Sammanträdesrum Fjelie, kommunhuset i Lomma

Transkript

1 Sammanträdesdatum s. 1 (18) KULTUR OCH FRITIDSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT Plats Sammanträdesrum Fjelie, kommunhuset i Lomma Tid Måndagen den 15 februari 2016, kl Beslutande Carin Hansson (M) Emma Köster (M) Yvonne Andreasson (L) Karl-Gustav Nilsson (S) Elisabeth Svensson (M) ordförande 7-16 vice ordförande 7-16 ledamot 7-16 ledamot 7-16 ersätter Gustav Carlberg (M) 7-16 Övriga deltagare Maria Franzén Waljenäs Bo Kristoffersson Michael Tsiparis Per-Olof Petersson Staffan Friberg nämndsekreterare 7-16 förvaltningschef 7-16 kultur- och fritidschef 7-16 ekonom 7-13 utredningschef 7-16 Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Karl-Gustav Nilsson Kommunhuset i Lomma, Paragrafer 7-16 Sekreterare Ordförande Justerande Maria Franzén Waljenäs Carin Hansson Karl-Gustav Nilsson

2 Sammanträdesdatum s. 2 (18) Beslutande organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Sammanträdesdatum Paragrafer 7-16 Datum när anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Datum när anslaget tas ned Förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid

3 Sammanträdesdatum s. 3 (18) 1. 7 Information från förvaltningen 2. 8 Förslag till bokslut Förslag till överföring av över- och underskott i driftbudget mellan år 2015 och Förslag till anläggande av Parkourbana i Bjärred Rapport intern kontroll Uppföljning av synpunkter och förslag (LUKAS) i samband med bokslut för Förslag till yttrande över förslag till program för uppföljning och insyn i verksamhet som utförs av privata utförare Förslag till avtal om anläggningsarrende för konstgräsplan i Borgeby Information om val av ny ledamot till kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Uppdrag till förvaltningen avseende allaktivitetshus på Bjärehovsområdet och tillfälliga lösningar på fritidsgårdsverksamhet i Bjärred

4 Sammanträdesdatum s. 4 (18) KFNAU 7 Dnr KFN 2016:3.000 Information från förvaltningen Kultur- och fritidschefen och förvaltningschefen informerar om: Anmälningar till MFF:s fotbollsakademi på Pilängskolan och Rutsborgskolan Förslag till placering av nytt aktivitetshus Värdering av Pilängsbadet Öppet hus på fritidsgården Centralen den 16/2 Föreningsdag den 14/5 Översyn av systemet för bokningar av idrottshallar Ökning av antalet elever i årskurs 4 höstterminen 2016 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott beslutar följande: Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har tagit del av informationen.

5 Sammanträdesdatum s. 5 (18) KFNAU 8 Dnr KFN 2016: Förslag till bokslut 2015 Bokslutet är en del i den rapportering och uppföljning som nämnderna ska genomföra enligt Lomma kommuns styr- och kvalitetssystem. Bokslutet innehåller uppgifter om ekonomiska avvikelser, större händelser under året och verksamheternas måluppfyllelse samt en framtidsutblick för kommande möjligheter och utmaningar. Nämndens bokslut ligger sedan till grund för kommunens årsredovisning. Ekonom Per-Olof Petersson föredrar ärendet för arbetsutskottet. Beslutsunderlag Skrivelse från förvaltningschef och kultur- och fritidschef Bokslut 2015: Fritidsverksamhet Bokslut 2015: Kulturverksamhet Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta följande: Kultur- och fritidsnämnden godkänner bokslut för 2015 avseende kultur- och fritidsnämndens verksamhet, inklusive förslag till text avseende kultur- och fritidsnämndens verksamhet i årsredovisningen, efter ändringar enligt av utskottet givna direktiv, och överlämnar det till kommunstyrelsen../. Bilaga A, B.

