HSB KOD FÖR BRF LAXSKIVLINGEN I BORÅS 2014-05-14 Godkänd av föreningsstämman
Detta dokument beskriver HSB Kod för Brf Laxskivlingen i Borås. HSB Kod är ett kvalitetsinstrument för att säkra medlemmarnas tilltro att föreningen sköts på ett tryggt och välordnat sätt. Koden kan ses som ett komplement till Lagen om ekonomiska föreningar, Bostadsrättslagen och Brf Laxskivlingens egna stadgar. Koden har godkänts av Föreningsstämman i maj 2014 och skall tillämpas från 1 januari 2015.
' HSB kod för Brf Laxskivlingen i Borås Innehållsförteckning VAD INNEBÄR HSB KOD FÖR BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR?... 1 MÅL FÖR BRF LAXSKIVLINGENS STYRELSE... 2 Figur 1 Skiss över genomförande av BRF Laxskivlingens mål... 2 Övergripande vision... 2 Övergripande mål för att uppnå visionen... 2 Uppföljning av styrelsens övergripande mål... 3 Rutiner och handlingsplaner för att genomföra de övergripande målen... 3 RUTINER FÖR FÖRENINGSSTÄMMAN... 3 RUTINER FÖR VALBEREDNING... 4 RUTINER FÖR STYRELSEN... 4 RUTINER FÖR MEDLEMSFRÅGOR... 5 Medlemsinformation/-kommunikation.... 5 Informationsblad... 5 Informationsmöten... 5 Web baserad information... 5 Information till nya medlemmar... 5 Rutin för medlems- och fritidsaktiviteter... 6 RUTINER FÖR EKONOMI OCH FASTIGHETSFÖRVALTNING... 6 Rutin för lånehantering och likvidplacering... 6 Upphandlingsrutiner... 6 Princip för fördelning av styrelsearvodet... 6 Rutin för underhållsåtgärder och investeringar... 6 RUTINER FÖR DOKUMENTATION OCH UTVÄRDERING... 7 Rutin för årlig egenutvärdering... 7 Styrelsens utbildningsbehov... 7 Rutin för dokumentation och arkivering... 7 HANDLINGSPLANER... 7 ÖVERSYN AV KODEN... 7
VAD INNEBÄR HSB KOD FÖR BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR? Koden ska vara ett hjälpmedel för styrelsen och valberedningen. Syftet är att den ska bidra till en öppen och genomlyst bostadsrättsförening, där varje medlem får insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. Koden ska också bidra till att bostadsrättsföreningen styrs på ett effektivt sätt. Koden kompletterar lagstiftning, stadgar och andra regler genom att ge en norm för god föreningsstyrning med hög ambitionsnivå. Bostadsrättsföreningens medlemmar ska kunna känna trygghet i att bostadsrättsföreningen styrs demokratiskt och att verksamheten är stabil och hållbar Utgångspunkten för Koden är våra kärnvärderingar i HSB (ETHOS) och de kooperativa principerna Bostadsrättsföreningens stämma ska besluta att arbeta efter koden. Styrelsen ansvarar för att tillämpa Koden efter att föreningsstämman tagit beslut om att bostadsrättsföreningen ska arbeta efter den. Har man inte i alla delar levt upp till Kodens krav ska detta förklaras. Detta görs i en rapport av styrelsen till ordinarie stämma. ETHOS Engagemang: HSB engagerar sig i det som rör livet, både för den enskilda människan och för samhället. Via engagemang skapas rum för samverkan och medlemsinflytande. Trygghet: Det vilar en känsla av trygghet i HSB. Tillsammans skapar medlemmarna trygghet. HSB ger utrymme att leva livet på det sätt som passar var och en. Hållbarhet: Det finns ett långsiktigt tänkande i all verksamhet inom HSB. Omtanke: HSB gör mer än att bygga och förvalta bostäder. Vi har omtanke om livet i och mellan husen. Samverkan: All verksamhet i HSB bygger på samverkan människor emellan. KOPERATIVA PRINCIPER Frivilligt och öppet medlemskap Demokratisk medlemskontroll Medlemmarnas ekonomiska deltagande Självständighet och oberoende Utbildning, praktik och information Samarbete mellan kooperativa föreningar Samhällshänsyn
