Ekeby Sparbank. Ersättningspolicy

Transkript

1 Ekeby Sparbank Ersättningspolicy

2 Innehåll 1. Externa och interna regelverk Externa regelverk Interna regelverk Bakgrund och syfte Definitioner Omfattning Organisation och ansvar Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Bankens modell för rörlig ersättning Grundförutsättningar Mål Balans mellan fast och rörlig ersättning Resultatbedömning och riskjustering Uppföljning och kontroll Information Information till anställda Offentliggörande Ersättning Bilaga Riskbedömning ersättningspolicy... 7 Inledning Bakgrund Syfte Metod Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem Rörliga ersättningar i sparbanken Risker med Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem Överensstämmelse med Sparbankens affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Särskilt reglerad personal Slutsats... 8

3 Bilaga Förutsättningar för rörlig ersättning i sparbanken Syfte Grundkriterierna Vem får ta del av den rörliga ersättningen? Ersättningsnivåer Rörlig ersättning i den löpande verksamheten Vad består den rörliga ersättningen av? Fastställande av utdelning till tillsvidareanställda... 10

4 1. Externa och interna regelverk 1.1 Externa regelverk Föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning (FFFS 2011:1) Finansinspektionens föreskrifter om tillsynskrav och kapitalbuffertar (FFFS 2014:12) Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd om styrning, riskhantering och kontroll (FFFS 2014:1) 1.2 Interna regelverk Styrelsen har vid sidan om denna policy fastställt en övergripande Personalpolicy. 2. Bakgrund och syfte Sparbankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med sparbankslagen och lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten på ett sådant sätt att sparbankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). Sparbanken ska därför ha ett ersättningssystem som är förenlig med och som främjar en sund och effektiv riskhantering. Ersättningssystemet ska överensstämma med sparbankens affärsstrategi, mål, värderingar, vara rimligt och kopplat till långsiktigt värdeskapande samt innebära en väl avvägd risknivå för sparbanken. Syftet med denna policy är att styrelsen ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i sparbanken samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och kontrollera de risker som ersättningssystem kan medföra för sparbanken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). 3. Definitioner Ersättning: Alla ersättningar och förmåner till en anställd (t.ex. kontant lön och andra kontanta ersättningar, ersättningar i form av aktier eller aktierelaterade instrument, pensionsavsättningar, avgångsvederlag, bilförmåner). Rörlig ersättning: Ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp eller storlek. Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil: Anställda vars arbetsuppgifter företaget har identifierat ha en väsentlig påverkan på företagets riskprofil som företaget har identifierat enligt 2 kap. 3 eller enligt kommissionens delegerade förordning (EU) 604/2014 av den 4 mars 2014 som kompletterar Europaparlamentets och rådets direktiv 2013/36/EU vad gäller tekniska standarder för tillsyn avseende kvalitativa och kvantitativa kriterier för att fastställa personalkategorier vars yrkesutövning har väsentlig inverkan på ett instituts riskprofil. Verkställande ledning: Verkställande direktör.

5 Kontrollfunktion: Företagets funktion eller funktioner för riskkontroll, regelefterlevnad (compliance) och internrevision eller motsvarande. 4. Omfattning Denna ersättningspolicy omfattar samtliga anställda på sparbanken. Ersättningspaket som används i syfte att ersätta eller lösa in tidigare anställningskontrakt ska överensstämma med denna policy. 5. Organisation och ansvar 5.1 Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ansvarar alltså för att sätta ramarna för sparbankens ersättning. Den slutgiltiga ersättningen till anställda beslutas av styrelsen. Styrelsen beslutar också om ersättning till verkställande ledning och ersättning till anställda som har det övergripande ansvaret för någon av företagets kontrollfunktioner. Till grund för styrelsens beslut av ersättningssystem ska ligga en av styrelsen fastställd riskbedömning, fogad till denna policy som bilaga 1. Syftet med riskbedömningen är att identifiera anställda som har en väsentlig påverkan på sparbankens riskprofil samt att bedöma riskerna med bankens ersättningssystem och ersättningspolicy. I Ekeby Sparbank är styrelseordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. 6. Bankens modell för rörlig ersättning 6.1 Grundförutsättningar Sparbankens anställda tjänstemän kan ha rörlig ersättning utöver fast lön. Målen kan vara resultatmål och/eller aktivitetsmål. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens långsiktiga huvudmålsättning. I sparbanken ska endast förekomma ett rörligt ersättningssystem, som är lika för alla anställda som omfattas av ersättningssystemet. I Ekeby Sparbank tillämpas för närvarande ett resultatandelssystem med avsättningar till Stiftelsen Guldeken där utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Se Bilaga 2. Samtliga tillsvidareanställda omfattas av rörliga ersättningssystem. 6.2 Mål Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas och vara kända på förhand liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning.

