VALTION PAINATUSKESKUS HELSINKI RI KSAR KIVE
Riksarkivets beslut om utgallring av kommunala handlingdr, del 5 Utfärdat i Helsingfors den 1 september 1989 Gallring-sfrister är fastställda den 13 april 1989 Riksarkivet fastställer, med stöd av 19 arkivlagen av den 20 februari 1981 (184/81), följande beslut om utgallring av den kommunala socialvårdens och förrnyndarväsendets handlingar Riksarkivarie Veikko Litzen Arkivråd Pirkko Rastas Omslag: Petteri Kivekäs ISBN 95 1-37-0250-2 Statens tryckericentrai Helsingfors 1990
Innehåll i SOCIALVÅRD Inledning 5 7 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 Öppen vård och utkomstskydd Familjevård och semesterverksamhet för barn i privatfamiljer Hemservice Dagvård och hemvårdsstöd för barn Skyddat arbete och arbetsrehabilitering Boendeservice Anstaltsvård Fastställande av faderskap Barnets underhåll, vårdnad och umgängesrätt Tryggande av barnets underhåll Adoption Avgifter för socialservice Socialunderst öd Frivilligarbete och övervakning av unga förbrytare Socialvårdens handlingar som inte längre uppstår 1.15.1 Understöd för beväringar och deras anhariga 1.15.2 Övrigt socialväsende 9 14 17 20 23 25 28 31 32 34 39 40 41 45 47 47 49 2 FÖRMYNDARVÄSENDET 2.1 Förmyndarnämndsärenden 2.2 Tjänsteförmyndarärenden 50 53 55
Socialvård Gallringsfrister för handlingar som tillkommit år 1920 och därefter Gallringsfrister för den allmänna förvaltningens, ekonomiförvaltningens och personalförvaltningens handlingar framgår ftån del 1 av detta beslut och galltingsfrister för handlingar gällande byggnader och inre utrymmen från del 4
Inledning Begreppet sociaijoumaz/v&djoumal används i detta beslut om samtliga handlingar som samlas i anslutning till vården av en klient och hans familj, och i den ingår - handlingar innefattande den information som behövs för att uppskatta behovet av social/psykologisk/ekonom.isk/medicinsk vhd, - re habili terings-/vårdplan, - vårdplan och uppfostringsplan samt - andra handlingar som kan jämställas med dessa. Övriga socialvårdens handlingar rörande s m a klient, för vilka man fastställt olika gallringsfrister, placeras beroende på behovet och arbetsmetoder separat eller i samband med social-/vårdjournalen. Dessa handlingar kan utgallras efter utgången av för dem fastställda gallringsfrister. 7
1.1 Öppen vård och utkomstskydd Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll 1 ingens och syfte 1 SocialjournaV Om sammansättvhdjournal ningen se inledningen. I deluppgiften in& socialarbete, barnskydd, uppfostrings-ochfamiljer&dgivning, familjemediing, powiisk och annan öppen v&rd inom missbrukandrden, vhd av utveckiingss törda (rådgivningsbyråer), invalidvhd/handikappservice och motsvarande Gallringsfrist 25 år efter den sista anteckningen i journalen Varaktigt förvaras journaler rörande klienter som är födda/-familjer vars huvudperson är född den 8,18 och 28 i varje mhad 2 Utlatanden och utredningar samt deras arkivkopior - utredning över barnets vhdnad och umgängesrätt - personundersökningar - utlatanden om abort - arkivkopior av ansökningar för erhiiiimde av fri rät teghg Gäller unga förbrytare 75 år efter barnets födelse Var akt igt förvaras handlingar rörande personer födda den 8,18 och 28 i varje månad Förvaras varaktigt 2 år 2 år 9
Handtingens Handlingens namn - övriga Handlingens sakinnehåll och syfte B1.a. utlåtanden över understöd för studier och skolgang och utlåtanden till olycksfallsver ke t samt utredningar och svaromål till domstol Gallringsfrist 3 år 3 Vårdhänvisningsavtal Gäller vården av dem som missbrukar berusningsmedel 6 år 4 Domstolsbeslut gällande vården av kiienten/familjen T.ex. länsrättens beslut om omhändertagande 75 år efter den omhändertagnes födelse Varaktigt förvaras beslut rörande personer födda den 8, 18 och 28 i varje månad 5 Ansökningar gällande utkomststöd och annan ekonomisk hjälp samt gällande milit är underst öd, kommunala studiebidrag och semesterverksamhet jämte bilagor 6 Ar 6 Ansökningar om handikappservice jämte bilagor 7 Ekonomiska kalkyler Innefattar också ansökningar om invalidvård B1.a. milit är understod och utkomststöd 6 Ar efter att vården på basen av ansökan upphört 3 år 10
