SHIF/SPKs styrdokument för verksamheten. Innehåll

Transkript

1 SHIF/SPKs styrdokument för verksamheten Arbetsordning, instruktion till generalsekreteraren, attestinstruktion, firmateckning samt policy om medlemmarnas rätt till insyn. (Enligt beslut av FS ) Detta dokument innehåller samlat de styrdokument FS fattat beslut om för den strategiska och operativa verksamheten. Syftet är att samlat ge vår rörelse tillgång till hur FS avser att leda förbundet under perioden fram till förbundsmötet. Utöver detta dokument finns också följande styrdokument; Verksamhetsplan och budget Etiska riktlinjer Resepolicy Rutiner för hantering av arv Placeringspolicy Miljöpolicy Instruktion för Paralympiska Utskottet Instruktion till Special Olympicsrådet Organisationshandboken Innehåll SHIF/SPKs styrdokument för verksamheten... 1 Arbetsordning, instruktion till generalsekreteraren, attestinstruktion, firmateckning samt policy om medlemmarnas rätt till insyn Arbetsordning... 2 Introduktion Formalia Beredning av ärenden till FS FS åligganden Arbetsutskottets åligganden Beredningsutskott etc SHIF/SPKs talesman i olika frågor... 4 Instruktion för Generalsekreterare (GS)... 4 Attestinstruktion... 6 Firmateckning... 6

2 Arbetsordning Introduktion Svenska Handikappidrottsförbundet och Sveriges Paralympiska Kommitté är en folkrörelse vars högsta beslutande demokratiska organ är förbundsmötet, vilket är grunden i medlemmarnas makt och möjlighet att påverka. FS har det yttersta ansvaret för SHIF/SPKs verksamhet. För att skapa förutsättningar för att genomföra sin uppgift och förvaltning har FS skapat denna arbetsordning att delegera ansvar, befogenheter och uppgifter till olika funktioner i organisationen. Arbetsordningen är ett levande dokument och FS reviderar den minst en gång per mandatperiod Syftet med arbetsordningen är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan förbundsmötet, förbundsstyrelsen, arbetsutskottet och generalsekreteraren. Arbetsordningen är framtagen av förbundsstyrelsen i övertygelsen om att alla involverade i förbundets arbete gör sitt bästa i en anda som präglas av den värdegrund SHIF/SPK har fastslagit. Utgångspunkten är att arbetsordningen bygger på ett förtroende för medarbetare, förtroendevalda och andra involverade. Utgångspunkterna för arbetsordningen är: - att all delegation utgår från beslut fattade av förbundsmötet - att FS är ansvarig för och leder organisationen mellan förbundsmötena - att generalsekreteraren leder det verkställande och dagliga operativa arbetet 1. Formalia 1.1 Förbundsstyrelsens (FS) arbete regleras i 5 kap i SHIF/SPKs stadgar. 1.2 FS håller konstituerande sammanträde snarast möjligt efter ordinarie FM-möte och sammanträder därutöver efter behov. 1.3 Vid konstituerande sammanträde med FS ska behandlas och, för tiden intill nästa konstituerande styrelsesammanträde, fattas beslut i följande ärenden: 1. Utseende av vice ordförande, 2. Utseende av arbetsutskott, om FS beslutar att inrätta ett sådant 3. Fastställande av arbetsordning för styrelsen, 4. Fastställande av instruktion för Generalsekreteraren (GS) och 5. Utseende av firmatecknare 6. Val av andra utskott och kommittéer (tex Idrottskommittéer, Paralympiska utskottet, Special Olympicsrådet mfl.) 7. Fastställande av datum för styrelsemöten under verksamhetsåret 1.4 Kallelse till styrelsesammanträde ska ske ca två veckor före sammanträdet. Föredragningslista samt utlåtanden med GS:s förslag för de ärenden som ska behandlas vid sammanträdet ska skickas ut minst en vecka för styrelsemötet. Handlingar kan undantagsvis läggas på bordet. 1.5 FS håller undantagsvis, då brådskande ärenden så kräver, telefonsammanträden eller fattar beslut per capsulam genom mejlväxling. 1.6 Generalsekreteraren är verkställande tjänsteman och som sådan ständigt adjungerad till FS och arbetsutskottet.

