Förfrågningsunderlag huvudhandling

Transkript

1 Förfrågningsunderlag huvudhandling Eldningsolja och Diesel i bulk Dick Gullberg HBV

2 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen (översiktlig) Upphandlingen avser ramavtal gällande leverans av Eldningsolja, Diesel i bulk och Diesel med vegetabilisk inblandning (RME, Tallolja eller likvärdig inblandning) i bulk. Anbudsgivaren ska ha leveranskapacitet över hela landet för uppdraget. 1.2 Referensnummer Upphandlingens referensnummer är Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening ( ). I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för sina medlemmar, se Bilaga 1a Medlemsförteckning. Även upphandlande myndigheter listade i Bilaga 1b omfattas av upphandlingen. Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av Lag om offentlig upphandling, LOU (SFS 2007:1091). Ytterligare information om HBV finns på samt i Bilaga 2, Så fungerar HBV - en information till leverantörer. HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och medlemmarnas verksamhet ständigt minskas genom att: i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med punkt 6.6. Ansvarig upphandlare: Dick Gullberg Tel: E-post: dick.gullberg@hbv.se Frågor gällande upphandlingen ska ställas via webbtjänst i enlighet med punkt (13)

3 1.4 Kontraktsföremålet Upphandlingens delar Denna upphandling är inte indelad i olika delar Produkter/tjänster Kontraktstid Sortiment eldningsolja: Eldningsolja 1 MK 3, E10, sommar (S max 0,05 vikt-%) Eldningsolja 1 MK 3, E32, vinter (S max 0,05 vikt-%) Eldningsolja 1 MK 3 (S max 0,001 vikt-%) Biodiesel 100 Diesel MK 1 Diesel MK 1 med förnyelsebar inblandning. Alla kvalitéer enligt gällande svensk standard. Prislista (ortstillägg, tankbilstariffer eller andra leveranspriser) ska bifogas i pappersform samt digitalt på USB-minne/CD i sökbart format motsvarande excel. Avtalstid är med möjlighet för HBV till ett (1) + ett (1) års förlängning. HBV ska senast skriftligen meddela leverantören om avtalet ska förlängas för perioden Motsvarande gäller för ytterligare förlängning Antagning och villkor för tilldelning 1.5 Volymer Endast en (1) leverantör kommer att antas för samtliga leveranser. Leverantören ska kunna leverera samtliga kvalitéer av eldningsolja och diesel enligt punkt Leverantören ska leverera över hela landet efter avrop från enskilda medlemmar. Leverantören ska erbjuda en länk som kan appliseras på HBVs hemsida under medlemsloggin Länken ska gå till leverantören som uppdaterar den var 14:e dag och ska innehålla avtalade prisuppgifter med samtliga påslag inklusive HBVs påslag. Länken ska även innehålla historik om de senaste tre månadernas priser samt en flik med ortstillägg eller tariffer för leveranser. Upphandlingens volym beräknas till ca m³ per år. Volymen beräknas på tidigare årsvolymer justerat för eventuella tillkommande avropsberättigade enligt bilaga 1a och 1b. Volymen kan ej garanteras och kommer att variera mellan åren pga av bl.a att andel leveranser varierar. 3 (13)

4 1.7 Förutsättningar för upphandlingens genomförande HBVs syfte med upphandlingen är att tillhandahålla och möjliggöra för sina avropsberättiga medlemmar angivna i Bilaga 1a och upphandlande myndigheter listade i Bilaga 1b (i det följande benämns även sådan upphandlande myndighet medlem ) att avropa från ramavtalen. Avsikten är således att medlemmarna ska komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information. 1.8 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: 2. ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande Denna förfrågan dat Bilaga 1a Avropsberättiga medlemmar dat Bilaga 1b Övriga som omfattas av upphandlingen dat Bilaga 2 HBV en presentation för leverantörer dat Bilaga 3 Uppförandekod HBV Bilaga 4 Fakturering dat Bilaga 5 Prisbilaga dat Bilaga 6 Anbudsformulär dat Bilaga 7 Statistik från x antal medlemar dat Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU. 2.2 Förhandling Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns normalt inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser. Anbud som ej är kompletta måste normalt förkastas. Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är ej tillåtna. 4 (13)

