Leverantörskostnader för Linnéuniversitetets IT-tjänster

Transkript

1 Senast sparat av: Pernilla Edlund den :20:00 Version: 2.0 Rapport Leverantörskostnader för Linnéuniversitetets IT-tjänster

2 Innehåll Slutsatser 3 Förslag till fortsatt arbete 3 Lägre priser/ rätt prioritering/följa LOU 3 Kvalitetssäkrad uppföljning 3 Information till berörda 3 Prioritera aktiviteter kring licenshantering 3 Allmänna förutsättningar 4 Syfte med rapporten 4 Underlagets bearbetning 4 Sammanställning av leverantörskostnader 2010 och Summa 5 Kostnadsutveckling 5 Leverantörskostnader som kan kopplas till fusionen 5 Baskonto 5 Tjänst 5 Kostnadstyp 6 Kostnadstyp och tjänst för Finansiär 8 Typ av tjänst 9 Nedbrytning av universitetsgemensamma tjänster 11 Nedbrytning av verksamhetsspecifika tjänster 11 Nedbrytning av verksamhetstjänster 13 Tjänst 15 Topp 20 mest kostsamma tjänsterna Topp 20 mest kostsamma systemen under Finansiär 17 Leverantör 21 Nerbrutet på konsulttjänster för Nerbrutet på databaser Nerbrutet på licenser Topp 20 leverantörer som fått mest betalt under (30)

3 Slutsatser Endast en tredjedel av leverantörskostnaderna kan härledas till de universitetsgemensamma tjänsterna. Närmare 70% av kostnaderna är verksamhetstjänster eller verksamhetsspecifika IT-tjänster vilket tydliggör vikten av en professionell förvaltning och beställarorganisation. Kommentarer i fritext möjliggör den här typen av arbete och i den mån det inte tillämpas idag bör det införas Linnéuniversitetet har till olika leverantörer betalat över kr för återställning av förlorat data på diskar bättre backup på klienter bör bli både billigare och bättre. Flera av tjänsterna levereras av flera leverantörer till flera finansiärer och med standardisering, avtal och samordning bör flera tjänster kunna bli billigare. (FileMakertjänster, Enkättjänster osv) En del av tjänsterna som köps extern borde kunna levereras av IT-avdelningen, exv konsulttjänster kring lärplattformar. Man måste analysera produktiviteten för IT-tjänsterna på LNU utifrån ett helhetsperspektiv och det finns vinster med att ha en uppföljning på baskonto-nivå och inte bara org-nivå. Förslag till fortsatt arbete Lägre priser/ rätt prioritering/följa LOU En närmare undersökning om det finns avtal med de leverantörer som vi handlar för omfattande summor av eller flera tjänster av bör göras. Låta IT-avdelningen samordna inköpen Undersöka möjligheten till att utföra konsulttjänster med interna resurser Systemägare och förvaltningsplaner för kostnadsomfattande tjänster och system Kvalitetssäkrad uppföljning Säkerställa att det finns budget och uppföljningsmöjligheter (kostnadsbärare) Undersöka om det finns leverantörskostnader kring IT-processen som bokförts på annat baskonto och som alltså saknas i underlaget Låta ekonom kvalitetssäkra att inte omfattande poster felaktigt exkluderats eller inkluderats i rapporten (för detta måste man titta närmare i dataunderlaget) Informera och tydliggöra för attestanter i vilka sammanhang de olika baskonto ska användas (så att det verkligen är databaskostnader exv. som bokförs på 5722) Information till berörda Kommunicera rapporten till berörda verksamheter och chefer för att möjliggöra kostnadsbesparingar och medvetenhet om vilka områden av IT-processen som är mest resurskrävande/leverantörsberoende. (Lägga ut rapporten på webben) Prioritera aktiviteter kring licenshantering Använda denna rapport i underlaget med prioritering i licenshanteringsprocesser för att säkerställa en effektiv hantering kring de mest kostnadsomfattande applikationerna. 3 (30)