3 2. Beredning av ärenden till FS 2.2 I god tid före styrelsesammanträde ska beredning inom arbetsutskottet äga rum av de ärenden som ska upptas på föredragningslistan för styrelsesammanträdet. Vid beredningen bestäms ramarna för föredragningslistan. Se vidare kap. 5 Arbetsutskottet. 2.3 Huvudregeln är att alla förslag som läggs till FS kommer från GS. Förslagen som har formen av skriftliga FS-utlåtanden enligt fastställd mall för ärendebeskrivning, motivering samt beslutsförslag. Även förslag som beretts av råd eller särskilda projekt- eller arbetsgrupper ska läggas till FS med ett utlåtande och förslag från GS. 2.4 FS har ett antal utskott och kommittéer som bereder vissa ärenden, t.ex. Paralympiska utskottet, Special Olympicsrådet, Medicinska kommittén. Dessa kommittéer agerar inom ramen för uppdrag beslutade av FS och bereder därför ärenden i anledning av det. 2.5 Vid FS sammanträden kan även befattningshavare/sakkunnig från kansliet delta utifrån beslut av GS. 3. FS åligganden 3.1 FS är ytterst ansvariga för förbundets organisation, förvaltning samt att det finns en ändamålsenlig kontroll. Samtidigt är varje ledamot personligt ansvarig för att ägna sitt uppdrag den tid och omsorg som krävs för att på bästa sätt ta tillvara organisationens intressen, föra fram sin åsikt och att be om mer eller tydligare information när det behövs. 3.2 FS ska, utifrån förbundsmötets beslut, genom fortlöpande uppföljning övervaka den löpande verksamheten samt förbundets utveckling. FS fastställer SHIF/SPK:s verksamhetsberättelse med årsredovisning och avger förslag till bokslutsdisposition. Utöver vad som anges i 5 kap 2 SHIF/SPKs stadgar åligger FS följande: 1. Strategiskt leda SHIF/SPK och ansvara för en långsiktig planering samt säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med ändamålet som uttryckt i stadgarna 2. Säkerställa att förbundsmötets beslut genomförs. 3. Mål, strategier och riktlinjer för förbundets verksamhet för kommande verksamhetsår och arbetsperiod mellan stämmorna ska fastställas av FS senast vid det första sammanträdet under kalenderåret. 4. Upprätta förbundets årsbudget med utgångspunkt i föregående punkt antagna mål och riktlinjer. 5. En ekonomisk rapport om utfall och prognos för helåret ska minst kvartalsvis skriftligen redovisas i FS. 6. Löpande följa den personalsociala utvecklingen på kansliet utifrån rapporter från GS 7. Ange riktlinjer för medelsförvaltningen (t.ex. placeringspolicy) och fastställa attestordning. 8. Upprätta huvudlinjer i förbundets organisation. 9. Ansvara för anställande och entledigande av GS. 10. Fastställande av löne- och anställningsvillkor för GS. Dessa frågor delegerar FS fortlöpande till ordföranden. 11. Fastställande av principer för uppvaktningar, gåvor och representation. 12. På förslag av GS avge yttranden med anledning av remisser från myndigheter, institutioner eller andra organisationer. 13. Förslag till ändringar av SHIF/SPKs stadgar. 14. Årligen utvärdera sitt eget arbete.

