1 Kommunstyrelsen Plats och tid Rådhuset, kl 12.30 14.30 Beslutande Enligt särskild förteckning, sidan 2 Övriga närvarande Enligt särskild förteckning, sidan 2 Utses att justera Justeringens plats och tid Karl-Erik Olsson Underskrifter Paragrafer Sekreterare Karin Lindgren Ordförande Anders Johnsson Justerande Karl-Erik Olsson Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag ANSLAG/BEVIS Organ Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Karin Lindgren 1
Beslutande: Anders Johnsson (M) Stefan Lamme (M) Monica Jägholt Gripp (M) Håkan Erlandsson (C) Carl-Göran Svensson (C) Christer Vigren (ÖP) Gunilla Aastrup-Persson (ÖP) som ersätter Beat Senn (ÖP) Karl-Erik Olsson (S) Pia Ingvarsson (S) Christer Grankvist (S) Birgitta Englander (S) Lena Ivarsson (FI) som ersätter Gudrun Schyman (FI) Roland Thord (MP) som ersätter Siv Bildtsén som entledigats Övriga närvarande: Håkan Rosenkvist (M) Karin Fellström-Arnoldsson (M) Ingemar Nilsson (M) Kjell Dahlberg (M) Christl Bengtsson (S) Margareta Hagstad (V) Anna Thott (kommundirektör) Ekonomichef Jeanette Lindroth 2
208 Dnr Meddelanden Inkomna meddelanden redovisas. KOMMUNSYRELSENS BESLUT Redovisningen godkänns och läggs till handlingarna. 3
209 Dnr Kommundirektören informerar Ärendebeskrivning Ingen information lämnas från kommundirektören. 4
210 Dnr Redovisning av delegationsärenden Aktuella delegationsärenden redovisas. KOMMUNSYRELSENS BESLUT Redovisningen godkänns och läggs till handlingarna. 5
211 Dnr 2013/278 Internbudget 2014 Kommunstyrelsens verksamheter Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige fastställde i augusti, 94, budgetramarna för 2014. Kommunstyrelsens driftram uppgår, efter justering av internhyror, till 70 260 tkr. Kommunstyrelsens driftram under år 2013 uppgick till 68 838 tkr. De förändringar som påverkar kommunstyrelsens budgetram i stort redovisas i nedanstående tabell. Budgetram 2013 68 838 Justering PO -140 Löne- och priskompensation 1 170 Kapitalkostnadsförändring 114 Tidigare beslutade förändringar Verksamhet 134 Riktlinjer för friskvård KS 13/12 Personalbefrämjande åtgärder 134 Förändringar beslutad ram -290 Projektet Samordnad varudistribution avslutas Kommunstyrelsen -89 Minskat bidrag Österlenskolan Sponsorbidrag -25 Minskad avgift SÖRF SÖRF -301 Minskad avgift PRIOS PRIOS -100 Projektet Hållbar jämställdhet avslutas Jämställdhetsarbete -180 Turistenhet på entreprenad Turistenhet -345 Medborgarundersökning attityder Information och marknadsföring 100 Ny upphandlad olycksfallsförsäkring Försäkringar 200 Fortsatt införande e-handel Ekonomienhet 100 Införande av beslutstödsystem Ekonomienhet 100 Översyn bredbandsutbyggnad Bredband 250 Justering interna hyror 434 Förändringar efter beslutad ram Ökad avgift SÖRF enligt beslut SÖRF 190 Minskad avgift Miljöförbundet enligt beslut Miljöförbund -340 Förslag: Ökad täckning av hyresförlust Marint centrum kontorslokaler 150 Budgetram 2014 70 260 6
211 forts Dnr 2013/278 De förändringar som tillkommit efter beslutad ram enligt ovan ger ett positivt netto om 150 tkr, dessa medel föreslås användas för ökad täckning av innevarande hyresförlust avseende Marint centrums kontorslokaler. Den tilldelade investeringsramen uppgår till 1 300 tkr. Investeringsprojekt föreslås enligt nedan: Beslutad ram Investeringar 2014 1 300 Projekt IT investeringar 400 Beslutsstödsystem 400 E-tjänster, utökad funktionalitet 400 Inventarier KLK 100 Beslutsunderlag Bilaga 1 kommunstyrelsens internbudget 2014. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-03. Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 323. Avstår från att delta i beslutet Karl-Erik Ohlsson (S), Pia Ingvarsson (S), Christer Grankvist (S) och Birgitta Englander (S) avstår från att delta i beslutet med hänvisning till sitt tidigare ställningstagande i kommunfullmäktige rörande budgetramarna för 2014. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsens internbudget för år 2014 fastställs i enlighet med kommunledningskontorets förslag. Beslutet expedieras till: Ekonomienheten 7
