Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter (UF) Köksförnyelse och inredningssnickerier

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter (UF) Köksförnyelse och inredningssnickerier

2 Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING Beskrivning av upphandlingen Referensnummer Den upphandlande myndigheten HBVs roll som inköpscentral Kontraktsföremålet Volymer Förteckning över förfrågningsunderlaget ADMINISTRATIVA KRAV Upphandlingsförfarande Förhandling Frågor om upphandlingen Förutsättningar för anbudsinlämningen Accept av avtalsvillkor Tilldelningsbeslut Upphandlingssekretess KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Uteslutningsgrunder Miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete Organisation, Service KRAV PÅ VAROR/TJÄNSTER Uppfyllande av tekniska krav Dokumenterade produktegenskaper ANBUDSUTVÄRDERING Tilldelningsgrund Utvärderingsmodell (20)

3 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen Upphandlingen avser ramavtal gällande skåpluckor, bänkskivor, lådhurtsar, skärbrädor och inredningssnickerier med eller utan montering för köksförnyelse. 1.2 Referensnummer Upphandlingens referensnummer är Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening ( ). I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för medlemmar och andra myndigheter listade i Bilaga 1 Avropsberättigade. Avropsberättigade kallas nedan beställare. Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening, grundad 1952, som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). HBVs medlemmar äger och förvaltar ca lägenheter. HBV-avtalen är upphandlade enligt LOU och därmed kan de avropsberättigade avropa från avtalen utan att göra en egen upphandling. Avropen sker oftast direkt från beställare till leverantören men kan även ske via HBV. Även utomstående/separat upphandlade entreprenörer kan avropa från avtalen om de utför uppdrag åt en medlem (vid en s.k. trepartsöverenskommelse mellan beställare och entreprenör där beställaren garanterar betalning i det fall entreprenören inte kan betala). Fakturering sker alltid från leverantören via HBV. HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och beställare ständigt minskas genom att: i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan, informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan och i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med Bilaga 2 HBVs Uppförandekod. HBV erhåller från leverantörerna en administrativ ersättning om 5 % på total omsättning. Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader samt volymbonus. Överskottet utbetalas i form av återbäring till HBVs medlemmar. 3 (20)

4 Volymbonusen kan som högst uppgå till 1,5 % av köp på HBV-avtal. Återbäringen bestäms av HBVs ekonomiska överskott och har de senaste åren varit ca 2-3 % Ansvarig upphandlare Anderas Gustavsson Tel: E-post: andreas.gustavsson@hbv.se Observera att frågor gällande upphandlingen ska ställas via webbtjänst i enlighet med punkt HBVs roll som inköpscentral HBVs syfte med upphandlingen av detta ramavtal är att tillhandahålla och möjliggöra för HBVs medlemmar och andra myndigheter listade i Bilaga 1 Avropsberättigade att avropa från ramavtalet. Avsikten är således att medlemmarna skall komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information. 1.5 Kontraktsföremålet Upphandlingens omfattning Denna upphandling är uppdelad i två huvuddelar: Köksförnyelse och inredningssnickerier med leverans och montage (M) Köksförnyelse och inredningssnickerier med leverans (L) Köksförnyelse och inredningssnickerier med leverans och montage (M) Köksförnyelse och inredningssnickerier M består av följande delar/kategorier som utvärderas var för sig: Del A (M) Luckor, lackade MDF (+ garderober och städskåp etc), löpande avrop Del B (M) Luckor, laminat på spånskiva (+ garderober och städskåp etc), löpande avrop Del C (M)* Förnyad konkurrensutsättning med leverans inklusive montage gällande övriga produkter och annat sortiment/tillval, stommar, geografiskt område och ej löpande avrop. Del D (M)** Projektuppdrag med leverans inklusive montage och samordning av hantverkare. 4 (20)

