Upplands Väsby kommun Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2013

Revisionsrapport nr 8 /2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari/Mars 2014 Upplands Väsby kommun Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2013

Innehåll 1. Inledning...3 2. Kommunstyrelsen...5 2.1. Genomförd granskning...5 2.2. Mål och uppdrag...5 2.3. Uppföljning...6 2.4. Intern kontroll...8 2.5. Fördjupningsgranskningar...9 2.6. Rekommendationer:...9 2.7. Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen...10 2.8. Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott...11 3. Styrelsen för Väsby Välfärd...14 3.1. Genomförd granskning...14 3.2. Mål och uppdrag...14 3.3. Uppföljning...14 3.4. Intern kontroll...16 3.5. Rekommendationer:...16 3.6. Sammanfattande bedömning Styrelsen för Väsby Välfärd...17 4. Utbildningsnämnden...19 4.1. Genomförd granskning...19 4.2. Mål och uppdrag...19 4.3. Uppföljning...20 4.4. Intern kontroll...21 4.5. Rekommendationer:...21 4.6. Sammanfattande bedömning utbildningsnämnden...21 5. Kultur- och fritidsnämnden...23 5.1. Genomförd granskning...23 5.2. Mål och uppdrag...23 5.3. Uppföljning...23 5.4. Intern kontroll...24 5.5. Sammanfattande bedömning kultur- och fritidsnämnden...24 6. Social- och äldrenämnden...25 6.1. Genomförd granskning...25 6.2. Mål och uppdrag...25 6.3. Uppföljning...26 6.4. Intern kontroll...27 6.5. Rekommendationer:...27 6.6. Sammanfattande bedömning social- och äldrenämnden...28 1

7. Nämnden för familjerätt...30 7.1. Genomförd granskning...30 7.2. Mål och uppdrag...30 7.3. Uppföljning...30 7.4. Intern kontroll...31 7.5. Rekommendationer...31 7.6. Sammanfattande bedömning nämnden för familjerätt...31 8. Byggnadsnämnden...32 8.1. Genomförd granskning...32 8.2. Mål och uppdrag...32 8.3. Uppföljning...32 8.4. Intern kontroll...33 8.5. Rekommendationer:...33 8.6. Sammanfattande bedömning byggnadsnämnden...33 9. Miljö- och hälsoskyddsnämnden...35 9.1. Genomförd granskning...35 9.2. Mål och uppdrag...35 9.3. Uppföljning...35 9.4. Intern kontroll...36 9.5. Rekommendationer...36 9.6. Sammanfattande bedömning miljö- och hälsoskyddsnämnden...36 2

1. Inledning Enligt kommunallagen framgår följande beträffande revisorernas uppdrag: Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Den årliga granskningen bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att granska verksamheten med syfte att bedöma om styrelser och nämnder har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Granskningen genomförs bl a genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt möten med nämnder/verksamheter i samband med revisionssammanträden eller verksamhetsbesök. Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning. Denna granskning benämns grundläggande granskning. De revisionsbevis som samlas in i den grundläggande granskningen utgör stommen i revisorernas ansvarsprövning. Utöver ovanstående grundläggande granskning genomförs fördjupade granskningar utifrån revisorernas risk- och väsentlighetsbedömningar samt erfarenheter från den grundläggande granskningen. Syftet med dessa granskningar är att samla tillräckliga revisionsbevis i ansvarsprövningen inom väsentliga riskområden. I 2013 års revisionsplan har revisorerna i Upplands Väsby kommun beslutat och genomfört följande fördjupade granskningar: Protokollens kvalitet Bisysslor Miljöarbetet Granskning av finanspolicy och finansiella föreskrifter Granskning av styrningen av hemtjänsten Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut och årsredovisning I denna rapport (rapport nr 8/2013 Grundläggande granskning) sammanfattas resultat och slutsatser av revisionens grundläggande granskning under år 2013. Inom ramen för 2013 års granskning har revisionen genomfört möten med Kommunstyrelsen, Styrelsen för Väsby Välfärd, Social- och äldrenämnden, samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden. Vid de intervjuer som genomförts med styrelse/nämnder har strukturerade frågeformulär använts. Dokumentationen av intervjuerna har skett i form av minnesanteckningar från mötena. Frågeformulären har omfattat områdena mål, uppdrag och direktiv, intern kontroll, 3

ekonomi/resursplanering, samt specifika frågor riktade till respektive nämnd. I samtliga fall har nämnderna lämnat kortfattade skriftliga svar innan mötena. Vid genomgång av styrelsers och nämnders protokoll har revisorerna använt sig av checklistor för att dokumentera väsentliga revisionsfrågor. Av checklistorna framgår bl a revisionens väsentlighets- och riskbedömning per nämnd, uppdrag och mål från fullmäktige, m m. I samband med genomgången av protokoll har ett antal specifika frågor ställts till nämnderna. Dessa har besvarats skriftligt. Revisionen har också inbjudit tjänstemän till mötena för att följa upp enskilda frågor. Vidare har revisionen genomfört ett studiebesök vid Görvälns vattenverk. Rapporten är skriven med utgångspunkt från att läsaren har tillgång till kommunens årsredovisning och nämndernas verksamhetsberättelser. 4