5 2.3 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt senast tio dagar innan anbudstidens utgång. Frågorna ska ställas via den webbtjänst som HBV använder för distribution av förfrågningsunderlag HBV använder Visma TendSigns webbtjänst. Den kan nås via eller via under flik Pågående upphandlingar. Svar på ställda frågor lämnas senast sex dagar före sista anbudsdag. Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via webbtjänsten enligt ovan. Anbudsgivare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) via ovanstående adress kommer automatiskt att få e-postmeddelande om svar och kompletteringar. Anbudsgivare som ej hämtat förfrågningsunderlaget i webbtjänst enligt ovan måste själv registrera sig i denna webbtjänst för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats. 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska lämnas i enlighet med Bilaga 6 Anbudsformulär och Bilaga 5 Prisbilaga, och där i efterfrågade uppgifter och handlingar. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska. Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Priser ska lämnas i SEK. Priser i anbud ska anges så att hänsyn är tagen till att HBVs administrativa ersättning utbetalas i enlighet med pkt Tillåtna sätt att lämna anbud Anbud ska lämnas skriftligt. Adress för lämnande se pkt Anbud får ej lämnas elektroniskt (t.ex. fax eller e-post). 5 (13)

6 2.4.3 Anbudsmärkning och adress Anbud kan lämnas på nedanstående sätt: Anbud, inklusive efterfrågade uppgifter på USB-minne/CD, ska lämnas i slutet kuvert/omslag och ska märkas med Eldningsolja Anbud Anbudet sänds till: Dick Gullberg HBV Box STOCKHOLM Eller genom att lämna anbud inklusive efterfrågade uppgifter på USBminne/CD i HBVs reception på Svandammsvägen 24, Midsommarkransen, Stockholm. Receptionen är öppen måndagar till torsdagar 8-12 och 13-16:40 samt fredagar 8-12 och 13-15:30. Är receptionen stängd kan mindre försändelser lämnas i HBVs brevinkast. Anbudet ska vara i ett förseglat kuvert, som ska vara märkt Eldningsolja Anbud Anbud får ej lämnas via telefax eller e-post Sista anbudsdag Anbud ska vara HBV tillhanda senast HBV rekommenderar anbudsgivarna att skicka anbud i tid och ta hänsyn till att normal postgång ibland kan ta mer än en dag Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltiga i minst sex månader från sista anbudsdag. 2.5 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör ej accept enligt Avtalslagen då avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via Webbtjänsten där förfrågningsunderlaget hämtades ut eller till annan e-postadress som angivits i anbudsformulär. En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal uppkomma. 6 (13)

7 2.6 Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att delar i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren redan i anbudet ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka delar i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall. HBVs sekretessbeslut kan prövas av förvaltningsdomstol. 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE OBS! Om kraven nedan ej uppfylls får anbudet ej antas. 3.1 Krav A Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren kommer att uteslutas om anbudsgivaren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. Är anbudsgivaren en juridisk person gäller punkt 3 och 4 ovan även för företrädare för anbudsgivaren. Anbudsgivaren kommer även att uteslutas om denne eller om det är en juridisk person dess företrädare är dömd för brott enligt LOU kap Anbudsgivaren ska även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande. Till anbudet bifogas Markering med kryss i anbudsformulär om anbudsgivaren är fri från hinder enligt pkt 1-6. Övriga upplysningar tas in direkt av HBV från Skatteverket. 7 (13)

8 3.2 Krav B Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt Bisnode Kredit AB. Denna uppgift kontrolleras av HBV och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar. Till anbudet bifogas Endast uppgift om organisationsnummer i enlighet med anbudsformulär. 3.3 Krav C Redovisning av miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete. Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete. Med dokumenterat miljöledningsarbete avses att minst miljöpolicy eller annan rutin/instruktion gällande miljöledningsarbete ska finnas. Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöledningsarbete. Exempelvis: Miljöpolicy eller annan rutin/instruktion gällande miljöledningsarbete. Kopia bifogas anbudet. Miljöledningssystem enligt ISO serien, EMAS eller motsvarande om detta finns. Kopia på giltigt certifikat/handlingar bifogas anbudet. Anbudsgivaren ska även redovisa dokumentation kring det kvalitetsledningsarbete som bedrivs. Exempelvis redovisas: Kvalitetspolicy eller annan instruktion/rutin gällande kvalitetledningsarbete Kopia på certifikat för kvalitetsledning. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 3.4 Krav D Resurser Anbudsgivaren ska ha leveranskapacitet över hela landet för uppdraget. Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i anbudsformulär. 4. KRAV PÅ VARAN / TJÄNSTEN OBS! Om kraven nedan ej uppfylls så får anbudet ej antas. 4.1 Krav E Accept av avtalsvillkor Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlaget utan reservationer eller tillägg. 8 (13)