5 *Förnyad konkurrensutsättning ska användas vid leveranser som avviker från de löpande avropen. Exempelvis större beställningar gällande helt objekt, område, fastighet, trapphus eller byggnad. Med större beställningar avses leverans som sker samtidigt i tid eller leveranser till renovering, ny- eller ombyggnadsprojekt. Förnyad konkurrensutsättning kan omfatta/(även användas vid) andra produkter/tjänster i samband med luckleveranser, exempelvis stommar, handikappanpassat, andra miljöer, andra luckor, diskbänk, el-, golv- rör- & kakel arbeten. Vidare kan förnyad konkurrensutsättning användas där del A (M) & B (M) ej har någon geografisk täckning och när beställare vill ha ett specifikt tillvalssortiment. **Projektuppdrag/köksrenovering inklusive leverans med montage av luckor och samordning av hantverkare. Projekt där leverantören tar ett helhetsuppdrag för köksrenoveringen. Dvs uppdrag som omfattar mer än själva utbytet av luckorna eller är mer omfattande än del A (M), B (M) eller C (M). Renoveringen kan omfatta alla typer av produkter och tjänster som kan förekomma vid en köksrenovering, exempelvis målning, ny belysning, renovera golv eller väggar, kompletterande byggarbeten etc. Leverantören sköter samordningen med olika hantverkare/underentreprenörer och eventuellt beställarens sidoentreprenörer. Vidare kan det här ingå att ta fram projektanalys, underhållsrapport och/eller förstudie. Köksförnyelse och inredningssnickerier med leverans (L) Köksförnyelse och inredningssnickerier L består av följande delar/kategorier som utvärderas var för sig: Del A (L) Kök med lackade luckor, löpande avrop Del B (L) Kök med laminerade luckor, löpande avrop Del C (L) Inredningssnickerier, lackade, (garderober och städskåp etc), löpande avrop Del D (L) Inredningssnickerier, laminat, (garderober och städskåp etc), löpande avrop Del E (L) Luckor, lackade MDF, löpande avrop Del F (L) Luckor, laminat på spånskiva, löpande avrop Del G (L)* Förnyad konkurrensutsättning med leverans gällande övriga produkter och annat sortiment/tillval och ej löpande avrop. *Förnyad konkurrensutsättning ska användas vid leveranser som avviker från de löpande avropen. Exempelvis större beställningar gällande helt objekt, område, fastighet, trapphus eller byggnad. Med större beställningar avses leverans som sker samtidigt i tid eller leveranser till renovering, ny- eller ombyggnadsprojekt. Förnyad konkurrensutsättning kan omfatta/(även användas vid) andra produkter/tjänster i samband med luckleveranser, exempelvis stommar, handikappanpassat, andra miljöer, andra luckor, diskbänk etc. Vidare kan förnyad konkurrensutsättning användas när beställare vill ha ett specifikt tillvalssortiment. 5 (20)

