Arbetsordning vid Högskolan i Skövde Arbetsordningen är fastställd av styrelsen 11 december 2014 och den träder ikraft 1 januari 2015. Arbetsordningen innehåller organisationsplan och beslutsordning. Ändring i arbetsordningen gällande 2.5 Högskoleförvaltning är fastställd genom rektorsbeslut 17 mars 2015 och träder i kraft 1 april 2015. Dnr HS 2014/788
Innehållsförteckning 1 Inledning 2 2 Organisationsplan 3 2.1 Styrelse och rektor 3 2.2 Fakultetsnämnd 3 2.3 Institutioner 3 2.4 Övriga nämnder 4 2.4.1 Arbetsmiljönämnd/skyddskommitté 4 2.4.2 Disciplinnämnd 4 2.4.3 Personalansvarsnämnd 4 2.4.4 Övrigt 4 2.5 Högskoleförvaltning 4 3 Beslutsordning 5 3.1 Beslutsbefogenheter 5 3.1.1 Styrelsen 5 3.1.2 Rektor 5 3.1.3 Andra organ eller funktioner enligt lag och förordning 5 3.2 Styrelsens beslutsområde 5 3.3 Rektors delegationsordning 6 3.3.1 Operativ verksamhet 6 3.3.2 Administration 8 3.4 Andra bemyndiganden 10 Bilaga 1: Handläggning av ärenden 11 1 Allmänt om handläggning 11 1.1 Beredning 11 1.2 Samråd med studentrepresentanter 11 1.3 MBL 12 1.4 Föredragning 12 1.5 Beslutsförhet 12 1.6 Jäv 12 1.7 Avvikande mening 12 1.8 Dokumentering 13 1.9 Diarieföring och expediering 13 2 Beslut som kräver vetenskaplig eller konstnärlig kompetens 13 3 Delegering 14 4 Myndighetsutövning 14 Bilaga 2: Sammansättning och utseende av ledamöter i organ 15 Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 1
1 Inledning Högskolan i Skövde (Högskolan) är en statlig förvaltningsmyndighet som lyder under regeringen. Genom budgetpropositionen och övriga riksdagsbeslut om anslag samt regleringsbrev från regeringen sätts de ekonomiska ramarna för verksamheten. Regeringen styr även verksamheten genom utnämnande av personer i ledande befattningar. Grundläggande bestämmelser för verksamheten finns i högskolelagen. Denna lag kompletteras av bestämmelserna i högskoleförordningen. Utöver högskolelagen och högskoleförordningen finns ett antal särskilda författningar som reglerar vissa områden eller vissa frågor. Därutöver ska även Högskolan tillämpa ett omfattande allmänt regelverk för statliga myndigheter. Grundläggande bestämmelser finns i regeringsformen. Där framgår bland annat att den offentliga makten utövas under lagarna samt att förvaltningsmyndigheterna i sin verksamhet ska beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet. Även tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingars offentlighet ska tillämpas, liksom andra grundläggande författningar för myndigheter, t ex förvaltningslagen och myndighetsförordningen. Därutöver ska regelverken för den ekonomiska verksamheten följas, t ex lagen om offentlig upphandling, kapitalförsörjningsförordningen och avgiftsförordningen. Inom personalområdet finns flera viktiga författningar, bland annat lagen om offentlig anställning, arbetsmiljölagen och medbestämmandelagen samt bestämmelser i centrala kollektivavtal. Högskolans övergripande uppgifter och allmänna grunder för Högskolans organisation framgår av högskolelagen 1 kap 2 : Staten ska som huvudman anordna högskolor för 1. utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet, och 2. forskning och konstnärligt utvecklingsarbete samt annat utvecklingsarbete. I högskolornas uppgift ska ingå att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta. Styrelsen för en högskola har inseende över alla angelägenheter och ansvarar för att dessa uppgifter fullgörs. För ledningen av verksamheten närmast under styrelsen ska varje högskola ha en rektor. Utöver styrelse och rektor beslutar en högskola själv om sin interna organisation, om inte något annat är föreskrivet. Denna arbetsordning är utformad mot bakgrund av ovan nämnda förutsättningar och den utgör arbetsordning enligt 2 kap 2 8 punkten i Högskoleförordningen. Arbetsordningen innehåller organisationsplan och beslutsordning. I en bilaga till dokumentet finns också en beskrivning av allmänna principer för handläggning av ärenden (bilaga 1). Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 2