MÅL FÖR BRF LAXSKIVLINGENS STYRELSE Figur 1 Skiss ö ver genom förande a v BRF Laxskivlingens m ål Övergripande vision Ett attraktivt boende i en initiativrik HSB-förening med vikänsla. Övergripande mål för att uppnå visionen Ekonomisk stabilitet! Grunden för ett attraktivt boende är en ekonomi under kontroll. Aktiva medlemmar! En förutsättning för föreningens framgång är engagemang från medlemmarna i olika sammanhang. Lyhördhet! Från styrelsen krävs förmåga att vara vaksam på synpunkter från medlemmar och förändringar som sker i omgivningen Sida 2
Förvaltning! Styrelsens uppgift är att förvalta föreningens bostadsbestånd enligt lagar, avtal och stämmobeslut. Trivsamt! God miljö i olika sammanhang för att få en attraktiv förening. Uppföljning av styrelsens övergripande mål Styrelsens övergripande mål skall följas upp två gånger per år genom egenutvärdering. Självvärdering av de övergripande målen I. Detta är vi mest nöjda med II. Detta skulle vi ha velat utveckla mer (motivera gärna hur) III. Detta var svårast IV. Detta har vi framför allt lärt oss V. På detta sätt vill vi göra i framtiden Rutiner och handlingsplaner för att genomföra de övergripande målen För att konkret fullfölja styrelsens övergripande mål används rutiner och handlingsplaner. Rutin är en händelse eller åtgärd som återkommer regelbundet t.ex. föreningsstämman. Handlingsplan är ett förslag på direkta åtgärder som skall verkställas vid en viss tidpunkt t.ex. verkställa ett förslag i underhållsplanen. RUTINER FÖR FÖRENINGSSTÄMMAN Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ och alla medlemmar i föreningen har rättighet att vara närvarande, dock har varje lägenhet vid omröstning en röst Mötesdatum för föreningsstämman skall bekantgöras för medlemmarna så snart datum är klart Motioner till stämman skall vara inne hos styrelsen senast 31 mars Styrelsen utformar beslutsförslag på motionerna och rekommenderar antigen tillstyrkan, besvarad eller avslag till stämman. Kallelse utgår senast 14 dagar före stämman och eventuella motioner skall med styrelsens beslutsförslag ingå som bilaga. Inga beslut kan fattas på stämman om inte beslutsunderlag har skickats ut senast 14 dagar före föreningsstämman Aktuell medlemsmatrikel skall avprickas vid ingången och antalet röstberättigade skall antecknas separat Inga nya ärenden får väckas på stämman Stämmoordförande ska vara fristående från styrelsen. Styrelsen ska ha utsedd föredragande på varje beslutspunkt på stämman. Skriftlig redovisning om hur Koden tillämpats, förklaring av ev. avvikelser. Beslutsför styrelse ska delta. Sida 3
Stämman ska fastställa instruktion för Valberedning. Stämman ska välja styrelseordförande. Stämmoprotokollet. skall vara undertecknat av stämmans ordförande, sekreterare och två justerare Varje sida i protokollet med bilagor skall vara signerat av stämmans ordförande, sekreterare och två justerare Stämmoprotokollet med bilagor skall finnas tillgängligt på vicevärds expeditionen senast tre veckor efter mötet Alla medlemmar har möjlighet att inom rimlig tid få kopia på Stämmoprotokollet med bilagor Stämmoprotokollet med bilagor publiceras på föreningens hemsida. Medlem kan begära att inte få sitt namn publicerat på öppen hemsida RUTINER FÖR VALBEREDNING Valberedningen ansvarar för att informera medlemmarna om hur det går till att nominera kandidater till styrelse, revisorer och valberedning. Valberedningens förslag på val och arvodering av styrelseledamöter och revisorer ska skickas ut tillsammans med kallelsen till medlemmarna. Valberedningen ska redovisa sitt förslag på föreningsstämman och samtidigt redogöra för sitt arbete. Valberedningen sammanställer inkomna nomineringar till val av valberedning. Sammanställningen bifogas kallelsen. Valberedningen ska arbeta efter den valberedningsinstruktion som föreningsstämman har fastställt. RUTINER FÖR STYRELSEN Styrelsen ska vara mångsidig vad gäller kompetens, erfarenhet, ålder, bakgrund