2. Kommunstyrelsen 2.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat kommunstyrelsens verksamhet bl a genom: Möte med kommunstyrelsens presidium och förvaltningsledning den 5 februari 2013 och den 4 februari 2014 Läsning av protokoll med underliggande handlingar Granskning av delårsrapport Granskning av verksamhetsberättelser och årsredovisning Möten med kommunledningen Vidare har följande fördjupade granskningar rapporterats till kommunstyrelsen: Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av kommunens systematiska miljöarbete Granskning av protokollens kvalitet Granskning av bisysslor Granskning av finanspolicy och finansiella föreskrifter Granskning av årsbokslut/årsredovisning Under året har revisionen också specifikt följt upp beredningen av ärende om avyttring av tre fastigheter till Hemsö. 2.2. Mål och uppdrag Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har rollen att samordna och följa upp kommunens verksamheter och ekonomi. Kommunstyrelsens ansvar och roll är att vara systemledare i den kommunala organisationen och huvudansvarig för samhällsutvecklingsprocessen. Kommunstyrelsen är arbetsgivare för all personal och tillika räddningsnämnd. Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan med budget 2013-2015 om mål och uppdrag för kommunens styrelser och nämnder (beslut i kommunfullmäktige i november 2012). I budgeten framgår mål och uppdrag till kommunstyrelse och nämnder på olika nivåer: 1. Kommunfullmäktiges övergripande mål utgår från de fyra styrperspektiven kund, ekonomi, medarbetare samt samhälle och miljö. Totalt finns 10 övergripande mål kopplade till de olika perspektiven. Strategier och nyckeltal har kopplats till dessa mål. De övergripande målen ska utgöra utgångspunkt för respektive styrelse/nämnds verksamhetsplaner och ska också följas upp inom ramen för ledningssystemet. 2. I budgeten riktas även utvalda nämndmål och specifika uppdrag till respektive styrelse/nämnd. 5

Följande fyra utvalda nämndmål riktas mot kommunstyrelsen 2013. Kund: Väsbyborna ska uppleva att kommunen och de tjänster kommunen finansierar har god tillgänglighet, inbjuder till delaktighet och att alla får ett respektfullt bemötande. Kommunen ska erbjuda ett tryggt samhälle med goda uppväxt- och levnadsvillkor och förutsättningar för en god hälsa. Samhälle & miljö: Kommunen ska vara ett föredöme inom miljöområdet genom att bedriva ett systematiskt miljöarbete. Ekonomi: Kommunalt finansierade tjänster ska hålla hög kvalitet och utföras på ett effektivt sätt. Till Kommunstyrelsen har följande uppdrag riktats: Utveckla arbetet med arbetsmarknadsfrågor med fokus på samarbete med arbetsmarknadens olika aktörer Belys framgångsfaktorer för ökat bostadsbyggande Ta fram en handlingsplan för trygghetsfrågorna Särskilda ungdomsavtal ska införas i samverkan med arbetsmarknadens parter Vi bedömer att det finns en röd tråd i styrningen från fullmäktige till nämnder och att de övergripande målen är relevanta. Ett av de 10 övergripande målen är kunskap och lärande. Av fullmäktiges budget framgår specifika nyckeltal och strategier kopplat till detta område. Utvecklingen av resultaten i skolan har dock inte gått åt rätt håll trots flera års fokus på att förbättra resultaten. Kommunstyrelsen har därför startat ett kommungemensamt projekt i syfte att stärka resultaten i skolan. Projektet löper över en treårsperiod. 2.3. Uppföljning 2.3.1. Verksamhet Inom perspektivet samhälle & miljö redovisar Upplands Väsby generellt sett en god måluppfyllelse i förhållande till uppställda målnivåer. Ett av fullmäktiges fyra utvalda nämndmål för kommunstyrelsen är att Kommunen ska vara ett föredöme inom miljöområdet genom att bedriva ett systematiskt miljöarbete. Kopplat till detta mål kan nämnas att Upplands Väsby i Miljöaktuellts kommunranking hamnade på delad förstaplats med Malmö. Upplands Väsby har klättrat från plats 167 till första plats på fyra år. Rankingen syftar till att lyfta fram de kommuner som har kommit längst i sitt miljöarbete. Resultatet bygger dels på en enkät dels på underlag från organisationer som granskat kommunernas miljöarbete, bland annat Ekomatcentrum, Gröna Bilister och Håll Sverige Rent. 6

Revisionens fördjupade granskning av styrning och uppföljning inom miljöområdet år 2013 visade att arbetet bedrivs på ett systematiskt och bra sätt. Mindre förbättringsförslag lämnades dock i rapporten. Inom perspektivet Kund nöjd Väsbybo är resultatet av måluppfyllelsen blandad. Nöjd medborgare index och nöjd inflytande index har försämrats något jämfört med föregående år, medan telefonservicen väsentligt har förbättrats. Inom nämnda perspektiv finns ett delmål som benämns Mångfald, valfrihet och konkurrens ska vara drivkrafter i kvalitetsutvecklingen. Under detta delmål framgår ett nyckeltal Andel skolor med högre betygsresultat än länssnittet med en målnivå 2013 om 50 % medan utfallet år 2012 var 12 %. Utfallet 2013 blev 0 % vilket måste betraktas som en väsentlig avvikelse. Som framgår under avsnittet för Utbildningsnämnden och Väsby Välfärd har skolresultaten i många fall försämrats trots vidtagna åtgärder. Kommunstyrelsen har beslutat att ta ansvar för ett treårigt projekt som syftar till att förbättra resultaten i skolan. De områden som främst fokuseras på är: Utveckla/implementera skolstrategi som omfattar alla skolor Uppföljning av framgångsfaktorer Uppmärksamhet och krav på de utförare som inte klarar sina uppdrag Nätverk för skolutveckling Aktivt ta del av skolforskningen Höja läraryrkets och skolornas status bland annat genom att lyfta fram goda exempel i media. Det är viktigt att ansvarsgränserna är tydliga mellan kommunstyrelse och utbildningsnämnd vad gäller utvecklingen av skolornas resultat. I perspektivet medarbetare har medarbetarindex ökat från 67 till 70. Dock har målet om 72 inte uppnåtts. I stort har övriga nyckeltal i perspektivet förbättrats utom vad gäller frisknärvaroindex. De nämndspecifika uppdragen som riktats mot kommunstyrelsen i fullmäktiges budget för 2013 redovisas i verksamhetsberättelsen. Samtliga uppdrag är genomförda. 2.3.2. Ekonomi/resursplanering Årets resultat är positivt med 59,9 mkr (3,3 %), vilket är 24,1 mkr högre än budget. Nämndernas överskott om 12 mkr, högre skatteintäkter 5,2 mkr, lägre räntekostnader om 4,3 mkr bidrar till det positiva utfallet. Engångsintäkter, som inte budgeterats, uppgår till 97,3 mkr och ingår i resultatet. De största posterna är reavinst från fastighetsförsäljning 56,9 mkr (Hemsö) och reavinst inom exploateringar 14,6 mkr. Vidare ingår återbetalning av tidigare inbetalda premier för AFA försäkring 25,8 mkr. Det ingår även engångskostnader om 76,1 mkr i resultatet som inte budgeterats. Dessa avser främst nedskrivningar av projekt inom exploateringsområden 45,1 7

