Riktlinjer till styr-, budget- och uppföljningsprocessen av både styrelse, nämnder, bolag och dess förvaltningar under år 2015 Kf antal inriktningar för 2017 dec Ks antar riktlinjer för styrprocessen Kf beslutar om budget och plan,utdebitering och långsiktiga prioriteringar nov Kf behandlar delårsrapport uppföljningsrapport okt förvaltningsdialog sept omvärldsanalys presenteras jan febr mars april Planeringsförutsättningar, finansiellt utrymme, KS Kf antar inriktningar för 2016 dialogseminarium uppföljningsraport bokslut och årsredovisning Kf årsredovisning delårsrapport aug juli juni effektmål antas maj Information i Kf om uppföljningsrapport uppföljningsrapport avstämning budgetarbetet samt vissa budgetbeslut i KF Antagen av kommunstyrelsen 2015-01-20
2 Organisation Kommunfullmäktige I enlighet med kommunallagen (1991:900) har kommunfullmäktige det samlade ansvaret för den kommunala verksamheten och styr kommunens nämnder, kommunstyrelsen och bolag. Kommunfullmäktige fördelar anslagen till kommunstyrelsen och nämnderna. Fullmäktige är det forum där medborgarna har möjlighet att ta del av de politiska debatterna. Därför förekommer dessa alltid i samband med att beslut av större och långsiktig dignitet tas. Demokratiberedningen Inom kommunfullmäktige ska det finnas en demokratiberedning. Beredningens uppdrag är att ansvara för fullmäktiges medborgarkontakter och att utforma goda former för medborgardialog, att ge stöd till styrelsen och nämnderna i medborgarkontakten samt att bevaka långsiktiga, övergripande frågor. Kommunstyrelse Kommunstyrelsen ansvarar, på uppdrag av kommunfullmäktige, för att organisationen agerar inom ramen för uppdraget. Kommunstyrelsen ansvarar också för att det finns en fungerande planeringsprocess. Kommunstyrelsen har den ledande och samordnande rollen och har tolkningsföreträde, om olika delar i organisationen inte är överens om tolkningar och tillämpningar av regelverk eller överenskommelser inom kommunen. Kommunstyrelsen följer upp kommunens hela verksamhet likväl som den egna. Kommunstyrelsen ansvarar för att samordna arbetet mellan styrelsen och nämnderna vad gäller förslag till inriktningar och effektmål. Kommunstyrelsen lämnar även förslag till inriktningar och fastställer egna effektmål. Styrelsen ansvarar för drift och uppföljning av verksamhet i enlighet med av fullmäktige fastställt reglemente. Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för den egna förvaltningen, förvaltningscheferna och kommunchefen. Nämnderna Nämnderna ansvarar för beredning av ärenden, beslutsfattande och drift av verksamheten inom de ansvarsområden, som de blivit tilldelade av fullmäktige enligt reglementena. De ansvarar också för uppföljningen inom respektive ansvarsområde. Nämnderna ansvarar även för finansiering av verksamheter som utförs i enskild drift. De intar ett konkurrensneutralt förhållningssätt mellan intern och extern verksamhet. Nämnderna är anställningsmyndighet för sin personal, utom förvaltningscheferna, som anställs av kommunstyrelsen. Nämnderna lämnar förslag till inriktningar till fullmäktige och fastställer effektmål utifrån av fullmäktige fastställda inriktningar. Hebyfastigheter AB och Hebygårdar AB Bolagen är en del av kommunkoncernen. Hebyfastigheter AB är ett medel för kommunen att få en effektiv hantering av kommunens befintliga lokaler och framtida lokalbehov. Hebygårdar är helägt av Hebyfastigheter AB och är ett medel för Heby kommun att främja bostadsförsörjningen i kommunen. De policies och planer för kommunala förvaltningars agerande som fastställs av kommunfullmäktige gäller också för Hebyfastigheter AB och Hebygårdar AB när de inte står i strid med gällande lagstiftning, till exempel att bolaget ska drivas efter affärsmässiga principer, ägardirektiv eller avtal ingångna med utomstående parter.
