Policy för upphandling och inköp (avrop) 1. Allmänt Kommunen, kommunalt ägda bolag och förbund omfattas av Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Respektive kommun, bolag och förbund går under begreppet upphandlande myndighet. Lagen innehåller ett antal grundregler för upphandling och inköp - främst i syfte att upprätthålla affärsmässighet, konkurrensutsättning och objektivitet. Lagen är tvingande i förhållande till verksamheten. Detta dokument är en upphandlingspolicy för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader. Som komplement till detta dokument finns riktlinjer och mallar vilka tillsammans utgör system för upphandlings- och inköpsarbetet. 2. Syfte Policyn syftar till att fastslå enhetliga principer för upphandlings- och inköpsverksamheten inom samverkande enheter. 3. Ansvar Kommunfullmäktige fattar beslut om policy. Kommunstyrelsen har tillsynsplikt. Styrelser och nämnder har det övergripande ansvaret för att policyn tillämpas. Upphandlingsenheten ansvarar för att vid behov ta fram förslag till revidering av policy och regler för upphandling och inköp, för att kontrollera att policyn efterlevs samt att utbildning och information i upphandlings- och inköpsfrågor tillhandahålls i organisationen. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att policyn görs känd och tillämpas inom sina respektive ansvarsområden. 4. Mål Upphandlings- och inköpsverksamheten skall bedrivas på ett sådant sätt att den bidrar till en positiv utveckling av enheternas verksamhet med tonvikt på kostnadseffektivitet. 5. Strategier Målet uppnås i huvudsak genom följande strategier: Tillskapa nödvändiga resurser för upphandling, utbildning och uppföljning. Tillvarata enheternas samlade behov. Vidareutveckla arbetsformer, arbetsverktyg, rutiner och internutbildning. 6. Upphandlingsprinciper De grundläggande principerna är affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, likabehandling, proportionalitet (dvs. relevanta och rimliga krav i proportion till vad som skall upphandlas) samt transparens.
7. Uppföljning Fullmäktige ska årligen få en återrapportering från upphandlings- och inköpsverksamheten om tillämning av ramavtal och genomförda kontroller. 8. Miljökrav Kommunen ska påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att när det är relevant, ställa miljökrav i sina upphandlingar. I möjligaste mån ska kommunen även använda sig av Miljöstyrningsrådets (MSR) kriterier som stöd i sina upphandlingar. 9. Sociala och etiska krav Kommunen ska verka för att relevanta sociala och etiska krav ställs i varje upphandling. Krav som ställs ska vara förenliga med gemenskapsrätten och anges i förfrågningsunderlaget i form av s k särskilda kontraktsvillkor. 10. Affärsetik Utöver ovan nämna principer innefattar affärsetik även ett i övrigt etiskt agerande. Leverantörer är viktiga partners och ska känna trygghet i relationen med kommunen. Genom ett agerande i enlighet med denna policy främjas en god affärsetik, vilket i sin tur gör Kommunen till trovärdiga aktörer på både den offentliga och privata marknaden. Inga orimliga eller onödiga krav ska ställas så att någon leverantör gynnas eller missgynnas Förtroendevalda och tjänstemän ska inte ha personliga intressen hos leverantörer (jäv) som kan påverka upphandlingen. Vid besök hos leverantörer, eller vid gemensamma resor, ska egna rese- och logikostnader alltid betalas av Kommunen. Alla former av gåvor och tjänster från befintliga och potentiella leverantörer ska undvikas. Leverantörer ska inte lovas något eller utnyttjas på ett sådant sätt som det inte finns befogenheter eller lagligt möjlighet att uppfylla. 11. Optimal konkurrens Vid all upphandling skall så många leverantörer som möjligt kunna lämna anbud till kommunen. Detta oavsett storlek eller geografisk placering. Eftersom så många leverantörer som möjligt ska kunna lämna anbud ska i största möjliga mån hänsyn tas till efterfrågad vara/tjänsts utformning vid konstruktionen av förfrågningsunderlag.
