Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter Städprodukter och mjukpapper Sista anbudsdag:

2 Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING Beskrivning av upphandlingen Referensnummer Den upphandlande myndigheten HBVs roll som inköpscentral Avropsberättigade Kontraktsföremålet Volymer Förteckning över förfrågningsunderlaget ADMINISTRATIVA KRAV Upphandlingsförfarande Förhandling Alternativa anbud Reservationer Frågor om upphandlingen Förutsättningar för anbudsinlämningen Accept av avtalsvillkor Kvalificering och utvärdering Tilldelningsbeslut Upphandlingssekretess KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Uteslutningsgrunder Miljö- och kvalitetsledningsarbete Leverantörens kapacitet ANBUDSUTVÄRDERING Tilldelningsgrund Priser Produktinformation Miljökrav Likvärdiga produkter Ifyllnad av prisbilaga Utvärderingsmodell (17)

3 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen Upphandlingen avser ramavtal Städprodukter och mjukpapper som omfattar städkemikalier, städredskap, handhygien, mjukpapper, påsar, säckar, engångshandskar och första hjälpen. Ramavtalet är rikstäckande. 1.2 Referensnummer Upphandlingens referensnummer är Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening ( ). Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening, grundad 1952, som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). HBVs medlemmar äger och förvaltar ca lägenheter. HBV-avtalen är upphandlade enligt LOU och därmed kan de avropsberättigade avropa från avtalen utan att göra en egen upphandling. Avropen sker direkt från beställare till leverantören. Även utomstående separat upphandlade entreprenörer kan avropa från avtalen om de utför uppdrag åt en medlem, en s.k. trepartsöverenskommelse mellan beställare och entreprenör där beställaren garanterar betalning i det fall entreprenören inte kan betala. Fakturering sker alltid från leverantören via HBV. HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och beställare ständigt minskas genom att: i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan, informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan och i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med Bilaga 2 HBVs Uppförandekod. HBV erhåller från leverantörerna en administrativ ersättning om 5 % på total omsättning. Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader samt volymbonus till medlemmar med större inköpsvolymer. Volymbonusen kan som högst uppgå till 1,5 % av köp på HBV-avtal. Överskottet utbetalas i form av återbäring till HBVs medlemmar. Återbäringen bestäms av HBVs ekonomiska överskott och har de senaste åren varit ca 2-3 %. 3 (17)

4 1.3.1 Ansvarig upphandlare Anna Söderholm Tel: E-post: Observera att frågor gällande upphandlingen ska ställas via webbtjänst i enlighet med punkt HBVs roll som inköpscentral HBVs syfte med upphandlingen av detta ramavtal är att tillhandahålla och möjliggöra för HBVs medlemmar och andra myndigheter listade i Bilaga 1 Avropsberättigade att avropa från ramavtalet. Avsikten är således att medlemmarna skall komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information. 1.5 Avropsberättigade I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för medlemmar och andra myndigheter listade i Bilaga 1 Avropsberättigade. Bilaga 1 kan komma att kompletteras under anbudstiden. Avropsberättigade kallas i detta dokument beställare. HBV har tillfrågat alla medlemmar om de vill vara med på denna upphandling och de medlemmar som inte önskar har tagits bort från listan på avropsberättigade. 1.6 Kontraktsföremålet Upphandlingens omfattning Upphandlingen avser ramavtal Städprodukter och mjukpapper som omfattar städkemikalier, städredskap, handhygien, mjukpapper, påsar, säckar, engångshandskar och första hjälpen. Produkterna ska främst avropas via näthandel. Leverantörerna ska kunna leverera till hela Sverige. Leverantörerna ska även kunna tillhandahålla produktinformation och städutbildningar. Ramavtalet är rikstäckande Upphandlingens anbudsområden Denna upphandling är inte indelad i olika anbudsområden. Anbudsgivaren kan inte lämna anbud på delar av upphandlingen. 4 (17)