3 Planering Planeringsträffar För att skapa ett forum för information till samtliga politiska partier kallar kommunstyrelsens ordförande till planeringsträffar. Deltagare är fullmäktiges och kommunstyrelsens presidier, nämndernas ordförande och ordförande i Hebyfastigheter AB. De politiska partier som genom detta inte är representerade ges också rätt att delta med en eller flera representanter. Vid planeringsträffarna deltar kommunchefen, ekonomichefen, administrativa chefen och de förvaltningschefer som är berörda av de ärenden som är på dagordningen. Arbetssättet gör att nämnderna och fastighetsbolaget samt alla politiska partier får samma information vid samma tillfälle. Deltagarna i träffarna har sedan att föra informationen vidare till sina nämnder, till fastighetsbolaget och till partigrupperna. Planeringsträffar, sammansatta enligt ovan, skapar möjlighet till samsyn och förståelse för vilka förutsättningar kommunen de facto har och vilka olika problem och frågeställningar det kan ge upphov till. Planering Budgetberedning Budgetberedningen utses av kommunstyrelsen som också utdelar uppdrag till beredningen. Budgetberedningen består av ordförandena och 2:e vice ordförandena i kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden samt utbildningsnämnden. Kommunstyrelsens ordförande kallar till budgetberedning i januari, maj och september. Budgetberedningens sammanträden protokollförs. Budgetberedningen i januari: Information ges av kommunstyrelsens ordförande om planeringsförutsättningar inför budgetarbetet och de politiska organens preliminära finansiella utrymme. Budgetberedningen bearbetar de preliminära finansiella utrymmena för eventuella korrigeringar mellan nämnderna/kommunstyrelsen. Detta utgör underlag för nämndernas arbete med detaljbudget. Budgetberedningen i maj: Nämnderna presenterar förslag till detaljbudget och eventuella behov utöver det finansiella utrymmet. Dessa behov ska presenteras i prioriteringsordning. Budgetberedningen väger samman nämndernas redovisade behov och gör eventuellt förslag på revideringar i ett dokument som utgör grunden till huvudförslag till budget. Eventuella avvikande förslag till huvudförslaget dokumenteras. Budgetberedning i september: Budgetberedningen lämnar förslag till finansiella utrymmen för nämnderna och kommunstyrelsen. Därefter bereder kommunstyrelsen förslaget för beslut i fullmäktige i november. Planering Externt prognosunderlag Sveriges kommuner och landsting (SKL) lämnar skatteprognoser fem gånger per år; under februari, april, augusti, oktober och december. Statistiska Centralbyrån (SCB) uppdaterar prognossystemet med nya uppgifter om befolkningen och dess förändring i slutet av februari varje år. Kommunen kan då beställa prognoser med innevarande år som det första prognosåret.
