1 (23) Plats och Tid Sjöliden 2012-09-11 kl 1830 2030 Beslutande Lars Bryntesson Ordförande Birgitta Schöllin V ordförande Christoffer Nathanson 2e v ordförande Jenny Danielsson Gustaf Nordquist fr. 1845 Britt-Marie Skoglund Gunilla Arbrink Johan Broms - till 1845 Christer Hillerström Kyrkoherde Hans Gårdh Ersättare; Jan Dolk Maria Larsson Birgitta Lundén Föredragande: Britt-Marie Rasmussen - Sekr./Kanslichef Ulf Boström - Kyrkogårdsföreståndare Åhörare; Anna-Karin Nordgren, Mia Rosander o Annika Ludvigsson Utses att justera Justeringens Plats och tid Britt-Marie Skoglund och Christer Hillerström Sjöliden tisdagen den 18 september 2012 Under- Skrifter Sekreterare Paragrafer 21 34 Ordförande Britt-Marie Rasmussen Lars Bryntesson Justerande Britt-Marie Skoglund Christer Hillerström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kyrkorådet Organ; ; 2012-09-11 Datum för anslags uppsättande; 2012-09-18 Förvaringsplats för Pastorsexpeditionen, Sjöliden protokollet; Underskrift Datum för nedtagande 2012-10-09 /Britt-Marie Rasmussen/
2 (23) KYRKORÅDET Innehållsförteckning Kyrkorådet nr 21 - Godkännande av dagordning... 3 Kyrkorådet nr 22 - Rapporter... 4 Kyrkorådet nr 23 - Budget 2013, plan 2014-2015... 7 Kyrkorådet nr 24 - Byte av bank... 9 Kyrkorådet nr 25 - Uppsägning Jan Ekström... 10 Kyrkorådet nr 26 - Administrationens organisation.... 11 Kyrkorådet nr 27 - Inför kyrkovalet 2013.... 12 Kyrkorådet nr 28 - Ljushållare i kyrkbänkar... 13 Kyrkorådet nr 29 - Begravningsbyrå... 15 Kyrkorådet nr 30 - Delegationsordning - revidering... 16 Kyrkorådet nr 31 - Utbildning... 18 Kyrkorådet nr 32 - Kyrkvärd/Gudstjänstvärd... 19 Kyrkorådet nr 33 - Utjämningsbidraget... 20 Kyrkorådet nr 34 - Hört i församlingen... 21 Kyrkorådet nr 35 - Avslutning... 22
3 (23) Kyrkorådet nr 21 - Godkännande av dagordning Diarienummer: PA 2012-20-012 Kyrkorådets ordförande ställer frågan om Kyrkorådet kan godkänna dagordningen som medföljt kallelsen till dagens sammanträde samt ställer frågan om det finns fler punkter att tillföra dagens sammanträde. Följande tillkommande punkter finns; Gudstjänstvärd Utjämningssystemet Framtidsveckan - rapport Arbetsgivarkonferensen i Stockholms stift - rapport Kyrkorådet godkänner dagordningen för dagens sammanträde. Sändlista; Diariet
4 (23) Kyrkorådet nr 22 - Rapporter Diarienummer: PA2012-44-012, PA2012-12-012,PA 2012-27-00 Kyrkoherdens rapport; Sommaren 2012; Det har varit en positiv och fullmatad sommar med mycket aktiviteter. En viss ökning har märkts på deltagande i våra sommaraktiviteter. Upptaktsmässa med Drop in dop; I söndags var det upptaktsmässa i en välfylld kyrka. I samband med detta gjordes en ny satsning på Drop in Dop vilket blev uppskattat och tre dop förrättades i kyrkan. Församlingen kommer troligen att ha detta en gång varje år. Övrigt; Personaldag Lillsved En bra dag för övning i samarbete, budgetdiskussion och information från olika verksamheter. Mycket bra med förtroendevalda som deltog under ekonomidelen. Samarbetet Lillsved Församlingen har ett bra samarbete med Lillsved och i höst startar Må väl kurser för seniorer som ett samarbete mellan församlingen och Lillsved. Författarkvällar hösten 2012 Både Ola Schenström med Mindfullness i vardagen och Johan Rockström med Vår tid på jorden kommer till våra Författarkvällar, vilket vi är stolta över och hoppas på att många kommer till Sjöliden vid dessa tillfällen. 6e klassare övernattning vi är nu inne på andra veckan med övernattning för 6e klassare och totalt är det fem klasser som kommer till Sjöliden. Personalläget; Karin Öhagen är tjänstledig under ett år och prövar att arbeta i Sollentuna församling. Eva Åhlander vikarierar från den1 oktober och hennes behörighetsprövningen är klar. Björn Borseman är sjukskriven och Sten Höge vikarierar för honom. Kristina Lethin kommer att vara föräldraledig från mitten av november. Jan Ekström arbetar sin sista vecka vid församlingen och kommer sedan att arbeta på distans från Dalarna.