6 Kriterierna för rörlig ersättning baserade på resultatmål ska fastställas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. 6.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Samtliga anställda i banken har en fast lön. Den enda rörliga delen som förekommer är det ovan presenterade resultatandelssystemet. Detta innebär att den fasta lönen är den klart övervägande delen och att de anställda ej är beroende av den rörliga ersättningen. Utifrån detta är det bankens bedömning att det ska finnas en väl avvägd balans mellan den fasta och den rörliga ersättningen. Den fasta lönen fastställs individuellt för alla anställda genom lönesamtal, varvid gällande kollektivavtal och våra lokala löneprinciper gäller. Principen ska vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den rörliga ersättningen betalas också ut först fem år efter det att den erhållits. Målen som skall nås, ses över varje år och fastställs årligen av styrelsen. Den rörliga ersättningen kan således bli mellan noll och kr beroende på huruvida målen i resultatandelssystemet nås. Den rörliga ersättningen i banken uppgår för samtliga anställda till maximalt kr, justerat utifrån tjänstgöringsgrad. Den rörliga ersättningen utgör därför olika stor andel av den totala ersättningen beroende på den anställdes fasta ersättning. Den rörliga ersättningen får dock ej överstiga 15% av den fasta ersättningen. 6.4 Resultatbedömning och riskjustering Beslut om att anställda i banken ska erhålla rörlig ersättning ska grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått. Nuvarande och framtida risker samt faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet ska särskilt beaktas. Bedömningen ska baseras på ett långsiktigt hållbart resultat. Rörliga ersättningar får inte begränsa bankens förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas eller vid behov stärka kapitalbasen. Rörlig ersättning bestäms utifrån en av styrelsen beslutad beräkningsmall. Avsättningen baseras på bankens uppnådda resultat. Ett maxtak finns. Rörlig ersättning till anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil baseras inte enbart på individens resultat. Även den berörda resultatenhetens samt hela bankens resultat (både finansiellt och icke-finansiellt) ska beaktas. Grunder för beslutet ska specificeras och dokumenteras. 7. Uppföljning och kontroll VD stöttar styrelsen genom att löpande följa upp sparbankens ersättningssystem. Vid bokslutsarbetet där slutliga ersättningsbeloppet framräknas, ska compliance tillsammans med styrelsens ordförande granska underlaget. Därefter fattar styrelsen beslut om det slutliga ersättningsbeloppets storlek.

7 8. Information 8.1 Information till anställda Sparbankens ledning ska informera de anställda som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet. 8.2 Offentliggörande Relevant och tydlig information om sparbankens ersättningar ska lämnas i årsredovisningen och på sparbankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet. Syfte är att förklara hur sparbanken uppfyller de krav som följer av Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2011:1) Informationen ska innehålla: Beslutsprocess och riskbedömning för ersättningssystemet; mål och kriterier för rörlig ersättning; räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar samt övriga relevanta uppgifter som följer av fastställda principer i denna policy. 9. Ersättning 2017 För 2017 blev ersättningen enligt följande: Fast ersättning Rörlig ersättning Särskilt reglerad personal tkr 30 tkr Övrig personal tkr 367 tkr

8 Bilaga 1 Riskbedömning ersättningspolicy Inledning 1. Bakgrund Finansinspektionen utkom i februari 2011 med nya föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning, FFFS 2011:1 (föreskrifterna). Syftet med de nya föreskrifterna är att förbättra företagens hantering av risker i sina ersättningssystem. Föreskrifterna uppställer generella krav på företagens ersättningspolicy och rörliga ersättning samt specifika krav på riskanpassning av ersättningssystemets struktur såsom resultatbedömning, riskjustering, uppskjutande av rörlig ersättning samt krav på att resultatbaserad rörlig ersättning ska grundas på riskjusterade vinstmått. 2. Syfte Syftet med denna riskbedömning är att analysera de risker som finns med sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera särskilt reglerad personal som omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. 3.Metod I föreskrifterna finns inte någon vägledning för hur riskbedömningen ska utformas. Däremot framgår att ersättningspolicyn ska utformas och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till företagets storlek och interna organisation samt verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Vidare anges att ersättningspolicyn ska överensstämma med företagets affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses vara särskilt reglerad gäller som utgångspunkt i riskbedömningen en presumtion för att alla anställda i de personalkategorier som anges i 1 kap 4 9 a-d i föreskrifterna utgör särskilt reglerad personal. Riskbedömningen kan emellertid visa att det finns personal i dessa kategorier, som trots sin position inte kan påverka företagets risknivå i väsentlig utsträckning. Dessa personer kan då undantas från särskilt reglerad personal. Skälen för detta ska dokumenteras i riskbedömningen. 2. Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens storlek, verksamhetens art, omfattning och komplexitet Ekeby Sparbank är en självständig sparbank vars verksamhetsområde omfattar tre kommuner. Sparbanken har ett kontor och bedriver en traditionell sparbanksrörelse riktad till privat- och företagskunder. Verksamheten innefattar huvudsakligen utlåning, inlåning, finansiell rådgivning och försäkring. Sparbanken bedriver inte egen handel med värdepapper. Antalet anställda är ca 15 årsarbetare.