4 Planering Planeringsförutsättningar, budget och plan, arbetet med framtagande av inriktningar och effektmål Kommunstyrelsen inleder budgetarbetet genom att i januari besluta om planeringsförutsättningar inklusive preliminära ramar för nämnderna. Med utgångspunkt i planeringsförutsättningarna arbetar förvaltningen fram underlag till nästkommande års budget till respektive nämnd och styrelse. Förvaltningen lämnar förslag på samtliga kända behov, som kan inrymmas i preliminär tilldelad ram. För den händelse ytterligare behov finns ska dessa lämnas i prioriterad ordning för nämnden/styrelsen att ta ställning till. Vid dialogseminariet under mars månad samordnar kommunstyrelsen nämndernas arbete med budget och effektmål. Nämnderna och kommunstyrelsen beslutar om preliminära effektmål under maj månad i samband med att de antar preliminär detaljbudget. Vid kommunfullmäktiges sammanträde i mars antas inriktningar för 2016 under förutsättningar att inga förändringar görs jämfört med inriktningar för 2015. Beslutet om inriktningar för 2016 tidigareläggs för att nämnderna ska ha möjlighet att arbeta med effektmålen för 2016 samtidigt som de arbetar med budget 2016. Arbetet med inriktningar för 2017 kommer att påbörjas under hösten 2015 för att dessa ska kunna ligga till underlag för budgetarbetet för 2017. På det sättet kommer styrningen med mål såväl som med ekonomi att komma i fas. Nämnderna och kommunstyrelsen redovisar resultatet av prioriteringsarbetet till fullmäktige i juni. I juni görs en avstämning i fullmäktige om hur budgetarbetet fortskrider. Samma månad fastställer fullmäktige: - styrmodell - regler för budgetering och uppföljning - taxor och avgifter - avkastningskrav för Hebyfastigheter AB - borgensavgift för Hebygårdar AB - Hebygårdar AB:s och Hebyfastigheter AB:s nivå på soliditeten - internräntan Kommunstyrelsen bereder budget 2016, plan 2017-2018 till kommunfullmäktige vid sitt sammanträde i november. I samband härmed kan oppositionen lämna sitt förslag till budget 2016, plan 2017-2018 (i form av avvikelse från de styrande partiernas förslag eller egen budgethandling). Efter detta skall kommunstyrelsens förslag till budget 2016, plan 2017-2018 samverkas med de fackliga organisationerna vid CESAM i mitten av november. Kommunfullmäktige beslutar om - utdebitering - kvalitetsmått som ska användas för styrning och verksamhetsutveckling - inriktningar för 2017 och framåt - investeringsplan - anslag till nämnder och styrelsen - skolpeng och ersättning för hemtjänstpeng - resultatbudget för år 2016, plan 2017-2018 Nämnderna och kommunstyrelsen beslutar om detaljbudget och korrigerar eventuellt effektmålen i december.
5 Uppföljningsrapporter Uppföljning Bolagen lämnar uppföljningsrapporter vid samma tidpunkter som nämnderna och rapporterar till kommunstyrelsen. Förvaltningarna följer varje månad den ekonomiska utvecklingen inom sina ansvarsområden. Förvaltningscheferna rapporterar det ekonomiska läget för respektive nämnd/styrelsen. För den händelse förvaltningen uppdagar avvikelse från budget ska detta redovisas till nämnden/styrelsen. Om avvikelsen visar på ett underskott ska åtgärdsplaner redovisas till nämnden/styrelsen och dessa vidarerapporteras till kommunstyrelsen. Oavsett följsamhet mot budget ska följande rapporter ges: Uppföljningsrapport per 31 mars. Rapporten ska innehålla resultat för perioden, årsprognos samt analys och eventuell åtgärdsplan. Fullmäktige har uppföljningsrapport per 31 mars som en informationspunkt vid sitt sammanträde i juni. Uppföljningsrapport per 31 maj Rapporten ska innehålla resultat för perioden, årsprognos, uppföljning av effektmålen samt analys och eventuell åtgärdsplan. Rapporten redovisas till kommunstyrelsen i augusti. Delårsrapport per 31 augusti I 9 kap 1 lagen om kommunal redovisning anges att kommuner och landsting minst en