Samlat styrdokument. Samlat styrdokument för Svenska Parasportförbundet och Sveriges Paralympiska Kommitté fastställt den 16 oktober

Transkript

1 Samlat styrdokument Beslutat av förbundsstyrelsen den 7 juni 2015 Uppdaterad av förbundsstyrelsen 16 oktober 2015 Reviderad av förbundsstyrelsen den 8 oktober

2 Innehållsförteckning Introduktion... 3 Vårt förhållningssätt... 3 Styrelsens arbetsordning Formalia Beredning av ärenden till FS FS åligganden Presidiets åligganden Parasport Sveriges talespersoner... 4 Instruktion för Generalsekreterare (GS)... 4 Attestinstruktion... 5 Avtal och andra juridiskt bindande överenskommelser... 5 Avtal och andra juridiskt bindande överenskommelser ska tecknas av firmatecknare Anställningsavtal, tidrapport samt lönerevision... 5 Inköp och utlägg... 5 Betalningsuppdrag... 5 Styrelsens och Generalsekreterarens resor och utlägg samt dess övriga utgifter... 5 Firmateckning... 5 Placeringspolicy... 6 Testamenten och arv... 7 Medlemmarnas rätt till insyn... 7 Resor... 8 Miljö... 8 Instruktion Special Olympics-råd (SO-råd) Sammansättning Mandattid Nomineringsförfarande SO-rådets uppgift Sammanträden, kallelse m.m Instruktion för paralympiska utskottet (PU) Sammansättning Mandattid Nomineringsförfarande PU:s uppgift Sammanträden, kallelse m.m

3 Parasport Sveriges styrdokument för verksamheten 1. Introduktion Svenska Parasportförbundet och Sveriges Paralympiska Kommitté är en folkrörelse vars högsta beslutande demokratiska organ är förbundsmötet, FM, vilket är grunden i medlemmarnas makt och möjlighet att påverka. Förbundsstyrelsen har det yttersta ansvaret för Parasport Sveriges verksamhet. För att skapa förutsättningar för att genomföra sin uppgift och förvaltning har FS skapat detta styrdokument för att tydliggöra ansvar, befogenheter och uppgifter till olika funktioner i organisationen. Styrdokumentet gäller därför alla som är verksamma inom Parasport Sveriges nationella verksamhet; FS, idrottskommittéer, arbetsgrupper, kanslimedarbetare m.fl. Styrdokumentet är ett levande dokument och FS reviderar den minst en gång per mandatperiod Syftet med styrdokumentet är dels att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan förbundsmötet, förbundsstyrelsen, presidiet, generalsekreteraren samt kommittéer och arbetsgrupper av olika slag. Syftet är också att tydliggöra de värderingar verksamheten bygger på. Styrdokumentet är framtaget i övertygelsen om att alla involverade i förbundets arbete gör sitt bästa i en anda som präglas av den värdegrund Parasport Sverige har fastslagit. Utgångspunkterna för styrdokumentet är: - att all delegation utgår från beslut fattade av förbundsmötet - att FS är ansvarig för och leder organisationen mellan förbundsmötena - att generalsekreteraren leder det verkställande och dagliga operativa arbetet - att stadgarna är överordnat detta dokument 2. Vårt förhållningssätt 1. Vi är stolta över all den ideella verksamhet som utförs av vårt förbund dess medlemmar och föreningar och gör i vår roll inom Parasport Sverige vad vi kan för serva och stötta den. Vi lever Parasport Sveriges värderingar i allt vi gör, internt och externt. 2. Vi visar alltid integritet och gott omdöme i vårt uppdrag och i förhållande till andra. 3. Vi tar alltid upp tveksamheter kring vad som är ett gott etiskt uppförande till diskussion med kollegor, chefer eller uppdragsgivare. 4. Vi håller oss uppdaterade på, och följer, uppsatta regler och riktlinjer. 3. Styrelsens arbetsordning 1. Formalia 1.1 FS håller konstituerande sammanträde direkt efter ordinarie FM-möte och sammanträder därutöver efter behov. 1.2 Vid konstituerande sammanträde med FS ska behandlas och, för tiden intill nästa konstituerande styrelsesammanträde, fattas beslut i följande ärenden: 1. Utsevice ordförande och andre vice ordförande, 2. Utsepresidium, om FS beslutar att inrätta ett sådant 3. Fastställande av arbetsordning för styrelsen, 4. Fastställande av instruktion för Generalsekreteraren (GS) 5. Beslut om firmatecknare. 1.3 Kallelse till styrelsesammanträde ska ske ca två veckor före sammanträdet. Föredragningslista samt utlåtanden med GS:s förslag för de ärenden som ska behandlas vid sammanträdet ska skickas ut en vecka före styrelsemötet. Handlingar kan undantagsvis läggas på bordet. 1.4 FS håller fysiska möten och telefonmöten eller fattar beslut per capsulam genom mejlväxling. 3