2 Organisationsplan 2.1 Styrelse och rektor Verksamheten vid Högskolan i Skövde (Högskolan) leds, enligt vad som anges i högskoleförordningen, av en styrelse och en rektor. Styrelsen har inseende över alla Högskolans angelägenheter och svarar för att dess uppgifter fullgörs. Föredragande i styrelsen är rektor eller den denne bestämmer. Rektor ansvarar för ledningen av verksamheten närmast under styrelsen. Rektors ställföreträdare är prorektor. Prorektor har därutöver de uppgifter som rektor anger. En högskoledirektör utses av rektor med uppdrag att vara chef för högskoleförvaltningen. Rektor, prorektor och högskoledirektören utgör tillsammans rektorsfunktionen. Rektorsfunktionen, som i övrigt har den bemanning och de funktioner som rektor bestämmer, utövar ingen egen beslutsfunktion. Rektor och rektorsfunktionen stöds av ett särskilt kansli, rektors kansli. Kansliet leds av en planeringschef. 2.2 Fakultetsnämnd Vid Högskolan ska det finnas en fakultetsnämnd, fakultetsnämnden vid Högskolan i Skövde. Nämnden leds av en ordförande, dekan. En av ledamöterna ska vara nämndens vice ordförande, prodekan. Fakultetsnämnden har det övergripande ansvaret för kvalitet inom utbildning och forskning vid Högskolan. I syfte att främja samverkan med det omgivande samhället ska nämnden vid relevanta frågor adjungera externa personer, exempelvis från näringslivet eller offentlig sektor. Nämnden får inrätta de organ och utskott den finner lämpligt samt delegera beslut och uppgifter i den ordning den finner lämpligt. Sammansättning och utseende av ledamöter i fakultetsnämnden framgår av bilaga 2. 2.3 Institutioner Utbildning och forskning ska bedrivas på institutioner. Vid Högskolan ska det finnas följande institutioner: - Institutionen för biovetenskap (IBI) - Institutionen för handel och företagande (IHF) - Institutionen för hälsa och lärande (IHL) - Institutionen för informationsteknologi (IIT) - Institutionen för ingenjörsvetenskap (ING) Varje institution leds av en prefekt. Prefekten ansvarar för institutionens verksamhet, såväl på strategisk och övergripande nivå som på operativ nivå. Ansvaret inbegriper frågor som rör akademiskt utvecklingsarbete, ekonomi, personal och arbetsmiljö. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 3
2.4 Övriga nämnder 2.4.1 Arbetsmiljönämnd / skyddskommitté För uppgifter som framgår av arbetsmiljölagen 6:8, samt för uppgifter som bestäms av rektor, ska det finnas en arbetsmiljönämnd / skyddskommitté. Sammansättning och utseende av ledamöter framgår av bilaga 2. 2.4.2 Disciplinnämnd För beslut enligt 10 kap högskoleförordningen om disciplinära åtgärder finns en disciplinnämnd. Sammansättning och utseende av ledamöter framgår av bilaga 2. 2.4.3 Personalansvarsnämnd Personalansvarsnämnden fullgör uppgifter enligt 2 kap 15 högskoleförordningen. Sammansättning och utseende av ledamöter framgår av bilaga 2. 2.4.4 Övrigt I övrigt ska det finnas nämnder och organ i den utsträckning och med den sammansättning som rektor bestämmer. 2.5 Högskoleförvaltning För gemensam administrativ service till verksamheten och för beslut och handläggning av övergripande administrativa frågor ska det finnas en högskoleförvaltning. Högskoleförvaltningen leds av högskoledirektören och är indelad i följande avdelningar: - Avdelningen för samverkan och kommunikation - Avdelningen för utbildnings- och studentstöd - Campusavdelningen - Ekonomiavdelningen - HR-avdelningen - Högskolebiblioteket - IT-avdelningen Varje avdelning har uppgifter enligt högskoledirektörens bestämmande och leds av en avdelningschef. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 4
3 Beslutsordning 3.1 Beslutsbefogenheter 3.1.1 Styrelsen Enligt högskoleförordningen ska vissa särskilt angivna frågor beslutas av högskolestyrelsen. Därutöver får styrelsen bestämma att även andra angivna frågor ska beslutas av den eller annan som den utpekar. Detta gäller dock inte frågor som enligt lag eller förordning ska beslutas av rektor eller av visst organ eller funktion. Styrelsens beslutsområde redovisas i avsnitt 3.2. 3.1.2 Rektor Alla andra beslut, som enligt lag eller förordning ankommer på Högskolan eller som inte regleras i lag eller förordning, fattas av rektor eller den rektor delegerar till. Rektors delegationsordning, som fastställs av rektor i separat beslut, redovisas i avsnitt 3.3. Rektor får fatta beslut om smärre förändringar i frågor som rör styrelsens beslutsområde enligt 3.2. 