6 Sammanträdesdatum s. 6 (18) KFNAU 9 Dnr KFN 2016: Överföring av över- och underskott i driftbudget mellan år 2015 och 2016 Kommunfullmäktige fastställde i juni 2003 regler för överföring av budgetavvikelser i driftbudgeten. Reglerna har därefter reviderats 2010, 2012 och Överföringsregler Huvudprincipen är att 100 % av alla uppkomna över- och underskott överförs till nästkommande budgetår. En förutsättning för överföring av överskott är att lagreglerade krav på verksamheten och fastställda nämndsmål ska vara uppfyllda. Vid bedömningen av över- och underskott i verksamheten ska avvikelser mot såväl intern- som externbudget beaktas och överföras till kommande budgetår. Större avvikelser avseende kapitalkostnader och realisationsresultat ska exkluderas från överföringssystemet. Överförda överskott får inte användas för ändamål som är nivåhöjande för verksamheten. Inför varje budgetår anger Kommunfullmäktige hur stort det ekonomiska utrymmet är för att disponera överförda medel. Om det ekonomiska utrymmet är mindre än de överskott som totalt finns ackumulerade, så rullas verksamheternas rätt att disponera dessa till nästkommande år. Det uppkomna överskottet kommer alltid verksamheterna tillgodo, så snart ekonomin tillåter. Vissa verksamheter är undantagna från reglerna för över- och underskottshantering, på grund av att de är mycket svåra eller omöjliga att påverka. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter omfattas inte av undantagsreglerna. Kommunfullmäktige beslutar om överföring av över-/underskott. Tillämpning på Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden Alla lagreglerade krav på verksamheten är tillgodosedda och samtliga mål är uppfyllda. Kostnader och intäkter, både externa och interna har tagits med i bedömningen. (Bilaga 1)

7 Sammanträdesdatum s. 7 (18) KFNAU 9 (forts.) Förslag till överföringar Kulturverksamhet: Driftöverskott från 2015 på 141 tkr överförs till 2016 (bilaga 1). Ej överfört driftöverskott från tidigare år på 59 tkr överföres till 2016 (bilaga 1). Totalt överförs 200 tkr till Fritidsverksamhet: Driftunderskott från 2015 på -42 tkr överförs till 2016 (bilaga 1). Ej överfört driftsöverskott från tidigare år på 190 tkr överföres till 2016 (bilaga 1). Totalt överförs 148 tkr till Beslutsunderlag Skrivelse från förvaltningschef och kultur- och fritidschef Bilaga: Underlag till resultatöverföring från 2015 års driftbudget Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta följande: Kultur- och fritidsnämnden hemställer hos kommunfullmäktige om att överföra 200 tkr till kulturverksamheten Kultur- och fritidsnämnden hemställer hos kommunfullmäktige om att överföra 148 tkr till fritidsverksamheten /. Bilaga.

8 Sammanträdesdatum s. 8 (18) KFNAU 10 Dnr KFN 2016: Förslag om att anlägga Parkourbana i Bjärred Bjerreds Gymnastikförening inkom med en skrivelse till Lomma kommun, vilken syftade till att väcka kommunens intresse för att anlägga en parkourpark i Bjärred. Föreningen har sedermera inkommit med ytterligare en skrivelse. I denna skrivelse, daterad till , redogör Bjerreds Gymnastikförening för sin parkourverksamhet, syftet med den tilltänkta parkourparken och uppskattade anläggningskostnader. Kultur- och fritidsnämnden beslutade , 78, att uppdra åt förvaltningen att utreda möjligheten att anlägga en parkourbana i norra kommundelen och återkomma till nämnden med förslag på placering och finansiering. Nämnden gav även förvaltningen i uppdrag att tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen bereda ett förslag till placering. Nämnden gav vidare förvaltningen i uppdrag att inför budgetberedning för år 2017 bereda förslag till finansiering av parkourbana i norra kommundelen. Förvaltningen har inkommit med ett förslag till placering och finansiering av parkourbana. Förvaltningens överväganden och förslag Förvaltningen har i enlighet med skrivelse från förvaltningschef och kultur- och fritidschef gjort bedömningen att det finns behov av en parkourbana i den norra kommundelen. Placering Bjärehovsparken lämpar sig som plats för en parkourbana dels för närheten till gymnastikföreningens verksamheter, men också då hela Bjärehov håller på att utvecklas till ett område för skola, föreningar och spontanidrott. Parkourbanan kommer att ta cirka 400 kvadratmeter i anspråk. Tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen har två möjliga placeringar hittats. Förslag 1: Den första placeringen är vid gräsytan närmast skateparken. Nackdelen blir närheten till skolan och att hela gräsytan tas upp av anläggningen. Fördelen blir närheten till hallarna.

