STADEN JAKOBSTAD PIETARSAAREN KAUPUNKI

Transkript

1 PIETARSAAREN KAUPUNKI MÖTESKALLELSE Möteskallelse Tisdagen den 8 januari 2019 kl. 8:15 i Otto-salen, Malmska Beslutande Ordinarie ledamöter Personliga ersättare Henrik Sandberg, ordförande Carola Häggblom Annica Haldin, viceordförande Daniel Tunér Marcus Suojoki Mona Vikström Märta-Lisa Westman Stefan Storholm Simon Holmstedt Bjarne Strengell Mervi Rantala Ulla Hellén Lisen Sundqvist Teija Löfholm Andreas Hjulfors Daniel Svenlin Bernice Törnqvist Görel Granholm Karita Nynäs Jan Ray Maria Palm Bo Kronqvist Roger Frostdahl Roy Björkman Stefan Grahn Mikael Lindvall Greger Forsblom Håkan Storbacka Johanna Holmäng Helena Berger Ralf Lindfors Benita Finne Övriga deltagare Lars Björklund, stadsstyrelsens representant Kristina Stenman, stadsdirektör Gun Kapténs, kommundirektör Stefan Svenfors, kommundirektör Gösta Willman, stadsdirektör Pia-Maria Sjöström, t.f. social- och hälsovårdsdirektör Pirjo Knif, chef för äldreomsorgen Marit Björkstrand, chef för miljöhälsovården Marika Björkskog, t.f. ekonomichef Carola Lindén, chef för socialomsorgen Päivi Stenman, personalchef Lis-Marie Vikman, chef för vårdarbetet Christina Sundqvist, kanslisekreterare Ärenden Enligt bifogade föredragningslista. Enligt uppdrag: Christina Sundqvist kanslisekreterare

2 PIETARSAAREN KAUPUNKI MÖTESKALLELSE Sammanträdets lagenliga sammankallande och beslutförhet Protokolljustering Fastställande av föredragningslistan Upphandling av gemensamt patient- och klientdatasystem inom Vasa Sjukvårdsdistrikts område Bilaga A Anskaffande av nytt patient- och klientdatasystem... 6

3 Föredragningslista Sida 1 1 SAMMANTRÄDETS LAGENLIGA SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET

4 Föredragningslista Sida 2 2 PROTOKOLLJUSTERING I tur: Simon Holmstedt och Ralf Lindfors (Maria Palm och Andreas Hjulfors). Protokollet justeras fredagen och hålls framlagt måndagen

5 PIETARSAAREN KAUPUNKI Föredragningslista Sida 3 3 FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Föredragningslistan fastställs ( ) i föreliggande form ( ) med tillägg av de ärenden som antecknats under

6 PIETARSAAREN KAUPUNKI Föredragningslista Sida 4 Diarienr JSTAD/7/ UPPHANDLING AV GEMENSAMT PATIENT- OCH KLIENTDATASYSTEM INOM VASA SJUKVÅRDSDISTRIKTS OMRÅDE Bilaga A: Förslag till avtal Ett av de viktigaste målen i social- och hälsovårdsreformen är att sammanjämka tjänsterna så att de skapar en enhetlig helhet där kunden kan få vård och betjäning i rätt tid. En förutsättning är då att patient- och klientdata är tillgängligt i hela området och att kommunikationen mellan olika enheter fungerar fullt ut. Målet är att skapa mera kundorienterade, genomslagskraftiga, kostnadseffektiva och bättre sammanjämkade tjänster. Användningen av digitalisering och e-tjänster kommer också att öka kraftigt vilket i högsta grad motiverar anskaffandet av ett nytt patient- och klientdatasystem. Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikt står i begrepp att upphandla ett nytt och omfattande klient- och patientdatasystem (APTJ) för social- och hälsovården. Upphandlingen omsätts i praktiken genom en konkurrenspräglad dialog, där ansvaret för upphandlingsprocessen bärs av KL-Kuntahankinnat Ab. Dessutom deltar också ESSOTE (Samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Södra Savolax), SOSTERI (Samkommunen för Östra Savolax sjukvårdsdistrikt) och SIUNSOTE (Samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Norra Karelen) i konkurrensutsättningen av systemet. Konkurrensutsättningen befinner sig nu i den tredje fasen och tre företag har gått vidare. Styrelsen för Vasa sjukvårdsdistrikt tog vid sitt sammanträde / 100 ställning till medverkandet i konkurrensutsättningen som förvaltas av Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikt och Kuntahankinnat. Vid sitt sammanträde / 116 beslutade styrelsen att medverka i ifrågavarande konkurrensutsättning. Konkurrensutsättningen av klient- och patientdatasystemet är ett av de största upphandlingsprojekt som genomförts i Finland. Upphandlingen av ett nytt klient- och patientdatasystem är i första hand ett projekt som skapar förutsättningar för verksamhetsutveckling, där målet är att verksamhetsmässigt förenhetliga social- och hälsovårdsprocesserna i regionen. Förenhetligandet omfattar såväl patient- och klientprojekt som t.ex. samma produkter, tjänster, dokumentationsrutiner, kodsystem och integrerade system, vilket i praktiken betyder att man skapar gemensamma spelregler för en social- och hälsovårdsservice som omfattar hela landskapet. Systemet bygger därutöver på en enhetlig IKT-infrastruktur som omfattar hela landskapet. Ett enhetligt system skapar ett gemensamt dokumentationssätt, samtidigt som det blir lättare att effektivera och förbättra verksamheten än i nuläget. I och med ibruktagningen av det nya systemet kommer man i något skede

