Marknadsföringsbidrag till Degerfors IF

Transkript

1 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 108 Dnr Marknadsföringsbidrag till Degerfors IF Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Avtal om samarbete och marknadsföringsinsatser avseende säsongerna 2017 och 2018 med Degerfors IF godkänns. 2. Den extra kostnaden om 300 tkr för 2017 finansieras via kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader. 3. Kostnaden om 400 tkr för 2018 arbetas in i budgeten för Efter varje säsong ska avtalet följas upp och återrapporteras till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott beslöt på sammanträde , 147, följande gällande stöd till elitidrottsföreningar: En arbetsgrupp med representanter från aktuella elitidrottsföreningar och kommunen ska bildas. Från kommunen ska Max Tolf, ekonomichef/kommunchef, Madelene Hedström, biträdande ekonomichef och Anders Luthman, servicechef, ingå. I ärendebeskrivningen i 147 var syftet med gruppen att ta fram ett förslag på avtal för stöd till elitidrottsföreningar. Kommunstyrelseförvaltningen anser att i stället för stöd till elitidrottsföreningar ska det handla om samarbete och marknadsföringsinsatser och för detta behövs det ett övergripande ramverk. Utifrån ramverket kan det ingås överenskommelser och tecknas avtal med aktuella elitidrottsföreningar. Kommunfullmäktige beslöt på sammanträde , 42, att anta en policy avseende samarbete och marknadsföringsinsatser med elitidrottsföreningar. Kommunstyrelseförvaltningen har med anledning av policyn fört diskussioner med Degerfors IF om samarbete och marknadsföringsinsatser. Dessa diskussioner har utmynnat i detta förslag till avtal om samarbete och marknadsföringsinsatser med Degerfors IF Yrkanden Annika Engelbrektsson (S) yrkar att efter varje säsong ska avtalet följas upp och återrapporteras till kommunstyrelsen. Justerandes sign Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Utdragsbestyrkande

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Avtalsförslag, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 KS /4 FÖRENINGSUTVECKLING Degerfors IF

4 KS /4

5 KS /4 VERKSAMHETSIDÉ Degerfors IF ska med engagemang och gemenskap bedriva en publikvänlig och attraktiv fotboll på elitnivå i trivsam miljö. VÄRDEGRUND (innehåller både SvFF och våra egna) Degerfors IF s grundsyn baserar sig på vår långa tradition av framgångsrikt fotbollsspel. Med vår historia som bas vill vi värna, bevara och utveckla Degerfors IF s unika rötter och tradition samt främja förnyelse, utveckling, engagemang och gemenskap med föreningen i centrum. Vår värdegrund och uppförandekod gäller alla som på något sätt engagerar sig i Degerfors IF oavsett roll Fotboll är en sportslig tävlan och skall alltid präglas av fair play, respekt och värdigt uppträdande vid alla tillfällen och mot alla deltagare. Vi tar avstånd från all typ av diskriminering oavsett orsak och alla former av kränkningar såväl verbala som fysiska. Detta gäller oavsett på vilket sätt diskrimenering och kränkning framförs. Alla former av hot eller våld liksom användning av narkotika och dopingpreparat är fullkomligt oacceptabelt. För oss i Degerfors IF är alla viktiga oavsett roll och vi sätter alltid föreningen främst i både med och motgång I Degerfors IF har vi alltid höga ambitioner oavsett vilken uppgift vi har. Vi utför alla uppgifter med samma engagemang och med avsikten att alltid göra sitt bästa I Degerfors IF ger vi alla möjligheter att utvecklas utifrån sina förutsättningar. Vår arena, Stora Valla, skall vara en trivsam, barn och familjevänlig miljö. Alla som besöker Stora Valla uppträder med respekt, glädje och värdighet mot alla: publik, domare och deltagare från såväl hemma som bortalag.

6 KS /4 SEF:S UPPFÖRANDEKOD På och utanför planen, är det mitt ansvar att: SvFF Följa regler kring fair play Ta avstånd från alla former av uppgjorda matcher Behandlamotståndare/spelare/domare/funktionärer/besökare med respekt och värdighet, såväl före som under och efter matchen Inte använda kränkande, störande och stötande språkbruk och beteende och ta avstånd från all typ av sådant beteende Uttala mig i officiella sammanhang med värdighet och respekt angående allsvenskan och superettan, officiella funktionärer, den egna och övriga klubbar, dess spelare, ledare, partners och publik. Givetvis kan kritik också framföras, men med värdighet och respekt Visa respekt för alla oavsett kön, sexuell läggning, religion, etnicitet, nationalitet eller motsvarande Ta avstånd från alla former av användande av narkotika eller dopingklassade preparat Ta avstånd av alla former av hot och våld Så som ambassadör för den svenska elitfotbollen företräda ligan och min klubb på ett respektfullt sätt Fotboll handlar om sportslig tävlan mellan lagen i ligorna, men också om rättvisa, respekt, värdighet och glädje. VISION Degerfors IF ska åter spela i allsvenskan

7 KS /4

8 AVTAL Datum Sida 1(5) Max Tolf, Avtalets giltighetstid säsong Uppsägningstid Se avsnitt 3 Avtal om samarbete och marknadsföringsinsatser 1. Avtalets parter Degerfors kommun Degerfors kommun Org,nr Kommunstyrelseförvaltningen Degerfors Kontaktperson Max Tolf Avtalspart/leverantör Degerfors Idrottsförening Org.nr Box Degerfors Kontaktperson Leif Rosén 2. Bakgrund Degerfors IF (DIF) bildades 1907 och är en fotbollsförening med ambitionen att spela fotboll på elitnivå. Föreningen har en framgångsrik och viktig roll i den svenska fotbollshistorien med hela 29 säsonger i högsta serien och 6 vunna SMmedaljer samt en vinst i Svenska cupen. Degerfors IF har en vision: Degerfors IF ska åter spela i Allsvenskan och arbetar utifrån en värdegrund, som bl.a. innebär att värna, bevara och utveckla Degerfors IF:s unika rötter och tradition samt främja förnyelse, utveckling, engagemang och gemenskap med föreningen i centrum. Föreningen har, förutom ett A-lag och ett U-21 lag för herrar, tipselitverksamhet med tre lag i seriespel på U/J-nivå. Föreningen är också samarbetspartner till Möckelngymnasiets NIU, Nationell idrottsutbildning, fotboll. Degerfors kommun vill stödja sådan verksamhet som DIF bedriver. Fotboll som varumärke är intimt förknippat med Degerfors. Verksamheten leder till stor exponering i TV genom att samtliga seriematcher TV-sänds. Dessutom är föreningen ofta omnämnd i tryckt press både nationellt och lokalt samt har runt besökare/vecka i sociala medier och på sin hemsida. Allt detta, samt många besökare på hemmamatcher, ger en positiv marknadsföring även för Degerfors kommun. Genom detta avtal vill föreningen och kommunen Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

9 Degerfors kommun Datum Sida 2(5) vidareutveckla varumärket fotboll kopplat till Degerfors till ömsesidig nytta, där båda parter förbinder sig att stärka en positiv bild av Degerfors. Detta kan vara en verksam del för att uppnå måluppfyllelse: fortsatt elitfotboll för DIF och en positiv befolkningsutveckling i kommunen mm. 3. Avtalstid och villkor Samarbetsavtalet gäller under förutsättning att Degerfors IF spelar i Superettan eller Allsvenskan. 1. Vid nedflyttning till lägre division än Superettan upphör avtalet att gälla för nästkommande säsong oaktat av innehållet i punkt Avtalet omfattar säsongerna 2017 och 2018 med sluttid avtalet förlängs därefter med ett år i taget om uppsägning inte sker senast tre månader före avtalsperiodens utgång under förutsättning att spel sker antingen i Superettan eller i Allsvenskan. Uppsägning skall ske skriftligt. Degerfors kommun skall årligen mot faktura, ersätta Degerfors IF med kr exkl. moms. Därutöver skall Degerfors kommun svara för ev. reklamskatt. Degerfors IF ska arbeta för såväl manliga som kvinnliga utövare inom Degerfors IF och/eller Degerfors IF Ungdom. Det gäller såväl som på seniornivå som ungdomsnivå. Degerfors IF ska stötta Degerfors IF ungdom med tränarkunskap. Parterna förbinder sig att tillsammans aktivt verka för att stärka bilden av Degerfors som en attraktiv plats att bo, arbeta och verka i via olika media och på andra sätt. Degerfors IF ska verka för att spelare, ledare och övrig anställd personal folkbokför sig i Degerfors kommun. Degerfors kommun äger rätt att använda varumärket Degerfors IF i samband med olika aktiviteter/marknadsföringsuppdrag 4. Motprestation av Degerfors IF Namn på föreningen och dess representationslag. Föreningens namn och dess representationslag skall ha Degerfors som dominant, dvs. Degerfors skall ingå i föreningens namn. Insyn. Degerfors IF skall ge utsedda representanter i Degerfors kommun möjlighet till god insyn i föreningens verksamhet och ekonomi. Föreningen förbinder sig att säkerställa ett eget positivt kapital, som lever upp till de krav som Svenska fotbollförbundet ställer på en elitklubb för att klara elitlicensen.

10 Degerfors kommun Datum Sida 3(5) Arenareklam. Kommunen får exponering via skyltar på arenan varav en som har möjlighet till god exponeringstid i TV-sändningar. Degerfors kommun står för produktionsoch tryckkostnader. Event/matchvärd. Degerfors kommun är matchvärd vid ett tillfälle/säsong. Vid behov och efter överenskommelse med föreningen har Degerfors kommun möjlighet att kostnadsfritt utöver förtäring en gång per säsong disponera en av logerna på Stora Valla för egen aktivitet i samband med tävlingsmatch. Matchdräkt. Degerfors kommun ges exponering på matchdräkten - på plats som är väl synlig både på matchbilder samt på lag/porträttbilder. Biljetter. Vid eventuell representation av Degerfors kommun tillhandahåller Degerfors IF erforderligt antal biljetter vid respektive tillfälle. Degerfors kommun ska betraktas som Guldsponsor med de förmåner och erbjudanden detta ger. Övrigt, biljetter. Fri entré skall erbjudas alla barn/ungdomar upp till och med 19 år. Sponsorsaktiviteter. Genom representanter för kommunstyrelsen får Degerfors kommun använda spelare och ledare vid personalaktiviteter av olika slag. Genom representanter för kommunstyrelsen har kommunen rätt att använda spelare från A-truppen för olika sponsorsaktiviteter. Aktiviteter planeras och sker i samförstånd med lagledningen och skall inte påverka den sportsliga verksamheten negativt. Degerfors IF och Degerfors kommun skall tillsammans arbeta för att barn och ungdomars träning/matcher och studier skall gå hand i hand. Aktiviteter och metoder för detta utvecklas under avtalsperioden, men skall innehålla medverkan från föreningens ledare/spelare i förskolans/grundskolans värdegrundsarbete i syfte att skapa en trygg miljö som ger studiero och bättre måluppfyllelse. Olika samverkansformer/samverkansområden utformas mellan föreningen och representanter för kommunstyrelsen. Positiva förebilder. Degerfors IF skall utöver sin elitverksamhet också ha en fungerande ungdomsverksamhet, som medverkar till att fotbollen fortsätter vara en idrott som attraherar många i Degerfors. Ledarna inom ungdomsverksamheten skall

11 Degerfors kommun Datum Sida 4(5) vara goda förebilder och stimulera till att utveckla de enskilda ungdomarna efter deras egen förmåga. A-lagets spelare och ledare skall stödja och vara positiva förebilder för ungdomsverksamheten i den egna klubben och för barn/ungdomar i Degerfors IF Ungdom på olika sätt. Ingen alkoholreklam med A-lagets spelare/ledare får exponeras direkt eller indirekt på arenan/stora Valla IP. Övrigt. Genom representanter för kommunstyrelsen äger Degerfors kommun rätt att använda spelare ur lagets A-trupp för fotografering till kommunala publikationer/hemsidan/sociala medier. Allmänna förutsättningar för samarbetsavtalet. Degerfors IF:s verksamhet och aktiviteter skall stämma överens med Degerfors kommuns värderingar och allmänna varumärkesprofil. Degerfors IF:s spelare och ledare skall på och utanför fotbollsarenorna uppträda som förebilder inom sporten och som goda ambassadörer för Degerfors. Degerfors IF skall verka för att deras supportrar/publik uppträder sportsligt och i enlighet med allmänna regler och föreningens värdegrund. Degerfors IF, dvs. spelare, ledare och andra som företräder klubben, skall agera enligt vedertagna sportsliga och allmänna regler. Degerfors IF:s värdegrund och uppförandekod och kommunens riktlinjer för föreningsstöd gäller (bilaga 1 och bilaga 2). 5. Uppföljning Efter varje säsong ska avtalet följas upp och återrapporteras till kommunstyrelsen. 6. Hävning av avtal Degerfors kommun eller Degerfors IF äger rätt att häva ingånget avtal om motparten i väsentligt avseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal. Om Degerfors IF upprepade gånger brister i utförande, och dessa avvikelser inte är ringa, har Degerfors kommun efter skriftligt påpekande och om Degerfors IF inte vidtar rättelse inom 30 dagar, rätt att häva avtalet.

12 Degerfors kommun Datum Sida 5(5) 7. Tidigare överenskommelser och avtal Att alla muntliga eller skriftliga handlingar, som avser marknadsföringsbidrag eller sponsring som föregått detta avtals tecknande, ersätts av detta avtal. Hyresavtal och därmed sammanhängande frågor regleras i separata avtal. Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. 8. Ikraftträdande och giltighet Avtalet träder i kraft efter lagakraftvunnet beslut av kommunstyrelsen och detta avtals undertecknande. Underskrift* Degerfors kommun Degerfors Idrottsförening Ort och datum Ort och datum Degerfors, Degerfors, Underskrift Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande Peter Pedersen Max Tolf Leif Rosén * Underskrift av den funktion som är behörig att teckna avtal för respektive part

13 Max Tolf, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunstyrelsen Avtal om samarbete och marknadsföringsinsatser Degerfors IF Förslag till beslut 1. Avtal om samarbete och marknadsföringsinsatser avseende säsongerna 2017 och 2018 med Degerfors IF godkänns. 2. Den extra kostnaden om 300 tkr för 2017 finansieras via kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader. 3. Kostnaden om 400 tkr för 2018 arbetas in i budgeten för Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott beslöt på sammanträde , 147, följande gällande stöd till elitidrottsföreningar: En arbetsgrupp med representanter från aktuella elitidrottsföreningar och kommunen ska bildas. Från kommunen ska Max Tolf, ekonomichef/kommunchef, Madelene Hedström, biträdande ekonomichef och Anders Luthman, servicechef, ingå. I ärendebeskrivningen i 147 var syftet med gruppen att ta fram ett förslag på avtal för stöd till elitidrottsföreningar. Kommunstyrelseförvaltningen anser att i stället för stöd till elitidrottsföreningar ska det handla om samarbete och marknadsföringsinsatser och för detta behövs det ett övergripande ramverk. Utifrån ramverket kan det ingås överenskommelser och tecknas avtal med aktuella elitidrottsföreningar. Kommunfullmäktige beslöt på sammanträde , 42, att anta en policy avseende samarbete och marknadsföringsinsatser med elitidrottsföreningar. Kommunstyrelseförvaltningen har med anledning av policyn fört diskussioner med Degerfors IF om samarbete och marknadsföringsinsatser. Dessa diskussioner har utmynnat i detta förslag till avtal om samarbete och marknadsföringsinsatser med Degerfors IF Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

14 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) Finansiering Den kommunala kostnaden för samarbetet och marknadsföringsinsatserna uppgår till 400 tkr/säsong för 2017 och Hittills för 2017 finns ett marknadsföringsavtal uppgående till 90 tkr exkl. reklamskatt. Finansiering av återstående finansieras genom kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader. Kostnaden för 2018 arbetas in i budget med beaktande av utrymmet i de av kommunfullmäktige fastställda ramarna. Max Tolf Kommunchef och ekonomichef Bilagor Avtal om samarbete och marknadsföringsinsatser-degerfors IF Beslutet ska skickas till Degerfors IF Ekonomiavdelningen

15 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 105 Dnr Revidering av attestreglemente Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige antar attestreglemente för Degerfors kommun. Sammanfattning av ärendet Senast antagna attestreglemente började gälla från Det har därför funnits skäl till en genomgång och uppdatering av reglementet. Förslaget till nytt reglemente följer det gamla reglementet men har uppdaterats och moderniserats något. Detta beroende främst på en betydligt större mängd elektroniska dokument och så kallade abonnemangsfakturor med elektroniska attester som följd. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Attestreglemente för Degerfors kommun, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

16 POLICY Datum Diarienummer Sida 1(5) Max Tolf, Policy Plan Riktlinje Handlingsplan Rutin Instruktion Attestreglemente för Degerfors kommun Dokumenttyp Policy Dokumentet gäller Degerfors kommun Revideringar Beslutsinstans Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Max Tolf Datum för beslut Diarienummer

17 Degerfors kommun Datum Diarienummer Sida 2(5) Innehållsförteckning 1 Attestreglementets omfattning Attestreglementets målsättning Nämndernas ansvar Ansvarsfördelning Avsteg från attestregeln... 5 Attestreglemente för Degerfors kommun

18 Degerfors kommun Datum Diarienummer Sida 3(5) 1 Attestreglementets omfattning Reglementet gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. 2 Attestreglementets målsättning Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: Prestation Bokföringsunderlag Betalningsvillkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Att varan eller tjänsten har levererats och att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor. Att verifikationen uppfyller kraven på god redovisningssed. Att förfallodag sätts utifrån rätt villkor. Att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Att transaktionen är rätt konterad. Att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. 3 Nämndernas ansvar Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och har därmed en skyldighet att bestämmelserna i detta reglemente följs och tillämpliga attestmoment utförs. Nämnden ska utse besluts- och granskningsattester och ersättare för dessa. Vid utformningen ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Kompetens Integritet Attestreglemente för Degerfors kommun Ansvarsfördelningen skall vara tydlig. Samtliga transaktioner ska hanteras av minst två personer. Den som har rollen att utföra kontrollåtgärd skall ha erforderlig kompetens för uppgiften. Den som utför kontroll av annan person, särskilt av beslut, ska i kontrollsituationen ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Kontrollen behöver inte utföras av överordnad

19 Degerfors kommun Datum Diarienummer Sida 4(5) person. Vid misstanke om oegentligheter ska lämplig överordnad informeras. Jäv Den som utför kontrollen får inte kontrollera inoch utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Nämnden ska varje år upprätta förteckning över utsedda attestanter och ersättare. Förteckningen ska innehålla ansvarsområde, befattning, namn samt namnteckning. Förteckningen ska fortlöpande revideras och hållas aktuell. Respektive nämnd har möjlighet att delegera upprättandet av förteckningen till ordförande eller förvaltningschef. 4 Ansvarsfördelning Beslutsattest Kontroll av att rätt beslutsattest attesterat fakturan sker i ekonomisystemet utifrån inrapporterade attestlistor. Kontrollera att behöriga beslut finns. Kontrollera att villkoren i övrigt stämmer med det som överenskommits, det vill säga att priser, rabatter och andra betalningsvillkor överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. Ansvara för att verifikationen uppfyller kraven i kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Till exempel vid inköp av gåva ska mottagare och orsak anges, vid betalning av förtäring ska deltagare, deltagarens funktion samt arten av sammankomst anges. Ansvara för konteringen av transaktionen Beslutsattesten utförs med namnteckning eller med elektroniskt attest. Granskningsattest Kontrollera att vara eller tjänst mottagits och att den håller avtalad kvalité. Kontrollera att fakturan är rätt uträknad, särskilt då det gäller manuella fakturor. Kontrollera att verifikationen uppfyller kraven i kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Till exempel vid inköp av gåva ska mottagare och orsak anges, vid betalning av förtäring ska deltagare samt arten av sammankomst anges. Attestreglemente för Degerfors kommun

20 Degerfors kommun Datum Diarienummer Sida 5(5) Kontrollera att mervärdesskatten är specificerad och att momsregistreringsnummer finns angivet. Kontrollera att uppgifter om F-skattsedel finns Kontrollera att jävsförhållande inte föreligger. Granskningsattesten utförs med namnteckning eller elektronisk signatur. På så kallade abonnemangsfakturor är det tillåtet med automatiskt attest. Det kan gälla abonnemang för hyror, kostnader för el, telefoni med mera. Följande krav måste dock vara samtidigt uppfyllda. Abonnemanget ska vara attesterat och godkänt. Abonnemanget ska ha en övre rimlig beloppsnivå för när automatattest får ske. Överstiger enskild faktura denna beloppsnivå sker normalt attestförfarande. 5 Avsteg från attestregeln Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnad står i rimlig proportion till riskerna. Kommunstyrelsen kan därför besluta om avsteg från ovanstående krav där så är motiverat utifrån utförd riskanalys. I dessa fall ska anges under vilka förutsättningar som avsteg får ske. Felkorrigeringar som utförs centralt på nämnd eller ekonomiavdelning: Påskrift skall göras av handläggande tjänsteman. Beslut om vilka som har rätta att utföra felkorrigeringar skall anges i attestförteckningen (alternativt genom separat beslut). Redovisning av kontantkassor: Kassaredovisningen för kontantkassor ska skrivas under av utfärdare och beslutsattestant. Dagrapporttransaktioner: Påskrift skall göras av tjänsteman på ekonomiavdelningen efter att kontakt tagits med berörd förvaltning. Kostnadsfördelningar via databearbetning eller bokföringsorder, till exempel lönefördelningar, fördelningar enligt avtal och avskrivningar: Denna typ av transaktion attesteras av handläggare och behöver inte attesteras av respektive kostnadsbärare. Interna debiteringar: Kan administreras på två olika sätt: Attestreglemente för Degerfors kommun 1. Interna fördelningar som görs för att erhålla en rättvisande redovisning attesteras av handläggare på ekonomiavdelningen. 2. Köp som debiteras via internfaktura hanteras enligt grundreglerna. Dock räcker det med beslutsattest vid interna fakturor

21 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 104 Dnr Antagande av investeringspolicy för Degerfors kommun Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Investeringspolicyn antas. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har upprättat en policy för investeringsverksamheten inom Degerfors kommun. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Investeringspolicy Degerfors kommun, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

22 POLICY Datum Sida 1(7) Madelene Hedström, Policy Plan Riktlinje Handlingsplan Rutin Instruktion Investeringspolicy Dokumenttyp Policy Dokumentet gäller Degerfors kommun Revideringar Beslutsinstans Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Madelene Hedström, biträdande ekonomichef Datum för beslut Diarienummer

23 Degerfors kommun Datum Sida 2(7) Innehållsförteckning 1 Inledning Allmänt om investering... 3 Anskaffningsvärde... 3 Gränsdragning mot underhåll... 3 Ny-, till- och ombyggnad... 4 Investeringar som utförs av extern fastighetsägare... 4 Strategiska investeringar Investeringsbudget... 5 Beslutsunderlag och kalkyler Större investeringsobjekt... 6 Fastställande av investeringsbudget... 6 Finansiellt mål... 6 Investeringsbudgetprinciper... 6 Ekonomisk avvikelse Slutredovisningar Om- och tilläggsbudgetering av investeringar Försäljning och utrangering av anläggningstillgångar... 7 Investeringspolicy

24 Degerfors kommun Datum Sida 3(7) 1 Inledning Nedan följer en sammanställning och förtydligande av de regler, anvisningar och rekommendationer som berör investeringsverksamheten i Degerfors kommun. Syftet med investeringspolicyn är att följa lagstiftning och skapa enhetliga regler för investeringsredovisning och avskrivningstider. Investeringspolicy 2 Allmänt om investering Med begreppet investeringar menas anskaffning av anläggningstillgångar som exempelvis maskiner, fordon, inventarier, fastigheter och anläggningar. Enligt den kommunala redovisningslagen definierar man en anläggningstillgång som en tillgång avsedd för stadigvarande bruk eller innehav där den ekonomiska livslängden ska överstiga tre år och har ett visst väsentlighetsvärde. Med väsentlighetsvärde menas en total anskaffningskostnad som överstiger ett halvt prisbasbelopp exklusive moms. Anskaffningsvärde Normalt ska investeringen bokföras till anskaffningsvärdet, det vill säga utgiften för anskaffandet och/eller tillverkningen av tillgången. Även andra utgifter, till exempel frakt, installationer, konsultarvoden med mera som direkt kan hänföras till anskaffandet ska räknas in i anskaffningsvärdet. Detta innebär att när det gäller anskaffning av flera inventarier, med ett naturligt samband, räknas anskaffningsvärdet utifrån det samlade anskaffningsvärdet för dessa investeringar oavsett om respektive del överstiger ett halvt prisbasbelopp eller inte, till exempel inventarieutrustning till ny verksamhet. Motsvarande gäller också anskaffningar som kan anses vara ett led i en större inventarieinvestering. Vid avsteg från beloppsnivå ska dock den bedömda livslängden alltid uppgå till 3 år eller längre för varje typ av objekt. För ny-, till- och/eller ombyggnad i fastigheter och anläggningar ska även arbetstid och arbetsledning som utförs i egen regi ingå i anskaffningsvärdet. Förekommer investeringsbidrag eller anslutningsavgifter ska dessa i normalfallet periodiseras mot anläggningstillgångens nyttjandeperiod. Om investeringsinkomsterna är av mindre belopp kan detta istället reducera anskaffningsvärdet för tillgången. Gränsdragning mot underhåll Reparation och underhåll, det vill säga åtgärder som syftar till att vidmakthålla en anläggnings tekniska och funktionella status, bokförs som kostnad det år som åtgärden utförs. Hit räknas även ändringsarbeten avseende inredningen, till exempel nya fönster- och dörröppningar eller flyttning av innerväggar i samband med verksamhetsmässiga omdisponeringar av lokaler. Insatser som höjer en anläggnings tekniska och funktionella status och standard behandlas som investering. Om utbytet av en komponent i en del av en anläggningstillgång är underhåll eller investering kan många gånger vara svårt att avgöra. En lämplig

25 Degerfors kommun Datum Sida 4(7) gränsdragning är att allt planerat underhåll utgör investering medan löpande och akut underhåll bokförs som kostnad det år åtgärden utförs. Med planerat underhåll avses de åtgärder som är upptagna i den långsiktiga underhållsplanen. Ny-, till- och ombyggnad Åtgärder som innebär standardförbättringar genom ny-, till- och ombyggnad ska i princip alltid bokföras som investeringsutgift. Hit räknas också åtgärder som återställer fastighetens eller anläggningens allmänna standard. Uppstår svårigheter i gränsdragningen mellan löpande underhållskostnader och investering kan även standardhöjande åtgärder delvis ingå i underhållskostnaderna under förutsättning att det rör sig om mindre belopp. Investeringar som utförs av extern fastighetsägare Med extern fastighetsägare avses såväl Degerforsbyggen AB som övrig extern fastighetsägare. Till skillnad från när kommunen själv står för investeringen så innebär investeringen ingen budgetpost som återfinns i kommunens investeringsbudget. Byggnation av extern fastighetsägare medför dock, på samma sätt som när kommunen står för investeringen, löpande driftkostnader som måste tas upp i kommunens driftbudget som en hyreskostnad. Hyreskostnaden vid en nybyggnation innebär ett långsiktigt och inte oväsentligt kostnadsmässigt åtagande. På samma sätt som när kommunen själv investerar måste behovet kartläggas och dokumenteras. Den nämnd som ska bedriva verksamhet i den planerade byggnaden får dock inte fatta beslut om att anlita en extern fastighetsägare som står för investeringen. Kommunstyrelsen ska i ett tidigt skede involveras och alternativa hyreskalkyler ska arbetas fram. Är det kommunens fastighetsbolag som bygger är det även aktuellt med ett ställningstagande om kommunal borgen. Beslut om extern fastighetsägare som investerar i nya fastigheter som ska nyttjas av kommunen (verksamhetsfastigheter) fattas alltid av kommunfullmäktige. I samband med beslut ska tillkommande driftkostnader vara finansierade i kommunens budget. Strategiska investeringar Vid strategiska investeringar såsom nybyggnation av skola, äldreboende, förskola eller motsvarande tar verksamheten fram ett förenklat lokalprogram som beskriver investeringsbehovet, inklusive en översiktlig ekonomisk plan. Nämnden tar då ställning till behovet av investeringen i ett inriktningsbeslut där det framgår att nämnden ser behovet av investeringen och samtidigt föreslå kommunfullmäktige att anslå medel till en förstudie. I samband med inriktningsbeslut sker en första avstämning mellan nämnd och förvaltning och ger en signal till omvärlden om att projektet planeras. Inriktningsbeslutet innebär inte att investeringen verkligen kommer att fullföljas utan utgör endast ett klartecken till fortsatt utredning. Investeringspolicy

26 Degerfors kommun Datum Sida 5(7) Nämndens beslutsunderlag inför ett inriktningsbeslut och förstudie ska ge svar på: Investeringens mål och syfte Översiktlig redovisning av åtgärder, prestationer och miljökonsekvenser Översiktlig tidplan Översiktlig ekonomisk plan och investeringskalkyl Uppgifter om hur investeringen påverkar framtida driftskonsekvenser Nyttovärderingsbedömning utifrån medborgarnytta, god verksamhet, attraktiv arbetsgivare, ekonomi i balans samt koncernnytta. Risker och osäkerhetsfaktorer Exempelvis teknik (osäkra mark- och grundförhållanden eller miljöproblem), ekonomi (osäkra inkomster eller utgifter, index, upphandling och finansieringsansvar), organisation (ansvarsfördelning eller kommunikation), tidplan (förhållande till andra investeringar, överklaganden). Utifrån resultatet av förstudien anslår kommunfullmäktige medel för projektering och bedömd investeringsutgift. När det gäller strategiska investeringar är det mycket viktigt med en regelbunden och dokumenterad kommunikation om projektets fortskridande. Det gäller bland annat förändringar i den ursprungliga bedömda investeringsutgiften. Igångsättningsbeslut av ansvarig nämnd krävs alltid vid denna typ av investering och anslagsbindningsnivån är på projektnivå. Investeringspolicy 3 Investeringsbudget Framtida investeringsbehov ses över i nämnderna på våren innan kommande budgetår. Nämndernas äskanden ska lämnas in med en prioriteringsordning till kommunstyrelsen. För varje investering ska nämnden kunna lyfta fram verksamhetsnyttan med investeringen. Beslutsunderlag och kalkyler Varje ny investering i nya lokaler och byggnader innebär ett långt åtagande. Därför är det viktigt att beslutsunderlagen för investeringar innehåller analys över långsiktigt behov, investeringsutgift och framtida drift- och verksamhetskostnader. Totalkalkyl inklusive investerings- och driftkostnadskalkyl ska medfölja varje äskande överstigande 1 mkr för medel till ny-, till- och ombyggnad av fastighet. Om möjligt ska en pay-off kalkyl presenteras. Hänsyn skall tas förändrade kostnadsnivåer i driftbudgeten. Det gäller både den nämnd som gör investeringen och om annan nämnds verksamhet påverkas ekonomiskt. Även investeringar under 1 mkr bör redovisas utifrån behov och förväntade effekter på verksamhet och ekonomi. Det gäller såväl byggnationer som maskiner och inventarier. Äskande bör åtföljas av en konsekvensbeskrivning över vilka konsekvenser som uppstår om investeringen inte görs eller om den senareläggs med ett eller två år.

27 Degerfors kommun Datum Sida 6(7) Större investeringsobjekt Vid investering av större objekt ska ett anslag finnas för förstudie/projektering inför slutligt ställningstagande om projektets genomförande. Kommunens fastighetsförvaltare ska involveras i projektet i ett tidigt skede. Fastställande av investeringsbudget Kommunstyrelsen sammanställer kommunens investeringsbehov utifrån nämndernas äskanden och prioriteras så att den totala investeringsnivån överensstämmer med de finansiella målen. Större investeringar kan löpa under flera år och inför beslut ska en bedömning göras om investeringsutgiften ska fördelas på flera år. Kommunfullmäktige fastställer årligen i juni investeringsbudgeten för det kommande budgetåret samt plan för de nästkommande fyra åren. Vid större investeringar ska kommunfullmäktige i samband med budgetbeslut även fatta beslut om vilka större investeringar som ska ha ett så kallat igångsättningsbeslut innan investeringen får påbörjas samt anslagsbindningsnivån som är kopplat till aktuellt projekt. Detta innebär att aktuell nämnd inte kan flytta investeringsmedel från eller till ett sådant investeringsprojekt utan ett beslut av kommunfullmäktige. Igångsättningsbeslutet fattas av respektive nämnd. Nämnderna ska ha en sådan framförhållning i sin planering att investeringarna först tas upp i flerårsplanen för att sedan återfinnas i årsbudgeten. Finansiellt mål Finansiellt mål för kommunens planerade investeringsnivå framgår i aktuellt budgetdokument. Investeringsbudgetprinciper Medel för investeringsverksamheten tilldelas som en ram utifrån framtaget investeringsbehov och kommunfullmäktiges beslut. Varje investeringsprojekt ska särredovisas i ekonomisystemet. I de flesta fall sker detta redan i budgetprocessen eller i samband med beslut om tilläggsanslag. Ekonomisk avvikelse Vid befarad ekonomisk avvikelse utifrån tilldelad investeringsbudget ska nämnd skyndsamt, dock senast vid nästa månadsuppföljning, informera kommunstyrelsen. Det gäller såväl avvikelse utifrån ram som projektbeslutade investeringar. Kommunstyrelsen ska informera kommunfullmäktige om avvikelsen uppgår till 10 % eller mer så att kommunfullmäktige kan besluta om eventuellt tilläggsanslag alternativt ombudgetering inom redan beslutad investeringsram. Investeringspolicy

28 Degerfors kommun Datum Sida 7(7) 4 Slutredovisningar I samband med budgetbeslut ska kommunfullmäktige fatta beslut om vilka investeringsprojekt som ska slutredovisas till kommunfullmäktige för godkännande. Av slutredovisningen ska följande framgå: Har projektets mål och syften uppnåtts Har tidplanen hållits Har budgeten hållits Finns större avvikelser inom projektbudgeten vilka är orsakerna i så fall. Ansvarig för slutredovisningar är respektive nämnd. 5 Om- och tilläggsbudgetering av investeringar Anslag för investeringar som ännu inte ianspråktagits eller färdigställts kan ombudgetering mellan år begäras om särskilda skäl föreligger. Skriftlig begäran om om-budgetering ska vara ekonomiavdelningen tillhanda senast 31 januari året efter ett aktuellt verksamhetsår. I begäran om om-budgetering ska respektive nämnd göra en bedömning om de aktuella investeringarnas behov fortfarande kvarstår och om den tidigare prioriteringen kvarstår. Ekonomiavdelningen sammanställer inkomna önskemål och dessa ska tillsammans med gällande finansiella investeringsmål utgöra beslutsunderlag för eventuella om-budgeteringar. Kommunfullmäktige ska senast i april året efter verksamhetsåret besluta om om-budgetering av investeringsmedel ska göras eller inte. Investeringsmedel som inte har förbrukats ska nogsamt prövas och ställas mot de medel som finns anslagna i innevarande års budget. En jämnhet i investeringsvolymen över tid ska eftersträvas. 6 Försäljning och utrangering av anläggningstillgångar Vid försäljning av anläggningstillgångar till extern part ska alltid högsta försäljningspris eftersträvas om inte särskilda skäl föreligger. Ekonomiavdelningen ska omgående kontaktas vid försäljning av anläggningstillgångar. Realisationsvinst/förlust påverkar verksamhetens driftredovisning och därmed årets resultat. Om en anläggningstillgång utrangeras ska ekonomiavdelningen omgående kontaktas så att anläggningen kan utrangeras i kommunens ekonomiska anläggningsredovisning. Investeringspolicy

29 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 106 Dnr Begäran om investeringsbidrag för ny väg med mera vid Kanadaskogen Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet överlämnar ärendet till kommunstyrelsen utan eget förslag till beslut. Sammanfattning av ärendet Genom VD begär styrelsen för Degerforsbyggen AB ett investeringsbidrag om tkr för följande åtgärder: Breddning av befintlig väg samt förlängning av densamma Ny gatubelysning Anläggande av ny tennisbana Summa tkr 75 tkr 50 tkr tkr Beloppen som begärs är till största del baserade på anbud enligt Degerforsbyggen AB. Kommunstyrelseförvaltningen har fört diskussioner med serviceförvaltningen med anledning av Degerforsbyggen AB:s begäran. Förvaltningarna är överens om att ej bevilja något investeringsbidrag utan investeringarna ska ske genom kommunens försorg. Bedömningen är dessutom att serviceförvaltningen kan genomföra de begärda åtgärderna med ett takpris om tkr. En orsak till det lägre beloppet är bland annat att kommunen har fyllnadsmassor som går att använda. Finansiering Investeringsmedel i 2017 års budget saknas för såväl ny väg, ny belysning samt ny tennisbana. För genomförande av investeringarna föreslås att finansiering sker med egna medel genom minskning av kommunens likvida medel. Bedömning Befintliga lokalgator på kommunal mark i bostadsområden ägs och väghålls av kommunen. Det är av denna anledning kommunstyrelseförvaltningen och serviceförvaltningen anser att denna rådande princip ska gälla även för byggnationen i Kanadaskogen. I samband med byggnation av lägenheter i Kanadaskogen kommer ytan där den befintliga tennisbanan ligger ianspråktas. Förslaget innebär att en ny tennisbana anläggs i anslutning till den befintliga tennisbanan vid Stora Vallaområdet. Det kommer då finnas en asfaltbana och en grusbana på Stora Vallaområdet. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

30 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen Begäran från Degerforsbyggen AB, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

31 Max Tolf, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunfullmäktige Ny väg med belysning vid Kanadaskogen och ny tennisbana vid Stora Vallaområdet Förslag till beslut En ny kommunal väg med belysning ska anläggas vid den beslutade nybyggnationen i Kanadaskogen. En ny tennisplan ska anläggas vid Stora Vallaområdet. Finansiering av de bägge projekten sker med egna medel genom minskning av likvida medel med tkr. Sammanfattning av ärendet Genom VD begär styrelsen för Degerforsbyggen AB ett investeringsbidrag 0m tkr för följande åtgärder. Breddning av befintlig väg samt förlängning av densamma Ny gatubelysning Anläggande av ny tennisbana Summa tkr 75 tkr 50 tkr tkr Beloppen som begärs är till största del baserade på anbud enligt Degerforsbyggen AB. Kommunstyrelseförvaltningen har fört diskussioner med serviceförvaltningen med anledning av Degerforsbyggen AB:s begäran. Förvaltningarna är överens om att ej bevilja något investeringsbidrag utan investeringarna ska ske genom kommunens försorg. Bedömningen är dessutom att serviceförvaltningen kan genomföra de begärda åtgärderna med ett takpris om tkr. En orsak till det lägre beloppet är bland annat att kommunen har fyllnadsmassor som går att använda. Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

32 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) Finansiering Investeringsmedel i 2017 års budget saknas för såväl ny väg, ny belysning samt ny tennisbana. För genomförande av investeringarna föreslås att finansiering sker med egna medel genom minskning av kommunens likvida medel. Bedömning Befintliga lokalgator på kommunal mark i bostadsområden ägs och väghålls av kommunen. Det är av denna anledning kommunstyrelseförvaltningen och serviceförvaltningen anser att denna rådande princip ska gälla även för byggnationen i Kanadaskogen. I samband med byggnation av lägenheter i Kanadaskogen kommer ytan där den befintliga tennisbanan ligger ianspråktas. Förslaget innebär att en ny tennisbana anläggs i anslutning till den befintliga tennisbanan vid Stora Vallaområdet. Det kommer då finnas en asfaltsbana och en grusbana på Stora Vallaområdet. Beslutsunderlag Begäran från Degerforsbyggen AB, Max Tolf Kommunchef och ekonomichef Beslutet ska skickas till Degerforsbyggen AB Servicenämnden Bitr ekonomichef

33 Degerfors kommun Kommunstyrelsen Ank Dnr KS /1 Mail till Degerfors Kommunstyrelse Begäran om investeringsbidrag för ny väg mm vid Kanadaskogen Under många år har Degerfors liksom andra kommuner haft ett stort överskott av lediga lägenheter. De senaste 2-3 åren har dock trenden vänt och vi har i princip inga lediga lägenheter i Degerfors. För att skapa möjligheter till boende för alla som önskar och samtidigt ge förutsättningar för inflyttning har Degerforsbyggen utrett olika möjligheter till nyproduktion i mindre skala. Läget är dock att de flesta kommuner har planer på nyproduktion eller har pågående nyproduktionsprojekt. Detta medför höga byggkostnader för de som behöver bygga nu. Efter en lång utredningsprocess med bland annat upprättandet av en ny detaljplan har Degerforsbyggens styrelse fattat ett inriktningsbeslut om att bygga 10 radhuslägenheter vid Kanadaskogen. Kalkylen visar dock alltför höga kostnader som inte ger ett lönsamt projekt över tid och dessutom medför höga hyror. Kostnaderna måste dock minskas innan ett definitivt investeringsbeslut kan fattas vilket beräknas ske den 22 augusti. Utöver Degerforsbyggen finns det inga andra fastighetsbolag som finansierar eller avser finansiera i nyproduktion i Degerfors. Detta gör det än mer angeläget att kommunens bolag Degerforsbyggen tar initiativ till nyproduktion som samtidigt innebär att några äldre lämnar sina villor till förmån för yngre barnfamiljer. Degerforsbyggen styrelse anser att Degerfors kommun bör medverka till att nyproduktion sker i Degerfors. Detta kan ske på olika sätt men styrelsen anser att det bör ske genom att kommunen bygger och äger den väg som krävs för de nya byggnaderna. Den befintliga vägen måste breddas och förlängas med ca 150 meter. På det planerade området finns i dag en tennisbana som bör ersättas med en ny på annan plats genom kommunens försorg. För att underlätta ett positivt investeringsbeslut så yrkar Degerforsbyggen att Degerfors kommun finansierar följande: Breddning av bef. väg och förlängning med ca 150 meter. Ny gatubelysning Anläggande av ny tennisbana vid Stora Hallaområdet kr kr kr Beloppen är till största delen baserade på anbud. Degerforsbyggen styrelse genom Kjell Hultgren, VD

34 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 107 Dnr Arvodesnivåer för gode män till ensamkommande barn Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att arvodesnivåerna för gode män till ensamkommande barn uppgår enligt följande: 1. Arvodering till ställföreträdare sker med 27 % av prisbasbelopp samt 2 % i kostnadsersättning per år för ensamkommande barn under asylprocess och under perioden efter beviljat uppehållstillstånd innan särskild förordnad vårdnadshavare förordnas. 2. För del av månad arvoderas för det antal dagar som uppdraget varat. 3. Milersättning för resa med egen bil betalas ut enligt Skatteverkets skattefria schablon mot uppvisande av körjournal. Resorna beräknas enligt kortaste enligt Eniro eller liknande vägbeskrivningar. 4. Resor med kollektivtrafik ersätts mot uppvisande av kvitto. 5. Extra arvode om kr utgår per resa för resor i samband med asylutredning eller liknande. 6. God man ska lämna in redogörelse för utfört uppdrag var tredje månad för att överförmyndarnämnden ska utöva tillsyn i ärendet. Intervallerna för inlämning är januari-mars, april-juni, juli-september och oktoberdecember. 7. Arvodesutbetalning sker var tredje månad, månaden efter att redogörelse med arvodesbegäran lämnats in. 8. Nämnden förbehåller sig rätten att göra avsteg från ovan angivna arvodesmodell för att göra en skälighetsbedömning av arvodet i det enskilda fallet. 9. Arvodesbestämmelserna enligt ovan träder i kraft från och med under förutsättning att samtliga kommuner fattar beslut i enlighet med förslaget. Sammanfattning av ärendet Den 19 juni behandlade överförmyndarnämnden arvodesnivåer för gode män till ensamkommande barn. Av överförmyndarnämndens protokoll framgår bland annat följande. Den 1 juli 2017 träder ett nytt ersättningssystem för mottagande av ensamkommande barn och unga i kraft för kommunerna. Ikraftträdandet innebär förändrade möjligheter att återsöka överförmyndarnämndens faktiska Justerandes sign Utdragsbestyrkande

35 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) kostnader för ensamkommande barn. För de barn som anvisas till kommunen efter den 1 juli 2017 kan överförmyndarnämnden inte längre återsöka ersättning för de utlägg som nämnden har i form av arvode, resekostnader och tolkkostnader från migrationsverket. Därför finns det behov av se över arvodesnivåerna för gode män till ensamkommande bar. Det nya regelverket innebär att överförmyndarverksamhetens kostnader ska täckas av den schablon som erhålls. Förslaget om att arvodering ska ske med 27 % av prisbasbeloppet och 2 % i kostnadsersättning innebär i snitt en sänkning av arvodesnivån från 27 tkr per år till 14 tkr/år. Den nya nivån är även anpassad till arvodesnivån för övriga gode män. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Protokoll överförmyndarnämnden, 59/ Justerandes sign Utdragsbestyrkande

36 Max Tolf, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunfullmäktige Arvodesnivåer för gode män till ensamkommande barn Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att arvodesnivåerna för gode män till ensamkommande barn uppgår enligt följande. Arvodering till ställföreträdare sker med 27 % av prisbasbelopp samt 2 % i kostnadsersättning per år för ensamkommande barn under asylprocess och under perioden efter beviljat uppehållstillstånd innan särskild förordnad vårdnadshavare förordnas. För del av månad arvoderas för det antal dagar som uppdraget varat. Milersättning för resa med egen bil betalas ut enligt Skatteverkets skattefria schablon mot uppvisande av körjournal. Resorna beräknas enligt kortaste enligt Eniro eller liknande vägbeskrivningar. Resor med kollektivtrafik ersätts mot uppvisande av kvitto. Extra arvode om kr utgår per resa för resor i samband med asylutredning eller liknande. God man ska lämna in redogörelse för utfört uppdrag var tredje månad för att överförmyndarnämnden ska utöva tillsyn i ärendet. Intervallerna för inlämning är januari-mars, april-juni, juli-september och oktoberdecember. Arvodesutbetalning sker var tredje månad, månaden efter att redogörelse med arvodesbegäran lämnats in. Nämnden förbehåller sig rätten att göra avsteg från ovan angivna arvodesmodell för att göra en skälighetsbedömning av arvodet i det enskilda fallet. Arvodesbestämmelserna enligt ovan träder i kraft från och med under förutsättning att samtliga kommuner fattar beslut i enlighet med förslaget. Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

37 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) Sammanfattning av ärendet Den 19 juni behandlade överförmyndarnämnden arvodesnivåer för gode män till ensamkommande barn. Av överförmyndarnämndens protokoll framgår bland annat följande. Den 1 juli 2017 träder ett nytt ersättningssystem för mottagande av ensamkommande barn och unga i kraft för kommunerna. Ikraftträdandet innebär förändrade möjligheter att återsöka överförmyndarnämndens faktiska kostnader för ensamkommande barn. För de barn som anvisas till kommunen efter den 1 juli 2017 kan överförmyndarnämnden inte längre återsöka ersättning för de utlägg som nämnden har i form av arvode, resekostnader och tolkkostnader från migrationsverket. Därför finns det behov av se över arvodesnivåerna för gode män till ensamkommande bar. Det nya regelverket innebär att överförmyndarverksamhetens kostnader ska täckas av den schablon som erhålls. Förslaget om att arvodering ska ske med 27 % av prisbasbeloppet och 2 % i kostnadsersättning innebär i snitt en sänkning av arvodesnivån från 27 tkr per år till 14 tkr/år. Den nya nivån är även anpassad till arvodesnivån för övriga gode män. Beslutsunderlag Protokoll överförmyndarnämnden, , 59. Max Tolf Kommunchef och ekonomichef Bilagor Protokoll överförmyndarnämnden, , 59 Beslutet ska skickas till Överförmyndarnämnden

