Att ansöka om regionala projektmedel. Anvisningar till ansökningsblanketten

Transkript

1 Att ansöka om regionala projektmedel Anvisningar till ansökningsblanketten

2 Del Allmänna uppgifter Projektets namn Ange det namn som projektet kommer att ha under hela genomförandet. Välj gärna ett kort namn som ger förståelse för projektets innehåll. Projektnamnet bör användas konsekvent vid all kommunikation som rör projektet och dess verksamhet. Projektperiod Datum för projektstart och projektslut avser den period inom vilken projektets kostnader kommer att vara bokförda. Kostnader före eller efter perioden är inte stödberättigade. Projektet kan starta tidigast den dag ansökan inkommit till Region Gävleborg. Projektstart innan beslut sker på egen risk. Slutrekvisition inklusive slutrapport ska vara Region Gävleborg tillhanda samma datum som projektslut. Belopp som söks Ange den summa som söks från Region Gävleborg. Summan ska överensstämma med summan som anges under punkt 19.1 Kontant finansiering- Region Gävleborg i projektansökans budget (Ansökan Del 2). Den totala andelen 1:1-medel kan utgöra högst 50 % av den totala projektkostnaden. En principiell inriktning, i enlighet med finansieringsstrategi är att vår finansiering av projekt bör vara högst 25 % av projektets budget vilket även är premierande vid den finansiella bedömningen av ansökningar. Län som omfattas av projektets verksamhet Ange vilket eller vilka län som kommer att vara delaktiga i projektet. Kommuner som omfattas av projektets verksamhet Om ansökan inte omfattar hela län ska de kommuner som omfattas av ansökan anges här. Om alla kommuner i det/de berörda länet/länen omfattas, skriv "samtliga" i denna ruta. 2. Uppgifter om sökande Sökande organisations namn Ange den sökande organisationens juridiska namn. Endast en juridisk person kan stå som sökande. Organisationsnummer Ange den sökande organisationens organisationsnummer. Juridisk form Ange den juridiska formen för den sökande organisationen, t.ex. stiftelse, ekonomisk eller ideell förening. Sökande ska bifoga dokumentation som styrker den juridiska statusen, t.ex. registeringsbevis. Se även punkt 9 Obligatoriska bilagor. CFAR-nummer/Arbetsställenummer Ange aktuellt CFAR-nummer. CFAR-nummer är Statistiska Centralbyråns åttasiffriga 2(11)

3 identifikationsnummer för arbetsställen. CFAR-nummer kan sökas på Vid övriga frågor se Adress/Postnummer/Ort/Telefonnummer/WebbadressAnge fullständig postadress, telefonnummer och i förekommande fall webbadress till den sökande organisationen. Arbetsställets namn/arbetsställets besöksadress Ange namnet på det arbetsställe där projektet kommer att bedrivas, t ex avdelnings- eller enhetsnamn. Om t ex. en kommun är sökande är arbetsstället den enhet inom kommunen där projektet praktiskt kommer att bedrivas. Ange också besöksadressen till arbetsstället, om den skiljer sig från sökandens ordinarie besöksadress. Behörig att företräda sökande Uppge vem/vilka som är behörig/a firmatecknare. Kom ihåg att bifoga registreringsbevis, föreningsstadgar eller motsvarande som styrker detta. Se även punkt 9 Obligatoriska bilagor. 3. Kontaktpersoner Ange kontaktperson hos den sökande organisationen samt telefonnummer, mobiltelefonnummer och e-postadress till kontaktpersonen. Tänk på att kontaktperson hos sökande ska finnas tillgänglig för att kunna svara på frågor och lämna förtydliganden gällande projektansökan under tiden då ansökan utformas och cirka åtta veckor efter sista ansökningsdag i aktuell ansökningsomgång. Ange motsvarande uppgifter för den person som kommer att ansvara för den ekonomiska redovisningen av projektet. Om en projektledare finns utsedd ska motsvarande uppgifter anges även för denna person. 4. Betalningssätt Ange det plusgiro- eller bankgironummer som ska användas vid utbetalning av beviljat projektstöd. Använd endast ett alternativ. 5. Moms Är sökanden momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet? Ange det alternativ som gäller för projektets verksamhet. Kontakta Skatteverket för mer information om osäkerhet finns. Om sökande har rätt att dra av moms för projektet ska svaret vara Ja. Kostnaden exklusive moms är då stödberättigad. Om sökande inte har rätt att dra av momsen ska svaret vara Nej. Då är hela kostnaden inklusive moms stödberättigad. Om projektet ej är momspliktig bifoga underlag från Skatteverket som styrker detta, se punkt 10 Bilagor i förekommande fall. 3(11)