5 1.6.3 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft efter att båda parter undertecknat ramavtalet. Avtalstiden är två (2) år från och med ramavtalets undertecknande med möjlighet för HBV till en eller flera förlängningar. Den sammanlagda avtalstiden inklusive förlängningar kan maximalt bli fyra (4) år. HBV har dock som målsättning att förlängning ska ske med ett år i taget. Sker inte förlängning upphör avtalet utan föregående uppsägning vid avtalstidens slutdatum Antagning och villkor för tilldelning av ramavtal Tre (3) anbudsgivare kommer att antas. Dock gäller att färre anbudsgivare kan antas om färre än tre (3) anbudsgivare lämnar anbud eller om färre än tre (3) anbudsgivare och/eller deras anbud uppfyller ställda krav Antagning och villkor för tilldelning av kontrakt (avropsordning) 1.7 Volymer Avropsordningen är rangordning. Samtliga villkor i ramavtalen är fastställda i enlighet med 5 kap. 6 LOU. Leverantörerna kommer att rangordnas, vilket innebär att avrop i första hand ska ske från leverantör nr 1. Detaljerad beskrivning av avropsordningen framgår i Ramavtalsutkastet. Upphandlingens volym beräknas till 15 MSEK per år och är baserad på 2014 års omsättning. Volymen kan inte garanteras och kan att variera mellan åren. 1.8 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Denna Upphandlingsföreskrifter daterad Bilaga 1 Avropsberättigade dat Bilaga 2 HBVs Uppförandekod Bilaga 3 Anbudsformulär daterad Bilaga 4 Ramavtalsutkast daterad Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran daterad Bilaga 6 Prisbilaga dat Bilaga 7 Allmänna villkor vid avrop daterad Bilaga 8 Miljökrav daterad Bilaga 9 Referensuppdrag (17)

6 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). HBV använder sig av det elektroniska upphandlingsverktyget Visma TendSign för hantering av upphandling, förfrågningsunderlag och anbud. Visma TendSign nås via eller via under Pågående upphandlingar. 2.2 Förhandling Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser. Anbud som inte är kompletta måste normalt förkastas. 2.3 Alternativa anbud Alternativa anbud är inte tillåtna i denna upphandling. 2.4 Reservationer Reservationer eller förbehåll som innebär avsteg mot avtalsvillkor är inte tillåtna och kan innebära att anbudet förkastas. Anbudsgivaren uppmanas därför undvika att lämna information som inte efterfrågats. 2.5 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt via funktionen Frågor och svar i Visma TendSign. För att samtliga anbudsgivare ska behandlas lika, kommer svar på frågor och kompletteringar på förfrågningsunderlaget att förmedlas till samtliga registrerade anbudshämtare via Visma TendSign. Anbudshämtare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) kommer automatiskt att få e-postmeddelande om svar och kompletteringar. HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret. Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget via Visma TendSign måste själv registrera sig för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats. Frågor ska ställas senast Svar på ställda frågor lämnas senast (17)

7 2.6 Förutsättningar för anbudsinlämningen Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare i Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran måste fyllas i, skrivas ut, undertecknas och därefter scannas in och bifogas med anbudet. Bilaga 6 Prisbilaga ska fyllas i och skickas in olåst i digitalt Excel-format, så att HBV kan använda dokumentet vid utvärderingen. Priser ska lämnas i SEK. Priser i anbud ska anges så att hänsyn är tagen till att HBVs administrativa ersättning utbetalas i enlighet med punkt HBVs administrativa ersättning i Bilaga 4 Ramavtalsutkast. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, ska vara på svenska med undantag för provningsrapporter, certifikat, intyg och bevis som kan vara på engelska, danska eller norska. Med anbudet ska minst följande dokument vara bifogade: Ifylld Bilaga 3 Anbudsformulär Undertecknad Bilaga 4 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Ifylld Bilaga 6 Prisbilaga Prislista för övrigt sortiment Tre (3) referenser enligt Bilaga 9 Referensuppdrag Utöver dessa ska det med anbudet, i de fall det är aktuellt, även bifogas: Intyg om ekonomisk stabilitet Elektronisk anbudslämning Anbud ska lämnas skriftligt digitalt via Visma TendSign. Följ de instruktioner som ges via efterfrågade handlingar laddas då upp digitalt. Anbud kan inte lämnas via fax, e-post, post eller direkt till HBV. HBV rekommenderar anbudsgivare att lämna anbud i tid och ta hänsyn till att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar. För supportfrågor gällande hanteringen av Tendsign hänvisas till Tendsigns support. Då Tendsigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support. Den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation i upphandlingen med HBV. Den juridiska person vars organisationsnummer anges i kontot i TendSign betraktas som anbudsgivare. I de fall en anbudsgivare inkommer med flera anbud kommer HBV anse det senast inkomna som det giltiga anbudet. 7 (17)