Bilaga 1 Riktlinjer för samarbetet mellan kommuner och bolag i enlighet med antagen policy. 1. Förutsättningar Upphandlingsenhetens uppgift är att bistå samtliga samarbetskommuner och dess bolag (hädanefter kallade samarbetskommuner) med service avseende upphandlingar och frågor kopplade till upphandling enligt LOU, Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) och LUF (2007:1092) I det fall en enskild förvaltning eller kommun väljer att anlita upphandlingsenheten ska LOU och gällande praxis samt kommunens gemensamma policy och riktlinjer följas. I det fall någon enskild förvaltning, kommun eller bolag väljer annat, har upphandlingsenheten rätt att frånsäga sig uppdraget. För att finansiera upphandlingsfunktionen och samarbetet betalar Kommunen och bolagen i förhållande till antalet innevånare per kommun räknat per november månad varje år. 2. Tröskelvärden LOU skiljer på upphandlingar över respektive under angivna tröskelvärden, samt direktupphandling. Värdet av en upphandlings totala kostnader beräknas för hela avtalsperioden. Samråd ska ske med Upphandlingsenheten om vilket upphandlingsförfarande som är lämpligt. Regeringen tillkännager tröskelvärdena i Svensk författningssamling. Tröskelvärdena kommer även att finnas tillgängliga på Upphandlingsenhetens informationssida på intranät. 3. Ansvar Vid upphandling ska berörd förvaltningschef och förvaltningens medarbetare, som i enlighet med delegationsordningen har rätt att genomföra upphandling respektive inköp, ansvara för att upphandlingspolicy och riktlinjer följs. Före inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader till ett värde som överstiger gränsen för direktupphandling ska utsedd beställare från respektive förvaltning samråda med Upphandlingsenheten.. Samrådet ska dokumenteras skriftligt i ett upphandlingsbeslut. Om inget annat är överenskommet, så är det den förvaltning som genererar tjänsten eller behovet av varan, som ansvarar för upphandlingen och den framtida förvaltningen av avtalet. Upphandlingsenheten ansvarar för samordning av kommunens upphandlingar. Upphandlingsbeslut ska så snart som möjligt diarieföras enligt beställarens dokumenthanteringsplan. Inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader till ett värde som understiger gränsen för direktupphandling ska ske enligt LOU och kommunens fastställda riktlinjer för direktupphandling. Berörd verksamhetschef ansvarar för kontinuerlig uppföljning av att policy och regler för upphandling och inköp följs inom sitt respektive verksamhetsområde. Upphandlingsenheten ansvarar för: Årlig kartläggning av inköpsvolymens fördelning.
Uppföljning av tillämpningen av ramavtal. Internkontroll av ett antal utvalda fakturor. För att detta ska fungera är det respektive kommun och bolags ansvar att förse upphandlingsenheten med tillräcklig information för att genomföra uppföljningen. 4. Styrgrupp För att leda, kontrollera och följa upp samarbetet finns en styrgrupp. Styrgruppen sammansättning består för närvarande av respektive samarbetskommuns ekonomichef samt representanter från medverkande bolag. Denna styrgrupp träffas minst sex gånger om året och deras möten ska protokollföras. Styrgruppen ska ha delegation att fatta beslut i frågor gällande upphandlingsfunktionens verksamhet internt. Dessutom fatta beslut gällande ramavtal för respektive kommun, i det fall upphandlingen avser samtliga förvaltningar. Styrgruppen fattar även beslut avseende samarbetsfrågor mellan kommuner och bolag och reviderar riktlinjer och reglemente. 5. Utträde från upphandlingssamarbetet En samarbetskommun alt. ett bolag har rätt att utträda ur upphandlingssamarbetet. Uppsägningstiden vid utträde skall vara ett år, räknat från skriftlig uppsägning. Redan av upphandlingsenheten påbörjade uppdrag ska avslutas även om uppsägningstiden har löpt ut. Upphandlingsenheten tar inga nya uppdrag under uppsägningstiden, förutsatt att de inte ryms inom kvarvarande uppsägningstid. 