4 6. Upphandling Omfattas sökanden av Lagen om Offentlig upphandling? Ange det alternativ som gäller för den sökande organisationen, Ja eller Nej. Om sökanden inte omfattas av Lagen om offentlig upphandling ska affärsmässiga villkor tillämpas. 7. Projektbeskrivning Börja med att fylla i förändringslogiken. Utgå från förändringslogiken när ni beskriver projektet i ansökningsblanketten. 7.1 Behovsanalys Beskriv nuläget och använd er av könsuppdelad statistik. Beskriv på vilket sätt det finns ett konstaterat behov av att projektet genomförs. Vilka kritiska faktorer hindrar respektive främjar den önskade utvecklingen? 7.2 Syfte a) Beskriv kortfattat syftet med projektet (max 30 ord). Vad är avsikten/ändamålet med projektet? b) Hur är syftet kopplat till hållbar utveckling? Beskriv hur hållbarhetsdimensionerna används för att uppnå syftet. 7.3 Mål Ange mål för projektet. Målen ska vara konkreta och möjliga att följa upp. Mål som berör individer ska beskrivas uppdelat på kön. Projektets mål ska formuleras utifrån jämställdhet, åldersintegrering, integration, tillgänglighet och miljö. Beskriv vilka aktörer som behöver engageras för att nå önskad utveckling. 7.4 Målgrupp Beskriv projektets målgrupp. Hur kan olika åldrar, kön och etniciteter komma projektet till godo? 7.5 Projektorganisation Redogör för projektets organisation och sammansättning. Beakta fördelning och kompetens relaterat till hållbar utveckling. Hur säkerställs projektorganisationens kompetens så att hållbarhetsperspektiven integreras i projektgenomförandet i t.ex. styrgrupp och eventuella arbets-, referens- och deltagargupper? 7.6 Aktiviteter och verksamhetsbeskrivning Vilka aktiviteter ska ta projektet från nuläge till börläge? Beskriv de aktiviteter som skall genomföras för att uppnå projektets syfte och mål. Vilka aktiviteter planeras för att nå projektets mål när det gäller: jämställdhet, åldersintegrering, integration, tillgänglighet och miljö. Hur skiljer sig projektet från organisationens ordinarie verksamhet? 4(11)

5 7.7 Tids- och aktivitetsplan för projektet. Specificera projektets aktiviteter under projektperioden. 7.8 Samverkan och samarbetspartners Beskriv eventuell samverkan och samarbeten med andra projekt eller insatser som pågår och på vilket sätt projektet kompletterar befintliga insatser eller nuvarande arbetssätt/metoder. 7.9 Plan för kommunikation och resultatspridning Beskriv hur och till vilka projektet kommer att kommuniceras. Beskrivningen bör innehålla tidsplan för kommunikation, budget för kommunikationsinsatser, egen kompetens och eventuella konsulter Plan för uppföljning/utvärdering Beskriv hur projektet skall följas upp och utvärderas. Om projektet ska tillhandahålla individbaserad statistik ska den redovisas fördelad på kön Kortfattad sammanfattning av projektet Gör en kortfattad beskrivning av projektet med max 150 ord. 8. Förväntade resultat och effekter 8.1 Förväntade resultat och effekter efter projektperioden Beskriv projektets förväntade resultat och effekter på sikt. Hur kommer projektet på längre sikt att bidra till att målen uppnås i utvecklingsstrategin RUS Nya Möjligheter samt Vi finansierar nya möjligheter, finansieringsstrategi ? Ange förväntade effekter relaterade till hållbar utveckling ur de tre perspektiven social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet. På vilket sätt kommer projektets effekter att påverka: jämställdhet, olika åldersgrupper, integration, tillgänglighet, folkhälsa, miljö, ekonomisk hållbarhet? 8.2 Verksamhet efter projektperioden Beskriv om och i så fall hur projektet är tänkt att drivas vidare efter projektperioden. Kommer t.ex. arbetet att implementeras i ordinarie verksamhet? 9. Obligatoriska bilagor Underlag som stödjer sökandes juridiska status. Underlag som styrker vem/vilka som har rätt att företräda den sökande, t ex ett protokollsutdrag om firmatecknare, registreringsbevis eller föreningsstadgar. Medfinansieringsintyg som styrker den åberopade medfinansieringen. Intygandet ska ske på Region Gävleborgs blankett Medfinansieringsintyg för offentlig medfinansiering av projekt delfinansierat med Regionala projektmedel från Region Gävleborg. 5(11)