8 2.6.3 Sista anbudsdag Anbud ska vara HBV tillhanda senast Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt i minst sex (6) månader från sista anbudsdag Kostnader i samband med anbudsgivning. Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader som uppstår i samband med anbudsgivningen Rättelse av fel och komplettering av anbud Anbudsgivare kan inte på eget initiativ vidta ändringar i eller kompletteringar till anbud efter sista anbudsdag. Däremot kan anbudsgivare, på begäran av HBV, få rätta uppenbara felskrivningar eller felräkningar eller annat uppenbart fel. HBV får också begära att anbud förtydligas efter sista anbudsdag, om det inte finns risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivaren har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande till stånd. Den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation i upphandlingen med HBV. 2.7 Accept av avtalsvillkor Anbudsgivare ska acceptera de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlagets samtliga delar utan reservationer eller tillägg. 2.8 Kvalificering och utvärdering Kvalificering och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Tilldelningsgrund kommer att vara lägsta pris. Det första som sker är leverantörskvalificering, det vill säga kontroll av att samtliga obligatoriska krav ställda på anbudsgivaren är uppfyllda. De anbudsgivare som inte uppfyller samtliga kvalificeringskrav kommer att uteslutas från vidare utvärdering. Det andra som sker är kontroll av att samtliga obligatoriska krav ställda i kravspecifikationen. Endast de anbud som uppfyller samtliga obligatoriska krav går vidare till utvärdering. Det tredje steget är utvärdering enligt kapitel 5 nedan. Anbud med lägst utvärderingspris rangordnas som ramavtalsleverantör nummer ett. Det anbud som har det näst lägsta utvärderingspriset rangordnas som nummer två och det anbud som har den tredje lägsta utvärderingspris rangordnas som nummer tre. Om två eller flera anbud efter utvärdering ändå behöver särskiljas, kommer lottning att genomföras för att slutligen särskilja anbuden. Lottningen kommer att genomföras av HBV med Notarius Publicus närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. 8 (17)

9 2.9 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör inte civilrättslig accept av anbud. Avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som anbudshämtare och anbudsgivare har använt för sin inloggning i Visma TendSign. En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal uppkomma Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att uppgifter i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren i Bilaga 3 Anbudsformulär ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka uppgifter i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall. 9 (17)

10 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 3.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren ska intyga att kraven uppfylls genom att undertecknande av Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran. HBV kommer kontrollera anbudsgivaren genom att hämta in aktuella uppgifter. I de fall anbudsgivaren vid kontroll visar sig inte uppfylla kraven kan HBV komma att bereda anbudsgivaren tillfälle att lämna en förklaring. HBV förbehåller sig rätten att avgöra huruvida förklaringen är godtagbar eller inte Obligatoriska uteslutningsgrunder enligt 10 kap 1 LOU Anbudsgivaren kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen om HBV får kännedom om att anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren, enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om det finns särskilda skäl, får HBV avstå från att utesluta en anbudsgivare som dömts för brottslighet enligt första stycket Uteslutningsgrunder enligt 10 kap 2 LOU HBV förbehåller sig rätten att utesluta anbudsgivaren om anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 10 (17)

11 3.1.3 Registrering 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. HBV får, utom i de fall som avses i 10 kap 4 LOU, begära att anbudsgivaren visar att det inte finns någon grund för att utesluta anbudsgivaren med stöd av första stycket 1, 2, 3 eller 5. HBV kommer att kontrollera att anbudsgivare har erlagt skatter och socialförsäkringsavgifter. Anbudsgivaren ska senast vid tidpunkten för meddelande om tilldelningsbeslut vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. HBV kommer kontrollera att anbudsgivaren uppfyller kravet genom att hämta in aktuella uppgifter Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt Bisnode Kredit AB. Denna uppgift kontrolleras av HBV och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar Alternativa sätt att styrka ekonomisk ställning Om anbudsgivaren inte uppnår den miniminivå på riskklassificering som krävs, ska kravet avseende den ekonomiska ställningen ändå anses vara uppfyllt om 1 och 2 eller 1 och 3 nedan är uppfyllda. 1. Anbudsgivaren lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. 2. Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens behöriga företrädare. Av intyget ska det klart och tydligt framgå att garanten träder i anbudsgivarens ställe så som för eget åtagande i händelse av att anbudsgivaren inte längre kan fullgöra sina förpliktelser mot HBV. Dessa förpliktelser avser såväl finansiellt ansvar som fullgörande av åtagandet i ramavtalet. Efterfrågad riskklassificering samt kraven enligt ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. 11 (17)