mkr, sänkt diskonteringsränta för pensioner, 20,3 mkr, samt nedskrivning av Vilunda Parkering med 10,7 mkr. Den ekonomiskt största utmaningen finns inom äldreomsorgen och omsorgen om funktionshindrade med en negativ avvikelse om 26,9 mkr. Soliditeten för kommunen, inklusive samtliga pensionsåtaganden, är fortsatt negativ med ca 10 procent. Det är en utmaning att nå en soliditet som är positiv. Enligt fullmäktiges budget med flersårsplan för 2014-2016 prognostiseras en positiv soliditet om 1 procent år 2016. Banklåneskulden uppgår till ca 300 mkr vilket är 200 mkr lägre än budget och 100 mkr lägre än föregående år. Detta beror främst på avyttring av fastigheter och engångsposter. De väsentliga positiva engångsposterna är i sin helhet kassaflödespåverkande medan flera av de väsentliga engångskostnaderna avser nedskrivningar och som därmed inte påverkar kassaflödet. Kommunstyrelsen redovisar ett överskott på 8,4 mkr, varav särskilda medel 9,3 mkr. I perspektivet ekonomi är samtliga nyckeltal som avser övergripande ekonomisk och finansiell utveckling uppnådda utom soliditetsmålet där en mindre avvikelse redovisas. Det av fullmäktige särskilt utpekade målet inom ekonomiperspektivet för kommunstyrelsen att Kommunalt finansierade tjänster ska hålla hög kvalitet och utföras på ett effektivt sätt, följs upp med tre nyckeltal. Två av dessa är ranking vad gäller kostnader för särskilt boende och kostnad per betygspoäng. Båda har en relativt kraftig negativ avvikelse från av fullmäktige fastställda målnivåer. 2.4. Intern kontroll Kommunfullmäktige beslutade under hösten 2007 om ett reglemente för intern kontroll som gäller fr.o.m. 1 januari 2008. Syftet med reglementet är främst att tydliggöra innebörden i kommunallagens krav vad gäller den interna kontrollen, samt att utveckla styrningen och uppföljningen i kommunen. Nämnder och styrelser har antagit tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Internkontrollplaner har fastställts i respektive nämnd. Uppföljning av kontroller sker i samband med avrapportering av delårsbokslut och årsbokslut. Avrapporteringen som avser uppföljning av administrativa processer och kontroller sker som en separat del i verksamhetsberättelserna. Den interna kontrollen kopplat till verksamheterna är integrerad i den styrning och uppföljning som sker av verksamheternas resultat. Denna avrapporteras såväl separat i Stratsys som i verksamhetsuppföljningen. I kommunstyrelsens uppföljning av internkontrollplanen noteras brister vad gäller följsamhet till kommunens upphandlingspolicy. Risk för avvikelser mot Lagen om offentlig upphadling (LOU) flaggas upp i uppföljningen. De åtgärder som lyfts fram i syfte att förstärka den interna kontrollen bedöms vara svaga. Mer kraftfulla åtgärder bör enligt vår bedömning vidtagas inom kommunen, inte minst mot bakgrund av att även andra nämnder lyfter fram brister inom området upphandling/inköp. 8

Inom ramen för sin uppsikt över andra nämnder bör kommunstyrelsen, enligt vår uppfattning, göra någon form av sammanställning över resultatet av internkontrolluppföljningen i samtliga nämnder. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig. 2.5. Fördjupningsgranskningar De fördjupningsgranskningar som genomförts inom kommunstyrelsen under 2013 framgår under rubrik 2.1 Genomförd granskning. De fördjupningsgranskningar som genomförts i kommunen som helhet under 2013 framgår under rubrik 1 Inledning. I samtliga granskningar har rekommendationer lämnats som syftar till att ytterligare stärka styrning, kontroll och uppföljning. Revisionen kommer att under kommande år följa upp de åtgärder som vidtas med anledning av lämnade rekommendationer. Revisionen har också begärt in svar och i förekommande fall åtgärdsplaner från berörda nämnder i samband med granskningarna. De granskningar som föranlett de viktigaste noteringarna avser styrningen av hemtjänsten och uppföljning av upphandling. Vi vill också lyfta fram att vi anser att beslutsunderlagen i samband med avyttringen av tre fastigheter till Hemsö under året inte bedöms vara fullt ut ändamålsenliga. Kommunen bör ta fram kalkylmodeller som kan användas vid eventuella liknande beslut som är av gängse standard och som är kvalitetssäkrade. 2.6. Rekommendationer: Det är viktigt att ansvar/roller klargörs mellan Utbildningsnämnden och Kommunstyrelsen vad gäller att skolresultaten förbättras. Kommunen bör ta fram kalkylmodeller som kan användas vid beslut av liknande karaktär som vid avyttringen av tre fastigheter till Hemsö. Kalkylmodellerna bör vara kvalitetssäkrade och av gängse standard. De rekommendationer som lämnas i revisionsrapport avseende löpande granskning av redovisningsrutiner bör föranleda en tydlig åtgärdsplan med tidplan och ansvarig för respektive rekommendation som lämnas. Ett antal rekommendationer som lämnas har även lämnats tidigare år. De åtgärder som lyfts fram i verksamhetsberättelsen i syfte att förstärka den interna kontrollen kopplat till brister i upphandlingar bedöms vara svaga. Mer kraftfulla åtgärder bör enligt vår bedömning vidtagas inom kommunen, inte minst mot bakgrund av att även andra nämnder lyfter fram brister inom detta område. Inom ramen för sin uppsikt över andra nämnder bör kommunstyrelsen, enligt vår uppfattning, göra någon form av sammanställning över resultatet av internkontrolluppföljningen i samtliga nämnder och bedöma om vidtagna åtgärder som nämnderna avser att genomföra är tillräckliga samt om det bör vidtagas generella åtgärder inom kommunen i de fall samma avvikelser förekommer i flera styrelser/nämnder. 9