6 10. Bilagor i förekommande fall Utöver de obligatoriska bilagorna kan följande bilagor vara nödvändiga för handläggningen för att styrka uppgifter i er ansökan: Underlag från Skatteverket som styrker att projektet ej är momspliktig Underlag som styrker lokalkostnader Upphandlingspolicy Beräkningsunderlag för indirekta kostnader, OH-kostnader Beräkningsunderlag för resekostnader Annan bilaga som sökande önskar åberopa. Om sökanden anser att det finns andra bilagor av betydelse för handläggning av ansökan, ska dessa bifogas och anges med namn och bilagenummer. 11. Underskrift Ansökan ska skrivas under av firmatecknare, dvs. den/de som är behörig/a att företräda den sökande organisationen. Genom underskriften intygar sökanden att: sökanden har tagit del av dokumenten Handledning, att ansöka om regionala projektmedel och Anvisningar till ansökningsblanketten. de uppgifter som lämnats i ansökan, inklusive bilagor, är riktiga och de kopior av handlingarna som bifogats ansökan stämmer överens med originalen. sökanden har tagit del av föreskrifter och förordningar som gäller för det sökta stödet och åtar sig att följa de villkor som gäller för det. projektmedarbetare ska informeras om att uppgifterna i ansökan kan komma att behandlas i elektronisk form i enlighet med GDPR. 6(11)

7 Del 2 Budget Anvisning för ifyllande av fliken Specifikation av kostnader För att fylla i projektets budget ska Excelfilen Ansökan del 2 Budget användas. Budgeten består av två flikar; Spec av kostnader respektive Budgetsammanställning. För att ändra årtal i budgetmallen gå in i fliken Spec av kostnader och gör önskade ändringar på rad 20. När årtalen på rad 20 ändras uppdateras automatiskt budgetens alla årsfält. För utskrift av hela budgeten, dvs. båda flikarna, välj skriva ut hela arbetsboken i utskriftens inställningsfunktion. Följ turordningen enligt dessa anvisningar när budgeten ska läggas in. Börja med att fylla i fliken Spec av kostnader. För in projektets budgeterade kostnader år för år. Siffrorna summeras automatiskt till totalsummor och till totalbudget under fliken Budgetsammanställning. 12. Personal 12.1 Personal Kostnadsslaget personal avser lönekostnader för personer som är anställda för projektet och som avlönas av den sökande organisationen. Det är endast den tid som personen arbetar i projektet som är stödberättigande. Ange namn eller befattning på den personal som budgeterats för projektet. Ange aktuell månadslön exkl. sociala avgifter, sysselsättningsgrad samt hur många månader respektive person/befattning beräknas arbeta i projektet. Projektets lönebikostnader beräknas med ett lönekostnadspåslag. Lönekostnadspåslaget är ett schablonpåslag på 42,68 procent av periodens lönekostnader. Lönebikostnadspåslaget räknas ut automatiskt i budgetblanketten. Påslaget motsvarar ett genomsnitt av lagstadgade arbetsgivaravgifter, kollektivavtalade pensioner samt avtalsförsäkringar för hela arbetsmarknaden. Ni ska använda schablonen för all personal i projektet, oavsett vilka faktiska lönebikostnader ni har för personalen. Ni behöver sen inte bokföra lönebikostnaderna på projektet. Eftersom de stödberättigande lönebikostnaderna beräknas med schablonen behöver ni inte heller skicka in kopior på betalda pensionspremier och liknande. 7(11)

