TJÄNSTEFÖRESKRIFT FÖR VÄRMLANDSARKIV NR: 3.0



Relevanta dokument
Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2,

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Riksarkivets Allmänna Villkor för Gåva från Juridiska Personer Enskilda Arkiv, Version 2018:1

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige , med senaste ändring

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente för Skövde kommun

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

Arkivreglemente för Motala kommun

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

Leverans till regionarkivet

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

Riktlinjer för leveranser av pappershandlingar till centralarkivet i Öckerö kommun

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Kommunens författningssamling

Leverera DIGITAL OCH ANALOG INFORMATION. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/

Arkivreglemente för Uddevalla kommun

Arkivreglemente för Götene kommun

Arkivreglemente för Region Kronoberg

Arkivreglemente för Arkivemölla kommun

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun

FÖRESKRIFTER OM. Överlämnande. av arkiv. Antaget , 222

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

10 OKTOBER Arkivreglemente

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Kommunal Författningssamling Taxa

Arkivreglemente för Skara kommun

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

NYKVARNS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

Arkivreglemente för Strängnäs kommun

Till dessa Allmänna Villkor ska det knytas ett Gåvokontrakt Enskilda Arkiv, se separat dokument.

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA /1121 Håkan Lövblad

Arkivvården inom Håbo kommun

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Riksarkivets Allmänna Villkor för Deposition från Juridiska Personer Enskilda Arkiv, Version 2018:1

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

Riktlinje fo r hantering av arkiv KOMMUNSTYRELSEN

Tjörns kommuns författningssamling

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

Arkivreglemente för Köpings kommun

Målet för Trosa kommuns arkivverksamhet är

Till dessa Allmänna Villkor ska det knytas ett Depositionskontrakt Enskilda Arkiv, se separat dokument.

Riksarkivets författningssamling

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)


Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Arkivreglemente för Helsingborgs stad

Arkivreglemente Mjölby kommun

Riksarkivets författningssamling

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

YLA ORDNA OCH BEVARA. för enskilda, föreningar, företag. Så här bevarar vi vår historia i. - Ydre lokalhistoriska arkiv i Österbymo

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Förteckna och leverera arkiv

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun

A R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Arkivreglemente för Östra Göinge kommun

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Svensk författningssamling

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler. Styrdokument ARKIVREGLEMENTE

Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX

Riktlinjer till arkivregler

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

ORDNING OCH REDA I FÖRENINGENS DOKUMENT

Transkript:

DATUM VÅR BETECKNING 2008-11-26 Dnr 012/2008-1212 ERT DATUM ER BETECKNING HANDLÄGGARE Jan Löfgren 054 61 77 38 TJÄNSTEFÖRESKRIFT FÖR VÄRMLANDSARKIV NR: 3.0 Riktlinjer för leverans av arkivhandlingar Fastställd: 2008-11-25 Ändrad: Lagar, förordningar och regler: Arkivlagen (1990:782) Arkivförordning (1991:446) RA-FS 2006:1 RA-FS 2003:3 RA-FS 1997:4 Särskilda anmärkningar: Innehåll 1. Anhållan om leverans 2. Var uppmärksam på materialets skick 3. Särskilt för film och fotografiskt material 4. Överenskommelse 4.1 Överenskommelser med statliga myndigheter 4.2 Överenskommelser med enskilda arkivbildare 5. Gallring, rensning 6. Arkivförteckning, etiketter, förvaringsmedel 7. Transport 8. Kvitto och godkännande av leverans 9. Särskilt att tänka på vid mottagande av enskilda arkiv 10. Rutinbeskrivning för leveranser BOX 475 TELEFON: 054-61 77 30 ORG.NR: 651 11 KARLSTAD TELEFAX: 054-61 77 31 222000-1362 BESÖKSADRESS: varmlandsarkiv@regionvarmland.se ARKIVCENTRUM, HÖÖKSGATAN 2 www.statensarkiv.se