38

39

40

41 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 109 Dnr Ansökan om bidrag till projektet "Natur, kultur och kommunikation" - Kultur och integration samt utveckling på Berget i Degerfors Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Degerfors kommun medfinansierar projektet Natur, kultur och kommunikation på Berget med sammanlagt 77,7 tkr. 2. Finansiering sker från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader med 20 tkr för 2017 och 50,6 tkr för Projektet ska följas upp efter sex månader. Sammanfattning av ärendet Ansökan har inkommit från ABF Örebro län om medfinansiering av projektet Natur, kultur och kommunikation på Berget. Ansökan uppgår till 77,6 tkr. Följande framgår av ansökan: Under hösten 2017 startar ABF Örebro Län i Degerfors kommun pilotprojektet Natur, kultur och kommunikation på Berget. Projektet beräknas starta i oktober -17 och pågå t.o.m. oktober -18. Vi söker deltagare som är daglediga, sjukskrivna eller arbetslösa med ett intresse för hantverk och vill utvecklas för att kunna starta egna verksamheter och öka sin kraft och anställbarhet i samhället. Under september kommer ABF bjuda in till informationsträffar om projektet. Deltagarna anmäler sitt intresse för pilotprojektet och vi plockar ut deltagare till utvecklingskursen som beräknas att starta den 24 oktober. Projektet avslutas med en utställning, mässa eller kulturfest på Berget i september -18. Då får deltagarna får möjlighet att visa upp det de lärt sig under året och vi kommer bjuda in finansiärer, press och allmänhet till evenemanget. Kostnaderna för projektet har ABF bedömt till följande: Typ av kostnad Projektledarlön Föreläsningsarvoden Marknadsföring Lokalhyra Material Övriga kostnader Summa Klar finansiering: Medfinansiär Belopp 382,6 tkr 50,0 tkr 10,0 tkr 20,0 tkr 50,0 tkr 10,0 tkr 522,6 tkr Belopp Justerandes sign Utdragsbestyrkande

42 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Regional- och socialfondsprogrammet LEADER Mellansjölandet Örebro läns bildningsförbund Summa 268,0 tkr 132,0 tkr 45,0 tkr 445,0 tkr Det saknas 77,6 tkr för att projektet skall vara full finansierat och detta belopp önskar ABF att Degerfors kommun deltar med. Yrkanden Carina Sätterman (S) yrkar att projektet ska följas upp efter sex månader. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Ansökan om bidrag, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

43 Max Tolf, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunstyrelsen Ansökan om bidrag Natur, kultur och kommunikation Förslag till beslut Degerfors kommun medfinansierar projektet Natur, kultur och kommunikation på Berget med sammanlagt 77,7 tkr. Finansiering sker från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader med 20 tkr för 2017 och 50,6 tkr för 2018 Sammanfattning av ärendet Ansökan har inkommit från ABF Örebro län om medfinansiering av projektet Natur, kultur och kommunikation på Berget. Ansökan uppgår till 77,6 tkr. Följande framgår av ansökan: Under hösten 2017 startar ABF Örebro Län i Degerfors kommun pilotprojektet Natur, kultur och kommunikation på Berget. Projektet beräknas starta i oktober -17 och pågå t.o.m oktober -18. Vi söker deltagare som är daglediga, sjukskrivna eller arbetslösa med ett intresse för hantverk och vill utvecklas för att kunna starta egna verksamheter och öka sin kraft och anställbarhet i samhället. Under september kommer ABF bjuda in till informationsträffar om projektet. Deltagarna anmäler sitt intresse för pilotprojektet och vi plockar ut deltagare till utvecklingskursen som beräknas att starta den 24 oktober. Projektet avslutas med en utställning, mässa eller kulturfest på Berget i september -18. Då får deltagarna får möjlighet att visa upp det de lärt sig under året och vi kommer bjuda in finansiärer, press och allmänhet till evenemanget. Kostnaderna för projektet har ABF bedömt till följande: Typ av kostnad Belopp Projektledarlön 382,6 tkr Föreläsningsarvoden 50,0 tkr Marknadsföring 10,0 tkr Lokalhyra 20,0 tkr Material 50,0 tkr Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

44 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) Övriga kostnader Summa 10,0 tkr 522,6 tkr Klar finansiering: Medfinansiär Regional- och socialfondsprogrammet LEADER Mellansjölandet Örebro läns bildningsförbund Summa Belopp 268,0 tkr 132,0 tkr 45,0 tkr 445,0 tkr Det saknas 77,6 tkr för att projektet skall vara full finansierat och detta belopp önskar ABF att Degerfors kommun deltar med. Finansiering Projektet löper under både 2017 och 2018 med tyngdpunkten på Någon periodisering av kostnaderna finns ej men kommunstyrelseförvaltningens förslag är att finansiering sker från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader med 20,0 tkr 2017 och 50,6 tkr "[Skriv text här]" Bedömning Kommunstyrelsen har tidigare, 202/2016, ställt sig positiv till en liknande ansökan. Det projektet hette Järnkraft med syftet med detta projekt är likartat. Max Tolf Kommunchef och ekonomichef Beslutet ska skickas till Ekonomiavdelningen ABF

45 Till Degerfors den 28 juni 2017 Kommunstyrelsens ordförande i Degerfors kommun Peter Pedersen Ansökan om bidrag till Projektet Natur, kultur och kommunikation Kultur och integration samt utveckling på Berget i Degerfors. Bakgrund: Under hösten 2017 startar ABF Örebro Län i Degerfors kommun pilotprojektet Natur, kultur och kommunikation på Berget. Projektet beräknas starta i oktober -17 och pågå t.o.m oktober -18. Vi söker deltagare som är daglediga, sjukskrivna eller arbetslösa med ett intresse för hantverk och vill utvecklas för att kunna starta egna verksamheter och öka sin kraft och anställbarhet i samhället. Under september kommer ABF bjuda in till informationsträffar om projektet. Deltagarna anmäler sitt intresse för pilotprojektet och vi plockar ut deltagare till utvecklingskursen som beräknas att starta den 24 oktober. Projektet avslutas med en utställning, mässa eller kulturfest på Berget i september Då får deltagarna får möjlighet att visa upp det de lärt sig under året och vi kommer bjuda in finansiärer, press och allmänhet till evenemanget. Våra kostnader för att genomföra projektet är kr. Utgifter: Projektledarlön kr Föreläsararvoden kr Marknadsföring kr Lokalhyra kr Material kr Övriga kostnader kr Summa kostnader: kr Klar finansiering: Stöd från regional- och socialfondsprogrammet LEADER Mellansjölandet Örebro läns bildningsförbund Summa finansiering: kr kr kr kr Differens kr Materialkostnader är en väsentlig post då deltagarna skall få lära sig olika hantverk och konstuttryck under året och det behövs köpas in material för att genomföra det. ABF Örebro län ansöker om kr i kommunalt stöd till projektet för att få full kostnadstäckning. Annelie Jansson Projektansvarig Peter Erickson Ombudsman

46 ABF Karlskoga/Degerfors ABF Örebro Län

47 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 102 Dnr Socialnämndens handlingsplan utifrån resultaten av översyn av hemtjänsten, genomlysning av kostnader och kvalitet Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Återrapporteringen godkänns. Sammanfattning av ärendet En genomlysning av hemtjänsten har genomförts på uppdrag av kommunstyrelsen. Den har föranletts av att ekonomiska nyckeltal indikerar ett högt kostnadsläge i verksamheten. Utredarna påtalar ett behov av ett system för att kunna planera och följa upp verksamheten samt en ekonomisk fördelningsmodell som bygger på behov i befolkningen. Utöver detta finns utvecklingsmöjligheter i form av utökat samarbete mellan de olika vårdlagen samt en mer aktiv prövning vid behov av vikarier. Socialnämnden ska med utgångspunkt från genomlysningen presentera en handlingsplan med olika åtgärder som syftat till att sänka kostnader. Beslutsunderlag Socialnämnden 67/ Kommunstyrelsen 15/ Justerandes sign Utdragsbestyrkande

48

49

50 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 15 Dnr Genomlysning av hemtjänsten avseende kostnader och kvalitet Kommunstyrelsens beslut Socialnämnden får i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen senast 7 augusti 2017 med förslag på åtgärder för att sänka kostnadsnivån i hemtjänsten. Sammanfattning av ärendet Johan Carsbrant har, i enlighet med kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 58/ , genomfört en översyn av hemtjänsten i Degerfors kommun. KS AU fastställde då att syftet med översynen är att lämna konkreta förslag till kostnadsbesparande åtgärder utan att den beslutade kvalitetsnivån försämras. Det gäller såväl den direkta tiden med brukarna som den indirekta tiden för planering och uppföljning av insatser. Översynen visar att det går att belägga Degerfors kommuns höga kostnadsläge för hemtjänsten och påvisar också några orsaker till detta, vilka bör beaktas framöver. Enligt utredaren är de viktigaste orsakerna: Ekonomistyrning saknas, otydliga premisser för budgetering och incitament för vad som förväntas att utföras och till vilken kostnad och tidsåtgång. Avsaknad av verktyg för att planera och följa upp vad som ska åstadkommas. Det finns också många positiva delar, vilket också visas i översynen. Översynen pekar dock också på förbättringsområden för omprövningar som måste göras i större omfattning och att all frånvaro inte måste ersättas i lika stor omfattning som idag, speciellt inte om det inte kan beläggas utifrån brukarnas behovssituation. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 4/ Rapport: Översyn av hemtjänsten i Degerfors kommun, Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Skickas till Socialnämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

51 KS /2 1(31) Ingmar Ångman/Max Tolf Översyn av hemtjänsten i Degerfors kommun Johan Carsbrant

52 KS /2 2(31) Innehållsförteckning Översyn av hemtjänsten i Degerfors kommun... 1 Innehållsförteckning... 2 Inledning... 3 Uppdrag... 3 Syfte... 3 Frågeställning... 3 Metod och disposition... 3 Material och avgränsning... 5 Bakgrund... 6 Personal... 6 Äldre befolkning och antal brukare... 6 Brukarupplevelse och kvalitet... 6 Ekonomi... 7 Tidigare utredning... 8 Utredning... 9 Eventuella orsaker till hemtjänstens höga kostnadsläge... 9 Allmän Dokumentation och information Enkäter Intervjuer/diskussionssamtal Samtal/Intervju med biståndshandläggare Samtal/Intervju med individ- och familjeomsorgens chef Samtal/Intervju med enhetschefer Samtal/Intervju med vård- och omsorgschefen Enkätsvar socialchef Biståndsutredningar och genomförandeplaner Ekonomisk analys Sammanfattning och slutsatser Bedömning av eventuella orsaker till hemtjänstens höga kostnadsläge Sammanfattning Bilagor... 27

53 Inledning KS /2 3(31) Jag vill börja med att rikta ett tack till alla som bidragit med material, uppgifter, enkätsvar och till er som deltagit i intervjuer. Uppdrag Jag fick i uppdrag att göra en översyn av hemtjänstorganisationen i Degerfors kommun med fokus på att ge konkreta förslag på kostnadsbesparingar. Detta uppdrag bottnar eller härstammar ifrån budgetarbetet då samtliga partier i Degerfors kommun var överens om att göra en översyn av två stora verksamheter. Det rör sig om hemtjänst och grundskola. Bakgrunden är de relativt höga kostnaderna som redovisas i offentlig statistik för de bägge verksamheterna. Interna diskussioner har förts med socialchef och äldreomsorgschef om upplägg på översynen inom hemtjänsten. Hemtjänstens kostnader består till största del av personalkostnader så hur arbetet bedrivs och planeras inom verksamheten kommer vara en stor del av arbetet. I dagsläget finns det fem hemtjänstområden i kommunen ur dokument Översyn av hemtjänst daterad Syfte I uppdraget från Degerfors kommun så formulerades syftet med översynen enligt följande: Syftet med översynen är att lämna konkreta förslag till kostnadsbesparande åtgärder utan den beslutade kvalitetsnivån försämras. Det gäller såväl den direkta tiden mot brukarna som den indirekta tiden Frågeställning Av uppdraget framgår att översynen ska omfatta hela kedjan från biståndsbeslut till utförande av insatser hos den enskilde, enligt nedan: Riktlinjer för biståndsbedömning Rutinerna för biståndsbedömning Biståndsbeslut i förhållande till riktlinjer På vilket sätt kommer biståndsbeslutet hemtjänstpersonalen kännedom På vilket sätt utförs insatsen Rutiner för säkerställande av utförande med koppling till biståndsbeslut. En viktig del i översynen är hur verksamheten i respektive område planeras utifrån fattade biståndsbeslut, tillgänglig personal, resor mm. Hur verksamheten arbetar med dokumentation ska också ingå både utifrån säkerhetsperspektiv och effektivitetsperspektiv. Metod och disposition För att försöka besvara frågeställningarna i uppdraget blev tillvägagångsättet att först försöka definiera olika faktorer som påverkar en kommuns hemtjänstkostnader. Sedan angrep vi dessa teser (eventuella orsaker till högt kostnadsläge) uppdelat i fem olika metodsteg innan jag avslutade med slutsatser och sammanfattning.

54 KS /2 4(31) Eventuella orsaker till hemtjänstens höga kostnadsläge Första steget för att belysa orsaker till Degerfors höga kostnadsläge för hemtjänsten blev att definiera diverse möjliga faktorer som påverkar en kommuns kostnad för denna verksamhet. Jag gjorde alltså en checklista på faktorer som påverkar en kommuns hemtjänstkostnader som sedan försöktes besvaras utifrån den information som eftersöktes och som Degerfors kommun lämnade under utredningens gång. Allmän Dokumentation och information (metod 1) För att skapa mig en uppfattning om den fastställda och dokumenterade informationen som Degerfors kommuns har kring dessa frågeställningar läste jag igenom internbudget, verksamhetsplan, medarbetarenkätsresultat, riktlinjer för biståndsbedömning och lokala värdighetsgarantier samt rutinbeskrivning för biståndandshandläggning och socialdokumentation. Jag efterfrågade även information kring sjukfrånvaro och medarbetarundersökningar samt samlade in officiell nationell statistik från Kolada för att säkerställa vissa volymuppgifter. Enkäter (metod 2) Jag konstruerade kortfattade enkäter kring uppdragsformuleringarna och ställde dessa till berörda personalkategorier. Detta med inriktningen att kunna se om upplevelsen av samma frågeställning kunde variera beroende på var i organisationen man befann sig. Dessa enkätsvar fanns sedan som underlag och stöd för de diskussionssamtal som genomfördes. Intervjuer/diskussionssamtal (metod 3) Intervjuer ägde rum med samtliga biståndshandläggare och enhetschefer för hemtjänsten. Intervjuerna genomfördes som diskussionssamtal med respektive grupp var för sig. Dessutom genomfördes enskilda intervjuer med respektive personalgrupps verksamhetschef. Samtalen kom att fokuseras på de punkter som lyfts fram i uppdraget enligt rubriken frågeställningar ovan. Biståndsutredningar och genomförandeplaner (metod 4) Jag efterfrågade avidentifierade utredningar från biståndshandläggarna. Detta för att analysera kvalitén i utredning mot fastslagna riktlinjer och för att bedöma hur vägledande dessa kan vara för utförarledet. För dessa brukares utredningar ville jag även ta del av dess genomförandeplaner för att se om det fanns transparens mellan biståndsbeslut och det som planeras att utföras. Ekonomisk analys (metod 5) Bearbetade och sammanställde ekonomisk information från Degerfors kommun avseende kostnader, personalbemanning och underlag för beslutade utförda insatser inom hemtjänsten samt applicerade denna information mot tidigare använda hemtjänstmodeller. Detta med ambitionen att få en uppfattning om hur kostnadsläget och personalbemanningen såg ut. Sammanfattning och slutsatser Sista steget blev att dra slutsatser ifrån de fem metodstegen och sammanfatta dessa kopplat till eventuella orsaker till hemtjänstens höga kostnadsläge som redovisats. Slutligen försökte jag svara på frågeställningarna som är kopplade till syftet med uppdraget.

55 KS /2 5(31) Material och avgränsning I detta avsnitt kommenteras varför vissa avgränsningar och vägval gjordes. Urval Allmän dokumentation och information (metod 1) För att först skapa mig en allmän bild om frågeställningarna i uppdraget innan jag träffade eller frågade berörda personalkategorier valde jag att ta del av den skriftliga informationen från kommunen som berör dessa arbetsområden. Dessa dokument begränsades till internbudget, verksamhetsplan, riktlinjer för biståndsbedömning och lokala värdighetsgarantier samt rutinbeskrivning för biståndshandläggning och socialdokumentation. Jag samlade även in sjukfrånvarostatistik för perioden samt tog del av den senaste medarbetarundersökning. Att jag inte valde att gå igenom mer skriftlig information än nämnda berodde på att dessa ändå upplevdes som mest viktiga samt att det givetvis finns en tidsaspekt i denna form av uppdrag. Tanken med att först gå igenom de skriftliga dokumenten var att dessa kunde vägleda mig i vilka adekvata frågor som sedan borde ställas till berörda personalkategorier. Urval Enkätformuleringar (metod 2) Jag valde att skicka ut enkäter till biståndshandläggare, enhetschefer, verksamhetscheferna för individ- och familjeomsorg och vård- och omsorg samt socialchefen. Den huvudsakliga frågeställningen i enkäten var frågan om uppfattningen om huruvida biståndsbesluten upplevdes som generösa alternativt strikta samt uppfattningen om hur väl de insatser som verkställs av utförarledet är i samklang med de fattade biståndsbesluten. Urval Biståndsutredningar och genomförandeplaner (metod 3) Jag efterfrågade tre avidentifierade utredningar från respektive biståndshandläggare, det vill säga nio stycken totalt. Utifrån detta valde jag att även ta del av genomförandeplaner för motsvarande brukare. Urval Intervjuer (metod 4) Jag valde att genomföra intervjuer med samtliga biståndshandläggare i grupp, samtliga enhetschefer i grupp samt verksamhetscheferna för individ- och familjeomsorg och vård- och omsorg enskilt. Orsaken till att jag inte valde fler att intervjua berodde förutom på tidsaspekten att jag bedömde dessa som mest insatta och adekvata att fråga utifrån frågeställningarna i uppdraget. Urval Ekonomisk analys (metod 5) I de uppgifter jag efterfrågade direkt från Degerfors kommun så valde jag att endast fokusera på personalkostnader för dag/kväll eftersom det är den absolut största och mest betydelsefulla kostnadsposten avseende hemtjänstverksamheten. Jag valde alltså bort att titta på kostnader för HSL (sjuksköterskor och arbetsterapeuter), nattorganisation och jag belyste inte heller kostnaden för korttidsvården som ingår i ordinärt boende i den nationella statistiken. Jag avgränsade mig även, genom att bara titta på ekonomiska siffror för perioden Ambition var att jämföra de utvalda kostnaderna för hemtjänstorganisation mot någon form av statistik för utförandet i form av antalet brukare eller timmar.

56 KS /2 6(31) Bakgrund Personal Hemtjänstorganisationen (dag/kväll) i Degerfors kommun består av fem hemtjänstgrupper där bemanningsstorleken är ganska likvärdig och pendlar mellan årsarbetare enligt budget. Verksamheten leds av tre enhetschefer varav två av dessa leder två arbetslag medan den tredje leder ett arbetslag plus nattorganisationen (som vi inte valt att belysa i denna utredning). Äldre befolkning och antal brukare Degerfors har en relativt hög andel av befolkningen som är äldre. För 2015 är andelen 65 år och äldre 26,7 procent av befolkningen medan riksgenomsnittet är 19,8 procent, motsvarande siffra för 80 år och äldre är 6,6 procent i Degerfors medan riksgenomsnittet är 5,1 procent. Däremot så är andelen 65 år och äldre som faktiskt har haft insats från hemtjänsten varit lägre i Degerfors än riksgenomsnittet ända sedan 2005 fram till Andelen med insats var 5,5 procent i Degerfors och medan riksgenomsnittet var 7,6 procent. Även i relation till jämförbara kommuner har Degerfors en låg andel av de äldre med insats. I nuläget (november 2016) har 315 personer insatser från hemtjänsten, varav 136 av dessa har omvårdnadsinsatser. Brukarupplevelse och kvalitet En viktig aspekt är givetvis hur brukarna upplever sitt stöd från hemtjänstpersonalen i både utförande och bemötande. Att det tydligt i utredningsuppdraget framgår att förslag till kostnadsbesparande åtgärder inte ska försämra kvalitetsnivån i verksamheten medför att vi bör belägga rådande situation. I nedanstående tabell redovisas resultat från de nationella jämförelserna, där färgen grönt är bättre än riksgenomsnittet, och gult motsvarar resultat som ligger i nivå, medan rött visar på resultat som är sämre än riksgenomsnittet. Källa: undersökningen av äldres uppfattning om kvaliteten i hemtjänst och äldreboende, Socialstyrelsen.

57 KS /2 7(31) Brukarupplevelse inom hemtjänsten i Degerfors kommun Inflytande Handläggarbeslut är anpassat efter den äldres behov, andel (%) Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål. andel (%) Personalen tar hänsyn tilld den äldres egna åsikter och önskemål, andel (%) Utförande Kan påverka vilka tider man får hjälp, andel (%) Personalen utför sina arbetsuppgifter bra, andel (%) Personalen kommer på avtalad tid, andel (%) Personalen har tillräckligt med tid för arbetet, andel (%) Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar, andel (%) Bemötande Får bra bemötande från personalen Trygghet och tillgänglighet Känner sig trygg hemma med hemtjänst, andel (%) Känner förtroende för personalen, andel (%) Besväras inte av ensamhet, andel (%) Har lätt att få kontakt med personalen vid behov, andel (%) Brukarbedömning hemtjänst-sammantaget nöjd med hemtjänsten, andel (%) Resultaten från den senaste undersökningen 2016 visar inte på något alarmerande tillstånd utan indikerar att kvalitetsnivån på Degerfors hemtjänstverksamhet är helt acceptabel i ett kommunjämförbart perspektiv. Trenden är också bedömningen förbättrats något mot tidigare undersökningar. Ekonomi Jag konstaterade att Degerfors självbild om att deras höga kostnadsnivå för hemtjänstverksamheten stämmer med den nationella statistiken. Kostnaden för hemtjänsten per invånare 65 år och äldre samt per invånare 80 år och äldre är högre i Degerfors än riksgenomsnittet, detta trots att andelen av den äldre befolkningen med insats är lägre i Degerfors än riksgenomsnittet. Detta visade sig tydligt i hemtjänstkostnad per brukare där Degerfors för perioden ligger över riksgenomsnittet och emot jämförbara kommuner. För 2015 var genomsnittskostnaden för Degerfors nästan 400 tkr medan riksgenomsnittet låg på cirka 258 tkr Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/brukare Degerfors Pendlingskommuner ( Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/inv 65+ Degerfors Pendlingskommuner ( Som tabellen från offentlig statistik ovan visar så har Degerfors ett högt kostnadsläge i jämförelse med jämförbara kommuner. Kostnaden per brukare under tidsperioden pendlar mellan 44 till 52 procents högre kostnadsläge, och per invånare 65 år och äldre är kostnadsläget 25 till 36 procent högre. Observera att kostnaden för korttidsvården ingår i hemtjänstsiffrorna. Degerfors kostnad för hela äldreomsorgen är dock i paritet med sin egen standard eller referenskostnad för 2015 där värdet är minus 1,4 procent, vilket indikerade ett lägre kostnadsläge än det statistiskt förväntade. Följaktligen så är kostnaderna för särskilt boende i Degerfors något lägre än riksgenomsnittet och emot jämförbara kommuner, vilket även den nationella statistiken visar!

58 KS /2 8(31) Tidigare utredning Under 2014 genomförde Degerfors kommun ett välförankrat utredningsarbete där samtliga berörda intressenter fick komma till tals vilket utmynnade i handlingen Införande av insatsregistrerings- och planeringssystem inom Vård och omsorg, daterad Här beskrivs fördelarna med att införa ett digitalt planeringsverktyg med uppföljningsfunktion och i slutorden nämns följande Personalen är den största resurs som förvaltningen förfogar över. Att använda denna på ett så bra sätt på möjligt är ekonomiskt viktigt. Ytterligare en aspekt är att genom systemet kunna kvalitetssäkra att den enskilde som har insatser från Socialförvaltningen har fått de insatser som är beviljade. Kan inte mer än instämma i att detta att införa ett planeringsverktyg som också mäter de utförda insatserna hos brukarna nog är den största enskilda källan till en effektiv hemtjänstorganisation. Socialnämnden beslutade i december 2014 att återremittera frågan om införande av ett insatsregistrerings och planeringssystem inom hemtjänsten. Frågan behandlades åter av Socialnämnden i maj 2015 där handlingen Nytto- och kostnadsanalys av ett införande av TES inom Vård och Omsorg, Hemvården, daterad var det dokumenterade beslutsunderlaget. Där framgår bland annat att även medarbetare och fackliga representanter var eniga bakom förslaget om ett införande. I denna handling beskrivs också nuläget (vilket förmodligen är det samma idag) på ett bra och beskrivande sätt Inom verksamheten Vård och Omsorg arbetar ett antal medarbetare inom Hemvården. De arbetar i hemmen hos enskilda personer och hjälper dem med deras dagliga livsföring. Idag planerar medarbetarna i varje vårdlag sitt arbete på en tavla som finns i varje vårdlagslokal. Planeringen i sig säger inget om tidsåtgången hos varje enskild eller den vårdtyngd som vårdlaget har. Enhetscheferna driver ett ständigt pågående arbete tillsammans med medarbetarna om samarbete mellan vårdlagen. I socialförvaltningens verksamhetssystem Treserva kan enhetscheferna idag endast få fram schabloner på fördelad tid till vårdlagen. I dag finns inget system som kvalitetssäkrar att beviljade insatser blivit utförda och som bekräftar att medarbetarna utfört beviljade insatser.

59 KS /2 9(31) Utredning Eventuella orsaker till hemtjänstens höga kostnadsläge Det (beskrivet i avsnitt bakgrund) konstaterade höga kostnadsläget för hemtjänsten i Degerfors kan givetvis bero på många orsaker. Hemtjänsten är en kommuns kanske allra svåraste verksamhetsgren att bedriva utifrån aspekten att förutse rätt bemanning och dimensionering utifrån en ständigt förändrad behovssituation alla årets och dygnets timmar. Denna verksamhet är allt annat än statisk och därför förutsätts att många faktorer/parametrar beaktas för att kunna få en kostnadsmässigt effektiv verksamhet. Nedan redovisar jag en checklista på faktorer som påverkar en kommuns hemtjänstkostnader. Den ska absolut inte tolkas som fullständig för vad som påverkar en kommuns hemtjänstkostnader men påvisar ändå många aspekter som förklarar verksamhetens komplexitet. De listade punkterna bygger på erfarenheter från flera års arbete med denna problematik. Tanken är att jag efter genomgången av de olika metodavsnitten på något sätt kan verifiera läget i Degerfors avseende de redovisade frågeställningarna enligt checklistan. Felaktigt statistiskt underlag avseende ekonomi och brukare Få särskilda boendeplatser Höga kostnader för utskrivningsklara Generösa biståndsbeslut Många korttidsplatser Otydlig ekonomistyrning och budgetering Kompetensutveckling Svag ledning Missnöjda medarbetare Hög sjukfrånvaro Hög lönenivå Organisation/små arbetsgrupper

60 Ineffektiv planering av genomförande Dålig logistik i utförandet Låg effektiv brukartid KS /2 10(31) Allmän Dokumentation och information Internbudget Internbudgeten för 2016 är väldigt traditionell och redovisar enbart ekonomisk information. Det finns ingen koppling här till vad verksamheten förväntas utföra och på vilka premisser internbudgeten är fastställd och beräknad. Positivt ändå att antalet årsarbetare som ligger till grund för budgeteringen redovisas i dokumentet. Verksamhetsplan Ur styr och ledningsaspekt kan det vara positivt att bryta ned den övergripande verksamhetsplanen till respektive verksamhetsgren i vilken mål, aktivitet och uppföljning mer konkret kan preciseras. Detta för att skapa tydligare vägledning till enhetschefer i hemtjänsten och deras medarbetare. En ytterligare framgångsfaktor kan vara att enas om ett färre antal begrepp i verksamhetsplanen som definieras och sammankopplas på ett tydligare sätt. Övriga riktlinjer och rutinbeskrivningar Har även tagit del av handlingarna Riktlinjer för biståndsbedömning och rutinbeskrivning för biståndandshandläggning och rutin för socialdokumentation och kan konstatera att dessa följer lagstiftningen och där behov funnits har konkretiseringar och egna förtydliganden gjorts. Lokala värdighetsgarantier Avsikten med att göra ett tillägg i socialtjänstlagen 2011 var att personer som är i behov av vård och omsorg ska ha en egen makt över sin vardag och kunna göra egna val. Det innebär att man exempelvis själv ska få bestämma över när man vill äta och lägga sig, över egna intressen, sin delaktighet och gemenskap. Värdegrunden ska bidra till att tydliggöra ett annat förhållningssätt och en annan syn på äldre personer. Det är tydligt att Riktlinje lokala värdighetsgarantier har sin utgångspunkt i det som anges i lagstiftningen. Värdegrunden och värdighetsgarantierna har en inriktning på att den enskilde ska få leva ett värdigt liv och värdighetsgarantierna är formulerade med utifrån den enskildes delaktighet och inflytande.

61 KS /2 11(31) Sjukfrånvaro I nedanstående tabell redovisas sjukfrånvaron per hemtjänstgrupp under perioden Rött avser högsta sjukfrånvaron av grupperna medan grönt avser minst sjukfrånvaro av grupperna. Sjukfrånvaro * Kastanjen (tätort) 6,4% 7,2% 6,0% 3,8% Centrumlaget (tätort) 7,9% 12,6% 14,9% 33,9% Jannelund (tätort) 7,8% 7,4% 6,7% 7,4% Ytterlaget (tätort med omnejd) 11,8% 6,8% 6,4% 11,3% Svartå/Åtorp (glesbygd) 5,9% 10,0% 5,2% 3,6% Summa 7,9% 8,8% 7,8% 12,0% * avser perioden Sjukfrånvaron under perioden är ganska stabil på en hög nivå. Men för att vara äldreomsorgsverksamhet så är nivån på sjukfrånvaron inte anmärkningsvärd hög. Riksgenomsnittet för sjukfrånvaro för samtliga kommunanställda låg på 7,0 procent för 2015 och även Degerfors tangerade sammantaget denna sjukfrånvaro. Men då ska man ha i åtanke att äldreomsorgspersonalen i de flesta kommuner har en sjukfrånvaro betydligt högre än kommungenomsnittet. I jämförelse med Lekebergs kommun för åren så var deras sjukfrånvaro för hemtjänstpersonalen 8,8 samt 8,2 procent det vill säga ungefär densamma som Degerfors. Däremot för enskilda hemtjänstgrupper så är en sjukfrånvaro på över 10 procent en varningsklocka som nog bör följas upp. Centrumlagets frånvaroutveckling är oroväckande och indikerar att allt inte står rätt till. Sjukfrånvaron kan ju bestå av långtidssjukrivningar till stor del och då behöver det inte vara så kännbart rent ekonomiskt (statlig finansiering), som en hög korttidsfrånvaro där kommunen både bär sjuklönekostnad och vikariekostnad. Vid vidare granskning visar det sig att Centrumlagets höga sjukfrånvaro endast består av 3,99 procents korttidsfrånvaro. Detta jämfört med de andra grupperna vars korttidsfrånvaro ligger mellan 1,72 till 2,90 procent. Medarbetarenkät I tabellerna nedan visas resultatet från medarbetarenkäten 2014 och Procentandelen markerar den andel som svarat i mer eller mindre positiv betydelse på svararalternativen 3 6 likställt med gult eller grönt i frågeunderlaget. Rött i tabellen avser lägsta nöjdhetsgrad av grupperna i de olika svarsområdena medan grönt avser högst nöjdhetsgrad av grupperna Medarbetarenkät ht 2014 Delakt Inform Arb milj Kvalitet Ledarsk Mål Komp Motiv Snitt Kastanjen (tätort) 95% 96% 86% 98% 86% 98% 96% 98% 94% Centrumlaget (tätort) 90% 86% 87% 96% 93% 98% 93% 95% 92% Jannelund (tätort) 89% 94% 90% 100% 84% 98% 100% 96% 94% Ytterlaget (tätort med omnejd) 81% 89% 86% 100% 91% 98% 89% 93% 91% Svartå/Åtorp (glesbygd) 87% 100% 94% 100% 96% 100% 100% 97% 97%

62 KS /2 12(31) Medarbetarenkät ht 2016 Delakt Inform Arb milj Kvalitet Ledarsk Mål Komp Motiv Snitt Kastanjen (tätort) 79% 85% 85% 96% 91% 97% 96% 100% 91% Centrumlaget (tätort) 80% 95% 62% 95% 81% 88% 100% 93% 87% Jannelund (tätort) 95% 96% 90% 100% 95% 97% 86% 100% 95% Ytterlaget (tätort med omnejd) 88% 95% 91% 98% 95% 96% 100% 100% 95% Svartå/Åtorp (glesbygd) 80% 100% 97% 100% 99% 100% 100% 97% 97% Resultaten från medarbetarenkäten för 2014 och 2016 påtalar att personalen verkar trivas relativt bra på sin arbetsplats. Skillnaden mellan de två mätningarna är marginell. Det genomsnittliga resultatet för dessa frågeställningar förändrades från 93,6 procent 2014 till 93,0 procent med mer eller mindre nöjda medarbetare under Man kan även skönja en viss samvariation med Centrumlagets höga sjukfrånvaro och deras relativt sämre resultat i medarbetarenkäten för Antalet särskilda boende- och korttidsplatser Antalet korttidsplatser i Degerfors kommun uppgår i nuläget till 15. Detta är en relativt stor andel i relation till befolkningen. Andel personer i korttidsboende för personer 65 år och äldre är i Degerfors 1,3 procent avseende 2015, medan riksgenomsnittet uppgår till 0,6 procent. Av jämförbara liknade kommuner så har Degerfors den största andelen. Tillgången av korttidsplatser är därmed god i Degerfors. Antalet särskilda boendeplatser i Degerfors kommun uppgår i nuläget till 109. Andel personer i särskilt boende för personer 65 år och äldre är i Degerfors 4,2 procent avseende 2015, viket är exakt det samma som riksgenomsnittet. Av jämförbara liknade kommuner så ligger också Degerfors precis i mitten. Tillgången av särskilda boendeplatser är därmed normal i Degerfors. Medianvårdtiden på särskilt boende är 958 dagar i Degerfors medan riksgenomsnittet är 739 vilket kanske kan indikera att det är relativt lätt att få beslut om särskild boendeplats i Degerfors kommun. Kostnad för utskrivningsklara Den redovisade kostnaden och antalet dygn för betalningsansvar avseende utskrivningsklara till Landstinget numera Region Örebro under perioden redovisas i tabellen nedan. Betalningsansvar urskrivningsklara * Antalet dygn Kostnad kr per dygn Degerfors kommun (årskostnad i kr) Lekebergs kommun (årskostnad i kr) Kumla kommun (årskostnad i kr) En viss kostnad finns men den tenderar och minska för innevarande år och nivån för är inte anmärkningsvärt hög. I jämförelse med Lekeberg som har en befolkning på cirka invånare är kostnaden likvärdig men jämför vi istället med Kumla med en befolkning på drygt så är deras kostnad cirka 10 gånger större utslaget per invånare.

63 KS /2 13(31) Enkäter Kort sammanfattning om de olika svarandens bedömning om handläggningens generositet och synpunkter om hur väl de insatser som verkställs av utförarledet är i samklang med de fattade biståndsbesluten. Biståndshandläggarnas uppfattning var att deras beslut inte är generösa utan följer lagstiftningen. Men ibland medger de att beviljandet av korttidsplats alternativt extra tillsynsbesök kanske sker med viss generositet för att säkerställa en trygg hemgång. Deras uppfattning om utförarledet var att de nog utför det som beviljats men att det inte går att följa upp. Verksamhetschefen för individ- och familjeomsorg anser inta att biståndshandläggarna är generösa i sina beslut, utan förr restriktiva. En anledning är att de inte har delegation att fatta beslut om särskildboendeplats utan detta måste samrådas och beslutas av IFO-chefen. Enhetscheferna för hemtjänsten har ingen direkt uppfattning om att biståndsbesluten skulle vara antingen för generösa eller inte. Deras uppfattning är att det som utförs också är beviljat men att det inte går att följa upp. Verksamhetschefen för vård- och omsorg anser att biståndshandläggarnas beviljande av korttidsplats och extra tillsynsbesök vid hemgång från sjukhusvistelse i vissa fall kan var för generösa. Hur utförandet stämmer överens med beviljade insatser mäts inte och därför vet vi ju inte hur detta förhåller sig. Socialchefen anser att biståndshandläggarna sällan är för generösa i sina biståndsbeslut och att hemtjänstorganisation i huvudsak utför det som beviljats.

64 KS /2 14(31) Intervjuer/diskussionssamtal Nedan refereras sammanfattande diskussionen med respektive intervjuobjekt. Samtal/Intervju med biståndshandläggare Intervju med biståndshandläggarna som samtliga deltar i intervjun. Dessa är tre personer varav en arbetar heltid och handlägger cirka 230 personer/ärenden inklusive särskilt boende, de andra två arbetar 75 procent med biståndshandläggning och har mellan ärenden/personer vardera. Biståndshandläggarna följer den enligt lag utfästa utrednings - och beslutsprocessen. Det som inom handläggningsprocessen framförs som problematiskt är tid för omprövningar. Dessutom framför de att vårdplaneringar på sjukhus tar mycket tid i anspråk och alltid har högsta prioritet vilket medför att hembesök inte görs i den omfattning som vore behövligt. Enligt biståndshandläggarna fungerar inte informationsöverföringen mellan dom och utförarna fullt ut. De saknar personlig kontakt och dialog i informationsöverlämnandefasen, vilket inte upplevs som helt problemfritt. Däremot anser de i huvudsak att beslutade insatser stämmer överens med det som sedan utförs. Teamträffarna uppfattas som ett bra forum för att diskutera individfrågor och att alla som ingår i teamet är viktiga funktioner, inte minst enhetscheferna. Omprövningar görs enligt lagens föreskrifter så långt det är möjligt. Men här finns även en medvetenhet om brister i dokumentationen som har delgivits nämnden.

65 KS /2 15(31) Osäkerhet uppstår då den enskilde är i behov av att få insatser att börja omgående. Det är enhetschef som är mottagare av uppdragen och då denne ej finns tillgänglig förmedlas uppdragen istället direkt till vårdlagen, och i dessa fall måste det ske muntlig kontakt. Samtal/Intervju med individ- och familjeomsorgens chef Chefen för individ och familjeomsorgens är närmast ansvarig chef för biståndsenheten där biståndshandläggarna ingår. Individ- och familjeomsorgschefen uppger att i hennes uppdrag ingår att vara chef för IFO-verksamhet såväl som för biståndshandläggarna som utreder och fattar beslut om äldreomsorgsärenden. Vidare säger hon att hon har lite av en dubbelroll, är både verksamhetschef och enhetschef. Individ- och familjeomsorgschefen påtalar att det finns en resursbrist och behov av mer biståndshandläggarresurs. Detta för att kunna göra bättre utredningar som innehåller tydlig information om behov så att utförarledet kan planera och utföra insatser mer precist och till rätt kvalité. Individ- och familjeomsorgschefen uppfattar att biståndshandläggarna följer utredning och beslutsprocess. Det som brister och som även biståndshandläggarna påtalat är att omprövningar inte hinns med på grund av hög arbetsbelastning. Vårdplaneringar uppges vara tidskrävande men att det förs diskussioner/planering om att införa ett hemtagningsteam för att effektivisera och förbättra själva vårdplaneringssituationen för den enskilde. Hennes uppfattning är att det sker en likartad bedömning mellan de olika biståndshandläggare. Hon anser inte att biståndshandläggarna är särskilt generösa i sina bedömningar utan snarare tvärtom så sker en rätt så strikt bedömning. Individoch familjeomsorgschefen har delegation på att fatta beslut om särskilt boende, vilket innebär att biståndshandläggarna gör utredning och bedömning men att samråd sker med deras chef innan beslut fattas. Detta kan antas vara någon form av kvalitetssäkring som också skapar en rimlig bedömningsnivå. Samarbete mellan biståndshandläggare och utförare fungerar väl och dialog förs bland annat i teamträffar. Samtal/Intervju med enhetschefer Intervju med enhetscheferna. Dessa tre personer har samtliga 100 procents tjänst i grunden och ansvarar för två hemtjänstgrupper vardera med cirka medarbetare. En av enhetscheferna ansvarar för en dag- och kvällsgrupp samt nattorganisationen. Två av enhetscheferna deltar i intervjun. De intervjuade cheferna är nya i sina roller de tillträdde tjänsterna i början på Inom hemtjänsten arbetar flertalet deltid, det finns endast ett par personer i varje grupp som arbetar heltid. Hela 80 procent är utbildade undersköterskor. Enhetscheferna tycker att biståndshandläggarnas utredningar och beslut är tillräckligt underbyggda och innehåller dokumentation om vilken behovssituation den äldre har.

66 KS /2 16(31) Utifrån biståndsbesluten kan de planera för att genomföra utförandet. Planering av insatser sker tillsammans med den äldre och dess kontaktperson och en genomförandeplan upprättas. Överföring av uppdrag till vårdlagen sker i Treserva och enhetschef fördelar vidare till respektive vårdlag. Den dagliga planeringen för vad/hur/när insatser ska utföras och tidsåtgång för detta sker på planeringstavlor. Ovan redovisade moment uppfattas som väl fungerande av enhetscheferna. Det enda som de framhöll var att tidsspannet mellan beslut till verkställighet är knapp och att användandet av planeringstavlorna borde ersättas med ett digitalt planerings- och uppföljningsverktyg. Genom att fortfarande använda manuella metoder för planering, kan viss risk finnas för att överdimensionera tidsåtgången i planeringsskedet. Hemtjänsten använder sig av schemaläggningssystemet Time Care som är ett system som bygger på att medarbetare ges möjlighet att önska sin arbetstidsförläggning. Här kan en motsättning finnas mellan personalens önskan om arbetstidsförläggning och brukarnas behov. Här medger enhetscheferna själva att de är för dåligt insatta i tillämpningen av Time Care. Hemtjänsten har låga kostnader för utskrivningsklara vilket är ett tecken på att de snabbat kan tillgodose behov i den äldres ordinarie bostad. Detta gör att tiden mellan sjukhusvistelse till hemgång är kort och därmed inte kostsam. Under samtalet framkommer att omprövningar av beslut är ett förbättringsområde. Rutin finns på att följa upp efter två veckor i samband med hemgång från sjukhusvistelse, detta hålls inte alltid. Det händer också att tidsbegränsade beslut går ut utan att uppföljning skett. Konsekvens av detta är att behov inte alltid överensstämmer med utförda insatser. Behovssituationen kan så väl ha minskat som ökat. Det finns två schemadministratörer som ansvarar för att i verksamhetssystemet, Time Care lägga scheman och bemanna. Administratörerna blir här nyckelpersoner i ett effektivt resursanvändande beroende på vems behov man har för ögonen i planerandet och i samband med att schemaläggningen genomförs. Tid för dokumentation, arbetsplatsträffar, utbildning med mera schemaläggs, vilket i sig är positivt, men detta kan även krocka med brukarnas behov och innebära att tillräckliga personalresurser inte finns att tillgå utan att öka bemanningen. Enhetscheferna uppger att all ordinarie personals sjukfrånvaro ersätts fullt ut med vikarier. Det här kan medföra att det tillfälligt uppstår situationer som blir kostsamma då bemanningen är större än det egentliga behovet. Dessutom används vikarier för att öka bemanningen när ett ökad vård och omsorgsbehov är konstaterat. Enhetscheferna framför att det kan finnas effektiviseringsvinster att göra genom ett annorlunda arbets- och förhållningsätt vad det gäller att ersätta vid frånvaro. Exempelvis: då brukare är på sjukhus och de skulle kunna gå ned på mindre bemanning för att klara att utföra insatser enligt rådande behovssituation. Enhetscheferna framför att de saknar ett planeringsverktyg för att kunna ha en överblick över vad, när och hur insatser ska utföras och som också har sin

67 KS /2 17(31) utgångspunkt i brukarnas behov. Idag är man hänvisad till personalens uppfattning och tolkning för att leda och fördela arbetet, vilken antagligen innebära en viss risk för fallgropar. Enhetscheferna uppger att deras ambition är att vara nära ledare det vill säga att vara synliga och tillgängliga för medarbetarna. Genom ett nära ledarskap så kan olika situationer hanteras i det direkta mötet på plats. Enhetscheferna tycker att de har ett bra stöd från sin överordnande chef. De får stöd och vägledning då de är i behov av detta. Vidare säger de att de har ett bra samarbete med övriga i organisationen. Enhetscheferna ingår i team med undersköterskor, biståndshandläggare, sjuksköterskor och arbetsterapeuter. Teamet träffas en gång per månad för att kunna ha dialog om brukare på individnivå. En ide som kommer fram i samtalet med enhetscheferna är att specialisera medarbetarna mer, alla ska kan inte kunna allt. Genom att vissa medarbetare riktas mot vissa målgrupper (äldre med psykisk ohälsa, missbruksproblematiks, demensproblematik osv) så kan förutsättningar skapas för ett bättre resursutnyttjande. Medarbetar ges därigenom möjlighet att arbeta utifrån sina respektive kunskaps- och intresseområden. Som en följd av detta kan kompetensutvecklingssatsningar ge bättre effekt eftersom alla inte behöver få samma utbildning vid samma tillfälle. Samtal/Intervju med vård- och omsorgschefen Chefen för vård- och omsorg är närmast ansvarig chef för enhetscheferna inom hemtjänstorganisationen. Vård- och omsorgschefen bekräftar i stort sett det som enhetscheferna sagt om att manuella metoder för planering är ineffektivt, tidskrävande och att det kan finnas risk för att överdimensionera tidsåtgången i planeringsskedet. Hon anser också att omprövningar av beslut är ett förbättringsområde eftersom det idag kan vara så att insatser utförs i högre grad än vad det egentliga behovet är. Schablontiderna som används att fastställa timtaxan i äldreomsorgsavgiften är inte vägledande för utförarledet. Vård- och omsorgschefen saknar ett bra verksamhetssystem för planering och uppföljning av insatser. Enligt enhetscheferna ersätts personals sjukfrånvaro fullt ut och vikarier sätts in för att öka bemanningen vid ökat vård- och omsorgsbehov. Detta kan medföra att det tillfälligt uppstår situationer då bemanningen är större än det egentliga bemanningsbehovet. Enligt vård och omsorgschefen är detta ett förbättringsområde som med annat förhållningsätt kan bidra till effektivisering och minskade kostnader för vikarier. Vård- och omsorgschefen ser i sitt ansvar att stödja enhetscheferna för att de ska kunna fatta beslut om bemanningsfrågor och inte minst i att inte ersätta ordinaries frånvaro. Vård- och omsorgschefen tycker att kostnaderna för utskrivningsklara är för höga och skulle kunna minska med en bättre hemgångsplanering. I och med att kommunen har stor tillgång på korttidsplatser bidrar det till att lättare placera på en korttidsplats efter sjukhusvistelse istället för hemgång.