212 Dnr 2013/216 Bemyndigande att teckna kommunens bank-, plusgiro- och bankgirokonto Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade 169/2013 att lämna bemyndigande för chefsekonom Peter Andersson, chef för ekonomienheten Jeanette Lindroth, redovisningsansvarig ekonom Madeleine Dexe Andersson, ekonomiadministratör Yvonne Fröjd Sonesson, ekonomiadministratör Katarina Spanowsky, vikarierande ekonomiassistent Annika Liljegren, ekonom Elise Andersson samt vikarierande ekonom Marcus Nilsson, att två i förening, teckna kommunens bank-, plusgiro- och bankgirokonto. Kommunstyrelsen beslutade 302/2012 att utse Jeanette Lindroth och Peter Andersson som systemadministratörer för kommunens internetbank med IT-chef Peter Nilsson som ersättare. Beroende på personalförändringar behöver ett nytt beslut fattas om bemyndigande att teckna konto samt nytt beslut om systemadministratörer. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-07-26. Kommunstyrelsens beslut 2013-08-14, 169. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-04. Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 315. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Simrishamns kommun lämnar bemyndigande för chefsekonom Peter Andersson, redovisningsansvarig ekonom Madeleine Dexe Andersson, ekonomiadministratör Yvonne Fröjd Sonesson, ekonomiadministratör Katarina Spanowsky, ekonom Elise Andersson samt vikarierande ekonom Marcus Bäckström, att två i förening, teckna kommunens bank-, plusgiro- och bankgirokonto. Simrishamns kommun utser chefsekonom Peter Andersson och ekonom Elise Andersson som systemadministratörer för kommunens internetbank med upphandlingsstrateg Mattias Johansson som ersättare. 8
212 forts Dnr 2013/216 Ovanstående föreslås gälla från och med 17 december 2013 och kommunstyrelsens bemyndigande enligt 302/2012 och 169/2013 upphör att gälla från detta datum. Beslutet expedieras till: Ekonomiavdelningen 9
213 Dnr 2012/144 Utredning av hur sponsorbidrag ska beslutas/prövas Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har tidigare redovisat ett förslag till övergripande sponsringspolicy för kommunen, både för de fall då kommunen sponsrar och när kommunens verksamheter blir sponsrade. Kommunstyrelsen har dock valt att inte ta ställning till förslaget till sponsringspolicy utan prövar och beslutar kring inkomna ansökningar från fall till fall. Förslaget till sponsringspolicy angav hur sponsring formellt kan ske, men inte vid vilka tillfällen. I samband med handläggningen av Piratensällskapets anhållan om bidrag (Ks 76/2012) har kommunstyrelsen uppdragit åt kommunledningskontoret att utreda om denna typ av sponsorbidrag istället kan prövas av kultur- och fritidsnämnden. Kommunstyrelsen beslutade 2012-08-15, 301, att ge i uppdrag till kultur- och fritidsförvaltningen att i samverkan med kommunledningskontoret göra en översyn av gällande bidragsregler och även beakta sponsringsfrågorna inklusive finansieringen. Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2013-05-14, 60, om mindre förändringar av gällande bidragsbestämmelser. Vidare översyn av bestämmelserna bedöms för närvarande inte vara aktuellt. Arbetsgruppen förslår att medel avsätts för sponsorsbidrag och att detta görs i budgetprocessen med tydligt syfte/målsättning. Föreningar/verksamheter ska kunna ansöka om sponsring vid ett givet tillfälle per kalenderår. Man ska beskriva vad man erbjuder kommunen i ett sponsringsåtagande och i utbyte kan man få ekonomiskt stöd (eller tjänster) från kommunen. Utöver inkomna ansökningar kan kommunen själv aktivt ta initiativ till kontakter med arrangörer som bedöms intressanta för kommande evenemang i kommunen (t.ex. via Event in Skåne), på kort respektive lång sikt. Här finns då en möjlighet att verkligen fundera över vilken inriktning som önskas på arrangemangen och som naturligtvis kan förändras över åren. Vissa större evenemang, typ O-ringen, har flera års planering och framförhållning. Viktigt att även dessa evenemang har en möjlighet att i god tid ansöka och erhålla besked om sponsringsbidrag. 10
