UB 2014/85 Fastställd av Lars Burman 2014-09-10
2
1. Förutsättningar och långsiktiga mål 4 1.2 Långsiktig arkivering och publicering 4 2. Digitaliseringsprocesser 5 2.1 Urval 5 2.2 Konservering och säkerhet 6 2.3 Metadataproduktion 6 2.4 Bildproduktion 7 2.5 Kvalitetskontroll och uppladdning 8 2.6 Licenser för och upphovsrätt för Uppsala universitetsbiblioteks material i Alvin 8 3. Externa användare och kontakter 8 3.1 Återanvändning av digitaliserat material i Alvin 8 3.2 Kontakter med andra aktörer inom Uppsala universitet 8 3.3 Kontakter med omvärlden 9 3.4 Crowdsourcing 9 Bilaga 1. Riktlinjer för avbildning 11 B1.1 Planering och förberedelser 11 B1.1.2 Originalmaterialets flöde 11 B1.1.3 Bildernas flöde 11 B1.1.4 Beställning 12 B1.2 Vägledning för olika typer av originalmaterial 12 B1.2.1 Förutsättningar 12 B1.2.2 Detaljnivå och bildupplösning 13 B1.2.3 Färgomfång och färgrymd 14 B1.2.4 Avbildningsförhållanden och omfattning 14 B1.2.5 Referensobjekt och kvalitetsdata 14 B1.2.6 Bilder, e-böcker och andra filer 14 B1.2.7 Leveransmetod och struktur 16 5. Bilaga 2. Sammansättning av digitaliseringsråd 16 6. Bilaga 3. Digitaliseringsplan för 2014-2017 17 3
1. Förutsättningar och långsiktiga mål Uppsala universitetsbibliotek är landets äldsta forskningsbibliotek. Biblioteket har sedan det grundades 1620/21 byggt upp stora samlingar, både genom donationer och genom förvärv av litteratur, handskrifter och bilder av olika slag. Samlingarna har en stor nationell och internationell bredd och de avspeglar Uppsala universitets aktiviteter från mer än 500 år. Ur digitaliseringssynpunkt finns alltså stora tillgångar men samtidigt mycket okatalogiserat material, äldre, ibland handskrivna, kataloger och samlingar som är svåra att hantera på grund av deras skörhet. Det äldre materialet administreras av bibliotekets avdelning för kulturarv medan tryckt material efter 1850 administreras av olika bruksbibliotek. Specialsamlingar, handskrifter och bilder ligger under kulturarvsavdelningen. Biblioteket ser digitalisering som ett sätt att tillgängliggöra allt sådant material som obehindrat kan publiceras på nätet. Ett långsiktigt mål är att digitalisera allt material som våra användare kan ha intresse av på Internet men av praktiska skäl måste prioriteringar göras. Biblioteket skall därför i första hand digitalisera material som är unikt för Uppsala universitetsbibliotek och som därmed ingen annan kan digitalisera. Det unika kan vara det enda exemplaret, men det kan också vara sådant som blivit unikt genom dess proveniens och historia. Copyrightskyddat material publiceras inte utan copyrightinnehavarens medgivande men metadata om sådant material kan publiceras. Digitaliseringen är en viktig komponent för att bevara originalmaterialet. Förutom den dokumentation om innehav ägandeskap mm som digitaliseringen innebär skall digitaliseringen kunna användas som ett sätt att skydda samlingarna från onödig förslitning. Biblioteket skall därför informera om möjligheterna att använda digitalt material istället för originalen om informationsbehoven tillgodoses lika väl av det digitala materialet som det analoga. Digitaliseringen skall också ge möjligheter för användare att utnyttja materialet för sina egna ändamål, genom att samla visst material till en särskild webbpublicering, genom att använda digitalt material inom undervisning och forskning eller på annat sätt utnyttja digitaliseringens stora möjligheter. Uppsala universitetsbibliotek skall delta i olika nationella och internationella partnerskap och andra aktiviteter som syftar till att öka synligheten för biblioteket och dess samlingar, höja kompetensen bland de som arbetar med digitalisering och bidra till innovativ användning och berikning av det digitala materialet. 1.2 Långsiktig arkivering och publicering Biblioteket är en långsiktig aktör inom forskningsinfrastrukturen för Uppsala universitet. För det syftet har det digitala arkivet Alvin skapats. Alvin är det digitala arkiv som används av Uppsala universitetsbibliotek för digitaliserat material. Om det digitaliserade materialet är akademiskt tryck kan materialet istället publiceras inom DIVA. Lagring av masterfiler för arkivering kan ske på annan server än Alvin. Alvins grundsyfte är ett långsiktigt digitalt bevarande och tillgängliggörande. Universitetsbiblioteket skall därför erbjuda externa aktörer en förvaring av digitala filer som på olika sätt ökar sökbarheten för originalmaterialet. Det kan gälla forskares transkriptioner av originaltexter men det kan också vara annan information som kommer biblioteket till del genom användares kommentarer eller aktiva hjälp med att t.ex. rätta OCR-inläst text. Forskares egenutvecklade databaser/programvara som på sikt kan riskera att gå förlorade på grund av bristande underhåll kan tas om hand inom Alvin. 4