6. Upphandlingar Alla upphandlingar över direktupphandlingsgränsen handläggs av upphandlingsenheten i samverkan med beställaren inom Kommunen, kommunalt ägda bolag och förbund. Med beställare menas kommuner i samverkan eller enskild enhet inom en samverkanskommun. Upphandlingar initieras av beställare, upphandlingsenheten ansvarar för att kontrollera om motsvarande behov finns hos någon annan av samverkanskommun. Beställaren ansvarar för upphandlingens berättigande, ekonomiska konsekvenser samt innehållet i kravspecifikationen. Upphandlingsenheten ansvarar för att upphandlingen genomförs affärsmässigt, enligt LOU och i övrigt enligt denna policy. Inköpsarbetet för den dagliga verksamheten sker i en decentraliserad organisation, normalt genom avrop mot ramavtal eller direktupphandling. 7. Upphandlingsenheten Upphandlingsavdelningens uppgift är att samordna och utveckla upphandlingsprocessen inom Kommunen och dess bolag genom följande åtgärder: Ge beställarna råd och stöd i inköps- och upphandlingsfrågor, fungera som internkonsult till kommuner och bolag. Vara sammankallande i kommunens upphandlingsråd. Ansvara för att policys, rutiner och administrativa stöd utarbetas/köps in, införs, används och följs upp. Informera förvaltningar och upphandlingsråd om förändringar av lagstiftning och regler för offentlig upphandling. Ge utbildning inom upphandlingsområdet. 8. Samordning Kommunen ska verka för en helhetssyn på upphandlingar och ta tillvara de vinster som följer av en samordning, när detta är affärsmässigt och tjänar kommunens syften. Upphandlingar ska samordnas inom kommunen och dess bolag.
Samordning kan även ske med länets övriga kommuner, landstinget samt annan extern upphandlingsenhet, exempelvis Kommentus. Fullmakt lämnas i förekommande fall. Ett upphandlingsråd med utsedda representanter som är inköpsansvariga/kontaktpersoner för förvaltningarnas upphandlingar ska tillsättas. Upphandlingsenheten är sammankallande för upphandlingsrådet som bör träffas minst fyra gånger per år. Upphandlingar ska ske i nära samverkan mellan förvaltningarna och dess berörda användare. Om oenighet uppstår vid gemensamma upphandlingar om vad som är relevanta sociala och etiska krav eller inte, har upphandlingschefen att ta frågan med berörd kommun (kommunchef eller motsvarande). 9. Leverantörer Kommunens kontakter med leverantörer ska kännetecknas av god affärsetik, öppenhet, objektivitet och likabehandling. Kommunen ska vara och uppfattas som en kompetent och opartisk köpare. Kommunen ska göra det möjligt för mindre och medelstora företag att lämna anbud, vårda konkurrenssituationen samt informera det lokala näringslivet om pågående upphandlingar. De leverantörer som kommunen tecknar avtal med ska vara kompetenta, ha fullgjort sina skatte- och registreringsskyldigheter samt vara ekonomiskt stabila. 10. Ramavtal Ramavtal som tecknas ska i största möjliga mån gälla för kommunens samtliga förvaltningar. I det fall enskild kommun eller bolag går med är dessa skyldiga att använda dessa ramavtal. Förvaltningschef/bolagschef och medarbetare på respektive enhet, som i enlighet med delegationsordningen har rätt att göra inköp, är skyldiga att informera sig om vilka ramavtal som finns och att beställa från dessa. Kommunens förvaltningar och bolag ska uppmärksamma områden där ramavtalsupphandlingar och andra typer av upphandlingar kan medföra ekonomiska eller administrativa effektiviseringar, eller på annat sätt kan påverka verksamheten och informera upphandlingsenheten om dessa. Inför varje ramavtalsupphandling är det den upphandlande förvaltningen i samarbete med upphandlingsenheten som ansvarar för att samtliga förvaltningars behov tillgodoses på bästa sätt. Förvaltningarna bidrar med sakkunnig personal till de olika referensgrupper som planerar upphandlingen. 11. Direktupphandling Begreppet direktupphandling definieras som en upphandling utan krav på anbud i viss form. Enligt LOU ska direktupphandling användas om kontraktets värde uppgår till högst 287 000 SEK, detta baserat på beställarens samlade behov av samma typ av vara eller tjänst under minst ett år. Förenklad upphandling kan användas om man anser att det kan vara bättre ur konkurrenssynpunkt eller ge kommunen bättre avtalsvillkor. Direktupphandlingsgränserna gäller vid all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. 12. Riktlinjer vid direktupphandling Direktupphandling får inte göras när kommunen redan genomfört en upphandling och tecknat bindande ramavtal för aktuell vara/tjänst. Varje förvaltning ansvarar för dokumentation av direktupphandlingar och att det sparas på ett systematiskt sätt enligt mall från upphandlingsenheten.