7 PIETARSAAREN KAUPUNKI Föredragningslista Sida 5 att avstå från de gamla systemen och licenserna, varefter man innehar ett enhetligt system och betalar enbart för en systemhelhet. Upphandlingen av klient- och patientdatasystemet görs genom ett ramavtal som ska konkurrensutsätts genom KL-Kuntahankinnat, och i anslutning till den här upphandlingen följer man synnerligen noggrant upp tillämpningen av lagen om offentlig upphandling. På basis av en genomförd riskanalys har man blivit tvungen att precisera och ytterligare skärpa tolkningen av bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling. Det här beror på högsta förvaltningsdomstolens beslut (HFD:2016:182), där man förutsatte att man i anbudsförfrågan ska ge tillräckliga uppgifter för att värdet på upphandlingen och den geografiska omfattningen ska bli tillräckligt noggrant specificerade. I upphandlingen av klient- och patientdatasystemet har man från första början beaktat helhetsvolymerna i landskapen, men de kommuner vars volymer har tagits i beaktande har inte nämnts i anbudsförfrågan. För att trygga framförallt socialvårds- och primärvårdsperspektivet måste dessa absolut nämnas i den anbudsförfrågan som offentliggörs i början av För att möjliggöra beredningen av upphandlingen av det gemensamma klient- och patientdatasystemet och för att det inte ska uppstå en risk för att kommunen kan gå miste om möjligheten att dra nytta av konkurrensutsättningen och därmed möjligheten att dra nytta av det ramavtalsarrangemang som anknyter till upphandlingen av klient- och patientdatasystemet behöver, social- och hälsovårdsorganisationerna i Vasa sjukvårdsdistrikts medlemskommuner fatta beslut om huruvida de förbinder sig till att medverka i upphandlingen av det gemensamma klient- och patientdatasystemet. Utkastet till avtal med Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun och förbindelsen till KL Kuntahankinnat Oy för detta ändamål för undertecknande finns i bilaga. Paragrafen justeras omedelbart. Förslag T.f. social- och hälsovårdsdirektören: besluter att - godkänna avtalet mellan social- och hälsovårdsverket i Jakobstad och Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun angående anskaffandet av ett nytt patient- och klientdatasystem - förbinda sig att delta i ramavtalet som anordnas av KL-Kuntahankinnat Oy, att använda ramavtalet och att skaffa tjänster enligt ramavtalet - befullmäktigar t.f. social- och hälsovårdsdirektör Pia-Maria Sjöström och personalchef Päivi Stenman att underteckna nämnda avtal och förbindelse å kommunens vägnar - kostnaderna för projektet beaktas i budgeten för kommande år. Till den del av sjukvårdsdistriktet fakturerade kostnader under 2019 inte ryms inom budget godkänner social- och hälsovårdsnämnden en budgetkorrigering om motsvarande summa.