68 KS /2 18(31) Enkätsvar socialchef Vid inledande diskussion om uppdragets upplägg och i socialchefens enkätsvar om förslag till att effektivisera verksamheten utan att försämra tillgodoseendet av brukarnas behov, framkom följande: Inför planeringssystem med tidmätning för att få ett bättre underlag för att styra resurser och bemanning. Tydliggör chefsrollen och se över vad andra yrkeskategorier kan utföra för att förbättra möjligheterna för cheferna att leda verksamheten. Inför samordnare som mellanled mellan chefer och arbetsgrupper. Inför nyckelfri hemtjänst och digitala signeringslistor. Tillför tillräckligt med resurser för biståndshandläggning så att uppföljning och omprövningar hinns med. Inför en fast grupp för vårdplanering med fokus på hemtagning och börja tillämpa Individens Behov I Centrum fullt ut! Biståndsutredningar och genomförandeplaner Nio utredningar har granskats för att bedöma kvalitén i utredningarna och för att se om de följer fastslagna riktlinjer och för att bedöma hur vägledande utredningarna kan vara för utförarledet. För att se om det som beviljats den enskilde återfinns i dennes genomförandeplan har även fyra genomförandeplaner granskats. Granskningen av de fyra utredningarna med respektive genomförandeplan visar att de behov som beskrivs och det som beviljats av biståndshandläggare återfinns i genomförande planen som upprättats i utförarledet. Både biståndshandläggarnas utredningar och genomförandeplanerna följer lagstiftningen och kommunens riktlinjer. Av genomförd granskning går det inte att dra några generella slutsatser om varken kvalitet eller transparens mellan biståndsbeslut och det som planeras att utföras. Detta eftersom så få ärenden granskats. Ur ett kvalitetsperspektiv och mot bakgrund av att dokumentationen i biståndshandläggarnas utredningar ska vara vägledande för utförarna ses dock vissa förbättringsområden. Den enskildes behovs situation kan tydligare beskrivas genom att flytta fokus från resursbortfall till vad den enskilde klarar själv eller klarar med stöd eller instruktion. Dokumentationen innehåller en hel del om hälsotillstånd och diagnoser vilket är bra. Men för att leva upp till äldreomsorgens värdegrund och för att utförarna ska ges bättre förutsättningar att utföra insatser som ger den enskilde en meningsfull vardag och möjlighet till delaktighet och inflytande, behöver hälsotillstånd följas av en beskrivning av vilka konsekvenser en diagnos/sjukdom har i den enskildes vardag. För

69 KS /2 19(31) att kunna sätta den enskildes behov i centrum är det viktigt att han eller hon ges goda förutsättningar att själv få beskriva sin situation och behov av stöd och hjälp. Som handläggare måste man därför utgå från hur den enskilde själv upplever sina behov och att det syns i utredningen. Formuleringar om målet eller målen varierar. Att målet eller målen formuleras tydligt och konkret är en förutsättning för vägledning till utförarledet. Dokumentationen i genomförandeplaner varierar och också den kan utvecklas. Även i genomförandeplanen kan den enskildes röst i planen lyftas fram. Att inte enbart fokusera på vilka insatser som den enskilde ska ha/få utan också anta ett fokus på att beskriva på vilket sätt de enskilde önskar få insatser utförda. Under rubrikerna, bad och dusch, på-och avklädning saknas en beskrivning av hur detta ska ske och framförallt på vilket sätt den enskilde önskar att få dessa insatser utförda. Här ska dock sägas att det kan vara så att alla i vårdlaget har en sådan upparbetad relation med brukarna så att all personal vet vad som ska göras utan att det anges skriftligt i en genomförandeplan. Men för att säkra den enskildes delaktighet och inflytande och för att även mer tillfälliga vikarier ska ha vetskap om den enskildes önskemål kan genomförandeplanen förbättras genom tydliga HUR beskrivningar. I de genomförandeplaner som granskats framgår att kontaktpersonen är delaktig tillsammans med den enskilde att upprätta planen. Ekonomisk analys I den ekonomiska granskningen har jag utgått ifrån Degerfors egna uppgifter för personalkostnader och bemanning för de fem hemtjänstgrupperna i kommunen under perioden Budgetomslutningen för de fem grupperna uppgår till knappt 30 mkr och omfattar cirka 55 årsarbetare. Jämförelsen mellan budgeterade kostnader och utfall (prognos för 2016) slutar med ett underskott på i genomsnitt ca 0,5 mkr årligen. Detta är inget alarmerande i sig eftersom det ungefär motsvarar kostnaderna för en årsarbetare. I tabellen nedan redovisas antalet brukare med olika insatser samt den sammanlagda personalkostnaden i tusentals kronor för de fem hemtjänstgrupperna under perioden Dessutom visas årskostnaden per brukare. Antal brukare (juni) med enbart trygghetslam med minst serviceinsats med service och omvårdnadsinsatser Summa antal brukare Personalkostnad hemtjänst dag/kväll Personalkostnad per brukare och år (tkr) Tabellen visar att antalet brukare är relativt konstant under tidsperioden och även att kostnaden för personal och denna fördelad på samtliga brukare också är ganska intakt. Denna beräkning är ju väldigt grov och borde egentligen baseras på det

70 KS /2 20(31) genomsnittliga antalet brukare per månad och år. Men eftersom beräkning knappt spretar alls så speglar den nog trots allt nuläget ganska väl. Antalet brukare nu i november 2016 uppgår till 315, vilket kanske indikerar att volymen egentligen är ännu mer konstant under perioden. Jag har även jämfört det uppgivna antalet årsarbetare i budget med budgeterad personalkostnad och applicerat detta på min egen personalkostnadsmall (se bilaga 1) utifrån de av Degerfors angivna genomsnittslönerna för denna personalkategori och konstaterat att den budgeterade summan för en årsarbetare är relevant och innefattar såväl Ob-ersättning, viss sjukfrånvaro samt ersättning för semestervikarier. Efter detta konstaterande har jag beräknat antalet årsarbetare utifrån utfallet för personalkostnader årligen. Nedanstående tabell visar antalet årsarbetare per hemtjänstgrupp efter budget och utfall för perioden Hemtjänstgrupper Bud Bok Bud Bok Bud Prog Kastanjen 10,06 10,75 10,06 11,05 10,80 11,07 Centrumlaget 10,87 11,06 10,87 10,96 11,45 12,15 Jannelund 11,96 12,16 11,96 11,34 11,20 11,22 Ytterlaget 10,05 10,71 10,05 11,46 10,75 11,68 Svartå/Åtorp 12,82 11,74 12,57 11,61 11,79 11,13 Summa 55,76 56,41 55,51 56,40 55,99 57,25 Man kan ganska lätt konstatera att budgeterad volym och det verkliga utfallet är väldigt konstant över treårsperioden. Frågan jag ställer mig är; vad är budgeten baserad på i sitt ursprung. Om man tolkar budgeten så finns ingen volymökning under de granskade åren. Teoretisk utförd brukartid En intressant jämförelse kan ändå vara att jämföra den planerade tidsåtgången efter biståndsbesluten som används för att beräkna den timrelaterade hemtjänstavgiften. Även om jag är väl medveten om att den inte används för detta ändamål. Detta är dock den bästa information som står tillbuds för att i alla fall mäta den planerade utförda volymen i relation till bemanningen. I den timrelaterade hemtjänstavgiftstiden ingår inte tid för larm och HSL-insatser. De fem hemtjänstgrupperna har kategoriserat i tre nivåer tätort, tätort med omnejd samt glesbygd. Detta eftersom det åtgår mer restid för grupper som arbetar i glesbygd där avstånden mellan brukarna /hemtjänsttagarna är längre. Detta innebär ju att möjligheten för dessa grupper att utföra insatser hos brukarna inte kan vara i samma omfattning som de grupper som har kortare restider mellan brukarna. Modellerna i bilaga 2 har sin grund i att beskriva möjlig teoretisk utförd brukartid per årsarbetare. Dessa måste givetvis utarbetas efter varje kommuns egna förutsättningar och grunda sig på verkliga förhållande och arbetssätt. Men som en jämförande vägvisning kan de ändå duga i befintligt skick. Kan nämnas att många kommuner har en betydligt större förväntad möjlig utförd brukartid än vad dessa

71 KS /2 21(31) modeller visar. Dessa har en spännvidd mellan 55 procent för tätort till 45 procent för glesbygd. Det jag nu gör är att utgå från antalet årsarbetare enligt utfall och prognos för de valda åren och omräknar dessa enligt modellerna till teoretiskt möjlig utförd brukartid. Sedan jämför jag dessa timmar mot den planerade tidsåtgången (på helårsbasis) efter biståndsbesluten som används för att beräkna den timrelaterad hemtjänstavgiften Årsarbetare Timmar enl modell Timmar enl taxa Teoretisk brukartid Brukartid enl taxa Kastanjen 10, % 50% Centrumlaget 11, % 57% Jannelund 12, % 58% Ytterlaget 10, % 46% Svartå/Åtorp 11, % 33% Summa 56, % 50% 2015 Årsarbetare Timmar enl modell Timmar enl taxa Teoretisk brukartid Brukartid enl taxa Kastanjen 11, % 40% Centrumlaget 10, % 46% Jannelund 11, % 38% Ytterlaget 11, % 33% Svartå/Åtorp 11, % 26% Summa 56, % 38% 2016 Årsarbetare Timmar enl modell Timmar enl taxa Teoretisk brukartid Brukartid enl taxa Kastanjen 11, % 34% Centrumlaget 12, % 48% Jannelund 11, % 46% Ytterlaget 11, % 29% Svartå/Åtorp 11, % 35% Summa 57, % 40% Tabellen visar med rött då den planerade utförda tiden enligt biståndsbesluten ligger lägre än den möjligt teoretiska utförda brukartiden enligt faktisk personalstyrka/bemanning.

72 KS /2 22(31) Tabellen visar också att den planerade utförda tiden enligt de tidsschabloner som biståndsbesluten genererar, för att beräkna den timrelaterad hemtjänstavgiften, var betydligt högre under 2014 jämfört med de följande åren. Men Degerfors själva säger att det inte är någon märkbar skillnad mellan åren och att det nog är för många timmar enligt taxa för 2014 eftersom många brukare låg kvar i Treserva/verksamhetssystemet fast de borde varit avkodade. Visst kan man ifrågasätta tidsschablonerna och hävda att de är för snålt tilltagna och att det som faktiskt utförs hemma hos brukarna tar mycket mer tid i anspråk etc. Någonstans visar ändå denna jämförelse att det måhända kan vara så att bemanningen är för stor för att utföra de insatser som krävs enligt de biståndsbeslut som fattats. Hur som helst, hur det nu ändå föreligger så visar jämförelsen ändå behovet av att man måste mäta detta på något sätt för att kunna verifiera om har rätt bemanning och om det som faktiskt utförs ligger på rätt nivå.

73 KS /2 23(31) Sammanfattning och slutsatser Först vill jag konstatera att det är vanskligt att separat bedöma en kommuns kostnad för enbart hemtjänsten, det viktigaste är ändå den totala kostnaden för äldreomsorgen, där även förebyggande arbete och boendeformerna ingår. Nedanstående förklarande orsaker till hemtjänstens kostnadsläge vill i huvudsak förklara verksamhetens komplexitet och tydliggöra att det är många aspekter som samverkar och utmynnar i ett utfall/nyckeltal. Bedömning av eventuella orsaker till hemtjänstens höga kostnadsläge Felaktigt statistiskt underlag avseende ekonomi och brukare Detta är ofta kritik som framförs när siffrorna visar rött och visst kan det finnas felaktigheter i uppgiftslämnandet. Därför är det viktigt att säkerställa rutiner för detta förfarande så att sårbarhet inte uppstår när nyckelpersoner slutar. Få särskilda boendeplatser Inget indikerar att Degerfors har för få särskilda boendeplatser som skulle medföra ett avvikande tryck på utförandet i hemtjänstorganisationen. Höga kostnader för utskrivningsklara Degerfors har inte märkbart höga kostnader för utskrivningsklara som skulle markera ett stopp i vårdkedjan. Generösa biståndsbeslut Om man vill kunna genomföra jämförelser mellan biståndsbesluten och det som planeras att utföras och sedermera faktiskt utförs så måste man faktiskt på nåt sätt bedöma biståndsbesluten i någon form av ekonomiska termer. Det kan antingen vara en utveckling av de tidsschabloner som finns idag (med tidmätning i utförandet så kan man använda detta kopplat till olika insatser för att på sikt korrigera satta

74 KS /2 24(31) tidsschabloner till det mer optimala baserat på verklig tid) eller så kan man jobba med någon typ av korgar/kategorisering där man definierar brukarna enligt vissa behovskategorier lätt/tyngre med timspann som kan översättas i resurser uttryckt i årsarbetare etc. Många korttidsplatser Degerfors kommun har relativt många korttidsplatser (redovisas som hemtjänstkostnad i nationell statistik) vilket kan få effekten att möjligheten finns till en dyr lösning med institutionaliseringsfokus kontra direkt hemgång till en billigare kostnad med mer fokus på brukarens möjlighet till rehabilitering. Otydlig ekonomistyrning och budgetering Det optimala för en tydlig ekonomistyrning eller i alla fall diskussionen kring dess relevans är att kommunstyrelsen sin tilldelning av resurser till socialnämnden har någon form av volymbaserad tilldelning och bedömd kostnadsnivå för resurser till hemtjänstorganisationen. Exempelvis antalet äldre i något åldersintervall multiplicerat med ett resurspris, eller bedömt antal planerade utförda timmar multiplicerat med ett á pris, eller kanske antalet personer med biståndsbeslut enligt vissa timintervall (korgar) multiplicerat med förväntad kostnad för detta. Speciellt viktigt är det att utförarledet vet på vilka premisser budgeten baseras och att det är möjligt att följa upp det ekonomiska utfallet kopplat till det som faktiskt åstadkommits. Kompetensutveckling Det är viktigt att det är kvalitet i äldreomsorgen för att äldre personer ska kunna leva ett värdigt liv, känna välbefinnande och ha en meningsfull vardag. För det behöver äldreomsorgens ha personal med grundläggande kunskaper. I Degerfors kommun är 80 procent av hemvårdspersonalen utbildade undersköterskor. Vilket är en god plattform för att bygga vidare på beträffande kompetensutveckling. Svag ledning Chefer spelar en avgörande roll i alla vård och omsorgs organisationer. De påverkar både kvaliteten på vården och arbetsmiljön. De förändringar som har skett och sker inom äldreomsorgen har medfört komplexa organisationer, instabilitet och osäkerhet som måste hanteras. Enhetscheferna uppger också att deras ambition är att vara nära ledare att vara synliga och tillgängliga i för medarbetarna. Genom ett nära ledarskap så kan olika situationer hanteras i det direkta mötet på plats. Vård- och omsorgschefen understryker sitt ansvar i att stödja enhetscheferna i att vara bra och tydliga chefer för sina medarbetare. Missnöjda medarbetare Den medarbetarenkät som jag tagit del av visar inte att medarbetarna är missnöjda med sin arbetssituation. Detta är en viktig framgångsfaktor som måste bibehållas.

75 Hög sjukfrånvaro KS /2 25(31) Sjukfrånvaron under perioden är ganska stabil på en hög nivå. Men för att vara äldreomsorgsverksamhet så är nivån på sjukfrånvaron inte anmärkningsvärd. Hög lönenivå Degerfors själva hävdar att det har en bra och relativt hög lönenivå för sin personal och att personalomsättningen är låg. Detta är givetvis positivt ur de allra flesta aspekter, uppmuntring för ett svårt och tufft arbete och kontinuitet och stabilitet för brukarna. Men tabellen nedan visar ändå med klar tydlighet att lönenivån påverkar kommunens kostnadsläge. Lönenivå omvårdnadspersonal Degerfors kommun (kr/mån) Kumla kommun (kr/mån) Skillnad i procent 7% 8% 10% Under den jämförda tidsperioden så har Degerfors kommun mellan 7 10 procent högre löneläge än Kumla kommun, vilket väldigt förenklat innebär att Degerfors hemtjänstorganisation måste utföra motsvarande procentuellt fler timmar för att få samma nyckeltal i kostnad per brukare. Organisation/små arbetsgrupper Hemtjänstgrupper på som mest 12 årsarbetare kan vara en för liten styrka om det alltid erfordras vikarier vid frånfälle, är det dessutom skarpa skott mellan grupperna och det finns motvilja att hjälpa de andra så underlättas ju inte situationen. Med större grupper så är det antagligen lättare att gå en person kort vid kortare perioder utan att tillsätta vikarier. Ineffektiv planering av genomförande Ett planeringsverktyg för att kunna ha en överblick över vad, när och hur insatser utförs saknas och detta möjliggör inte att man kan följa hur tidsåtgången för olika insatsers verkligen utförs. Genom att fortfarande använda manuella metoder för planering, kan viss risk finnas för att överdimensionera tidsåtgången i planeringsskedet. Dålig logistik i utförandet Svårt att ha en uppfattning mot bakgrund denna översyn. Avsaknaden av ett planeringsverktyg gör det svårt att planera logistiken, ett planeringsverktyg skulle säkert kunna bidra till bättre logistik. I detta sammanhang behöver resrutter, hemvårdslokalernas placering och vissa arbetsuppgifters specialisering med mera behöva en särskild översyn. Ineffektiv brukartid Enligt min beräkning kan det vara så att bemanningen är för stor för att utföra de insatser som krävs enligt de biståndsbeslut som fattats. Hur det nu än är så visar

76 KS /2 26(31) jämförelsen behovet av att man måste mäta detta på något sätt för att kunna verifiera om man har rätt bemanning och om det som faktiskt utförs ligger på rätt nivå. Sammanfattning Översynen visar att det går att belägga Degerfors kommuns höga kostnadsläge för hemtjänsten och påvisar också några orsaker till detta som bör beaktas framöver. De viktigaste orsakerna enligt mitt förmenande är att: Ekonomistyrning saknas, otydliga premisser för budgetering och incitament för vad som förväntas att utföras och till vilken kostnad och tidsåtgång Avsaknad av verktyg för att planera och utföra och följa upp vad som ska åstadkommas Det kan dock konstateras att biståndsbedömningen sker på ett bra sätt i förhållande till riktlinjer och rutiner och alla intervjuade uppger att informationsöverföring mellan biståndshandläggare och utförarled fungerar som helhet bra. Samtliga framhåller även att de har ett gott samarbete inom organisationen och mellan olika yrkesgrupper. Teamsamverkan fungerar och här förs dialog om brukarna på ett konstruktivt sett. Översynen pekar också på förbättringsområden som att omprövningar måste göras i större omfattning och att all frånvaro inte måste ersättas i lika stor omfattning som idag speciellt inte om det inte kan beläggas utifrån brukarnas behovssituation.

77 KS /2 27(31) Bilagor Bilaga 1 HEMVÅRDSMODELL RESURSFÖRDELNING/BUDGET 2016 Här redovisas underlag för beräknad kostnad per personalkategori i hemvårds- och dagvårdsmodell Årskostnad per årsarbetare inklusive allt (omkostnader, sjukfrånvaro, semestervikarie) Lön mån Månadslön: Genomsnittslön för vård o omsorg. För samtliga fackförbund är lönenivån i 2016 års priser. Års lön. Lön multiplicerat med 12 månader Avt 17 - Samtliga Sem till. Semesterdagsersättning (Samtliga = 0,016) OB-till. - omvårdnadspers. Omv pers dag = 0,15 Omv pers natt = 0,35 OB-till. - ssk. Ssk dag = 0,04, Ssk natt = 0,14 Sjukfrånvaro* - omvårdnadspers Ersättning för sjuklön (motsv ca 7 sjuklönedgr) = 0,027 (natt 0,035, dag 0,026)** Sjukfrånvaro* - ssk Ersättning för sjuklön (motsv ca 4 sjuklönedgr) = 0,016 (natt 0,019, dag 0,015)** Sjukfrånvaro - övriga Beräknas till noll, eller finansieras av karensdag Sem vik - omvårdnadspers Vikariekostnad för semester 26+2(Intro)dgr =0,106 Sem vik - ssk Vikariekostnad för semester 12+2(Intro)dgr =0,053 Sem vik - arbetsterapeut Vikariekostnad för semester 14dgr=0,054 Sem vik - biståndshandläggare Vikariekostnad för semester 22dgr=0,084 Sem vik - ledning/adm Beräknas till noll, ersätts med befintlig personal via planering Övriga kostnadstillägg - alla Ex enskilda angelägenhet, föräldrapenningtillägg, avslut pension mm = 0,004 Övr vkh.dag/utbildn ej adm/led Tillägg för vikariekostnad 1 dgr vid verksamhetdag/utbildning= 0,0035 PO Personalomkostnader (Arbetsgivaravgifter, pensionsavsättn), justerat i ram till ny nivå 2013, viktning för yngre än 26år, allmän höjning (38,46%*0,9+21,29*0,1=0,3674) Obs för ssk, at, ledn o adm läggs faktiskt PO-pålägg i modellen, dvs 38,46 (obs vikariekostnad uttrykt i dgr beräknas schablonmässigt som =( årsarbetsdag)*procentsats) * Antalet dagar motsvarar det antal för vilka kommunen har dubbla kostnader, ej långtidssjukskrivna. ** Nattorganisationen kräver i princip alltid vikarie, därav det högre procentpålägget. PERSONALKATEGORI Lön mån Års lön. Avt 17 Sem till. OB-till. Sjuklön Sem vik Övrigt PO Summa Omvårdnadspers dag o kväll ,016 0,150 0,026 0,106 0,008 0, Omvårdnadpersonal natt 0 0,016 0,350 0,035 0,106 0,008 0,367 0 Sjuksköterska 0 0,016 0,040 0,015 0,053 0,008 0,385 0 Sjuksköterska natt 0 0,016 0,140 0,019 0,111 0,008 0,385 0 Arbetsterapeut 0 0,016 0,000 0,000 0,000 0,004 0,385 0 Ledning o adm 0 0,016 0,000 0,000 0,000 0,004 0,385 0

78 Bilaga 2 KS /2 28(31)

79 KS /2 29(31) Bemanningsnorm och effektiv brukartid Beräkningsidén bygger på att det för att utföra 1 timmes effektiv brukartid åtgår en bestämd schabloniserad personaltid enligt nedanstående resonemang: Hur många effektiva brukartimmar kan en omvårdnadspersonl (usk/vbtr) utföra i genomsnitt under en arbetsvecka? Arb tid/vecka 37,00 Veckodgr 5 Beräkning av planerad direkt brukartid i genomsnitt och därav total personaltid Hemtjänstgrupp kategori 1: Tätort Kastanjen, Centrumlaget, Jannelund Aktiviteter under en arbetsdag i genomsnitt för en omvårdnadspersonal * Planeringstid (15 min per dag) 0,25 tim/d (37veckotim/5dgr) = 3,38% * Dokumentationstid (45 min per dag) 0,75 tim/d (37veckotim/5dgr) = 10,14% * APT (2 tim per mån) 0,10 tim/d (37veckotim/5dgr) = 1,35% * OVT (2 tim per mån) 0,10 tim/d (37veckotim/5dgr) = 1,35% * Indirekt brukartid (30 min per dag) 0,50 tim/d (37veckotim/5dgr) = 6,76% * Restid (10 besök á 6 min/dag) 1,04 tim/d (37veckotim/5dgr) = 14,01% Definierad tid enligt ovan: 36,98% * Svinntid (ej def övr tid 20 min/dag) är: 0,59 tim/d (37veckotim/5dgr) = 8,02% Övrig tid totalt = 45,00% Beräknad effektiv brukartid 4,07 tim/d (37veckotim/5dgr) 55,00% Tot tid per dag 7,40 100% Om ovanstående resonemang kan antas spegla den genomsnittliga möjliga brukartiden som respektive omvårdnadspersonal kan utföra, så innebär detta att under en vecka kan respektive person utföra : 37,00 x 55,00% = 20,35 brukartimmar/vecka Detta medför i sin tur att en årsarbetare* kan utföra : Detta medför i sin tur att en årsarbetare* kan utföra : * obs vikariebehovet täckt i personalkostnadsschablonen Hemtjänstgrupp kategori 2: Tätort med omnejd 88 brukartimmar/månad brukartimmar/år Ytterlaget Aktiviteter under en arbetsdag i genomsnitt för en omvårdnadspersonal * Planeringstid 0,25 tim/d (37veckotim/5dgr) = 3,38% * Dokumentationstid 0,75 tim/d (37veckotim/5dgr) = 10,14% * APT (2 tim per mån) 0,10 tim/d (37veckotim/5dgr) = 1,35% * OVT (2 tim per mån) 0,10 tim/d (37veckotim/5dgr) = 1,35% * Indirekt brukartid (30 min per dag) 0,50 tim/d (37veckotim/5dgr) = 6,76% * Restid (9 besök á 9min/dag) 1,41 tim/d (37veckotim/5dgr) = 19,00% Definierad tid enligt ovan: 41,98% * Svinntid (ej def övrig tid) är : 0,59 tim/d (37veckotim/5dgr) = 8,02% Övrig tid totalt = 50,00% Beräknad effektiv brukartid 3,70 tim/d (37veckotim/5dgr) 50,00% Tot tid per dag 7,40 100% Om ovanstående resonemang kan antas spegla den genomsnittliga möjliga brukartiden som respektive omvårdnadspersonal kan utföra, så innebär detta att under en vecka kan respektive person utföra : 37,00 x 50,00% = 18,50 brukartimmar/vecka Detta medför i sin tur att en årsarbetare* kan utföra : Detta medför i sin tur att en årsarbetare* kan utföra : * obs vikariebehovet täckt i personalkostnadsschablonen 80 brukartimmar/månad 962 brukartimmar/år

80 Hemtjänstgrupp kategori 3: Ytterområde/glesbygd Svartå/Åtorp KS /2 30(31) Aktiviteter under en arbetsdag i genomsnitt för en omvårdnadspersonal * Planeringstid 0,25 tim/d (37veckotim/5dgr) = 3,38% * Dokumentationstid 0,75 tim/d (37veckotim/5dgr) = 10,14% * APT (2 tim per mån) 0,10 tim/d (37veckotim/5dgr) = 1,35% * OVT (2 tim per mån) 0,10 tim/d (37veckotim/5dgr) = 1,35% * Indirekt brukartid (30 min per dag) 0,50 tim/d (37veckotim/5dgr) = 6,76% * Restid (8 besök á 15 min/dag) 2,04 tim/d (37veckotim/5dgr) = 27,63% Definierad tid enligt ovan: 50,60% * Svinntid (ej def övrig tid) är : 0,33 tim/d (37veckotim/5dgr) = 4,40% Övrig tid totalt = 55,00% Beräknad effektiv brukartid 3,33 tim/d (37veckotim/5dgr) 45,00% Tot tid per dag 7,40 100% Om ovanstående resonemang kan antas spegla den genomsnittliga möjliga brukartiden som respektive omvårdnadspersonal kan utföra, så innebär detta att under en vecka kan respektive person utföra : 37,00 x 45,00% = 16,65 brukartimmar/vecka Detta medför i sin tur att en årsarbetare* kan utföra : Detta medför i sin tur att en årsarbetare* kan utföra : * obs vikariebehovet täckt i personalkostnadsschablonen 72 brukartimmar/månad 866 brukartimmar/år Planeringstid = morgonsamling förmedling av dagens aktiviteter Dokumentationstid = Registrering i (PC) procapita, journalanteckningar, vårdplan etc APT=arbetsplatsträff OVT=omvårdnadsträff Indirekt brukartid = tid som inte registreras i systemet men ändå indirekt avser brukartid, typ inköp/ärenden/klädvård/tvätt etc Restid= Schablontid för resor per besök, avser förflyttning (alltså den egna personalens) mellan hemtjänstlokal och brukare, och mellan brukare och brukare Svinntid= Raster (Ej lunch), toabesök, rökning, bensträckare, softning, kollegialt samspråk etc Effektiv tid hos brukare=möjlig tid att utföra insatser mot brukaren i dess egen bostad

81 KS /2 31(31)

82 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 103 Dnr Investering i krisledningslokaler, lokal krisledningsplats, med medel från MSB Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Inköp av teknisk utrustning till kommunens krisledningslokaler Smedjan, Smältaren och Hyttan antas. Nettoinvesteringen om maximalt 307 tkr finansieras med egna medel genom minskning av likvida medel. Sammanfattning av ärendet Degerfors kommun behöver vid en kris ha en eller flera ledningslokaler för säker och effektiv krisledning. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap besökte Degerfors kommun för en inventering och har lämnat ett förslag till kommunal ledningsplats. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap finansierar till 50 % kostnaden för teknisk åtgärder i lokaler för krisledning och kommunikation. 50 % står kommunen själv för. Den tekniska utrustningen för visualisering och ljud till kommunens krisledningslokaler, tillika sammanträdesrum Smedjan, Hyttan och Smältaren 1, 2 består av följande: Visualiseringsutrustning som interaktiva bildskärmar/skrivtavla TV-skärm HD-kamera Quick share-panel Högtalare, bildöverföring via Skype for business för att ge en samlad lägesbild för flera medverkande aktörer Installation och utbildning Atea Summa Insynsskyddsfilm på fönster i lokalerna Smedjan och Hyttan (Degerfors glasmästeri) Konferensbord (Kinnarps) Vikvägg för rumsavdelning i Smältaren Totalt kr kr kr kr kr Ärendet Under en kris ska kommunen ha lokaler som lämpar sig för att fungera som ledningsplats. Kommuner kan söka medel från 2:4 anslaget om krisberedskap, med stöd av lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Dessa avser åtgärder som ökar ledningsförmågan i kommunen, t ex teknisk utrustning. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

83 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Finansiering Från anslaget 2:4 krisberedskap ansöker Degerfors kommun om 50 % i bidrag för säker ledningsplats från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Resterande, maximalt 307 tkr, finansieras av egna medel genom minskning av likvida medel. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

84 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS Sida 1(2) Maria Sundström, Ansökan om medel för att utrusta kommunens krisledningslokaler Förslag till beslut Inköp av teknisk utrustning till kommunens krisledningslokaler Smedjan, Smältaren och Hyttan antas. Nettoinvesteringen om maximalt 307 tkr finansieras med egna medel genom minskning av likvida medel. Sammanfattning av ärendet Degerfors kommun behöver vid en kris ha en eller flera ledningslokaler för säker och effektiv krisledning. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap besökte Degerfors kommun för en inventering och har lämnat ett förslag till kommunal ledningsplats. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap finansierar till 50 % kostnaden för teknisk åtgärder i lokaler för krisledning och kommunikation. 50 % står kommunen själv för. Den tekniska utrustningen för visualisering och ljud till kommunens krisledningslokaler, tillika sammanträdesrum Smedjan, Hyttan och Smältaren 1, 2 består av följande: Visualiseringsutrustning som interaktiva bildskärmar/skrivtavla TV-skärm HD-kamera Quick share-panel Högtalare, bildöverföring via Skype for business för att ge en samlad lägesbild för flera medverkande aktörer Installation och utbildning Atea Summa Insynsskyddsfilm på fönster i lokalerna Smedjan och Hyttan (Degerfors glasmästeri) Konferensbord (Kinnarps) Vikvägg för rumsavdelning i Smältaren Totalt Ärendet kr kr kr kr kr Under en kris ska kommunen ha lokaler som lämpar sig för att fungera som ledningsplats. Kommuner kan söka medel från 2:4 anslaget om krisberedskap, Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

85 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 2(2) med stöd av lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Dessa avser åtgärder som ökar ledningsförmågan i kommunen, t ex teknisk utrustning. Finansiering Från anslaget 2:4 krisberedskap ansöker Degerfors kommun om 50 % i bidrag för säker ledningsplats från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Resterande, maximalt 307 tkr, finansieras av egna medel genom minskning av likvida medel. Maria Sundström Säkerhetssamordnare Beslut ska skickas till Säkerhetssamordnare Bitr ekonomichef

86 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 114 Dnr Styrmodell för Degerfors kommun Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Förslaget på styrmodell för Degerfors kommunkoncern antas. 2. Kommunstyrelsen ska ha det övergripande ansvaret för att styrmodellen följs. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram förslag på en koncernövergripande värdegrund. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram riktlinjer för planerings- och uppföljningsprocessen. 5. Kommunstyrelsen ansvarar för att föreslå kommunfullmäktige nödvändiga revideringar av styrmodellen. Arbetsutskottets beslut Till kommunstyrelsens sammanträde ska ett tillägg göras med ett inledande stycke om att vi är till för Degerforsborna. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2009 om en styrmodell för Degerfors kommun, vilken endast i valda delar har använts sedan dess. En styrmodell beskriver hur verksamheten styrs och leds, d.v.s. hur det går till att besluta vad som ska utföras. Syftet med styrmodellen är att säkerställa att den politiska viljeinriktningen får genomslag i verksamheterna, att skattepengar hanteras på bästa tänkbara sätt, att visionen och resultat uppnås och att god ekonomisk hushållning säkras. Styrmodellen ska bidra till att skapa en helhetsbild och en röd tråd från visionen till det dagliga arbetet i verksamheterna. Genom en tydlig och välkänd styrmodell för hur man styr blir det enklare för chefer och medarbetare att fokusera på vad politiken styr emot, inte på själva styrningen. Organisationer styrs inte bara av modeller och dokument. Styrningen påverkas också av organisationskultur, värderingar och attityder. För att styrmodellen ska få genomslag och effekt måste både struktur och kultur beaktas. Förslaget på styrmodell, och den närliggande strategiska inriktningen, har processats både i kommunledningsgruppen och vid en strategidag med kommunstyrelsen. Sedan dess har text om själva styrsystemet och hur dess delar hänger samman lagts till. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

87 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Yrkanden Peter Pedersen (V) yrkar att till kommunstyrelsens sammanträde ska ett tillägg göras med ett inledande stycke om att vi är till för Degerforsborna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen Styrmodell för Degerfors kommun Skickas till Utvecklingsledare Biträdande kommunchef och kanslichef Justerandes sign Utdragsbestyrkande

88 POLICY Datum Diarienummer KS Sida 1(13) Maria Eriksson, Policy Plan Riktlinje Handlingsplan Rutin Instruktion Styrmodell för Degerfors kommun Dokumenttyp Policy Dokumentet gäller Kommunkoncernen Revideringar Datum för beslut Beslutsinstans Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Maria Eriksson, biträdande kommunchef och kanslichef Diarienummer KS

89 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 2(13) Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 Vad är en styrmodell?... 3 Avgränsning... 3 Styrmodellens delar Utgångspunkter... 4 Styrningens dimensioner... 4 Vision för Degerfors kommun Näringslivet växer och diversifieras Hållbar befolkningsutveckling i en bra boendemiljö Goda livsvillkor genom hela livet Ett jämställt Degerfors med mångfald God folkhälsa genom stimulerande fritid och aktivt kulturliv God tillgänglighet, service och bemötande En hållbar och bärkraftig miljö En effektiv förvaltning... 6 Värdegrund för Degerfors kommun... 6 Övergripande principer för hållbarhet... 7 Enkelhet... 7 Tydliga roller Principer för ansvar i styrningen... 8 Helhetsperspektiv koncernstyrning... 8 Uppföljning som grund för planering Styrningens processer planering och uppföljning... 9 Planering Planering på lång sikt Planering för mandatperioden Planering för enskilt år Uppföljning Uppsiktsplikten Intern kontroll Uppföljning av ett enskilt år Uppföljning under ett år Bild över planerings- och uppföljningsprocessen Styrmodell för Degerfors kommun

90 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 3(13) 1 Inledning Degerfors kommun finns till för degerforsarna. I begreppet degerforsare innefattas alla som bor och verkar inom det geografiska området Degerfors kommun. Det här dokumentet beskriver den styrmodell som ska tillämpas i Degerfors kommun. Vad är en styrmodell? En styrmodell beskriver hur verksamheten styrs och leds, d.v.s. hur det går till att besluta vad som ska utföras. Syftet med styrmodellen är att säkerställa att den politiska viljeinriktningen får genomslag i verksamheterna, att skattepengar hanteras på bästa tänkbara sätt, att visionen och resultat uppnås och att god ekonomisk hushållning säkras. Styrmodellen ska bidra till att skapa en helhetsbild och en röd tråd från visionen till det dagliga arbetet i verksamheterna. Genom en tydlig och välkänd styrmodell för hur man styr blir det enklare för chefer och medarbetare att fokusera på vad politiken styr emot, inte på själva styrningen. Organisationer styrs inte bara av modeller och dokument. Styrningen påverkas också av organisationskultur, värderingar och attityder. För att styrmodellen ska få genomslag och effekt måste både struktur och kultur beaktas. Avgränsning Det här är en beskrivning av styrmodellen på övergripande nivå. Den övergripande styrmodellen reglerar dock inte i detalj hur nämnder och bolag intern arbetar med sin egen planering och uppföljning. För att få effekt i vardagen måste styrningen konkretiseras och beskrivas merdetaljerat. Detta görs i ett antal dokument; policys och riktlinjer m.m. Dessa beskrivningar utgör en del av styrningen i kommunen, men beskrivs inte i detta dokument. Styrmodell för Degerfors kommun

91 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 4(13) Styrmodellens delar Styrmodellen för Degerfors kommunkoncern består av ett antal olika delar: Vision för Degerfors kommun Värdegrund för Degerfors kommun Övergripande principer för hållbarhet Strategisk inriktning Mål- och budgetdokument Årsredovisning och delårsrapport Nämndernas mål Nämndernas verksamhetsplaner, inkl. internbudgetar 2 Utgångspunkter Styrningens dimensioner Styrningens tre dimensioner beskriver ett tankesätt som innebär att styrningen, för att lyckas, inte bara kan fokusera på exempelvis fördelning av resurser. Det är viktigt att det finns ett klart samband mellan de resurser som används, den verksamhet som bedrivs och de resultat som vi vill uppnå och därmed även nyttan som våra tjänster ska ge degerforsarna. Verksamhet Resultat Resurser Resultat: Vad verksamheten leder till och vad invånarna får ut av den. Även värden som skapas för invånare och samhället som helhet. Resurser: De medel som avsätts för verksamheten och som finns i form av till exempel personal, lokaler, och material. Kan ofta mätas i kronor. Verksamhet: Vad som görs och hur det görs. Organisering och kompetens har stor betydelse. Kan ofta mätas i volymer. Styrmodell för Degerfors kommun

92 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 5(13) Vision för Degerfors kommun Degerfors en lättbodd kommun med goda och hållbara livsvillkor! För att förtydliga vad detta innebär i praktiken, har följande områden valts ut som väsentliga delar i att vara en lättbodd kommun med goda och hållbara livsvillkor. Dessa områden beskriver vad vi menar med visionens ord och ska fungera som ett paraply för all kommunal verksamhet. Vid alla beslut som fattas ska hänsyn tas till om effekterna beslutet leder till att vi kommer ett steg närmare att vara en lättbodd kommun med goda och hållbara livsvillkor Näringslivet växer och diversifieras Vi som kommunkoncern ger goda förutsättningar för näringslivet att utvecklas, differentieras och expandera på ett hållbart sätt genom god service och stöd i kompetensförsörjning Hållbar befolkningsutveckling i en bra boendemiljö Degerfors utveckling är beroende av dess invånare. En hållbart växande befolkning innebär fortsatt utveckling och tryggad framtid. Goda kommunikationer, bra infrastruktur, tillgång till bra bostäder, bra markberedskap och en attraktiv miljö lockar allt fler att bosätta sig i Degerfors Goda livsvillkor genom hela livet Degerfors kommun ska skapa samhälleliga förutsättningar för att förebygga och främja goda livsvillkor genom hela livet. Kommunen ska stödja de grupper, familjer och enskilda personer som behöver hjälp, vård och omvårdnad i livets alla skeenden. En förskola och skola av god kvalitet lägger grunden för Degerfors framtid, för hela samhällets utveckling och inte minst för enskilda individers möjlighet till ett bra liv Ett jämställt Degerfors med mångfald Jämställdhet och mångfald är grundläggande rättigheter och en strategisk fråga för Degerfors kommun, en självklar del av kommunens personalpolitik och en kvalitetsfråga när det gäller kommunens tjänster. Styrmodell för Degerfors kommun

93 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 6(13) God folkhälsa genom stimulerande fritid och aktivt kulturliv En god folkhälsa skapas genom att ge människor goda livsvillkor. I samverkan med det civila samhällets organisationer skapar kommunen rätt förutsättningar för ett aktivt och rikt kulturliv, med kreativa mötesplatser, evenemang och upplevelser som berör. Kultur, möjligheter till friluftsliv och meningsfull fritid betyder mycket för folkhälsan samtidigt som det ökar kommunens dragningskraft. Fler invånare med en livsstil som präglas av goda vanor och stimulerande fritid lägger grunden till god folkhälsa God tillgänglighet, service och bemötande Den fysiska miljön; allmänna lokaler, offentliga platser, gaturum och trafikmiljö ska vara välkomnande samt anpassas till allas behov. God tillgänglighet ska även genomsyra vår kommunala service och innebär anpassade öppettider, snabba svarstider, e-tjänster samt insyn i beslut och verksamheter, men även goda kunskaper och gott bemötande hos medarbetare En hållbar och bärkraftig miljö Grundläggande för all verksamhet är att kunna lämna över ett samhälle till nästa generation utan stora miljöproblemen och utan att orsaka ökade miljö- och hälsoproblem, varken lokalt och utanför Sveriges gränser. Utgångspunkten för arbetet är att minimera den negativa miljöpåverkan och utveckla bärkraftigheten i den lokala miljön i samklang med den allmänna samhällsutvecklingen En effektiv förvaltning En långsiktig planering och ansvarsfull hushållning skapar förutsättningar för hållbara satsningar under högkonjunktur och bättre förmåga att klara servicen under lågkonjunktur. För att utveckla en effektiv förvaltning krävs att uppdrag, ansvar och befogenheter är tydliga och kommunicerade, samt en god planering, uppföljning och analys. En effektiv organisation präglad av öppenhet är en förutsättning för att skattemedel användas på bästa sätt. Värdegrund för Degerfors kommun Degerfors kommun har ingen beslutad värdegrund för hela kommunkoncernen. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram ett förslag på kommunövergripande värdegrund. När den är beslutad av kommunfullmäktige ska den föras in under denna rubrik i styrmodellen. Styrmodell för Degerfors kommun

94 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 7(13) Övergripande principer för hållbarhet I Degerfors kommun eftersträvar vi en hållbar utveckling. En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. I dagligt tal används ofta termen hållbarhet. Hållbar utveckling består av tre dimensioner som samspelar och stödjer varandra: ekologisk hållbarhet ramen för verksamheten social hållbarhet målen för verksamheten ekonomisk hållbarhet medlen för verksamheten I varje beslut hos i Degerfors kommunkoncern ska dessa tre dimensioner vägas in för att säkerställa långsiktig hållbarhet inom verksamheten. Om en av dimensionerna för hållbar utveckling på kort sikt får företräde framför andra, ska detta motiveras i respektive nämnd eller bolag. = ekonomisk hållbarhet medlen = ekologisk hållbarhet ramen = social/kulturell hållbarhet målen Enkelhet En viktig utgångspunkt för lyckad styrning är att modellen och styrprinciperna är så enkla som möjligt att förstå och att använda och att modellen har hög acceptans i organisationen. Styrningen av en kommun är komplex, men styrmodellen ska underlätta för både förtroendevalda, ledare och medarbetare att förstå hur styrningen är tänkt att fungera för att kunna arbeta i enlighet med den. Styrmodell för Degerfors kommun

95 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 8(13) Tydliga roller En bra styrning förutsätter en tydlig rollfördelning. Politiker och tjänstemän har olika roller. Politikernas roll är att styra genom att sätta mål, göra prioriteringar och fördela resurser och följa upp. Tjänstemännens roll är dels att förse politikerna med relevant underlag för deras ställningstaganden, dels att leda och genomföra verksamheten utifrån de fastställda målen, sina tilldelade uppdrag och tillgängliga resurser Principer för ansvar i styrningen Kommunfullmäktige (KF) beslutar om styrmodellens övergripande principer och fattar beslut om övergripande och långsiktiga dokument, som t.ex. vision, värdegrund, strategisk inriktning och mål- och budgetdokument. KF fastställer också delårsbokslut och bokslut. Kommunstyrelsen (KS) beslutar om riktlinjer för genomförande av styrmodellen och lämnar förslag på mål- och budgetdokument och delårsbokslut/bokslut, samt håller samman den årliga processen. Nämnderna (inkl. KS) lämnar behov (ekonomiska) och förslag på mål. Nämnderna yttrar sig över förslag på mål- och budgetdokumentet och upprättar verksamsamhetsplaner inkl. internbudgetar som är siffersatta. Förvaltningen bereder ärenden, ansvarar för framtagande av förslag och underlag till nämndernas verksamhetsplaner och internbudgetar. Omvärldsanalys, uppföljning, resultatredovisning och på förekommen anledning gjorda utvärderingar är rutinmässigt förvaltningens ansvar, om inte annat beslutas av nämnderna, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. Helhetsperspektiv koncernstyrning En viktig utgångspunkt i styrmodellen är helhetsperspektivet. Med det menas att det är viktigt att ha en förståelse för både sin egen del och övriga delar av organisationen. Genom att planera och följa upp med ett helhetsperspektiv minskar risken för suboptimering. Med helhetsperspektiv menar vi att både styrelser/nämnder och bolag omfattas av styrningen. Uppföljning som grund för planering En utgångspunkt för styrningen är att vi kan lära oss av det som redan har hänt. Vi kan, genom att analysera verksamheten och lära av varandra, förbättra kvaliteten och utveckla verksamheten. Genom ett samordnat arbete med uppföljning, analys och jämförelser, kan vi skapa en bättre helhetsbild av våra verksamheter och våra resultat. Styrmodell för Degerfors kommun

96 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 9(13) 3 Styrningens processer planering och uppföljning I mål- och resultatstyrning är det viktigt att de mål som de förtroendevalda formulerar får effekt i den berörda verksamheten. Det förutsätter att det finns en röd tråd från målen till de aktiviteter som görs inom våra verksamheter. För att kunna följa upp om vi uppnått målen, behövs en tydlig struktur som fångar upp resultaten från verksamheterna. Planering Planering behövs både på lång och kort sikt. På lång sikt handlar det om att ange en strategi och inriktning för kommunen och dess olika verksamheter. På kortare sikt är planeringen mer detaljerad och verksamhetsnära. När vi planerar, är det viktigt att ta hänsyn till de tre dimensionerna i styrningen (se avsnitt 2.1) Planering på lång sikt Planeringen på lång sikt utgår från kommunens vision En lättbodd kommun med goda och hållbara livsvillkor Visionen uttrycker ett önskat framtida tillstånd och ska vara en ledstjärna för kommunens verksamheter och influera andra samhällsaktörer. Visionens tidshorisont är inte angiven i ett årtal utan är på mycket lång sikt, flera mandatperioder. Översiktsplanen anger hur kommunen på lång sikt ser på användningen av olika mark och vattenområden, men även på hur den redan byggda miljön ska användas, utvecklas och bevaras. Översiktsplanen har en tidshorisont till år 2030 men ska aktualitetsförklaras en gång per mandatperiod. Kommunens planering på lång sikt återfinns i ovanstående dokument. De anger de långsiktiga ambitionerna som kommunfullmäktige har antagit för det geografiska området Degerfors kommun och degerforsarna Planering för mandatperioden För varje mandatperiod görs en planering där det framgår vad de förtroendevalda har för målsättningar och prioriteringar för perioden. Detta görs (normalt sett) två år efter att det varit val. Planeringen för mandatperioden utgår från de långsiktiga planeringsdokumenten: Kommunens vision och översiktsplanen. Målen för mandatperioden bör inte vara så många till antalet. Planeringen för mandatperioden sammanfattas i en strategisk inriktning som beslutas av kommunfullmäktige. Utvecklingsområden Utvecklingsområden uttrycker målsättningarna för mandatperioden och presenteras i den strategiska inriktningen. Utvecklingsområdena ska vara påverkbara för kommunen, vara mätbara och kunna följas över tid. Utvecklingsområdena utgår från invånarna och uttrycker de resultat och den nyttan för degerforsarna som kommunens verksamheter ska åstadkomma. För att mäta måluppfyllelsen ska det till varje utvecklingsområde kopplas en eller flera mätbara indikatorer. Styrmodell för Degerfors kommun

97 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 10(13) Verksamhetsmål För varje mandatperiod har nämnderna möjlighet att fastställa verksamhetsmål som de vill uppnå för sina verksamheter samt ange hur dessa mål bidrar till uppfyllelse av resultatmålen. Verksamhetsmålen kan vid behov revideras under mandatperioden. Indikatorer En eller flera mätbara indikatorer är kopplade till varje utvecklingsområden och verksamhetsmål. Indikatorerna ger signaler om resultatmålet har uppnåtts eller är på väg att uppnås. Indikatorerna ska tillsammans fånga bredden i utvecklingsområdet. Vid val av indikatorer är det viktigt att både kunna mäta resurser, verksamhet och resultat (jmf styrningens dimensioner). Vid val av indikatorer är det även viktigt att hitta indikatorer som mäter kvaliteten Planering för enskilt år Visionen och den strategiska inriktningen ligger till grund för planeringen för alla år under mandatperioden. Därutöver behövs det planering även på kortare sikt, år för år. Enligt kommunallagen ska kommunen varje år upprätta en budget för nästa kalenderår (budgetår) för verksamheten och ekonomin. För verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Budgeten ska också innehålla en plan för ekonomin för kommande treårsperiod. De politiska prioriteringarna för nästkommande år och de två efterföljande år fastläggs i en årsplan med budget som beslutas i kommunfullmäktige i juni respektive år. Efter fullmäktiges beslut upprättar nämnderna sina verksamhetsplaner och detaljerad budget för nästa år. I verksamhetsplanen presenteras nämndens uppdrag, nämndens bidrag till den strategiska handlingsplanen och resursfördelningen inom nämndens verksamhetsområde. När nämndens fastställt sin verksamhetsplan, arbetar verksamheterna vidare med att upprätta sina aktivitetsplaner, som beskriver de aktiviteter som planeras och som ska bidra till att målen uppfylls. Uppföljning För att veta om det som planerats, har blivit genomfört, behöver vi följa upp verksamheten både på lång och på kort sikt. Uppföljningen av våra mål och verksamheter är även en viktig del i den kommande planeringen. Uppföljningen med olika tidsperspektiv har olika syften. Även när vi följer upp, är det viktigt att vi utgår från styrningens dimensioner (se under Utgångspunkter). En viktig aspekt i uppföljningen är jämförelser av våra verksamheter jämfört med tidigare år och med andra kommuner. Styrmodell för Degerfors kommun

