ligger kvar i rutinen efter att du har sparat. Sida 14 av 17

15 7. När du är klar attesterar du fakturan med knappen Godkänn på verktygsmenyn eller trycker Ctrl + A. Du kan som alternativ välja att vidarebefordra eller underkänna fakturan. Se mer om det nedan. När du har godkänt fakturan går den vidare till nästa attestant i flödet. Om du är den sista attestanten som godkänner fakturan går den vidare till definitivbokning. Fakturan hamnar då i För definitivbokning under navigationspanelen i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Efter att ha godkänt en faktura hämtas automatiskt nästa faktura som du har att attestera. Finns ingen mer faktura att attestera visas ett meddelande om det. Du kan också vidarebefordra fakturor. Om du klickar på knappen Vidarebefordra eller trycker Ctrl + F, öppnas en dialogruta där du väljer om du ska vidarebefordra fakturan eller godkänna och vidarebefordra den. I vänster del av dialogrutan kan du välja vilka attestanter/grupper som fakturan ska vidarebefordras till. När du har vidarebefordrat fakturan flyttas den från dina uppgifter även om du inte har godkänt den. Du kan också underkänna fakturor. Om du klickar på knappen Underkänn måste du ange ett meddelande varför du underkänner fakturan. Därefter lämnar fakturan attestrundan och hamnar i Underkända under navigationspanelen i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Du kan underkänna en faktura om du t.ex. behöver skicka tillbaka den till ekonomiavdelningen för utredning. När du har underkänt fakturan får den Status EFH satt till "Underkänd". Definitivboka leverantörsfakturor När en faktura är helt attesterad hamnar den i För definitivbokning under navigationspanelen i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Här hamnar även fakturor som definitivbokas direkt utan attest. På samma sätt som du kan få information enligt ovan, om att en faktura finns att attestera, kan du få information om att en faktura finns att definitivboka. 1. Öppna rutinen Registrera leverantörsfaktura och markera fakturan under För definitivbokning i sektionen Navigation. 2. Markera Definitivboka under Kontering. 3. Spara fakturan. När du har definitivbokat fakturan sätts den som Fullbetald och får Status EFH satt till "Arkiverad". Sida 15 av 17

16 Hantera underkända fakturor Finns det underkända fakturor kan du justera, spara och låta dem ligga kvar som underkända i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Du kan också se meddelande om orsak till underkännandet i fakturavisningsfönstret, vad som behöver justeras. Du kan skicka ut en underkänd faktura på ny attestrunda när felet har blivit korrigerat. Gå in i attestlistan under knappen Attestlista och lägg till attestanter på nytt. Du kan alternativt definitivboka fakturan direkt, om du har rättighet att göra det. Följa upp/bevaka leverantörsfakturor I rutinen Fakturaöversikt EFH kan du se information om leverantörsfakturor i EFH-flödet. Du kan exempelvis se vilka fakturor som ligger ute för attest, vilka som är färdigattesterade och vilka som ligger för definitivbokning. Med listtypen Statistik kan du se historisk data över attestinformation för fakturor som är färdighanterade i EFH-flödet. Statistiken visar antal hanterade fakturor och hanteringstid per faktura. Listtypen Byt attestant är uppdateringsbar, i den kan du byta attestant på fakturor. Visa fakturainformation I många rutiner i modulerna Redovisning och Inköp går det att visa fakturainformation och se en bild av fakturan samt se information om kontering, händelselogg m.m. Lägga till dokument/bilaga Fakturor kan sparas utan fakturabild (inläst PDF-/TIFF-fil). Om du inte har någon fil inläst måste du Sida 16 av 17

17 markera Spara utan bild på huvudraden för att kunna spara. Det är dock möjligt att lägga till filer i efterhand. Visningsfönstret öppnas med knappen Visa fakturabild. I det fönstret kan du med knappen Lägg till dokument/bilaga öppna en dialog där du anger filsökvägen, vilket dokument/bilagstyp som ska läggas till samt om filen ska tas bort lokalt efter att den lagts till i MONITOR G5. Bilagstyper hanteras i rutinen Scanna leverantörsfakturor. Du kan även välja att ersätta befintliga dokument/bilagor eller ta bort tillagda bilagor. Sida 17 av 17