DATASKYDDSBESKRIVNING Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 Upprättad: 21.8.2012 1. Registrets namn Karleby äldreomsorgs datasystem Rai-LTC 2. Registeransvarig Karleby stad www.kokkola.fi 3. Registerärendenas handläggare och/eller kontaktperson Registerärendenas handläggare: Äldreomsorgsdirektören Kontaktperson: Servicechefen för slutenvård och serviceboende 4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter/registrets användningsändamål Datasystemet Raisoft- LTC är ett redskap avsett för slutenvård vilket har utvecklats för planering och ledning av den konkreta vården och ett styrnings- och uppföljningssystem för kvalitetsutveckling och verksamhet på kommunnivå. RAIsoft-LTC används i fråga om äldre som omfattas av slutenvård och serviceboende inom Karleby äldreomsorg. En RAIbedömning görs med ett halvt års mellanrum eller i samband med att klientens tillstånd ändras påtagligt. Behandlingen av uppgifter baserar sig på lagar och förordningar om vård och undersökning av patienter: Folkhälsolag (66/1972) Hälso- och sjukvårdslag (1326/2010) Socialvårdslag, socialvårdsförordning (710/1982, 607/1983) Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) Förordning om journalhandlingar (298/2009)
2 5. Registrets datainnehåll Arkivlag (841/1994) Klientens identifierings- och kontaktuppgifter - namn - personbeteckning - adress - telefonnummer - familjeförhållanden - närmaste anhörig, kontaktinformation. Uppgifter i anslutning till att ordna och genomföra klientens service. Inledande av klientrelationen. Vårdens syfte och klientens vanor. Rai-bedömningsdata: - Grundläggande data för bedömningen - Kognitiv förmåga - Kommunikation/hörsel - Syn - Psykosocialt välbefinnande - Fysisk funktionsförmåga och anatomiska problem - Kontinensförmåga - Diagnoser - Hälsotillstånd - Mun- och tandhälsa/näringstillstånd - Mun- och tandhälsa/tänder - Hudens kondition - Aktivitet och hobbyer - Läkemedelsbehandling - Specialvård - Allmäntillstånd och möjligheter till utskrivning - Data om bedömningarna Av olika datasystem, med vilka uppgifter samlas in, har en datasystembeskrivning gjorts upp. Lagar: Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) Personuppgiftslag (523/1999) 6. Regelmässiga uppgiftskällor Uppgifterna uppstår under klientrelationens gång och dokumenteras av
3 arbetstagaren. Klienten är uppgiftskälla och uppgifterna kompletteras med de uppgifter som fåtts av klienten eller den person som företräder honom eller henne. Befolkningsregistercentralen Hälso- och sjukdomsuppgifter som uppstår inom social- och hälsovårdsväsendet i Karleby. 7. Regelmässigt utlämnande och översändande av uppgifter utanför EU eller EES Registeruppgifter är sekretessbelagda och personalen har tystnadsplikt. Personuppgifter utlämnas på en individualiserad begäran om uppgifter med stöd av 21 i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården. Med klientens tillstånd används de uppgifter som uppkommer vid bedömningarna för att planera placeringen av äldre inom Karleby stads äldreomsorg. Till en forskningsdatabas som upprätthålls av Institutet för hälsa och välfärd (THL) utlämnas uppgifter två gånger om året. Personuppgifter kan överlåtas till ett land utanför Europeiska Unionen med patientens samtycke med hänsyn till sekretessbestämmelserna, om landet i fråga garanterar en tillräcklig dataskyddsnivå enligt 22 i personuppgiftslagen (523/1999). Till myndigheter och övriga som har på lag baserad rätt att få en pappersutskrift av uppgifterna. Lagar: Personuppgiftslag (523/1999) Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) Förordning om journalhandlingar (298/2009) Lag om riksomfattande personregister för hälsovården (556/1989) Förordning om riksomfattande personregister för hälsovården (774/1989) 8. Principerna för skyddet av registret Lagstiftningens allmänna principer: Patientuppgifter är enligt lag sekretessbelagda. Patientuppgifter får inte ges till utomstående. Patientuppgifter får endast användas för vård av patienten i fråga och av
4 9. Den registrerades rätt till insyn 10. Korrigering av felaktig uppgift personer som deltar i uppgifter i anslutning till vården = vårdrelation. Den registeransvarigas högsta ledning beslutar om organisatoriska lösningar och ger arbetstagare rätt att använda uppgifter i patientregistret i den utsträckning arbetsuppgifterna kräver detta. Förvaring, arkivering, förstöring och övrig behandling av data styrs av en informationshanteringsplan och datasäkerhetsanvisningar. A. Manuellt material (förvaringsplats och skyddande) Journalhandlingar förvaras i kanslilokaler under övervakning, efter avslutad vård flyttas handlingarna till patientjournalarkivet i enlighet med arkivlagens bestämmelser. Användningen av handlingarna övervakas. B. ADB-register (principerna för rätten att använda registret och övervakningen av användningen samt det fysiska skyddet av apparatur) Alla arbetstagare undertecknar en användarförbindelse. ADB-utrustning och servrar förvaras i skyddade och övervakade lokaler. Principer och ansvar gällande datasäkerheten beskrivs i social- och hälsovårdsväsendets informationssäkerhetspolicy. Klienten/patienten har rätt att granska registeruppgifter som rör honom/henne. granskningsrätten genomförs utan dröjsmål granskningsrätten kan förvägras endast i undantagsfall rätten kan till exempel förvägras på grund av att informationen kan medföra allvarlig fara för klientens/patientens hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter användningen av granskningsrätten är kostnadsfri en gång per år granskningsrätten genomförs antingen i samband med ett personligt besök eller med en personligt undertecknad blankett för begäran om granskning av registeruppgifter. Blanketten finns på Karleby stads webbplats på Social- och patientombudsman-sidorna. Den registeransvarige ska utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av klienten/patienten rätta, utplåna eller komplettera en patientuppgift som ingår i klient-/patientregistret och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Begäran om rättelse görs skriftligen. Blanketten finns på Karleby stads webbplats på Social- och patientombudsman-sidorna.
5 Om klientens/patientens yrkande är berättigat, stryks eventuella felaktiga uppgifter över eller flyttas till en bakgrundsfil på så sätt att såväl den felaktiga som den korrigerade uppgiften går att läsa vid ett senare tillfälle. I fråga om den gjorda rättelsen ska namn och tjänsteställning samt datum för rättelsen antecknas i journalhandlingarna.