Alvin är en plattform som kan delas av många och är därför en långsiktig aktör även inom den nationella forskningsinfrastrukturen. Alvin drivs i konsortieform tillsammans med andra bibliotek som slutit avtal med Uppsala universitetsbibliotek om deltagande i Alvin. Biblioteket både stöttar och välkomnar sådant samarbete. Alvin förvaltas enligt PM3-modellen som ger deltagarna inflytande över hur Alvin utvecklas och förvaltas. Alvin och lokal lagringsserver skall certifieras vart femte år av extern part enligt ISO 16363 Audit and certification of trustworthy digital repositories, med start 2016. Kulturarvsgruppen vid Uppsala universitetsbibliotek finansierar sitt deltagande i Alvin med en årlig avgift som fastställs enligt principerna för Alvin-konsortiet. Denna policy omfattar digitaliserat material som publiceras på Internet tillsammans med metadata och skall uppdateras årligen med början 2015-06-01. 2. Digitaliseringsprocesser Digitalisering är ett sätt att skapa en utvald samling av avbildningar av ett originalmaterial som tillsammans med metadata publiceras på Internet och på olika sätt görs sökbart, kan återanvändas, bearbetas, berikas och som underhålls långsiktigt. Digitaliseringen skall, när möjlighet finns, följas i ett flödesprogram som dokumenterar var i processen en beställning för tillfället befinner sig. Processernas utformning vid Uppsala universitetsbibliotek beskrivs i det följande: 2.1 Urval Valet av material för digitalisering skall följa den allmänna principen att biblioteket i första hand skall digitalisera sådant material som inte finns på något annat ställe och som äger ett stort allmänt intresse. Ett prioriterat initialt arbete är också att göra alla icke- nätpublicerade kataloger och register tillgängliga på Internet. En tredje vägledande princip är att skört material skall digitaliseras så att det inte behöver användas i original. Inför ett urval där man kan förvänta sig att någon annan aktör kan ha gjort en närmast identisk digitalisering, skall biblioteket undersöka om sådan kopia kan finnas, innan egen digitalisering inleds. Samlingar kan prioriteras för digitalisering på grund av att samlingen i sig utgör en viktig helhet, även om dess delar i sig inte är unika. Delar av enskilda verk kan digitaliseras och publiceras för att visa upp en delaspekt av helheten, eller för att snabbt tillhandahålla en delbeställning av ett verk. Upphovsrättskyddat material prioriteras normalt sett inte i ett urval om det inte är uppenbart att upphovsrättshavaren enkelt kan ge sitt medgivande till publicering. Bibliotekarie som mottar en extern bildbeställning avgör om materialet skall publiceras i Alvin, generar en beställning till reproenheten samt kontaktar konservator för kontroll, se även Bilaga 1. Urvalet för mer omfattande digitaliseringar sköts praktiskt genom en av biblioteket utsedd koordinator för urval som tillsammans med alla berörda parter upprättar en plan för digitalisering för tre år i taget. Planen publiceras som en bilaga till denna policy. Varje digitaliseringsprocess skall beskrivas och testas så att det redan när digitaliseringen initieras går att bedöma hur en användare kommer att se och använda materialet när det är publicerat. De olika digitaliseringarna måste också bedömas 5