3.1.3 Andra organ eller funktioner enligt lag och förordning Beslut av organ eller funktioner som ska finnas enligt lag eller förordning (som disciplinnämnd och examinator) fattas i den ordning som där anges. 3.2 Styrelsens beslutsområde Högskolestyrelsen har inseende över all verksamhet inom Högskolan. Styrelsen ska besluta: - i viktigare frågor om verksamhetens övergripande inriktning och Högskolans organisation (som visionsdokument och utvecklingsplan), - om årsredovisningar, delårsrapporter, budgetunderlag och viktigare framställningar i övrigt samt säkerställa att det vid Högskolan finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, - om åtgärder med anledning av Riksrevisionsverkets revisionsberättelser och revisionsrapporter, - i viktigare frågor om den interna resursfördelningen och uppföljningen av denna (som rambudget och modeller för fördelning av medel till utbildning och forskning), - om en arbetsordning med viktigare föreskrifter om Högskolans övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, - om anställningsordning, antagningsordning och viktigare föreskrifter i övrigt (som lokal examensordning, föreskrifter för betygssystem och valföreskrifter), Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 5
- om inrättande av personalansvarsnämnd, - om förslag till regeringen om utseende av rektor samt - om utseende av rektors ställföreträdare (prorektor) samt - i övriga frågor som är av principiell vikt (som beslut som rör ställning som studentkår vid Högskolan och kvalitetspolicy). För föredragning av ärende i styrelsen svarar rektor eller den befattningshavare som rektor bestämmer. 3.3 Rektors delegationsordning 1 Beslut i alla frågor som ankommer på Högskolan förutom de frågor där styrelsen fattar beslut och de frågor som, enligt lag eller förordning, ska beslutas av visst organ eller funktion fattas av rektor eller den rektor delegerar till. Dessa frågor kan hänföras dels till den operativa verksamheten (utbildning, forskning och utvecklingsarbete samt samverkan med det omgivande samhället), dels till administration av verksamheten. Delegationsordningen bygger på följande principer: - de beslut som inte delegeras, dvs där rektor själv fattar beslut, räknas upp - de beslut som delegeras till särskilt angivet organ eller funktion räknas upp - övriga frågor delegeras områdesvis till den som ska ha den generella beslutsrätten, dvs till prefekterna för den operativa verksamheten (se avsnitt 3.3.1) och till högskoledirektören för administrationen (se avsnitt 3.3.2) Beslut som innebär rena arbetsledningsåtgärder behandlas inte i delegationsordningen utan får anses reglerade i organisationsplanens angivande av ledningsfunktionerna inom organisationens olika enheter. 3.3.1 Operativ verksamhet Beslut som rör den operativa verksamheten avseende utbildning, forskning och utvecklingsarbete samt samverkan med det omgivande samhället fattas för varje verksamhetsområde (institution) av respektive prefekt utom i de fall som anges nedan. Rektor Rektor beslutar själv om: - högskoleövergripande styrdokument som rör den operativa verksamheten, med undantag av de styrdokument som styrelsen fattar beslut om (se avsnitt 3.2), - utbud av utbildningsprogram, 1 Rektors delegationsordning har fastställts av rektor i särskilt beslut, dnr HS 2013/372-110. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 6
- verksamhetsplaner för institutioner och förvaltning, - inrättande av huvudområden och ämnen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt avveckling av huvudområden och ämnen, - inrättande, inställande och avveckling av program inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå, - inrättande och avveckling av ämnen inom utbildning på forskarnivå, - frågor som rör indragning av resurser för doktorander, - utfärdande av examensbevis på forskarnivå, - utformning av kurs- och examensbevis samt - läsårets och terminernas förläggning. Fakultetsnämnden Fakultetsnämnden beslutar om: - utbildningens innehåll (kursplaner) och organisation (utbildningsplaner), - fastställande av ämnesdefinitioner, - utseende av ämnesföreträdare och ämnesansvariga lärare, - utseende av studierektorer för utbildning på forskarnivå, - utnämning till docent, - utseende av hedersdoktorer, - förslag om inrättande av huvudområden och