Kommunen behöver säkerställa att styrning, uppföljning och kontroll kopplat till upphandling förstärks. I de fördjupningsrapporter som revisionen genomfört under 2013 framgår ytterligare rekommendationer kopplade till de specifika områden som granskats. Kommunstyrelsen bör ta fram specifika åtgärdsplaner i de fall rekommendationer lämnas till förbättringar och bör systematiskt följa upp att åtgärder vidtas. 2.7. Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis kommunstyrelsen enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Ovanstående tabell avser en bedömning av kommunstyrelsen exklusive verksamheten i teknik- och fastighetsutskottet. Denna bedöms separat nedan. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande för såväl kommunen som helhet som för kommunstyrelsens verksamheter. Arbetet med att utveckla den interna kontrollen har fortsatt under 2013. Internkontrollplaner har beslutats av nämnderna och uppföljning av dessa har skett under året. I de fall avvikelser föreligger har åtgärdsplaner presenterats. I kommunstyrelsens egen uppföljning av den interna kontrollen har samtliga områden klarat omdömet tillfredsställande. I vissa nämnder har avvikelser noterats, bl a vad gäller upphandling/inköp, hantering av kurser, konferenser, resor och kontokort. Åtgärder framgår i de fall avvikelser föreligger. Dock är vår bedömning att åtgärderna i vissa fall bör vara tydligare och att bristerna bör åtföljas av en tydlig åtgärdsplan med en tydlig plan för uppföljning i berörd nämnd. Enligt COSOs definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse absolut och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv. I de fall viktiga mål inte har nåtts under flera år kan omdömet successivt försämras. Vidare bedöms om tydliga åtgärder vidtagits i tid och om dessa har fått effekt. Vid 10

avvikelser påverkas omdömet också utifrån hur styrelse/nämnd kommunicerat med fullmäktige om avvikelserna. Bedömningen baseras också på den systematik, ändamålsenlighet och säkerhet som finns i styrningen och uppföljning. Kommunen klarar balanskravet väl 2013. Det finns ett relevant styrsystem och ledningssystem i kommunen med en god systematik i att identifiera såväl goda resultat som utvecklingsområden. Samtliga nämnder och verksamheter tillämpar detta på ett ändamålsenligt sätt. Handlingsplaner finns knutna till områden där resultaten inte är tillfredsställande. Handlingsplanerna kan i vissa fall bli tydligare. Tidigare års rekommendationer vad gäller styrning och uppföljning har beaktats på ett tillfredsställande sätt av kommunen. Resultaten i skolan är alltjämt ett område som oroar och med betydande behov av förbättring. Som framgår ovan har såväl kommunstyrelsen som styrelsen för Väsby välfärd och utbildningsnämnden vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med problemen. Utvecklingen går dock åt fel håll i flera fall samtidigt som fullmäktige i sin budget för 2013 förväntat sig förbättringar. Avvikelserna är väsentliga i flera fall. En sammantagen bedömning av god ekonomisk hushållning behöver beakta både måluppfyllelsen för ekonomiska mål och måluppfyllelsen för verksamhetsmålen. Bedömningen är att de ekonomiska målen klaras, även om den låga soliditeten är en negativ parameter för kommunen. Verksamhetsmålen visar i många fall på en god måluppfyllelse, men skolan som är ett omfattande område och som särskilt utpekas som viktigt i fullmäktiges budget redovisar för flera viktiga nyckeltal stora negativa avvikelser mot fastställda målnivåer och i några fall även försämringar mot tidigare år. Detta samtidigt som fullmäktige i budget 2013 förväntat sig förbättringar. Ekonomistyrningen inom social- och äldrenämnden brister, vilket även påtalades föregående år. Fortsatt kraftfulla åtgärder behöver vidtas för att stärka styrningen inom dessa områden. Kommunstyrelsen har beslutat om ett kommunövergripande treårigt projekt riktat mot skolan som ska ledas av kommunstyrelsen och som syftar till att förbättra resultaten. 2.8. Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott 2.8.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat utskottets verksamheter bl.a. genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse 2.8.2. Mål och uppdrag Teknik- och fastighetsutskottet ansvarar för att vårda och sköta fast egendom, bygga och anlägga fast egendom, kommunens lokalförsörjning, vatten- och avloppstjänster, avfallshantering och trafiksäkerhet. I uppdraget ingår även drift, skötsel och underhåll av Vilundaparken. 11