med avseende på genomförbarhet, ekonomi, särskilda kompetenser, särskild utrustning och vilka uppgifter som krävs för beställning av bildfångst. För att undvika flaskhalsar är det särskilt viktigt att planeringen för digitalisering görs så att de olika processerna synkroniseras i största möjliga grad. Kontakten med övriga inblandade enheter görs i bibliotekets digitaliseringsråd där representanter för alla berörda parter ingår. Rådet leds av digitaliseringskoordinatorn. Förslag på digitalisering skall fastställas av bibliotekets ledningsgrupp och årligen presenteras för biblioteksrådet för kommentarer från forskare, lärare och studenter (se bilaga 3). De treåriga prioriteringarna måste inte vara statiska utan de är vägledande. Om t.ex. ny finansiering möjliggör en önskvärd men inte ursprungligen prioriterad digitalisering kan denna inkluderas om det inte sker på bekostnad av redan beslutade digitaliseringar. 2.2 Konservering och säkerhet Inför varje urval måste konserveringsenheten kontrollera materialet för att se om det kan digitaliseras utan särskilda åtgärder från enhetens sida. För inbundna volymer görs en bedömning för att fastställa maximal öppningsvinkel (mellan 90-180 ). Om det är olämpligt att digitalisera materialet ur bevarandesynpunkt kan konserveringsenheten avråda från digitalisering och skall samtidigt föreslå nödvändiga åtgärder för att digitalisering ska kunna göras. Allt material hanteras med största försiktighet under digitaliseringen. Under hela digitaliseringsprocessen skall materialet hanteras med samma säkerhetsnivå som när det förvaras på magasin. 2.3 Metadataproduktion Att skapa metadata är det första steget i digitaliseringsprocessen. Ingen digitalisering skall ske utan att tillräcklig metadata kan fästas vid materialet. Med tillräcklig avses så mycket metadata som är nödvändig för att beskriva materialet och göra det sökbart men inte mer än vad som är nödvändigt för det syftet. Om sökbarheten kan tillgodoses genom det OCR-lästa innehållet kan metadata minimeras till en beskrivning som duger som en referens till vad som digitaliserats. Flera bilder kan laddas upp under en metadatapost. Detta gäller särskilt för de olika arkiv som kan innehålla en så stor mängd digitala avbildningar att de av tidsskäl inte går beskriva var och en. I de fallen är det dock viktigt att användaren har tillräckligt bra möjlighet att under respektive katalogpost hitta det den söker. En vägledning är att tänka att de digitala avbildningarna under samma rubrik inte bör vara fler än den minsta förvaringsenheten skulle varit i det fysiska arkivet. Varje digital post skall kopplas till en eller flera långsiktigt säkra identifikatorer som sedan används för att ladda upp bilder knutna till den aktuella posten Vid skapandet av metadata är det därför viktigt att planera publiceringen så att användaren får en fullständig, men samtidigt överskådlig bild av det digitaliserade materialet. Alvin innehåller ett bestämt antal metadatafält för varje objektstyp. Om behov av nya fält eller ändringar av de befintliga uppstår kan önskemål om detta framföras till enheten för digital publicering som tar hand om önskemålen enligt principerna för Alvins förvaltningsmodell PM3. Metadataproduktionen sköts som en del av den löpande katalogiseringen vid framförallt de olika enheterna inom kulturarvsgruppen men kan naturligtvis också ske på andra biblioteksenheter eller 6
genom till biblioteket knutna projektgrupper eller enskilda personer som kan bidra till att skapa metadata. Originalmaterial registreras i Alvin före digitalisering (i förekommande fall även i andra system). Varje objekt får vid registreringen automatiskt ett ID-nummer. Numret anges i blyerts på objektets montering eller om montering saknas, på baksidan av objektet. På böcker och inbundna handskrifter anges ID-nummer i blyerts på frampärmens insida och i förekommande fall på den förvaringsenhet som omfattar det digitaliserade materialet, exempelvis en pärm eller låda. Rutiner och möjligheten att i framtiden istället använda matriskoder skall utredas under 2015. ID-numret är länken mellan den digitala bilden och katalogposten i Alvin Om det material som skall digitaliseras kan falla under lagen om upphovsrätt måste biblioteket fastställa om sådan upphovsrätt kan finnas. Om osäkerhet råder följer biblioteket bestämmelserna för hur man skall förfara med herrelösa verk, men om sådana undersökningar beräknas ta för lång tid publiceras endast metadata och inte själva avbildningen (som dock kan studeras på biblioteket). 