gång under räkenskapsåret ska upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från räkenskapsårets början. Minst en rapport ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Per 31 augusti gör kommunen en delårsrapport som består av delårsbokslut, årsprognos, uppföljning av inriktningar och effektmål samt en djupare analys av situationen för hela kommunen inklusive bolagen. Rapporten syftar till att följa upp tidigare avgivna rapporter och till eventuell korrigering av verksamheten till följd av avvikelser. Delårsrapporten för respektive nämnd och styrelsen godkänns vid respektive sammanträde i oktober. Vid behov kan beslut tas om åtgärdsplaner i syfte att bedriva verksamheten inom angivna anslag och mål. Denna åtgärdsplan anger vad nämnderna och förvaltningen särskilt ska beakta för att korrigera verksamheten mot att uppnå satta mål inom ramen för tilldelade resurser. Fullmäktige behandlar delårsrapporten vid sitt sammanträde 2 november. Uppföljningsrapport per 31 oktober Rapporten ska innehålla resultat för perioden samt analys/redovisning av orsak till eventuell avvikelse. Rapporten syftar till att följa upp tidigare avgivna rapporter och till eventuell korrigering av verksamheten till följd av avvikelser. Rapporten redovisas till kommunstyrelsen i december. Uppföljning Åtgärdsplaner Åtgärdsplanerna ska beskriva, beräkna och tidsplanera de åtgärder som krävs, för att åstadkomma en ekonomi i balans. Kommunfullmäktiges åtgärdsplan Enligt kommunallagen 8 kap 5a ska fullmäktige anta en åtgärdsplan för återställande av det egna kapitalet om kostnaderna överstiger intäkterna. Det
6 egna kapitalet ska återställas under de närmast följande tre åren. Beslut om åtgärdsplan bör fattas snarast efter det att obalansen konstaterats. Åtgärdsplanen ska följas upp kontinuerligt och återrapporteras till fullmäktige om den inte hålls. Kommunstyrelsens och nämndernas åtgärdsplaner Om Uppföljningsrapporter visar en ekonomi i obalans, och förvaltningens åtgärdsplan inte kommer att åstadkomma balans i ekonomin, kan respektive nämnd och kommunstyrelsen göra omprioriteringar inom sitt ansvarsområde. Omprioriteringar kan göras mellan verksamheter och kan röra t.ex. kvalitetsnivåer. Dessa omprioriteringar dokumenteras i det politiska organets åtgärdsplan. Åtgärdsplanerna följs upp enligt det politiska organets beslut. Nämndernas beslut och resultatet av vidtagna åtgärder ska avrapporteras till kommunstyrelsen i uppföljningsrapporten, delårsrapport och årsredovisning. Förvaltningens åtgärdsplaner Om en ekonomisk obalans uppkommer för en ekonomiansvarig tjänsteman, ska denne inom 3 veckor upprätta en åtgärdsplan, som redovisas för tjänstemannens förvaltningschef. Denne har då att väga in åtgärderna i förvaltningens ansvar. Om förändringar i kostnadsförbrukning behöver göras inom den del av förvaltningen, som tilldelats medel från ett specifikt politiskt organ, kan förvaltningschefen inom 3 veckor vidta åtgärder samt informera aktuellt politiskt organ i samband med därnäst följande månadsrapport. Uppföljning Intern kontroll Intern kontroll och, vid behov därav utformade och reviderade internkontrollplaner, sker i samband med månads- och delårsrapporter. Intern kontroll sker i enlighet med kommunstyrelsens riktlinjer antagna 6 mars 2012, 48. Enligt kommunallagen ska nämnderna se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål, riktlinjer och föreskrifter. Nämnderna ansvarar för att ta fram en kontrollplan inom vardera sitt ansvarsområde. Kommunstyrelsen har en samordnande roll när det gäller uppföljning och planering av den interna kontrollen. Kommunstyrelsen tar också fram kontrollplan för kommunövergripande verksamheter samt för den egna verksamheten. Kommunstyrelsen rapporterar i samband med årsredovisningen till fullmäktige om vilka kontroller som är gjorda samt resultaten av dessa.