8 4 Bilaga A Anskaffande av nytt patient- och klientdatasystem Sida 6 AVTAL MELLAN VASA SJUKVÅRDSDISTRIKT SAMKOMMUN OCH KOMMUN/STAD/SAMKOMMUN ANGÅENDE ANSKAFFANDET AV ETT NYTT PATIENT- OCH KLIENTDATASYSTEM (APTJ) Avtalsparter Detta avtal har ingåtts mellan (1) Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun Ansvarsperson: (2) kommun/stad/samkommun Ansvarsperson: Bakgrund Ett av de viktigaste målen i social- och hälsovårdsreformen är att sammanjämka tjänsterna så att de skapar en enhetlig helhet där kunden kan få vård och betjäning i rätt tid. En förutsättning är då att patient- och klientdata är tillgängligt i hela området och att kommunikationen mellan olika enheter fungerar fullt ut. Målet är att skapa mera kundorienterade, genomslagskraftiga, kostnadseffektiva och bättre sammanjämkade tjänster. Användningen av digitalisering och e-tjänster kommer att öka, i högsta grad motiverar anskaffandet av ett nytt patient- och klientdatasystem. Ett av de största klient- och patientdatasystemsprojekten i Finland är Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikts APTJ-projekt, vilket demografiskt betraktat relativt bra motsvarar Vasa sjukvårdsdistrikt eget område. I nuläget deltar fem sjukvårdsdistrikt i projektet: Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikt, Essote, Siun Sote, Vasa sjukvårdsdistrikt och Soster. Vasa sjukvårdsdistrikt samkommuns styrelse befullmäktigade sin direktör att underteckna nödvändiga avtal för att sjukvårdsdistriktet ska kunna delta i konkurrensutsättningen av nämnda patientdatasystem. Upphandlingen av ett nytt klient- och patientdatasystem är i första hand ett projekt som skapar förutsättningar för verksamhetsutveckling, där målet är att verksamhetsmässigt förenhetliga social- och hälsovårdsprocesserna i regionen. Förenhetligandet omfattar såväl patient- och klientprojekt som t.ex. samma produkter, tjänster, dokumentationsrutiner, kodsystem och integrerade system, vilket i praktiken betyder att man skapar gemensamma spelregler för en social- och hälsovårdservice som omfattar hela landskapet. Systemet bygger därutöver på en enhetlig IKTinfrastruktur som omfattar hela landskapet. Ett enhetligt system skapar ett gemensamt dokumentationssätt, samtidigt som det blir lättare att effektivera och förbättra verksamheten än i nuläget. I och med

9 4 Bilaga A Anskaffande av nytt patient- och klientdatasystem Sida 7 ibruktagandet av ett nytt system kommer man i något skede att frångå alla gamla system och licenser, och bara betala för en systemhelhet. Vasa sjukvårdsdistrikt samkommuns avtalsparter i föreliggande avtal är social och hälsovårdsverket i Jakobstad (har behörighet att underteckna för Jakobstad och kommunerna Larsmo, Nykarleby och Pedersöre), Korsholm, Vörå, Vasa, Laihia. Kust-Österbottens samkommun för social- och primärhälsovård har behörighet att underteckna avtalet för sina medlemskommuner Malax, Närpes, Kristinestad, Kaskö och Korsnäs). Avsikten med det här avtalet är att säkerställa att anskaffningen kan förverkligas även om hälsovårds- och landskapsreformen skulle utebli. De uppskattade kostnaderna för konkurrensutsättningen baserar sig på Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikts egen beräkning av dagsverken och kostnaderna för användningen av KL-Kuntahankinnat, det arbete som blivit utfört av bolaget 2MIT och marknadsrättsliga utgifter för eventuella besvär. I Vasa sjukvårdsdistrikt har man uppskattat projektets kostnader under de följande 10 åren enligt följande: - Ca 1,4 miljoner euro för konkurrensutsättningen - Ca 28 miljoner euro för patient- och klientdatasystemet (inkluderar stödoch upprätthållningsavgifter. Inkluderar investeringskostnader av engångsnatur samt fortlöpande årliga kostnader) - Drygt 67 miljoner euro för övriga fasta investeringskostnader i form av eget utfört arbete för både Vasa centralsjukhus och kommunernas del, arbete utfört av 2MIT och eventuella andra aktörer - Ca 15 miljoner euro i övriga fortlöpade årliga kostnader (bla infra- och användartjänster, utvecklingsorganisation, användarstöd) Vasa sjukvårdsdistrikt ansvarar i första skedet för samtliga kostnader som uppstår av anskaffningen och fördelar sedan kostnaderna mellan kommunerna i samma takt som sjukvårdsdistriktet blir fakturerat. Vasa sjukvårdsdistrikt ersätter kommunerna för de resurser som under en längre period friställs från sina egna uppgifter, helt eller till minst 50 %, för att sköta uppgifter i anslutning till projektet, vartefter sjukvårdsdistriktet sammanställer totalkostnaderna och fakturerar alla kommuner för totalkostnaderna i enlighet med befolkningsunderlaget i respektive kommun. För deltagande i möten, mindre uppgifter och skolning utgår ingen ersättning. Parternas åtaganden Med stöd av ett beslut av Vasa sjukvårdsdistrikts styrelse har sjukvårdsdistriktet tillsammans med ovan nämnda övriga sjukvårdsdistrikt anslutit sig till den av KL- Kuntahankinnat koordinerade upphandlingen av ett nytt klient- och patientdatasystem och dess ramavtal och förbundit sig att underteckna de avtal och vidta de övriga åtgärder som är nödvändiga för att systemet ska kunna tas i bruk av Vasa centralsjukhus och sjukvårdsdistriktets medlemskommuner.