Pris- och produktjämförelse ska i största möjliga mån ske och detta skriftligen. Anbud ska alltid bekräftas skriftligen av leverantören. Beställning görs skriftligen och ska diarieföras hos beställaren. 13. Särskilda finansieringskrav vid fordons- och kopiatorsanskaffning I samband med anskaffning av fordon ska gällande ramavtal för leasing via Kommentus nyttjas. 14. Miljökrav vid upphandling All upphandling ska vara inriktad på miljöanpassade varor och tjänster i syfte att bidra till en ekologiskt hållbar utveckling och för att uppnå de nationella miljömål som är antagna av regeringen. Miljöbalkens allmänna hänsynsregler, MB 2 kap, ska vara vägledande för all upphandling. Varor, produkter och tjänster ska under sin livscykel ge upphov till så lite miljöskador som möjligt och förbruka så lite naturresurser som möjligt. Så få varor, produkter och tjänster som möjligt ska användas. Produktens funktion, kvalitet och pris ska beaktas i den miljöanpassade upphandlingen. Den produkt som med godkända och begärda funktions- och kvalitetskrav och med ett rimligt pris bäst uppfyller ställda krav på miljöanpassning ska prioriteras. Farliga produkter ska ersättas med mindre farliga. Material som är möjliga att återföra till kretsloppet ska prioriteras enligt följande: - återanvändning / återbruk - återvinning - energiutvinning med minsta möjliga utsläpp av föroreningar - deponering med minimering av skadliga restprodukter och miljöpåverkan. Kommunens upphandling av tjänster och entreprenader ska ske i enlighet med de riktlinjer som ges i EKU-verktyget och/eller Miljömanual för byggsektorn. Transportsättets miljövänlighet ska beaktas liksom producentens uppfyllande av producentansvaret. Inköpsansvariga/kontaktpersoner på förvaltningarna ska ha tillräckliga kunskaper och tillräcklig kännedom för att kunna göra en ur miljösynvinkel riktig upphandling. Personalen ska vara informerad om målen för den kommunala upphandlingen. Miljöstyrningsrådets anvisningar avseende miljökrav i upphandling ska tillämpas så långt det är praktiskt möjligt. Kemikalieinspektionens rekommendationer beträffande ämnen som ska avvecklas ska följas. Livsmedel bör då det är ekonomiskt möjligt/rimligt köpas in från producenter med ekologisk inriktning (KRAV eller motsvarande). Kommunen ska vid upphandling begära in miljöpolicy/-program från berörda företag och om möjligt väga in deras miljöarbete, t.ex. med miljöledningssystem.