9 Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i anbudsformulär. 4.2 Krav F Uppfyllande av tekniska krav Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar de tekniska krav som angivits i punkt Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i anbudsformulär. 5. ANBUDSUTVÄRDERING 5.1 Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. De olika priserna i prisbilaga 5 summeras och totalsumman från anbusgivarna kommer att jämföras där den anbudsgivare som lagt lägsta pris kommer att antas. Utvärdering sker enligt följande. Pris Anbudspris beräknas i enlighet med förteckning angiven i Bilaga 5 prisbilaga. För utvärdering bifogas följande uppgifter: Priser i enlighet med anbudsformulär på de artiklar och de fiktiva orterna som summeras till en totalsumma. 6. KONTRAKTSVILLKOR 6.1 Kontraktshandlingar Ett särskilt kontrakt kommer att upprättas. Kontraktshandlingarna gäller i följande rangordning: 1. Ändringar och tillägg under avtalsperioden, skriftligt överenskomna av båda parters ombud 2. Kontrakt 3. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 5. ALOS 05 (bifogas ej) 6. Eventuella förtydligande anbudshandlingar 7. Anbudshandlingar 9 (13)

10 6.2 Kommersiella villkor Ersättningsform Aktuella priser per kubikmeter inklusive alla omkostnader. Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer. Detta betyder att alla avgifter/omkostnader och HBVs administrativa ersättning ska ingå i priserna, även miljöavgifter. Prislista (ortstillägg, tankbilstariffer eller andra leveranspriser) ska bifogas i pappersform samt digitalt på USB-minne/CD i sökbart format motsvarande en öppen exel-fil Faktureringsvillkor Fakturering sker till HBV som i sin tur vidarefakturerar den som avropat på avtalet. Under avtalstiden kommer faktureringen att ändras så att faktura ställs till den som avropat på avtalet. Fakturan skickas då till HBVs fakturaväxel där HBV utför priskontroll och sedan distribuerar ut fakturan till mottagaren för betalning. Denna ändring kommer att aviseras leverantörer tre månader innan Prisjustering Faktura betalas 30 dagar efter ankomst till HBV. Faktureringsavgifter, uppläggningsavgifter eller liknande får ej förekomma. Fakturering ska ske elektroniskt För detaljerade anvisningar om fakturering se Bilaga 4 Fakturering. Priset ska sättas den 15 april 2014 enligt formel nedan och kan förändras med 14 dagars intervall baserad på formel nedan. Priser i SEK/m³,(bulkleveranser) ska vara baserade på genomsnittet av Rotterdam noteringarna enligt Platt s European Marketscan Cargoes High CIF NWE Basis ARA för två veckorsperioden före leveransperioden samt SE- Bankens genomsnittliga säljkurs för US Dollar under samma period. Prisjustering för biodiesel enligt Red Argus prisindex med 15 april 2014 som utgångsdatum. Leveransdagens priser gäller med HBVs påslag av 40 kronor per m³. (ULSD 10ppm + $ (kvalitetstillägg)) x 0,845 (omräkningsfaktor) x $ kurs + SEK (påslag) + gällande punktskatter exklusive frakt. (Gasoil 0,1 + $ (kvalitetstillägg)) x 0,845 (omräkningsfaktor) x $ kurs + SEK (påslag) + gällande punktskatter exklusive frakt. Fast pris utan indexreglering under avtalets första år för ortstillägg alternativt tankbilstariff eller andra leveransprislistor. 10 (13)