Handlingeris Handlingens namn 8 Handlingar rörande avgifter och indrivning - arkivkopior av ansökningar och arudningar gällande indrivning av förmh till sociainämnden - arkivkopior av handiingar till länsrätten 6 r att förpiiktiga kiienten att aterbetala utkomststöden - länsrättens beslut om ärenden gällande aterindrivning av utkomststöd - betalningsförbindelser, betalningsotder och inköpsanvisningar 9 Anmälningar inkomna frh andra myndigheter och enskilda personer Handlingens sakinnehåll och syfte T.ex. polisförhörsprotokoll, anmälningar om omhändertagande, om strafforder, om att avsta fr&n W/dom, om barn i behov av barnskydd inriktad pa familjfindivid O.S.V. Gallringsfrist 5 ar 5 ar efter slutförd indrivning eller efter att man avstitt fran den 2 &r efter giltighetstidens utging 5 at 11
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gallrings frist lingens och yfte 10 Arkivkopior av T.ex anmälan till be- 2 år utgaende anmäl- folkningsregis tercenningar till andra tralen angående ommyndighet er händertagande av barn och dess upphörande 11 Tjänsteinneha- Gäller ofrivillig varnas besluts- vård, ändring av protokoll i ären- ställföreträdande den gallande vård, upphöranmissbrukarvhd deförlängande av och barnskydd om händer tagande, samt om special- begränsning av konomsorgsprogram takt och brådskande för utvecklings- omhändertagande störda 12 Tj äns teinnehavarnas beslutsprotokoll i ärenden gällande invalidvard/handikappservice 13 Tjänsteinnehavarnas beslutsprotokoil i ärenden gällande utkomststöd och milit ärunders t öd 25 år Var akt igt förvar as handlingar rörande personer födda den 8,18 och 28 i varje månad Om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna H 6 Ar efter avslutad vård; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, besluts fatt ande, punkterna 3-4 6 år om det inte finns niigra oavslutade indrivningsåtgärder; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, besluts fattande, punkterna 3-4 12
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gallringsfrist 1 i nge ns och syfte 14 Tjänsteinneha- 6 Ar; om besluten fatvarnas besluts- tas av socialnämnprotokoll gällan- den, av dess sektion de rekreations-, eller motsvarande se hobby-, rehabili- Allmän förvaltning, terings- och se- beslutsfattande, mesterver ksam- punkterna 3-4 het samt kommunala bidrag till enskilda personer 15 Register, kartotek och förteckningar som upprätthas för stödande av verksamheten T.ex. kartotek gällande utkomststöd och barnskydd Register uppgiftens giltighetstid + i0 år 13
1.2 FAMIWEVÅRD OCH SEMESTERVERKSAMHET FOR BARN I PRIVATFAMIWER Hand- Handlingens namn Handlingens sa kinnc håil Gallringsfrist Ii ngc ns och syfte 1 Socialjomal/ Om sammansätt- 25 Ar efter den sista v&rdjournai ningen se inledning- anteckningen i jouren. I deluppgiften nalen ingar familjevhden av barn, ungdomar, Varaktigt förvar as utvecklingsstörda, 81- journaler rörande dringar och handi- klienter som är födkappade IAngtidssju- dakfmiljer vars huka samt handlirngar vudperson är född gäliande privat pla- den 8,18 och 28 i cerade barn och varje manad barn placerade av andra kommuner och motsvarande handlingar ". 2 Hmdliogm gäl- Gäller familjevardslande bakgrunds- hem och privathem och förhuande- som bedriver semesuppgifter om fa- t erver ksamhe t miljer 3 Tillstyrkande utlatanden om familjevbds-/semesterhem och deras arkivkopior 4 En annan kommuns beslut om godkännande som familjevards-/semes ter - hem I fråga om godkända 5 &r efter avslutad verksamhet; i fraga om förkastade 5 år 5 ar 5 ar efter avslutad verksamhet 14. '.