Bilaga 2, upphandlingsprocess. 1. Initiering av upphandling Kommun, bolag eller enskild förvaltning, i fortsättningen kallad beställaren, är den som initierar upphandling utifrån ett identifierat behov. Upphandlingsenheten ska informeras om detta för att kunna identifiera liknande behov hos andra beställare, och för att kunna finna en effektiv upphandlingsform för att tillfredsställa samtligas behov. 2. Beslut om upphandling Utifrån initierat behov fattar beställaren beslut om att upphandling ska genomföras. Detta beslut ska vara skriftligt och undertecknas av den person i organisationen som har delegation på det belopp som upphandlingen kommer att omsätta. Ingen upphandling kan starta utan detta beslut, se bilaga 3. Beställaren ansvarar för att upphandlingsbeslutet upprättas. I samband med detta beslut ska en projektplan för upphandlingen upprättas. I den ska följande beskrivas; uppdraget, vilka personer som deltar i projektgruppen och ansvarsfördelningen dess emellan samt tidplanen för upphandlingen. Upphandlingsenheten ansvarar för att projektplanen upprättas. 3. Avtalsförvaltare I samband med att beslut fattas om upphandling ska en avtalsförvaltare utses. Avtalsförvaltarens roll är att efter att avtal är tecknat, för beställarens räkning, hålla löpande kontakt med leverantören och se till att varor/tjänster levereras enligt avtal. Om leverans inte sker enligt avtal ska avtalsförvaltaren ta den första kontakten och begära rättelse. Om ingen rättelse sker ska upphandlingsenheten kontaktas för att driva ärendet vidare. Avtalsförvaltaren kan även initiera leverantörträffar där bl. a nya produkter/tjänster från leverantören kan presenteras. Detta ska i så fall göras i samråd med upphandlingsenheten. 4. Sekretess Från det att beslut har fattats råder absolut sekretess avseende samtliga frågor som rör upphandlingen. Detta innebär att de personer som medverkar i upphandlingen ska underteckna en sekretessförbindelse vilket innebär att dessa personer inte kan röja någon information, internt eller externt, förrän tilldelningsbeslut meddelats i upphandlingen. Detta avser ej personer anställda på upphandlingsenheten. 5. Diarieföring Samtliga handlingar som avser upphandlingen, av upphandlande myndighet upprättande handlingar och inkomna anbud, ska diarieföras i respektive upphandlande myndighets diarier. 6. Projektgrupp Upphandlingar ska genomföras av upphandlingsenheten tillsammans med beställare som är särskilt utsedd för detta och den samlade kommersiella, tekniska och juridiska kompetensen och erfarenheten som finns tillgänglig i kommunen ska användas. Om extern konsult vid vissa kompetens- eller resurskrävande upphandlingar behövs ska denna resurs vara upphandlad innan arbetet kan starta. I samband med att beslut om upphandling fattas ska beställaren säkerställa att de finns kompetens ifrån beställaren som kan bidra och delta när det gäller framtagandet av kravspecifikationen och även delta vid utvärderingen av inkomna anbud. Upphandlingsenheten kommer att bistå i arbetet under hela processen och kommer att ta särskilt ansvar för följande punkter: Hur kommunen efter genomförd upphandling ska få sina behov tillgodosedda på bästa sätt. Kvalitet i förhållande till pris. Vilka krav som ska ställas i upphandlingen.
Vilket upphandlingsförfarande som anses lämpligast utifrån givna förutsättningar. Hur utvärderingen ska genomföras. Utvärderingskriterier väljs utifrån upphandlingens art och karaktär. Hur varan ska betalas; leasing, hyra eller köp. 7. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag ska distribueras via kommunens upphandlingsstöd, eftersom det säkerställer upphandlingsprocessen. Slutlig version skall skriftligen godkännas av beställaren. 8. Annonsering Annonsering av upphandling sker via upphandlingsenhetens digitala upphandlingsstöd och vid behov i dagspress. Upphandlingsenheten är systemägare till kommunens upphandlingsstöd och ansvarar för information, utbildning samt utlämnande av inloggningsuppgifter. 9. Under anbudstiden Från det att annonsering sker, tills dess att anbuden ska vara inne, ska det i kommunen finnas en tillgänglig handläggare som via kommunens upphandlingsstöd kan registrera svar på inkomna frågor och distribuera eventuella kompletteringar. 