213 forts Dnr 2012/144 För arrangemang som ligger längre fram i tiden än aktuellt budgetår finns möjlighet att t.ex. skapa avsiktsförklaring eller motsvarande som inte är ekonomiskt bindande. Bidraget bör i huvudsak vara avsett för de föreningar, organisationer och företag som vill arrangera ett evenemang och som inte kan söka några andra kommunala bidrag. Vid bedömningen om evenemangs- och sponsorbidrag kan exempelvis följande förutsättningar vara vägledande: Evenemanget ska: 1. vara i linje med kommunens vision och målsättningar 2. vara av stort intresse för boende i Simrishamn/regionen 3. ha förutsättningar att dra till sig ett nationellt intresse genom t.ex. massmediabevakning 4. generera ett mervärde för besöksnäringen 5. bidra till goodwill för Simrishamns kommun 6. vara publikt En viktig aspekt bör också vara att eftersträva att evenemangen har en spridning över året. Beredning av inkomna sponsringsansökningar görs av kommunledningskontoret, på uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott, beslut tas av kommunstyrelsen. Som remissinstans före beslut förutsätts bl a kultur- och fritidsförvaltningen ha en roll. Varje sponsringsåtagande ska avtalas och följas upp. Vi föreslår vidare att förslag till riktlinjer för sponsring tas fram och fastställs innan första tillfälle för ansökan om sponsringsbidrag. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut 2012-03-14, 76. Kommunledningskontorets skrivelse, 2012-06-19. Arbetsutskottets beslut 2012-08-08 309. Skrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen, 2013-10-15. Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 321. 11
213 forts Dnr 2012/144 KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att arbeta fram en policy för sponsoring i Simrishamns kommun som slutligen beslutas av kommunfullmäktige. Beslutet expedieras till: Kommunfullmäktige Kommunledningskontoret 12
214 Dnr 2013/249 Heltid med möjlighet till deltid Ärendebeskrivning Fullmäktige beslutade i juni 2011 bifalla en motion från FI om att kommunen ska erbjuda anställda heltid, med möjlighet till deltid. Samtidigt fick kommunstyrelsen i uppdrag att igångsätta erforderliga åtgärder för att kunna genomföra beslutet. Dessutom fick socialnämnden tillsammans med kommunstyrelsen ett uppdrag att inrätta ett projekt där heltidstjänster med möjlighet till deltid utvecklas. I ärendet redogörs för vad som hittills gjorts, nuläge och vad som behöver göras för att komma vidare. Under 2013 har en partssammansatt arbetsgrupp bildats med representanter från verksamheterna (KLK, BUF och SF), med uppgift att underöka möjligheterna att nå målet om heltidstjänster. Personalchefen är projektledare. Möjligheten att försörja sig på sin anställning är en viktig fråga. Det handlar bl.a. om ett yrkes attraktivitet. Det är också viktigt att använda den arbetskraft som finns i en tid när det inom vissa områden finns en risk för arbetskraftsbrist. En risk som blir ännu större i framtiden. Simrishamn kan förväntas vara särskilt utsatt med tanke på sin befolkningsstruktur. Det är också en jämställdhetsfråga då deltidstjänster är vanligast på kvinnodominerade arbetsplatser. Kommunledningskontoret föreslår bland annat inrättande av en projektledartjänst och att 360 000 kronor anslås för inrättandet av tjänsten. Finansieringen föreslås ske genom kommunstyrelsens anslag till förfogande 2014. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-09-23. Arbetsutskottets beslut 2013-10-02, 293. Socialförvaltningens och kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-08. Kommunstyrelsens beslut 2013-10-16, 198. Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 322. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Att för arbetet med uppdraget heltid med möjlighet till deltid inrätta en politisk styrgrupp bestående av kommunstyrelsens och socialnämndens presidier. Arbetet ska utföras av kommunens egen personal med personalchefen som ansvarig. 13
214 forts Dnr 2013/249 Möjlighet ska finnas att tillföra uppdraget kompetens utifrån och begäran om ekonomiska medel ska i så fall tillställas kommunstyrelsen. Beslutet expedieras till: Kommunledningskontoret Socialnämnden 14
215 Dnr 2012/280 Finansiell profil 2009-2011 Ärendebeskrivning Ekonomicheferna i Skånes kommuner har givit KommunForskning i Västsverige ett uppdrag att jämföra kommunernas ekonomi, denna gång för åren 2010-2012. Beslutsunderlag Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 324. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Lägga jämförelserapporten till handlingarna. Beslutet expedieras till: Kommunledningskontoret 15