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gallringsfrist 1 ingens och syfte 5 Nekande utlåtan- 5 år den gällande familjevårds-/semsterhemsansökningar och deras arkivkopior samt andra kommuners beslut 6 Familjevårdsavtal 7 Tjänsteinnehavarnas beslutsprotokoll i ärenden gällande omhändertagande och ställföreträdande vård, ändring av ställföreträdande vhd, upp hör ande/för - längande av omhändertagande samt begränsning av kontakt i0 efter avtalsperiodens utgång 25 år Varaktigt förvaras handlingar rörande klienter som är födda/-familjer vars huvudperson är född den 8,18 och 28 i varje månad; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna 3-4 8 Tjänsteinnehavarnas b e s lut s- protokoll om godkännande eller förkastade av familj evårds-l semesterhem - godkännande beslut 5 år efter avslutad verksamhet som familjevår ds-/semesterhem; om besluten 15
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gal I ringsf ris t lingcns och syfte fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna 3 4 - beslut med avslag 9 Tjänst einnehavarnas beslutsprotokoil i ärenden gäiiande placering i ett semesterhem 10 Anmälningar och deras arkivkopior 11 Register, kartotek och förteckningar som upprätthm f"0r stödande av verksamheten 12 Ansokningar jämte bilagor T.ex. anmälan om ett barn placerat i en annan kommun eller avslutad placering och anmälan om ett privat placerat barn T.ex kartotek om barn som är privat placerade och placerade av andra kommuner B1.a. barnedungdomars semesterhemsansökningar 5 hr; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna 3 4 6 år efter att den på beslutet baserade tjänsten upphört; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna 3-4 5 är efter att placeringen upphört Registeruppgiftens giltighetstid + 10 år 16
1.3 Hand- Handlingens namn Handlingens sa Itinnehall Gallrinpfrist lingcns octi #te 1 SocialjournaV Vairdjournal Om sammansättningen se iniedning- 25 &r efter sista anteckningen i journaen len Varaktigt förvaras journaler. rörande klienter som är föd- Wfdjer vars huvudperson är född den 8,18 och 28 i varje manad 2 Semcebegäran samt ansökningar och anmälningar av ansökningskaraktär jämte biiagor samt register rörande dem - hemvwshjälp - övriga 3 Tjänsteinnehavarnas beslutsprotokoli i ärenden gällande hern*dsstöci Gäiier bla. hemvbdshjalp, stödtjänster och hemv&rdsstöd Gälier hemvhdsstöd f"or Udringar, handikappade och Ungtidsjuka 6h 6 &r efter avslutad service 6 Ar efter att servicen p4 basen av beslutet upphört, beslut med avsiag dock 3 &, om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Alimän förvaltning,, beslutsfattande, punkterna P I 17
Hand- Handlingens namn Hand 1 ingens sak in ne h I I Gallringsfrist 1 i nge ns och syfte 4 Tjänsteinnehavarnas beslutsprotokoll i ärenden gällande beviljande av hemvårdshjälp och s t ödtjänster 6 Ar; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna 3 4 5 Avtal om hemvård Sluts mellan kommunen och vårdaren 10 år efter att vården på basen av avtalet upphört; om uppgifter som påverkar fastställande av pension eller motsvarande uppgifter inte ingår i andra handlingar, 50 år 6 Register, kar totek och förteckningar som upprätthålls för stödande av verksamheten T.ex. statist i k kor t om hemvårdstiden hos en klient Register uppgift ens giltighetstid + 10 år 7 Anmälan från an- T.ex. hemvårdarens/ ställda hemhjälparens arbet sr apport er och hemvårdar endhemhjälparens arbetstidsanmälan och reseräkning 10 år; om uppgifter som påverkar fastställande av pension eller motsvarande uppgifter inte ingår i andra handlingar, 50 år 8 Handlingar i anslutning till privat hemserviceverksamhet - anmälan till socialnämnden om inledande av privat hemserviceverksamhet 3 år efter avslutad hemservicever k- samhet 18
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gallringsfrist I ingens och syfte - handlingar rörande uppföljning och övervakning av verksamheten i0 år 19
