Manual Årlig uppdatering av förkvalificering Vänder sig till våra leverantörer som ska genomföra sin årliga uppdatering av förkvalificeringen.

Transkript

1 Manual Årlig uppdatering av förkvalificering Vänder sig till våra leverantörer som ska genomföra sin årliga uppdatering av förkvalificeringen. Ansvarig för manual: Supplier Management, Inköp Rev:.0, Datum Publik information

2 Innehållsförteckning Avsnitt Sida Förkvalificeringsprocessen 3 Information om årlig uppdatering 4 Inbjudan till årlig uppdatering av Skanskas förkvalificering 5 Uppdatera er förkvalificeringen 6 Lägg till bilagor i förkvalificeringen 7 Skicka in er förkvalificering 8 Granskningsprocessen 9 Komma till sidan för att granska resultat 0 Granska resultat i Leverantörsportalen Åtgärd vid felaktig bilaga eller svar Komma till sidan för att åtgärda felaktig bilaga/ svar 3 Läsa kommentar och åtgärda felaktig bilaga/ svar 4 Korrigera svar eller bilaga vid behov 5 Vid frågor kontakta Affärsstöd Helpdesk 6 Relaterade Manualer 7 Revisionshistorik 8 Publik information

3 Förkvalificeringsprocessen Inbjudan till leverantörsportalen Lägg till produkter, tjänster, leveransområden Svara på förkvalificering Detta görs endast första gången man går in i Leverantörsportalen Se Manual genomföra förkvalificering Se sidorna 5-7 Skicka in Se sida 8 Invänta resultat Se sidorna 9- Uppdatera svar vid anmodan från Affärsstöd skicka in igen Se sidorna -4 Uppdatera förkvalificeringen en gång per år Korrigera svar eller bilaga vid behov Detta görs en gång per år Se sida 5 Publik information 3

4 Information om årlig uppdatering. Förkvalificeringen ska uppdateras en gång per år.. Det är ansvarsförsäkringens sista giltighetsdatum som avgör när förkvalificeringen måste uppdateras. 3. När en uppdatering av förkvalificeringen görs måste er nya ansvarsförsäkring bifogas samt sista giltighetsdatum skrivas in. 4. Svaren från den senaste genomförda förkvalificeringen finns kvar. Viktig information 30 dagar innan ansvarsförsäkringen går ut skickas ett påminnels om att en uppdatering av förkvalificeringen krävs Uppdateras inte förkvalificeringen innan ansvarsförsäkringens utgångstid klassas förkvalificeringen som Ej giltig till dess att ni genomför uppdateringen. Er ansvarsförsäkringen ska bifogas i förkvalificeringen och det måste på den framgå: Ert organisationsnummer Försäkringsbeloppet Försäkringsperioden Publik information 4

5 Inbjudan till årlig uppdatering av Skanskas förkvalificering 30 dagar innan förkvalificeringen går ut skickas ett mail ut till den kontaktperson som tidigare fått inbjudningsmail till förkvalificering.. Detta mail innehåller direktlänk till förkvalificeringsformuläret och genom att trycka på länken kommer du till frågorna i vår förkvalificering. a) Alternativt logga in i leverantörsportalen via länken Om ni inte fått detta mail, kontakta Affärsstöd ( ) a Publik information 5

6 Uppdatera er förkvalificering 3 4 a. Tryck på länken Till förkvalificering.. Gå igenom ALLA frågor och uppdatera där det behövs. 3. Här visas en processöversikt över hur många frågor som är besvarade 4. Drop-down-listan visar aktuell sektion. a) För att gå vidare till nästa sektion, tryck på den grå pilen till höger om dropdown-listan. b) När alla frågor besvarats i en sektion visas den som (Slutfört). Gå vidare till nästa sektion genom att klicka på den blå pilen bredvid rullistan. b a VIKTIG! Förkvalificeringen kan inte skickas in om inte alla sektioner står markerade som Slutfört. Publik information 6

7 Lägg till bilagor i förkvalificeringen. För de frågor som kräver att en bilaga bifogas dyker ett grått plustecken upp samt texten Svarsbilagor. Ett pop-up fönster öppnas. Tryck på plustecknet för att kunna lägg till den bilaga som efterfrågas 3. Tryck på Browse för att leta efter aktuell bilaga på din dator för att kunna bifoga den. 4. Tryck sedan OK 3 4 Publik information 7

8 Skicka in er förkvalificering. När alla frågor är besvarade och alla sektioner står som (Slutfört) ska förkvalificeringen skickas in.. Tryck på knappen Skicka 3. Ni får en bekräftelse av systemet att er förkvalificering har skickats in. Nu ska den granskas av oss. Se nästa sedan hur den processen går till. 3 Publik information 8