98 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 11(13) Uppsiktsplikten Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen (6 kap 1 ) ha uppsikt över övriga nämnder, de kommunala bolagen (både helägda och delägda) samt kommunalförbunden. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. För detta behöver kommunstyrelsen ha uppsikt över de olika verksamheterna. Kommunstyrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen har hand om den ekonomiska förvaltningen och följer att nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, att lagar och förordningar följs och att resurserna används ändamålsenligt. Kommunstyrelsen ska också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. Förändringar i kommunallagen 2013 innebär en förstärkt uppsiktsplikt över kommunala bolag. Det kommunala ändamålet ska anges i bolagsordningen och kommunstyrelsen ska årligen pröva om den verksamhet som bedrivs i helägda och delägda kommunala bolag varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet ska kommunstyrelsen lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder Intern kontroll Kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll i kommunen. Med intern kontroll avses åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet i kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Nämnderna ska löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom det egna ansvarsområdet och årligen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I de fall förbättringar behövs ska styrelsen föreslå sådana. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Arbetet med den interna kontrollen regleras i ett reglemente antaget av kommunfullmäktige. Styrmodell för Degerfors kommun

99 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 12(13) Uppföljning av ett enskilt år Ett enskilt år följs upp i kommunens årsredovisning. I årsredovisningen beskrivs utfallet av verksamheten både kvantitativt och kvalitativt. Årsredovisningen ska också ge förtroendevalda en uppföljning och analys av måluppfyllelsen i de olika verksamheterna. Frågeställningar som ska belysas i årsredovisningen är: Når vi målen? Vilka resultat och kostnader har våra verksamheter jämfört med tidigare år och med andra kommuner? Varför ser det ut som det gör? Vad gör vi med anledning av detta? Uppföljning under ett år Uppföljningen under året sker i form av månadsrapporter och delårsrapport. I månadsrapporterna lämnas en prognos och kommentarer kring verksamhet och ekonomi. Delårsrapporten, som görs per juli månad, är en fördjupad rapport med uppföljning av mål, verksamhet och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång. Delårsrapporten innehåller även en komplett ekonomisk redovisning inklusive finansiell analys. Uppföljningen under året fokuserar framför allt på följande frågor: Räcker pengarna? Finns det akuta problem i verksamheten som måste lösas? Finns det satsningar som behöver göras snabbt? Styrmodell för Degerfors kommun

100 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 13(13) Bild över planerings- och uppföljningsprocessen Översiktlig bild av planerings- och uppföljningsprocessen: Uppföljning och bokslut KS/KF i april Verksamhetsdag förvaltning februari/mars Äskanden budget, förslag målområden från nämnderna i april Bokslut för nämnderna med verksamhetsberättelse i februari Beslut om ramar i KF i juni Nämnderna fattar beslut om internbudget och aktiviteter/indikatorer i nov/dec Budget och mål i KS och KF i november Styrmodell för Degerfors kommun

101 Maria Eriksson, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunfullmäktige Styrmodell för Degerfors kommun Förslag till beslut 1. Förslaget på styrmodell för Degerfors kommunkoncern antas. 2. Kommunstyrelsen ska ha det övergripande ansvaret för att styrmodellen följs. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram förslag på en koncernövergripande värdegrund. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram riktlinjer för planerings- och uppföljningsprocessen. 5. Kommunstyrelsen ansvarar för att föreslå kommunfullmäktige nödvändiga revideringar av styrmodellen. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2009 om en styrmodell för Degerfors kommun, vilken endast i valda delar har använts sedan dess. En styrmodell beskriver hur verksamheten styrs och leds, d.v.s. hur det går till att besluta vad som ska utföras. Syftet med styrmodellen är att säkerställa att den politiska viljeinriktningen får genomslag i verksamheterna, att skattepengar hanteras på bästa tänkbara sätt, att visionen och resultat uppnås och att god ekonomisk hushållning säkras. Styrmodellen ska bidra till att skapa en helhetsbild och en röd tråd från visionen till det dagliga arbetet i verksamheterna. Genom en tydlig och välkänd styrmodell för hur man styr blir det enklare för chefer och medarbetare att fokusera på vad politiken styr emot, inte på själva styrningen. Organisationer styrs inte bara av modeller och dokument. Styrningen påverkas också av organisationskultur, värderingar och attityder. För att styrmodellen ska få genomslag och effekt måste både struktur och kultur beaktas. Förslaget på styrmodell, och den närliggande strategiska inriktningen, har processats både i kommunledningsgruppen och vid en strategidag med kommunstyrelsen. Sedan dess har text om själva styrsystemet och hur dess delar hänger samman lagts till. Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

102 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen Styrmodell för Degerfors kommun Maria Eriksson Biträdande kommunchef och kanslichef Beslutet ska skickas till Nämnderna Bolagen

103 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 115 Dnr Strategisk inriktning Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Förslaget på strategisk inriktning antas. 2. Kommunstyrelsen ska ha det övergripande ansvaret för att den strategiska inriktningen följs. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att samordna arbetet med att ta fram indikatorer för att följa upp utvecklingsområdena. 4. Kommunstyrelsen ska ta fram riktlinjer för uppföljning av den strategiska inriktningen. 5. Kommunstyrelsen ansvarar för att föreslå kommunfullmäktige nödvändiga revideringar av den strategiska inriktningen. Arbetsutskottets beslut Förvaltningen får i uppdrag inför kommunstyrelsens sammanträde att arbeta om stycket under på sidan 5. Sammanfattning av ärendet Den strategiska inriktning som Degerfors kommun har arbetat utifrån de senaste åren hade egentligen en beslutad giltighetstid under åren Enligt Degerfors kommuns nya styrmodell ska en strategisk inriktning, med utvecklingsområden som kan följas upp med indikatorer, antas en gång per mandatperiod. Beslut om antagande ska framöver tas andra året efter de allmänna valen har genomförts. För att ha en strategisk inriktning på plats till dess att den ordinarie cykeln inleds föreslås detta dokument att gälla under åren Utgångspunkterna för den strategiska inriktningen är dels visionen och översiktsplanen, dels en omvärldsanalys. Visionen, och förtydligandena av denna, ska fungera som ett paraply för allt beslutsfattande och all verksamhet i kommunen. Den strategiska inriktningen innehåller ett antal utvecklingsområden vilka ska ses som prioriterade områden för att nå närmare visionen. Yrkanden Peter Pedersen (V) yrkar att förvaltningen får i uppdrag inför kommunstyrelsens sammanträde att arbeta om stycket under på sidan 5. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

104 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen Strategisk inriktning Skickas till Utvecklingsledare Biträdande kommunchef och kanslichef Justerandes sign Utdragsbestyrkande

105 PLAN Datum Diarienummer KS Sida 1(8) Maria Eriksson, Policy Plan Riktlinje Handlingsplan Rutin Instruktion Strategisk inriktning Dokumenttyp Plan Dokumentet gäller Kommunkoncernen Revideringar Datum för beslut Beslutsinstans Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Maria Eriksson, biträdande kommunchef och kanslichef Diarienummer KS

106 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 2(8) Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 Vision för Degerfors kommun... 3 Värdegrund... 3 Övergripande principer för hållbarhet Omvärldsanalys Migration Demografi Skattekraft Ökade förväntningar på service Ökade krav på kunskap och kompetens Degerfors kommuns strategiska inriktning... 5 Attraktivitet... 5 Kvalitet i verksamhet och service... 5 Integration Kommunövergripande målmatris Kvalitetsarbete... 6 Utvärdering och uppföljning... 6 Verksamhetsplaner... 7 Redovisning och återrapportering... 7 Strategisk inriktning

107 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 3(8) 1 Inledning Som del av Degerfors kommuns styrmodell ska den strategiska inriktningen för kommunen gälla i fyra år, baserad på en omvärldsanalys och politiska övervägningar. För att komma i fas med cykeln för de allmänna valen, föreslås följande strategiska prioritering gälla under en övergångsperiod Sedan kan arbetet med att ta fram en ny strategisk inriktning enligt beslutad styrmodell komma igång enligt plan efter valet Den strategiska inriktningen beskriver vilka utvecklingsområden som ska prioriteras under planperioden. Utgångspunkt för framtagandet av utvecklingsområdena har varit Degerfors kommuns vision, principerna för värdegrunden och de övergripande principerna för hållbarhet. Utgångspunkterna finns mer utförligt beskrivna i styrmodellen. Vision för Degerfors kommun Degerfors en lättbodd kommun med goda och hållbara livsvillkor! I styrmodellen har ett antal områden tagits fram för att konkretisera visionen och för att förtydliga vad visionen betyder i praktiken. Områden är: Näringslivet växer och diversifieras Hållbar befolkningsutveckling i en bra boendemiljö Goda livsvillkor genom hela livet Ett jämställt Degerfors med mångfald Stimulerande fritid, aktivt kulturliv och god folkhälsa God tillgänglighet, service och bemötande En hållbar och bärkraftig miljö En effektiv förvaltning. Värdegrund Degerfors kommun har ingen beslutad värdegrund för hela kommunkoncernen. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram ett förslag på kommunövergripande värdegrund Övergripande principer för hållbarhet En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. I dagligt tal används ofta termen hållbarhet. Hållbar utveckling består av tre dimensioner som samspelar och stödjer varandra: miljömässig hållbarhet ramen för verksamheten Strategisk inriktning social hållbarhet målen för verksamheten ekonomisk hållbarhet medlen för verksamheten.

108 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 4(8) 2 Omvärldsanalys Under perioden kommer följande långsiktiga trender och omvärldsfaktorer påverka kommunens verksamhet och prioriterande utvecklingsområden enligt en SWOT-analys gjord av socialförvaltningens ledningsgrupp och andra nyckelpersoner februari Utgångspunkterna för omvärldsanalysen finns alltså inom socialförvaltningens verksamhetsområde, men de flesta av områdena som identifierats har bäring på hela kommunens verksamhet. En kommunövergripande omvärldsanalys kommer att tas fram inför den nya planperioden, Migration Invandring till Sverige har ökat markant under de senaste 10 åren, med kulmen under hösten Efterdyningarna av detta kommer påverka kommunen då ett stort antal individer fortfarande är kvar hos Migrationsverket eller ingår i etableringsinsatser. Här finns både utmaningar och möjligheter, samtliga förvaltningar behöver planera för detta Demografi Vi har en åldrande befolkning och inte tillräckligt många barnfamiljer som kan kompensera för detta genom att förstärka försörjningskvoten. Att nå full sysselsättning för alla i arbetsför ålder och planera våra boenden och vårdinsatser för en högre andel vårdtagare är viktigt Skattekraft Med färre i arbetsför ålder som ska försörja allt fler äldre, kan det lokala skatteuttaget på sikt urholkas och vi får allt svårare att upprätthålla önskad Strategisk inriktning

109 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 5(8) servicenivå om vi inte utvecklar nya sätt att leverera samma service till lägre produktionskostnad Ökade förväntningar på service Med nya generationer kommer också nya förväntningar på den kommunala servicens omfattning och utformning. Detta kan gälla allt från skolans verksamhet till äldreomsorgens och på ett olyckligt sätt sammanfalla med en svagare skattekraft Ökade krav på kunskap och kompetens Industrisamhället har kompletterats av en växande tjänste- och kunskapssektor. Samhället har en utmaning i att säkerställa kompetensförsörjningen i takt med att efterfrågan på kunskap och kompetens förändras. 3 Degerfors kommuns strategiska inriktning Kommunens strategiska inriktning beskriver vilka utvecklingsområden som ska prioriteras under perioden : Attraktivitet Degerfors ska vara en kommun där människor vill leva och bo och där företag vill etablera sig och verka. Här ska det finnas attraktiva och trivsamma boendeoch livsmiljöer, ett dynamiskt näringsliv, väl utbyggda kommunikationer och närhet till natur- och kulturupplevelser. Under planperioden ska kommunen säkerställa ett ökat antal bostäder i olika boendeformer. Kvalitet i verksamhet och service Kompetensförsörjning är nyckeln för att kunna leverera den service vi har beslutat om och som medborgarna i Degerfors kommun har rätt att kräva. Verksamhetsstyrningen och användningen av resultatmått och kvalitetsmått behöver förbättras för att säkerställa att vi levererar önskat värde med de resurser vi har till förfogande. I arbetet ligger också att utveckla metoder för analys och utvärdering av måtten. Särskilt fokus ska under perioden läggas på våra två största verksamheter skola samt vård och omsorg. Integration Degerfors ska vara en bra plats för alla och våra verksamheter ska anpassas bättre till en levande mångfald. Detta gör vi genom att implementera den antagna integrationsplanen under perioden för att kunna möta de demografiska, sociala och ekonomiska utmaningar som kommunen och regionen står inför under de närmsta åren. Strategisk inriktning

110 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 6(8) 4 Kommunövergripande målmatris Följande indikatorer kan användas för att mäta den övergripande utvecklingen för kommunen under perioden för strategisk inriktning : OBS! EXEMPEL MED FINGERADE SIFFROR Urval indikatorer för utvecklingsområden Prioriterat område Attraktiv arbetsgivare 8,5 % 8,0 % 7,2 % - Sjukdagar % Attraktiv kommun Nettoinflyttning individer Förbättrad kvalitet i verksamhet och skola 67 % 70 % 74 % - andel med kompletta avgångsbetyg - andel nöjda på våra boenden 94 % Fungerande integration - andel i sysselsättning efter etablering Källa: SCB 32 % 40 % 63 % Kommunstyrelsen får i uppdrag att samordna arbetet med att ta fram indikatorer för planperioden. 5 Kvalitetsarbete Degerfors kommun har beslutat att ansluta sig till Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) jämförelseprojekt kallat Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK). Projektet ger de förtroendevalda, förvaltningen och allmänheten en god bild av kommunens kvalitet. Vid sidan av KKiK finns SKL:s databas KOLADA med jämförelsetal och ansvariga statliga myndigheter inom skola, vård och omsorg som för omfattande statistik över våra verksamheter. Utöver KKiK och KOLADA finns en mängd mått som mäts och redovisas både internt i kommunen och av utomstående aktörer. Bland de mått som redovisas av utomstående aktörer finns till exempel SKL:s serie Öppna jämförelser inom ett antal områden och Svenskt näringslivs ranking av kommunernas näringslivsarbete. Varje nämnd bör välja de mått de finner relevanta och kontinuerligt redovisa dessa på nämndnivå för att säkerställa kvaliteten i verksamheten och att de prioriterade områdena fått genomslag i verksamheten. Utvärdering och uppföljning Under strategins sista år (2019) och inför antagandet av strategi för , ska innevarande strategi följas upp och utvärderas, för att se vad som gjorts under respektive prioriterat område, om de mål som satts av respektive nämnd Strategisk inriktning

111 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 7(8) uppnåtts och om kommunens utveckling gått i planerad riktning utifrån den övergripande målmatrisens indikatorer för perioden. Verksamhetsplaner Nämnderna beslutar om verksamhetsplanen som ska innehålla mätbara mål och utvalda kvalitetsindikatorer, prognostiserat utfall enligt budget och en beskrivning av verksamhetsutveckling under perioden. Nämnderna kan med fördel besluta att koppla mätetal ur KKiK (och/eller andra undersökningar som redan produceras) till verksamhetsplanen, vilket gör att verksamhetens kvalitetsutveckling kan följas över tid. Redovisning och återrapportering Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram detaljerade riktlinjer för hur och när redovisning och återrapportering ska ske. KKiK, till exempel, rapporteras in under hösten och resultaten presenteras i januari, vilket gör att en första avrapportering till ansvarig nämnd kan göras i samband med beredningen inför budgetdagen i mars. I maj bör en temadag kring prioriterade områden hållas och i september en uppföljning av kvalitetsmåtten i samband med att KKiK insamlingen drar igång. Mål kopplade till prognostiserat utfall i budgeten bör där möjligt följa den ekonomiska redovisningen. Strategisk inriktning

112 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS Sida 8(8) Strategisk inriktning

113 Maria Eriksson, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunfullmäktige Strategisk inriktning Förslag till beslut 1. Förslaget på strategisk inriktning antas. 2. Kommunstyrelsen ska ha det övergripande ansvaret för att den strategiska inriktningen följs. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att samordna arbetet med att ta fram indikatorer för att följa upp utvecklingsområdena. 4. Kommunstyrelsen ska ta fram riktlinjer för uppföljning av den strategiska inriktningen. 5. Kommunstyrelsen ansvarar för att föreslå kommunfullmäktige nödvändiga revideringar av den strategiska inriktningen. Sammanfattning av ärendet Den strategiska inriktning som Degerfors kommun har arbetat utifrån de senaste åren hade egentligen en beslutad giltighetstid under åren Enligt Degerfors kommuns nya styrmodell ska en strategisk inriktning, med utvecklingsområden som kan följas upp med indikatorer, antas en gång per mandatperiod. Beslut om antagande ska framöver tas andra året efter de allmänna valen har genomförts. För att ha en strategisk inriktning på plats till dess att den ordinarie cykeln inleds föreslås detta dokument att gälla under åren Utgångspunkterna för den strategiska inriktningen är dels visionen och översiktsplanen, dels en omvärldsanalys. Visionen, och förtydligandena av denna, ska fungera som ett paraply för allt beslutsfattande och all verksamhet i kommunen. Den strategiska inriktningen innehåller ett antal utvecklingsområden vilka ska ses som prioriterade områden för att nå närmare visionen. Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

114 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen Strategisk inriktning Maria Eriksson Biträdande kommunchef och kanslichef Beslutet ska skickas till Nämnderna Bolagen

115

116

117 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 110 Dnr Revisionsrapport: Granskning avseende gymnasienämndens ekonomiska styrning Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen antar gymnasieförvaltningens svar som sitt eget och överlämnar detsamma till revisorerna. Sammanfattning av ärendet Revisorerna i Degerfors och Karlskoga kommuner har genom PwC granskat gymnasienämndens ekonomiska styrning. Av missiv till revisionsrapporten som ankom till Degerfors kommun framförs att revisorerna i Degerfors och Karlskoga kommuner önskar svar om vilka åtgärder kommunerna kommer att vidta med anledning av de iakttagelser som framförs i revisionsrapporten. Gymnasieförvaltningen har i tjänsteskrivelse daterad arbetat fram ett svar till gymnasienämnden. Gymnasienämnden behandlade revisionsrapporten och förvaltningens tjänsteskrivelse på sammanträde , 44. Följande iakttagelser framfördes i revisionsrapporten följt av gymnasienämndens svar. Revisorerna rekommenderar att nämnden prioriterar arbetet med att utveckla beslutsunderlag avseende programutbud. Underlagen bör innehålla en utökad analys av de ekonomiska och kvalitetsmässiga konsekvenserna av nämndens beslut. Revisorerna rekommenderar att nämndens fastställer riktlinjer för hur budgetprocessen, inklusive rutiner hur avvikelser mot budget, ska hanteras. Revisorerna rekommenderar att nämnden initierar ett arbete med syfte att säkerställa att den rapportering som årligen sker till SCB avseende nämndens kostnader är korrekt. Punkt 1. Resursfördelningsmodellen gör det relativt lätt att se vilka program som inte klarar sin ekonomiska ram. Finns det för lite elever i en årskurs räcker inte medlen för att täcka t ex lärarkostnader. Detta är något som uppmärksammas vid det interna budgetarbetet och de ekonomiska uppföljningar som görs. Förvaltningschef informeras alltid. Några program klarar inte de ekonomiska ramar som getts i dagsläget men samplanering med andra program och centrala åtgärder möjliggör att programmen fortsatt drivs. Ytterst är det den politiska viljan som styr vilka program som finns i kommunens regi och en resursfråga hur mycket tid och administration som nämnden vill lägga på underlag och rapportering. Uppföljning av kostnader för specifika program görs vid begäran. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

118 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Vilka program om inriktningar som anordnas kan ha andra skäl än ekonomiska t ex. arbetsmarknadspolitiska. I dessa fall måste nämnden göra en sammanlagd bedömning. Punkt 2. Gymnasieförvaltningens budgetprocess följer den plan som fastställts av KF (styrmodell 129). Detta innebär att uppföljning, analys och åtgärder är centrala delar i styrprocessen. Punkt 3. Gymnasieförvaltningen redovisar varje år sina kostnader/intäkter till SCB. Dessa uppgifter finns med i SIRIS och Kolada. I dessa statistikverktyg kan vi inte få rättvisa siffror över bl. a nettokostnadsavvikelse för gymnasieskolan. Övriga kommunförbund som t ex Sydnärkes utbildningsförbund (kommunalförbund för gymnasiet avseende Laxå, Askersund och Hallsberg) har precis samma problem. Se svar från SKL nedan. Eftersom kommunerna har olika struktur och förutsättningar är det svårt att jämföra kommunernas nettokostnader. I Öppna jämförelser räknar vi om kostnadsutjämningens standardkostnader för gymnasieskolan per invånare till en standardkostnad per elev. Standardkostnaden är alltså framräknad utifrån kommunernas förutsättningar och går inte att beräkna för ett gymnasieförbund. (Svar i mail från SKL) Således, hur vi gör vår rapportering är kommunicerad med SCB och vår rapportering är korrekt utifrån dessa direktiv. Sen kan inte statistiken vidare hanteras rätt gällande kommunförbund eller gemensamma nämnder. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, förvaltningschef, Protokoll från Gymnasienämnden , 44 Revisionsrapport PwC, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

119 Max Tolf, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(3) Kommunstyrelsen Granskning avseende gymnasienämndens ekonomiska styrning Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar gymnasieförvaltningens svar som sitt eget och överlämnar detsamma till revisorerna. Sammanfattning av ärendet Revisorerna i Degerfors och Karlskoga kommuner har genom PwC granskat gymnasienämndens ekonomiska styrning. Av missiv till revisionsrapporten som ankom till Degerfors kommun framförs att revisorerna i Degerfors och Karlskoga kommuner önskar svar om vilka åtgärder kommunerna kommer att vidta med anledning av de iakttagelser som framförs i revisionsrapporten. Gymnasieförvaltningen har i tjänsteskrivelse daterad arbetat fram ett svar till gymnasienämnden. Gymnasienämnden behandlade revisionsrapporten och förvaltningens tjänsteskrivelse på sammanträde , 44. Följande iakttagelser framfördes i revisionsrapporten följt av gymnasienämndens svar. Revisorerna rekommenderar att nämnden prioriterar arbetet med att utveckla beslutsunderlag avseende programutbud. Underlagen bör innehålla en utökad analys av de ekonomiska och kvalitetsmässiga konsekvenserna av nämndens beslut. Revisorerna rekommenderar att nämndens fastställer riktlinjer för hur budgetprocessen, inklusive rutiner hur avvikelser mot budget, ska hanteras. Revisorerna rekommenderar att nämnden initierar ett arbete med syfte att säkerställa att den rapportering som årligen sker till SCB avseende nämndens kostnader är korrekt. Punkt 1. Resursfördelningsmodellen gör det relativt lätt att se vilka program som inte klarar sin ekonomiska ram. Finns det för lite elever i en årskurs räcker inte medlen för att täcka t ex lärarkostnader. Detta är något som uppmärksammas Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

120 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(3) vid det interna budgetarbetet och de ekonomiska uppföljningar som görs. Förvaltningschef informeras alltid. Några program klarar inte de ekonomiska ramar som getts i dagsläget men samplanering med andra program och centrala åtgärder möjliggör att programmen fortsatt drivs. Ytterst är det den politiska viljan som styr vilka program som finns i kommunens regi och en resursfråga hur mycket tid och administration som nämnden vill lägga på underlag och rapportering. Uppföljning av kostnader för specifika program görs vid begäran. Vilka program om inriktningar som anordnas kan ha andra skäl än ekonomiska t ex. arbetsmarknadspolitiska. I dessa fall måste nämnden göra en sammanlagd bedömning. Punkt 2. Gymnasieförvaltningens budgetprocess följer den plan som fastställts av KF (styrmodell 129). Detta innebär att uppföljning, analys och åtgärder är centrala delar i styrprocessen. Punkt 3. Gymnasieförvaltningen redovisar varje år sina kostnader/intäkter till SCB. Dessa uppgifter finns med i SIRIS och Kolada. I dessa statistikverktyg kan vi inte få rättvisa siffror över bl. a nettokostnadsavvikelse för gymnasieskolan. Övriga kommunförbund som t ex Sydnärkes utbildningsförbund (kommunalförbund för gymnasiet avseende Laxå, Askersund och Hallsberg) har precis samma problem. Se svar från SKL nedan. Eftersom kommunerna har olika struktur och förutsättningar är det svårt att jämföra kommunernas nettokostnader. I Öppna jämförelser räknar vi om kostnadsutjämningens standardkostnader för gymnasieskolan per invånare till en standardkostnad per elev. Standardkostnaden är alltså framräknad utifrån kommunernas förutsättningar och går inte att beräkna för ett gymnasieförbund. (Svar i mail från SKL) Således, hur vi gör vår rapportering är kommunicerad med SCB och vår rapportering är korrekt utifrån dessa direktiv. Sen kan inte statistiken vidare hanteras rätt gällande kommunförbund eller gemensamma nämnder. Bedömning Kommunstyrelseförvaltningen har tagit del av gymnasieförvaltningens tjänsteskrivelse och gymnasienämndens svar till revisorerna. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att gymnasieförvaltningens tjänsteskrivelse även utgör svar från kommunstyrelsen i Degerfors till revisorerna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, förvaltningschef, Protokoll från Gymnasienämnden , 44 Max Tolf Kommunchef och ekonomichef

121 Degerfors kommun Datum KS Sida 3(3) Bilagor Protokoll från Gymnasienämnden , 44 Beslutet ska skickas till Revisorerna i Degerfors kommun Revisorerna i Karlskoga kommun

122 Tjänsteskrivelse 1 (3) GN Gymnasieförvaltningen Handläggare Jan Strid Gymnasienämnden Svar till revisionen angående Gymnasienämndens ekonomiska styrning Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Degerfors och Karlskoga kommuner genomfört en granskning avseende gymnasienämndens arbete med intern kontroll och uppföljning av ekonomi. Beslutsunderlag Gymnasieförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 maj 2017 Granskning avseende gymnasienämndens ekonomiska styrning daterad den 7 februari 2017 Bakgrund PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Degerfors och Karlskoga kommuner genomfört en granskning avseende gymnasienämndens arbete med intern kontroll och uppföljning av ekonomi. Revisorernas bedömning utifrån deras granskning är att gymnasienämndens ekonomiska styrning delvis fungerar på ett effektivt och ändamålsenligt sätt och rekommenderar därför tre områden att göra åtgärder kring. Beskrivning av förslag Gymnasieförvaltningen kommenterar här alla tre punkterna för att förtydliga vad som görs idag och hur åtgärder kopplas i ordinarie styrkedja.

123 GN (3) Punkt 1. Resursfördelningsmodellen gör det relativt lätt att se vilka program som inte klarar sin ekonomiska ram. Finns det för lite elever i en årskurs räcker inte medlen för att täcka t ex lärarkostnader. Detta är något som uppmärksammas vid det interna budgetarbetet och de ekonomiska uppföljningar som görs. Förvaltningschef informeras alltid. Några program klarar inte de ekonomiska ramar som getts i dagsläget men samplanering med andra program och centrala åtgärder möjliggör att programmen fortsatt drivs. Ytterst är det den politiska viljan som styr vilka program som finns i kommunens regi och en resursfråga hur mycket tid och administration som nämnden vill lägga på underlag och rapportering. Uppföljning av kostnader för specifika program görs vid begäran. Vilka program om inriktningar som anordnas kan ha andra skäl än ekonomiska t ex. arbetsmarknadspolitiska. I dessa fall måste nämnden göra en sammanlagd bedömning. Punkt 2. Gymnasieförvaltningens budgetprocess följer den plan som fastställts av KF (styrmodell 129). Detta innebär att uppföljning, analys och åtgärder är centrala delar i styrprocessen. Punkt 3. Gymnasieförvaltningen redovisar varje år sina kostnader/intäkter till SCB. Dessa uppgifter finns med i SIRIS och Kolada. I dessa statistikverktyg kan vi inte få rättvisa siffror över bl. a nettokostnadsavvikelse för gymnasieskolan. Övriga kommunförbund som t ex Sydnärkes utbildningsförbund (kommunalförbund för gymnasiet avseende Laxå, Askersund och Hallsberg) har precis samma problem. Se svar från SKL nedan. Eftersom kommunerna har olika struktur och förutsättningar är det svårt att jämföra kommunernas nettokostnader. I Öppna jämförelser räknar vi om kostnadsutjämningens standardkostnader för gymnasieskolan per invånare till en standardkostnad per elev. Standardkostnaden är alltså framräknad utifrån kommunernas förutsättningar och går inte att beräkna för ett gymnasieförbund. (Svar i mail från SKL) Således, hur vi gör vår rapportering är kommunicerad med SCB och vår rapportering är korrekt utifrån dessa direktiv. Sen kan inte statistiken vidare hanteras rätt gällande kommunförbund eller gemensamma nämnder. Gymnasieförvaltningens förslag till beslut Gymnasienämnden godkänner förvaltningens svar på revisorernas granskning och skickar den till respektive kommuns kommunstyrelse för vidare hantering. Jan Strid Förvaltningschef

124 GN (3) Expedieras till Kommunstyrelsen i Karlskoga kommun Kommunstyrelsen i Degerfors kommun

125 Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Gymnasienämnden GN 44 GN Svar till revisionen angående Gymnasienämndens ekonomiska styrning Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Degerfors och Karlskoga kommuner genomfört en granskning avseende gymnasienämndens arbete med intern kontroll och uppföljning av ekonomi. PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Degerfors och Karlskoga kommuner genomfört en granskning avseende gymnasienämndens arbete med intern kontroll och uppföljning av ekonomi. Revisorernas bedömning utifrån deras granskning är att gymnasienämndens ekonomiska styrning delvis fungerar på ett effektivt och ändamålsenligt sätt och rekommenderar därför tre områden att göra åtgärder kring. Gymnasieförvaltningen har i sin tjänsteskrivelse kommenterat de tre områden som åtgärder rekommenderades detta för att förtydliga vad som görs idag och hur åtgärder kopplas i ordinarie styrkedja. Beslutsunderlag Gymnasieförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 maj 2017 Granskning avseende gymnasienämndens ekonomiska styrning daterad den 7 februari 2017 Gymnasieförvaltningens förslag till beslut Gymnasienämnden godkänner förvaltningens svar på revisorernas granskning och skickar den till respektive kommuns kommunstyrelse för vidare hantering. Gymnasienämndens beslut Gymnasienämnden godkände förvaltningens svar på revisorernas granskning och skickar den till respektive kommuns kommunstyrelse för vidare hantering. Expedieras till Kommunstyrelsen i Karlskoga kommun Kommunstyrelsen i Degerfors kommun Justerande Utdragsbestyrkande

126

127

128

129

130

131

132

133

134

135

136

137

138

139

140

141

142

143 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 112 Dnr Revisionsrapport: Granskning av IT-organisationen Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Servicenämnden och kommunstyrelsen antar förvaltningens förslag och överlämnar detsamma till revisorerna. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Degerfors kommun har PwC genomfört en granskning av IT-organisationen. Granskningen syftar till att besvara revisionsfrågan: Säkerställer servicenämnden att IT-organisationen är ändamålsenlig Av revisionsrapporten går följande att läsa i sammanfattningen. Vår samlade bedömning är att servicenämnden delvis säkerställt att ITorganisationen i kommunen är ändamålsenlig. Vi har konstaterat att styrningen och uppföljningen av IT-enheten i kommunen är bristande. Vi noterar att IT har förhållandevis lite resurser (medarbetare och ekonomiska) i förhållande till andra kommuner. Vi konstaterar även att IT inte har rätt förutsättningar för att genomföra sitt uppdrag då varje nämnd och förvaltning själv beslutar om inköp, utifrån sin budget. Detta är något som inte samordnas och planeras långsiktigt. Vi noterar att den grundläggande IT-organisationen i förvaltningarna är under uppbyggnad. Det har genomförts ett stort ar-bete med att ta fram styrande dokument inom IT-området under Det har genomförts nöjdhetsundersökningar av IT-supporten genom publicering på kommunens intranät. IT-enheten har försökt ta till sig av de synpunkter som lämnats. Vi grundar vår bedömning vår bedömning ovan på utvärderingen av granskningens kontrollmål enligt nedan. Kontrollmål IT-enheten har ett tydligt uppdrag och mål för verksamheten Det sker en ändamålsenlig uppföljning Det finns rutiner och riktlinjer för verksamheten Det genomförs nöjdhetsundersökningar Bedömning Kontrollmålet är delvis uppfyllt Kontrollmålet är inte upp-fyllt Kontrollmålet är uppfyllt Kontrollmålet är i allt väsentligt uppfyllt Rekommendationer Utifrån de iakttagelser vi gjort i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: Justerandes sign Utdragsbestyrkande

144 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) 1. Vi rekommenderar att IT-enhetens personella och ekonomiska förutsättningar för att genomföra uppdraget förbättras. 2. Vi rekommenderar att arbetet med att införa SLA inom kommunens verksamheter färdigställs och att detta tidsätts av kommunstyrelsen. 3. Vi rekommenderar att servicenämnden förbättrar sin styrning och uppföljning av IT-enhetens verksamhet. 4. Vi rekommenderar att servicenämnden säkerställer att funktionen med feedback på servicedesk-ärenden införs. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Revisionsrapport: Granskning av IT-organisationen, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

145 Kim Berg, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(4) Kommunstyrelsen Servicenämnden Svar på revisionsrapport Granskning av ITorganisationen Förslag till beslut Servicenämnden och kommunstyrelsen antar förvaltningens förslag och överlämnar detsamma till revisorerna. Sammanfattning av ärendet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Degerfors kommun har PwC genomfört en granskning av IT-organisationen. Granskningen syftar till att besvara revisionsfrågan: Säkerställer servicenämnden att IT-organisationen är ändamålsenlig Av revisionsrapporten går följande att läsa i sammanfattningen. Vår samlade bedömning är att servicenämnden delvis säkerställt att ITorganisationen i kommunen är ändamålsenlig. Vi har konstaterat att styrningen och uppföljningen av IT-enheten i kommunen är bristande. Vi noterar att IT har förhållandevis lite resurser (medarbetare och ekonomiska) i förhållande till andra kommuner. Vi konstaterar även att IT inte har rätt förutsättningar för att genomföra sitt uppdrag då varje nämnd och förvaltning själv beslutar om inköp, utifrån sin budget. Detta är något som inte samordnas och planeras långsiktigt. Vi noterar att den grundläggande IT-organisationen i förvaltningarna är under uppbyggnad. Det har genomförts ett stort ar-bete med att ta fram styrande dokument inom IT-området under Det har genomförts nöjdhetsundersökningar av IT-supporten genom publicering på kommunens intranät. IT-enheten har försökt ta till sig av de synpunkter som lämnats. Vi grundar vår bedömning vår bedömning ovan på utvärderingen av granskningens kontrollmål enligt nedan. Kontrollmål IT-enheten har ett tydligt uppdrag och mål för verksamheten Bedömning Kontrollmålet är delvis uppfyllt Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

146 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(4) Det sker en ändamålsenlig uppföljning Det finns rutiner och riktlinjer för verksamheten Det genomförs nöjdhetsundersökningar Kontrollmålet är inte upp-fyllt Kontrollmålet är uppfyllt Kontrollmålet är i allt väsentligt uppfyllt Rekommendationer Utifrån de iakttagelser vi gjort i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar att IT-enhetens personella och ekonomiska förutsättningar för att genomföra uppdraget förbättras. Vi rekommenderar att arbetet med att införa SLA inom kommunens verksamheter färdigställs och att detta tidsätts av kommunstyrelsen. Vi rekommenderar att servicenämnden förbättrar sin styrning och uppföljning av IT-enhetens verksamhet. Vi rekommenderar att servicenämnden säkerställer att funktionen med feedback på servicedesk-ärenden införs. Bedömning Nedan kommenterar serviceförvaltningen och kommunstyrelseförvaltningen rekommendationerna var för sig. Efter det avslutas svaret på granskningen med några viktiga frågeställningar som ska ses som information till servicenämnden och kommunstyrelsen. IT-enhetens personella och ekonomiska förutsättningar för att genomföra uppdraget behöver förbättras. Under en 4-årsperiod har antalet datorer nästan fördubblats. Från ca 600 till 1100 datorer. Antalet servrar har nästan fördubblats och systemen har blivit större och mer komplexa. Dessutom har utvecklingen av smartphones och surfplattor ökat och det är idag ca 650 enheter som måste hanteras vilket har gjort att arbetsbelastningen har ökat. Vid ledigheter och sjukdom blir läget mer ansträngt. Servicenämnden har äskat medel för en ny IT-tekniker och utrymme finns för detta i ramarna för Kommunstyrelseförvaltningen ansåg dock tidigare i våras att servicenämnden behövde komplettera äskandet med mer underlag där behovet tydliggörs och förklaras. Den tekniska utvecklingen och antalet datorer, telefoner och surfplattor har under de senaste åren accelererat vilket medfört större arbetsbelastning. ITenheten har begärt att få kontroll över inköp av datorer och budgeten för detta vilket kommer att förenkla och säkerställa funktionalitet till användarna. Det skulle även innebära möjligheter till en jämnare arbetsbelastning inom ITenheten. Det gör att inköp blir planerade på ett effektivare- och ekonomiskt fördelaktigare sätt. IT-enhetens förslag var uppe till diskussion på tjänstemannanivå i samband med arbetet med framtagande av ramar Någon förändring av ramarna för 2018 har inte skett. Främsta skälet är att det skulle behöva skjutas till medel i driftbudgeten för att kunna göra denna förändring. Fortsatta diskussioner kommer att ske under hösten 2017.

147 Degerfors kommun Datum KS Sida 3(4) Arbetet med att införa SLA inom kommunens verksamheter färdigställs och att detta tidsätts av kommunstyrelse I processen med att ta fram ett SLA (Service Level Aggreement) så ingår aktiviteter som att ta fram en tjänstekatalog, identifiera verksamheternas krav, identifiera relevanta mätvärden, och att identifiera nya IT-tjänster. Målvärdena ska hjälpa till att säkerställa att IT-enheten levererar rätt IT-tjänster. Värdena ska kunna verifieras och följas upp. Det ska även ge en klar bild av vad som förväntas. Arbetet är påbörjat med socialförvaltningen och under hösten 2017 kommer övriga förvaltningar att färdigställas. Kommunstyrelseförvaltningen delar serviceförvaltningens ambition att arbetet med införande av SLA färdigställs under hösten. Hur arbetet fortskrider är viktigt att bevaka. Kommunstyrelseförvaltningen är dock tveksam till att tidplanen formellt ska antas av kommunstyrelsen. Skälet till detta är att kommunstyrelsen inte ska eller har möjlighet att kortsiktigt prioritera ITavdelningens arbetsuppgifter. Detta är snarare en uppgift för servicenämnden. Servicenämnden behöver förbättra sin styrning och uppföljning av ITenhetens verksamhet. Information och rapportering till servicenämnden kommer att utökas. Enhetschefen för IT kommer att delta vid nämndens sammanträden och rapportera om verksamheten. Efter att SLA har införts så kommer rapportering och uppföljning förenklas. Kommunstyrelseförvaltningen delar revisorernas synpunkt om behov av förbättring av servicenämnden styrning och uppföljning av IT-verksamheten. Servicenämnden behöver säkerställa att funktionen med feedback på servicedeskärenden införs. En enkätundersökning genomfördes av IT-enheten under 2015 avseende ITsupport. Enligt revisionsrapporten har IT-enheten tagit till sig av undersökningens resultat. I rapporten framför även IT-enheten att de arbetar med att få feedback på supporten i samband med att ett servicedeskärende avslutas. I vårt nuvarande ärendehanteringssystem så finns inte möjligheten att automatiskt generera ett frågeformulär för mätning av kundnöjdhet efter ett avslutat ärende. Vi kommer att ha det som kravställning inför nästa upphandling av ärendehanteringssystem. Avtalet på vårt nuvarande ärendehanteringssystem går ut i mars Kommunstyrelseförvaltningens delar IT-enhetens ambitioner. Övrig information På en 4-årsperiod har antalet datorer nästan fördubblats. Från ca 600 till 1100 datorer. Antalet servrar har nästan fördubblats och systemen har blivit större och mer komplexa. Dessutom har utvecklingen av smartphones och surfplattor ökat och det är idag ca 650 enheter som måste hanteras vilket har gjort att arbetsbelastningen har ökat. Vid ledigheter och sjukdom blir läget mer ansträngt. Det strategiska arbetet för att möta den digitala utvecklingen har varit att bygga en stabil grund och att standardisera IT-miljön. Exempel på detta är:

148 Degerfors kommun Datum KS Sida 4(4) Viktiga styrdokument har tagits fram: Infosäk F och Infosäk A, rutin för inköp av system och rutin för systemåtkomst Hitta åtgärder för rapportering, uppföljning och att säkerställa leveranser av rätt IT-tjänster. Medvetandet om informationssäkerhet gör att vi kan en förbättrad och en ökad förståelse hur vi ska säkra upp IT-miljön så att informationen finns tillgänglig för medarbetarna när de behöver den på ett säkert sätt. Kartläggning av kommunens IT-system och att identifiera systemägare, och systemförvaltare. Grundläggande funktioner inom kommunens IT-miljö (exempelvis e- postsystem, säkerhetskopiering, servrar, förbättrat skydd mot skadlig kod och utbyggnad av wifi-nät) har genomgått stora förändringar och standardiserats för att möta framtida behov och den digitala agendan. Vi har redan idag byggt upp en lösning för kommunens medborgare att kunna logga in med olika former av e-legitimation som exempelvis Bank-id, mobilt bank-id och Telias e-legitimation. Denna lösning kan man koppla ihop med marknadens alla förekommande e-tjänsteportaler. Kommunens IT-organisation har strukturerats om för att få bättre samarbete och uppföljning av förvaltningarnas utveckling och behov av service. Hotbilden med IT-attacker som kan få stora konsekvenser har ökat den sista tiden. Vi har idag inte blivit drabbade i någon större omfattning då vi har haft en hög medvetandegrad och genom proaktivt arbete. Hoten blir fler och mer sofistikerade. Det kan få oerhörda konsekvenser i form av dataförluster, merarbete och ekonomiska kostnader. Vi behöver förstärka vårt skydd ytterligare med bättre och intelligentare brandväggar. Investeringskostnaden ligger på ca en halv miljon kronor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Revisionsrapport: Granskning av IT-organisationen, Kim Berg Enhetschef IT/telefoni Max Tolf Kommunchef och ekonomichef Beslutet ska skickas till Revisorerna

149 KS /2 Revisionsrapport Granskning av ITorganisationen Degerfors kommun Remmi Gimborn Revisionskonsult Februari 2017

150 Granskning av IT-organisationen KS /2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Metod och avgränsning Service level agreement SLA Iakttagelser och bedömningar Uppdrag, mål och uppföljning av verksamheten Iakttagelser Bedömning Det finns rutiner och riktlinjer för verksamheten Iakttagelser Bedömning Det genomförs nöjdhetsundersökningar Iakttagelser Bedömning Februari av 11 Degerfors kommun PwC

151 Granskning av IT-organisationen KS /2 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Degerfors kommun har PwC genomfört en granskning av IT-organisationen. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Säkerställer servicenämnden att IT-organisationen är ändamålsenlig? Vår samlade bedömning är att servicenämnden delvis säkerställt att IT-organisationen i kommunen är ändamålsenlig. Vi har konstaterat att styrningen och uppföljningen av ITenheten i kommunen är bristande. Vi noterar att IT har förhållandevis lite resurser (medarbetare och ekonomiska) i förhållande till andra kommuner. Vi konstaterar även att IT inte har rätt förutsättningar för att genomföra sitt uppdrag då varje nämnd och förvaltning själv beslutar om inköp, utifrån sin budget. Detta är något som inte samordnas och planeras långsiktigt. Vi noterar att den grundläggande ITorganisationen i förvaltningarna är under uppbyggnad. Det har genomförts ett stort arbete med att ta fram styrande dokument inom IT-området under Det har genomförts nöjdhetsundersökningar av IT-supporten genom publicering på kommunens intranät. IT-enheten har försökt ta till sig av de synpunkter som lämnats. Vi grundar vår bedömning ovan på utvärderingen av granskningens kontrollmål enligt nedan. Kontrollmål IT-enheten har ett tydligt uppdrag och mål för verksamheten Det sker en ändamålsenlig uppföljning Det finns rutiner och riktlinjer för verksamheten Det genomförs nöjdhetsundersökningar Bedömning Kontrollmålet är delvis uppfyllt Kontrollmålet är inte uppfyllt Kontrollmålet är uppfyllt Kontrollmålet är i allt väsentligt uppfyllt Rekommendationer Utifrån de iakttagelser vi gjort i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar att IT-enhetens personella och ekonomiska förutsättningar för att genomföra uppdraget förbättras. Vi rekommenderar att arbetet med att införa SLA inom kommunens verksamheter färdigställs och att detta tidsätts av kommunstyrelsen. Vi rekommenderar att servicenämnden förbättrar sin styrning och uppföljning av IT-enhetens verksamhet. Vi rekommenderar att servicenämnden säkerställer att funktionen med feedback på servicedesk-ärenden införs. Februari av 11 Degerfors kommun PwC

152 Granskning av IT-organisationen KS /2 1. Inledning 1.1. Bakgrund I takt med den digitala utvecklingen har kommunerna blivit allt mer beroende av informations- och kommunikationsteknologi (IKT). Fördelarna med den moderna tekniken är många och har bidragit till att underlätta kommunikation och dialogen med medborgarna. Tekniken har många fördelar men behöver vara användbar och en hjälp för medarbetarna i det dagliga arbetet. Därför är det relevant att undersöka om medarbetarna upplever att IT-funktionen bistår med erforderlig support. Det är av vikt att verksamheten har ett tydligt uppdrag, mål, rutiner, riktlinjer samt uppföljning för att kunna bedömas som ändamålsenlig. Kommunens revisorer har i sin riskanalys bedömt att det är angeläget att göra en granskning av kommunens IT-organisation Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om IT-organisationen är organiserad på ett ändamålsenligt sätt. Revisionsfrågan som ska besvaras i granskningen: Säkerställer servicenämnden att IT-organisationen är ändamålsenlig? 1.3. Revisionskriterier Följande kriterier utgör grunden för våra bedömningar: Kommunallagen, lokala styrdokument, mål & budget 1.4. Kontrollmål För att besvara revisionsfrågan kommer följande kontrollmål beröras: 1. IT-enheten har ett tydligt uppdrag och mål för verksamheten 2. Det sker en ändamålsenlig uppföljning 3. Det rutiner och riktlinjer för verksamheten 4. Det genomförs nöjdhetsundersökningar 1.5. Metod och avgränsning Granskningen har utförts genom intervjuer med IT-chef, medarbetare på IT-enheten och en representant i IT-rådet. Utöver intervjuerna har en genomgång av centrala styrdokument så som; mål, delårsrapport, utredning av IT-organisationen m.m. genomförts. Granskningen avser servicenämndens verksamhet under Organiseringen av IT ingår inte i revisionen eftersom nämndernas organisation och verksamhetsformer är en uppgift för fullmäktige enligt kommunallagen. Februari av 11 Degerfors kommun PwC

153 Granskning av IT-organisationen KS / Service level agreement SLA Inom IT-området är SLA en central fråga för de som ansvarar för drift och support av ITtjänster. SLA är en metod där kvalitetsnivån på de tjänster IT-enheten levererar till de kommunala nämnderna och förvaltningar fastställs. Syftet med ett SLA är att nå en överenskommelse där beställare och utförare är överens om de krav som ska ställas. För supportorganisationen är det grundläggande att veta hur viktigt det är för tjänstemottagaren att IT systemen fungerar. Inom en socialförvaltning är det av yttersta vikt att verksamhetssystemet fungerar, eftersom det är svårt för medarbetarna att göra sitt jobb när de inte kommer åt sin dokumentation och utredningar. På en administrativ avdelning är behovet av att mailen fungerar stor, men verksamheten fungerar även om mailen inte är i drift under några timmar. Detta är en av de krav som förvaltningarna i en kommun kan ställa i ett SLA. Det rör även vilka typer av frågor som supporten ska arbeta med och som förvaltningarna själva ska ansvara för. Februari av 11 Degerfors kommun PwC