Kommunfullmäktige har beslutat om fyra utvalda nämndmål för utskottet enligt följande: Kund: Snabb återkoppling på medborgarärenden Väsbyborna ska uppleva att teknik & fastighets tjänster håller god kvalitet Trygga och säkra utemiljöer för kommuninnevånarna Ekonomi: Hög kvalitet och effektivitet i alla levererade tjänster Fullmäktige har även riktat tre specifika uppdrag gentemot utskottet: Genomföra belysningsprogram för centrala Väsby Översyn av kommunens fastighetsbestånd med syfte att fastställa vilka fastigheter som ska utvecklas alternativt avvecklas Handlingsplan och nyttoeffekter för investeringar i energiåtgärder. 2.8.3. Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2013 samt i verksamhetsberättelsen som avlämnas i samband med årsbokslutet. Det bedöms föreligga god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Ett av de prioriterade målen är snabb återkoppling på medborgarärenden. Målet har varit att 100 procent av ärendena ska återkopplas inom två dagar. Uppnådd målnivå är 91 procent att jämföra med 93 procent år 2012. I samarbete med Väsby Direkt har ett arbete påbörjats för att förbättra måluppfyllelsen. För det prioriterade målet Väsbyborna ska uppleva att teknik & fastighets tjänster håller god kvalitet, har målnivåerna inte uppnåtts för något av de fyra nyckeltalen. Fastställda målnivåer är i nivå med 2012 års utfall. Utfallet har dock försämrats något för samtliga nyckeltal. Utöver vad som framgår ovan är måluppfyllelsen generellt sett god. En uppföljning av de nämndspecifika uppdragen visar att belysningsprogrammet inte har genomförts. Detta på grund av minskade investeringsmedel. Enligt uppgift är uppdraget skjutet på framtiden. En handlingsplan för nyttoeffekter kopplat till investeringar i energiåtgärder var ett uppdrag som skulle genomföras under 2013. Bedömningen från nämnden är att sådana investeringar genomförts i en omfattning som motsvarar 200 000 kwh per år. Det noteras att arbetet bedöms vara klart under 2014. Utskottet hade vidare ett uppdrag att göra en Översyn av kommunens fastighetsbestånd med syfte att fastställa vilka fastigheter som ska utvecklas alternativt avvecklas. En 12

ägarstrategi har tagits fram och ligger till grund för den fortsatta fastighetsutvecklingen. Projektet beräknas vara klart under 2014. 2.8.3.1 Ekonomi/resursplanering Utfallet uppgår till ett positivt resultat om 13 mkr att jämföra med budgeterat resultat om 5 mkr. Till 9 mkr beror detta på ett överskott inom VA-verksamheten. Tidigare års ackumulerade underskott om 19 mkr har därmed minskat till 10 mkr. Av verksamhetsberättelsen framgår att den upparbetade underhållsskuld som föreligger inom fastighet och gata/park fortsatt är betydande. Bristande planerat underhåll under en längre tid är starkt kostnadsdrivande och är i längden dyrare och avviker från god ekonomisk hushållning. 2.8.4. Intern kontroll Utskottet har beslutat om en internkontrollplan för 2013 och har följt upp denna enligt plan. I nämndens uppföljning som redovisas i verksamhetsberättelsen för 2013 noteras ett antal avvikelser. I dessa fall presenteras åtgärder i anslutning till noterade avvikelser. 2.8.5. Rekommendationer Utskottet behöver i dialog med kommunstyrelsen säkerställa att underhållsinsatser är tillräckliga för att undvika kapitalförstöring och avvikelser från god ekonomisk hushållning. Utskottet bör i utökad utsträckning arbeta med externa jämförelser för att jämföra sina målnivåer för nyckeltal i såväl budgetar som uppföljning med andra liknande verksamheter. 2.8.6. Sammanfattande bedömning teknik- och fastighetsutskottet Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis utskottet enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Sammantaget bedöms räkenskaperna vara rättvisande. Utskottets styrning och uppföljning av ekonomi och resurser bedöms i allt väsentligt som tillräcklig. Underhållsskulden är oroande och frågan behöver hanteras i kommunstyrelsen på ett sådant sätt att det säkerställs att kapitalförstöring inte förekommer som en effekt av det eftersatta underhållet. En tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av underhåll av tillgångar i utskottets verksamheter är avgörande för att utskottets verksamheter ska kunna sägas omfatta en god ekonomisk hushållning. Denna fråga är väsentlig för utskottets verksamhet framöver. Måluppfyllelsen för verksamhetsmålen är för de flesta mål god. 13

3. Styrelsen för Väsby Välfärd 3.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat Styrelsen för Väsby Välfärds verksamhet 2013 bl a genom: Möte med styrelsens presidium den 4 december 2013 Läsning av protokoll med underliggande handlingar Genomgång av verksamhetsplan Granskning av delårsrapport Granskning av verksamhetsberättelse 3.2. Mål och uppdrag Styrelsen för Väsby Välfärd driver och utvecklar den kommunala organisationen av förskola, skola, vägledning, sociala tjänster, fritid, kultur, stöd för personer med funktionsnedsättning samt vård och omsorg om äldre personer i Upplands Väsby kommun. Verksamheten ska bedrivas affärsmässigt. Av fullmäktiges budget framgår att Uppdraget är att leverera den kvalitetsmässigt bästa och kostnadsmässigt mest effektiva verksamheten, i konkurrens med privata utförare, vilka också är viktiga samarbetspartners i det gemensamma ansvarstagandet och arbetet för väsbyborna. Väsby Välfärd arbetar på uppdrag av ägaren (KS) eller andras efterfrågan, vilket regleras i överenskommelser. Utöver de övergripande 10 mål som framgår av fullmäktiges budget finns fyra uppdrag lämnade till styrelsen för Väsby Välfärd. Dessa är: Vidareutveckla arbetet för ökad affärsmässighet Säkerställa en lugn lärmiljö inom förskola och skola Säkerställa att strategin för ökade kunskapsresultat genomförs Införa kompetensutvecklingsprogram inom Väsby Välfärd De tre senare uppdragen ska vara utförda senast vid utgången av 2013 medan utvecklingen av affärsmässigheten ska ske löpande. Styrelsen har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som fastställts av kommunfullmäktige. Många indikatorer och mål är kopplade till skolan vilket bedöms vara rimligt utifrån att det är inom detta område som de största utmaningarna föreligger. 3.3. Uppföljning Styrelsen för Väsby Välfärd anger under punkt 4.2 i sin verksamhetsberättelse för 2013 att nämnden inte har några nämndspecifika uppdrag samt att dessa ingår i styrelsens mål för verksamheten. Eftersom fullmäktige har fastställt fyra nämndspecifika uppdrag i budgeten för 2013 bör styrelsen återkoppla de nämndspecifika uppdragen separat. 14