4 1.5 Generalsekreteraren är verkställande tjänsteman och som sådan ständigt adjungerad till FS och presidiet. 2. Beredning av ärenden till FS 2.2 I god tid före styrelsesammanträde ska beredning med ordförande eller presidiet äga rum av de ärenden som ska upptas på föredragningslistan för styrelsesammanträdet. 2.3 Huvudregeln är att alla förslag som läggs till FS kommer från GS. Även förslag som beretts av råd eller särskilda projekt- eller arbetsgrupper ska läggas till FS med ett utlåtande och förslag från GS. 2.4 Vid FS sammanträden kan även befattningshavare/sakkunnig delta utifrån beslut av GS. 3. FS åligganden 3.1 FS ska strategiskt leda Parasport Sverige och ansvara för en långsiktig planering samt säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med ändamålet som uttryckt i stadgarna och att förbundsmötets beslut genomförs 3.2 FS ska genom fortlöpande uppföljning övervaka den löpande verksamheten samt förbundets utveckling. 3.3 Ansvara för anställande och entledigande av GS. Ordföranden ansvarar för löne- och anställningsvillkor för GS och återrapporterar till FS. 3.4 Fastställa attestordning och andra centrala styrdokument för effektiv och transparent förvaltning 3.5 På förslag av GS avge yttranden med anledning av remisser från myndigheter, institutioner eller andra organisationer. 3.6 Årligen utvärdera sitt eget arbete. 3.7 FS övergripande årsplanering: Februari/Mars Fastställande av bokslut och årsredovisning, genomgång av revisorsrapport Mars/April Beslut med anledning av kommande FM (förbundsmötesår), genomgång av resultat och prognos April/Maj Konstituerande (förbundsmötesår) Augusti/september Halvårsbokslut, strategidiskussion, prognos, fastställa tid och plats för förbundsmöte (år innan förbundsmöte) Oktober/november Verksamhetsplan, prognos, budgetförslag December Budget 4. Presidiets åligganden Presidiet består av ordförande, vice och andre vice ordförande samt GS och kan vid behov adjungera annan person. Presidiet har som uppgift att planera FS-möten samt hantera brådskande ärenden i de fall det inte går av tidsmässiga eller praktiska skäl kalla samman FS. Anteckningar från presidiets möten distribueras till styrelsen. 5. Parasport Sveriges talespersoner 6.1 Parasport Sveriges talesman är i första hand ordföranden och vid förhinder för ordföranden vice och andre vice ordförande samt GS. 6.2 I frågor där fastställd policy eller strategi finns har envar FS-ledamot möjlighet att inom sitt bevakningsområde uttala sig inom de givna ramar som fastställts. Skulle fastställda ramar saknas inom sakområde ska hänvisning göras till ordföranden, vice ordförande och GS. 6.3 Parasport Sveriges tjänstemän har rätt att uttala sig inom de ramar som fastställs av GS. 4. Instruktion för Generalsekreterare (GS) GS är Parasport Sveriges högsta tjänsteman och chef för förbundets kansli. Det åligger GS att sköta ledning och löpande förvaltning av förbundets angelägenheter inom ramen för fastställd budget och enligt de riktlinjer och anvisningar som FS meddelar. GS är inom ramen för detta uppdrag underställd FS, men dock inte enskilda FS-ledamöter. GS ska sålunda: 4