4 Allmänna förutsättningar Syfte med rapporten Syftet med rapporten är att synliggöra leverantörskostnader kring IT-tjänster på Linnéuniversitetet. Målet är att synliggöra onödiga kostnader samt fördelningen av kostnader på respektive tjänst och finansiär. Underlagets bearbetning Underlaget är hämtat ur Agresso på baskontona 5721, 5722, 5723 och 5724 för 2010 och Datat innehåller alltså inte anskaffningar, restvärde eller avskrivningar av hårdvara. Datat har bearbetats och kompletterats i Excel på följande sätt: Institution och avdelning har identifierats År har kompletterats Tjänst har identifierats Notering har gjorts angående applikation Leverantör har identifierats Anmärkning om periodisering eller likande Typ av tjänst har identifierats Tjänst, notering och anmärkning har i vissa fall kunnat identifieras av fritextnoteringar (90% av fakturorna från 2011 har en fritextnotering) och för omfattande kostnadsposter för 2011 som saknat notering eller haft bristfällig notering har sökning på respektive verifikation gjorts. Observera att en stor del av posterna utgörs av backningar, justeringar ger, periodiseringar vilket behöver hanteras för att få en korrekt bild. Samtliga poster som verkar vara en periodisering, omföring osv har exkluderats ur nedanstående sammanställningar. 4 (30)

5 Sammanställning av leverantörskostnader 2010 och 2011 Summa Kostnadsutveckling Kostnaderna bokförda på valda baskonton har ökat med 11% mellan 2010 och Leverantörskostnader som kan kopplas till fusionen Baskonto Radetiketter Totalsumma 5721 (datakonsult) (Databas) (Licenser) Totalsumma Tjänst Radetiketter Totalsumma Anmälningssystem Applikationer Datorarbetsplats Ekonomisystem Fillagring Infrastruktur Konsulttjänster Ledningsstöd lnu.se my.lnu.se Nät Personaladministrativt system Utskrift Webb Totalsumma (30)

6 Kostnadstyp Konsultkostnaderna har minskat kraftigt sedan 2010 medan övriga kostnader har ökat, vilket delvis kan förklaras av att drygt 3,3 miljoner fusionsrelaterade leverantörskostnader bokfördes på 5721 under Kostnadstyp och tjänst för 2011 Så här fördelar sig kostnaderna per tjänst för Radetiketter Totalsumma (konsult) (databas) (licenser) (underhållsavtal)? Alumni Antagningssystem Applikationer Arbetsplatsmusik Artikeldatabas AV-media Biblioteksdatasystem Databaskostnader Datorarbetsplats Diariesystem Digitala mötestjänster Ekonomisystem Enkätsystem E-post Fillagring Informationstjänster Infrastruktur Journalsystem Konsulttjänster Kortbetalningar Kundrelationer Larm - och passagesystem lnu.se Lokalboknings-,schemaläggning, tjänsteplanering och tidsredovisning Lokaler Lärplattform Lönebildningsverktyg my.lnu.se (30)

7 Nät Personaladministrativt system Plagiatupptäckarsystem Referenshantering Rehabiliteringssystem Språkstöd Statistik Statistiktjänster Studiedokumentationssystem Tillstånd Underhållsavtal Uppsatsdatabas Utbildningsdatabas Utskrift Webb Videoproduktion? Totalsumma (30)

8 Finansiär Radetiketter Totalsumma Chrisgas DE DFM EK ELNU FAK Fojo Forskning? Fort- och vidareutbildning HV IR IT IT, Fusion KOM KV LOS LUV NV Nämnder PA PLAN PPI Rektor RK SA SAM SJÖ SOL STUD SV TEK UB (tom) Totalsumma Kostnadstyp och finansiär 2011 Radetiketter Totalsumma (datakonsult) (Databas) (Licenser) (underhållsavtal) DE DFM EK ELNU Fojo HV IR IT KOM KV LOS LUV NV Nämnder PA PLAN PPI Rektor RK SA SAM SJÖ SOL STUD SV TEK UB (tom) Totalsumma (30)

9 Typ av tjänst Närmare 70 % av leverantörskostnaderna kring IT-tjänster är relaterat till verksamhetsrelaterade tjänster. Radetiketter Totalsumma? Universitetsgemensamma tjänster Verksamhetsspecifika tjänster Verksamhetstjänster Totalsumma (30)