2.4 Bildproduktion För en detaljerad beskrivning av processerna hänvisas till Bilaga 1 Bildproduktion för digitalisering sker framförallt på bibliotekets reproenhet men kan även utföras av annan personal, också utanför biblioteket, om rationell samordning av originalmaterialets och bildens flöde kan säkerställas. Kulturarvsmaterial bör endast undantagsvis digitaliseras utanför biblioteket och när så sker ska originalmaterialets säkerhet och bevarande alltid kunna garanteras. All bildproduktion ska samordnas av den av biblioteket utsedde koordinatorn för bildproduktion som också har en plats i digitaliseringsrådet. Originalmaterialets flöde samordnas med beställning och konservering och ingen bildfångst bör ske utan att originalmaterialet verifierats som lämpligt för digitalisering. En extern leverantör kan anlitas om det passar den aktuella digitaliseringen och ska då samordnas med bibliotekets verksamhet. Användarnas informationsbehov och ändamål ska vara vägledande vid utformning av bibliotekets riktlinjer för bildkvalitet. Riktlinjerna bör representera användarnas samlade informationsbehov och bildernas varierande användningsområden. Originalmaterialets användning i biblioteket och praxis för området bör användas som utgångspunkt och hänsyn ska även tas till framtida användning och användning i bibliotekets interna processer. För extra känsligt material ska framtida användning alltid beaktas. Kvalitetsdata enligt riktlinjer i bilaga 1 dokumenteras i samband med digitalisering och följs upp i digitaliseringsrådet. Bildproduktion ska genomföras med ändamålsenlig utrustning och omsorgsfull hantering av materialet i en process som ger jämn och hög kvalitet. Reproenhetens tekniska plattform ska utvecklas och anpassas för att på bästa sätt ta tillvara bibliotekets resurser i rationella bildflöden för bildfångst, bearbetning och leverans till Alvin. Uppföljning av riktlinjer ska samordnas av digitaliseringsrådet inför granskning av nya förslag på digitalisering och ska bidra till att ge en tydlig bild av hur det publicerade materialet har producerats och hur det möter användarnas informationsbehov. Resultatet av bildproduktion ska bestå av masterfiler och en eller flera typer av derivatfiler. En masterfil är en bild som ska fungera som en digital förlaga istället för originalmaterialet och bör täcka den användning och det informationsbehov som beskrivs i riktlinjerna. De ska innehålla tillräcklig information för att beskriva filens ursprung och för att reproducera originalmaterialets färg och geometri. 7
Derivatfiler är bearbetade master-filer som kan anpassas för särskilda ändamål som, exempelvis, indexering via OCR-tolkad text, reproduktion i tryck och webb eller svartvit utskrift av digitaliserade verk. Alla resulterande filer som bedöms vara av långsiktig nytta ska bevaras och kan tillgängliggöras i Alvin. 2.5 Kvalitetskontroll och uppladdning Kvalitetskontroll sker i 2 steg. 1/ Den som beställer ett material för digitalisering är oftast den som ansvarar för metadataproduktionen inklusive ID av samma material. Denne kontrollerar att beställningen är komplett och att metadata motsvaras av det material som lämnas till bildfångst. Efter bildfångst kontrollerar den som fotograferat eller skannat materialet att inga bilder fattas i beställningen, att korrekt metadata har fästs till bildfilen och att bilderna är färdiga för leverans i överenskommet format och förpackning. 2/ Efter bildfångst och kvalitetskontroll laddas materialet upp till det specifika ID i Alvin som angavs vid beställningen. Uppladdning sker av den fotograf som kvalitetskontrollerat materialet och ansvarat för att bildfångsten är komplett. Den person som producerat metadata (oftast beställaren/bibliotekarien) skall efter uppladdning få en notis om att de digitala bilderna laddats upp under angivet ID och skall sen kontrollera att metadata och bilder stämmer överens och att slutanvändaren kan navigera och söka i materialet på avsett sätt. Slutligen publiceras materialet av den som gjort den sista kvalitetskontrollen. 2.6 Licenser för och upphovsrätt för Uppsala universitetsbiblioteks material i Alvin Det högupplösta digitaliserade materialet i Alvin får användas i enlighet med villkor och avtal för användning av digitaliserat material vid Uppsala universitetsbibliotek (separat dokument). Lågupplösta bilder och metadata i Alvin är Public Domain och får exporteras och användas fritt. 