5 Planera, leda, utveckla och kontrollera verksamheten inom kansliet och förbundets övriga operativa organisation (arbetsgrupper, idrottskommittéer etc) i enlighet med FS beslut samt hålla styrelsen fortlöpande informerad om verksamheten. Stödja FS med underlag för att denna ska kunna fullfölja sitt uppdrag, till exempel förslag till årsredovisning, veksamhetsplan, budget, ekonomiska rapporter, löpande verksamhetsrapportering samt annat som FS efterfrågar. Ansvara för att förbundets bokföring fullgörs i överensstämmelse med gällande bestämmelser och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. Ansvara för att förbundets skyldigheter såsom arbetsgivare iakttas såväl gentemot de anställda och fackliga organisationer som gentemot myndigheter samt vara ansvarig för arbetsmiljön för förbundets anställda. Säkerställa en fungerande omvärldsbevakning. Vara ansvarig utgivare för tidningen Parasport. Säkerställa att Parasport Sverige är representerat på relevanta nationella och internationella möten och evenemang. 5. Attestinstruktion Avtal och andra juridiskt bindande överenskommelser Avtal och andra juridiskt bindande överenskommelser ska tecknas av firmatecknare, se pkt 6. Avtal skall vara väl genomarbetade och vid behov avstämda med jurist. Anställningsavtal, tidrapport samt lönerevision Anställningsavtal undertecknas av Generalsekreteraren (GS) Varje lönerevision och/eller förändringar av andra anställningsförhållanden skall dokumenteras och undertecknas av GS. Tidrapporten som avser löneutbetalning skall attesteras av närmaste chef och inlämnas till ekonomiavdelningen senast den 7:e varje månad. Tidrapporter för ansvarig chef ska attesteras av Generalsekreteraren Inköp, utlägg och arvoderingar Samtliga inköp, utlägg och arvoderingar ska attesteras av ansvarig chef. Generalsekreteraren attesterar inköp och utlägg för ansvariga chefer. Inköp utanför budget skall godkännas av ansvarig chef. De som har budgetansvar får attestera inköp upp till kronor tillsammans med ansvarig chef. Över kronor ska ansvarig chef samt GS attestera. Se bilaga. Betalningsuppdrag Betalningsuppdrag ska alltid tecknas två i förening enligt firmateckningen Betalning får endast i sällsynta undantagsfall ske utan giltig attest på faktura t.ex. för att undvika betalningsanmärkning. om så sker skall ekonomiavdelningen se till att giltig attest sker i efterhand. Styrelsens och Generalsekreterarens resor och utlägg samt dess övriga utgifter Ekonomichefen godkänner styrelsens och generalsekreterarens resor, utlägg och övriga utgifter. Ordförande attesterar. Ordförandes resor, utlägg och övriga utgifter godkänns av EC och attesteras av vice ordförande eller annan förtroendevald. 6. Firmateckning att utse förbundsordförande Margareta Israelsson, vice förbundsordförande Thomas Fogdö och generalsekreterare Johan Strid som firmatecknare för Svenska Parasportförbundet och 5

