KRISPLAN för Svenska Orienteringsförbundet Version

Transkript

1 KRISPLAN för Svenska Orienteringsförbundet Version Beredskap för krishantering Krisgrupp Svenska Orienteringsförbundet har en krisgrupp vars ansvar är att förebygga, förhindra och hantera uppkomna kriser. Krisgruppens målsättning är att ha en krismedveten beredskap inför oväntade händelser med avsikt att minimera krisens skada, att ge ett så effektivt och bra omhändertagande till organisationen och de drabbade som möjligt, att genom tydlighet minimera risken för spekulationer. Övergripande Krispolicy Agera alltid efter värsta tänkbara scenario. Visa deltagande och sätt alltid mänskliga hänsynstagande först. Öppenhet, saklighet, tydlighet och ansvarstagande måste förmedlas. Vid medialt genomslag, grip kommunikationsinitiativet genom att se till att Svenska Orienteringsförbundet blir den enda auktoritativa källan till information. Se media som ett verktyg och en möjlighet att minska krisens verkningar, inte tvärtom. I en krissituation är det mycket viktigt att få ut information till intressenter och samarbetsparter. Om man inser möjligheten med att utnyttja media som en kanal för ett väl avvägt budskap är mycket vunnet. Identifiera intressenter och hur de kommer att agera. Bestäm därefter strategi gentemot var och en av dem. Var uppmärksam på och utnyttja de möjligheter som visar sig under och efter en kris, t ex genom att exponera organisationen eller särskild talesperson i media. Några initiativ kan kanske ge positiva effekter i direkt anslutning till krisen. Massmedia hänvisas enbart till av krisgruppen utsedd person. Intern information ska om möjligt gå före extern Nya erfarenheter ska naturligtvis vävas in i uppdateringar av krisplanen. Förberedelser Förbered ett eventuellt krisarbete genom att organisera krisutrustning, listor och informationsunderlag enligt följande: Namnlistor på berörda och nyckelpersoner Särskilda listor över medier för krissammanhang Externa grupper som är viktiga att informera Möjlighet att snabbt (jour 24h) kunna kommuniceras såväl internt som externt samt att ändra innehåll på webbplatsen Arbetsgång Den i krisgruppen som blir kontaktad kontaktar sammankallande i gruppen som ansvarar för att gruppen sammankallas till ett telefon- eller fysiskt möte. Krisgruppen ska sammankallas vid allvarlig händelse.

2 Checklista vid kris Kontakta och samla krishanteringsgruppen samt bedöm krisens omfattning, planera för det värsta Samla fakta, inhämta information från alla berörda parter och intressenter Ta fram relevanta fakta som kan användas som underlag. Formulera ett tillsvidare uttalande - ett ställningstagande som SOFT kommer att kunna hålla sig till ända tills krisen är slut Skapa en tidsplan för informationsgivning Undersök medias kännedom om situationen Förbered information till personalen och förtroendevalda (interninformation) Förbered för kontakt med berörda offer/samarbetspartners/ andra intressenter/media. Informera personal om den pågående processen och (den kommande) ev. uppmärksamheten i medierna Producera bakgrundsinformation och förbered er för kommande presskontakter Inled/fördjupa kontakt med medierna: gå ut med presskommuniké och utlys vid behov presskonferens Bevaka fax, telefon, mail, hemsida, sociala media och annan media. Vid behov, upprätta kriscenter: upprätta ett rum med nödvändig utrustning, t ex whiteboard, block, pennor, fax och Internetuppkoppling m.m. Uppföljning/utvärdering sker kontinuerligt under arbetets gång. (Polisen har infoansvar vid trafikolycka - ta kontakt.) Krisgruppens sammansättning Krisgruppen ska vid behov kompletteras genom adjungering in i gruppen beroende på vad krisen gäller. Sammankallande i krisgruppen är förbundschefen. Adresser och telefonnummer Namn: Susanne Söderholm Titel: Förbundschef Tel: E-post: susanne.soderholm@orientering.se Namn: Håkan Carlsson Titel: Landslagschef Mobil: E-post: hakan.carlsson@orientering.se Namn: Mathias Karlsson Titel: Kommunikationsansvarig Tel: E-post: mathias.karlsson@orientering.se Adress: Svenska Orienteringsförbundet, Heliosgatan 3, Stockholm Krisgruppens ansvarsfördelning Susanne Söderholm sammankallande samt uttalar i media Mathias Karlsson kommunikationsansvarig Håkan Carlsson, kontakt elit aktiva och ledare orienteringslandslaget Övriga telefonnummer: Frans Wickbom, Skidorientering Peter Olsson, Mountainbikeorientering Owe Fredholm, Precisionsorientering Inge Blomberg, Förbundsordförande