12 3. Nystartade företag ska redovisa antingen dokumentation enligt punkt 2 ovan, eller visa att de har tillräcklig ekonomisk ställning genom bankgaranti, koncerngaranti eller revisorsintyg. Anbudsgivare som inte uppfyller kraven om lägst riskklass Kreditvärdig och som åberopar omständigheter enligt punkt 1 och 2 ovan, alternativt punkt 1 och 3 ovan, ska till sitt anbud ladda upp och bifoga förklaring enligt punkt 1 samt garanti/intyg enligt punkt 2 alternativt Utländska anbudsgivare För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till anbudet bifoga följande intyg från myndigheter i det egna landet Denna handling ska insändas i original samt översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk: intyg om registrering i yrkes- eller handelsregister i det land där anbudsgivaren är etablerad, utfärdat tidigast tre månader innan anbudstiden löper ut, intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna skatter och avgifter, intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna socialförsäkringsavgifter, samt uppgifter om företagets samlade omsättning för de senaste tre åren eller den kortare tid verksamheten bedrivits eller annat bevis för ekonomisk stabilitet som nämns i 11 kap. 7 LOU. 3.2 Miljö- och kvalitetsledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljö- och kvalitetsledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden i enlighet med punkt Miljö- och kvalitetsledningsarbete i Bilaga Ramavtalsutkast. Anbudsgivaren ska inte bifoga några dokument med anbudet. 3.3 Leverantörens kapacitet Anbudsgivaren ska ha resurser, kapacitet och förmåga att leverera de varor och service som omfattas av upphandlingen i den omfattning och komplexitet som framgår i förfrågningsunderlaget. Denna kapacitet ska styrkas genom referenser för tre (3) uppdrag inom området städprodukter och mjukpapper. Med uppdrag menas ramavtal/avtal med flera leveranstillfällen som har genomförts löpande under en längre period. Referenserna ska visa att anbudsgivaren har haft denna kapacitet de senaste tre (3) åren. Referenserna ska visa att anbudsgivaren för dessa referensuppdrag har haft en omsättning över 1 MnSEK per år de senaste tre (3) åren. 12 (17)

13 Referenten intygar med sin namnunderskrift att det beskrivna uppdraget i sin helhet utförts med tillfredsställande resultat i följande hänseenden: - uppfyllelse av avtalad leveranstid - uppfyllelse av leverans av beställda produkter - leverantörens produktsortiment - leverantörens nätbutik - rapportering och avvikelser - bemötande och tillgänglighet - personalens kompetens om aktuella produkter Anbudsgivaren ska för dessa referenser använda Bilaga 9 Referenser. Denna bilaga fylls i och biläggs anbudet. Bilagan ska vara komplett ifylld och undertecknad av referenten. HBV kan i samband med prövning av anbud komma att kontakta angivna referenter. Om lämnade uppgifter inte stämmer kan anbudet komma att förkastas. 13 (17)

14 4 ANBUDSUTVÄRDERING 4.1 Tilldelningsgrund 4.2 Priser Anbud med lägst pris kommer att antas. Anbud med lägst utvärderingspris rangordnas som ramavtalsleverantör nummer ett. Det anbud som har den näst lägsta utvärderingspris rangordnas som nummer två och det anbud som har den tredje lägsta utvärderingspris rangordnas som nummer tre Priser enligt Bilaga 6 Prisbilaga Angivna priser och produkter i Bilaga 6 Prisbilaga kommer att utgöra nettoprislistan för HBV-avtalet och kommer att publiceras på HBVs hemsida Priser för övrigt sortiment Anbudsgivaren ska i en separat bilaga till anbudet även inkomma med en prislista med nettopriser för det övriga sortimentet. Denna prislista ska vara så omfattande som möjligt då det endast är dessa produkter utöver produkter i nettoprislistan som kan avropas under ramavtalstiden. 4.3 Produktinformation 4.4 Miljökrav Anbudsgivaren ska i Bilaga 3 Anbudsformulär ange länk till elektronisk katalog/nätbutik (eller motsvarande) där produktinformation för de i anbudet offererade produkterna framgår. Denna produktinformation ska visa att de offererade produkterna uppfyller de beskrivna produktspecifikationerna enligt Bilaga 6 Prisbilaga. Miljökraven i Bilaga 8 Miljökrav är hämtade från Upphandlingsmyndighetens upphandlingskriterier och gäller för produktgrupperna Kemiska produkter, Kosmetiska produkter, Engångshandskar respektive Mjukpapper. Ställda krav är obligatoriska och ska gälla både de i anbudet offererade produkter och för samtliga varor som leverantören kommer att leverera till avropsberättigade inom ramen för detta ramavtalsperioden. I de fall det anges i produktspecifikationen i Bilaga 6 Prisbilaga att en produkt ska vara miljömärkt, godkänd av Astma- och allergiförbundet eller uppfylla krav enligt FSC accepteras en produkt som inte är miljömärkt i de fall produkten uppfyller krav enligt en miljömärkning. Det åligger i sådana fall anbudsgivaren att bevisa att produkten har egenskaper som motsvarar en miljömärkning. 4.5 Likvärdiga produkter I de fall det finns en hänvisning till en typ av produkt accepterar HBV att likvärdig produkt offereras av anbudsgivare. Det åligger anbudsgivaren att, på begäran av HBV, bevisa att produkten har egenskaper som motsvarar en miljömärkning. Med likvärdig produkt menas en produkt med motsvarande 14 (17)