6 Sveriges Paralympiska Kommitté. Två av ovanstående i förening eller en av dessa i förening med någon av övriga styrelseledamöterna. att utse ekonomichef Susanne Möllberg och ekonomiassistent Carina Forslund till firmatecknare var för sig, för att teckna skattedeklarationer, pensionsärenden och telefonabonnemang. att utse ekonomichef Susanne Möllberg, att i förening med sportchef Hans Säfström, idrottschef Jonatan Sandberg, Johan Strid eller ekonomiassistent Carina Forslund göra internetbetalningar, teckna övriga bankärenden o värdeförsändelser. att utse generalsekreterare Johan Strid att i förening med ekonomichef Susanne Möllberg göra placeringar/omdisponeringar i enlighet med den av styrelsen fastställda placeringspolicy. 7. Placeringspolicy I Placeringsgruppen ingår en styrelseledamot, GS och ekonomichefen (EC), som även är sammankallande. Placeringsgruppen har möjlighet att till sig knyta ytterligare en ledamot med relevant erfarenhet inom området. Placeringsgruppen ska löpande verka för att på ett bra sätt förvalta uppdraget som uppges av placeringspolicyn (se nedan) samt över tid genom formella och informella möten stämma av så att arbetet löper väl ut Vid beslut i placeringsgruppen att anlita extern förvaltare av hela eller delar av portföljens tillgångar ska sådant uppdrag grundas på skriftligt avtal. Sådan aktör ska ha Finansinspektionens tillstånd att bedriva diskretionär portföljförvaltning av finansiella instrument. Extern förvaltare ska följa denna placeringspolicy. Placeringsgruppen uppdrar till ekonomichefen att 1. sköta placeringar och den löpande kapitalförvaltningen enligt placeringsgruppens beslut. 2. till placeringsgruppen samt Förbundsstyrelsen rapportera minst två gånger per år om periodens avkastning. 3. vara företrädare i de löpande kontakterna med förvaltare Placeringspolicy Placeringspolicyn redovisar riktlinjer för placerings- och köp/säljhandläggningen av olika värdepapper inom Parasport Sverige. Dessa riktlinjer ska ses som en ram för handläggningen. Med köp/säljhandläggningen avses det löpande arbetet med investering av förbundets kapital i värdepapper. Denna policy täcker inte de olika stiftelser som ligger under förbundets övriga förvaltning, som har en egen styrelse utsedda av förbundsstyrelsen. Parasport Sverige investerar huvudsakligen i räntemarknaden respektive aktiemarknaden. Parasport Sveriges styrelse fattar årligen beslut om fördelningen baserat på en rad omvärldsfaktorer, riskbenägenhet och målsättning med placeringarna. Styrelsen beslutar årligen hur mycket av tillgängligt kapital av likvida medel som skall placeras i räntemarknaden respektive aktiemarknaden beroende på vilken risk vi är beredda att ta. 6

7 rån och med år 2016 föreslås följande Tillgångsslag Min Normal Max Aktier 35% 50% 60% Räntebärande värdepapper 35% 50% 65% Den bank som Parasport Sverige väljer att samarbeta med, vad gäller förbundets finansiella placeringar och samtliga fondförvaltare skall ha tydliga riktlinjer för socialt ansvarsfulla investeringar. Banken skall ta i beaktning att Parasport Sverige har valt att inte placera pengar inom följande industrier: Vapenindustrin Tobaksindustrin Sexindustrin Utöver dessa kriterier skall miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning beaktas när investeringsbeslut fattas. Företagen bör tillhandahålla en hållbarhetsredovisning som följer internationella normer för miljö, mänskliga rättigheter, arbetsmarknad och antikorruption. Banken skall regelbundet screena sina fonder och kunna redovisa den etiska uppföljningen av investeringar. 8. Testamenten och arv Parasport Sverige välkomnar, som Sveriges viktigaste organisation för en bättre folkhälsa för personer med funktionsnedsättning, att bli ihågkommen i människors sista vilja. Vi välkomnar såväl rena likvida medel som fast egendom med den reservationen att fast egendom med största sannolikhet kommer att avyttras till bästa pris. Då det är aktuellt att upprätta ett testamente där Parasport Sverige är förmånstagare uppmuntras att kontakta Parasport Sveriges generalsekreterare. För att Parasport Sverige ska kunna göra bästa nytta för de medel som testamenteras bör följande formulering användas i testamentet; NN önskar testamentera XX till Svenska Parasportförbundet och Sveriges Paralympiska Kommitté, organisationsnummer , att användas till förbundets verksamhet inom idrott och fysisk aktivitet för personer med funktionsnedsättning. Parasport Sverige undanber sig i möjligaste mån upprättande av särskilda stiftelser eller fonder på grund av den omfattande administration detta medför. Parasport Sveriges kansli upprättar en akt för varje känt testamente. 9. Medlemmarnas rätt till insyn Parasport Sverige är en modern folkrörelse där öppenhet och transparens är en självklarhet. Detta innebär att våra medlemmar har rätt till insyn i förbundets verksamhet och förvaltning. 7