9 2.1 Rörliga ersättningar i sparbanken Samtliga tillsvidareanställda omfattas av sparbankens resultatandelssystem. Utfallet av resultatandelssystemet baseras på av styrelsen beslutade mål. Maximal avsättning uppgår till kr per heltidsanställd och år. Mer information om ersättningsnivåerna och målen i sparbanken angående belöningssystemet finns i bilaga 2. Utfallande belopp avsätts till Stiftelsen Guldeken. Utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. 2.3 Risker med Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. I sparbanken ska endast finnas ett rörligt ersättningssystem som är lika för alla som omfattas. Den rörliga ersättningen avser ett marginellt belopp och utgör inte någon risk för sparbanken. Maximalt utfall ger ett sammanlagt belopp som motsvarar ca 0,24 procent av sparbankens nuvarande egna kapital. (Per , Eget kapital 207 mkr. Maximal utdelning ca 500 tkr) 2.4 Överensstämmelse med Sparbankens affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av styrelsen uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från sparbankens strategiska plan och ska leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som är långsiktigt bra för sparbanken. 2.5 Särskilt reglerad personal Sparbanken har mot bakgrund av riskbedömningen bedömt att följande anställda ska anses vara särskilt reglerad personal Verkställande ledning Till denna grupp räknas VD. Anställda i ledande strategiska befattningar Till denna grupp räknas VD. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Till denna grupp räknas Riskkontrollfunktionen, compliance samt internrevision. Risktagare Till denna grupp räknas VD. Då rörlig ersättning är maximerad till kr per heltidsanställd och all personal oavsett funktion använder sig av Guldeken dvs. avsättningen fonderas i minst 5 år. Direkt utbetalningar förekommer inte. 2.6 Slutsats Sparbankens rörliga ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande och har en väl avvägd risknivå som aldrig kommer att leda till att sparbankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras.

10 Bilaga 2 Förutsättningar för rörlig ersättning i sparbanken Syfte Syftet med bilagan förutsättningar för rörlig ersättning i sparbanken är att ge den anställda kännedom om vad som gäller för att kunna ta del av sparbankens belöningssystem. 2.Grundkriterierna Ersättningen skall baseras på rörelseresultatet vid årsbokslutet före bokslutsdispositioner och skatt och om ersättningen är aktuell utbetalas den årsvis. 3. Vem får ta del av den rörliga ersättningen? Belöningssystem som beskrivs i denna bilaga omfattar samtliga tillsvidareanställda inklusive VD. Lokalvårdare ingår inte. När belöningssystemets storlek är fastställt av styrelsen ska tillsvidareanställda som arbetat under hela kalenderåret samt varit tillsvidareanställda till 100 % placera resultatandelarna i Guldeken. Har den tillsvidareanställda arbetat enbart en del av året eller arbetar mindre än 100 % ska man minska personens rörliga ersättning så det överensstämmer med tjänstgöringsgrad det aktuella året. 4. Ersättningsnivåer 4.1 Rörlig ersättning i den löpande verksamheten Ersättningen kan maximalt uppgå till kr/tillsvidareanställd. För Sparbanken innebär det en totalkostnad på kr. Ersättningsnivåer: kr/tillsvidareanställd vid ett rörelseresultat om minst 28 mkr kr/tillsvidareanställd vid ett rörelseresultat om minst 26 mkr kr/tillsvidareanställd vid ett rörelseresultat om minst 24 mkr kr/tillsvidareanställd vid ett rörelseresultat om minst 22 mkr. Ersättningen kan helt utebli. 5. Vad består den rörliga ersättningen av? Ersättningen fonderas i Guldeken med förvaltning i 5 år med möjlighet till förlängning.

11 6. Fastställande av utdelning till tillsvidareanställda Det är styrelsen som årligen i februari efter klart bokslut fastställer om utdelning sker. Styrelsen är medveten om att pengar som är inbetalda i Guldeken inte kan återbetalas. Med hänsyn till sparbankens nuvarande och bedömda framtida goda resultat är ovanstående totalkostnad ( kr) för sparbanken ingen större summa.