6 (Gällande avtalstext för respektive grupp/område markeras det med M eller L i aktuell rubrik, annars gäller rubriken för båda grupperna/områdena.) Upphandlingens anbudsområden Anbud kan lämnas för ett, flera eller samtliga anbudsområden. Se bilaga 3 Anbudsformulär Köksförnyelse och inredningssnickerier med leverans och montage (M) Det är möjligt att lämna regionalt begränsade anbud och detta ska i sådant fall anges i anbudet. Det innebär att en kategori kan ha olika priser beroende var i Sverige montaget utförs. Dvs det går att lämna ett eller flera priser per kategori, dock max 3. Minsta region som anbud kan begränsas till är att angivna län. Undantag är för Göteborgs- och Malmöområdet. I Göteborg kan man begränsa sig till Göteborg och då gäller kommunerna; Göteborg, Mölndal, Härryda, Lerum, Kungälv, Ale och Kungsbacka. För Malmöområdet Malmö gäller kommunerna; Malmö, Vellinge, Svedala, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Lund, Trelleborg, Kävlinge, Landskrona och Helsingborg Köksförnyelse och inredningssnickerier med leverans (L) Avtalstid Tilldelningen är rikstäckande och samma varupriser gäller över landet. Anbudsgivaren får om så önskas lämna olika transportpriser enligt bilaga 6 (L). Avtalstiden är med möjlighet för HBV till en eller flera förlängningar. Den sammanlagda avtalstiden inklusive förlängningar kan maximalt bli fyra (4) år. HBV har dock som målsättning att förlängning ska ske med ett år i taget. Sker inte förlängning upphör avtalet utan föregående uppsägning vid avtalstidens slutdatum. Om avtalstidens start förskjuts på grund av försening i upphandlingsprocessen förskjuts avtalstidens slut i motsvarande mån Antagning och villkor för tilldelning av ramavtal Tre (3) anbudsgivare kommer att antas per anbudsområde*. Dock gäller att färre anbudsgivare kan antas om färre än tre (3) anbudsgivare lämnar anbud eller om färre än tre (3) anbudsgivare och/eller deras anbud inte uppfyller ställda krav. *För anbudsområde Del C (M) och Del D (M) gäller att samtliga anbudsgivare som blivit antagna inom något av anbudsområdena Del A-B (M), samt angivit att de vill och kan offerera Del C (M) och/eller Del D (M) blir antagna. För anbudsområde Del G (L) gäller att samtliga anbudsgivare som blivit antagna inom något av anbudsområdena Del A-F (L), samt angivit att de vill och kan offerera Del G (L) blir antagna. 6 (20)

7 1.5.5 Antagning och villkor för tilldelning av kontrakt (avropsordning) 1.6 Volymer För anbudsområdena Del A-B (M) och Del A-F (L) är avropsordningen rangordning. Samtliga villkor i ramavtalen är fastställda i enlighet med 5 kap. 6 LOU. Leverantörerna kommer att rangordnas, vilket innebär att avrop i första hand ska ske från leverantör nr 1. För anbudsområdet Del C-D (M) och Del G (L) gäller att det ska föregås av en förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap 7 LOU. Detaljerad beskrivning av avropsordningen framgår i Ramavtalsutkastet. Upphandlingens volym beräknas till ca 200 miljoner per år. HBV har tillfrågat alla medlemmar om de vill vara med på denna upphandling och de medlemmar som inte önskar har tagits bort från listan på avropsberättigade. Volymen beräknas på tidigare årsvolymer justerat för eventuella tillkommande/avgående avropsberättigade enligt Bilaga 1. Volymen kan inte garanteras och kommer att variera mellan åren p.g.a. av bl.a. att andel arbete som utförs i egen regi resp. på entreprenad varierar samt tillgängliga budgetmedel. 1.7 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Denna Upphandlingsföreskrifter dat Bilaga 1 Avropsberättigade dat Bilaga 2 HBVs Uppförandekod Bilaga 3 Anbudsformulär dat Bilaga 4 Ramavtalsutkast dat Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran dat Bilaga 6 (M) Förteckning över köksförnyelse dat Bilaga 6 (L) Förteckning över köksförnyelse dat Bilaga 7 Föreskrifter för produkter & utförande dat Bilaga 8 Provningsmoment för luckor dat (20)

8 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU. HBV använder sig av det elektroniska upphandlingsverktyget Visma TendSign för hantering av upphandling, förfrågningsunderlag och anbud. Visma TendSign nås via eller via under Pågående upphandlingar. 2.2 Förhandling Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser. Anbud som inte är kompletta måste normalt förkastas. 2.3 Alternativa anbud Alternativa anbud är inte tillåtna i denna upphandling. I de fall en anbudsgivare inkommer med flera anbud kommer HBV anse det senast inkomna som det giltiga anbudet. Om några av anbudsgivarna på plats ett till tre tillhör samma koncern kan fler anbudsgivare komma att antas för att få bättre konkurrens. 2.4 Reservationer Reservationer eller förbehåll som innebär avsteg mot avtalsvillkor är inte tillåtna och kan innebära att anbudet förkastas. Anbudsgivaren uppmanas därför undvika att lämna information som inte efterfrågats. 2.5 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt via funktionen Frågor och svar i Visma TendSign. Frågor ska ställas senast tio (10) dagar innan sista anbudsdag. Svar på ställda frågor lämnas senast sex (6) dagar innan sista anbudsdag. Svar på frågor kommer tidigast att besvaras 7 januari HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret. Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via Visma TendSign. Anbudsgivare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) kommer automatiskt att få e-postmeddelande om svar och kompletteringar. 8 (20)