VÄRMLANDSARKIV 2008-11-26 2 1. Anhållan om leverans En leverans kan initieras genom telefonsamtal, personlig kontakt, skriftlig kontakt eller på annat sätt. Dock skall i samtliga fall blankett för anhållan om leverans ifyllas med nödvändiga uppgifter. Blanketten skall därefter diarieföras, och eventuellt kan lämpligt bevakningsdatum beroende på förutsättningarna för leveransen sättas i diariet. Deponenter skall upplysas om; vad ett överlämnande innebär vad en deposition respektive en gåva innebär. att det är deponentens ansvar att gallringsbara handlingar skall vara åtskilda från handlingar vilka skall bevaras att packlistor skall medfölja leverans att deponenten i normalfallet står för transport 2. Var uppmärksam på materialets skick Har materialet varit utsatt för fukt eller kemikalier? Innehåller det mögel, skadliga föroreningar eller skadedjur? Om så är fallet konsultera bokbindare och närmaste chef för att göra en bedömning om materialet skall mottagas eller om vi skall neka ett mottagande. 3. Särskilt för film och fotografiskt material Var uppmärksam om det förekommer planfilms nitratnegativ. Om så är fallet skall dessa avskiljas från övrigt material. Är de kladdiga (på väg att lösas upp) eller avger en skarp doft bör de inte medtas i leverans, om de inte bedöms innehålla ett mycket unikt informationsvärde. När det gäller biograffilm på nitratbas skall stor försiktighet iaktas. Hantering av sådan film regleras i Sprängämnesinspektionens författningssamling SÄIFS 1989:4. När det gäller övrig film med rörliga bilder bör man vara särskilt uppmärksam om det rör sig om analoga elektromagnetiska medier, exempelvis VHSkassetter. Dessa tappar lätt information. Om det finns möjlighet att göra stickprov på filmernas kvalitet skall detta göras. Deponenter bör också upplysas om att elektromagnetiska medier är självförstörande, och att konvertering till digitalt format är enda sättet att rädda informationen. Glasplåtar skall behandlas med stor försiktighet. Stickprov på plåtarnas fysiska kvalitet bör göras. Håller exempelvis emulsionslagret på att släppa från glaset eller är plåtarna till stor del spräckta bör detta noteras. Var också uppmärksam på bildernas informationsvärde. Är fotona värda att omhänderta? Är det till exempel avfotograferingar av handlingar som finns i originalform i arkivet, röntgenbilder av svetsfogar, oidentifierade bilder utan några ledtrådar om motiv o s v bör man ifrågasätta om de skall tas emot för arkivering.

VÄRMLANDSARKIV 2008-11-26 3 Om några oklarheter förekommer kring mottagande av film och fotografiskt material skall fotograf eller närmaste chef konsulteras. 4. Överenskommelse 4.1 Överenskommelser med statliga myndigheter Överenskommelse om villkoren för mottagande av leverans bör skrivas före mottagande. När det gäller mottagande av statliga handlingar kan detta göras utifrån redan befintlig ramöverenskommelse eller med stöd av villkor upprättade av Riksarkivet. Överenskommelse med statlig myndighet undertecknas av arkivchef eller ställföreträdande arkivchef. Överenskommelse skall skrivas i två exemplar och parterna skall behålla varsitt. 4.2 Överenskommelser med enskilda arkivbildare När det gäller mottagande av leveranser från enskilda arkivbildare kan detta ske på tre olika sätt: som deposition (av FVA:s styrelse fastställd ersättning årligen utgår) som deposition från deponent vars verksamhet upphör skall en engångsavgift uttas som gåva (äganderätten till handlingarna övergår till Värmlandsarkiv, som fritt förfogar över dem) Överenskommelse med enskild arkivbildare skrivs enligt mall som fastställts av Föreningen Värmlandsarkiv. Överenskommelse skall skrivas i två exemplar och parterna skall behålla varsitt. 5. Gallring, rensning All föreskriven gallring av handlingar skall normalt vara verkställd före leverans. Om även gallringsbara handlingar medföljer vid leverans skall det tydligt framgå vilket material som skall gallras. Det gallringsbara materialet skall vara åtskilt från övriga handlingar, förvarat i boxar vilka skall vara märkta med vad dessa innehåller samt vid vilken tidpunkt materialet skall gallras Material som övertaliga kopior, arbetsmaterial o dyl som inte är arkivmaterial bör avlägsnas före leverans. 6. Arkivförteckning, etiketter, förvaringsmedel I de fall arkivförteckning har upprättats skall sådan följa leveransen i minst två exemplar. I de fall arkiven är ordnade och förtecknade vid leverans; skall etiketter vara hela ordentligt fastsatta och innehålla begriplig information, bör handlingarna levereras i för ändamålet lämpliga förvaringsmedel. i de fall det förekommer brister i något av detta skall Värmlandsarkiv debitera myndighet enligt ingånget avtal. förslag lämnas till enskild deponent om kostnader för åtgärdande av brister i leveransen 7. Transport Normalförfarandet vid mottagande av arkivleveranser är att nedpackning, transport och uppackning ombesörjs av den överlämnande myndigheten eller

