Tjänsteskrivelse om upphandling av bostäder

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) Ekonomi Ekonomienheten Maria Egerlund Fletcher Upphandlingsjurist maria.egerlund.fletcher@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om upphandling av bostäder Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar upphandla 30 bostäder till en kostnad av kronor inklusive mervärdesskatt av BoKlok Mark och Exploatering AB. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Lerums kommun ska med anledning av lag (2016:38) om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning ta emot 170 personer som har fått permanent uppehållstillstånd under Under 2017 ska kommunen ta emot 242 personer som har fått uppehållstillstånd. Kommunen ansvarar för att tillgodose de nyanländas behov av bostad. I kommunen råder stor brist på bostäder. Kommunfullmäktige fattade den 27 oktober 2016 beslut om att godkänna förslag till markanvisningsavtal med Boklok Mark och Exploatering AB ( BoKlok ) för del av fastigheten Östad 12:52. Förvaltningen har därefter fört diskussion avseende förvärv av de bostäder som ska byggas på fastigheten. Med anledning av kommunens tidsplan och BoKloks möjligheter att avsätta tid i sin produktionsanläggning är fastighetsköp inte möjlig. Förvaltningen och BoKlok har därför konstaterat att det, för att möjliggöra snabb byggnation och inflyttning, går fortare att upphandla bostäderna genom förhandlat förfarande utan föregående annonsering, så kallad direkttilldelning. Det är detta ärende som nu är föremål för kommunstyrelsens beslut. LERUM1001, vp2.3, Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges Torg (vx) Pg Lerum (fax) lerums.kommun@lerum.se Bg

2 TJÄNSTESKRIVELSE 2 (5) Bakgrund För att förbättra nyanländas etablering på arbetsmarknaden och i samhällslivet antog riksdagen den 1 mars 2016 lag (2016:38) om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning. Hur många nyanlända varje kommun ska ta emot beror på kommunens storlek, arbetsmarknadsläge, det sammantagna mottagandet av nyanlända och ensamkommande barn samt hur många asylsökande som redan vistas i kommunen. Lerums kommun ska under 2016 ta emot 170 personer som har fått permanent uppehållstillstånd. Under 2017 ska kommunen ta emot 242 personer som har fått uppehållstillstånd. Kommunen ansvarar för att tillgodose de nyanländas behov av bostad. Kommunstyrelsen har tidigare beslutat om upphandlingar av villavagnar, modulbostäder samt andra mindre bostäder i anledning av den nya lagstiftningen. De upphandlande bostäderna är dock långt ifrån tillräckliga utan ytterligare bostäder är nödvändiga. Behovet är brådskande eftersom de anvisade personerna kommer att anlända inom kort. Ett tillvägagångssätt för att tillgodose behoven har varit att markanvisa exploatörer fastigheter i kommunens ägo för byggnation av hyresrätter, hyresrätter som exploatören sedan kan hyra ut. Kommunfullmäktige fattade den 27 oktober 2016 beslut om att godkänna förslag till markanvisningsavtal med Boklok Mark och Exploatering AB ( BoKlok ) för del av fastigheten Östad 12:52. Förvaltningen har därefter, med grund i ovan nämnda behov av bostäder, fört diskussion avseende kommunens nybildade kommunala bostadsaktiebolags, Aspenäs Villastad AB, förvärv av vissa av de bostäder som ska byggas på fastigheten. Förhandlingarna har sedermera avbrutits. Med anledning av kommunens tidsplan och BoKloks möjligheter att avsätta tid i sin produktionsanläggning är fastighetsköp inte möjlig. Förvaltningen och BoKlok har därför konstaterat att det, för att möjliggöra snabb byggnation och inflyttning, går fortare att upphandla bostäderna genom förhandlat förfarande utan föregående annonsering, så kallad direkttilldelning. Bostäderna upphandlas för kommunens räkning och kan sedan genom transportköp överlåtas till Aspenäs Villastad AB. Det innebär att fastigheten Östad 12:52 inte överlåts till BoKlok utan att den kvarstår i kommunens ägo och sedan bebyggs av BoKlok. Förvaltningen föreslår alltså att en upphandling av bostäder sker genom förhandlat förfarande utan föregående annonsering. Bostäderna utgörs av 30 stycken lägenheter av varierande storlek och i enlighet med bilagda tekniska specifikationer. I enlighet med Kommunstyrelsens beslut 18 maj 2016 ska 50 % av dessa göras tillgängliga för den ordinarie bostadsmarknaden.