8 12.2 Personal fördelat per år Efter summering av den totala kostnaden för personal ska summan fördelas per år. Gör en så rättvis fördelning som möjligt och ta hänsyn till om hela eller delar av respektive år omfattas av projektperioden. 13. Externa tjänster 13.1 Externa tjänster Kostnadsslaget externa tjänster avser kostnader för externa tjänster där den sökande organisationen inte har arbetsgivaransvar. Konsultkostnader är en vanlig kostnad under detta kostnadsslag. Ange typ av tjänst och kostnad. Tänk på att krav på upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling eller ett upphandlingsliknande förfarande kan bli aktuellt för detta kostnadsslag Externa tjänster fördelat per år Efter summering av den totala kostnaden för externa tjänster ska summan fördelas per år. Gör en så rättvis fördelning som möjligt och ta hänsyn till om hela eller delar av respektive år omfattas av projektperioden. 14. Investeringar 14.1 Investeringar Kostnadsslaget investeringar omfattar inköp av utrustning för stadigvarande bruk samt inköp/uppförande av byggnad. Det som tas upp som en investering bör ha en ekonomisk livslängd på minst tre år. Kostnader för investeringar kan vara stödberättigande i sin helhet eller till den del som avser avskrivningskostnaden för projektperioden. Om den stödberättigade investeringen säljs eller förs över till annan verksamhet under projektperioden måste intäkten tas upp i projektet. Ange budgeterade investeringar samt beräknat investeringsdatum och beräknat inköpspris Investeringar fördelat per år Efter summering av den totala kostnaden för investeringar ska summan fördelas per år. Gör en så rättvis fördelning som möjligt och ta hänsyn till om hela eller delar av respektive år omfattas av projektperioden. 15. Övriga kostnader 15.1 Övriga kostnader Kostnadsslaget övriga kostnader omfattar kostnader som inte kan delas upp i de andra kostnadsslagen. Exempel på kostnader kan vara marknadsföringskostnader, resor, logi och extern representation. Om projektet beräknas ha resekostnader ska ett underlag som visar hur ni beräknat dessa kostnader bifogas ansökan (se punkt 10 Bilagor i förekommande fall). Ange typ av kostnad samt budgeterat belopp. 8(11)

9 Om projektet har personalkostnader beräknas projektets stödberättigande indirekta kostnader (OH) enligt en schablon. Det finns två olika schablonsatser för de indirekta kostnaderna, beroende på vilken typ av stödmottagare ni är: 20 procent för universitet och högskolor 15 procent för övriga stödmottagare. I budgetblanketten under punkten 15.1 Övriga kostnader finns en automatisk beräkning av indirekta kostnader på 15% av Personalkostnaderna inklusive lönebikostnader. Om den sökande organisationen är ett universitet eller en högskola ska ni kontakta en projekthandläggare på Region Gävleborg för en blankett som beräknar OH på 20% istället. I schablonen ingår kostnader för: kontorslokaler som används av personal som arbetar i projektet, till exempel kostnader för hyra, el, gas, värme, vatten, säkerhet, underhåll, städning och reparationer inköp, avskrivning, hyra, leasing, reparation och underhåll av kontorsutrustning, till exempel möbler och datorer inklusive programvaror försäkringsavgifter och skatter för kontorslokaler och för kontorsutrustning IT-system utbildning för projektpersonal sjuk- och hälsovård för projektpersonal frisk- och personalvård för projektpersonal intern representation, frukt, fika, fikabröd och annan förtäring för projektpersonal interna konferenser övriga indirekta personalkostnader i organisationen som rör personal som inte arbetar direkt i projektet, till exempel ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring och juridik kontorsmaterial kontorsservice kopiering reception registratur och arkivering rekryteringskostnader, till exempel annonsering av tjänst bankavgifter för konton och kort kommunikation, till exempel telefon, fax, internet, porto, visitkort böcker och tidningar parkeringskostnader medlemsavgifter Ni får inte budgetera eller redovisa några kostnader i listan som direkta kostnader. Ni behöver sen inte verifiera kostnaderna med fakturor eller projektbokföra dem Övriga kostnader fördelat per år Efter summering av den totala kostnaden för övriga kostnader ska summan fördelas per år. Gör en så rättvis fördelning som möjligt och ta hänsyn till om hela eller delar av respektive år omfattas av projektperioden. 9(11)