3. Externa användare och kontakter 3.1 Återanvändning av digitaliserat material i Alvin Uppsala universitetsbibliotek välkomnar återanvändning av det digitala materialet inom forskning och undervisning och innehållet i Alvin får göras fritt sökbart i andra gränssnitt än det som tillhandahålls av det digitala arkivet. Dock åtar sig inte enheten för digital publicering vid Uppsala universitetsbibliotek att långsiktigt bygga och underhålla andra gränssnitt än det som erbjuds i Alvin. Biblioteket skall dock verka för att sådana gränssnitt enkelt kan skapas och underhållas via Uppsala universitets aktuella webblösning samt att Alvins API: er underlättar återanvändning av materialet. 3.2 Kontakter med andra aktörer inom Uppsala universitet För att till fullo kunna utnyttja det digitala materialet på olika nivåer kommer biblioteket att på olika sätt initiera och delta i dialog med Uppsala universitets lärare, forskare och studenter både angående val av material för digitalisering, samt hur det digitala materialets skall kunna användas på ett sätt som förstärker kvaliteten i både forskning och undervisning. 8
3.3 Kontakter med omvärlden Uppsala universitetsbibliotek har fortlöpande kontakter med forskare, lärare, andra aktörer inom ABM-sektorn, bokförlag, föreningar m.fl. Biblioteket vill underlätta för det digitala materialets användning även i dessa sammanhang och kommer på olika sätt att informera om de digitala resurserna och hur de kan användas. 3.4 Crowdsourcing Användarmedverkan är en del av funktionaliteten i Alvin och Uppsala universitetsbibliotek välkomnar all sådan användning som bidrar till att öka sökbarheten på det digitaliserade materialet, särskilt genom funktioner för transkribering av handskrivet material, rättning av OCR-inläst text samt kommentarer till de publicerade bilderna. Särskilda nätverk och kontakter kan komma att skapas i dessa sammanhang och tillfälliga tillstånd för extern person att logga in i Alvin för uppladdning av digitalt material kan förekomma. Biblioteket förbehåller sig rätten att redigera uppenbart felaktiga eller på annat sätt olämpliga uppgifter som publicerats genom Alvins crowdsourcingfunktioner med anknytning till Uppsala universitetsbiblioteks material. 9
10
Bilaga 1. Riktlinjer för avbildning De här riktlinjerna ska bidra till att bildproduktion sker under bästa möjliga förutsättningar så att bibliotekets resurser och kompetens utnyttjas effektivt och kan tillgodose användarnas informationsbehov och ändamål. Målet är att riktlinjerna ska vara en komplett beskrivning av vilka förberedelser som ska göras inför bildproduktionen och vara vägledande för val av ändamålsbilder och filer, avbildningsförhållanden, detaljnivå och färgdjup i bildflöden för digitalisering av olika typer av originalmaterial. B1.1 Planering och förberedelser Planeringen omfattar originalmaterialets och bildernas flöde som kopplas till en beställning och en beställare samt en eller flera mottagare. Beställaren är i första hand den enhet som ansvarar för originalmaterialet och mottagare är de som tar emot och godkänner leveransen av bilderna. Mottagare kan vara bibliotekets enheter och system eller externa parter. Enheten som ansvarar för originalmaterialet är oftast mottagaren som godkänner leveransen för bibliotekets räkning. B1.1.2 Originalmaterialets flöde Beställaren undersöker att det inte redan finns en likvärdig digitalisering och beslutar om villkoren för hantering av originalmaterialet (se 2.2 och 2.3). Beställaren samordnar originalmaterialets flöde med cirkulation och konservering genom att boka originalmaterialet som utlånat för digitalisering, verifiera att det är komplett och i lämpligt skick för bildfångst (se 2.2). Beställaren anordnar den unika identifikatorn som kan vara ett ID från ett system (Alvin, LIBRIS, Disa) eller en entydig beskrivning som kan koppla originalmaterialet till en beställning och tillräcklig metadata (se 2.2). Beställaren överlämnar originalet tillsammans med en beställning (även e-post) direkt till Reproenheten eller via en dedikerad plats i biblioteket. Reproenheten garanterar att originalmaterialet hanteras varsamt och att det förvaras säkert i närarkivet fram till och efter avbildningstillfället. Reproenheten följer hanteringsvillkoren och använder stativ, band, klämmor och glasskivor för att skydda och positionera materialet i samband med avbildningen. Reproenheten kan återföra originalmaterialet till en dedikerad plats i biblioteket när