15 funktion, användning och hanterbarhet. Angivna typprodukten är endast till för att ytterligare beskriva den efterfrågade produkten. För mjukpapper gäller att blandfiber och nyfiber accepteras om returfiber är specificerat samt att nyfiber accepteras om blandfiber är specificerat. För påsar och säckar gäller att likvärdiga produkter med motsvarande funktion men med bättre prestanda och hållbarhet accepteras. Angivna ph-värden gäller för koncentrerad produkt, d.v.s. levererad produkt, om inget annat anges. 4.6 Ifyllnad av prisbilaga I förfrågningsunderlaget ingår Bilaga 6 Prisbilaga. Denna består av en varukorg indelad i åtta (8) produktgrupper. Varukorgen är baserad på tidigare års försäljning. Anbudsgivaren ska i Bilaga 6 Prisbilaga ange produkter och priser för sina offererade produkter. Samma produkt kan offereras på flera positioner om den motsvarar produktspecifikationen. Endast de gulmarkerade cellerna går att fylla i. Nedan framgår hur många godkända positioner i respektive produktgrupp anbudsgivaren ska ha offererat för att anbudet ska kvalificeras. Positioner som erhållit belastningspriser räknas inte som en godkänd offererad produkt. Produktgrupp 1 Dammsugare/ Dammsugarpåsar: Produktgrupp 1 Dammsugare/ Dammsugare: Produktgrupp 2 Engångshandskar och skoskydd: Produktgrupp 3 Första hjälpen: Produktgrupp 4 Kemiska produkter: Produktgrupp 5 Kosmetiska produkter: Produktgrupp 6 Mjukpapper: Produktgrupp 7 Påsar och säckar: Produktgrupp 8 Städredskap: minst 3 stycken minst 3 stycken minst 6 stycken minst 14 stycken minst 46 stycken minst 18 stycken minst 32 stycken minst 34 stycken minst 53 stycken Om Bilaga 6 Prisbilaga är ofullständigt ifylld eller om lämnade uppgifter avseende offererade produkter och priser i Bilaga 6 Prisbilaga visar sig vara oriktiga kan offererad produkt komma att strykas och belastningspriset kommer att räknas för denna produkt. Om en offererad produkt stryks måste de återstående godkända produkterna uppfylla kravet ovan på andel offererade produkter per produktgrupp. Angivna produkter och priser i Bilaga 6 Prisbilaga kommer att användas vid utvärderingen av anbud. Produkterna utgör en del av det sortiment som kommer att ingå i anbudsgivarens nätbutik. Beskrivning av kolumnerna i prisbilaga och hur den ska fyllas i: Position Produktens position i varukorgen. Vid frågor under anbudstiden avseende produkter i prisbilagan ska positionsnummer anges i frågan. Produktgrupp Indelningen i produktgrupper. 15 (17)