och ha jämn könsfördelning. Styrelsen ska arbeta strategiskt, långsiktigt (ekonomi, underhåll, medlemsinflytande). Styrelsen ska varje år fastställa sin arbetsordning. Den ska innehålla: Mål, mötesplan, arbetsfördelning, ansvar för uppdragstagare /ev. anställd, firmateckning, attest och delegationsordning Anställd i bostadsrättsföreningen ska inte vara ledamot. Inga suppleanter ska utses Styrelsens protokoll ska tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits och, om möjligt, skälen till de beslut som fattats. Protokollet ska finnas tillgängligt för styrelsens ledamöter och revisorer så snart som möjligt efter styrelsemötet. Revisorerna ska inte delta i styrelsearbetet. Styrelsen ska minst en gång per år träffa någon av revisorerna. En styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden som styrelsen behandlar och begära, eller ta fram, den information som är nödvändig för att fatta beslut. Sida 4
En styrelseledamot ska ta till sig den kunskap om föreningens verksamhet som krävs för uppdraget. En styrelseledamot som inte kan anses som opartisk i ett visst ärende ska inte delta i behandling eller beslut i det ärendet. Styrelsens ordförande ansvarar för att styrelsemöten hålls i lämplig omfattning. Styrelsens ordförande ansvarar för att styrelsen i god tid får förslag på dagordning för styrelsemötena. Styrelsens ordförande ansvarar för att styrelsen får tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete. Mötets ordförande ansvarar för att protokoll upprättas vid varje styrelsemöte. RUTINER FÖR MEDLEMSFRÅGOR Medlemsinformation/-kommunikation Styrelsen ska kontinuerligt informera medlemmarna i frågor rörande bostadsrättsföreningen. Informationen ska vara aktuell, saklig, öppen och lättillgänglig. Styrelsen ska så snart det är möjligt bekräfta skrivelser från medlemmarna och besvara dem skriftligen inom en vecka efter att de har behandlats på styrelsemötet. En ledamot i styrelsen utses att vara informationsansvarig och ansvarar för att informationsmöten, informationsblad och Web baserad information kommer tillstånd Informationsblad Styrelsen skall ge ut ett informationsblad som heter Laxennytt Laxennytt sätts upp i entréerna efter att styrelsemöte ägt rum Laxennytt skall innehålla: nyheter, viktig information om olika bestämmelser, aktiviteter som är på gång i föreningen. Informationsmöten Styrelsen ska hålla minst ett medlemsmöte per år utöver ordinarie föreningsstämma Ovanstående möte är inget beslutsmöte utan är ett forum för ömsesidig information mellan styrelse och medlemmar särskilda informationsmöte kan bli aktuella för speciella frågor Web baserad information Föreningen skall ha en egen hemsida på Internet Hemsidan skall innehålla: Beskrivning av föreningen, trivselregler, styrelsen, felanmälan, adresser, HSB kod, tvätt- och bastutider, nyheter, länkar till olika samhällsinstanser m.m. Information till nya medlemmar Nya medlemmar skall ringas upp av vicevärd Vicevärd informerar personligen den nye medlemmen om viktiga saker i föreningen Medlemmen erhåller skriftlig information om föreningen av vicevärden Trappvärd skall ta kontakt och presentera sig för den nya medlemmar. Sida 5
Nya medlemmar bjuds särskilt in till höstmötet för att få mer information. Rutin för medlems- och fritidsaktiviteter Gårdsfest arrangeras på hösten Särskild festkommitté utses på föreningsstämman för att arrangera gårdsfesten och andra aktiviteter Bastu finns i föreningen med bestämda regler som finns anslagna i trivselreglerna och på föreningens hemsida Grill plats finns för medlemmarnas trevnad Styrelsen skall vara vaken för nya förslag på fritidsaktiviteter och pröva dessa seriöst RUTINER FÖR EKONOMI OCH FASTIGHETSFÖRVALTNING Rutin för lånehantering och likvidplacering