11 Därefter justeras priset årsvis med SÅ Index T08SA16 med april månad 2014 såsom basmånad att jämföra med april månad år 2015 för perioden andra året. Därefter, om förlängning medges för periodens tredje år justeras 1:a årets priser med SÅ Index T08SA16 med april månad 2014 såsom basmånad att jämföra med april månad år Entreprenören påkallar indexreglering senast en (1) månad innan aktuell reglering ska träda i kraft. Retroaktiv indexreglering godkänns ej Dröjsmål med betalning Ersättning enligt gällande lagstiftning. Preskriptionstiden för ersättning vid dröjsmål med betalning är 2 månader från att betalning skett. Påminnelseavgifter och liknande får ej förekomma Leveransförutsättningar Vid leverans och transport gäller ALOS 05. Allmänna bestämmelser för leverans av varor (utan montage) till offentlig sektor Ordererkännande Ordererkännande/bekräftelse ska alltid skickas, i första hand elektroniskt, till referensperson hos leveransmottagaren om denne inte särskilt meddelat att ordererkännande ej behöver sändas Avrop Tilldelande av kontrakt på ramavtal, sk avrop/beställning, kan ske av HBV, samt de som omfattas av upphandlingen enligt Bilaga 1a och 1b. Dessa kallas nedan beställare. 6.3 HBVs administrativa ersättning HBV ska från leverantören erhålla en administrativ ersättning efter avslutat halvår i efterskott. Ersättningen är 40 kronor per levererad kubikmeter för alla avrop/beställningar gjorda under avtalstiden exklusive mervärdeskatt. Ersättningen ska utbetalas till HBV, inklusive mervärdesskatt, senast en månad efter avslutat halvår. Vid senare betalning erhåller HBV dröjsmålsränta enligt räntelagen. Första utbetalningen ska ske i januari 2015 och avse perioden juni 2014 till och med december Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs administrativa ersättning. Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader. 6.4 Vite vid försening Leverantören ska om denne överskrider avtalad tidpunkt för leverans utge vite om 2 % på köpesumman för den del som avser försenad leverans. Vitet är 11 (13)

12 dock minst kr per påbörjad vecka. Upprepade förseningar i leveranser anses som väsentligt avtalsbrott och kan resultera i hävning enligt punkt Uppförandekod HBV ställer krav på leverantörer att följa en social uppförandekod för produktion av varor i såväl Europa som i övriga delar av världen. Kraven innebär beträffande barnarbete att FN:s konvention om Barns Rättigheter följs liksom ILO:s konvention för definition av barn. Arbetarnas anställningsvillkor ska innehålla grundläggande rättigheter, följa lokal lagstiftning och rekommenderad lönenivå. HBV förbehåller sig rätten att med tredje part utföra inspektioner, för att försäkra sig om efterlevnad. Se Bilaga 3, Uppförandekod HBV. 6.7 Underleverantörer Vid förfrågan från HBV ska uppgifter om vilka underleverantörer och underentreprenörer som används kunna lämnas. Vidare gäller att samtliga underleverantörer måste ha fullgjort sina åtaganden för skatter och socialförsäkringsavgifter. Leverantören ansvarar för underleverantören på motsvarande sätt som om leverantören själv utfört underleverantörens åtagande. Bemanningsföretag/arbetskraftstillhandahållare likställs med underleverantör. 6.8 Tillhandahållande av uppgifter från leverantören under avtalstiden Statistik Leverantören ska halvårsvis lämna statistik till HBV där minst följande framgår: Avropsbelopp för enskild medlem Avropsmängd för enskild medlem Avrop per artikel, inkl artikelnummer (totalt antal artiklar och totalt belopp) Avropsbelopp per produktkategori (totalt avropat) Orderstorlek per avrop 6.9 Möten Vid förfrågan ska även statistik kunna tillhandahållas inom 10 arbetsdagar med antal artiklar per avrop och medlem och summan per artikel. Leverantören ska efter kallelse från HBV kunna delta i startmöte samt ett uppföljningsmöte per år. Möten genomförs normalt hos HBV och ersättning erhålls ej för dessa möten. Vid behov, tex vid leveransförseningar, kvalitetsproblem kan möten behöva ske oftare. 12 (13)

13 6.10 Försäkring Leverantören ska ha en ansvarsförsäkring om minst 200 prisbasbelopp. Kopia som styrker ovanstående ska kunna överlämnas efter förfrågan från HBV Överlåtelse 6.12 Hävning 6.13 Tvist Leverantören har inte rätt att överlåta kontrakt eller del av kontrakt till annan part utan att först erhållit HBVs skriftliga godkännande. Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantören eller anlitad underleverantör inte fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, socialförsäkringsavgifter och övriga betalningsålägganden som enligt lag åvilar leverantören. Med tillägg till övriga villkor äger HBV rätt att häva kontraktet i förtid med en månads uppsägningstid om leverantören trots tre skriftliga reklamationer eller avvikelser inte iakttar kontraktsvillkoren. Ej uppfylld miljöutfästelse räknas som avvikelse. Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantörens ekonomiska stabilitet försämras till rating C enligt Bisnode Kredit AB. Tvist ska oberoende av belopp avgöras i allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. 13 (13)