9 Granskningsprocessen Förkvalificeringen granskas av Affärsstöd. Granskningsprocessen tar normalt dagar För att granska resultatet, se nästa sida Om felaktig bilaga har bifogats lämnar Affärsstöd en kommentar i systemet. Ett mail skickas då till registrerad kontaktperson om att en kommentar har lämnats, se sidor 4 Publik information 9

10 Komma till sidan för att granska resultat När er förkvalificering har blivit accepterad och utvärderad blir ni informerad av det genom ett mail.. Här står vilken bedömning ni fått.. Här står åtgärder ni ska vidta vid olika bedömningar 3. För att granska resultatet av förkvalificeringen, logga in i Leverantörsportalen genom att följa länken. 4. Tryck på Aktiviteter så kommer menyrader upp med olika funktioner. 5. Tryck på Utvärderad förkvalificering. Se nästa sida för att se frågor och svar. Publik information 0

11 Granska resultat i Leverantörsportalen 3. Här visas vilken bedömning denna förkvalificering givit samt hur länge den är giltig. Här är alla områden med frågorna och era inskickade svar. 3. För att stänga detta fönster tryck på Slutför. TIPS! För att få en bättre överblick kan ni komprimera varje område genom att trycka på tringeln i vänstra hörnet. TIPS Viktig information Giltighetstiden styrs av sista giltighetsdatum för er ansvarsförsäkring. 30 dagar innan ansvarsförsäkringen går ut skickas ett påminnels om att en uppdatering av förkvalificeringen krävs. Uppdateras inte förkvalificeringen innan ansvarsförsäkringens utgångstid klassas förkvalificeringen som Ej giltig till dess att ni genomför uppdateringen. Publik information

12 Åtgärd vid felaktig bilaga eller svar 3 Om felaktig bilaga har bifogats eller ett felaktigt svar angivits i förkvalificeringen lämnar Affärsstöd en kommentar i systemet.. Ett mail skickas då till personen som utförde förkvalificeringen om att en kommentar har lämnats.. Här finns information om var returorsak kan avläsas. Se även nästa sida. 3. Tryck på länken till Leverantörsportalen. 4. Logga in i leverantörsportalen och åtgärda de felaktiga svaren. Hur du gör detta, se nästa sida. 4 Publik information

13 Komma till sidan för att åtgärda felaktig bilaga/ svar. Trycker på Aktiviteter så kommer en menyrad upp med olika funktioner.. Tryck på Pågående förkvalificering. 3. Status Frågan måste skickas igen indikerar att någon fråga i förkvalificeringen kräver att svar uppdateras 4. Tryck på länken för att komma till förkvalificeringen för att läsa kommentarer samt ändra svar. Se nästa sida. 4 3 Publik information 3

14 Läsa kommentar och åtgärda felaktig bilaga/ svar 3. Här kan returorsaken läsas. Tänk på om det är mycket text måste du trycka på pilen ned i högra delen av rutan för att kunna läsa hela meddelandet. Endast svaren på den/de frågor som kommentaren avser behöver uppdateras. 3. Tryck på Skicka. 4. Ni får en bekräftelse av systemet att er förkvalificering har skickats in på nytt för granskning. 4 Publik information 4

15 Korrigera svar eller bilaga vid behov När en förkvalificering är granskad och har fått ett resultat kan svar och bilagor korrigeras om nödvändigt.. Tryck på Aktiviteter så kommer menyrader upp med olika funktioner.. Tryck på Utvärderad förkvalificering. 3. Tryck på Uppdatera prekvalificering. 4. Uppdatera svaren på de frågor som behövs. Svaren från den tidigare besvarade förkvalificeringen står kvar. 5. VIKTIG! Förkvalificeringen kan inte skickas in om inte alla sektioner står markerade som Slutfört. Tryck på Sektionspilen för att snabbt gå igenom övriga sektioner, 6. När du är nöjd med dina uppdateringar trycker du på Skicka. 7. Ni får en bekräftelse av systemet att er förkvalificering har skickats in för granskning. Publik information 5

16 Vid frågor kontakta Affärsstöd Helpdesk Telefonnummer: affarsstod@skanska.se Publik information 6

17 Relaterade manualer Manual Logga in i Leverantörsportalen Genomföra förkvalificering Administrera Leverantörsprofil Publik information 7

18 Revisionshistorik Datum Version Beskrivning Författare Uppdateringar av bilder och texter pga. uppgradering av Affärssystemet till Oracle R. Erica Ekelund Original - Första utgåvan Lisa Sahlin Publik information 8