~~ ~~~~ 1.4 DAGVÅRD OCH HEMVÅRDSSTÖD FÖR BARN Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gallringsfrist lingens och #te 1 Handlingar rörande barn i daghems-, familjedag- och specialdagvihd och barn som deltar i lekverksamhet en Gäller b1.a. handlingar rörande vården och uppfostran av barn såsom barnets vård- och rehabiliteringsplan, friskintyg samt erhållna och utgivna utlåtanden om barnet 6 år efter avslutad vård Varaktigt förvaras dock handlingar rörande personer födda den 8,18 och 28 i varje månad 2 Ansökningar om dagvårds-, färdoch hemvårdsstöd jämte bilagor Gäller t.ex. statligt, kommunalt eller annat hemvårdsst öd Godkända 6 år efter att förmåner som grundar sig på ansökan upphört, förkastade 2 år 3 Tjänst einnehavarnas beslutsprotokoll Gäller b1.a. intagande i dagvård/upphörande av dagvård, ordnande av transport och hemvårdsstöd 6 år efter att förmåner som beviljats på basen av ifrågavarande beslut upphört, beslut med avslag 2 år; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna 3-4 4 Anmälningar och deras arkivkopior 20
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinne håll Gallringsfrist lingens och syfte - anmälningar T.ex. anmälan till 6år gällande hem- FPA om personer vårdsstöd som erhåller hemvårdsstöd (betalnings förteckning) och om återindriv- Nng av stöd och familjernas anmälan om ändringar i förutsättningarna att erhålla stöd - anmälningar i anslutning till dagvård 5 Dagböcker, kartotek, förteckningar och motsvarande som hålls för uppföljning av verksamheten - daghemmets dagböcker - verksamhetsrapporter - övriga kartotek och förteckningar T.ex anmälan om inledandehpphörande av vården, ändring/annulering av vårdplats, ändringar i förhållanden och tillfälligt avstående från vårdplatsen T.ex. daghemmets månadsrapporter och månadsanmälan för familjedagvård T.ex. kartotek över barn i kö samt förteckningar över familjeuppgifter 6år 10 år 10 år Utgallras när de inte länge behövs 21
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gallringsfrist lingens och syfte Ansökningar för att bli kommunalt familjedaghem Handlingar rörande privat dagvhd Godkända 3 år efter avslutad verksamhet, förkastade 3 &r - anmäiningar tili socialnämnden om inledande av privat daghemsverksamhe t - handlingar a- gaende uppföljning och övervakning av verksamheten 3 Ar efter att daghemsver ksamheten upphört 10 år 22
~~ ~ 1.5 SKYDDAT ARBETE OCH ARBETSREHABILI- TERING Hand- Handlingens namn Handlingens sakinneh%ll Gallringsfrist Iingens och #te 1 SOQaljournaV Om sammadittvkdjournai ningen st inledningen. I delupmen ingär -dat arbete for utvedingstörda och invaiider, skyddat arbete i vh&orwaude, arbetsrchabiitering av handikappade, arbttsldini)nnrksamhet och träning till arbete och motsvarande uppgifter 25 Ar efter den sista anteckningen i journalen varaktigt f"0rvaras handlingar rörande klienter fdda den 8,180ch28ivarje mbad 2 Utlhdea över uppskattning av arbetscxperiment och arbetsfö- eller deras arkivkopior 6&r 3 Avtal om arbetsexperiment 4 Inkomna anmälningar 5 Register, karto- * tek och förteck- =mupprätwis för stödande av verksamheten T.ex anmälningar frb arbetskraftsbyrh om handlrapp och anmälniagar fran andra myndigheter 6 Ar efter avslutat skyddat arbete Registeruppgiftens giltighetstid + loar 23
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gall ringsfrist lingens och @te 6 Tjänsteinnehavarnas beslutsprotokoll över beviljande av service 7 Handlingar om privat verksamhet ang&ende skyddat arbete 25år Varaktigt förvaras handiingar rörande klienter födda den 8,18 och 28 i varje månad; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna 3-4 -2UlIlIälantillSOciainämnden om iniedande av privat verksamhet angende skyddat arbete - handlingar rörande uppföijning och övervakning av verksamheten 3 år efter avslutad verksamhet 10 Ar 24