Uppdraget från fullmäktige att leverera den kvalitetsmässigt bästa och kostnadsmässigt mest effektiva verksamheten, i konkurrens med privata utförare följs inte upp på ett tydligt sätt i verksamhetsberättelsen. Styrelsen bör redovisa sin bedömning av effektiviteten och kvaliteten i förhållande till de privata utförarna då fullmäktiges uppdrag är tydligt i dessa avseenden. För de mål som satts upp utifrån styrkortsperspektiven framgår en strukturerad redovisning i verksamhetsberättelsen. Inom ett antal områden är måluppfyllelsen god, exempelvis inom perspektivet Medarbetare. Det är framförallt inom skolan som måluppfyllelsen är svag. Detta trots en mängd åtgärder som vidtagits de senaste åren. Det är därför mycket oroande att måluppfyllelsen går åt fel håll för ett antal väsentliga mål vad gäller kunskapsresultaten. Även för 2014 bedömer styrelsen i sin riskanalys att den viktigaste utmaningen är kunskapsmålen i skolan. Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2012 Mål 2013 Länssnitt 2013 Meritvärde inom VV skolor, slutbetyg åk 9 190 200 205 222 Andel elever i åk 9 med betyg i alla ämnen Andel elever i åk 9 som är behöriga till nat program Nationella prov, åk 3 svenska Nationella prov, åk 3 matematik 61 70 85 78 75 80 100 89 84 72 100 82 81 71 100 73 Måluppfyllelsen för samtliga tre ovanstående mål som avser årskurs 9 minskade 2013 jämfört med 2012. Uppsatta målnivåer var i samtliga fall att måluppfyllelsen skulle öka. Skillnaderna mellan måluppfyllelse och målnivåer bedöms vara väsentliga. Även andra mål inom skolan såsom arbetsro och resultat på nationella prov i svenska och matematik i årskurs 3 understiger väsentligt uppsatta målnivåer. Vad gäller resultat på nationella prov i årskurs 3 har dock målnivåerna väsentligt förbättrats jämfört med 2012 och överstiger länssnittet. I verksamhetsberättelsen lämnas kommentarer till måluppfyllelsen med beskrivning av vilka åtgärder som vidtagits och fortsatt vidtas. Inom skolan arbetar alla skolor med den nya skolstrategin, intensivträning, studiehjälp, m m. Nio förstelärare har tillsatts i syfte att utveckla undervisningen. 15

3.3.1. Ekonomi/resursplanering Liksom för 2012 redovisar styrelsen ett mindre överskott i förhållande till budget. Överskottet uppgår till 0,2 mkr (föregående år överskott 0,6 mkr). Samtliga enheter har arbetat med åtgärder för att bedriva verksamheter inom de givna ekonomiska ramarna. Underskott finns inom gymnasieverksamheten med ca 6 mkr medan övriga verksamheter har ett nollresultat eller svagt positivt resultat. Underskottet inom gymnasieverksamheten beror främst på högre kostnader för lokaler, städning och kapitaltjänster än budgeterat. Vidare på en engångskostnad i form av avgångsvederlag. Enligt verksamhetsberättelsen för 2013 arbetar styrelsen med en plan för att locka till sig fler elever. Vid revisionens möte med styrelsen redogjordes för omfattande åtgärder som genomförs i syfte att förbättra resultaten i skolan. Bedömningen är att åtgärdsarbetet bedrivs på ett strukturerat sätt. Effekterna av åtgärderna är dock svåra att bedöma på kort sikt. Det är mycket viktigt att detta arbete även framgent fortsätter då skolornas resultat fortsatt under 2013 visar på stora brister. Från revisionens sida är det viktigt att åter lyfta fram att det är viktigt med realistiska mål på både kort och lång sikt. Mål som inte är realistiska riskerar att inte bli styrande. Kommunstyrelsen har beslutat om ett treårsprojekt under ledning av kommunstyrelsen som syftar till att förbättra resultaten i skolan. 3.4. Intern kontroll Styrelsen har under året gjort uppföljningar i enlighet med beslutad internkontrollplan för året. Det är, liksom föregående år, främst inom området resor/konferenser som brister noterats i underlagen. Vidare föreligger avvikelser vad gäller attestrutiner för löner. Åtgärder har vidtagits för att stärka den interna kontrollen. 3.5. Rekommendationer: Det bör utvärderas om målnivåerna är realistiska/rimliga, då samma typ av mål inte uppnås flera år efter varandra. Mål som inte är nåbara riskerar att inte vara styrande. En invändning kan vara att styrelsen inte vill sätta målnivåer som är långt under genomsnittet i länet. I de fall Upplands Väsby har betydligt sämre utgångsläge än genomsnittet bör dock målnivåerna förväntas förbättras på ett rimligt sätt varvid det bör övervägas att ha långsiktiga och kortsiktiga målnivåer som grund för styrning och uppföljning. Styrelsen bör fördjupa analyserna till de negativa avvikelserna i måluppfyllelsen. Uppdraget från fullmäktige att leverera den kvalitetsmässigt bästa och kostnadsmässigt mest effektiva verksamheten, i konkurrens med privata utförare följs inte upp på ett tydligt sätt i verksamhetsberättelsen. Styrelsen bör redovisa sin bedömning av effektiviteten och kvaliteten i förhållande till de privata utförarna då fullmäktiges uppdrag är tydligt i dessa avseenden. Uppföljningen i verksamhetsberättelsen bör framöver göras på ett än tydligare sätt kopplat till de nämndspecifika uppdrag och utvalda nämndmål som framgår av fullmäktiges budget. Mål och nyckeltal bör i ökad utsträckning göras än mer jämförbara mellan Väsby Välfärd och utbildningsnämnden. 16