154 Granskning av IT-organisationen KS /2 2. Iakttagelser och bedömningar I avsnittet presenteras de iakttagelser som gjorts under granskningen kopplat till respektive kontrollområde. Kontrollområdena är grunden för våra bedömningar och för att besvara revisionsfrågan Uppdrag, mål och uppföljning av verksamheten Iakttagelser IT-enheten ingår i servicenämndens organisation. I nämndens reglemente framgår det att den fullgör kommunens uppgifter inom: Vatten och avlopp Renhållning IT- och telefonifrågor Gatu Park Vaktmästeri Fritid Kommunens fastigheter Ur reglementet framgår det även att nämnden är personuppgiftsansvarig för de register som nämnden använder och förfogar över i sin verksamhet. I reglementet förtydligas det även att nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Nämnden ska även rapportera till hur verksamheten utvecklas och ekonomins utveckling under löpande budgetår. I nämndens budget för 2016 framgår bl.a. kommunens vision och strategiska plan (ny strategisk plan har inte antagits av fullmäktige). Det framgår även att det utöver den strategiska planen finns 15 ytterligare mål som fullmäktige beslutat om ska utvecklas och förbättras under aktuell mandatperiod. Servicenämnden har utifrån fullmäktiges målsättningar antagit målsättningar för nämndens verksamhet, varav följande mål omfattar IT-enheten: Februari av 11 Degerfors kommun PwC

155 Granskning av IT-organisationen KS /2 Målområde Mål Hur nå målen? Hur följa upp? Uppnått IT och telefoni Kommunkoncernens verksamheter ska erbjudas kvalificerad service och support med en stabil och säker it-miljö och korta svarstider och med ett minimum av störningar till en lägsta möjlig kostnad. Målet ska uppnås med professionell support och med perspektiv på hög säkerhet och god tillgänglighet till datanät och telefoni. Under 2016 är målet att SLA ska upprättas för kommunens samtliga verksamhetssystem. Granskning av Service Level Agreement, SLA avseende verksamhetssystem samt sammanställning av kundnöjdhetsenkäter avseende Helpdeskärenden. Redovisning av svarstid inom telefoni och antal besvarade samtal åt kommunkoncern och Karlskoga kommun. Målet är att 80% av telefonsamtalen ska besvaras inom en minut. Målen följs inte upp i delårsrapporten Figur 1: Mål för servicenämnden 2016 Vid intervjuerna nämndes det att målsättningen om SLA är ny för Vid en genomgång av kommunens delårsrapport och utifrån genomförda intervjuer kan vi konstatera att målsättningarna för IT-enheten inte följts upp. Utifrån IT-rådets minnesanteckningar kan vi konstatera att frågan om SLA har lyfts och diskuterats flertalet gånger. IT-rådet I Degerfors kommun finns det ett IT-råd som har en samordnande funktion inom IT området mellan förvaltningarna i kommunen. Rådet består av representanter från kommunens olika förvaltningar och träffas var och varannan månad. Vid intervjuerna nämndes det att rådet skapades för att förbättra samverkan mellan kommunens förvaltningar. IT-rådets syfte, mandat och roll diskuterades på ett sammanträde i slutet av I minnesanteckningarna framgår det att rådets mandat är att lyfta problem och möjligheter, att belysa viktiga frågor samt att ta fram förslag till beslut på tjänstemanna- och politisk nivå. Det nämns att syftet med IT-rådet är att belysa och lyfta viktiga frågor innan beslut fattas, att förtydliga ansvarsfördelningen mellan verksamheterna och IT-enheten, att hitta rutiner för inköp av system, kartlägga behov som finns inom flera förvaltningar m.m. Februari av 11 Degerfors kommun PwC

156 Granskning av IT-organisationen KS /2 IT-rådet inkom med en s.k. kravlista till kommunledningsgruppen i januari 2014 utifrån tidigare diskussioner. De områden som IT-rådet ansåg behöver täckas in i uppdraget rör samordning av IT-resurser, strategisk utveckling av IT, samverkan med kommunala bolag och i regionen m.m. En genomgång av minnesanteckningar från rådets möten visar att rådet diskuterar stora som små IT-frågor som är angelägna för kommunen som helhet men även enskilda förvaltningar. Rådet diskuterar strategiska IT-frågor så som IT-säkerhetsarbetet och informationssäkerhetspolicyn för Degerfors kommun. I minnesanteckningarna framgår det att IT-rådet diskuterat frågor som rör SLA under 2015 och En förutsättning för att införa SLA är att det finns en grundläggande ITorganisation inom respektive nämnds verksamhetsområde. Förvaltningarna behöver ha utsedda systemägare och systemförvaltare som är kunniga inom respektive system och kan sköta dagliga IT-frågor inom förvaltningen. Vid intervjuerna uppgavs det att kommunen inte fullt ut fungerande IT-organisation där samtliga förvaltningarna har utsedda systemägare och systemförvaltare, detta är även något som framgår av minnesanteckningarna. Vid rådets sammanträden har det diskuterats hur IT-systemen och rollerna som systemägare samt systemförvaltare kan förtydligas. Något som lyftes var bl.a. att system borde benämnas som tjänst eftersom det inte enbart är ett system som köps in och installeras på kommunens servrar. Under våren 2016 togs ett beslut om att inrätta en ny tjänst som säkerhetssamordnare. En av arbetsuppgifterna inom ramen för denna tjänst är tänkt att bli informationssäkerhetssamordnare, uppgavs det vid intervjuerna. Vid intervjuerna nämndes det att IT-enheten påbörjat arbetet med SLA innan det blev en målsättning för servicenämnden. Tidigare utredningar IT-enhetens organisatoriska placering har utretts mellan 2013 och I slutet på 2013 fick kommunstyrelseförvaltningen i uppdrag att genomföra en utredning av IT- och telefonavdelningens placering. Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) gjorde bedömningen att verksamheterna kanske passar bättre inom kommunstyrelsens ansvar. Utredningen presenterades för KSAU i oktober I tjänsteskrivelsen framgår det att det finns kompetens för att arbeta med strategiska IT-frågor inom IT-enheten. Det betonas att det behövs en person som kan arbeta med dessa frågor för att kommunen inte ska hamna på efterkälken. Serviceförvaltningens förvaltningschef var chef för IT-enheten. ITenheten hade under 2014 fyra årsarbetare anställda för att arbeta med drift- och support. I januari 2015 lyftes frågan om IT-enheten på nytt. I protokollet från KSAU framgår det att IT-enheten behöver stärkas med en tjänst som chef/strateg alternativt arbetsledare/strateg. Servicenämnden fattade i februari 2015 ett enigt beslut om att IT och telefoni är en utförarfunktion och fortsatt ska vara nämndens ansvar. Det blev inte en flytt av IT-enheten till kommunstyrelseförvaltningen. En tjänst som enhetschef med ansvar för strategiska IT-frågor inrättades av kommunstyrelsen i mars Februari av 11 Degerfors kommun PwC

157 Granskning av IT-organisationen KS /2 IT-enhetens förutsättningar IT-enheten har en årlig budget på 400 tkr för investeringar , framgår det av servicenämndens budget. Enhetens driftbudget under 2016 var 5,7 mnkr. Vid intervjuerna nämndes det att respektive förvaltning har en egen budget för IT. Detta har enligt intervjuerna försvårat koordineringen och samordningen av inköp och lett till att en stor del av inköp av datorer görs under hösten. Något som enligt intervjuerna gjort att IT har en ojämn arbetsbelastning under året. Se diagrammet nedan. Antal servicedesk ärenden sep-14 dec-14 apr-15 jul-15 okt-15 jan-16 maj-16 aug-16 nov-16 mar-17 Figur 2: Antal servicedesk ärenden januari 2015 november 2016 Ärendena som kommer till servicedesk rör felanmälningar och beställningar. En stor del av det arbete som görs inom IT-enheten genererar inte ett ärende då det rör projekt, uppdateringar, installationer med mera. Projekten görs från hösten till våren vilket gör att arbetsbelastningen upplevs som tung, uppgavs det vid sakgranskning. Det nämndes även att nuvarande leverantör av datorer inte lever upp till de krav som är ställda, vilket medför förseningar på beställda datorer. Detta är även något som påverkat verksamheterna då nyanställda inte fått datorer när de påbörjat arbeta inom Degerfors kommun. IT-enheten har tidigare haft planer på utökad samverkan med Karlskoga kommun i frågor som IT. Det finns redan idag ett telefonisamarbete som innebär att kommunerna kan avlasta varandra i händelse av arbetstoppar i respektive kommun för att möjliggöra en hög tillgänglighet, uppgavs det vid intervjuerna. Vid intervjuerna gavs det en samstämmig bild av att IT-enheten har få anställda i förhållande till intilliggande kommuner. IT-enheten har utökats med en tjänst sedan 2015 och har totalt 5 årsarbetare. Medarbetarna har stort intresse för IT och kompetensnivån uppgavs vara hög. Det nämndes att Karlskoga har 18 anställda i sin IT-organisation. Det nämndes även att kostnaderna för IT-konsulter är förhållandevis låg, en grannkommun hade 1 mnkr i kostnader 2015 medan Degerfors hade 100 tkr i kostnader Detta avser IT-enhetens Februari av 11 Degerfors kommun PwC

158 Granskning av IT-organisationen KS /2 kostnader. IT-konsulter uppgavs vara nödvändiga att anlita för att få support på olika system. En annan kommun i Degerfors storlek har 14 medarbetare inklusive IT-chef i sin ITorganisation Bedömning Kontrollmål 1: IT-enheten har ett tydligt uppdrag och mål för verksamheten Kontrollmål 2: Det sker en ändamålsenlig uppföljning Vi bedömer att kontrollmål 1 delvis är uppfyllt och att kontrollmål 2 inte är uppfyllt. Det finns målsättningar för IT-enheten och ett uppdrag, som tydliggjorts i samband med att tjänsten som IT-enhetschef utreddes och inrättades. Vi konstaterar att det inte görs någon uppföljning av IT-enhetens målsättningar, vilket är ett tecken på en bristande styrning. Vi noterar även att förvaltningarnas grundläggande IT-organisation är under uppbyggnad. Vi kan konstatera att det finns en medvetenhet om de utmaningar och förbättringsmöjligheter som finns inom IT i Degerfors kommun. Vi noterar att enheten har ansvar att arbeta med strategiska och operativa IT-frågor men att de budgetmässiga förutsättningarna för att göra detta saknas. Vi noterar att organisationen är liten i förhållande till andra kommuner Det finns rutiner och riktlinjer för verksamheten Iakttagelser Degerfors kommun har styrdokument inom IT-området som sträcker sig från en kommunövergripande informationssäkerhetspolicy som antagits av fullmäktige. Utöver detta ett antal instruktioner för informationssäkerhet tagits fram som vänder sig till förvaltningen och användare. Detta arbete har enligt intervjuerna påbörjats de senaste åren, bl.a. i samband med att det kommunövergripande IT-rådet inrättats. Den första rutinen rörande informationssäkerhet togs fram 2012, den kommunövergripande policyn fastställdes i fullmäktige under 2011 och uppdaterades under I november 2016 togs en rutin för systemåtkomst fram, i december färdigställdes rutinen för inköp av IT-system och IT-tjänster som sedermera fastställts av kommunledningsgruppen i januari Inom IT-enheten finns det ett relativt nyinköpt Helpdesksystem som bl.a. används för att registrera ärenden som kommer in till IT-enheten. Vid intervjuerna nämndes det att ett syfte med systemet är att enskilda ärenden ska kunna hanteras oberoende av vem som tar emot samtalet. IT-enheten har tagit fram ett stort antal rutiner, checklistor och instruktioner för att hantera exempelvis supportärenden och uppdateringar Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet i allt väsentligt är uppfyllt. Vi konstaterar att det har påbörjats ett stort arbete med att ta fram styrande dokument på kommunövergripande nivå inom IT-området i Degerfors kommun. Det är av vikt att de styrande dokumenten sprids Februari av 11 Degerfors kommun PwC

159 Granskning av IT-organisationen KS /2 inom kommunens förvaltningar så att de implementeras i verksamheterna. Vi noterar att IT-enheten har tagit fram ett stort antal checklistor för att underlätta supportens arbete Det genomförs nöjdhetsundersökningar Iakttagelser IT-enheten i Degerfors kommun genomförde från oktober till december 2015 en enkätundersökning som publicerades på kommunens intranät. 102 personer valde att svara på enkäten. Enkäten berör frågor om hur IT-supporten upplevs fungera, några av resultaten är sammanfattade nedan: 63,4 procent av de som besvarade enkäten uppgav att de är nöjda med ITsupporten. 80,59 procent upplever att IT-support svarar väl på frågor eller löser respondenternas problem 60 procent upplever att IT-support löser problem och svarar på frågor snabbt 73 procent upplever att de inte får vänta särskilt länge eller alls länge innan de får hjälp av IT-supporten. 20 procent upplever att de får vänta ganska länge. 7,6 procent upplever att de får vänta länge eller oerhört länge. 90 procent anser att IT-support förstår vad respondenten ville säga. I fritextsvaren lämnades synpunkter om hur IT-supporten fungerar. Medarbetarna på IT-enheten har tillsammans med IT-chefen gått igenom enkätundersökningen. Medarbetarna upplevde att resultaten inte var jättebra. Det nämndes även att enheten har lagt om sitt arbetssätt utifrån de kommentarer som gavs i fritextsvaren. I samband med sakgranskning uppgavs det att IT arbetar med att få feedback på supporten i samband med att ett servicedeskärende avslutas Bedömning Kontrollmålet är i allt väsentligt uppfyllt. Vi konstaterar att IT-enheten har tagit till sig resultaten av undersökningen och försökt förbättra verksamheten utifrån detta. Vi noterar emellertid att enkätundersökningen inte genomfördes som brukligt, dvs. genom ett utskick till samtliga medarbetare i kommunen. IT arbetar med att få till en lösning där medarbetarna i kommunen kan ge feedback på den hjälp de har fått. Vi rekommenderar att servicenämnden säkerställer att funktionen med feedback på servicedesk-ärenden införs. Februari av 11 Degerfors kommun PwC

160 Granskning av IT-organisationen KS / Maria Jäger Uppdragsledare Remmi Gimborn Projektledare Februari av 11 Degerfors kommun PwC

161

162 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 111 Dnr Revisionsrapport: Granskning av hantering av bygganmälningar Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Rapporten läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Från revisorerna i Degerfors kommun/pwc föreligger rubricerad revisionsrapport över bygg- och miljönämndens hantering av bygganmälningar. Rapporten innehåller även bedömningar om nämndens styrning och uppföljning av byggärenden generellt samt om nämnden säkerställer en rättssäker handläggning. Kontrollen har även omfattat om bygg- och miljönämnden säkerställer god information och tillgänglighet för medborgarna. Revisorn bedömer att bygg- och miljönämndens operativa verksamhet fungerar väl, men konstaterar att det finns brister som framförallt berör nämndens styrning, avsaknad av rutinbeskrivningar och intern kontroll. Den sammanfattande bedömningen är att bygg- och miljönämnden inte helt säkerställer en ändamålsenlig hantering av byggärenden. PwC lämnar följande rekommendationer: Nämnden bör inkludera mål om service och rättssäkerhet i sin verksamhetsplan. Nämnden bör tillse att det tas fram tydliga rutinbeskrivningar kopplat till de handläggningsprocesser som ingår i verksamheten. En internkontrollplan ska tas fram i enlighet med direktiven i kommunfullmäktiges reglemente. Mottagningsbevis skickas till den som söker bygglov för att redovisa att ansökan är komplett och beräknad handläggningstid. Miljö- och samhällsbyggnadsavdelningens bedömning Efter att deltagit vid revisionen och tagit del av föreliggande rapport konstateras att avvikelsen gällande internkontrollplan åtgärdats (se BMN 89/2015). I övrigt kan verksamhetsplanen enkelt kompletteras med mål för rättssäkerhet och service. Rutinbeskrivningar finns inom miljö- och livsmedelsområdet. Vad avser rutiner inom byggområdet föreslås dessa att utarbetas innan byggnadsinspektörens pension. Mottagningsbevis enligt PBL 9:27 kommer fr. o m att skickas till bygglovsökande, dock inte i de fall där det är uppenbart onödigt. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

163 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Beslutsunderlag Bygg- och miljönämnden 3/ Revisionsrapport PwC, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

164

165

166

167

168

169

170

171

172

173

174

175

176

177

178

179 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 113 Dnr Revisionsrapport: Granskning av personal- och kompetensförsörjning Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Yttrandet antas av respektive nämnd. Sammanfattning av ärendet Revisorerna har granskat personal- och kompetens försörjningen inom kulturoch utbildningsnämnden och socialnämnden. Revisorerna önskar ett gemensamt svar från de båda nämnderna samt kommunstyrelsen. Revisorernas sammanfattande bedömning är att socialnämnden i stort och kultur- och utbildningsnämnden delvis säkerställer att arbetet med personaloch kompetensförsörjning sker på ett ändamålsenligt sätt. Revisorerna menar att det finns ett tydligt behov av att tillsammans med kommunstyrelsen stärka arbetsgivarvarumärket och utveckla kommungemensamma strategier för att underlätta rekrytering. I granskningen finns sex kontrollmål som de båda nämnderna helt, i stort eller delvis uppfyller. Revisorerna lämnar också fem rekommendationer. Yttrandet över granskningen har tagits fram i samarbete med kommunens personalchef och förvaltningscheferna för kultur- och utbildningsnämnden respektive socialnämnden. Beslutsunderlag Socialnämnden 69/ Kultur- och utbildningsnämnden 55/ Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Revisionsrapport PwC, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

180

181 Kultur- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KS /5 Sida 1(1) 55 Dnr Svar på revisionsrapport: Personal- och kompetensförhöjning Kultur- och utbildningsnämndens beslut Yttrandet antas som eget av Kultur- och utbildningsnämnden Sammanfattning av ärendet Revisorerna har granskat personal- och kompetens försörjningen inom kulturoch utbildningsnämnden och socialnämnden. Revisorerna önskar ett gemensamt svar från de båda nämnderna samt kommunstyrelsen. Revisorernas sammanfattande bedömning är att socialnämnden i stort och kultur- och utbildningsnämnden delvis säkerställer att arbetet med personaloch kompetensförsörjning sker på ett ändamålsenligt sätt. Revisorerna menar att det finns ett tydligt behov av att tillsammans med kommunstyrelsen stärka arbetsgivarvarumärket och utveckla kommungemensamma strategier för att underlätta rekrytering. I granskningen finns sex kontrollmål som de båda nämnderna helt, i stort eller delvis uppfyller. Revisorerna lämnar också fem rekommendationer. Yttrandet över granskningen har tagits fram i samarbete med kommunens personalchef och förvaltningscheferna för kultur- och utbildningsnämnden respektive socialnämnden. Beslutsunderlag Yttrande över revisorernas granskning av personal- och kompetensförsörjning inom kultur- och utbildningsnämnden och socialnämnden Skickas till Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

182 Maria Eriksson, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kultur- och utbildningsnämnden Socialnämnden Kommunstyrelsen Yttrande över granskning av personal- och kompetensförsörjning inom kultur- och utbildningsnämnden och socialnämnden Förslag till beslut Yttrandet antas av respektive nämnd. Sammanfattning av ärendet Revisorerna har granskat personal- och kompetens försörjningen inom kulturoch utbildningsnämnden och socialnämnden. Revisorerna önskar ett gemensamt svar från de båda nämnderna samt kommunstyrelsen. Revisorernas sammanfattande bedömning är att socialnämnden i stort och kultur- och utbildningsnämnden delvis säkerställer att arbetet med personaloch kompetensförsörjning sker på ett ändamålsenligt sätt. Revisorerna menar att det finns ett tydligt behov av att tillsammans med kommunstyrelsen stärka arbetsgivarvarumärket och utveckla kommungemensamma strategier för att underlätta rekrytering. I granskningen finns sex kontrollmål som de båda nämnderna helt, i stort eller delvis uppfyller. Revisorerna lämnar också fem rekommendationer. Yttrandet över granskningen har tagits fram i samarbete med kommunens personalchef och förvaltningscheferna för kultur- och utbildningsnämnden respektive socialnämnden. Beslutsunderlag Yttrande över revisorernas granskning av personal- och kompetensförsörjning inom kultur- och utbildningsnämnden och socialnämnden Maria Eriksson Biträdande kommunchef och kanslichef Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

183 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) Beslutet ska skickas till Kultur- och utbildningsnämnden Socialnämnden Kommunstyrelsen Revisorerna (efter kommunstyrelsens beslut)

184 YTTRANDE Datum Diarienummer KS /3 Sida 1(4) Maria Eriksson, Kommunstyrelsen Svar på revisorernas granskning av personal- och kompetensförsörjning i socialnämnden och kulturoch utbildningsnämnden Inledning Sammanfattningsvis ger granskningen en i stort sett korrekt bild av nuläget och de utmaningar vi står inför. Förvaltningarna har redan idag svårt att rekrytera flera olika yrkesgrupper och dessa utmaningar bedöms kvarstå eller tillta under kommande år. Av de sex kontrollmål som revisorerna har ställt upp så anser de att fyra är i stort eller delvis är uppfyllda, två är helt uppfyllda. I detta svar kommer endast de fyra mål som inte är helt uppfyllda att kommenteras. Revisorerna ger, utifrån sina erfarenheter i rapporten, fem rekommendationer. Dessa kommenteras också nedan. Kontrollmål 2 (3.2) Arbetar nämnderna systematiskt med analys av personalbehov och medarbetarnas kompetens samt hur väl dessa motsvarar dagens och framtidens behov? Socialnämnden Revisorerna bedömer att målet i stort är uppfyllt för socialnämnden. Nämnden har p.g.a. de svårigheter som idag finns att rekrytera nyckelkompetenser varit tvungen att prioritera detta i sin planering. Inför kommande års verksamhetsplan kommer området ytterligare att fokuseras genom att svårigheter beräknas uppstå också vad gäller rekrytering av undersköterskor. Inriktningen kommer att vara på möjligheten att rekrytera medarbetare med rätt kompetens och åtgärder inriktas på att vara konkurrenskraftiga gentemot andra arbetsgivare liksom att värna om de medarbetare som finns i anställning så att de stannar kvar. Det handlar om arbetsvillkor, löner, stöd av arbetsledning och utvecklingsmöjligheter. Nämnden kommer också att fortsätta arbetet med att avgränsa de arbetsuppgifter som måste utföras av personal med särskild kompetens och låta andra mindre krävande arbetsuppgifter utföras av andra. Det kan gälla avseende Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

185 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS /3 Sida 2(4) myndighetsutövning kontra andra arbetsuppgifter för socialsekreterare. Serviceuppgifter inom omvårdsnasarbetet som kan utföras av andra än undersköterskor liksom delar av sjuksköterskors uppgifter som kan överlåtas på annan personal. Kompetensstyrningsverktyget KOLL har funnits i drift inom socialförvaltningen under cirka ett års tid. Systemet är fortfarande under utveckling och kommer att användas ytterligare för att kartlägga kompetensbehov på gruppnivå i förvaltningen. Det har redan visat sig mycket användbart för att styra kompetensutvecklingsinsatser på individuell nivå. Det är beklagligt att för få medarbetare i medarbetarundersökningen angett att man har en kompetensutvecklingsplan. Delvis kan detta förklaras med att chefsbyten inom hemtjänsten medförde att inga medarbetar och lönesamtal genomfördes där under våren Hösten 2016 genomfördes medarbetarsamtal i hela förvaltningen. Medarbetarsamtalen sker med utgångspunkt från kompetenskartläggningen i KOLL och ska utmynna i en plan för utveckling. På kommande chefsdagar i slutet av augusti kommer frågan om kompetensutveckling och plan för detta att tas upp för diskussion. Kultur- och utbildningsnämnden Revisorerna bedömer att målet delvis är uppfyllt för kultur- och utbildningsnämnden. Systematisk kontroll av legitimationer och behörigheter sker till fullo. Ingen personal anställs utan att detta kontrollerats. Ytterligare prioritering är således inte möjlig. Vad gäller avsaknad av kompetensutvecklingsplan så bör det förtydligas i regelverket vad en kompetensutvecklingsplan ska innehålla. Om innehållskraven i en sådan är låga uppgår det verkliga värdet till betydligt högre procentsats än 58,1%. Om innehållskraven istället är höga stämmer säkerligen procentsatsen. Ska en kompetensutvecklingsplan vara långsiktig och ha en betydligt högre kompetens som mål faller många medarbetare utanför då de redan har full kompetens inom sitt område. Men om man kan godkänna en kompetensutvecklingsplan som innehåller hålla sig à-jour med nyheter inom området så skulle procentsatsen vara betydligt högre. Detta bör förtydligas på central nivå i kommunen då förutsättningarna för ifyllande av medarbetarenkäter bör vara desamma. Implementering av KOLL-verktyget i kultur- och utbildningsnämnden förutsätter att möjligheter för detta ges både vad gäller ekonomiska och personella resurser. Vilket verktyg som används är en tydlig verksamhetsfråga och viktigare för nämnden borde vara att kunna se att kontroll sker mer än vilket verktyg som används. Kontrollmål 3 (3.3) Arbetar nämnderna aktivt med kompetensutveckling av sina medarbetare för att tillgodose identifierade kompetensbehov? Socialnämnden Se kommentarer ovan, kontrollmål 3.

186 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS /3 Sida 3(4) Kultur- och utbildningsnämnden Kultur- och utbildningsnämnden har sedan 2009 riktlinjer för kompetensutveckling. Dessa håller precis på att uppdateras och kommer att presenteras som en rapport på nämndens sammanträde i juni. Det är av stor betydelse att sådana riktlinjer finns då behovet är stort av specialisering inom vissa professioner. Förvaltningen håller också på att se över en uppdragsutbildning från Örebro universitet för barnskötare till förskollärare tillsammans med övriga kommuner i länet. Dessutom har förvaltningen till universitetet påtalat behovet av fritidspedagogutbildning. Kontrollmål 4 (3.4) Har nämnderna någon strategi för hur de ska underlätta rekrytering av framtida medarbetare? I SKL:s rapporter Sveriges viktigaste jobb i vården och omsorgen samt Sveriges viktigaste jobb i förskolan och skolan föreslås nio strategier för att möta rekryteringsutmaningen. Med utgångspunkt i dessa har ett arbete med att ta fram en kommunövergripande rekryteringsstrategi påbörjats och bedöms kunna slutföras under Det kommer att uppdras åt förvaltningarna att utifrån den övergripande strategin formulera relevanta mål och planera aktiviteter. Dessa ska baseras på förvaltningarnas nuläge och bedömda framtida kompetensbehov. Återkoppling ska ske inom ramen för kommunens styrmodell. I övrigt, se kommentarer kontrollmål 2. Kontrollmål 6 (3.6) Följer nämnderna regelbundet upp arbetet med personal- och kompetensförsörjning? Se kommentarer kontrollmål 2 och 3. Rekommendation 1 Kommunstyrelsen bör tillse att det tas fram en handlingsplan och en plan för uppföljning till det personalstrategiska programmet. I Degerfors kommuns personalstrategiska program fastslås att förvaltningarna ska arbeta aktivt och professionellt med rekrytering och kompetensförsörjning, bland annat genom att systematiskt kartlägga medarbetarnas kompetens, de krav på kompetens som finns för att utföra olika arbetsuppgifter samt vilka behov av kompetensutveckling som finns nu och på sikt. En uppföljningsplan avseende programmets tillämpning ska tas fram under Det kommer i samband med detta uppdras åt förvaltningarna att ta fram handlingsplaner för att tydliggöra vilka aktiviteter man planerar att genomföra på kort och lång sikt. Rekommendation 2 Nämnderna måste tillse att medarbetarsamtal genomförs med samtlig personal och att det leder till en dokumenterad kompetensutvecklingsplan för alla medarbetare, i enlighet med samverkansavtalet. Se kommentarer kontrollmål 2.

187 Degerfors kommun Datum Diarienummer KS /3 Sida 4(4) Rekommendation 3 Kultur- och utbildningsnämnden bör undersöka förutsättningarna för att börja använda kommunens kompetensplaneringsverktyg KOLL. Vi bedömer att verktyget skulle ge nämnden bättre förutsättningar att arbeta med kompetensförsörjning på ett ändamålsenligt sätt. Se kommentarer kontrollmål 2. Rekommendation 4 Det är mycket viktigt att båda nämnderna tar till sig resultaten från 2016 års medarbetarundersökning och låter den utgöra en vägledning för nämndens fortsatta utvecklingsarbete inom området, i enlighet med kommunstyrelsens direktiv. Uppföljning av förvaltningarnas arbete med bl.a. medarbetarsamtal måste förbättras. Se kommentarer kontrollmål 2. Rekommendation 5 Nämnderna behöver tillsammans med kommunstyrelsen utveckla och arbeta med flera strategier för att stärka kommunens arbetsgivarvarumärke. Kommunikatörens viktiga roll Att stärka vårt varumärke som arbetsgivare handlar delvis om att synas i olika positiva sammanhang (mässor, sociala medier etc.) Denna närvaro är viktig och våra förutsättningar att samordna detta har förbättrats i och med inrättandet av den centralt placerade kommunikatörstjänsten. Priskonkurrensfällan Vi behöver undvika att hamna i priskonkurrensfällan. Lönen är förvisso en viktig del i vårt erbjudande till nuvarande och blivande medarbetare men vi behöver lyfta blicken och ha ett bredare förhållningssätt än att enbart försöka vara högstbjudande. Det finns utöver en konkurrenskraftig lön andra förmåner där vi behöver utveckla vårt erbjudande, det kan handla om exempelvis friskvård, olika former av löneväxling och gemensamma aktiviteter som julbord. Att vara en attraktiv arbetsgivare handlar dock om mer än så. Vi behöver vara en inkluderande arbetsplats med god arbetsmiljö där man utvecklas, trivs och har möjlighet att påverka. Här är även kommunens värdegrundsarbete och aktiva åtgärder mot alla former av diskriminering viktiga pusselbitar. Att enbart sträva efter att vara löneledande är alltså inte lösningen. Maria Eriksson Biträdande kommunchef och kanslichef

188 KS /2 Revisionsrapport Personal- och kompetensförsörjning Peter Aschberg Degerfors kommun Februari 2017

189 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 Innehåll 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollfrågor Avgränsning och metod Iakttagelser och bedömningar Är det personalstrategiska program känt? Bedömning Sker systematisk analys av personalbehov och medarbetarnas kompetens? Bedömning Arbetar nämnderna med kompetensutveckling av personalen? Bedömning Strategi för rekrytering av framtida medarbetare? Bedömning Finns en tydlig rekryterings- och introduktionsprocess? Bedömning Uppföljning av personal- och kompetensförsörjning? Bedömning Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

190 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 1. Sammanfattande bedömning De förtroendevalda revisorerna har i sin riskanalys för år 2016 identifierat behovet av att genomföra en granskning av hur kultur- och utbildningsnämnden (KUN) och socialnämnden (SN) arbetar med personal- och kompetensförsörjning. PwC har därför fått i uppdrag att genomföra en granskning med syfte att undersöka om nämnderna arbetar med personal- och kompetensförsörjning på ett ändamålsenligt sätt. I granskningen framgår att båda nämnderna i stort känner till kommunens personalstrategiska program. Båda nämnderna genomför analyser av kommande personalbehov men när det gäller det strategiska arbetet med kompetensförsörjning är det en brist att en stor del av förvaltningarnas medarbetare saknar en individuell kompetensutvecklingsplan. Socialnämnden har samtidigt tagit täten när det gäller att arbeta mer strukturerat och systematisk med kompetensstyrning, genom att vara först i kommunen att använda kommunens kompetensstyrningsprogram KOLL. Båda nämnderna arbetar, bland annat med praktikanter och samverkan regionalt, för att underlätta framtida rekrytering men det finns ett tydligt behov av att tillsammans med kommunstyrelsen stärka arbetsgivarvarumärket och utveckla kommungemensamma strategier för att underlätta rekrytering. Nämnderna har i stort säkerställt att rekrytering och introduktion sker på ett ändamålsenligt sätt. Uppföljning av aktuella personalfrågor sker men vi bedömer att socialnämnden har en tydligare uppföljning av det strategiska arbetet med personal- och kompetensförsörjning än kultur- och utbildningsnämnden. Området är viktigt och kommer bli än viktigare för att nämnderna ska kunna säkerställa att det finns goda förutsättningar för att befintlig personal stannar kvar och att nämndernas arbetsplatser attraherar nya medarbetare då behov av rekrytering uppstår. Vår sammanfattade bedömning och vårt svar på revisionsfrågan är utifrån ovanstående att socialnämnden i stort och kultur- och utbildningsnämnden delvis, har säkerställt att arbetet med personal- och kompetensförsörjning sker på ett ändamålsenligt sätt. Vårt svar på revisionsfrågan konkretiseras kortfattat i sammanställningen nedan och som helhet i rapportens olika delar. Kontrollmål 1, Är kommunens personalstrategiska program känt inom socialförvaltningen och kultur- och utbildningsförvaltningen? 2, Arbetar nämnderna systematisk med analys av personalbehov och medarbetarnas kompetens samt hur väl dessa motsvarar dagens och framtidens behov? Kommentar Båda nämnderna Uppfyllt. Det personalstrategiska programmet är känt av de intervjuade, det har kommunicerats bland personal och i samband med kommunens introduktionsdagar. SN I stort uppfyllt. Personal- och kompetensförsörjning är ett prioriterat område i nämndens verksamhetsplan och nämnden genomför analyser. Nämnden har börjat arbeta mer systematiskt med kompetensstyrningsverktyget KOLL. Att en så liten andel medarbetare saknar en kompetensutvecklingsplan är inte tillfredställande. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

191 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 KUN - Delvis uppfyllt. Nämnden genomför analyser och arbetar systematiskt med kontroll av legitimationer och behörigheter. Med de utmaningar nämnden har ser vi behovet av att nämnden tydligare behöver prioritera området. Att en så liten andel medarbetare saknar en kompetensutvecklingsplan är inte tillfredställande. Nämnden arbetar i dag inte med KOLL-verktyget. 3, Arbetar nämnderna aktivt med kompetensutveckling av sina medarbetare för att tillgodose identifierade kompetensbehov? 4, Har nämnderna någon strategi för hur de ska underlätta rekrytering av framtida medarbetare? 5, Har nämnderna säkerställt en tydlig rekryterings- och introduktionsprocess? 6, Följer nämnderna regelbundet upp arbetet med personal- och kompetensförsörjning? Båda nämnderna I stort uppfyllt. Nämnderna arbetar aktivt med kompetensutveckling utifrån identifierade behov. För KUN är det en utmaning att samtidigt hantera många sjukskrivningar och vikarier. Båda nämnderna Delvis uppfyllt. Nämnderna samverkar bl.a. med utbildningsinstanser om verksamhetsförlagd utbildning och praktik. Behovet av att utveckla strategiarbetet under år 2017, i samverkan med kommunstyrelsen, nämns som ett viktigt utvecklingsområde. Båda nämnderna Uppfyllt. Nämnderna använder enligt uppgift kommunens rekryteringsriktlinje och har kompletterande rutiner för introduktion av ny personal. SN I stort uppfyllt. Nämnden följer regelbundet upp aktuella personalfrågor och sin verksamhetsplan i nämnden. Uppföljningsarbetet av det strategiska personal- och kompetensförsörjningsarbete sker enligt uppgift i lite större utsträckning i arbetsutskottet. KUN Delvis uppfyllt. Nämnden följer regelbundet upp aktuella personalfrågor i nämnden men det strategiska personal- och kompetensförsörjningsarbete berörs inte systematiskt. Utifrån våra erfarenheter i rapporten lämnar vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen bör tillse att det tas fram en handlingsplan och en plan för uppföljning till det personalstrategiska programmet. Nämnderna måste tillse att medarbetarsamtal genomförs med samtlig personal och att det leder till en dokumenterad kompetensutvecklingsplan för alla medarbetare, i enlighet med samverkansavtalet. Kultur- och utbildningsnämnden bör undersöka förutsättningarna för att börja använda kommunens kompetensplaneringsverktyg KOLL. Vi bedömer att verktyget skulle ge nämnden bättre förutsättningar att arbeta med kompetensförsörjning på ett ändamålsenligt sätt. Det är mycket viktigt att båda nämnderna tar till sig resultaten från 2016 års medarbetarundersökning och låter den utgöra en vägledning för nämndens fortsatta utvecklingsarbete inom området, i enlighet med kommunstyrelsens direktiv. Uppföljning av förvaltningarnas arbete med bl.a. medarbetarsamtal måste förbättras. Nämnderna behöver tillsammans med kommunstyrelsen utveckla och arbeta med flera strategier för att stärka kommunens arbetsgivarvarumärke. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

192 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 2. Inledning 2.1. Bakgrund Stora pensionsavgångar och ökad efterfrågan på välfärdstjänster gör att kommuner behöver rekrytera många nya medarbetare de kommande åren. Att kommunen har medarbetare med rätt kompetens är också avgörande för hur väl kommunen fungerar och når sina mål. Strategisk kompetensförsörjning är därför viktigt för kommunen och handlar om att systematiskt analysera vilken kompetens kommunen behöver på kort och lång sikt för att klara sina nuvarande och framtida uppgifter och mål. Efterfrågan på bland annat grundskolelärare och socialsekreterare kommer, enligt Arbetsförmedlingens prognoser, vara mycket stor både på kort och lång sikt, vilket ställer krav på att berörda nämnder aktivt arbetar med strategisk personal- och kompetensförsörjning. Mot denna bakgrund har revisorerna i sin risk- och väsentlighetsanalys för år 2016 identifierat behovet av att genomföra en granskning av hur kultur- och utbildningsnämnden och socialnämnden arbetar med personal- och kompetensförsörjning. Syftet är att undersöka om nämnderna arbetar med personal- och kompetensförsörjning på ett ändamålsenligt sätt, så att det skapas förutsättningar för att befintlig personal stannar kvar och att nämndernas arbetsplatser attraherar nya medarbetare då behov av rekrytering uppstår Revisionsfråga och kontrollfrågor Har socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden säkerställt att nämndernas arbete med personal- och kompetensförsörjning sker på ett ändamålsenligt sätt? Kontrollfrågor 1. Är kommunens personalstrategiska program känt inom socialförvaltningen och kultur- och utbildningsförvaltningen? 2. Arbetar nämnderna systematisk med analys av personalbehov och medarbetarnas kompetens samt hur väl dessa motsvarar dagens och framtidens behov? 3. Arbetar nämnderna aktivt med kompetensutveckling av sina medarbetare för att tillgodose identifierade kompetensbehov? 4. Har nämnderna någon strategi för hur de ska underlätta rekrytering av framtida medarbetare? 5. Har nämnderna säkerställt en tydlig rekryterings- och introduktionsprocess? 6. Följer nämnderna regelbundet upp arbetet med personal- och kompetensförsörjning? 2.3. Avgränsning och metod Granskningen avgränsar sig till socialnämndens och kultur- och utbildningsnämndens arbete med personal- och kompetensförsörjning. Granskningen sker genom intervjuer med förvaltningschefer och enhetschefer inom socialförvaltningen och kultur- och utbildningsförvaltningen samt med kommunens personalchef. De intervjuade har haft möjlighet att sakgranska ett utkast av rapporten. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

193 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 Kommunövergripande styrdokument som budget, personalstrategiskt program och årsredovisning samt eventuella styrdokument rörande nämndernas arbete med personal- och kompetensförsörjning kontrolleras. Nämndernas protokoll kontrolleras övergripande. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

194 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Är det personalstrategiska program känt? Kommunens reviderade personalstrategiska program antogs av kommunfullmäktige i september år I programmet anges kommunens personalpolitiska vision; Vi trivs på jobbet! Personal- och kompetensförsörjning är ett av fem områden som ingår i programmet. Det personalstrategiska programmet gäller för kommunens samtliga verksamheter och ska ge medarbetare och chefer en vägledning för att uppnå den personalpolitiska visionen. Den personalpolitiska visionen ska i sin tur bidra till att kommunens övergripande vision uppfylls. 1 Information om det personalstrategiska programmet presenteras enligt uppgift vid de kommunövergripande introduktionsdagar som ska hållas två gånger per år. Det personalstrategiska programmet är känt bland de intervjuade. Det framgår också att samtliga chefer bör känna till det, då programmet är ett inslag i den kommungemensamma information nya chefer enligt uppgift får. I samband med att programmet reviderades berördes det även i kommunens ledningsgrupp och respektive nämnd fick det enligt uppgift även till sig för kännedom och synpunkter. På kommunens intranät finns en chefsportal/handbok som håller på att utvecklas, vilket flera anger är positivt. Programmet utgör enligt uppgift en del av informationen i handboken som ska underlätta chefernas dagliga arbete. Det ska även finnas tillgängligt för samtliga medarbetare på kommunens intranät. Kännedomen om det personalstrategiska programmet bland förvaltningarnas personal kan de intervjuade inte direkt uttala sig om. Inom socialförvaltningen ingår information om programmet som en punkt i den checklista 2 som ska använda vid introduktion av vikarier och nyanställda. Programmet anges även ha berörts på enhetsnivå i samband med att det reviderades under hösten år Övrig iakttagelse Revisorerna genomförde år 2012 en granskning av kommunens arbete rörande personaloch kompetensförsörjning 3. Utifrån erfarenheterna i granskningen lämnade revisorerna bland annat rekommendationer om att det personalstrategiska programmet bör kompletteras med en handlingsplan och att uppföljningsplan. Kommunstyrelsen har enligt sitt reglemente det övergripande ansvaret för kommunens strategiska personal- och lönepolitik. Vi har ovan konstaterat att programmet reviderats men vi kan inte se att kommunstyrelsen tagit fram någon handlingsplan eller att programmet följs upp. För att stärka förutsättningarna för att kommunfullmäktiges ambitioner med programmets realiseras bör kommunstyrelsen ta fram en handlingsplan som tydliggör vilka aktiviteter som ska genomföras på kort och lång sikt. Detta lägger i sin tur en god grund för att kunna följa upp arbetet med programmet. Kommunstyrelsen bör därför även ta fram en uppföljningsplan till programmet. 1 Degerfors kommun, Personalstrategiskt program, KF 77/ Degerfors kommun, socialförvaltningen, Checklista: Introduktion för vikarie/nyanställda. 3 Degerfors kommun, revisorerna år 2012, Uppföljning av arbetet med personal- och kompetensförsörjningen. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

195 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS / Bedömning Kontrollmål 1, Är kommunens personalstrategiska program känt inom socialförvaltningen och kultur- och utbildningsförvaltningen? Kontrollmålet är uppfyllt för båda nämnderna. Det personalstrategiska programmet uttrycker kommunfullmäktiges viljeinriktning inom området och programmet innehåller förväntningar både på chefer och personal. Det är därför viktigt att det är känt både av chefer och personal. Vi bedömer att programmet är känt på chefsnivå inom båda förvaltningarna, vilket stöds av intervjuerna samt att det ingår i introduktion av nya chefer och ligger som en del av chefshandboken. Förutsättningar för att personalen ska känna till programmet finns, då det enligt uppgift ligger på kommunens intranät, det kommunicerats av cheferna samt att det ingår i informationen på de kommungemensamma introduktionsdagarna. Kommunstyrelsen har i dag ingen handlingsplan eller plan för uppföljning som kan stärka förutsättningarna för att den personalstrategiska visionen ska uppfyllas Sker systematisk analys av personalbehov och medarbetarnas kompetens? I kommunens budget både för år 2016 och 2017 berörs kommunens strategiska inriktning, där kompetensförsörjning är ett prioriterat område. I budgeten för år 2016 anges att ett arbete kommer att bedrivas med sikte på att utveckla kommunens förmåga att kartlägga medarbetarnas kompetens, de kompetenskrav som finns för att utföra olika arbetsuppgifter samt vilka kompetensutvecklingsbehov som finns nu och på sikt. Arbetet kommer även fortsätta under år I syfte att kommunens olika mål ska uppnås och kontinuerligt utveckla verksamheten ska kommunen arbeta aktivt och professionellt med rekrytering och kompetensstyrning. 4 I intervjuerna anges att roller och ansvar mellan nämnderna och kommunstyrelsen avseende det personalstrategiska arbetet i stort är tydligt, där nämnderna ska ansvara för detta inom sina egna verksamhetsområden och personalenheten är en stödfunktion. En viktig grund till att fånga upp personalens kompetenser och önskade utveckling, är medarbetarsamtalet. I det personalstrategiska programmet framgår att chef och medarbetare ska träffas en gång per år i ett medarbetarsamtal. Samtalet ska utreda medarbetarnas utveckling och eventuella behov av kompetensutveckling under året. Detta ska dokumenteras i en uppföljningsbar plan. Socialnämnden I socialnämndens övergripande verksamhetsplan för år , presenteras bland annat en redogörelse för att den psykiska ohälsan bland unga vuxna ökar i kommunen samt en befolkningsprognos. Grundat i prognosen gör socialförvaltningen enligt uppgift en preliminär bedömning att antalet platser inom särskilt boende kan behöva ökas med 4 Budget Degerfors kommun, Övergripande verksamhetsplan för Socialnämnden i Degerfors kommun, (kompletterad). Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

196 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 50 procent fram till och med år I intervjuerna anges även att socialförvaltningen kontinuerligt genomför analyser med underlag från bland annat SCB 6. Analyser avseende demografi, som kan ha betydelse för förvaltningens verksamhet och personalplanering, anges även ske inom ramen för olika samverkans forum inom länet. Enligt uppgift gäller de största utmaningarna i dag rekrytering av sjuksköterskor och socionomer. Det finns även en risk för att det även kan bli svårt att få tag i undersköterskor i framtiden. Behovet av biståndsbedömare kan även komma att öka i samband med att den nya lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård kommer att ersätta lagen om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, preliminärt från och med 1 januari år I socialnämndens övergripande verksamhetsplan framgår att nämnden antagit tre inriktningsmål för perioden Till ett av dessa; Socialnämndens verksamhet kännetecknas av att kvaliteten i den är säkerställd och håller en hög nivå, finns en strategi; Utarbeta och genomföra kompetensplanering. Inom ramen för utvecklingsområdet; förbättrad kompetensplanering och kompetensstyrning i verksamheten arbetar socialförvaltningen enligt uppgift aktivt för att stärka området. I intervjuerna anges att viktiga delar som ingår är att utifrån medarbetarsamtalet fånga behov och önskemål som dokumenteras och analyseras som grund till att skapa individuella utvecklingsplaner för respektive medarbetare men även en gemensam kompetensoch utvecklingsplan för förvaltningen. I kommunens medarbetarundersökning 7 ingår frågor om dessa områden 8 : Resultatet visar att det skett en betydande försämring avseende främst medarbetarsamtal, lönesamtal och hur många av de svarande som anger att de har en individuell kompetensutvecklingsplan. I intervjuerna anges att åsikten är att medarbetarsamtal hålls med i stort 6 SCB Statistiska Centralbyrån. 7 Under år 2016 genomfördes en medarbetarundersökning bland kommunens anställda. Resultatet från undersökningen ska ligga som grund till ett strukturerat utvecklingsarbete, där förbättringsområden ska resultera i en aktivitetsplan med konkreta förbättringsåtgärder. 8 Resultat från medarbetarundersökning år 2016 Degerfors kommun, socialförvaltningen. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