1.6 BOENDESERVICE Gallringfrist 1 Socialjournal/ Om saimmdttvhdjournal eller dess delar ningenseialednuigen. I ddupgiftcn ingsrbocndcsemcc inom speciaiomsorger för u- störda samt semcehusochserviccbostadsgrupper för indider, drdhem m t slryddsharbargen för dem som missbnilrarbcnsningsmdi, servicehus för &Idringar, stödbostäder, bostäder för handikappade och adringar, dagcentrum för handikappade och övrig boendscdct (b1.a. mellanhandshyrabostäder) och motsvatande 25 är efter den sista anteckningen i journalen varaktigt fönmas journaler rörande kiicnter som är fd- &/-familjer vars huvudperson är fodd den8jboch28i varjehd 2 Ansökningar jämte bilagor 3 UMtanden och &ras arkivkopiot sunt utredningar B1.a. ansökningar om serviceboende samt änwbe- ten i btäder fir aldringar och Mngtidssjuka och ansökningarombostadshus f6r &iriir B1.a. utredaingar över drdbehm 6 &r efter beslutet om beviljande av service 6Ar 25
Hand- Iingens Handlingens namn 4 Tj änsteinnehavarnas beslutsprotokoll i ärenden gällande boendeservice inom specialomsorger för utvecklingsstörda, sem- =hm och s~mcebostadsgrupper för invalider, skyddshärbärgen för dem som missbrukar berusningsmedel, servicehus för U- dringar, stödbostäder, bostäder för handikappade och Udringar och övrig boendeservice 5 Anmälningar och deras arkivkopior Handlingens sakinnehåll och syfte T.ex. anmälningar till FPA om ankomst och utskrivning samt anmälningar mellan kommuner och/eller verksamhetsenheter över servicetagare Gallringsfrist Varaktigt förvaras besluts pr o t okoll rörande klienter som är födda/-familjer vars huvudperson är född den 8,18 och 28 i varje manad; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfattande, punkterna 3-4 2 år., 6 Register, kartotek och förteckningar som upprätthals för stödande av verksamheten Register uppgiftens giltighetstid + 1Oår 26
Hand- Handlingens namn Handlingens sakinneh811 Gallrings frist lingens och $te 7 Handlingar angaende privat boendeserviceverksamhet - anmalan till socialnämnden om inledande av privat boendeserviceverksamhet - handlingat angaende upp följning och övervakning av verksamhe ten 3 Ar efter avslutad verksamhet 10 Ar 27
1.7 Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehåll Gal I ringsf ris t lingens och syfte l Register för per- B1.a. uppgifter om Förvaras varaktigt soner som sköts identitet och vhdtipa anstaiter der 2 SocialjoUnial/ Om sammansättdrdjournal ningen se inledningen. I deluppgiften ingh handlingar angaende barn- och ungdomshem, inrättningar för utvecklingsstörda, vhdhem, akutvardsstat ioner, aldringshed servicecentrum, rehabiliteringsenheter inom missbrukadrden och motsvarande 3 Vhdpehdbund- Rörande hälso- eller na handlingar sjukvard 4 Utredningar, ut- B1.a. utredningar latanden och in- om sociala förhmantyg samt deras ar- den och motsvarankivkopior de handlingar, försiag om avbrytande av anstaltsvhd och intyg över anstaltsvhd 25 Ar efter den sista anteckingen i journalen Varaktigt förvaras journaler rörande klienter födda den 8,18 och 28 i varje manad 20 Ar; handlingar rörande personer som har dött 30.4.1987 eller tidigare dock 10 &; i fdga om fortlöpande häisovhishandlingar och motsvarande se Hälsovkd, hälso- och sjukjournaler 6 ar 28
Handlingens Handlingens namn 5 Tjänsteinnehavarnas beslutsprotokoll i ärenden gällande intagande i anstaltsvbd, isolering av barn/ klient, begränsning av kontakt och beviljande av specialomsorger 6 Ansökningar samt anmälningar och deras arkivkopior - anmälningar/ ansökningar om behovet av anstaitsvard/iitagande i vhd och motsvarande Samt anmälan till FPA om pa anstalten inskrivna och utskrivna klienter - mantalslängdsanmälan - anmälan till hemsjuldr den Handlingens sakinnehåll och qfte Gallringsfrist 25 ar Varaktigt forvaras beslutsprotokoli rörande klienter fikida den 8,18 och 28 i varje mhad; om besluten fattas av socialnämnden, av dess sektion eller motsvarande se Allmän förvaltning, beslutsfat t ande, punkterna 3 4 6 ar 29
~ Hand- Handlingens namn Handlingens sakinnehäll Galiringsfrist Ii nge ns och syfte 7 Register, dagböcker, kartotek ocb f6rteckningar som upprätthw för stödande av verksamheten 8 Dagliga rapport eringshandlingar rörande v e r b heten pil anstalten Registeruppgiftens giltighetstid + i0h - gällande v8rdtagare - övriga T.ex dagsrapporter 20 Ar; handlingar frh 30.4.1987 och tidigare dock 2 Ar 2 Ar 9 Handlingar anga- T.ex länsstyrelsens ende statsmyn- inspektionsrapport er digheternas kontroll över anstalten 30