4 3.3 FS övergripande årsplanering: Februari/Mars April Maj Augusti/september Oktober/november Fastställande av bokslut och årsredovisning, genomgång av revisorsrapport Beslut med anledning av kommande FM (förbundsmötesår), genomgång av resultat och prognos Konstituerande (förbundsmötesår) Halvårsbokslut, strategidiskussion, prognos, fastställa tid och plats för förbundsmöte (år innan förbundsmöte) Verksamhetsplan, prognos, budget 3.4 FS ansvarar för politisk riktning för förbundets kontakter med politiska organ, myndigheter, institutioner och organisationer. Uppvaktning eller möte görs av den i varje fall bäst lämpade av styrelsens ordförande, vice ordförande, andra styrelseledamöter eller GS. 3.5 FS ska ha en planerad kontaktverksamhet med SDFs förtroendevalda. 3.6 FS ansvarar för att de nyvalda ledamöterna snarast efter varje förbundsmöte erhåller en innehållsrik och väl anpassad information om SHIF/SPKs, FS:s samt idrottsrörelsens verksamhet. 4. Arbetsutskottets åligganden Arbetsutskottet kan utses inom FS och består av upp till tre ledamöter inom styrelsen samt GS och kan vid behov adjungera annan person. Arbetsutskottet har som uppgift att planera FS-möten samt hantera brådskande ärenden i de fall det inte går av tidsmässiga eller praktiska skäl kalla samman FS. I det ett ärende har hanterats av arbetsutskottet skall omedelbart hela FS informeras om innehållet i beslutet samt om skälen till varför inte hela FS sammankallats. 4.1 AUs möten ska alltid protokollföras. Av dessa protokoll ska det framgå vilka slutsatser som dras på mötet samt bakgrund för dessa. Protokoll ska skickas till FS i sin helhet direkt efter mötet. Protokollen är offentliga och ska läggas upp på hemsidan. 4.2 AU träffas fysiskt cirka 3 veckor innan ett styrelsemöte (om möjligt) för att dryfta frågor som borde komma upp på styrelsemötet 4.3 Efter AU tar GS fram en dagordning med tydlighet kring vem som tar fram vilket underlag. Detta stäms av per mejl och telefon med AU. 4.4 Två veckor innan styrelsemötet skickas dagordningen ut till FS, med fråga om det finns tillägg. 4.5 AU får löpande de underlag som tas fram och bereds möjlighet att kommentera innan de skickas till FS. 4.6 AU har därutöver ett längre möte cirka varannan månad (första gången i augusti) för att lägga stommen för en långsiktig planering för styrelsearbetet. 5. Beredningsutskott etc FS kan vid behov tillsätta beredningsutskott som har till uppgift att tillsammans med GS bereda vissa återkommande ärenden, till exempel utökade aktivitetsäskanden från SDF och IK. Beredningsutskottet består då av utsedda FS-ledamöter samt GS eller av GS utsedd kanslipersonal. 6. SHIF/SPKs talesman i olika frågor 6.1 Ordförande, GS eller i särskilda frågor speciellt utsedd person Instruktion för Generalsekreterare (GS) GS är SHIF/SPKs högsta tjänsteman och som sådan chef för förbundets kansli.

5 Det åligger GS att sköta ledning och löpande förvaltning av förbundets angelägenheter inom ramen för fastställd budget och enligt de riktlinjer och anvisningar som FS meddelar. GS är inom ramen för detta uppdrag underställd FS, men dock inte enskilda FS-ledamöter. GS ska sålunda: Planera, leda och utveckla verksamheten inom kansliet och förbundets övriga operativa organisation (arbetsgrupper, idrottskommittéer etc) i enlighet med FS beslut samt hålla styrelsen fortlöpande informerad om verksamheten. Verkställa eller låta verkställa av FS fattade beslut. Ansvara för kansliets organisation och dess anställda. Ansvara för att förbundets bokföring fullgörs i överensstämmelse med gällande bestämmelser och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. Upprätta förslag till verksamhetsberättelse och årsredovisning samt med förslag till bokslutsdisposition i sådan tid att fullständiga redovisningshandlingar för det förflutna räkenskapsåret kan avlämnas till revisorerna inom stadgad tid. För varje period mellan förbundsmötena upprätta förslag till verksamhetsplan och budget att föreläggas FS. Minst kvartalsvis till FS skriftligen lämna ekonomisk rapport om utfall och prognos för hela året. Lösa anställningsfrågor inom ramen för fastställd budget. Ansvara för att förbundets skyldigheter såsom arbetsgivare iakttas såväl gentemot de anställda och fackliga organisationer som gentemot myndigheter. I samråd med FS ordförande svara för förbundets kontakter med myndigheter, institutioner och organisationer. Följa utvecklingen vad avser ekonomiska förhållanden, samhällsplanering och näringsliv samt övriga förhållanden av betydelse för den idrottsliga verksamheten för personer med funktionsnedsättning inom landet samt att i förekommande fall hos FS föreslå erforderliga åtgärder för främjande av förbundets verksamhet. Ansvara för samordning och uppföljning av beslutad projektverksamhet. Informera arbetsutskottet om till förbundet inkomna remisser, brev och andra ärenden för bedömning av deras fortsatta handläggning. Ärenden som är av principiell natur eller i annat fall är av särskild vikt ska hänskjutas till FS för avgörande. I god tid före styrelsesammanträde ta initiativ till beredning med ordförande eller arbetsutskottet av ärenden som ska upptas på styrelsesammanträdet enligt i förhand utskickad föredragningslista. Såsom arbetsgivarrepresentant vara huvudansvarig för arbetsmiljöns utformning. Vara ansvarig utgivare för tidningen Handikappidrott. Säkerställa att SHIF/SPK är representerat på internationella möten inom de internationella organisationer som SHIF/SPK är medlemmar. GS äger besluta i följande ärenden såvida ärendet inte är av principiell natur: 1. Resursfördelning och omprioriteringar inom kansliet för verkställighet av beslutade verksamhetsplaner. 2. Effektivisering och kompetensutveckling för kansliet liksom investeringar och omprioriteringar inom fastställd budget. 3. Tilldelning av resursstöd till IK utifrån av FS fastställda regler.