9 Sammanträdesdatum s. 9 (18) KFNAU 10 (forts.) Förslag 2: Den andra tänkbara placeringen är längst norrut i Bjärehovsparken. Fördelen blir att gräsytan hålls öppen och att det inte blir någon konkurrens med annan verksamhet. Nackdelen är avståndet. Bjerreds gymnastikförening ser i sin skrivelse de båda placeringarna som tänkbara. Förvaltningen förordar det andra alternativet. Det andra alternativet är inte beroende av framtida planer för Bjärehovsområdet. Finansiering Parkourbanan ska byggas tillsammans med Bjerreds gymnastikförening. De står för expertisen och har möjlighet att söka ekonomiskt stöd för att bygga banan, bland annat genom Arvsfonden och genom Skåneidrotten. Kommunens kostnad blir då cirka hälften av vad parkourbanan kostar. Bjerreds gymnastikförening har tagit fram två alternativa förslag på parkourbana. Alternativ 1 kostar 800 tkr och alternativ 2 kostar tkr. Båda alternativen är 400 m2 och har gummiasfalt som fallskydd. Man kan även välja en billigare form av fallskydd, såsom flis eller konstgräs. Om man väljer ett billigare fallskydd finns det utrymme för fler byggelement/hinder. Byggelementen/hindren i exemplen består dels av räcken, dels av platsbyggda betonghinder. I alternativ 2 ingår även en del för utegym samt en sandlåda att landa i efter övningar i räcken. Förvaltningen förordar alternativ 2 då parkourbanan får en bredare målgrupp genom utegymmet. Sandlådan gör också att fallen blir mjukare och att man kan göra mer avancerade övningar. I alternativ 2 finns också fler hinder vilket gör att betydligt fler övningarna kan göras och variationerna blir fler. Kommunens kostnad blir då preliminärt kronor för alternativ 2. Efter färdigställandet av parkourbanan äger kommunen banan till 100 % och ansvarar för skötseln av den. Bjerreds gymnastikförening kommer att ha företrädesrätt vid bokningar av banan.

10 Sammanträdesdatum s. 10 (18) KFNAU 10 (forts.) Beslutsunderlag Skrivelse från förvaltningschef och kultur- och fritidschef Bilaga: Skissunderlag, förslag på Parkour Park, Skiss version 2.0 Bilaga: Skissunderlag, förslag på Parkour Park, Skiss version 1.2 Skrivelse från parkansvarig Kultur- och fritidsnämndens protokoll , 78 Skrivelse från förvaltningschef och kultur- och fritidschef Skrivelse från Bjärreds gymnastikförening till förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid Skrivelse från Bjärreds gymnastikförening till förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår kultur-och fritidsnämnden besluta följande: Kultur- och fritidsnämnden ställer sig, under förutsättning att ett avtal kan träffas med Bjerreds gymnastikförening avseende ägande, finansiering, skötsel och tillträde, positiv till att en parkourbana placeras längst norrut i Bjärehovsparken, enligt förslag 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att, under förutsättning att ett avtal kan träffas med Bjerreds gymnastikförening avseende ägande, finansiering, skötsel och tillträde, äska 700 tkr i investeringsmedel inför år 2017 för att anlägga en parkourbana i Bjärehovsparken, enligt alternativ 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar remittera förslaget till tekniska nämnden för yttrande.

11 Sammanträdesdatum s. 11 (18) KFNAU 11 Dnr KFN 2016: Rapport intern kontroll 2015 Enligt kommunallagen 6 kap 7 skall nämnden tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande mål, riktlinjer och föreskrifter. Detta brukar benämnas intern kontroll. Kommunfullmäktige har vid sammanträde fastställt reviderat reglemente för intern kontroll och kommunstyrelsen har vid sammanträde beslutat om anvisningar till reglemente för intern kontroll. Av anvisningarna framgår bland annat att respektive nämnd ska anta internkontrollplan för nästkommande år senast i samband med att nämnden antar budgeten. Av reglementet framgår också att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att: En organisation ska upprättas för den interna kontrollen. Regler och anvisningar antas för den interna kontrollen I linje med reglemente och anvisningar skall nämnden besluta om områden för internkontroll som både är av säkerhetssyftande och av verksamhetsuppföljande natur. Av reglementet framgår att den interna kontrollen med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Handlingsplan för intern kontroll 2015 Planen för intern kontroll 2015 omfattar kommungemensamma kontroller avseende: Upphandling Flex- och övertid samt semester