5 (23) Nytt kyrkfönster har delats ut och Församlingen har fortfarande problem med utdelningen. Mycket intressant finns att läsa i det nya numret. Bogårdsmuren etablering sker denna vecka. Kanslichefstjänsten Annons ut i Kyrkans tidning, Nacka/Värmdöposten, arbetsförmedlingen och på nätet Ideella jobb samt på stiftets externa webbsida. Sista ansökningsdag är den 8 oktober 2012. Kyrkogården; Statistiken ligger bra i fas med jordbegravningar i snitt 2 jordbegravningar per år. Den nya askgravlunden håller på att utformas och under hösten kommer Jordförbättringsarbeten att genomföras. Studiebesök har genomförts i församlingar i kontraktet och nu står Gustavsberg på tur. Nu pågår förberedelser på kyrkogården inför vinter. Vid studiebesök på maskinmässa vid Skogskyrkogården fick vi bra idéer bl. a hoppfällbara pallar som man kunde ta med sig ut på kyrkogården samt att inte klippa gräset för ofta för miljöns skull. Rapport om ekonomin; Kanslichefen redovisar ekonomin vid Församlingen. Driftresultat per 2012-03-31; En extra genomgång har skett för att väga in alla eventuella avvikelser under resterande del av året. Analysmässigt kommer församlingen att visa större överskott än budgeterat. Diskuteras frågan om hur man i dag når ut till ungdomar inför konfirmationen. Många av församlingens ungdomar går i skolor i andra församlingar. Idag har församlingen ett aktivt arbete med Hemmestaskolan som har visat ett gott resultat. Ekonomirapport 2012-07-31 Summa anläggningstillgångar; Summa likvida medel; Summa lån; 31,1 mkr (31,4 mkr) 4,7 mkr ( 4,7 mkr) 7, 5 mkr ( 7,7 mkr) Övriga rapporter Statistik för 2011 Statistiken presenterades för arbetsutskottet i maj månad. Kyrkoherden går igenom statistiken i jämförelse med kontraktet i övrigt.
6 (23) Kyrkorådet diskuterar statistiken. Detaljplan Nuläget är att församlingen avvaktar Trafikverkets ställningstagande till utfarterna vid Värmdö kyrka. Framtidsveckan Birgitta Lundén informerar från Föreningsrådets årsmöte och där presenterades framtidsveckan som är i Värmdö den 29 september till och med den 7 oktober. Framtidsveckan är en unik manifestation för omställning av samhället till hållbarhet. Arbetsgivarkonferensen i Stockholms stift den 6 september Birgitta Schöllin som är ett av två ombud som är valda i Värmdö församling berättar och Informerar om konferensen som behandlade bl. a avtalsnyheter, begravningsfrågor, askgravlundar och förtroendevalda rollen. att godkänna rapporterna och lägga dem till handlingarna. Sändlista; Diariet
7 (23) Kyrkorådet nr 23 - Budget 2013, plan 2014-2015 Diarienummer: Pa 2012-67-030, BG 2012-33 KR AU 120911 Kanslichefen presenterar tidsplan för budget 2013 samt kända budgetförutsättningar för budgetåret där löneförhandlingarna inte är slutförda ännu. Arbetsutskottet diskuterar tidsplan och budgetarbetet inför budget 2013 och plan 2014-2015. Kyrkorådets arbetsutskott beslutar; att att förslag till Investeringsbudget skall skickas ut till budgetberedningen före midsommar, samt AU/budgetberedningen skall delta i personalkonferensen på Lillsved den 28 augusti under punkten Budget 2013, samt att godkänna tidsplanen i övrigt efter revidering. KR AU 120830 Tre representanter för förtroendevalda deltog i personaldag på Lillsved under punkten ekonomi där budget diskuterades. Förslaget till budget 2013, plan 2014-2015 presenteras för budgetberedningen. Förslaget visar på ett underskott, vilket bland annat är orsakat av att år 2013 hålls kyrkoval. Förslaget till Investeringsbudget skickades ut till budgetberedningen före midsommar. Budgetberedningen/arbetsutskottet diskuterar budgetförslaget ingående. Man enas om att man kommer att behöva ytterligare diskussion och bör nyttja reservdatumet den 5 september kl 0800-1000 för att slutföra arbetet med budget 2013. Kyrkorådets arbetsutskott beslutar; att lägga in ett ytterligare arbetsutskott 120905 kl 0800-1100. KR AU 120905 Förvaltningen presenterar ett reviderat budgetförslag som visar överskott. Kyrkorådet går igenom förslagen till driftbudget år 2013 och investeringsbudget för åren 2013-2018.