197 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 sett all personal. En orsak till det försämrade resultatet tros vara att det kan finnas en otydlighet i att det är ett medarbetarsamtal som hålls, när det genomförs. I analysen av personalens kompetens, anges att förändrade krav och behov på verksamheten ska vägas in för att anpassa förvaltningens kompetens till dagens och framtida behov på bästa sätt. För att underlätta arbete använder förvaltningen ett systemverktyg; KOLL. 9 Verktyget har köpts in av personalenheten på kommunstyrelsens förvaltning och är tillgängligt för samtliga nämnder. I dag är det dock bara socialförvaltningen som använder systemet. I intervjuerna anges att erfarenheterna av att arbeta med systemet är mycket positiva. Kultur- och utbildningsnämnden När det gäller personalbehov beskriver kultur- och utbildningsnämnden det rådande läget i sin budgetskrivelse för år 2017: Svårighet att få och få behålla lärare och förskollärare - Både rektorer och förskolechefer upplever det bekymmersamt att få behörig personal till de vakanta tjänster som uppstår inom särskola, grundskola och förskola. Vi har sedan tidigare en hel del personal anställda som bor i närliggande kommuner, och om de istället får tjänst i hemkommunen, och om denna dessutom betalar mer lön, krävs mycket för att personen ska stanna kvar i Degerfors. På senare tid har det även förekommit head-hunting vad gäller personal som jobbar i Degerfors. Ett sätt att ändå kunna behålla vår personal är att de trivs så bra med arbetet, arbetsmiljö, kollegor och chefer att de trots allt stannar kvar. Nämnden berör bland annat även ändrade behov, både avseende personal och kompetens, som en följd av de nyanlända barn som kommit till kommunen. Utmaningarna anges vara störst inom grundskola inklusive grundsärskola. En förändring som skett under de senare åren och som innebär en ytterligare utmaning, är att lärare nu för tiden kan sluta under terminens gång. Tidigare var det enligt uppgift vanligast att lärare slutade när terminen slutade. Hög sjukfrånvaro, många vikarier men även svårighet i att få tag i vikarier nämns i budgeten som viktiga utmaningar nämnden behöver arbeta med. Nämnden har inför år 2017 tillsatt ytterligare resurser för att skapa en vikariepool på högstadieskolan Stora Valla och några pensionerade lärare går in och vikarierar, vilket är åtgärder som enligt uppgift underlättat läget en del. I intervjuerna anges att det sker en löpande dialog med mödravården och kontroll av befolkningsstatistiken avseende inflyttning och antalet födda, för att få en breddad bild av hur det kommande behovet av platser inom förskola och skola kommer att vara. Detta utgör en grund för att kunna planera framtida verksamhet. Utöver detta nämns även att det med regelbundenhet görs kontroller av kommande preliminära pensionsavgångar för att kunna lösa personalbehoven på bästa sätt. Beräknade pensionsavgångar inom nämndens verksamheter, berörs även i nämndens budgetsskrivelse. Analyser som grund till att finna vägar till måluppnåelse både på lokal och regional nivå anges även ske i olika samverkansforum. I intervjuerna nämns lärarnätverk och samarbetet inom Region Örebro län. 9 Koll är SKL Kommentus digitala plattform för kompetensstyrning anpassad för offentlig sektor. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

198 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 När det gäller personalens kompetens är legitimation och korrekt behörighet viktiga utgångspunkter för personalen inom för- och grundskola. Från 1 juli 2015 krävs legitimation för lärare och förskollärare för att självständigt få sätta betyg och för att kunna bli tillsvidareanställda. För att få undervisa krävs både legitimation och behörighet. Kommunen har enligt uppgift en hög andel behörig personal träder bestämmelsen i kraft för grundsärskolan. För att möta upp legitimationskravet inom särskolan finns behov av att kompetensutveckla personal som i dag arbetar inom verksamheten. I kultur- och utbildningsnämndens budgetskrivelse anges att det varit svårt att leva upp till kravet att all personal ska ha en fortbildningsplan och möta de behov som finns för gemensamma fortbildningsinsatser. De intervjuade anger att deras uppfattning i stort är att de flesta i personalen har ett medarbetarsamtal men att samtliga kanske inte har en individuell kompetensutvecklingsplan. I medarbetarundersökningen får nämnden följande resultat på frågorna om bland annat medarbetarsamtal och individuell utvecklingsplan 10 : Resultatet visar bland annat att majoriteten anger att de haft ett medarbetarsamtal men att endast 58,1 procent av de svarande anger att de har en individuell kompetensutvecklingsplan. Kultur- och utbildningsförvaltningen använder i dag inte KOLL-verktyget. För att hålla ordning på vilken personal som är legitimerad och deras behörigheter har nämnden ett annat system, där detta registreras. Någon annan dokumentation av personalens kompetenser sker enligt uppgift inte. Förvaltningen avvaktar enligt uppgift socialförvaltningens erfarenheter av KOLL-verktyget innan en implementering av systemet kan bli aktuellt inom kultur- och utbildningsförvaltningen Bedömning Kontroll mål 2, Arbetar nämnderna systematiskt med analys av personalbehov och medarbetarnas kompetens samt hur väl dessa motsvarar dagens och framtidens behov? 10 Resultat från medarbetarundersökning år 2016 Degerfors kommun, kultur- och utbildningsförvaltningen. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

199 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 Kontrollmålet är i stort uppfyllt för socialnämnden och delvis uppfyllt för kultur- och utbildningsnämnden. Socialnämnden gör regelbundet analyser av bland annat befolkningsutveckling, ohälsa bland befolkningen och eventuella lagändringar som ger nämnden förutsättningar att möta förändringar i personalbehov. Nämnden har ett tydligt fokus på personal- och kompetensförsörjning genom att det ingår som ett prioriterat område i nämndens verksamhetsplan. Detta bedömer vi dock inte har visat sig när det gäller resultaten i medarbetarundersökningen som inte är tillfredställande. Socialnämnden har genom att använda KOLL-verktyget skapat en tydlig struktur och systematik för att planera kompetensutveckling både på medarbetar- enhets - och förvaltningsnivå. Kultur- och utbildningsnämnden gör regelbundet analyser av bland annat barnkullar och pensionsavgångar som grund till att planera för förändringar i personalbehoven. Nämnden följer på ett strukturerat sätt upp vilken personal som är legitimerad och vilka behörigheter respektive lärare har. Detta utgör en grund för att säkerställa att nämnden kan arbeta med fortbildning avseende behörigheter. Det framgår att samtliga medarbetare inte har en egen kompetensutvecklingsplan, vilket inte är tillfredställande. Vi bedömer att nämnden skulle kunna förbättra sitt arbete med kompetensförsörjning och kompetensutveckling genom att använda KOLL-verktyget Arbetar nämnderna med kompetensutveckling av personalen? Socialnämnden Kompetensutvecklingsbehoven inom förvaltningen är olika. Fortbildningen sker regelbundet och några behov kan förvaltningen tillgodose genom egen befintlig kompetens. Andra behov kan de tillgodose via extern kompetens och i samverkan inom länet avseende utbildningar. Exempel som ges är webbutbildningar avseende anhörigstöd och palliativ vård. Genom att använda KOLL-systemet anges att de får en betydligt bättre helhetsbild av kompetensbehoven som de använder för att planera utbildningar på ett smartare sätt och till lägre kostnader då det kan ske i samarbete med andra inom länet. Vid tillfället för intervjuerna pågår en planeringsprocess för att utifrån resultaten i KOLL-systemet planera för kommande utbildningsinsatser. Planeringsprocessen ska enligt uppgift leda fram till en reviderad utbildningsplan som ska genomföras och även följas upp. I medarbetarundersökningen, som också är en källa till att identifiera kompetensutvecklingsbehov, lyftes bland annat behovet av att stärka ledarskapet. Kultur- och utbildningsnämnden Även inom kultur- och utbildningsförvaltningen sker enligt uppgift kompentensutveckling fortlöpande. Identifierade behov som nämns i budgetdokumentet är; kompetensutveckling till personal för mottagande av nyanlända, kompetenshöjning i Svenska som andraspråk, legitimationskrav år 2015 och 2018 enligt nya bestämmelser för grundskolan samt skolverkets Allmänna råd i fritidshem för kompetenshöjande åtgärder, grundat i ett riktat statsbidrag. För att skapa förutsättningar för att tydliggöra och skapa likvärdiga villkor för kompetensutvecklingsinsatser, tog förvaltningen fram riktlinjer för området år Dessa berör bland annat grundläggande villkor för kompetensutveckling samt vad som gäller för kompetensutveckling under arbetstid. I intervjun anges att riktlinjerna kan Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

200 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 vara i behov av revidering och aktualisering. Samverkan kring kompetensutveckling sker bland annat inom ramen för det regionala utvecklingsarbetet och med RUC 11 som är ett samverkansstöd för regionala nätverk och genomförande av kompetensutveckling. Med de nya krav som ställs sker ett arbete inom förvaltningen med att kunna tillgodose både personal- och kompetensförsörjning inom den egna förvaltningen. I intervjuerna nämns att nämnden satsning på tvålärarsystem i klasserna i stort är positivt och också är en källa till kompetensutveckling genom kollegialt lärande. Några professioner är enligt uppgift extra svåra att rekrytera. Därför sker diskussioner om det finns möjlighet att redan legitimerade lärare kan vara intresserade av att utvecklas vidare till främst studievägledare och speciallärare. En lösning som anges skulle kunna vara att intresserade personer skulle kunna få delvis fortbilda sig på arbetstid. I dag anges att det finns personal som håller på att fortbilda sig inom ramen för Lärarlyftet 12 samtidigt som det i budgetskrivelsen anges att fortbildningsinsatser är det mest eftersatta området på skolan. I lärarnas avtal anges att det inom den reglerade arbetstiden avsätts och samlas tid för kompetensutveckling utifrån riktmärket 104 timmar per heltidsanställd och verksamhetsår. Denna tid fördelas mellan arbetstagarna. 13 Utöver behovet av att förbättra förutsättningarna för fortbildningsinsatser, nämns i budgetskrivelsen problematiken med att lektioner ofta leds av vikarier, vilket anses vara en stor anledning till det låga kunskapsresultatet. En stor orsak till vikariebehovet är den höga sjukfrånvaron. Skolinspektionen har i samband med en tillsyn år , bland annat uppmärksammat att nämnden, inom främst högstadiet, haft en hög grad av inställda undervisningstimmar. En viktig aspekt som nämns från nämnden i sin dialog med Skolinspektionen, är att det är viktigt att överväga hur många fortbildningsprojekt som kan löpa parallellt 15. Åtgärder för att komma till rätta med de brister Skolinspektionen pekat på har vidtagits av nämnden och godkänts av Skolinspektionen Bedömning Kontrollmål 3, Arbetar nämnderna aktivt med kompetensutveckling av sina medarbetare för att tillgodose identifierade kompetensbehov? Vi bedömer att kontrollmålet i stort är uppfyllt för båda nämnderna. Genom att socialnämnden använder verktyget KOLL bedömer vi att nämnden får goda möjligheter att på en övergripande nivå kunna se utvecklingsbehoven, vilket underlättar planering och kan leda till kostnadsbesparingar. Vår bedömning utifrån detta perspektiv är att nämnden aktivt arbetar med kompetensutveckling. Då medarbetarundersökningen visar att många medarbetare saknar en individuell kompetensutvecklingsplan finns dock risken att inte alla medarbetare inkluderas i detta arbete. 11 RUC leds av en styrgrupp med företrädare för skolhuvudmännen i regionen och universitetsrepresentanter från Karlstads Universitet samt av adjungerad från Region Örebro län. 12 Lärarlyftet är till för lärare som i dag inte har behörighet för de ämnen som de undervisar i. Du kan komplettera din legitimation med fler behörigheter genom våra kurser och utbildningar. Lärarlyftet pågår fram till utgången av HÖK 12 Kollektivavtal för kommunals anställa lärare, Bilaga M. 14 Skolinspektionens protokoll avseende uppföljning av vidtagna åtgärder gällande Degerfors kommun Skriftlig komplettering till Skolinspektionen från kultur- och utbildningsförvaltningen, Skolinspektionens beslut om kultur- och utbildningsnämnden i Degerfors kommun, Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

201 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 Kultur- och utbildningsnämnden bedömer vi har en tydlig uppföljning av legitimationer och behörigheter och vilka fortbildningsbehov som finns för att tillgodose de krav som finns och kommer att ställas på verksamheten. Vi bedömer att nämnden arbetar aktivt med dessa delar även om arbetet som helhet kan utvecklas med hjälp av KOLL-verktyget. Det framgår att det är en utmaning för nämnden att tillgodose behov och önskemål om kompetensutveckling, då nämnden samtidigt ska hantera problem med hög sjukfrånvaro och många vikarier. Vi bedömer att detta som helhet kräver ett kraftfullt agerande från nämnden för att komma tillrätta med utmaningarna Strategi för rekrytering av framtida medarbetare? Sveriges Viktigaste Jobb 17 är ett initiativ från Sveriges Kommuner och landsting för att underlätta kommuner och landstings arbete med att rekrytera personal till sina verksamheter. På webbsidan presenteras prognoser, fakta, statistik och analyser av offentliga sektorns utmaningar. Det finns även verktyg och stöd i arbetet med att bygga sitt arbetsgivarvarumärke, bland annat strategier för rekrytering. Strategier som nämns är bland andra att: Ta tillvara och utveckla den kompetens som finns. Kartlägga och ta tillvara nyanländas kompetens Marknadsföra arbetsgivaren och yrken Utnyttja tekniken I intervjuerna anges att det finns ett behov av att utveckla kommunens arbete som helhet med att marknadsföra kommunen som arbetsgivare. Detta anges vara något som personalenheten på kommunstyrelsens förvaltning kommer att arbeta mer med under år 2017, något som underlättas av att en informatör anställts inom kommunstyrelsens förvaltning. Tanken är att ta fram en övergripande rekryteringsstrategi som ska brytas ned på respektive förvaltning. Socialnämnden För att underlätta framtida rekrytering har socialnämnden avtal med Vård- och omsorgscollege i Örebro län, inklusive den egna gymnasieskolan, om att erbjuda utbildningsplatser till elever. Samverkan innefattar förutom praktikplatser hela utbildningens uppläggning och innehåll och kommunen har en representant i styrgruppen för vård- och omsorgscollege. Samverkan kring praktikplatser ger socialförvaltningen möjligheten att visa upp verksamheten och kommunen som arbetsplats och lära känna potentiella framtida medarbetare. Nämnden har enligt uppgift även två avtal med Örebro universitet om verksamhetsförlagd utbildning (VFU). Det ena avser socionomstudenter och det andra gäller för studenter som läser till sjuksköterska eller arbetsterapeut. Vikten av att ta väl hand av de praktikanter som kommer till kommunen understryks i detta sammanhang av de intervjuade, för att marknadsföra kommunen som arbetsgivare och underlätta rekrytering. Konkurrensmässig ersättning är en betydelsefull del i rekryteringssammanhang, vilket blivit mer påtagligt för nämnden de senaste åren då efterfrågan på bland annat socialsek Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

202 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 reterare skjutit i höjden. Lönen är en viktig del och i jämförelse med andra kommuner anges att bland annat undersköterskor ligger relativt högt i lön. I intervjuerna anges att möjligheten att kunna erbjuda heltidstjänster för att underlätta rekrytering, är av strategisk vikt. Kommunstyrelsen har tagit ett inriktningsbeslut om att införa heltider och kommunstyrelseförvaltningen har fått i uppdrag om att utreda frågan vidare. Initiativet kring heltid kopplas enligt uppgift inte i första hand till att heltidsanställa personal, utan att kunna tillsvidareanställa personal som har tidsbegränsade anställningar. Möjligheten att ta tillvara på nyanländas erfarenheter och intresse för att arbeta inom vård- och omsorg, anges vara ett område som förvaltningen har börjat fokusera på mer som en del i att underlätta personalförsörjningen. Genom att det öppnats upp nya möjligheter för insatser till nyanlända inom ramen för DUA 18, har socialförvaltningen kunnat erbjuda två nyanlända traineeplatser inom hemtjänsten. Regeringens utökade insatser avseende kompetenslyft och DUA medför bland annat bättre förutsättningar för kommunerna att heltidsanställa fler personer som i dag har tidsbegränsade anställningar och att kunna erbjuda bättre möjligheter för nyanlända att etablera sig i arbetslivet. Kultur- och utbildningsnämnden Som tidigare nämnt är kompetensutveckling av befintlig personal, inom ramen för bland annat lärarlyftet, ett prioriterat områden för att minska behoven av framtida rekrytering men även minska sårbarhet. Kultur- och utbildningsnämnden har även tecknat avtal med utbildningsinstanser för att bland annat underlätta framtida rekrytering. Avtal finns med Karlstads universitet och Örebro universitet om VFU för studenter på lärarutbildningen samt med Örebro universitet om VFU för studenter på sjuksköterskeutbildning med inriktning; distriktssköterska och för studenter på förskollärarutbildningen. Utöver detta nämns även samarbetet med Region Örebro län och Regionalt utbildningscentrum på Karlstads universitet som forum för att utarbeta strategier för att underlätta personalförsörjning. Vissa kompetenser är viktiga men kan vara svåra att rekrytera på en rimlig anställningsgrad. I intervjuarna anges att psykologkompetens är ett sådant exempel och där ett samarbete med Karlskoga kommunen skapar bättre förutsättningar för att kunna knyta till sig en psykolog och att skapa kontinuitet. Även inom skolan anges att det finns en påtaglig konkurrens då det är stor efterfrågan på behöriga lärare. I budgetskrivelsen framgår att det förekommit head-hunting vad gäller personal som jobbar i Degerfors. Ett sätt att hantera detta är att säkerställa att personalen trivs så bra med arbetet, arbetsmiljö, kollegor och chefer, att de stannar kvar. Till detta nämns samtidigt att nämnden även måste ligga med, och helst lite över, grannkommunerna vad gäller lönenivåerna Bedömning Kontrollmål 4, Har nämnderna någon strategi för hur de ska underlätta rekrytering av framtida medarbetare? Kontrollmålet är delvis uppfyllt för båda nämnderna. 18 DUA Delegationen för unga och nyanlända till arbete. Delegationen fick ett utökat uppdrag att främja frivillig samverkan mellan berörda aktörer som har betydelse för nyanländas, främst nyanlända ungdomars, möjligheter att etablera sig i arbetslivet. Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

203 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 Som vi redogjort ovan har socialnämnden skapat förutsättningar för att arbeta mer strategiskt med den egna personalen genom kompetensplaneringsverktyget KOLL. Utöver detta prioriteras samverkan med utbildningsinstanser för att bland annat kunna få praktikanter och därmed potentiella framtida medarbetare. Att arbeta mer med nyanländas yrkesetablering, inom vård- och omsorg, är enligt uppgift något nämnden kommer att arbeta mer med framöver. Att ledningen understryker vikten av att praktikanters och medarbetarnas upplevelse av kommunen som arbetsplats måste vara positiv, bedömer vi är en mycket viktig förutsättning för att kunna attrahera studenter. Sammantaget gör vi bedömningen att socialnämnden arbetar på flera sätt, (har olika strategier), för att underlätta rekrytering av framtida medarbetare. Kultur- och utbildningsnämnden prioriterar liksom socialnämnden samarbeten med olika utbildningsinstanser som grund till att bland annat underlätta framtida rekrytering. Även satsning på befintlig personals kompetensutveckling nämns som ett sätt att minska framtida rekryteringsbehov. Samverkan med andra kommuner lyfts också som en möjlig lösning i de fall behoven av en speciell kompetens inte omfattar en heltidstjänst. Behovet av att på ett samordnat sätt, med ledning av kommunstyrelsens förvaltning, arbeta med kommunens arbetsgivarvarumärke och ta fram uttalade strategier för rekrytering av personal, bedömer vi liksom de intervjuade, är något som behöver utvecklas och prioriteras Finns en tydlig rekryterings- och introduktionsprocess? Den kommunövergripande samverkansgruppen har tagit fram en riktlinje för rekryteringsprocessen inom Degerfors kommun. Riktlinjen innehåller olika viktiga steg i rekryteringsprocessen, från analys av eventuellt rekryteringsbehov till att varje förvaltning ska ha en introduktionsplan för varje medarbetare. Till stegen finns kompletterande vägledning i form av exempelvis; rutin för referenstagning samt obligatoriska frågor vid anställningsintervju. I det personalstrategiska programmet anges att chefer ansvarar för rekryteringsriktlinjen följs och att nya medarbetare får en bra introduktion. Gemensamma introduktionsdagar för nyanställda ska enligt uppgift ske två gånger per år. Ambitionen med dessa dagar är att belysa och diskutera kommunens verksamhet som helhet, som komplement till introduktionen medarbetarna får på respektive förvaltning. Socialnämnden I intervjuerna hänvisas till den kommunövergripande rekryteringsriktlinjen. Inom socialförvaltningen finns även den i stycke 3.1 nämnda checklistan för introduktion av vikarie/nyanställd, som enligt uppgift används i samband med introduktionen med ny personal. Varje nyanställd ska även ha en handledare som hjälper till i introduktionen och som även ska skriva under checklistan för introduktion. När det gäller introduktion av chefer anges att det nu finns ett introduktionsprogram inom kommunen i samarbete med ekonomienheten och personalenheten. Kultur- och utbildningsnämnden Kännedomen om den kommunövergripande rekryteringsriktlinjen varierar bland de intervjuade samtidigt som åsikten är att det är tydligt hur rekryteringar ska genomföras i Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

204 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 kommunen. Inom kultur- och utbildningsförvaltningen finns en för rutinpärm. 19 Rutinpärmen innehåller bland annat en rutin för arbetsgång för introduktion av ny personal. I intervjuerna anges att introduktionen i stort fungerar bra och att rektor ansvarar för att nya pedagoger får en bra start med stöd av arbetslaget. Introduktionen av chefer har tidigare i vissa fall inte fungerat fullt ut men anges samtidigt vara ett område som personalenheten arbetat med för att förbättra, genom det introduktionsprogram nya chefer nu får gå Bedömning Kontrollmål 5, Har nämnderna säkerställt en tydlig rekryterings- och introduktionsprocess? Kontrollmålet är uppfyllt för båda nämnderna. För kommunen som helhet finns en rekryteringsriktlinje som tillsammans med stöddokument behandlar viktiga delar i rekryterings- och introduktionsprocessen. Både socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden har kompletterande dokumenterade rutiner som redogör för hur introduktion ska genomföras inom respektive förvaltning Uppföljning av personal- och kompetensförsörjning? Socialnämnden Enligt socialnämndens protokoll för år 2016 har personalfrågor berörts vid ett antal tillfällen. En återkommande punkt vid varje sammanträde är återbesättning av tjänster men i övrigt är det varierande ärenden inom området som behandlas. Exempel är; vikariebehov under sommaren 2016, arbetssituationen inom biståndsenheten samt rapport av medarbetarenkät Som tidigare nämnts ingår kompetensplanering i nämndens verksamhetsplan för år I intervjuerna anges att varje verksamhet två gånger per år, en gång på våren och en gång på hösten, medverkar på nämndens sammanträden. I samband med detta följs verksamhetsplanen upp med fokus på närvarande verksamhet och där personal- och kompetensförsörjning berörs, då det ingår i verksamhetsplanen. Liknande uppföljning av verksamheterna och verksamhetsplanen sker även i nämndens arbetsutskott och där anges diskussionerna kunna bli mer ingående än i nämnden. Arbetsutskottet håller enligt uppgift årligen ett heldagssammanträde där måluppfyllelsen av föregående års verksamhetsplan gås igenom och grunden till kommande års verksamhetsplan läggs. I samband med detta medverkar verksamheterna och detta anges även vara ett tillfälle där nämndens ambitioner inom personal- och kompetensförsörjningen berörs. Socialnämnden genomför ingen regelbunden uppföljning om medarbetarsamtal genomförs eller medarbetarna har utvecklingsplaner. Samtidigt framgår det i intervjuerna att nämnden ska ta ett betydligt bättre grepp kring detta genom systematiskt arbete med KOLL-verktyget, där regelbunden uppföljning till nämnden anges vara en viktig del i utvecklingsarbetet. 19 Kultur- och utbildningsförvaltningen, Rutinpärm för grundskola, grundsärskola och fritidshem. Reviderad Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

205 Personal-och kompetensförsörjning i socialnämnden och kultur- och utbildningsnämnden KS /2 Kultur- och utbildningsnämnden Vid kontroll av kultur- och utbildningsnämndens protokoll för år 2016 framgår att personalfrågor berörs vid några tillfällen under år Områden som behandlas är bland annat rapport av återbesättning av tjänster samt tillsättning av nya tjänster, lärarlönelyftet samt information om regionalt samverkansdokument avseende kunskapslyft för barn och ungdom, där även utveckling av pedagoger ingår. Personalfrågor berörs även som tidigare nämnt i nämndens budgetskrivelse. I intervjuerna anges att personal- och kompetensförsörjning inte är en stående punkt på nämndens sammanträden, förutom rapportering av delegationsbeslut avseende återbesättning av tjänster. I samband med att nämnden bjuder in olika verksamheter till sina sammanträden, kan frågor om personal- och kompetensförsörjning enligt uppgift beröras. Medarbetarundersökningen sker vartannat år och utöver det sker ingen regelbunden uppföljning om exempelvis medarbetarsamtal genomförs eller om medarbetarna har utvecklingsplaner Bedömning Kontrollmål 6, Följer nämnderna regelbundet upp arbetet med personal- och kompetensförsörjning? Kontrollmålet är i stort uppfyllt för socialnämnden och delvis uppfyllt för kultur- och utbildningsnämnden. Socialnämnden får information om återbesättning av tjänster och aktuella personalfrågor berörs löpande på nämndens sammanträden. Systematisk uppföljning av det strategiska arbetet med personal- och kompetensförsörjning sker då området ingår i nämndens verksamhetsplan, som följs upp regelbundet och genom information från de verksamheter som bjuds in till nämnden. Utöver detta berörs området i samband med att ny verksamhetsplan för kommande år ska tas fram. Uppföljningen av förvaltningens arbete med medarbetarsamtal och att de anställda ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan behöver förbättras. Kultur- och utbildningsnämnden får information om återbesättning av tjänster och aktuella personalfrågor berörs löpande på nämndens sammanträden. Ett mer strategiskt resonemang och uppföljning av arbetet med personal- och kompetensförsörjning sker främst i samband med att nämnden behandlar sin budget. Uppföljningen av förvaltningens arbete med medarbetarsamtal och att de anställda ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan behöver förbättras Maria Jäger Uppdragsledare Peter Aschberg Projektledare Februari av 17 Revisorerna i Degerfors kommun PwC

206

207 Susanna Göransdotter, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunstyrelsen Kompletterande tjänsteskrivelse om e-tjänster Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott (KS AU 95/ ) behandlade på sittsammanträde förslag till beslut om att införskaffa en e-tjänsteplattform. Inför kommunstyrelsens beslut ska samtliga verksamheter inkomma med en lista på vilka e-tjänster de förbinder sig att skapa så att plattformen verkligen blir använd. Socialförvaltningen har sedan tidigare svarat följande: Enklare biståndsärenden t.ex. ansökan trygghetslarm Uppringningssystem flexitid E-fakturor Digitala ansökningar med digital signering i enklare ärenden t.ex. trygghetslarm och matdistribution Kultur- och utbildningsförvaltningen har lämnat följande svar: Alla blanketter som finns på webben idag för utskrift och manuellt ifyllande, som ifyllningsbara och ivägskickade till rätt instans. Ungefär som klagomålshanteringen fungerar idag. De blanketter som finns idag med manuellt ifyllande är för verksamheterna förskola, grundskola, fritidshem. Vi skulle också vilja ha för bibliotekskort och musikskola. Prioriteringsordningen återkommer vi till när vi ser att det blir av. De som finns är: o Anmälan till grundskola o Ansökan till förskoleklass o Ledighet för elev o Ansökan barnomsorg o Ansökan nattomsorg o Inkomstuppgift o Schema - förskola Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

208 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) o Schema - fritidshem o Anmälan ändrade förhållanden o Anmälan delad barnomsorg vid gemensam vårdnad o Uppsägning av plats - förskola/fritidshem o Särvux - ansökan o Musikskola - ansökan o Ansökan skolskjuts o Schemaändring skolskjuts För kommunstyrelsen har svar inkommit från miljö- och samhällsbyggandsavdelningen: Anmälan om braskamin Registrering av livsmedelsanläggning Anmälan värmepump Och kansliavdelningen: Ansökan och redovisning partistöd Milersättningar för förtroendevalda Sekretessförbindelser för förtroendevalda Personuppgifter för förtroendevalda Övriga verksamheter har ännu inte inkommit med några svar. Susanna Göransdotter Kommunsekreterare

209 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 95 Dnr Återrapportering av utredningsuppdrag e-tjänster Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Rapporten om e-tjänster godkänns och lägg till handlingarna. Utredningsuppdraget är därmed avslutat. 2. En plattform för e-tjänster köps in och arbetet bedrivs i enlighet med beskrivning i rapporten. Arbetsutskottets beslut 1. Inför kommunstyrelsens beslut ska samtliga verksamheter inkomma med en lista på vilka e-tjänster de förbinder sig att skapa så att plattformen verkligen blir använd. 2. Ändra meningen: Det vill säga förvaltningarna blir effektivare och sparar pengar. till Det vill säga förvaltningarna blir effektivare. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott (KS AU 56/ ) beslutade följande: Degerfors kommun ställer sig positiva till införandet av e-tjänster för att effektivisera handläggningen och öka servicegraden till medborgarna. Kommunstyrelseförvaltningen får därför i uppdrag att utreda frågan om e- tjänster för Degerfors kommun. Utredningen ska: 1. Utreda fördelar och nackdelar med att skaffa e-tjänster på egen hand eller i samverkan med annan aktör, exempelvis Karlskoga kommun. 2. Kartlägga de verksamhetsmässiga fördelarna och eventuella nackdelar med att införa e-tjänster. 3. Utreda och föreslå en systemförvaltningsmodell med avseende på roller, ansvar och finansiering för fortsatt utveckling av en eventuell e- tjänsteplattform. Utredningen ska återrapporteras till arbetsutskottet senast i juni. Det finns en möjlighet till at köpa in samma plattform som Karlskoga kommun överväger att införskaffa. De i Degerfors som deltagit på demonstrationer av plattformen bedömer att den plattformen kan tillhandahålla de tjänster vi efterfrågar. Kommunstyrelsen är ansvarig politisk nämnd. Systemägare föreslås vara Maria Eriksson, biträdande kommunchef och kanslichef. Systemförvaltare och projektledare föreslås vara Susanna Göransdotter, kommunsekreterare och e- utvecklare. It-tekniker är antingen Niklas Darvelid IT-tekniker eller Kim Berg IT-chef. Styrgrupp för projektet utgörs av förvaltningscheferna. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

210 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Arbetsutskottet vill veta att plattformen för e-tjänster verkligen kommer att användas och skapa en ökad service till medborgarna. En lista med löfte på ett antal e-tjänster från förvaltningarna ska därför bifogas inför kommunstyrelsens beslut i augusti. Yrkanden Peter Pedersen (V) yrkar att: 1. Inför kommunstyrelsens beslut ska samtliga verksamheter inkomma med en lista på vilka e-tjänster de förbinder sig att skapa så att plattformen verkligen blir använd. 2. Ändra meningen: Det vill säga förvaltningarna blir effektivare och sparar pengar. till Det vill säga förvaltningarna blir effektivare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Rapport om e-tjänster, Kommunstyrelsens arbetsutskott 56/ Skickas till Samtliga förvaltningschefer Justerandes sign Utdragsbestyrkande

211 Susanna Göransdotter, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunstyrelsen Utredningsuppdrag e-tjänster Förslag till beslut 1. Rapporten om e-tjänster godkänns och lägg till handlingarna. Utredningsuppdraget är därmed avslutat. 2. En plattform för e-tjänster köps in och arbetet bedrivs i enlighet med beskrivning i rapporten. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott (KS AU 56/ ) beslutade följande: Degerfors kommun ställer sig positiva till införandet av e-tjänster för att effektivisera handläggningen och öka servicegraden till medborgarna. Kommunstyrelseförvaltningen får därför i uppdrag att utreda frågan om e-tjänster för Degerfors kommun. Utredningen ska: 1. Utreda fördelar och nackdelar med att skaffa e-tjänster på egen hand eller i samverkan med annan aktör, exempelvis Karlskoga kommun. 2. Kartlägga de verksamhetsmässiga fördelarna och eventuella nackdelar med att införa e-tjänster. 3. Utreda och föreslå en systemförvaltningsmodell med avseende på roller, ansvar och finansiering för fortsatt utveckling av en eventuell e-tjänsteplattform. 4. Utredningen ska återrapporteras till arbetsutskottet senast i juni. Det finns en möjlighet till at köpa in samma plattform som Karlskoga kommun överväger att införskaffa. De i Degerfors som deltagit på demonstrationer av plattformen bedömer att den plattformen kan tillhandahålla de tjänster vi efterfrågar. Kommunstyrelsen är ansvarig politisk nämnd. Systemägare förelsås vara Maria Eriksson, biträdande kommunchef och kanslichef. Systemförvaltare och projektledare föreslås vara Susanna Göransdotter, kommunsekreterare och e- Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

212 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) utvecklare. It-tekniker är antingen Niklas Darvelid IT-tekniker eller Kim Berg IT-chef. Styrgrupp för projektet utgörs av förvaltningscheferna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Rapport om e-tjänster, Kommunstyrelsens arbetsutskott 56/ Susanna Göransdotter Kommunsekreterare

213 RAPPORT Datum Sida 1(7) Susanna Göransdotter, E-tjänster Uppdragsgivare: Kommunstyrelsens arbetsutskott

214 Degerfors kommun Datum Sida 2(7) Innehållsförteckning 1 Inledning och bakgrund Möjligheter till samverkan Verksamhetsmässiga konsekvenser av e-tjänster Organisation... 6 Planeringsfasen... 6 Införandefasen Slutsatser och rekommendationer... 7 E-tjänster

215 Degerfors kommun Datum Sida 3(7) E-tjänster 1 Inledning och bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott (KS AU 56/ ) beslutade följande: Degerfors kommun ställer sig positiva till införandet av e-tjänster för att effektivisera handläggningen och öka servicegraden till medborgarna. Kommunstyrelseförvaltningen får därför i uppdrag att utreda frågan om e-tjänster för Degerfors kommun. Utredningen ska: 1. Utreda fördelar och nackdelar med att skaffa e-tjänster på egen hand eller i samverkan med annan aktör, exempelvis Karlskoga kommun. 2. Kartlägga de verksamhetsmässiga fördelarna och eventuella nackdelar med att införa e-tjänster. 3. Utreda och föreslå en systemförvaltningsmodell med avseende på roller, ansvar och finansiering för fortsatt utveckling av en eventuell e-tjänsteplattform. 4. Utredningen ska återrapporteras till arbetsutskottet senast i juni. Regeringen presenterade den 6 oktober 2011 en digital agenda för Sverige. För att möta de utmaningar som finns både internationellt och nationellt vill regeringen ta till vara de möjligheter som digitaliseringen ger. För att lyckas med det behöver alla hjälpas åt, ha ett gemensamt mål och en riktning för hur Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Det finns behov av en sammanhållen strategi med tydliga mål och åtgärder som samlar alla goda krafter runt om i landet och utnyttjar befintliga resurser på ett smartare sätt. Målet för IT-politiken är att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Den nationella digitala agendan är ett verktyg för att samordna regeringens insatser och åtgärder inom området informationsteknologi (IT). Fyra områden har identifierats av regeringen som särskilt strategiska: Lätt och säkert att använda, tjänster som skapar nytta, det behövs infrastruktur och IT:s roll för samhällsutvecklingen. Degerfors kommun har skrivit på Örebro läns digitala agenda som strävar efter att förverkliga den nationella IT-strategin. I och med det har vi förbundit oss att verka för en ökad digitalisering i Degerfors kommun och Örebro län. Offentliga e-tjänster har av Verket för Förvaltningsutveckling ("Verva") definierats som en service som medborgare och företag kan använda för att uträtta olika ärenden som de har hos en offentlig myndighet. Denna service tillhandahålls som en elektronisk tjänst och erhålls till exempel med hjälp av en dator, mobiltelefon eller surfplatta. Informationen som tjänsten bygger på ska, så långt som möjligt, automathanteras elektroniskt såväl i gränssnittet mot medborgarna/- företagen som i myndighetens interna processer. Fördelar med en ökad digitalisering inom den offentliga förvaltningen är bland annat att kostnaden för att utföra ärendet flyttas från förvaltningen till

216 Degerfors kommun Datum Sida 4(7) medborgaren när de själva gör jobbet istället för personalen på förvaltningen. Alltså kan arbetsuppgifter helt försvinna eller gå snabbare att göra för förvaltningarna. Det vill säga förvaltningarna blir effektivare. Tillgängligheten för medborgarna ökar samtidigt. Till exempel kan medborgarna hämta blanketter och ladda hem dem via internet vilken tid på dygnet som helst. Information om myndigheten finns tillgänglig dygnet runt och myndigheterna blir mer öppna och tillgängliga. I Örebro län så samverkar de norra kommunerna samt de södra kommunerna kring e-tjänster. Örebro kommun har haft ett eget projekt kring e-tjänster. Karlskoga kommunen har inga e-tjänster men är positiva till att försöka samverka med Degerfors kommun i största möjliga utsträckning. Samverkan med en annan kommun kring ett e-tjänstprojekt skulle vara positivt då driftskostnaderna blir lägre och systemförvaltningsorganisationen kan säkras genom att kunskap om systemet finns på fler ställen. 2 Möjligheter till samverkan I Örebro län så samverkar i dag de södra kommunerna i en gemensam nämnd avseende all IT-drift. Även de norra kommunerna samverkar. Örebro kommun har en egen e-tjänsteplattform. Samtal har förts med Karlskoga kommuns IT-chef Peter Karlsson och kommunikationschef Ylva Elofsson. Karlskoga kommun befinner sig i ungefär samma situation som Degerfors kommun, det finns en efterfrågan på e-tjänster men ingen plattform har ännu köpts in. Karlskoga kommun ser fördelar med att ha samma leverantör av e- tjänsteplattform som Degerfors kommun, även om avtal m.m. tecknas separat för respektive organisation med leverantören. Fördelen med att ha samma leverantör är att det dels finns en möjlighet för kommunerna att hjälpa varandra med drift och utveckling. Det ökar säkerheten i händelse att någon av nyckelfunktionerna skulle bli frånvarande en längre tid. Det finns också upparbetade samarbeten mellan kommunernas olika verksamheter och gemensamma nämnder med bland annat gymnasieskolan, som därmed skulle kunna ha samma e-tjänster med samma utseende oavsett elevens/vårdnadshavarens hemkommun. Karlskoga kommun har idag en leverantör som tillhandahåller ett system för kommunens servicecenter att handlägga inkommande ärenden. Den leverantören tillhandahåller även e-tjänsteplattform. Degerfors kommun har därför fått en webbdemonstration av den leverantören. 3 Verksamhetsmässiga konsekvenser av e-tjänster Kommunen har väldigt många blanketter både på hemsidan och på intranätet. Många av dem kräver underskrift vilket idag innebär att de behöver skrivas ut, E-tjänster

217 Degerfors kommun Datum Sida 5(7) skrivas på och sen skickas/lämnas in till kommunen som får digitalisera informationen i verksamhetssystem. När en e-tjänst är integrerad fullt ut så sker signering, handläggning, återkoppling, komplettering och registrering i verksamhetssystem direkt i olika gränssnitt. I första skedet är det en effektiviseringsvinst att befintliga blanketter fylls i och signeras elektroniskt på hemsidan och att återkoppling till medborgaren/företagaren kan ske via Mina meddelanden eller liknande på kommunens hemsida. I förlängningen är det en ännu större effektivisering om det även går att integrera vissa av e-tjänsteprocesserna in i verksamhetssystem. Den 6/ skickades följande ut till kommunledningsgruppen inklusive de kommunala bolagens Vd:ar [ ]få in från respektive förvaltning/bolag förslag/önskemål på vilka tjänster/processer (interna eller externa) som ni ser skulle kunna effektiviseras/vara hjälpta av att finnas tillgängliga som e-tjänster. Om ni kommer på någon nackdel/risk får ni också gärna höra av er med det. Svar har inkommit från socialförvaltning med förslag på områden som skulle bidra till ökad verksamhetsnytta: 2015 hade Socialförvaltningen följande önskemål: Gemensam hantering klagomål och synpunkter för hela kommunen. Enklare biståndsärenden t.ex. ansökan trygghetslarm. Uppringningssystem flexitid. E-fakturor. Vi anser att allt tidigare ska stå kvar förutom punkt ett (gemensam hantering klagomål)som är genomförd. Vi skulle kunna ta frågan ett steg till genom att erbjuda digitala ansökningar med digital signering i enklare ärenden t.ex. trygghetslarm och matdistribution. Andra kommuner har bland annat: Externa för medborgare eller företag Ansökan om bygglov Kö till tomtmark Kö till lägenhet Ansökan om barnomsorg Ansökan om skolskjuts Ansökan om bostadsanpassningsbidrag Ansökan om sophämtningsintervall Ansökan om anslutning till den allmänna Va-anläggningen Ansökan om parkeringstillstånd Ta emot e-faktura E-tjänster

218 Degerfors kommun Datum Sida 6(7) Anmälan om registrering av livsmedelsanläggning Interna för kommunens anställda och politiker Ansökan om arvoden och ersättningar för politiker Ansökan om tjänstledighet Begäran om kilometerersättning Tåg- och flygbiljettsbeställning 4 Organisation Kommunledningsgruppen och kommunens IT-råd har ställt sig bakom följande förslag på organisation kring en e-tjänsteplattform: Planeringsfasen Kommunstyrelsens arbetsutskott har gett kommunstyrelseförvaltningen i uppdrag att utreda organisationen kring att införa och förvalta en e- tjänsteplattform (eventuellt i samverka med ex. Karlskoga kommun.) Susanna Göransdotter är ansvarig tjänsteperson. Kommunledningsgruppen fattar beslut om att gå vidare med skarpa förslag till KS/KF. IT-rådet utgör referensgrupp och deltar på visningar av olika system samt bistår med att ta fram kravspecifikation och underlag för utredningen. Införandefasen Kommunstyrelsen är ansvarig politisk nämnd. Systemägare: Maria Eriksson, biträdande kommunchef och kanslichef Systemförvaltare: Susanna Göransdotter, kommunsekreterare och e-utvecklare It-tekniker: Niklas Darvelid IT-tekniker eller Kim Berg IT-chef Styrgrupp för projektet: Förvaltningschefer Uppgiften för styrgruppen är att fatta beslut om investeringar inom ramen för budgeten och att prioritera i händelse av målkonflikter. Sammankallas vid behov men frågor bör kunna hanteras via mail eller i KLG. Administratörer: en-två (eller fler) per förvaltning som har tid att skapa e- tjänster för den egna förvaltningen. De utvecklar tjänster, bereder frågor till styrgruppen och föreslår investeringar. E-tjänster

219 Degerfors kommun Datum Sida 7(7) 5 Slutsatser och rekommendationer Förslaget är att kommunen införskaffar e-tjänster från samma leverantör som Karlskoga kommun. Degerfors kommun har deltagit i presentationer från tre e- tjänsteleverantörer och den leverantör som Karlskoga kommun har upplevdes vara den mest prisvärda med lägst kostnader och flest möjligheter för egna anpassningar i innehåll och upplägg. Kostnaden är ca kr/år för plattformen. Därtill kommer även uppstartskostnader för installation och utbildningar omfattande ca två heldagar med konsult. Om beslut fattas att införskaffa e-tjänsteplattform så vore det positivt om lanseringen av dessa ut till medborgarna kunde ske under hösten 2017 i samband med att kommunens hemsida uppdateras och får nytt utseende. Susanna Göransdotter Kommunsekreterare E-tjänster

220 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 56 Dnr Utredningsuppdrag e-tjänster Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Degerfors kommun ställer sig positiva till införandet av e-tjänster för att effektivisera handläggningen och öka servicegraden till medborgarna. Kommunstyrelseförvaltningen får därför i uppdrag att utreda frågan om e- tjänster för Degerfors kommun. Utredningen ska: 1 Utreda fördelar och nackdelar med att skaffa e-tjänster på egen hand eller i samverkan med annan aktör, exempelvis Karlskoga kommun. 2 Kartlägga de verksamhetsmässiga fördelarna och eventuella nackdelar med att införa e-tjänster. 3 Utreda och föreslå en systemförvaltningsmodell med avseende på roller, ansvar och finansiering för fortsatt utveckling av en eventuell e- tjänsteplattform. 4 Utredningen ska återrapporteras till arbetsutskottet senast i juni. Sammanfattning av ärendet Regeringen presenterade den 6 oktober 2011 en digital agenda för Sverige3. För att möta de utmaningar som finns både internationellt och nationellt vill regeringen ta till vara de möjligheter som digitaliseringen ger. För att lyckas med det behöver alla hjälpas åt, ha ett gemensamt mål och en riktning för hur Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Det finns behov av en sammanhållen strategi med tydliga mål och åtgärder som samlar alla goda krafter runt om i landet och utnyttjar befintliga resurser på ett smartare sätt. Målet för IT-politiken är att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Den nationella digitala agendan är ett verktyg för att samordna regeringens insatser och åtgärder inom området informationsteknologi (IT). Fyra områden har identifierats av regeringen som särskilt strategiska: Lätt och säkert att använda, tjänster som skapar nytta, det behövs infrastruktur och IT:s roll för samhällsutvecklingen. Degerfors kommun har skrivit på Örebro läns digitala agenda som strävar efter att förverkliga den nationella IT-strategin. I och med det har vi förbundit oss att verka för en ökad digitalisering i Degerfors kommun och Örebro län. Offentliga e-tjänster har av Verket för Förvaltningsutveckling ("Verva") definierats som en service som medborgare och företag kan använda för att Justerandes sign Utdragsbestyrkande

221 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) uträtta olika ärenden som de har hos en offentlig myndighet. Denna service tillhandahålls som en elektronisk tjänst och erhålls till exempel med hjälp av en dator, mobiltelefon eller surfplatta. Informationen som tjänsten bygger på ska, så långt som möjligt, automathanteras elektroniskt såväl i gränssnittet mot medborgarna/- företagen som i myndighetens interna processer. Fördelar med en ökad digitalisering inom den offentliga förvaltningen är bland annat att kostnaden för att utföra ärendet flyttas från förvaltningen till medborgaren när de själva gör jobbet istället för personalen på förvaltningen. Alltså kan arbetsuppgifter helt försvinna eller gå snabbare att göra för förvaltningarna. Det vill säga förvaltningarna blir effektivare och sparar pengar. Tillgängligheten för medborgarna ökar samtidigt. Till exempel kan medborgarna hämta blanketter och ladda hem dem via internet vilken tid på dygnet som helst. Information om myndigheten finns tillgänglig dygnet runt och myndigheterna blir mer öppna och tillgängliga. I Örebro län så samverkar de norra kommunerna samt de södra kommunerna kring e-tjänster. Örebro kommun har haft ett eget projekt kring e-tjänster. Karlskoga kommunen har inga e-tjänster men är positiva till att försöka samverka med Degerfors kommun i största möjliga utsträckning. Samverkan med en annan kommun kring ett e-tjänstprojekt skulle vara positivt då driftskostnaderna blir lägre och systemförvaltningsorganisationen kan säkras genom att kunskap om systemet finns på fler ställen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Skickas till Kommunsekreterare Justerandes sign Utdragsbestyrkande

222 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 116 Dnr Förändring av Degerfors kommuns valdistrikt Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Degerfors kommun begär hos länsstyrelsen att få ändra valdistrikten enligt bilaga. Sammanfattning av ärendet Vid valet till kommun, region och riksdag 2014 hade Degerfors kommun sju valdistrikt: Valdistrikt Antal röstberättigade Jannelund 1353 Bossåsen 749 Bruket 1153 Stora Valla 1244 Strömtorp 1883 Åtorp 793 Svartå 502 Då fördelningen av antalet röstande är ojämnt blir arbetet i de olika vallokalerna olika. Strömtorps rösträkning på valnatten tar väldigt lång tid jämfört med exempelvis Bossåsens. Enligt vallagen ska ett distrikt ha mellan 1000 och 2000 röstberättigade om det inte finns särskilda skäl. Redan vid valet 2014 ställdes en fråga till länsstyrelsen om Åtorp och Svartå men länsstyrelsen bedömde att det är så pass stora områden att en förändring eller sammanslagning inte var aktuell. Även i år har frågan ställts och länsstyrelsens bedömning om distrikten kvarstår. I valet 2014 genomfördes valet i Strömtorp med delad röstlängd för att korta ner köerna. Det hjälpte emellertid inte vid tidsåtgången för rösträkningen. Förslaget nu, på önskemål från röstmottagarna, är att flytta gränsen mellan valdistrikten Strömtorp och Bossåsen för att få en mer jämn fördelning. Statistiken för antalet röstberättigade per är: Valdistrikt Antalet röstberättigade Jannelund Bossåsen 737 Bruket Stora Valla Strömtorp Åtorp 776 Svartå 494 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

223 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Se förslag på förändring i bilagorna. Ändringen innebär att Strömtorp får omkring röstberättigade och Bossåsen omkring Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Mailväxling med länsstyrelsen, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