10 4 Bilaga A Anskaffande av nytt patient- och klientdatasystem Sida 8 Genom detta avtal förbinder sig kommun/stad att: 1) befullmäktiga Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun att å kommunens vägnar underteckna de avtal och vidta andra åtgärder som är nödvändiga för anskaffandet av ovan nämnda nya patient- och klientdatasystem samt ibruktagandet och anskaffandet av därtill hörande fortlöpande tjänster och därigenom delta i den av KL Kuntahankinnat ordnade gemensamma upphandlingen, att använda ramavtalet och av leverantören införskaffa tjänster enligt ramavtalet 2) under anskaffnings- och ibruktagningsfasen av patient- och klientdatasystemet, men också därefter, för systemets fortsatta utvecklande, ställa till sjukvårdsdistriktets förfogande de resurser, främst i form av sakkunnig personal inom respektive verksamhetsområde, som behövs för bl.a. ibruktagandet och upprätthållandet av systemet. Detta gäller bl.a. konfigurering och utbildningar. Sjukvårdsdistriktet kommer också kontinuerligt att ha behov av sakkunniga från social- och primärvården i medlemskommunerna redan under systemets upphandlings- och ibruktagningsfas. Om detta avtalas med kommunen i ett separat samarbetsavtal gällande samarbetet under konkurrens- och avtalsperioden 3) godkänna att kommunens andel av de totala kostnaderna för anskaffandet, ibruktagandet och användandet av patient- och klientdatasystemet samt övriga framöver tillkommande kostnader i form av t.ex. underhållskostnader faktureras kommunen inom ramen för den löpande kommunfaktureringen. Kommunens andel av de totala kostnaderna fastställs i enlighet med kommunens befolkningsunderlag. Avtalstid och upphörande Detta avtal ska börja gälla när det undertecknats av behöriga företrädare för samtliga parter. Detta avtal gäller fram till det att Vasa sjukvårdsdistrikt, eller den organisation som övertagit dess verksamhet, beslutat att ersätta systemet som är föremål för detta avtal med ett annat system. Detta avtal upphör att gälla vid tidpunkten för ibruktagandet av det ersättande systemet. Om landskapslagen träder ikraft övergår ansvaret för social- och hälsovården på landskapet. Efter att landskapet har bildats bär kommunen inget ansvar för finansieringen av APTJ-projektet. Tillägg eller ändringar till avtalet Om det under avtalets gång skulle uppstå behov av att göra tillägg eller ändringar till detta avtal förbinder sig parterna att i god tro förhandla fram en rättvis ändring av eller tillägg till berörda villkor. Eventuella ändringar och/eller tillägg till detta Avtal skall, för att vara bindande, uppgöras skriftligen och vara undertecknade av behöriga ställföreträdare för parterna.

11 4 Bilaga A Anskaffande av nytt patient- och klientdatasystem Sida 9 Meddelanden Meddelanden som ska lämnas enligt detta Avtal ska vara skriftliga och levereras till den kontaktperson och på den adress som Part angett, om inte Part i särskilt fall underrättat om annan mottagare på annan adress. Meddelanden kan levereras personligen eller per e-post men ska alltid sändas med mottagningsbevis. Sekretess I egenskap av ett offentligt samfund ska parterna iaktta de bestämmelser om sekretess och offentlighet som finns i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och i annan lagstiftning. Avtalsparterna förbinder sig att vid behov ålägga sina anställda att ingå särskilda sekretessavtal. Sekretessen gäller inte allmänt tillgängliga uppgifter eller offentliga uppgifter eller uppgifter som en avtalspart på laglig väg fått tillgång till på något annat sätt än av den andra avtalsparten. Avtalsparterna ser inom sina ansvarsområden till att bestämmelserna och myndigheternas föreskrifter om dataskydd och sekretess beaktas. När avtalet eller uppdraget upphör eller hävs ska avtalsparterna återlämna eller med den andra avtalspartens samtycke förstöra den andra avtalspartens konfidentiella material. Materialet får inte förstöras, om det i lag eller myndigheternas föreskrifter krävs att det ska bevaras. Underskrifter Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna erhållit var sitt. kommun Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun / 2018 /