Styrelse skall kontinuerligt övervaka den ekonomiska utvecklingen för föreningen På varje styrelsemöte skall avrapportering ske av likvidställning och skulder till föreningen Minst en gång per år skall styrelsen grundligt gå igenom den långsiktiga ekonomiska utvecklingen för föreningen De lån föreningen har bör spridas på olika bidningstider för att minska riskerna för stora ekonomiska förluster En ledamot i styrelsen utses att vara ekonomisansvarig och ansvarar för att rapportering sker till styrelsen vad avser lån, likviditet, skulder och andra ekonomiska frågor Upphandlingsrutiner Vid upphandlingar och inköp ska styrelsen ta hänsyn till pris, kvalitet och miljöpåverkan. Styrelsen ska fastställa vilka beloppsgränser och behörigheter som ska gälla vid upphandlingar och inköp. Styrelsen ska vid upphandling begära in anbud från minst tre leverantörer vid en kostnad som överstiger två basbelopp inklusive moms. Förfrågningsunderlag ska upprättas vid större projekt Vid komplexa projekt ska styrelsen låta upprätta ett professionellt förfrågningsunderlag. Princip för fördelning av styrelsearvodet Valberedningen föreslår stämman storlek på de arvoden som skall utgå till styrelsen och övriga medlemmar Ordförande och sekreterare skall ha högre arvode. Övriga ledamöter har samma arvode Särskilt arvode skall utgå för bevistat styrelsemöte Särskilt extra timarvode skall utgå för särskilda uppdrag som görs åt föreningen (t.ex. deltagande i arbetsgrupper eller praktiska arbetsuppgifter) Styrelsen beslutar vid varje enskilt tillfälle då det extra arvodet skall utgå Rutin för underhållsåtgärder och investeringar Det kort- och långsiktiga underhållet av skall finnas beskrivet i underhållsplanen Sida 6
Underhållsplanen skall ha en tidshorisont på 10 år och 30 år. Ekonomiska medel skall årligen avsättas för att täcka underhållet på kort- och lång sikt Årlig uppdatering av underhållsplanen skall ske Fastighets- och lägenhetsbesiktningar skall ske regelbundet Styrelsen skall kontinuerligt gå igenom vilka möjligheter det finns att investera för att utveckla miljö och trivsel för de boende Styrelsen skall minst två gånger per år träffa ansvariga företrädare för företaget som utför fastighetsskötsel i föreningen och gå igenom hur fastighetsskötselavtalet har verkställts RUTINER FÖR DOKUMENTATION OCH UTVÄRDERING Rutin för årlig egenutvärdering Egen utvärdering sker två gånger per år Egenutvärderingen dokumenteras Egenutvärderingen är tillgänglig för valberedningen Styrelsens utbildningsbehov Valberedningen informerar tilltänkta ledamöter översiktlig om styrelsens arbetssätt och de förväntningar som finns på styrelseledamot HSB Göta förvaltning har ett brett utbud av utbildning för styrelsen som skall erbjudas styrelseledamöterna Rutin för dokumentation och arkivering Styrelseprotokoll arkiveras på vicevärds expeditionen Skrivelser från och till föreningen förvaras på vicevärds expeditionen HANDLINGSPLANER Föreningens viktigast handlingsplan är underhållsplanen. Åtgärder enligt underhållsplanen skall vara täckta inom den budget som finns för föreningen genom att ekonomiska medel varje år avsätts till den yttre fonden. Andra handlingsplaner kan finnas för att höja standarden av boendet. Sådana insatser kan kräva att särskilda ekonomiska insatser görs. T.ex. höja lånetaket för föreningen. Handlingsplaner för de närmaste åren redovisas varje år i den årsredovisning som styrelsen presenterar för föreningsstämman. Årsredovisningen skall godkänns av föreningsstämman. Alla åtgärder som innebär standardförbättringar där större nyinvesteringar erfordras skall godkännas av föreningsstämman. ÖVERSYN AV KODEN Översyn och eventuell revidering av HSB kod för BRF Laxskivlingen i Borås skall ske kontinuerligt. Sida 7