3 Tänkbara kriser: Dödsfall Olycka Dopingfall Brottslig handling person i organisationen Uppseendeväckande beteende Brand Saknad löpare Uttalande som skadar verksamheten Viktiga telefonnummer SOS Alarm 112 Internationellt SOS 112 som gäller i alla EU-länder. Kontrollera om det stämmer om ni befinner er i land utanför EU. Särskild hantering i anslutning till Landslagsaktivitet: Vid oförutsedda händelser Inför och under aktivitet utse en händelsegrupp, 3-4 personer inför varje aktivitet o vid få ledare på plats får det lösas på bästa möjliga sätt utse en ansvarig kontaktperson som också är sammankallande i gruppen utse en mötesplats där ni möts om något oförutsett inträffar berätta för kontaktpersonen vart ni åker och tidsplan vid egen utflykt checklista till alla ledare i gruppen inklusive telefonnummer alla gruppmedlemmars personnummer och kontaktuppgifter med förbundets försäkringsbevis med lista tänkbara kritiska händelser i förväg Om det vid aktivitet händer något oförutsett ska ansvarig kontaktperson kontaktas. Denna person är ansvarig för att; alltid vara tillgänglig på mobil ha nödvändiga nummer i mobilen om det inträffar en krissituation ska sammankallande i SOFTs krisgrupp kontaktas, gemensamt beslut fattas om hur händelsen ska hanteras. Tänkbar hantering på plats: o ta i första hand hjälp av personal på plats o ring nödnummer vid behov o ev svenska ambassaden o informera gruppen på plats o delegera arbetet o informera kollegorna på hemmaplan o informera berörda på hemmaplan Telefonnummer; Nödnummer 112 (kolla vad som gäller i respektive land) SOS international Svenska ambassaden

4 Bilaga: Olycksfall eller dödsfall Vår ambition inom Svenska Orienteringsförbundet är att inga svårare olyckor eller dödsfall ska inträffa men samtidigt måste vi vara beredda på att en olycka eller dödsfall kan hända. En olycka eller dödsfall kan inträffa när vi minst tror att den skall hända. Därför skall vi alltid ha med oss i vår planering att en olycka eller dödsfall kan inträffa. Om vi är förberedda har vi klart för oss hur vi skall agera innan vi ställs inför en olycka eller dödsfall. Planering Om en dödsolycka har inträffat, vem förklarar en person död? Vem skall kontaktas - ordförande, anhöriga, förbund etc? Vem ansvarar för adress och telefonlista? Vem kontaktar krisgruppen? Efterarbete Informera om vad som har hänt och låt folk prata av sig. Ta hjälp av krisgruppen. Var observant på om det är någon som mår dåligt och behöver hjälp. Personuppgifter Om en olycka eller dödsfall inträffar är det viktigt att snabbt få fram uppgifter om olycksdrabbade och deras anhöriga. Samma gäller även vid dödsfall. Se till så att både deltagarlista och anhörig lista är uppdaterad vid varje aktivitetet. Rutiner för insamlande av uppgifter: Kopiera av deltagarlistor. Skall finnas tillgängliga för krisgruppen. Upprätta ledarförteckning. Rutiner vid resor-läger m m Checklista: 1. Utse ansvarig ledare på resan. 2. Utse ansvarig ledare (person) som är hemma 3. Ta med kallelse, program, deltagarlista och anhöriglista (resplan (resrutt), färdsätt, färdväg, hotell eller övernattningsställe, avresetid och beräknad hemkomsttid, telefonnummer där ledare och deltagare kan nås, ange även eventuellt bussbolag, förare av bussen och ev. förare om privatbilar används. 5. Dokumentationen ska med på resan och ska finnas tillgänglig för den som är på hemmaplan. Vad du bör tänka på om en svårare olycka eller ett dödsfall Inträffar Skicka inte hem deltagarna. Samla gruppen och ge en så uttömmande information som möjligt om vad som hänt - på en plats där ni får vara ifred. Ge god tid för frågor och samtal. Ge alla som vill en möjlighet att få komma till tals, men förvänta dig inte att alla ska reagera på samma sätt. Var tolerant! Låt sådant som påminner om den som dött vara orört för en tid framåt. Stoppa inte undan saker i tron att det påskyndar sorgearbetet resultatet blir det motsatta. Ritualer är viktiga i sorgearbetet. Innan ni bryter samtalet i gruppen - förbered deltagarna på att det är vanligt att det kommer oväntade reaktioner efteråt och att detta normalt. Uppmana dem att berätta för sina föräldrar/anhöriga vad som hänt. Det kan vara viktigt för att föräldrar/anhöriga ska förstå ev. efterreaktion. Om övernattning sker - ge utrymme för ev. återsamling direkt på morgonen dagen därpå.