6 4. Uppvaktningar, gåvor och representation enligt av FS fastställda regler. 5. GS äger rätt att till annan anställd vidaredelegera sin beslutanderätt. 6. Kansliets egen representation och medverkan i internationella möten. Attestinstruktion Det åligger generalsekreteraren att säkerställa att all attest och relaterad dokumentation finns dokumenterad och tillgänglig. Övergripande gäller att attesträtten alltid upphör att gälla då kostnaden är att betrakta som "egen" dvs. vid egen resa, traktamenten och övriga utlägg i samband därmed. Utlägg 1. Generalsekreteraren attesterar alla räkningar för anställd personal och förtroendevald med undantag för ordförandenas utlägg. Generalsekreteraren kan delegera attesträtt till medarbetare (anställda och ideella) under förutsättning att alla räkningar granskas av minst två personer. 2. Generalsekreterarens utlägg attesteras av ordförande 3. Ordförandes utlägg attesteras av vice ordförande 4. Det är fritt för alla styrelseledamöter att granska generalsekreterarens och förtroendevaldas inom SHIF/SPKs utlägg om de så önskar Avtal och andra juridiskt bindande överenskommelser Avtal och andra juridiskt bindande överenskommelser ska tecknas av firmatecknare. Anställningsavtal samt lönerevision Anställningsavtal samt lönerevisioner tecknas av Generalsekreteraren. Inköp Inköp som görs inom ramen för fastställd budget görs av ansvarig för respektive budgetpost. Kostnader som överstiger kronor godkänns av ansvarig chef och attesteras av Generalsekreteraren. Inköp över kronor som ej ingår i den fastställda budgeten ska godkännas av ansvarig chef och attesteras av Generalsekreteraren. Alla större inköp bör först förankras först med ansvarig chef. Betalningsuppdrag Betalningsuppdrag ska alltid attesteras av två olika personer på ekonomiavdelningen. Ingen betalning får ske utan giltig attest på faktura annat än för att undvika betalningsanmärkning. I så fall skall EC attestera sådan utbetalning och se till att giltig attest sker i efterhand. Firmateckning Enligt styrelsebeslut 31 augusti att utse förbundsordförande Margareta Israelsson, vice ordförande Dedjo Engmark och generalsekreterare Johan Strid, som firmatecknare för SHIF/SPK. Två av ovanstående i förening eller en av dessa i förening med någon av övriga styrelseledamöterna vid tecknande av större och eller principiella avtal. Vid löpande ärenden tecknas firman av generalsekreterare Johan Strid för sig.

7 - att utse ekonomichef Susanne Möllberg, sportchef Hans Säfström, ekonomiassistent Carina Forslund och generalsekreteraren Johan Strid till firmatecknare att var för sig teckna skattedeklarationer, pensionsärenden och telefonabonnemang - att förutom ekonomichef Susanne Möllberg och ekonomiassistent Carina Forslund utse sportchef Hans Säfström att göra internetbetalningar - att utse ekonomichef Susanne Möllberg att i förening med generalsekreteraren göra omdisponeringar/placeringar i enlighet med den av styrelsen fastställda placeringspolicy - att utse generalsekreterare Johan Strid, Susanne Möllberg, Hans Säfström eller Carina Forslund att teckna övriga bankärenden och värdeförsändelser