7 Översikt styrdokument i planeringsprocessen Process Dokument/underlag Arbets period Riktlinjer för styr-, budgetoch uppföljningsprocessen 2015 Omvärldsanalys Planeringsförutsättning och prel finansiellt utrymme Förvaltningen påbörjar arbetet med budget Budgetberedning Dialogseminarium Vem Åtgärd, tidpunkt Riktlinjer antagna av Ks KS Beslut Ks, Jan 2015 Omvärldsanalys framtagen av förvaltningen Information om planeringsförutsättninga inför budgetarbetet och de politiska organens preliminära finansiella utrymme Budgetberedningen bearbetar det finansiella utrymmet för ev. korrigeringar mellan nämnderna. Samordning av arbetet med budget och effektmål nov -dec Förvaltningen Presentation, jan/febr dec Förvaltningen Beslut i KS i jan Jan Jan mars Förvaltningen Nämnderna och KS arbetar med underlag till detaljbudg Underlag till detaljbudget Jan-april nämnder/ KS Inriktningar 2016 Under förutsättningar att inga nämnvärda Kf mars korrigeringar görs jämfört med 2015. Uppföljningsrapport, mars, Uppföljningsrapport april Förvaltning Info i Kf, Juni Budgetberedning Preliminär detaljbudget Preliminära effektmål, taxor Nämnderna presenterar förslag till detaljbudget och eventuella behov utöve det finansiella utrymmet i prioriteringsordning Maj Maj KS/nämnder Beslut KS/nämder Information från nämnderna Maj till budgetberedningen om prel budget Beredning av KF:s beslut i juni juni KS bereder Kf:s beslut juni Uppföljningsrapport, maj Maj KS/nämnderna Aug Avstämning av budgetarbete och vissa budgetbeslut Beslut om - styrmodell - regler för budgetering och uppföljning - taxor och avgifter - avkastningskrav för Hebyfastigheter AB - borgensavgift för Hebygårdar AB - Hebygårdar AB:s och Hebyfastigheter AB:s nivå på soliditeten - Internräntan Juni KF beslut Skatteprognos aug Info t KS i aug el sept Uppföljningsrapport, okt Okt KS/nämnderna dec Internkontrollplaner Beslut om kontrollplaner Sept nämnder/ Beslut i sept
8 Budgetberedning Budget 2016, plan 2017 2018 (med politiska prioriteringar) Detaljbudget Budgetberedningen lämnar förslag till finansiella utrymmen för nämnderna och kommunstyrelsen. Sept KS/ maj-sept budgetberedning/ KS Beslut Kf, nov Ev. korrigeringar efter KF:s beslut om budget och plan i november Nov-dec nämnder/ KS och förv Beslut i nämnder/ KS i dec Delårsrapport Delårsrapport Aug-sept Förvaltningen Beslut Kf, Riktlinjer för styr-, budget- o uppföljningsprocessen unde 2016 okt Riktlinjer antagna av Ks nov KS Beslut Ks, Nov el dec Inriktningar för 2017 Förslag från nämnderna och KS(okt), beredning i KS i nov Planeringsförutsättning och prel finansiellt utrymme med politiska prioriteringar för 2017 Bokslut och utkast till årsredovisning Bokslut och utkast till årsredovisning, anvisningar till innehåll, se nedan Dec 2015 Förvaltningen Dec - jan förvaltningen Redovisning av internkontro Följer tidplanen för årsredovisningen dec Nämnder/ KS Årsredovisning Årsredovisning innehållande : Övergripande kommentarer och beskrivning av organisationen, Förvaltningsberättelse även innehållande avsnitt om styrmodell, kvalitetsredovisning, redovisning av interna kontrollen och sammanfattande finansiell analys fö hela koncernen. Redovisning av nämnders, beredningars, verksamhetsutskottet och fastighetsbolagets verksamhet under året och med ett framåtsyftande perspektiv Ekonomiredogörelse Revisorernas berättelse Omvärldsanalys Omvärldsanalys framtagen av förvaltningen Dec - ap Förvaltning/ nämnder/ks/ fastighetsbolaget nov -dec Förvaltningen Beslut i Kf i nov Beslut i KS i jan 2016 Lämnas till politiken månadsskiftet jan/febr Beslut i Kf i apri Beslut i Kf april Presentation, jan