10. Anbud Alla anbud till kommunen ska lämnas skriftligen. Anbud som inkommer efter sista dag för lämnande av anbud, ska inte tas upp till prövning. Anbud ska förvaras på ett säkert sätt under hela upphandlingsprocessen. Anbudsöppning får tidigast genomföras dag efter sista dag för anbudslämnande. Vid anbudsöppningen ska minst två personer närvara och ett öppningsprotokoll ska upprättas och undertecknas av de närvarande personerna. Prövning och utvärdering av anbuden ska genomföras enligt de förutsättningar som angivits i förfrågningsunderlaget. Tilldelningsbeslutet ska undertecknas av ansvarig person hos beställaren i enlighet med delegationsordningen har rätt att göra detta. När det gäller de ramavtal som tecknas för kommunens samtliga förvaltningar ska tilldelningsbeslutet undertecknas av behörig firmatecknare för kommunen. Tilldelningsbeslutet måste ha tydligt information om skälen till varför kommunen har valt en viss anbudsgivare som leverantör. För detta ändamål ska en upphandlingsrapport skrivas. Tilldelningsbeslutet och utvärderingsrapport ska skickas till alla anbudsgivare, det är kommunen som har bevisbördan för att de föreskrivna upplysningarna (enligt LOU) är lämnade. När kommunen har skickat ut tilldelningsbeslut och eventuell utvärderingsrapport börjar tidsfristen (avtalsspärr) för överprövning att löpa. Den första dagen av fristen är dagen efter att tilldelningsbeslutet skickas ut. Avtal får inte ingås (avtalsspärr) förrän 10 kalenderdagar gått från det att den upphandlande myndigheten skickat tilldelningsbeslut med elektroniska medel. Vid underrättelse per post gäller minst 15 kalenderdagar.
11. Avtal Avtal ska undertecknas av behörig person på respektive förvaltning som i enlighet med delegationsordningen har rätt att göra detta. När det gäller de ramavtal som är tecknade för kommunens samtliga förvaltningar ska de undertecknas av behörig firmatecknare. Upphandlingsenheten ansvarar för att de ramavtal som är tecknade för kommunens samtliga förvaltningar registreras i kommunens avtalsdatabas (upphandlingsstöd). Förvaltningarna har även möjlighet att registrera egna avtal i databasen. Registreringen görs av upphandlingsenhetens personal. Ansvarig förvaltning/enhet genomför uppföljning och bevakar avtalstiden för förlängning/ny upphandling, detta med stöd ifrån upphandlingsenheten. Avtalsförvaltare skall finnas identifierad vid upphandlingsbeslutet. 12. Ansvar för fel och brister vid anskaffning För fel och brister som förorsakats av transportskada ska skriftlig reklamation omedelbart göras när felet upptäcks av verksamhetsansvarig inom den av leverantören angivna tiden. Verksamhetsansvarig bevakar även garantitidens längd och ser till att eventuella brister och fel åtgärdas före garantitidens utgång. Upphandlingsenheten informeras om brister i varor avropade från befintliga ramavtal. Bilaga 3
Upphandlingsbeslut Samråd har gjorts enligt xxxx kommuns upphandlingspolicy antagen av kommunfullmäktige den 2010-xx -xx. Respektive förvaltningschef och förvaltningens medarbetare som i enlighet med delegationsordningen som har rätt att genomföra upphandling respektive inköp ansvarar för att denna upphandlingspolicy följs. Före anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader till ett värde som överstiger gränsen för direktupphandling ska utsedd handläggare från respektive förvaltning samråda med ekonomiavdelningens upphandlingssamordnare. Samrådet ska dokumenteras skriftligt i ett upphandlingsbeslut. Om inget annat är överenskommet så är den förvaltning som har störst upphandlingsvolym, genererar tjänsten eller behovet av varan, ansvarig för upphandlingen. Ekonomiavdelningen ansvarar för samordning av kommunens upphandlingar. Upphandlingsbeslut ska så snart som möjligt diarieföras enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan, diarienummer ska följa samtliga upphandlingsdokument. Förvaltning/enhet Ansvarig Vad som ska upphandlas Beräknad kostnad Upphandlingsförfarande Referens/arbetsgrupp Övrig information Upphandlingsbeslut Datum: 2011-xx-xx Namn