10 16. Intäkter i projektet 16.1 Intäkter i projektet Om ett projekt som finansieras med projektmedel förväntas ge upphov till intäkter ska dessa anges under denna punkt. Exempel på intäkter kan vara biljettintäkter, deltagaravgifter, försäljningsintäkter och uthyrning. Ange typ av intäkt som projektet förväntas ge upphov till. Observera att summan intäkter i projektet skall anges med ett negativt belopp, dvs. sätt ett minustecken (-) framför summan Intäkter i projektet fördelat per år Efter summering av de totala intäkterna ska summan fördelas per år. Gör en så rättvis fördelning som möjligt och ta hänsyn till om hela eller delar av respektive år omfattas av projektperioden. Observera att summan intäkter i projektet ska anges med ett negativt belopp, dvs. sätt ett minustecken (-) framför summan. 17. Bidrag i annat än pengar 17.1 Bidrag i annat än pengar Bidrag i annat än pengar är kostnader i projektet som inte betalas av den sökande organisationen utan av utomstående aktörer. Denna typ av kostnad ska redovisas både som en kostnad under punkt 17.1 Bidrag i annat än pengar och som en medfinansiering under punkt 19.2 Bidrag i annat än pengar. Ange namnet på aktören och vad bidraget består av. Ange antal timmar/enheter samt värde per timme/enhet. För all form av medfinansiering i annat än pengar, gäller att ett beräkningsunderlag ska bifogas medfinansieringsintyget. Medfinansiering i form av tid beräknas på schablonbeloppet 330 kronor/timme Bidrag i annat än pengar fördelat per år Efter summering av samtliga bidrag i annat än pengar ska summan fördelas per år. Gör en så rättvis fördelning som möjligt och ta hänsyn till om hela eller delar av respektive år omfattas av projektperioden. När Spec av kostnader är ifylld går ni vidare till fliken Budgetsammanställning och fyller i finansieringen i under punkt 19, Finansiering av resurserna i projektet. Kostnader och finansiering ska vara lika per år. 18. Resurser i projektet Dessa fält är låsta och summeras automatiskt när ni fyller i uppgifterna under fliken Spec av kostnader Faktiska kostnader 18.2 Bidrag i annat än pengar 10(11)

11 19. Finansiering av resurserna i projektet 19.1 Kontant finansiering Fyll i sökt belopp från Region Gävleborg fördelat per år. Den totala andelen projektmedel kan uppgå till högst 50 % av den totala projektkostnaden. Summan ska överensstämma med summan som anges under punkt 1, Allmänna uppgifter, Belopp som söks på ansökans första sida. Avrunda inte. Längst ned på sidan finner ni att mallen automatiskt räknar ut Region Gävleborgs andel av faktiska och totala kostnader: Region Gävleborgs andel av faktiska kostnader: ########## Region Gävleborgs andel av totala kostnader: ########## Uppge de aktörer som medfinansierar projektet med kontanta medel och fördela medfinansieringen per år. Medfinansieringen ska verifieras på blanketten Medfinansieringsintyg för offentlig medfinansiering av projekt delfinansierat med Regionala projektmedel från Region Gävleborg som finns att hämta på Det är viktigt att specificera alla finansiärer. Om ni behöver fler rader i budgetmallen för att kunna göra detta, kontakta Region Gävleborg: projektmedel@regiongavleborg.se 19.2 Bidrag i annat än pengar Uppge de aktörer som medfinansierar projektet med bidrag i annat än pengar och fördela medfinansieringen per år. Bidrag i annat än pengar kan t ex. bestå av arbetsinsatser. För all form av medfinansiering i annat än pengar ska ett beräkningsunderlag bifogas medfinansieringsintyget. Bidrag i annat än pengar tillsammans med kontant finansiering och strukturfondsstöd utgör grund för beräkning av stöd från Region Gävleborg Strukturfondsstöd Ange det stödbelopp som söks inom strukturfondsprogrammet, fördelat per år. Stödbeloppet kan inte överskrida en viss procent i förhållande till den angivna offentliga medfinansieringen. Läs mer om detta i aktuellt strukturfondsprogram eller ta kontakt med Tillväxtverkets programkontor för mer information. Summa finansiering = Summa kostnader per år Tänk på att: Summa kontant finansiering ska vara densamma som Summa faktiska kostnader per år. Summa total finansiering ska vara densamma som Summa totala kostnader per år. 11(11)