12 Sammanträdesdatum s. 12 (18) KFNAU 11 (forts.) Kultur- och fritidsnämnden har, vid sammanträdet KFN 55/09, fastställt handlingsplan för nämndspecifik intern kontroll 2015 inom följande områden: Ekonomi Delegationsbeslut Lokaluthyrning Uppföljning av handlingsplanen redovisas i bilaga. Beslutsunderlag Skrivelse från förvaltningschef och utredningschef Uppföljningsrapport Internkontroll: Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta följande: Kultur- och fritidsnämnden godkänner och överlämnar rapport avseende intern kontroll 2015 till kommunstyrelsen och Lomma kommuns revisorer../. Bilaga.

13 Sammanträdesdatum s. 13 (18) KFNAU 12 Dnr KFN 2016: Uppföljning av synpunkter och förslag (LUKAS) i samband med bokslut för 2015 När en kommuninvånare har synpunkter, förslag eller klagomål på kommunens service finns möjligheten att lämna dem till LUKAS, som är Lomma kommuns system för hantering av synpunkter och klagomål. LUKAS står för "Lomma kommun uppmanar kommuninvånarna avge synpunkter". Oberoende av om synpunkterna skickas in via hemsidan, svarskort, brev eller telefon samlas de upp, registreras i en gemensam databas, klassificeras och skickas vidare till berörd förvaltning. Förvaltningen skickar sedan ett meddelande till uppgiftslämnaren om hur ärendet kommer att behandlas. Den som lämnat en synpunkt får, inom två arbetsdagar, en bekräftelse på att synpunkten är mottagen och vidarebefordrad till berörd handläggare. Synpunkten ska besvaras så snart som möjligt och publiceras därefter på kommunens hemsida. Bakgrunden till den samlade redovisningen är att nämnden ska ges ett samlat underlag av vilka synpunkter som inkommer till nämnden. Synpunkterna finns, så snart de är registrerade, tillgängliga att läsa dygnet runt via Lomma kommuns hemsida. Under perioden har det inkommit 12 synpunkter som berör kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Beslutsunderlag Skrivelse från förvaltningschef och nämndsekreterare Bilaga: Inkomna synpunkter och förslag kultur- och fritid Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta följande: Kultur- och fritidsnämnden godkänner rapporten.

14 Sammanträdesdatum s. 14 (18) KFNAU 13 Dnr KFN 2016: Förslag till yttrande över förslag till program för uppföljning och insyn i verksamheter som utförs av privata utförare Kommunstyrelsens arbetsutskott har, vid sammanträdet (KSAU 12/16), behandlat förslag till program för uppföljning av och insyn i verksamhet som utförs av privat utförare. Utskottet beslutade remittera förslaget till nämnderna för yttrande. Förvaltningen har inkommit med ett förslag till yttrande. Förvaltningens förslag Förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid ser positivt på programförslaget som på ett bra sätt understryker att de krav och förutsättning som gäller för kommunala utförare också omfattar en privata utförare som får uppdrag att utföra en kommunal uppgift. Förvaltningen har därför ingenting att erinra mot förslaget till program för uppföljning av och insyn i verksamhet som utförs av privat utförare. Beslutsunderlag Skrivelse från förvaltningschef och utredningschef Skrivelse från kanslichef till kommunstyrelsens arbetsutskott Bilaga: Förslag till program för uppföljning av och insyn i verksamheter som utförs av privata utförare Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta följande: Kultur- och fritidsnämnden meddelar kommunstyrelsens arbetsutskott att nämnden inte har något att erinra mot förslaget till program för uppföljning av och insyn i verksamhet som utförs av privata utförare.