avbildningen är korrekt och komplett utförd. Beställaren ansvarar för att originalmaterialet återförs till bibliotekets magasin och att det kan registreras som återlämnat. Beställaren bokför att originalmaterialet har digitaliserats när bildproduktionen är klar. B1.1.3 Bildernas flöde Beställaren beslutar om villkor för avbildningsförhållanden (se B1.2.4), detaljnivå (se B1.2.2) och färgomfång (se B1.2.3) som är lämpliga och beskriver vilka bilder och filer (se B1.2.6) som ska produceras. Beställaren dokumenterar hur avbildning ska kontrolleras för att anses vara komplett och korrekt (se 2.5). Beställaren identifierar en eller flera mottagare som kan vara system och väljer lämplig leveransmetod (se B1.2.7). Reproenheten producerar den efterfrågade avbildningen, kontrollerar att den är komplett och korrekt och dokumenterar kvalitetsdata (se B1.2.5) för varje referensbild. Reproenheten använder referensbilderna som utgångspunkt och skapar ändamålsbilder och eventuellt ytterligare derivat som motsvarar alla filer som beställts. Reproenheten dokumenterar information om ursprung och koppling till kvalitetsdata med hjälp av metadata som sparas i filerna (B1.2.6). 11
Reproenheten levererar bildfilerna till respektive mottagare och inväntar en bekräftelse från beställaren innan arbetet avslutas och arbetsfilerna raderas. Beställaren kontrollerar att filerna levererats och kan användas som avsett och bekräftar att Reproenheten kan ta bort sina arbetsfiler. Reproenheten dokumenterar kvalitetsdata och digitaliseringsrådet följer upp att filerna är ändamålsenliga. B1.1.4 Beställning Beställaren ansvarar för att Reproenheten får all information som behövs för bildfångst, bearbetning och leverans till Alvin och andra mottagare. Beställaren kan hänvisa till rekommendationer i den här texten för att göra en minimal beställning och använder Reproenhetens beställningsformulär för att förmedla beställningen. Reproenheten bekräftar beställningen och meddelar beställaren om uppgifter saknas eller om det uppstår problem under produktionen. Reproenheten meddelar beställaren när alla bilder och filer har levererats. Beställaren bokför beställningen som avlutad inom ramen för digitaliseringsprojektet och rapporterar till digitaliseringsrådet. Minimal beställning Identifikator för originalmaterialet (se 2.3) Avbildningens omfattning (sidor, ark, vinklar, ) Hänvisning till planeringsunderlag eller rekommendationer (se B1.2) Datum för önskad leverans Planeringsunderlag och fullständig beställning Beställarens kontaktuppgifter Mottagarens kontaktuppgifter Specifikation o Hantering av originalmaterialet (se 2.2) o Detaljnivå och upplösning (se B1.2.2) o Färgdjup och färgrymd (se B1.2.3) o Avbildningsförhållanden (se B1.2.4) o Referensobjekt och kvalitetsdata (se B1.2.5) o Bilder, e-böcker och andra filer (se B1.2.6) o Leveransmetod och struktur (se B1.2.7) B1.2 Vägledning för olika typer av originalmaterial Det här avsnittet är en sammanställning av beslutsunderlag som ska vara vägledande för den som planerar, beställer eller utför bildproduktion. Underlaget är baserat på bibliotekets erfarenheter av användarnas informationsbehov och ändamål, egenskaper och kapacitet i befintlig utrustning samt praxis och rekommendationer från enskilda områdesexperter. B1.2.1 Förutsättningar Bibliotekets samlingar innehåller många typer av originalmaterial och användarens informationsbehov varierar från textinnehåll till proveniens och vattenmärken som kräver särskild belysning. Varje bild ska vara en korrekt beskrivning av originalmaterialet inom ramen för digitaliseringen och det är ibland omöjligt att representera alla efterfrågade egenskaper i en och samma bild. 12