8 (23) Budgetplanen för åren 2014-2015 kommer att presenteras till nästa arbetsutskott. Kyrkorådets arbetsutskott föreslår kyrkorådet besluta; att att anta investeringsbudget för åren 2013-2028, samt uppdra till arbetsutskottet att återkomma med budgetförslag för år 2013, som utöver avsättning avseende kyrkovalet samt ökning av fastighetsunderhållet enligt plan, bör uppvisa ett överskott på minst 200 tkr att tillföras målkapitalet, samt att genomföra en förtroendevald/personaldag vid nästa kyrkoråd den 23 oktober som behandlar målaspekten. Kyrkorådets ordförande går igenom och rapporterar från budgetberedningens arbete. Förslag till investeringsbudget överlämnas till kyrkorådet. Diskuteras en förtroendevald/personaldag vid nästa kyrkoråd den 23 oktober. Ett första förslag till Verksamhetsplan delas ut till kyrkorådet. Det är bra om kyrkorådet lämnar in synpunkter på verksamhetsplanen till förvaltningen snarast. Verksamhetsplanen kommer att vara underlag för diskussion vid förtroendevald/personaldag. att att föreslå Kyrkofullmäktige anta investeringsbudget för år 2013 samt plan 2014-2018, samt uppdra till arbetsutskottet att återkomma med budgetförslag för år 2013, som utöver avsättning avseende kyrkovalet samt ökning av fastighetsunderhållet enligt plan, bör uppvisa ett överskott på minst 200 tkr att tillföras målkapitalet, samt att genomföra en förtroendevald/personaldag vid nästa kyrkoråd den 23 oktober som behandlar målaspekten mellan kl 1700-1830 och kyrkorådets sammanträdestid flyttas till kl 1900.
9 (23) Sändlista; Arbetsutskottet 121012, kyrkorådet 121023,kyrkofullmäktige 121106, förvaltningen och diariet. Kyrkorådet nr 24 - Byte av bank Diarienummer: PA2012-105-030 KR AU 120830 Församlingen har framarbetat beslutsunderlag som sänts ut med kallelsen till dagens sammanträde. Arbetsutskottet diskuterar frågan om byte av bank. Kyrkorådets arbetsutskott beslutar; att ge förvaltningen i uppdrag att förhandla fram en lägre räntenivå för lånen, samt att föreslå Kyrkorådet godkänna byte av bank utifrån genomförd förhandling. Kanslichefen informerar om bakgrunden till byte av bank samt från överläggning med banken om räntenivån för lånen. att godkänna byte av bank.
Sändlista; Förvaltningen, banken och diariet Kyrkorådet nr 25 - Uppsägning Jan Ekström Diarienummer: PA 2012-92-060 10 (23) PU 120531 Kamrer Jan Ekström har lämnat in uppsägning från sin tjänst fr. o m 120901. Personalutskottet diskuterar ärendet. Personalutskottet beslutar; att överlämna till Kyrkorådet att ta ställning till återbesättande av tjänsten. Förvaltningen informerar om att enligt delegationsordningen avgör Kyrkorådet om återbesättande av tjänst. Förvaltningen föreslår att tjänsten inte återbesättes utan att en omorganisation sker av administrationen. Kyrkorådet diskuterar ärendet. att inte återbesätta tjänsten som kamrer på halvtid vid Värmdö Församling.