ämnen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt förslag om avveckling av huvudområden och ämnen föranlett av kvalitetsbrister, - förslag om inrättande av program på grundnivå och avancerad nivå samt förslag om avveckling av program föranlett av kvalitetsbrister, - förslag till antagningsordning, lokal examensordning och övriga högskoleövergripande styrdokument för utbildning och forskning, - förslag till system för uppföljning och utvärdering av utbildning och forskning samt - förslag till beslut i ärenden som rör kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Besluten ovan omfattar även utbildning på forskarnivå, i de fall Högskolan har examensrätt inom sådan utbildning. I dessa fall beslutar nämnden också om: - antagning av forskarstuderande, - utseende och byte av handledare, Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 7
- förslag om inrättande av ämnen inom utbildning på forskarnivå samt förslag om avveckling av sådana ämnen föranlett av kvalitetsbrister, - allmänna studieplaner för ämnen, - individuella studieplaner, - ärenden som rör disputation och licentiatseminarium samt - övriga ärenden som rör examen och tillgodoräknande inom utbildning på forskarnivå. Högskoledirektören Högskoledirektören beslutar om: - ärenden som rör antagning, anstånd och studieuppehåll inom utbilning på grundnivå och avancerad nivå riktade mot enskild sökande och enskild student, - ärenden som rör studie- och karriärvägledning samt stöd till studenter med funktionshinder samt - ärenden som rör examen och tillgodoräknande inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt utfärdande av examensbevis och kursbevis för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. 3.3.2 Administration Beslut i högskoleövergripande administrativa frågor fattas av högskoledirektören. Beslut i administrativa frågor som rör en enhets interna verksamhet och ligger inom ramen för dess budget fattas för varje enhet av respektive chef. Rektor Rektor beslutar själv i frågor om: Organisation och förvaltning - ansvarsområden för institutioner, - institutionernas interna organisation, - ansvar och uppgifter för rektors kansli, - utseende av funktionerna i rektorsfunktionen (förutom prorektor som utses av styrelsen), planeringschef (chef för rektors kansli) och prefekter, - uppdragsbeskrivningar för funktionerna i rektorsfunktionen, prefekterna och högskolegemensamma funktioner (som ämnesföreträdare, programansvarig lärare, kursansvarig lärare och studierektor för utbildning på forskarnivå), - högskoleövergripande styrdokument som rör administrativa frågor, Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 8
- Högskolans grafiska profil, - yttrande över remisser, rapporter och skrivelser till departement och myndigheter samt - Högskolans representation i externa organ. Avtal och ekonomi - avtal med Universitets- och högskolerådet om samordnad antagning, - avtal med utländska universitet och högskolor, - övriga avtal som överstiger en (1) miljon kronor exklusive moms, - mottagande av donationer och gåvor, - tillkommande särskilda anslag under budgetår, - omfördelning av medel under pågående budgetår, - disposition av medel som inte fördelats till enhet/motsvarande, - samtliga ansökningar om stöd, bidrag m m som överstiger fem (5) miljoner kronor, inklusive ansökningar som kräver samfinansiering av lärosätet motsvarande detta belopp, - inköp av varor och tjänster för belopp som överstiger en (1) miljon kronor exklusive moms - studieavgifter för utbildning på grundnivå och avancerad nivå för avgiftsskyldiga studenter 2 samt - disposition av Högskolans lokaler. Personal - anställning av professor, biträdande professor, adjungerad professor, gästprofessor och doktorand, - beslut om kallelse av en person till anställning som professor, - beslut som är kopplade till anställningsförfarande för professor, biträdande professor, adjungerad professor, gästprofessor och doktorand (som inledande av anställningsförfarande och utseende av sakkunniga), - befordran till professor, biträdande professor och lektor, - beslut om att en ansökan om befordran till professor, biträdande professor eller lektor ska prövas, - beslut om att avbryta ett anställningsförfarande som rör professor, biträdande professor, adjungerad professor, gästprofessor eller doktorand, 2 Studenter som inte är medborgare i en stat som omfattas av avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsrådet eller Schweiz är avgiftsskyldiga, enligt bestämmelser i Högskolelagen och Förordning om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 9