8 - Styrelsen och personalen ska alltid svara på frågor från medlemmar så snart som möjligt och på ett lättbegripligt sätt - Protokoll från styrelsen skall publiceras på hemsidan snarast efter genomfört möte - Styrelsen kan särskilt besluta att inte offentliggöra del av protokoll som rör känslig information om enskild individ, relation till enskild förening och relation till externa intressenter (till exempel affärspartners och sponsorer) eller där förbundet har avtalad plikt om sekretess - Anställningsavtal och annan dokumentation kring förbundets anställda är ej offentliga, med undantag av generalsekreterarens anställningsavtal 10. Resor Parasport Sveriges resepolicy om att resa kostnadseffektivt, säkert och miljövänligt innebär i korthet: att inte resa om det inte är nödvändigt att resor planeras i så god tid att kombinationer av biljetter, samordning och anpassning av resor blir möjliga och det mest fördelaktiga färdsättet och login kan väljas, att färdsätt och logi väljs så att tiden utnyttjas effektivt, att om du är osäker på denna vad denna policy betyder i praktiken frågar du innan du bokar. att som regel boka resor genom resebyrån Grand Travel som Parasport Sverige har ett samarbetsavtal med (adress: Idrottens Hus, Box 11016, Stockholm, idrott@grandtravel.se, tfn ) att när hotell behövs i första hand boka Scandic Hotels som Parasport Sverige har ett samarbetsavtal med att reseräkning upprättas så snart som möjligt efter avslutad resa, senast två veckor efter hemkomst att förbundet har reseförsäkring genom Folksam, men att det är viktigt att ha med sig Europeiskt sjukfärskringskort från försäkringskassan att om snabb hjälp krävs under utlandsresa, kontaktas hotlinenummer , SOS- International i Köpenhamn som har öppet dygnet runt. 11. Miljö Parasport Sverige ansluter sig till Riksidrottsförbundets miljöpolicy som i sammanfattning innebär; att ha ett medvetet förhållningssätt och verka för ökat engagemang i arbetet med miljöfrågor. att följa gällande miljölagar och ha nödvändiga tillstånd för att bedriva vår verksamhet att väga in den påverkan på miljön som vår verksamhet innebär inför beslut att göra miljöeffektbeskrivningar vid större arrangemang, transporter och byggnationer 12. Instruktion Special Olympics-råd (SO-råd) SO-rådet ska i enlighet med denna instruktion verka som ett rådgivande organ till FS. 1. Sammansättning SO-rådet ska bestå av ordförande och sju övriga ledamöter. För övriga ledamöter ska följande roller tillsättas: expert på idrottsfrågor expert på utvecklingsstörning någon med familjerelation till en person med utvecklingsstörning en representant för aktiva 8

9 Bland medlemmarna i rådet ska även fyra av Parasport Sveriges SDF samt två SF utanför Parasport Sverige som bedriver SO-idrott finnas representerade. SO-rådet utses av FS enligt följande: Ordföranden utses bland FS valda ordförande och ledamöter; Fyra ledamöter utses växelvis bland de personer som har nominerats av Parasport Sveriges SDF med två års mellanrum; Två ledamöter utses växelvis bland de personer som har nominerats av de övriga specialidrottsförbund (SF) som aktivt jobbar med Special Olympics med två års mellanrum; En ledamot utses som aktivas representant på förslag från SO-rådet. Valbar till aktiv representant är någon som har deltagit aktivt på Special Olympics-tävlingar både nationellt och internationellt samt bedöms vara en bra ambassadör för Special Olympics Sweden; Till SO-rådet adjungeras Parasport Sveriges Sports Director för Special Olympics Sweden som föredragande. Vice ordförande i SO-rådet utses inom rådet 2. Mandattid Mandattiden för ledamöter (ordförande och aktivas representant undantaget) är fyra år räknat från den 1 januari året efter det år ledamoten blir utsedd och t.o.m. 31 december fyra år senare. Vart annat år sker val av två ledamöter nominerad av SDF, en ledamot nominerad av övrigt SF som aktivt jobbar med Special Olympics. Val av aktivas representant sker vart annat år. 3. Nomineringsförfarande Nomineringsförfarandet handhas av GS. Varje intressegruppering ges möjlighet att nominera kandidater till rådet (SDF, SF och SO-råd). FS beslutar därefter, utifrån nominerade och förordade kandidater, att utse ledamöter i SO-rådet. 4. SO-rådets uppgift SO-rådet är ett rådgivande organ till FS och har till uppgift att: Vara rådgivande till förbundsstyrelsen kring de frågor som rör Special Olympics Upprätta och till FS föreslå strategisk plan för Special Olympics Till FS rapportera avvikelser från planen Till FS föreslå uttagningskriterier för deltagande i Special Olympics World Games och European Games Till FS föreslå vilka som ska representera Sverige vid Special Olympics World Games och European Games Upprätta rollbeskrivning för de som är utsedda att vara Special Olympics kontaktpersoner 5. Sammanträden, kallelse m.m. SO-rådet sammanträder på kallelse av ordföranden, eller vid dennes förhinder av vice ordföranden. SO-rådet är beslutsmässigt när samtliga ledamöter kallats senast fem arbetsdagar före sammanträdet och minst hälften av ledamöterna är närvarande vid mötet. För alla beslut krävs att minst hälften av totala antalet ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. 9