Användarnas informationsbehov och ändamål ska vara vägledande vid utformning av bibliotekets riktlinjer för bildkvalitet. Riktlinjerna bör representera användarnas samlade informationsbehov och bildernas varierande användningsområden. Originalmaterialets användning i biblioteket och praxis för området bör användas som utgångspunkt och hänsyn ska även tas till framtida användning och användning i bibliotekets interna processer. En korrekt beskrivning av originalmaterialet i förhållande till informationsbehov kan avse att användaren kan: Tyda textinnehållet i bilden Urskilja samma detaljer som på normalt läsavstånd Granska små detaljer och objekt på nära håll Jämföra färger mellan olika objekt Jämföra geometriska detaljer mellan olika objekt Urskilja vattenmärken Bedöma att avbildningen är komplett Ändamål som biblioteket prioriterar omfattar att användaren kan Söka i bildernas informationsinnehåll Se bilderna på Internet via Alvin eller DiVA Ladda ned och visa bilderna på en digital enhet Skriva ut bilderna på en vanlig skrivare Publicera bilderna i tryckta böcker och artiklar För särskilt känsligt material ska även särskilt bevarande för framtida användning beaktas, vilket i praktiken ofta innebär att materialet kan digitaliseras med högre krav på detaljnivå och färg och bedömningen görs från fall till fall, baserat på vad som är praktiskt genomförbart. Konserveringsenheten avslår eller tillstyrker digitalisering i dessa fall. Om digitalisering avslås skall enheten föreslå vilka åtgärder som krävs för att materialet skall kunna digitaliseras. (2.2) B1.2.2 Detaljnivå och bildupplösning Bibliotekets generella riktlinjer är att detaljnivån i avbildningen ska motsvara 400 ppi under normala användningsförhållanden, vilket i praktiken innebär att vissa objekt bör avbildas med högre detaljnivå för att klara förstoring och närmare granskning eller särskild bearbetning. En vanlig papperskopia motsvarar c:a 150 ppi och detaljnivån som ögat kan uppfatta på normalt läsavstånd motsvarar c:a 400 ppi. Teknik för texttolkning via OCR eller HTR rekommenderar upplösning på minst 300 400 ppi för text i normal storlek och praxis för reproduktion i tryck är minst 300 ppi. Textinnehåll: Normalstor text avbildas i 400 ppi Bilder, Färgfotografier, Svartvita fotografier, Diabilder, Negativ, Glasplåtar, Objekt: Objekt mindre än A5-format ska avbildas i 800 ppi Objekt större eller lika med A5-format ska avbildas i 400 ppi Objekt som är för stora för att avbilda i 400 ppi kan avbildas i delar, alternativt i lägre upplösning Objekt bör avbildas med 16 bitar färgdjup där så är möjligt 13
Negativ och diapositiv ska avbildas i minst 1200 ppi Särskilt känsligt material och Illuminerade handskrifter Avbildas i högsta möjliga upplösning i samråd med Reproenheten B1.2.3 Färgomfång och färgrymd Färgomfånget i avbildningen begränsas i avbildningsförhållandet och utrustningen och utgångspunkten är ställa in utrustningen för så konsekvent och korrekt färgåtergivning som möjligt i varje avbildning. För korrekt färgåtergivning är det nödvändigt att applicera färgprofiler från karaktärisering av utrustningen och utgångspunkten är att avbilda allt material med maximal färgåtergivning och efterhand anpassa färgomfånget till en arbetsfärgrymd för referensbilder och ändamålsbilder. Objekt bör avbildas med 16 bitar färgdjup där så är möjligt Färgprofiler från karaktärisering ska användas där så är möjligt Referensbilder sparas som regel i utrustningens färgrymd Ändamålsbilder anpassas som regel till Adobe RGB B1.2.4 Avbildningsförhållanden och omfattning Avbildningsförhållandet beror på digitaliseringens krav på hantering, detaljnivå och färg och följande är en översikt som beskriver bibliotekets referensförhållanden. Belysningen ska innehålla ett fullt färgspektrum Ljuset ska falla jämt över materialets informationsinnehåll Materialets informationsinnehåll bör avbildas mot en plan yta Bearbetning bör inte göras i utrustningen (ex. färg, skärpa och upprätning) Objektet bör placeras rakt i förhållande till pixelbaslinjen Avbildning ska ske med 5 20 mm tomt utrymme utanför materialets kantlinje Förhållandet ska möjliggöra korrekt exponering för minimal efterbearbetning B1.2.5 Referensobjekt och kvalitetsdata Ett referensobjekt skall i de fall det är möjligt avbildas tillsammans med originalmaterialet och ska vara så bra beskrivning av objektets färg, geometri och storlek att det är oberoende av metadata. Referensobjekt ska också avbildas med jämna mellanrum för att karaktärisera bildfångstutrustningens egenskaper i förhållande till färg, geometri och skala. Resultatet av karaktäriseringen dokumenteras tillsammans med en förteckning av digitalisering som utförts mellan två karaktäriseringstillfällen. Rak linjal med millimeterskala Färgkarta med kända färgvärden Vit, neutralgrå eller svart bakgrund Referenslinje för originalmaterialets riktning B1.2.6 Bilder, e-böcker och andra filer Referensbilder Referensbilder ska vara bildfiler som är lämpliga för arkivering och som samtidigt fungerar som en förlaga till flera andra ändamål genom att färg och skalförhållanden justeras för att ge en mätbart 14