10 Fördelning av kostnad på typ av tjänst samt tjänst Radetiketter Totalsumma?? Universitetsgemensamma tjänster Datorarbetsplats Digitala mötestjänster E-post Fillagring Infrastruktur Inköp Lärplattform Nät Verksamhetsspecifika tjänster Applikationer Datorarbetsplats Digitala mötestjänster Infrastruktur Konsulttjänster Lagring lnu.se Lärplattform Nät Personaladministrativt system Underhållsavtal Verksamhetstjänster Alumni Anmälningssystem Antagningssystem Applikationer Arbetsplatsmusik Artikeldatabas AV-media Biblioteksdatasystem Budgetering och uppföljning Databaskostnader Diariesystem Ekonomisystem Enkätsystem Informationstjänster Infrastruktur Journalsystem Konsulttjänster Kortbetalningar Kundrelationer Larm - och passagesystem Ledningsstöd lnu.se lnu.se/fojo Lokalboknings-,schemaläggning, tjänsteplanering och tidsredovisning Lokaler Lärplattform Lönebildningsverktyg Medlemsavgift my.lnu.se Personaladministrativt system Plagiatupptäckarsystem Referenshantering Rehabiliteringssystem Språkstöd Statistik Statistiktjänster Studentsupport Studiedokumentationssystem Telefoni Tillstånd Uppsatsdatabas Utbildningsdatabas Utskrift (30)

11 Webb Videoproduktion? Totalsumma Nedbrytning av universitetsgemensamma tjänster Radetiketter Totalsumma Datorarbetsplats Centennial Citrix Fjärrstyrning Fusion Klientsäkerhet Microsoft Trend Micro Digitala mötestjänster Adobe Connect Marratech E-post Exchange Fillagring Backup (tom) Infrastruktur Datorhall Fujitsu Fusion IBM Novell (beredskapsavtal) Oracle Projektplats Projektportalen Server Servrar Suse Linux enterprise server 1 year subscription (Itf) Testverktyg TSM UPS Ärendehanteringssystem (tom) Inköp Avtal Lärplattform Blackboard FirstClass Nät SUNET Trapeze (tom) Totalsumma Nedbrytning av verksamhetsspecifika tjänster Radetiketter Totalsumma Applikationer 3D studio Max ABB Styrsystem Adobe Alfasoft Amadeus Apple Aramis och Tritop ArcGIS Autocad Autodesk Avtal Biomatters Camo Software Camtasia Composer (30)

12 Comsol Conciliate Cubase Edgecam EDWIN Filemaker Filemaker, Mindjet, VMWare FIZ Karlsruhe Fortran Fusion Gila GraphPad Karriärpaketet (abonnemang) Kost och näringsdata Mathematica Mathlab Microsoft Miljöriskanalys MobileMe Musik Origin Project coordinator Pulsen, Driver Solution Radioredigering Research Professional Standard (site license) RUMM Rättsnätet Sas Schrödinger Scrummy Simula abaqus Site studio Sitoo Solid Works SPCS SPSS Statistica Texas Ti WinDENDRO VIP-energy Virtualisering (tom) Datorarbetsplats Apple IT-utrustning Klientsäkerhet Macsupport? Recovery hårddisk Underhållsavtal/garanti Digitala mötestjänster Adobe Connect Bryggavgifter Serviceavtal (tom) Infrastruktur Oracle Testverktyg Utbildning Konsulttjänster Support (tom) Lagring Webblagring lnu.se Polopoly (tom) Lärplattform Distansakademin Its learning (yrkeslärarutbildning) Lubportalen Nät 12 (30)