216 Dnr 2013/275 Budgeteffekt av uppsägning av filialbibliotek i Kivik Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämndens beslut om budget 2014 inkluderar en uppsägning av lokalerna för filialbiblioteket i Kivik. Nämnden begär att få behålla budgetmedel motsvarande minskade hyres- och städkostnaderna. Kommunledningskontoret kan konstatera att det normala är att nämndernas ramar justeras utifrån ändrad kostnadsnivå för lokaler. Detta innebär exempelvis att berörd nämnds ram ökas i det fall ombyggnader görs som medför ökad hyreskostnad. Om en nämnd avstår från att hyra en lokal minskas nämndens ram. I den skrivelse som kultur- och fritidsnämnden under våren lämnade som underlag för arbetet med budget 2014 angavs effekten av filialbibliotekens nedläggning till 670 000 kr. Beloppet inkluderar lokalkostnader i Kivik på 129 000 kr, varav städningen utgör 16 000 kr. När nu lokalerna sägs upp kommer kostnaden, exklusive städningen, åtminstone inledningsvis att belasta samhällsbyggnadsnämndens hyresförluster. Det normala förfaringssättet skulle vara att minska kultur- och fritidsnämndens ram för år 2014 med 113 000 kr och tillföra detta belopp till samhällsbyggnadsnämndens ram. Om kommunstyrelsen avser att göra ett undantag från den normala hanteringen och gå kultur- och fritidsnämndens begäran till mötes blir frågan om samhällsbyggnadsnämndens ram ändå ska ökas. I så fall skulle det handla om kompensation för förväntad hyresförlust med en årseffekt på 113 000 kr. En sådan ramhöjning för år 2014 får då finansieras genom motsvarande minskning av kommunstyrelsens anslag till förfogande. Beslutsunderlag Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 325. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Att kultur- och fritidsnämndens budget lämnas oförändrad och att samhällsbyggnadsnämnden kompenseras för hyresförlusten genom en höjning av budgetramen med 113.000 kronor, att tas ur kommunstyrelsens anslag till förfogande 2014. 16
216 forts Dnr 2013/275 Beslutet expedieras till: Kultur- och fritidsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Ekonomiavdelningen 17
217 Dnr 2013/218 Upphandling av beslutsstödssystem Ärendebeskrivning I samband med beslut om underlag för beslutsstödsystem KS 170 2013-08-14 togs också beslut enligt följande: Chefen för ekonomienheten Jeanette Lindroth ges rätt att göra redaktionella ändringar i förfrågningsunderlaget samt delegation att besluta om tilldelning och underteckna tilldelningsbeslutet. Om eventuella ändringar i förfrågningsunderlaget görs ska arbetsutskottet informeras. Då chefen för ekonomienheten Jeanette Lindroth kommer att avsluta sin anställning vid Simrishamns kommun så behöver ett nytt delegationsbeslut fattas avseende beslut om tilldelning och undertecknande av tilldelningsbeslutet. Beslutsunderlag Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 326. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Upphandlingsstrateg Mattias Johansson ges delegation att besluta om tilldelning och underteckna tilldelningsbeslutet med chefsekonom Peter Andersson som ersättare. Beslutet expedieras till: Kommunledningskontoret 18
218 Dnr 2013/277 Bredbandsstrategi 2014 för Simrishamns kommun Ärendebeskrivning Offertförslag från Skånet på framtagande av bredbandsstrategi för Simrishamns kommun. Ett samarbete med Skånet för framtagande av bredbandsstrategi ger en bra grund och erfarenhet och kunskap från liknande projekt i andra kommuner tas tillvara. Det ger vidare tillgång till mycket bra kartmaterial att bifoga bredbandsstrategin vilket är ett viktigt beslutsunderlag vid fiberutbyggnad. En bredbandsstrategi i samarbete med Skånet ger också en handlingsplan för det fortsatta arbetet, ett praktiskt verktyg som en del av planeringen inom förvaltningsstrukturen. Beslutsunderlag Offert från Skånet. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-09. Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 329. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Bifall till offertförslag med option, totalt 56 000 kr. Finansieras från kommunstyrelsens medel till förfogande 2013. Beslutet expedieras till: IT-enheten 19