15 Sammanträdesdatum s. 15 (18) KFNAU 14 Dnr KFN 2015: Förslag till avtal om anläggningsarrende för konstgräsplan i Borgeby I samband med färdigställandet av konstgräsplan i Borgeby har ett arrendeavtal mellan kultur- och fritidsnämnden och arrendatorerna tagits fram. Arrendatorerna är Bjärreds IF och Borgeby FK. Avtalet reglerar användning av konstgräsplanen, arrendetid och arrendeavgift. För att avtalet ska gälla krävs ett godkännande av kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta följande: Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslaget till avtal om anläggningsarrende för konstgräsplan i Borgeby.

16 Sammanträdesdatum s. 16 (18) KFNAU 15 Dnr KFN 2016: Information om val av ny ledamot till kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Ordförande Carin Hansson (M) informerar arbetsutskottet om att Gustav Carlberg (M) har avsagt sig sitt uppdrag som ledamot i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott, och att kultur- och fritidsnämnden vid nästkommande sammanträde därför behöver utse en ny ledamot. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott beslutar följande: Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har tagit del av informationen.

17 Sammanträdesdatum s. 17 (18) KFNAU 16 Dnr KFN 2016: Uppdrag till förvaltningen avseende allaktivitetshus på Bjärehovsområdet och tillfälliga lösningar på fritidsgårdsverksamhet i Bjärred Ärendet kring Stationens placering i den norra kommundelen aktualiserades när kultur- och fritidsnämnden gav förvaltningen i uppdrag att utreda förutsättningarna att överföra Stationens verksamhet till Bjärehovskolans lokaler i samband med att Alfredhällskolans nya lokaler skulle tas i bruk. För att möjliggöra en annan lokalisering av Stationens verksamhet och att den möter verksamhetens behov behöver kultur- och fritidsnämnden genomföra en beställning av lokaler för sitt behov. I processen för att genomföra större investeringar (>1,5mnkr) är brukarnämnd/förvaltning ansvarig för processen fram till att beställning är gjord. Ett första steg är att utreda behov och sedan besluta om förfrågan till tekniska nämnden förstudieoffert. Förstudieofferten ligger sedan till grund för brukarnämnd/förvaltning att besluta om eventuell beställning utifrån offerten. Kultur och fritidsnämnden beslutade , 31, uppdra åt förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid att översända förfrågan till tekniska nämnden om att inkomma med en förstudieoffert avseende lokalisering av fritidsgård på Bjärehovsområdet. Förstudieofferten skulle inkomma till förvaltningen senast Tekniska nämnden inkom med en förstudieoffert Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott beslutade , 71, uppdra åt förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid att översända förfrågan till tekniska nämnden om att inkomma med en förstudieoffert avseende fritidsgård på Bjärehovsområdet genom tillbyggnad av Lilla Bjärehovshallen till en yta om totalt 530 m 2. Tekniska nämnden inkom med en förstudieoffert Utskottets handläggning Vid utskottets sammanträde föreslår ordföranden att förvaltningen ska få i uppdrag: Att översända förfrågan till tekniska nämnden om att inkomma med en offert avseende placering av ett tvåplans allaktivitetshus på gräsplanen mellan värmeverket, biblioteket och fritidsklubben på Bjärehovsområdet. Att tillsammans med lärare och elever ta fram förslag på tillfälliga lösningar avseende fritidsgårdverksamhet i Bjärred.

18 Sammanträdesdatum s. 18 (18) KFNAU 16 (forts.) Att till arbetsutskottets sammanträde återkomma med ett förhandsbesked, och till utskottets sammanträde ett fullständigt svar, avseende såväl tillfälliga lösningar på fritidsgårdsverksamhet i Bjärred som placering av ett tvåplans allaktivitetshus. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta följande: Kultur- och fritidsnämndens uppdrar till förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid att översända förfrågan till tekniska nämnden om att inkomma med en offert avseende placering av ett tvåplans allaktivitetshus på gräsplanen mellan värmeverket, biblioteket och fritidsklubben på Bjärehovsområdet. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid att, tillsammans med lärare och elever, ta fram förslag på tillfälliga lösningar avseende fritidsgårdverksamhet i Bjärred. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till förvaltningen för utbildning, kost, kultur och fritid att till arbetsutskottets sammanträde återkomma med ett förhandsbesked, och till utskottets sammanträde ett fullständigt svar, avseende såväl tillfälliga lösningar på fritidsgårdsverksamhet i Bjärred som placering av ett tvåplans allaktivitetshus.