16 Produkt Benämning av produktslag. Produktspecifikation Beskrivning av efterfrågad produkt som anbudsgivarens offererade produkt ska uppfylla. Typprodukt Hänvisning till typ av produkt för att ytterligare beskriva den efterfrågade produkten. Anbudsgivaren får offerera en likvärdig produkt. X i cellen innebär att typprodukt saknas. Accepterad förpackningsstorlek Accepterad storlek på förpackningen för den offererade produkten. Förpackningsstorlek som utvärderas Anger förpackningsstorlek som kommer att utvärderas och som uppgifter i kolumn Offererad förpackningsstorlek kommer att räknas om till. Enhet Enhet för utvärdering, vilket kan vara liter (l), kilogram (kg) eller styck (st). Utvärderingsvolym Uppskattad framtida försäljningsvolym för denna position baserad på försäljningsstatistik från Angivna försäljningsvolymer kommer multipliceras med Omräknat pris i utvärderingen. Belastningspris Om anbudsgivaren inte har offererat på en position, d.v.s. kolumn Offererat nettopris eller Offererad förpackningsstorlek inte är ifylld, eller att offererad produkten inte uppfyller produktspecifikationen eller inte är likvärdig och således inte blivit godkänd vid produktkontrollen, kommer Belastningspris automatiskt att bli Omräknat pris. Artikelnummer Anbudsgivaren ska för varje efterfrågad produkt ange anbudsgivarens aktuella artikelnummer för den offererade produkten. Artikelnumret ska vara sökbart på anbudsgivarens hemsida/nätbutik. Artikelbenämning Anbudsgivaren ska ange benämningen på den offererade produkten för att underlätta spårbarhet och kontroll av offererade produkter. Detta ska överensstämma med angivet artikelnummer i kolumnen Artikelnummer. För mjukpapper som utvärderas i kg ska det i denna kolumn framgå storleken på offererad förpackningen vilken ska överensstämma med kolumn Accepterad förpackningsstorlek. Miljömärkning Anbudsgivaren ska ange vilken miljömärkning, eller motsvarande, produkten har, i de fall det är specificerat att produkten ska vara miljömärkt. URL-hänvisning till produktkatalog Anbudsgivaren ska för varje efterfrågad produkt ange länk till anbudsgivarens hemsida/nätbutik för den offererade produkten. 16 (17)

17 Offererat nettopris Anbudsgivaren ska ange nettopriset för den offererade produkten. Det offererade nettopriset kommer att ingå i nettoprislistan för HBV-avtalet. Offererad förpackningsstorlek Anbudsgivare ska ange storleken på förpackningen för den offererade produkten även om Offererad förpackningsstorlek är samma som Förpackningsstorlek som utvärderas. Anbudsgivaren ska offerera produkter med en förpackningsstorlek och enhet som överensstämmer med kolumn Accepterad förpackningsstorlek och Enhet. Storleken ska anges i den enheten som framgår i kolumn Enhet. Om anbudsgivaren har angett ett nettopris för den offererade produkten måste storlek på förpackningen här anges, annars kommer Belastningspris automatiskt bli Omräknat pris. Observera att större delen av produktgruppen Mjukpapper ska Offererad förpackningsstorlek anges i kg. Omräknat pris Nu angivet pris i Omräknat pris motsvarar Belastningspris. Omräknat pris ändras då anbudsgivaren fyller i Offererat nettopris och Offererad förpackningsstorlek. Omräknat pris räknas fram genom att Offererat nettopris divideras med Offererad förpackningsstorlek och multipliceras med Förpackningsstorlek som utvärderas. Omräkning sker automatiskt utifrån de värden som anbudsgivaren har angett. Omräkningen innebär att priserna i kolumn Omräknat pris kan användas som neutrala utvärderingsgrunder mellan anbudsgivarna. Utvärderingspris Utvärderingspriset räknas fram genom att Omräknat pris multipliceras med Utvärderingsvolym. Alla priser i kolumnen Utvärderingspris summeras till Summa utvärderingspris som är den summa som anbudsgivaren utvärderas mot. Summa utvärderingspris är ifrån början ,99 SEK men kommer att minska om anbudsgivaren offererar lägre priser än Belastningspriserna. Summa utvärderingspriser kommer att utvärderas med två (2) decimaler. 4.7 Utvärderingsmodell Utvärderingen av godkända anbud genomförs enligt följande modell: De av anbudsgivaren offererade listpriser, som har räknats om och som framgår i kolumn "Omräknat listpris" i Bilaga Prisbilaga, multipliceras med det antal som framgår av kolumn "Försäljningsvolym" för respektive position. Resultatet räknas automatiskt ut till kolumn Utvärderingspris vilken summeras och totalt utvärderingspris framgår i den blå cellen. Den anbudsgivare som har lägst totalt utvärderingspris kommer att tilldelas ramavtal med rangordning nr 1. Den anbudsgivare som har det näst lägst totalt utvärderingspris kommer att tilldelas ramavtal med rangordning nr 2 och osv. Totalt tre (3) anbudsgivare kommer att tilldelas ramavtal. 17 (17)