9 Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget via Visma TendSign måste själv registrera sig för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats. 2.6 Förutsättningar för anbudsinlämningen Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska lämnas i enlighet med Bilaga 3 Anbudsformulär (vilken ska bifogas anbudet), och där i efterfrågade handlingar. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska med undantag för provningsrapporter, certifikat, intyg och bevis som kan vara på engelska. Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare i Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Priser ska lämnas i SEK exkl. mervärdesskatt. Priser i anbud ska anges så att hänsyn är tagen till att HBVs administrativa ersättning utbetalas i enlighet med punkt HBVs administrativa ersättning i Bilaga 4 Ramavtalsutkast Elektronisk anbudslämning Anbud ska lämnas skriftligt digitalt via Visma TendSign. Följ de instruktioner som ges via efterfrågade handlingar laddas då upp digitalt. Ifylld Bilaga 3 Anbudsformulär och övriga anbudshandlingar kan med fördel bifogas anbudet som helt digitala dokument. Endast Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran måste fyllas i, undertecknas och därefter scannas in och bifogas anbudet. Anbud ska inte lämnas via fax, e-post, post eller direkt till HBV Sista anbudsdag Anbud ska vara HBV tillhanda senast HBV rekommenderar anbudsgivare att lämna anbud i tid och ta hänsyn till att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt i minst sex (6) månader från sista anbudsdag. 2.7 Accept av avtalsvillkor Anbudsgivare ska acceptera de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlagets samtliga delar utan reservationer eller tillägg. 9 (20)

10 2.8 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör inte civilrättslig accept av anbud. Avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via Webbtjänsten där förfrågningsunderlaget hämtades ut. En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal uppkomma. 2.9 Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att uppgifter i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren i Bilaga 3 Anbudsformulär ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka uppgifter i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall. 10 (20)

11 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE OBS! Om kraven nedan inte uppfylls får anbudet inte antas. 3.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren ska intyga att kraven uppfylls genom att undertecknande av Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran. HBV kommer kontrollera anbudsgivaren genom att hämta in aktuella uppgifter. I de fall anbudsgivaren vid kontroll visar sig inte uppfylla kraven kan HBV komma att bereda anbudsgivaren tillfälle att lämna en förklaring. HBV förbehåller sig rätten att avgöra huruvida förklaringen är godtagbar eller inte Obligatoriska uteslutningsgrunder enligt 10 kap 1 LOU Anbudsgivaren kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen om HBV får kännedom om att anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren eller eventuella underleverantörer, enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om det finns särskilda skäl, får HBV avstå från att utesluta en anbudsgivare som dömts för brottslighet enligt första stycket Uteslutningsgrunder enligt 10 kap 2 LOU HBV förbehåller sig rätten att utesluta anbudsgivaren om anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren eller eventuella underleverantörer: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 11 (20)