3.6. Sammanfattande bedömning Styrelsen för Väsby Välfärd Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis Styrelsen för Väsby Välfärd enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Enligt COSOs definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse absolut och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig. Dock är det viktigt att styrelsen tillser att noterade avvikelser följs upp kontinuerligt för att säkerställa att avvikelserna åtgärdas. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv. I de fall viktiga mål inte har nåtts under flera år kan omdömet successivt försämras, vilket också framgår av god revisionssed (God revisionssed i kommunal verksamhet 2010, utgiven av SKL). Vidare bedöms om tydliga åtgärder vidtagits i tid och om dessa har fått effekt. Vid avvikelser påverkas omdömet också utifrån hur styrelse/nämnd kommunicerat med fullmäktige om avvikelserna. Bedömningen baseras också på den systematik, ändamålsenlighet och säkerhet som finns i styrningen och uppföljning. Styrelsen bedöms ha ett ändamålsenligt styr- och ledningssystem till sitt förfogande. Måluppfyllelsen är god inom flera områden. Måluppfyllelsen vad gäller främst resultat i skolan och nöjda kunder visar, liksom tidigare år, på mycket stora negativa avvikelser i flera fall i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer. För flera viktiga nyckeltal visar utfallen också på en försämring jämfört med tidigare år trots att fullmäktige ställt krav på ökad måluppfyllelse. Ökad måluppfyllelse i skolan är ett prioriterat område utifrån fullmäktiges perspektiv. Revisionen har tidigare år påtalat vikten av att tillräckliga åtgärder vidtas för att nå en måluppfyllelse i nivå med fullmäktiges krav. I motsvarande rapport för år 2012 skrev vi att måluppfyllelse vad gäller främst resultat i skolan och nöjda kunder visar stora negativa avvikelser. I vissa fall visar utfallen på en försämring jämfört med tidigare år. Mot bakgrund av detta kan övervägas att bedöma styrning och uppföljning som ej tillräcklig. 17

Mot bakgrund av att avvikelserna mot fullmäktiges mål är väsentliga och har ökat ytterligare under 2013 bedöms styrning och uppföljning inte som tillräcklig. Det är av största vikt att arbetet med att förbättra resultaten fortsätter med stort fokus kommande år. Effekter av arbetet är svårt att bedöma på kort sikt. Det är viktigt att de målnivåer som sätts upp på kort och lång sikt är realistiska för att säkerställa att målnivåerna är styrande. Att bedöma stora negativa avvikelser mot av fullmäktige fastställda målnivåer under flera år är en ansvarsfråga för styrelsens ledamöter som även fortsatt behöver bedömas av revisionen. Uppföljningen i verksamhetsberättelsen bör göras på ett än tydligare sätt kopplat till de nämndspecifika uppdrag och utvalda nämndmål som framgår av fullmäktiges budget. 18

4. Utbildningsnämnden 4.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat Utbildningsnämndens verksamhet bl a genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning Granskning av verksamhetsberättelse Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut/årsredovisning 4.2. Mål och uppdrag Utbildningsnämndens verksamhetsområden är vårdnadsbidrag, pedagogisk omsorg, förskola, skolbarnomsorg, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasium, gymnasiesärskola, informationsansvar för ungdomar 16-19 år, kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna samt utbildning i svenska för invandrare. I fullmäktiges budget för 2013 framgår följande utvalda nämndmål : Alla barn/elever ska ha grundläggande kunskaper och färdigheter i att läsa, skriva och räkna efter skolår tre. Grundskoleelever ska närvara vid och ta till sig av sin utbildning Elevernas kunskapsresultat, särskilt i de kommunalt drivna skolorna, ska fokuseras och förbättras. De elever som efter skolår nio inte är behöriga för gymnasieskolan ska ges förutsättningar att snabbt inhämta de kunskaper som behövs för att kunna gå vidare till arbete eller gymnasieutbildning Utöver de övergripande 10 mål som framgår av fullmäktiges budget, samt utvalda nämndmål enligt ovan, finns fyra uppdrag lämnade till nämnden, vilka är desamma som i 2012 års budget. Dessa är: Öka fokus på elevernas studieresultat. Säkerställa att åtgärder vidtas för att alla barn ska kunna läsa, skriva och räkna vid slutet av skolår 3 Säkerställa tillgången på förskoleplatser/familjedaghem Utvärdera förskole- och skolintroduktion av i Sverige nyanlända barn och elever Säkerställ att åtgärdsplaner framtagna med anledning av Skolinspektionens kontroll genomförs Nämnden har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som fastställts av kommunfullmäktige. 19

4.3. Uppföljning I verksamhetsberättelsen för 2013 redovisas en strukturerad uppföljning av mål och uppdrag. Uppföljningen knyter väl an till verksamhetsplan och budget. De särskilda uppdragen följs upp specifikt i verksamhetsberättelsen. Samtliga uppdrag som skulle vara genomförda under 2013 har genomförts. De särskilt utvalda kundmålen som fullmäktige pekade på i sin budget för 2014 följs upp i verksamhetsberättelsen dock inte separat utan tillsammans med övrig uppföljning av mål. Inom perspektiven medarbetare, ekonomi och samhälle & miljö är utfallet av resultatet tillfredsställande i förhållande till fastställda målnivåer. Inom kundperspektivet är utfallet, liksom föregående år, betydligt sämre än fastställda målnivåer och då främst inom de målområden och uppdrag som fullmäktige särskilt har lyft fram som viktiga i budgeten för 2014, nämligen skolan. Exempel på mål som inte klarats framgår av nedanstående tabell: Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2012 Mål 2013 Länssnitt 2013 Meritvärde skolor, 196 206 216 222 slutbetyg åk 9 Andel elever godkända på nationella prov skolår tre svenska Andel elever godkända på nationella prov skolår tre matematik Andel elever i åk 9 som är behöriga till högskoleförberedande program 94 92 96 82 89 89 94 73 77 82 80 88 Det finns även andra mål inom skolområdet som inte klaras. Det kan noteras att målnivåerna för ovanstående mål i skolan är lägre än länssnittets utfall 2013 för årskurs 9 medan målnivåerna är betydligt högre för årskurs 3 jämfört med länssnittet. Det presenteras, liksom tidigare år, åtgärder för att stärka måluppfyllelsen framöver. Ett treårigt kommunövergripande skolutvecklingsprojekt har startats med avsikt att höja skolresultaten i kommunen. Av verksamhetsberättelsen framgår att utbildningsnämnden och utbildningsavdelningen i högsta grad är involverade i projektet. Kommunstyrelsen har dock tagit på sig rollen som ytterst ansvarig nämnd för projektet. 20