224 Valnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 2 Dnr Förändring av Degerfors kommuns valdistrikt Valnämndens förslag till beslut Degerfors kommun begär hos länsstyrelsen att få ändra valdistrikten enligt bilaga. Sammanfattning av ärendet Vid valet till kommun, region och riksdag 2014 hade Degerfors kommun sju valdistrikt: Valdistrikt Antal röstberättigade Jannelund 1353 Bossåsen 749 Bruket 1153 Stora Valla 1244 Strömtorp 1883 Åtorp 793 Svartå 502 Då fördelningen av antalet röstande är ojämnt blir arbetet i de olika vallokalerna olika. Strömtorps rösträkning på valnatten tar väldigt lång tid jämfört med exempelvis Bossåsens. Enligt vallagen ska ett distrikt ha mellan 1000 och 2000 röstberättigade om det inte finns särskilda skäl. Redan vid valet 2014 ställdes en fråga till länsstyrelsen om Åtorp och Svartå men länsstyrelsen bedömde att det är så pass stora områden att en förändring eller sammanslagning inte var aktuell. Även i år har frågan ställts och länsstyrelsens bedömning om distrikten kvarstår. I valet 2014 genomfördes valet i Strömtorp med delad röstlängd för att korta ner köerna. Det hjälpte emellertid inte vid tidsåtgången för rösträkningen. Förslaget nu, på önskemål från röstmottagarna, är att flytta gränsen mellan valdistrikten Strömtorp och Bossåsen för att få en mer jämn fördelning. Statistiken för antalet röstberättigade per är: Valdistrikt Antalet röstberättigade Jannelund Bossåsen 737 Bruket Stora Valla Strömtorp Åtorp 776 Svartå 494 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

225 Valnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Se förslag på förändring i bilagorna. Ändringen innebär att Strömtorp får omkring röstberättigade och Bossåsen omkring Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Mailväxling med länsstyrelsen, Skickas till Kommunsekreterare Justerandes sign Utdragsbestyrkande

226 ± VAL Osäker gränsredovisning [km] 1:

227 ± VAL Osäker gränsredovisning [m] 1:7 732

228 ± VAL Osäker gränsredovisning [km] 1:

229 Susanna Göransdotter, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunfullmäktige Förändring av Degerfors kommuns valdistrikt Förslag till beslut Degerfors kommun begär hos länsstyrelsen att få ändra valdistrikten enligt bilaga. Sammanfattning av ärendet Vid valet till kommun, region och riksdag 2014 hade Degerfors kommun sju valdistrikt: Valdistrikt Antal röstberättigade Jannelund 1353 Bossåsen 749 Bruket 1153 Stora Valla 1244 Strömtorp 1883 Åtorp 793 Svartå 502 Då fördelningen av antalet röstande är ojämnt blir arbetet i de olika vallokalerna olika. Strömtorps rösträkning på valnatten tar väldigt lång tid jämfört med exempelvis Bossåsens. Enligt vallagen ska ett distrikt ha mellan 1000 och 2000 röstberättigade om det inte finns särskilda skäl. Redan vid valet 2014 ställdes en fråga till länsstyrelsen om Åtorp och Svartå men länsstyrelsen bedömde att det är så pass stora områden att en förändring eller sammanslagning inte var aktuell. Även i år har frågan ställts och länsstyrelsens bedömning om distrikten kvarstår. I valet 2014 genomfördes valet i Strömtorp med delad röstlängd för att korta ner köerna. Det hjälpte emellertid inte vid tidsåtgången för rösträkningen. Förslaget nu, på önskemål från röstmottagarna, är att flytta gränsen mellan valdistrikten Strömtorp och Bossåsen för att få en mer fördelning. Statistiken för antalet röstberättigade per är: Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

230 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) Valdistrikt Antalet röstberättigade Jannelund Bossåsen 737 Bruket Stora Valla Strömtorp Åtorp 776 Svartå 494 Se förslag på förändring i bilagorna. Ändringen innebär att Strömtorp får omkring röstberättigade och Bossåsen omkring Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Mailväxling med länsstyrelsen, Susanna Göransdotter Kommunsekreterare Bilagor Valdistrikt 2014 Valdistrikt förändring Valdistrikt 2018

231 Susanna Göransdotter Från: Linde Rickard Skickat: den 15 mars :26 Till: Susanna Göransdotter Ämne: SV: Valdistrikt Hej, Det är ju heller inga större skillnader i antal röstberättigade jmf med 2014, så det är säkerligen klokt att avvakta. OK, då vet jag att Strömtorp Bossåsen är på ingång framöver. Vänliga hälsningar, Rickard Linde Handläggare, Rättsenheten, Länsstyrelsen Örebro län Tfn Från: Susanna Göransdotter [mailto:susanna.goransdotter@degerfors.se] Skickat: den 15 mars :48 Till: Linde Rickard <Rickard.Linde@lansstyrelsen.se> Ämne: SV: Valdistrikt Hej! Nej, inte mer än att det kanske inte var allt för hektiskt i Svartå. Tror att det är en inte helt populär politisk fråga att slå samman distrikten, så behöver vi inte avvaktar vi nog gärna. Återkommer med förslag på förändring av Strömtorp Bossåsen. Vänligen /Susanna Från: Linde Rickard [mailto:rickard.linde@lansstyrelsen.se] Skickat: den 14 mars :26 Till: Susanna Göransdotter <Susanna.Goransdotter@degerfors.se> Ämne: SV: Valdistrikt Hej, Tack för information. Upplevde ni några problem med Svartå och Åtorp senast? Ändringen/justeringen Strömtorp till Bossåsen känns lämplig. Vänliga hälsningar, Rickard Linde Handläggare, Rättsenheten, Länsstyrelsen Örebro län Tfn Från: Susanna Göransdotter [mailto:susanna.goransdotter@degerfors.se] Skickat: den 10 mars :36 1

232 Till: Linde Rickard Ämne: Valdistrikt Hej! I Degerfors har vi nu tittat på statistiken över de röstberättigade per valdistrikt. Som inför förra valet ställer vi frågan om vi bör ändra indelningen avseende Svartå och Åtorp? Sen skulle vi vilja ändra på indelningen av Strömtorp, som vi upplever är i största laget, och flytta några till det angränsande distriktet Bossåsen. Har ni på Länsstyrelsen några synpunkter? 18 Degerfors Jannelund Degerfors Bossåsen Degerfors Bruket Degerfors Stora Valla Degerfors Strömtorp Degerfors Åtorp Degerfors Svartå 494 Trevlig helg! Susanna Susanna Göransdotter Kommunsekreterare 2. Kansliavdelningen Degerfors kommun, Degerfors Tel: E-post: susanna.goransdotter@degerfors.se Internet: 2

233 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 124 Dnr Redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Redovisningen av obesvarade motioner och medborgarförslag godkänns. Sammanfattning av ärendet I dagsläget finns det 11 obesvarade motioner (fyra är på gång till fullmäktige) och sju obesvarade medborgarförslag. Enligt kommunallagen 5 kap. 33 bör en motion eller ett medborgarförslag beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. Om beslut inte kan fattas inom denna tid har fullmäktige rätt att avskriva motionen eller medborgarförslaget. Beslutsunderlag Redovisning av obesvarade motioner, Redovisning av obesvarade medborgarförslag, Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

234 ÄRENDEFÖRTECKNING Datum KS /10 Sida 1(1) Motioner Nummer Datum Avsändare/Mottagare Beskrivning Ansvarig Sätterman Carina (S) Motion: Handlingsplan för suicidprevention och ökad psykisk hälsa Maria Eriksson, KF i februari Nordenhaag Björn (MP) Motion: Policy om att skapa en rökfri kommun Jarno Saukko, KF i november Renberg Patrik (S) Motion: Byt ut Samsungsurfplattor till ipads KF i september Johansson Jan (KD) Höijer Birgitta (C) Motion: Trafiksäkerhet för små och stora Jerry Goude, KF i november Engelbrektsson Annika (S) Motion: Underlätta integration för nyanlända i Degerfors Ingmar Ångman, KF november Nordenhaag Björn (MP) Motion: Minska effekterna av växthuseffekten Anders Luthman, KF november Sätterman Carina (S) Motion: Degerfors kommun måste utveckla sitt näringslivsarbete KF i september Beslagic Muris (S) Motion: Utveckla samverkan mellan hem och skola KF i september Engelbrektsson Annika (S) Motion: Krav på praktikanter vid upphandlingar KF i september Patrik Renberg (S) Motion: Degerfors kommuns kontakter med vänorten Oedheim Avskrivs på KF i september Höijer Birgitta (C) Motion: Parkeringsplatser Letälvsgården KF i september

235 ÄRENDEFÖRTECKNING Datum KS /9 Sida 1(1) Medborgarförslag Nummer Datum Beskrivning Ansvarig Medborgarförslag: Omprövning av beslut rivning av Svartå Hyttpipa KF i november Medborgarförslag: Rusta upp vattentornet på Brukssidan KF i november Medborgarförslag: Utökad vändplatsyta på Björndalsgatan i Degerfors KF i november Medborgarförslag: Hastighetsdämpande åtgärder Raka Vägen KF i september Medborgarförslag: Väg 205 För att undvika olyckor sänkt hastighet fartkamera KF i september Medborgarförslag: Sätt upp en fartkamera i Åtorp KF i november Medborgarförslag: Måla upp linjer för gång- och cykelväg mellan gångbron och Bruksskolan KF i november

236 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(3) 127 Dnr Svar på motion: Krav på praktikanter vid upphandlingar Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Motionen bifalls med följande förtydliganden: a. Vid entreprenadupphandlingar överstigande 5,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. b. Vid ramavtalsupphandlingar överstigande 4,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. c. Vi mindre upphandlingar/arbeten ska kommunen föra en dialog med företag de som gör arbeten åt kommunen att det är önskvärt att de ska ta emot praktikanter. d. Om anbudsutvärderingen visar att det inte går att skilja anbud åt vad gäller pris och uppfyllda kvalitetskrav ska anbudet från de företag som använder sig av praktikanter antas. Som praktikanter avses: i. Byggnadsarbetare inskrivna hos arbetsförmedling och/eller inskrivna hos en kommunal arbetsmarknadsenhet. ii. Eller elever som genomför byggnadsinriktade studier vid: 1. Universitet/högskola 2. Yrkeshögskola eller motsvarande 3. Gymnasieprogram eller gymnasial vuxenutbildning 2. Återremissen från kommunstyrelsens arbetsutskott, 33/2017, anses besvarad. Sammanfattning av ärendet Motion har lämnats av Annika Engelbrektsson (S) avseende krav på praktikanter vid upphandling. Motionen inom Motionen innebär att Degerfors kommun ska införa krav vid ramavtalsförhandlingar med entreprenörer på att ha minst en praktikplats på företaget och gärna att praktikanten står långt ifrån arbetsmarknaden. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

237 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(3) Inom Degerfors kommun är det serviceförvaltningen och Degerforsbyggen, som kommunens fastighetsförvaltare, som genomför upphandlingar avseende entreprenader. Storleken på entreprenaderna eller drift-/investeringsprojekt varierar mycket beroende på om det är exempelvis löpande underhållsåtgärder eller större enskilda projekt avseende nybyggnation. Motionen berör egentligen enbart ramavtalsupphandlingar men kommunstyrelseförvaltningen har valt att även ta med större entreprenader i svaret på motionen. Ett problem som uppstått vid ett flertal tillfällen när kommunen gått ut med upphandlingsförfrågan är att det endast inkommit ett anbud. Det är därför viktigt att ett krav från kommunens sida inte hindrar behovet av genomförande av drift- och investeringsprojekt eller större entreprenader. Har kommunen ett krav på att anbudslämnare ska ha praktikanter kan kommunen tvings förkasta anbud om man inte lever upp till detta krav. Detta innebär att upphandlingen kan behöva göras om och att tidsplaner förskjuts samt att kostnaderna riskerar att öka. Beroende på företagsstorlek finns även olika förutsättningar att ta hand om och sysselsätta praktikanter. Ett alternativ för att tillmötesgå motionärens förslag och intentioner är att koppla kravet till storleken på ramavtalsupphandling eller enskilda entreprenader. Kommunstyrelseförvaltningen förslår därför följande: Vid entreprenadupphandlingar överstigande 5,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. Vid ramavtalsupphandlingar överstigande 4,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. Vi mindre upphandlingar/arbeten ska kommunen föra en dialog med företag de som gör arbeten åt kommunen att det är önskvärt att de ska ta emot praktikanter. Kommunstyrelseförvaltningen anser att intentionen i motionen är god. Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlade svaret på motionen , 33, och beslöt då att svaret på motionen återemitteras för att ytterligare utreda: 1. Hur formuleras krav på praktikanter så antalet anbud inte riskerar att bli för få? 2. Vad avses med praktikanter, vilka typer av praktik är aktuella? 3. Vilken vikt ska praktikanter ges till de olika anbuden? 4. Vid vilka upphandlingar ska eventuella krav om praktikanter ställas? Utredning efter återremiss från kommunstyrelsens arbetsutskott Hur formuleras krav på praktikanter så antalet anbud inte riskerar att bli för få? Det är viktigt, vilket även framfördes i ursprungssvaret, att kravet på praktikanter inte hindrar genomförandet av drift- eller investerings-projekt. Kommunstyrelseförvaltningens förslag är därför att krav på praktikanter vid upphandlingar ska vara ett så kallat bör-krav där följande gäller. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

238 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3(3) Om anbudsutvärderingen visar att det inte går att skilja anbud åt vad gäller pris och uppfyllda kvalitetskrav ska anbudet från de företag som använder sig av praktikanter antas. Vad avses med praktikanter, vilka typer av praktik är aktuella? Av motionen framkommer att det endast är byggnadsarbetare som avses som praktikanter och gärna att praktikanten står långt från arbetsmarknaden. De praktikanter som är aktuella är. Byggnadsarbetare inskrivna hos arbetsförmedling och/eller inskrivna hos en kommunal arbetsmarknadsenhet. Eller elever som genomför byggnadsinriktade studier vid: Universitet/högskola Yrkeshögskola eller motsvarande Gymnasieprogram eller gymnasial vuxenutbildning Vilken vikt ska praktikanter ges till de olika anbuden? Se svar på fråga 1, dvs. Om anbudsutvärderingen visar att det inte går att skilja anbud åt vad gäller pris och kvalitet ska anbudet från de företag som använder sig av praktikanter antas. Vid vilka upphandlingar ska eventuella krav om praktikanter ställas? Vad gäller denna kvarstår kommunstyrelseförvaltningens tidigare förslag som är avstämt både med serviceförvaltningen och Degerforsbyggen AB (kommunens fastighetsförvaltare). Vid entreprenadupphandlingar överstigande 5,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. Vid ramavtalsupphandlingar överstigande 4,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. Vi mindre upphandlingar/arbeten ska kommunen föra en dialog med företag de som gör arbeten åt kommunen att det är önskvärt att de ska ta emot praktikanter. Beslutsunderlag Motion från Annika Engelbrektsson (S), Protokoll, kommunstyrelsens arbetsutskott, 33/ Justerandes sign Utdragsbestyrkande

239 Max Tolf, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(4) Kommunfullmäktige Svar på motion: Krav på praktikanter vid upphandlingar Förslag till beslut Motionens bifalls med följande förtydliganden. Vid entreprenadupphandlingar överstigande 5,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. Vid ramavtalsupphandlingar överstigande 4,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. Vi mindre upphandlingar/arbeten ska kommunen föra en dialog med företag de som gör arbeten åt kommunen att det är önskvärt att de ska ta emot praktikanter. Om anbudsutvärderingen visar att det inte går att skilja anbud åt vad gäller pris och uppfyllda kvalitetskrav ska anbudet från de företag som använder sig av praktikanter antas. Som praktikanter avses: o Byggnadsarbetare inskrivna hos arbetsförmedling och/eller inskrivna hos en kommunal arbetsmarknadsenhet. Eller elever som genomför byggnadsinriktade studier vid: o Universitet/högskola o Yrkeshögskola eller motsvarande o Gymnasieprogram eller gymnasial vuxenutbildning Återremissen från kommunstyrelsens arbetsutskott, 33/2017, anses besvarad Sammanfattning av ärendet Motion har lämnats av Annika Engelbrektsson (s) avseende krav på praktikanter vid upphandling. Motionen inom Motionen innebär att Degerfors kommun ska införa krav vid ramavtalsförhandlingar med entreprenörer på att ha minst en praktikplats på företaget och gärna att praktikanten står långt ifrån arbetsmarknaden. Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

240 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(4) Inom Degerfors kommun är det serviceförvaltningen och Degerforsbyggen, som kommunens fastighetsförvaltare, som genomför upphandlingar avseende entreprenader. Storleken på entreprenaderna eller drift-/investeringsprojekt varierar mycket beroende på om det är exempelvis löpande underhållsåtgärder eller större enskilda projekt avseende nybyggnation. Motionen berör egentligen enbart ramavtalsupphandlingar men kommunstyrelseförvaltningen har valt att även ta med större entreprenader i svaret på motionen. Ett problem som uppstått vid ett flertal tillfällen när kommunen gått ut med upphandlingsförfrågan är att det endast inkommit ett anbud. Det är därför viktigt att ett krav från kommunens sida inte hindrar behovet av genomförande av drift- och investeringsprojekt eller större entreprenader. Har kommunen ett krav på att anbudslämnare ska ha praktikanter kan kommunen tvings förkasta anbud om man inte lever upp till detta krav. Detta innebär att upphandlingen kan behöva göras om och att tidsplaner förskjuts samt att kostnaderna riskerar att öka. Beroende på företagsstorlek finns även olika förutsättningar att ta hand om och sysselsätta praktikanter. Ett alternativ för att tillmötesgå motionärens förslag och intentioner är att koppla kravet till storleken på ramavtalsupphandling eller enskilda entreprenader. Kommunstyrelseförvaltningen förslår därför följande: Vid entreprenadupphandlingar överstigande 5,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. Vid ramavtalsupphandlingar överstigande 4,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. Vi mindre upphandlingar/arbeten ska kommunen föra en dialog med företag de som gör arbeten åt kommunen att det är önskvärt att de ska ta emot praktikanter. Kommunstyrelseförvaltningen anser att intentionen i motionen är god. Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlade svaret på motionen , 33, och beslöt då att svaret på motionen återemitteras för att ytterligare utreda: 1. Hur formuleras krav på praktikanter så antalet anbud inte riskerar att bli för få? 2. Vad avses med praktikanter, vilka typer av praktik är aktuella? 3. Vilken vikt ska praktikanter ges till de olika anbuden? 4. Vid vilka upphandlingar ska eventuella krav om praktikanter ställas? Utredning efter återremiss från kommunstyrelsens arbetsutskott. 1. Hur formuleras krav på praktikanter så antalet anbud inte riskerar att bli för få? Det är viktigt, vilket även framfördes i ursprungssvaret, att kravet på praktikanter inte hindrar genomförandet av drift- eller investeringsprojekt. Kommunstyrelseförvaltningens förslag är därför att krav på

241 Degerfors kommun Datum KS Sida 3(4) praktikanter vid upphandlingar ska vara ett så kallat börkrav där följande gäller. Om anbudsutvärderingen visar att det inte går att skilja anbud åt vad gäller pris och uppfyllda kvalitetskrav ska anbudet från de företag som använder sig av praktikanter antas. 2. Vad avses med praktikanter, vilka typer av praktik är aktuella? Av motionen framkommer att det endast är byggnadsarbetare som avses som praktikanter och gärna att praktikanten står långt från arbetsmarknaden. De praktikanter som är aktuella är. a. Byggnadsarbetare inskrivna hos arbetsförmedling och/eller inskrivna hos en kommunal arbetsmarknadsenhet. Eller elever som genomför byggnadsinriktade studier vid: b. Universitet/högskola c. Yrkeshögskola eller motsvarande d. Gymnasieprogram eller gymnasial vuxenutbildning 3. Vilken vikt ska praktikanter ges till de olika anbuden? Se svar på fråga 1, dvs: Om anbudsutvärderingen visar att det inte går att skilja anbud åt vad gäller pris och kvalitet ska anbudet från de företag som använder sig av praktikanter antas. 4. Vid vilka upphandlingar ska eventuella krav om praktikanter ställas? Vad gäller denna kvarstår kommunstyrelseförvaltningens tidigare förslag som är avstämt både med serviceförvaltningen och Degerforsbyggen AB (kommunens fastighetsförvaltare). o Vid entreprenadupphandlingar överstigande 5,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. o Vid ramavtalsupphandlingar överstigande 4,0 mkr ska de företag som lämnar anbud kunna visa att det finns minst en praktikplats inom företaget. o Vi mindre upphandlingar/arbeten ska kommunen föra en dialog med företag de som gör arbeten åt kommunen att det är önskvärt att de ska ta emot praktikanter. Beslutsunderlag Motion från Annika Engelbrektsson (s), Protokoll, kommunstyrelsens arbetsutskott, 33/2017

242 Degerfors kommun Datum KS Sida 4(4) Max Tolf Kommunchef och ekonomichef

243

244 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 126 Dnr Svar på motion: Byt ut Samsungsurfplattor till ipads Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Motionen bifalls och samtliga politiker som erhåller surfplattor från Degerfors kommun får en ipad till låns i samband med ny mandatperiod Tidigare beslut (KF 60/ och KF 71/ )om öppen källkod som standard och surfplattor med Android som operativsystem, upphävs. Sammanfattning av ärendet Patrik Renberg (S) inkom med en motion där han föreslår att samtliga surfplattor till politikerna byts ut från Samsungplattor med Android som operativsystem, till ipads med ios. Sedan tidigare finns en motion bifallen om att utreda kommunens möjlighet att använda öppen källkod. Det finns även en motion bifallen om elektronisk handlingshantering där det framgår att surfplattor med Android ska användas. Då ipads numer är billigare än Samsung Tablet och även tillhandahåller programvara för synkronisering och installation som minskar administrationen föreslås att ett utbyte av märke och operativsystem på politikernas surfplattor görs. Surfplattorna har en beräknad livslängd på fyra år och de nuvarande surfplattorna delades ut i början av mandatperioden Ett byte skulle därför behöva ske i samband med den nya mandatperioden 2019 och då föreslås alla Samsungplattor bytas ut till ipads. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Motion från Patrik Renberg (S), Kommunstyrelsen 45/ Kommunfullmäktige 60/ Kommunfullmäktige 71/ Justerandes sign Utdragsbestyrkande

245 Susanna Göransdotter, TJÄNSTESKRIVELSE Datum Ert datum Referens KS Er referens Sida 1(2) Kommunfullmäktige Svar på motion: Byt ut Samsungsurfplattor till ipads Förslag till beslut 1. Motionen bifalls och samtliga politiker som erhåller surfplattor från Degerfors kommun får en ipad till låns i samband med ny mandatperiod Tidigare beslut (KF 60/ och KF 71/ )om öppen källkod som standard och surfplattor med Android som operativsystem, upphävs. Sammanfattning av ärendet Patrik Renberg (S) inkom med en motion där han föreslår att samtliga surfplattor till politikerna byts ut från Samsungplattor med Android som operativsystem, till ipads med ios. Sedan tidigare finns en motion bifallen om att utreda kommunens möjlighet att använda öppen källkod. Det finns även en motion bifallen om elektronisk handlingshantering där det framgår att surfplattor med Android ska användas. Då ipads numer är billigare än Samsung Tablet och även tillhandahåller programvara för synkronisering och installation som minskar administrationen föreslås att ett utbyte av märke och operativsystem på politikernas surfplattor görs. Surfplattorna har en beräknad livslängd på fyra år och de nuvarande surfplattorna delades ut i början av mandatperioden Ett byte skulle därför behöva ske i samband med den nya mandatperioden 2019 och då föreslås alla Samsungplattor bytas ut till ipads. Ärendet I samband med mandatperioden 2015 fick samtliga förtroendevalda i Degerfors erbjudande om en Samsungplatta för att läsa möteshandlingar på. Av de drygt 100 förtroendevalda har 75 st. valt att ta emot en surfplatta. Övriga hade antingen en egen surfplatta eller fått en från ett annat politiskt uppdrag (ex Karlskoga kommun eller regionen). År 2015 var priset för en Samsung Tablet jämfört med en ipad lägre. Nu är ipads emellertid billigare än Samsung Tablet. En ipad kostar kr och ett fodral 300 kr. En Samsung Tablet kostar kr och ett fodral 400 kr. Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors Besöksadress Herrgårdsgatan 37 Telefon Fax Bankgiro

246 Degerfors kommun Datum KS Sida 2(2) För att få en Samsung Tablet att fungera behövs många steg av manuell handpåläggning, något som utförs av medarbetare på IT- och telefonienheten och kansliavdelningen. Till ipads finns ett installations- och synkroniseringsprogram som gör att en enhet som köps in direkt får ett eget, unikt nummer och plattan kan installeras upp utifrån förutbestämda profiler. Samsung Tablet kräver även att ett g-mailkonto skapas, ipad kan fungera och uppdateras även utan att Apple-ID skapas, men om det skulle behövas kan degerfors.se-adresserna användas som Apple-ID, vilket ökar säkerheten och kontrollen för Degerfors kommun över enheterna. Kommunen installerar enheterna och styr över vilka program som får installeras och kan även installera program som behövs via distans. Att ipadsen får ett nummer när de köps in ökar också säkerheten kring att kommunen alltid vet hur många enheter som finns inköpta genom att det blir en automatisk inventering av alla enheter. Finansiering I budget för 2019 finns medel för utbyte av surfplattor till de förtroendevalda. Kostnaden för utbyte av Samsung till ipads bedöms snarare medföra en besparing än en kostnadsökning. Kommunen ska dock upphandla leverantör av IT-utrustning, så exakt kostnad för surfplattor kan komma att justeras. Bedömning Utifrån att kostnaden är lägre, inventeringen och administrationen enklare och säkerheten något högre för en ipad än en Samsung Tablet så bedöms de verksamhetsmässiga fördelarna vara tillräckligt stora för att et byte av märke på surfplattorna till politikerna sak genomföras. Det förs i nuläget diskussioner även i verksamheterna om att byta ut Androidplattor till ios-plattor där det är möjligt då säkerhetslösningarna i vissa fall är bättre i dessa. Det är önskvärt att i mesta möjliga omfattning ha en enhetlig standard i kommunen då det underlättar administration och kunskapssäkring i hanteringen av enheterna både hos administratörer och användare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Motion från Patrik Renberg (S), Kommunstyrelsen 45/ Kommunfullmäktige 60/ Kommunfullmäktige 71/ Susanna Göransdotter Kommunsekreterare

247

248

249 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 13(43) KS 45 Dnr Surfplattor och elektronisk handlingshantering Kommunstyrelsens beslut 1. Samtliga nämnder i Degerfors kommun ska använda surfplattor för distribution av möteshandlingar, inga pappersutskick av möteshandlingar ska göras. 2. Kansliavdelningen ansvarar för utbildning och samordning av införandet av surfplattor mellan nämnderna. Ärendet Kommunfullmäktige har fattat beslut om att kommunstyrelsen ska prova att använda surfplattor för distribution av möteshandlingar. Inledningsvis testade kommunstyrelsen en programvara som byggde på öppen källkod men som inte var tillförlitlig. Under vintern har kommunstyrelsen provat att använda sig av en inköpt programvara. I budgeten för 2015 finns medel avsatta för inköp av surfplattor och programvara för distribution av möteshandlingar. Kansliavdelningen ansvarar idag för inköp av surfplattorna via IT-enheten. I samband med att fler nämnder ska införa surfplattor kommer kansliavdelningen även att hålla i utbildningar för de förtroendevalda. Ambitionen är att samtliga nämnder och fullmäktige får surfplattor under Arbetsutskottets förslag 1. Samtliga nämnder och bolag inom kommunkoncernen Degerfors kommun ska använda surfplattor för distribution av möteshandlingar, inga pappersutskick av möteshandlingar ska göras. 2. Kansliavdelningen ansvarar för samordning av införandet mellan nämnderna, förvaltningarna och bolagen. Yrkanden Annika Engelbrektsson (S) yrkar att kansliavdelningen ansvarar för utbildning och samordning av införandet av surfplattor mellan nämnderna. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

250 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 14(43) Roland Halvarsson (V) yrkar att samtliga nämnder i Degerfors kommun ska använda surfplattor för distribution av möteshandlingar, inga pappersutskick av möteshandlingar ska göras. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 26/ Skickas till IT-enheten Kanslichef Sekreterare i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

251 Degerfors kommun Kommunstyrelsen Ank Dnr KS /1 Degerfors 24 feb 2017 Motion Jag Patrik Renberg skriver en motion om att vi politiker i Degerfors bör byta ut de Samsung surfplattor till Apple Ipads. Jag sitter på många möten och det jag hör är att det är massor av problem med Samsung plattorna när ja sitter med en Ipad och har inte de problemen. Har pratat lite med IT-chef Kim Berg som säger att Apple Ipads krånglar väldigt mycket mindre. Har även stöd från Susanna Göransdotter i frågan och det är hon som har det som arbete att hjälpa oss med plattorna. Jag föreslår att: Vi byter ut alla Samsung plattor till Apple Ipads till alla politiker Patrik Renberg Degerfors Socialdemokraterna

252 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 125 Dnr Svar på motion: Utveckla samverkan mellan hem och skola Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Motionens förslag om en utredning av förutsättningarna för en utveckling av samverkan mellan hem och skola med förbättrade utbildningsresultat i fokus, bifalls. 2. Motionens förslag om val av metod avslås då verksamheterna inte vill låsa fast att den, av motionärerna beskrivna metoden, ska användas utan att andra metoder kan vara möjliga. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen begär att kultur- och utbildningsnämnden yttrar sig över den inkomna motionen senast den 8 maj Frågan handlar om en motion som inkom till kommunstyrelsen i januari 2016 och som kom till kultur- och utbildningsnämnden för yttrande i januari Motionärerna föreslår: Att kultur- och utbildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att utreda förutsättningarna för en utveckling av samverkan mellan hem och skola med förbättrade utbildningsresultat i fokus. Att den metod som föreslås ovan, kan vara en utgångspunkt för ett fortsatt förbättringsarbete i skolans verksamhet. Motionärerna menar att måluppfyllelsen i Degerfors skolor måste öka. Man menar också att förståelsen och respekten för skolan som arbetsplats måste öka hos alla inblandade parter, och då i första hand mellan elever, föräldrar och skolans personal. För att uppnå det vill man att kommunen arbetar fram en modell för skolan där samspelet mellan skola och föräldrar/vårdnadshavare tydliggörs genom att införa ett system där samverkan utvecklas mellan hemmen och skolan inom alla stadier, från förskola upp till högstadiet och gärna även gymnasiet. Gymnasieverksamheten ligger inte inom kultur- och utbildningsnämndens ansvarsområde varför den delen lämnas utanför yttrandet. Motionärerna föreslår att man ska lyfta fram samverkans- och resultatfrågor genom uppgifter att samtala om i hemmet mellan föräldrar och barn för att sedan återkoppla detta till samlingar där både föräldrar/vårdnadshavare, elever och lärare möts. Man menar också att det kan finnas behov av andra former för möten än rumsliga. Flexibla lösningar efterfrågas där man menar att skolan måste öppna mer för delaktighet och relationer. Från förvaltningens sida håller vi med om att det finns ett behov av ökad kommunikation mellan personal och föräldrar/vårdnadshavare. De former som finns idag är både i form av faktiska möten såsom föräldramöten, föräldraråd, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

253 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) utvecklingssamtal mm men även genom det digitala systemet edwise. Tyvärr har vi ändå svårt att nå en del vårdnadshavare och skulle vilja ha mer kontakt med fler. Vi ställer oss alltså positiva till en utvecklad samverkan mellan elever/föräldrar/personal, dock är vi osäkra på om just föreslagen metod är den bästa men detta kan vi tänka oss att undersöka. Detta även om måluppfyllelsen glädjande har börjat öka. Beslutsunderlag Kultur- och utbildningsnämnden 22/ Motion från Muris Beslagic (S), Justerandes sign Utdragsbestyrkande

254 Kultur- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 22 Dnr Degerfors kommun Kommunstyrelsen Ank Dnr KS /4 Motion: Utveckla samverkan mellan hem och skola Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden bifaller den första att-satsen och är positiva till en utredning av förutsättningarna för en utveckling av samverkan mellan hem och skola med förbättrade utbildningsresultat i fokus. Kultur- och utbildningsnämnden avslår motionens andra att-sats. Kultur- och utbildningsnämnden vill inte låsa fast att den, av motionärerna beskrivna metoden, ska användas utan att andra metoder kan vara möjliga. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen begär att kultur- och utbildningsnämnden yttrar sig över den inkomna motionen senast den 8 maj Frågan handlar om en motion som inkom till kommunstyrelsen i januari 2016 och som kom till kultur- och utbildningsnämnden för yttrande i januari Motionärerna föreslår: Att kultur- och utbildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att utreda förutsättningarna för en utveckling av samverkan mellan hem och skola med förbättrade utbildningsresultat i fokus. Att den metod som föreslås ovan, kan vara en utgångspunkt för ett fortsatt förbättringsarbete i skolans verksamhet. Motionärerna menar att måluppfyllelsen i Degerfors skolor måste öka. Man menar också att förståelsen och respekten för skolan som arbetsplats måste öka hos alla inblandade parter, och då i första hand mellan elever, föräldrar och skolans personal. För att uppnå det vill man att kommunen arbetar fram en modell för skolan där samspelet mellan skola och föräldrar/vårdnadshavare tydliggörs genom att införa ett system där samverkan utvecklas mellan hemmen och skolan inom alla stadier, från förskola upp till högstadiet och gärna även gymnasiet. Gymnasieverksamheten ligger inte inom kultur- och utbildningsnämndens ansvarsområde varför den delen lämnas utanför yttrandet. Motionärerna föreslår att man ska lyfta fram samverkans- och resultatfrågor genom uppgifter att samtala om i hemmet mellan föräldrar och barn för att sedan återkoppla detta till samlingar där både föräldrar/vårdnadshavare, elever och lärare möts. Man menar också att det kan finnas behov av andra former för möten än rumsliga. Flexibla lösningar efterfrågas där man menar att skolan måste öppna mer för delaktighet och relationer. Från förvaltningens sida håller vi med om att det finns ett behov av ökad kommunikation mellan personal och föräldrar/vårdnadshavare. De former som finns idag är både i form av faktiska möten såsom föräldramöten, föräldraråd, utvecklingssamtal mm men även genom det digitala systemet edwise. Tyvärr Justerandes sign Utdragsbestyrkande

255 Kultur- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) har vi ändå svårt att nå en del vårdnadshavare och skulle vilja ha mer kontakt med fler. Vi ställer oss alltså positiva till en utvecklad samverkan mellan elever/föräldrar/personal, dock är vi osäkra på om just föreslagen metod är den bästa men detta kan vi tänka oss att undersöka. Detta även om måluppfyllelsen glädjande har börjat öka. Beslutsunderlag Motion inkommen till kultur- och utbildningsnämnden Skickas till Förvaltningschef Motionärer Justerandes sign Utdragsbestyrkande

256

257

258 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 128 Dnr Trafiksäkerhetshöjande åtgärder Raka vägen Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar enligt miljö-och samhällsbyggnadsavdelningens förslag. Sammanfattning av ärendet På Raka vägen, vid Strömtorpsskolan, gäller 30 km/h hela dygnet. Boende har klagat på höga hastigheter på 30-sträckan. Miljö o samhällsbyggnadsavdelningen har utfört hastighetsmätningar som vidimerar de höga hastigheterna. På norra sidan av Raka vägen finns en busshållplats där bussar som kommer från öster stannar och släpper av barnen. Busshållplatsen består av en gångbana med en bredd av ca 1m. Efter det att barnen stigit av bussen skall dom korsa Raka vägen för att komma till skolan. Miljö- och samhällsbyggnadsavdelningen föreslår följande åtgärder: 1. Cirkulationsplatsen vid korsningen med Hantverkaregatan synliggörs bättre genom målning målas på körbanan, i båda riktningarna, för att ytterligare tydliggöra hastighetsbegränsningen. 3. Hastighetsdisplayen placeras åter på sträckan i samband med höstens terminsstart. 4. Två trafik-öar ställs upp mitt emot varandra så att det endast blir en körbana som är 3,5m vid busshållplatsen på norra sidan av Raka vägen (se bilaga). Förslaget är att bussen stannar mitt emellan trafiköarna och låter barnen stiga av och sedan låter dom korsa Raka vägen innan den fortsätter. Denna åtgärd förutsätter att inte Länstrafiken motsätter sig detta. 5. Hos Polismyndigheten påtala att denna vägsträcka bör prioriteras från hastighetsövervakningssynpunkt. Finansiering Trafiköarna kostnad ca 25 tkr och finansieras inom miljö- och samhällsbyggnadsavdelningens budget. Målningen finansieras inom Serviceförvaltningens budget. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

259 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Justerandes sign Utdragsbestyrkande

260 BILAGA 2 Trafikö Datum KS /3 Sida 1(1) Jerry Goude, jerry.goude@degerfors.se Kommunstyrelsen Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

261 BILAGA 1 Karta Datum KS /2 Sida 1(1) Jerry Goude, jerry.goude@degerfors.se Kommunstyrelsen Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

262 TJÄNSTESKRIVELSE Datum KS /1 Sida 1(2) Jerry Goude, Kommunstyrelsen Trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Raka vägen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar enligt miljö-och samhällsbyggnadsavdelningens förslag. Ärendet På Raka vägen, vid Strömtorpsskolan, gäller 30 km/h hela dygnet. Boende har klagat på höga hastigheter på 30-sträckan. Miljö o samhällsbyggnadsavdelningen har utfört hastighetsmätningar som vidimerar de höga hastigheterna. På norra sidan av Raka vägen finns en busshållplats där bussar som kommer från öster stannar och släpper av barnen. Busshållplatsen består av en gångbana med en bredd av ca 1m. Efter det att barnen stigit av bussen skall dom korsa Raka vägen för att komma till skolan. Miljö- och samhällsbyggnadsavdelningen föreslår följande åtgärder: 1. Cirkulationsplatsen vid korsningen med Hantverkaregatan synliggörs bättre genom målning målas på körbanan, i båda riktningarna, för att ytterligare tydliggöra hastighetsbegränsningen. 3. Hastighetsdisplayen placeras åter på sträckan i samband med höstens terminsstart. 4. Två trafiköar ställs upp mitt emot varandra så att det endast blir en körbana som är 3,5m vid busshållplatsen på norra sidan av Raka vägen (se bilaga). Förslaget är att bussen stannar mitt emellan trafiköarna och låter barnen stiga av och sedan låter dom korsa Raka vägen innan den fortsätter. Denna åtgärd förutsätter att inte Länstrafiken motsätter sig detta. 5. Hos Polismyndigheten påtala att denna vägsträcka bör prioriteras från hastighetsövervakningssynpunkt. Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

263 Degerfors kommun Datum KS /1 Sida 2(2) Finansiering Trafiköarna kostnad ca 25 tkr och finansieras inom miljö- och samhällsbyggnadsavdelningens budget. Målningen finansieras inom Serviceförvaltningens budget. Bilagor: 1 Karta 2 Trafikö Miljö- och samhällsbyggnadsavdelningen Jerry Goude Trafikingenjör Kopia: Serviceförvaltningen Keijo Hämäläinen Länstrafiken Polismyndigheten

264 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 130 Dnr Svar på medborgarförslag: Öka trafiksäkerheten på väg 205 genom sänkt hastighet och fartkamera Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Medborgarförslaget avslås då kommunen inte är ansvarig för vägen. Sammanfattning av ärendet Ett medborgarförslag om att sänka hastigheten på Jannelundsvägen till 40 km/h mellan Smältarbyggningen och Kanadagatan och att kommunen skall verka för att en trafikkamera sätts upp på sträckan har inkommit. Förslagsställaren anför följande: Under den gångna sommaren, 2016, har två olyckor inträffat på sträckan mellan Järnverket och Kanadagatan samt ett antal incidenter på samma sträcka. Korsningen väg 205 och Kanadagatan har hög frekvens av olyckstillbud sedan tidigare. Sträckan har numera infart till Räddningsstationen och sedan gammalt till kyrkogården. Trots hastighetsbestämmelser är farten mycket hög hos alla typer av fordon och ständiga köbildningar uppstår vid avfarter till nämnda platser. Bedömning På den aktuella sträckan av Jannelundsvägen gäller 50 km/h. Från Smältarbyggningen till Järnverket finns en GC-väg på norra sidan och från Järnverket finns två GC-vägar en på var sida om vägen. Under en vecka i januari utfördes en hastighets mätning, vid Prästgården, som visar att 27 % överskred hastighetsgränsen och att 97% körde 60 km/h eller lägre vilket är ett jämförelsevis bra resultat. Trafikverket och Polisen har fått yttrat sig om frågan. Trafikverket yttrande: Väg 205 är cirka 9 meter bred väg som ligger inom tättbebyggt område. Vägen kantas av en gångbana på ena sidan och bitvis av en separerad gång och cykelväg på andra sidan och öppna parkliknande ytor. Siktförhållandena är bra och man ser tydligt den bebyggelse som finns och en hastighetssänkning är omotiverad Polisen tillstyrker. Med utgångspunkt från Trafikverkets yttrande yrkar Miljö och samhällsbyggnadsavdelningens att medborgarförslaget om sänkning av hastigheten avslås Justerandes sign Utdragsbestyrkande

265 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Angående fartkamera Mail Från Trafikverket: Det finns ett stort intresse för trafiksäkerhetskameror på kommunalt vägnät. Trafikverket ser därför, tillsammans med SKL, över möjligheterna att placera kameror även på kommunalt vägnät. De kamerorna kommer i så fall att ingå i det nationella ATK-systemet som förvaltas av Trafikverket och Polisen gemensamt. Kommunen kommer att få betala Trafikverkets drifts- och underhållskostnader. En kommun kan inte själv bekosta och placera ut en kamera. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Medborgarförslag, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

266 TJÄNSTESKRIVELSE Datum KS /7 Sida 1(2) Jerry Goude, Kommunstyrelsen Medborgarförslag: Väg 205 För att undvika olyckor sänkt hastighet och fartkamera Förslag till beslut Förslagen avslås Ärendet Ett medborgarförslag om att sänka hastigheten på Jannelundsvägen till 40 km/h mellan Smältarbyggningen och Kanadagatan och att kommunen skall verka för att en trafikkamera sätts upp på sträckan har inkommit. Förslagsställaren anför följande: Under den gångna sommaren, 2016, har två olyckor inträffat på sträckan mellan Järnverket och Kanadagatan samt ett antal incidenter på samma sträcka. Korsningen väg 205 och Kanadagatan har hög frekvens av olyckstillbud sedan tidigare. Sträckan har numera infart till Räddningsstationen och sedan gammalt till kyrkogården. Trots hastighetsbestämmelser är farten mycket hög hos alla typer av fordon och ständiga köbildningar uppstår vid avfarter till nämnda platser. Bedömning På den aktuella sträckan av Jannelundsvägen gäller 50 km/h. Från Smältarbyggningen till Järnverket finns en GC-väg på norra sidan och från Järnverket finns två GC-vägar en på var sida om vägen. Under en vecka i januari utfördes en hastighets mätning, vid Prästgården, som visar att 27% överskred hastighetsgränsen och att 97% körde 60 km/h eller lägre vilket är ett jämförelsevis bra resultat. Trafikverket och Polisen har fått yttrat sig om frågan. Trafikverket yttrande: Väg 205 är cirka 9 meter bred väg som ligger inom tättbebyggt område. Vägen kantas av en gångbana på ena sidan och bitvis av en separerad gång och cykelväg på andra sidan och öppna parkliknande ytor. Siktförhållandena är bra och man ser tydligt den bebyggelse som finns och en hastighetssänkning är omotiverad Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

267 Degerfors kommun Datum KS /7 Sida 2(2) Polisen tillstyrker. Med utgångspunkt från Trafikverkets yttrande yrkar Miljö och samhällsbyggnadsavdelningens att medborgarförslaget om sänkning av hastigheten avslås Angående fartkamera Mail Från Trafikverket: Det finns ett stort intresse för trafiksäkerhetskameror på kommunalt vägnät. Trafikverket ser därför, tillsammans med SKL, över möjligheterna att placera kameror även på kommunalt vägnät. De kamerorna kommer i så fall att ingå i det nationella ATK-systemet som förvaltas av Trafikverket och Polisen gemensamt. Kommunen kommer att få betala Trafikverkets drifts- och underhållskostnader. En kommun kan inte själv bekosta och placera ut en kamera. Jerry Goude Trafikingenjör Beslut ska skickas till Förslagsställaren

268

269 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 129 Dnr Svar på medborgarförslag: Hastighetsdämpande åtgärder Raka Vägen Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Medborgarförslaget bifalls och trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Raka vägen vid Strömtorpsskolan utförs. Sammanfattning av ärendet På Raka vägen, vid Strömtorpsskolan, gäller 30 km/h hela dygnet. Boende har klagat på höga hastigheter på 30-sträckan. Miljö o samhällsbyggnadsavdelningen har utfört hastighetsmätningar som vidimerar de höga hastigheterna. På norra sidan av Raka vägen finns en busshållplats där bussar som kommer från öster stannar och släpper av barnen. Busshållplatsen består av en gångbana med en bredd av ca 1m. Efter det att barnen stigit av bussen skall dom korsa Raka vägen för att komma till skolan. Miljö- och samhällsbyggnadsavdelningen föreslår följande åtgärder: 1. Cirkulationsplatsen vid korsningen med Hantverkaregatan synliggörs bättre genom målning målas på körbanan, i båda riktningarna, för att ytterligare tydliggöra hastighetsbegränsningen. 3. Hastighetsdisplayen placeras åter på sträckan i samband med höstens terminsstart. 4. Två trafik-öar ställs upp mitt emot varandra så att det endast blir en körbana som är 3,5m vid busshållplatsen på norra sidan av Raka vägen (se bilaga). Förslaget är att bussen stannar mitt emellan trafiköarna och låter barnen stiga av och sedan låter dom korsa Raka vägen innan den fortsätter. Denna åtgärd förutsätter att inte Länstrafiken motsätter sig detta. 5. Hos Polismyndigheten påtala att denna vägsträcka bör prioriteras från hastighetsövervakningssynpunkt. Finansiering Trafiköarna kostnad ca 25 tkr och finansieras inom miljö- och samhällsbyggnadsavdelningens budget. Målningen finansieras inom Serviceförvaltningens budget. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

270 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, Medborgarförslag, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

271

272 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 97 Dnr För kännedom: Rapport om fortsatta samarbetsformer med vänorten Oedheim Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Rapporten överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom. Sammanfattning av ärendet Kultur- och utbildningsnämnden (KUN 37/ ) har fattat följande beslut: 1. Vänortsarbetet med Oedheim består. 2. Fokus för vänortsarbetet ska vara ungdomars språkliga och personliga utveckling samt utbyten inom kultur- och idrottsområdet. 3. Vänortsarbetet ska vara en byggsten för en ihållande fred och frihet i Europa. 4. Invånarna i Degerfors kommun ska engageras i vänortsarbetet så att syftet kan fullföljas genom direkta kontakter mellan människor. 5. Det ska göras en årlig rapport över samarbetets verksamhet med en första återrapportering till nämnden augusti eller september Ett utbyte har skett mellan Degerfors och Oedheim i södra Tyskland gjordes detta formellt genom undertecknande av en Vänskapshandling (Partnerschaftsurkunde). Det man ville uppnå var att vänskapen mellan orterna skulle främja tron på en bättre och fredlig framtid samt vara en byggsten för en ihållande fred och frihet i Europa. Under åren har ett flertal utbyten skett, både på det kulturella planet med musikkårerna och Letälvsgillet, men också inom skolområdet då ett antal skolelever från Degerfors besökt Oedheim och också många elever därifrån gästat oss i Degerfors. På senare år har just skolungdomsutbytet stött på en del hinder. Dels är det allt färre elever i svenska skolan som läser tyska, och dessutom har Oedheim inte längre egen skola för elever över ca 10 år. Dessa elever åker till närliggande orter för att gå i skola. Det kulturella utbytet har dock kunnat fortsätta. Redan 2011 väcktes frågan politiskt om huruvida vänortsarbetet med Oedheim skulle bestå eller förändras/avvecklas och framtagande av riktlinjer efterfrågades från politiskt håll. Redan 2011 beslöt kommunfullmäktige att fokus för vänortsarbetet skulle vara ungdomars språkliga och personliga utveckling förutom utbyten inom kultur- och idrottsområdet. Trots att det är färre elever som läser tyska bedöms inte utbytet som omöjligt. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