12 3.1.3 Registrering 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. HBV får, utom i de fall som avses i 10 kap 4 LOU, begära att anbudsgivaren visar att det inte finns någon grund för att utesluta anbudsgivaren med stöd av första stycket 1, 2, 3 eller 5. HBV kommer att kontrollera att anbudsgivare har erlagt skatter och socialförsäkringsavgifter. Anbudsgivaren ska senast vid tidpunkten för meddelande om tilldelningsbeslut vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. HBV kommer kontrollera att anbudsgivaren uppfyller kravet genom att hämta in aktuella uppgifter Ekonomisk stabilitet, Omsättning Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt Soliditet (Bisnode Kredit AB). Denna uppgift kontrolleras av HBV. HBV kan komma att begära in förtydligande/kompletterande uppgifter om en anbudsgivare inte uppfyller kravet. Dessa uppgifter ska efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar. HBV har tolkningsrätt vid bedömning av ekonomisk ställning om anbudsgivaren inte uppfyller kravet riskklass A enligt Soliditet (Bisnode Kredit AB) Alternativa sätt att styrka ekonomisk ställning Om anbudsgivaren inte uppnår den miniminivå på riskklassificering som krävs, ska kravet avseende den ekonomiska ställningen ändå anses vara uppfyllt om 1 och 2 eller 1 och 3 nedan är uppfyllda. 1. Anbudsgivaren lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. 2. Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens behöriga företrädare. Av 12 (20)

13 intyget ska det klart och tydligt framgå att garanten träder i anbudsgivarens ställe så som för eget åtagande i händelse av att anbudsgivaren inte längre kan fullgöra sina förpliktelser mot HBV. Dessa förpliktelser avser såväl finansiellt ansvar som fullgörande av åtagandet i ramavtalet. Efterfrågad riskklassificering samt kraven enligt ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. 3. Nystartade företag ska redovisa antingen dokumentation enligt punkt 2 ovan, eller visa att de har tillräcklig ekonomisk ställning genom bankgaranti, koncerngaranti eller revisorsintyg. Anbudsgivare som inte uppfyller kraven om lägst riskklass Kreditvärdig och som åberopar omständigheter enligt punkt 1 och 2 ovan, alternativt punkt 1 och 3 ovan, ska till sitt anbud ladda upp och bifoga förklaring enligt punkt 1 samt garanti/intyg enligt punkt 2 alternativt Utländska anbudsgivare För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till anbudet bifoga följande intyg från myndigheter i det egna landet Denna handling ska insändas i original samt översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk: intyg om registrering i yrkes- eller handelsregister i det land där anbudsgivaren är etablerad, utfärdat tidigast tre månader innan anbudstiden löper ut, intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna skatter och avgifter, intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna socialförsäkringsavgifter, samt uppgifter om företagets samlade omsättning för de senaste tre åren eller den kortare tid verksamheten bedrivits eller annat bevis för ekonomisk stabilitet som nämns i 11 kap. 7 LOU. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 3.2 Miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete Miljöledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation enligt punkt 11 Miljö- och kvalitetsledningsarbete i Bilaga 4. Ramavtalsutkast. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 13 (20)

14 Övrig information Anbudsgivaren kan med anbudet bifoga nedan information, vilket inte kommer att utvärderas. Informationen kan även anges som webb-länk. Informationen/webb-länken kommer att publiceras i Medlemsportalen på HBVs hemsida. Anbudsgivarens miljömärkning av produkter, exempelvis Bra Miljöval, Svanen, EU-blomman, FSC, Produkter registrerade i miljödatabaser, exempelvis Basta, Byggvarubedömning, Sunda hus eller motsvarande. REPA-anslutning eller hur producentansvaret för förpackningar uppfylls. LCA (livscykelanalys) på produkter. Anbudsgivaren ska under avtalsperioden, vid uppdatering av eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, skicka giltig version till HBVs kontaktperson för ramavtalet. HBV kan under avtalsperioden göra revisioner gällande anbudsgivarens miljöledningsarbete. Anbudsgivaren ska då inom tio (10) arbetsdagar tillhandahålla begärd information Kvalitetsledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetsledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt kvalitetsledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation enligt punkt 11 Miljö- och kvalitetsledningsarbete i Bilaga 4. Ramavtalsutkast. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan Övrig information Anbudsgivaren kan med anbudet bifoga nedan information, vilket inte kommer att utvärderas. Informationen kan även anges som webb-länk. Informationen/webb-länken kommer att publiceras i Medlemsportalen på HBVs hemsida. Typgodkännanden Certifikat Tillverkningskontroll CE-märkning Anbudsgivaren ska under avtalsperioden, vid uppdatering av eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, skicka giltig version till HBV. HBV kan under avtalsperioden göra revisioner gällande anbudsgivarens kvalitetsledningsarbete. Anbudsgivaren ska då inom tio (10) arbetsdagar tillhandahålla begärd information. 14 (20)