VÄRMLANDSARKIV 2008-11-26 4 deponenten. I undantagsfall kan nedpackning, transport och/eller uppackning ombesörjas av Värmlandsarkiv (max 5 hyllmeter), som då efter fastställd taxa debiterar överlämnande myndighet eller deponent för full kostnadstäckning. 8. Kvitto och godkännande av leverans Kvitto skall i normalfallet vara upprättat och översänt till överlämnande part senast två månader efter leverans. I kvittot skall framgå fylliga uppgifter om vad som mottagits av Värmlandsarkiv. Kvitto skall upprättas i två exemplar varav parterna undertecknar båda och behåller varsitt. Undertecknande av kvitto innebär att Värmlandsarkiv godkänt leveransen enligt tidigare undertecknad överenskommelse. Kvittot skall innehålla uppgifter om överlämnande myndighet eller enskild, arkivbildare, leveransens omfattning, leverans- och diarienummer. Leveransoch diarienummer skall ifyllas i särskild leveransliggare. Kopia av kvitto skall också lämnas till Värmlandsarkivs ekonomiassistent för debitering av överlämnande myndighet eller vid deposition av enskild. 9. Särskilt att tänka på vid mottagande av enskilda arkiv Har det upprättats en anhållan om leverans? Är det en gåva eller en deposition? Förutsättningarna mellan deponent och FVA regleras i avtal. Vid gåva räcker det att notera detta i reversal Deponenten/givaren skall bifoga en lista (packlista) över leveransens innehåll, med uppgifter om arkivbildare samt om möjligt en kortfattad historik Finns arkivförteckning skall sådan vid leverans medfölja i två exemplar. Deponenten/givaren står för alla kostnader av transporten till arkivdepå Om arkivet inte överstiger 5 hm och anses vara omistligt eller tillräckligt intressant att bevara kan vi åta oss transport. Undantag kan göras efter beslut av arkivchef eller ställföreträdande. Gallringsbara handlingar tas inte emot som gåva Gallringsbara handlingar skall vara åtskilda från handlingar som skall bevaras Gallringsbara handlingar skall levereras i flyttlådor och vara märkta med innehåll, datering samt år för gallring Är handlingarna fuktskadade, mögliga eller angripna av insekter, kemikalier eller annat skall vi noga överväga om vi skall ta emot dem. Samråd med arbetsledare och bokbindare. Gör upp förutsättningarna i separat avtal före leverans om åtgärder behöver vidtas för att få arkivet i acceptabelt skick. Tänk noga igenom formuleringar i avtal och konsekvenserna om deponenten kräver att villkor skrivs i avtal för tillgänglighet av arkivet. Innehåller depositionen föremål bör man ifrågasätta om de skall tas emot för arkivering.

VÄRMLANDSARKIV 2008-11-26 5 Thomas Kvarnbratt arkivchef Jan Löfgren 1:e arkivarie