- beslut om uppnådda nivåer för lärare inom Högskolans pedagogiska karriärstege, - förläggning av egen semester samt semester för närmast underställda chefer och personal inom rektorsfunktionen, - beviljande av tjänstledighet för närmast underställda chefer och personal inom rektorsfunktionen samt - beslut om omplacering av och anställnings upphörande för professor, biträdande professor, adjungerad professor, gästprofessor eller doktorand (med undantag av ärenden som rör skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden - där beslut fattas av Personalansvarsnämnden, se avsnitt 2.4.3). Fakultetsnämnden Fakultetsnämnden beslutar om: - inköp av varor och tjänster för fakultetsnämndens räkning för belopp som uppgår till högst en (1) miljon kronor exklusive moms. 3.4 Andra bemyndiganden Utöver det som anges i beslutsordningarna ovan utfärdar rektor med fortlöpande justering förteckning över befattningshavare med rätt att teckna utbetalnings- och omföringsbesked. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 10
Bilaga 1 Handläggning av ärenden 1 Allmänt om handläggning Föreskrifter om ärendens handläggning finns i Förvaltningslagen 7-30 och i Myndighetsförordningen 19-21. 1.1 Beredning Ärenden fördelas på handläggare av ansvarigt organ eller funktion, i enlighet med besluts- och delegationsordningar. Beredningsarbetet kan beroende på ärendets karaktär utgöras av skilda åtgärder men ska alltid leda fram till ett förslag till slutgiltigt ställningstagande. 1.2 Samråd med studentrepresentanter I Högskolelagen och Högskoleförordningen finns bestämmelser om studenternas rätt till representation när beslut fattas eller beredning sker av ärenden som har betydelse för utbildningen och studenternas situation. Beslut som fattas av grupp Enligt Högskoleförordningen har studenterna rätt att vara representerade med minst tre ledamöter om beslut ska fattas av en grupp av personer (enligt vad som anges i avsnitt 3.4.1). Antalet studentrepresentanter i en sådan grupp får dock vara färre om det finns särskilda skäl med hänsyn till det totala antalet ledamöter i gruppen. Studenterna vid Högskolan har representation i högskolestyrelsen och fakultetsnämnden samt i de råd och arbetsgrupper som är knutna till dessa organ. Vidare inbjuds studenterna att vara representerade i samtliga övriga organ och arbetsgrupper. En förteckning över organ finns tillgänglig på Högskolans webbplats (www.his.se/ namnder) vilket underlättar tillsättningen av studentrepresentanter. Beslut som fattas av enskild befattningshavare Om beslut ska fattas eller beredning ska genomföras av en enda person ska, enligt Högskoleförordningen, information lämnas till och samråd ske med studentrepresentant i god tid före beslutet eller slutförandet av beredningen. Enligt den överenskommelse som har gjorts med Studentkåren vid Högskolan i Skövde gäller följande vid beslut som fattas och beredning som görs av enskild befattningshavare: Samråd med studenterna sker vid frågor som rör principiell karaktär eller vid enskilda frågor som är av särskilt intresse för studenterna. Samråd sker därför inte inför varje enskild beredning som görs eller varje enskilt beslut som fattas. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 11
1.3 MBL Enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) är arbetsgivaren skyldig att förhandla med arbetstagarorganisationerna innan beslut fattas om viktigare förändringar av verksamheten. Vidare ska, enligt samma lag, arbetsgivaren fortlöpande informera arbetstagarorganisationerna om hur verksamheten utvecklas samt om riktlinjerna för personalpolitiken. Högskolans förhandlingsskyldighet enligt MBL sköts centralt, med HR-chefen som förhandlingsansvarig. Information enligt MBL lämnas såväl på central nivå (av HRchefen) som på lokal nivå, dvs på institutioner och avdelningar (av respektive prefekt/avdelningschef). 