15 3.3 Organisation, Service Anbudsgivarens sortiment, organisation, resurser och leveranskapacitet ska vara dimensionerad för att kunna upprätthålla medlemmarnas efterfrågan på produkten inom i anbudet, geografiskt angivet område. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa hur detta uppfylls och sin organisation. I anbudet ska minst redovisas: Organisationen och om underleverantörer används (M) hur anbudsgivaren säkrar upp att det finns montörer som kan täcka upp samtliga anbudsområden som leverantören lämnat anbud på. Kundservice Garantier Tillverkning/lager Geografisk placering/-ar Till anbudet bifogas Beskrivning av punkterna ovan i anbudet. 4 KRAV PÅ VAROR/TJÄNSTER OBS! Om krav nedan inte uppfylls så kommer inte anbudet att antas. 4.1 Uppfyllande av tekniska krav För samtliga anbudsområden gäller bilaga 7. Föreskrifter för produkter och utförande (se märkning (M) och (L) för respektive del). För anbudsområde A D (M) gäller utöver ovanstående följande förutsättningar: Specifikationer för Köksförnyelse och inredningssnickerier med leverans och montage enligt Bilaga 6. Förteckning över köksförnyelse märkta (M) För anbudsområde A G (L) gäller utöver ovanstående följande förutsättningar Specifikationer för Köksförnyelse och inredningssnickerier med leverans enligt Bilaga 6. Förteckning över köksförnyelse märkt (L) 4.2 Dokumenterade produktegenskaper Anbudsgivare som antas ska visa att luckorna klarar testerna enligt bilaga 8. Dokumentation och intyg om produkterna och oberoende tester ska bifogas anbud alternativt kompletteras inom sex månader (minst visa att oberoende tester har påbörjats i god tid inom sex månader och en tidplan för utförandet) från avtalsstart. Samma dokumentation ska på begäran lämnas ut till beställarna under avtalstiden. Dokumentationen ska redovisa produktegenskaper för skåpluckor med laminerad/lackerad yta som ingår i 15 (20)

16 anbudet enligt bilaga 8. Provningsmoment för luckor eller motsvarande från tredje part. För mer information se bilaga 8. Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar kravet på att utföra och redovisa produktegenskaper från tredje part. Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i anbudsformulär 16 (20)

17 5 ANBUDSUTVÄRDERING 5.1 Tilldelningsgrund De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. 5.2 Utvärderingsmodell Pris Garantitid Anbuden utvärderas genom nedjustering av anbudspriset utifrån utvärderingskriterier. Anbud med lägst justerat pris antas. Formel för utvärdering: Justerat pris = Anbudspris * (1- summa nedjusteringsfaktorer) Nedjusteringsfaktorn räknar ner priset utifrån resultatet från utvärderingskriterierna. De olika nedjusteringsfaktorerna summeras. Det är fördelaktigt att erhålla höga nedjusteringsfaktorer. Saknas några uppgifter som behövs för utvärderingen erhålls 0 p på aktuellt utvärderingskriterium som uppgiften skulle använts till. Anbudspris beräknas i enlighet med förteckning angiven i bilaga 6. Det är viktigt att redovisa strikt enligt bilaga 6. I bilaga 6 framgår ytterligare vad som ingår i utvärderingen. Det är ett krav att lämna pris enligt bilaga 6, där det framgår att det är obligatoriskt. Några priser i bilaga 6 är ej obligatoriska. Där gäller att eventuellt utelämnat pris prissätts med belastningspris vid utvärdering. Belastningspriset motsvarar ungefär nuvarande priser plus ca % och framgår i bilaga 6. För utvärdering bifogas följande uppgifter: Priser i enlighet med Bilaga 6. Förteckning över köksförnyelse OBS det finns en prisbilaga för (M) och en prisbilaga för (L). Anbudsgivare som erbjuder garantitid utöver minimum 5 år tilldelas nedjusteringsfaktor om 10 % Garantitid utöver minimum 5 år Nedjusteringsfaktor 5 år, totalt 10 år garantitid 10 % (M) Garantitiden ska omfatta både produkten och montaget. Garantin omfattar det som levereras och monteras. Garantin omfattar ej yttre påverkan som ligger utanför anbudsgivarens kontroll. Det är anbudsgivarens ansvar att bedöma status och förutsättningar (exempelvis på stomme) så att montering är möjlig för att uppfylla ovan. För utvärdering anges följande uppgifter: 17 (20)