11 (23) Sändlista; Kanslichef, Jan Ekström, lönekontor och diariet Kyrkorådet nr 26 - Administrationens organisation. Diarienummer: PA 2012-93-060 PU 120531 Kanslichefen redovisar förslag på hur man genom en förändring inom administrativa organisationen kan lösa framtiden mot bakgrund av att församlingens kamrer sagt upp sig från sin tjänst. Personalutskottet diskuterar frågan. Personalutskottet beslutar; att notera Jan Ekströms uppsägning från kamrerstjänsten, samt att föreslå Kyrkorådet att inte återbesätta kamrerstjänsten, samt att föreslå Kyrkorådet ta ställning till arbetsuppgifter inom befintlig organisation inklusive uppgradering av Mia Rosanders tjänst från 0,85 till 1,0 tjänstgöringsgrad, samt att fram till dess Kyrkorådet tagit ställning i frågan uppdra till Hans Gårdh att lösa behovet inom befintlig organisation. Presenteras en organisationsöversikt samt förslag till omorganisation av administrationen. För att underlätta omorganisationen kommer berörd personal erhålla fördjupad utbildning i ekonomi. Kyrkorådet diskuterar frågan. att godkänna föreslagen omorganisation av administrationen vid församlingen, samt att godkänna uppgraderingen av Mia Rosanders tjänst från 0,85 till 1,0 tjänstgöringsgrad, samt att godkänna nödvändiga utbildningsåtgärder.
12 (23) Sändlista; Kyrkoherde, kanslichef, berörd personal och diariet Kyrkorådet nr 27 - Inför kyrkovalet 2013. Diarienummer: PA2012-89-91 KR AU 120516 Kyrkorådets arbetsutskotts ordförande tar upp diskussion om vad som gäller inför Kyrkovalet 2013. Under hösten kommer Valnämnden att ha sitt första sammanträde och i Kyrkfönstret i höst bör information om valet gå ut. Kyrkorådets arbetsutskott föreslår Kyrkorådet besluta; att målet för valdeltagandet vid kyrkovalet 2013 skall vara 15 %. KR AU 120830 Kanslichefen informerar om att Pärmen Kyrkoval 2013 har kommit och nr 2 av informationsbladen från kyrkostyrelsen har också kommit Det är dags att kalla Valnämnden till sammanträde. Ordföranden tar upp frågan om målet för valdeltagande som var 12,5 % år 2009 och 12,3 % år 2005. Kyrkorådets arbetsutskott beslutar; att målet för valdeltagandet vid kyrkovalet 2013 skall vara 15 %, att ge tjänstemännen i uppdrag att utarbeta en tjänsteskrivelse i frågan till Kyrkorådets sammanträde den 11 september 2012. KR AU 120911 Ordföranden tar upp frågan om målet för valdeltagande. Kyrkorådet diskuterar frågan. Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige besluta; att målet för valdeltagandet vid kyrkovalet 2013 skall vara 15 %.
13 (23) Sändlista; Kyrkofullmäktige 121106, Valnämnd, kanslichef och diariet Kyrkorådet nr 28 - Ljushållare i kyrkbänkar Diarienummer: PA2012-22-012 KR AU 120125 Förslag har inkommit från Kjell Disheden om att kyrkans bänkar skall förses med ljus/vashållare. Arbetsutskottet tycker att det är en god idé som skall utredas. Arbetsutskottet föreslår kyrkorådet besluta; att ge förvaltningen i uppdrag att utreda frågan. KR 120114 Förvaltningen informerar om bakgrunden. Det vore bra om det kunde bildas en referensgrupp som diskuterar frågan. Intresserade av att delta i en grupp är; Birgitta Schöllin, Gunilla Arbrink, Christer Hillerström, Maria Larsson. att ge kyrkoherden i uppdrag att utreda frågan samt använda de resurser han önskar till uppdraget, samt att ge förvaltningen i uppdrag att tacka Kjell Disheden för förslaget samt informera om beslutet. KR AU 120516 Kyrkoherden avrapporterar från arbetsgruppens arbete med att utreda förslag om ljushållare/blomhållare i Kyrkan. Arbetsgruppen har kommit fram till följande; Även om det skulle tillföra kyrkan större skönhet är det förenat med för stor brandrisk att använda ljushållare i kyrkbänkarna i Värmdö Kyrka. Arbetsgruppen har även diskuterat löstagbara blomhållare, men detta får bli en budgetfråga inför år 2013. Arbetsutskottet diskuterar frågan.