13 Cisco Personaladministrativt system HR Expert Underhållsavtal (tom) Totalsumma Nedbrytning av verksamhetstjänster Radetiketter Totalsumma Alumni Mira Anmälningssystem Givakt Antagningssystem Interbas Nya Applikationer (tom) Arbetsplatsmusik Arbetsplatsmusik Artikeldatabas Infotorg Libhub (tom) AV-media (tom) Biblioteksdatasystem ExLibris Oracle Voyager (tom) Budgetering och uppföljning Hermes Databaskostnader (tom) Diariesystem W3D Ekonomisystem Agresso Fakturascanning Enkätsystem Alumnundersökning Query & report Quicksearch Informationstjänster Bolagsinfo Infotorg Mediedatabas Mimer Personuppgifter Infrastruktur Migrering Server Journalsystem Asynja Konsulttjänster Serviceavtal Proffs (tom) Kortbetalningar (tom) Kundrelationer Fortnox Kontakt Larm - och passagesystem (tom) Ledningsstöd (tom) lnu.se 13 (30)

14 Polopoly Webbpublish (tom) lnu.se/fojo Polopoly Lokalboknings-,schemaläggning, tjänsteplanering och tidsredovisning TimeEdit Lokaler Projektor Lärplattform Lubportalen Lönebildningsverktyg MIA Medlemsavgift (tom) my.lnu.se Blackboard Oracle Studentportal (VXU) Personaladministrativt system Primula Stars Tidomat Plagiatupptäckarsystem Genuine text Urkund Referenshantering Endnote Rehabiliteringssystem Support och drift av ADATO Språkstöd SpellRight Tell me more Wordfinder Statistik SPSS Statistiktjänster (tom) Studentsupport (tom) Studiedokumentationssystem Ladok Telefoni (tom) Tillstånd (tom) Uppsatsdatabas DIVA Utbildningsdatabas Kursinfo Utskrift Fusion (tom) Webb Domännamn Roxen Webbhotell (tom) Videoproduktion? (tom) Totalsumma (30)

15 Tjänst Radetiketter Totalsumma? Alumni Anmälningssystem Antagningssystem Applikationer Arbetsplatsmusik Artikeldatabas AV-media Biblioteksdatasystem Budgetering och uppföljning Databaskostnader Datorarbetsplats Diariesystem Digitala mötestjänster Ekonomisystem Enkätsystem E-post Fillagring Informationstjänster Infrastruktur Inköp Journalsystem Konsulttjänster Kortbetalningar Kundrelationer Lagring Larm - och passagesystem Ledningsstöd lnu.se lnu.se/fojo Lokalboknings-,schemaläggning, tjänsteplanering och tidsredovisning Lokaler Lärplattform Lönebildningsverktyg Medlemsavgift my.lnu.se Nät Personaladministrativt system Plagiatupptäckarsystem Referenshantering Rehabiliteringssystem Språkstöd Statistik Statistiktjänster Studentsupport Studiedokumentationssystem Telefoni Tillstånd Underhållsavtal Uppsatsdatabas Utbildningsdatabas Utskrift Webb Videoproduktion? Totalsumma Topp 20 mest kostsamma tjänsterna 2011 Radetiketter Summa av Belopp Artikeldatabas Antagningssystem Nät Datorarbetsplats Applikationer Lärplattform Personaladministrativt system (30)

16 Infrastruktur Fillagring Biblioteksdatasystem Utbildningsdatabas Ekonomisystem Studiedokumentationssystem Statistiktjänster Lokalboknings-,schemaläggning, tjänsteplanering och tidsredovisning Plagiatupptäckarsystem Enkätsystem Språkstöd Webb Uppsatsdatabas Totalsumma Topp 20 mest kostsamma systemen under 2011 System Summa Nya SUNET Primula Microsoft Blackboard Ärendehanteringssystem Kursinfo ExLibris Agresso Ladok Klientsäkerhet Lubportalen TimeEdit SPSS Voyager Adobe Quicksearch Backup Urkund Wordfinder Summa (30)

17 Finansiär Radetiketter Totalsumma? TEK Alumni KOM Anmälningssystem Rektor Antagningssystem IR IT Rektor STUD Applikationer Chrisgas DE DFM EK ELNU FAK Fojo HV IR IT KOM KV LOS LUV NV PA PLAN PPI Rektor RK SA SAM SJÖ SOL STUD SV TEK UB (tom) Arbetsplatsmusik LOS Artikeldatabas UB AV-media RK Biblioteksdatasystem UB Budgetering och uppföljning EK Databaskostnader DE DFM EK ELNU Fojo 0 0 IT KV NV RK SAM STUD SV TEK UB Datorarbetsplats 17 (30)