273 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Beslutsunderlag Kultur- och utbildningsnämnden 37/ Justerandes sign Utdragsbestyrkande

274 Kultur- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) 37 Dnr Utredning om fortsatta samarbetsformer med vänorten Oedheim Kultur- och utbildningsnämndens beslut 1. Vänortsarbetet med Oedheim består. 2. Fokus för vänortsarbetet ska vara ungdomars språkliga och personliga utveckling samt utbyten inom kultur- och idrottsområdet. 3. Vänortsarbetet ska vara en byggsten för en ihållande fred och frihet i Europa. 4. Invånarna i Degerfors kommun ska engageras i vänortsarbetet så att syftet kan fullföljas genom direkta kontakter mellan människor. 5. Det ska göras en årlig rapport över samarbetets verksamhet med en första återrapportering till nämnden augusti eller september Sammanfattning av ärendet Ett utbyte har skett mellan Degerfors och Oedheim i södra Tyskland gjordes detta formellt genom undertecknande av en Vänskapshandling (Partnerschaftsurkunde) av dåvarande kommunalrådet i Degerfors, Arne Persson, och Manfred Ley, dåvarande borgmästare i Oedheim. Utbytet hade startat redan tidigare genom framför allt de båda orternas musikkårer. Det man ville uppnå var att vänskapen mellan orterna skulle främja tron på en bättre och fredlig framtid samt vara en byggsten för en ihållande fred och frihet i Europa. Och detta skulle ske genom fördjupad förståelse och vänskap för varandra, framför allt inom kulturella och sportliga ungdomsaktiviteter (enligt vänskapshandlingen). Under åren har ett flertal utbyten skett, både på det kulturella planet med musikkårerna och Letälvsgillet, men också inom skolområdet då ett antal skolelever från Degerfors besökt Oedheim och också många elever därifrån gästat oss i Degerfors. På senare år har just skolungdomsutbytet stött på en del hinder. Dels är det allt färre elever i svenska skolan som läser tyska, och dessutom har Oedheim inte längre egen skola för elever över ca 10 år. Dessa elever åker till närliggande orter för att gå i skola. Det kulturella utbytet har dock kunnat fortsätta. Redan 2011 väcktes frågan politiskt om huruvida vänortsarbetet med Oedheim skulle bestå eller förändras/avvecklas och framtagande av riktlinjer efterfrågades från politiskt håll. Några sådana blev aldrig framtagna och det enda beslut som fattades i frågan var att ta bort budgetposten för vänortsarbetet, dvs 75 tkr per år från kultur- och utbildningsnämndens budget. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

275 Kultur- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) 2013 gästade Degerfors musikkår och Letälvsgillet Oedheim i samband med en Europafest i närliggande Bad Rappenau. Kommunen var denna gång inte representerad. Sommaren 2016 besökte Degerfors musikkår och Letälvsgillet återigen Oedheim för att fira det 30-åriga vänortsavtalet. Denna gång var kommunledningen representerad genom förvaltningschefen för kultur- och utbildningsförvaltningen. Vid båda tillfällena har ett antal ungdomar deltagit i resorna och nya kontakter har skapats. Framtid Redan 2011 beslöt kommunfullmäktige att fokus för vänortsarbetet skulle vara ungdomars språkliga och personliga utveckling förutom utbyten inom kulturoch idrottsområdet. Trots att det är färre elever som läser tyska bedöms inte utbytet som omöjligt. Däremot kanske fokus på just det tyska språket får släppas. Både våra elever och tyska elever behöver bli mer bekväma med det engelska språket. Detta börjar man också studera tidigare. Tekniken har utvecklats mycket sedan vänortsavtalet skrevs under det kan utnyttjas. Vi behöver inte längre fysiskt besöka varandra för att kunna se och prata med varandra. Skype och liknande hjälpmedel kan användas och görs redan i dag via olika utbyten. Man kan ha olika projekt tillsammans där man ser teater eller film på var sitt håll och sedan jämför hur man uppfattar budskapet olika på olika håll i världen. Man kan diskutera hur man ser på historiska händelser olika från olika kulturer. Listan kan göras lika lång som det finns idéer. Och idéer finns. Förstelärarna i internationalisering har vidtalats och de har inte bara en idé hur arbetet skulle kunna utvecklas i skolans värld. Här handlar det om både kunskapsutveckling och personlig utveckling hos eleverna. Det kan vara ett ben att bygga på. Ett annat ben att bygga vänortsarbetet på är kulturområdet, och då kanske främst musiken. I dagsläget finns redan ett väl grundlagt utbyte mellan musikkårerna. Detta skulle kunna både vidmakthållas och utvecklas. Musikkåren är vidtalad och är villig att vara ett ben att bygga vidare vänortsarbetet på. Andra delar av kulturverksamheten inom musikskolan skulle kunna bli aktuell för olika typer av projekt. Vid besöket 2016 deltog en drillare från Musikskolan i Degerfors vid flera av konserterna. Detta intresserade Oedheimarna mycket. Kanske något att utveckla? Vi har också duktiga både yngre och äldre konstnärer i kommunen. Även detta skulle man kunna bygga vidare på. Även här är det endast idéerna som sätter gränserna. Beslutsunderlag Förvaltningschefs tjänsteskrivelse Skickas till Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

276 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 123 Dnr Redovisning av partistöd Centerpartiet Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Redovisningen av partistöd 1 januari december 2016 godkänns och resterande del av partistöd för 2017 betalas ut. Sammanfattning av ärendet En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i Kommunallagen 2 kap 9 första stycket. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska gälla för perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Redovisningen kan exempelvis vara en övergripande redogörelse för vilka verksamheter, aktiviteter som genomförts i kommunen för partistödet eller verksamhetsredogörelse. Det väsentliga är att redovisningen är utformad på ett sådant sätt att den ger en rättvisande bild av hur mottagaren använt partistödet. Det innebär bl.a. att redovisningen bör omfatta allt det partistöd som har använts, både det som har mottagits för det senaste året och det som eventuellt sparats från tidigare år. I redovisningen bör även framgå i vilken mån överföringar gjorts till delar av partiorganisationen utanför Degerfors kommun samt vilka motprestationer som erhållits. Beslutsunderlag Redovisning av partistöd för 2016 från Centerpartiet Justerandes sign Utdragsbestyrkande

277

278

279

280 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 122 Dnr Redovisning av partistöd Kristdemokraterna Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Redovisningen av partistöd 1 januari december 2016 godkänns och resterande del av partistöd för 2017 betalas ut. Sammanfattning av ärendet En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i Kommunallagen 2 kap 9 första stycket. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska gälla för perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Redovisningen kan exempelvis vara en övergripande redogörelse för vilka verksamheter, aktiviteter som genomförts i kommunen för partistödet eller verksamhetsredogörelse. Det väsentliga är att redovisningen är utformad på ett sådant sätt att den ger en rättvisande bild av hur mottagaren använt partistödet. Det innebär bl.a. att redovisningen bör omfatta allt det partistöd som har använts, både det som har mottagits för det senaste året och det som eventuellt sparats från tidigare år. I redovisningen bör även framgå i vilken mån överföringar gjorts till delar av partiorganisationen utanför Degerfors kommun samt vilka motprestationer som erhållits. Beslutsunderlag Redovisning av partistöd för 2016 från Kristdemokraterna Justerandes sign Utdragsbestyrkande

281

282

283

284

285 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 121 Dnr Redovisning av partistöd Socialdemokraterna Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut 1. Redovisningen av partistöd 1 januari december 2016 godkänns och resterande del av partistöd för 2017 betalas ut. 2. Redovisningen ska kompletteras med underskrifter Sammanfattning av ärendet En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i Kommunallagen 2 kap 9 första stycket. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska gälla för perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Redovisningen kan exempelvis vara en övergripande redogörelse för vilka verksamheter, aktiviteter som genomförts i kommunen för partistödet eller verksamhetsredogörelse. Det väsentliga är att redovisningen är utformad på ett sådant sätt att den ger en rättvisande bild av hur mottagaren använt partistödet. Det innebär bl.a. att redovisningen bör omfatta allt det partistöd som har använts, både det som har mottagits för det senaste året och det som eventuellt sparats från tidigare år. I redovisningen bör även framgå i vilken mån överföringar gjorts till delar av partiorganisationen utanför Degerfors kommun samt vilka motprestationer som erhållits. Beslutsunderlag Redovisning av partistöd för 2016 från Socialdemokraterna Justerandes sign Utdragsbestyrkande

286

287

288

289

290 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 120 Dnr Redovisning av partistöd Moderaterna Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Redovisningen av partistöd 1 januari december 2016 godkänns och resterande del av partistöd för 2017 betalas ut. Sammanfattning av ärendet En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i Kommunallagen 2 kap 9 första stycket. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska gälla för perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Redovisningen kan exempelvis vara en övergripande redogörelse för vilka verksamheter, aktiviteter som genomförts i kommunen för partistödet eller verksamhetsredogörelse. Det väsentliga är att redovisningen är utformad på ett sådant sätt att den ger en rättvisande bild av hur mottagaren använt partistödet. Det innebär bl.a. att redovisningen bör omfatta allt det partistöd som har använts, både det som har mottagits för det senaste året och det som eventuellt sparats från tidigare år. I redovisningen bör även framgå i vilken mån överföringar gjorts till delar av partiorganisationen utanför Degerfors kommun samt vilka motprestationer som erhållits. Beslutsunderlag Redovisning av partistöd för 2016 från Moderaterna Justerandes sign Utdragsbestyrkande

291

292

293

294 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 119 Dnr Redovisning av partistöd Sverigedemokraterna Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Redovisningen av partistöd 1 januari december 2016 godkänns och resterande del av partistöd för 2017 betalas ut. Sammanfattning av ärendet En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i Kommunallagen 2 kap 9 första stycket. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska gälla för perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Redovisningen kan exempelvis vara en övergripande redogörelse för vilka verksamheter, aktiviteter som genomförts i kommunen för partistödet eller verksamhetsredogörelse. Det väsentliga är att redovisningen är utformad på ett sådant sätt att den ger en rättvisande bild av hur mottagaren använt partistödet. Det innebär bl.a. att redovisningen bör omfatta allt det partistöd som har använts, både det som har mottagits för det senaste året och det som eventuellt sparats från tidigare år. I redovisningen bör även framgå i vilken mån överföringar gjorts till delar av partiorganisationen utanför Degerfors kommun samt vilka motprestationer som erhållits. Beslutsunderlag Redovisning av partistöd för 2016 från Sverigedemokraterna Justerandes sign Utdragsbestyrkande

295

296

297

298 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 118 Dnr Redovisning av partistöd Vänsterpartiet 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Redovisningen av partistöd 1 januari december 2016 godkänns och resterande del av partistöd för 2017 betalas ut. Sammanfattning av ärendet En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i Kommunallagen 2 kap 9 första stycket. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska gälla för perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Redovisningen kan exempelvis vara en övergripande redogörelse för vilka verksamheter, aktiviteter som genomförts i kommunen för partistödet eller verksamhetsredogörelse. Det väsentliga är att redovisningen är utformad på ett sådant sätt att den ger en rättvisande bild av hur mottagaren använt partistödet. Det innebär bl.a. att redovisningen bör omfatta allt det partistöd som har använts, både det som har mottagits för det senaste året och det som eventuellt sparats från tidigare år. I redovisningen bör även framgå i vilken mån överföringar gjorts till delar av partiorganisationen utanför Degerfors kommun samt vilka motprestationer som erhållits. Beslutsunderlag Redovisning av partistöd för 2016 från Vänsterpartiet Justerandes sign Utdragsbestyrkande

299

300

301

302 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 117 Dnr Redovisning av partistöd från Miljöpartiet för 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Redovisningen av partistöd 1 januari december 2016 godkänns och resterande del av partistöd för 2017 betalas ut. Sammanfattning av ärendet En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i Kommunallagen 2 kap 9 första stycket. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Redovisningen ska gälla för perioden 1 januari 31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Redovisningen kan exempelvis vara en övergripande redogörelse för vilka verksamheter, aktiviteter som genomförts i kommunen för partistödet eller verksamhetsredogörelse. Det väsentliga är att redovisningen är utformad på ett sådant sätt att den ger en rättvisande bild av hur mottagaren använt partistödet. Det innebär bl.a. att redovisningen bör omfatta allt det partistöd som har använts, både det som har mottagits för det senaste året och det som eventuellt sparats från tidigare år. I redovisningen bör även framgå i vilken mån överföringar gjorts till delar av partiorganisationen utanför Degerfors kommun samt vilka motprestationer som erhållits. Beslutsunderlag Redovisning av partistöd för 2016 från Miljöpartiet Justerandes sign Utdragsbestyrkande

303

304

305

306 Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(1) 98 Dnr Kvartalsrapporter 2017: Ej verkställda beslut enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade och rapportering enligt samma lag samt socialtjänstlagen och rapportering Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Redovisningen av gynnande beslut som inte verkställts inom 3 månader från beslutsdatum för kvartal ett 2017 godkänns. Sammanfattning av ärendet Socialnämnden är enligt 9 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) skyldig att rapportera alla gynnade beslut som inte verkställts inom tre månader från dagen för beslutet. Nämnden ska också rapportera alla gynnande beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från den dagen verkställigheten avbröts. De statistiska uppgifterna ska rapporteras till kommunfullmäktige, Inspektionen för vård och omsorg (IVO) samt kommunens revisorer enligt 28 f-g LSS. Denna rapportering avser första kvartalet Socialnämnden är även skyldig enligt 4 kap 1 samt 2 kap 3 socialtjänstlagen att rapportera alla gynnande beslut som inte har verkställts inom tre månader. Nämnden ska också rapportera alla gynnande beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från första kvartalet Beslutsunderlag Kvartalsrapport från socialnämnden avseende kvartal Justerandes sign Utdragsbestyrkande

307 Dnr KS Dnr SN Dok: EJ VERKSTÄLLDA BESLUT/MALL kvartalsrapport KVARTALSRAPPORT AV EJ VERKSTÄLLDA BESLUT Kvartal 1 år 2017 (korrigerad) Gynnande beslut som inte verkställts inom 3 månader från beslutsdatum Verksamhetsområde Kön Typ av bistånd Beslutsdatum Verkställt 1 LSS OF, omsorg om personer med Man Bostad för vuxna JA funktionsnedsättning 2 LSS OF, omsorg om personer med Man Bostad för vuxna JA funktionsnedsättning 3 LSS OF, omsorg om personer med Man Bostad för vuxna JA funktionsnedsättning 4 LSS OF, omsorg om personer med funktionsnedsättning Man Bostad för vuxna JA 5 LSS OF, omsorg om personer med funktionsnedsättning Kvinna Ledsagarservice Nej Resursbrist 6 LSS OF, omsorg om personer med funktionsnedsättning Kvinna Kontaktperson Nej Resursbrist 7 LSS OF, omsorg om personer med funktionsnedsättning Man Kontaktperson Nej Resursbrist 8 SOL, OF, omsorg om personer med funktionsnedsättning Kvinna Kontaktperson Nej Resursbrist 9 SOL,OF, omsorg om personer med funktionsnedsättning Kvinna Kontaktperson Nej Resursbrist Svårighet när det gäller biståndet kontaktperson och ledsagare är dels brist på personer som anmält intresse för uppdraget, dels att en kontaktperson/ledsagare måste vara lämpliga utifrån sökandens behov och personlighet.

308 Susanna Göransdotter, FÖRTECKNING Datum Kommunstyrelsen Sida 1(3) Redovisning av delegeringsbeslut Följande delegeringsbeslut redovisas inom kommunstyrelsens verksamhetsområde: Nr Delegat Beslut KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut om samråd: Detaljplan för del av Kanada 1:1 KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Nominering av ledamöter till styrelsen samt revisorer för intresseföreningen KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Bergslaget Upphävande av lokal trafikföreskrift avseende parkeringsplatser på Bruksvägen KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Lokal trafikföreskrift: Parkering på Stationsvägen KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Lokala trafikföreskrift: Enkelriktning av infartsväg till Stora Vallahallen KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Lokal trafikföreskrift: Parkering förbjuden på Holmtorpsgatan KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Avsägelse av uppdrag i och val till regionala samverkansrådet kultur KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Val av representant för kommunen till bolagsstämman för Inera AB KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Planuppdrag: Detaljplan för Stora Valla 21:1 avseende nya bostäder KS AU Kommunstyrelsens arbetsutskott Planuppdrag: Ändring av detaljplan för Norra Lervik/Lervik EC Ekonomichef Beslutsattestanter fr.o.m KaC Kanslichef Beslut om handläggning av yttrande över remiss: Remiss om vissa frågor inom fastighets- och stämpelskatteområdet ska besvaras KaC Kanslichef Beslut om handläggning av yttrande över remiss: Remiss om fastställelse av vattenskyddsområde och föreskrifter för Timsvälven och Gälleråsen ska inte besvaras KaC Kanslichef Beslut om handläggning av yttrande över remiss: Remiss om Boverkets rapport utvärdering av tidsfrister och förslag till sanktioner ska inte besvaras KaC Kanslichef Beslut om handläggning av yttrande över remiss: Remiss om en jämlik hälsa i Örebro län ska besvaras Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

309 Degerfors kommun Datum Sida 2(3) KaC Kanslichef Beslut om handläggning av yttrande över remiss: Remiss om förslag till länstransportplan i Örebro län ska besvaras KaC Kanslichef Beslut om handläggning av yttrande över remiss: Promemoria Anpassning av lag om behandling av personuppgifter i verksamhet med val och folkomröstningar till dataskyddsförordningen ska inte besvaras KaC Kanslichef Beslut om handläggning av yttrande över remiss: Utställning av Regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen, RUFS 2050 ska inte besvaras KaC Kanslichef Beslut om handläggning av yttrande över remiss: Nästa steg? Förslag för en stärkt minoritetspolitik ska besvaras TI Trafikingenjör Beslut om tillfällig avstängning Vattentornsvägen TI Trafikingenjör Beslut om tillfällig avstängning i samband med Vulkanmarken TI Trafikingenjör Parkeringstillstånd för rörelsehindrade MHI MHI MHI MHI US US US US US US US US US Miljö- och hälsoskyddsinspektör Miljö- och hälsoskyddsinspektör Miljö- och hälsoskyddsinspektör Miljö- och hälsoskyddsinspektör Upphandlingssamordnare Upphandlingssamordnare Upphandlingssamordnare Upphandlingssamordnare Upphandlingssamordnare Upphandlingssamordnare Upphandlingssamordnare Upphandlingssamordnare Upphandlingssamordnare Yttrande till Polisen över ansökan enligt ordningslagen: Jordgubbsförsäljning utanför Kronhallen Yttrande till Polisen över ansökan enligt ordningslagen: Nyttjande av allmän plats för Vulkanmarken Yttrande till Polisen över ansökan enligt ordningslagen: Begagnande av offentlig plats för Etel Networks Yttrande till Polisen över ansökan enligt ordningslagen: Begagnande av offentlig plats för Region Örebro län Undertecknande av ramavtalsupphandling: Kuvert och brevpåsar Undertecknande av ramavtalsupphandling: Laboratorietjänster Tilldelning i upphandling: Resebyråtjänster Undertecknande av ramavtalsupphandling: Teknisk service på storköksmaskiner Beslut om att delta i avropsanmälan: Entrémattor 2014 Undertecknande av ramavtalsupphandling: Vård och behandling av vuxna missbrukare Undertecknande av prolongering av ramavtalsupphandling: Leksaker och barnvagnar med ABA Skol AB Undertecknande av prolongering av ramavtalsupphandling: Leksaker och barnvagnar med Lekolar AB Undertecknande av prolongering av ramavtalsupphandling: Arbetskläder

310 Degerfors kommun Datum Sida 3(3) för tekniska yrkeskategorier med Grolls AB Susanna Göransdotter Kommunsekreterare

311 Susanna Göransdotter, FÖRTECKNING Datum Kommunstyrelsen Sida 1(1) Rapporter och handlingar för kännedom Följande rapporter/handlingar för kännedom har inkommit till kommunstyrelsen: Nr Rapport handling 53 Cirkulär från SKL 17:27 Ändringar i LAS 54 Ansökningsomgång för Klimat Klivet 55 Protokoll Degerfors Energi Protokoll från direktionen för Bergslagens Räddningstjänst 57 SKLs beslut om förbundsavgiften för Överenskommelse mellan SKL och regeringen om mänskliga rättigheter 59 Gör jämlikt gör skillnad projektplan Kompetenskrav för städare och lokalvårdare från folkhälsonämnden 61 Ekonomisk rapport januari april folkhälsonämnden 62 Ekonomisk rapport januari maj gymnasienämnden 63 Cirkulär SKL 17:36 Kommunerna skyldiga att erbjuda lovskola för vissa elever 64 Cirkulär SKL 17:38 Arbetsrättsliga villkor vid upphandling 65 Internkontroll samverkan folkhälsofrågor 66 UNICEF Barnrättskommun folkhälsonämnden 67 Cirkulär från SKL 17:42 Budgetförutsättningar för åren Susanna Göransdotter Kommunsekreterare Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

312 Susanna Göransdotter, FÖRTECKNING Datum Kommunstyrelsen Sida 1(1) Kurser och konferenser Kurs/konferens Arrangör Datum och plats Till kommunfullmäktige: Länsstyrelsen 11 oktober Örebro Maskulinitet i förändring Det gäller vart femte barn i Örebro Folkhälsonämnden Örebro län Gör MER! För ökad jämställdhet Folkhälsokonferens Karlskoga och jämlikhet i hälsa. Naturvård som attraktionskraft Hopajola 5 oktober Askersund 6 oktober i Nora Nyckeln till ett gott liv Örebo läns 25 september Örebro Idrottsförbund SCBs demokratidag SCB 22 september Stockholm Vässa välfärden inför framtidens SKL 28 augusti Stockholm utmaningar Läns- och kommuntal 2018 för Länsstyrelsen 24 oktober Örebro mottagandet av nyanlända Seminarium om medborgardialog och integration SKL 31 oktober Stockholm Susanna Göransdotter Kommunsekreterare Degerfors kommun Hemsida E-post kommun@degerfors.se Organisationsnr Postadress Degerfors kommun Degerfors Besöksadress Nämndhuset Herrgårdsgatan 37, Degerfors Telefon Fax Bankgiro

313 F Ö R H A N D S I N B J U D A N Regional konferens Det gäller vart femte barn i Örebro län Kontakt: Johanna Karlsson Projektsamordnare för BUSA Barn och Unga Som Anhörig Karlskoga och Degerfors kommuner johanna.karlsson@karlskoga.se Josefin Sejnelid Föräldrastöd- och ANDTsamordnare Länsstyrelsen i Örebro län josefin.sejnelid@lansstyrelsen.se Fredagen den 8 december 2017, klockan Örebro slott, Örebro Målgrupp: Förtroendevalda, chefer och strateger i offentligt styrd och idéburen verksamhet samt barnombud och barngruppsledare Deltagandet är kostnadsfritt 17 procent av alla barn under 18 år har minst en förälder som vårdas på sjukhus eller via öppenvården för missbruk och/eller psykisk ohälsa. Syftet med konferensen är att utifrån ett barnrättsperspektiv belysa vikten av att prioritera, uppmärksamma samt erbjuda stöd till barn och unga i familjer med missbruk och psykisk ohälsa. Konferensen arrangeras i samband med avslut av det regionala projektet BUSA Barn och Unga Som Anhöriga. Folkhälsonämnden i Karlskoga & Degerfors har på uppdrag av Länsstyrelsen i Örebro län samordnat det regionala projektet med länet som arena. Konferensen Läs mer om BUSA-projektet på karlskoga.se/folkhälsa eller via länk här arrangeras i samarbete mellan Karlskoga & Degerfors folkhälsonämnd och Samhällsråd T. Lägg in datumet 8 december i din kalender redan nu! Uppgifter kring anmälan och mer utförligt program kommer längre fram. Varmt välkommen!

314 Hittills bokat innehåll Olivia Trygg Föreläsare Olivia Trygg är generalsekreterare för Stiftelsen Trygga Barnen som har som syfte är att stötta barn och unga i familjer med missbruks-, beroendeproblematik och/eller psykisk ohälsa. Olivia kommer att föreläsa under konferensen utifrån barnets perspektiv. Du kommer också få ta del av en film genom VR-glasögon som visar på situationer för barn i familjer med missbruk. Se inslag om filmen via denna länk Gunborg Brännström Konferencier Seniorrådgivare, sociolog och fd projektchef på Sveriges Kommuner och Landsting. Gunborg har i många år drivit frågan kring barns rätt som anhöriga och arbetet med föräldraperspektivet inom missbruks- och beroendevården. Utställning av bilder och budskap från anhöriga barn till vuxna Barnets perspektiv, barnperspektiv och barnrättsperspektiv kommer vävas in i konferensen på olika sätt. Du kommer bland annat få ta del av bilder och budskap till vuxna från anhöriga barn i Örebro län.

315 gör MER! för ökad jämställdhet & jämlikhet i hälsa FÖRHANDSINBJUDAN Folkhälsokonferens 2017 gör MER! för ökad jämställdhet & jämlikhet i hälsa Fredag 20 oktober, kl Nya Folkets Hus, Karlskoga Deltagare: Förtroendevalda, tjänstepersoner och civilsamhälle i Örebro län Vid frågor: Cecilia Ljung Folkhälsochef Folkhälsoförvaltningen i Karlskoga och Degerfors kommuner Telefon: E-post: cecilia.ljung@karlskoga.se Mer info om konerensen se: Hemsidan: Instagram: Användarnamn:equalhealth Boka in årets folkhälsokonferens som vill MER för att öka jämställdhet och jämlikhet i hälsa i Örebro län! Folkhälsonämnden i Karlskoga och Degerfors samarragerar 2017 års konferens med Länsstyrelsen i Örebro län och Region Örebro län, då det finns ett gemensamt intresse att öka kunskap och dialog kring årets tema. Preliminärt innehåll i programmet: - Barns röster om jämställdhet - Emma Wilén, Barnombudsmannen - Jämlikhet i hälsa, inte bara en mänsklig fråga utan också en fråga om ekonomisk effektivitet - Ingvar Nilsson, SEE & OFUS - Psykisk hälsa utifrån ett jämställt och jämlikt perspektiv Ing-Marie Wieselgren, Sveriges kommuner och landsting - Att tänka omkring män och maskuliniteter - Tobias Axelsson, Länsstyrelsen i Örebro län och Örebro universitet - Jämställdhet i arbetslivet och familjen - Katarina Boye, Stockholms universitet - Jämställt föräldraskapsstöd mellan styrning och bemötande - Josefin Sejnelid, Länsstyrelsen i Örebro län Nyttja gärna kollektivtrafiken, cykla eller samåk denna konferensdag för miljöns och hälsans bästa! Respektive nämnd/styrelse beslutar och bekostar sina ledamöters deltagande. Konferensdeltagare bjuds på lunch och fika. Kostnadsfri medverkan. Vi återkommer med uppgifter kring anmälan och mer utförligt program i augusti. I samarbete med:

316 Inbjudan till konferensen Maskulinitet i förändring 11 oktober 2017, klockan Maskulinitet i förändring City konferenscenter, Klostergatan 23, Örebro Maskulinitet och politik Politiken har en lång historia av mansdominans men är politik i sig maskulint? Mäns politiska makt har utmanats av såväl rösträttskvinnor som hashtagfeminister. Att förändra maskulinitetsnormer är idag en framträdande fråga i jämställdhetspolitiken. Detta har gjort att män ses som en politisk kategori inte bara som en självklar norm. Men utvecklingen är inte entydig. Antalet kvinnor i riksdagen har minskat två val i rad. Och globalt sett växer politisk populism, vilket framförallt verkar tilltala män. Så med bara ett år kvar till nästa val: Hur står det egentligen till med den manliga normen i politiken? Om konferensserien Maskulinitet i förändring Maskulinitet i förändring är en konferensserie som belyser aktuell forskning såväl som praktiskt arbete. Konferensserien har ett brett köns- och genusperspektiv, men har en särskild betoning på pojkar, män och maskuliniteter. Konferenserna har getts sedan 2010 och sker i samarbete mellan Länsstyrelsen i Örebro län och Region Örebro län. #maskulinkonf Årets tema: maskulinitet och politik Under dagen kommer föreläsare bland annat att reflektera omkring följande frågor: Kan politik förändra män och maskuliniteter? Blir politiken annorlunda när män och maskuliniteter förändras? Hur ser mäns relation till jämställdhet och feminism ut? Tilltalar populism särskilt män? Vad har andelen män inom politiken att göra med könat våld? Hurdana är män som politiker och hur är politiker som män? Medverkande Jeff Hearn, professor i genusvetenskap, Örebro universitet Magnus Jacobsson & Klas Hyllander, Sveriges kommuner och landsting (SKL) Niclas Järvklo, doktorand i idéhistoria vid Stockholms universitet samt handläggare vid socialdepartementets jämställdhetsenhet Ulf Mellström, professor i genusvetenskap, Karlstads universitet Diana Mulinari, professor i genusvetenskap, Lunds universitet Sofia Strid, docent i genusvetenskap, Örebro universitet Politikersamtal: Lars Bäck (V), Jonas Eriksson (Mp), Kent Persson (M) Länsstyrelsen i Örebro län Stortorget 22, Örebro orebro@lansstyrelsen.se

317 Målgrupp Konferensen vänder sig till dig som är politiker, arbetar inom statlig eller kommunal förvaltning, är verksam inom ideell sektor, är genusforskare eller är intresserad av området. Anmälan Anmäl dig senast den 2 oktober genom att följa denna länk. Deltagande, inklusive fika och lunch, är kostnadsfritt, men vid avhopp efter den 9 oktober klockan 12 debiteras 500 kronor. Kontakt Kerstin Lillje Länsstyrelsen i Örebro län Särskilt sakkunnig i jämställdhet kerstin.lillje@lansstyrelsen.se Länsstyrelsen i Örebro län Stortorget 22, Örebro orebro@lansstyrelsen.se

318 t ka c ly tt ete e l til sarb n d tio vår a r r pi atu s In n Naturvård som attraktionskraft Erbjudande - utbildning för kommunala politiker Naturvård handlar om att skydda värdefulla områden och arter för att bevara den biologiska mångfalden. Det handlar också om att möta människans behov av att använda naturen och det som naturen ger. Det är viktigt att tillgodose friluftslivets behov av områden för rekreation, avkoppling, hälsa och lek. Naturvård är både ett statligt och kommunalt ansvar. Att aktivt arbeta med kommunal naturvård är att hållbart och långsiktigt säkerhetsställa kommunens attraktionskraft. Alla vill bo och leva nära fina omgivningar! Nu kan Hopajola erbjuda kommuner som är medlemmar i Hopajola utbildning för politiker. Utbildningen ska vara inspirerande, konkret och visa på exempel från andra kommuner som arbetat med naturvård som attraktionskraft. Utgångspunkter för programmet Folkhälsa Naturvård! Intäkter, jobb och upplevelsevärden på bevarad natur. Varför är gröna lungor viktiga i kommunal planering? Om biologisk mångfald, ekosystemtjänster och grön infrastruktur Miljömålen, naturvården och praktiska åtgärder. Hur kan starka ekologiska system skydda oss bättre i ett förändrat klimat? Utbildningen vänder sig till alla ledamöter i kommunstyrelsen i länets kommuner. Två datum och platser finns att välja på. 5 oktober , Sjöängen i Askersund 6 oktober , Hammarby bygdegård i Nora Anmäl er till Hopajola senast den 20 september. Utbildningen är kostnadsfri. Bekostas genom ett LONA-projekt som Hopajola arbetar med. Åsa Wistrand natur@hopajola.se

319 Preliminärt program 8.00 Naturmorgon 8.30 Närhet till naturen, -gynnsamma effekter på samhällsnivå. Johan Hallberg 9.30 Kaffe vid Sjökanten/skogsbrynet Örebro, årets friluftskommun igen! Varför då? Malin Björk Grön infrastruktur, Erik Götlin Kan natur- och ekoturism skapa nya förutsättningar för en liten kommun? Hans Traav Naturtankar, vattenspegling och skogsreflektion Skogens skafferi (lunch) med naturvandring Avslut och fortsatt naturvårdsarbete i hemkommunen... Medverkande Erik Göthlin är projektledare för regeringsuppdraget Regionala handlingsplaner för grön infrastruktur. Han är också samordnare för arbetet med att följa upp miljömålen i Örebro län och har därmed bred kunskap i både miljö och naturvårdsarbetet. Hans Traav är näringslivsstrateg/kommunikatör i Laxå kommun och jobbar för att öka besöksnäringen och turistföretagandet i kommunen. Laxå kommun och Tiveden Ekoturismområde invånare. Avancerad tillverkningsindustri. Sveriges sydligaste vildmark. E20. Närhet till Örebro. 80 % skog. Västra stambanan med många tågstopp. Tivedens nationalpark. Mest antal meter strandlinje per invånare. Och mycket mer. Avfolkning eller inflyttning? Hur jobbar Laxå kommun för att öka sin attraktivitet? Malin Björk är enhetschef för naturvårdsenheten i Örebro kommun. Örebro kommun har fått utmärkelsen årets friluftskommun för tredje året i rad. Dessutom genomför man just nu Sveriges största kompensationsåtgärd inom naturvård i och med Elektroskandias etablering intill naturreservtet Rynningeviken. Johan Hallberg samhällsmedicinsk läkare, Landstinget Dalarna. Talar om samhälleliga förutsättningar för hälsofrämjande processer som i sin tur kan fungera som en drivkraft för en hållbar samhällsutveckling. Redan idag är detta en realitet men det kan ske mer strategiskt och med större medvetenhet för ökad framgång för hela samhället. Närhet till naturen är ett av flera basala hänsynstaganden i samhällsplaneringen som kan ge en kaskad av gynnsamma effekter på samhällsnivå. Kajsa Grebäck är konstnär, naturguide och folkbildare inom natur och miljö. Hon jobbar som verksamhetsutvecklare på Naturskyddsföreningen i Örebro län. Åsa Wistrand är verksamhetsledare för Hopajola, naturguide och folkbildare inom naturvård och miljö. Några av kommunernas kommunekologer medverkar också. Varmt välkomna!

320 Nyckeln till ett gott liv Fysisk aktivitet för en friskare framtid 25 september 2017 kl Conventum, Club 700, örebro Kom och ta del av en konferens med aktuell forskning! Lyssna på hur politiker, näringslivet, kommun och civilsamhället tillsammans kan arbeta för en ökad fysisk aktivitet hos den vuxna befolkningen. Förebyggande insatser och stödjande miljöer för ökad fysisk aktivitet och minskat stillasittande främjar människors fysiska hälsa såväl som psykiska hälsa. Dessutom är det hälsoekonomiskt gynnsamt att främja och förebygga och inte enbart agera reaktivt med höga sjukvårds- och samhällskostnader som följd. Det är välkänt att regelbunden fysisk aktivitet har stor betydelse som prevention av livsstilsrelaterade sjukdomar, både när det gäller vuxna i arbetsför ålder såväl som äldre personer. Målgrupp för konferensen är politiker och beslutsfattare inom samhällsplanering, HR, folkhälsa, välfärd, hälso-och-sjukvård. Organisationer, företagsledare och opinionsbildare som tillsammans med oss vill stärka befolkningens förutsättningar för fysisk aktivitet, för en bättre och mer jämlik folkhälsa. Under dagen fylls vi med information för att sedan, tillsammans, gå vidare till handling. Konferensen genomförs av Örebro läns idrottsförbund i samverkan med länets kommuner, Region Örebro län, Handelskammaren Mälardalen, Örebro universitet och Örebro läns bildningsförbund. Detaljerat program kommer i augusti, anmäl dig här redan nu och läs mer på Nyckeln till ett gott liv. Konferensen är avgiftsfri, vid utebliven närvaro tas en avgift på 500 kr. Vänd för att se några av dagens talare

321 Urval av Föreläsare ANDERS HANSEN När du rör på dig blir du inte bara piggare och mår bättre. Träning påverkar även koncentrationen, minnet, sömnen, kreativiteten och stresståligheten till och med din personlighet och intelligens. Det säger Anders Hansen, leg läkare från Karolinska Institutet, överläkare i psykiatri och civilekonom från Handelshögskolan i Stockholm. Hans första bok Hälsa på recept, tillsammans med Carl Johan Sundberg, utkom Hans andra bok Hjärnstark handlar om hur hjärnan påverkas av att man är fysiskt aktiv och utkom sommaren Böckerna har sålts till tretton länder däribland USA och Kina. CARL JOHAN SUNDBERG Carl-Johan är legitimerad läkare och professor i molekylär och tillämpad arbetsfysiologi vid Karolinska Institutet. Han har varit vetenskaplig sekreterare och ordförande för Svenska Läkaresällskapets sektion för Fysisk Aktivitet och Idrottsmedicin och är ordförande för Yrkesföreningar för Fysisk Aktivitet, som bland annat utvecklat boken FYSS. Han har skrivit läroböcker och faktaböcker såsom "Hälsa på Recept" träna rätt, må bättre lev längre, tillsammans med Anders Hansen, och föreläst över 1000 gånger på teman som; Träning, gener och hälsa-detta händer i kroppen när du tränar-regelbunden fysisk aktivitet påverkar din hjärna-träning bromsar åldrande. INNA FELDMAN Inna Feldmans beräkningar illustrerar tydligt att ohälsa inte bara är ett bekymmer för den enskilde. Arbetsgivarna och den offentliga sektorn förlorar också avsevärt ekonomiskt på den ohälsa som osunda levnadsvanor leder till. Inna är forskare och docent i hälsoekonomi vid Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap, Socialmedicin/CHAP. HFS-nätverket har, i samarbete med Inna, Uppsala universitet, utvecklat en "Hälsokalkylator som möjliggör för enskilda landsting/regioner att beräkna förväntad sjukdomsincidens och kostnader i femårsperspektiv beroende på befolkningens utveckling av levnadsvanor. Hälsokalkylatorn möjliggör även uträkningar som beskriver ekonomiska effekter för kommuner och Försäkringskassa. Peter Schantz Professor vid enheten för fysisk aktivitet och hälsa på Gymnastik- och idrottshögskolan i Stockholm. Peter doktorerade 1986 i medicinsk vetenskap vid Karolinska Institutet och är även utbildad gymnastikdirektör vid GIH. Idag forskar han vid GIH inom rörelsevetenskap där hans övergripande intresseområden är inom fysisk aktivitet, folkhälsa och hållbar utveckling. Peter har ett extra fokus på samhällsplanering för att skapa möjligheter för fysisk aktivitet. Han har nyligen skrivit rapporten Om gång och cykling, hälsa och en hållbar utveckling som är en del av Trafikverkets forsknings- och innovationsprojekt Gående, cyklande och hälsa.

322 Susanna Göransdotter Från: kommun Skickat: den 13 juni :33 Till: Susanna Göransdotter Ämne: VB: SCB:s demokratidag - så in i Norden, den 22 september Från: SCB, Statistiska centralbyrån [mailto:seminarium@scb.se] Skickat: den 13 juni :22 Till: kommun <kommun@degerfors.se> Ämne: SCB:s demokratidag så in i Norden, den 22 september Till politiker och tjänstemän som arbetar med demokratifrågor Hej! Vi riktar denna inbjudan till dig som arbetar med eller är intresserad av demokratifrågor. Om du har någon kollega som också kan vara intresserad av detta, får du gärna skicka vidare inbjudan. Fredag den 22 september bjuder SCB in till en halvdag om demokrati. Tema för årets demokratidag är statistik i Norden. Moderator är Henrik Ekengren Oscarsson, profess statsvetenskap med särskild inriktning mot valforskning. Dagen kommer att bjuda på föredrag om demokratistatistik från bland annat Danmark, Norge, Finland och Sverige. Åsa Von Schultz från Mittuniversitetet kommer prata om nordens demokrati ur ett jämförande perspektiv. Sören Holmberg kommer avsluta med att prata om demokratins utmaningar. 1

323 Datum: fredag 22 september Tid: kl 09:30-12:30 (kaffe och registrering från kl 09:00) Plats: Hörsalen Coor konferens, Karlavägen 100, Stockholm Anmäl dig här Programmet hittar du här Sista anmälningsdag är 11 september Seminariet är kostnadsfritt, men anmälan är bindande. Om du får förhinder så går det bra att skicka e kollega. Meddela namnbyte och kontaktuppgifter till e-post seminarium@scb.se. För mer information kring anmälan, vänligen kontakta oss på e-post seminarium@scb.se. För frågor om innehållet i konferensen kontakta John Kling på telefon eller valstatistik@scb.se Välkommen! SCB, Statistiska centralbyrån Avregistrera Klicka här Attention by Lyyti 2

324 Susanna Göransdotter Från: kommun Skickat: den 12 juni :51 Till: Susanna Göransdotter Ämne: VB: Inbjudan till konferens om framtidens utmaningar Från: SKL konferens Skickat: den 12 juni :47 Till: kommun Ämne: Inbjudan till konferens om framtidens utmaningar För vidarebefordran till komunstyrelse och kommunens ledningsgrupp. Personlig inbjudan Läs på webben Vi vässar välfärden inför framtidens utmaningar - välkommen till SKL:s regionala konferens Välfärden står inför en rad stora utmaningar. Hur ska vi klara välfärdsuppdraget när skatteunderlaget inte räcker till de krav som den demografiska utvecklingen ställer? Hur kan vi bli mer attraktiva som arbetsgivare för den yngre generationen så att vi klarar framtidens rekryteringsbehov? Och hur kan vi bättre samverka för att möta alla dessa utmaningar? Vår uppgift är att fortsätta göra en bra välfärd ännu bättre. Därför bjuder SKL in till regionala framtidskonferenser som ska ge kunskap, insikt och inspiration kring utmaningar och möjligheter. Välkommen till en konferens med spännande talare, där nya trender och utveckling presenteras och där du får möjlighet att diskutera lösningar och utmaningar tillsammans med kollegor i regionen. SKL samlar ledande politiker och tjänstemän inom kommuner, landsting och regioner. Välkommen! Lena Micko Ordförande, Sveriges Kommuner och Landsting Program 1

325 Konferensen tar upp välfärdens utmaningar utifrån tre perspektiv finansiering, kompetensförsörjning och samverkan. Digitaliseringens möjligheter löper som en röd tråd genom dagen. Förutom att bjuda på ny kunskap ger konferensen möjlighet att diskutera era utmaningar med kollegor i regionen. SKL:s ordförande Lena Micko och vd Vesna Jovic inleder konferensen.moderator är Erik Blix. Digitaliseringens betydelse för välfärden. Mikael Ahlström, erfarenhet av digitala processer från såväl företag, myndigheter och kommuner, bjuder på inspirerande föreläsning som visar digitaliseringens möjligheter. Hur möter vi de finansiella utmaningarna? Hur klarar vi välfärdens framtida finansiering i en demografisk utveckling med allt fler äldre och där invånarnas förväntningar ökar? Cecilia Hermansson, forskare inom bank och finans på KTH, pekar på utvecklng och trender som påverkar kommuner och landsting. Annika Wallenskog, chefsekonom på SKL, ger en aktuell prognos och politiska företrädare för kommuner och landsting diskuterar finansiella utmaningar och möjligheter. Så attraherar och leder vi morgondagens medarbetare Sofia Rasmussen, expert på arbetsmarknadsfrågor, berättar om ungas värderingar, hur vi skapar attraktiva arbetsplatser för nästa generation och vad som krävs av framtidens chefer. Tillsammans med Agneta Jöhnk, chef för SKLs arbetsgivaravdelning, politiska företrädare och er deltagare lyfter vi olika alternativ för att möta utmaningen med kompetensförsörjning. Hur klarar vi välfärdsuppdraget? Hur kan vi samverka på bästa sätt för att möta välfärdens framtida utmaningar? Lyssna till Josefina Syssner, expert på regional utveckling, Helene Fritzon/Sverker Lindblad, Kommittén för stärkt kapacitet i kommunerna för att möta samhällsutvecklingen, Mats Svegfors, f d ordförande i ansvarskommittén samt Sören Häggroth, f d utredare av förhållandet mellan stat och kommun. Anmälan SKL arrangerar konferenser på flera orter. Programmet är detsamma. Mingel och registrering från 9:00. Program 10:00-16:00. Linköping 22 augusti, Linköping konsert och kongress Göteborg 25 augusti, Radisson Blu Scandinavia Stockholm 28 augusti, Waterfront Umeå 30 augusti, Folkets hus Malmö 1 september, Clarion Malmö Live ANMÄL DIG HÄR TILL DEN ORT SOM PASSAR DIG BÄST! Kostnadsfritt Konferensen inklusive lunch är kostnadsfri för deltagarna. SKL betalar inte resa, logi eller arvode. 2

326 Först till kvarn Antal platser är begränsat. Först till kvarn gäller. Sista anmälningsdag är 11 augusti. Ytterligare information Mer information om konferenserna finns på SKL:s webbplats Frågor kring anmälan, Konstella: Frågor kring programmet, Linda Tidekrans Möller, SKL: Tipsa en vän Dela: Sveriges Kommuner och Landsting Stockholm Besöksadress: Hornsgatan 20 Besök skl.se>> Avregistrera mig från detta utskick Powered by EditNews 3

327 Tisdag 24 okt Kl Örebro slott Inbjudan Informationsmöte angående kommuntal för mottagande av nyanlända 2018 Migrationsverket har lagt ett förslag till länstal för mottagande av nyanlända 2018 till regeringen. För Örebro län innebär förslaget till länstal en minskning från 620 anvisningsbara platser 2017 till 368 anvisningsbara platser 2018 utöver de som bosätter sig på egen hand. Regeringen kommer troligen att fatta beslut om länstalen under andra delen av september, men beslutet blir dock offentligt först när det expedieras genom publicering av förordning, vilket sker cirka två veckor efter beslut. Detta torde innebära att vi tidigast i början av oktober kommer att kunna ta del av beslutade länstal. Därefter kan Länsstyrelsen i Örebro län fatta beslut om kommuntal för Innan kommuntalen fastställs bjuder Länsstyrelsen in länets kommuner samt Region Örebro län till ett informationsmöte kring kommuntalen. På mötet kommer vi att presentera länstalet och förslaget till kommuntal samt de variabler som ligger till grund. Det kommer även finnas tid för samtal samt möjlighet att lyfta frågor och synpunkter kring kommuntalen. Mötet genomförs under förutsättning att regeringen fattar beslut om länstalen före mötet. Efter fastställandet av länstal kommer Länsstyrelsen att skicka ut förslag till kommuntal för kännedom inför mötet. Tid: Tisdag den 24 oktober, kl Plats: Residenset Örebro slott Målgrupp: Mötet riktar sig till dig som ansvarar för eller arbetar med frågor som rör kommuntalen och mottagandet utifrån dessa. Antalet platser är begränsat till ca 2-3 representanter/kommun Anmälan: senast den 17 oktober via mail till anna.wiktorsson@lansstyrelsen.se Vi ser gärna att ni gör en samlad anmälan från er kommun. Välkomna! Kontaktpersoner Anna Wiktorsson Anna.wiktorsson@lansstyrelsen.se Sara Andersson Sara.e.andersson@lansstyrelsen.se Länsstyrelsen i Örebro län Stortorget 22, Örebro orebro@lansstyrelsen.se

328 SEMINARIUM Medborgardialog i komplexa samhällsfrågor kring inkludering och integration - Förtroendevald SKL bjuder särskilt in dig som förtroendevald till en kostnadsfri seminariedag om medborgardialog kring inkludering och integration. Sveriges kommuner och Landsting har tillsammans med forskare utvecklat en modell för att arbeta med medborgardialoger i komplexa frågor. Ett flertal kommuner arbetar enligt modellen i frågor som rör inkludering och integration. Ett ämne som de senaste åren präglat samhällsdebatten och i SOMinstitutets undersökningar visas vara en fråga som både oroar och leder till polarisering. Under dagen kommer du att få ta del av de erfarenheter som kommuner har av arbetet med medborgardialog i komplexa frågor, med ett särskilt fokus på rollen som förtroendevald. Datum. 31 oktober. Tid: 09:30-16:00 Ange plats. Målgrupp. Kostnad. Anmälan. Hornsgatan 20, Stockholm Förtroendevalda Kostnadsfritt (Deltagare står för resa) Nils.munthe@skl.se Senast 30:e september Ange önskemål om kost. Post: Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: dokument1