Förteckning över kommungemensamma IT-lösningar i samband med personuppgiftsbiträdesavtal

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2018:339 Förteckning över kommungemensamma IT-lösningar i samband med personuppgiftsbiträdesavtal Förslag till beslut i kommunstyrelsen Kommunstyrelsen godkänner förteckning, upprättad , över de kommungemensamma ITlösningar där kommunstyrelsen träffar personuppgiftsbiträdesavtal. Sammanfattning av ärendet När kommunen uppdrar åt en extern utförare personuppgiftsbiträde att behandla personuppgifter för kommunens räkning, ska ett personuppgiftsbiträdesavtal träffas. Av riktlinjerna för hantering av personuppgifter framgår ansvarsfördelningen när det gäller personuppgiftsbiträdesavtal. En förteckning över IT-lösningar där kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig när det gäller personuppgiftsbiträdesavtal, har upprättats. Förteckningen ska löpande uppdateras och bör underställas kommunstyrelsen för godkännande minst en gång om året. Beslutsunderlag s tjänsteskrivelse, Förteckning, upprättad , över kommungemensamma IT-lösningar där kommunstyrelsen träffar personuppgiftsbiträdesavtal. Beslutet skickas till Berörda nämnder Dataskyddsombudet Beskrivning av ärendet Dataskyddsförordningen EU 2016/679 (GDPR) och dataskyddslagen (2018:218) trädde i kraft den 25 maj En Policy för hantering av personuppgifter är på väg till kommunfullmäktige i juni Av förslaget till policyn framgår att kommunstyrelsen får uppdraget att leda, samordna och ha uppsikt över kommunens arbete med att uppfylla kraven i dataskyddslagstiftningen. Kommunstyrelsen ska utfärda riktlinjer för att säkerställa att kommunens hantering av personuppgifter är laglig. Sådana riktlinjer behandlas i annat ärende vid styrelsens sammanträde i juni. 1 (2) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

2 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Personuppgiftsbiträdesavtal, s.k. PUB-avtal När kommunen uppdrar åt en extern utförare personuppgiftsbiträde att behandla personuppgifter för kommunens räkning, ska ett personuppgiftsbiträdesavtal träffas. Kommunstyrelsen träffar PUB-avtal för alla kommungemensamma IT-lösningar och för de IT-lösningar som används för mer än en nämnds förvaltning. Kommunstyrelsen är i sådana avtalsfrågor (träffa avtal, revidera avtal, häva eller på annat sätt avsluta avtal m.m.) personuppgiftsansvarig i stället för nämnden. En förteckning över IT-lösningar där kommunstyrelsen således är personuppgiftsansvarig när det gäller PUB-avtal har upprättats, se bilaga 1. Förteckningen ska löpande uppdateras och underställas kommunstyrelsen för godkännande minst en gång om året. Iwona Carlsson Digitaliseringschef

3 Listan skapad: Namn på IT-lösning Definition Typ Adobe Creative suite Apsis Arken Query Automatiseringsverktyg Bildbanken CGI:s e-tjänsteplattform Facebook FME Desktop FME Server Inyette Johnér Junglemap KIR Ledningsägarmodulen Linkedin Mediaflow pro MoveAbout Mymonitor MyNewsdesk Office365 Sunfleet digitalt verktyg Desing och fotoredigering digitalt verktyg Nyhetsbrev och bildbank Licenshantering digitalt verktyg Automatisering av processer digitalt verktyg Fotohantering digitalt verktyg E-tjänstbyggare digitalt verktyg Socialamedier Konvertering av data Webbserver för FME Desktop Kontroll av utbetalningar digitalt verktyg digitalt verktyg Extern bildbank digitalt verktyg E-learning digitalt verktyg Kommuninvånarregister Kabelanvisningar Rekrytering digitalt verktyg Intern bildbank digitalt verktyg Bokning av el-bilar digitalt verktyg Kassasystem internt digitalt verktyg Nyhetshantering digitalt verktyg ITs baspaket digitalt verktyg Bokning av bilar

4 Tidomat Troman digitalt verktyg digitalt verktyg Stämpelklocka Register förtroendevalda Visual Arkiv YouTube Återvinsten Egencia Arkivering digitalt verktyg Filmer digitalt verktyg Återanvändning av inventarier verksamhetssystem Resebokningar

5 Personuppgiftsansvarig Tillhörighet Stadsbyggnadkontoret Kommunstyrelsen

6 Kommunstyrlsen Gymnasium & arbetsmarknad Byggnadsföraltningen Indivd & Familjeomsorn