3 TJÄNSTESKRIVELSE 3 (5) Juridisk bedömning Köp av bostäder omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU). Eftersom behovet av bostäder är ytterst brådskande kan sedvanlig upphandling och de tidsfrister som följer därav inte beaktas. Det finns enligt LOU möjlighet att teckna kontrakt utan annonsering och konkurrensutsättning om vissa förutsättningar är uppfyllda. Förutsättningarna följer nedan. Det ska vara absolut nödvändigt att genomföra upphandlingen. I det aktuella fallet handlar det om bostäder för personer som inte har något annat boende och som kommunen ansvarar att erbjuda bostad för. Villkoret uppfylls således i den förevarande situationen. Det ska vara omöjligt att beakta de tidsfrister som gäller vid ett sedvanligt eller påskyndat förfarande. Vid bedömning av hur lång tid en upphandling, med beaktande av tidsfristerna i LOU, tar, räknas dels in den tid det tar att förbereda en annonserad upphandling och genomföra upphandlingen, dels hur lång tid som krävs för att handlägga en eventuell överprövningsprocess i domstol samt att förbereda sig inför leverans. I det akuta läge med total brist på boendeplatser för asylsökande som nu råder är det inte möjligt att genomföra en annonserad upphandling ens med hjälp av de förkortade tidsfrister som kan tillämpas varför det är förvaltningens bedömning att villkoret uppfylls. Händelsen ska inte ha varit möjlig att förutse av den upphandlande myndigheten. Antalet asylsökande som anvisas till Lerum har ökat dramatiskt under mycket kort tid. EU-kommissionen har i ett meddelande i september 2015 bedömt att den uppkomna situationen inte har varit möjlig att förutse. Förvaltningen har tidigare gjort bedömningen att kriteriet torde vara uppfyllt under en begränsad tid med bortre gräns vid halvårsskiftet Kommunen har vetat om att ett större antal personer skulle placeras i kommunen under så lång tid att det är svårt att till dags dato säga att händelsen inte har varit möjlig att förutse. Det bör dock poängteras att marknaden avseende både tillfälliga lösningar och annan bostadsproduktion är extremt ansträngd och att det för att bygga permanenta bostäder krävs en betydligt mer tidskrävande process. Kommunen har inte heller sedan tidigare något överskott av bostäder att tillgå. Vad som inte heller har varit möjligt för kommunen att förutse är det stora antalet ensamhushåll, den vetskapen har kommunen erhållit först alldeles nyligen, varför kriteriet torde vara uppfyllt. Det ska finnas ett samband mellan den oförutsedda händelsen och den synnerligen brådskande situationen. Enbart det mest brådskande behovet kan tillgodoses med kontrakt som upphandlats enligt undantagsförfaranden eftersom de boenden som kan börja byggas om ca 8 månader kan upphandlas enligt reguljära förfaranden. Förvaltningen bedömer att det finns samband mellan den drastiska ökningen av asylsökande samt den nyligen erhållna informationen om

4 TJÄNSTESKRIVELSE 4 (5) antalet ensamhushåll och den tidsnöd kommunen har hamnat i varför villkoret uppfylls. Bedömning De i dagsläget rådande förutsättningarna ger enligt förvaltningens uppfattning möjlighet att genomföra upphandling av bostäder utan annonserad upphandling (förhandlat förfarande utan föregående annonsering). Risker Den upphandlande myndigheten bär alltid risken för bedömningen av förutsättningar för ett undantagsförfarande. Om en upphandlande myndighet har tillämpat ett undantagsförfarande, det vill säga inte genomfört en annonserad upphandling, kan avtal, på en leverantörs initiativ, ogiltigförklaras av förvaltningsdomstol. Det innebär att avtalet upphör att gälla och att prestationerna ska återgå. En ansökan om överprövning av avtalets giltighet ska lämnas in till domstolen senast sex månader från att avtalet slutits för att domstolen ska kunna pröva frågan. Vid ogiltighetsförklaring av ett avtal som anses vara en otillåten direktupphandling finns det risk för skadeståndsanspråk både från leverantören av tjänsten (eftersom avtalet inte får fullgöras och prestationerna ska återgå, det vill säga, de får inte längre leverera tjänsten) och från andra aktörer som inte fick möjlighet att lämna anbud. Dessutom finns en risk för att Konkurrensverket begär upphandlingsskadeavgift. Upphandlingsskadeavgiften uppgår till 10 % av kontraktsvärdet, dock maximalt 10 miljoner kronor. Praxis avseende utdömda upphandlingsskadeavgifter ligger mellan 7-8% av kontraktsvärdet. Ekonomi Investeringen avseende bostäderna är kronor inklusive mervärdesskatt. Finansieringen kommer att ske inom det investeringsutrymme som har avsatts för Aspenäs Villastad AB. Entreprenadsumman innebär en anskaffningskostnad om kronor per kvadratmeter bruttoarea (BTA) och kronor per kvadratmeter boarea (BOA), vilket utgör en fullt rimlig produktionskostnad för den här typen av bostäder.

5 TJÄNSTESKRIVELSE 5 (5) Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Ja Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Påverkar inte målen Ärendet rör upphandling av bostäder till bland annat nyanlända. Upphandlingen som process påverkar inte målen. Tidplan Ärendet är brådskande om BoKlok ska kunna erhålla tid i sin produktionsanläggning och således kunna färdigställa bostäderna till den tid som kommunen önskar, det vill säga så att inflyttning kan ske till oktober-december Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om upphandling av bostäder Situationsplan Orienterande teknisk beskrivning BoKlok Flex Rumsbeskrivning BoKlok Flex för 2 respektive 3 och 4 rum och kök Förvaltningsledning och Sektor samhällsbyggnad Håkan Pettersson Kommundirektör Peter Lönn Sektorchef samhällsbyggnad