1.4 Föredragning Ärenden ska, enligt Myndighetsförordningen, avgöras efter föredragning. I arbetsordning eller i särskilda beslut får myndigheten bestämma att ärenden som avgörs av någon annan person än myndighetens chef inte behöver föredras. Myndighetschefen får utan föredragning fatta beslut som inte kan skjutas upp till dess att ärendet hunnit föredras. Vid Högskolan fattas beslut enligt denna arbetsordning efter föredragning. I de fall besluten delegeras behöver normalt inte föredragning ske. Föredragning är då endast nödvändig om det i delegationen särskilt anges att föredragning ska ske. 1.5 Beslutsförhet För högskolestyrelsen gäller, enligt högskoleförordningen, att den är beslutsför när fler än hälften av ledamöterna, bland dem ordföranden och rektor, är närvarande. För övriga grupper vid Högskolan gäller att gruppen är beslutsför när minst hälften av ledamöterna, bland dem ordföranden eller vice ordföranden, är närvarande. 1.6 Jäv För Högskolans ärendehantering gäller de bestämmelser om jäv som anges i förvaltningslagen. Omständigheter som kan utgöra jäv ska självmant beaktas och anmälas. Enbart det faktum att man har ett professionellt intresse i den verksamhet man företräder utgör inte jäv. Den opartiskhet som jävsbestämmelserna handlar om förutsätter att det finns ett ovidkommande intresse (dvs ett annat intresse än det professionella), till exempel egen ekonomisk vinning. Vid extern sakkunniggranskning gäller normalt att ett nära, långvarigt och intill senaste tid pågående samarbete konstituerar jäv (se Riktlinjer för utseende av sakkunniga). 1.7 Avvikande mening När beslut fattas av flera gemensamt kan den som deltar i avgörandet reservera sig mot detta genom att låta anteckna avvikande mening. Den som inte gör det ska anses ha biträtt beslutet. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 12
Även föredragande och andra tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad. Detta gäller även när beslut fattas av enskild befattningshavare. Avvikande mening ska anmälas innan beslutet expedieras eller ges till känna på något annat sätt. Om beslutet inte ska ges till känna ska anmälan göras senast när det får sin slutliga form genom protokollsjustering eller på liknande sätt. Avvikande mening bör anmälas och antecknas redan vid det sammanträde eller tillfälle aktuellt beslut fattas. 1.8 Dokumentering För varje beslut i ett ärende ska det upprättas en handling som visar - dagen för beslutet, - beslutets innehåll, - vem som har fattat beslutet, - vem som har varit föredragande och - vem som har varit med i den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Ett beslut genom vilket myndigheten avgör ett ärende ska, enligt förvaltningslagen, innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Skälen får dock utelämnas helt eller delvis bland annat om beslutet rör anställning, antagning till frivillig utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart. 1.9 Diarieföring och expediering Beslut som expedieras och andra beslut i vilka ärenden slutgiltigt avgörs utgör upprättade handlingar. Besluten ska diarieföras eller på annat sätt arkiveras i ordnad form. Beslut ska också distribueras för kännedom till de organisatoriska enheter som påverkas direkt eller indirekt eller annars har intresse av det fattade beslutet. Det åligger respektive ansvarig för varje organisatorisk enhet att säkerställa att information om fattade beslut förmedlas inom enheten. 2 Beslut som kräver vetenskaplig eller konstnärlig kompetens Enligt vad som anges i Högskolelagen (2 kap 6 ) ska beslut fattas av personer med vetenskaplig och konstnärlig kompetens 3 om besluten kräver en bedömning av 1) uppläggning, genomförande av eller kvalitet i utbildningen, eller 2) organisation av eller kvalitet i såväl forskningen som det konstnärliga utvecklingsarbetet. 3 Med vetenskaplig eller konstnärlig kompetens avses de som har sådan anställning som kräver doktorsexamen eller motsvarande vetenskaplig eller konstnärlig kompetens eller som är professorer. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 13