18 DFM ELNU Fojo IT KOM PPI SAM SOL SV TEK UB Diariesystem RK Digitala mötestjänster ELNU HV IT KV LOS PPI SA SAM SOL SV UB Ekonomisystem EK Enkätsystem IR IT KOM PA Rektor TEK E-post IT Fillagring IT Informationstjänster ELNU Fojo STUD (tom) Infrastruktur DFM IT IT, Fusion KOM LOS Inköp IT Journalsystem STUD Konsulttjänster DE DFM EK ELNU Forskning? Fort- och vidareutbildning HV IR 0 0 IT KOM KV LOS LUV PA SA SJÖ (30)

19 SOL STUD SV TEK Kortbetalningar EK Fojo IT LOS UB Kundrelationer Rektor SAM TEK Lagring Fojo Larm - och passagesystem LOS Ledningsstöd IT IT, Fusion lnu.se Fojo IT KOM lnu.se/fojo Fojo Lokalboknings-,schemaläggning, tjänsteplanering och tidsredovisning DFM ELNU IT LOS SV Lokaler ELNU LOS Lärplattform ELNU IT LUV Nämnder TEK (tom) Lönebildningsverktyg PA Medlemsavgift IT my.lnu.se IT KOM STUD Nät DFM IT Personaladministrativt system IR PA Plagiatupptäckarsystem IT Referenshantering IT NV Rehabiliteringssystem PA Språkstöd IT SOL TEK Statistik 19 (30)

20 IT Statistiktjänster ELNU HV SA SV Studentsupport TEK Studiedokumentationssystem IT STUD Telefoni IT LOS Tillstånd NV SJÖ Underhållsavtal DE IT PPI SV TEK Uppsatsdatabas UB Utbildningsdatabas STUD Utskrift EK IT LOS Webb Chrisgas DE DFM ELNU Fojo IT KOM LUV PPI Rektor SJÖ SOL STUD SV TEK Videoproduktion? ELNU Totalsumma (30)

21 Leverantör Radetiketter Totalsumma se Direkt ( ) se Stiftelsen för Internetinfrastruktur( ) CONCILIATE BUSINESS SOLUTIONS AB Comp Data AB ( ) AAA Soliditet AB Inkassoenheten ( ) AAAS / Science Abaqus Scandinavia AB ( ) ABB AB Adept Scientific plc Adlibris ( ) AEC AB Alfasoft AB Algoryx Simulation AB Apple Sales International Applied Biomathematics Apsis Sweden AB Areff Systems AB Arkiv Digital AD AB ( ) Artisan Konsult AB Assessio ( ) Astrakan Strategisk Utbildning AB ( ) Atea Sverige AB ( ) Atea Sverige AB ( ) Avc-service Avitel Solutions AB Bare Appliance ( ) Bare Appliance AB ( ) Binero AB Biomatters Ltd Biomerieux sweden AB Bitsec Consulting ( ) Blackboard International B.V Blekinge Tekniska Högskola Bloms Atelje ( ) Bläck & Company Reklambyrå AB BMJ Group BMT Group Bonus Presskopia ek för ( ) BRILL N.V Brinet AB BTJ Sverige AB Bäckaskog Media AB Cad-Quality i Sverige AB ( ) Camo Software AS Capgemini Sverige AB Care of Haus AB ( ) Cascade Computing AB Cedel ( ) Cision Sverige AB Comsol AB Consultec System AB Co-operative Travel Management Copyright Clearance Center Cornerstone Sweden AB Coromatic AB ( ) Creative Tools AB ( ) Crystone AB Cygate AB Dansk BiblioteksCenter AS Dassault Systemes AB ( ) Datakonsult Göran Olsson ( ) Datametrix Outsourcing AB Designtech Projektsamverkan AB DIBS AB ( ) Dillbergska bokhandeln Diners Club International (30)