14 (23) Kyrkorådet arbetsutskott föreslår Kyrkorådet besluta; att frågan om löstagbara blomhållare överlämnas till att beakta i budgetarbetet. Kyrkoherden informerar om bakgrunden. Kyrkorådet diskuterar frågan. att frågan om löstagbara blomhållare överlämnas till att beakta i budgetarbetet.
15 (23) Sändlista; Kjell Disheden, budgetarbetet o diariet Kyrkorådet nr 29 - Begravningsbyrå Diarienummer: PA 2012-88-012 KR AU 120516 Kyrkoherden redovisar en idé om att Värmdö församling startar en Begravningsbyrå, vars tjänster är till för alla, inte bara för den som är medlem i Svenska kyrkan. Fr. o m 1 januari 2011 får församlingar i Svenska kyrkan bedriva näringsverksamhet, under förutsättning att verksamheten har naturlig anknytning till församlingens grundläggande uppgift. Arbetsutskottet diskuterar frågan ingående. Kyrkorådets arbetsutskott föreslår Kyrkorådet besluta; att tillsätta en arbetsgrupp att utreda frågan. Kyrkorådets arbetsutskott beslutar; att förvaltningen arbetar fram en uppdragsbeskrivning inför Kyrkorådets nästa möte. Kyrkoherden informerar om nuläget att det med dagens oklara juridiska spörsmål om rätten att starta begravningsbyrå föreslås att församlingen avvaktar utvecklingen. att notera förslaget och låta frågan vila, samt att ge kyrkoherden i uppdrag att bevaka frågan och återkomma i ärendet när det är aktuellt.
16 (23) Sändlista; Kyrkoherde och diariet Kyrkorådet nr 30 - Delegationsordning - revidering Diarienummer: PA2012-10-012 KR AU 120125 Delegationsordning för kyrkorådet är senast reviderad 090506. Mot bakgrund av bl. a omorganisation vid kyrkogårdsförvaltningen föreslås att en revidering sker av delegationsordningen. Kyrkorådets arbetsutskott beslutar; att ge förvaltningen i uppdrag att revidera delegationsordningen till nästa arbetsutskott. KR AU 120330 Förvaltningen presenterar förslag till delegationsordning för kyrkorådets arbetsutskott. Arbetsutskottet diskuterar igenom förslaget noggrant. Kyrkorådets arbetsutskott föreslår Kyrkorådet besluta; att fastställa ny delegationsordning att gälla fr om den 1 maj 2012. KR 120424 Presenteras förslaget till delegationsordning för kyrkorådet. Kyrkorådet diskuterar igenom förslaget noggrant och kommer med synpunkter. Ordföranden går igenom respektive område och kyrkorådet lämnar bifall till samtliga delegationsärenden utom delegationsärende 1;1, 1;8 samt 3;6 som skall utredas ytterligare. Kyrkoherden presenterar sin vidaredelegation till tjänstmän som information. att fastställa ny delegationsordning med delegationsärende 1;1, 1;8 samt 3;6 exkluderade, att gälla fr om den 1 maj 2012, samt att kyrkorådet känner sig informerad om kyrkoherdens vidaredelegation till tjänstemän.
17 (23) KR AU 120516 Presenteras förslaget till delegationsordningens punkter 1:1, 1:8 samt 3:6. Arbetsutskottet diskuterar igenom förslaget. Arbetsutskottet föreslår Kyrkorådet besluta; att fastställa och komplettera delegationsordningen med delegationsärende 1;1, 1;8 samt 3;6 i enlighet med justerat redovisat förslag. Presenteras förslaget till komplettering av delegationsordningen. att fastställa och komplettera delegationsordningen med delegationsärende 1;1, 1;8 samt 3;6 i enlighet med justerat redovisat förslag.