4.3.1. Ekonomi/resursplanering Nämndens mål är att ekonomin ska vara i balans, d v s att budgeten ska klaras. Resultatet för 2013 är 6,7 mkr(föregående år 7,3 mkr). Avvikelsen i förhållande till verksamhetens omfattning bedöms som liten och nämnden bedöms ha klarat sin budget. Större delen av överskottet avser ej förbrukad buffert. Eftersom nämndens kostnader är helt beroende av volymer fokuserar nämnden på att utveckla metoder för säkrare volymberäkningar utifrån kommunens befolkningsprognos, invånarnas önskemål och nyttjandegraden i verksamheterna. 4.4. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas resultatet av uppföljning av ett antal internkontrollområden från internkontrollplanen 2013. Uppföljningen är omfattande. Det noteras inga väsentliga avsteg, dock redovisas mindre avvikelser inom olika områden som nämnden avser att arbeta vidare med. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig inom de områden som följts upp. Den interna kontrollen omfattar även verksamheten och inom denna finns som ovan framgår avvikelser inom ett antal olika målområden. 4.5. Rekommendationer: Det är viktigt att klargöra ansvar/roller i relationen mellan utbildningsnämnden och kommunstyrelsen vad gäller att resultaten i skolan ska förbättras. Uppföljningen av fullmäktiges utvalda kundmål bör ske separat i verksamhetsberättelsen för att tydliggöra återkopplingen på utfallet gentemot fullmäktige. 4.6. Sammanfattande bedömning utbildningsnämnden Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis utbildningsnämnden enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Enligt COSOs definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse absolut och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till 21

verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som acceptabel. Det är viktigt att nämnden tillser att noterade avvikelser följs upp kontinuerligt för att säkerställa att avvikelserna åtgärdas. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv. I de fall viktiga mål inte har nåtts under flera år kan omdömet successivt försämras, vilket också framgår av god revisionssed (God revisionssed i kommunal verksamhet 2010, utgiven av SKL). Vidare bedöms om tydliga åtgärder vidtagits i tid och om dessa har fått effekt. Vid avvikelser påverkas omdömet också utifrån hur styrelse/nämnd kommunicerat med fullmäktige om avvikelserna. Bedömningen baseras också på den systematik, ändamålsenlighet och säkerhet som finns i styrningen och uppföljning. Nämnden bedöms ha ett ändamålsenligt styr- och ledningssystem till sitt förfogande. Måluppfyllelsen vad gäller resultaten i skolan och nöjda kunder visar, liksom tidigare år, på mycket stora negativa avvikelser i flera fall i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer. För flera viktiga nyckeltal visar utfallen också på en försämring jämfört med tidigare år trots att fullmäktige ställt krav på ökad måluppfyllelse. Ökad måluppfyllelse i skolan är ett prioriterat område utifrån fullmäktiges perspektiv. Revisionen har tidigare år påtalat vikten av att tillräckliga åtgärder vidtas för att nå en måluppfyllelse i nivå med fullmäktiges krav. I motsvarande rapport för år 2012 skrev vi att resultaten inom skolan visar i flera väsentliga avseende fortsatt på brister. Mot bakgrund av detta kan övervägas att bedöma styrning och uppföljning som ej tillräcklig. Eftersom nämnden fortsatt arbetar med åtgärdsplaner har styrningen ändock bedömts som acceptabel. Revisionsansvaret för nämnden kopplat till väsentliga avvikelser mot fastställda målnivåer flera år efter varandra är en viktig revisionsfråga att bedöma framöver. Mot bakgrund av att avvikelserna mot fullmäktiges mål är väsentliga och har ökat ytterligare under 2013 bedöms styrning och uppföljning inte som tillräcklig. Det är av största vikt att arbetet med att förbättra resultaten fortsätter med stort fokus kommande år. Effekter av arbetet är svårt att bedöma på kort sikt. Det är viktigt att de målnivåer som sätts upp på kort och lång sikt är realistiska för att säkerställa att målnivåerna är styrande. Att bedöma stora negativa avvikelser mot av fullmäktige fastställda målnivåer under flera år är en ansvarsfråga för styrelsens ledamöter som även fortsatt behöver bedömas av revisionen. Uppföljningen i verksamhetsberättelsen bör göras på ett än tydligare sätt kopplat till de nämndspecifika uppdrag och utvalda nämndmål som framgår av fullmäktiges budget. 22

5. Kultur- och fritidsnämnden 5.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat kultur- och fritidsnämndens verksamhet bl a genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning och genomgång av handlingar Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse 5.2. Mål och uppdrag Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för utveckling, finansiering, mål och uppföljning inom områdena kultur-, fritids- och ungdomsverksamheter. Fullmäktige har fastställt fyra särskilt utvalda nämndmål för 2013. Kund: Verksamheter finansierade av nämnden ska hålla hög kvalitet Nämnden ska skapa förutsättningar för ett livslångt lärande Efterfrågade mötesplatser/arenor som bidrar till en trygg, stimulerande och rolig fritid med prioritering på barn- och ungdom Samhälle & miljö: Samverkan mellan kommun, näringsliv och föreningar kring kultur- och fritidsliv ska fungera väl Nämnden har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som beslutats av kommunfullmäktige. I huvudsak mäts utbud och utnyttjande av tjänsterna. 5.3. Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2013 samt årsbokslutet. Det bedöms föreligga en god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Nämnden har överlag mycket god måluppfyllelse. Nöjd-kund-index är lägre än uppsatta måltal för fritidsgårdar, Gunnes gård och biblioteket. För fritidsgårdarna har utfallet försämrats från 73 år 2012 till 69 år 2013. Målet var 82. Nämnden har begärt in en handlingsplan från Väsby Välfärd vad gäller åtgärder kopplat till NKI för fritidsgårdar. Det är framför allt Runbygården som fått sämre resultat än tidigare. 23