Om den bedömning som avses ska göras av en grupp av personer ska majoriteten av personerna i gruppen ha vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. Styrelsen får dock besluta att en sådan majoritet inte behövs om det finns särskilda skäl. Den lagreglering som anges ovan måste beaktas och följas vid allt beslutsfattande (inklusive beslutsfattande genom delegering och vidaredelegering). 3 Delegering Vid Högskolan ska beslutsprocessen på alla nivåer vara genomskinlig och lättillgänglig. Beslutsprocesserna ska vara väl definierade och tydliga. Delegation ska ges på så sätt att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens. Ansvar och befogenheter ska följas åt. Beslutanderätt kan delegeras vidare om inte den rätten uttryckligen har förbjudits. Med delegering avses att beslutsfattandet flyttas från en högre nivå till en lägre nivå inom organisationen. Den lägre nivån ges därmed rätt att fatta beslut med samma befogenhet som den högre. Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos den högre nivån, som genom ett nytt beslut kan återta delegeringen, helt eller delvis, när som helst under ett ärendes beredning. Beslut som redan har fattats genom delegering kan inte återkallas men ändring kan ske genom att nytt beslut fattas av den högre nivån. Om delegationsbeslutet var ett gynnande myndighetsbeslut får dock ändring inte ske genom nytt beslut. Delegation kan avse en grupp av ärenden eller ett enskilt ärende. Delegation kan ges till ett beslutande organ eller till en enskild funktion/rollinnehavare. Delegering till namngiven person ska inte ske. Det är inte tillåtet att delegera till en organisatorisk enhet som institution eller avdelning. 4 Myndighetsutövning Myndighetsutövning är ett förvaltningsrättsligt begrepp och omfattar beslut eller andra åtgärder som ytterst är ett uttryck för samhällets maktbefogenheter. Som myndighetsutövning räknas endast utövning av befogenhet att för enskild bestämma om förmån, rättighet, skyldighet, disciplinär bestraffning eller annat jämförbart förhållande (definition hämtad ur den gamla förvaltningslagen, ÄFL 1971:290). Vidare gäller att stöd för de myndighetsutövande besluten ska finnas i lag, förordning, regeringsbeslut eller riksdagsbeslut. Myndighetsutövning kan innebära både beslut som är gynnande (som att bevilja ett bidrag) och beslut som är betungande (beslut att ta ut en avgift). Den enskilde kan inte överklaga ett gynnande beslut. Som framgår ovan är huvudregeln att ett beslut som utgör myndighetsutövning ska motiveras men många av de beslut inom högskoleområdet som är myndighetsutövning faller under de undantagsregler som finns. Exempel på myndighetsutövning vid Högskolan är beslut om antagning, betygssättning av examination och kurs samt beslut om individuell studieplan för en doktorand. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 14
Bilaga 2 Sammansättning och utseende av ledamöter i organ Organ Ledamöter Utses av Mandatlängd Högskolestyrelsen Ordförande Regeringen 3 år Rektor Regeringen 6 år 7 allmänföreträdare Regeringen 3 år 3 lärare Lärarpersonalen 3 år 3 studenter Studentkåren 1 år Vidare utses två företrädare för de anställda av de fackliga organisationerna. Dessa företrädare har närvaro och yttranderätt. Fakultetsnämnden Dekan (ordförande) Rektor 3 år 8 lärare Lärarpersonalen 3 år 3 studenter Studentkåren 1 år Dekanen utses av rektor och övriga lärarledamöter utses av lärarpersonalen genom val, enligt föreskrifter som fastställs av högskolestyrelsen. En prodekan (vice ordförande) utses av dekanen, bland de ledamöter som valts att ingå i nämnden. Dekanen ska ha minst docentkompetens. Minst sex av övriga lärare ska vara vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta 4. Varje institution ska vara representerad med minst en lärare. Disciplinnämnd Rektor Regeringen 1 lärare Lärarpersonalen 3 år 2 studenter Studentkåren 1 år 1 lagfaren ledamot Rektor 3 år Arbetsmiljönämnd/ Rektor (ordförande) Styrelsen skyddskommitté 3 arbetsgivarrepresentanter Rektor 3 år 2 arbetstagarrepresentanter Arbetstagarorg 3 år 2 studenter Studentkåren 1 år Personalansvars- Rektor Styrelsen nämnd 2 styrelserepresentanter Styrelsen 3 år 2 arbetstagarrepresentanter Arbetstagarorg 3 år 4 Med vetenskapligt eller konstnärligt kompetent avses den som har sådan anställning som kräver doktorsexamen, eller motsvarande vetenskaplig eller konstnärlig kompetens, eller är professor. Arbetsordning vid Högskolan i Skövde fastställd 2015-03-17 15