18 I bilaga 3. Anbudsformulär anges erbjuden garantitid. Endast en garantitid för (M) respektive (L) får erbjudas Kvalitet på utförandet av montage (M) Anbudsgivaren ska redovisa hur denne avser att utföra potentiella montage med mervärde/kvalitet hos beställaren. I textform ska anbudsgivaren beskriva följande: A) Egenkontroller: Hur anbudsgivarens egenkontroller ser ut, dessa bör omfatta relevanta moment i hela utförandet dvs själva montaget, för- & efterarbete, kommunikation med hyresgäst, återrapportering mm. B) Kommunikationsplan: Hur anbudsgivarens kommunikationsplan ser ut, beskrivningen bör omfatta hela utförandet och som beskriver tjänstefunktionen/-utförandet anpassat för aktuellt uppdrag. Kommunikationsplanen ska innehålla beskrivning av helhetsåtagandet och totalansvaret för utförandet. Moment som ska ingå i beskrivningen/planen är merparten av vad som framgår i bilaga 7. Punkt C.2, fjärde stycket priser ska inkludera. Vidare ska det beskrivas hur personal/montörer utbildas, kompetenskrav, uppföljning och hur kvalitets-/kommunikationsplan implementeras i hela organisationen. Detta ska gälla hela organisationen dvs även gälla eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren kan här även beskriva om de utför förstudier, projektledning och samordning av hela projekt. Följande betygsskala kommer att användas för bedömning av kvalitet på utförandet av montage: A: Mycket stort mervärde 10 % i nedjusteringsfaktor Anbudsgivaren visar på ett för HBV trovärdigt, tydligt och överskådligt sätt att denne har full insikt i vad som krävs för att montaget kommer att utföras med mycket stort mervärde. Anbudsgivaren har för HBV gjort sannolikt att denne kommer att ha tillräcklig förmåga och kapacitet för att utföra montaget på ett mycket bra sätt. B: Stort mervärde: 6 % i nedjusteringsfaktor Anbudsgivaren visar på ett för HBV trovärdigt sätt att denne har full insikt i vad som krävs för att montaget kommer att utföras med stort mervärde. Anbudsgivaren har för HBV gjort sannolikt att denne kommer att ha tillräcklig förmåga och kapacitet för att utföra montaget på ett bra sätt. C: Mervärde: 3 % i nedjusteringsfaktor Anbudsgivaren visar för HBV att denne har insikt i vad som krävs för att montaget kommer att utföras med mervärde. Anbudsgivaren har för HBV gjort sannolikt att denna kommer att ha sådan förmåga och kapacitet för att utföra montaget med mervärde D: Godkänt: 0 % i nedjusteringsfaktor Anbudsgivaren har för HBV gjort sannolikt att denne kommer att ha sådan förmåga och kapacitet att denne har möjlighet att utföra montaget i enlighet med förfrågningsunderlaget. 18 (20)