10 13. Instruktion för paralympiska utskottet (PU) PU skall i enlighet med denna instruktion verka som ett rådgivande organ till FS. 1. Sammansättning PU skall bestå av ordförande, vice ordförande och sex övriga ledamöter, vilka samtliga utses av FS enligt följande: Ordföranden och vice ordföranden utses bland FS valda ordförande och ledamöter; Två ledamöter utses växelvis bland de personer som har nominerats av Parasport Sveriges idrottskommittéer för aktiva paralympiska idrotter och med två års mellanrum; Två ledamöter utses växelvis bland de personer som har nominerats av de specialidrottsförbund (SF) som aktivt bedriver paralympisk idrott; Två ledamöter utses som aktivas representanter och har nominerats av de aktiva som deltar i den paralympic camp som föregår respektive sommar- och vinterspel. Av de aktivas representanter skall den ena företräda sommaridrott och den andra vinteridrott. Valbar till aktiv representant är person som har deltagit i paralympiskt spel under de senaste 8 åren. Till PU adjungeras Parasport Sveriges sportchef som föredragande. 2. Mandattid Mandattiden för ledamöter (ordförande och vice ordförande undantaget) är fyra år räknat från den 1 januari året efter det år ledamoten blir utsedd och t.o.m. 31 december fyra år senare. Varje Paralympicsår skall val ske av: en ledamot nominerad av Parasport Sveriges idrottskommittéer, en ledamot nominerad av SF som aktivt bedriver paralympisk idrott samt en aktiv representant. 3. Nomineringsförfarande Nomineringsförfarandet handhas av GS och innebär att varje intressegruppering ges möjlighet att upprätta en nomineringslista och efter omröstning inom respektive gruppering förorda de kandidater de önskar. FS beslutar därefter, utifrån nominerade och förordade kandidater, att utse ledamöter i PU. 4. PU:s uppgift PU är ett rådgivande organ till FS och skall härför enligt detta reglemente ha till uppgift att: För styrelsen presentera en långsiktig plan för Paralympics genomförande och nödvändiga åtgärder för att långsiktigt utveckla svensk paralympisk idrott. Till styrelsen rapportera avvikelser från planen. För styrelsen presentera en budget för förberedelser och genomförande samt administrativa kostnader. Till styrelsen föreslå truppledning Till styrelsen föreslå uttagningskriterier för deltagande i Paralympics. Till styrelsen föreslå de aktiva, ledare och guider som skall ingå i den paralympiska truppen I styrelsen presentera de som nominerats som paralympiska kandidater. Årligen kalla paralympiska SF till informationsmöten 5. Sammanträden, kallelse m.m. PU sammanträder på kallelse av ordföranden, eller vid dennes förhinder av vice ordföranden. 10

11 PU är beslutsmässigt när samtliga ledamöter kallats senast fem dagar före sammanträdet och minst hälften av ledamöterna är närvarande vid mötet. För alla beslut krävs att minst hälften av totala antalet ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. 11