Sändlista; Förvaltningen, berörda och diariet Kyrkorådet nr 31 - Utbildning Diarienummer: PA2012-81-12 18 (23) Aktuell utbildning; Stockholms stifts kurser hösten 2012 Socialt företagande diakoni på ett nytt sätt den 18 oktober. Civilsamhället och välfärden heldagskonferens i Grängesberg Kyrkorådets ordförande föreslår deltagande i de båda sista sammankomsterna. Lars Bryntesson, Birgitta Schöllin och Jan Dolk visar intresse för att medverka i Civilsamhället och Välfärden i Grängesberg att godkänna att Lars Bryntesson, Brigitta Schöllin och Jan Dolk går kursen Civilsamhälle och Välfärden i Grängesberg den 1 oktober 2012, samt att vid ytterligare intresse att gå någon av föreslagna kurser skall detta meddelas Britt-Marie Rasmussen. Sändlista; Diariet
19 (23) Kyrkorådet nr 32 - Kyrkvärd/Gudstjänstvärd Diarienummer: PA2012-126-612 KR AU 120830 Kyrkoherden tar upp frågan om kyrkvärdar då han har förslag på ny kyrkvärd/gudstjänstvärd. Arbetsutskottet diskuterar frågan och är kyrkoherden överens med Gunilla Arbrink kan man ta förslaget med till kyrkvärdsträffen. Kyrkorådets arbetsutskott beslutar; att arbetsutskottet känner sig informerat. Kyrkoherden informerar om att församlingen idag har nio kyrkvärdar/gudstjänstvärdar och målet är att ha tio stycken. Kyrkoherden föreslår att Pia Guillard blir gudstjänstvärd. Pia är utbildad diakon vid Stockholms stift och bor i Gustavsbergs församling. att utse Pia Guillard till gudstjänstvärd i Värmdö församling. Sändlista; Kyrkoherden, Gunilla Arbrink, gudstjänstvärd o diariet
20 (23) Kyrkorådet nr 33 - Utjämningsbidraget Diarienummer: PA2012-127-012 KR AU 120905 Då det ekonomiska utjämningssystemet som påverkar kyrkoavgiften tenderar att öka mer än kyrkoavgiften bör vi som församling reagera på detta. Mot denna bakgrund har kyrkoherden tagit kontakt med kontraktsprosten i Värmdö kontrakt. Frågan kommer att lyftas fram på nästa kontraktsmöte. Kyrkoherden har även mailat biskopen i frågan. Då denna fråga har stor vikt kommer Lars Bryntesson också att ta upp frågan med Gustavsberg-Ingarö församlings kyrkorådsordförande. Kyrkorådets arbetsutskott beslutar; att godkänna informationen om vidtagna åtgärder i frågan om ekonomisk utjämning. Kyrkoherden informerar om sin kontakt med Biskop Eva Brunne Kyrkorådet diskuterar och kommer fram till att det vore bra om någon från kyrkomötet som har handlagt frågan om utjämningsbidrag kunde komma till kyrkorådet och förklara hur man ser på utvecklingen av utjämningsbidraget och varför förra kyrkomötet avstod från att tillsätta en utredning i frågan. att ge ordföranden tillsammans med kyrkoherden i uppdrag att överväga initiativet att bjuda in någon från kyrkomötet för en diskussion om utjämningsbidraget. Sändlista; Kyrkoherden, kanslichef o diariet
21 (23) Kyrkorådet nr 34 - Hört i församlingen Diarienummer: PA 2012-48-012 * Maria Larsson berättar om hur tokigt det kan bli när man söker adressen till kyrkan för man är inbjuden till bröllop o missuppfattar adressen så man hamnar på Sjöliden. Birgitta Schöllin har hört flera positiva omdömen om söndagens upptaktsmässa. Jan Dolk berättar om att han har hört positiva omdömen om visningen av Fleming kryptan. Sändlista; Diariet
22 (23) Kyrkorådet nr 35 - Avslutning Diarienummer: PA 2012 Sammanträdet avslutas kl. 230
Sändlista; Diariet 23 (23)