219 Dnr 2013/247 Plan för införande av digital nämndshantering Ärendebeskrivning Tryck och utskick av handlingar inför nämnderna innebär betydande kostnader för kommunen. Under 2012 var den sammanlagda kostnaden ca 190000 kr. Flera kommuner har redan övergått till digitala utskick och erfarenheterna är till största delen positiva. Syftet med digitala utskick är framför allt att öka tillgängligheten av handlingarna och att minska kostnaderna. Dessutom innebär digitala utskick att ledtiden för utskick förkortas. I praktiken innebär digitala utskick att förtroendevalda får handlingar digitalt i E-tjänsten förtroendemannaportal. Utbildningar och support kommer att finnas för de förtroendevalda. Ärendet var uppe vid arbetsutskottets sammanträde den 2 oktober då det återremitterades med uppdrag att ta fram kostnader för mobilt bredband och att kommunledningskontoret även utredde vad det skulle kosta om kommunen köpte in läsplattor/datorer till de förtroendevalda. Kommunledningskontoret har tagit fram tre olika förslag: (i) att bidrag betalas till förtroendevalda som har behov av att köpa utrustning för att kunna läsa handlingar, (ii) att kommunen köper in plattor och att de förtroendevalda lånar dessa under mandatperioden och återlämnar dessa om man avslutar sitt uppdrag och (iii) att kommunen leasar utrustning från utomstående part. I alla tre förslagen ingår att det finns möjlighet att få mobilt bredband, men då till högre kostnader. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut om deltagande i PRIOS, 2008 114. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-09-24. Arbetsutskottets beslut 2013-10-02, 290. Kommunledningskontorets reviderade plan för digital nämndhantering 2013-10-14. Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 319. 20
219 forts Dnr 2013/247 KOMMUNSTYRELSEN Kommunstyrelsen (inklusive arbetsutskottet) testar lösningen under resterande tid denna mandatperiod. Kommunen köper in utrustning så att de i kommunstyrelsen som så önskar kan låna denna för att läsa handlingarna digitalt. Beslutet expedieras till: Alla nämnder Förvaltningar 21
220 Dnr 2013/219 Taxor och avgifter 2014 Ärendebeskrivning Då förvaltningarnas verksamheter skiljer sig åt får varje förvaltningen ta fram egna underlag som dock ska innehålla en tydlig redovisning av taxor och avgifter för föregående år samt nytt förslag på taxor. Presentationen ska göras så att det på ett enkelt sätt går att utläsa vilka förändringar som föreslås. Beslutsunderlag Redovisning av taxor och avgifter från kommunledningskontoret avseende kopiering 2013-10-11. Redovisning av taxor och avgifter från kommunledningskontoret avseende prenumeration på komunfullmäktiges handlingar 2013-10-11. Redovisning av taxor och avgifter från ÖKRAB 2013-10-17. Redovisning av taxor och avgifter från barn- och utbildningsnämnden 2013-10-02. Redovisning av taxor och avgifter från kultur- och fritidsförvaltningen (nämndens beslut vid KS den 6/11) 2013-10-10. Redovisning av taxor och avgifter från myndighetsnämnden, 2013-09-24. Redovisning av taxor och avgifter från samhällsbyggnadsförvaltningen 2013-10-16. Redovisning av taxor och avgifter gällande vatten och avlopp, 2013-10-16. Redovisning av taxor och avgifter från socialnämnden, 2013-10-17. Arbetsutskottets beslut 2013-10-23, 328. Yrkanden Anders Johnsson (M) framställer ett tilläggsyrkande om att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att på sin hemsida söka göra begripligt hur taxor och avgifter beräknas. KOMMUNSTYRELSENS BESLUTSFÖRSLAG TILL KOMMUNFULLMÄKTIGE Att kommunfullmäktige fastställer nämndernas förslag till taxor att gälla fr.o.m. 2014-01-01. Kommunstyrelsen a) taxor och avgifter från kommunledningskontoret avseende kopiering b) prenumeration på komunfullmäktiges handlingar ÖKRAB Taxor och avgifter 2014 ÖKRAB 22
220 forts Dnr 2013/219 Barn- och utbildningsnämnden: a) Kulturenhetens avgifter b) Barnomsorgsavgifter c) Lokalavgifter d) Gästpriser middagar Kultur- och fritidsnämnden: Kultur- och fritidsnämndens taxor Socialnämnden: a) Ansöknings- och tillsynsavgifter enligt alkohollagen b) Vård och omsorgstaxa Samhällsbyggnadsnämnden: a) Taxa för hamnavgifter b) Taxa för upplåtelse av gatumark och offentlig plats c) Uthyrningstaxa m.m., internt d) Kart och mättaxa e) VA-taxa Myndighetsnämnden: Plan- och bygglagstaxa Samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att på sin hemsida söka göra begripligt på vilket sätt taxor och avgifter beräknas. Beslutet expedieras till: Kommunfullmäktige 23