5 Förhållningssätt 1. FÖRSÖK INTE TRÖSTA Ord som Det är inte så farligt blir till hån i den här situationen. Det här är det farligaste och värsta som kan hända. Hjälp att sörja istället för att trösta. 2. VAR NÄRA OCH NÄRVARANDE Visa att ni ställer upp, att ni finns, att ni deltar. Våga visa er egen sorg och bestörtning. 3. LYSSNA AKTIVT Det finns inga, aldrig så välmenande råd som hjälper. Men lyssna, ta in och bekräfta känslan. Var delaktig. 4. SÖK GÄRNA KROPPSKONTAKT När man inget kan säga räcker det långt med att hålla en hand eller kramas. 5. VAR INTE RÄDD FÖR GRÅTEN Det är kroppens eget sätt att uttrycka en stark känsla. Håller man tillbaka den stoppar man också känslan och då dyker den upp senare, ibland efter många år. 6. GE HJÄLP MED ORDEN Fråga försiktigt hur det var, vad som hände, hur det kändes. Ett sätt att få ur sig något av sorgen är faktiskt att klä den i ord. Samtidigt är det första steget av en bearbetning som senare kan hjälpa en vidare. 7. SVIK INTE Se till att ni finns kvar. Lämna ert telefonnummer och visa att ni när som helst är beredda att fortsätta samtalet. 8. KOM IGEN En stor sorg är inte klar med ett samtal. Tag själv ansvaret för att höra efter hur det är. 9. GE DET TID När den sörjande för elfte gången berättar samma sak är han inte hjälpt av att höra: Det där har jag redan hört. En del av bearbetningen består i att älta det som skett. När det är klart upphör upprepningen och den drabbade kan gå vidare i sorgearbetet. 10. VAR DIG SJÄLV Försök inte vara psykolog, kurator eller präst om du inte är det. Vi gömmer oss ofta bakom våra yrkesroller. Här är det i första hand medmänsklighet, medkänsla och omsorg som gäller. Vad är en kris? Ett psykiskt kristillstånd kan man sägas befinna sig i då man råkat in i en sådan livssituation att ens tidigare erfarenheter och inlärda reaktionssätt inte är tilltäckliga för att man ska kunna bemästra den uppkomna situationen. Man skiljer på två olika typer av kriser 1. Tillstånd som utlöses av så kallade yttre händelser, ex. dödsfall, svåra olyckor och våldshandlingar. 2. Tillstånd som utlöses av så kallade vanliga livskriser, ex. barns födelse, pubertetskriser och pensionering. Till krisgruppens förfogande ska krisplanen alltid finnas tillgänglig.