mer korrekt representation av originalmaterialet. Mätvärden och justeringar dokumenteras så att de kan härledas till bibliotekets referensförhållanden. Bildens metadata för upplösning ändras så att materialet visas i skala 1:1 Bilden förses med ICC-profil som motsvarar avbildningsförhållandet Bilden sparas som TIFF och förses med metadata som anger biblioteket som källa till materialet och uppgifter om datum och utrusning som används vid bildfångst Ändamålsbilder Ändamålsbilder ska vara bildfiler som är särskilt anpassade för att uppfylla användarnas informationsbehov och ändamål och ska göras tillgängliga i Alvin. Bilderna bör framställas från referensbilder och ska bearbetas med utgångspunkt i identifierade och prioriterade behov. Exempel på ändamålsbilder: Filer för publicering i tryck och på webben Bildens upplösning anpassas för att återge materialet i skala 1:1 alternativt i skala 1:3 för negativ och positiv mindre än A5 Bilden konverteras till arbetsfärgrymden Adobe RGB med 8 bit färgdjup per kanal Bilden kan korrigeras med skärpa och kontrast Linjal och färgkarta beskärs ur filen Bilden sparas som TIFF och förses med metadata som anger biblioteket som källa till materialet Filer som förlaga för en e-bok Bildens metadata för upplösning ändras så att materialet visas i skala 1:1 i 400 ppi Bilden konverteras till arbetsfärgrymden Adobe RGB med 8 bit färgdjup per kanal Bilden kan korrigeras med upprätning, skärpa och kontrast Bilden kan beskäras innanför sidkanten Om bilden är ett uppslag ska den delas upp i höger- och vänstersida Bilden sparas som TIFF E-böcker E-böcker ska vara PDF-filer som innehåller alla avbilder från ett verk och bör vara särskilt anpassade för att indexeras av sökmotorer och för att överföras eller laddas ned via Internet. Ändamålsbilder för e-böckerna kan framställas från, eller på samma sätt som, bilder för webbpublicering men ska anpassas för att innehålla en sökbar textrepresentation av innehållet i den mån som det är möjligt. Masterfilerna för E-boken ska OCR-tolkas när resultatet kan förväntas bli tillräckligt bra OCR-tolkning ska konfigureras för materialets språk och teckenstil OCR-tolkning bör, när så är möjligt, undvika områden med handskriven text Omslag (PDF) ska produceras enligt mall [se EOD:s titelsida] Grundinnehåll (PDF) ska sammanställas från master-filerna för E-boken och texten från OCR Texten från OCR ska vara ett textlager bakom bilderna i grundinnehållet E-boken ska vara en kombination av Omslag och Grundinnehåll i PoD-PDF och Webb-PDF Bilder i PoD-PDF ska komprimeras med ZIP-komprimering Bilder i Webb-PDF ska komprimeras med JPEG-komprimering i 75 % 15
Alla PDF-filer ska om möjligt produceras för att uppfylla PDF/A-1a eller motsvarande och förses med metadata som anger biblioteket som källa till materialet B1.2.7 Leveransmetod och struktur Generella rekommendationer för filnamn och filstruktur för leverans till Alvin och övriga system kommer att ses över under 2014. I dagsläget gäller olika konventioner för olika system. EOD: Dedikerad katalog på cult1 som innehåller kataloger med namn efter Libris-ID för den bibliografiska posten till verket som digitaliserats. Underordnade kataloger innehåller Disa-ID för exemplaren och beställningens ID i EOD. Referensfilerna för sidorna sparas och döps sekventiellt och e- boken sparas i samma katalogstruktur. Alvin: Arbete pågår. Bildsök: Dedikerad katalog på cult1 som innehåller katalogerna master och tiff. Referensfilerna sparas i katalogen master och ändamålsbilderna sparas i tiff. Filnamn anges efter Bildsök-ID och om originalmaterialets baksida digitaliserats Bildsök-ID+b. 5. Bilaga 2. Sammansättning av digitaliseringsråd Kulturarvets digitaliseringskoordinator - ordförande Koordinator för bildproduktion Enhetschefer från samlingar inom kulturarvet eller utsedd ställföreträdare Chefen för konserveringsenheten Kulturarvsgruppens systemägarrepresentant(er) i Alvin Representant från bruksgrupperna Förvaltningsledare i Alvin eller motsvarande 16
6. Bilaga 3. Digitaliseringsplan för 2014-2017 Fastställs under hösten 2014 17