19 E: Underkänt Anbudet förkastas Anbudsgivaren kan ej påvisa att denne har sådan förmåga och kapacitet som krävs för att utföra montaget i enlighet med förfrågningsunderlaget. Anbudet förkastas. Uppfylls åtaganden ej enligt ovan under kontraktstiden utgår vite (punkt i ramavtalet) och/eller reklamation/förtida uppsägning/hävning, (punkt 20, 21 och 22 i ramavtalet. För utvärdering bifogas följande: Beskrivning av Kvalitet på utförandet av montage (M) inklusive eventuella kompletterande bilagor Kvalitets och miljöarbete avseende produktion (M och L) Anbudsgivaren ska redovisa hur kvalitet och miljöarbetet avseende produktionen ser ut. I textform ska anbudsgivaren beskriva följande: Hur anbudsgivaren säkerställer kvaliteten i tillverkningsprocessen inklusive paketeringen och frakthanteringen, hur anbudsgivaren aktivt arbetar med och vilka åtgärder som genomförts för att minska miljöpåverkan i produktionen, hur anbudsgivaren arbetar med logistikens miljöpåverkan, t.ex. miljöbilsreturer. Anbudsgivaren ska även redovisa eventuella system i organisationen som säkerställer processen ovan (system för kvalitet/miljö, etc.) Följande betygsskala kommer att användas för bedömning av kvalitets och miljöarbete avseende produktion: A: Mycket stort mervärde 10 % i nedjusteringsfaktor Anbudsgivaren visar på ett för HBV trovärdigt, tydligt och överskådligt sätt att denne har full insikt i vad som krävs för att kvaliteten och miljöarbetet i produktionen kommer att utföras med mycket stort mervärde. Anbudsgivaren har för HBV gjort sannolikt att denne kommer att ha tillräcklig hög kvalitets och miljöarbete i produktionen för att leverera kvalitativa produkter på ett mycket bra sätt. B: Stort mervärde: 6 % i nedjusteringsfaktor Anbudsgivaren visar på ett för HBV trovärdigt sätt att denne har full insikt i vad som krävs för att kvaliteten och miljöarbetet i produktionen kommer att utföras med stort mervärde. Anbudsgivaren har för HBV gjort sannolikt att denne kommer att ha tillräcklig hög kvalitets och miljöarbete i produktionen för att leverera kvalitativa produkter på ett bra sätt. C: Mervärde: 3 % i nedjusteringsfaktor Anbudsgivaren visar för HBV att denne har insikt i vad som krävs för att kvaliteten och miljöarbetet i produktionen kommer att utföras med mervärde. 19 (20)

20 Anbudsgivaren har för HBV gjort sannolikt att denna kommer att ha sådants kvalitets och miljöarbete i produktionen för att leverera kvalitativa produkter på ett bra sätt. D: Godkänt: 0 % i nedjusteringsfaktor Anbudsgivaren har för HBV gjort sannolikt att denne kommer att ha sådants kvalitets och miljöarbete i produktionen för att leverera produkter i enlighet med förfrågningsunderlaget. E: Underkänt Anbudet förkastas Anbudsgivaren kan ej påvisa att denne har sådan kvalitets och miljöarbete i produktionen för att leverera produkter i enlighet med förfrågningsunderlaget. Anbudet förkastas. Uppfylls åtaganden ej enligt ovan under kontraktstiden utgår vite (punkt i ramavtalet) och/eller reklamation/förtida uppsägning/hävning, (punkt 20, 21 och 22) i ramavtalet. För utvärdering bifogas följande: Beskrivning av Kvalitets och miljöarbete avseende produktion och logistik inklusive eventuella kompletterande bilagor Räkneexempel (ej med aktuella/relevanta siffror från ovan) Anbudsgivare A och B har lämnat anbudspris på 100 SEK respektive 110 SEK. Anbudsgivarna har erhållit poäng för utvärderingskriterier. Anbudsgivare A har erhållit 5 % + 5 % Anbudsgivare B har erhållit 5 % + 10 % Anbudsgivare Anbudspris Nedjusteringsfaktor Justerat Pris A % och 5 % 100*(1- ((5+5)/100))=90 B % och 10 % 110*(1- ((5+10)/100))=93,5 I detta fall skulle anbudsgivare A antas då denna anbudsgivare erhållit lägst justerat pris. 20 (20)